Учет кадров

Кадровое делопроизводство–пошаговая инструкция, с чего начать документооборот

Что это такое – производство кадров

Отдельная сфера деятельности компании, которая заключается исключительно во внутренних процессах и подчиняется Трудовому Кодексу РФ. Это весь документооборот, который касается работников организации – всех от охранников до директора. Это все заявления о приеме на работу, увольнения, переводы, больничные, а также взыскания. Также это внутренние уставы и постановления, с которыми, к слову, должны быть ознакомлены сотрудники, например, санкции за опоздания, проступки.

В общем, вся работа должны быть организована так, чтобы можно было подтвердить документально любое действие по отношению к работнику. Для этого все бумаги должны быть правильно оформлены, храниться в порядке и быть систематизированы – за это все отвечает кадровик, специально обученный специалист по приему на работу и прочим действиям с кадрами.

Кто ответственен за ведение кадрового документооборота в организации с нуля

Нет законом предусмотренного обязательного единого органа, который брал бы на себя всю ответственность. На деле обязанности возлагаются на лицо или отдел в зависимости от того, каков объем предприятия. Начнем с примера самого скромного дела – ИП. В таком случае обычно руководитель сам приводит отбор на место, руководит каждым рабочим и, когда приходит на то время или обстоятельства, рассчитывает его. Иногда такая задача может быть возложена на помощника.

А остальные варианты более характерны для крупных организаций – от ООО и больше. В них, может быть, ответственность распределена на:

• подразделение – отдел кадров или на самостоятельного сотрудника, кадровика;
• отдельно взятого работника,который имеет другую специальность. Таким образом, это может быть дополнительная нагрузка (оплачивается соответственно), например, к бухгалтеру или к юристу;
• стороннюю аутсорсинговую фирму. Есть организации, предоставляющие временные услуги. С ними можно подписать договор, согласно которому они удаленно будут поддерживать кадровое производство, а при необходимости приходить. Но стоит учесть, что есть задачи, которые не имеет право делать человек со стороны. Например, это заполнение и ведение трудовых книжек.

Компания «Business-result group» предлагает услугу по нахождению лучшего решения по управлению персоналом. Проводится аудит всей системы, находятся наиболее эффективные способы для менеджмента.

Кадровый учет в организации: пошаговая инструкция

Когда мы предлагаем воспользоваться нашими рекомендациями и ниже перечисленными этапами, мы говорим о двух случаях.

• Когда вы уже являетесь руководителем фирмы, но понимаете, что набор персонала ведется «кое-как», то есть нет определенной системы, а все документы хранятся в хаотичном порядке. Сперва необходимо заказать аудит, выявить ошибки и нарушения, которые стоит устранить, а только после этого следует начать восстанавливать всю систему с нуля.
• Вы только начинаете предпринимательскую деятельность или в случае в ИП вы нанимаете первого сотрудника – с его появлением сразу следует организовать делопроизводство.

Теперь перейдем непосредственно к шагам.

№1 Изучение информации о делопроизводстве

Сперва мы рекомендуем определиться с тем человеком (или отделом, если штат большой), который будет вести документы. В данный момент нет государственно – закрепленных правил, которые регламентируют – сколько кадровиков должны осуществлять деятельность организации. Негласно существует рекомендация – один человек на 200 сотрудников. Но при этом все зависит от массы условий, например, от текучести кадров, от профиля работников – насколько они разные.

После того как вы определились с уполномоченным лицом, нужно предоставить ему исчерпывающую информацию о делопроизводстве. То есть о том, как проходит по закону прием на работу и увольнение. Таким образом, ответственному человеку понадобятся:

• все нормативные законодательные акты, их следует изучить. Это ТК РФ, трудовое право – все в последней редакции. Это необходимо для того, чтобы было соблюдено законодательство;
• дополнительные книги – не обязательны, но рекомендуется освоить азы профессии кадровика, особенно если вы поручаете работу «по совместительству». Негативная сторона такого решения в том, что сотрудник не является специалистом. Если вам нужна профессиональная деятельность, лучше обратиться в контору, которая предоставляет услуги по обучению и подбору персонала. Такой является фирма «Business-result group». Обращение к ним – намного лучше, эффективнее и быстрее, чем прочтение и изучение всех нормативных актов и документов;
• установка компьютерной программы и ее освоение. Самый простой и довольно функциональный вариант, понятный на интуитивном уровне – это 1С. Курсы по освоению ПО можно пройти в короткий период – 1 месяц.

№2 Изучение документации

В пакет учредительных документов входят все бумаги с названием компании, видом организации деятельности, а также устав. Именно здесь можно получить исчерпывающую информацию, которая касается:

• порядка установки суммы заработка;
• продолжительность заключения договора о найме.

Какие аспекты также следует учесть, проверить на данном этапе:

• Наименование руководителя, должности. Недопустимо использовать в одном документе полное название, а во втором сокращенное или вовсе переиначивать.
• Определение уполномоченного лица со стороны работодателя, которое может принимать решения по зачислению на работу.

Второе проверить довольно просто – кто указан руководителем в трудовом договоре, тот и обязан поставить свою подпись при приеме.

№3 Определение перечня документации при организации кадрового дела с нуля

Это ряд документов, которые необходимо заводить каждый раз при приеме на должность и при взаимодействии с сотрудником. Что мы относим к данному пакету.

• Приказы по отношению к кадру и его трудоустройству. Самые основные – о зачислении, увольнении, а также о переводе. Сюда же могут относиться и другие промежуточные формуляры. Они хранятся на протяжении 75 лет по закону, поэтому их обязательно нужно систематизировать и складировать в надежном месте.
• Приказы, которые регулируют выполнение трудовой функции, обязательств. Это предоставление отпуска или больничного, командировка, применение взыскания (штраф, выговор), направление на обучение. Срок хранения – 5 лет.
• Личные карточки работника Т-2. Картотека заводится с целью полного учета персонала. Это 4 страницы из 11 тематических блоков.
• Заполненные трудовые книжки, медкнижки и санитарные справки, если они необходимы.
• Договоры о принятии на работу, контракт.

Такой пакет должен быть у каждой фирмы – от скромного ИП до крупного холдинга.

№4 Трудоустройство директора

Это основной руководитель, главное лицо. Оно же – первое, которое зачисляется на должность. При трудоустройстве руководитель подписывает контракт с учредителями, если это ООО или сам с собой, если это ИП. Перечень документации на него должен быть не меньше, чем на других работников. После этого директор уже сам может выступать как наемщик.

№5 Составление основной документации

Теперь вы уже начинаете работать над штатом и над тем, в каких условиях он будет находиться. Первое, что нужно сделать, это разработать штатное расписание. С помощью этого документа можно организовать и распределить количество вакантных мест, поняв потребность в персонале. Основной вопрос, на который нужно ответить – какие человеческие ресурсы, функции необходимы руководителю?

Здесь проходит граница между теми, кто в штате, и кто за ним. Внештатный сотрудник не регламентируется нормативно-правовыми актами, принятыми на предприятии, там идут отношения гражданско-правовой ответственности.

Единственная форма, в которой оформляется штатное расписание, это Т-3. Здесь указывается количество трудовых человеческих единиц, требуемая специальность с указанием квалификации, определенный вид деятельности, который поручается сотруднику, а также ставка – она может быть полной, неполной, например, 0,25.

К пакету основной документации также относятся:

• правила распорядка в организации (график работы, внешний вид сотрудников, деловая этика);
• журналы учета.

№6 Разработка типового бланка трудового соглашения

Намного удобнее будет работодателю информировать об особенностях контракта, когда все его детали будут подробно прописаны в стандартном документе. Поэтому мы рекомендуем, чтобы в образце была следующая информация (или поля для заполнения).

• Место – наименование, юр.адрес.
• Рабочее время.
• Размер зарплаты и указание графика выплат, например, аванс и остаток.
• Бонусы, которые получает сотрудник.
• Ф.И.О. и прочие личные данные о претенденте на должность.
• Вакансия.
• Срок договора – ограниченный или бессрочный.
• Должностные обязанности – самый подробный пункт, поскольку вы не имеете право требовать большего, чем то, что прописано в контракте.

Ко всему вышеперечисленному предъявляется одно строгое правило – ничего не должно противоречить законодательству РФ.

№7 Подготовка прочей документации для кадрового учета с нуля пошагово

Их также называют локальными нормативными актами, то есть те бумаги, которые понадобятся на уровне самого предприятия, а не для обмена с другими учреждениями. Они также важны, поскольку регламентируют ответственность и права сторон контракта, но при этом настолько же абстрактны. Дело в том, что нет единого списка, он разрабатывается в индивидуальном порядке, но есть рекомендации и правила.

• Отказаться от локальной документации имеют право только ИП, и то при условии, что предприниматель включит всю информацию в трудовой договор.
• К обязательным относятся: правила распорядка, оплата труда, конфиденциальность данных.
• Принимать данные акты можно только при одобрении представительного органа работников. Но так как мы даем пошаговую инструкцию о наборе кадров с нуля, то, соответственно, такого органа на предприятии еще просто нет.
• Каждый документ, который имеет причастность к деятельности, правам и обязанностям рабочего, должен быть озвучен или предоставлен для чтения, а также задокументирован личной подписью трудящегося.

Также на этапе подготовки следует принять решение о том, кто будет вести учет всех трудовых книжек. Возложение обязательств должно быть задокументировано приказом.

№8 Принятие на работу сотрудников

Мы подходим к финальной стадии – к найму. Это предполагает, что все предыдущие процедуры были пройдены успешно. Упрощает и ускоряет процесс то, что фактически не нужно обращаться ни в одну контролирующую организацию.

Недостаточно просто провести собеседование, сказать «Вы приняты» и поставить свою подпись в договоре. Также понадобится подготовить документацию:

• трудовое соглашение – подписывается с обеих сторон;
• приказ о зачисление на должность;
• запись в трудовой книжке.

Алгоритм следующий:

• сперва стоит принять от рук заполненное заявление соискателя;
• затем происходит ознакомление его со всеми локальными документами – под роспись о том, что он согласен;
• заключение и подписание контракта, обсуждение нюансов и внесение коррективов;
• заполнение карточки по форме Т-2 для картотеки по учету кадров;
• создание личного дела.

Это обязательный комплекс. После его оформления все нужно принести в бухгалтерию, где сотрудник включается в списки лиц, получающих оклад. Все зарплатные вопросы с настоящего момента будут решаться через бухгалтера. После заполнения, пакет бумаг возвращается кадровику для бережного хранения и систематизации.

Новые требования к кадровой работе с нуля: с чего начать

Посмотрим, что поменялось за 2019 год. Эта информация необходима, так как все законодательные акты регулярно обновляются – может меняться немногое, а может что-то серьезное. Именно по этой причине мы не рекомендуем вам нанимать кадровика по совместительству с бухгалтером или другой должностью, а поступать двумя способами: или отдельно оформлять кадровый отдел, или заказывать услуги аутсорсинговой компании – специалисты своего дела точно знают все новинки делопроизводства.

На данный момент еще не вступил в силу, но активно рассматривается новый законопроект. Согласно ему, предполагается, что работодатель сможет посылать приказы и прочие акты с помощью электронного документооборота, например, по почте. И получение письма, цифровой ответ на него будет значить письменное согласие сотрудника. Но такой вариант применим только для тех претендентов на трудоустройство, которые согласились.

Так ряд процессов может стать электронным и по сути полуавтоматическим, например:

• зачисление на должность;
• ознакомление с локальными правовыми актами;
• предоставление отпуска, больничного;
• назначение на командировку, обучение.

При этом хранить переписку понадобится также долго (от 5 до 75 лет), как и на бумажном носителе. Предполагается, что такая мера упростит весь процесс и учет кадров.

Ответственность за отсутствие кадрового делопроизводства

Нарушение	Штраф на должностное лицо	Санкции на организацию
Нет перечисленного пакета документов, не ведется учет, не хранятся бумаги – первое предупреждение	От 1 000 до 5 000 рублей	От 30 до 50 тыс.руб.
Аналогичный проступок во второй раз	От 10 000 до 20 000 рублей	От 50 до 70 тыс.руб.
Персональные данные работника обрабатываются без его письменного согласия	От 10 000 до 20 000 рублей	От 15 до 75 тыс.руб.

Проверка может быть инициирована проверяющим органом или самим трудящимся, профсоюзом или другой организацией, которая защищает его права. В ходе расследования будут наложены санкции, а фирма будет поставлена на учет.

В статье мы рассказали про кадровое производство с нуля, дали пошаговое руководство для самостоятельного ведения бизнеса и предостерегли от трудностей, которые могут возникнуть. Если вы переживаете за качество отдела кадров и его правильную работу или не хотите оплачивать штатную единицу – кадровика, рекомендуем обратиться за услугами в «Business-result group»

Кадровый учет с нуля пошагово

Темы: КадрыОрганизация бизнесаСотрудники

Ведение кадрового учета является прямой обязанностью каждого российского работодателя и четко регламентируется законодательством. Однако многим начинающим предпринимателям и кадровикам будет полезно ознакомиться с тем, как ведется кадровый учет с нуля пошагово — это может оказаться не так сложно, как кажется. Также следует учитывать, что в разных сферах деятельности есть свои нюансы ведения кадрового учета, например, на микропредприятиях.

Кадровый учет — что это такое

Под кадровым учетом в современном российском правовом поле подразумевается полный комплекс всех мероприятий, связанных с кадровым делом. А именно — документальное оформление трудовых взаимоотношений, нормативно-правовых актов, которые их регулируют, ведение отчетности и иные задачи, предусмотренные трудовым законодательством, а также локальными нормативными актами компании-работодателя. В частности, к таким задачам относятся:

• Заключение трудовых договоров с сотрудниками.
• Оформление локальных нормативно-правовых актов предприятия.
• Ведение военного учета на предприятии.
• Ведение табелей учета рабочего времени.
• Составление графиков отпусков.
• Оформление направления сотрудников в отпуска.
• Перевод трудящихся.
• Увольнение сотрудников.

Выше приведены лишь самые распространенные задачи, которые входят в компетенцию специалистов, занимающихся кадровым учетом на предприятии. На практике спектр их обязанностей может включать и большое количество иных дополнительных задач.

Основных нормативно-правовым актом, используемым при ведении кадрового учета в России, является Трудовой кодекс Российской Федерации. Однако помимо него, есть множество дополнительных документов, регламентирующих отдельные аспекты в рамках трудовых отношений, о которых тоже каждому кадровику следует знать в обязательном порядке.

Непосредственно же ведение кадрового учета возлагается чаще всего на следующие лица:

1. Отдел кадров. На крупных предприятиях кадровый учет является настолько сложной и комплексной задачей, что выполнять ее должно целое структурное подразделение, или даже разветвленная система из ряда структурных подразделений.
2. Специалист по кадровому делу. Образование по направлению «Кадровое дело» можно получить во многих ВУЗах страны. Кроме этого, стоит отметить, что сейчас есть и множество упрощенных и ускоренных курсов, предоставляющих возможность получить необходимые базовые знания в кадровом деле всего за несколько месяцев обучения.
3. Бухгалтер или секретарь. Часто функции специалиста по кадрам, особенно в небольших компаниях, возлагаются на секретаря руководителя или бухгалтера, либо какого-то иного специалиста, имеющего понимание основ кадрового дела.
4. Компания-аутсорсер. Так как сейчас аутсорсинг является достаточно распространенным способом решения различных задач в рамках ведения предпринимательской деятельности, есть большое количество специалистов и компаний, готовых обеспечить на условиях аутсорсинга ведение кадрового учета на предприятии заказчика.
5. Сам работодатель или директор. Наконец, предприниматель или директор могут самостоятельно вести кадровый учет на предприятии, независимо от наличия у них образования и опыта работы.

Полностью обойтись без кадрового учета могут только те лица, которые не имеют наемных работников в принципе. Например — самозанятые граждане, индивидуальные предприниматели без сотрудников, а также иные субъекты хозяйствования, не использующие труд наемных работников.

Как начать вести кадровый учет с нуля — пошаговая инструкция

Конечно, учитывая тот факт, что далеко не каждый бизнесмен, особенно начинающий, способен сразу начать оплачивать труд отдельного специалиста по ведению кадров, многим хочется знать о том, как справиться с этим вопросом самостоятельно. На практике — кадровый учет хоть и имеет множество тонкостей и нюансов, но все же может вестись и человеком, не имеющим ни профильного образования, ни опыта работы в данной сфере. Разобраться с особенностями организации кадрового учета с нуля можно при помощи простой пошаговой инструкции:

1. Сначала необходимо разработать штатное расписание. В нем указываются существующие или планируемые должности сотрудников, количество работников и заработная плата.
2. После этого необходимо разработать правила внутреннего трудового распорядка для рабочего коллектива, в соответствии с которым будут выстраиваться отношения работодателя и сотрудников.
3. Далее следует создать и принять положение об оплате труда на предприятии, которое также может включать в себя и положение о премировании, однако его можно создать в качестве отдельного документа.
4. Ещё одним обязательным документом является график отпусков сотрудников, который должен быть принят не позднее, чем за две недели до начала календарного года, на который он составлен.
5. После этого следует потратить время на разработку типовой документации — стандартных форм приказов, трудовых договоров, распоряжений, чтобы облегчить дальнейшее ведение кадрового учета.

Все документы, касающиеся кадрового учета на предприятии, должны приниматься при помощи отдельного приказа, который обязательно имеет порядковый номер и учитывается в специальном журнале учета.

На предприятии должны в обязательном порядке присутствовать также несколько журналов учета, которые тоже находятся в сфере ответственности лиц, занимающихся кадровым учетом. К таким журналам можно отнести:

• Ознакомления с ПВТР.
• Регистрации кадровых приказов.
• Регистрации приказов о трудоустройстве.
• Учета трудовых книжек.
• Учета проверок.
• Учета личных карточек.
• Учета рабочего времени.
• Учета больничных.
• Проведения инструктажей.
• Регистрации договоров и дополнительных соглашений к ним.

Также, работодателям рекомендуется составить и утвердить конкретные должностные инструкции в отношении каждой имеющейся на предприятии должности.

Помочь в первичном составлении документации могут как действующие рекомендованные законодательством типовые формы, так и специальное программное обеспечение для кадрового учета. С его помощью можно сэкономить большое количество времени, а также застраховать себя от различных мелких ошибок, которые впоследствии могут обернуться большими проблемами для бизнеса.

Особенности ведения кадрового учета

Кадровый учет имеет множество нюансов, и именно поэтому больше всего в этой сфере ценятся сотрудники с высшим образованием и опытом работы. Поэтому рассматривая его особенности, невозможно перечислить сразу все потенциальные сложности, с которыми может столкнуться работодатель. Но как минимум несколько основных и важнейших аспектов этой деятельности стоит учесть:

• Освобожденным от обязанности ведения кадрового учета может быть лишь предприятие без сотрудников.
• Все документы, принимаемые в рамках кадрового делопроизводства, относятся к категории локальных нормативных актов и должны фиксироваться в рамках внутреннего документооборота.
• Работодатель обязан соблюдать не только требования трудового законодательства, но и все изданные им локальные нормативные акты.
• Работодатель вправе выносить сотрудникам лишь три вида дисциплинарных взысканий.
• Кадровый учет на микропредприятии позволяет обходиться без принятия локальных нормативных актов, в том числе и обязательных, если вся информация, которая могла быть в них изложена — зафиксирована в индивидуальном порядке в каждом трудовом договоре с каждым работником.
• При трудоустройстве работников, рекомендуется получить от них согласие на обработку персональных данных для ведения кадровой документации.
• На каждого сотрудника обязательно должна заводиться личная карточка.
• Работодатель сам обязан оформлять трудовые книжки и СНИЛС для сотрудников, у которых их нет на момент трудоустройства.
• Работодателю следует учитывать не только требования федерального законодательства, но и регионального.

Мирошниченко Валерий Андреевич

Кадровые данные о сотруднике

При приеме на работу сразу заполняется «Личная карточка» сотрудника. Личная карточка содержит наиболее полную информацию о сотруднике и рассчитана на ее ведение в течение периода работы сотрудника. Форма личной карточки приводится в приложении Г.

В личной карточке содержатся следующие реквизиты:

Приказ по отпуску

Данный документ выпускается в случае, если сотрудник уходит в отпуск по какой-либо причине и формируется на основе заявления сотрудника на отпуск.

Приказ по отпуску содержит следующие реквизиты:

Приказ по отпуску подписывается сотрудником («с приказом ознакомлен»), начальником объекта и руководителем предприятия.

Очередной отпуск обычно рассчитывается по шестидневке (тип расчета отпуска). Это значит, что субботы считаются рабочими днями и тоже оплачиваются, а воскресенья и праздники пропускаются. Если возраст сотрудника менее 18 лет, то ему предоставляется очередной отпуск на 30 рабочих дней.

Отпуск без сохранения зарплаты и учебный отпуск рассчитываются по календарным дням, т.е. воскресенья и праздники также учитываются при расчете продолжительности отпуска. Очередной отпуск обычно предоставляется на 24 рабочих дня за определенный рабочий год (например за 2009 год).

Если сотрудник работает с вредными условиями труда, то ему по коллективному договору предоставляется дополнительный отпуск на 6 рабочих дней.