Скрепить печатью

  Автор:

Содержание

Поиск ответа

Всего найдено: 5

Вопрос № 260134

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, где правильно проставлять печать на документах организации? непосредственно на подписи руководителя или на названии должности? какие требования это устанавливают?

Ответ справочной службы русского языка

Это вопрос делопроизводства, он не связан с русским языком. Тем не менее постараемся ответить. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти указывает: оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ. Речь идет о печати федерального органа исполнительной власти, но, думаем, это положение применимо ко всем организациям.

Вопрос № 239164

Добрый день!
Как правильнее просить в официальном письме о том, чтобы поставили печать (синюю).
«…..просим скрепить синей печатью…» или «…просим поставить синюю печать….»?
Спасибо.
С уважением,
Казиханов Н. А.

Ответ справочной службы русского языка

О чернильной печати корректно: поставить печать. О сургучной: скрепить печатью, поставить оттиск печати.

Вопрос № 228882

Почему же Вы мне не отвечаете? ОООчень надо!! 1. Подскажите, пожалуйста, как пишутся такие составные слова как консенсус прогноз, блок пакет, инвест сообщество и почему? Где взять правила? 2. Как понять различие между словами коррекция, корректировка,корректирование? В каких случаях они употребляются и есть ли справочник по этому поводу? Как он называется? Спасибо.

Ответ справочной службы русского языка

1. В полном академическом справочнике «Правила русской орфографии и пунктуации» указано: _Сложные слова с несклоняемой первой частью, выраженной существительным в им. п. ед. ч. без окончания (с нулевым окончанием) пишутся через дефис._ Однако из этого правила имеется много исключений. _Пишутся и через дефис, и слитно сложные существительные, в которых первая часть представляет собой усеченную основу самостоятельно употребляющегося существительного или прилагательного_.
В приведенных Вами примерах следует ориентироваться на рекомендации словаря. Так, _блок-пакет_ следует писать через дефис. _Инвестсообщество_ — слитно по аналогии с _инвестпрограмма, инвестпроект, инвестфонд_. _Консенсус-прогноз_, на наш взгляд, следует писать через дефис.
2. Чтобы уяснить разницу между этими словами, следует обратиться к толковым словарям. _Корректировка и корректирование_ — существительные по глаголу _корректировать_ (‘вносить коррективы, изменения во что-л., поправлять действия кого-л. // Изменять деятельность, направление творчества и т.п. в соответствии с ситуацией. Исправлять ошибки в оттиске типографского набора’). Эти слова — синонимы, могут различаться сочетаемостью по традиции. Слово _коррекция_ имеет следующие значения. 1. _Спец._ Исправление (_Коррекция зрения_). 2. _Техн._ Внесение поправок в действие измерительных приборов, регуляторов и т. п. в зависимости от условий их эксплуатации. Таким образом, слово _коррекция_ используется в специальных и технических текстах.

Вопрос № 220370

Здравствуйте. Вопрос номер ноль. Что же нужно сделать, чтобы был получен ответ с первого раза? Может существует более предпочтительная форма формулировки запросов?! А теперь начнем… 1. Подскажите, пожалуйста, как расставить знаки препинания в следующем предложении. Устройство предназначено для плавной транспортировки(,) отпечатанного с обеих сторон(,) оттиска. 2. Можно ли написать «2–4-красочная машина», а «2-, 3-, 6-красочная»? Как я понимаю, между цифрами должно быть тире, а между последней цифрой и словом – дефис. Так ли это? 3. Управление слова «вопрос». Можно и сказать «вопрос по теме» или «вопрос на тему»? 4. Как правильно писать словосочетания типа «красочный и увлажняющий аппараты». Имеется ввиду окончание слова «аппараты», должно ли это слово стоять во множественном числе? Есть ли случаи, когда подобные слова должны ставиться в единственном числе. Спасибо, хотя бы за то, что вы просто ЕСТЬ.

Ответ справочной службы русского языка

Мы стараемся отвечать на все вопросы независимо от формулировок. К сожалению, это не всегда получается.
1. Указанные запятые не требуются.
2. Рекомендаций относительно сокращения слова _двух-четырехкрасочная_ в справочниках не содержится, мы рекомендуем писать с дефисами: _2-4-красочная_. _2-, 3-, 6-красочная_ Вы написали верно.
3. Предпочтительно: _вопрос на тему_.
4. Предпочтительна форма множественного числа. В подобных случаях только в единственном числе употребляются существительные, которым форма множественного числа не характерна.

Вопрос № 215712

Здравствуйте. Помогите, пожалуйста, при составлении оттиска штампа с адресом организации. Как правильно сократить Первый Голутвинский пер.: 1-ый или 1-й. Спасибо, С уважением Татьяна Будкина

Ответ справочной службы русского языка

Правильно: _1-й_.

скрепить печатью

Смотреть что такое «скрепить печатью» в других словарях:

  • СКРЕПИТЬ — СКРЕПИТЬ, скреплю, скрепишь, совер. (к скреплять), что и что чем. 1. Прочно, накрепко соединить, присоединить одно к другому. Скрепить брусья железными скрепами. Скрепить рельсы гайками. Скрепить листы рукописи скрепкою. 2. перен. Сделать прочным … Толковый словарь Ушакова

  • СКРЕПИТЬ — СКРЕПИТЬ, плю, пишь; плённый ( ён, ена); совер., что. 1. Прочно соединить. С. брусья. С. листы. 2. перен. Укрепить, закрепить. С. дружбу клятвой. 3. чем. Удостоверить что н. (офиц.). С. документ подписью. С. подпись печатью. • Скрепя сердце (разг … Толковый словарь Ожегова

  • скрепить — плю, пишь; скреплённый; лён, лена, лено; скрепив (устар.) скрепя; св. что (чем). 1. Прочно соединить одно с другим, присоединить одно к другому с помощью чего л. С. брёвна скобами. С. рельсы гайками. С. листы рукописи. С. землю, почву корнями… … Энциклопедический словарь

  • скрепить — плю/, пи/шь; скреплённый; лён, лена/, лено/; скрепи/в, (устар.), скрепя/; св. см. тж. скреплять, скрепляться, скрепка, скрепление … Словарь многих выражений

  • Выездная налоговая проверка — по законодательству РФ о налогах и сборах способ осуществления налогового контроля путем проведения проверки по месту нахождения налогоплательщика на основании решения руководителя налогового органа или его заместителя (ст. 89 НК РФ*). Порядок… … Большой юридический словарь

  • ВЫЕМКА ДОКУМЕНТОВ — (предметов) действие должностных лиц налоговых органов, осуществляющих выездную налоговую проверку по изъятию документов и (или) предметов налогоплательщика (налогового агента), регламентированное ст. 94 НК. Выемка документов и предметов… … Энциклопедия российского и международного налогообложения

  • Закладная — (Mortgage) Содержание закладной Регистрация закладной, роль закладной в ипотечном кредитовании Содержание Содержание Раздел 1. Общие положения . Раздел 2. Содержание и регистрация заклада. Закладная — это именная , которая удостоверяет… … Энциклопедия инвестора

  • Выездная налоговая проверка — по законодательству РФ о налогах и сборах способ осуществления налогового контроля путем проведения проверки по месту нахождения налогоплательщика на основании решения руководителя … Энциклопедия права

  • запечатлеть — Заимств. из ст. сл. яз., где оно является, скорее всего, суф. преф. производным от печать. Буквально «скрепить печатью», затем «утвердить» > «сохранить в душе, воплотить» (в произведении искусства) … Этимологический словарь русского языка

  • скрепи́ть — плю, пишь; прич. страд. прош. скреплённый, лён, лена, лено; сов., перех. (несов. скреплять). 1. Прочно соединить одно с другим, присоединить одно к другому с помощью чего л. Скрепить бревна скобами. □ Боцман и несколько матросов ходили по… … Малый академический словарь

  • СКРЕПЛЯТЬ — СКРЕПЛЯТЬ, скрепить, скрепливать что, крепить взаимно части чего либо. Скрепить коляску, подкрепить винты, гайки, заклепать или укрепить, что расшаталось. Мост скреплен болтами, скобами, связями, распорками, раскосинами. Скрепить сундук, связать… … Толковый словарь Даля

«И скрепили договор печатью…»

В деятельности каждого предприятия в течение всей его деятельности важную роль играет маленькое, но необходимое изделие — круглая печать. В практике хозяйствования в нашей стране она всегда помогала подтвердить полномочия лица, которое подписывает документ от имени предприятия, и заверяла его контрагента в том, что предприятие не вправе будет отказаться от своих обязательств, предусмотренных соответствующим договором.

В последнее время ситуация несколько изменилась. Похоже, печать будет не так уж и нужна. Однако реально ли совсем не пользоваться ею?

Печатью можно больше не пользоваться. Но…

Напомним, что есть категория хозяйствующих субъектов, для которых использование круглой печати и ранее не было обязательным. Это индивидуальные предприниматели. Правда, на практике немногие из них действительно отказывались от нее полностью. Ведь более-менее серьезные контрагенты предпринимателя не решались полагаться только на его подпись, а заключали с ним договоры, только если предприниматель со своей стороны заверял его печатью. Многие должностные лица предприятий уверены, что наличие печати на договоре или ином документе существенно повышает его надежность.

Отчасти так и есть. Но в последнее время, надо признать, ситуация изменилась. И связано это с развитием различных технологий, которые позволяют мошенникам изготавливать копии печатей, практически не отличимые от оригинала. Именно на это обратили внимание законодатели. Они отметили, что излишнее доверие к наличию печати на документе приводит к тому, что контрагенты и государственные органы зачастую не придают должного значения проверке подлинности подписи руководителя или иного представителя юридического лица, что на практике порождает мошеннические схемы «рейдерских захватов» компаний, а также активно используется при корпоративных конфликтах.

Зато появились современные и гораздо менее подходящие для подделки средства идентификации лица — электронная подпись, специальные бланки компаний, голографические печати и т.п. В частности, применять электронную подпись сейчас обязательно в определенных случаях при взаимодействии хозяйствующих субъектов с государственными органами. Но они вправе использовать ее добровольно и в отношениях между собой, соответствующие технические средства и необходимая законодательная база все более совершенствуются.

Именно такие аргументы сподвигли законодателей на принятие Закона N 82-ФЗ <1>. Хотя, надо признать, этот Закон — лишь один из начальных шагов на пути замены круглой печати другими средствами идентификации. Собственно, и сами разработчики Закона указали: для них важно, что он позволит Российской Федерации занять более высокое место в разделе «Регистрация предприятий» рейтинга «Ведение бизнеса» (Doing Business), ежегодно составляемого Всемирным банком <2>. То есть этот Закон скорее повлиял на продвижение РФ в названном рейтинге, чем реально облегчил положение хозяйствующим субъектам, ведь он не предусматривает, что организация сможет выбирать, когда она поставит печать, а когда обойдется без нее.

<1> Федеральный закон от 06.04.2015 N 82-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ».
<2> См. п. 3 Плана мероприятий (дорожной карты) «Оптимизация процедур регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей», утв. Распоряжением Правительства РФ от 07.03.2013 N 317-р.

Посмотрите, какие изменения Закон N 82-ФЗ внес в Законы N 208-ФЗ <3> и N 14-ФЗ <4>.

<3> Федеральный закон от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах».
<4> Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Редакция нормы

Закон N 208-ФЗ

Закон N 14-ФЗ

Пункт 7 ст. 2

Пункт 5 ст. 2

Прежняя редакция

Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов РФ <*>

Действующая редакция

Общество вправе иметь печать <…> со своим наименованием, <.. .> федеральным законом может быть предусмотрена обязанность общества использовать печать.

Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества

<*> Здесь приведена дословная формулировка из Закона N 208-ФЗ. В Законе N 14-ФЗ соответствующие слова во втором предложении расставлены чуть иначе без какого-либо изменения смысла.

Как видно, обязанность иметь печать действительно трансформировалась в право ее иметь. Однако установлено, что данное право реализуется указанием на него в уставе общества. То есть если оно не будет пользоваться печатью, то и в уставе она не должна упоминаться. В этом случае, если общество изготовит себе печать, она будет иметь статус не более чем штампа и контрагенты такого общества должны это понимать.

Но законодательство часто настаивает, чтобы в определенных ситуациях печать ставилась обязательно. А таких случаев, конечно, великое множество, и мало какая организация не сталкивается хотя бы с одним из них, отчего полностью отказаться от использования печати не получится.

Однако если в уставе обозначено, что общество имеет печать, то оно обязано ее проставлять во всех случаях, когда того требует законодательство. Поэтому для того, чтобы предприятия ощутили реальное облегчение в результате предоставленной возможности сократить использование печати, во все соответствующие нормативные акты должны быть внесены соответствующие поправки — указания на то, что ее можно не проставлять.

Обратите внимание! Теперь не требуется, чтобы печать общества была обязательно круглой, она может быть любой другой формы. Нет необходимости отражать на ней местонахождение общества. Наименование общества, прописанное на ней, необязательно должно быть фирменным, написание его не должно быть строго на русском языке, а может быть только на иностранном языке или языке народов РФ.

В некоторые нормативные акты такие изменения уже внес Закон N 82-ФЗ. Заметим, что почти во всех случаях в них используется новая формулировка: печать ставится при ее наличии. То есть при наличии упоминания о печати в уставе ее надо проставлять даже тогда, когда разрешено этого не делать.

Например, согласно п. 1 ст. 10.2 Закона N 171-ФЗ <5> оборот этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции осуществляется только при наличии ряда сопроводительных документов, удостоверяющих легальность их производства и оборота. В число этих документов входят копия извещения об уплате авансового платежа акциза и копия извещения об освобождении от его уплаты (пп. 5). Копия заверяется подписью руководителя организации и ее печатью, но теперь только при ее наличии.

<5> Федеральный закон от 22.11.1995 N 171-ФЗ «О государственном регулировании производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции и об ограничении потребления (распития) алкогольной продукции».

Что касается других изменений, предусмотренных Законом N 82-ФЗ, сведем их в таблицу.

Нормативный акт

Суть операции

Абзац 9 п. 1 ст. 913 ГК РФ

Товарный склад (организация, осуществляющая в качестве предпринимательской деятельности хранение товаров и оказывающая связанные с этим услуги) проставляет печать в двойном складском свидетельстве только при ее наличии

Пункт 1 ст. 17 и ст. 18 Федерального закона от 22.04.1996 N 39-ФЗ «О рынке ценных бумаг»

Эмитент проставляет печать только при ее наличии:

  • в решении о выпуске (дополнительном выпуске) эмиссионных ценных бумаг;
  • в сертификате эмиссионной ценной бумаги, удостоверяющем права, закрепленные ею

Абзацы 5 и 6 п. 4 ст. 16 Федерального закона от 21.07.1997 N 122-ФЗ «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним»

При государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним лицо, имеющее право действовать от имени юридического лица без доверенности, представляет копии учредительных документов и заверяет их печатью только при ее наличии

Федеральный закон от 16.07.1998 N 102-ФЗ «Об ипотеке (залоге недвижимости)»:

пункты 1 и 3 ст. 16 и п. 1 ст. 17

Выписка по счету депо о владельце закладной заверяется печатью депозитария только при ее наличии у него

статья 25

Отметка на закладной об исполнении обеспеченного ипотекой обязательства в полном объеме заверяется печатью владельца закладной — юридического лица только при наличии у него печати

Пункт 1 ст. 16 Федерального закона от 21.12.2001 N 178-ФЗ «О приватизации государственного и муниципального имущества»

Покупатели государственного и муниципального имущества при его приватизации одновременно с заявкой представляют письмо, содержащее сведения о доле РФ, субъекта РФ или муниципального образования в уставном капитале юридического лица, и заверяют его печатью при ее наличии

Статья 230 ТК РФ

Акт о несчастном случае на производстве, который составляется после завершения расследования, заверяется печатью работодателя только при ее наличии

Часть 5 ст. 61 АПК РФ, ч. 3 ст. 53 ГПК РФ

Можно не скреплять печатью доверенность на представительство от имени организации в арбитражном или гражданском суде, если наличие такой печати у организации не предусмотрено ею

Часть 2 ст. 54 Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ «Об исполнительном производстве»

Можно не заверять печатью доверенность, которая выдается для представительства интересов организации в ходе исполнительного производства, заверяется печатью только при ее наличии

Часть 10 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»

Журнал проверок удостоверяется печатью только при ее наличии

Часть 6 ст. 39, п. 6 ч. 3 ст. 90, ч. 4 и 5 ст. 177, п. 1 ст. 184 Федерального закона от 27.11.2010 N 311-ФЗ «О таможенном регулировании в Российской Федерации»

При наличии печати ею скрепляются:

  • доверенность, выданная законному представителю организации при обжаловании решений, действий (бездействия) таможенного органа или его должностного лица;
  • копия аудиторского заключения о достоверности бухгалтерской отчетности заявителя о включении в реестр уполномоченных экономических операторов;
  • выписка из системы учета товаров

Подпункт «в» п. 1 ч. 2, ч. 4 ст. 51, п. п. 4 и 5 ч. 2 ст. 61, пп. «в» п. 1 ч. 2, ч. 4 ст. 88 Федерального закона от 05.04.2013 N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»

При отсутствии печати не обязательно ею скреплять:

  • доверенность на участие в открытом или закрытом конкурсе, электронном аукционе при закупках товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд;
  • заявку на участие в открытом или закрытом конкурсе

К сведению. Что касается журнала проверок, предусмотренного ч. 10 ст. 16 Федерального закона N 294-ФЗ, Минэкономразвития намерено вернуть положение, согласно которому названный журнал удостоверяется печатью в любом случае, и подготовил соответствующий законопроект, который, впрочем, на дату выхода журнала еще не был внесен в Государственную Думу.

В отношении доверенностей еще раньше было отменено обязательное проставление печати на доверенности, выдаваемой в соответствии с п. 5 ст. 185 ГК РФ, причем независимо от наличия печати у организации (Федеральный закон от 07.05.2013 N 100-ФЗ). Впрочем, не запрещено на этом документе проставлять печать, если доверитель того пожелает.

Проще будет сдать отчетность

Существенно продвинулись вперед контролирующие органы в процессе отмены необходимости проставления печатей в отчетности. Очевидно, они приняли во внимание, что все меньше остается налогоплательщиков, которые представляют отчетность на бумажных носителях, и восприняли Закон N 82-ФЗ как руководство к действию.

Налоговики считают: если организациям разрешено не иметь печать, то и не стоит требовать ее с них в отчетности. Как следует из Письма ФНС России от 05.08.2015 N БС-4-17/13706@, сказанное справедливо независимо от упоминания печати в уставе. Здесь же налоговики пообещали внести соответствующие изменения в декларации и формы иных документов, представляемых в налоговые органы.

Действительно, сейчас во всех приказах ФНС, регулирующих порядок заполнения разных деклараций и других документов, представляемых налоговикам, говорится о необходимости проставления в этих документах печати. Но, учитывая указанное Письмо, все эти документы должны приниматься инспекциями на местах, даже если печать в них отсутствует.

Правда, из проектов изменений порядка заполнения конкретных деклараций, например по налогу на прибыль и ЕНВД, уже предложенных к обсуждению, видно, что печать на налоговых документах должна все-таки ставиться, как догадается читатель, при ее наличии.

Дополнительно к этому Минфин в Письме от 06.08.2015 N 03-01-10/45390 указал: на налоговых декларациях (расчетах) и копиях документов, представляемых в налоговый орган в соответствии со ст. ст. 93 и 93.1 НК РФ, то есть при налоговых проверках, в случае отсутствия у общества печати налоговые органы не вправе требовать ее проставления.

Здесь же финансисты пояснили, что и для первичных документов печать не является обязательным реквизитом, поскольку она не входит в перечень обязательных реквизитов, предусмотренных ст. 9 Закона N 402-ФЗ <6>, хотя формой первичного учетного документа, утвержденной руководителем экономического субъекта, этот реквизит может быть предусмотрен.

<6> Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Постановлением Правления ПФР от 04.06.2015 N 194п внесены изменения в форму РСВ-1 ПФР и Порядок <7> ее заполнения. Установлено, что печать на титульном листе данной формы проставляется только при ее наличии (п. 5.13 Порядка). Исправления в ней также заверяются печатью только при ее наличии (п. 2 Порядка).

<7> Утверждены Постановлением Правления ПФР от 16.01.2014 N 2п.

Аналогичные изменения внесены в порядок заполнения формы РВ-3 ПФР <8>.

<8> Утвержден Постановлением Правления ПФР от 20.07.2015 N 269п.

Так же поступил и ФСС: Приказом от 20.07.2015 N 304 он внес изменения в Приложение 2 к Приказу от 26.02.2015 N 59, которым утверждена форма 4 — ФСС. На титульном листе этой формы (и при исправлении ошибок) печать теперь ставится при ее наличии (абз. 5 п. 2 и абз. 4, 7 и 8 п. 5.16 указанного Приложения).

Надо сказать, что ФСС оказался активнее, чем ПФР, и внес поправки, касающиеся печати, не только в форму 4 — ФСС, но и в некоторые другие документы — в заявления о зачете или возврате сумм излишне взысканных или излишне уплаченных страховых взносов, пеней и штрафов <9>.

<9> Формы этих заявлений утверждены Приказом ФСС РФ от 17.02.2015 N 49, а поправки в него внесены Приказом ФСС РФ от 20.07.2015 N 305.

Отметим: не вполне ясно, как контролирующие органы будут проверять, действительно ли у организации нет печати. Конечно, налоговая служба является регистрирующим органом и экземпляр устава налогоплательщика она может иметь (хотя даже это не всегда соблюдается, например если налогоплательщик встал на учет еще и по месту ведения, скажем, деятельности на спецрежиме в виде уплаты ЕНВД). Фактически осуществить подобный контроль налоговикам будет довольно сложно, и им придется, что называется, верить отчитывающемуся налогоплательщику на слово.

* * *

Как можно видеть, возможности не применять печать так или иначе расширяются. Может быть, кому-то из читателей захочется воспользоваться такой возможностью. В этом случае надо внимательно следить за тем, какие именно законы и подзаконные акты прямо ее устанавливают. Если в них нет пресловутой фразы «при ее наличии», хотя обязанность применения печати установлена, то проставлять на соответствующем документе ее надо. И тогда предприятие должно приобрести ее для себя, а в уставе отразить информацию об этом.

Как правило, применяемые сейчас уставы юридических лиц имеют указания на то, что данные лица имеют круглую печать. Следовательно, если какая-либо организация все-таки решит отказаться от ее применения, то ей придется внести и зарегистрировать в установленном порядке изменения в устав.

М.В.Подкопаев

Эксперт журнала

«Пищевая промышленность:

бухгалтерский учет

и налогообложение»

>Подписанный и скрепленный печатью договор

Образец штампа прошнуровано и скреплено печатью

На листах следует подставить надпись, которая заверяет бумагу: «Верно». Кавычки в данном случае не ставят. Следующее, что нужно указать, это реквизиты, придающие копии юридическую силу. Дату, когда изготовлена копирующая бумага трудовой книжки, укажите во второй графе раздела «Сведения о работе».

Запись «Работает по настоящее время» размещают в третье графе этого раздела. На приведенном ниже образце видно, что подпись и ее расшифровка, оттиск печати, а также должность лица, уполномоченного осуществить данную процедуру приведены под всеми записями.

Например, если это обычный повтор документа без свидетельствования его верности подлиннику, то 1 стр.

Они могут быть обычные, с датой и с подписью.В организации может быть сколь угодно таких штампов, количество не ограничено. При этом оттиск данной печати без

из определенного документа отражает лишь только часть текста или же полное содержание самого подлинника.

Преимущественно выписку оформляют тогда, когда изготовить документа невозможно в силу разных причин. Например, если в документе содержится исключительно конфиденциальная информация, персональные данные других сотрудников или нецелесообразно полностью копировать подлинник по причине его большого объема, отсутствия потребности полностью Важно! Работодатели чаще оформляют выписку: из трудовой книжки или из определенного приказа.

На законодательном уровне не предусмотрено конкретных требований к правилам оформления выписок из документов, но при этом необходимо учитывать, как правильно заверить документы «Копия верна», ориентируясь на представленный образец.

А как быть, если документ состоит, например, из ста страниц?

Нужно ли в этом случае заверять каждый лист или можно заверить весь документ целиком?

При этом при прошивке многостраничного документа необходимо: обеспечить возможность свободного чтения текста каждого документа в подшивке, всех дат, виз, резолюций и т.д.

В проделанные отверстия вставляют нитку, веревку или ленту, в зависимости от вида документа и диаметра отверстий. Для итогового оформления многолистового документа изготавливают специальную наклейку из бумаги, содержащую поля для внесения информации о количестве листов и печати. Наклейка представляет собой вырезанный ножницами из обычной офисной бумаги прямоугольник с размерами примерно 4 на 5 — 6 см.

Используя любой канцелярский клей, это прямоугольник из бумаги наклеивают таким образом, чтобы он закрыл узел и часть длины нитей. Концы нитей обязательно должны быть свободны.

После высыхания клея на наклейке проставляется штамп, на котором указывается количество прошитых, пронумерованных и скрепленных печатью листов в прошитом документе («Прошито, пронумеровано и скреплено печатью _____ листа(ов).»),

При его отсутствии такие полномочия могут быть возложены на бухгалтера компании.Если же данное лицо не трудоустроено, то для заверения документа, в частности копии трудовой, ему нужно обратиться к нотариусу, принеся как оригинал, так и свой паспорт для удостоверения личности. В любом случае копии любых бумаг могут удостоверять нотариусы, к которым требуется обращаться, если существует сомнение, что данный документ может быть заверен в организации. Заверение копии с 1 июля 2019 года происходит согласно новому , который вступает в действие с этого дня.

В соответствии с этим нормативным актом правила заверения определяются тем, с какой целью лицу требуется данный документ.

Если речь идет о трудовой книжке, то требуется в первую очередь произвести копирование всех ее страниц, на которых содержатся записи.

Поэтому, по общему правилу, договор, не скрепленный печатями, имеет юридическую силу, если иное не предусмотрено условиями данного договора.В то же время любой документ должен содержать данные, имеющие удостоверительное значение. В частности, к ним можно отнести печать, т.к. ее проставление на документе фиксирует, что он составлен в конкретной организации. Характерно, что на внутренних документах организации (например, приказах) печать, как правило, не проставляется.

Более приемлемой трактовкой правового значение печати следует признать формулировку, содержащуюся в п. 3.25 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», а именно: печать на документе ставится для заверения подлинности подписи должностного лица.

В договорах отсутствует печать

Давайте разберемся что является первичным документом? Первичный документ – это документ, который оформляет хозяйственную операцию, например передачу товара или денег, в нем должны содержаться все реквизиты, предусмотренные Положением по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации (утверждено приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н).

Однако договор – это документ, содержащий лишь намерения сторон совершить какие либо действия: передать товар, оказать услуги или выполнить работу. А сами действия сторон сделки будут оформляться другими документами – первичными. Например, передача товара – актом приема-передачи, оплата за переданный товар – платежным поручением и т.

д. Т.о., договор не является первичным документом.

2 Коммерческие организации имеют круглые печати, приравненные к гербовым.

Чтобы скрепить ею документ, дождитесь, пока он пройдет все согласования и будет подписан генеральными директорами обеих сторон.

После этого откройте договор на последней странице. Найдите раздел с реквизитами компаний.

Под ними стоят подписи ответственных лиц.

Поставьте печать так, чтобы ее часть или целый отпечаток попадали на роспись, фамилию, имя и отчество генерального директора. Подождите, пока чернила высохнут.

Вся работа проходит в несколько этапов:Сначала на левой боковой стороне стопки документов необходимо проделать с помощью шила 3 отверстия, расположенные на одинаковом расстоянии друг от друга.Нитку вдеть в иголку и пропустить ее, начиная с тыльной стороны, в месте среднего прокола. При этом в запасе должно остаться не менее 7 сантиметров нити.С лицевой стороны продеть иглу в отверстие, расположенное слева.

Должен получиться один стежок.С тыльной стороны пропустить иглу с ниткой в оставшееся свободное отверстие, расположенное справа.Нить пропустить посередине (в месте начала прошивки).Два остатка нити с оборотной стороны связать узлом так, чтобы стежок оказался внутри.От целого листа бумаги ножницами отрезать прямоугольный кусок

Именно на это обратили внимание законодатели. Они отметили, что излишнее доверие к наличию печати на документе приводит к тому, что контрагенты и государственные органы зачастую не придают должного значения проверке подлинности подписи руководителя или иного представителя юридического лица, что на практике порождает мошеннические схемы «рейдерских захватов» компаний, а также активно используется при корпоративных конфликтах.

Зато появились современные и гораздо менее подходящие для подделки средства идентификации лица – электронная подпись, специальные бланки компаний, голографические печати и т.

Вы можете использовать свою печать при заключении договоров, так как это традиционно помогает клиентам уверяться в надежности сделки и полномочиях подписанта. Все вышеперечисленное касается не только договоров, но и актов приема-передачи, выполненных работ и прочих документов, заключаемых индивидуальными предпринимателями и юридическими лицами в ходе своей деятельности.

В соответствии с трудовым кодексом трудовые договоры должны заключаться в простой письменной форме, и к ним применяются соответствующие требования. Работодатель вправе сам решать — ставить печать или нет. Договор без печати полностью правомерен. Часто путаются с необходимостью проставления печати в трудовой книжке.

Советы по работе с договорами. часть 2

В таком случае отсутствие печати может быть основанием для признания сделки недействительной.Финансовые и платежные документы на перечисление денежных средств — то есть на товарном чеке печать обязательна. Так же как и на выставляемом контрагенту счете на оплату. Обязательна печать и на бланках строгой отчетности — тех же товарных чеках и квитанциях, например.

Инфо

Вообще,на любых документах, имеющих номер. Сюда относятся и страховые полисы, ведь их учет строго контролируется страховщиком. Печать на любом полисе обязательна. При подаче документов на государственную регистрацию сделок с недвижимостью. Печать необходима на заверенных копиях учредительных документов юридического лица.

Обязательно ли ИП иметь печать По состоянию на 2016 год не обязательно.

Правовое значение подписи уполномоченного лица и печати организации на договоре

Важно

При этом, на внутренних документах организации печать традиционно не проставляется. Вместе с тем, в пункте 3.25 ГОСТ Р б.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации, Требования к оформлению документов», указано, что печать на документе ставится для заверения подлинности подписи должностного лица. Кроме того, нотариус не сможет заверить копию договора, заключенного между юридическими лицами, в котором отсутствует печать хотя бы одного контрагента.

Ну и, конечно, оттиск печати является обязательным реквизитом расчетных документов (п. 2.14 Положения о безналичных расчетах в Российской Федерации от 03.10,2002 N 2-П) и доверенностей, выданных от имени юридических лиц (п. 5 ст. 185 ГК РФ). В целом, не смотря на то, что в ряде случаев.

За защитой нарушенного права сторона по договору вправе обратиться в суд в пределах общего срока исковой давности (три года с момента, когда сторона узнала или должна была узнать о нарушении своего права) независимо от истечения срока действия договора. Совет №9: регламентация порядка исполнения договора.

Важно

Обычай делового оборота как правовая норма может применяться только в двух случаях: а) если к нему есть отсылка в законодательстве; б) при наличии «пробела» в законодательстве. Норма ст. 160 ГК РФ о письменной форме сделки сформулирована предельно четко, поэтому нет оснований рассматривать проставление печатей на договоре в качестве обычая делового оборота. Скрепление печатью следует считать дополнительным требованием к форме договора, несоблюдение которого влечет, по общему правилу, последствия несоблюдения письменной формы, т.е.

невозможность в случае спора ссылаться на свидетельские показания (п. 1 ст. 162 ГК РФ). Иные последствия могут быть установлены соглашением сторон, допустим, недействительность договора, не скрепленного печатью одного или обоих контрагентов.

Инфо

Во-вторых, в подобных случаях заключенная сделка является не просто недействительной, она оспорима. Следовательно, иск о признании ее недействительной может быть заявлен в течение года со дня, когда истец узнал или должен был узнать о соответствующих обстоятельствах. В-третьих, иск может быть заявлен лицом, в интересах которого были ограничены полномочия руководителя.

На первый взгляд, нет прямых доказательств того, что директор организации-контрагента вышел за пределы своих полномочий.

Скрепление договоров печатью обязательно

Срок платежа, так же как и цена, является существенным условием договора. По правилам ст. 191 ГК срок платежа в договоре необходимо оговорить либо конкретной календарной датой, либо наступлением неизбежного события. Обратить внимание: формулировка в договоре о сроке платежа покупателя продавцу «по мере реализации товара» не означает независимое событие, поскольку оно может наступить, а может и не наступить.

В связи с этим можно говорить о том, что срок платежа сторонами договора не согласован. Несогласование же существенного условия договора влечет его недействительность. Необходимо отдавать предпочтение расчетам с использованием платежных поручений, а не платежных требований.

Если производится предоплата по договору, то договор должен содержать ответственность поставщика, подрядчика (исполнителя) за просрочку поставки, выполнение работ (оказание услуг). Совет №8: становление срока.

  • Гражданское право

  • Договорное право
  • Меня назначили новым генеральным директором фирмы. При моем назначении учредители фирмы провели собрание и приказали новому директору упорядочить все документы, представить отчет о хозяйственной деятельности товарищества во время его руководства. Назначили срок. Все документы в установленный срок старый директор не представил.

    Подал отчетность на две недели позже, мотивируя задержку плохим состоянием здоровья. Когда я начал просматривать договора, увидел, что на половине документов отсутствуют печати товарищества. Складывается такое ощущение, что договора были оформлены задним числом, а печать не поставлена по той причине, что у старого директора ее уже забрали.

Сопроводительное письмо к документам

Сопроводительное письмо – это вид делового письма, который нужен для описания направляемого адресату пакета документов, если в этих документах отсутствует адресная часть.

Таким образом, информационной нагрузки сопроводительное письмо не несет, однако выполняет три важных функции:

  • подтверждает факт отправки;
  • предоставляет перечень отправленных документов и инструкцию по обращению с ними;
  • благодаря регистрационным данным позволяет определить срок исполнения.

Как и большинство деловых писем, сопроводительное письмо оформляется на фирменном бланке и получает исходящий регистрационный номер отправителя. Правила оформления служебных писем мы подробнейшим образом не раз разбирали в журнале, поэтому сейчас сосредоточимся на особенностях сопроводительного письма.

Пореквизитный анализ служебного письма с множеством образцов его составления есть в статье «Оформляем служебное письмо»

Речевые шаблоны

Основа сопроводительного письма – перечень приложений. Текст же документа краток и условно делится на две части:

  • сообщение о направлении документов,
  • просьба о своевременном ответе (ознакомлении, согласовании, возврате подписанного экземпляра и т.п.).

Первая часть обычно так и начинается:

  • «Во исполнение… направляем вам…»,
  • «Высылаем вам…»,
  • «Представляем вам…».

Далее можно указать цель направления документов: «для согласования», «для ознакомления», «для подписания», «для заполнения» (если речь идет об опросной форме или анкете). Мы рекомендуем использовать клише «направляем вам» или «высылаем вам», т.к. представлять что-либо можно только для ознакомления, но не для подписания или согласования.

Вторая часть может содержать следующие слова:

  • «Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр…»,
  • «Просим вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес…»,
  • «Прошу направить в наш адрес один экземпляр надлежащим образом оформленного…».

Реквизит «Отметка о наличии приложений»

Как мы уже определили, главное в сопроводительном письме к документам – приложения. Поэтому особое внимание мы уделим вопросу оформления именно этого реквизита. Независимо от того, как будет оформлено приложение, практика делового обращения требует полного перечисления приложенных к письму документов, указания количества экземпляров и количества листов в каждом из них. Если этой информации не будет, сопроводительное письмо потеряет всякий смысл.

Итак, когда о направляемых документах уже сообщается в тексте письма, вновь перечислять их названия не стоит. Достаточно указать количество листов и экземпляров. См. Пример 1.

Пример 1

Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в тексте письма)

Если приложение не обозначено в тексте письма, помимо количественных данных нужно указать его название. Если пакет включает в себя несколько документов, приложения нумеруются. См. Пример 2.

СвернутьПоказатьПример 2

Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в отметке о его наличии)

СвернутьПоказать

Хотя в ГОСТе Р 6.30-2003 написано, что при перечислении нескольких приложений в отметке об их наличии обобщающее слово перед двоеточием стоит в единственном числе «Приложение:», в подобных случаях все-таки рекомендуем писать его во множественном числе «Приложения:», как мы показали в Примере 2.

Во-первых, это правильно с точки зрения правил русского языка. И во-вторых, разработчики этого ГОСТа сами потом «исправились», когда стали давать разъяснения относительно его применения в своих методических рекомендациях. См. цитаты двух этих документов ниже. Но многие упорно продолжают писать слово «Приложение:» в единственном числе, даже если за ним следует список из нескольких документов. Не делайте так, и мы объяснили почему.

Фрагмент документа СвернутьПоказать ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

3.21. …Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют:

Фрагмент документа СвернутьПоказать Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003

3.16. …Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют:

Разночтения встречаются и относительно того, как писать слово «приложение» в тексте письма: с маленькой или большой буквы, со знаком «№» или без. Дело в том, что указать наименование прилагаемого документа в тексте сопроводительного письма можно по-разному; сравните сами, глядя на Пример 3: во втором случае уместно указать в скобках, что документ является приложением, а в последующих случаях показываем, как по-разному это можно сделать. Все варианты корректны, просто в письме важно придерживаться единообразия. А еще лучше в инструкции по делопроизводству своей организации (или ином локальном нормативном акте, посвященном подобным вопросам) выбрать и зафиксировать какой-то один вариант, тогда единообразие будет во всех документах и путаницы у исполнителей – меньше.

Пример 3

Различные способы указания наименования приложения в тексте письма

СвернутьПоказать

Для сброшюрованного приложения количество листов можно не указывать (Пример 4).

Пример 4

Описание сброшюрованного приложения

СвернутьПоказать

Когда приложений настолько много, что удобнее перечислить их на отдельном листе (он будет называться «Опись приложений к письму от… №…»), в письме будет достаточно сослаться на такую опись (Пример 5).

Пример 5

Если приложений так много, что их удобнее перечислить в отдельной описи

СвернутьПоказать

Если же вы прикладываете к своему письму другое письмо, имеющее собственное приложение, об этом нужно сообщить адресату (Пример 6).

Пример 6

Приложение к письму имеет собственное приложение

СвернутьПоказать

Наконец, если ваше письмо адресовано сразу нескольким организациям, а приложение – только одной из них (другие получают письмо лишь для ознакомления), об этом тоже следует сказать (Пример 7).

Пример 7

Приложение направляется только одному получателю письма из нескольких

СвернутьПоказать

Отметку о наличии приложений оформляют ниже текста письма и выше подписи. Обычно эти расстояния (отступы) делают одинаковыми и равными примерно 2-3 межстрочным интервалам (это хорошо показано на образце оформления целого письма в Примере 9).

По общему правилу, если документ имеет приложения, то на нем оформляется отметка об их наличии ниже текста и выше подписи, а на прилагаемых документах (у каждого в верхней правой части первого листа) пишется, приложением к какому документу они являются (с обозначением номера приложения, если их несколько), как в Примере 8.

Пример 8

Номер приложения и данные основного документа на 1 листе приложения

СвернутьПоказать

Но сопроводительное письмо несет учетную функцию пересылаемых документов, выступая в роли некой описи вложений в конверт, реально же пересылаются документы, поименованные в таком письме в качестве приложений. Если бы письмо имело другую функцию (например, было офертой, делая предложение подписать договор и перечисляя условия предлагаемого сотрудничества), то «ключевым» по смыслу документом было бы письмо, а прилагаемые документы лишь помогали бы ему выполнить свою функцию. Но речь идет о сопроводительном письме, и в этом случае не стоит «портить» пересылаемые документы информацией об «описи вложения в конверт» – т.е. такую отметку на них оформлять не нужно!

Подписание и регистрация у отправителя

Подписант делового письма – то же должностное лицо, что и при обычной деловой переписке (как правило, либо руководитель организации, либо уполномоченный топ-менеджер). Если речь идет об отправке первичных учетных документов, подписать письмо может и главный бухгалтер.

Чтобы получатель письма потом не обращался со всеми уточняющими вопросами к его подписанту (обозначен цифрой 1 в Примере 9), следует указывать в этом документе и исполнителя (там же, см. цифру 2).

Перед отправкой сопроводительному письму нужно присвоить исходящий номер (обозначен цифрой 3).

А адресат присвоит ему свой входящий номер при регистрации факта поступления документа, при этом на нем дата поступления и входящий номер могут указываться (рукописно или при помощи штемпеля, как в Примере 9 – см. цифру 4).

Пример 9

Сопроводительное письмо

СвернутьПоказать Пример 11

Форма сопроводительного письма для заявителей – физических лиц

СвернутьПоказать

Сюрприз для заявителей – физических лиц

Необходимость писать сопроводительное письмо к документам касается всех, независимо от того, организация это или физическое лицо. Между тем когда в организацию приходит обычный человек, никакого письма к его документам, как правило, не составляется. А жаль, ведь вам было бы удобнее не запоминать и самим как-то фиксировать, а иметь написанные визитером сведения: от кого, какие документы, кому из ваших сотрудников и зачем передать. Если вы систематически имеете дело с частными лицами, особенно по ряду типовых вопросов, и при этом получаете от них документы, с которыми ваша организация далее должна что-то сделать, то рекомендуем вам разработать бланк сопроводительного письма для подобных случаев и просить его заполнить каждого такого визитера. См. образец формы в Примере 11.

Заполненную форму вы зарегистрируете и копию письма с входящим номером отдадите заявителю, а пакет полученных от него документов пустите по надлежащему маршруту. Тогда, позвонив справиться о своих документах, человек спросит уже не про «дачу в Малиновке», а про определенное письмо с уникальным индексом.

Просьба ответить в определенный срок

Многие организации любят сразу ставить адресату в своих сопроводительных письмах срок исполнения, причем способы могут варьироваться от вежливого «Просим подписать документы и вернуть в десятидневный срок» до императивного «Срок ответа на письмо – 5 рабочих дней». Стоит ли писать так? И как реагировать самим на подобные условия?

Вспомним о том, что по правилам делового обращения принято отвечать на письмо в течение 30 дней1. Этот ориентир следует вспомнить, если в сопроводительном письме иной срок отсутствует.

Поставить обязательный срок исполнения может только вышестоящая, контролирующая организация или какой-либо государственный орган, обязательный для вашего исполнения нормативный документ. Еще стороны сами могут договориться и зафиксировать документально добровольно взятые на себя обязательства:

Пример 10

Срок ответа на письмо может быть установлен в договоре

СвернутьПоказать

Договором предусмотрен обязательный досудебный порядок разрешения споров и разногласий. Сторона, считающая, что ее права по настоящему Договору нарушены, обязана направить другой Стороне письменную мотивированную претензию. Сторона, получившая письменную мотивированную претензию, обязана рассмотреть ее и дать письменный мотивированный ответ в течение 10 (Десяти) календарных дней с момента ее получения…

Когда общаются равные по статусу компании (если ранее для них никто свыше или они сами для себя правил взаимодействия не установили), попросить ускорить ответ можно, но для этого нужно веское основание. Например: «Просим выслать заполненный опросный лист в четырнадцатидневный срок, так как до 01.10.2013 мы должны предоставить ответ в Министерство здравоохранения РФ». Приказы в подобных случаях некорректны, в том числе с точки зрения делового этикета.

Хранение сопроводительных писем

Сопроводительное письмо становится ненужным, как только исполнитель берет в руки его приложения и убеждается в их полной комплектности. С этой минуты работа будет идти над ними, а на письме следует поставить отметку об исполнении и поместить его в дело.

Часто возникает вопрос о том, как хранить сопроводительные письма и приложения к ним: отдельно или вместе? Обычно приложение к письму помещается в специальное, отведенное именно для этого рода документов дело. Для сопроводительных писем в нем места нет: акты выполненных работ, счета-фактуры, договоры и многие другие документы хранятся отдельно и зачастую в течение разного времени.

Этот момент следует учитывать при составлении номенклатуры дел. Некоторые компании (с малым объемом документооборота) создают одно дело «Сопроводительные письма» и помещают в него вообще все письма этого рода, независимо от того, что было к ним приложено. Другим приходится создавать несколько дел по сопроводительным письмам и помещать их в номенклатуры дел структурных подразделений. Тогда, например, присланный договор пойдет в дело «Договоры оказания услуг», а сопроводительное письмо к нему – в дело «Сопроводительные письма к договорам по основной деятельности».

Бывает и так, что письмо остается в компании на хранении, а приложение – нет. Это касается, например, проектов документов (как в Примере 9). Проект положения еще не является документом и наверняка не раз будет подвергнут исправлениям, хранить его не обязательно.

* * *

Как видим, ничего сложного в составлении сопроводительного письма нет, зато само оно может сберечь не только ваши документы, но и время.

Небольшая сложность, как обычно, может наступить при внедрении в компании правила составлять и сдавать на отправку вместе с пакетом документов должным образом оформленное сопроводительное письмо. Но эта проблема решается довольно просто путем установления данного правила в локальном нормативном акте. А пользу от него переоценить трудно.

Сноски

СвернутьПоказать

  1. Этот срок прописан и в ряде документов, обязательных для конкретных писем/обращений или групп организаций, например, в Типовой инструкции по делопроизводству и работ архива в таможенных органах (утв. приказом ФТС от 18.10.2004 № 160) или в Федеральном законе от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». Вернуться назад

Деловое общение часто предусматривает не только устный обмен информацией, но и предоставление документов клиентам, партнерам и государственным структурам. При этом такие коммуникации могут осуществляться не только юридическими лицами. Любой человек, как физическое лицо, может отправлять запросы, предоставлять документы в официальные органы власти или организации любой формы собственности.

Сопроводительное письмо к документам (обновлено: 09.07.2019)

И каждый раз, становясь участником обмена официально-деловой информацией, необходимо составлять сопроводительные письма к различным видам документов.

Внимание! Пример документа можно изучить в конце статьи! Список примеров опубликован по приведенной ссылке.

1. Цель составления

Сопроводительное письмо – особенная форма сообщения, в которой необходимо:

  • кратко и понятно донести до адресата цель направляемой информации, какие действия необходимо выполнить получателю: подписать, изучить, отправить ответ, согласовать, принять документы, оплатить и т.д.;
  • определить состав отправляемых или передаваемых документов ,зафиксировать количество и перечислить названия передаваемых документов;
  • указать реквизиты и контакты отправляющей стороны;
  • при необходимости известить о сроках, в которые получатель должен выполнить какие-либо действия после изучения направленной информации;
  • довести информацию о специалисте, занимающимся подготовкой документов или решением конкретного вопроса.

2. Виды и типы писем

По большому счету вид у письма только один. Отличия у конкретных писем могут возникать в зависимости от:

  • канала отправки сообщения;
  • получателя.

В соответствии с особенностями получателей, сопроводительное письмо может писаться, как внутреннее (корпоративное) или внешнее сообщение, направляемое всем остальным организациям.

В связи с активным распространением электронного документооборота, письма могут быть 3-х типов:

  • написанные вручную;
  • электронные;
  • передаваемые на бумаге.

При этом, какие бы типы писем не выделялись, все они имеют сходное целевое назначение и оформление, будь то сопроводительное письмо к коммерческому предложению, рекламации, договору или сопровождающее отправку документов в пенсионный фонд или налоговую инспекцию.

Исключение Единственный момент, который может вносить некоторые корректировки в стандартные фразы письма, это то, является ли письмо запросом или ответом на полученное сообщение. Но структура, опять же будет одинаковой.

3. Требования к форме бланка

Единых требований к форме сопроводительного письма не создано. При желании можно изучить ГОСТ Р 6.30-2003, чтобы ознакомиться с правилами оформления официально-деловой документации. При этом ГОСТ в данном случае имеет рекомендательный характер. Как правило, организации создают свою форму сопроводительного письма.

При оформлении бланка важно включить в структуру полей:

  • верхнюю часть с реквизитами организации;
  • поле с исходящим номером и датой;
  • блок с указанием данных получателя: название организации или ФИО получателя;
  • поле для текста письма и приложений;
  • контактные данные составителя письма в нижней части бланка.

3.1 Пример пустого бланка

А теперь посмотрим на то, как может выглядеть сопроводительное письмо к документам – образец формы.

Заполненный пример в конце статьи!

Лист А4 (пустой бланк)

Общество с ограниченной ответственностью «Название компании»
(указываются полные реквизиты компании)

Исх. № от_______ Данные о получателе______________________________

(название организации, адрес, возможно, должность и ФИО сотрудника)

Тема____________________________________________________

Уважаемый(-ая)_______________________________!

Основной текст

Приложения:

  1. Документ 1.
  2. Документ 2.
  3. Документ 3.

С уважением,
Должность______________________ Подпись ___________________ ФИО______________________

Исполнитель:
Должность __________________
ФИО _________________________
Контактные данные _________________________

4. Структура и содержание каждого блока

В структуре сопроводительного письма, помимо обязательных реквизитов и данных о получателя и составителя письма, выделяется 4части:

  • тема сообщения, которая не всегда указывается, и ее наличие определяет отправитель;
  • обращение к получателю;
  • основная часть;
  • перечень приложений;

4.1 Несколько слов о теме

Тема должна быть сформулирована максимально конкретно, чтобы получателю не приходилось догадываться о том, что за пакет документов ему предоставлен.

Приведем пример некоторых формулировок:

  1. Предоставление ответа на претензию ООО «Огонек» № 12 от 01.11.2018г.
  2. О подготовке годового отчета.
  3. Предоставление статистических данных.
  4. О разработке проекта строительства объекта «N»

4.2 Как обратиться к получателю

Обращение– необязательная опция, особенно, если письмо направляется в организацию, а не конкретному ее представителю.

Если необходимо обратиться лично, то действуем по общему правилу — пишем как обычно в деловой корреспонденции: «Уважаемый (ая) Имя Отчество»

4.3 Что писать в основной части

Основная часть начинается с одной из трех формулировок: направляем, отправляем, предоставляем.

Считается, что каждая из них соответствует определенному типу адресата:

Тип формулировки Тип адресата
Предоставляем Как правило, используется для отправки сопроводительного письма в вышестоящие инстанции, организации с более высоким статусом, чем статус отправителя: ИФНС, Пенсионный Фонд, арбитражный суд и т.д.
Направляем Применимо для отправки в организации с более низким статусом или подчиняющиеся отправителю: филиалы, отделения, подразделения
Высылаем Используется для отправки сообщения в организацию, равную по статусу: партнерам, конкурентам, клиентам

Далее продолжаем фразу, описывая цель отправки, ясно формулируя, что содержится в пакете документов или что должен сделать получатель с полученной информацией:

Приведем примеры формулировок, которыми можно начать сопроводительное письмо к документам – образец для начала текста:

  1. Направляем пакет документов в соответствии с требованием № .. от…
  2. Отправляем Вам для ознакомления коммерческое предложение о сотрудничестве и приложения к нему.
  3. Высылаем форму отчета для подготовки годовой отчетности по филиалу.

Итак, теперь получатель знает, что за пакет документов ему направлен.

Все следующие предложения должны раскрывать тему письма. А это значит, что в текст включается:

  • информация по проблеме, ситуации, обсуждаемом рабочем вопросе;
  • действия, которые должен выполнить получатель на основании полученных документов: подписать, предоставить документы, назначить рабочую встречу и т.д.;
  • сроки, в которые должны быть выполнены ожидаемые действия.

Что касается сроков получения реакции на письмо, то они определяются в зависимости от нескольких условий:

  • наличие ранее оговоренных сроков в других документах, определяющих правила сотрудничества, например, в договоре;
  • чем ниже статус получателя по отношению к отправителю, тем короче могут быть сроки.

В некоторых случаях указание про сроки отсутствует, особенно, если письмо является ответом на запрос какой-либо организации.

Затем, отправитель может выразить признательность за долголетнее партнерство, сотрудничество.

4.4 Приложения

В этой части необходимо перечислить все приложения, направляемые получателю. Важно ничего не пропустить, и указать все документы.

Оформляется перечень либо простым списком, либо в виде таблицы.

Важно указать не только само название документа, но и количество экземпляров и листов по каждому из приложений.

Также можно делать пометки о том, направляется оригинал или копия документа.

Например, перечень может выглядеть следующим образом.

Приложения:

  1. Договор поставки №12 от 12.12.1017г., на 10 л. в 2 экз.
  2. Приложение №1 к договору №12 от 12.12.1017г., на 2 л. в 2 экз.

4.5 Кто может подписывать

Теперь осталось подписать сообщение.

Должностное лицо, имеющее право подписывать сопроводительное письмо, выбирается в зависимости от получателя и особенностей ситуации, в связи с которой отправляются документы.

При отправке в государственные органы подпись ставит Генеральный директор.

Если письмо отправляется в ИФНС, подписывать сообщение может Главный бухгалтер или Генеральный директор.

При отправке письма клиентам или партнерам, завизировать сообщение может сотрудник, инициирующий отправку, например, руководитель отдела продаж или закупок, коммерческий директор или директор по маркетингу.

5. Как хранить

Каждая организация принимает свои правила хранения документов.

Все приложения, их оригиналы, как правило, хранятся в соответствии с номенклатурой дел, например, договоры – отдельная папка, счета-фактуры – другая. И в этом случае сопроводительные письмо могут не сохраняться.

Некоторые предприятия организовывают хранение сопроводительных писем в отдельных папках и определяют сроки для их сохранения в соответствии с внутренними регламентами.

6. Ключевые ошибки при составлении

Все ошибки можно разделить на две группы:

  • некорректность содержания;
  • стиль и форма подачи информации.

Первая категория ошибок связана с тем, что текст письма неконкретен, нечетко сформулирована цель, непонятно, что получатель должен сделать, изучив документы.

Второй тип ошибок связан с самими формулировками.

Определим несколько основных «нельзя» для создания текста сопроводительного письма

  1. Не должно быть никаких эмоционально окрашенных обращений к получателю: дорогой Иван Иванович, любимый клиент, и т.д.
  2. Откажитесь от проявления эмоций в отношении обсуждаемого вопроса, например, факты не могут быть возмутительными, ситуация отвратительной, утверждения безапелляционными, а действия вопиющими.
  3. Не унижайтесь, не демонстрируйте слабость или зависимость: нижайше просим, очень просим ответить, просим не забыть ответить и т.д.

Вывод: хотим достичь цели – используем эмоционально нейтральный стиль изложения, выполняем все требования делового этикета.

7. Сопроводительное письмо к документам – образец

А теперь посмотрим на результат составления письма.Предположим, что переписка связана с выполнением условий договора поставки.

Лист А4 (образец заполнения)

Общество с ограниченной ответственностью «Край»
100100, г. Москва, Ленинский проспект, д.№3, офис 105
ИНН 7711111111, КПП 771111111, ОГРН 507111222 1212

111100, г. Москва, ул. Митина,

д.7, офис403

Коммерческому директору

«ООО Росток» Степанову И.А.

О согласовании условий договора

Уважаемый Илья Александрович!

Высылаем для согласования договор поставки с внесенными изменениями, оговоренными на рабочей встрече 01.11.2018г.

Если со стороны Вашей компании отсутствуют дополнения, ждем от Вас отправки подписанных экземпляров.

Приложения:

  1. Договор поставки №32 от 22.11.1018г., на 12 л. в 2 экз.
  2. Приложение №1 к договору №32 от 22.11.1018г., на 1 л. в 2 экз.

С уважением,

Коммерческий директор ООО «Край» Иванов Иванов М.А.

Исполнитель:

Секретарь департамента продаж

Светлова Т.А.

Прошнуровано и пронумеровано — образец

Каждый документ, состоящий более чем из одного листа (Для ИП это форма 21001, для ООО это Устав), прошивается и проклеивается на последнем листе нижеприложенными стикерами с указанием количества листов и подписью Заявителя (для юридических лиц заявитель, это тот, чья подпись заверяется у нотариуса).

Исключение составляют формы заверяемые нотариусом по Юридическим лицам (Р11001, Р13001, Р14001 их прошивает, проклеивает и заверяет НОТАРИУС). Для ИП формы 21001, 24001 и 26001 можно не заверять и нотариуса. Тогда их следует прошить и проклеить самостоятельно.

При первичной регистрации Общества Заявителем может быть только один из его учредителей физических лиц, либо, если в составе учредителей есть юридическое лицо, то заявителем может выступать руководитель этого юридического лица-учредителя (обращаем внимание, что речь идет не о руководителе (генеральном директоре) вашего создаваемого ООО!!!)

Для прошивки нужно собрать листы в порядке нумерации, взять дырокол и сделать отверстия, прошить ниткой листы, вырезать один из нижеразмещенных текстовых блоков и с обратной стороны заклеить место прошивки. Вписать количество листов (не страниц с текстом, а именно листов) поставить свою Фамилию, Инициалы в формате (Иванов И.И.) и подпись. Желательно чтобы часть подписи выходила за пределы вырезанного блока и попала на лист документа.

Образец документа Прошито и пронумеровано в word.

Штамп прошито пронумеровано и скреплено печатью

При оформлении папки с налоговой отчетностью приходится прошивать многостраничные документы. Для этого нужно подготовить специальную наклейку. На ней указывается количество листов, данные скрепившего сотрудника, дата и подпись. При наличии печати здесь ставится оттиск. В конце статьи можно прошито пронумеровано и скреплено печатью образцы скачать.

Как прошить документы

Строгие требования к технике прошивки не предъявляются. Вместе с тем если представители надзорной организации сочтут ее выполнение неправильным, в принятии документов могут отказать.

Прошивка выполняется в несколько этапов:

  1. Нумерация страниц (указывается в верхнем правом углу листа).
  2. Выполнение отверстий строго вертикально, с левой стороны.
  3. Прошивка. При этом шов не должен быть слишком тугим, чтобы не препятствовать перелистыванию.
  4. Завязывание узла.
  5. Крепление наклейки.

Важно! ​Наклейка наносится с целью защиты бумаг от утери или подмены.

Когда дело прошнуровано, узел и концы требуется склеивать листком «Прошито и пронумеровано». Края нитей длиной около 5 см обязательно оставляют свободными. После высыхания клея строчки следует заполнить.

Как оформить наклейку

Бланк «Прошито и пронумеровано» представляет собой бумажный прямоугольник, размер приблизительно 4 на 6 см. В строчках указывается количество листов, должность и ФИО составителя. В конце ставится дата подписания и штамп организации.

По ссылке можно скачать образец.

Свежие комментарии

Рубрики

Многостраничные документы клеить нельзя. Но как же их сшивать? Ведь неправильная прошивка может обернуться, как минимум, отказом в регистрации органа, требующего предоставить пакет документов.

  • Как же быть, если свода правил и образцов нет, а сшивать бумаги как получается, а не так, как положено, нельзя.Несмотря на то, что четкие инструкции относительно сшивания документации отсутствуют, необходимо ориентироваться на конкретные требования той инстанции, которая запрашивает информацию в виде прошитого пакета документов.
  • Полезным будет и ознакомление с общими рекомендациями по проведению прошивки документов, которые состоят из более чем одного листа.

Скрепить печатью или поставить печать как правильно Это позволяет сохранять их целостность: в таком виде бумаги будет сложно подменить, что очень актуально на сегодня.

Поставьте печать так, чтобы ее часть или целый отпечаток попадали на роспись, фамилию, имя и отчество генерального директора. Подождите, пока чернила высохнут. Только после этого можно складывать листы вместе. Не забудьте поставить штампы на всех приложениях к документам и на реквизитах компаний-партнеров.

3 На всех финансовых документах, актах и счетах-фактурах, где отсутствует подпись генерального директора, ставиться круглая печать. Ее оттиск должен присутствовать на подписи главного бухгалтера или другого лица, уполномоченного утверждать данные ценные бумаги. 4 Квадратный штамп не имеет такой силы, как круглая печать. Он используется для определения принадлежности документа. Например, там может быть написано название отдела, который его оформил, или даже фамилия сотрудника, в обязанности которого входит ведение подобных договоров.
Также эти органы не помогут добыть каких-либо образцов или ознакомить с правилами. Такая форма оформления бумаг необходима для того, чтобы сохранять документ, состоящий из большого количества страниц. Корректное сшивание документов защищает и от подделывания, так как осуществить это максимально трудно.
Четких правил или строгих инструкций, касающихся прошивания документов не существует. Различные инстанции предъявляют лишь общие требования, которые выделяются и некоторыми субъективными особенностями. Скачать образец word Прошито и пронумеровано Умение сшить документы корректным образом может пригодиться в жизни не раз.
Документы необходимо сшивать для сдачи в налоговый орган. Также эта необходимость возникает при сдаче отчетности в ПФР. Таких примеров можно привести еще большое количество. Для того чтобы не допустить каких-либо ошибок можно скачать образец «прошито и пронумеровано» word.

Всего найдено: 5

Вопрос № 260134

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, где правильно проставлять печать на документах организации? непосредственно на подписи руководителя или на названии должности? какие требования это устанавливают?

Ответ справочной службы русского языка

Это вопрос делопроизводства, он не связан с русским языком. Тем не менее постараемся ответить. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти указывает: оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ. Речь идет о печати федерального органа исполнительной власти, но, думаем, это положение применимо ко всем организациям.

Вопрос № 239164

Добрый день!
Как правильнее просить в официальном письме о том, чтобы поставили печать (синюю).
«…..просим скрепить синей печатью…» или «…просим поставить синюю печать….»?
Спасибо.

Ответ справочной службы русского языка

О чернильной печати корректно: поставить печать . О сургучной: скрепить печатью, поставить оттиск печати .

Вопрос № 228882

Почему же Вы мне не отвечаете? ОООчень надо!! 1. Подскажите, пожалуйста, как пишутся такие составные слова как консенсус прогноз, блок пакет, инвест сообщество и почему? Где взять правила? 2. Как понять различие между словами коррекция, корректировка,корректирование? В каких случаях они употребляются и есть ли справочник по этому поводу? Как он называется? Спасибо.

Ответ справочной службы русского языка

1. В полном академическом справочнике «Правила русской орфографии и пунктуации» указано: _Сложные слова с несклоняемой первой частью, выраженной существительным в им. п. ед. ч. без окончания (с нулевым окончанием) пишутся через дефис._ Однако из этого правила имеется много исключений. _Пишутся и через дефис, и слитно сложные существительные, в которых первая часть представляет собой усеченную основу самостоятельно употребляющегося существительного или прилагательного_.
В приведенных Вами примерах следует ориентироваться на рекомендации словаря. Так, _блок-пакет_ следует писать через дефис. _Инвестсообщество_ — слитно по аналогии с _инвестпрограмма, инвестпроект, инвестфонд_. _Консенсус-прогноз_, на наш взгляд, следует писать через дефис.
2. Чтобы уяснить разницу между этими словами, следует обратиться к толковым словарям. _Корректировка и корректирование_ — существительные по глаголу _корректировать_ (‘вносить коррективы, изменения во что-л., поправлять действия кого-л. // Изменять деятельность, направление творчества и т.п. в соответствии с ситуацией. Исправлять ошибки в оттиск е типографского набора’). Эти слова — синонимы, могут различаться сочетаемостью по традиции. Слово _коррекция_ имеет следующие значения. 1. _Спец._ Исправление (_Коррекция зрения_). 2. _Техн._ Внесение поправок в действие измерительных приборов, регуляторов и т. п. в зависимости от условий их эксплуатации. Таким образом, слово _коррекция_ используется в специальных и технических текстах.

Вопрос № 220370

Здравствуйте. Вопрос номер ноль. Что же нужно сделать, чтобы был получен ответ с первого раза? Может существует более предпочтительная форма формулировки запросов?! А теперь начнем. 1. Подскажите, пожалуйста, как расставить знаки препинания в следующем предложении. Устройство предназначено для плавной транспортировки(,) отпечатанного с обеих сторон(,) оттиск а. 2. Можно ли написать «2–4-красочная машина», а «2-, 3-, 6-красочная»? Как я понимаю, между цифрами должно быть тире, а между последней цифрой и словом – дефис. Так ли это? 3. Управление слова «вопрос». Можно и сказать «вопрос по теме» или «вопрос на тему»? 4. Как правильно писать словосочетания типа «красочный и увлажняющий аппараты». Имеется ввиду окончание слова «аппараты», должно ли это слово стоять во множественном числе? Есть ли случаи, когда подобные слова должны ставиться в единственном числе. Спасибо, хотя бы за то, что вы просто ЕСТЬ.

Ответ справочной службы русского языка

Мы стараемся отвечать на все вопросы независимо от формулировок. К сожалению, это не всегда получается.
1. Указанные запятые не требуются.
2. Рекомендаций относительно сокращения слова _двух-четырехкрасочная_ в справочниках не содержится, мы рекомендуем писать с дефисами: _2-4-красочная_. _2-, 3-, 6-красочная_ Вы написали верно.
3. Предпочтительно: _вопрос на тему_.
4. Предпочтительна форма множественного числа. В подобных случаях только в единственном числе употребляются существительные, которым форма множественного числа не характерна.

Вопрос № 215712

Здравствуйте. Помогите, пожалуйста, при составлении оттиск а штампа с адресом организации. Как правильно сократить Первый Голутвинский пер.: 1-ый или 1-й. Спасибо, С уважением Татьяна Будкина

Ответ справочной службы русского языка

Скрепление и прошивка документов является не только удобным методом хранения бумажных носителей информации, но и, в некоторых случаях, необходимым действием, регламентируемым российским законодательством. Прошивка документов необходима в тех случаях, когда дело касается бумаг, которые нельзя скреплять степлером, например, финансовые отчеты.

Форма, называемая «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью» используется для оформления документации, предоставляемой на конкурсы или имеющие характер запроса. Можно указать следующий порядок приведения бумаг в надлежащий вид:

  1. Правильная прошивка документов;
  2. Оформление нитки, используемой для прошивки, в узел;
  3. Нанесение поверх узла наклейки из бумаги с надписью «прошито, пронумеровано и скреплено печатью»;
  4. Внесение на поля бланка наклейки информации о количестве листов и заверение печатью учреждения.

Несмотря на отсутствие четких требований по манере прошивки бумаг, нередки случаи, когда многолистовые документы отклонялись из-за неправильного оформления. Информацию о технике выполнения прошивки можно почерпнуть из приказа Росархива о «Делопроизводстве и архивном деле».

Перед тем, как скрепить документы, их надо подготовить к данной процедуре. В первую очередь, на бумагу наносятся отверстия. Расположение проколов должно быть строго вертикальным. В тех случаях, когда скрепляется небольшое количество бумажных листов, прокол осуществляют толстой иглой или шилом. В случае работы с большой стопкой бумаг, используют дырокол.

После этого, на каждый из листов документа наносится порядковый номер.

В проделанные отверстия вставляют нитку, веревку или ленту, в зависимости от вида документа и диаметра отверстий.

Оформление многолистового документа

Для итогового оформления многолистового документа изготавливают специальную наклейку из бумаги, содержащую поля для внесения информации о количестве листов и печати. Наклейка представляет собой вырезанный ножницами из обычной офисной бумаги прямоугольник с размерами примерно 4 на 5 — 6 см. Используя любой канцелярский клей, это прямоугольник из бумаги наклеивают таким образом, чтобы он закрыл узел и часть длины нитей. Концы нитей обязательно должны быть свободны.

После высыхания клея на наклейке проставляется штамп, на котором указывается количество прошитых, пронумерованных и скрепленных печатью листов в прошитом документе («Прошито, пронумеровано и скреплено печатью _____ листа(ов).»), он заверяется печатью и подписью руководителя организации заявителя или уполномоченным им лица с указанием должности, ФИО и даты подписания.

Подпись должна быть отчетлива и различима. Печать должна быть расположена как на наклейке, так и на листе. Оттиск печати, расположенный как на наклейке, так и на листе документа, а также узел и нити, залитые клеем, служат для индикации неприкосновенности документа.

Внешний вид и содержание штампа устанавливается в зависимости от типа организации, производящей документ. Например, прошивка, оформляемая государственным учреждением, допускает нанесение гербовых печатей. Для бумаг индивидуальных предпринимателей и организаций с ограниченной ответственностью, также предъявляются определенные требования, регламентируемые законодательством РФ.

Применение многолистовых документов

Многолистовые отчеты, в частности, используются для предоставления в налоговые органы. В данном случае, документ скрепляется печатью руководителя организации, в том случае, если он является обладателем штемпельного знака. Для ИП наличие такового не является обязательным требованием. В случае отсутствия штампа, используется личная подпись предпринимателя.

После прохождения процедур налоговой проверки, многолистовой документ удостоверяется гербовой печатью представителей налоговой службы.

Вы можете заказать изготовление автоматического штампа «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью», пройдя по ссылке:

Закладка Постоянная ссылка.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *