Журнал выдачи справок

Журнал регистрации справок, выданных работникам

Для планомерной организации кадровых бумаг и учета выдаваемых документов в организации обычно ведется журнал регистрации справок, выданных работникам.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк журнала регистрации справок, выданных работникам .docСкачать образец журнала регистрации справок, выданных работникам .doc

Унифицированной формы этого документа не существует, есть несколько вариантов оформления. Один из них представлен в прикрепленном бланке и образце его заполнения.

Заявления

Для того чтобы работнику была выдана справка, он сначала пишет заявление. Эти заявления необходимо хранить. Согласно существующим в РФ законам, срок их хранения не должен составлять менее трех лет.

На практике случаются ситуации, когда несколько раз требуются справки о заработной плате, классифицированные по годам, для начисления пенсионных выплат.

Для того чтобы не проделывать одну и ту же работу несколько раз, кадровики хранят копии хотя бы единожды запрошенных справок по годам в отдельной папке. Так, чтобы, когда они понадобились в дальнейшем, справки были всегда под рукой.

Составные части журнала

Документ устроен достаточно просто: обложка плюс основной раздел. На обложке указываются название журнала, дата его начала (есть специальная графа для даты окончания, но ее можно заполнить только на конечном этапе заполнения). Отдельно выделено место под указание названия организации. В некоторых бланках есть поля для указания срока хранения документа.

Важный момент! Если журнал является продолжением предыдущего, то на его обложке должна быть указана эта информация с датами и ссылками на предыдущий документ.

Но главное в документе — это основной раздел, состоящий из таблицы со столбцами следующего содержания:

• Номер заполняемой строки. Справки классифицируются по датам и регистрируются в журнале в хронологическом порядке.
• Дата выдачи. Эти данные должны совпадать с датировкой выданной справки. Если запросам в организации присваиваются регистрационные номера, то в этой же графе указывают и его.
• ФИО работника. Заявление на выдачу от имени этого работника уже должно находиться у кадровика или другого сотрудника, в чьи обязанности входит ведение журнала. Также указывается его должность, подразделение, в котором он работает, его профессия. При необходимости указываются адрес и телефон этого лица для быстрой связи.
• Содержание справки. Вкратце в этой графе сообщается, о чем именно выдана справка. В основном работники запрашивают справки о размере и начислении заработной платы.
• Дата плюс регистрационный номер выдаваемой справки.
• Расписка в получении. Если сотрудник не имеет возможности получить справку на руки, то в этой графе записываются дата и форма отправки справки. Например, заказным письмом, через курьерскую службу (с ее наименованием) и пр.
• Примечание. В этой графе может быть указана та принципиально важная информация, которая не была предусмотрена в других графах. Например, мотив, который побудил работника обратиться за получением справки.

Разновидности журналов

Существуют три основные разновидности журналов:

• Документы по кадровому делопроизводству.
• Журналы по общему делопроизводству.
• Журналы по охране труда.

Каждый вид документации имеет свою специфику. Журнал регистрации справок, выданных работникам, – яркий «представитель» документации, относящейся к кадровой политике.

Хранение

При использовании для удобства журнал может быть помещен в обложку из ПВХ пленки.

После того как журнал закончили (истек срок его действия), его не выкидывают. Это противоречит закону. Его помещают на архивное хранение (конкретно представленный бланк – на 5 лет, только если сотрудники не работают во вредных либо опасных условиях труда).

Для большего удобства размещения в журнале может иметься пара отверстий. Они позволяют удобно разместить журнал в архивной папке. Обложка с документа перед совершением этого действия снимается.

Оборотная сторона

С обратной стороны обложки на последнем листе может быть расположена специальная надпись-заверитель, позволяющая подготовить журнал к продолжительному хранению. Но даже если поля для заверения отсутствуют, руководитель обязан поставить свою подпись с обратной стороны документа после его завершения, а также там должна стоять печать организации. Естественно, если такая процедура опечатывания каждого экземпляра предусмотрена внутренним распорядком организации (в разных компаниях по этому поводу свои распоряжения).

Ответственный за заполнение

Функционал заполнения журнала регистрации справок, выданных работникам, в большинстве случаев ведет кадровик. Но эта обязанность может быть возложена на делопроизводителя или бухгалтера организации отдельным приказом руководителя либо прописана в трудовом договоре работника.

В большинстве журналов на первых страницах указываются ФИО заполняющего, его должность, период несения ответственности за ведение журнала и ставится личная подпись. Распределение такого рода обязанностей является очень важным моментом во всем делопроизводстве организации.

Обязательна ли такая форма

Установленной формы для этого журнала нет. Однако приведенные бланки очень удобны при использовании. Они могут быть дополнены различными графами. Например, эти дополнительные столбцы таблицы основной части могут содержать данные о:

• Регистрационном номере справки отдельно.
• ФИО и других данных того сотрудника, который готовил справку, а также его подпись.
• Том, какие основания для получения справки были. Ссылки на номера документов с датировкой.

Каждая из организаций вправе самостоятельно решать, какую форму для ведения этого документа выбрать и как ее преобразовать. Главное, чтобы она была принята приказом руководителя и являлась частью учетной политики компании.

Допустимы ли исправления

При заполнении ошибки крайне нежелательны. Однако исправления при таком положении дел вполне допустимы. Для того чтобы произвести исправление, нужно одной чертой перечеркнуть ложную информацию, а сбоку или вверху, рядом с ней, написать верную.

Исправление считается грамотно оформленным, только если рядом с ним стоит надпись «Исправленному верить» и подписи всех заинтересованных (ответственных за заполнение) лиц. Только так журнал регистрации справок, выданных работникам, будет заполнен корректно.

Журнал регистрации выданных копий, выписок, справок, тематических материалов

Журнал регистрации выданных копий, выписок, справок, тематических материалов – документ, необходимый для регистрации документации с целью систематизирования и ведения надлежащим образом делопроизводства на предприятии.

Выдача документов, а так же тематических материалов может осуществляться на основании предъявленных документов. Как правило, одним из таких документов является заявление, составленного физическим лицом, с обязательным указанием цели выдачи конкретного документа.

Информация, которую следует отобразить в данном документе:

• информация об авторе запроса, а именно: его наименование, исходящий номер конкретного документа, дата составления документа, адрес и контактный телефон автора запроса;
• дата составления запроса, а так же его регистрационный номер;
• содержание запроса, т.е. цель, с которой автор запроса обращается в архив для получения необходимых ему документов;
• названием выданного документа, а именно: выписка, копия, справка и т.д.;
• дата, а так же регистрационный номер выданного документа по требованию;
• дата отправки документа или же проставление подписи, подтверждающая получение необходимых документов.

Журнал регистрации выданных документов так же может содержать особые примечания относительно выданного документа по запросу конкретного лица. Документ подписывается руководителем архива с расшифровкой его подписи.

Журнал регистрации справок

Согласно ст. 62 ТК РФ, по письменному заявлению работодатель обязан в течение трех рабочих дней выдать работнику копии документов, связанных с трудовой деятельностью. Работодатель уполномочен выдавать следующие виды справок:

• о заработной плате;
• о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах;
• о сумме зарплаты за два года;
• о периоде работы в организации;
• о характере и условиях труда;
• и иные справки.

Следует отметить, что справки с места работы могут быть затребованы не только самим работником, но и органами государственной власти, органами местного самоуправления и сторонними организациями для подтверждения различных фактов из трудовой биографии работника. Справки, выдаваемые работодателем, регистрируются в специальном журнале регистрации справок.

Ведение журнала имеет следующий ряд преимуществ: по последней записи видно общее количество зарегистрированных документов, все справки компактно сгруппированы в одном месте, из журнала невозможно изъять внесенные данные, зарегистрировать документ задним числом.

Содержание журнала регистрации справок

Журнал регистрации и выдачи справок оформляется произвольно, так как не имеет унифицированной формы. Представленный образец оформлен в табличном виде, где каждая строка несет информацию об отдельном документе. В него вносятся следующие данные:

• порядковый номер;
• данные о лице, внесшем запись (должность, фамилия, имя, отчество);
• дата выдачи справки;
• структурное подразделение;
• данные о работнике, которому выдается документ (должность, фамилия, имя, отчество);
• краткое содержание выдаваемых документов.

Журнал регистрации выданных справок обычно ведется кадровым работником, но такая обязанность может быть возложена и на сотрудника делопроизводства.

С этим шаблоном часто используют:

• Журнал регистрации уведомлений
• Журнал регистрации заявлений
• Журнал учета листков сообщений и корешков к ним
• Уведомления для ООО
• Уведомление по форме Р15001

Популярные документы и процедуры:

• Ходатайство о рассмотрении дела
• Образец мирового соглашения
• Процедура увольнения работника
• Порядок регистрации договора купли-продажи квартиры
• Условия договора найма

Документы при увольнении: перечень и бланки

Какие документы должны выдать при увольнении

1. Трудовую и санитарную (при наличии) книжки.
2. Справку по форме 2-НДФЛ.
3. Сведения о сумме заработной платы.
4. Справку по форме СЗВ-М.
5. Сведения о страховом стаже и персонифицированные сведения о застрахованном лице.
6. Копии актов, распоряжений и приказов о трудовой деятельности уходящего.

Все документы, выдаваемые при увольнении, должны быть заполнены и заверены печатью организации.

Трудовая книжка

Это основной документ о трудовой деятельности и стаже человека. В случае задержки в выдаче работодатель может быть оштрафован на сумму до 50 000 рублей.

Подробнее о трудовых книжках.

Выдача документов при увольнении, особенно бланков трудовой и личной медкнижек, должна фиксироваться в специальных журналах.

Личная медицинская книжка

Все работники, которые связаны с производством, хранением, транспортировкой и реализацией пищевых продуктов, питьевой воды, воспитанием и обучением детей, коммунальным и бытовым обслуживанием населения, обязаны иметь медкнижки. При расторжении трудового договора работодатель обязан отдать медкнижку, даже если она была оформлена за его счет. Подробные разъяснения о личной медкнижке можно прочитать в письме Роспотребнадзора от 10.11.2015 № 01/13734-15-32.

2-НДФЛ

Содержит сведения о сумме дохода с начала календарного года и на дату прекращения контракта включительно. Компенсация за неиспользованный отпуск в справке отражается, а вот сумму выходного пособия (если есть), которая не облагается НДФЛ, в справку не включается (подробнее см. Письмо Минфина от 18.04.2012 № 03-04-06/8-118).

Справка о заработной плате

Выдается по форме, утвержденной Приказом Минтруда от 30.04.2013 № 182н. Включает в себя сведения о персональных данных работника и сумму его заработка за текущий и два предшествующих года.

Скачать

СЗВ-М

В эту форму включаются сведения за месяц, в котором человек уходит, в четвертом разделе указываются только данные об увольняемом.

Форма отчета

Скачать

Справка о страховом стаже

Здесь необходимо указать сведения об исчисленных, удержанных и о перечисленных дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии. Данная обязанность установлена Федеральным законом от 30.04.2008 № 56-ФЗ.

Скачать

Персонифицированные данные о застрахованном

Заполняется третий раздел. Период — с начала квартала по дату увольнения.

Скачать

Иные документы

Какие документы нужны при увольнении сотрудника в каждом конкретном случае, решает сам сотрудник (за исключением обязательных к выдаче — все, которые указаны выше). Например, бывший работник может захотеть иметь у себя все копии нормативных актов, связанных с его служебной деятельностью:

• о приеме;
• перемещении;
• переводах;
• увольнении и т. д.

Если работник письменно запросил все эти распоряжения и приказы до даты своего ухода, эти копии надо выдать в последний день службы. Если человек запросил их после своего ухода, у отдела кадров есть три дня, чтобы подготовить необходимые копии.

Передача дел

Когда сотрудник покидает компанию, организация, конечно, обязана произвести с ним расчет и выдать оригиналы и копии документов, указанные выше, однако в некоторых случаях работник тоже обязан произвести некоторые действия, например:

• оформить обходной лист;
• передать дела, которые были у него в работе.

Эти случаи не регламентированы законодательно, но в некоторых случаях, например, когда осуществляется передача документов при увольнении главного бухгалтера, необходимы.