Удержание подотчетных сумм

Заявление на удержание подотчетных сумм

Работодатель может выдавать денежные средства под отчет на административно-хозяйственные и прочие нужды своим работникам, а также иным лицам (к примеру, исполнителям по ГПД). Скажем, на приобретение ТМЦ или на командировочные расходы.

Для определения перечня лиц, которые могут получать деньги под отчет, работодатель может издать приказ о назначении подотчетных лиц.

Деньги могут выдаваться наличными из кассы или путем перечисления на карту работника. О том, как составить заявление на получение подотчетных сумм на карту, мы рассказывали .

Получив деньги под отчет, работник в дальнейшем должен будет отчитаться за них. То есть предоставить работодателю документы, подтверждающие понесенные за его счет расходы, и вернуть остаток.

По полученным наличным деньгам срок для отчета – 3 рабочих дня после истечения срока, на который они были выданы, или со дня выхода на работу (к примеру, при возвращении из командировки) (п. 6.3 Указания ЦБР от 11.03.2014 № 3210-У). Срок выдачи денег под отчет работодатель утверждает сам и закрепляет в локальном нормативном акте (к пример, в Положении о расчетах с подотчетными лицами). Для выдачи денег в безналичном порядке работодателю необходимо утвердить не только срок, на который они выдаются, но и срок, который дается работникам на то, чтобы отчитаться по полученным суммам.

Если работник не отчитался по выданным ему деньгам, может ли работодатель удержать задолженность из причитающейся такому работнику заработной платы? И нужно ли брать от работника заявление на удержание подотчетных сумм?

К слову, напомним, что закон не запрещает выдавать наличные деньги под отчет лицам, которые не отчитались за ранее полученные средства и имеют долг перед работодателем. Это же касается и безналичной выдачи денег под отчет.

Как удержать подотчетные суммы у работника?

Когда работодатель решает удержать невозвращенные подотчетные суммы у работника, он издает соответствующий приказ. Но нужно иметь в виду, что на издание такого приказа у работодателя есть только месяц со дня окончания срока на возврат подотчетной суммы. Если этот срок будет пропущен, за взысканием долга придется обращаться в суд.

Также нужно учитывать, что сам работник должен быть согласен с удерживаемой суммой. В противном случае дорога по взысканию долга вновь будет лежать исключительно через суд (ст. 137 ТК РФ, Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0).

Даже если есть приказ на удержание и согласие работника, не всегда удастся удержать невозвращенную подотчетную сумму единовременно. Ведь ТК РФ ограничивает размер удержаний из доходов работника. Удерживаемый долг подотчетника при конкретной выплате не может превышать 20% зарплаты после вычета из нее НДФЛ (ст. 138 ТК РФ, Письмо Минздравсоцразвития от 16.11.2011 № 22-2-4852). Поэтому если долг подотчетника превышает указанные 20%, удержание придется «растянуть» на несколько месяцев.

Как было указано выше, согласие работника на удержание подотчетных сумм должно быть обязательно. Выражаться это может в виде подписи работника в приказе на удержание, где будет указано, что работник не оспаривает основание и размер удержания. А можно предварительно получить заявление работника на удержание. Соответственно, уже на основании такого заявления издается приказ. Повторно согласовывать с работником удержание уже не придется.

И даже если срок на удержание пропущен, работник может написать заявление о том, чтобы подотчетные суммы были с него удержаны.

Составляем заявление на удержание подотчетных сумм из зарплаты

Работник составляет заявление на удержание подотчетных сумм в произвольной форме. Заявление адресуется руководителю организации, содержит сведения о работнике, о дате получения денег под отчет, сумме, которую работник разрешает удерживать, а также дату, с которой может производиться удержание.

Приведем образец заполнения заявления на удержание подотчетных сумм из заработной платы работника.

Пред. / След. Скачать форму заявления на удержание подотчетных сумм из зарплаты работника можно здесь. Скачивать формы документов могут только подписчики журнала «Главная книга».

• Я подписчик: электронного журнала печатного журнала
• Я не подписчик, но хочу им стать
• Хочу скачивать формы документов бесплатно и попробовать все возможности подписчика

Какой бухгалтерской записью отражается операция «С расчетного счета получены наличные деньги для выплаты заработной платы»?

Вариант 1

1. Назовите основные формы оплаты труда:

а) Повременная, сдельная, аккордная.

б) Основная и дополнительная.

в) Простая повременная и простая сдельная.

г)Только основная.

2. При повременных формах оплата производится за:

а) Определенное количество отработанного времени независимо от количества выполненных работ.

б) Число единиц изготовленной продукции и выполненных работ и, исходя из твердых сдельных расценок, установленных с учетом необходимой квалификации.

в) За перевыполнение выработки и достижение определенных качественных показателей (отсутствие брака, рекламации и т.п.).

г) Зависит от объема произведенной продукции.

3. При сдельно-прогрессивной системе оплата труда повышается за:

а) Перевыполнение выработки и достижение определенных качественных показателей (отсутствие брака, рекламации и т.п.).

б) Выработку сверх нормы.

в) Выполнение определенных стадий работы или производство определенного объема продукции.

г) За отработанное в ночное время.

4. Тарифная система:

а) Представляет собой совокупность нормативов, с помощью которых регулируется уровень зарплаты различных групп и категорий работников в зависимости от следующих условий: сложности выполняемой работы, условий труда, в том числе отклоняющихся от нормальных природно-климатических условий, в которых выполняется работа, интенсивность труда (совмещение профессий, руководство бригадой и др.), характер труда.

б) Предполагает определение размера заработной платы каждого работника в зависимости от конечного результата всего рабочего коллектива.

в) Предполагает ежемесячное определение размера должностного оклада работника, в зависимости от уровня производительности труда на обслуживаемом участке при условии выполнения задания по выпуску продукции.

г) Находится в прямой зависимости от производительности труда.

5. Назовите основные виды оплаты труда:

а) Повременная и сдельная.

б) Только основная.

в) Основная и дополнительная.

г) Простая повременная и простая сдельная.

6. К дополнительной заработной плате относятся:

а) Премия за экономию материалов.

б) Выплаты за непроработанное время.

в) Заработная плата.

г) Нет верного ответа

7. Лицевой счет открывается сроком на:

а) Месяц.

б) Квартал.

в) Год.

г) Бессрочный

При увольнении работник должен получить справку из бухгалтерии о доходе и удержанном налоге на доход за все отработанное время с начала года по день увольнения.

а) Да.

б) Нет

в) По усмотрению администрации предприятия.

г) По собственному желанию сотрудника.

9. Учет отработанного времени, необходимого при начислении заработной платы, а также правильного определения средней численности работников на предприятии организуется:

а) В лицевом счете работника.

б) В табеле учета рабочего времени (ф. № Т-12).

в) В штатном расписании.

г) Нет верного ответа.

10. Учет рабочего времени может быть:

а) Полным и частичным.

б) Основным и дополнительным.

в) Поденным и суммированным.

г) Нет верного ответа.

11. Поденный учет предусматривает:

а) Подсчет отработанного времени в течение каждого дня и применяется в тех случаях, когда дневная продолжительность рабочего дня постоянна.

б) Суммирование рабочего времени за месяц.

в) Суммирование рабочего времени за год.

г) Нет верного ответа.

Запрещается взаимозачет переработки в течение одного дня и недоработки в другие дни?

а) Да.

б) Нет.

в) По усмотрению администрации предприятия.

г) Нет верного ответа.

13. Численность работников постоянно должна уточняться на основании:

а) Табелей учета рабочего времени.

б) Лицевых счетов.

в) Приказов (распоряжений) о приеме, переводе и увольнении

г) Нет верного ответа.

14. Табель заполняется:

а) На всех работников, принятых на постоянную, сезонную или временную работу, сроком на один день и более, со дня зачисления, кроме принятых по договорам подряда.

б) Только на работников, принятых на постоянную работу.

в) Только на сезонных работников.

г) Нет верного ответа.

15. Существуют два метода ведения табеля учета рабочего времени:

а) Метод основной и дополнительной регистрации явки на работу.

б) Метод сплошной регистрации явки на работу по табельной системе или метод регистрации отклонений.

в) Метод основной регистрации явки на работу или метод регистрации отклонений.

г) Метод дополнительной регистрации явки на работу или метод сплошной регистрации.

16. Для расчета заработной платы работников, находящихся на повременной оплате труда, используются:

а) Данные табелей учета отработанного времени.

б) Данные нарядов, рапортов, маршрутных листов.

в) Приказов (распоряжений) о приеме, переводе и увольнении.

г) Нет верного ответа.

17. В условиях мелкосерийного и индивидуального производства основным первичным документом по учету выработки является:

а) Наряд на сдельную работу.

б) Маршрутные листы или карты.

в) Лицевых счетов.

г) Нет верного ответа.

18. Обязательными удержаниями являются:

а) Налог на доходы физических лиц по исполнительным листам и надписями нотариальных контор в пользу юридических и физических лиц.

б) Ранее выданные плановый аванс и выплаты, сделанные в межрасчетный период.

в) Погашение задолженности по подотчетным суммам.

г) Нет верного ответа.

19. Расчеты по возмещению персоналом материального ущерба отражаются на счете:

а) 73.

б) 70.

в) 75.

г) 71.

20. Аналитический учет по счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» ведется:

а) По группам работников предприятия.

б) По каждому работнику организации.

в) Не ведется на предприятии.

г) Нет верного ответа.

Ключ к тесту: вариант №1

№ вопроса	Правильный ответ
1	а)
2	а)
3	б)
4	а)
5	в)
6	б)
7	в)
8	а)
9	б)
10	в)

11	а)
12	а)
13	в)
14	а)
15	б)
16	а)
17	а)
18	а)
19	а)
20	б)

Вариант №2

1. Удержание налога на доходы физических лиц отражается бухгалтерской записью:

а) Дт сч. 70 Кт сч. 69.

б) Дт сч. 70 Кт сч. 68.

в) Дт сч. 70 Кт сч. 60.

г) Нет верного ответа.

2. Удержание неиспользованных авансовых сумм отражается бухгалтерской записью:

а) Дт сч. 70 Кт сч. 71.

б) Дт сч. 70 Кт сч. 73.

в) Дт сч. 70 Кт сч. 76.

г) Дт сч. 70 Кт сч. 75.

3. Удержания по исполнительным листам отражаются бухгалтерской записью:

а) Дт сч. 70 Кт сч. 71.

б) Дт сч. 70 Кт сч. 76.

в) Дт сч. 70 Кт сч. 68.

г) Дт сч. 70 Кт сч. 69.

4. Удержания за допущенный брак отражаются в учете бухгалтерской записью:

а) Дт сч. 70 Кт сч. 76.

б) Дт сч. 70 Кт сч. 73.

в) Дт сч. 70 Кт сч. 71.

г) Дт сч. 70 Кт сч. 75.

5. Удержания за причиненный материальный ущерб отражаются бухгалтерской записью:

а) Дт сч. 70 Кт сч. 60.

б) Дт сч. 70 Кт сч. 73.

в) Дт сч. 70 Кт сч. 76.

г) Дт сч. 70 Кт сч. 75.

6. Удержания на благотворительные цели отражаются бухгалтерской записью:

а) Дт сч. 70 Кт сч. 76.

б) Дт сч. 70 Кт сч. 73.

в) Дт сч. 70 Кт сч. 71.

г) Дт сч. 70 Кт сч. 77.

7. Удержания за форменную одежду отражаются записью:

а) Дт сч. 70 Кт сч. 76.

б) Дт сч. 73 Кт сч. 70.

в) Дт сч. 70 Кт сч. 73.

в) Дт сч. 70 Кт сч. 75.

8. Удержания по договорам добровольного страхования отражаются записью:

а) Дт сч. 73 Кт сч. 70.

б) Дт сч. 73 Кт сч. 76.

в) Дт сч. 70 Кт сч. 76.

г) Дт сч. 70 Кт сч. 71.

9. Удержания за товар, проданный в кредит, отражаются записью:

а) Дт сч. 73 Кт сч. 70.

б) Дт сч. 70 Кт сч. 73.

в) Дт сч. 70 Кт сч. 71.

г) Дт сч. 70 Кт сч. 75.

10. Удержание займов, ссуд, выданных работнику предприятия, отражается записью:

а) Дт сч. 76 Кт сч. 70.

б) Дт сч. 70 Кт сч. 73.

в) Дт сч. 73 Кт сч. 70.

г) Дт сч. 70 Кт сч. 71

11. Сверхурочные не должны превышать для каждого работника:

а) Двух часов в течение двух дней подряд.

б) Четырех часов в течение двух дней подряд.

в) Четырех часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год.

г) 120 часов в год.

12. Пособие по беременности и родам, выплачиваемое работнику организации:

а) Включается в совокупный доход в целях обложения налогом на доходы физических лиц.

б) Не включается в совокупный доход и не облагается налогом на доходы физических лиц.

в) Включается в доход, но не облагается налогом.

г) Не облагается налогом на доходы физических лиц.

Какой бухгалтерской записью отражается операция «С расчетного счета получены наличные деньги для выплаты заработной платы»?

а) Дт сч. 70 Кт сч. 51.

б) Дт сч. 70 Кт сч. 50.

в) Дт сч. 50 Кт сч. 51.

г) Дт сч. 51 Кт сч. 70.

14. На сумму депонированной заработной платы делается бухгалтерская запись:

а) Дт сч. 51 Кт сч. 76.

б) Дт сч. 76 Кт сч. 50.

в) Дт сч. 70 Кт сч. 76.

г) Дт сч. 70 Кт сч. 71.

15. Невостребованная депонированная заработная плата хранится на расчетном счете организации:

а) В течение двух лет.

б) Срок хранения не ограничен.

в) В течение трех лет.

г) В течение десяти лет.

16. В расчетно-платежную ведомость заносят:

а) Только сумму заработной платы, подлежащую выдаче.

б) Только начисленную заработную плату, подлежащую выдаче.

в) Сумму начисленной заработной платы, суммы удержаний и сумму к выдаче.

г) Сумму начисленной заработной платы и суммы удержаний.

17. Начисление оплаты труда рабочим, занятым разборкой разрушенного вследствие землетрясения здания, оформляют бухгалтерской записью:

а) Дт сч. 91 Кт сч. 70.

б) Дт сч. 99 Кт сч. 70.

в) Дт сч. 84 Кт сч. 68.

г) Дт сч. 70 Кт сч. 99.

18. Заработная плата, начисленная рабочим цехов основного производства, оформляется бухгалтерской записью:

а) Дт сч. 20 Кт сч. 70.

б) Дт сч. 25 Кт сч. 70.

в) Дт сч. 26 Кт сч. 70.

г) Дт сч. 28 Кт сч. 70.

Как вычесть из зарплаты выданные ранее подотчет средства?

Как вычесть из зарплаты выданные ранее подотчет средства — этот вопрос рано или поздно задает каждый бухгалтер. Ответ на него не так однозначен, как может показаться. Рассмотрим все варианты.

О чем нужно помнить бухгалтеру при выдаче денег под отчет

Как обязано отчитаться подотчетное лицо

Способы удержания из заработной платы средств и типовые проводки по погашению подотчета

Итоги

О чем нужно помнить бухгалтеру при выдаче денег под отчет

Выдача денег под отчет регламентируется указанием Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У, устанавливающим порядок ведения кассовых операций (далее — порядок № 3210-У). Исходя из его положений, есть 3 основных момента, о которых необходимо помнить каждому бухгалтеру при выдаче денег под отчет:

1. Деньги в подотчет выдаются на основании письменного заявления лица, получающего средства. К обязательным реквизитам такого заявления относятся (кроме Ф. И. О., должности и подписи заявителя): сумма подотчетных средств, срок, на который деньги выдаются, дата и подпись руководителя, разрешившего выдать средства в подотчет (п. 6.3 порядка № 3210-У).
2. Сроки выдачи денег в подотчет могут быть установлены учетной политикой или отдельным приказом. Так проще будет подотчетным лицам писать заявления, а бухгалтеру — проверять сроки возврата средств. Законодательно границы сроков, на которые выдаются деньги в подотчет, не установлены. Этот вопрос решает каждое предприятие самостоятельно.

ВАЖНО! На предприятии должен быть приказ о том, кто имеет право получать деньги в подотчет.

1. Прежде чем выдать деньги подотчетному лицу, бухгалтер обязан проверить, нет ли у заявителя задолженности по предыдущим подотчетам. Если такая задолженность имеется, деньги в подотчет выдавать нельзя (абз. 3 п. 6.3 порядка № 3210-У).
2. Подотчетное лицо обязано отчитаться о подотчетной сумме или вернуть в кассу предприятия неиспользованные средства не позднее чем через 3 дня после окончания срока, на который ему выдавались деньги. Если деньги выдавались на командировку, подотчетник обязан отчитаться в 3-дневный срок после возвращения.

ВАЖНО! Если в указанный в заявлении период, на который выданы деньги в подотчет, работник заболел или ушел в отпуск, он должен отчитаться в течение 3 дней по выходе на работу.

О том, как регламентируется выдача и возврат подотчетных средств, можно прочитать в статье «Расчет с подотчетными лицами — нормативные документы».

Еще один важный нюанс — максимально возможная сумма, которую можно выдать в подотчет. Здесь есть свои ограничения.

Рекомендуем посмотреть материал «Какую сумму можно выдавать под отчет в 2016 году?».

Как обязано отчитаться подотчетное лицо

Для списания с работника денег, полученных в подотчет, существует установленная форма, называемая «Авансовый отчет». Бланк авансового отчета (АО) в графах о расходовании сумм заполняет подотчетное лицо самостоятельно. К АО прилагаются первичные документы, подтверждающие факт расхода.

Скачать бланк авансового отчета

В соответствующих столбцах таблицы обратной стороны бланка АО подотчетное лицо указывает:

• порядковый номер записи;
• дату расходования средств (выдачи первичного документа);
• номер первичного документа;
• наименование первичного документа;
• сумму расхода.

Если списываются суточные расходы, не имеющие первичных документов, указывается дата расхода, ставится размер суточных, утвержденный на предприятии. Следует также указать номер приказа, на основании которого выдавались суточные командированному лицу.

В итоговой строке бланка подотчетное лицо ставит сумму израсходованных средств. Бухгалтер проверяет соответствие суммы по отчету сумме полученных подотчетным лицом средств.

Если сумма по авансовому отчету больше, чем была выдана подотчетнику, то производится доплата подотчетному лицу из кассы предприятия или (по его заявлению) на банковскую карту.

Как это сделать правильно, смотрите здесь «Перевод подотчета на карту сотрудника с расчетного счета».

Если сумма списываемых по авансовому отчету средств меньше, чем была выдана подотчетнику, он обязан вернуть остаток денег предприятию. Если подотчетное лицо не вернуло остаток неизрасходованных (не списанных по авансовому отчету) средств либо не отчиталось в указанные сроки, у него появляется задолженность перед предприятием по суммам, полученным в подотчет.

Способы удержания из заработной платы средств и типовые проводки по погашению подотчета

Существует 3 возможных варианта развития событий:

1. Подотчетное лицо признает долг и пишет заявление на удержание полученных под отчет средств, по которым оно осталось должно, из его заработной платы.
2. Работодатель удерживает долг подотчетника по своей инициативе. Эта ситуация, в свою очередь, предполагает 2 возможных варианта развития событий:

• когда подотчетное лицо не оспаривает долга, предприятие в течение месяца с окончания срока, к которому сотрудник должен был отчитаться, может принять решение об удержании денег;
• когда подотчетное лицо не согласно с фактом задолженности, решение об удержании денег может принять только суд.

1. Руководитель решил простить долг подотчетному лицу.

В первом случае, когда подотчетник признает долг и пишет заявление с просьбой удержать у него подотчетные деньги из зарплаты, можно удержать единовременно всю сумму долга, если иное не указано в заявлении на удержание (письмо Роструда от 26.09.2012 № ПГ/7156-6-1).

Во втором случае, когда подотчетник не оспаривает факт задолженности, бухгалтер имеет право удержать с работника долг. Для этого необходимо принять решение (издать приказ) об удержании долга в течение месяца от даты, установленной для сдачи авансового отчета в бухгалтерию или возврата подотчетных сумм. В приказе обязательно должна быть проставлена подпись сотрудника, свидетельствующая о том, что возражений у него не имеется. Эта норма установлена ст. 137 ТК РФ.

Ст. 138 ТК РФ устанавливает ограничения на общий размер всех сумм, удерживаемых из заработной платы, — 20% (в некоторых случаях — 50 или 70%).

Приведем типовые проводки по рассмотренным выше операциям:

Дт	Кт	Описание операции
		Выдача в подотчет наличных денег из кассы предприятия
		Отражена задолженность по невозвращенным подотчетным средствам
20–44		Начислена заработная плата сотруднику
		Удержан НДФЛ из зарплаты
		Погашена задолженность сотрудника

В случае же, когда подотчетное лицо оспаривает долг, решить вопрос может только суд. При этом по истечении месячного срока от крайней отчетной даты бухгалтер обязан доначислить на сумму невозвращенных подотчетных средств страховые взносы (ст. 7, 8 закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). Что касается НДФЛ, он начисляется по факту списания задолженности в связи с решением суда (если суд принял решение в пользу работника) либо на дату прощения задолженности.

Прощение задолженности — это последний вариант возможного развития событий при невозврате подотчетных сумм. Если принято решение простить долг подотчетному лицу, необходимо издать соответствующий приказ (можно также ограничиться получением соответствующей резолюции руководителя на заявлении подотчетного лица о прощении ему долга).

Дата резолюции (или приказа) считается датой списания долга с должника (п. 2 ст. 415 ГК РФ). В этот день необходимо начислить НДФЛ на сумму списываемой с должника задолженности. В соответствии с п. 6 ст. 226 НК РФ необходимо удержать с налогоплательщика (подотчетного лица) сумму НДФЛ и в этот же день (или на следующий) перечислить налог в бюджет. Удержать НДФЛ можно при выплате подотчетному лицу заработной платы.

Проводки при прощении долга по невозвращенному подотчету выглядят так:

Дт	Кт	Описание операции
		Списан долг на основании приказа
		Удержан НДФЛ с суммы списанного долга
		Начислены взносы по списанной задолженности

Итоги

При выдаче подотчетных сумм бухгалтер предприятия обязан вести учет сроков их возврата. Если подотчетник своевременно не отчитался за выданные суммы (или не вернул их), возможно удержание их из зарплаты. Процедуру такого удержания может инициировать как сотрудник, так и работодатель.

Подробнее о том, как взыскать подотчет с директора предприятия, можно узнать из статьи «Пять действенных способов обнулить накопленный подотчет директора».

Подотчетные деньги могут выдаваться работникам на различные производственные нужды, командировки и т.п. Основанием для признания подотчетных средств израсходованными выступает авансовый отчет сотрудника с документальными подтверждениями затрат (подается в трехдневный срок после окончания срока, на который выданы деньги). Неиспользованные ресурсы подлежат внесению в кассу или на расчетный счет работодателя. Удержание из зарплаты подотчетных сумм допускается в ситуациях, когда сотрудник не отчитался о подотчетных деньгах в установленный срок или не возвратил остаток работодателю.

Порядок удержания подотчетных сумм из заработной платы

Сроки, в которые работники должны представить нанимателю отчетность по расходованию выданных авансом подотчетных денег, фиксируются в приказе работодателя о выдаче денег, либо в заявлении подотчетника. Авансовый отчет в бухгалтерию нужно предоставить не позже 3-х дней по истечении этого срока, либо после выхода на работу по окончании командировки (Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У, п. 6.3). На основании авансового отчета может быть произведена доплата сотруднику (если выданных авансовых средств оказалось недостаточно, и он потратил часть своих денег) или возврат денег работодателю (если подотчетные деньги потрачены не полностью, либо использованы не по назначению и сотрудник не предоставил по ним авансовый отчет).

Возмещение неизрасходованных подотчетных сумм работодателю может осуществляться несколькими способами:

• работник добровольно погашает сформировавшийся долг путем внесения денег в кассу или переводом средств на банковский счет нанимателя;

• сотрудник дает письменное согласие на удержание неизрасходованных подотчетных сумм из заработной платы;

• если подотчетное лицо не дает согласия на возврат денег, или прошло более месяца после установленного для возврата срока, работодатель обращается в суд для взыскания долга в принудительном порядке на основании исполнительного листа.

Документально оформить приказ на удержание средств работодатель должен в течение месяца после истечения срока возврата полученных денег (предварительно получив согласие работника). Возможность осуществления удержаний и их максимальный размер зафиксированы в ст. 137, 138 ТК РФ. Нельзя взыскать из месячного заработка за один раз сумму, превышающую 20% от его размера (после вычета НДФЛ). Это ограничение касается всех удержаний с работника в сумме.

Альтернативный вариант – работодатель прощает подотчетнику весь долг или его часть. Для этого руководитель издает внутренний приказ, а бухгалтерия относит сумму списываемых средств в доходы работника и начисляет на них НДФЛ и страховые взносы (письмо УФНС по Московской области от 14.09.2018 № 16-10/099623@).

Удержание из заработной платы подотчетных сумм – проводки

Информация по выданным в подотчет средствам аккумулируется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами», в аналитике расчеты привязаны к конкретным сотрудникам. При образовании задолженности за сотрудниками они должны ее погашать, если этого не происходит, долг переводится в недостачи на счет 94. Списание прощеной задолженности осуществляется путем переноса ее суммы в прочие расходы с одновременным отражением на забалансовом счете 007.

Пример 1

Работнику в подотчет было выдано 14 500 руб. По авансовому отчету объем подтвержденных расходов составил 7300 руб., возврату подлежит 7200 руб. Сотрудник согласился на вариант возмещения долга по подотчетным средствам через удержание их из заработной платы. В учете будут сделаны следующие записи:

• Д71 – К50 – 14 500 руб., выданы денежные средства в подотчет;

• Д20 – К71 – 7300 руб., часть подотчетных средств признана подтвержденным расходом;

• Д94 – К71 – 7200 руб., остаток подотчетных денег преобразован в долг работника и считается недостачей;

• Д20 – К70 – 33 800 руб., работнику, не возместившему подотчетные средства, начислена зарплата;

• Д70 – К68/НДФЛ – 4394 руб. (33 800 х 13%), из заработной платы удержан подоходный налог;

• определяется максимальный размер долга, который бухгалтер может удержать из начислений по зарплате за истекший месяц – 5881,20 руб. ((33 800 – 4394) х 20%);

• Д70 – К94 – 5881,20 руб., из зарплаты подотчетного лица с его согласия частично удержана задолженность по подотчетным средствам;

• Д70 – К50 – 23 524,80 руб. (33 800 – 4394 – 5881,20), выплачена через кассу зарплата.

Так как удержание неиспользованных подотчетных сумм из заработной платы было произведено не в полном объеме, работник решил добровольно вернуть остаток долга в кассу. Как это отразить в учете:

• Д73 – К94 – 1318,80 руб., оставшаяся часть долга, которую не удалось удержать из зарплаты;

• Д50 – К73 – 1318,80 руб., сотрудник добровольно внес остаток подотчетных средств в кассу.

Пример 2

Уволившийся работник не вернул подотчетные средства в размере 550 руб. Приказом руководителя этот долг решено простить. В учете будут составлены следующие корреспонденции:

• Д91 – К73 – 550 руб., на прочие расходы списана задолженность;

• Д007 – 550 руб., в забалансовом учете отражен прощеный долг, который должен учитываться за балансом на протяжении 5 лет с момента списания;

• Д73 – К68/НДФЛ – 72 руб. (550 х 13%), с суммы прощеного долга удержан подоходный налог;

• Д91 – К69 – 165 руб., начислены страхвзносы.

Приказ об удержании подотчетных сумм образец

Когда приказ на удержание не требуется

Приказ на удержание не создается в таких случаях:

• Работник пишет заявку на вычет из зарплаты для своевременной оплаты банковского кредита. Этот процесс не является удержанием в отличие от удержаний по исполнительным листам и в случаях, перечисленных в ст. 137 ТК РФ.
• Удержания денежных сумм из зарплаты за неотработанные дни отпуска не исполняются, если работник увольняется по следующим причинам:
• При обязательных удержаниях (судебные предписания и исполнительные листы — выплата алиментов, штрафы ГИБДД, налоги и т. п.) приказ не нужен.

1. ч. 1 ст. 81 ТК РФ — ликвидация компании, сокращение численности или штата, смена собственника имущества фирмы — относительно ее руководителя, его замов и главбуха;
2. ч. 1 ст. 83 ТК РФ — призыв на военную/альтернативную службу; возвращение на работу человека, ранее занимавшего эту должность; признание нетрудоспособным по медицинскому заключению; смерть либо признание работника безвестно отсутствующим; наступление чрезвычайных обстоятельств (катастрофа, стихийное бедствие, военные действия и т. 1 ст. 83 ТК РФ — призыв на военную/альтернативную службу; возвращение на работу человека, ранее занимавшего эту должность; признание нетрудоспособным по медицинскому заключению; смерть либо признание работника безвестно отсутствующим; наступление чрезвычайных обстоятельств (катастрофа, стихийное бедствие, военные действия и т.

   п.).

3. п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ — отказ от перевода на другую работу по медпоказаниям либо отсутствие соответствующей работы;

Как вычесть из зарплаты выданные ранее подотчет средства?

Случаи, когда работодатель имеет право произвести удержание из заработной платы работника в счет погашения задолженности по заработной плате, перечислены в статье 137 ТК РФ: для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы; для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях; для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику, в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда или простое; при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска.

Приказ на удержание подотчетных сумм

Решение работодателя оформляется в виде приказа или распоряжения.Конкретная форма приказа не утверждена на законодательном уровне, но в документ рекомендуется включить обязательные пункты:

1. требование о взыскании задолженности по подотчетной сумме с обозначением размера удержания и личных данных должника;
2. с какой даты и в каком размере производить удержания с заработной платы;
3. подпись руководителя и работника, с которого будут производиться удержания;
4. наименование бланка, в связи с чем составлен;
5. на кого возлагается контроль за исполнением приказа;
6. номер документа;
7. дата составления;
8. название компании;
9. указывается документ основание для оформления приказа: согласие работника.

Приказ составляется на листе формата А–4 без ошибок. Если документ содержит недостоверную информацию, работодатель рискует оказаться привлеченным к ответственности за взыскание без оснований.Скачать примерный образец приказа об удержании подотчетной суммы с зарплаты — .

Удержание подотчетных сумм из заработной платы: проводки

Согласно Плану счетов бухучета и инструкции к нему, не возвращенные вовремя подотчетные средства списываются с кредита счета 71 в дебет счета 94, а в дальнейшем с кредита 94 либо в дебет 70 (если долг удерживается из зарплаты), либо в дебет 73 (при невозможности списания из зарплаты).

Содержание операции Дебет Кредит Отнесены на недостачи своевременно не возвращенные средства, полученные под отчет 94 71 Невозвращенные средства, полученные под отчет, с согласия работника удержаны из зарплаты 70 94 Отражена задолженность сотрудника по подотчету, по которому невозможно погашение за счет зарплаты 73 94 Погашена сотрудником задолженность по невозвращенному подотчету добровольно, либо по решению суда 50, 51 73 Прощен долг сотруднику по подотчету 91 73 Удержан НДФЛ с суммы прощенного долга при первой выплате дохода работнику 70 68 Перечислена сумма удержанного НДФЛ в бюджет 68 51 Подпишитесь на новости Клуба кадровиков Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту.

Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес.

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с и и даете согласие на использование файлов cookie и передачу своих персональных данных сайту clubtk.ru * Подписаться Как узнать систему налогообложения ООО? Можно воспользоваться одним из способов:

• Запросить информацию у самого контрагента.
• Использовать официальный сайт ФНС.
• Использовать платные сервисы проверки контрагентов.
• Обратиться на портал Госуслуги.

Интерес в этом случае не праздный — организациям и предпринимателям не всегда выгодно работать с поставщиками на спецрежимах.

Это может стать причиной сокращения прибыли, а порой привести и к претензиям контролирующих органов. 23 Декабря 2019 в 17:31 Предел вычета на детей — сумма от 1400 до 15 000 рублей. И если вы являетесь родителем или законным опекуном несовершеннолетнего, то можете уменьшить уплачиваемый налог на доходы физических лиц на эту сумму. И если вы являетесь родителем или законным опекуном несовершеннолетнего, то можете уменьшить уплачиваемый налог на доходы физических лиц на эту сумму. 19 Декабря 2019 в 14:18 Срок исковой давности по уплате налогов — это период, за который налоговая инспекция должна успеть подать заявление о взыскании долга в суд.

В противном случае недоимка будет списана как безнадежная.

13 Декабря 2019 в 17:29 Предельная база по страховым взносам — это уровень доходов работников, до достижения которого компания начисляет и уплачивает обязательные платежи по максимальным тарифам.

Подобные ограничители утверждены в двух сферах — пенсионной и социальной.

Выплаты, начисляемые на медицинское страхование и от травматизма, берут со всех доходов работников. 30 Ноября 2019 в 11:16 Алименты с премии — это часть денежных средств, которые учитываются при определении общего размера суммы, перечисляемой ежемесячно от должника кредитору. Не со всех видов бонусов допустимо делать удержания, ошибки при расчетах могут обернуться штрафами. Не со всех видов бонусов допустимо делать удержания, ошибки при расчетах могут обернуться штрафами.

28 Ноября 2019 в 18:09 30 Ноября 2019 21 Ноября 2019 17 Октября 2019 08 Октября 2019 04 Октября 2019 ИЗБРАННОЕ Эта функция доступна только зарегистрированным пользователям НЕТ, СПАСИБО

НДФЛ

Нормы гл. 23 НК РФ напрямую не определяют в качестве дохода физического лица суммы, полученные под отчет, по которым сотрудник не отчитался в установленном порядке или которые не вернул в установленные сроки, а следовательно, у него не возникает и объекта обложения . Основные налоговые риски по при выдаче денег подотчетному лицу возникают в ситуациях, когда выданные суммы не возвращаются организации в установленные для этого сроки либо когда расходы, произведенные за счет подотчетных сумм, не подтверждены документально.

В этом случае налоговые органы могут прийти к выводу о получении подотчетным лицом дохода (см., например, постановление ФАС Волго-Вятского округа от 03.02.2012 № А82-3116/2011, постановление ФАС Поволжского округа от 22.09.2009 № А55-1433/2009, постановление Президиума ВАС РФ от 03.02.2009 № 11714/08).

В то же время суды не всегда поддерживают налоговиков.

Существуют примеры судебной практики, в которых отмечается, что деньги, выданные под отчет, не являются доходом работника для целей исчисления даже в случае, если он не отчитался по ним в установленном порядке (см., например, постановления ФАС Центрального округа от 27.11.2009 № А36-681/2009, ФАС Северо-Кавказского округа от 14.09.2009 № А32-27520/2008-19/520). Таким образом, у регуляторов до сих пор нет единого мнения по вопросу обложения невозвращенных подотчетных сумм, и вопрос остается открытым. Кроме того, в ситуации, когда подотчетное лицо постоянно берет и возвращает денежные средства, ничего не приобретая для организации, нельзя исключить вероятности, что налоговые органы будут исходить из того, что организация фактичес-ки предоставляет работнику беспроцентные займы, а он при этом получает доход в виде материальной выгоды (пп.

1 п. 1, пп. 1 п. 2 ст. 212 НК РФ). В связи с этим вопрос о возникновении у работника дохода для целей исчисления является спорным.

При возникновении подобной ситуации, если исходить из отсутствия оснований для признания факта возникновения у сотрудника дохода для целей исчисления , не исключено, что свою позицию придется отстаивать в суде. При этом существует риск того, что суд не примет сторону работодателя.

ВАЖНО В РАБОТЕ За невыполнение налоговым агентом обязанности по удержанию налогов нормами ст.

123 НК РФ предусмотрена ответственность в виде штрафа.

Удержание из заработной платы подотчетных сумм

Если сотрудник вовремя не вернул неиспользованный подотчет, у работодателя имеется возможность удержать из зарплаты подотчетную сумму.

Порядок удержания описан в статье 137 ТК РФ. На принятие решение о взыскании из зарплаты отводится один месяц после окончания срока возврата аванса.

Поскольку списание из зарплаты возможно только в случае, если работник согласен с размером и самим фактом удержания, целесообразно получить его согласие в письменном виде.

Решение работодателя оформляется в виде приказа или распоряжения. В нем же можно отвести место, где работник выразит свое согласие на списание из заработной платы.

Какой процент денежных средств удерживать

В большинстве ситуаций достаточно бывает удержать 20%.

Это касается порчи имущества, недостач и проч.

Если исполнительных листов больше одного, то допустимо удержание до 50% от общей выдаваемой суммы за месяц. Трудовым законодательством предусмотрены случаи, когда вычитают до 70% от заработной платы.

Это:

1. алиментные выплаты;
2. имело место смерть кормильца;
3. к сотруднику было применено наказание в форме исправительных работ.
4. если было совершено преступление, в результате чего был причинен материальный вред;

Если же работодатель не будет обладать этой информацией и удержит, например, все 100% заработной платы за какое-либо нарушение, то нерадивый работник имеет право даже обратиться в суд по этому инциденту. Если все будет оформлено должным образом, то он выиграет процесс о нарушении его прав.

В любом случае, обоим сторонам следует знать, что 20% — это та часть заработной платы, которая может быть удержана работодателем с работника по уважительным причинам. А для остального необходимо будет искать причины в трудовом кодексе.

Образцы приказов об удержании аванса и подотчетных сумм

1. Возмещение неотработанного аванса в счет зарплатыКомпания имеет право на вычет из увольнительных выплат неотработанного аванса.2. Погашение невозвращенных подотчетных суммОрганизация должна выдать сотруднику деньги перед его командировкой либо перед переездом на работу в другую местность (п.

6.3 указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).Не позднее трех дней после установленного срока или со дня выхода на работу подотчетному лицу положено заполнить для бухгалтерии авансовый отчет по израсходованным суммам и приложить документы, подтверждающие расходы.При невозвращении оставшихся подотчетных сумм работодатель имеет право вычесть их из зарплаты в течение месячного срока при согласии работника.

Приказ об удержании денежных средств из заработной платы

Приказ об удержании денежных средств из заработной платы – принципиально важный документ при взаимодействии работника и работодателя. Для его подписания у работодателя есть месяц. Последующие посягательства на уменьшение размера заработной платы сотрудника не будут вписываться в рамки существующего законодательства.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа об удержании денежных средств из заработной платы .docСкачать образец приказа об удержании денежных средств из заработной платы .doc

Нормативные документы по регулированию удержаний из зарплаты

Российское законодательство твердо регламентирует официальные удержания из заработной платы работников:

• виды удержаний описаны в Налоговом Кодексе РФ (обязательные – это налоги, по инициативе работодателей и по воле самого сотрудника);
• как проходит исполнительное производство, говорится в Федеральном законе № 229 от 02. октября 2007 года;
• уточняются зарплатные начисления, по которым исчисляется размер выплат по алиментам, в Постановлении Правительства № 841 от 18 августа 1996 года.
• порядок удержания алиментов, перечисления компенсаций за вред здоровью, по потере кормильца – эти выплаты, удерживаемые исключительно по решению суда, регламентированы ст. 138 ТК РФ, п. 3 ст. 99 закона «Об исполнительном производстве» от 02.10.2007 № 229-ФЗ;
• порядок удержания алиментов, перечисления компенсаций за вред здоровью, по потере кормильца – эти выплаты, удерживаемые исключительно по решению суда, регламентированы ст. 138 ТК РФ, п. 3 ст. 99 закона «Об исполнительном производстве» от 02.10.2007 № 229-ФЗ;
• удержания по неотработанным дням отпуска, излишне выданному авансу, результатам счетных ошибок –
• удержания по неотработанным дням отпуска, излишне выданному авансу, результатам счетных ошибок – ст. 137 ТК РФ;
• добровольные вычеты из зарплат по заявлению сотрудника, размер их не ограничен, регламентирует Письмо Роструда от 26 сентября 2012 года № ПР/7156-6-1.

В каких случаях возможно удержание денежных средств из заработной платы

Трудовое законодательство четко перечисляет случаи, в которых работодатель имеет право удержать средства:

• По инициативе самого работника.
• Работник фактически не отработал те денежные средства, которые получил. В большинстве компаний принята авансовая система начисления заработной платы, и это – одно из неприятных последствий, к которым она может привести.
• Была запланирована командировка или переезд сотрудника (с выделением бюджета), но она не состоялась.
• Если на предприятии установлены нормы выработки, а работник не выполнил их.
• Если вина сотрудника есть в том, что в бухгалтерских документах возникла ошибка в пользу увеличения денежных средств, выделенных на его заработную плату.
• Если рабочий год был не доработан в связи с отпуском.
• Если в результате действий или бездействия работника произошел простой на производстве.

Помимо этих ситуаций (их можно оспорить), существуют случаи обязательного удержания. Конкретно это судебные предписания. Если сотрудник является должником по выплате алиментов, неплательщиком штрафов ГИБДД и пр., то его заработная плата обязательно должна быть уменьшена на соответствующую сумму.

Исключением из правил является только последний «мирный» месяц сотрудничества работодателя и сотрудника. То есть служащий уходит, но только в силу сокращения штата, отправки на срочную военную службу, в связи с выходом на работу предыдущего работника и пр.

Исключения из правил

Если был заключен договор о материальной ответственности, то работодатель вправе взыскать с работника всю сумму. По взаимной договоренности можно выплачивать частями, вычитая постепенно из каждой последующей заработной платы.

Таким же образом поступают, если в ходе судебного разбирательства сотрудник был признан виновным в каком-либо административном правонарушении, которое повлекло за собой нанесение материального ущерба организации.

Сотрудник также может сам изъявить желание, чтобы часть средств ему не выдавалась на руки. Он может, к примеру, перечислять свои финансы сразу же на погашение кредита, в благотворительную организацию, профсоюз, фонд страхования и пр. Стоит иметь в виду, что для совершения таких действий бухгалтерской службе компании необходимо будет иметь письменное заявление самого работника. В нем однозначно должно быть указано, что это его инициатива и он полностью согласен с этими действиями.

Подготовка

Перед тем как приступить к оформлению приказа, необходимо документально зафиксировать ущерб (если удержание происходит по инициативе работодателя и в связи с понесенным ущербом). Такими документами могут стать инвентаризационные отчеты, специальный акт о причинении ущерба имуществу компании или другие материалы.
Если речь идет о ДТП, то подтверждающими бумагами могут быть акты страховой компании, чеки автосервиса, счета на приобретение деталей и пр.

Важный момент: в расчетных документах, предъявляемых работнику, должна значиться полная сумма заработной платы. Она включает премиальную часть, компенсационную, за стаж и пр. И вычеты будут рассчитываться из этой общей суммы.

Сроки составления

Подписание приказа об удержании денежных средств из заработной платы должно осуществиться в течение одного месяца с момента обнаружения убытка. Иначе действия работодателя будут незаконны. Отделу кадров стоит быть с этим расторопнее.

Если, например, убыток был обнаружен при инвентаризации, то удержать денежные средства из заработной платы можно только тем же месяцем.

Составные части приказа

Желательно напечатать текст приказа на бланке организации. В бумаге должны содержаться:

• дата составления;
• город (место);
• номер приказа;
• причина удержания денежных средств;
• сколько процентов от оклада составляет сумма удержанных средств;
• размер удерживаемой суммы в рублях;
• дата удержания;
• основания для удержания (подтверждающие документы);
• подпись руководителя организации;
• подпись сотрудника, у которого из заработной платы удерживают средства.

В большинстве случаев для составления приказа об удержании денежных средств из заработной платы потребуется письменное согласие сотрудника. Только так можно добиться юридической грамотности в вопросах взаимоотношений работодателя и сотрудника. При отсутствии обоюдных договоренностей прибегают к обращению в судебные инстанции, но такое бывает редко.

Приказ о прекращении удержаний

Когда об удержаниях из заработной платы в письменном виде просит сам сотрудник, это особый случай, когда прекращают действовать лимиты и ограничения трудового Кодекса, защищающего в большей степени интересы персонала. Чтобы начать такие удержания, нужен приказ.

Но если сотрудник решил прекратить добровольные перечисления путем удержаний из зарплаты, это его право. Чтобы это осуществить, нужен еще один приказ, отменяющий действие первого. Для этого сотруднику нужно выполнить одно из двух действий:

• написать еще одно заявление – просьбу прекратить удерживать средства из его заработной платы на указанные цели;
• при написании первоначального заявления обозначить период, по истечении которого оно утратит силу, и средства нужно будет прекратить перечислять.

Пример заявления о прекращении удержаний

Пишется, если дата прекращения отчислений не была указана в первом заявлении.

Директору ООО «Феликс-М»
Колобкову П.А.
завхоза Соловьихина Н.Л.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу с 12 сентября 2018 года прекратить удерживать из моей заработной платы 8 000 руб. в пользу Соловьихиной Е.Н., так как девочка, на содержание которой перечислялись эти средства, стала совершеннолетней.

К заявлению прилагаю копию свидетельства о рождении Соловьихиной Е.Н.

01.08 2018 г.

/Соловьихин/ Н.Л. Соловьихин

Пример приказа о прекращении удержаний

Общество с ограниченной ответственностью
«Раффлезия»

Приказ № 167
от 12 июля 2018 года
г.Екатеринбург

О прекращении удержаний из заработной платы

В связи с заявлением инспектора отдела кадров Семенцовой Татьяны Ивановны о прекращении добровольных перечислений в благотворительный фонд «Наши друзья кошки» по реквизитам ХХХХХХХХХХХХ.

ПРИКАЗЫВАЮ:

Начиная с 1 августа 2018 года, прекратить ежемесячно удерживать из заработной платы инспектора отдела кадров Семенцовой Т.И. сумму в 1 000 руб.

ОСНОВАНИЕ: заявление Семенцовой Т.И. от 10 июля 2018 года.

Ответственность за исполнение настоящего Приказа возложить на главного бухгалтера Михалец П.А.

Генеральный директор ООО «Раффлезия»

/Квитко/ Квитко Л.А.

С приказом ознакомлена

14 июля 2018 года /Семенцова/ Семенцова Т.И.

Главный бухгалтер

14 июля 2018 года /Михалец/ Михалец П.А.