Учет материальных ценностей

Приказ о смене материально-ответственного лица

Формирование приказа о смене материально-ответственного лица необходимо в тех случаях, когда в организации возникает потребность переложить финансовую ответственность за имущество предприятия с одного работника на другого.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа о смене материально-ответственного лица .docСкачать образец приказа о смене материально-ответственного лица .doc

Материально-ответственные лица

Материально-ответственными могут быть сотрудники компании, занимающие совершенно разные позиции штатного расписания. К ним относятся:

• бухгалтеры;
• завхозы;
• водители;
• кладовщики и т.д.

Иными словами, все те, кто работает с финансовыми потоками предприятия, имеет в своем распоряжении и пользуется в работе товарно-материальными ценностями, являющимися собственностью организации, становятся материально-ответственными лицами.

Материальная ответственность на работников не переходит автоматически: для ее возложения, ровно как и для передачи ее от одного работника другому издаются соответствующие распоряжения.

Кому нельзя доверять

Ответственным с финансовой точки зрения лицом может быть назначен любой сотрудник предприятия, за исключением тех, кто ранее был судим за преступления, связанные с грабежами, кражами, хищениями и служебными злоупотреблениями.

По каким поводам происходит смена материально-ответственных работников

Поводом для смены материально-ответственного лица могут стать самые разные обстоятельства:

• увольнение;
• уход работника на длительный больничный;
• отъезд в командировку или отпуск;
• ненадлежащее обращение с вверенным имуществом, его порча, повреждение, преждевременный износ;
• прочие неблагоприятные факторы.

Форма документа

Стандартная форма приказа о смене материально-ответственного сотрудника на сегодняшний день на законодательном уровне не установлена.

То есть работники предприятий могут писать документ, исходя из собственных представлений о нем и руководствуясь потребностями организации. Единственное, что важно учесть – чтобы структура, состав и стиль приказа соответствовали нормам распорядительной документации.

Кроме того, если внутри компании есть свой шаблон документа, разработанный и утвержденный руководством, то ориентироваться при формировании всех прочих приказов нужно именно на него.

Оформление приказа о смене материально-ответственного лица

Что касается оформления, то тут составители приказа также вольны выбирать: делать его в рукописном варианте или печатном. Только во втором случае приказ надо распечатать. Для распечатки подойдет как простой лист бумаги, так и бланк с нанесенными на него реквизитами и логотипом фирмы.

Приказ делается в одном подлинном экземпляре. При необходимости он ксерокопируется и все дополнительные копии заверяются должным образом и передаются по месту назначения (например, начальникам структурных подразделений предприятия).

Кто должен подписать

Все издаваемые внутри организации приказы всегда идут от имени высшего должностного лица – директора (или работника, временно исполняющего его функции). Поэтому первая подпись, которая должна стоять в документе – его, без этого автографа документ просто-напросто не будет действительным. Кроме того, в бланке распоряжения должны расписаться все указанные в нем сотрудники, в том числе те, кого документ касается напрямую и те, кто несет ответственность за его исполнение.

Печать в приказе нужна только тогда, когда руководство требует ее наличия – в законе указаний на то, чтобы визировать такие распоряжения при помощи штемпельных изделий на сегодня нет.

Учет и регистрация приказа о смене материально-ответственного лица

Выпускаемые на предприятиях распорядительные акты, к которым относится и приказ о смене материально-ответственного лица, подлежат обязательному учету.

Для этого информацию об их издании необходимо фиксировать в специальном документе – журнале (как правило, лежит он или у секретаря или у другого ответственного работника). Сюда достаточно внести название и номер приказа, дату его выпуска. В случае надобности эти данные помогут не только доказать факт создания распоряжения, но и оперативно и без проблем его отыскать

Правила и сроки хранения

Оригинал документа, подписанный всеми заинтересованными лицами, должен храниться с соблюдением определенных норм. После ознакомления с ним всех сотрудников, бланк подшивается в папку к другим таким же бумагам и хранится там на протяжении срока, указанного в российском законодательстве или прописанного в локальных актах компании, в недрах которой он был сформирован.

После того, как срок хранения распоряжения закончится, его можно либо передать в архив организации, либо уничтожить (также с соблюдением установленного регламента).

Образец приказа о смене материально-ответственного лица

Подробное описание приказа о смене материально-ответственного лица не будет полным без примера, ознакомившись с которым вы без труда сформируете собственное распоряжение.

В самом начале бланка, посередине строки, напишите:

• название документа;
• его номер, дату и место (населенный пункт) создания.

После этого переходите к формулировке основной части. Сюда впишите:

• обоснование, т.е. укажите причину, по которой приходится производить смену материально-ответственных работников;
• ссылку на документ, в соответствии с которым проводится эта процедура (это будет основание для написания приказа);
• должность и ФИО работника, на котором ранее лежала материальная ответственность;
• сведения о том, к кому она переходит (аналогичным образом);
• дату, с которой новое материально-ответственное лицо принимает на себя финансовые обязательства;
• указание на передачу товарно-материальных ценностей, а также фиксацию этого мероприятия в соответствующем документе – акте приема-передачи;
• поручение отделу кадров о заключении с новым материально-ответственным работником дополнительного соглашения к трудовому договору;
• фамилию сотрудника, который должен будет следить за выполнением данного приказа.

В заключение собрать необходимые автографы.

>Об утверждении Регламента движения материальных ценностей в Министерстве промышленности и торговли Российской Федерации

Об утверждении Регламента движения материальных ценностей в Министерстве промышленности и торговли Российской Федерации

МИНИСТЕРСТВО ПРОМЫШЛЕННОСТИ И ТОРГОВЛИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

от 18 апреля 2011 года N 536

Об утверждении Регламента движения материальных ценностей в Министерстве промышленности и торговли Российской Федерации

В соответствии с Федеральным законом от 21 ноября 1996 года N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», постановлением Правительства Российской Федерации от 16 июля 2007 года N 447 «О совершенствовании учета федерального имущества», приказом Минфина России от 1 декабря 2010 года N 157н «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственной органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и инструкций по его применению», приказом Минпромторга России от 31 декабря 2010 года N 1353 «Об утверждении Положения об учетной политике Министерства промышленности и торговли»,
приказываю:

1. Утвердить прилагаемый Регламент движения материальных ценностей в Министерстве промышленности и торговли Российской Федерации.

2. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Врио Министра
А.В.Дементьев

Регламент движения материальных ценностей в Минпромторге России

УТВЕРЖДЕН
Приказом Минпромторга России
от 18 апреля 2011 года N 536

I. Общие положения

1. Настоящий Регламент разработан для организации работы по учету движения материальных ценностей в целях повышения эффективности использования бюджетных средств, а также определяет последовательность операций и объем документации, оформляемой при получении, эксплуатации и списании материальных ценностей в Минпромторге России.

2. Настоящий Регламент определяет основные задачи и этапы движения материальных ценностей в Министерстве промышленности и торговли Российской Федерации (далее — Министерство).

3. В целях настоящего Регламента под материальными ценностями понимаются основные средства и материальные запасы, приобретаемые и используемые для нужд центрального аппарата Министерства.

4. Основными задачами по движению материальных ценностей является полное и своевременное обеспечение департаментов Министерства основными средствами и материальными запасами, необходимыми для выполнения возложенных на них функций.

5. Обеспечение департаментов Министерства материальными ценностями должно осуществляться при выполнении следующих условий:

а) расходы на приобретение материальных ценностей осуществляются в пределах бюджетных ассигнований и лимитов бюджетных обязательств, доведенных до Министерства;

б) целесообразность закупки материальных ценностей.

6. Обеспечение материальными ценностями включает в себя следующие основные этапы:

а) формирование заявки департаментами на обеспечение материальными ценностями в плановом периоде и обоснование потребности в них в Административном департаменте;

б) рассмотрение заявок департаментов Административным департаментом, формирование Плана закупок в части приобретения материальных ценностей на плановый период;

в) закупка материальных ценностей в соответствии с действующим законодательством;

г) отпуск материальных ценностей;

д) оперативный учет и контроль за движением материальных ценностей.

7. Административный департамент:

а) планирует расходы на государственные закупки материальных ценностей для нужд центрального аппарата Министерства в пределах утверждённых бюджетных ассигнований и лимитов бюджетных обязательств;

б) формирует бюджетные заявки в части расходов на закупку материальных ценностей на плановый период и в установленном порядке направляет в Департамент бюджетной политики и финансов;

в) составляет расчет годовой потребности расходов на государственные закупки материальных ценностей для нужд центрального аппарата Министерства за счёт средств федерального бюджета с учетом состояния обеспеченности материальными ценностями рабочих мест сотрудников;

г) разрабатывает после утверждения бюджетных ассигнований план закупок материальных ценностей в денежном выражении на год и представляет в установленном порядке на утверждение Министру промышленности и торговли Российской Федерации план закупок;

д) организует работу и проведение конкурсных процедур по закупке материальных ценностей, в том числе заключает с поставщиками материальных ценностей государственные контракты (договоры) и обеспечивает их исполнение, а также осуществляет приёмку поставленных товаров в порядке, установленном нормативными правовыми актами Российской Федерации и актами Министерства;

е) организует работу лиц, ответственных за сохранность основных средств и материальных запасов, по приёмке, отпуску, списанию материальных ценностей, находящихся на балансе Министерства;

ж) обеспечивает своевременное оснащение материальными ценностями департаменты Министерства;

з) ведет оперативный учет материальных ценностей по номенклатурным группам (Приложение N 1*), по материально-ответственным лицам и местам нахождения объектов учета;
________________
* Приложение см. по ссылке. — Примечание изготовителя базы данных.

и) подготавливает и предоставляет в постоянно действующую комиссию по приему, передаче, списанию основных средств и материальных ценностей Министерства (далее — Комиссия) документацию на списание материальных ценностей;

к) обеспечивает проведение инвентаризации имущества Министерства промышленности и торговли Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и актами Министерства;

л) формирует и представляет информацию по учету федерального имущества в территориальный орган Федерального агентства по управлению государственным имуществом в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 июля 2007 года N 447 «О совершенствовании учета федерального имущества»;

м) предоставляет в Департамент бюджетной политики и финансов отчетные документы в соответствии с пунктом 2 Графика документооборота, являющегося приложением 1 к Положению об учетной политике Министерства промышленности и торговли Российской Федерации, утвержденного приказом Минпромторга России от 31 декабря 2010 года N 1353.

8. Департамент бюджетной политики и финансов:

а) в соответствии с обоснованной бюджетной заявкой Административного департамента на планируемый период формирует предложения к проекту бюджета;

б) доводит до Административного департамента объемы лимитов бюджетных обязательств на текущий год;

в) осуществляет контроль за расходованием средств федерального бюджета в соответствии с целевым назначением и утвержденным планом закупок материальных ценностей;

г) обеспечивает бюджетный учет материальных ценностей в соответствии с номенклатурными группами (приложение N 1) в установленном порядке;

д) осуществляет контроль в рамках полномочий Департамента в соответствии с действующим законодательством.

е) оформляет инвентарные карты, справки о балансовой и остаточной стоимости, акты о списании и передает документы в Административный департамент для вынесения их на рассмотрение Комиссии;

ж) формирует и предоставляет информацию по учету федерального имущества по запросу Административного департамента, в рамках компетенции Департамента бюджетной политики и финансов.

9. Департаменты Минпромторга России обеспечивают:

а) своевременность предоставления заявки на оснащение материальными ценностями на плановый период в Административный департамент;

б) качество предоставленной заявки в части наполнения номенклатурой и количеством;

в) соответствие представленной заявки действительной потребности Департамента в материальных ценностях на планируемый год;

г) оформление заявок на отпуск материальных ценностей по форме, установленной Административным департаментом.

II. Поступление материальных ценностей

10. Ответственность за прием, целостность, сохранность и отпуск материальных ценностей в эксплуатацию возлагается на материально-ответственных лиц назначаемых приказом Минпромторга России. Кроме того, материально-ответственные лица готовят списки материальных средств, непригодных к дальнейшей эксплуатации и дефектные ведомости.

11. При поступлении материальных ценностей в Минпромторг России основанием для приема материальных ценностей в Административном департаменте являются:
— товарная накладная (Унифицированная форма N Торг-12 утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.98 N 132);
— счет-фактура.

12. При поступлении материальных ценностей материально-ответственным лицом оформляется приемный акт (приложение N 1 к приказу Минпромторга России от 25.11.2008 N 354).

13. Для постановки материальных ценностей на бухгалтерский учет Министерства и присвоение инвентарного номера в департамент Бюджетной политики и финансов передаются Административным департаментом следующие документы:
— приемный акт;
— товарная накладная (Унифицированная форма N Торг-12 утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.98 N 132);
— счет-фактура.

14. Материальным ценностям, относящимся к основным средствам, после постановки их на учет, независимо от того, находятся они в эксплуатации, в запасе или на консервации присваивается инвентарный номер.
Присвоенный инвентарный номер наносится на инвентарный объект материально-ответственным лицом.
Выдача материальных ценностей производится после нанесения инвентарных номеров.

III. Отпуск материальных ценностей в эксплуатацию

15. Отпуск материальных ценностей в эксплуатацию производится на основании учета и анализа поступающих из структурных подразделений заявок, которые оформляются на имя директора Административного департамента.

16. Получение материальных ценностей со склада оформляется требованием-накладной, типовая межотраслевая форма которой утверждена постановлением Госкомстата России 30 октября 1997 года N 71а. Требование-накладная подписывается сотрудником, получающим материальные ценности, материально-ответственным лицом, а также визируется начальником отдела материально-технического обеспечения Административного департамента.
Получая основные средства, пользователь несет ответственность за их сохранность. Переносить основные средства из одного помещения в другое без уведомления представителей отдела материально-технического обеспечения Административного департамента запрещается.
Для перемещения основных средств в другое помещение необходимо оформить служебную записку на имя начальника отдела материально-технического обеспечения Административного департамента, подписанное начальником структурного подразделения.

17. Отпуск материальных запасов производится на основании оформленных требований-накладных, которые ежемесячно передаются в Департамент бюджетной политики и финансов для списания.

18. Выдача материальных ценностей осуществляется в часы работы материально-ответственного лица в специально отведенных помещениях.

IV. Списание материальных ценностей

19. Списание материальных ценностей регламентировано приказом Минпромторга России от 25.11.2008 N 354 «Об образовании постоянно действующей комиссии по приему, передаче и списанию основных средств и материальных ценностей Министерства промышленности и торговли Российской Федерации»
Электронный текст документа
подготовлен АО «Кодекс» и сверен по:
рассылка

Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения

Формирование ведомости о выдаче материальных ценностей на нужды учреждения происходит в тех случаях, когда какие-либо товары или материалы переходят из ведения ответственного работника в руки другому сотруднику.

В каких организациях используется ведомость

Данный вид ведомости может применяться в самых разных учреждениях: государственных и негосударственных. Чаще всего он используется в учебных заведениях, научных и медицинских центрах. Иногда этот документ можно встретить и в коммерческих компаниях, поскольку он удобен тем, что содержит в себе все необходимые сведения для учета определенной группы товарно-материальных ценностей.

ФАЙЛЫСкачать пустой бланк ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения .xlsСкачать образец ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения .xls

Какие материалы вносятся в документ

Не все материалы, используемые в деятельности организации, подлежат отражению в данном типе документации. Сюда следует вносить только те наименования, которые применяются для осуществления работ по достижению целей и решения профессиональных задач учреждения и цена которых за одну единицу не выше трех тысяч рублей. В частности это канцелярские принадлежности (офисная бумага, ручки, маркеры, карандаши, дыроколы), оргтехника, «расходники» и сменные аксессуары и т.п.

В нормативно-правовых актах учреждения обязательно должна быть указана категория товарно-материальных ценностей, учитываемых по ведомости, с подробным их описанием.

Для чего нужна ведомость

Ведомость – это отчетный документ, на основании которого в организации происходит бухгалтерский учет, списание материальных ценностей и основных средств, стоимостью до трех тысяч рублей.

Основное преимущество данного документа заключается в том, что для его формирования не требуется созывать специальную комиссию (как в случае списания товаров и материалов с более высокой стоимостью).

Сама по себе ведомость не особенно сложна, но, тем не менее, к ее составлению следует относиться крайне внимательно и серьезно, поскольку при контрольных действиях, проводимых надзорными органами, именно подобная документация проверяется в первую очередь. Выявление даже малейших неточностей в заполненном бланке в сопоставлении со сведениями из других бумаг чревато наложением административного штрафа на руководство и материально-ответственных работников.

Кто формирует ведомость

В составлении ведомости участвуют два представителя организации: сотрудник, который выдает материальные ценности (кладовщик, завхоз и т.д.) и специалист бухгалтерского отдела, который занимается их списанием. После того, как они заполнят все необходимые строки и ячейки, ведомость передается на утверждение руководителю учреждения.

Как составить ведомость

Ведомость выдачи материальных ценностей для потребностей учреждения относится к первичной документации, используемой в основном, как уже выше говорилось, в государственных бюджетных организациях. Именно поэтому применяется ее унифицированная форма, разработанная относительно недавно – в 2015 году (ранее действовавший формуляр перестал быть действительным) и заполняемая в определенном порядке

Ведомость можно делать в «живом» виде или в печатном, но во втором случае ее следует обязательно распечатать (для визирования). Если ведомость делается на бумажном носителе, оставшиеся пустыми строки следует зачеркивать, если в электронном формате, то пустые строчки нужно обязательно удалять (во избежание всевозможных манипуляций с документом)

Формируется она в одном оригинальном экземпляре, который изначально составляется в отделе выдачи товарно-материальных ценностей, а затем передается в бухгалтерию.

Сведения о готовой ведомости нужно внести в специальный учетный документ – журнал, после чего передать ее на хранение ответственному сотруднику. Период хранения ведомости определяется либо учетной политикой учреждения, либо нормами законодательства, регулирующими создание данного вида документации. После того, как ведомость утратит свою значимость, ее можно утилизировать (при соблюдении процедуры также установленной в законе).

Кто должен подписать документ

В ведомости должны стоять три подписи: директора учреждения, материально-ответственного сотрудника и бухгалтера. Своими автографами они свидетельствуют о том, что вся внесенная в документ информация верна. Готовый бланк следует проштамповать, но только в том случае, если организация, внутри которой он формируется, применяет в своей текущей деятельности печати или штампы.

Образец ведомости

1. Справа, вверху ведомости, несколько строк отведены под подпись руководителя учреждения.
2. Ниже указывается дата формирования ведомости, наименование организации (полное) и структурного подразделения, в котором она выпустилась.
3. Далее вписывается информация о материально-ответственном лице: достаточно указать здесь его фамилию-имя-отчество.
4. Затем идет основной раздел. Начинается он с бухгалтерских записей о проводках товарно-материальных ценностей, внесенных в бланк.
5. Ниже свои подписи ставят главный бухгалтер и работник, выдавший товары и материалы по настоящей ведомости, документ еще раз датируется.

1. Вторая часть бланка содержит собственно сведения о товарно-материальных ценностях, оформленные в виде таблицы.
2. В первый столбец вносится ФИО получившего их работника, он же расписывается в конце соответствующей строки.
3. В вертикальные столбцы вносятся данные об объектах, подлежащих учету (их название и код) и единица измерения (также в виде наименования и кода).
4. После того, как ведомость будет заполнена, подводятся ее итоги: выданное количество каждого наименования материалов, а также их стоимость за одну штуку и общая стоимость по всем столбикам.

Как известно, коммерческие компании вправе либо использовать типовые формы первичных учетных документов, на основании которых они отражают те или иные операции, либо разрабатывать их самостоятельно. Государственные и муниципальные учреждения такого выбора лишены. Они, как и органы государственной власти, местного самоуправления и тому подобные организации обязаны использовать в своей работе строго определенные бланки. В том числе это касается и формы, на основании которой в учете учреждения фиксируются движения товарно-материальных ценностей.

Ведомость выдачи материальных ценностей

Бланк ведомости выдачи материальных ценностей для нужд учреждений утвержден приказом Минфина России от 30 марта 2015 года № 52н. Данная форма подходит для случаев передачи материальных ценностей для хозяйственных, научных и учебных нужд, то есть формально она является аналогом накладной-требования.

Также нужно отметить, что до 2015 года использовалась более ранняя версия формы (ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения в прошлом варианте была утверждена приказом Минфина России от 15 декабря 2010 года № 173н). Но фактически она ничем не отличалась от бланка, актуального на сегодняшний день.

Состав и заполнение бланка ведомости выдачи ТМЦ

Документ содержит две страницы.

На первой указываются данные самого учреждения, его конкретного подразделения, в котором происходит передача ТМЦ, и о материально ответственном лице.

Утверждает ведомость выдачи материальных ценностей руководитель учреждения. Для этого в правом верхнем углу первой страницы предусмотрено поле для его подписи. Подпись в данном случае обязательна, и без нее ведомость не будет считаться действительной.

Также на первой странице представлена небольшая таблица «принято к учету». В нее вносят записи по дебету и кредиту соответствующих счетов, по которым отражается выдача материалов. Подписывает документ главный бухгалтер, исполнитель, который составил ведомость, а также лицо, которое фактически выдает ТМЦ.

Во втором листе указывается информация по самим выдаваемым товарно-материальным ценностям. Прописываются сведения по наименованию выдаваемых ТМЦ, их учетному коду, единице измерения, ФИО лиц, получивших данные материалы, а также приводится их подпись, количество выданных ТМЦ и их учетная стоимость. В конце таблицы второго листа бланка ведомости выдачи ТМЦ проводится калькуляция по количеству единиц и общей стоимости материалов.

Данный документ может составляться как в электронном виде, так и от руки. В первом случае все данные заполняются с помощью компьютера, а оставшиеся пустыми строки таблицы на второй странице просто удаляются. Либо же работник учреждения может просто скачать бланк ведомости на выдачу материальных ценностей и заполнить его обычной ручкой – тогда в пустых строках нужно поставить прочерк.

Заполненная ведомость после того, как ее подпишут все ответственные лица, передается в бухгалтерию, и на ее основании в учете учреждения отражается движение товарно-материальных ценностей.

Ведомость или акт

Списание ТМЦ в организациях подобного типа может быть оформлено и альтернативным документом – актом о списании материальных запасов, форма которого также утверждена выше упомянутым приказом Минфина. Но в отличие от ведомости, материалы по которой списываются единовременно, списания на основании акта предполагает принятие соответствующего решения специальной комиссией.

Сам акт по принципу своего заполнения схож с ведомостью на списание ТМЦ. Но в нем в соответствии со спецификой документа, дополнительно приводится заключение комиссии, принимающей решение о списании матценностей. Пописывает акт не генеральный директор, а члены комиссии и ее председатель.

Так или иначе каждое учреждение должно самостоятельно утвердить перечень случаев, в которых используется один или другой документ. Традиционно подобная информация закрепляется в учетной политике организации.

Ведение документооборота по складскому учету материалов

Складской учет материалов — документооборот по данному участку регламентируется методическими рекомендациями, утвержденными приказом Минфина РФ от 20.12.2001 № 119н. Такой учет предназначен для контроля движения и сохранности МПЗ в организации. Рассмотрим первичные документы по учету материалов, а также порядок их оборота в компании.

Поступление материалов

Организация складского учета материалов

Внутрискладское движение ТМЦ

Инвентаризация

Выбытие материалов

Хранение

Итоги

Поступление материалов

В соответствии с п. 2 разд. 2 методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ, утвержденных приказом Минфина от 28.12.2001 № 119н, понятие «материалы» включает широкий номенклатурный ассортимент запасов предприятия со сроком использования менее года. К материалам относятся:

• сырье, необходимое для производства полуфабрикатов или готовой продукции;
• вспомогательные материалы, которые не входят в готовое изделие, а используются для обеспечения работоспособности оборудования, а также каких-либо технологических нужд;
• ГСМ;
• запчасти;
• тара;
• покупные полуфабрикаты;
• отходы производства;
• прочие.

В организации, имеющей склады, приказом руководителя утверждается перечень материально ответственных лиц (МОЛ), отвечающих за сохранность и ведение складского учета материалов по каждому из складов.

ТМЦ, поступающие от поставщиков, имеют комплект товаросопроводительной документации, представленный накладной (формы ТОРГ-12, М-15 или иной, принятой у поставщика), счетом-фактурой, товарно-транспортной накладной, спецификацией. Из них основанием для оприходования служит накладная. При отсутствии товаросопроводительных документов материалы тоже могут быть оприходованы.

О правилах такого оприходования читайте в статье «Как оприходовать товар без сопроводительных документов?».

Материалы при приемке должны быть проверены на соответствие фактического количества, качества и ассортимента заявленным в сопроводительных документах поставщика данным.

Если расхождений в процессе проверки выявлено не было, МОЛ составляет приходный ордер по форме М-4. Допускается вместо приходных ордеров ставить штамп на документах поставщика. В штампе должны быть отражены все реквизиты М-4.

Если по факту проверки все же были выявлены несоответствия, необходимо оформить акт расхождений по форме ТОРГ-2.

Бланк и образец заполнения этой формы смотрите в материале «Унифицированная форма ТОРГ-2 — бланк и образец».

Еще 1 способом поступления материалов является их закупка подотчетными лицами в розничных точках. В данном случае первичкой служат товарные накладные или товарные чеки, приложенные к авансовому отчету.

Организация складского учета материалов

Учет ТМЦ в бухгалтерии и на складе может вестись количественно-суммовым и сальдовым методом.

При использовании 1-го варианта и на складах, и в бухгалтерии учет ТМЦ ведется по количеству и сумме одновременно.

Если же учетной политикой был утвержден сальдовый метод, то на складе ТМЦ учитываются по количеству, а в бухгалтерии — в суммовом выражении.

Ведение складского учета материалов возможно 2 способами: партионным и сортовым.

1. Партионный способ.

В данном случае каждая партия ТМЦ хранится отдельно. Партия — однородный материал, поступивший по 1 документу. На каждую партию МОЛ оформляет партионную карту в 2 экземплярах: 1-й — для склада, 2-й — для бухгалтерии. Форма утверждается фирмой самостоятельно в зависимости от вида ТМЦ.

В приходную часть документа вносятся данные согласно первичке, поступившей от поставщика, в расходную — данные по факту списания материалов. После полного отпуска всей партии ТМЦ партионная карта закрывается, МОЛ составляет акт об израсходовании ТМЦ и передает весь пакет документов в бухгалтерию на проверку.

1. Сортовой метод.

Складской учет материалов таким способом ведется по наименованиям и сортам ТМЦ вне зависимости от даты поступления и цены. На каждое наименование материала заводится карточка учета материалов (форма М-17), которая регистрируется в специальном бухгалтерском реестре. Ведется такая карточка в течение года.

При ведении складского учета сортовым методом экономично используется пространство склада, легко осуществляется управление остатками материалов. Однако отследить цену поступления ТМЦ не представляется возможным, и материал списывается по средней стоимости методом ФИФО или по цене единицы (п. 73 приказа № 119н).

О форме М-17 подробнее читайте в статье «Карточка складского учета материалов — бланк и образец».

Внутрискладское движение ТМЦ

В процессе хозяйственной деятельности у предприятия возникает необходимость в перемещении материалов между складами или структурными подразделениями. Первичным документом в данном случае выступает требование-накладная (форма М-11). Выписывается она МОЛ отправляющей стороны в 2 экземплярах: 1-й остается у передающей стороны и служит основанием для списания материалов с учета, 2-й передается МОЛ принимающей стороны и является основанием для принятия ТМЦ на учет.

Об оформлении требования-накладной читайте в материале «Порядок заполнения формы М-11 требование-накладная».

Инвентаризация

С целью выявления фактического наличия ТМЦ, числящихся в бухгалтерском учете, в организации проводится инвентаризация. Проводиться она может по мере необходимости по приказу руководителя, а также в обязательном порядке в следующих случаях (п. 22 приказа № 119н):

• при реализации материалов;
• при смене МОЛ;
• при выявлении случаев порчи или хищения ТМЦ;
• в 4-м квартале до составления годовой бухотчетности;
• в случае ЧС (пожара, наводнения и проч.);
• при ликвидации фирмы.

Периодичность проведения ревизии также может быть отражена в учетной политике предприятия.

Процедура проведения ревизии регламентирована методическими указаниями по инвентаризации имущества, утвержденными приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49.

Прежде всего на предприятии издается приказ о проведении инвентаризации с указанием лиц — членов комиссии (не менее 3 человек) и визируется у руководителя (форма ИНВ-22). Такая комиссия имеет право проводить ревизию только в полном составе в присутствии МОЛ. Перед проведением проверки МОЛ пишет расписку в произвольной форме о том, что все ТМЦ учтены, а документы переданы в бухгалтерию.

Проверяющие сверяют фактическое наличие материалов со списком, который именуется инвентаризационной описью (форма ИНВ-3).

О применяемой при проверке наличия материалов инвентаризационной описи читайте в статье «Унифицированная форма ИНВ-3 — бланк и образец».

Такой документ содержит графу с данными по количеству материалов, учтенных в бухучете, и пустую графу, в которой проверяющие смогут отразить фактическое наличие ТМЦ. После полного пересчета ценностей комиссия подписывает данную ведомость. МОЛ на последней странице делает запись, что проверка проведена в его присутствии и что претензий к комиссии не имеется.

Если в результате были выявлены расхождения между учетным и фактическим количеством, составляется документ — сличительная ведомость, в которой фиксируются все подобные расхождения (форма ИНВ-18).

Об особенностях заполнения этой ведомости читайте в материале «Унифицированная форма ИНВ-18 — бланк и образец».

В случае выявления излишка его необходимо принять к учету. Он считается доходом предприятия и фиксируется по кредиту 91-го счета.

В случае выявления пересортицы ТМЦ результат может быть взаимно зачтен. Такой зачет возможен только у 1 МОЛ за 1 проверяемый период и только по аналогичным видам продукции в одинаковых количествах (п. 32 приказа № 119н).

В случае выявления недостачи прежде всего необходимо выяснить, не было ли естественной убыли (например, усушки, утруски). Недостача в пределах лимита считается расходами предприятия и списывается в дебет 26-го (44-го) счета, сверхлимит и фактическую недостачу обязано возместить МОЛ. Для отражения выявленных расхождений может использоваться форма ИНВ-26.

Порядок заполнения этой формы смотрите в статье «Унифицированная форма № ИНВ-26 — бланк и образец».

Выбытие материалов

Списание материалов со склада должно сопровождаться одним из документов: лимитно-заборной картой (форма М-8), накладной об отпуске материалов на сторону (форма М-15), требованием-накладной (форма М-11) или товарной накладной (форма ТОРГ-12).

1. Лимитно-заборная карта — документ, предназначенный для отпуска одной номенклатуры материалов в другой склад предприятия или на сторону. Например, для выпечки хлеба нужна мука. В форме М-8 отражается ежедневное списание муки со склада хранения в производство. Данный документ ведется в течение месяца в 2 экземплярах: по одному для отпускающей и принимающей стороны. В карту вносятся данные о количестве отпущенных материалов, которые визируются подписями отпустившего и принявшего МОЛ. В конце периода карты сдаются в бухгалтерию.
2. Требование-накладная выписывается разово на каждый отпуск ТМЦ в 2 экземплярах: по одному для каждой из сторон.
3. Накладная об отпуске материалов на сторону выписывается в результате выбытия материалов в адрес стороннего юрлица (при продаже или, например, передаче материалов как давальческое сырье) или территориально удаленного подразделения компании. Выписывают документ в 2 экземплярах. Если отпуск производился сторонней организации, к форме М-15 необходимо приложить доверенность получателя ТМЦ.

Бланк формы М-15 можно найти в материале «Унифицированная форма М-15 — бланк и образец».

1. При реализации материалов стороннему контрагенту выписывается накладная по форме ТОРГ-12 в 2 экземплярах: 1-й остается у фирмы продавца, 2-й передается покупателю. Если ТМЦ перевозятся автотранспортом, необходимо составить еще и ТТН (форма 1-Т).

О документах, оформляемых при транспортировке, читайте в статье «Подтверждение транспортных расходов — какими документами?».

Хранение

Организация может создать склад, предназначенный для хранения материалов сторонних организаций и получать за услуги хранения определенное вознаграждение. Данная деятельность регламентирована ст. 909 ГК РФ.

В таком случае между контрагентами заключается публичный договор. То есть сдать на хранение свои ТМЦ имеет право любой желающий. Приемка материалов по качеству, количеству и ассортименту проводится МОЛ склада-хранителя. Поклажедатель имеет возможность осмотреть или проверить, а также забрать свои ценности в любой момент в присутствии МОЛ.

Вся процедура хранения оформляется первичными документами. Рассмотрим основные из них.

Прием ТМЦ на хранение сопровождается актом приема-передачи ТМЦ (форма МХ-1), который выписывается в 2 экземплярах: по одному для каждой из сторон. МОЛ фиксирует поступление ТМЦ на хранение в специальном журнале (форма МХ-2).

По истечении срока хранения, а также при желании поклажедателя, оформленном в письменном виде, склад-хранитель возвращает материалы. Данная процедура сопровождается актом о возврате товаров (форма МХ-3).

Все данные о количестве и движении ТМЦ фиксируются МОЛ в специальных журналах (МХ-4, -5, -6, -7, -8).

Бланки по форме МХ-1 и МХ-3 и порядок их заполнения можно найти в материалах:

• ,
• «Унифицированная форма № МХ-3 — бланк и образец».

Итоги

Для эффективной и бесперебойной работы фирмы необходимо грамотно организовать работу складов. Чтобы отследить движение ТМЦ на складах, очень важно своевременно выписывать сопроводительные и первичные документы, оборот которых следует зафиксировать графиком документооборота в учетной политике предприятия.

Проводки и документы для учета ТМЦ в бухгалтерии

Руководство предприятия обязано организовать учет ТМЦ в бухгалтерии. Проводки и документы при этом должны быть верные: за правильность по подтверждению каждой операции ответственность несет бухгалтерская служба. Законодательно обозначено требование о документировании всех случаев перемещения материальных ценностей и переносе сведений об этом в регистры бухгалтерского учета. Процедура оформления каждого действия должна быть обозначена учетной политикой.

Документальное оформление операций с ТМЦ

Система документооборота, действующая в компании, основана на комплексе унифицированных бланков. Их шаблоны должны быть разработаны в соответствии с нормативными требованиями Закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ.

Если законодательством разрешено использовать произвольные формы, субъект хозяйствования составляет их самостоятельно и утверждает внутренним актом. В итоге:

• документ неунифицированного образца можно внедрять в документооборот распоряжением руководителя;
• новый бланк может быть утвержден через внесение его в одно из приложений к учетной политике.

Товарно-материальные ценности представлены товарами, готовой продукцией и материалами. От типа продукции зависит набор оформляемых документов.

Отдельным комплектом документов отражают операции:

• по поступлению изделий или сырья;
• приемке товаров;
• списанию ценностей;
• отражению результатов регулярного мониторинга.

Операция	для материалов	для товаров	по готовой продукции
Поступление ТМЦ	товарные накладные (униф. форма ТОРГ-12) счета железнодорожные накладные счета-фактуры доверенности на получение ТМЦ (формы М-2, М-2а)		накладные на передачу готовой продукции (ф. МХ-18)
Приемка ТМЦ	приходный ордер (М-4) акт о приемке материалов (М-7) в случае наличия расхождений фактического поступления с данными товарной накладной	акт о приеме товаров (ф. ТОРГ-1) заполняют также товарный ярлык (ф. ТОРГ-11)	журнал учета поступления продукции (МХ-5) данные также вносят в карточки складского учета (М-17)
Внутреннее перемещение ТМЦ	требование-накладная для материалов (М-11)	накладная на внутреннее перемещение товаров (ТОРГ-13)
Выбытие ТМЦ	наряд на производство распоряжение на выдачу со склада или лимитно-заборная карта (М-8) при использовании лимитов отпуска накладная на отпуск на сторону (М-15)	счет-фактура товарно-транспортная накладная товарная накладная (ф. ТОРГ-12)	счет-фактура товарно-транспортная накладная товарная накладная (ф. ТОРГ-12) накладная на отпуск на сторону (М-15)
Списание ТМЦ	акты по списанию пришедших в негодность материалов акты выявления недостач	акты по списанию (ТОРГ-15, ТОРГ-16)	акты по списанию пришедшей в негодность продукции акты выявления недостач
Любая операция	отметка в карточке складского учета (М-17)	отметка в журнале складского учета (ТОРГ-18)	отметка в журнале складского учета (ТОРГ-18)
Контроль наличия, сверка с данными бухучета	ведомости по учету материально-производственных и товарных запасов (МХ-19) акты о выборочной проверке наличия материалов (МХ-14) отчеты о движении ТМЦ в местах хранения (МХ-20, 20а) товарные отчеты (ТОРГ-29)

Также см. «Образец доверенности на получение товара/материальных ценностей».

Составление бухгалтерских корреспонденций по ТМЦ

Чтобы зафиксировать в учете момент, когда поступили материалы от поставщика, проводку формируют через проведение дебетового оборота по 10-му счету.

Для отражения операций с готовой продукцией применяют синтетический счет 43. Он активный, приход оформляют дебетовым движением, а расход обозначают в кредитовых оборотах.

Стоимость товаров и размер наценки на них аккумулируют в дебете счета 41.

Операция	Дт	Кт	Пояснение
поступили материалы от поставщика (проводка)	Дт 10	Кт 60	по приходуемым материалам
	Дт 19	Кт 60	по сумме НДС по счету-фактуре
	Дт 68	Кт 19	по сумме НДС к возмещению
поступила готовая продукция (учет по фактической себестоимости)	Дт 43	Кт 20 (23, 29)	при учете по фактической себ-ти по сумме поступившей готовой продукции
поступила готовая продукция (метод учетной стоимости)	Дт 43	Кт 40	при учете по учетной стоимости по сумме поступившей готовой продукции
	Дт 40	Кт 20	на сумму фактической себестоимости
	Дт 90-2	Кт 40	на сумму расхождений себестоимости с учетной стоимостью (прямая или сторнирующая в конце месяца)
поступили товары от поставщика	Дт 41	Кт 60	по стоимости приобретения товаров
	Дт 19	Кт 60	по сумме НДС по счету-фактуре
	Дт 68	Кт 19	по сумме НДС к возмещению
	Дт 41	Кт 42	по суммам наценки для торговых организаций

Если отражают внутреннее перемещение ценностей, например, когда отпущены материалы в производство, проводку составляют с использованием аналитических субсчетов.

Выбытие находящихся на хранении оборотных средств может происходить в результате:

• передачи в другое подразделение компании;
• продажи конечному потребителю;
• перевозки в филиальную структуру;
• безвозмездного дарения третьим лицам;
• выбраковки.

Операция	Дт	Кт	Пояснение
отпущены материалы в производство (проводка)	Дт 20 (23,29)	Кт 10	по сумме средней себестоимости данного вида материалов
	Дт 20 (23,29)	Кт 10	при исп-и ФИФО по стоимости в порядке от старых к новым партиям на складе
отпущены ТМЦ на управленченские, общехозяйственные расходы	Дт 25	Кт 10	по сумме отпущенного инвентаря
	Дт 26	Кт 10	по сумме выданных МБП
	Дт 44	Кт 10	по сумме тары и упаковки, выданных для реализуемых товаров
отпущены товары покупателям	Дт 90	Кт 41	при признании выручки в б/у по сумме отпущенных товаров
	Дт 45	Кт 41	до момента признания выручки от продажи по сумме отпущенных товаров
отпущена готовая продукция покупателям	Дт 90	Кт 43	при признании выручки в б/у по сумме отпущенной готовой продукции
	Дт 45	Кт 43	до момента признания выручки от продажи по сумме готовой пр-и
переданы ТМЦ в филиал	Дт 79	Кт 10 (43, 41)	по сумме отгруженных обособл. подразделению ТМЦ

Во всех случаях списания материалов проводки формируют через кредитование счета 10 в связке со счетами затрат. Этот подход к составлению бухгалтерских корреспонденций реализуют и в отношении товаров с готовой продукцией, но с участием счетов 41 или 43.

Причиной исключения оборотных ресурсов из баланса может быть:

• утрата продукцией или сырьем первоначальных качеств;
• порча материала;
• износ актива;
• фиксация недостачи по итогам инвентаризации.

Также см. «Инвентаризация товарно-материальных ценностей».

Выбытие обязательно подтверждают набором оправдательной документации для установления необходимости выведения ценностей из оборота.

При оформлении списания товара, пришедшего в негодность, проводки составляют на сумму, которая указана в акте списания. По дебету всегда будет фигурировать счет 94.

Операция	Дт	Кт	Пояснение
списание материалов (проводки)	Дт 94	Кт 10	по сумме из акта
списание товара, пришедшего в негодность (проводки)	Дт 94	Кт 41	по сумме из акта
списание готовой продукции (проводки)	Дт 94	Кт 43	по сумме из акта

Также см. «Как производят списание материалов».