Содержание
- Когда УПД не заменит счет-фактуру?
- В каких случаях оформлять УПД, а в каких — счет-фактуру
- УПД и СЧФ
- УПД или СЧФ?
- Можно ли использовать два документа одновременно?
- Какие документы может заменить?
- Когда можно использовать?
- Правила заполнения
- Преимущества УПД
- Счет-фактура и УПД — в чем разница
- Товарная накладная или акт — когда и какой документ выписать?
- Каково предназначение счета-фактуры при отгрузке?
- Универсальный передаточный документ — что это такое?
- Оформляем реализацию: возможно ли выписать УПД вместо ТОРГ-12 и счета-фактуры?
- Оформляем приход от поставщика (получаем УПД вместо счета-фактуры) и принимаем НДС к вычету: что лучше — УПД или счет-фактура?
- Итоги
- ФНС запрещает использовать УПД взамен счета-фактуры
Когда УПД не заменит счет-фактуру?
Уже довольно давно у компаний на общем режиме появилась возможность сократить с помощью универсального передаточного документа (далее – УПД) количество документов, которыми оформляется ряд сделок. Форма этого документа была разработана ФНС России и рекомендована к применению (письмо ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@). Практика показала, что его использование иногда создает для фирм ситуации, сопряженные с налоговыми рисками.
АВТОР СТАТЬИ:
Анастасия Урванцева,
консультант по бухгалтерскому учету и налогообложению компании «Кузьминых, Евсеев и партнеры» АВТОР СТАТЬИ:
Светлана Мягкова,
служба Правового консалтинга ГАРАНТ, профессиональный бухгалтер-эксперт
Сложности перехода
Что же мешает всем без исключения перейти на использование УПД? Ведь на первый взгляд достоинства очевидны:
– упрощение документооборота, что, безусловно, отразится на экономии времени подготовки документов, снижении расходов на бумагу и прочее;
– стандартизация оформления операций (если раньше работники должны были знать особенности заполнения форм ТОРГ-12, ОС-1, М-15, то теперь все их можно свести к одному документу);
– сокращение ошибок в документах (при оформлении двух документов, да еще и разными лицами, возможны расхождения в наименовании товаров, работ, услуг, количественных показателях).
Однако существуют ситуации, когда для целей бухгалтерского учета документ составлять не требуется, а для правильного расчета НДС это необходимо. Например:
– при авансах. В данном случае получатель предоплаты выставляет авансовый счет-фактуру, а каких-либо бухгалтерских документов к нему не будет (платежное поручение и выписка банка в данном случае не рассматриваются, потому что на их основании в бухучете отражается поступление денег). Следовательно, выставить УПД на аванс не получится;
– корректировка показателей в случае изменения стоимости отгруженных товаров, переданных имущественных прав. При оформлении комплекта документов «ТОРГ 12 + счет-фактура» в бухгалтерском учете накладная не меняется, а составляется документ на разницу показателей, в налоговом учете для НДС выписывают корректировочный счет-фактуру. Но если отгрузка оформлена с помощью УПД, скорректировать данные не получится по вышеуказанной причине. ФНС России считает, что при изменении стоимости отгруженных товаров, в том числе из-за изменения цены и (или) изменения количества (объема) отгруженных товаров, выписывают корректировочный счет-фактуру. А изменения в первоначальные первичные учетные документы, в том числе в универсальный передаточный документ, по обычаям делового оборота не вносят. В целях налогообложения прибыли необходимо составить первичные документы (кредит-ноты, авизо и др.) (письмо Минфина России от 19.12.2006 № 07-05-06/302);
– исправления в документе. Если возникает необходимость внести исправления, то при традиционном оформлении нужно составить новый счет-фактуру по той же форме и с тем же номером и датой, что и неверно составленный документ, но уже с корректными данными. В специальной строке 1а такого счета-фактуры следует указать порядковый номер и дату исправления. Ошибки в первичном учетном документе (например, ТОРГ-12) исправляют проще: неверная сумма зачеркивается и рядом пишется правильная, указывается дата исправления и ставится подпись руководителя организации или предпринимателя с расшифровкой (ч. 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Таким образом, УПД не всегда сможет заменить счет-фактуру. Помимо вышеуказанных ситуаций, при использовании УПД возрастает цена ошибки в первичном документе. Так, если ошибка допущена в УПД, компания рискует одновременно не получить вычет по НДС, а также не принять в расходы по налогу на прибыль. В то время как при традиционном формате «первичный документ + счет-фактура» ошибка в одном из документов влечет за собой налоговые риски лишь по одному из налогов.
В каких случаях оформлять УПД, а в каких — счет-фактуру
Компании на ОСНО для налогового учета НДС применяют счет-фактуру (СЧФ). Универсальный передаточный документ (УПД) применяется значительно реже, несмотря на способность заменять собой несколько документов: СЧФ и первичную документацию БУ. Что мешает повсеместно применять УПД? Можно ли применять одновременно оба документа и в каких случаях? В каких случаях предпочтительно использовать счет-фактуру? Разберемся.
УПД и СЧФ
Счет-фактура – документ НУ. Он подтверждает отпуск товара покупателю, оказание ему услуг, производство работ по операциям, облагаемым НДС, больше нигде не применяется. Реквизиты СЧФ содержат сведения:
- о предмете сделки;
- о стране его происхождения;
- о сумме;
- о количественных характеристиках хозяйственной операции;
- о ставке налога;
- об акцизе;
- о соответствующей группе товаров;
- позволяющие идентифицировать налогоплательщиков.
Информация, содержащаяся в СЧФ, применяется для расчетов по НДС и контроля этих операций. К СЧФ при оформлении отпуска товара прилагается документ БУ: товарная накладная, акт приема-передачи и пр.
Универсальный передаточный документ (УПД) — бланк, созданный на базе СЧФ. Все сведения из СЧФ отражаются в УПД. Для удобства «зона счета-фактуры» выделена темным контуром. Помимо этого, в УПД присутствуют сведения на отпуск ТМЦ (акта, товарной накладной, частично — ТТН, документа на отпуск материалов ф. М-11 и пр.), т.е. информация, когда произведена отгрузка, кто из должностных лиц взял за нее ответственность и скрепил своей подписью, на основании какого договора произведена отгрузка.
УПД может использоваться как в БУ, так и в НУ. Характер использования помечается цифрой (1 или 2) – в левой части бланка, вверху:
- При статусе 1 УПД исполняет роль одновременно счета-фактуры и документа, подтверждающего передачу.
- При статусе 2 УПД заполняется только как документ БУ.
Очевидно, что СЧФ может быть заменен УПД с одновременным сокращением документооборота. Однако полного замещения в практике учета не происходит. Этому есть объективные причины.
УПД или СЧФ?
Письмом №ММВ-20-3/96 от 21-10-13 г. налоговая служба рекомендует применять УПД в учете, а применение счетов-фактур закреплено в НК РФ как обязательное. При выборе документа, фиксирующего суммы по НДС, налогоплательщики зачастую отказываются от УПД именно по той причине.
Есть и более веские поводы, указывающие, что счет-фактуру заменять УПД нецелесообразно:
- Ограничения по формату УПД. Согласно законодательству УПД в бумажном виде может использоваться комплексно в НУ и БУ либо только как документ БУ. Исключительно как счет-фактуру его использовать можно только электронно (согласно Пр. №ММВ-7-15/155 от 24-03-16 г.).
- Авансовые платежи. В письме №ММВ-20-3/96 зафиксированы случаи, при которых используется УПД (отгрузка товаров, передача имущественных прав, оказание услуг). Авансовые платежи в списке не упомянуты. На аванс выставляется только счет-фактура (ст. 168-3 НК РФ).
- Корректировки. Изменения стоимости, количества ТМЦ, имущественных прав ведут к необходимости использования корректировочного счета-фактуры. В БУ обычно составляется и подписывается акт или подобный ему документ, отражающий разницу первоначальных и измененных показателей, согласие сторон на изменение условий отгрузки (т.н. кредит-нота и аналогичные ей). При использовании корректировочного УПД все эти сведения (корректировки по НДС, корректировки на разницу показателей) придется отражать в одном документе. Учитывая, что на практике ситуации хозяйственной жизни имеют множество нюансов, это может вызывать затруднения и замедлять оформление документов. Оформить два разных документа, внести в них корректировки и зарегистрировать намного проще.
- Исправления. При необходимости исправить данные счета-фактуры выписывают новый экземпляр (Правила заполнения СЧФ, п. 7, Пост. Прав. №1137), при этом номер и дату документа менять нельзя. Исправления в бухгалтерских документах вносить проще, например, цифровую информацию просто зачеркивают, помечают дату исправления, и рядом с записью ставит подпись ответственное лицо. Как и в предыдущем случае, здесь проще использовать СЧФ и первичные документы БУ по сделке порознь.
Кроме того, структура бухгалтерской службы на некоторых предприятиях (сельскохозяйственных, производственных) предполагает использование нескольких экземпляров первичных бухгалтерских документов, например, в складском учете и сводных отчетах ответственных лиц подразделений используется одна и та же накладная. Применение УПД в этом случае не имеет смысла.
Универсальный передаточный документ, с этой точки зрения, рекомендуется применять в малом и среднем бизнесе, при наличии ограниченного числа хозяйственных операций и небольшого штата учетных работников.
Важно! Применение УПД, как и применение счетов-фактур, необходимо отразить в учетной политике организации. Целесообразно утвердить локальным нормативным актом используемую форму УПД (корректировочного УПД). При переходе на УПД в середине года следует вводить дополнения к учетной политике до начала налогового периода.
Можно ли использовать два документа одновременно?
Могут возникать ситуации, при которых встает вопрос об одновременном использовании УПД и СЧФ. Например, один контрагент требует оформить сделку счетом-фактурой и товарной накладной, а другой согласен на обмен УПД. С точки зрения законодательства, оба варианта вполне легитимны и могут применяться в одной организации.
Применение одного из вариантов оформления возможно в рамках одного договора, т.е. все отгрузки по одному договору могут, например, оформляться пакетом документов «СЧФ + накладная», а по другому договору – УПД, заполненным в соответствии со статусом «1». Разные партии в рамках одного договора могут оформляться как пакетом документов «СЧФ + первичный документ БУ», так и УПД со статусом «1» (по тексту письма №ГД-4-3/8963 ФНС от 27-05-15 г.).
В НУ эти суммы признаются и в целях расчета налога на прибыль, одновременно с учетом по НДС.
Применение УПД не накладывает ограничений на использование в документообороте других учетных форм. Теоретически нет законодательного запрета и на использование УПД со статусом «2» с одновременным оформлением счета-фактуры.
Главное
- УПД целесообразно применять при ограниченном документообороте и объемах хозяйственных операций.
- СЧФ может применяться в пакете с документами БУ подтверждающего характера практически повсеместно.
- В ряде случаев заменить счет-фактуру УПД невозможно.
- Применение двух видов документов в рамках разных партий по договору либо в рамках разных договоров законом не запрещено.
- В законодательстве не содержится запрета также на одновременное использование УПД и любых иных документов.
Универсальный передаточный документ (акт) представляет собой особый бухгалтерский документ, который можно использовать для различных целей. В этом и заключается его универсальность.
Дорогие читатели! Каждый отдельный случай индивидуален, поэтому вы можете уточнить информацию у наших юристов. Звонки на все номера бесплатны.
- 8 (800) 600-36-07 – Регионы
- +7 (499) 110-86-72 – Москва
- +7 (812) 245-61-57 – Санкт-Петербург
Какие документы может заменить?
Универсальный передаточный документ начал активно использоваться участниками экономических правоотношений с 2014 года, когда его использование было утверждено Федеральной налоговой службой в качестве одного из универсальных отчетных документов для правильного расчета суммы налога на добавленную стоимость, подлежащего уплате в госбюджет.
Универсальный передаточный документ (УПД) является документом, который по задумке Федеральной налоговой службы должен являться унифицированным актом, который могут использовать все юридические лица и индивидуальные предприниматели, отображающие получаемую прибыль и необходимые суммы НДС, вносимые в государственный бюджет.
Форма документа разработана таким образом, что он включает в себя данные, характерные для таких документов, как:
- счет-фактура на отпущенный покупателю товар;
- товарный раздел товарно-транспортной накладной на отгрузку и доставку товара покупателю;
- накладная на отпуск товаров или материалов на сторону;
- акт приема-передачи одного или нескольких объектов основных средств, передаваемых от продавца к покупателю.
Когда можно использовать?
Использование УПД возможно в любой момент осуществления оборота товаров или услуг между продавцами и покупателями, если такой оборот находится под юрисдикцией налоговых органов Российской Федерации.
Использовать УПД могут как юридические лица, находящиеся на общем режиме налогообложения, так и индивидуальные предприниматели и юрлица, находящиеся на упрощенном режиме налогообложения.
Так как использование универсального передаточного документа возможно взамен других финансовых и платежных документов, начать использовать такой документ участники налоговых отношений могут в любой момент времени, как только у них появилась техническая возможность правильно заполнять его в зависимости от того, кем является их контрагент.
Правила заполнения
Ключевое правило заполнения УПД заключается в необходимости отобразить информацию о том, в качестве какого документа будет использоваться форма универсального передаточного документа.
Если УПД планируется использовать в качестве счета-фактуры, в статусе документа указывается цифра «1», если в качестве иного первичного платежного документа, статус УПД обозначается цифрой «2».
Исходя из того, в качестве какого документа будет использован универсальный передаточный документ, будут варьироваться и требования к его заполнению, однако некоторые из них являются универсальными:
- наименование участников сделки (указываются данные как на продавца, так и на покупателя);
- описание переданного товара (наименование или указание артикулов);
- количество единиц товара, переданного от продавца к покупателю (указание в штуках, упаковках или, если речь идет о выполненных работах, квадратные метры таких работ или задействованные человекочасы);
- сведения о стоимости товара (указываются в отдельных графах общая стоимость, размер НДС, подлежащий уплате, стоимость без учета НДС);
- данные о лицах, отпустивших и принявших передаваемый товар.
Входит ли в трудовой стаж служба в армии и другие вопросы на эту тему освещены в нашей статье.
Когда выгодно использовать бонусную систему оплаты труда? Вся подробная информация по этому вопросу .
Считаете, что вы достойны более высокой оплаты? Тогда быстрее пишите служебную записку своему начальнику. Образец вы найдете в этой статье.
Преимущества УПД
Ключевым преимуществом в использовании универсального передаточного документа является возможность использовать его в качестве различных документов, применяемых при осуществлении товарооборота.
Кроме того, универсальный передаточный документ может использоваться в качестве подтверждающего документа при подаче отчетности о доходах и уплаченных налогах в налоговые органы.
Универсальный передаточный документ также может быть использован с различными участниками экономических правоотношений ввиду того, что он включает в себя сведения, используемые в различных подтверждающих совершение сделок документах, а его форма включена практически во все электронные бухгалтерские системы.
Универсальный передаточный документ был разработан Федеральной налоговой службой в качестве документа, который может быть использован участниками налоговых правоотношений и товарооборота для замены большого количества используемых передаточных и платежных документов.
Для того, чтобы УПД отвечал целям своего создания, он должен быть оформлен в соответствии с рекомендациями Федеральной налоговой службы.
Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефоны горячей линии. 24 часа бесплатно!
Счет-фактура и УПД — в чем разница
Товарная накладная или акт — когда и какой документ выписать?
Каково предназначение счета-фактуры при отгрузке?
Универсальный передаточный документ — что это такое?
Оформляем реализацию: возможно ли выписать УПД вместо ТОРГ-12 и счета-фактуры?
Оформляем приход от поставщика (получаем УПД вместо счета-фактуры) и принимаем НДС к вычету (что лучше — УПД или счет-фактура)?
Итоги
Товарная накладная или акт — когда и какой документ выписать?
При оформлении операций, связанных с отгрузкой товаров, работ, услуг, продавец обязан выписать подтверждающие первичные документы. Что это могут быть за документы?
Для оформления отгрузки в первую очередь мы вспоминаем такие документы, как:
- Товарная накладная — применяется при отгрузке продукции собственного производства либо товаров, предназначенных для перепродажи. Хозсубъекты могут применять бланк унифицированной формы ТОРГ-12, утвержденный постановлением Госкомстата от 25.12.98 № 132. Также у них есть возможность на его основе разработать собственный бланк, но с внесением всех обязательных реквизитов (ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, далее — закон № 402-ФЗ).
- Акт приема-передачи основных средств используется при реализации имущества. Унифицированный бланк также есть в постановлении Госкомстата от 21.01.2003 № 7, но можно разработать и свой.
- Акт выполненных работ / оказанных услуг — оформляется при выполнении работ / оказании услуг. Унифицированной формы не существует, каждая организация или ИП вправе разработать форму исходя из собственных нужд.
- Другие формы документов — это могут быть акты приема-передачи имущественных прав, накладные на отпуск материалов на сторону по форме М-15 и пр.
В комплект отгрузочных документов, если организация работает на общем режиме, обязательно должен входить и счет-фактура. О его предназначении поговорим в следующем разделе.
Каково предназначение счета-фактуры при отгрузке?
Счет-фактура — это первичный документ налогового учета по НДС. Организации и ИП на ОСН обязаны выставить этот документ, выделив в нем сумму налога, подлежащую уплате в бюджет с данной операции.
От оформления документа не освобождаются хозяйствующие субъекты, получившие освобождение от уплаты налога по ст. 145 НК РФ.
В свою очередь, спецрежимники, например лица, применяющие УСН, могут отказаться от выписки счетов-фактур за исключением тех случаев, когда они осуществляют посреднические или импортные операции.
Покупателю на ОСН требуется корректный счет-фактура со всеми реквизитами, чтобы принять НДС к вычету. Поэтому продавцам следует подходить к выписке этого документа с предельной внимательностью. Его форма утверждена постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137. Никаких собственных форм на базе этой экономические субъекты разрабатывать не вправе, в противном случае покупатель не будет иметь возможности принять НДС к вычету, а ведь основное предназначение счета-фактуры именно в этом (ст. 169 НК РФ).
ВНИМАНИЕ! С 01.01.2019 действует новая форма счета-фактуры. Подробности узнайте из материала .
Однако существует документ на замену счету-фактуре — универсальный передаточный документ. О нем расскажем в следующем разделе.
Универсальный передаточный документ — что это такое?
УПД — это своеобразный гибрид передаточного документа и счета-фактуры. При оформлении торговой операции продавец может выписать не два документа, а лишь один, в который будут заложены признаки обоих:
- Реквизиты счета-фактуры в УПД обособлены черной рамкой. Эта часть (наличие и последовательность строк, граф и других реквизитов) должна соответствовать форме, утвержденной Правительством РФ для счета-фактуры. То есть при внесении изменений в бланк последней выделенная рамкой часть УПД также должна поменяться в соответствии с новыми требованиями.
- Часть УПД за пределами черной рамки может изменяться и дополняться согласно потребностям составителя документа — законодательством такие видоизменения не запрещены.
УПД в целом предназначен для замены комплекта передаточного документа (накладной, акта приема-передачи, акта выполненных работ) со счетом-фактурой — тогда он имеет статус «1».
Также УПД может заменять только передаточный документ — тогда он имеет статус «2», а счет-фактура выставляется отдельно.
Форма УПД не является обязательной для применения. Она была рекомендована Федеральной налоговой службой в 2013 году для того, чтобы упростить документооборот.
Как относятся контролеры к применению комплекта товарной накладной и счета-фактуры и УПД в отдельности, расскажем ниже.
Оформляем реализацию: возможно ли выписать УПД вместо ТОРГ-12 и счета-фактуры?
Для того чтобы оформлять производимые торговые операции с помощью УПД, организации/ИП должны закрепить этот момент в учетной политике (УП).
Все формы документов, использующиеся в хоздеятельности и не входящие в альбомы унифицированных форм, нужно фиксировать в УП во избежание конфликтных ситуаций.
Оформляя операцию универсальным передаточным документом, экономический субъект не нарушает требований законодательных норм, поскольку согласно ст. 9 закона № 402-ФЗ он вправе самостоятельно определять формы документирования фактов хозяйственной жизни — об этом говорят налоговики в письме от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@.
В бухгалтерских же программах зачастую при оформлении отгрузок нужно выписать оба документа — и накладную, например по форме ТОРГ-12, и счет-фактуру, а уже при выборе печатной формы воспользоваться возможностью напечатать один документ (УПД) вместо двух. При выполнении работ или оказании услуг комплект счета-фактуры и акта универсальный передаточный документ также может заменить, однако на практике такое встречается довольно редко.
Оформляем приход от поставщика (получаем УПД вместо счета-фактуры) и принимаем НДС к вычету: что лучше — УПД или счет-фактура?
Получая какую-либо продукцию или услуги, покупатели на общем режиме имеют право принять налог, который выделен в документах поставщика к вычету. Но для этого должны соблюдаться определенные условия:
- Товары (работы, услуги) получены, оприходованы и будут использованы в НДС-деятельности. Приход товаров и пр. оформляется на основании накладных и актов.
- Получен корректный счет-фактура.
Поскольку УПД заменяет передаточный документ со счетом-фактурой, то и приход товаров в бухучете и принятие к вычету НДС в налоговом можно сделать на основании одного УПД. В уже упомянутом письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ отмечено, что внесение в счета-фактуры допсведений не является основанием для отказа в вычете НДС.
Также обратим внимание читателей на еще одно совсем новое письмо ФНС от 22.08.2018 № АС-4-15/16298@. В нем говорится о том, что для УПД не предусмотрено использование статуса в качестве только счета-фактуры. Поэтому при получении накладной или акта в комплекте должен идти исключительно счет-фактура, а не УПД. Предъявлять НДС к вычету по УПД в качестве счета-фактуры недопустимо.
Итоги
Итак, в статье мы:
- рассказали о формах первичных отгрузочных документов и о том, почему в комплекте с ними должен или не должен идти счет-фактура;
- выяснили, для чего появился УПД и что отличает его от остальных отгрузочных документов;
- охарактеризовали позицию контролеров по отношению к УПД и привели их письма, где они разъясняют хозсубъектам их права по оформлению и использованию УПД или счета-фактуры при предъявлении НДС к вычету.
ФНС запрещает использовать УПД взамен счета-фактуры
Добрый день!
Мне кажется, комментаторы письма сами в заблуждении и вводят в заблуждение посетителей сайта nalog-nalog.ru.
В самом письме ФНС от 22.08.2018 № АС-4-15/16298@ нет ни слова о проблемах с вычетом. В указанном письме был дан ответ конкретной организации на конкретный вопрос, можно ли использовать УПД только в качестве счетов-фактур. В письме сказано непосредственно следующее: «Таким образом, форма УПД предложена ФНС России для оформления первичных учетных документов, в том числе с возможностью одновременного исполнения требований, установленных законодательством о налогах и сборах для счетов-фактур. Статуса для использования УПД только в качестве «счет-фактура» не предусмотрено.»
Если упомянута возможность при оформлении УПД одновременного исполнения требований, установленных законодательством о налогах и сборах для счетов-фактур, что и было предусмотрено при реализации идеи такого документа, то для чего оформлять счет-фактуру и какие претензии могут быть к вычету? Как минимум нелогично разрабатывать документ, заменяющий два других с тем, чтобы все равно оформлять один из них (счет-фактуру). Считаю комментарий некорректным и прошу пояснить, если я не права. Также, следуя логике комментария, нарушается принцип недопустимости ухудшения положения налогоплательщика, закрепленный ст. 57 Конституции Российской Федерации и ст. 5 НК РФ.
Страшно представить объем счетов-фактур, которые предлагается запросить у поставщиков и выписать покупателям тем организациям, кто давно перешел на УПД.
С уважением,
главный бухгалтер ООО «ТД УпакКомплект»
Ольга Каффри