Сроки хранения персональных данных

Хранение персональных данных: закон 2020, нюансы, рекомендации

Из этого материала вы узнаете:

• Что такое персональные данные
• Что указано в законе о хранении персональных данных
• Каковы плюсы и минусы хранения персональных данных в электронном виде
• В чём особенности хранения персональных данных работников в организации в электронном и бумажном носителе в 2020 году

Хранение персональных данных — задача не сложная, однако требующая от исполнителя четкого соблюдения всех правил и норм. К тому же, если их нарушить, можно получить крупный штраф. Законодательство РФ регулирует отношения в области хранения и обработки личных данных человека. Следовать данным нормам и правилам важно, вдобавок необходимо постоянно актуализировать эту информацию. Законы часто подвергаются изменениям, а также в них регулярно вносятся поправки. Из нашей статьи вы сможете узнать всю необходимую информацию относительно хранения и обработки личных данных человека.

Что такое персональные данные

Персональные данные, они же личные данные (далее по тексту ПД и ЛД), — информация, которая непосредственно связана с конкретным человеком.

Нашу жизнь уже невозможно представить без автоматизированных систем управления. Данные физических лиц постоянно попадают в различные базы и часто из них плавно утекают.

Чтобы защитить данную информацию физического лица, был создан федеральный закон, регулирующий порядок хранения и использования персональных данных.

Такое понятие, как персональные данные, — прежде всего юридический термин, нежели технический.

Как следствие, стала проще процедура защиты и снизились риски проникновения в личные данные сторонних лиц.

На сегодняшний день обработкой данных физлиц занимаются:

• Банки.
• Работодатели.
• Органы государственной власти.
• Другие организации, работа которых налагает обязанности по сбору и хранению персональных данных человека.

Работа с данной информацией обязательно должна быть организована с учетом всех норм и правил независимо от задач, требующих использования данной информации.

Среднестатистический человек чаще всего предоставляет свои личные данные для обработки в банковские учреждения. И в случае если становятся очевидны нарушения его прав, выход из положения — только судебные разбирательства. Одно неверное действие может привести к фатальным последствиям.

Рекомендуем

«Аутсорсинг персонала: виды, плюсы и минусы»

Желательно перед посещением учреждений, требующих предоставления личной информации — изучить нормативные акты, регулирующие обработку личных данных. Это даст вам возможность самостоятельно проконтролировать свои права в полном объеме.

Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» в ст. 3 дает определение персональным данным. Исходя из него ПД — любая информация, которая прямо или косвенно относится к субъекту ПД — определенному или определяемому физлицу (дальше по тексту — закон о персональных данных).

К общим личным данным относятся такие сведения, как:

• ФИО;
• место и дата рождения;
• адрес места жительства (регистрации);
• профессия, уровень образования;
• фото человека (видеозаписи), которые позволяют установить личность и с этим умыслом использоваться оператором (разъяснения Роскомнадзора от 30.08.2013 года «О вопросах отнесения фотографий, видеозаписей, дактилоскопических данных и других сведений к биометрическим личным данным и особенностей их обработки»);
• наличие детей, семейное положение, ближайшие родственники;
• предыдущие места работы, армейская служба, работа на выборных должностях, государственная служба, наличие судимости и другие факты из биографии;
• информация об уровне заработной платы тоже относится к личным данным (письмо Роскомнадзора от 07.02.2014 № 08КМ-3681);
• оценка личностных качеств человека, его навыки в работе и др.;
• иные сведения, идентифицирующие человека.

Помимо данной информации, в законе о персональных данных упоминаются:

• индивидуальные личные данные (раса, национальная принадлежность, политические взгляды, религиозные или философские убеждения, состояние здоровья, интимная жизнь). Обработка таких данных запрещена. Исключением могут стать ситуации, предусмотренные ч. 2 ст. 10 закона о персональных данных;
• биометрические личные данные (к ним относятся физиологические и биологические качества человека, идентифицирующие его личность). Чтобы обработать такую информацию, нужно получить согласие носителя личных данных. Исключением могут стать случаи, предусмотренные ч. 2 ст. 11 закона о персональных данных.

Закон о хранении персональных данных

Гражданин Российской Федерации имеет полное право призвать к соблюдению ФЗ о защите личных данных любую организацию. Эти сведения являются личными, и поэтому без разрешения физического лица их обработка недопустима. Только государственным органам разрешается не получать у физических лиц письменное согласие на хранение их персональных данных. В остальных случаях нарушение карается строго по закону.

Каждый год в ФЗ о персональных данных вносятся поправки. Работа с личными данными имеет много особенностей, в связи с этим важно заранее разобраться во всех тонкостях, дабы не допустить банальных ошибок.

Рекомендуемые статьи по данной теме:

• Хобби как бизнес: +30 идей для запуска
• Пример предложения о сотрудничестве: просто следуйте инструкциям!
• Ключевые факторы успеха: будем умнее, чем Буратино

Данный момент по возможности нужно будет заранее разобрать: только так можно не допустить стандартных ошибок. Процесс этот имеет множество различных нюансов, тонкостей. Несоблюдение закона для юрлиц карается штрафом в несколько сотен тысяч рублей. Штрафы также налагаются и на должностных лиц — здесь размеры выплат начинаются от нескольких тысяч рублей.

Статья 87. Хранение и использование персональных данных работников:

1. Ст. 5 федерального закона «О персональных данных» требует осуществлять хранение личной информации о человеке в форме, позволяющей идентифицировать субъекта личных данных. А также хранить данные столько времени, сколько необходимо для их обработки. После решения всех поставленных задач, для которых собиралась данная информация, ее нужно ликвидировать.

   Согласно ст. 6 федерального закона «О персональных данных» при передаче личных данных человека для обработки другому уполномоченному на это лицу важно прописать в договоре обязательства, которые обязуют указанное лицо обеспечить конфиденциальность и полную безопасность личных данных во время всех манипуляций.

2. В Едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. N 37*(116), в графе должностных обязанностей некоторых руководителей, а также специалистов можно увидеть информацию о том, что осуществление их трудовых функций основано на использовании личных данных работников.

На кого распространяется действие федерального закона «О персональных данных»?

Показатели	Описание
Физические лица	Их личные данные подвергаются обработке
Юридические лица или другие субъекты права	Они осуществляют сбор, обработку и хранение данных

В каждом договоре, где указываются ФИО человека, в обязательном порядке должен присутствовать раздел об обработке личных данных. Без письменного разрешения гражданина работать лично, а также передавать данные для обработки другим лицам запрещено.

Этим правилам необходимо следовать при работе с такими видами договоров, как:

• кредитный;
• трудовой;
• о возмездном оказании услуг и др.

При работе со всеми видами договоров, указанных выше, необходимо брать у человека письменное согласие на обработку его личной информации. Подобное правонарушение влечет за собой юридическую ответственность. Именно поэтому важно своевременно знакомиться со всеми изменениями законодательства, связанного со сбором, обработкой, хранением личных данных человека.

При отказе заемщика возвращать полученную сумму кредита в срок и в порядке, предусмотренном кредитным договором, банки, как правило, передают задолженность клиента коллекторским агентствам. Это явное правонарушение с их стороны.

В такой ситуации гражданин вправе обратиться в ЦБ РФ, ведь именно там осуществляется контроль над работой банков. Дальнейшие шаги заемщика ведут в суд. Если опыта в составлении исков нет (а это нелегкая задача), лучше обратиться к специалистам. К тому же цена за подобную услугу у юристов небольшая. Помимо составления иска, специалист поможет собрать весь комплект документов, необходимых для судебных разбирательств.

Здесь главное не попасть в руки авантюристам, которых в данной области предостаточно. Перед подписанием договора на оказание юридических услуг важно его тщательно изучить.

Как уже говорилось ранее, законодательство в сфере защиты личных данных часто подвергается поправкам. Так, например, 01.07.2020 вступили в силу значительные изменения — в первую очередь нужно ознакомиться с ними, а потом уже подписывать договоры с юристами. Только в этом случае можно избежать ошибок.

Важно подчеркнуть: допущение ошибок вполне может послужить причиной признания договора целиком и полностью недействительным. Исходя из этого, важно заблаговременно разобраться во всех нормативно-правовых актах в данной сфере.

Все подробности относительно личных данных человека отражены в федеральном законе «О персональных данных». Хорошая осведомленность в области нормативных актов даст возможность самостоятельно разобраться во всех нюансах, а значит, риск допущения ошибок будет минимальным.

Вот основные моменты, которые важно тщательно проработать перед заключением каких-либо договоров:

• специфика обработки личных данных;
• существенные ошибки;
• новые штрафные санкции;
• основные моменты;
• какими нормами законодательства регулируется.

Что значит обработка персональных данных

Согласно ст. 3 закона о персональных данных обработка личных данных — совокупность действий, связанных с личными данными. Операции могут совершаться с применением средств автоматизации или без них. Любая деятельность с использованием ПД охватывает все процессы и стадии работы с ними, а это: сбор, систематизация, запись, хранение, накопление, конкретизация (изменение, обновление), извлечение, применение, делегирование (распространение, предоставление, доступ), блокирование, обезличивание, ликвидация данных.

Работодатели, согласно закону о персональных данных, обязаны соблюдать требования к хранению персональных данных. Чтобы исключить все случаи, которые могут привести к судебным разбирательствам, следует получать от каждого претендента на должность письменное согласие на обработку его данных.

Законом предусмотрены некоторые случаи, при которых письменная форма согласия обязательна к применению (часть 4 ст. 9 закона о ПД). Это относится к таким ситуациям:

1) При передаче личных данных соискателя от третьей стороны (п. 3 ст. 86 Трудового кодекса РФ). В такой ситуации работника необходимо заблаговременно предупредить об этом и взять с него письменное согласие на обработку и хранение информации (п. 3 ст. 86 Трудового кодекса РФ).

В бланке, где соискатель дает свое согласие, нужно указать (п. 3 ст. 86 Трудового кодекса РФ):

• цель получения личных данных соискателя у третьих лиц;
• предполагаемые ресурсы приобретения информации (лица, у которых запрашиваются данные);
• методы получения данных, их основные особенности;
• вероятные последствия отказа работодателя в получении личных данных соискателя у третьего лица. При отказе работника изучить уведомление о возможном получении его личных данных у другого лица разумным будет составить соответствующий акт.

Если соискатель решил отозвать согласие на обработку своих личных данных, он имеет на это полное право (часть 2 ст. 9 закона о персональных данных).

Топ-5 статей, которые будут полезны каждому руководителю:

• 32 способа привлечения клиентов: проверенные и нестандартные
• Оптимизация бизнес-процессов на раз-два-три: ликбез для руководителей
• Кейсы для бизнеса: что это и как их создают
• Методы снижения затрат в компании и на предприятии без малых жертв
• Лучшие бизнес-идеи на 2020 год: оффлайн и онлайн

Существует и такая информация, которую работодателям запрещено требовать у третьих лиц, даже если соискатель дает согласие. Та, что не связана с перечисленными в пункте 1 статьи 86 Трудового кодекса РФ задачами.

2) При передаче личных данных соискателя третьим лицам, кроме ситуаций, когда это нужно для предотвращения угрозы жизни и здоровью работника (абзац 2 статьи 88 Трудового кодекса Российской Федерации).

3) Для обработки отдельных категорий личных данных работника, напрямую связанных с вопросами трудового характера (п. 4 ст. 86 Трудового кодекса РФ, п. 1 ч. 2 ст. 10 закона о персональных данных). К ним можно причислить информацию о расе, национальности, религии, политических взглядах, философских убеждениях, показателях здоровья, интимных отношениях.

В том случае, если работник признан недееспособным, письменное разрешение на обработку его данных дает его законный представитель (опекун, родитель) (ч. 6 ст. 9 закона о персональных данных). А в случае ухода из жизни работника такое согласие оформляют его наследники, если, конечно, оно не было подписано самим работником при его жизни (ч. 7 ст. 9 закона о персональных данных).

Не при всех обстоятельствах требуется разрешение работника на обработку его личных данных. Так, если данные получены (п. 2 ч. 1 ст. 6, п. 2.3 ч. 2 ст. 10 закона о персональных данных, абзац 1 разъяснений Роскомнадзора):

• из документов (материалов), предоставляемых работником при оформлении трудового договора;
• по результатам обязательного предварительного медосмотра состояния здоровья (ст. 69 Трудового кодекса РФ, п. 3 разъяснений Роскомнадзора от 14 декабря 2012 года «Вопросы, которые касаются обработки личных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, состоящих в кадровом резерве», далее — разъяснения Роскомнадзора от 14.12.2012);
• в количестве, установленном специальной формой № Т-2, включая личные данные близких родственников, и в других случаях, предусмотренных законодательством РФ (взыскание алиментов, получение доступа к гостайне, оформление соцвыплат) (пункт 2 разъяснений Роскомнадзора от 14.12.2012);
• от рекрутингового агентства, работающего от имени соискателя (абзац 12 п. 5 разъяснений Роскомнадзора от 14.12.2012);
• от лица самого человека, который выложил свою анкету в Интернете во время поиска работы, сделав ее доступной всем (пункт 10 часть 1 статьи 6 федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ, абзац 12 пункт 5 разъяснений Роскомнадзора от 14.12.2012);

то работодатель с разрешения соискателя может передать на обработку его личные данные другому лицу (часть 3 статьи 6 закона о ПД, абзац 2 пункт 5 разъяснений Роскомнадзора от 14.12.2012). Несмотря на это, работодатель все равно остается ответственным перед соискателем за действия третьего лица (часть 5 статьи 6 закона о ПД).

Плюсы и минусы хранения персональных данных в электронном виде

В электронном виде информация с личными данными хранится при помощи информационных систем и специально предназначенных для этого баз.

Плюсы хранения сведений о человеке в электронном виде:

• не нужны дополнительные ресурсы;
• не расходуется место и пространство;
• быстро и комфортно работать с личными данными;
• высокая защищенность от несанкционированного проникновения;
• можно хранить сколько угодно времени;
• нет необходимости в архивации.

Минусы хранения данных на электронном носителе:

• нужно создавать резервные копии баз данных работников;
• немалая стоимость программ и оборудования;
• требуется управление информационными системами;
• необходима высочайшая квалификация сотрудника, который будет работать с личными данными.

Чтобы обезопасить личные данные, хранящиеся в электронном виде, можно применять такие способы, как:

• внедрение разрешительной системы доступа сотрудников к закрытой информации;
• запрещение доступа сотрудников в помещения, где расположены технические средства, применяемые для обработки личных данных;
• отлаженная система организации хранения и учета информационных носителей и т. д.

Хранение персональных данных работников в организации на электронном и бумажном носителе в 2020 году

Каждое устройство на работу подразумевает под собой передачу и хранение персональных данных работника работодателю. На первом этапе оформления трудовых отношений передаются такие данные, как фамилия, имя, отчество, дата рождения, адрес постоянного места жительства, гражданство, наличие семьи и детей, образование и т. д.

Если сотрудник продолжает работу на том же предприятии, его личное дело пополняется разнообразными документами: приказами о трудоустройстве, трудовым соглашением, первоначальными документами по зарплате, актами о премировании и другими. Где и каким образом предприятие хранит личные данные сотрудников?

1. Где разрешается хранить?

Места хранения персональных данных работника находятся в прямой зависимости от их формы. Существует 2 варианта хранения данных человека:

• в бумажном виде;
• в электронном виде.

Когда мы имеем дело с ответственным работодателем, то у него обычно дублируется информация. Данные хранятся в бумажном виде и в электронном. В обоих случаях данные обычно находятся у работодателя в кадровом отделе или же в бухгалтерии. Они закрываются ключом в пожароустойчивых сейфах. Ключ хранится у начальника кадрового отдела или главного бухгалтера.

Данные по сотрудникам, которые уже не работают на предприятии, чаще всего передаются в архив. Это отдельная комната для хранения информации. Там документы располагаются в алфавитном порядке, с указанием даты помещения в архив и даты окончания хранения. По истечении указанного времени данные подлежат уничтожению.

«Персонализированный поиск: что такое и для чего он нужен»

Сведения, находящиеся в электронном виде, хранят в локальной компьютерной сети.

Важно: данный формат электронных документов нуждается в обеспечении надежной системой безопасности в виде паролей, доступ к которым должен быть у ответственных сотрудников. Чтобы не утратить всю информацию в случае сбоя или потери главной базы, формируют резервную копию для архива. Ее располагают на съемном электронном носителе информации.

2. Общие правила

Следовать правилам хранения персональных данных крайне важно, иначе халатное отношение к делу со стороны руководства может повлечь за собой нарушение конституционного права человека на конфиденциальность личных данных. Статья 87 Трудового кодекса РФ гласит, что порядок хранения персональных данных сотрудника должен быть подготовлен и утвержден самим работодателем.

Причем он должен учесть все требования, которые отражены в Трудовом кодексе и иных федеральных законах. В приказе Минкультуры от 25 августа 2010 года № 558 указаны основные сроки хранения сведений о работниках, которые образуются в процессе деятельности предприятия.

Рассмотрим сроки более подробно:

• Докладные и служебные записки, справки, приказы и их копии, а также выписки из приказов, заявления, которые не вошли в личные дела, хранятся в течение 5 лет.
• Расчетно-платежные ведомости, расчетные листки по зарплате, а также информация о предоставленных пособиях, гонорарах, материальной помощи сотрудникам хранятся 5 лет, а если в документах отсутствуют лицевые счета — 75 лет.
• Доверенности на получение денег и ТМЦ, в том числе расторгнутые доверенности на получение зарплаты и иных выплат. Данный вид сведений хранится в течение 5 лет.
• Личные листки по учету кадров, анкеты для приема на работу, заявления, автобиографии, письма-рекомендации соискателей, которых не трудоустроили в организацию, хранят 3 года.
• Письма о переводах сотрудников. Данный вид информации хранится 3 года.
• Удостоверения для командировок хранят 5 лет.

3. Подробное руководство по применению задокументированной информации

• Организовывать правильный подход к работе с личными данными человека, а также их хранение в бумажном формате необходимо на основании законов РФ: ст. 24 Конституции, гл. 14 Трудового кодекса РФ, ФЗ РФ от 27 июля 2006 года № 152 «О персональных данных», приказе Минкультуры РФ от 2010 года № 558, статьи 137 Уголовного кодекса РФ и др.
• Для отделения личных данных от другой информации рекомендуется составлять подробный список-памятку сведений, которые можно отнести к личным данным.
• Во время работы с личными данными сотрудников важно соблюдать следующие правила:
• Использовать информацию следует только в целях обеспечения трудовых отношений с учетом требований действующего трудового законодательства.
• Все сведения нужно запрашивать именно у их носителя.
• В ситуации, когда запрос документов все-таки нужно осуществить из иных источников, крайне важно получить письменное разрешение сотрудника на обработку.
• Работодателю запрещено запрашивать данные об интимной жизни своих сотрудников, их религии, участии в политических партиях, профсоюзах без разрешения работника, если иное не предусмотрено законодательством.
• Не разрешается передавать эти сведения третьим лицам. Работникам выдается исключительно та информация, которая нужна, чтобы выполнить порученное им задание.
• Некоторые документы хранятся в оригинальном виде: трудовой договор, трудовая книжка, допсоглашения, разнообразные приказы руководства сотруднику и др. Еще часть документов сотрудник предоставляет только для изучения или снятия копии. К ним относятся свидетельства о рождении детей, свидетельство о заключении брака, документ, удостоверяющий личность, и др.
• Документы отдела кадров, связанные с личным делом, складываются в отдельную папку сотрудника. Папки распределяются по подразделениям компании и складываются в алфавитном порядке. Документы отдела бухгалтерии можно обрабатывать и хранить без привязки к сотруднику. Организовывать хранение такого рода документов необходимо согласно функциональным назначениям. К примеру:
• расчетные листки по зарплате складываются в папку для расчетов оплаты труда;
• командировочные документы — в папке для оплаты дополнительных мероприятий.
• Папки со всеми документами помещают в сейф, доступ к которому должен быть предоставлен исключительно руководству организации, начальнику кадрового отдела, главному бухгалтеру.
• Отдел кадров несет ответственность за инструктаж касательно порядка применения, обращения и хранения данных. Точно так же решается вопрос относительно хранения разрешения на обработку данных работника.

4. Хранение информации на электронных носителях

• Любые действия, относящиеся к обработке и хранению личной информации сотрудника на электронном носителе, должны формироваться на указаниях актов законодательства, перечисленных выше.
• По аналогии с бумажными носителями для электронных необходимо обозначать сведения, которые относятся к личным данным. Сюда относится такая информация, как личный адрес электронной почты работника, аккаунт (учетная запись, профиль) в соцсетях и т. д.
• Все принятые документы, которые содержат личную информацию сотрудника, сканируются и отправляются в его электронное личное дело.
• Допуск к базе данных в электронном формате должен быть предоставлен только руководителям организации, их заместителям, сотрудникам кадрового отдела и бухгалтерии, а также программистам.
• Тем, кому разрешен доступ к электронной базе, предоставляется личный логин и пароль. В этом случае программа сможет автоматически запомнить сотрудника, вносившего какие-либо изменения в личные данные.
• Обязательно нужно создавать, хранить и обновлять резервную копию базы данных на съемном носителе. Освежать эту информацию следует 1 и 15 числа каждого месяца. В случае если указанные даты выпадают на праздничный или выходной день, все манипуляции переносятся на следующий рабочий.

Личные данные человека часто подвергаются мошенническим действиям. По этой причине законодательно установлены основные правила защиты данной информации. Помимо этого, закон подробно описывает ответственность за нарушения в сфере обработки и хранения ПД. Вместе с тем важно отметить, что законы РФ в данном направлении еще сыроваты. Связано это с тем, что основная часть правил устанавливается на уровне локальных нормативных актов.

Система защиты при хранении персональных данных

Каким образом уберечь личные сведения человека? Федеральным законом № 152 установлены определенные меры по организации защиты личных данных человека:

• меры, установленные законом, — государство обязует уполномоченного сотрудника, занимающегося обработкой информации, производить определенные манипуляции, одновременно запрещая некоторые из них;
• технические — уполномоченный сотрудник предпринимает ряд мер, которые значительно усложняют проникновение иных лиц к личным данным о человеке.

Есть много методов хранения персональных данных о сотрудниках. К ним относятся замена цифровых данных, сокращение информации, распределение ее на хранение в нескольких местах.

Срок хранения персональных данных

Положение о хранении персональных данных устанавливает среди всех видов обработки персональных данных следующий порядок — ПД не должны храниться больше времени, чем потребуется для операции с информацией.

Вместе с тем период хранения данной информации в некоторых случаях закрепляется ФЗ России с помощью договора с субъектом, владеющим персональными данными. Оператор устанавливает конкретные временные рамки или вписывает условие для прекращения хранения и переработки персональных данных.

«Делегирование полномочий без досадных ошибок»

Закон «О персональных данных» правительства РФ (ст. 14) сообщает о временных сроках обработки ПД, относящихся к тем видам сведений, которые оператор в обязательном порядке предоставляет субъекту при соответствующем запросе последнего.

Штрафы за нарушение хранения персональных данных

Существует три типа ответственности, предусмотренной законодательством РФ:

• гражданско-правовая закрепляется в соглашении или договоре, которые человек заключает с оператором персональных данных, и носит главным образом денежный характер;
• административная ответственность устанавливается Кодексом об административных правонарушениях Российской Федерации и сопровождается предупреждением, штрафными санкциями;
• уголовная ответственность возникает при тяжких нарушениях законодательства. Чаще всего к виновнику предъявляются или штрафные санкции, или уголовная статья, предусматривающая ограничение свободы.

Штрафы, предусмотренные за несоблюдение законодательства о персональных данных:

Показатели	Описание
По Кодексу об административных правонарушениях РФ	для граждан — в размере до 500 рублей; для должностных лиц — от 500 до 1 тыс. рублей; для юридических лиц — до 30 тыс. рублей.
Согласно ст. № 137 Уголовного кодекса РФ	в размере 200 тыс. рублей либо доход за период длительностью 18 месяцев — для физических лиц; принудительные работы; арест.

Какие оптимальные сроки хранения и обработки персональных данных? Сколько действует согласие субъекта?

Временные рамки, связанные с ПДн

Положение 7 статьи 5 Федерального закона «О персональных данных» предусматривает среди принципов обработки и следующий – хранение ПДн должно осуществлять не дольше, чем того требуют цели операции с информацией.

Кроме этого, период хранения ПДн в некоторых случаях закрепляется федеральным законом, договором, субъектом которого является владелец персональных данных. Оператор устанавливает конкретные временные рамки или вписывает условие для прекращения обработки.

Статья 14 закона «О персональных данных» правительства РФ сообщает, что сроки обработки ПДн относятся к категории информации, которую оператор в обязательном порядке предоставляет субъекту при соответствующем запросе последнего.

Что выбрать: время хранения или условия прекращения?

Закон позволяет выбрать либо конкретный период хранения данных, либо ограничить обработку наступлением определенного условия. Однако на оператора налагаются обязанности обязательно ограничить обработку данных по времени.

Юристы советуют использовать конкретный период прекращения обработки только в том случае – если сведения необходимы оператору для ограниченной цели.

Например, на сайте интернет-магазина проводится анкетирование, субъекту ПДн предлагается указать область проживания, покупки за последний год, возраст, ФИО и так далее. Магазин планирует использовать сведения для статистического анализа своей успешности за последний год. После завершения анализа, сведения ему больше не понадобятся и будут ликвидированы.

При составлении такого договора учитывается то, что на проведение анализа понадобится шесть месяцев. После этого интернет-магазин прекращает обработку данных, выполнив цель, с которой они были собраны. Для похожих прецедентов есть и другой вариант – установить условие завершения обработки, например, указать, что после проведения аналитических работ сведения прекратят обрабатывать.

Комбинированный вариант «условие + дата» используется довольно часто. Возьмем адвокатскую контору, планирующую хранить сведения о клиентах два года с момента последнего обращения. Тут присутствует сразу два критерия – два года (конкретный период) и определенное условие – отсутствие обращения в адвокатскую организацию.

Медицинские учреждения в нашем государстве, как правило, не ограничивают себя четкими сроками, поскольку законодательство обязывает их хранить сведения, касающиеся сферы здравоохранения, довольно долго. Закон дает возможность операторам выбирать, как именно устанавливать период – определяя временной отрезок обработки или событие, наступление которого будет означать прекращение обработки конфиденциальных сведений.

Оговариваемые периоды

Сколько действует согласие работника, клиента, пациента?

Независимо от сферы деятельности оператора, он обязан взять у субъекта персональных данных разрешение и указать период его действия.

Согласно положению 8 статьи 9 Федерального закона, принятого 27 июля 2006 года, «О персональных данных», согласие на обработку работника, пациента или клиента в обязательном порядке должно включать в себя срок действия и способ отзыва разрешения.

Оператору предоставляется также два способа обозначить период действия разрешения субъекта – вписав четкую дату или воспользовавшись стандартной в юридической практике фразой: «Настоящее согласие действует с момента подписания и до дня отзыва». Желательно продумать и способ подачи отзыва, например, только в письменной форме.

Сколько должны храниться ПДн?

Подразумевается, что хранение оператор организует на период, необходимый для обработки ПДн.

Также важно, что в некоторых случаях фирма не работает со сведениями постоянно, и хранение сопряжено с задачей обеспечить доступ к персональным материалам в любое удобное время и в форме, делающей возможной их обработку.

В документации оператор обозначает сроки хранения, а также операцию, которая будет проведена после выполнения цели – обезличивание информации либо ее уничтожение. Отметим, что под обезличиванием сведений подразумевается перевод материалов в форму, не позволяющую распознать к кому она точно относится.

Какой период отводится на обработку?

Обработка данных непосредственно связана с хранением ПДн, ведь именно хранение обеспечивает доступ к данным с целью их обработки. В законе «О персональных данных» сказано, что оператор должен установить единый период для обеих операций. Если обработка прекращается с наступлением некоторого события, то оператор берет на себя обязанности в дальнейшем не хранить сведения.

Оператор не может указывать разные сроки или условия для прекращения хранения и обработки. Если хранение, например, прекращается после двух лет, то и обработка не может больше проводиться – по техническим причинам. Точно так же и период обработки связан с хранением.

Предположим, предприятие взяло на себя обязанности обрабатывать сведения на протяжении одного года, если после наступления этого срока он продолжит хранить информацию – значит нарушит условия соглашения с физическим лицом.

Хранение является операцией, входящей в понятие «обработка» и, более того, делает ее возможной и комфортной.

Возможно ли продление действия соглашения?

Оператор имеет право продлевать любой из периодов, указанных выше, но для этого компании следует выполнить несколько требований. Условия и нюансы продления срока прописываются в «Политике в отношении обработки персональных данных». Субъект ПДн, согласно действующему законодательству, имеет право в любой момент ознакомиться с этим документом.

Еще одна особенность заключается в том, что продление периода обработки или хранения сопряжено с появлением иных целей, но не выходящих за рамки закона.

Другими словами, оператору разрешается менять сроки, имея на то основания и продолжая использовать конфиденциальную информацию только в рамках актуальных законодательных актов.

Компания, собирающая персональные данные, вправе выбрать как автоматическое продление, например, данного субъектом разрешения, так и ручное (с дополнительным уведомлением). При этом, физическое лицо, владеющее информацией, не лишается возможности в любой момент отозвать согласие.

Как видите, профильный закон в Российской Федерации устанавливает четкие требования относительно указания периодов и дат хранения и обработки ПДн. Вместе с тем, на операторов налагается обязанность уведомить субъекта о времени действия его собственного соглашения на обработку информации.

Сама продолжительность хранения – законом не регламентируется, к ней предъявляется только одно требование: хранить не дольше, чем требуется для достижения целей обработки.

Правила в отношении обработки персональных данных в ООО «ФИЛД»

1. Настоящий документ определяет правила ООО «ФИЛД» (далее — Оператор) в отношении обработки персональных данных Пользователей сайта (далее – субъектов) fild.su, и других лиц, вступающих в гражданско-правовые отношения с Оператором. Также, настоящие Правила содержит сведения о реализуемых требованиях к защите персональных данных. Принятие настоящих Правил преследует следующие цели:

• обеспечение защиты прав и свобод субъектов при обработке их персональных данных Оператором;
• выполнение требований законодательства РФ;
• правовое обеспечения обработки персональных данных субъектов;
• предотвращение нарушений законных прав и интересов субъектов;
• защита персональных данных субъектов от несанкционированного доступа и разглашения;
• недопущение нанесения возможного ущерба, вызванного неправомерными умышленными или неосторожными действиями юридических и (или) физических лиц путем безвозмездного присвоения информации или ее разглашения, нарушением установленных норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных.

2. Обработка персональных данных Оператором осуществляется с соблюдением принципов и условий, предусмотренных законодательством о персональных данных, и направлена на их безопасность и защиту. К ним относятся:

• персональные данные обрабатываются на законной и справедливой основе;
• обрабатываются только те персональные данные, которые отвечают целям их обработки;
• не допускается объединение баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой;
• содержание и объем обрабатываемых персональных данных соответствует заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не являются избыточными по отношению к заявленным целям их обработки;
• хранение персональных данных осуществляется в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки, если срок хранения персональных данных не установлен законодательством, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных.

3. К основополагающим правилам Оператора при обработке персональных данных, направленным на обеспечение выполнения требований соответствующего законодательства, относятся: обработка персональных данных субъектов осуществляется исключительно в целях выполнения договорных отношений, функций Оператора, обеспечения соблюдения требований законодательства; при обработке персональных данных соблюдается режим конфиденциальности, за исключением случаев, предусмотренных законом.

4. Размещая свои персональные данные и пользуясь сайтом Оператора субъект:

• соглашается с настоящими Правилами в силу конклюдентности его действий;
• не возражает против передачи его данных по открытым каналам сети Интернет, так как такая передача не может быть абсолютно защищена от вредоносных атак злоумышленников. При этом Оператор принимает меры по защите такой передачи данных в силу своих возможностей.

5. Оператор персональных данных обрабатывает их в целях, указанных в Правилах пользования сайтом fild.su.

6. Права субъектов персональных данных.

Субъект персональных данных имеет право на получение информации, касающейся обработки его персональных данных, в том числе содержащей:

• подтверждение факта обработки персональных данных Оператором;
• правовые основания и цели обработки персональных данных;
• цели и применяемые Оператором способы обработки персональных данных;
• наименование и место нахождения Оператора, сведения о лицах (за исключением работников Оператора), которые имеют доступ к персональным данным или которым могут быть раскрыты персональные данные на основании договора с Оператором или на основании федерального закона;
• обрабатываемые персональные данные, относящиеся к соответствующему субъекту персональных данных, источник их получения, если иной порядок представления таких данных не предусмотрен федеральным законом;
• сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;
• порядок осуществления субъектом персональных данных прав, предусмотренных федеральным законом «О персональных данных»;
• информацию об осуществлённой или о предполагаемой трансграничной передаче данных;
• наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению Оператора, если обработка поручена или будет поручена такому лицу;
• иные сведения, предусмотренные федеральным законом «О персональных данных» или другими федеральными законами. Субъект персональных данных вправе требовать от Оператора уточнения его персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав.

7. Безопасность и защита персональных данных обеспечиваются путем принятия правовых, организационных и технических мер, к которым можно отнести:

• определение перечня информации, составляющей персональные данные субъектов, обрабатываемой Оператором;
• ограничение доступа к информации, составляющей персональные данные субъектов, путем установления порядка обращения с этой информацией и контроля соблюдения такого порядка;
• учет лиц, получивших доступ к информации, составляющей персональные данные субъектов, и (или) лиц, которым такая информация была предоставлена или передана;
• урегулирование отношений по использованию информации, составляющей персональные данные субъектов, работниками в силу выполнения ими трудовых обязанностей и контрагентами на основании договоров;
• обеспечение защиты персональных данных от несанкционированного доступа;
• использование программных средств защиты информации;
• другие меры, которые не противоречат законодательству Российской Федерации.

8. В целях соблюдения требований законодательства Оператором приняты локальные акты, регламентирующие порядок обработки персональных данных, и определяющие его политику в отношении их обработки. В соответствии с ч. 2 ст. 18 федерального закона «О персональных данных» № 152-ФЗ от 27.07.2006 Оператор опубликовывает настоящий документ на своем сайте для ознакомления с ним неограниченного круга лиц.

Правила пользования сайтом fild.su

1. Общие положения

а) Настоящие правила пользования сайтом (далее – Правила) разработаны Администрацией сайта, являются соглашением между Администрацией сайта и Пользователем, определяют условия использования сайта, а так же права и обязанности Пользователей и Администрации.

б) Настоящие правила в соответствии с п.2 ст.437 Гражданского кодекса Российской Федерации являются договором публичной оферты по использованию сайта между Администрацией сайта и Пользователем. Внесением данных на сайте Пользователь выражает согласие с положениями настоящих Правил в соответствии со ст. 438 Гражданского кодекса Российской Федерации.

в) Настоящие Правила могут быть изменены Администрацией в одностороннем порядке без уведомления Пользователей и вступают в силу с момента их опубликования. В таком случае внесенные изменения считаются принятыми Пользователем при первом после внесения таких изменений использовании сайта. В случае несогласия Пользователя с настоящими Правилами или их обновлениями, Пользователь обязан отказаться от использования сайта, проинформировав об этом его Администрацию в установленном порядке.

г) Совершение Пользователем указанных в п.2,3 Правил действий является акцептом оферты, который считается полученным Администрацией сайта в момент их совершения. С этого момента настоящие Правила являются для Пользователя обязательными и действуют в течение неопределенного срока.

д) Действующая редакция настоящих Правил размещена на сайте fild.su.

2. Термины и определения

В настоящих Правилах используются следующие понятия:

1. Администрация сайта — ООО «ФИЛД».
2. Пользователь – физическое лицо, обладающее надлежащей дееспособностью в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации для совершения конклюдентных действий, выражающих акцепт условий настоящей оферты, и использующее сайт.
3. Публичная оферта — содержащее все существенные условия договора предложение, из которого усматривается воля лица, делающего предложение, заключить договор на указанных в предложении условиях с любым, кто отзовется.
4. Акцепт – принятие Пользователем данной публичной оферты.
5. Персональные данные Пользователя — любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных), которым является Пользователь.
6. Сайт — интернет-ресурс, представляющий собой совокупность информации и программ для ЭВМ, содержащихся в информационной системе, обеспечивающей доступность такой информации в сети Интернет по сетевому адресу: fild.su.

3. Регистрация

1. Регистрация на сайте является добровольной и бесплатной. С момента регистрации Пользователь и Администрация сайта приобретают взаимные права и обязанности, связанные с использованием и функционированием сайта. Регистрируясь на сайте, Пользователь соглашается проявлять уважение к Администрации и ко всем иным Пользователям сайта.
2. При регистрации на сайте Пользователь указывает данные, установленные предложенной регистрационной формой.
3. Администрация сайта не проверяет достоверность указанной субъектом информации, а так же его дееспособность, исходя из нормы законодательства о том, что добросовестность участников гражданских правоотношений и разумность их действий предполагаются.

4. Обработка персональных данных Пользователя

1. Обработка персональных данных Пользователей осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.
2. Персональные данные Пользователей, которые они вносят на сайте, обрабатываются в целях:
1. оказания услуг, оговоренных на сайте;
2. приема и хранения обращений и сообщений от Пользователей;
3. информирования Пользователей о деятельности Администрации;
4. оказания иных услуг в рамках деятельности Администрации;
5. выполнения Администрацией функций и обязанностей, установленных законодательством.
3. Оставаясь полностью ответственной за действия третьих лиц, Администрация вправе привлекать их к исполнению своих обязательств в рамках деятельности и оказания услуг, указанных на сайте, в том числе, если это потребуется и только в рамках настоящих Правил, осуществлять им передачу персональных данных Пользователей в объеме, необходимом для исполнения договора.
4. С целью обеспечения безопасности и конфиденциальности персональных данных Администрация принимает необходимые и достаточные правовые, организационные и технические меры в соответствии с законодательством.
5. Срок обработки персональных данных ограничивается достижением конкретной цели. В частности, Администрация хранит и использует персональные данные Пользователей в течение неопределенного срока в целях формирования истории взаимоотношений с Пользователем и базы данных о Пользователях, а также для контроля за функционированием сайта. Срок обработки персональных данных может быть уменьшен по желанию Пользователя, который может направить Администрации заявление о прекращении обработки его персональных данных. Подобное заявление должно быть направлено Администрации сайта в письменном виде по адресу ее нахождения. В любом случае, срок обработки персональных данных не может быть меньше общего срока исковой давности, установленного статьей 196 ГК РФ или иного основания, установленного законодательством.

5. Права и обязанности Пользователя

1. Пользование сайтом осуществляется в соответствии с настоящими Правилами. Пользователь несет ответственность за любую информацию, размещенную им на сайте.
2. При использовании сайта Пользователь обязан:
1. соблюдать положения действующего законодательства Российской Федерации, настоящих Правил и иных специальных документов Администрации сайта;
2. предоставлять при регистрации достоверные, полные и актуальные данные;
3. Пользователю при использовании сайта запрещается:
1. регистрироваться в качестве Пользователя от имени или вместо другого лица («фальшивый аккаунт») или регистрировать группу (объединение) лиц или юридическое лицо в качестве Пользователя, при этом, возможна регистрация от имени и поручению другого физического лица или юридического лица при условии получения необходимых полномочий в порядке и форме, предусмотренных законодательством Российской Федерации;
2. вводить в заблуждение относительно своей личности, используя логин и пароль другого зарегистрированного Пользователя;
3. воспроизводить, дублировать, копировать, продавать, осуществлять торговые операции и перепродавать услуги для каких-либо целей, за исключением случаев, когда такие действия были прямо разрешены Пользователю в соответствии с условиями отдельного соглашения с Администрацией;
4. осуществлять иные действия, нарушающие права Администрации и третьих лиц.
4. Пользователь несет ответственность за достоверность, актуальность, полноту, соответствие внесенных данных законодательству Российской Федерации, а также за нарушение прав третьих лиц.

6. Исключительные права на Электронный контент, размещенный на Сайте.

1. Все объекты (Электронный контент), размещенные на сайте, в том числе элементы дизайна, текст, графические изображения, иллюстрации, видео, скрипты, и другие объекты и их подборки (далее — Контент), являются объектами исключительных прав Администрации, и других правообладателей, все права на эти объекты защищены.
2. Кроме случаев, установленных настоящими Правилами, а также законодательством Российской Федерации, никакой Контент не может быть скопирован (воспроизведен), переработан, распространен, отображен во фрейме, опубликован, скачан, передан, продан или иным способом использован целиком или по частям без предварительного разрешения правообладателя, кроме случаев, когда правообладатель явным образом выразил свое согласие на свободное использование Контента любым лицом. Администрация, размещая на сайте принадлежащий ей на законных основаниях Контент, предоставляет Пользователям неисключительное право на его использование путем просмотра, воспроизведения (в том числе копирования), переработку (в том числе на распечатку копий) и иные права исключительно с целью личного некоммерческого использования, кроме случаев, когда такое использование причиняет или может причинить вред охраняемым законом интересам правообладателя. Использование Пользователем Контента, доступ к которому получен исключительно для личного некоммерческого использования, допускается при условии сохранения всех знаков авторства (копирайтов) или других уведомлений об авторстве, сохранения имени автора в неизменном виде, сохранении произведения в неизменном виде.
3. Любое использование сайта или Контента, кроме разрешенного в настоящих Правилах или в случае явно выраженного согласия правообладателя на такое использование, без предварительного письменного разрешения правообладателя, категорически запрещено.
4. Если иное явным образом не установлено в настоящих Правилах, ничто в настоящих Правилах не может быть рассмотрено как передача исключительных прав на Контент.
5. Пользователь несет личную ответственность за любую информацию, которую он загружает на сайте.
6. Сайт содержит (или может содержать) ссылки на другие сайты в сети Интернет (сайты третьих лиц) так же, как и статьи, фотографии, иллюстрации, графические изображения, музыку, звуки, видео, информацию, приложения, программы и другой Контент, принадлежащий или исходящий от третьих лиц (Контент третьих лиц), являющийся результатом интеллектуальной деятельности и охраняемый в соответствии с законодательством Российской Федерации.

7. Заключительные положения

1. Настоящие Правила являются соглашением между Пользователем и Администрацией сайта относительно порядка использования сайта и его сервисов и заменяют собой все предыдущие соглашения между Пользователем и Администрацией;
2. Настоящие Правила регулируются и толкуются в соответствии с законодательством Российской Федерации. Вопросы, не урегулированные Правилами, подлежат разрешению в соответствии с законодательством Российской Федерации.
3. В случае возникновения любых споров или разногласий, связанных с исполнением настоящих Правил, Пользователь и Администрация сайта приложат все усилия для их разрешения путем проведения переговоров между ними. В случае, если споры не будут разрешены путем переговоров, подлежит соблюдению претензионный порядок. Срок ответа на претензию — 10 календарных дней. Претензия должна быть направлена в письменной форме в адрес Администрации сайта. В случае недостижения согласия споры подлежат разрешению в судебном порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Одним из основных принципов работы с данными является требование соблюдать срок хранения персональных данных. Причем Закон о персональных данных не содержит конкретных сроков. Что остается делать оператору? А тем более оператору-работодателю? Об этом расскажем ниже. А общие требования к хранению персональных данных и мероприятий по защите таких данных размещены в отдельных публикациях.

Максимальный срок хранения персональных данных

Существенное условие согласия на обработку персональных данных – срок, на который оно дается. Получается, что по истечении этого срока данные должны либо уничтожаться, либо подлежат обезличиванию, блокировке. При этом субъект данных может направить отзыв согласия на обработку персональных данных. И таким образом, срок хранения автоматически сократится.

Согласно части 7 статьи 5 Закона о персональных данных срок хранения данных определяет:

• достижение цели обработки персональных данных
• утрата необходимости в достижении цели обработки
• истечение срока хранения, который установлен договором
• срок хранения данных, установленных федеральным законом

В России действует Закон об архивном деле. В развитие его положений Министерство культуры утвердило перечень типовых архивных документов со сроками хранения (приказ от 25.08.2010 г. № 558). Эти нормативные акты определяют срок хранения некоторых персональных данных. Точнее, их материальных носителей.

Почему иногда разумно принимать меры по обезличиванию, а не уничтожению данных? Есть сроки исковой давности. И в случае необходимости обращения в суд персональные данные могут пригодиться. А если их хранить без обезличивания, возможно наступление ответственности.

Срок хранения личных дел работодателем

Организация заводит на каждого работника по трудовому договору личную карточку и личное дело. Личная карточка – обязательный документ. Дело же работодатель заводит по собственному желанию (кроме гос.органов и учреждений). В то же время личное дело – более информативно. Ведь здесь работодатель хранит копии документов – паспорта РФ, приказа о приеме на работу, трудовой договор и т.п.

Сразу после увольнения работника работодатель должен изъять из личного дела копии паспорта, СНИЛС, документов об образовании и всех иных, которые содержат персональные данные. Однако в силу ст. 17 и 22.1 Закона об архивном деле работодатель обязан хранить документы, подтверждающие факт работы, документы о заработной плате, об отчислениях в ПФР и т.п. Хранит организация и невостребованные документы. И только спустя 75 лет их считают невостребованными.

Как избежать возможных штрафов за хранение персональных данных работника после его увольнения? Мы рекомендуем прописать сроки хранения в Положении о персональных данных организации, а также от каждого работника получать согласие на обработку данных.

Срок хранения документов, содержащих персональные данные в медицинском центре

Вопрос: Какие сроки хранения документов, содержащих персональные данные в медицинском центре?

Ответ:

Руководствуясь п.7 ст.5 закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ, срок хранения персональных данных пациента может быть установлен договором между медицинским учреждением и пациентом, если это не будет противоречить федеральному законодательству.

Обоснование ответа:

Бизнес требует навыков не только профессиональных, но предпринимательских и управленческих? Приходите в Клуб деловых игр и перговоров, прокачайте навыки руководителя! Подробнее о Переговорном клубе…

Согласно п.7 ст.5 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных. При этом, обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом.

Персональные данные — любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных). Персональные данные могут использоваться работодателем при трудовых отношениях с работником, Пенсионным фондом, медицинскими учреждениями, страховыми компаниями, детскими учреждениями, коммунальными хозяйствами, транспортными компаниями и прочими организациями и учреждениями, работающие физическими лицами. В каждом конкретном случае необходимо обращаться к законам, регулирующие определенный вид деятельности, в отношении того на кого возложена обязанность по порядку хранения и использованию персональных данных.

Так, ст. 86, 87 Трудового кодекса РФ порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований Трудового кодекса РФ и иных федеральных законов. Соответствующие нормы необходимо закрепить в локальном нормативном акте Общества о персональных данных, где нужно указать в том числе форму (на бумажном носителе или в электронном виде), сроки и место хранения персональных данных.

Сроки хранения документов, в том числе содержащие персональные данные, определены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

В частности, личные дела работников, подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства), трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел, а также личные карточки работников — 75 лет. (См. Об изменении в кадровом учете в 2017 году)

Расчетные (расчетно-платежные) ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат, заявления на получение стандартных налоговых вычетов по НДФЛ, справки по форме 2 -НДФЛ — 5 лет. (См. Об особенностях заполнения деклараций по НДФЛ

В отношении срока хранения персональных данных медицинскими учреждениями, нужно руководствоваться законодательством, регулирующего деятельность в области здравоохранения. Согласно пп.12 п.1 ст.79 Федерального закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в РФ» обязанность по хранению медицинской документации возложена на медицинскую организацию. Закон термина «медицинская документация» не раскрывает.

Поэтому для определения сроков хранения информации о персональных данных, можно руководствоваться приказом Минздрава России от 22.01.2001 № 12 «О введении в действие отраслевого стандарта «термины и определения системы стандартизации в здравоохранении». В соответствии с данным приказом медицинскими документами являются специальные формы документации, ведущиеся медицинским персоналом, в котором регламентируются действия, связанные с оказанием медицинских услуг. Кроме того, формы медицинских документов регламентированы приказ ом Министерства здравоохранения СССР от 04.10.1980 № 1030 (утратившим силу в 1998 году), но применяющей в соответствии с рекомендациями Минздравсоцразвития России (письмо от 30.10.2009 № 14-6/242888). С 2015 года начал действовать новый Приказ Минздрава России от 15.12.2014 № 834н «Об утверждении унифицированных форм медицинской документации, используемых в медицинских организациях, оказывающих медицинскую помощь в амбулаторных условиях, и порядков по их заполнению». К таким документам относятся медицинская карта пациента, получающего медицинскую помощь в амбулаторных условиях; медицинская карта стационарного больного; различного рода медицинские справки, выписки из амбулаторной карты, медицинской карты и другие.

Сроки хранения медицинской документации регламентированы указанным выше приказом Минкультуры РФ, а так же приказом Приказ Министерства здравоохранения СССР от 04.10.1980 № 1030. Например, медицинские карты амбулаторных больных 5 лет, медицинские карты стационарных больных- 25 лет, а различные справки – 3 года.