Справочно информационная документация

Информационно-справочные документы

Большинство документов, которые создаются в учреждениях, являются информационно-справочными. Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел, которая служит основанием для принятия решений, издания распорядительных документов.

К информационно-справочным документам относятся:

— докладная записка;

— объяснительная записка;

— справка;

— акт;

— протокол.

Докладная записка – это информационно-справочный документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное обсуждение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. В докладной записке может быть информация по следующим вопросам: о сложившейся ситуации; явлениях или фактах, имеющих место; выполненной работе; сделанных выводах; предложениях. Информация документа либо принимается руководителем к сведению, либо побуждает его к определенным действиям.

По содержанию докладные записки подразделяются на инициативные, информационные и отчетные.

Инициативные докладные записки составляются по личной инициативе составителя с целью побуждения адресата к принятию определенных решений.

Текст такой докладной записки, как правило, делится на две части:

— констатирующую, или описательную, в которой описывается ситуация или излагаются имеющиеся факты (обычно негативные);

— изложение выводов и предложений.

Информационные докладные записки составляются регулярно, например, еженедельно или ежемесячно, чаще всего по указанию руководителя. Они содержат информацию о ходе работы, о деталях или методах выполнения работы.

Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.д.

Докладная записка должна содержать следующие реквизиты: «наименование учреждения», «название вида документа», «дата», «регистрационный номер», «место составления», «адресат», «заголовок к тексту», «текст», «подпись» (с указанием должности, фамилии, инициалов). При составлении документа используются следующие клишированные синтаксические конструкции: Сообщаю Вам, что…; Прошу, предлагаю + инфинитив (принять меры, выделить, разрешить, допустить, перенести).

В зависимости от местонахождения адресата докладные записки делятся на внутренние (рис. 5.7.) и внешние (рис. 5.8.). Докладная записка, адресованная руководителю учреждения или структурного подразделения, называется внутренней; если же докладная записка направляется в вышестоящую организацию, то это будет внешняя докладная записка. Внешние докладные записки оформляются на бланке организации, внутренние – на обычном листе бумаги.

Рис. 5.7. Образец оформления внутренней докладной записки.

Рис. 5.8. Образец оформления внешней докладной записки.

Объяснительная записка – это документ, который поясняет отдельные положения основного документа (плана, программы, отчета, проекта) или объясняет причины какого-либо события, факта, поступка (чаше всего случаи нарушения трудовой дисциплины).

Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы. Первая группа документов представляет собой приложения к основному документу (плану, отчету), они объясняют и дополняют его. Такие записки оформляются на общих бланках, подписываются руководителем (рис. 5.9.).

Во вторую группу включаются записки, в которых объясняются причины поведения, поступка, ситуации. Они составляются и подписываются отдельными работниками. Текст такой записки строится следующим образом: вначале описывается ситуация, поступок, затем объясняются причины произошедшего. В объяснительной записке предполагается использование предлогов с причинным значением: в связи с …, вследствие…, по причине того, что… и т.п.

Как и внутренние докладные записки, объяснительные записки могут оформляться рукописным образом на стандартном листе бумаги. Такие записки оформляются так же, как и внутренняя докладная записка.

Рис. 5.9. Образец оформления объяснительной записки.

Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов, событий или явлений, а также удостоверяющий какой-либо юридический факт.

Справки составляются, как правило, по запросам вышестоящих и сторонних учреждений, имеющих право на получение соответствующей информации (судебные и налоговые органы, милиция, прокуратура), — это внешние справки. Справки могут составляться также и внутри учреждения – это внутренние справки. Внешние справки составляются на общем бланке учреждения, внутренние – на чистом листе бумаги.

Различают также справки личного характера (рис.5.10.) и служебно-информационного (рис. 5.11.).

Личные справки выдаются гражданам с целью подтверждения места проживания, работы или учебы, заработной платы, трудового стажа и т.п. Такие справки всегда направляются за пределы учреждения, поэтому они оформляются на общем бланке. Поскольку текст справки личного характера по своему содержанию типичен, он оформляется на трафаретном бланке, на котором содержится заранее занесенная постоянная информация и оставлено место для переменной информации. Текст начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются необходимые сведения. Не рекомендуется использовать в тексте архаичные обороты: настоящим подтверждается, действительно обучается, настоящая справка.

Рис. 5.10. Образец оформления справки личного характера.

Текст информационной справки обычно составляется в индивидуальных ситуациях. Во вступительной части указываются причины ее составления (ссылки на запрос лиц и организаций; на документы, послужившие основанием для составления справки, и др.). Текст может делится на разделы и пункты. Очень часто справочную информацию представляют в табличной форме.

Рис. 5.11. Образец оформления служебно-информационной справки.

Типовой формуляр справки включает следующие реквизиты:

— «наименование организации» (автора, выдавшего справку);

— «наименование вида документа» (справка);

— «дата»;

— «регистрационный номер»;

— «место составления»;

— «адресат»;

— «заголовок к тексту»;

— «текст»;

— «подпись»;

— «оттиск печати».

Датой справки служит дата ее подписания. Регистрационным номером считается порядковый номер документа, он оформляется одновременно с датой.

Заголовок справки может включать указание на период времени, на который приходится сообщение. Внешние справки подписываются, как правило, руководителем учреждения или его заместителем. Внутренние справки подписывают руководители структурных подразделений. Справки, содержащие финансовую информацию, подписываются руководителем учреждения и главным бухгалтером. Оттиск печати заверяет подписи на справках, содержащих финансовую информацию. Печатью заверяются также справки, подтверждающие факты из жизни и деятельности граждан.

Различают акты законодательные (решения, облеченные в форму законов, указов, постановлений) и административные (подтверждение фактов в деятельности организации).

Административный акт – это документ, составляемый группой лиц и подтверждающий установленные ими факты или события. В некоторых случаях акт составляет одно должностное лицо: при ревизии финансово-хозяйственной деятельности, проверки наличия товара и т.д. Главное при составлении акта – установление фактического состояния дел и правильное отражение их в документе.

Поводы для составления актов могут быть различными, отсюда и большое количество разновидностей актов.

Акты по содержанию и назначению делятся на акты:

— ликвидации (учреждений, предприятий, организаций);

— сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов, дел, законченных объектов и др.);

— обследования (состояние техники безопасности, условий труда, результатов деятельности);

— испытаний (образцов, систем, технологий, новых изделий, оборудования);

— дегустации;

— ревизий;

— уничтожения дел, испорченных товаров списания;

— инвентаризации;

— расследования несчастных случаев, аварий и т.д.

Независимо от разновидности акт оформляется по одной схеме (рис. 5.12.), как правило, на бланке и содержит следующие реквизиты: «наименование организации» (включая наименование структурного подразделения), «названия вида документа», «дата», «регистрационный номер», «место составления», «заголовок к тексту», «текст», «подпись». Дата и место составления акта должны соответствовать дате события и месту его составления. Заголовок начинается либо с предлога «о» («об») и формулируется с помощью отглагольного существительного (О приеме/передаче оборудования, Об уничтожении дел и т.п.), либо с помощью существительного в родительном падеже, например: ревизии кассы.

Рис. 5.12. Образец оформления акта.

Текст акта делится на три части: введение, констатирующую часть и выводы. Он может быть представлен в форме связанного текста, таблицы или сочетания этих форм.

Во введении указывается документ, послуживший причиной проверки, его дата и номер – основание для издания акта (чаще всего это распорядительный документ), например, Основание: приказ директора предприятия №2 от 02.01.2014. Далее идет список фамилий лиц, составивших акт. Они перечисляются в следующей последовательности: председатель комиссии, члены комиссии, присутствующие (в алфавитном порядке) с указанием должности: например:

Составлен комиссией: Председатель – зам. директора В.Т. Трофимов Члены комиссии – гл. инженер В.З. Зиновьев ст. мастер Н.Б. Кривошев механик А.Т. Морозов

В тех случаях, когда должностные лица, составившие акт, работают в других учреждениях, дается и название этих учреждений.

Констатирующая часть начинается с абзаца. В текст включаются сроки проведения работы комиссии, сущность установленных фактов, методы, которыми велась проверка. Текст констатирующей части при необходимости может быть разбит на пункты.

Выводы, предложения, заключения комиссии печатаются с абзаца, они также могут состоять из нескольких пунктов.

В конце теста указываются данные о количестве экземпляров акта и месте их нахождения или адресата, которым он направлен, например:

Составлен в 3-х экз.: 1-й экз. – директору предприятия 2-й экз. – в бухгалтерию 3-й экз. – в дело №12/14

Подписи лиц располагаются в той последовательности, в которой эти лица указаны в составе комиссии во вводной части, но без указания должности (указываются председатель и члены комиссии), например:

Председатель Члены комиссии

Подпись Подпись Подпись Подпись

В.Т. Трофимов В.З. Зиновьев Н.Б. Кривошев А.Т. Морозов

Акт подписывают все члены комиссии. Член комиссии, имеющий замечания к содержанию акта и не согласный с выводами комиссии, также обязан поставить свою подпись, но при этом излагает суть замечаний ниже подписей или на отдельном листе, который является приложением к акту.

Протокол – это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях. Обязательному протоколированию подлежат собрания акционеров, заседания совета директоров. Протоколы составляют и с целью документирования деятельности временных коллегиальных органов (конференций, собраний, совещаний, семинаров и т.д.).

Протокол ведется секретарем, который стенографирует, записывает на магнитофон или конспектирует все выступления на заседании (за исключением текстов основных докладов: они могут быть подготовлены заранее и после заседания передаются секретарю). В ходе заседания можно составить лишь черновик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется, добавляется, выверяется и оформляется. При выборах должностных лиц в протоколе указываются результаты голосования отдельно по каждой кандидатуре. К протоколу подшиваются все представленные на рассмотрение материалы, которые оформляются как приложения.

Решения, принятые на заседании, доводятся до сотрудников предприятия и виде копии самого протокола, выписки из протокола или в виде других распорядительных документов.

Вид протокола выбирается в зависимости от вида заседания или статуса коллегиального органа.

Полный протокол (рис. 5.13) включает не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробные записи, которые передают содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, все позиции, что позволяет представить полную картину заседания. Полный протокол составляют на основе рукописных стенографических или магнитофонных записей, которые ведутся во время заседания. Протокол составляют на основе рукописных стенографических или магнитофонных записей, которые ведутся во время заседания. Протокол оформляется на бланке, где указывается наименование вышестоящего органа, названия учреждения, вид документа (протокол), дата, индекс документа, место его составления, заголовок к тексту, текст, подписи председателя и секретаря.

Датой протокола считается дата заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Если оно продолжалось насколько дней, то дата протокола включает дату начала и окончания, например: 21-24.10.2014.

Номером протокола является порядковый номер заседания. Нумерация протокола ведется в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.

Заголовок протокола состоит из названия вида коллегиальной деятельности (собрание, заседание, совещание и т.д.) и названия коллегиального органа в родительном падеже, например: заседания совета, собрания директоров и т.д.

Текст протокола включает вводную и основную части.

В водной части протокола после заголовка приводятся:

1. Сведения о председателе и секретаре заседания – их фамилии и инициалы.

2. Сведения о присутствовавших. С новой строки после слова «Присутствовали» перечисляются фамилии, инициалы постоянных членов коллегиального органа (в алфавитном порядке), фамилии, инициалы и должности приглашенных на заседание. Если число присутствующих больше 10, то указывается общее число. При оформлении протокола расширенного заседания указывается общее количество присутствующих, списки после регистрации участников передаются секретарю собрания и становятся одним из приложений к протоколу, например: Присутствовали: 43 человека (список прилагается). На собраниях, конференциях, съездах, где принятие решений требует определенного кворума, в разделе «Присутствовали» указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на заседание, например: в протоколе собрания членов акционерного общества указано: Всего членов ОАО 135 человек, присутствовали 117 человек.

3. Повестка дня. Количество вопросов, рассматриваемых на заседании, и их последовательность, как правило, обсуждаются заранее во время подготовки заседания и оформляются в виде повестки дня. Она или является приложением к протоколу (если протоколируются заседания коллегий министерств, комитетов), о чем делается запись в тексте: Повестка дня заседания прилагается, или включается в текст вводной части протокола. Повестка дня – краткое содержание документа, она должна содержать оптимальное количество вопросов и устанавливать последовательность их рассмотрения и фамилии основных выступающих (докладчиков) по каждому вопросу. Каждый пункт должен отвечать на вопрос «о чем?», в конце пункта следует указать фамилию и должность докладчика, например:

1. О перспективах развития завода. Доклад директора В.Р. Аксакова. 2. Об итогах социологического опроса рабочих. Доклад начальника социологической службы Л.Д. Булановой.

Основная часть текста протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. Каждый раздел текста состоит из трех частей и начинается с цифры, обозначающей порядковый номер решаемого вопроса, затем на одной строке вслед за цифрой прописными буквами печатается слово «СЛУШАЛИ», и с новой строки абзаца приводятся инициалы и фамилия докладчика в винительном падеже и через тире запись выступления. Содержание выступления излагается от третьего лица единственного числа. Если текст доклада подготовлен заранее для передачи секретарю, в протоколе после фамилии докладчика делается соответствующая запись, например:

1. СЛУШАЛИ: З.Е. Константинова (текст доклада прилагается)

Далее с новой строки печатается слово «ВЫСТУПИЛИ» и со следующей строки с абзаца указывают должность, инициалы и фамилию каждого выступающего (в именительном падеже) и через тире запись его выступления от третьего лица единственного числа. После записи каждого выступления приводятся вопросы и ответы на них в порядке поступлении. Фамилии задававших вопросы выступавшему, ответы на них печатаются с новой строки, например:

В.К. Смирнов – Были ли приняты меры для ликвидации аварии на стройке? К.П. Лысиков – К 8 часам утра следующего дня вода была полностью откачана и последствия аварии ликвидированы

Решения, принятые по обсуждаемому вопросу, являются третьей частью раздела протокола, начинающейся со слова «РЕШИЛИ» («ПОСТАНОВИЛИ»), которое также печатается с новой строки. Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и в распорядительных документах, должна быть конкретной и содержать составные части: кому, что сделать и к какому сроку.

После текста оформляется реквизит «подпись». Подписывают протокол председатель и секретарь собрания (протоколы правления акционерных обществ или совета директоров должны быть подписаны всеми присутствующими на заседании):

Председатель Секретарь

Подпись Подпись

В.А. Сидоров Е.М. Крылова

Рис. 5.13. Образец оформления полного протокола.

Краткий протокол (рис. 5.14.) фиксирует вопросы, которые обсуждались на заседании, фамилии докладчиков и выступавших и принятые решения. Текст краткого протокола не содержит сведений о ходе обсуждения основного доклада, о замечаниях, вопросах, мнениях по поводу доклада. Такой протокол рекомендуется вести в том случае, когда заседание стенографируется, доклады и тексты будут переданы секретарю, или тогда, когда ведется протокол заседаний оперативного характера.

Рис. 5.14. Образец оформления краткого протокола.

Выписка из протокола (рис. 5.15.) представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящуюся к одному из вопросов повестки дня. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, текст, отражающий ход обсуждения вопроса и принятое решение, инициалы и фамилию председателя и секретаря (без подписи).

В конце составляется заверительная надпись. Если выписка дается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью.

Рис. 5.15. Образец оформления выписки из протокола.

Кадровое делопроизводство: информационно-справочная документация

Информационно-справочные документы являются неотъемлемой частью кадровой документации. Документы этой группы играют служебную, вспомогательную роль по отношению к другим кадровым документам. Они не содержат распоряжений, не обязывают, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения. В отличие от распорядительной документации информационно-справочные документы не являются обязательными для исполнения и содержат информацию, принимаемую к сведению.

Информационно-справочные документы, как отмечалось ранее, являются основанием для издания приказов по личному составу.

Этот комплекс кадровой документации имеет много разновидностей, классификаций, поэтому у каждого конкретного работодателя состав и порядок оформления информационно-справочной документации определяется самостоятельно в локальных нормативных актах по делопроизводству.

В состав информационно-справочных документов, как правило, включают:

· Докладная записка;

· Служебная записка;

· Объяснительная записка;

· Предложение;

· Представление;

· Заявление;

· Протокол;

· Акт;

· Справка;

· Заключение;

· Отзыв;

· Перечень;

· Список;

· Переписка.

В составе информационно-справочной документации выделяют:

1. Справочная документация (имеет индивидуальный характер, выдается по разовому запросу, касающегося одного работника, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней).

2. Отчетно-справочная (характеризуется четкой периодичностью (годовой, квартальной и тому подобное) представления её адресатам и наличием типовых форм, сводных таблиц, итогов, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней (например, отчетная документация, представляемая в государственные органы статистики).

3. Справочно-аналитическая (выдается по разовым или периодическим запросам с различных уровней управления, имеет сводный, обобщающий характер, разнообразие запрашиваемых показателей (пол, возраст, образование, наличие правительственных наград и так далее), в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней).

Рассмотрим некоторые информационно-справочные документы, имеющие наиболее важное значение для кадровых вопросов.

Докладная записка – документ, адресованный руководству и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя (Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974.).

Обычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, сложившейся ситуации, выполненной работе, требующих принятия решения. Так, например, докладные записки (фиксирующие или предупреждающие о наступлении событий перечисленных в частях 2 и 3 статьи 72.2 Трудового кодекса Российской Федерации (далее ТК РФ) являются основанием документального оформления временного перевода работника в связи с производственной необходимостью.

Докладные записки могут быть двух видов:

1. внешняя;

2. внутренняя.

Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя – руководителю подразделения или организации. Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя.

Внешние докладные записки составляются на общем бланке.

Текст докладной записки состоит из трех смысловых разделов:

· в первом разделе излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;

· во втором — анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения;

· в третьем — содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

При этом второй раздел в докладной записке может отсутствовать.

Как правило, внутреннюю докладную записку подписывает составитель, если она представляется руководителю подразделения. Если она представляется руководителю организации, то подписывается и составителем и руководителем подразделения. Внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.

Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней докладной записки), адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.

Служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу (Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974.).

Служебная записка по своему назначению близка к докладной записке, но в отличие от неё имеет внутренний, служебный характер. Она составляется работником или руководителем структурного подразделения на имя руководителя или специалиста другого структурного подразделения.

Служебные записки могут информировать руководство по следующим вопросам:

— материально-технического обеспечения;

— хозяйственного обеспечения;

— организационного обеспечения.

Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги. Текст служебной записки, как правило, состоит из двух разделов:

— обоснования (изложения причин составления);

— предложения, просьбы, заявки и тому подобное.

Служебную записку подписывает составитель (специалист или руководитель подразделения).

Обязательными реквизитами служебной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подпись.

Объяснительная записка:

1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта);

2) сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу (Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974.).

По содержанию объяснительные записки разделяют на две группы:

1) Объяснительные записки, прилагающиеся к основному документу (акт, план, отчет и другие) и поясняющие содержание отдельных его понятий, разделов, положений.

2) Объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, фактов, сложившихся ситуаций.

Объяснительная записка в трудовых отношениях согласно статье 193 ТК РФ является обязательным документом, сопровождающим документирование дисциплинарных взысканий. В объяснительной записке работник объясняет причины нарушения трудовой дисциплины. Объяснительная записка является основанием для оценки работодателем тяжести совершенного проступка и обстоятельств, при которых он был совершен.

Текст объяснительной записки, как правило, состоит из двух разделов:

— первый содержит факты, послужившие поводом к ее написанию;

— второй – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Объяснительную записку подписывает ее составитель.

Обязательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, текст, адресат, подпись.

Представление – документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения (Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974.).

Представление оформляется на стандартном листе бумаги.

Текст представления, как правило, содержит следующую информацию:

— фамилия, имя, отчество (представляемого);

— дата рождения;

— образование;

— занимаемая должность;

— наименование структурного подразделения;

— стаж работы (общий, в данном подразделении, в данной должности);

— оценка трудовой деятельности;

— оценка служебной деятельности;

— повышение профессионального уровня;

— оценка политических, деловых и моральных качеств;

— информация об участии в общественной работе;

— мотив назначения, перемещения или поощрения;

— наименование должности, на которую предлагается назначить или переместить;

— структурное подразделение, в которое предлагается назначить или переместить (Рекомендации по документационному обеспечению деятельности органов исполнительной власти (администраций краев, областей, городов федерального значения, органов местного самоуправления). – М.: ВНИИДАД, Мэрия Москвы, 1995).

Обязательными реквизитами представления являются: наименование подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.

Заявление – документ, содержащий просьбу или предложения лица (лиц) учреждению или должностному лицу (Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974.).

Заявление адресуется конкретному должностному лицу (руководителю организации, его заместителю или руководителю структурного подразделения).

По содержанию заявления подразделяются на две группы:

— по кадровым вопросам (о принятии на работу, о предоставлении отпуска, о переводе, об увольнении по собственному желанию и так далее);

— сообщения о каких-либо недостатках, нарушениях в работе организации, отдельных должностных лиц и так далее без указания на нарушения собственных прав заявителя.

В трудовых отношениях заявление выступает в качестве документа, фиксирующего инициативу работника по совершению какого-либо действия, имеющего для него определенные правовые последствия или согласие работника с какими-либо действиями работодателя. ТК РФ содержит многочисленные упоминания об этом документе, например: в статьях 80, 89, 122, 124, 126, 127, 128, 131, 229.1. ТК РФ и другие.

В зависимости от количества заявителей заявление может быть:

— индивидуальным;

— коллективным (например, в статье 195 ТК РФ упоминается о заявлении от представительного органа работников).

Заявление составляется в произвольной форме или на трафаретном бланке, разработанном у конкретного работодателя.

Личное заявление работника по кадровым вопросам (о приеме, переводе, увольнении и так далее) пишется, как правило, от руки, в произвольной форме. В заявлении указываются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя организации или работодателя), текст, дата документа, личная подпись, расшифровка подписи. В дальнейшем на заявлении может проставляться резолюция руководителя и отметка об исполнении документа.

Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются копии документов об образовании, анкета, автобиография и другие).

Текст любого заявления начинается с существа вопроса, обращения («прошу принять…», «прошу проверить состояние …»), а затем идет детализация затронутого вопроса. Форма изложения текста свободная.

Заявление подписывается автором и передается руководству для принятия решения. Решение руководства выражается резолюцией. Заявление с резолюцией служит основанием к изданию приказа по личному составу или другого документа (письма автору о принятии решения, приказа о проведении экспертизы, проверки и тому подобное).

Обязательными реквизитами заявления (в трудовых отношениях) являются: наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия, должность заявителя и структурное подразделение, в котором он работает, (иногда указывается адрес заявителя: индекс, адрес места жительства, телефон), текст, подпись.

Справка:

1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий;

2) документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера (Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974.).

Выделяют справки:

— подтверждающие факты биографического или служебного характера;

— отражающие основную (производственную) деятельность организации.

Работники, как правило, обращаются к работодателю или в кадровую службу организации с просьбой выдать справки, подтверждающие факты биографического или служебного характера.

Их основная цель — подтвердить наличие или отсутствие определенного факта, например:

1) место работы;

2) должность, профессия, специальность;

3) стаж работы в определенной должности (по профессии, специальности);

4) размер заработной платы;

5) размер начисленных и фактически уплаченных страховых взносов на обязательное пенсионное страхование.

Справки с места работы могут быть затребованы заинтересованными органами государственной власти (например, суд, орган внутренних дел), органами местного самоуправления (например, орган опеки и попечительства), сторонними организациями (например, банковская организация) для подтверждения разнообразных фактов.

Перечислим некоторые нормативно установленные случаи оформления справки с места работы.

При оформлении паспорта для пребывания за границей гражданин должен представить документы, перечисленные в пункте 2.1. Инструкции о порядке оформления и выдачи паспортов гражданам Российской Федерации для выезда из Российской Федерации и въезда в Российскую Федерацию, утвержденной Приказом Министерства внутренних дел Российской Федерации от 26 мая 1997 года №310 «Об утверждении инструкции о порядке оформления и выдачи паспортов гражданам Российской Федерации для выезда из Российской Федерации и въезда в Российскую Федерацию», в том числе документы, подтверждающие его трудовую деятельность, одним из которых является справка с места работы.

В соответствии с пунктом 2 Постановления Минтруда Российской Федерации №26, Фонда социального страхования Российской Федерации №34 от 4 апреля 2000 года «Об утверждении разъяснения «О порядке предоставления и оплаты дополнительных выходных дней в месяц одному из работающих родителей (опекуну, попечителю) для ухода за детьми – инвалидами», при предоставлении своему работодателю заявления о предоставлении дополнительных выходных дней работник должен представить также справку с места работы другого родителя о том, что на момент обращения дополнительные оплачиваемые выходные дни в этом же календарном месяце им не использованы или использованы частично.

Также при назначении и выплате единовременного пособия при рождении ребенка в случае, если оба родителя работают, представляется справка с места работы (службы, учебы) другого родителя о том, что такое пособие не назначалось. Требование о предоставлении таких справок содержится в пункте 22 Постановления Правительства Российской Федерации от 4 сентября 1995 года №883 «Об утверждении положения о порядке назначения и выплаты государственных пособий гражданам, имеющим детей».

Согласно статье 283 ТК РФ при приеме по совместительству на тяжелую работу, работу с вредными условиями труда работник обязан представить справку о характере и условиях труда по основному месту работы.

Кроме того, при оформлении приема на работу по совместительству, подтверждением наличия основного места работы может быть не только экземпляр трудового договора по основному месту работы, но и справка, полученная работником по собственной инициативе у работодателя по основному месту работы.

Справки с места работы могут понадобиться работнику и в иных, помимо вышеперечисленных, случаях: при оформлении льготной пенсии, туристических документов, оформлении субсидий и так далее.

В соответствии со статьей 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой. В числе таких документов названы и справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя, а также другие, содержащие иные сведения, которые может подтвердить работодатель. При этом справки должна быть заверена надлежащим образом и предоставляются работнику безвозмездно.

Объем сведений, содержащихся в справке с места работы, зависит от адресата ее представления. Поэтому работодателю или кадровым работникам организации при выдаче справок следует предупредить работника, что в заявлении о выдаче справки должен быть определен состав сведений, а также указан адрес ее представления.

ТК РФ наделяет правом обращаться к работодателю за указанными справками только работника. В отношении иных лиц, обращающихся с просьбами о выдаче справок, действуют правила о защите персональных данных работника, установленные главой 14 ТК РФ.

Сведения в справку с места работы вносятся на основании данных личной карточки, приказов по личному составу, других кадровых документов.

Как правило, справка с места работы оформляется на бланке — шаблоне (трафаретном бланке для справок) и они могут составляться на общем бланке формата А4 или А5. В подавляющем большинстве требования органов государственной власти, местного самоуправления сводятся к тому, чтобы справка с места работы составлялась на фирменном бланке организации, в этом случае объем информации об организации будет максимально индивидуализирован.

На практике для указания адресата в справке используются два подхода:

· адресат указывается в конце текста и выражается в формулировке «Выдана для представления в ______»;

· адресат выносится в правый верхний угол бланка.

Сведения о работодателе, выдавшем справку, должны указываться полностью, в соответствии с учредительными документами: наименование организации, место нахождения (адрес) организации и структурного подразделения, в котором работает работник, номера телефонов и факса и так далее.

В справке о размере заработной платы указываются банковские реквизиты, ИНН работодателя. В отдельных случаях рекомендуется указывать номер свидетельства о государственной регистрации юридического лица, индивидуального предпринимателя. В справках, содержащих финансовую информацию, кроме подписи работодателя или руководителя организации, обязательным реквизитом является проставление подписи главного бухгалтера и печати.

По общему правилу справка с места работы подписывается работодателем или руководителем организации и заверяется печатью. Исключение из этого правила может быть предусмотрено локальными нормативными актами (например, право подписи справок с места работы может быть делегировано начальнику отдела кадров на основании приказа о распределении обязанностей).

Обязательными реквизитами справки являются: наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней справки), адресат, подпись, оттиск печати.

Учет выданных справок с места работы ведется с помощью специального журнала (книги). В данном журнале (книге) фиксируют: номер выданной справки (ему соответствует порядковый номер записи в журнале (книге)), краткое содержание справки («о заработной плате», «о стаже» и так далее), адресат.

Пример 1.

Образец справки с места работы.

ООО «Виктория» Адресат

СПРАВКА

10.11.2006 г. №45

г. Москва

Иванова Мария Ивановна работает в ООО «Виктория» в должности бухгалтера с 01.03.2000 г.

Директор____________ /__________________/

Подпись (расшифровка подписи)

Окончание примера.

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события (Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974.).

По содержанию различают следующие виды актов:

· приема-сдачи (материальных ценностей, документов);

· обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности; условий труда);

· испытаний (образцов, систем, технологий);

· выделения к уничтожению документов;

· о списании материальных ценностей;

· о нарушении установленных правил;

· ревизии, инвентаризации;

· расследования аварий, несчастных случаев;

· о нарушении дисциплины труда и несоблюдении правил внутреннего трудового распорядка;

· об отказе от подписи, свидетельствующей об ознакомлении с приказом;

· об отказе от дачи объяснений по факту нарушения трудовой дисциплины.

Таким образом, акты можно разделить на три подгруппы: по производственным, хозяйственно-финансовым вопросам и вопросам, связанным с документированием трудовых отношений.

Акт – это документ, который составляется коллегиально (не менее двух составителей).

Объясняется это констатирующей природой этого документа и доказательственным назначением. Например, на основании актов часто принимаются важные кадровые решения, которые могут быть оспорены в судебном порядке, особенно если они затрагивают права работников. Если будет установлено, что акт не отвечает требованиям, предъявляемым к документам такого рода (например, составлен без свидетелей или не по форме), суд не примет его во внимание, а факт, который в нем зафиксирован, при отсутствии других доказательств может быть признан неустановленным.

Некоторые акты должна издавать специально созданная комиссия, состав которой утверждается приказом руководителя организации. Это акты приема-сдачи материальных ценностей, документов, дел, а также акты ревизии, инвентаризации, расследования несчастных случаев на производстве (статья 230 ТК РФ). Как правило, для них существуют установленные законом формы. Иные акты составляются в произвольной форме.

Ведущим принципом для составителей акта является – установление фактического состояния дел и достоверное их отражение в акте. Во время работы комиссии ведутся черновые записи, которые содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения, они являются основой составления актов.

Более подробно рассмотрим правила составления актов о нарушении трудовой дисциплины, поскольку именно они являются составной частью кадрового делопроизводства.

Эти акты обязательны при документировании процедуры наложения любого из дисциплинарных взысканий, перечисленных в статье 193 ТК РФ: замечание, выговор или увольнение.

Наиболее распространенными дисциплинарными проступками, которые фиксируются в актах, являются:

— несвоевременное или некачественное выполнение обязанностей, предусмотренных трудовым договором, должностной инструкцией;

— несвоевременное или некачественное выполнение заданий, приказов (распоряжений) руководства;

— прогулы;

— появление на работе в состоянии опьянения.

Законодательно форма этих актов не установлена, но существует сложившаяся практика составления данных документов.

Акты о нарушении трудовой дисциплины, как правило, содержат следующие сведения:

· дата, место составления акта (в актах об опоздании или прогуле, как правило, указывают и время составления акта);

· составитель акта (указать должность, фамилию и инициалы составителя акта);

· фамилии, инициалы и должности свидетелей (не менее двух человек), в присутствии которых составлен акт;

· дисциплинарный проступок, который совершил работник;

· предварительные объяснения работника по поводу нарушения трудовой дисциплины (необходимо записать дословно), которые в дальнейшем работник должен подтвердить документально;

· подписи свидетелей, присутствовавших при составлении акта;

· подпись составителя акта;

· подпись работника, свидетельствующая о том, что он ознакомлен с актом (если работник отказывается подписать акт, об этом в акте необходимо сделать соответствующую отметку, под которой составитель и свидетели еще раз ставят свои подписи).

Акт, который фиксирует факт появления работника на работе (на своем рабочем месте либо на территории организации — работодателя или объекта, где по поручению работодателя работник должен выполнять трудовую функцию) в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения, составляется в тот же день, а предъявляется работнику для ознакомления на следующий день. Данный акт содержит свидетельские показания, подтверждающие факт алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения у работника и появления его в таком состоянии на работе и является одним из доказательств (помимо медицинского заключения) в суде при возникновении трудового спора. В тексте данного акта необходимо со слов свидетелей подробно описать внешние признаки, свидетельствующие об алкогольном, наркотическом или ином токсическом опьянении работника (например, запах алкоголя, присутствующий в выдыхаемом работником воздухе, нарушение координации движений и так далее) и факт направления данного работника на медицинское освидетельствование для подтверждения состояния опьянения. В случае отказа работника представить письменные объяснения по поводу своего состояния и пройти медицинское освидетельствование в акте делается соответствующая отметка.

Согласно статье 193 ТК РФ до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт.

В тексте акта об отказе от дачи объяснений по поводу дисциплинарного проступка, совершенного работником, обязательно указывается, какое именно нарушение дисциплины работник отказался объяснить, и чем он свой отказ мотивировал.

В случае применения к работнику дисциплинарного взыскания работодателем издается соответствующий приказ (распоряжение), который должен быть объявлен работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то также составляется соответствующий акт (статья 193 ТК РФ).

Пример 2.

Оформления акта о нарушении трудовой дисциплины.

ООО «Виктория»

АКТ

об опоздании на работу

02.11.2006г. №3

г. Москва

Мною, директором Петровым И.И., в присутствии главного бухгалтера Фокиной М.М. и машинистки Светиковой Н.Н составлен настоящий акт о нижеследующем:

«02» ноября 2006 г. в 12 – 00 часов мною проверена явка на работу в отдел бухгалтерии бухгалтера Ивановой М.И.

В ходе данной проверки комиссия в составе директора Петрова И.И., главного бухгалтера Фокиной М.М. и машинистки Светиковой Н.Н. установила, что бухгалтер Иванова И.И. опоздала на работу на один час пятьдесят минут, что зафиксировано в табеле учета рабочего времени и выявлено с помощью докладной записки Сидорова М.М., осуществляющим учет рабочего времени.

В соответствии со ст.193 ТК РФ с работника было затребовано объяснение в письменной форме. Свое опоздание Иванова М.И. объяснила задержкой движения транспорта, однако предоставить справку, либо иное подтверждение данного факта, отказалась.

Настоящий акт составлен в двух экземплярах:

— первый экз. — в отдел кадров;

— второй экз. — Ивановой М.И.

Содержание данного акта подтверждаем личными подписями:

1. главный бухгалтер ____________ /Фокина М.М./

(должность, подпись, расшифровка подписи)

2. машинистка ______________ /Светикова Н.Н./

(должность, подпись, расшифровка подписи)

Настоящий акт составил: директор __________ /Петров И.И./

(должность, подпись, расшифровка подписи)

С актом ознакомлен (а)___________ /Иванова М.И./

(подпись) (расшифровка подписи)

02 ноября 2006 г.

Окончание примера.

Акт вступает в силу после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Если какой-либо член комиссии не согласен с содержанием акта, то он обязан подписать его с оговоркой о своем несогласии, а свое мнение оформить на отдельном листе в виде приложения к акту. В законодательно установленных случаях акты проходят процедуру утверждения руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.

Акт может оформляться на общем бланке или на специальном бланке акта (например, для актов о несчастном случае на производстве существует утвержденная форма бланка).

На оформление актов распространяются требования государственного стандарта «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003″ГОСТ Р 6.30-2003 (утвержден Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 3 марта 2003 года №65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» вместе с «Унифицированной системой документации. Унифицированной системой организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003»). В соответствии с этим ГОСТом обязательными реквизитами акта являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, текст, подписи, в необходимых случаях – гриф утверждения (обычно он присутствует на законодательно установленных формах актов).

Более подробно с вопросами, касающимися кадрового делопроизводства, Вы можете ознакомиться в книге авторов ЗАО «BKR-ИНТЕРКОМ-АУДИТ» «Кадровое делопроизводство».

«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2013, N 11

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ СПРАВОК

В статье рассказано о правилах оформления организационно-распорядительных документов применительно к справкам. С ее помощью любой поймет, в каких ситуациях уместно оформление этого вида документа, как не спутать его с письмом. Даны примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (справок о совместительстве, о занятости с указанием среднего заработка и др.). Статью можно использовать как готовый методический материал для себя, коллег и подчиненных.

Когда нужно оформить именно справку?

Справка относится к информационно-справочным документам, так же как, например, докладная и объяснительная записки или служебное письмо. Назначение справки — описать, подтвердить какие-то факты, сведения, события «из жизни» организации либо ее сотрудника. Она может быть информационной, аналитической или отчетной, а в зависимости от адресата:

— внутренней или

— внешней.

В первом случае справка оформляется подобно докладной записке, но, в отличие от нее, не побуждает к каким-либо действиям, а просто «предоставляет» информацию для размышления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа.

Во втором случае она оформляется на общем бланке организации (фирменном бланке), на котором должны быть справочные сведения о ней (ИНН, адрес, телефон и т. п.). Именно поэтому многие путают ее с письмом (сравните примеры 6 и 7). Отличие справки заключается прежде всего в том, что при ее оформлении указывают вид документа «СПРАВКА», кроме того, на ней может отсутствовать адресат (в письме же не указывают вид документа, а его адресата прописывают если не конкретно, например Генеральному директору ЗАО «Каравелла» И. И. Иванову, то хотя бы в общем, например Директорам филиалов ЗАО «Каравелла»). Далее в оформлении справки и письма действительно много общего:

— структура текста и стиль изложения;

— подпись руководителя организации (или лица, его замещающего), а при предоставлении сведений финансового характера — главного бухгалтера;

— обязательная регистрация.

Правильно оформляем реквизиты

Справка может направляться конкретной организации, но часто она выдается своему работнику для предоставления им этого документа в какую-то организацию. В обоих приведенных случаях адресатом является конечный получатель документа, а не ваш сотрудник.

Когда адресат справки известен точно, его указывают в положенном месте (в правом верхнем углу). Правила его оформления идентичны для всех организационно-распорядительных документов (см. п. 3.15 ГОСТ Р 6.30-2003). Напомним, что в адресате инициалы в имени должностного лица указываются перед его фамилией, а у физического лица — после.

Пример 1. Адресатом является конкретное должностное лицо.

Генеральному директору

ООО «Светотехника»

Л. Д. Шевцову

или

ООО «Светотехника»

Генеральному директору

Л. Д. Шевцову

Пример 2. Адресатом является организация.

Государственная инспекция труда

в Республике Башкортостан

Пример 3. Адресатом является физическое лицо.

Великановой С. Ф.

ул. Солнечная, д. 75, кв. 56

г. Димитровград, 433500

Если адресат неизвестен или владелец будет предъявлять справку в нескольких местах, на месте реквизита «Адресат» пишется:

Пример 4. Если адресат справки неизвестен.

Для предоставления

по месту требования

Заголовок текста желательно сформулировать. Но если это сложно, то можно обойтись и без него. Формулируется он по общему правилу и отвечает на вопрос «о чем?»/»о ком?», являясь как бы продолжением к слову «СПРАВКА». Например, справка о техническом состоянии помещения или справка о несчастных случаях на производстве. В первом случае заголовок будет «О техническом состоянии помещения», во втором — «О несчастных случаях на производстве» (см. отметку 3 в примере 7).

Дадим несколько рекомендаций, которые помогут вам при составлении текста справки.

Если ваша справка является ответом на какой-либо запрос, в начале текста целесообразно сослаться на его регистрационные данные, например: «В ответ на ваше письмо от 31.10.2013 N 324…».

Если запроса нет или он был сделан устно, многие начинают справки словами «Сообщаем вам…» или «Доводим до вашего сведения, что…». Конечно, ошибки в этом нет. Но официально-деловой стиль речи подразумевает в числе прочего лаконичность формулировок, а приведенные клише не несут никакой информационной нагрузки. Сравните:

— «Доводим до вашего сведения, что по состоянию на 1 ноября 2013 г. работы по объекту не закончены» и

— «По состоянию на 1 ноября 2013 г. работы по объекту не закончены».

То же происходит, когда справка выдается отделом кадров сотруднику компании и текст начинается с конструкции «Дана Иванову И. И. в том, что…».

Перефразируем известный рекламный слоган: если не видно разницы, то зачем писать больше (и загромождать лишним придаточным предложением)? Если вам сложно избавиться от указанных вступлений, держите их в уме, а писать текст начинайте сразу после слова «что».

Основной текст справки не должен содержать никаких оценочных суждений, ходатайств и выводов: только фактическая информация, по возможности подтвержденная документально.

Отметка о наличии приложений к справке оформляется ниже текста через один-два межстрочных интервала (см. отметку 2 в примере 6). Как ее оформлять, посмотрим в п. 3.21 ГОСТа Р 6.30-2003:

Фрагмент документа. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

3.21. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на

5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления

регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: Письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Обратите внимание: если вы прилагаете к справке копию, а не оригинал документа, то именно так и нужно его называть:

Пример 5. Отметка о наличии приложений

Приложения: 1. Копия лицензии на проведение строительных работ на 1 л.

в 1 экз.

2. Копия свидетельства о допуске к работам на 1 л. в 1 экз.

Подписывают справки обычно генеральный директор, замещающее его лицо или должностные лица, уполномоченные подписывать документы определенного вида на основании доверенности.

Справки, в которых содержится финансовая информация, наряду с генеральным директором подписывает главный бухгалтер (пример 6).

Отметка об исполнителе может оформляться на справке. Ее наличие поможет получателю документа быстрее добраться до компетентного человека, если потребуются какие-либо уточнения или иные контакты после получения справки. Она оформляется в нижнем левом углу документа, указываются инициалы с фамилией и контактный телефон исполнителя. В последнее время встречаются варианты с указанием адреса электронной почты. См. пример 9.

Ставить ли печать на справку?

Если для справки отсутствует унифицированная форма, вопрос о проставлении печати на этом документе решается внутри организации. Лучше всего, если ответ на него содержится в локальном положении об использовании печатей и штампов.

Сослаться на какой-либо нормативный документ, обязывающий коммерческую организацию заверять печатью справки или служебные письма, нельзя: его просто не существует. На выручку приходит ГОСТ Р 6.30-2003, п. 3.25 которого гласит следующее.

Фрагмент документа. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

3.25. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

Таким образом, печать ставится, например, на справки о заработной плате работников (см. пример 9) или на справки, подтверждающие полномочия должностного лица.

Обратите внимание: печатью организации (т. н. гербовой печатью) можно заверить подпись ее руководителя. Если же какую-то справку вправе подписать, например, начальник отдела кадров, то его подпись можно заверить печатью этого структурного подразделения.

Обычно справки регистрируются в общем порядке, и только те, что содержат персональные данные, стоят особняком.

Большинство организаций практикуют сохранение электронной копии (проще говоря, скана) исходящего документа, и это правильное и нужное действие, если речь идет об обычном документе. Но мы говорим о содержащих персональные данные, работа с которыми требует особой щепетильности и регулируется, ни много ни мало, федеральным законодательством. Следовательно, выкладывать в общий доступ скан справки с чьей-то зарплатой по меньшей мере некорректно. Настоятельно просим обратить на это внимание. Тогда, например, в поле электронного журнала, где должна быть гиперссылка на копию письма, просто напишите слово «Конфиденциально».

Когда в тексте документа описываются какие-то сведения или факты, результаты какого-то процесса, которые еще могут измениться, то важно сразу оговаривать, по данным на какую дату ситуация выглядит так, как вы описываете. Например, «по данным на 01.11.2013 оплата по договору от 10.06.2013 N 779 не поступала». Ведь деньги могут быть зачислены уже на следующий день после составления справки, и даже если к этому моменту справка с такой информацией уже вышла за стены выдавшей ее организации и поступила к адресату позже, то указанные в ней сведения останутся корректными. Можно уповать на то, что в документе есть регистрационный номер и дата его создания, и люди, рассуждающие логически, понимают, что вся указанная в нем информация актуальна на дату создания/подписания/регистрации документа <1>. Но помните: не все рассуждают логически — в потенциально конфликтных ситуациях нужно быть предельно внимательными к формулировкам и включать «защиту от дурака».

<1> Кстати, по этой причине некоторые справки имеют силу только определенный срок с даты их выдачи. Обычно его устанавливает организация, запрашивающая сведения (т. е. получающая справку).

Образцы справок

Покажем примеры оформления различных справок, из которых вы сможете позаимствовать формулировки и способы оформления реквизитов. Все приведенные далее образцы справок — внешние, т. е. выданы для предоставления в другие организации.

Если ваша справка является ответом на запрос другой организации, то в начале текста целесообразно сослаться на его регистрационные данные, например: «В ответ на ваше письмо от 11.11.2013 N 39…». Если же на инициативное письмо-запрос вы решили написать ответное письмо, то данные инициативного документа указываются в специально предусмотренном реквизите бланка письма, который располагается сразу под строкой с исходящим номером и датой вашего письма — тогда в тексте документа эту информацию дублировать не стоит. Мы показали оба варианта — см. примеры 6 и 7, в них цифрой 1 отмечена ссылка на инициативный документ.

Пример 6. Ответ на запрос о причинах приостановления работ в форме письма.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ │

│ Закрытое акционерное общество Генеральному директору │

│ «Волжская строительная компания» ООО «Кировпроектмонтаж» │

│ Т. М. Лобачеву │

│ ул. Гагарина, д. 453, │

│ г. Волгоград, 124578 │

│ Тел./факс: +7 (123) 987-65-43, │

│ http://www. vsk. com │

│ ОКПО 12345678, ОГРН 1234567890123, │

│ ИНН 1234567890, КПП 123456789 │

│ │

│ 15.11.2013 554 │

│ ———- N ———————- │

│ │

│ 12-67/42-и 14.11.2013 │

│ На N ———— от —————- │

│ /│\ ┌─┐ /│\ │

│ └────┤1├─────┘ │

│ └─┘ │

│ │

│ О приостановлении работ на объекте │

│ │

│ По данным метеорологической станции «Весна», расположенной на │

│ территории поселка городского типа Березовый Кировского района │

│ Волгоградской области, 13.11.2013 с 15 часов 08 минут до 15 часов │

│ 45 минут на территории м. р. Кировский местами наблюдалась гроза с │

│ усилением ветра до 20 — 22 м/с. │

│ В связи с неблагоприятными погодными условиями 13.11.2013 │

│ строительно-монтажные работы на объекте 1-67 «Торговый центр Кировский» │

│ были приостановлены на 3 (три) часа. │

│ │

│ Приложение: копия информационного письма о метеоусловиях на 1 л. в │

│ 1 экз. /│\ │

│ ┌─┐ │ │

│ │2├─┘ │

│ └─┘ │

│ Генеральный директор Рамзесов Т. П. Рамзесов │

│ │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Пример 7. Справка, направляемая по запросу государственной организации.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ │

│ Общество с ограниченной ответственностью Государственная инспекция │

│ «Мебель-Гарант» труда в г. Москва │

│ │

│ ул. Севастопольская, д. 150, оф. 345, │

│ Москва, 246654 │

│ Тел. +7 (495) 467-89-89, │

│ http://mebel-garant. ru │

│ ОКПО 12345678, ОГРН 1234567890123, │

│ ИНН 1234567890, КПП 123456789 │

│ │

│ СПРАВКА │

│ │

│ 01.11.2013 45 │

│ ——————— N —————— │

│ │

│ Москва │

│ ┌─┐ │

│ О несчастных случаях на производстве <──┤3│ │

│ ┌─┐ └─┘ │

│ │1│ │

│ └┬┘ │

│ \│/ │

│ На ваше письмо от 31.10.2013 N 432 сообщаем, что в 2012 г. на │

│ производстве ООО «Мебель-Гарант» несчастных случаев, в том числе │

│ групповых, тяжелых, со смертельным исходом, не происходило. │

│ │

│ Генеральный директор Сидоров Н. К. Сидоров │

│ │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Далее в примерах 8 и 9 представлены справки, выдаваемые по запросам персонала компаний. Так, справка о совместительстве нужна для того, чтобы на основном месте работы сотруднику внесли в трудовую книжку запись о работе по совместительству. А справка с указанием средней заработной платы и подтверждением занятости человека требуется для оформления виз во многие страны и обычно очень востребована в сезон отпусков.

Пример 8. Справка о совместительстве.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ │

│ Общество с ограниченной ответственностью «Бизнес-Аудит» │

│ │

│ ул. Победы, д. 65, оф. 232, г. Пермь, 534235 │

│ Тел/факс: (456) 345-67-89, http://www. business-audit. ru │

│ ОКПО 12345678, ОГРН 1234567890123, ИНН 1234567890, КПП 123456789 │

│ │

│ СПРАВКА │

│ │

│ 01.11.2013 N 81/к │

│ │

│ г. Пермь │

│ │

│ О работе по совместительству │

│ │

│ Тихонова Марина Владимировна с 8 января 2013 г. работает в │

│ ООО «Бизнес-Аудит» бухгалтером на условиях совместительства на │

│ основании приказа от 08.01.2013 N 14-лс (копия прилагается). │

│ /│\ │

│ ┌┴┐ │

│ │2│ │

│ └─┘ │

│ Приложение: на 1 л. в 1 экз. │

│ │

│ Директор по персоналу Колычева Д. Л. Колычева │

│ │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Пример 9. Справка о занятости и среднем ежемесячном доходе работника.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ │

│ Закрытое акционерное общество Для предъявления │

│ «Стройкомплект» по месту требования │

│ │

│ ул. Комсомольская, д. 4, │

│ г. Ульяновск, 673255 │

│ Тел./факс: +7 (562) 567-89-01, │

│ http://www. stroykomplekt. ru │

│ ОКПО 12345678, ОГРН 1234567890123, │

│ ИНН 1234567890, КПП 123456789 │

│ │

│ СПРАВКА │

│ │

│ 02.12.2013 34-42/32 │

│ —————- N —————- │

│ │

│ г. Ульяновск │

│ │

│ Макаров Роман Анатольевич является работником ЗАО «Стройкомплект» и │

│ занимает должность «Начальник сметно-расчетного отдела» с 29 июня │

│ 2006 г. по настоящее время. │

│ Средний месячный заработок Макарова Романа Анатольевича составляет │

│ 58 336 руб. 00 коп. (пятьдесят восемь тысяч триста тридцать шесть │

│ рублей 00 коп.). │

│ В соответствии с графиком отпусков ЗАО «Стройкомплект» Макарову │

│ Роману Анатольевичу предоставляется часть ежегодного оплачиваемого │

│ отпуска с сохранением должности с 09.12.2013 по 29.12.2013. │

│ ┌───────────────┐ │

│ │ │ │

│ Генеральный директор Печать ЗАО │ Соколов П. В. Соколов │

│ │»Стройкомплект»│ │

│ Главный бухгалтер │ │ Мухина С. Ю. Мухина │

│ └───────────────┘ │

│ │

│ И. К. Комаров │

│ +7 (562) 567-89-01, доб. 111 │

│ I. Ivanov@stroykomplekt. ru │

│ │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Мы специально показали разные возможные варианты оформления:

— письмо и справку в примерах 6 и 7;

— продольный (в примере 8) и угловой бланки (примеры 7 и 9), на которых отличается расположение наименования организации, справочных данных о ней, регистрационного номера и даты справки, а также места издания документа;

— возможность указания реквизитов прилагаемого документа в тексте справки или только в специальной отметке о наличии приложений (отмечено цифрой 2 в примерах 6 и 8).

Е. Кожанова

Специалист по ДОУ

и кадровому делопроизводству

Подписано в печать 21.10.2013

Составление и оформление справок

С древнейших времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаем историю своей страны, особенности быта и различных отношений, складывающихся в те далекие времена.

Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти.

Работа любого управленческого аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной работы.

Документационное обеспечение — важнейшая задача деятельности любого учреждения, организации, предприятия. Законодательство Российской Федерации регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических лиц (граждан) и юридических лиц. Информационно-документационное обслуживание выступает главной обеспечивающей функцией управления, выполнение которых требует специальных профессиональных знаний.

В настоящее время система делопроизводства претерпевает значительные положительные изменения, связанные с использованием персональных компьютеров, что позволяет решить многие проблемы в системе делопроизводства.

Справка — это документ, содержащий описание и (или) подтверждение тех или иных фактов, событий служебного или биографического характера. Справка является документом информационного характера, она содержит констатацию каких-либо фактов, событий без мнения автора о существе излагаемых вопросов.

В делопроизводстве различаются служебные справки, отражающие вопросы основной деятельности организации (о штатной численности, о выполнении планов, заданий, о задолженности по заработной плате и т.п.), и справки, выдаваемые частным лицам для представления в другие учреждения, так называемые личные справки (о заработной плате, о трудовом стаже, о месте жительства, о месте работы (учебы) и т.п.).

В государственных архивах и архивах организаций составляются также архивные справки. Архивная справка — это официальный документ архива, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов. Архивные справки выделяются в отдельную категорию документов, имеют свои особенности составления и оформления.

Служебные справки делятся на внешние, составляемые обычно по указанию вышестоящего органа (должностного лица) или запросу сторонней организации, и внутренние.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации.

Кроме реквизитов бланка при составлении и оформлении внешней справки используются следующие реквизиты:

• — адресат;
• — заголовок к тексту;
• — текст;
• — отметка о наличии приложения (если оно имеется);
• — отметка об исполнителе (при необходимости);
• — визы;
• — подпись;
• — дата;
• — регистрационный индекс.

Заголовок к тексту справки строят по схеме «О чем?». Он включает указание периода, к которому относятся изложенные в справке сведения.

Текст справки, как правило, состоит из двух частей. В первой излагают факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй — приводят конкретные сведения по существу вопроса. Текст справки может состоять только из второй части. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, текст можно оформить в виде таблицы.

Поскольку внешняя справка является исходящим документом, на ней должен быть указан адресат, который оформляется в соответствии с установленными требованиями. Как правило, при оформлении внешних справок используются следующие виды адресования:

• — руководителю вышестоящего органа;
• — организации в целом;
• — структурному подразделению организации;
• — конкретному должностному лицу организации (не руководителю).

Внешние справки подписываются руководителем организации (его заместителем) или иным уполномоченным лицом.

Некоторые справки подписываются двумя должностными лицами, несущими ответственность за достоверность указанных в документе сведений. Справка о задолженности по заработной плате может быть подписана руководителем организации и главным бухгалтером.

Внутренние справки не выходят за пределы организации и классифицируются как внутренние документы. Они оформляются на чистых листах бумаги формата А4 или А5. Состав реквизитов, используемых при составлении внутренней справки, идентичен составу реквизитов внешней справки, за исключением реквизитов бланка.

Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера, составляют на бланках формата А5, подписывают два лица — руководитель и главный бухгалтер или руководитель и заведующий отделом кадров. Справки заверяются печатью.

Пример оформления справки

Информационно-справочные документы

Подавляющее большинство документов, отправляемых из учреждений и направляемых им, являются информационносправочными. Они содержат информацию о фактическом положении дел в учреждениях, которая служит основанием для принятия распорядительных документов.

К информационно-справочным документам относятся справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телефонограммы и телеграммы.

Эта группа документов носит вспомогательный характер по отношению к другим группам организационно-распорядительных документов и не является обязательной к исполнению.

Информация, содержащаяся в информационно-справочных документах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

Справка — это документ, содержащий описание и подтверждение фактов, событий.

Справка по производственным вопросам может составляться по запросу руководства и содержать информацию по производственной тематике.

Такие справки могут быть внутренними и внешними документами. Справки, предназначенные для руководителя организации и не выходящие за ее пределы (внутренние), составляет и подписывает исполнитель (составитель). Справки, составляемые по запросу внешних организаций (внешние), должны быть подписаны руководителем организации. Внешние справки должны обязательно иметь заголовок к тексту, раскрывающий их содержание или указывающий дату или период времени, к которому относятся сведения, изложенные в них (см. Приложение 12 к гл. 5).

Справки составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, а второй подшивается в дело.

Справки с места работы, подтверждающие трудовой стаж и оплату работника, составляются на бланке предприятия формата А5.

Бланк справки содержит адрес предприятия и трафаретный текст.

Текст справки начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества работника, о котором даются сведения, затем его должности и зарплаты. В правом верхнем углу указывается место предоставления справки в именительном падеже (например, «Детсад № 72» или «По месту требования»).

Справка подписывается руководителем организации, его заместителями или руководителем структурного подразделения в рамках должностных полномочий, а также главным бухгалтером. Если в справке отсутствуют данные о зарплате, подпись главного бухгалтера не ставится. Справки с места работы заверяются печатью (см. Приложение 13 к гл. 5).

Докладная записка — это документ, адресованный руководителю своей организации или в вышестоящую организацию, содержащий изложение какого-либо вопроса, или факта.

Докладная записка должна иметь заголовок к тексту. В первой части текста излагаются события или факты, послужившие поводом к написанию. Вторая часть должна содержать выводы и предложения.

Внутренние докладные записки подписываются составителем (автором); внешние докладные записки (направляемые в вышестоящие органы) подписываются руководителем предприятия (см. Приложение 14 к гл. 5).

Объяснительная записка — это документ, составляемый работником (должностным лицом) организации и объясняющий вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или технологической дисциплины.

Объяснительная записка может быть оформлена рукописным способом на стандартном листе бумаги. Реквизиты объяснительной записки аналогичны реквизитам докладной записки (см. Приложение 15 к гл. 5).

Акт — это документ, составленный несколькими лицами (комиссией), подтверждающий установленные факты, события или действия. Актами фиксируются результаты ревизий, инвентаризаций, приема-передачи или списания материальных ценностей, прием законченных работ и т.д.

Акт, как правило, оформляется на чистом листе бумаги формата А4 с сокращенным воспроизведением постоянных реквизитов, флаговым методом, в угловом варианте исполнения. Название документа печатается от левого поля формуляра с разрешенным интервалом между символами шрифта «А КТ».

Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей. Вводная часть включает изложение основания для составления акта и перечень лиц, присутствовавших при актировании. В необходимых случаях в состав реквизитов акта включается реквизит утверждения (см. Приложение 16 к гл. 5).

Протокол — это документ, в котором фиксируются последовательность и содержание обсуждаемых коллегиальным органом (совещанием, конференцией, советом и т.д.) поставленных вопросов и принятых решений.

Протоколы бывают развернутыми (полными) и краткими. Развернутые протоколы, содержащие не только суть, но и характер обсуждения, являются более предпочтительными. Первая страница протокола оформляется на общем бланке организационно-распорядительного документа формата А4; последующие страницы печатаются на обычной бумаге того же цвета и формата.

В состав реквизитов протокола входят название вида документа, дата заседания коллективного органа, номер протокола, место заседания, гриф утверждения (если протокол утверждается), заголовок (наименование коллективного органа и форма проводимого заседания), текст, подписи председателя заседания и секретаря.

Текст протокола состоит из вводной и основной частей. Во вводной части приводятся данные о председателе, секретаре, присутствующих членах коллегиального органа и приглашенных на заседание, а также излагается повестка дня.

Основная часть текста протокола строится в следующей последовательности: СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Все реквизиты и их части, кроме пунктов повестки дня, разделов СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ, печатаются от левого поля формуляра (см. Приложение 17 к гл. 5).

В необходимых случаях оформляются выписки из протокола, которые содержат полностью все разделы протокола по отдельному вопросу повестки дня и подписи председателя заседания и секретаря. В отдельных случаях выписка из протокола заверяется печатью организации (коллегиального органа).

Для протокола совещаний, касающихся сугубо внутренних вопросов работы организации или ее подразделений, возможно оформление документов на чистом листе бумаги формата А4 с сокращенным воспроизведением постоянных реквизитов в угловом варианте исполнения.

Телеграмма — это официальное сообщение, переданное по телеграфу.

Телеграммы бывают простыми, срочными, правительственными и международными.

Разновидностями телеграмм являются фототелеграмма, телеграмма с заверенной подписью, телеграмма-доверенность, телеграмма с оплаченным ответом и др.

Адрес телеграммы часто является условным (например, РОС- ТОВ-ДОН АЛМАЗ).

Текст телеграммы должен быть предельно кратким («телеграфный язык») без союзов, предлогов, знаков препинания. При необходимости используются сокращения типа: ТЧК — точка,

ЗПТ — запятая и др. Исправления в тексте не допускаются. Цифры и числа в тексте телеграммы, как правило, пишут прописью. Текст телеграммы печатается в двух экземплярах на одной стороне листа и заверяется печатью организации (см. Приложение 18 к гл. 5).

Текст ответной телеграммы следует начинать с индекса (номера) документа, на который дается ответ. Соответственно, текст инициативной телеграммы, требующей ответа, должен заканчиваться номером инициативной телеграммы.

Телетайпограммы оформляются аналогичным образом.

Телефонограмма — это оперативная информация, передаваемая по телефону, которая записывается от руки.

Обязательными реквизитами телефонограммы являются наименование учреждений адресанта и адресата: реквизит «От кого» и «Кому» с указанием должности, фамилии, имени и отчества должностных лиц: номер, дата и время передачи и приема телефонограммы; должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму; номера телефонов; текст и подпись (см. Приложение 19 к гл. 5).

Телефонограмма должна иметь заголовок, который составляется в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 для служебного письма, т.е. выражается предложным падежом с предлогом «о» или «об». Например, «Об изменении времени заседаний Совета», «О прибытии участников семинара».

Телефонограммы пишутся подобно телеграммам — кратко, четко, простыми предложениями. В первой части телефонограммы констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй — предпринимаемые действия. Телефонограммы излагаются от первого лица. Объем телефонограммы не должен превышать 50 слов.

Желательно, чтобы организация имела специальные бланки для входящих и исходящих телефонограмм.

Факс (телефакс) как современный способ передачи информации является весьма распространенным. Он удобен, так как позволяет с большой скоростью передавать на любые расстояния оригинальный текст документа (сообщения) со всеми особенностями его оформления.

Любой документ формата А4 может быть отправлен адресату (или множеству адресатов) с помощью факса. Особых требований к передаваемому материалу нет, кроме одного: текст должен быть понятен и иметь все необходимые реквизиты (см. Приложение 20 к гл. 5).

Язык служебных документов — это разновидность официально-делового современного литературного языка, используемого в сфере делового общения для составления документов.

Языком служебных документов факты и события освещаются объективно, кратко и ясно.

Можно выделить следующие особенности языка служебных документов:

• • точность и ясность;
• • лаконичность;
• • убедительность;
• • нейтральность тона изложения;
• • использование устойчивых словосочетаний (стандартных оборотов);
• • использование общепринятых сокращений.

Точность и ясность документов достигается:

• • тщательным подбором слов;
• • использованием слов и терминов в традиционных для норм общелитературного языка значениях, не допускающих иного, чем задумано автором, толкования написанного;
• • прямым порядком слов в предложении (сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом).

Лаконичность предусматривает краткость и четкость изложения, без второстепенных деталей и повторов, немногословность.

Тексты писем, докладных и служебных записок, других документов, как правило, не превышают одной страницы. Убедительность служебных документов достигается:

• • наличием достоверной информации;
• • наличием веских аргументов, побуждающих получателя документа к совершению определенных действий;
• • логикой изложения;
• • безупречностью формулировок в юридическом отношении;
• • обоснованностью предложений автора (со ссылками на нормативные акты).

Нейтральность тона документов предусматривает:

• • изложение текста от 3-го лица («компания направляет», «банк не возражает»);
• • отсутствие эмоциональной окраски фактов, событий;
• • отсутствие личностного подхода к оценке информации, так как автор действует от имени организации.

Устойчивые словосочетания — это употребление большинства слов в служебных документах только с одним или ограниченной группой слов.

Применение устойчивых или стандартных словосочетаний (готовых языковых клише) дает возможность;

• • авторам — оперативно составлять документы;
• • адресатам — облегчить восприятие документов;
• • создавать типовые (трафаретные) формы документов по стандартным ситуациям.

К наиболее используемым относятся следующие словосочетания: «в связи с решением (распоряжением)…», «контроль возлагается…», «выговор объявляется…», «должностной оклад устанавливается…», «в связи со сложным положением…», «в целях обеспечения», «в соответствии с Вашей просьбой…», «считаем необходимым…», «согласно приказу…», «принимая во внимание…», «допущены просчеты…», «утвердить и ввести в действие…» и т.п.

Использование общепринятых сокращений в служебных документах позволяет:

• • уменьшать объемы документов;
• • ускорять восприятие информации.

Сокращению подлежат: отдельные слова (например, рубль — руб.) и словосочетания (например, и так далее — и т.д.).

При использовании сокращений необходимо учитывать, что они должны быть:

• • понятны адресату;
• • одинаковы по всему тексту документа (например, недопустимо в одном тексте использовать сокращение слова «господину» как «г» и «г-ну»).

Виды и разновидности информационно-справочных документов

Понятие, цели и назначение информационно-справочной документации

Информационно-справочные документы — это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений.

Информационно-справочные документы используются как для передачи информации от одного адресата (должностного лица, структурного подразделения, всей организации) к другому, так и для фиксации каких-то информационных сведений.

В отличие от распорядительных документов эти документы могут не требовать исполнения. Информация, заключенная в этих документах, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению. На основе резолюции руководителя эти документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов.

Такие информационно-справочные документы, как докладные (служебные) и объяснительные записки, сводки, справки, акты являются основным средством внутренних коммуникативных связей организации. Они могут быть подготовлены на компьютере или составлены от руки и подписаны их составителем.

Письма, телеграммы, телефонограммы, факсы являются главной формой осуществления внешних коммуникативных связей, поэтому они должны быть подписаны одним из руководителей организации.

Так же информационно-справочные документы являются неотъемлемой частью кадровой документации.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

В состав информационно-справочных документов входят:

• докладная записка,

• служебная записка,

• объяснительная записка,

• предложение,

• представление,

• заявление,

• все разновидности переписки,

• протокол,

• акт,

• справка,

• заключение,

• отзыв,

• сводка,

• список,

• перечень,

• телеграммы и телефонограммы.

Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам и в отличие от последних не являются обязательными к исполнению.

Информация, содержащаяся в информационно-справочных материалах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

Подавляющее большинство документов, создаваемых в организациях и поступающих в нее извне, содержат информацию о фактическом положении дел в данной или других организациях, служащую основанием для изучения распорядительных документов.

В составе информационно-справочной документации выделяют:

1. Справочная документация (имеет индивидуальный характер, выдается по разовому запросу, касающегося одного работника, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней).

2. Отчетно-справочная (характеризуется четкой периодичностью (годовой, квартальной и тому подобное) представления её адресатам и наличием типовых форм, сводных таблиц, итогов, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней (например, отчетная документация, представляемая в государственные органы статистики).

3. Справочно-аналитическая (выдается по разовым или периодическим запросам с различных уровней управления, имеет сводный, обобщающий характер, разнообразие запрашиваемых показателей (пол, возраст, образование, наличие правительственных наград и так далее), в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней).

Рассмотрим некоторые информационно-справочные документы, имеющие наиболее важное значение для кадровых вопросов.

Итак, рассмотрим некоторую информационно-справочную докуметацию подробнее:

Справка — документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки обычно делят на две группы: информация о фактах и событиях служебного характера и справки, выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт. Это справки о подтверждении места учебы и работы, занимаемой должности, заработной плате, месте проживания и т. п.

Докладная записка — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя.

Докладная записка может готовиться как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя принять определенное решение.

Объяснительная записка — это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т. п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

Соответственно объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников.

Служебная записка — форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении, письменное сообщение для использования внутри организации.

Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие.

Чаще всего акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами.

Предложение — это документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Составляется аналогично докладной записке, как правило, по заданию руководства. Текст предложения содержит две части: обоснование и заключение — перечень предложений. Предложения составляются руководителями подразделений и специалистами, представляются руководству, подписываются составителем.

Представление — это документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника учреждения. Представления составляются руководителями подразделений, их заместителями или заместителями руководителя организации.

Представление оформляется на стандартном листе бумаги, являются наименование подразделения, название вида документа, дата, регистрацией номер, адресат, заголовок к тексту, подпись.

Заявление — это документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.

Заявления составляются по кадровым вопросам: при приеме на работу, переводе, увольнении, предоставлении отпуска и др.

Телефонограмма — это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи. Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем.

Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т. п.).

Протокол заседания — это документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.).

«Кадровый вопрос», 2012, N 7

ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Документы информационно-справочной системы не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения, а лишь сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, то есть инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.

Особенностью этих документов является то, что они идут от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации.

Докладная записка

Докладная записка — это документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Таким образом, докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения.

Докладные записки составляются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя. Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя принять решения.

В зависимости от содержания и назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные. Информационные докладные записки о ходе работ могут представляться руководству систематически.

Докладная записка может быть внешней или внутренней. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя — руководителю подразделения или организации. Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя. Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние — на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами докладной записки являются:

— наименование организации (структурного подразделения);

— наименование вида документа;

— дата и номер;

— место составления;

— адресат;

— заголовок к тексту;

— подпись.

Текст докладной записки можно разделить на несколько смысловых частей.

Первая излагает причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания.

Вторая содержит анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения.

Третья предполагает изложение выводов и предложение о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

Докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю подразделения. Если докладная записка представляется руководителю организации, то она подписывается руководителем подразделения.

Пример докладной записки:

Генеральному директору

ООО «Фантазия»

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА В. Л. Горюнову

20.04.2011 N 10

о командировании специалистов

для участия в семинаре

В связи с расширением ассортимента товаров, реализуемых нашей фирмой, и формированием рекламной кампании на 2011 — 2012 гг. прошу Вас командировать менеджера по продажам Васильева В. Р. в г. Самару для участия в семинаре на базе ООО «Перман».

Начальник отдела С. Ю. Колоколов

Служебная записка

Служебная записка — форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении.

Служебная записка может иметь информационный, отчетный или инициативный характер.

В тексте излагаются деловые вопросы, касающиеся работы структурного подразделения или должностного лица (по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения и т. д.). Служебная записка может содержать просьбу, предложение и быть адресована любому непрямому руководителю.

Текст служебной записки обычно оформляется на бумаге формата А4 и составляется из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие поводом ее написания, во второй делаются выводы и даются предложения по поставленному вопросу.

Обязательными реквизитами служебной записки являются:

— наименование структурного подразделения;

— наименование вида документа;

— дата;

— регистрационный номер;

— заголовок к тексту;

— адресат;

— текст;

— подпись.

Служебную записку подписывает руководитель подразделения или должностное лицо. Датой служебной записки является дата ее составления и подписания.

Пример служебной записки:

Начальнику отдела

материально-технического обеспечения

Кратопенко Николаю Валерьевичу

от начальника цеха N 2

Соколова Андрея Сергеевича

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

10 марта 2011 г.

О выдаче спецодежды

В связи с производственной необходимостью прошу выдать сотрудникам цеха N 2 Петрову Сергею Ильичу и Минаеву Гаврилу Петровичу комплекты спецодежды N 1.

Начальник цеха N 2 А. С. Соколов

Объяснительная записка

Объяснительная записка — это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Реквизитами объяснительной записки являются:

— наименование структурного подразделения;

— наименование вида документа;

— дата;

— регистрационный номер;

— заголовок к тексту;

— адресат;

— текст;

— подпись.

Объяснительная записка может быть оформлена в рукописном тексте. Объяснительная записка состоит двух частей: первая содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая объясняет причины и обстоятельства сложившейся ситуации.

Объяснительная записка подписывается составителем. Датой объяснительной записки является дата ее составления и подписания.

Пример объяснительной записки:

Директору ООО «Заря»

Иванову Н. В.

Объяснительная записка

20.02.2011 N 2

Об опоздании на работу

Я опоздал на работу 20.02.2011 на один час по причине поломки и дальнейшего ремонта собственного автомобиля на станции технического обслуживания.

Менеджер по продажам Семенов Г. И. Семенов

Предложение

Предложение — документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу.

Текст предложения состоит из двух частей: обоснование и заключение — перечень предложений. Предложения составляются руководителями структурных подразделений и специалистами, представляются руководству. Предложение подписывается составителем.

Реквизитами предложения являются:

— наименование структурного подразделения (организации);

— наименование вида документа;

— дата и регистрационный номер документа;

— заголовок к тексту;

— должностное лицо (адресат);

— текст;

— подпись.

На основе предложений готовятся планы, программы, распорядительные документы и др.

Протокол заседания

Протокол — документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях. Иными словами, протоколом фиксируется последовательность и содержание обсуждаемых вопросов и принятых решений.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников.

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов.

Первая страница протокола оформляется на общем бланке А4. Последующие печатаются на обычных листах. Протоколы оформляются на основании черновых записей хода, ведущихся во время заседания, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, справок, проектов решений).

Ответственность за подготовку протокола и правильность записей в протоколе несет секретарь коллегиального органа или секретарь руководителя.

Существует два вида протокола: полный и краткий. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий — только фамилии выступавших и краткую запись о теме выступления. Выбрать тот или иной вид протокола должны руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

Оформляется протокол на общем бланке организации с указанием наименования вида документа (ПРОТОКОЛ) или на специальном бланке протокола.

Обязательными реквизитами протокола являются:

— наименование организации;

— наименование вида документа;

— дата и номер протокола;

— заголовок к тексту;

— подписи;

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть оформляется как в полной, так и в краткой форме договора. В ней указываются фамилии председателя и секретаря, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц, повестка дня.

В протокол вносятся фамилии участников в том случае, если их состав не превышает 15 человек. Фамилии указываются в алфавитном порядке с указанием места работы и должности. Если участников много, то необходимо приложить к протоколу список участников, сделав соответствующую пометку в вводной части протокола.

Оформление вводной части завершается повесткой дня, вопросы в которой располагаются по степени их сложности и важности. Вопросы формулируются в именительном падеже без предлога. Рядом с вопросом в протоколе указывается фамилия докладчика с указанием его должности.

Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме:

— Слушали. Если протокол оформляется в краткой форме, то в данном разделе указываются фамилия выступавшего и тема его выступления. Если протокол ведется в полной форме, то в разделе «Слушали» указываются фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада. В случае если текст докладчика оформлен в письменном виде, его необходимо приложить к протоколу, при этом сделать соответствующую отметку.

— Выступали. Содержание этого раздела также зависит от формы протокола. В кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступавших в обсуждении. В полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступавшего ставится его должность.

— Постановили или решили. В данном разделе записывается принятое решение, которое формируется кратко, точно. Наряду с решением указывается количество голосов «за», «против» или воздержавшихся, а также список лиц, не участвовавших в голосовании.

Участник заседания или совещания может иметь особое мнение по принятому решению, которое излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. О наличии особого мнения после записи решения в протоколе делается запись.

Подписывают протокол председатель и секретарь. Датой протокола является дата заседания или совещания. Если событие продолжается несколько дней, то указываются дата начала и дата окончания заседания через тире.

Пример протокола см. ниже.

ООО «Весна»

(наименование организации)

ПРОТОКОЛ

«14» апреля 2011 г. N —

Председатель: А. С. Панкратов

Секретарь: Л. М. Голощапова

Присутствовали: 14 человек

ПОВЕСТКА ДНЯ:

О выдвижении требований работодателю ООО «Весна» о выполнении им положений коллективного договора.

СЛУШАЛИ:

Председателя профкома ООО «Весна» Смирнову Е. А. о нарушении работодателем положения коллективного договора в части непредоставления работникам, работающим свыше 10 лет, дополнительного отпуска 7 календарных дней.

Смирнова Е. А предложила:

1. Выдвинуть требования работодателю о выполнении им условий коллективного договора, для чего до 27 апреля 2011 г. издать приказ о предоставлении работникам, работающим свыше 10 лет, дополнительного отпуска 7 календарных дней, на собрании работников и начать процедуру коллективного трудового спора.

2. Требования необходимо утвердить на общем собрании работников. Предлагаю провести собрание работников 27 апреля 2011 г. Дату, время и место проведения собрания работников согласовать с работодателем.

3. В случае отказа работодателем выполнить требования или несообщения своего решения вступить в коллективный трудовой спор.

ВЫСТУПИЛИ:

1. А. С. Сорокин — член профкома — предложил поддержать предложение Смирновой Е. А.

2. И. О. Горин — член профкома — предложил поддержать предложение Смирновой Е. А.

ПОСТАНОВИЛИ:

1. Выдвинуть требования работодателю о выполнении им условий коллективного договора, для чего до 27 октября 2011 г. издать приказ о предоставлении работникам, работающим свыше 10 лет, дополнительного отпуска 7 календарных дней, на собрании работников.

2. Для утверждения требований работниками провести собрание работников 27 октября 2011 г. Дату, время и место проведения собрания работников согласовать с работодателем.

3. В случае отказа работодателем выполнить требования или несообщения своего решения вступить в коллективный трудовой спор.

ГОЛОСОВАЛИ:

За — 14; против — нет; воздержались — нет.

Принято: единогласно.

Председатель профсоюзного комитета Е. А. Смирнова

Секретарь Л. М. Голощапова

Акт

Акт — это документ, составленный несколькими лицами (комиссией), подтверждающий установленные факты, события или действия. Актами фиксируются результаты ревизий, инвентаризаций, приема-передачи или списания материальных ценностей, прием законченных работ и т. д. Иными словами, акт составляется для подтверждения фактов, событий.

С точки зрения содержания акта их существует множество разновидностей:

— сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов);

— обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности);

— испытаний (образцов, систем, технологий);

— приема-сдачи (материальных ценностей, документов);

— приема-передачи (дел, денежных средств и иных ценностей);

— ревизии, инвентаризации;

— расследований аварий, несчастных случаев;

— ликвидации организации и т. д.

Акты составляются коллегиально, при этом в составлении акта должны принимать участие не менее двух человек. Зачастую акты составляются специально созданной комиссией, состав которой утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акты могут составляться постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.

Главная задача при составлении акта — установить фактическое состояние дел и правильно отразить их в акте.

Акт составляется на чистом листе бумаги формата А4 на основании черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.

Обязательными реквизитами при составлении акта являются:

— название вида документа;

— название организации;

— дата и регистрационный номер документа;

— место составления;

— заголовок к тексту;

— подписи, а при необходимости и гриф утверждения.

Название документа печатается от левого поля и должно быть грамматически согласовано со словом «акт».

Текст акта состоит из двух частей — вводной и констатирующей (основной). Вводная часть включает изложение основания для составления акта и перечень лиц, при этом присутствующих.

Текст констатирующей части акта содержит описание проведенной работы, фиксирование установленных фактов. В данной части могут содержаться выводы и заключения комиссии, а также конкретные предложения. Основная часть может быть разделена на пункты, оформлена таблицей.

При необходимости акт может содержать заключительную часть, которая представляет собой решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт.

Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных лиц или нормативными документами, регламентирующими составление акта. Количество составленных экземпляров и их местонахождение указываются в конце текста акта. После количества экземпляров следует указать наличие приложений.

При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым, если его подписали все члены комиссии и прочие лица, принимавшие участие в его составлении. Если лицо не согласно с содержанием акта, оно должно поставить свою подпись с оговоркой о своем несогласии.

В отдельных случаях акты утверждаются руководителем данной организации или вышестоящей организацией, по распоряжению которых проводились действия, завершившиеся составлением акта.

Датой акта будет являться дата события: проверки, обследования, экспертизы.

Пример акта:

Общество с ограниченной ответственностью

«ВЕСНА»

АКТ

1 апреля 2011 г. N 5

г. Москва

Об отказе от подписания документа

Комиссия в составе:

начальника отдела продаж Кураевой А. А.

секретаря-референта Минаевой О. Ю.

офис-менеджера Петреченко И. Н.

составила настоящий Акт в том, что нами засвидетельствован тот факт, что менеджер отдела продаж Симаков А. Н. 1 апреля 2011 г. в нашем присутствии отказался от подписи приказа (распоряжения) о переводе на другую работу от 01.04.2011 N 3л/с.

Причину отказа мотивировал тем, что не согласен с его содержанием.

________________ Кураева А. А.

________________ Минаева О. Ю.

_____________ Петреченко И. Н.

О. Туманова

Кадровый консультант,

тренер

по кадровому делопроизводству

Подписано в печать

Краткий словарь терминов делопроизводства

Адресант — отправитель.

Адресат — получатель.

Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.

Анкета — документ, представляющий собой трафаретный текст, содержащий вопросы по определенной теме и место для ответов (или ответы) на них.

Аннотация — краткое изложение первоисточника.

Виза — подпись, подтверждающая факт ознакомления должностного лица с документом.

Внутренний документ — документ, предназначенный для использования тем учреждением, в котором он создан.

Входящий документ — документ, поступивший в учреждение.

Выписка — копия части текстового документа.

Гриф — пометка, указывающая на особый характер или особый способ пересылки деловой корреспонденции («секретно», «срочно», «не подлежит оглашению», «лично»).

Дело — единица хранения письменных документов в архиве, помещенных в отдельную папку.

Деловое письмо — документ, применяемый для связи, передачи информации на расстоянии между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица.

Делопроизводство — ведение канцелярских дел, совокупность работ по документированию деятельности учреждений и по организации документов в них.

Доверенность — документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя.

Договор — документ, фиксирующий соглашение двух или нескольких сторон.

Докладная записка — документ, адресованный руководству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Документ — информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу.

Досье — документы, относящиеся к какому-либо делу.

Дубликат — экземпляр документа, составленный взамен отсутствующего подлинника и имеющий одинаковую с ним юридическую силу.

Заголовок письма — указание на содержание письма, выражается формой предложного падежа с предлогом о.

Записка — краткое изложение какого-либо вопроса или пояснение содержания какого-либо документа, факта, события (например, служебная з., памятная з., докладная з., объяснительная з.).

Заявление — документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц) учреждению или должностному лицу, например, о приеме на работу, о предоставлении отпуска и т.д.

Извещение — документ, информирующий о предстоящем мероприятии (заседании, собрании, конференции) и предлагающий принять в нем участие.

Исходящий документ — документ, отправленный из учреждения.

Ключевые слова — слова, каждое из которых необходимо, а всех вместе достаточно для отражения содержания документа.

Коммерческое письмо — название делового документа, принятого в коммерческой практике, в международной торговле и в делопроизводстве.

Контракт — договор об установлении, изменении или прекращении правоотношений.

Корреспондент — учреждение или отдельное лицо, с которым ведется переписка.

Личное дело — дело, включающее документы о каком-либо лице (о биографии, образовании, трудовой или общественной деятельности).

Номенклатура — перечень наименований.

Объяснительная записка 1. Документ, поясняющий содержание отдель- ных положений основного документа (плана, отчета, проекта). 2. Сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.

Опись — юридически оформленный перечень документов.

Официальные документы — документы, составленные учреждением или должностным лицом и оформленные в установленном порядке.

Письмо — обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами.

Письмо-извещение — письмо, в котором что-либо сообщается или утверждается. Обычно письма-извещения являются ответом на запрос и начинаются со слов: «Сообщаем (Извещаем)», «Доводим до Вашего сведения», «Ставим Вас в известность».

Письмо информационное — письмо, своевременно информирующее другое предприятие или заинтересованное лицо о свершившемся факте или о планируемом мероприятии.

Письмо-подтверждение — письмо, подтверждающее факт отправки документов, состоявшийся ранее разговор и т.д.

Письмо-приглашение — такие письма адресуются конкретному лицу или нескольким лицам и служат основанием для их участия в планируемом мероприятии.

Письмо-просьба — письмо, выражающее просьбу о выполнении какого- либо действия, получении документации или материальных ценностей. Начинается со слов: «Прошу (просим)».

Представление — документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения.

Приказ 1. Правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчиненности. 2. Документ, выдаваемый органами государственного и ведомственного арбитража на обязательное исполнение его решения.

Протокол — документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Распоряжение 1. Правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа государственного управления, в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан. 2. Приказание.

Регистрация документов — запись в учетных формах (журналах, карточках и т.п.) кратких сведений о документе и проставление на документе делопроизводственного индекса и даты регистрации.

Резолюция на документе — письменное указание руководителя исполнителю о характере и сроках исполнения документа.

Реквизит документа — обязательный информационный элемент (автор, дата и т.п.), присущий тому или иному виду письменного документа.

Реферат — краткое письменное изложение первоисточника.

Решение 1. Правовой акт, принимаемый исполкомами Советов народных депутатов в коллегиальном порядке в целях разрешения наиболее важных вопросов их компетенции. Решениями именуются также совместные акты, издаваемые несколькими неоднородными органами — коллегиальными и действующими на основе единоначалия, государственными органами и общественными организациями и т.д. 2. Документ, содержащий заключение суда или арбитража по результатам разбора гражданского дела в суде или спорного вопроса в арбитраже. 3. Резолюция собрания, совещания и т.д.

Служебная записка — записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу.

Сопроводительное письмо — письмо, указывающее на факт отправки приложенных к письму документов и других материальных ценностей.

Справка 1. Документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. 2. Документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.

Стандарт — нормативно-технический документ, устанавливающий требования к группам однородной продукции и, в необходимых случаях, требования к конкретной продукции, правила, обеспечивающие ее разработку, производство и применение, а также требования к иным объектам стандартизации.

Стенограмма — дословная запись докладов, речей и других выступлений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии.

Тезисы — краткое изложение текста документа или выступления.

Указание 1. Правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления. 2. Документ, содержащий требования и необходимые разъяснения по отдельным вопросам проектирования и строительства.

Факсимиле 1. Воспроизведение техническими средствами точного изображения подписи (текста), сделанного от руки. 2. Клише, печатка, позволяющая многократно воспроизводить собственноручную подпись на деловом документе.

Физическое лицо — гражданин, являющийся участником гражданских правоотношений (носителем гражданских прав и обязанностей).

Формуляр документа — совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа (автор, адрес, дата, заголовок, содержание и т.п.).

Экспедиция — специальный аппарат учреждения по приемке документов.

Юридическое лицо — учреждение, предприятие или организация, выступающие в качестве самостоятельного носителя гражданских прав и обязанностей.

Частные деловые бумаги



Методические пособия

КУЛЬТУРА РЕЧИ КАК РАЗДЕЛ ЯЗЫКОЗНАНИЯ

ОРФОГРАФИЧЕСКИЕ И ПУНКТУАЦИОННЫЕ НОРМЫ

ОРФОЭПИЧЕСКИЕ И АКЦЕНТОЛОГИЧЕСКИЕ НОРМЫ

ЛЕКСИЧЕСКИЕ И ФРАЗЕОЛОГИЧЕСКИЕ НОРМЫ

ГРАММАТИЧЕСКИЕ НОРМЫ

СТИЛИСТИЧЕСКАЯ СИСТЕМА РУССКОГО ЯЗЫКА

ОСОБЕННОСТИ НАУЧНОГО СТИЛЯ

ОСОБЕННОСТИ ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОГО СТИЛЯ

• 1 Официально-деловой функциональный стиль
• Подстили делового стиля
• Жанры делового стиля
• Лексика и фразеология официально-делового стиля
• Морфология официально-делового стиля
• Синтаксис официально-делового стиля
• Понятие документа, его функции
• Культура официальной переписки
• Правила оформления документов
• Реквизиты документов
• Требования к тексту документа
• Типы документов
• Частные деловые бумаги
• Распорядительные документы
• Административно-организационные документы
• Деловые письма
• Речевой этикет в документе
• Реклама в деловой речи
• Виды делового общения
• Деловая беседа
• Деловое совещание
• Деловые переговоры
• Презентация
• Разговор по телефону

ОСНОВЫ РИТОРИКИ И ЭРИСТИКИ

Общение – социальное явление

Невербальные средства общения

Литературный язык

Основные качества речи

Норма, ее динамика и вариантность

Основные кормы литературного языка

Речевой этикет

Особенности звучащей речи

Словари — источники знаний

КРИС

Русский язык и культура речи