Виды кадровой документации

Состав кадровой документации и ее назначение

Понятие делопроизводства. Состав кадровой документации.

Управленческая деятельность находит свое отображение в документах, с помощью которых осуществляются разнообразные функции: материально-техническое обеспечение, ценообразование, организационно-распорядительные, учетная и др. Наиболее характерное свойство всех документов состоит в том, что они являются источниками или носителями информации и должны отвечать таким требованиям, как пригодность к продолжительному сохранению, максимальная наглядность.

Делопроизводство -деятельность по созданию документов и организации работы с ними.

Организация работы с документами предусматривает создание условий, обеспечение движения, поиска и сохранения документов в делопроизводстве. Эту функцию обязаны осуществлять менеджеры всех уровней.

В результате осуществления общих и специальных функций управления формируются две группы документов:

1 группа — документация, которая обеспечивает организационную функцию аппарата управления (документы в органах государственного управления).

2 группа — входят документы, специфические для любой из специальных функций управления.

Документооборот- это движение документов в организации из момента их получения или создание и к завершению выполнения или отправки.

Правильная организация документооборота оказывает содействие оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной нагрузке подразделений и имеет положительное влияние на руководящий процесс в целом.

Документооборот в организации осуществляется в виде потоков, которые циркулируют между пунктами обработки информации (руководители учреждений и структурных подразделений, специалисты и работники) и пунктами технической обработки (экспедиции, машбюро и т.п.).

По отношению к аппарату управления различают потоки входящих, исходящих и внутренних документов.

Входящие документы после рассмотрения их руководством и написания резолюции размножают в соответствии с количеством исполнителей, а оригинал передается ответственному исполнителю, которому в установленный срок передаются и выполненные копии.

Кадровое делопроизводство — деятельность, которая охватывает вопрос документирования и организации работы с документами, которые содержат информацию о личном составе предприятия (организации) при принятии на работу, переводе и увольнении работников, приказы по личному составу, учету кадров и т.п.

Правильная (т.е. в соответствии с действующим законодательством) организация кадрового делопроизводства имеет решающее значение при осуществлении гражданином права на работу.

Состав кадровой документации:

— документация, которая используется при приеме на работу персонала (Анкета о приеме на работу и проведении собеседования (см. Форму анкеты), Анкета претендента на должность, Приказ о приеме на работу, Личная карточка по учету кадров, автобиография);

— трудовые договоры;

— трудовые книжки работников организации;

— должностные инструкции;

— документы о командировке (фиксируются в Журнале учета работников, отбывающих в командировку), выдаются удостоверения отбывающим;

— документация о процессе оценки персонала (Аттестационный лист, Перечень показателей для оценки персонала, график проведения аттестации, протоколы заседания аттестационной комиссии, бланки собеседования);

— документация об обучении сотрудников (Регистрационная анкета для специалистов, прибывших на обучение, Типовой индивидуальный план профессионального роста работников, зачисленного в резерв на руководящие должности, Инструкция о проведении психологического тренинга, а также Типовые листы-направления и Дневники прохождения стажировки);

— документы при увольнении и переводе работников на другую работу (Заявления работника, Приказ о переводе, Приказ о разрыве трудового договора (контракта), Журнал регистрации переводов работников, Справки о текучести кадров, Табель учета рабочего времени, Ведомости о численности работников.

По функциям управления кадрами различают такие основные группы документов:

1. По личным документам: трудовая книжка, вкладыш к ней, паспорт, воинский билет, диплом или свидетельство об образовании. Эти документы являются юридическим подтверждением информации, какую работники сообщают о себе во время принятия на работу, а также при перемещениях. Из указанных документов в отделе кадров остаются лишь трудовая книжка и вкладыш к ней.

Личными также являются документы, которые выдаются отделом кадров для целевой рекомендации: удостоверение личности или пропуск, свидетельство о командировке, свидетельстве о повышении квалификации, и т.п.

2. Документы по личному составу (т.е. документы, которые готовит работник непосредственно, а также документы о назначении, награждении и т.п): заявления работников о принятии на работу, увольнение или перевод, личный листок по учету кадров, автобиография.

3. Учетные документы: накопители данных о первичной регистрации и следующем обновлении сведений о составе и перемещении кадров:

-первичные учетные документы (личная карточка, документы личного дела: опись документов, находящихся в личном деле; заявление о приеме на работу, контракт, личный листок по учету кадров, автобиография, копия документа об образовании, выписки из приказов о приеме, перемещении, увольнении, различные справки — медицинские, с места проживания, выписки с протоколов собраний трудового коллектива, трудовая книжка);

— производные учетные документы (это журнальные формы регистрации учетных данных) — штатно-должностная и алфавитная книга; книга учета лиц, зачисленных к кадровому резерву; книга учета трудовых книжек; журналы учета отпусков, дисциплинарных взысканий, награждений, учета принятия, перемещений, увольнений и т.п.

4. Распорядительные документы (закрепляют трудовые правоотношения) — приказы о принятии, перемещении и увольнении кадров, поощрение и дисциплинарные взыскания, прохождение аттестации, зачисление к резерву кадров, распоряжение о командировке и др.

5. Организационные документы — Положения (об отделе кадров, о прохождении аттестации, о зачислении к кадровому резерву и т.п.), инструкции (инструкция по делопроизводству, по работе с заявлениями граждан, должностные инструкции и т.п.), правила (правила внутреннего распорядка, сохранение кадровых документов и т.п.).

6. Информационные документы (используются в работе кадровых служб) — докладные и служебные записки по кадровым вопросам, служебные письма, телеграммы и телефонограммы, списки, отчеты, сведение и т.п.

Тема 6: Планирование и формирование персонала

План:

Что относится к обязательной кадровой документации?

Кадровая документация служит отражением трудовых отношений между работодателем и сотрудниками. Основные и наиболее часто встречающиеся ее виды будут перечислены в статье.

Что такое кадровое делопроизводство?

Какие документы кадрового делопроизводства бывают?

Что из кадровой документации обязательно должно быть в наличии?

Кто осуществляет контроль кадрового делопроизводства?

Как оформляется спецоценка рабочих мест?

Все ли компании обязаны вести воинский учет?

Итоги

Что такое кадровое делопроизводство?

Под кадровым делопроизводством понимается организация порядка формирования документов, регламентирующих трудовые отношения в компании. Кадровым делопроизводством может заниматься как один человек, если штат компании небольшой, так и целый отдел кадровых специалистов в крупных компаниях.

Кадровая документация в компании состоит из:

• бланков унифицированных форм;
• положений и инструкций, разработанных самой компанией.

Вся кадровая документация визируется руководителем компании или уполномоченным сотрудником.

Какие документы кадрового делопроизводства бывают?

Всю кадровую документацию можно разделить на две группы:

1 группа: документы, которые регулируют взаимоотношения работодателя с каждым сотрудником по отдельности.

2 группа: документация, отражающая трудовые отношения в целом по всей компании.

К первой группе можно отнести следующую кадровую документацию:

• приказ о приеме на работу (Т-1);
• контракт с сотрудником (ТД-1);
• трудовую книжку (постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225);
• личную карточку сотрудника (Т-2);
• документы о переводе (Т-5);
• приказ об оформлении отпуска (Т-6);
• приказ об увольнении (Т-8);
• приказ о направлении работника в командировку (Т-9);
• командировочное удостоверение (Т-10);
• служебное задание (Т-10А);
• распорядительный документ, свидетельствующий о поощрении сотрудника (Т-11).

Ко второй группе относятся:

• График отпусков (Т-7).
• Штатное расписание (Т-3).
• Приказ об увольнении нескольких работников (Т-8а).
• Распоряжение о командировании работников (Т-9а).
• Приказ о поощрении сотрудников (Т-11А).
• Табель учета рабочего времени (Т-12)
• Документ, на основании которого осуществляется контроль количества отработанных часов и расчета ЗП (Т-13).
• Журнал проверок воинского учета граждан.
• Приказ об организации воинского учета.
• Внутренние положения:
  • коллективный договор;
  • положение об охране труда;
  • положение о премировании;
  • правила внутреннего распорядка;
  • положение о командировках;
  • положение о коммерческой тайне;
  • положение об оплате труда;
  • положение об использовании личного транспорта в служебных целях;
  • прочее.

О хранении кадровых документов см. материал «Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?».

Что из кадровой документации обязательно должно быть в наличии?

В любой компании обязательными являются документы, которые отражают:

• перемещение персонала: прием на работу, перевод на другую должность, увольнение;
• отработанное время: учет отработанного времени, командировки, отпуска.
• доход сотрудника: заработная плата, премии;
• общую информацию о сотрудниках: их численность и должности;
• обязательные правила, действующие внутри компании.

Важно! С 08.01.2015 командировочное удостоверение и служебное задание вышли из перечня обязательных документов (постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595).

Следует отметить, что в зависимости от специфики деятельности компании и работы конкретного сотрудника перечень обязательных документов может меняться. Рассмотрим на примерах.

Пример 1. В компании некоторые сотрудники пользуются личным автомобилем для выполнения служебных заданий. Следовательно, в организации следует издать положение, в котором будет регламентирован порядок компенсации за использование сотрудником личного транспорта.

Пример 2. В контракте с каждым сотрудником предусмотрен порядок выплаты премий. Таким образом, в компании не нужно формировать положение о премировании.

Кто осуществляет контроль кадрового делопроизводства?

Основным органом, отвечающим за контрольную деятельность по кадровому делопроизводству, признается Государственная инспекция труда.

Помимо контрольной деятельности, инспекция выполняет функции:

• защиты трудовых прав сотрудников;
• уведомления компаний и их сотрудников об оптимальных способах соблюдения ТК РФ;
• информирования компетентных органов о выявленных правонарушениях.

Начиная проверку, контролирующий орган запрашивает всю кадровую документацию, на основании которой он проводит оценку соответствия кадрового учета действующему трудовому законодательству. Обнаружив какие-либо отклонения от нормы, привлекает работодателя к ответственности.

ТК РФ предусматривает следующие виды ответственности за нарушение законодательства:

• дисциплинарная (ст. 192 ТК РФ);
• административная (ст. 5.7, 5.27–5.34, 5.39 КоАП РФ);
• уголовная (ст. 143, 145, 145.1, 146, 147, 215, 216, 217 УК РФ);
• гражданско-правовая (ст. 15, 151 и гл. 59 ГК РФ).

Следует отметить, что, помимо трудовой инспекции, кадровую документацию вправе затребовать:

• налоговые органы при выездных проверках;
• военкомат в целях контроля ведения воинского учета.

Как оформляется спецоценка рабочих мест?

В компетенцию трудовой инспекции также входит выявление несоответствий в организации рабочих мест с существующими нормами. Данная процедура осуществляется на основании результатов специальной оценки. Спецоценку должны осуществлять все работодатели. Ее порядок регламентирует закон от 28.12.2013 № 426-ФЗ.

Важно! Проводить спецоценку нет необходимости по сотрудникам, которые осуществляют свою работу удаленно или в домашних условиях (п. 3 ст. 2 закона № 426-ФЗ).

Для проведения спецоценки нанимается сторонняя компания. Перед началом процедуры она анализирует кадровую документацию: трудовые контракты, штатное расписание, положение об охране труда и прочие. Процедура проводится раз в 5 лет, но бывают случаи внеплановой проверки (ст. 17 закона № 426-ФЗ).

К документам, которые формируются во время оценки, относятся:

• приказ о проведении специальной оценки, свидетельствующий о начале проверки;
• приказ об утверждении графика проведения, регламентирующий последовательность;
• декларация соответствия условий труда, отражающая соответствие нормам;
• отчет с результатами.

Ответственность за непроведение оценки предусмотрена по ст. 5.27.1 КоАП РФ: на должностных лиц и ИП налагается штраф 5 000–10 000 руб., на компании – 60 000–80 000 руб.

Об уплате взносов по результатам спецоценки см. материал «Аттестация рабочих мест произведена частично: как начислять доптарифы страховых взносов».

Все ли компании обязаны вести воинский учет?

Согласно подп. 6 п. 1 ст. 8 Федерального закона «Об обороне» от 31.05.1996 № 61-ФЗ все компании обязаны вести воинский учет. Основной целью данного учета является сбор, хранение и передача в военкомат информации о военнообязанных сотрудниках.

Важно! ИП не обязаны вести воинский учет (п. 6 ст. 1 закона «О воинской обязанности и военной службе» от 28.03.1998 № 53-ФЗ).

Ответственный за воинский учет специалист назначается руководителем компании. Для ведения воинского учета может быть привлечен как новый сотрудник, так и уже работающий, с которым оформляется контракт на совмещение должностей. Количество специалистов, ведущих данный учет, зависит от численности военнообязанных сотрудников (п. 12 постановления Правительства РФ «Об утверждении Положения о воинском учете» от 27.11.2006 № 719).

В ходе воинского учета важное значение имеют следующие документы:

• приказ об организации воинского учета;
• журнал проверок воинского учета;
• личная карточка Т-2.

О порядке внесений сведений о военном билете в Т-2 см. материал «Унифицированная форма № Т-2 – бланк и образец заполнения».

Проверка ведения воинского учета осуществляется каждые три года при численности до 500 человек. Если штат больше указанного количества, то контроль должен проводиться раз в год (п. 3 Приложения 1 Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях).

Ответственность за нарушение в порядке ведения воинского учета предусмотрена ст. 21.1–21.4 КоАП РФ. Например, в случае, если работодатель не осуществил подачу списка военнообязанных, наступает ответственность в виде штрафа в сумме 300–1 000 руб., а если не сообщил сотруднику о его вызове в военкомат – 500–1000 руб.

Итоги

Каждый работодатель должен следить за правильностью оформления кадровой документации. Вовремя и корректно оформленные документы позволяют избежать ответственности за нарушение трудового законодательства.

>Документы по личному составу. Значение кадровой документации>1.Документы по
личному составу

2. Введение Документы по личному составу являются наиболее важными и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и об

Введение
Документы по личному составу
являются наиболее важными и требуют
особой тщательности и аккуратности при
оформлении, ведении и обеспечении
сохранности на протяжении длительного
срока. В каждой организации должен
быть установлен единый порядок
оформления приема, увольнения и
перевода сотрудников.
При работе с этими документами
необходимо учитывать, что
персональные данные (сведения о
фактах, событиях и обстоятельствах
трудовой деятельности и личной жизни)
граждан относятся к категории
конфиденциальной информации.

3. Значение кадровой документации определяется тем, что она является подтверждением прав граждан на труд, социальное обеспечение и т.п. Именн

Значение кадровой документации
определяется тем, что она является
подтверждением прав граждан на труд,
социальное обеспечение и т.п.
Именно она определяет трудовой стаж
при начислении пенсии. Поэтому все
кадровые документы необходимо
тщательно готовить, правильно
оформлять и соблюдать меры по
обеспечению их сохранности.

4. Документы по личному составу — это документы, характеризующие правовую, трудовую и служебную деятельность работников организации. Они соз

Документы по личному составу — это
документы, характеризующие правовую,
трудовую и служебную деятельность
работников организации. Они создаются
в результате трудовых отношений,
возникающих между учреждениями и
сотрудниками.

5. Документация по личному составу ведется в организациях независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности, при этом руков

Документация по личному составу
ведется в организациях независимо от их
организационно-правовой формы и вида
деятельности, при этом руководитель
несет персональную ответственность за
правильное ведение, хранение и
использование документов.

6. К документам по личному составу относятся: • трудовые договоры, заключенные предприятием с работником; • личные дела; • личные документы (

К документам по личному составу
относятся:
• трудовые договоры, заключенные
предприятием с работником;
• личные дела;
• личные документы (трудовая книжка,
диплом, аттестат);
• приказы по личному составу (о приеме,
увольнении, переводе сотрудника);
• лицевые счета по заработной плате;
• документы по аттестации сотрудников;
личные карточки формы № Т-2;
• документы по социальному
обеспечению (назначению пенсий) и др.

7. Трудовой договор (контракт) – соглашение между работником и работодателем, которое устанавливает их взаимные права и обязанности. Станд

Трудовой договор (контракт) –
соглашение
между работником и работодателем, которое
устанавливает их взаимные права и
обязанности.
Стандартное содержание трудового
договора (ст. 57 ТК РФ):
• ФИО сотрудника;
• наименование работодателя;
• сведения о документах, удостоверяющих
личность;
• место работы;
• описание трудовой функции;
• условия оплаты труда;
• трудовой режим;
• описание характера деятельности;
• условия труда на рабочем месте;
• условие об обязательном социальном
страховании работника;
• дата начала работы.

9. Личное дело – совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. Первоначально в личное дело пом

Личное дело – совокупность документов,
содержащих необходимые сведения о работнике
и его трудовом стаже.
Первоначально в личное дело помещаются
документы, оформленные при приеме на работу.
В процессе трудовой деятельности работника его
личное дело может дополняться другими
документами.
Для удобства ведения личного дела и
справочной работы рекомендовано документы
включать в дело в следующей
последовательности:
— внутренняя опись документов дела;
— дополнение к анкете;
— заявление о приеме на работу;
— анкета с фотокарточкой;
— трудовой договор;
— приказ о приеме на работу (копия);
— документы об образовании (копия);
— характеристики или рекомендательные письма.

10.

Трудовая книжка
Основной
документ,
подтверждающий
стаж
работы.
Трудовые книжки ведутся на всех
работников, проработавших свыше 5
дней. Законом запрещается иметь
несколько трудовых книжек. Лица,
поступающие на работу, обязаны
предъявить
администрации
предприятия трудовую книжку, сдать
её в отдел кадров. Поступающие на
работу
впервые,
представляют
документ о последнем занятии,
уволенные из рядов ВС — военный
билет.

13.

ЛИЧНЫЕ КАРТОЧКИ
Основным документом по учету
персонала предприятия является
личная карточка формы Т-2,
которая заводится на всех
работников предприятия,
принятых на постоянную или
временную работу.

15.

Наиболее многочисленной является
документация, сопровождающая
процессы движения кадров на
предприятии. Под движением кадров
условно понимается:
— прием, перевод и увольнение
работников;
— предоставление отпусков;
— командирование.

18.

Приказы по личному составу.
Приказ – основной правовой акт,
издаваемый руководителем
организации любой
организационно-правовой формы
или формы собственности,
действующим на основе
единоначалия. Приказы издаются
в целях разрешения основных
и оперативных задач, стоящих
перед организацией, а также
по административным вопросам,
требующим правового решения,
и по вопросам трудовых отношений
между работником
и работодателем.

20.

Лицевые счета по
заработной плате
Лицевой счет работника форма Т54 – это документ, отражающий
сведения о начисленной
заработной плате в каждом месяце
в течение года. Ответственный за
оформление данного бланка –
бухгалтер. Здесь можно скачать
бланк формы Т-54. Для
оформления лицевого счета по
заработной плате можно
воспользоваться инструкцией по
заполнению, представленной
ниже. Скачать заполненный
образец лицевого счета Т-54 можно
в конце статьи.

> Теоретические и нормативные основы кадровой документации

Понятие, значение и история развития кадровой документации

Кадровая документация — это комплект документов, которые регламентируют трудовые и связанные с ними отношения между работником и работодателем.

Любое юридическое лицо в процессе осуществления деятельности сталкивается с оформлением, ведением и хранением кадровой документации.

К кадровой документации предъявляются особые требования. Это связано с тем, что кадровая документация фиксирует важнейшую сферу человеческой деятельности — труд, сопровождает человека всю его жизнь, является основой для приема на ту или иную должность, начисления пенсии, награждений и т.д. От добросовестности, внимания сотрудников кадровых служб зависит очень многое. Бывает, что из-за ошибки, допущенной много лет назад, человек лишается законной надбавки к пенсии или льготы. Можно сказать, что значение кадровой документации выходит далеко за рамки интересов каждой конкретной организации и носит социальный характер. Именно поэтому ведение кадровой документации является не только внутренним делом организации: кадровая документация проверяется органами федеральной инспекции труда.

Значение кадровой документации определяется следующими факторами:

• · кадровая документация содержит социальную информацию, роль которой очень велика в жизни общества и каждого отдельного человека;
• · кадровая документация документирует правовые отношения работника и работодателя и тем самым придает юридическую силу этим отношениям;
• · кадровая документация является основанием для защиты интересов как работника, так и работодателя.

Понятие кадровой документации менялось со временем. В период существования СССР функции кадровой службы и соответственно состав кадровой документации были жестко ограничены и регламентированы. Современное понятие кадровой документации охватывает документы, отражающие все функции кадровой службы, принятые в данной организации, и документирование процедур (например, процедуры привлечения сотрудника к дисциплинарной ответственности).

Современное законодательство допускает разнообразие функций кадровых служб. Набор функций зависит от особенностей организации труда в той или иной отрасли (например, на транспорте, для работающих вахтенным методом и др.), местонахождения организации (районы Крайнего Севера), организационно-правовой формы организации (государственная, общественная, коммерческая, ЗАО, ПБОЮЛ и др.), ведомственной принадлежности (высшие учебные заведения, органы внутренних дел). Все эти особенности отражены в специальных законодательных актах, которые сотруднику кадровой службы необходимо знать и учитывать в своей работе.

Кроме того, функции кадровой службы зависят от величины организации, сложившейся системы распределения обязанностей между подразделениями и, как правило, закрепляются внутренними (локальными) нормативными документами. Так, например, аттестация персонала может являться функцией кадровой службы, а может быть возложена на руководителей подразделений.

Как бы ни распределялись обязанности внутри организации, какими бы функциями ни наделена была кадровая служба, существует законодательно закрепленный комплекс кадровых документов, являющийся обязательным для всех.

Система кадровой документации. Документирование трудовой деятельности персонала

11.1. Система кадровой документации, ее назначение и состав.

11.2. Основные комплексы кадровой документации.

11.3. Документирование трудовой деятельности персонала.

11.1. Система кадровой документации,
ее назначение и состав

В каждой организации имеется кадровая служба (служба персонала, отдел кадров), важнейшей функцией которой является документирование трудовых правоотношений.

Система кадровой документации – это совокупность документов разных видов, отражающих деятельность кадровой службы. Данное понятие несколько шире, чем понятие «документация по личному составу» за счет организационно-правовой, некоторых видов плановой, отчетной и договорной документации.

Документы по личному составу – это комплекс определенных видов и разновидностей документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности человека.

Назначение документации по личному составу:

а) отражает жизненный путь человека и его взаимоотношения с обществом и государством;

б) характеризует правовые, трудовые, служебные и иные взаимоотношения человека;

в) отражает деятельность организации по вопросам работы с кадрами.

Роль и значение документации по личному составу:

ªдает возможность анализировать профессиональный, образовательный, возрастной состав кадров и обеспечивает текущее и перспективное планирование потребности в кадрах различных квалификаций;

ªдокументация по личному составу используется в справочных целях (получение наград, ученых званий, оформление пенсии);

ªдокументация по личному составу – это источник социологического, исторического и биографического характера. Используется для изучения истории отдельных коллективов и учреждений. Личные документы известных ученых, писателей, государственных деятелей служат историческим источником и составляют основу архивных фондов документов личного происхождения.

Документы по личному составу неоднородны.В его состав входят документы различного функционального назначения:

· первичные учетные документы (анкеты, личные карточки Т-2);

· распорядительные документы (приказы о приеме, увольнении, перемещении);

· личные документы (заявления, документы об образовании, трудовые книжки);

· документы по социальному обеспечению (пенсионному и др.).

Документация по личному составу имеет самостоятельное значение. В кадровой службе она имеет значение и для формирования специальных систем документации.

11.2. Основные комплексы кадровой
документации

Система кадровой документации, исходя из ее функционального назначения, может быть представлена следующими комплексами документов.

t Организационные документы, регулирующие порядок построения и функционирования системы управления персоналом в конкретной организации. В данный комплекс входят:

ü правила внутреннего трудового распорядка;

ü положение об отделе кадров;

üдолжностные инструкции;

üразличные положения, регламентирующие работу с персоналом: положение о персонале, положение о персональных данных, положение о работе с конфиденциальными документами и др.;

üинструкция по кадровому делопроизводству.

Эта документация должна иметь визы согласования и грифы утверждения и соответствовать требованиям оформления в соответствии с ГОСТ-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации».

t Плановая кадровая документация включает в себя документы перспективного прогнозирования и текущего планирования в части комплектования кадрами, численного состава различных категорий рабочих и служащих, повышения квалификации работников.

Плановые документы представлены программой социального развития коллектива, планами комплектования кадров, командировок, графиками отпусков и др.

t Договорная кадровая документация регламентирует правовые взаимоотношения работников и работодателя в процессе реализации различных аспектов социального партнерства. Эти взаимоотношения закрепляются в различных соглашениях, коллективном договоре и трудовом договоре.

t Персональная документация – достаточно объемный комплекс, включающий:

üдокументы, удостоверяющие личность, которые предъявляются при поступлении на работу;

üдокументы об образовании (дипломы, свидетельства, аттес­таты и др.);

üдокументы о семейном положении;

üдокументы, отражающие трудовую деятельность (трудовая книжка, приказы по личному составу и др.);

üслужебные документы, характеризующие профессиональные, деловые и личные качества (представления на должность, аттестационные листы, справки-объективки и др.);

üличное дело, в котором сосредоточены многие документы персонального характера.

t Распорядительная документация представлена различными по назначению приказами (распоряжениями) по личному составу, предназначенными для юридического оформления отношений гражданина с организацией.

Издание приказов по личному составу обязательно: при назначении на должность; освобождении от должности и перемещениях по службе; вынесении поощрений и наложении дисциплинарных взысканий; утверждении систем оплаты труда работников; премировании, предоставлении отпусков, перемене фамилии и т. д.

Приказы служат единственным основанием для внесения соответствующих записей в трудовую книжку, учетные формы и другие документы.

t Учетная кадровая документация выполняет функцию персонального учета работников, является накопителем (базой) персональных данных, получаемых при первичной регистрации и последующем обновлении необходимых индивидуальных сведений по составу и движению кадров. К учетным документам относятся личная карточка унифицированной формы Т-2, Т-2ГС (для государственных служащих), Т-4 (учетная карточка научного работника).

t Документация по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда информационно базируется на сведениях, содержащихся в трудовом договоре, плановых и распорядительных документах (штатном расписании и приказах по личному составу). Комплекс образуется в процессе учета рабочего времени и расчета соответствующего материального вознаграждения рабочих и служащих за труд.

Данный комплекс документации включает следующие унифицированные формы:

üтабель использования рабочего времени и расчета заработной платы;

üтабель использования рабочего времени;

ü расчетно-платежная ведомость;

üлицевой счет;

ü записка-расчет о предоставлении отпуска работнику;

üзаписка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником;

üакт о приемке работ, выполненных по трудовому договору (контракту), заключенному на время выполнения определенной работы.

t Информационно-справочная документация служит основанием для принятия распорядительных документов. Она включает:

üзаявления;

üдокладные и объяснительные записки;

üакты;

üсправки.

Классификация кадровой документации весьма условна, т. к. в основе ее могут быть разные признаки. Так, автор учебника «Делопроизводство в кадровой службе» (М., 2009) М. Ю. Рогожин выделяет следующие комплексы документов:

1. Документы по рекрутингу персонала включают: заявку на поиск и отбор персонала; объявление о вакансии; резюме; анкету; автобиографию; личный листок по учету кадров; заявление о приеме; приказы о приеме).

2. Документы по адаптации, мотивации, тренингу и контроллингу персонала представлены такими видами, как программа; план становления в должности; отзыв о прохождении испытательного срока; программа и план тренинга; протокол заседания аттестационной комиссии; аттестационный лист; аттестационная характеристика).

3. Документация кадрового органа предприятия включает расчет численности кадров, организационную структуру и численный состав, штатное расписание, положение о службе кадров, типовую инструкцию по делопроизводству.

4. Документы по ротации персонала представлены документацией по перемещению персонала, увольнению, командированию и отпускам.

5. Документы по кризисному управлению персоналом включают документацию по персоналу, связанную с ликвидацией предприятия, сокращением численности штата, при возникновении несчастного случая, при возникновении трудового спора на предприятии.

Как следует из сравнительного анализа представленных классификационных групп документов, все они взаимосвязаны, а их четкая и однозначная группировка невозможна.

11.3. Документирование трудовой
деятельности персонала

Рассмотрим основные специфические кадровые документы, связанные с документированием трудовой деятельности персонала.

Первичными документами трудоустройства являются резюме, заявление о приеме на работу, личный листок по учету кадров или анкета, автобиография.

Резюме–это визитная карточка соискателя, является краткой формой изложения основных личных и профессиональных данных соискателя. Жестких требований к форме и содержанию нет, однако существуют общие правила:

· целенаправленность – изложение своих главных достоинств и преимуществ перед другими претендентами;

· лаконичность (объем одна – две страницы);

· конкретность – все знания и навыки должны быть количественно и качественно описаны;

· честность – отсутствие недостоверной информации;

· структурированность и дизайн – логичное и красивое оформление.

Состав информации резюме предполагает: заголовок – Ф.И.О.; цель – точное название должности, на которое посылается резюме; личные данные – возраст, семейное положение, образование (когда, где получено, полученная квалификация, дополнительное образование, сертификаты), опыт работы (за последние пять – десять лет); профессиональные навыки; дополнительная информация (наличие автомобиля, водительских прав, занятие спортом); дата составления.

Отобранную информацию необходимо изложить так, чтобы с большей объективностью и выгодой для соискателя отразить знания, навыки и опыт (приложение 52).

Заявление. Как вид документа оно не унифицировано. Грамотно составленное заявление должно содержать следующие реквизиты: адресат – наименование должности, фамилия и инициалы руководителя подразделения в родительном падеже; вид документа; текст с изложением сути вопроса, указанием должности и названия структурного подразделения; подпись и дата; визы согласования; резолюция руководителя организации (приложение 53).

Анкета или личный листок по учету кадровявляютсяобобщающим структурированным документом, заполняемым работником при приеме на работу. Представляют собой бланк с перечнем вопросов об основных биографических данных соискателя, его образовании, предыдущей трудовой деятельности, семейном положении.

Анкета является обязательным видом документа в составе личного дела государственного гражданского служащего РФ, а форма анкеты утверждена распоряжением Правительства РФ от 26.05.2005 № 667. Данные анкеты подтверждаются предъявлением соответствующих документов: паспорта, военного билета (для военнообязанных), документов об образовании, трудовой книжки. К анкете прилагаются копии документов об образовании, ученой степени, звании, заверенные подписью работника кадровой службы и печатью, а также фотографии.

В организации, как правило, имеются трафаретные бланки анкет или личных листков.

В ряде случаев от работника дополнительно к анкете требуется написание автобиографии, представляющей собой краткое, письменное жизнеописание с указанием персональных данных, сведений о ближайших родственниках, этапах учебной и производственной деятельности. Автобиография пишется произвольно на чистом листе бумаги, и в отличие от резюме факты жизнедеятельности излагаются в ней в хронологической последовательности.

Кроме автобиографии поступающий на работу человек может принести рекомендательное письмо с последнего места работы и характеристику.

При положительном решении вопроса с претендентом на конкретную должность заключается трудовой договор и издается приказ о приеме на работу.

Трудовой договор – это документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их. Работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции; обеспечить условия труда, предусмотренные нормативно-правовыми актами, содержащими нормы трудового права; своевременно в полном размере выплачивать заработную плату. Работник обязуется выполнять определенные этим соглашением трудовые функции, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

В III разделе Трудового кодекса РФ (ТК РФ) раскрываются содержание трудового договора (ст. 57), сроки трудовых договоров (ст. 58 и 59), порядок заключения трудового договора (гл. 11), изменение трудового договора (гл. 12), прекращение трудового договора (гл. 13).

Достаточно детально в Трудовом кодексе определено содержание трудового договора. В обязательном порядке указываются фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (Ф.И.О. работодателя – физического лица), сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя – физического лица); ИНН налогоплательщика; сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями; место и дата заключения трудового договора.

В структуре трудового договора выделяются существенные (обязательные) и дополнительные условия. Существеннымиусловиями трудового договора являются: место работы сотрудника, трудовая функция, дата начала работы, условия оплаты труда, режим рабочего времени и отдыха, компенсация за тяжелую работу, условие об обязательном социальном страховании работника.

В трудовом договоре могут предусматриваться и дополнительные условия: уточнение места работы с указанием структурного подразделения, об испытании, о неразглашении охраняемой законом тайны, об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение проводилось за счет средств работодателя.

Срок действия трудового договора устанавливается на неопределенный срок и на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор).

Особенности оформления трудового договора обусловлены требованиями, установленными соответствующими положениями Трудового кодекса РФ и рекомендациями ГОСТ Р 6.30-2003 в отношении состава и порядка оформления реквизитов документа. В соответствии со ст. 67 ТК РФ заключение трудовых договоров осуществляется по установленной форме, предусматривающей письменное оформление, составление в двух экземплярах и подписание обеими сторонами трудовых отношений – работником и работодателем.

Подписание трудового договора сопровождается приказом о приеме на работу. Условия, отраженные в заключенном договоре, предопределяют содержание приказа.

Служебный контракт заключается с гражданином, поступающим на государственную гражданскую службу. Содержание служебного контракта унифицировано и установлено законом «О государственной гражданской службе». Форма служебного контракта утверждена указом Президента РФ от 16.02.2005 № 159.

Приказы по личному составуявляются не только распорядительными документами, они одновременно относятся и к первичным учетным документам, т. к. фиксируют факт приема, перевода или увольнения работника и являются основанием начисления ему заработной платы. В связи с этим формы всех приказов унифицированы и утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004. К формализованным документам персонального учета относятся различные виды приказов: Т-1, Т-1А, Т-5, Т-5А, Т-6, Т-6А, Т-8, Т-8А, Т-9, Т-9А, Т-11, Т-11А (приложение 46).

Функциональное назначение приказов (распоряжений) о приеме работников (работника), переводе, предоставлении отпуска, прекращении действия трудового договора, направлении в командировку, поощрении или дисциплинарном взыскании заключается в документировании юридических фактов, их оформлении и отражении в соответствующих учетных формах.

Состав информации в приказах по личному составу зависит от видов приказов. Они могут включать: наименование организации, структурного подразделения, фамилии, имена и отчества работников (работника) и их табельные номера, должности, предписываемые действия, характер предстоящей работы, размер оклада и других денежных сумм и др. Обязательными реквизитами приказов являются дата и номер документа, код формы по ОКУД и ОКПО, подписи (приложения 48–49).

Приказы по личному составу отличаются от приказов по основной деятельности. Они составляются кадровой службой, не содержат констатирующей части (за исключением приказов о поощрении и дисциплинарных взысканиях), имеют отдельные от приказов по основной деятельности регистрационные номера. Обязательным элементом является основание издания приказа и доведение приказа под личную подпись того лица, которого он касается.

На основании приказа о приеме на работу заполняется личная карточка Т-2 или Т-2ГС (МС), делается запись в трудовой книжке. В последующем в эти формы документов вносятся соответствующие изменения.

Личная карточка(формы Т-2, Т-2ГС)является основным учетным документом, который заводится на всех сотрудников, принятых на работу. Она используется для анализа состава и учета движения кадров. Карточка заполняется в одном экземпляре. Все последующие изменения в учетных данных должны отражаться в этой карточке.

Личная карточка заполняется на основании:

· приказа о приеме на работу;

· паспорта или документа, удостоверяющего личность;

· трудовой книжки;

· страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

· документа воинского учета (для военнообязанных);

· документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний.

В 11 разделах карточки Т-2 отражены общие сведения о работнике; содержатся сведения о воинском учете; о приеме на работу и переводе на другую работу; об аттестации, повышении квалификации, профессиональной переподготовке, наградах, поощрениях, почетных званиях; отпусках; социальных льготах и др. (приложение 51).

Специфическая информация содержится в личной карточке государственного служащего (стаж государственной или муниципальной службы, присвоение квалификационного разряда, классного чина и др.) и в личной карточке научно-педагогических работников (ученая степень, звание, научная специальность, отрасль науки).

Трудовая книжкаустановленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Лица, принятые на работу, сдают свою трудовую книжку в кадровую службу, а на лиц, принятых на работу впервые и не имеющих трудовую книжку, она заводится не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Трудовая книжка нового образца введена с 01.01.2004. В соответствии с постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца (1938, 1973, 2003) действительны и обмену на новые не подлежат.

По формату трудовая книжка приближена к паспорту и имеет 44 страницы. Цвет ее обложки изменен с зеленого на серый, на ней отпечатан Герб России и наименование бланка «Трудовая книжка». При изготовлении новых трудовых книжек используются современные полиграфические технологии. Дополнительно была разработана новая бумага с химической защитой и эксклюзивным водяным знаком, состоящим из аббревиатуры «ТК». Шитье книжки защищенными нитками специальным швом исключает возможность замены листов.

Вкладыш нового образца имеет 36 листов и исполнен так же, как и трудовая книжка, имеет бумажную обложку серого цвета.

Работа с трудовыми книжками и внесение в них любых записей строго регламентировано «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» (утверждены постановлением Правительства от 16.04.2003) и «Инструкцией по заполнению трудовых книжек» (утверждена постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69).

В трудовую книжку в соответствии с ТК РФ (ст. 66) вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, увольнении, награждении за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

В соответствии с Инструкцией все записи в трудовой книжке производятся аккуратно перьевой, шариковой или гелевой ручкой (водостойкими чернилами, пастой или гелем черного, синего, фиолетового цвета) и без каких-либо сокращений. Записи дат во всех разделах документа производятся арабскими цифрами: число и месяц – двузначными, год – четырехзначными.

При оформлении трудовой книжки на титульном листе указываются сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год), образование (профессия, специальность), сведения о выполняемой работе. После внесения основных сведений о работнике указывается дата заведения трудовой книжки. Своей подписью работник заверяет правильность внесенных сведений. Первую страницу (титульный лист трудовой книжки) подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать предприятия (кадровой службы).

Порядок изменения записей на титульном листе трудовой книжки детально прописан в Инструкции. При изменении фамилии, имени, отчества, даты рождения старые сведения зачеркиваются так, чтобы они читались, одной линией, и записываются новые. Эти изменения производятся на основании представленных документов: паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату. Ссылки на документ, на основании которого внесены изменения, делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются не только «подписью работодателя или специально уполномоченного лица», но и печатью.

При изменении образования или получении новой профессии, специальности записи, внесенные ранее на титульный лист, не исправляются, а дополняются. Рядом со старой записью, через запятую, дописывается новое образование, профессия или специальность.

Все последующие записи вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа руководителя организации в срок не более семи дней с даты издания такого приказа, а при увольнении – в день увольнения. При этом записи, внесенные в трудовую книжку, должны точно соответствовать тексту приказа, производиться без каких-либо сокращений и иметь в пределах соответствующего раздела трудовой книжки свой порядковый номер.

В разделах трудовой книжки со сведениями о работе и поощрениях нельзя делать исправления и зачеркивания. Все изменения вносятся в таком порядке: неправильная запись признается недействительной, для чего за соответствующим порядковым номером и датой в графе 3 делается запись: «запись за номером таким-то недействительна». После этого производится правильная запись «Принят по такой-то профессии (должности)» и в графе 4 повторяется дата и номер приказа, на основании которого вносится правильная запись о работе.

Когда в трудовой книжке будут заполнены все страницы какого-либо раздела, в нее вшивается вкладыш, оформляемый по тем же правилам, что и трудовая книжка. На трудовой книжке ставится штамп и делается надпись «Выдан вкладыш» с указанием его серии и номера. Вкладыш без трудовой книжки не действителен.

Личное дело– это совокупность документов, содержащих полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Личные дела ведутся:

а) на работников из числа руководящего состава организации (руководитель, его заместители, помощники и т. д.);

б) на работников организации, для которых в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность (главный бухгалтер, заместитель и т. п.);

в) на работников, замещающих государственные должности государственной службы.

Личное дело начинают формировать сразу после издания приказа о приеме на работу. Оно формируется в отдельной папке, на обложке которой указывают: наименование организации; название структурного подразделения; номер дела; фамилия, имя, отчество; дата поступления на работу (дата начала личного дела); дата окончания личного дела (при увольнении); количество листов (проставляется при обработке дела для сдачи в архив); срок хранения личного дела (75 лет).

В дело помещается бланк внутренней описи, в которую должен вписываться каждый документ, включаемый в личное дело. Затем в дело подшивают документы, сопровождающие процедуру оформления приема на работу и образующиеся в период профессиональной деятельности работника, в том числе:

· личный листок по учету кадров или анкета;

· дополнение к личному листку по учету кадров (или анкете);

· автобиография;

· копии документа об образовании;

· трудовой договор (второй экземпляр);

· характеристики, рекомендательные письма;

· заявление о приеме на работу (о переводе на соответствующую должность);

· выписки из приказов (копии приказов) о приеме на работу (о перемещении на другие должности);

· выписки из документов (копии документов) о награждении или привлечении к дисциплинарной ответственности;

· выписки (копии) документов об аттестации работника (отзывы, аттестационные листы и др.).

Помимо этих документов в личное дело помещаются, но не подшиваются справки о состоянии здоровья работника, справки с места жительства, а также его заверенные фотографии.

Более полным будет личное дело научных и научно-педаго­гических работников. В него обычно включают списки научных трудов и изобретений, отзывы о работе, выписки из протоколов заседаний Советов при избрании на должность или присвоении званий и др.

Свои особенности имеет формирование личного дела государственного служащего. Порядок ведения личных дел данной категории оговорен в федеральном законе «О системе государственной службы Российской Федерации». Перечень документов, приобщаемых к личному делу гражданского служащего, значительно расширен и указан в «Положении о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела», утвержденного указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609.

Среди 25 видов документов, предусмотренных в составе личного дела, следует назвать: документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса), экзаменационный лист и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений, копии документов о присвоении гражданскому служащему классного чина государственной гражданской службы РФ, сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера и т. д.

Ведение личного дела включает:

ü приобщение документов, подлежащих хранению в составе личных дел;

ü обеспечение сохранности личных дел;

ü обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах;

ü предоставление сведений о доходах и имуществе, принадлежащем работникам предприятия на праве собственности, в порядке, предусмотренном законодательством РФ (с сообщением об этом работникам);

ü ознакомление работников с документами их личных дел не реже одного раза в год.

Охарактеризованные виды кадровых документов обеспечивают полное документирование трудовых отношений.

Комплекс кадровой документации

КОМПЛЕКС КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

«Театр начинается с вешалки» — это высказывание великого режиссера Станиславского известно всем. Но то, что любая организация начинается с кадровой службы, думаем, знали немногие. Как ни удивительно, но это на самом деле так. Отношениямежду работником и работодателем начинаются именно с кадрового делопроизводства.

Весь рабочий цикл сотрудника в организации от приема наработу до увольнения подлежит обязательной регистрации. Этапы трудовой деятельности фиксируются в документации по личному составу (персоналу, кадрам).

Кадровая документация — это инструмент управления. Азначит, она всегда должна быть в полном порядке. Для этого Вамнеобходимо руководствоваться определенными правилами ипринципами, рассмотренными в нашем курсе. Помните: грамотное оформление кадровой документации избавит Вашу организацию от ряда проблем, поджидающих ее на каждом этапе развития, а руководителя защитит от административной и уголовнойответственности.

Задачи кадровой службы в настоящее время возросли и в связи с тем, что Трудовой кодексРФ отнес к источникам трудового права локальные нормативные акты: приказы и иные документы, содержащие нормы трудового права. Следует иметь в виду, что в случаях, предусмотренных Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, коллективным договором, соглашениями, работодатель при принятиилокальных нормативных актов должен учитывать мнение представительного органа работников (при наличии такового). Кроме того, эти локальные нормативные акты не могут ухудшать положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями.

Знание обширного нормативного материала, судебной практики и умение их применять — необходимое условие успешной работы всех кадровых служб.

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ РАБОТЫ С ПЕРСОНАЛОМ

Комплекс кадровой документации

Структура кадровой информационно-документационной системы.

Кадровая информационно-документационная система включает в себя следующие связанные информационным единством комплексы (подсистемы, группы) документов:

— законодательные акты, нормативную и нормативно-справочную документацию;

— плановую документацию;

— организационно-правовую документацию;

— персональную документацию;

— договорную документацию;

— распорядительную документацию;

— учетную кадровую документацию;

— документацию по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда;

— отчетную и отчетно-справочную документацию.

Отдельные комплексы документов в крупных организациях обычно имеют целевую принадлежность различным структурным подразделениям – не только кадровой службе (службе персонала). Это объясняется исторически сложившимся распределением между ними функцией ведения кадровой работы.

Юридический отдел (юрисконсульт) систематизирует и контролирует исполнение законодательных актов, нормативной документации по труду и социальным вопросам. Плановой и отчетной документацией по труду и кадрам занимаются плановые (планово-экономические, планово-финансовые и др.) подразделения. В бухгалтерии обрабатывается учетная и отчетная бухгалтерская документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

Кадровая служба как накопитель документированных персональных данных.

Кадровая служба является, как правило, самостоятельным структурным подразделением организации, подчиненным непосредственно руководителю организации или его заместителю по работе с персоналом.

Структура кадровой службы зависит как от типа организации (предприятие, банк и т.п.), так и от численности работников и т.д.

В некрупных предпринимательских структурах функции этой службы обычно выполняет один человек – менеджер по персоналу, или они делегируются гл.буху или секретарю-референту руководителя. В крупных государственных и коммерческих организациях кадровая служба может делиться на подотделы, секторы, группы.

Основной задачей кадровой службы является организация и осуществление эффективной кадровой политики, принятой руководящими органами данной организации и направленной на укомплектование трудового коллектива специалистами высокой квалификации и высоких моральных качеств, создание условий для повышения их работоспособности, ответственности за порученное дело, воспитание чувства фирменной гордости.

Кадровая служба, независимо от ее структуры и численности, призвана выполнять достаточно обширный и трудоемкий комплекс, который не ограничивается техническими операциями по документированию трудовых правоотношений и включает в себя организацию творческих операций по подбору и отбору кадров для работы в данной организации или фирме.

Следовательно, трудовые правоотношения работодателя и работников организации сопровождаются сбором и обработкой значительных объемов персональных данных, которые в совокупности с регламентирующими документами образуют информационно-документационную кадровую систему.

В основе информационно-документационной системы с учетом ее особого правового значения лежат Конституция и Трудовой кодекс РФ, большую роль в регулировании различных отношений граждан с организациями играют также Закон «О персональных данных», Гражданский кодекс РФ, информационное, налоговое, пенсионное законодательство, нормативно-правовые документы, регулирующие трудовые правоотношения в специфических отраслях экономики – уставы и положения о дисциплине (на разных видах транспорта и др.) и др.

Нормативная и нормативно-справочная документация

Издается различными ветвями власти, органами субъектов федерации, детализирует и регламентирует единообразную практику применения норм права. Например: Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, Тарифно-квалификационные характеристики общеотраслевых должностей служащих и общеотраслевых профессий рабочих, Единая тарифная сетка для служащих государственных организаций и т.д. Субъекты федерации издают свои документы, не противоречащие нормам российского законодательства.

Формирование информационной части кадровых документов и их формы основывается на Общероссийских классификаторах (ОК) технико-экономической и социальной информации и унифицированных системах документации (УСД).

Плановая кадровая документация.

Комплекс плановой документации включает в себя документы перспективного и текущего прогнозирования и планирования в части комплектования кадрами организаций и фирм, численного состава различных категорий и служащих, нормирования труда, повышения квалификации рабочих и служащих и т.п. Плановые документы составляются совместно сотрудниками планово-экономического управления (отдела), управления (отдела) кадров и др. заинтересованных функциональных отделов. Программы и планы подписываются обычно руководителем планово-финансового подразделения и утверждаются первым руководителем организации. Технологическая цепочка процедуры составления плановых документов включает:

— сбор, обобщение и анализ показателей в сфере кадрового обеспечения организации за предыдущий и текущий периоды времени;

— проектирования новых направлений работы на основе концепции предполагаемого развития организации, совершенствования технического и технологического обеспечения деятельности, роста финансовых возможностей и состояния рынка труда и услуг;

— проектирование динамики роста или уменьшения потребности по каждой должности, рабочему месту;

— прогнозирование динамики изменения должностного состава работников организации в разрезе специальностей, профессий, квалификации;

— определение источников пополнения работниками по каждой должностной категории и динамики удовлетворения потребности;

— расчет числа сокращаемых работников по должностям и перспектив их трудоустройства;

— расчет возможностей роста оплаты труда сотрудников по должностям;

— расчет возможностей совершенствования социальной инфраструктуры организации;

— разработка проектов политики, программ и планов развития;

— текущее корректирование программ и планов развития кадровой службы с учетом реальных условий деятельности организации.

К плановой документации относятся:

Структура и штатная численность;

Штатное расписание;

График отпусков сотрудников;

Программы и планы расширения или сокращения числа сотрудников, изменения их квалифицированного состава и соответствующие документы-обоснования (докладные записки, заключения…). Указанные документы должны составляться в полном соответствии с утвержденными программами и планами развития кадрового обеспечения деятельности организации.

Документы:

Структура и штатная численность;

Штатное расписание (форма № Т-3)

График отпусков (форма № Т-7)

Организационно-правовая документация.

Комплекс организационно-правовой документации по кадрам регламентирует порядок построения и функционирования системы управления персоналом в конкретном учреждении, организации, предприятии или фирме. В комплекс входят: Правила внутреннего трудового распорядка; Положение о службе персонала (об отделе кадров); Положения о структурных подразделениях организации; Должностная инструкция…

Технологическая цепочка процедуры составления организационно-правовой документации имеет свою последовательность.

Персональная документация.

Комплекс персональных документов служит инициативным условием возможности установления, ведения, изменения или прекращения трудовых правоотношений гражданина с учреждением, организацией или предприятием, фирмой. Однако факт их выдачи или наличия сам по себе эти отношения не устанавливает. Комплекс является сложным и включает в себя:

— документы, выданные гражданам соответствующими государственными органами, организациями и юридически подтверждающие те сведения, которые граждане сообщают о себе, об образовании, специальности, профессии, стаже работы, семейном положении и т.д.:

— паспорт,

— трудовая книжка,

— военный билет,

— диплом,

— свидетельство,

— аттестат,

— направление на работу,

— листок нетрудоспособности (больничный лист),

— медицинская справка и т.д.

— документы, выдаваемые работникам учреждением или фирмой по месту работы для подтверждения различных правовых фактов и целевого предоставления:

— копии приказов,

— согласие на перевод,

— ходатайство,

— письмо-рекомендация (или резюме),

— характеристика,

— различные виды справок,

— удостоверение,

— пропуск,

— командировочное удостоверение (форма Т-10, Т-10а),

— почетная грамота…

— документы, составленные и направляемые гражданами или работниками работодателю или профсоюзному органу в целях установления, изменения или прекращения трудовых или иных правоотношений:

— личные заявления рабочих и служащих,

— резюме,

— письменные обращения,

— жалобы,

— объяснительные…

— служебные документы, характеризующие профессиональные, деловые, моральные и личные качества работника и не предназначенные для передачи этому работнику:

— представление к назначению на должность,

— аттестационный лист,

— результаты тестирования…

Процесс приобретения гражданином права на получение тех или иных персональных документов (кроме трудовой книжки) регламентируется не трудовыми, а иными нормами права и обеспечивается самостоятельными специфическими комплексами (системами) документации, которые, по сути, являются ответвлениями от кадровой информационно-документационной системы.

Документы об образовании, профессии могут выдаваться также негосударственными учебными организациями, имеющими государственную лицензию на выдачу подобных документов.

Трудовая книжка является единственным персональным документом, в котором последовательно и всесторонне отражаются факты трудовой биографии гражданина, его квалификационный и служебный рост, отношение к труду, длительность работы на одном предприятии, причины увольнения. На основании записей в трудовой книжке определяется общий и непрерывный стаж при назначении гражданину государственной пенсии, пособия по государственному социальному страхованию. Гражданин должен иметь одну трудовую книжку. Факты наложения дисциплинарных взысканий в трудовую книжку не вносятся, как и сведения об отпусках. Трудовые книжки ведутся на всех лиц, работающих в учреждении, организации или на предприятии свыше пяти дней независимо от условий приема.

Форма трудовой книжки и порядок ее ведения установлены «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» (постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (в ред. От 06.02.2004) и Инструкцией по заполнению трудовых книжек (Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69).

Ответственность за организацию работ по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек возложена на руководителя организации, который должен приказом назначить специально уполномоченное лицо, несущее ответственность за своевременное и правильное выполнение этой функции. (Начальник кадровой службы).

Договорная документация.

Комплекс договорной документации по кадрам регламентирует правовые взаимоотношения работников и работодателя в процессе реализации различных аспектов их социального партнерства. Взаимоотношения закрепляются в соглашении, коллективном договоре и индивидуальном трудовом договоре (контракте). При какой-либо недоговоренности в этих отношениях в ходе переговоров может составляться протокол разногласий.

— соглашение;

— коллективный договор;

— трудовой договор (контракт).

Распорядительная документация.

В комплекс распорядительной документации входит набор различных по назначению приказов (распоряжений) по личному составу, предназначенных для юридического оформления заключённого трудового договора гражданина с организацией.

Издание приказов (распоряжений) по личному составу обязательно: при назначении работников на должность, освобождении от должности и перемещениях по службе; при вынесении поощрений и наложении дисциплинарных взысканий; при введении единых и типовых норм выработки (обслуживания), тарифно-квалификационных справочников, единых тарифных сеток, утверждении систем оплаты труда работников, в случаях премирования работников и выплаты единовременных денежных вознаграждений; при приобретении и повышении квалификации, присвоении разрядов, классности, а также при предоставлении внеочередного отпуска, перемене фамилии и др. Приказы служат единственным основанием внесения соответствующих записей в трудовые книжки, учетные и др. документы.

Приказы составляются кадровой службой совместно с заинтересованными структурными подразделениями. В установленных законом случаях приказы должны иметь гриф согласования с профсоюзным органом. Проект приказа согласовывается с главным бухгалтером, юрисконсультом, руководителями заинтересованных структурных подразделений. Обязательна виза руководителя кадровой службы. Подписывается руководителем.

В кадровом распорядительном документе должно быть обязательно указано: «С приказом ознакомлен…, подпись и дата».

Учетная документация.

Комплекс учетной кадровой документации выполняет функцию персонального учета работников и является накопителем (базой) персональных данных, получаемых при первичной регистрации и последующем обновлении необходимых индивидуальных сведений по составу и движению кадров.

С точки зрения технологии регистрации и накопления персональных данных работников комплекс учетной документации можно разделить на две подгруппы:

А) первичные учетные документы;

Б) производные (вторичные) учетные документы.

Первичные учетные документы содержат исходную информацию и заполняются в точном соответствии с персональными документами граждан (работников) и включают в себя как бумажные носители, так и входные формы компьютерных систем, в том числе форма (шаблон) которых заполняется на дисплее.

К исходным учетным документам относится также Личная карточка унифицированной формы № Т-2, если на работника не заводится личное дело. Сюда же входят различные формы специализированных анкет и карточек.

В подгруппу производных учетных документов входят: личная карточка унифицированной формы № Т-2 и № Т-2ГС (для государственных служащих), если на работника заведено личное дело, учетная карточка научного работника (унифицированной формы № Т-4), специализированные карточки персонального учета специалистов, военнообязанных и т.п., имеющие форму традиционных и электронных документов.

Производные учетные формы носят вторичный (повторный) характер и в информационном отношении базируются на исходной информации первичных учетных документов. Основное назначение этой подгруппы документов заключается в обеспечении полной, достоверной и динамичной информацией всех направлений справочной, справочно-контрольной, справочно-аналитической и отчетной работы по кадрам.

Информационные показатели во вторичных учетных формах перегруппировываются в соответствии с целевым назначением учетного документа или запроса. Одновременно в автоматизированном режиме могут производиться необходимые расчеты и составляться графики, диаграммы и т.п. Иногда в отделах кадров выдуться журнальные (книжные) формы регистрации учетных сведений (алфавиты, указательные списки, книги учета и т.п.).

Эта подгруппа документов является наиболее массовой по объему и в то же время менее всего регламентированной по составу видов, информационному содержанию и форме. В настоящее время производные учетные документы в большинстве случаев имеют электронную форму и обеспечивают большой диапазон возможных операций с этими документами и включенной в них информацией.

Документация по учету использования рабочего времени и расчетов по оплате труда.

Комплекс документации по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда информационно базируется на сведениях, содержащихся в трудовом договоре, плановых и распорядительных документах, например штатном расписании и приказах (распоряжениях) по личному составу. Комплекс образуется в процессе учета рабочего времени и расчета соответствующего материального вознаграждения рабочих и служащих за труд.

Данный комплекс документации включает в себя следующие унифицированные формы:

— табель использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12);

— табель использования рабочего времени (форма № Т-13);

— расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49);

— расчетная ведомость (форма Т- 51);

— платежная ведомость (форма № Т-53);

— журнал регистрации платежных ведомостей (форма № 54а);

— лицевой счет (форма № Т-54);

— лицевой счет (для средств вычислительной техники) (форма № 54а);

— записка-расчет о предоставлении отпуска (форма № Т-60);

— записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-61);

— акт о приемке работ, выполненных по трудовому договору (контракту), заключенному на время выполнения определенной работы (форма № Т-73).

Отчетная и отчетно-справочная документация.

Комплекс отчетной и отчетно-справочной документации концентрирует в обобщающем виде сводные, итоговые и аналитические информационные показатели, отражающие эффективность выполнения функций управления персоналом за определенный период времени.

Отчетная документация характеризуется четкой периодичностью представления ее адресатам (годовой, полугодовой, квартальный и т.п.) и наличием в большинстве случаев единообразных унифицированных или типовых форм, утвержденных органами функционального управления. Это, прежде всего, отчетная документация, представляемая в органы статистики и вышестоящие органы управления. В соответствии с иерархией управленческих структур отчетные документы приобретают сводный характер (сводных таблиц итогов).

Отчетная документация информационно тесно связана, с одной стороны, с плановой документацией, а с другой – с учетными документами. Массивы плановых, учетных и отчетных информационных показателей должны находиться в тесной взаимосвязи, совместимости и единстве трактовки. Отчетные массивы информации являются основой для формирования плановых заданий (директивных или по достигнутым результатам).

В работе кадровых служб значительное место занимает мало формализованная, внутренняя отчетно-справочная документация (справки, сводки, перечни…), необходимая руководству организации или функциональным подразделениям. Количество разновидностей этой документации насчитывает до 40-50 переменных наименований.

Как правило, требования на информацию не имеют заранее разработанной формы и отличаются периодичностью запроса, обилием запрашиваемых показателей (не менее 7-10 показателей в каждом запросе), различной трактовкой показателей. При этом запросы могут быть как свободного, обобщающего характера, так и индивидуальные, по конкретным работникам.

Следовательно, комплексы документов, обеспечивающих выполнение функций управления персоналом в учреждениях, организациях, предприятиях и фирмах, характеризуются достаточно четкой структурой и содержанием в соответствии с целевым назначением, составом и соподчиненностью включаемых в них информационных показателей – персональных данных.

Тема 1. Понятие «кадровой документации». Нормативно-справочная документация по вопросам ведения кадрового делопроизводства

Кадровая документация – это комплект документов, которые регламентируют трудовые и связанные с ними отношения между работником и работодателем.

Любой работодатель в процессе деятельности сталкивается с оформлением, ведением и хранением кадровой документации.

К кадровой документации предъявляются особые требования. Это связано с тем, что КД фиксирует важнейшую сферу человеческой деятельности – труд, сопровождает человека всю жизнь, является основной для приема на ту или иную должность, начисления пенсии, награждений и т.д. От добросовестности, внимания сотрудников кадровых служб зависит очень много. Можно сказать, что значение КД выходит далеко за рамки интересов каждой конкретной организации и носит социальный характер. Именно поэтому ведение кадровой документации является не только внутренним делом организации: кадровая документация проверяется органами федеральной инспекции труда.

Значение кадровой документации определяется следующими факторами:

— кадровая документация содержит социальную информацию, роль которой велика в жизни общества и каждого отдельного человека;

— кадровая документация документирует правовые отношения работника и работодателя и тем самым придает юридическую силу этим отношениям;

— кадровая документация является основанием для защиты интересов как работника, так и работодателя.

Итак, кадровое делопроизводство — это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление.

Движение персонала — одна из базисных категорий управления персоналом, под которой, как правило, понимают:

Ø прием на работу;

Ø перевод на другую работу;

Ø предоставление отпуска;

Ø увольнение.

Документальное оформление кадровых процедур — неотъемлемая обязанность любого работодателя независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы.

Ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач:

· Документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного работодателя.

· Построить стройную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам управления. Это удобной инструмент, с помощью которого можно выстроить и закрепить документально единые принципы корпоративных отношений.

· Регламентировать взаимоотношения работника и работодателя. Введение кадровых документов позволяет добиться «баланса интересов» работодателя и работников путем четкой регламентации: чем конкретно должен заниматься каждый работник (например, в должностных инструкциях) и каковы функции работодателя.

· Создать организационно-правовые основы трудовых отношений, как для работников, так и для работодателя. С одной стороны кадровые документы поддерживают интересы работодателя, а с другой — направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства. Наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора.

· Разрешить трудовые споры. Очень часто от качества оформления кадровых документов зависит успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам. Так, например, Судебная коллегия по гражданским делам Верховного Суда Российской Федерации в своем Определении от 13 апреля 2004 года по делу №35-Г04-5 признало решение областного суда о восстановлении истицы на работе, об оплате времени вынужденного прогула и компенсации морального вреда правомерным. Увольнение истицы было признано не законным. Поскольку доказательств того, что истице вменялись обязанности по работе со сведениями, составляющими государственную тайну, ответчиком — организацией представлено не было. Исход дела мог быть другим, если бы организация при приеме на работу документально закрепила такую обязанность для работника в тексте трудового договора или должностной инструкции.

Однако, это далеко не все. Основной смысл кадровой документации — в придании большей прозрачности трудовому процессу. Вся система кадровой документации устанавливает определенные «правила игры», при соблюдении которых сотрудники чувствуют стабильность, а администрация значительно повышает управляемость персонала. Нельзя не признать, что максимально точная регламентация круга прав и обязанностей отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.

В процессе возникновения и документального оформления трудовых отношений образуется множество документов под обобщающим названием «кадровая документация».

В специальной литературе комплекс кадровых документов систематизируется по различным признакам.

Например, по целевой принадлежности выделяют две больших группы кадровых документов:

1. Документы по учету личного состава работников, к которым относятся приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и другие. Основная часть документов по личному составу вошла в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

2. Вторую группу составляют документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда (Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о структурном подразделении, должностные инструкции, Структура и штатная численность, Штатное расписание). В «Общероссийском классификаторе управленческой документации» ОК 011-93, утвержденном Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 декабря 1993 года №299, эти документы получили название «документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия».

Кроме того, разработчики вышеуказанного классификатора применяют и другой принцип систематизации кадровой документации, а именно по типичным кадровым процедурам различают следующие виды кадровых документов:

1. Документация по приему на работу:

· Заявление о приеме на работу;

· Контракт о назначении на должность;

· Приказ о приеме на работу;

· Протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу.

2. Документация по переводу на другую работу:

· Заявление о переводе на другую работу;

· Представление о переводе на другую работу;

· Приказ о переводе на другую работу.

3. Документация по увольнению с работы:

· Заявление об увольнении;

· Приказ об увольнении;

· Протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении.

4. Документация по оформлению отпусков:

· График отпусков;

· Заявление о предоставлении отпуска;

· Приказ о предоставлении отпуска.

5. Документация по оформлению поощрений:

· Представление о поощрении;

· Приказ о поощрении;

· Протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении.

6. Документация по оформлению дисциплинарных взысканий:

· Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;

· Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины;

· Приказ о наложении дисциплинарного взыскания;

· Протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.

В реальности состав кадровых документов может быть значительно шире или может быть приспособлен к специфике труда у конкретного работодателя.

Типовые формы некоторых документов и в целом порядок ведения кадрового делопроизводства определяется работодателем самостоятельно в рамках локального нормотворчества с учетом требований действующего законодательства, масштабов и специфики организации труда.

Нормативная и нормативно-справочная документация по вопросам ведения кадрового делопроизводства регламентирует единообразную практику применения норм права и является правовой основой ведения кадрового делопроизводства. Грамотная постановка и ведение кадрового делопроизводства не мыслимы без знания и изучения нормативных документов в этой сфере. Знание нормативной и нормативно-справочной документации по вопросам ведения кадрового делопроизводства позволяет решить следующие задачи:

Ø правильно оформить документы в соответствии с требованиями действующего законодательства, придав им юридическую силу;

Ø обеспечить хранение и оперативное использование документов в текущей деятельности;

Ø предотвратить негативные последствия для своих работников, возможные в случае нарушения правил ведения кадровых документов, а для работодателя в данном случае — избежать ответственности, установленной действующим законодательством;

Ø предотвратить возможность несанкционированного использования информации.

Нормативная и нормативно-справочная документация издается различными органами власти, субъекты Российской Федерации издают акты, не противоречащие нормам федерального законодательства, работодатели издают локальные нормативные акты в рамках полномочий, предоставленных им трудовым законодательством.

Основным законодательным актом, которым руководствуется в своей работе кадровая служба, является ТК РФ.

Трудовой кодекс Российской Федерации устанавливает необходимость документирования трудовых правоотношений:

· трудовой договор должен быть заключен в письменной форме (статья 67 ТК РФ);

· прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, с которым работник знакомится под роспись (статья 68 ТК РФ);

· на всех работников ведутся трудовые книжки (статья 66 ТК РФ);

· по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое) (статья 62 ТК РФ);

· обязательное издание приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания (статья 193 ТК РФ);

· прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя (статья 84.1. ТК РФ).

ТК РФ регламентирует не только отношения работника и работодателя, но и правила документирования этих отношений. В основном состав кадровой документации определяется статьями Трудового кодекса РФ, в которых установлены случаи и порядок составления документов. Но одного ТК РФ недостаточно для правильной организации работы кадровой службы. Вопросы труда, нормы трудового права (и правила документирования этих норм) отражены также и в иных федеральных законах и нормативно-методических документах.

Важнейшим является Федеральный закон от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». В законе рассматриваются вопросы, посвященные персональным данным и их защите, подробно определяется порядок сбора персональных данных и работы с ними, обязательность предоставления информации государственным органам.

Специально вопросы работы с персональными данными регламентируется ФЗ от 27.07.2006 №153-ФЗ «О персональных данных».

Порядок ведения основного документа трудовой деятельности человека – трудовой книжки – определяется Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225; Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 №69.

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, ведение которых согласно пункту 2 Постановления Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» обязательно для всех организаций, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, независимо от формы собственности. Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

В настоящее время действуют следующие унифицированные формы по учету кадров:

№Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу», №Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу», №Т-2 «Личная карточка работника», №Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего», №Т-3 «Штатное расписание», №Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника», №Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу», №Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу», №Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику», №Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам», №Т-7 «График отпусков», №Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», №Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)», №Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку», №Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку», №Т-10 «Командировочное удостоверение», №Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении», №Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника», №Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».

Кроме того, Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 утверждены унифицированные формы по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:

№Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда», №Т-13 «Табель учета рабочего времени», №Т-49 «Расчетно-платежная ведомость», №Т-51 «Расчетная ведомость», №Т-53 «Платежная ведомость», №Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей», №Т-54 «Лицевой счет», №Т-54а «Лицевой счет (свт)», №Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику», №Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», №Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».

Составление и оформление документов осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Важным элементов кадровой работы является не только создание, но и хранение документов. Порядок и сроки хранения документации определены в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, а также в Основных правилах работы архивов организаций.

Для составления штатного расписания, должностных инструкций, других документов, в которых определяются компетенция, квалификационные характеристики, обязанности работников, необходимо пользоваться

— Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94 (ОКПДТР);

— Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих;

— Выпусками Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС) по различным отраслям экономики

— отраслевыми квалификационными справочниками.

Основные нормативно-правовые и нормативно-справочные акты, регулирующие вопросы ведения кадрового делопроизводства:

1. Федеральный уровень:

1. Конституция Российской Федерации;

2. Трудовой кодекс Российской Федерации;

3. Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

4. Федеральный закон от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

5. Федеральный закон от 17 декабря 2001 года №173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации»;

6. Федеральный закон от 29 июля 2004 года №98-ФЗ «О коммерческой тайне»;

7. Указ Президента РФ от 6 марта 1997 года №188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»;

8. Указ Президента РФ от 30 ноября 1995 года №1203 «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне»;

9. Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках»;

10. Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 года №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»;

11. Постановление Правительства РФ от 27 декабря 1995 года №1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба российской федерации»;

12. Постановление Правительства РСФСР от 5 декабря 1991 года №35 «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну»;

13. Постановление Минтруда РФ от 25 ноября 1994 года №72 «Об утверждении межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по документационному обеспечению управления»;

14. Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»;

15. Постановление Госкомстата РФ от 24 марта 1999 года №20 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации»;

16. Приказ Главного архивного управления СССР от 23 мая 1988 года №33 «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения»;

17. «Общероссийский классификатор управленческой документации» ОК 011-93, утвержденный Постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 года №299;

18. «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003», утвержденный Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 года №65-СТ;

19. «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. ГОСТ 6.10.4-84», утвержденный Постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 9 октября 1984 года №3549;

20. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98», утвержденный Постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 года №28;

21. ГОСТ 17914-72 Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования, утвержденный Постановлением Государственного комитета стандартов Совета Министров СССР от 17 июля 1972 года №1411;

22. «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», утвержденная Постановлением Правительства России от 15 июня 2009 года №477;

23. «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года;

24. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержден приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года №558;

25. «Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года;

26. «Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94 (ОКПДТР)», принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 года №367;

27. «Общероссийский классификатор занятий ОК 010-93», утвержден Постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 года №298;

28. «Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления» ОК 019-95, утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1995 года №413;

29. «Общероссийский классификатор информации о населении. ОК 018-95» утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1995 года №412;

30. «Общероссийский классификатор специальностей по образованию. ОК 009-2003» утвержден Постановлением Госстандарта России от 30 сентября 2003 года №276-ст;

31. «Общероссийский классификатор предприятий и организаций» ОК 007-93 (далее — ОКПО);

32. «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержден Постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 года №37;

33. Постановление Минтруда РФ от 9 февраля 2004 года №9 «Об утверждении порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих»;

34. Выпуски Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС) по различным отраслям экономики, утверждаемые Минтруда РФ;

35. Квалификационные требования к работникам и номенклатуры специальностей, утверждаемые Министерством здравоохранения и социального развития Российской Федерации в сфере, отнесенной к компетенции Министерства.

2. Нормативно-правовые акты субъектов Российской Федерации.

3. Локальные нормативно-правовые акты:

1. Коллективный договор;

2. Правила внутреннего трудового распорядка;

3. Штатное расписание;

4. Положение (инструкция) о делопроизводстве;

5. Положение о защите персональных данных работников;

6. Положение о должностной инструкции;

7. Положение по оплате труда;

8. Положения о структурных подразделениях и другие.

Рекомендуемые страницы:
Воспользуйтесь поиском по сайту:

Обязательные кадровые документы должны вестись всеми без исключения организациями, независимо от их организационно-правовой формы, сферы деятельности и численности персонала. Все эти документы либо прямо, либо косвенно названы в Трудовом кодексе.

Кадровая документация непременно должна быть у каждого работодателя. Это, в частности, определено в Трудовом кодексе. Например, необходимость иметь трудовые договоры с работниками предусмотрена ст. ст. 56 и 67 ТК РФ, вести трудовые книжки — ст. 66 ТК РФ, создавать правила внутреннего трудового распорядка — ст. 189 ТК РФ. Создание или ведение других кадровых документов может быть предусмотрено также иными законами (в частности, положение о персональных данных — Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон N 152-ФЗ) или книга учета движения трудовых книжек и вкладышей — Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках»).
Кадровую документацию условно можно разделить на несколько типов.

1. По степени обязательности:

• обязательные документы — для ведения во всех организациях, независимо от сферы деятельности, численности персонала и организационно-правовой формы;
• рекомендательные документы — носящие рекомендательный характер;
• специфические документы — зависящие от специфики конкретного учреждения.

2. По целевой принадлежности:

• документы по учету личного состава работников (приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и др.);
• документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда.

3. По функциональному назначению:

• внутренние локальные нормативные акты — определяют общие принципы работы организации и обязательны для исполнения всеми сотрудниками организации, деятельности которых они касаются (положения, инструкции, постановления и др.);
• информационно-расчетные документы — в них содержится информация, на которой базируются расчеты различного характера внутри организации, или документы, служащие для сохранения необходимых для работы сведений (графики, таблицы, расчетные листы и т.д.);
• документы, подтверждающие трудовую деятельность работников. Согласно трудовому и пенсионному законодательству эти документы являются подтверждением трудовой деятельности;
• распорядительные документы — документы, издающиеся работодателем для передачи определенных распоряжений персоналу организации (приказы, распоряжения, постановления, указания);
• журналы контроля и учета — журналы (книги) учета и регистрации документов, служащие для установления на документах определенного регистрационного индекса и придающие кадровым документам юридическую силу в трудовых спорах.

К документам, которые обязательно должны быть в наличии, можно отнести:

• штатное расписание;
• трудовой договор (контракт);
• приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма N Т-1);
• личную карточку (форма N Т-2);
• приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма N Т-5);
• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма N Т-6);
• график отпусков (форма N Т-7);
• приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма N Т-8);
• табель учета использования рабочего времени (форма N Т-13);
• табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма N Т-12);
• правила внутреннего трудового распорядка;
• положение по защите персональных данных работника;
• трудовую книжку;
• локальные акты по охране труда.

Основные кадровые документы

Штатное расписание

Штатное расписание утверждается в начале работы организации и в дальнейшем действует бессрочно. Существует унифицированная форма штатного расписания N Т-3, утвержденная Постановлением Госкомстата России N 1 <1>. При необходимости в штатное расписание может вноситься неограниченное количество дополнений, утверждаемых приказом руководителя. В Трудовом кодексе прямо не сказано о необходимости наличия этого документа. Однако вывод об обязательности штатного расписания можно сделать на основании ст. 15 ТК РФ, согласно которой трудовые отношения подразумевают работу по должности в соответствии со штатным расписанием, а также ст. 57 ТК РФ, согласно которой обязательной для включения в содержание трудового договора является трудовая функция, определяемая также в соответствии со штатным расписанием. Кроме того, штатное расписание неоднократно упоминается в перечне документов, проверяемых сотрудниками ПФР (Постановление Правления ПФР N 11п <2>).
———————————
<1> Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
<2> Постановление Правления ПФР от 30.01.2002 N 11п «Об утверждении Методических рекомендаций по организации и проведению документальной проверки достоверности представленных страхователями индивидуальных сведений о трудовом стаже и заработке (вознаграждении), доходе застрахованных лиц в системе государственного пенсионного страхования».

Приказ (распоряжение) о приеме на работу

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя о приеме на работу (форма N Т-1, утвержденная Постановлением Госкомстата России N 1), изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему заверенную копию указанного приказа (распоряжения). При приеме на работу работодатель должен ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным договором. Приказ следует довести до сведения структурных подразделений работодателя. Именно данный документ является основанием для предоставления работнику рабочего места, закрепления за ним необходимого имущества работодателя, ознакомления его с внутренними документами, деловой перепиской и т.д. Проект приказа о приеме на работу готовится одновременно с трудовым договором. Срок хранения приказов по личному составу, кроме приказов о предоставлении отпусков и командировании сотрудников (они хранятся 3 года), и личных карточек составляет 75 лет.

График отпусков

График отпусков утверждается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при наличии последнего) не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ст. 123 ТК РФ). Существует унифицированная форма графика отпусков N Т-7, утвержденная Постановлением Госкомстата России N 1. Применяется она для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график, или лица, уполномоченного им на это.

Табели учета рабочего времени

Табели учета рабочего времени фиксируют рабочее время каждого работника за месяц при работе с гибким графиком в целях суммированного учета рабочего времени (формы N Т-12 и N Т-13, утвержденные Постановлением Госкомстата России N 1). Табель учета рабочего времени обычно содержит табельный номер каждого работника, его фамилию, имя и отчество, сведения о рабочем времени за каждое число месяца. Он ведется табельщиком или ответственным за табель лицом, которое назначается приказом руководителя. Служит для кадрового контроля и оплаты труда в бухгалтерии учреждения.

Трудовой договор

Определяющую роль при формировании пакета кадровой документации организации играет трудовой договор с работником (ст. 56 ТК РФ). Трудовой договор заключается в письменной форме и подписывается работником и работодателем. Условия трудового договора должны фиксировать условия труда и его оплаты, установленные на основе действующих нормативных правовых актов по соглашению работника и работодателя. Содержание трудового договора определяется в соответствии со ст. 57 ТК РФ. Его условия могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме. Примерная форма трудового договора и Рекомендации по его заключению установлены Приказом Минздравсоцразвития России N 424н <3>.
———————————
<3> Приказ Минздравсоцразвития России от 14.08.2008 N 424н «Об утверждении Рекомендаций по заключению трудового договора с работником федерального бюджетного учреждения и его примерной форме».

Правила внутреннего трудового распорядка

Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников (ст. 190 ТК РФ). Унифицированной формы данных правил не существует. Правила должны быть разработаны каждым работодателем самостоятельно с учетом действующего законодательства и могут включать в себя следующие разделы: прием на работу, перевод на другую должность и увольнение; основные права, обязанности и ответственность работников и работодателя; рабочее время и время отдыха; поощрения за успехи в работе; ответственность за нарушение трудовой дисциплины и др. Например, если уволенный за прогул работник будет оспаривать это решение в суде, одним из аргументов в пользу работодателя станут правила внутреннего трудового распорядка, в которых прописаны начало и конец рабочего дня.

Положение по защите персональных данных работника

По статистике в сфере нарушений законодательства о труде лидируют нарушения, которые квалифицируются как отсутствие в организации положения по защите персональных данных (обязанность работодателя по установлению порядка хранения и использования персональных данных указана в ст. 87 ТК РФ) либо неознакомление с ним всех работников под роспись (п. 8 ст. 86 ТК РФ). Помимо ТК РФ, есть еще два нормативных документа, которые обязывают работодателей утвердить указанное положение: Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Закон N 152-ФЗ. Персональные данные — это любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация (п. 1 ст. 3 Закона N 152-ФЗ). Формально даже разглашение информации по телефону о том, кто работает в организации, содержащей фамилии работников или номера личных телефонов, является нарушением норм законодательства о защите персональных данных. Такой факт может стать причиной для увольнения за разглашение персональных данных другого работника (пп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Положение по защите персональных данных не имеет унифицированной формы. При составлении в него могут быть включены следующие разделы: понятие и состав персональных данных; обязанности и права работника и работодателя; сбор, обработка и хранение персональных данных; доступ и передача персональных данных; защита персональных данных работника; ответственность за разглашение информации.

Трудовая книжка

Согласно ст. 66 ТК РФ трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Она должна быть предъявлена работником при его поступлении на работу. Исключение составляют случаи, если работник впервые устраивается на работу или трудовой договор с ним подлежит заключению на условиях штатного совместительства. Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в учреждении свыше 5 дней. Заполнение трудовой книжки впервые производится администрацией предприятия в присутствии работника. Порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек подробно изложен в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69. Все записи, внесенные в трудовую книжку на последнем месте работы, должны быть заверены подписью руководителя или работника отдела кадров и печатью предприятия или отдела кадров. Записи вносятся после издания приказа (но не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения) и должны производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ. При увольнении работника все записи о работе, награждениях, внесенные в трудовую книжку за время работы на данном предприятии, заверяются подписью его руководителя и печатью.

Книга учета трудовых книжек и вкладышей в них

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в книге учета трудовых книжек и вкладышей в них. Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью.

Договор о полной материальной ответственности

Среди документов, которые должны быть составлены работодателем, следует обратить внимание на договоры о полной материальной ответственности (ст. ст. 243, 244 ТК РФ). Они в обязательном порядке заключаются с работниками, достигшими 18-летнего возраста, в случае передачи работнику ценностей для хранения, обработки, продажи (отпуска), перевозки или применения в процессе производства. Типовая форма договора о полной материальной ответственности утверждена Постановлением Минтруда России N 85 <4>.
———————————
<4> Постановление Минтруда России от 31.12.2002 N 85 «Об утверждении Перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности».

Локальные акты по охране труда

Система охраны труда регулируется разд. 10 ТК РФ. Если численность работников учреждения превышает 50 человек, создается служба охраны труда или вводится должность специалиста по охране труда, имеющего соответствующую подготовку или опыт работы в этой области (ст. 217 ТК РФ). Для организации работы службы по охране труда необходимо разработать и утвердить ряд форм: положение о службе охраны труда, должностные инструкции сотрудников по охране труда, инструкции по охране труда, журналы регистрации инструктажа и другие формы по необходимости. Если численность работников меньше 50 человек, руководитель может возложить обязанности по охране труда на определенного работника, что может быть оформлено как совмещение профессий (должностей), с письменного согласия работника за дополнительную плату (ст. 60.2 ТК РФ). Если обязанности по охране труда ни за кем не закреплены, ответственность за нарушения несет руководитель предприятия.
Представленный перечень кадровых документов не является исчерпывающим, поскольку в процессе установления трудовых отношений у работодателя может возникать обязанность оформления иных документов, например свидетельства государственного пенсионного страхования для работника, поступающего на работу впервые, должностных инструкций работников, графика сменности работников (если работа носит сменный характер) и т.д.

Требования, предъявляемые к оформлению реквизитов и составлению текстов кадровых документов

Создание документов по кадрам, их оформление и унификация форм базируются на требованиях, указанных в Постановлении Госкомстата России N 1. Документы, для которых нет унифицированных форм, необходимо оформлять в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» <5>. Унификации подвергаются форматы, состав и расположение реквизитов, тексты документов по кадрам. Унификация документов по кадрам устанавливает единообразие состава и форм документов по кадрам, фиксирующих однотипные кадровые функции и задачи, в целях сокращения количества применяемых кадровых документов, типизации их форм, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных автоматизированных систем документации, функционирующих в организации. Документы по кадрам должны оформляться, как правило, на бланке, соответствующем стандарту, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов, которые располагаются в определенном порядке. В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требуют назначение документа, его обработка и т.д. В качестве обязательных реквизитов документов по кадрам выступают наименование организации — автора документа; код организации — автора документа; наименование вида документа или унифицированной формы; код формы; дата; регистрационный номер; заголовок к тексту; текст; подпись; визы согласования; отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Наименование организации, отраженное в кадровых документах, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного. Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении) организации, причем располагают его ниже наименования на русском языке. Код организации — автора документа проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) <6>. Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факса, телефакса, счет в банке, адрес электронной почты и др.). Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением) организации.
———————————
<5> Постановление Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.
<6> Приказ Росстата от 29.07.2008 N 174 «Об утверждении Положения о ведении Общероссийского классификатора предприятий и организаций (ОКПО) и внесении в него изменений».

Датой документа является дата его подписания или утверждения. Она оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой. Например, дату 5 января 2000 г. следует оформлять так: 05.01.2000. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 5 января 2002 г. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации», с учетом принятого административно-территориального деления. Данный реквизит включает только общепринятые сокращения. Гриф ограничения доступа к документу (конфиденциально, для служебного пользования и др.), отметку о статусе документа (копия, проект и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа. Гриф ограничения доступа можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации ограниченного доступа. В качестве адресата могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы ставятся перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Работодатели могут оформлять кадровые документы как по установленным (унифицированным) формам, так и в произвольной форме — в зависимости от конкретных отношений, которые эти бумаги регулируют. Рассмотрим пример составление приказа.

Ответственность за ведение и сохранность кадровой документации

Мы рассмотрели основные особенности кадровых документов, которые должны быть утверждены организацией в обязательном порядке и при отсутствии которых проверяющий инспектор по труду вполне законно может привлечь учреждение к административной ответственности.

Нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа (на должностных лиц — в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.) или приостановление деятельности на срок до 90 суток (ст. 5.27 КоАП РФ). Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, — дисквалификацию на срок от одного года до трех лет.

Трудовым кодексом также установлена ответственность за неправильное документирование трудовых отношений. Так, лица, виновные в нарушении трудового законодательства, в том числе и при ведении кадрового документооборота, могут быть привлечены к материальной, дисциплинарной, а также к гражданско-правовой, административной и даже уголовной ответственности (ст. 419 ТК РФ). Отсутствие обязательных кадровых документов, наличие которых прямо предписано ТК РФ, относится к случаям нарушения законодательства о труде.

Ошибки, допущенные в оформлении кадровой документации, также могут быть квалифицированы контролирующими и судебными органами как нарушение трудовых прав работников. За это работодатель может быть привлечен как к административной, так и к материальной ответственности, в случае если в результате допущенных им ошибок (например, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения) работник лишился возможности трудиться, то есть устроиться на новое место работы.

Статья 13.20 КоАП РФ предусматривает ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов (к таким документам относится достаточно большое количество кадровых документов — трудовые книжки, личные карточки работников, приказы по личному составу и др.)

Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами (ст. 90 ТК РФ). То же положение относится и к работникам, ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Статья 137 УК РФ устанавливает, что незаконное собирание или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих его личную или семейную тайну, без его согласия либо распространение этих сведений в публичном выступлении, публично демонстрирующемся произведении или средствах массовой информации наказываются штрафом в размере до 200 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до восемнадцати месяцев, либо обязательными работами на срок от 120 до 180 часов, либо исправительными работами на срок до одного года, либо арестом на срок до четырех месяцев. При этом те же деяния, совершенные лицом с использованием своего служебного положения, — штрафом в размере от 100 000 до 300 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от одного года до двух лет, либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от двух до пяти лет, либо арестом на срок от четырех до шести месяцев.

Правильность ведения кадровой документации, а также соблюдение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, контролируются Госархивом и Рострудинспекцией, которые проводят периодические плановые и внеплановые проверки.

Кроме того, согласно ст. 5.39 КоАП РФ предусмотрена ответственность за неправомерный отказ в предоставлении гражданину собранных в установленном порядке документов, материалов, непосредственно затрагивающих права и свободы гражданина, либо несвоевременное предоставление таких документов и материалов, непредоставление иной информации в случаях, предусмотренных законом, либо предоставление гражданину неполной или заведомо недостоверной информации: наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 500 до 1000 руб.

Н.Гридина
Эксперт журнала
«Учреждения культуры и искусства:
бухгалтерский учет и налогообложение»

Виды кадровой документации по составу

Вопросы, рассмотренные в материале:

• В каком виде хранится кадровая документация
• Кто несет ответственность за визирование кадровой документации
• К какому виду кадровой документации относится трудовая книжка
• Какие кадровые документы должны быть в организации в обязательном порядке

Отношения между работодателем и сотрудниками регулируются различными документами. Как правило, руководители не уделяют должного внимания ведению кадровой документации, а делают это только формально, для того чтобы пройти очередную проверку контролирующими органами. На самом деле, от грамотно оформленных трудовых отношений зависит производительность труда. А также наличие документов, регламентирующих права и обязанности обеих сторон, помогает избежать в дальнейшем многочисленных проблем. Итак, какие виды кадровой документации обязан знать и оформлять работодатель? Об этом и поговорим в нашей статье.

Что такое кадровая документация

Для создания всех видов документации в организации используют:

• унифицированные бланки;
• бланки, созданные компанией.

Все документы подписываются руководителем организации либо уполномоченным лицом.

Трудовой кодекс РФ обязывает работодателей оформлять трудовые отношения. Согласно законодательству к документам, которые обязательно должны быть в кадровой документации, можно отнести, например: трудовой договор (ст. 56 и 67 Трудового кодекса РФ), трудовая книжка (ст. 66 Трудового кодекса РФ), правила внутреннего распорядка (ст. 189 Трудового кодекса РФ).

Кроме Трудового кодекса РФ, отношения между работодателем и сотрудниками также регулируются Федеральным законодательством и другими нормативами. Например, № 152-ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006 или Постановление Правительства РФ № 225 от 16.04.2003 «О трудовых книжках». Последний закон регулирует правила учета движения трудовых книжек и вкладышей.

Зачем современному бизнесу кадровое делопроизводство:

Упорядочить документы можно по их наименованиям, например приказы, договоры, служебные письма и т. д.

Также можно выделить следующие виды кадровой документации в организации:

1. Внутренние и внешние. Если первые составляются внутри организации, то вторые поступают от других компаний или частных лиц.
2. Простые и сложные. Сложные документы содержат информацию по нескольким вопросам, а, соответственно, простые охватывают один.
3. Индивидуальные, трафаретные и типовые. Все индивидуальные документы имеют разное содержание, например докладные записки или объяснительные. При создании трафаретного документа заполняется только его часть, остальное всегда остается одинаковым. Типовой – разрабатывается для какого-то типа предприятий, то есть он служит образцом для создания документа в какой-то группе однородных компаний. Как правило, последние два вида документации распечатываются в большом количестве экземпляров заранее, возможно даже использование услуг типографии для этой цели.
4. Срочные и несрочные. В первых указывается определенный срок исполнения, вторые его не имеют.
5. Служебные и именные. Документацию, касающуюся интересов организации, можно назвать служебной, а именные бумаги составляются для конкретного сотрудника.
6. Письменные, электронные, графические, фото-, видео- и аудиодокументы. Эта классификация зависит от метода фиксации информации.
7. Подлинные и подложные.
8. Черновики и оригиналы.

На последнем пункте остановимся немного подробнее. Итак, черновик составляют для дальнейшего оформления оригинала, то есть это как бы набросок итогового документа. Выполнить его можно как вручную, так и в электронном виде.

Подлинный документ (оригинал) оформляется в единственном экземпляре в соответствии с установленными нормативами. С оригинала по необходимости можно сделать копию, выписку из него или дубликат.

На копии документа, чтобы удостоверить, что она была сделана с оригинала, обязательно должна стоять пометка об этом и подпись уполномоченного лица.

Выписка – копия части подлинного документа. С некоторых видов документации нельзя сделать полную копию, потому что в ней содержится конфиденциальная информация. В этом случае делают выписку части оригинала, содержащую запрашиваемые сведения. На ней ставят пометку, закрепляют печатью и подписью уполномоченного лица.

Дубликат имеет такую же юридическую силу, как и подлинный документ. Выдают его в случае утери оригинала.

Состав и виды кадровой документации организации

1. Документация по личному составу

Оформление этой группы документации начинается с приема сотрудника на работу. Сюда можно отнести все виды кадровых документов, касающиеся условий трудоустройства конкретного работника. То есть в ней отражены условия труда, приема на работу, обязанности, должность, профессия и также оплата труда. Итак, виды кадровой документации по управлению персоналом:

• распорядительные документы;
• информационно-расчетные документы;
• внутренняя служебная переписка;
• журналы (книги) учета и регистрации документов.

Все виды кадровой документации имеют свои нюансы в оформлении и предназначены для разных целей. Рассмотрим каждый из них подробнее.

2. Распорядительные документы

Этот вид внутренней кадровой документации служит для организации труда. Сюда относятся приказы и распоряжения руководителя, касающиеся каких-либо административных решений. Такие документы не должны противоречить уставу организации. Эту группу документов можно разделить на две подгруппы:

• К первой можно отнести приказы, касающиеся производственных вопросов, организации труда (должностные инструкции, приказы об утверждении штатного расписания, порядок проведения аттестаций и т. д.).
• Ко второй – приказы, касающиеся конкретного сотрудника. Сюда можно отнести приказы о приеме на работу, увольнении, переводе, отпуске, выдаче премий или, наоборот, взыскании штрафов.

Первый вид распоряжений относится к деятельности предприятия в целом. То есть их целью является оптимизация производства и повышение эффективности труда. К кадровым документам эти бумаги сложно отнести, потому что они только косвенно касаются работы отдела кадров.

Вторая группа распорядительных документов охватывает личный состав организации. Этот вид кадровой документации фиксирует трудовую деятельность сотрудников.

Все виды кадровой документации и общие требования к ее оформлению содержатся в Трудовом кодексе РФ. Большинство документов оформляются по унифицированным формам и бланкам, утвержденным Госкомстатом РФ.

3. Документы, подтверждающие трудовую деятельность сотрудника

К этому виду кадровой документации относят:

• трудовую книжку;
• трудовой договор;
• справку с места работы;
• копии приказов о приеме на работу и увольнении.

Такие документы нужны для фиксирования трудового стажа. От достоверного оформления этого вида кадровой документации зависит правильный расчет пенсионных отчислений, пособий по временной нетрудоспособности и др. Причем все документы взаимосвязаны, неправильное оформление одного влечет за собой ошибку в другом. Так, например, чтобы сделать запись в трудовой книжке о совместительстве, работодатель запрашивает копию приказа о приеме на работу.

4. Информационно-расчетные документы

Такой вид кадровой документации фиксирует информацию, связанную с трудовой деятельностью каждого сотрудника. А также сюда относят документы, с помощью которых организация ведет учет персональных данных сотрудников.
Например, это:

• график отпусков (форма Т-7);
• штатное расписание (форма Т-3);
• табель учета рабочего времени (форма Т-13);
• личная карточка сотрудника (форма Т-2);
• больничные листы и др.

Большинство документов из этой группы оформляется на унифицированных бланках.

5. Внутренняя служебная переписка

Все служебные записки, докладные, объяснительные и пояснительные относят к этому виду кадровой документации. Любое мнение, просьбу или предложение стоит задокументировать, чтобы в будущем избежать каких-то споров в процессе работы. Также внутренняя переписка является неотъемлемым звеном во многих кадровых процедурах.

Например, чтобы оштрафовать сотрудника за какое-либо нарушение должностной инструкции, следует получить от него объяснительную. И наоборот, основанием для премирования работника является представление о поощрении.

6. Журналы учета и контроля

К этому виду кадровой документации относятся все журналы и книги регистрации и учета документооборота. В них фиксируются все движения документов в организации. Регистрация предполагает запись наименования документа, дату его создания и присвоения ему номера. Делается это для их учета, контроля за исполнением, а также для облегчения поиска какого-либо документа. Кроме этого, регистрация придает юридическую силу документу, то есть в случае возникновения трудовых споров разрешить его помогут только зарегистрированные бумаги.

Итак, в организациях в обязательном порядке должны вестись журналы учета по следующим видам кадровой документации:

• трудовые книжки всех работников предприятия и вкладыши к ним;
• приказы и распоряжения руководства (прием на работу, увольнение, командировки предоставление отпуска, смена штатного расписания и др.);
• командировочные удостоверения;
• справки по личному составу;
• больничные листы.

Кроме этого, отдел кадров или специально уполномоченное лицо должно вести журнал проверок государственных инспекций, журнал ознакомления с должностными инструкциями, правилами внутреннего распорядка, а также с правилами пожарной безопасности.

Некоторые регистрационные журналы имеют унифицированную форму, а некоторые разрабатываются самой организацией. Так, например, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением № 69 Минтруда РФ от 10.10.2003, а журнал учета прохождения медицинских осмотров по необходимости разрабатывается предприятием.

Стоит отметить, что основные виды кадровой документации в госучреждениях такие же, как и в коммерческих организациях.

Какие виды кадровой документации обязательно должны быть в наличии в организации в 2019 году

Рассмотрим обязательные для всех организаций виды кадровой документации:

• отражающие все движения личного состава (приказы о приеме, увольнении, переводе и т. д);
• фиксирующие отработанное время (табель, приказы о командировках, отпусках);
• отражающие заработную плату сотрудника (оклад, премиальные и т. д.);
• отражающие данные о количестве сотрудников компании и занимаемых ими должностях;
• отражающие общие правила внутреннего распорядка.

Внимание! Командировочное удостоверение и служебное задание не являются обязательными документами с 8 января 2015 года (постановление Правительства РФ № 1595С от 29.12.2014).

Также обратите внимание, что в зависимости от специфики деятельности самой организации и профессии конкретного сотрудника перечень обязательных документов может как дополняться, так и сокращаться. Рассмотрим 2 примера.

• Пример 1. В организации есть несколько сотрудников, использующих собственные мобильные телефоны в служебных целях. А значит, в ней должны быть оформлены документы, обеспечивающие компенсацию затрат на сотовую связь.
• Пример 2. В организации премирование сотрудников происходит в соответствии с трудовым договором. А значит, приказы о выплате премий издавать не нужно.

Контроль за кадровым делопроизводством со стороны государства осуществляет Государственная инспекция труда.

Помимо контроля, Госинспекция труда выполняет следующие функции:

1. Защита сотрудников от всех видов трудовых правонарушений.
2. Консультирование работодателей и их сотрудников по вопросам соблюдения Трудового кодекса РФ.
3. Предоставление информации о выявленных нарушениях Трудового кодекса РФ в надлежащие органы.

Чтобы обнаружить какое-либо нарушение, контролирующий орган изучает все виды кадровой документации, находящиеся на предприятии. Кроме ошибок в уже имеющихся бумагах, проверяющие могут найти недостачу какого-либо необходимого документа. То есть под контролем здесь понимают проверку документооборота на соответствие нормам Трудового кодекса РФ.