Возврат неиспользованных подотчетных сумм

Возврат подотчетных сумм на расчетный счет: бухгалтерские проводки

Все чаще компании отказываются от наличного денежного оборота. Это позволяет не тратиться на оборудование кассы, исключает необходимость получения и сдачи наличных денежных средств в банке, а при больших денежных оборотах значительно снижает издержки на содержание в штате кассиров, инкассаторов и охранных служб.

Порядок выдачи денежных средств под отчет

Выдача работнику денег на командировочные, хозяйственные и прочие расходы, связанные с осуществлением деятельности компании является обычной практикой. Порядок выдачи денежных средств под отчет регламентируется Указанием ЦБ РФ от 11.03.14г. №3210-У.

Для минимизации наличного денежного оборота, в том числе, переводятся в безналичную форму расчеты с сотрудниками. Возможность использования банковских карт сотрудников, в том числе зарплатных, для расчетов по подотчетным суммам МинФин подтвердил еще в 2013 году в Письме № 02-03-10/37209.

Достаточно часто возникает вопрос: если возможно перечисление денег под отчет на банковскую карту работника, то возможен ли возврат подотчетных сумм на расчетный счет предприятия?

Сотрудник должен вернуть полученные суммы на командировочные или хозяйственные расходы, которые не были им израсходованы, в следующие сроки:

• в день истечения срока, на который были выданы денежные средства;
• в первый день выхода на работу после окончания командировки, отпуска, болезни и т.д., если окончание срока, на который были выданы деньги под отчет, приходится на эти периоды.

Российское законодательство не содержит каких-либо разъяснений о том, как может работник возвратить деньги, полученные под отчет: осуществив возврат подотчетных сумм в кассу или безналичным переводом. Приказ МинФина № 94н разрешает корреспонденцию счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» по возврату денежных средств со счетами 50 «Касса» и 51 «Расчетные счета». Таким образом, возврат на расчетный счет возможен, а в случае, если в организации работа с наличными сведена минимуму или вовсе отсутствует, является единственно возможным вариантом.

Как правильно оформить платеж по возврату денежных средств из подотчета

Порядок перечисления неиспользованных денег, полученных под отчет, по безналичному расчету необходимо разъяснить каждому сотруднику, получающему такие суммы. Сотрудник должен иметь актуальные реквизиты компании, в которых должны быть указаны:

• полное наименование организации;
• ИНН/КПП;
• номер расчетного счета;
• наименование банка;
• корреспондентский счет и БИК

В назначении платежа необходимо обязательно указать «перечисление неиспользованных подотчетных сумм».

Бухгалтерские проводки по возврату подотчетных сумм

Бухгалтер сделает следующие проводки при возврате подотчетных сумм на расчетный счет:

Дебет 51 Кредит 71

Данная проводка будет сделана на основании выписки банка. Никаких дополнительных документов прилагать нет необходимости.

Деньги в таможне – что происходит с неиспользованными средствами?

Для того чтобы понять, как на счетах таможни остаются неизрасходованные деньги, вспомним, какими путями они туда попадают. Основная масса денежных средств поступает непосредственно от участников ВЭД. Это могут быть авансовые платежи, предназначенные для уплаты будущих пошлин, налогов, специальных сборов, а также денежные залоги, которые играют роль обеспечения. В случаях, когда импортеры игнорируют отправленные в их адрес уведомления о необходимости погасить задолженность по пошлинам и налогам или нарушают сроки оплаты, таможенные органы осуществляют принудительное взыскание необходимых сумм.
Неиспользованные остатки возникают по разным причинам, например:
— перечисленная для уплаты таможенных платежей сумма оказалась больше необходимой, так как деньги обычно переводятся заранее и колебание курса валют вносит свои коррективы;
— на авансовые счета постоянно вносились денежные средства в связи с цикличностью импортных поставок, которые внезапно прекратились;
— корректировка кода ТН ВЭД инспектором, например, на основании новых решений по классификации со стороны Комиссии ЕАЭС, в результате чего сумма таможенных платежей стала меньше;
— решение, по которому таможня провела взыскание, было отменено, и суд постановил осуществить возврат денег участнику ВЭД и т.д.
Если рассматривать неизрасходованные средства импортера, находящиеся на счетах таможни, с точки зрения вопроса возврата, их можно разделить на три категории:
— излишне уплаченные или излишне взысканные суммы;
— денежные залоги;
— иные денежные средства (подробнее о них расскажем ниже).
Напомним, что с 04.09.18 г. вступил в действие новый закон «О таможенном регулировании» в РФ №289-ФЗ, текст которого предполагает значительные изменения в правилах возврата денежных средств. Положения регулирующих данный вопрос статей начнут действовать после внесения изменений в Договор о союзе ЕАЭС, в части порядка распределения сумм платежей между странами-участниками союза.
Возврат излишне уплаченных или излишне взысканных денежных средств
Ранее возврат указанных сумм производился по заявлению плательщика на счет, указанный в данном заявлении, с приложенным пакетом документов. При этом о факте наличия переплаты участник ВЭД мог узнать спустя месяц после обнаружения неизрасходованных денег сотрудниками таможни.
Согласно новому федеральному закону (ст.67), излишки на счетах выявляются в ходе посттаможенного контроля (после выпуска товара). Их наличие подтверждается такими документами, как корректировка декларации на товары, корректировка таможенного приходного ордера (платежки) и прочими бумагами, подтверждающими, что участник ВЭД уплатил большую, чем от него требовалось, сумму.
Данные документы в обязательном порядке должны содержать отметки сотрудников таможни, особенно в части даты регистрации. Начиная с этого момента, у таможенных органов есть три рабочих дня на то, чтобы зачесть обнаруженный излишек на счет авансовых платежей. Денежные средства возвращаются либо плательщику, либо лицу, с которого они были взысканы.
Отдельного упоминания в данном вопросе заслуживает тема плательщика. Им может являться декларант или иное лицо, у которого возникла обязанность по уплате пошлин и налогов (ст.50 ТК ЕАЭС). Таможенный брокер может осуществить данные платежи в случае, если это позволяют условия выбранной таможенной процедуры и договор, подписанный с владельцем груза. Он же несет солидарную ответственность с декларантом в случае, если речь идет о взыскании. Однако при этом, согласно разъяснениям ФТС России, таможенный представитель не имеет «статус» плательщика, поэтому в случае возврата деньги будут перечислены на авансовый счет декларанта, но только с письменного согласия брокера.
В течение дня после перевода сотрудники таможни обязаны информировать плательщика о зачете денежных средств электронным документом, отправленным в личный кабинет участника ВЭД. В случае письменного декларирования этот срок увеличивается до 5 рабочих дней.
В случае, если излишки на счетах образовались в результате взыскания, которое впоследствии было отменено, на данную сумму начисляются проценты, в размере 1/360 части ключевой ставки ЦБ РФ, начиная со дня взыскания по день возврата. В течение 10 дней после зачета основной суммы взыскания в авансовые платежи, сотрудники таможни информируют плательщика о сумме накопившихся процентов. Их, по заявлению заинтересованного лица, переводят либо на авансовый, либо на любой другой банковский счет. Если взысканная сумма использовалась в качестве обеспечения (например, при транзите), проценты не начисляются.
Возврат денежных средств, накопившихся в итоге на авансовых счетах, осуществляется на основании заявления плательщика, оформленного в электронном или письменном виде, на выбранный участником ВЭД счет. Заявление подкрепляется пакетом документов, перечень которых указан вст.36 289-ФЗ, и должно быть подано не позднее 3-х лет со дня последнего использования находящихся на авансе сумм. Форма документа закреплена в приказеФТС №2520 от 22.12.10.
Возврат денежного залога
Согласност.5 289-ФЗ денежный залог – это средства, вносимые для обеспечения исполнения обязанности по уплате пошлин, налогов, а также иных обязанностей юридического лица-участника ВЭД.
Возврат залога на авансовый счет осуществляется таможенными органами в течение 5 рабочих дней с момента наступления обстоятельств, при которых наличие данной денежной гарантии участнику ВЭД больше не требуется (например, предоставлено другое обеспечение), но только в случае, если данный залог необходимо использовать для платежей. Если обязанностей по уплате пошлин и налогов не возникло, данные средства переводятся в счет авансовых платежей по заявлению плательщика, которое должно быть подано в течение 3 лет с того дня, когда залог был внесен.
Если речь идет о залоге-генеральном обеспечении, то он переводится в счет авансовых платежей только по заявлению участника ВЭД, и только в случае, если по данному обеспечению импортером или таможней не зарезервированы средства, необходимые для совершения тои или иной таможенной операции. Срок подачи заявления – 3 года с момента последнего резервирования либо с момента внесения залога, если он не использовался в течении всего этого срока.
Иные денежные средства
К данной категории можно отнести суммы, которые накапливаются на счетах участника ВЭД в процессе деятельности, например:
— денежные средства, перечисленные на счета, но не идентифицированные для таможенных органов – в качестве каких платежей и для каких грузов их можно использовать при таможенном оформлении;
— деньги, ранее внесенные в качестве уплаты пошлин и налогов и возвращенные обратно в связи с отказом в выпуске, отзывом или аннуляцией декларации;
— средства, возникшие в ходе осуществления таможенных процедур реимпорта или реэкспорта;
— излишки денег, накапливаемые на счетах за счет сумм, вносимых в качестве платежей при периодическом таможенном декларировании.
Часть из этих средств уже находится на авансовом счете, остальные возвращаются на этот счет таможней в течение трех дней с того момента, как, например, была аннулирована декларация или импортер подал полную декларацию при периодическом декларировании и так далее. Особенности процесса по каждому виду денежных сумм подробно описаны вст. 68 289-ФЗ.
Как мы видим, главными в процессе возврата неиспользованных денежных средств являются два пункта: своевременное обращение в таможенные органы и грамотный сбор необходимого для возврата пакета документов. Специалисты нашей компании имеют большой опыт в работе с возвратами залогов, внесенных в качестве обеспечения, и помогут осуществить этот процесс максимально быстро для участника ВЭД.

Возврат подотчетной суммы на расчетный счет учитывается в доходах при УСН (6%)?

Цитата (Журнал «Главбух» 13.08.2014):Многие копании укладываются в лимит остатка в кассе, не сдавая излишки наличных в банк. Для этого директор или другой сотрудник берет деньги под отчет, на следующий день возвращает их, а потом получает сумму еще больше. И так ежедневно.
В бесконечной выдаче и возврате подотчетных нарушения нет. Но на практике это рискованно. Налоговики на местах могут решить, что компания выдала новый аванс работнику, который еще не отчитался за предыдущую сумму. А значит, нарушила кассовые правила (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Тогда инспекторы прибавят незаконно выданную сумму к остатку в кассе на конец дня. И если окажется, что общий итог превышает лимит наличных, оштрафуют компанию на сумму от 40 000 до 50 000 руб., директора — от 4000 до 5000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).
Причем есть вероятность, что отменить штраф не удастся даже в суде. Часто судьи соглашаются с тем, что закон не предусматривает ответственности за нарушение правил выдачи подотчетных (постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 26 марта 2014 г. по делу № А67-5875/2013). Но есть и решения в пользу налоговиков. Они обращают внимание судей на то, что руководитель не составляет авансовые отчеты и не расходует подотчетные средства. Компания просто периодически оформляет приходник на возврат аванса, а потом расходник на выдачу новой суммы. По мнению инспекторов, это значит, что фактически организация хранит сверхлимитные суммы у директора. Хотя по закону должна сдавать их в банк. В такой ситуации судьи иногда признают штраф правомерным (решение Московского городского суда от 14 августа 2013 г. по делу № 7–1920/2013).
На выездной проверке существенные суммы подотчетных, которые работник не тратит, а только наращивает, инспекторы могут посчитать его доходом. И исчислить с него НДФЛ. А проверяющие из фондов с этой же суммы, вполне возможно, начислят взносы.
Есть несколько способов избежать конфликта. Малая компания имеет право издать приказ о том, что она больше не устанавливает лимит наличных денег в кассе (см. статью «Как безопаснее всего переустановить лимит кассы по новым правилам»). Тогда можно будет хранить в ней сколько угодно наличных.
Другие организации могут чаще пересматривать лимит кассы, устанавливая его в максимально возможной сумме. Для этого в расчет надо взять периоды с самой большой наличной выручкой или самыми крупными расходами. Тогда выдавать лишние деньги под отчет понадобится реже.
Что касается долгов, которые уже накопились у директора или другого подотчетника, их безопаснее обнулить.

ПКО возврат от подотчетного лица в 1С Бухгалтерия 3.0

В статье будет рассказано, как при помощи документа “Приходный кассовый ордер” сделать возврат от подотчетного лица в 1С:Бухгалтерия 3.0.

Перейдем на закладку “Банк и касса” и с правой стороны экрана, в разделе “Касса”, выбираем “Приходный кассовый ордер”. Откроется журнал ПКО, для того что бы создать новый наживаем кнопку “Создать”, при этом откроется форма нового документа ПКО.

По умолчанию вид операции нового приходного кассового ордера — “Оплата от покупателя”, но мы возьмем вид операции “Возврат от подотчетного лица”, поэтому выберем его в поле “Вид операции”. Далее необходимо выбрать подотчетное лицо, которое будет возвращать деньги, сумму возврата, выбрать статью движения денежных средств(выберем — “Возврат денежных средств подотчетником”), в поле основание также напишем строку — “Возврат денежных средств подотчетником”. В поле “Приложение” пишется документ, по которому осуществляется данная операция(можно оставить пустым).

Все необходимые поля заполнены и теперь следует провести документ, нажав соответственную кнопку на верхней панели. ПКО с видом операции “Возврат от подотчетного лица” делает проводку 50.01 — 71.01 на сумму операции. Щелкнув по кнопке “Печать” документ можно распечатать.

Видео:

Налоговые последствия несвоевременного возврата подотчетных сумм

ИА ГАРАНТ

Учетной политикой не установлен срок, на который организация выдает работникам денежные средства под отчет. Какие могут быть налоговые последствия при несвоевременном возврате подотчетных сумм?

При осуществлении наличных расчетов с подотчетными лицами организации должны учитывать нормы Положения ЦБР от 12.10.2011 N 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» (далее — Положение N 373-П).

Пунктом 4.4 Положения N 373 установлено, что подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии — руководителю, авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии — руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Предельного срока выдачи наличных денег под отчет законодательство не устанавливает, поэтому организация вправе самостоятельно утвердить этот срок в учетной политике либо в ином локальном нормативном акте (например в приказе руководителя на выдачу денег под отчет).

Неизрасходованные по каким-либо причинам подотчетные средства по истечении срока, предусмотренного для возврата подотчетных сумм, работник обязан вернуть в кассу организации в полном объеме.

В случае, если работник не предоставит в установленный срок авансовый отчет с приложенными к нему подтверждающими документами, а также не вернет ранее полученную под отчет сумму денежных средств, то у него останется задолженность перед организацией.

Если срок для сдачи отчета по подотчетным суммам пропущен, то в соответствии со ст. 137 ТК РФ работодатель вправе не позднее одного месяца со дня окончания установленного срока принять решение об удержании из заработной платы работника соответствующей подотчетной суммы при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания. При невозможности удержания невозвращенных подотчетных сумм из заработка работника по каким-либо причинам организация может требовать возврата такого рода денежных средств через судебные органы (ст.ст. 241, 248 ТК РФ).

НДФЛ

Объектом налогообложения по НДФЛ признается доход, то есть экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой ее можно оценить, и определяемая в соответствии с главой 23 НК РФ (ст.ст. 209, 41 НК РФ).

При этом нормы главы 23 НК РФ напрямую не определяют в качестве дохода физического лица суммы, полученные им под отчет, по которым он не отчитался в установленном порядке и (или) которые не вернул организации в установленные сроки.

На наш взгляд, деньги, передаваемые под отчет, нельзя расценивать как беспроцентный заем в связи с тем, что они не переходят в собственность работника (ст. 807 ГК РФ), а также по причине отсутствия письменного договора займа между организацией и работником, подтверждающего согласие сторон на установление именно заемных отношений (ст. 808 ГК РФ). Поэтому в данной ситуации у работника не возникает дохода в виде материальной выгоды, предусмотренного пп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ, подлежащего включению в расчет налоговой базы по НДФЛ.

Основные налоговые риски по НДФЛ при выдаче денег подотчетному лицу возникают в ситуациях, когда выданные под отчет суммы не возвращаются организации в установленные для этого сроки либо когда расходы, произведенные за счет подотчетных сумм, не подтверждены документально.

По мнению Минфина России, а также налоговых органов, в случае невозврата лицом подотчетных сумм, равно как и в случае непредставления документов, подтверждающих произведенные расходы, у подотчетного лица возникает доход в денежной форме, учитываемый для целей исчисления НДФЛ (письма Минфина России от 24.09.2009 N 03-03-06/1/610, УФНС России по г. Москве от 12.10.2007 N 28-11/097861, от 27.03.2006 N 28-11/23487).

Арбитражная практика по данному вопросу противоречива. Так, имеются примеры судебных решений, в которых судьи:

отмечают, что деньги, выданные под отчет, не являются доходом работника для целей исчисления НДФЛ даже в случае, если он не отчитался по ним в установленном порядке (смотрите, например, постановления ФАС Центрального округа от 27.11.2009 N А36-681/2009, ФАС Северо-Кавказского округа от 14.09.2009 N А32-27520/2008-19/520).

По вопросу обложения НДФЛ невозвращенных подотчетных сумм в постановлениях ФАС Северо-Кавказского округа от 14.09.2009 N А32-27520/2008-19/520, ФАС Центрального округа от 27.11.2009 N А36-681/2009 указано, что подотчетные денежные средства, частично не возвращенные работником, не являются его доходом, облагаемым НДФЛ.

Вместе с тем имеются примеры судебных решений с иной точкой зрения. Так, из постановлений ФАС Поволжского округа от 22.09.2009 N А55-1433/2009, ФАС Уральского округа от 19.12.2008 N Ф09-9428/08-С2 следует, что если оправдательные документы на приобретение товара отсутствуют либо оформлены с нарушением требований законодательства, то суммы, выданные подотчетному лицу на хозяйственные расходы, образуют доход физического лица, подлежащий обложению НДФЛ. В постановлениях ФАС Восточно-Сибирского округа от 10.08.2005 N А19-31904/04-45-Ф02-3758/05-С1, ФАС Северо-Западного округа от 04.12.2006 N А05-5905/2006-29 суды пришли к выводу, что подотчетные суммы, не внесенные в кассу организации, являются доходом работника и облагаются НДФЛ.

В ряде случаев судьи высказывали мнение, что при отсутствии оправдательных документов и оприходования оплаченных материалов (работ, услуг) подотчетную сумму также следует зачесть в совокупный годовой доход подотчетного лица (постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 17.09.2007 N Ф08-6050/07-2254А, от 04.10.2006 N Ф08-4557/06-1954А, от 26.10.2005 N Ф08-5072/05-2000А).

Однако при рассмотрении дел о невозврате подотчетных сумм (об отсутствии отчетов об их расходовании) суды должны исходить из фактических обстоятельств каждой конкретной ситуации. Так, в постановлении Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 N 14376/12 указано, что денежные средства, снятые с расчетных счетов организаций их работниками (либо выданные работникам под отчет), подлежат включению в налоговую базу этих работников по НДФЛ, если организациями при проверке не представлены документы, подтверждающие целевое расходование указанных сумм, а также приобретение и оприходование товарно-материальных ценностей. Суд согласился с тем, что при таких условиях согласно ст. 210 НК РФ указанные денежные средства являются доходом рассматриваемых работников и подлежат включению в их налоговую базу по НДФЛ.

Таким образом, вопрос о возникновении у работника дохода для целей исчисления НДФЛ в рассматриваемой ситуации является неоднозначным. Если организация будет исходить из отсутствия оснований для признания факта возникновения у работника дохода для целей исчисления НДФЛ, то не исключено, что свою позицию ей придется отстаивать в суде. При этом с выходом постановления Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 N 13510/12 уверенности в том, что суд примет сторону организации, у нас нет, более вероятным представляется противоположный исход дела (что, в свою очередь, подразумевает ответственность налогового агента).

Ответственность налогового агента

В соответствии с пп. 1 п. 3 ст. 24 НК РФ налоговые агенты обязаны правильно и своевременно исчислять, удерживать из денежных средств, выплачиваемых налогоплательщикам, и перечислять налоги в бюджетную систему РФ на соответствующие счета Федерального казначейства. За неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных обязанностей налоговый агент несет ответственность в соответствии с законодательством РФ (п. 5 ст. 24 НК РФ).

На основании ст. 123 НК РФ неправомерное неудержание и (или) неперечисление (неполное удержание и (или) перечисление) в установленный НК РФ срок сумм налога, подлежащего удержанию и перечислению налоговым агентом, влечет взыскание штрафа в размере 20% от суммы, подлежащей удержанию и (или) перечислению.

Отметим, что привлечь налогового агента к налоговой ответственности, предусмотренной ст. 123 НК РФ, налоговый орган вправе в пределах срока давности привлечения к ответственности. Согласно ст. 113 НК РФ лицо может быть привлечено к налоговой ответственности, если со дня совершения налогового правонарушения и до момента вынесения решения о привлечении к налоговой ответственности не пришло три года.

Кроме штрафа за несвоевременную уплату налога, в рассматриваемой ситуации налоговому агенту могут быть начислены пени (ст. 75 НК РФ). Согласно ч. 1 ст. 75 НК РФ пеней признается, в частности, денежная сумма, которую налогоплательщик должен выплатить в случае уплаты причитающихся сумм налогов или сборов в более поздние по сравнению с установленными законодательством о налогах и сборах сроки.

Отметим, что на основании ч. 7 ст. 75 НК РФ правила начисления и взыскания пеней распространяются и на налоговых агентов. При этом сумма соответствующих пеней уплачивается помимо причитающихся к уплате сумм налога или сбора.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член МоАП, профессиональный бухгалтер Каратаева Татьяна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Золотых Максим