Требование о предоставлении

В последнее время налогоплательщики все чаще и чаще сталкиваются с проблемой, когда налоговый орган направляет в их адрес Требование о предоставлении документов и информации вне рамок налоговой проверки, ссылаясь на ст. 93.1 НК РФ.

Возникает вопрос: «А что это такое?»

Есть камеральные налоговые проверки. Вроде все понятно. Истребовать документы в этом случае могут.

Есть выездные налоговые проверки. Здесь тем более могут истребовать.

А что это за форма такая «вне рамок налоговой проверки?»

Как реагировать на такое требование? Представлять документы и информацию или нет?

Забегая вперед скажу, что истребование документов вне рамок налоговой проверки — это фактически предпроверочный анализ деятельности компании, когда налоговики только собирают документы о компании и пока еще не приняли решение о проведении в отношении компании проверки (выездной или камеральной). Так представлять или не представлять документы и информацию? 📌 Реклама Отключить

Предусмотрена ли ответственность за непредоставление документов вне рамок налоговой проверки?

Ответственность предусмотрена.

Это статья 126 НК (200 рублей за каждый непредставленный документ), а за неправомерное несообщение (несвоевременное сообщение) истребуемой информации — ст. 129.1 НК — штраф 5 000 рублей.

Итак, есть право налогового органа истребовать документы и информацию вне рамок налоговой проверки, есть штраф.

Но что это за процедура «вне рамок налогового контроля»? Не получается ли так, что теперь налоговики могут в любой момент запросить у налогоплательщика любые документы и проводить вне рамок налоговой проверки фактически камеральную или выездную?

Давайте вместе прочитаем ч. 2 ст. 93.1 НК РФ: в случае, если вне рамок проведения налоговых проверок у налоговых органов возникает обоснованная необходимость получения документов (информации) относительно конкретной сделки, должностное лицо налогового органа вправе истребовать эти документы (информацию) у участников этой сделки или у иных лиц, располагающих документами (информацией) об этой сделке.

📌 Реклама Отключить Ключевые слова: «обоснованная необходимость», «получение документов (информации) относительно конкретной сделки». Еще раз: исключительный характер, обоснованная необходимость и конкретная сделка.

То есть в Требовании должно быть указано при проведении какого мероприятия налогового контроля возникла необходимость в представлении документов (информации), а при истребовании информации относительно конкретной сделки указываются также сведения, позволяющие идентифицировать эту сделку.

И как эти признаки определить на практике? Обратимся к критерию истины — судебной практике.

Вот Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 10.07.2014 по делу N А27-12135/2013.

Предприятие отказалось предоставить по запросу документы. Налоговый орган привлек предприятие к ответственности в виде штрафа.

📌 Реклама Отключить

Суд вынес решение: требование частично удовлетворено, поскольку решение и требование, принятые инспекцией, не соответствуют положениям НК РФ, в первоначальном требовании о предоставлении документов не указано, в рамках какого мероприятия налогового контроля истребуются документы и в связи с чем запрашивается информация в отношении юридического лица, поименованы конкретные документы, а не информация относительно сделки, которая может быть истребована вне рамок налоговой проверки.

Обратите внимание, что сказал, суд: «… поименованы конкретные документы, а не информация относительно сделки…»

А вот другой случай: Постановление Арбитражного суда Уральского округа от 05.04.2018 N Ф09-535/18 по делу N А50-23230/2017.

📌 Реклама Отключить

Здесь так же налогоплательщик получил требование представить первичные документы по сделкам с контрагентом.

Не представил. Его привлекли к ответственности. Обжаловал.

В удовлетворении заявления налогоплательщика отказано, суд сделал вывод: у налогового органа вне рамок налоговой проверки возникла обоснованная необходимость получения информации относительно сделок контрагента налогоплательщика, требование содержит необходимые сведения, позволяющие определить мероприятия налогового контроля и идентифицировать информацию по запрашиваемым сделкам.

Также в Постановлении Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 03.02.2017 N Ф04-7101/2017 по делу N А75-6717/2016 сделан следующий вывод о том, что при истребовании документов (информации) налоговый орган в соответствующем требовании (поручении) должен указать, в рамках какого именно мероприятия налогового контроля (налоговая проверка или иное конкретное мероприятие налогового контроля) запрашиваются документы, а при истребовании документов вне рамок налоговой проверки — также обозначить идентификационные признаки конкретной сделки, в отношении которой требуется представление информации.

📌 Реклама Отключить

Удовлетворяя жалобу налогоплательщика суд указал, что налоговые органы не уточнили, в связи с какими проводимыми мероприятиями налогового контроля необходимо представить запрошенные документы, и, как следствие, не обосновали причину истребования документов по конкретным сделкам. Далее суд указал, что в оспариваемом требовании поименованы в том числе конкретные документы, а не информация относительно определенной сделки, которая может быть истребована вне рамок налоговой проверки.

Для полноты картины прочитаем выдержку из Постановления Двадцатого арбитражного апелляционного суда от 11 октября 2016 года по делу № А09-72215/2016, в котором суд очень хорошо расписал, а что собственно должно быть указано в Требования.

Вот что написал суд:

«Из содержания оспариваемого требования следует, что налоговым органом у Общества затребована информация, касающаяся деятельности ООО «Управляющая компания „БЗКПД“ относительно конкретной сделки, а именно договора от 01.09.2015 N ТД/НГ/18. Кроме того, в указанном требовании имеется ссылка на счета от N 88 от 19.10.2015, N 39 от 02.09.2015 с конкретным назначением платежа.

📌 Реклама Отключить

Также в оспариваемом требовании имеется указание на то, что необходимость в представлении информации возникла вне рамок проведения налоговой проверки.

Исходя из вышеизложенного суд обоснованно посчитал, что требование о представлении документов (информации) от 06.04.2016 N 51675 соответствует положениям статьи 93.1 НК Российской Федерации, поскольку содержит номер и дату договора (N ТД/НГ/18 от 01.09.2015), сведения о том, что оплата по договору производилась за щебень и указание контрагента ООО Управляющая компания „БЗКПД“, с которым заключен данный договор.

Все вышеуказанные сведения позволяют налогоплательщику определить мероприятия налогового контроля и идентифицировать запрашиваемую информацию. Содержание требования носит однозначный, понятный характер, что не позволяет сделать вывод о его неисполнимости или наличии каких-либо затруднений с уяснением содержания документа.

📌 Реклама Отключить

Отклоняя довод заявителя о том, что вынесение требования вне мероприятий налогового контроля противоречит закону вне зависимости от конкретизации сделки, суд апелляционной инстанции исходит из того, что право налоговых органов запрашивать информацию вне рамок проведения налоговых проверок прямо предусмотрено пунктом 2 статьи 93.1 НК РФ».

Ну, а теперь, общий вывод (при каких условиях следует представить документы, в случае, когда вы получили Требование вне рамок проведения налогового контроля):

1. Следует оценить Требование с учетом сказанного выше на предмет его законности: оно должно быть вынесено вне рамок налогового контроля и у налогового органа должна была быть обоснованная необходимость.
2. Далее, определить (найти) в Требовании ссылку на договор, период его заключения и указание на контрагента.
3. Документы передаем только те, которые указаны в Требовании. Не стоит передавать документы, которые не указаны в требовании. Если же у вас требуют информацию — передаем информацию, а не документы.
4. Необходимо сравнить перечень запрашиваемых документов, и, если ваша инспекция попросила документов побольше — передаем ровно те документы, которые указаны в первоначальном Требовании.
5. Если у вас затребовали документы в очень большом объеме, и вы не в состоянии такой объем подготовить — пишите ходатайство о продлении срока представления документов.
6. Если вас мучают сомнения — представлять или не представлять конкретные документы — вы можете обратиться письменно в ИФНС за разъяснением. Не стоит молчать. Лучше уточниться. И затем принять адекватное решение в соответствии со сложившейся практикой и реакцией судов.

Есть в гл. 14 НК РФ одно мало понятно положение — п. 2 ст. 93.1 НК РФ, согласно которому в случае, если вне рамок проведения налоговых проверок у налоговых органов возникает обоснованная необходимость получения информации относительно конкретной сделки, должностное лицо налогового органа вправе истребовать эту информацию у участников этой сделки или у иных лиц, располагающих информацией об этой сделке.
Неоднозначность вышеуказанного положения заключается в первую очередь в том, что по общему правилу (да и ранее, до 01.01.2007), налоговики могли затребовать необходимую информацию только в рамках налоговых проверок. Данное обстоятельство было вполне логичным. Однако с 2007 года законодатель отказался от принципа «истребование документов только при налоговой проверки» и ввел исключение — в некоторых случаях и при определенных условиях истребование информации может осуществляться налоговиками и «просто так».
Данное положение применяется пока редко. Наверное налоговики и сами понимают зыбкие возможности ее применения, и наличия строгих ограничений. Я их насчитал всего 4.
1) Налоговый орган вправе истребовать информацию только в том случае, когда имеется «обоснованная необходимость». Несмотря на то что данное понятие законодательством не определено, можно предположить, что налоговый орган должен обосновать такую необходимость или соображениями сбора оперативной информации (например, для выбора объекта для предстоящей выездной налоговой проверки), или для контроля за ценами для целей налогообложения.2) В порядке п. 2 ст. 93.1 НК РФ налоговый орган вправе запросить только информацию, но не документы. Иными словами, эта информация может быть предоставлена налоговому органу в произвольной форме, и подкреплять ее копиями документов налогоплательщик вправе, но не обязан.

3) Информация может быть запрошена только по конкретной сделке, то есть сделка должна быть идентифицирована.
При их отсутствии данных, позволяющих идентифицировать сделку, неисполнение такого требования является правомерным. Эта позиция поддерживается и судебной практикой (постановление ФАС ЗСО от 08.07.2009 № Ф04-3976/2009 (10033-А27-41), постановление ФАС МО от 30.04.2009 № КА-А40/3266-09, постановление ФАС ДО от 20.05.2009 № Ф03-2111/2009).
4) Налоговый орган вправе запрашивать информацию именно по сделке (которая, как правило, представляет собой конкретный договор), но не по отдельной хозяйственной операции.
Кстати совсем недавно ВАС РФ рассматривал интересное дело, когда банк не выдал своего клиента. Так, ИФНС оштрафовала банк за неисполнение требования о предоставлении карточек с образцами подписей должностных лиц контрагента проверяемого налогоплательщика, оттиск печати и иные документы, поскольку банк отказался выполнять ее требование. Суд расценил действия банка как правомерные. В данном случае, у банка были истребованы документы в отношении клиента, не являющегося лицом, в отношении которого проводились мероприятия налогового контроля. Кроме того, требование о представлении документов не содержит указаний на конкретную сделку, относительно которой истребуется информация у банка (Определение ВАС РФ от 09.03.2011 № ВАС-2015/11).
Может кто сталкивался с конкретным применением п. 2 ст. 93.1 НК РФ?

За какой срок налоговая может затребовать документы при проверке контрагента?

ИА ГАРАНТ

В организацию поступил запрос из ИФНС по проверяемому контрагенту на основании ст. 93.1 НК РФ, требуется представить карточки счетов, регистры бухгалтерского учета, договоры, накладные, акты, счета-фактуры, ТТН, таможенные декларации, документы, касающиеся импорта, а также деловую переписку — все документы за период с 01.01.2011 по 31.12.2015.

Обязана ли организация хранить указанные документы (за 2011, 2012, 2013 годы)? Обязана ли организация представить документы за указанный период? Каковы сроки хранения вышеуказанных документов? Имеет ли право ИФНС истребовать деловую переписку?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Если установленные законом сроки хранения истребованных налоговым органом документов не истекли, отказ от их предоставления неправомерен.
Налоговый орган, на основании ст. 93.1 НК РФ, имеет право истребовать у Вашей организации (далее — Организация) документы в том числе за периоды с 2011 по 2015 годы.
В Организации в настоящее время должны быть в наличии документы в том числе за период с 01.01.2011 по 31.12.2015. Следовательно, она обязана представить их налоговым органам по их требованию.
Обоснование вывода:

1. Права налоговых органов

Одним из мероприятий налогового контроля, предусмотренного главой 14 НК РФ, является истребование налоговым органом документов (информации) о самом налогоплательщике или о конкретных сделках у его контрагентов или иных лиц. Порядок их истребования установлен ст. 93.1 НК РФ. Должностное лицо налогового органа, проводящее налоговую проверку, вправе истребовать у контрагента или у иных лиц, располагающих документами (информацией), касающимися деятельности проверяемого налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента), эти документы (информацию).
Как мы поняли из вопроса, у контрагента Организации проводится налоговая проверка. Поэтому в силу п. 1 ст. 93.1 НК РФ налоговый орган может истребовать документы, касающиеся деятельности проверяемого налогоплательщика.
Перечень истребуемых документов (информации), касающихся деятельности проверяемого налогоплательщика, законодателем не ограничен. Согласно официальным разъяснениям, к таким документам относятся любые документы, содержащие необходимую для целей налогового контроля информацию, касающуюся деятельности проверяемого налогоплательщика, а также информацию относительно конкретной сделки (письма Минфина России от 30.09.2014 N ЕД-4-2/19869, от 09.10.2012 N 03-02-07/1-246, от 19.05.2010 N 03-02-07/1-243, от 11.10.2007 N 03-02-07/1-438, ФНС России от 24.08.2015 N АС-4-2/14873, от 30.09.2014 N ЕД-4-2/19869). На отсутствие законодательных ограничений в перечне документов, которые могут быть запрошены у контрагентов налогоплательщика и у иных лиц, располагающих информацией о налогоплательщике, указывают и судьи (смотрите, в частности, постановление Восьмого арбитражного апелляционного суда от 29.11.2012 N 08АП-8080/12).
Уполномоченные органы указывают на то, что ст. 93.1 НК РФ не установлено ограничений по периоду времени, за который могут быть истребованы документы (информация), касающиеся деятельности проверяемого налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) (смотрите письмо Минфина России от 23.11.2009 N 03-02-07/1-519, а также Вопрос: Ограничен ли период, за который могут быть истребованы документы в рамках ст. 93.1 НК РФ? Правомерно ли истребование при камеральной проверке документов у контрагентов в рамках ст. 93.1 НК РФ за период, превышающий период, за который представлены декларации? (официальный сайт ФНС России, раздел «Часто задаваемые вопросы», май 2013 г.)).
Также разъясняется, что ст. 93.1 НК РФ не установлено, что период, к которому относится истребуемый документ, должен быть равен периоду налоговой проверки проверяемого налогоплательщика (письмо Минфина России от 27.09.2013 N 03-02-07/1/40175). Причем, по мнению судов, контрагент проверяемого налогоплательщика не вправе оценивать относимость истребуемых документов к проверяемому периоду налогоплательщика, поскольку такая оценка находится в компетенции налогового органа, осуществляющего проверку (смотрите, например, постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 03.07.2014 N Ф02-2740/14 по делу N А19-15362/2013, Четвертого арбитражного апелляционного суда от 19.02.2014 N 04АП-5699/13, от 14.10.2013 N 04АП-4483/13, от 14.10.2013 N 04АП-4461/13, от 23.09.2013 N 04АП-4284/13).
Согласно п. 5 ст. 93.1 НК РФ лицо, получившее требование о представлении документов (информации), исполняет его в течение пяти дней со дня получения или в тот же срок сообщает, что не располагает истребуемыми документами (информацией). Если истребуемые документы (информация) не могут быть представлены в указанный срок, налоговый орган по ходатайству лица, у которого истребованы документы, вправе продлить срок представления этих документов (информации) (письмо Минфина России от 18.03.2013 N 03-02-08/20).
Что касается сроков хранения первичных документов, то они по-разному регулируются в бухгалтерском и налоговом законодательстве. Так, пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ возлагает на налогоплательщика обязанность в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов (смотрите также письмо Минфина России от 02.08.2011 N 03-02-07/1-272). Частью 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) установлено, что организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую (финансовую) отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.
Поэтому налоговый орган на основании ст. 93.1 НК РФ может истребовать у Организации документы в том числе за периоды с 2011 по 2015 годы.
Отметим, что в соответствии с п. 6 ст. 93.1 НК РФ отказ лица от представления истребуемых при проведении налоговой проверки документов или непредставление их в установленные сроки признаются налоговым правонарушением и влекут ответственность, предусмотренную ст. 126 НК РФ.
Вместе с тем действия налогоплательщика, связанные с нарушением порядка и сроков хранения документации, не входят в состав налогового правонарушения, ответственность за совершение которого установлена п. 1 ст. 129.1 НК РФ (постановление Второго арбитражного апелляционного суда от 13.02.2009 N 02АП-234/2009).
Таким образом, если организация не имеет намерения вступать в спор с налоговыми органами, ей следует представить в налоговый орган имеющиеся у нее (в пределах, указанных в Требовании) документы (их копии), а в отношении отсутствующих — сообщить о том, что не располагает ими (например по причине их несоставления налогоплательщиком или неполучения от контрагента, или истечения срока хранения).

2. Документы бухгалтерского учета

Повторим, первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Закона N 402-ФЗ). Сроки хранения электронных документов (регистров) устанавливаются в том же порядке, что и для документации, формируемой на бумажных носителях. При этом экономические субъекты должны хранить документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (ч. 2 ст. 29 Закона N 402-ФЗ).
При определении конкретных сроков хранения отдельных бухгалтерских документов следует руководствоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (далее — Перечень). Данный Перечень разработан и утвержден во исполнение положений ч. 3 ст. 6, ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон N 125-ФЗ).
В соответствии с п. 1.4 Перечня исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства.
Отметим, что для большинства документов бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности установлен срок хранения — 5 лет. Однако для некоторых документов установлены и меньшие сроки хранения, для других — большие сроки хранения. Кроме того, существуют документы, подлежащие постоянному хранению, например:

• налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов, декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование хранятся 5 лет (п. 392 Перечня);

• декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование хранятся 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 75 лет (п. 395 Перечня);

• налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц (форма N 1-НДФЛ), сведения о доходах физических лиц хранятся 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 75 лет (п. 394, п. 396 Перечня);

• первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и др.), хранятся 5 лет при условии проведения проверки (ревизии) (ст. 362 Перечня);

• переписка о приобретении хозяйственного имущества, канцелярских принадлежностей, железнодорожных и авиабилетов, оплате услуг средств связи и других административно-хозяйственных расходах, о предоставлении мест в гостиницах хранится 1 год (п. 367 Перечня);

• реестры сведений о доходах физических лиц хранятся 75 лет, как и лицевые карточки, счета работников (п. 397, п. 413 Перечня);

• документы (протоколы, акты, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации хранятся постоянно (ст. 429 Перечня);

• документы (заявки, акты оценки, переписка и др.) по продаже движимого имущества хранятся 10 лет (п. 430 Перечня);

• расчеты, заключения, справки, переписка к договорам, соглашениям хранятся не менее 5 лет после истечения срока действия договора, соглашения (ст. 455 Перечня);

• акты о передаче прав на недвижимое имущество и сделок с ним от прежнего к новому правообладателю (с баланса на баланс) хранятся постоянно (ст. 432 Перечня);

• регистры бухгалтерского (бюджетного) учета (главная книга, журналы — ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, накопительные ведомости, разработочные таблицы, реестры, книги (карточки), ведомости, инвентарные списки и др.) — 5 лет (ст. 361 Перечня);

• документы (акты, сведения, справки, переписка) о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями — 5 лет (ст. 366 Перечня);

• счета-фактуры — 4 года (ст. 368 Перечня);

• ценовые соглашения между производителями и поставщиками материально-технических ресурсов — 5 лет (ст. 300 Перечня);

• договоры, соглашения — 5 лет (ст. 436 Перечня);

• сроки хранения документов, связанных с транспортным обслуживанием, указаны в разделе 10.3 «Транспортное обслуживание, внутренняя связь» Перечня;

• таможенные декларации (экземпляр участника внешнеэкономической деятельности) — 5 лет (ст. 757 Перечня); спецификации на отгрузку и отправку продукции, материалов (сырья), оборудования — 5 лет (ст. 756 Перечня);

• документы (заключения, справки, технико-экономические обоснования) о целесообразности закупок импортной продукции и материалов — 10 лет (ст. 506 Перечня);

• переписка по вопросам импорта — 10-15 лет (ст. 507 Перечня).

3. Документы налогового учета

Подпунктом 8 п. 1 ст. 23 НК РФ установлен четырехлетний срок хранения данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.
При этом п. 4 ст. 283 и п. 7 ст. 346.18 НК РФ, являющиеся по отношению к пп. 8 п. 1 ст. 23 специальными нормами, обязывают плательщиков, соответственно, налога на прибыль организаций и налога, уплачиваемого в связи с применением УСН с объектом налогообложения «доходы, уменьшенные на величину расходов», хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего периода его погашения. Напомним, что переносить убыток на будущие периоды налогоплательщики могут в течение 10 лет после его получения (п. 2 ст. 283, п. 7 ст. 346.18 НК РФ).
Некоторые расходы для целей налогообложения прибыли учитываются в течение длительного периода, например амортизация основных средств (ОС) и нематериальных активов (НМА), или имеют отложенный характер (учитываются не в периоде их несения, а на момент реализации активов (ст. 268 НК РФ)).
Амортизация представляет собой равномерный учет в течение сроков использования ОС и НМА расходов, формирующих их первоначальную стоимость (ст.ст. 256, 257 НК РФ). Статья 252 НК РФ указывает на возможность учета расходов только при условии их документального подтверждения. В связи с этим Минфин России разъясняет, что срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, установленный пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ (4 года), должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (учет расходов на приобретение такого имущества) (письма Минфина России от 12.02.2016 N 03-03-06/1/7604, от 26.04.2011 N 03-03-06/1/270). То есть для целей налогового учета хранить первичные документы, подтверждающие формирование первоначальной стоимости по амортизируемым ОС и НМА, надо, как минимум, 4 года после их полной амортизации. При этом специалистами финансового ведомства также отмечено, что согласно Перечню документы об определении амортизации ОС хранятся постоянно.
Минфин России, разъясняя порядок применения пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, в письме от 30.03.2012 N 03-11-11/104 указывает на то, что течение четырехлетнего срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов. Аналогичная позиция изложена в постановлении Президиума ВАС РФ от 24.07.2012 N 3546/12.
Данную правовую позицию ВАС РФ необходимо учитывать и при включении в состав расходов:
На момент реализации также учитываются расходы в виде:

• цены приобретения (создания) прочего имущества, такого, например, как земельные участки, материальные ценности (пп. 2 п. 1 ст. 268 НК РФ);

• стоимости материально-производственных запасов, прочего имущества в виде излишков, выявленных в ходе инвентаризации, и (или) имущества, полученного безвозмездно, и (или) имущества, полученного при демонтаже или разборке выводимых из эксплуатации ОС, ремонте, модернизации, реконструкции, техническом перевооружении либо частичной ликвидации ОС (пп. 2 п. 1 ст. 268, абзац второй п. 2 ст. 254 НК РФ);

• цены приобретения имущественных прав и расходов, связанных с их приобретением (пп. 2.1 п. 1 ст. 268 НК РФ);

• стоимости приобретения покупных товаров.

Следовательно, при определении сроков хранения документов, подтверждающих затраты на приобретение (создание) ОС и НМА, прочего имущества, имущественных прав, покупных товаров, необходимо учитывать положения ст. 268 НК РФ.
Отложенный характер имеют также расходы на приобретение ценных бумаг, так как датой осуществления расходов на приобретение ценных бумаг признается дата их реализации или иного выбытия (пп. 7 п. 7 ст. 272 НК РФ). Поэтому документы, подтверждающие расходы на приобретение ценных бумаг, необходимо хранить в течение сроков, определяемых с учетом положений пп. 7 п. 7 ст. 272 НК РФ (постановления Девятого арбитражного апелляционного суда от 19.03.2013 N 09АП-2671/13, ФАС Московского округа от 19.07.2013 N Ф05-7106/13 по делу N А40-74496/2012).
Счет-фактура, книга покупок и книга продаж применяются исключительно для целей применения налоговых вычетов по НДС и составления налоговой отчетности по налогу на добавленную стоимость. То есть книги продаж и книги покупок являются документами налогового учета.
Формы и порядок ведения книг покупок и книг продаж установлены постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 (далее — Постановление N 1137). В соответствии с п. 24 Приложения N 4 к Постановлению N 1137 книга покупок и дополнительные листы книги покупок, составленные на бумажном носителе или в электронном виде, хранятся в течение не менее 4 лет с даты последней записи. Аналогичный срок хранения предусмотрен и для книги продаж (п. 22 Приложения N 5 к Постановлению N 1137).
Таким образом, срок хранения книги покупок и книги продаж составляет не менее 4 лет с даты последней записи. Срок хранения счетов-фактур, согласно ст. 368 Перечня, составляет 4 года, что соответствует НК РФ.
Из вышеизложенного можно сделать вывод, что установленный пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ четырехлетний срок по общему правилу отсчитывается не со дня составления первичного документа, а с первого числа отчетного (налогового) периода, следующего за тем, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налогов, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов. Например, если исходить из норм налогового законодательства, то договоры должны храниться в течение 4 лет после окончания того года, в котором они прекратили свое действие, и т.п. Вместе с тем Перечнем установлены разные сроки для разных видов договоров (смотрите, например, ст.ст. 85, 123, 125, 159, 172, 191, 337, 340, 365, 407, 436, 826 Перечня и т.д.).

4. Документы, связанные с уплатой страховых взносов во внебюджетные фонды

В силу п. 6 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ плательщики страховых взносов обязаны обеспечивать сохранность документов, подтверждающих исчисление и уплату сумм страховых взносов, в течение шести лет.

5. Обязанности Организации

Экономические субъекты должны обеспечивать сохранность документов в течение сроков их хранения (ч. 1 ст. 17 Закона N 125-ФЗ). При этом следует обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений (ч. 3 ст. 29 Закона N 402-ФЗ).
Поскольку, как упоминалось в первом разделе настоящей консультации, период времени, за который налоговым органом могут быть истребованы документы, законодателем не ограничен, можно сделать вывод, что налоговый орган может истребовать документы, которые должны храниться в Организации в соответствии с нормативными актами как по бухгалтерскому, так и по налоговому учету.
С точки зрения налогового законодательства, в Организации должны храниться документы, как минимум, начиная с 2012 года (если более длительные сроки не установлены НК РФ). Исходя из нормативных актов по бухгалтерскому учету еще должны храниться первичные документы начиная с 2011 года (в отдельных случаях — и более ранние). Наконец, документы, связанные с начислением оплаты труда и взносов во внебюджетные фонды, должны быть в наличии начиная с 2010 года (а многие — храниться постоянно).
В целом, можно сделать вывод, что в Организации в настоящее время должны быть в наличии документы за период 01.01.2011 по 31.12.2015. Следовательно, она обязана представить их налоговым органам по их требованию.
Что касается деловой переписки, то сроки ее хранения регламентированы разными пунктами упомянутого выше Перечня и зависят от характера данной переписки. В частности, переписка с другими организациями по основным (профильным) направлениям деятельности должна храниться 5 лет (п. 35 Перечня).
У нас нет сведений о характере истребованной налоговым органом переписки. Полагаем, однако, что речь идет о переписке с контрагентом по вопросам хозяйственной деятельности. В таком случае она должна храниться 5 лет начиная с года, следующего за годом отправки или получения писем. В рассматриваемом случае это охватывает период с 2011 года.
Рекомендуем ознакомиться с материалами:
— Энциклопедия решений. Хранение первичных документов, учетных регистров и бухгалтерской отчетности;
— Энциклопедия решений. Хранение документов налогового учета и отчетности;
— Энциклопедия решений. Уничтожение документов с истекшим сроком хранения.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РКА Буланцов Михаил
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Мельникова Елена

Статья 93. Истребование документов при проведении налоговой проверки

Информация об изменениях:

Федеральным законом от 1 мая 2016 г. N 130-ФЗ пункт 2 статьи 93 настоящего Кодекса изложен в новой редакции, вступающей в силу не ранее чем по истечении одного месяца со дня официального опубликования названного Федерального закона

См. текст пункта в предыдущей редакции

2. Истребуемые документы могут быть представлены в налоговый орган проверяемым лицом лично или через представителя, направлены по почте заказным письмом либо переданы в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика.

Представление документов на бумажном носителе производится в виде заверенных проверяемым лицом копий. Не допускается требование нотариального удостоверения копий документов, представляемых в налоговый орган (должностному лицу), если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации. Листы документов, представляемых на бумажном носителе, должны быть пронумерованы и прошиты в соответствии с требованиями, утверждаемыми федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов.

Представление документов, составленных в электронной форме по форматам, установленным федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов, осуществляется по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика.

Истребуемые документы, составленные на бумажном носителе, могут быть представлены в налоговый орган в электронной форме в виде электронных образов документов (документов на бумажном носителе, преобразованных в электронную форму путем сканирования с сохранением их реквизитов) по форматам, установленным федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов, по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика.

В случае представления истребуемых документов в налоговый орган в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи такие документы должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью проверяемого лица или усиленной квалифицированной электронной подписью его представителя.

Порядок направления требования о представлении документов и порядок представления документов по требованию налогового органа в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика утверждаются федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов.

В случае необходимости должностное лицо налогового органа вправе ознакомиться с подлинниками документов.

ГАРАНТ:

См. форму уведомления о необходимости обеспечения ознакомления с документами, связанными с исчислением и уплатой налогов, направленную письмом ФНС России от 15 января 2019 г. N ЕД-4-2/356@

<Письмо> ФНС России от 17.07.2013 N АС-4-2/12837 (с изм. от 15.01.2019) «О рекомендациях по проведению мероприятий налогового контроля, связанных с налоговыми проверками»

Приложения к данному документу не применяются по мере реализации в Прикладной подсистеме «Контрольная работа» Автоматизированной информационной системы «Налог-3» форм, направленных письмом ФНС России от 15.01.2019 N ЕД-4-2/356@.

• Письмо
• 1. Общие положения
• 2. Вызов налогоплательщиков в налоговые органы для дачи пояснений
• 3. Инвентаризация имущества
• 4. Направление налоговым органом запросов в банк о наличии счетов, вкладов (депозитов) в банке, об остатках денежных средств на счетах, вкладах (депозитах), об операциях на счетах, по вкладам (депозитам), об остатках электронных денежных средств и о переводах электронных денежных средств (пункт 2 статьи 86 Кодекса)
• 5. Порядок проведения допроса свидетеля. Порядок взаимодействия налоговых органов по выполнению поручений о допросе свидетеля
• 6. Порядок проведения осмотра помещений, территорий, объектов налогообложения, документов и предметов
• 7. Порядок истребования документов
• 8. Истребование документов (информации), касающихся деятельности проверяемого налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) у контрагента или у иных лиц, располагающих этими документами (информацией), в том числе информации относительно конкретной сделки у участников этой сделки или у иных лиц, располагающих информацией об этой сделке
• 9. Порядок проведения выемки
• 10. Порядок назначения экспертизы
• 11. Порядок привлечения специалиста, переводчика, вызова понятых
• Приложение N 1. Договор об оказании экспертных услуг
• 1. Предмет договора
• 2. Обязанности Сторон
• 3. Стоимость экспертных услуг и порядок расчетов
• 4. Ответственность
• 5. Срок действия Договора, порядок его изменения и расторжения
• 6. Дополнительные условия
• 7. Юридические адреса и банковские реквизиты сторон
• 8. Подписи Сторон
• Приложение N 2. Постановление о внесении изменений в Постановление о назначении экспертизы
• Приложение N 3. Договор об оказании услуг специалистом (переводчиком) (подряда со специалистом)
• 1. Предмет договора
• 2. Стоимость услуг (работ) и порядок расчетов
• 3. Ответственность
• 5. Срок действия Договора, порядок его изменения и расторжения
• 6. Дополнительные условия
• 7. Юридические адреса и банковские реквизиты сторон
• 8. Подписи Сторон

Открыть полный текст документа