Счет 50 03

Учет денежных документов в казенных учреждениях

Финансово-хозяйственная деятельность казенных учреждений предполагает использование различных денежных документов: почтовых извещений о денежных переводах, талонов на ГСМ, почтовых марок, маркированных конвертов, санаторно-курортных путевок и т.д. Денежными средствами такие документы не являются, но имеют номинальную стоимость и подлежат хранению наравне с наличностью в кассе учреждения. Каким образом должен быть организован учет денежных документов, рассмотрим в статье.

Разбираемся с понятием «денежные документы»

В соответствии с п. 169 Инструкции N 157н <1> под денежными документами нужно понимать различные документы с определенным денежным номиналом, входящие в следующий перечень:

• оплаченные талоны на бензин и масла, на питание и т.п.;
• оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, на турбазы;
• полученные извещения о почтовых переводах, почтовые марки, конверты с марками и марки государственной пошлины и т.п.

<1> Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.

Отметим, что данный перечень является открытым — так, в составе денежных документов кроме перечисленного выше могут учитываться:

Денежные документы хранятся в кассе учреждения. В ходе проверок контрольные органы обращают внимание на наличие фактов приобретения таких документов и их учет, а также порядок их отражения на счетах бухгалтерского учета.

Отметим, что к денежным документам не относятся (и в их составе не учитываются):

• немаркированные конверты и поздравительные почтовые открытки без марок;
• бланки трудовых книжек и вкладышей к ним;
• бланки больничных листов и родовых сертификатов;
• бланки квитанций на прием наличных денежных средств;
• неоплаченные, полученные безвозмездно путевки в санатории и дома отдыха.

В своей учетной политике учреждение приводит перечень денежных документов, которые используются в финансово-хозяйственной деятельности.

Порядок учета и хранения денежных документов

В соответствии с п. 170 Инструкции N 157н денежные документы хранятся в кассе учреждения. Прием в кассу и выдача из кассы оформляются приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001) и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002), при этом на них делается запись «Фондовый».

Приходные и расходные кассовые ордера с записью «Фондовый» отмечаются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов отдельно от приходных и расходных кассовых ордеров, оформляющих операции с денежными средствами.

Учет операций с денежными документами ведется на отдельных листах кассовой книги учреждения с проставлением на них записи «Фондовый».

Аналитический учет денежных документов ведется по их видам в карточке учета средств и расчетов.

Операции, связанные с использованием денежных документов, отражаются на счете 201 35 «Денежные документы». Поступление денежных документов отражается по дебету данного счета, их выдача — по кредиту.

Рассмотрим примеры отражения операций с денежными документами.

Пример 1. Казенное учреждение в феврале 2013 г. приобрело за счет средств областного бюджета 100 талонов на бензин А-92. Каждый талон рассчитан на 20 л бензина. Цена 1 л — 28 руб. (в том числе НДС). Номинальная стоимость одного талона составляет 560 руб. Договором предусмотрено перечисление аванса в размере 30% (16 800 руб.) и окончательный расчет в конце месяца (39 200 руб.). Учреждение обслуживается в Федеральном казначействе.

Талоны на бензин оприходованы в кассу учреждения и затем выданы под отчет водителям на месяц: 10 талонов Иванову В.В. и 15 талонов Сидорову И.И. В конце месяца водители представили авансовые отчеты с корешками от талонов. Учреждение освобождено от обязанности уплачивать НДС согласно ст. 145 НК РФ.

В бухгалтерском учете в соответствии с Инструкцией N 162н <2> будут сделаны следующие записи:

————————————-T————T————T———-¬
¦ Содержание операции ¦ Дебет ¦ Кредит ¦ Сумма, ¦
¦ ¦ ¦ ¦ руб. ¦
+————————————+————+————+———-+
¦Перечислен аванс поставщику ¦1 206 34 560¦1 304 05 340¦ 16 800 ¦
+————————————+————+————+———-+
¦Произведен зачет аванса ¦1 302 34 830¦1 206 34 660¦ 16 800 ¦
+————————————+————+————+———-+
¦Оприходованы талоны на бензин в ¦1 201 35 510¦1 302 34 730¦ 56 000 ¦
¦кассу учреждения ¦ ¦ ¦ ¦
¦(100 шт. x 20 л x 28 руб.) ¦ ¦ ¦ ¦
+————————————+————+————+———-+
¦Произведена окончательная оплата ¦1 302 34 830¦1 304 05 340¦ 39 200 ¦
¦поставленных в учреждение талонов ¦ ¦ ¦ ¦
+————————————+————+————+———-+
¦Выданы в подотчет талоны водителю ¦1 208 34 560¦1 201 35 610¦ 5 600 ¦
¦Иванову В.В. ¦ ¦ ¦ ¦
¦(10 шт. x 20 л x 28 руб.) ¦ ¦ ¦ ¦
+————————————+————+————+———-+
¦Выданы в подотчет талоны водителю ¦1 208 34 560¦1 201 35 610¦ 8 400 ¦
¦Сидорову И.И. ¦ ¦ ¦ ¦
¦(15 шт. x 20 л x 28 руб.) ¦ ¦ ¦ ¦
+————————————+————+————+———-+
¦Приняты к учету ГСМ при проверке ¦ ¦ ¦ ¦
¦авансовых отчетов: ¦ ¦ ¦ ¦
¦- Иванова В.В. ¦1 105 33 340¦1 208 346 60¦ 5 600 ¦
¦ ¦<*> ¦ ¦ ¦
¦- Сидорова И.И. ¦1 105 33 340¦1 208 34 660¦ 8 400 ¦
¦ ¦<*> ¦ ¦ ¦
L————————————+————+————+———— <2> Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н.
<*> Получаемые по талонам ГСМ приходуются на основании корешков талонов, приложенных к авансовым отчетам водителей. В корешке содержится такая информация, как марка ГСМ и номер талона. Номер на отрывном корешке подтверждает факт использования именно тех талонов, которые были получены под отчет.

Пример 2. Казенное учреждение выдало работнику под отчет 2500 руб. для приобретения почтовых марок на сумму 1700 руб. и немаркированных конвертов на сумму 800 руб. Работник представил утвержденный руководителем авансовый отчет на сумму 2700 руб., из которых 1000 руб. израсходовано на приобретение немаркированных конвертов.

В бухгалтерском учете в соответствии с Инструкцией N 162н будут сделаны следующие записи:

	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Выданы из кассы учреждения денежные средства в подотчет на приобретение почтовых марок	1 208 21 560	1 201 34 610	1700
Выданы из кассы учреждения денежные средства в подотчет на приобретение немаркированных конвертов	1 208 34 560	1 201 34 610	800
Приняты к учету немаркированные конверты	1 105 36 340	1 208 34 660	1000
Приняты к учету марки	1 201 35 510	1 208 21 660	1700
Выдана из кассы учреждения работнику сумма перерасхода по авансовому отчету (2700 руб. — 2500 руб.)	1 208 34 560	1 201 34 610	200

Пример 3. Казенное учреждение приобрело всем сотрудникам, работа которых имеет разъездной характер, проездные месячные билеты на городской транспорт посредством безналичных расчетов (с уплатой денежных средств через лицевой счет) в количестве 10 шт. на сумму 6600 руб. (без учета НДС).

В бухгалтерском учете в соответствии с Инструкцией N 162н будут сделаны следующие записи:

	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Перечислены денежные средства транспортной организации на приобретение проездных документов	1 302 22 830	1 304 05 222	6600
Получены от поставщика месячные проездные документы	1 201 35 510	1 302 22 730	6600
Выданы проездные документы сотрудникам из кассы учреждения	1 208 22 560	1 201 35 610	6600
Работниками в конце месяца представлен авансовый отчет	1 401 20 222 1 109 60 222	1 208 22 660	6600

Инвентаризация денежных документов в кассе

Инвентаризация денежных документов проводится в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49. Контрольные мероприятия в отношении указанных активов осуществляются одновременно с проверкой денежной наличности в кассе. При этом делается обязательный полистный пересчет денежных документов по видам и номиналам.

Результаты инвентаризации оформляются инвентаризационной описью (ф. 0504088, утвержденная Приказом Минфина России N 173н <3>), которая составляется комиссией учреждения и отражает сведения о наличии денежных документов в его кассе фактически и по учетным данным (цифрами и прописью), сведения о недостаче и излишках, выявленных при инвентаризации, номера последних приходного и расходного кассовых ордеров. Инвентаризационная опись подписывается председателем и всеми членами инвентаризационной комиссии учреждения.

<3> Приказ Минфина России от 15.12.2010 N 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и методических указаний по их применению».

Списание недостачи денежных документов, выявленной при инвентаризации денежных документов в кассе, отражается в учете на основании справки (ф. 0504833), заверенной подписью главного бухгалтера (уполномоченного лица) и руководителя (уполномоченного лица).

Недостачи, хищения, потери денежных документов отражаются бухгалтерской записью:

Дебет счета 0 209 82 560 «Увеличение дебиторской задолженности по недостачам иных финансовых активов»

Кредит счета 0 401 10 172 «Доходы от операций с активами».

Пример 4. В ходе проведения инвентаризации кассы в январе 2013 г. была обнаружена недостача топливных талонов на бензин А-92 в количестве 3 шт. номиналом 560 руб.

Работник (кассир) добровольно возмещает причиненный ущерб учреждению путем внесения в его кассу наличных денежных средств.

В бухгалтерском учете в соответствии с Инструкцией N 162н будут сделаны следующие записи:

К денежным документам относятся маркированные конверты, почтовые марки, билеты и талоны

К денежным документам относятся почтовые марки, маркированные почтовые конверты, путевки, талоны на питание, билеты на транспорт.

Учет денежных документов ведется на счете 50 «Касса», субсчет 50.3 «Денежные документы». Приобретение денежных документов отражается по дебету счета 50.3. Счет по кредиту зависит от способа приобретения:

Д 50.3 К 60 – денежные документы приобретены у поставщика. Эта проводка означает возникновение задолженности перед поставщиком. Когда задолженность будет погашена, это надо будет отразить проводкой Д 60 К 51 (погасили с расчетного счета) или Д 60 К 50 (погасили наличными из кассы).

Д 50.3 К 71 — денежные документы приобретены подотчетным лицом.

Хранящиеся в кассе денежные документы могут выдаваться работникам предприятия с разными целями:

1. Для выполнения служебных поручений. Например, сотрудница канцелярии идет на почту для рассылки писем от имени компании, и ей выдаются из кассы почтовые марки. Либо сотрудник едет в командировку и ему в кассе выдают под отчет не деньги на покупку билета, а сам билет. В подобных случаях делается проводка Д 71 К 50.3 – денежные документы выданы под отчет. По выданным денежным документам подотчетное лицо предоставляет авансовый отчет.

2. Для оказания материальной помощи или поощрения работника. Например, за особые трудовые достижения предприятие поощряет работника путевкой в санаторий. В этом случае делается проводка Д 73 К 50.3.

Поступление и выдача денежных документов

Добрый день .
К денежным документам относятся оплаченные железнодорожные, авиа- и прочие перевозочные билеты, талоны на бензин, путевки на лечение и отдых, почтовые марки и иные аналогичные бумаги, имеющие денежную оценку.
Такие активы, находящиеся в кассе организации, в сумме фактических затрат на их приобретение учитываются на счете 50
«Касса», субсчет 50-3 «Денежные документы» (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н). Следует отметить, что Инструкция по применению Плана счетов требует вести аналитический учет денежных документов по их видам. В программе «1С:Бухгалтерия 8 КОРП» для учета данных операций разработаны специальные документы, журналы и отчеты.
Принятие к учету денежных документов отражается документом Поступление денежных документов (меню Касса -> Поступление денежных документов). В нем предусмотрены следующие виды операций:
поступление от поставщика;поступление от подотчетного лица;прочее поступление.Документ содержит две закладки — От кого и Денежные документы. В зависимости от вида операции на закладке От кого выбирается:
контрагент из справочника Контрагенты, договор с ним (вид договора Прочее), а также счет учета расчетов с контрагентом;подотчетное лицо из справочника Физические лица;корреспондирующий счет и субконто к нему (если вид операции — Прочее поступление).На закладке Денежные документы выбираются один или несколько денежных документов из одноименного справочника и указывается их количество. Стоимость билетов, талонов и др. заполнится на основании данных справочника Денежные документы.
Для документа Поступление денежных документов предусмотрена печатная форма Приходный ордер.
Выбытие денежных документов отражается документом Выдача денежных документов (меню Касса -> Выдача денежных документов). В документе предусмотрены следующие виды операций:
Возврат поставщику;Выдача подотчетному лицу;Прочая выдача.В зависимости от вида операции документ будет содержать две или три закладки.
На закладке Кому могут выбираться:
контрагент, которому возвращаются денежные документы, из справочника Контрагенты, договор с ним, а также счет учета расчетов с контрагентом. Если между суммой возврата и стоимостью денежных документов возникает разница, то она относится на счет доходов или расходов, который указывается на закладке Счета доходов и расходов;подотчетное лицо, которому выдаются документы, из справочника Физические лица;корреспондирующий счет и субконто к нему (если вид операции — Прочая выдача).На закладке Денежные документы указываются передаваемые документы (путем выбора из одноименного справочника), их количество и сумма возврата.
Для документа Выдача денежных документов предусмотрена печатная форма Расходный ордер. В соответствии с действующими нормативными документами по учету кассовых операций в РФ в программе разработан Отчет по движению денежных документов.
Рассмотрим оформление операций с денежными документами на двух примерах, наиболее часто встречающихся в практике организаций: приобретение и выдача перевозочных билетов работникам, направляемым в командировку; приобретение горюче-смазочных материалов по талонам.
Учет перевозочных билетов, приобретенных для командированных сотрудниковВ настоящее время повсеместно распространены случаи, когда билеты приобретает не работник, которому деньги выдаются на командировочные расходы в подотчет, а организация у перевозчика или у агентства, являющегося посредником по распространению билетов перевозчика.
Пример 1Организация 11.01.2010 перечислила Агентству с расчетного счета предоплату 14 160 руб. (в т. ч. НДС 18 %) за билеты Авиакомпании на перевозку пассажира.
Билеты, приобретенные Агентством, накладную на их передачу и счет-фактуру на ту же сумму 15.01.2010 привез в организацию курьер Агентства. Авиабилеты (2 шт.), на бланке которых указана стоимость перевозки 5 900 руб., в тот же день поступили в кассу организации, а 18.01.2010 были выданы из кассы сотруднику, направленному в командировку. По окончании командировки 25.01.2010 работником был составлен авансовый отчет.
В программе перечисление безналичных денежных средств оформляется документом Платежное поручение. В сумме, перечисляемой Агентству, содержится как стоимость приобретаемых билетов, которые будут оприходованы документом Поступление денежных документов (а, следовательно, на эту сумму договор с агентством должен быть видаПрочее), так и плата за услуги Агентства, приобретение которой будет отражаться документом Поступление товаров и услуг (а значит, с контрагентом должен быть оформлен договор вида С поставщиком). Это нужно учитывать, когда на основании платежного поручения будут создаваться документы Списание с расчетного счета. Если из договора с Агентством ясно, какая часть относится к стоимости услуги, а какая — к стоимости билета, то по операции перечисления денег должно быть создано два документа Списание с расчетного счета: один с видом операции Оплата поставщику, другой с видом Прочие расчеты с контрагентами.
Предположим, что из договора нельзя определить указанные доли (именно такой вариант будет рассмотрен в данной статье). Тогда относим всю сумму предоплаты на договор вида С поставщиком (рис. 1).
Рис. 1. Списание денег с расчетного счета
В бухгалтерском учете документ сделает проводку:
Дебет 60.02 Кредит 51- 14 160 руб. — на сумму предоплаты Агентству.Принятие перевозочных документов к учету отражается записью по дебету субсчета 50.03 в корреспонденции с кредитом счета 76.09. Оформит операцию документ Поступление денежных документов с видом операции Поступление от поставщика (при этом создается и выбирается договор вида Прочее). Оценка билетов, находящихся в кассе, должна соответствовать стоимости перевозки, так как именно эту сумму можно будет получить от перевозчика в случае расторжения договора, оформленного билетом.
Организация оплатила не только стоимость перевозки, но и стоимость услуг по приобретению билетов. Агентство завершило оказание своей услуги, доставив билеты, обладающие требуемыми характеристиками, заказчику, и именно в этот момент в конфигурации оформляется документ Приобретение товаров и услуг на стоимость услуги. Так как услуга получена, НДС, входящий в ее стоимость, можно принять к вычету. Для этого нужно ввести сведения о счете-фактуре Агентства (на закладке либо по гиперссылке Счет-фактура).
Проводки, которые сделает документ в бухгалтерском учете, представлены на рис. 2.
Рис. 2. Бухгалтерские проводки по документу приобретения услуг
После проведенных операций, в учете остаются две задолженности — дебиторская по счету 60.02 (предоплата) и кредиторская по счету 76.09 на сумму полученных авиабилетов.
Эти задолженности относятся к договорам разных видов. Произвести зачет данных задолженностей нужно с помощью документа Корректировка долга.
Перед направлением работника в командировку ему из кассы организации выдается аванс — в данном случае в виде перевозочного билета. Данная операция регистрируется документом Выдача денежных документов (рис. 3).
Рис. 3. Выдача денежных документов в подотчет
По возвращении из командировки работник обязан в течение трех рабочих дней предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним (п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета Директоров ЦБ России 22.09.1993 № 40).
Бухгалтер на основе представленных работником документов составляет авансовый отчет, на закладке Авансы которого указываются подотчетные суммы, а на закладке Прочее — оплата приобретенных работником услуг, к которым относятся и расходы по проезду к месту назначения и обратно.
Указывая суммы, за которые отчитывается работник, на закладке Авансы документа Авансовый отчет нужно выбрать регистратор, которым производилась выдача подотчетных сумм. Среди прочих им может быть документ Выдача денежных документов. Данные об авиабилетах вносятся на закладку Прочее.
Компания, выполнявшая перевозку, может предъявить покупателю НДС, входящий в цену услуги. Сумма НДС, уплаченная налогоплательщиком по расходам на проезд к месту служебной командировки и обратно, принимаемым при исчислении налога на прибыль организаций, подлежит вычету (п. 7 ст. 171 НК РФ). Право на вычет возникает после утверждения руководителем организации авансового отчета работника.
Если при этом перевозчик предъявил счет-фактуру, то организация может принять НДС к вычету на основе предъявленного счета-фактуры. Для этого нужно поставить флажок (галку) в графе СФ предъявлен авансового отчета, указать дату и номер счета-фактуры, а затем «провести» или «записать» авансовый отчет. Счет-фактура при этом будет создан автоматически. В дальнейшем сведения о предъявленной сумме НДС попадут в документ Формирование записей книги покупок.
Если счета-фактуры нет, то НДС, выделенный отдельной суммой в бланке билета, также можно принять к вычету, так как согласно пункту 10 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914, при приобретении услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно в книге покупок регистрируются заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности (или их копии) с выделенной отдельной строкой суммой НДС, выданные работнику и включенные им в отчет о служебной командировке.
Так как в общем случае наличие счета-фактуры — это одно из обязательных условий, которые должны соблюдаться при принятии НДС к вычету, то программа не позволит осуществить вычет, если сведения о счете-фактуре не будут в нее внесены. Однако такого специального документа, как бланк строгой отчетности (БСО) для целей НДС в конфигурации не предусмотрено, поэтому под документом Счет-фактура полученный следует понимать и непосредственно счет-фактуру, и БСО.
Таким образом, если НДС принимается к вычету на основании перевозочного билета (при отсутствии счета-фактуры), нужно поставить в графе СФ предъявлен флажок, свидетельствующий о том, что предъявлен бланк строгой отчетности, указать дату БСО, а в графе Номер СФ можно указать не только номер бланка, но и его наименование (рис. 4).
Рис. 4. Отчет о расходах на проезд. НДС по билетам принимается к вычету
После выполнения этих операций программа в печатной форме книги покупок указывает бланк строгой отчетности, и требование Постановления № 914 будет выполнено.

Порядок отражения в учете денежных документов

Источник: электронная система «Госфинансы»

Особенности ведения фондовой кассовой книги

У бухгалтеров часто возникают вопросы о порядке ведения Кассовой книги (ф. 0504514) в части отражения в ней операций с денежными документами. С одной стороны, согласно требованиям приказа Минфина России от 01.12.2010г. № 157н «Об утверждении единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и инструкции по его применению» (далее – Инструкция № 157н), приказа Минфина России от 15.12.2010 № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению» листы кассовой книги с отметкой «Фондовый» должны идти вместе с листами, отражающими движение наличных денежных средств, со сквозной нумерацией. С другой стороны, это не слишком удобно: если за один день есть операции и с наличными деньгами, и с денежными документами, то может не быть переходящего остатка с листа на лист. Также не будет соответствия номеров ордеров с листа на лист. Поэтому нередко бухгалтеры ведут две различные кассовые книги – наличную и фондовую.

В 2009 г. в приказе Минфина России от 30.12.2008 № 148н «Об утверждении Инструкции по бюджетному учету» было требование об отражении операций с денежными документами в кассовой книге. На основании этого, а также, ссылаясь на п. 23 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации от 22.09.1993 № 40 («каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу») контролирующие органы утверждали, что по фондовой кассе нельзя вести отдельную книгу. В настоящее время Порядок № 40 утратил силу, с 01.01.2012 вступило в силу Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации от 12.10.2011 № 373-П.

Положение № 373-П отменило норму о единой кассовой книге. Это значит, что теперь бухгалтер может вести отдельную кассовую книгу по фондовой кассе (данное правило утверждается в учетной политике учреждения).

Особенности расчетов с подотчетными лицами с применением денежных документов

Основным направлением расходования денежных документов является их выдача в подотчет. Требования к расчетам с подотчетными лицами, установленные пп. 213, 214, 216 Инструкции № 157н, несколько отличаются в зависимости от того, осуществляются расчеты наличными денежными средствами или с применением денежных документов. Сравнительный анализ требований представлен в следующей таблице:

Пункт Инструкции № 157н	Операция	Денежные средства	Денежные документы
	Выдача	По распоряжению руководителя на основании заявления сотрудника, на определенный срок и цели	На соответствующие цели (заявление, распоряжение и срок не упомянуты)
	Увеличение дебиторской задолженности	Только при отсутствии задолженности по денежным средствам (наличие задолженности по денежным документам не оговаривается, т. е. денежные средства могут быть выданы в подотчет при наличии задолженности по денежным документам)	Не оговаривается (т. е. денежные документы могут быть выданы в подотчет при наличии задолженности как по денежным средствам, так и по денежным документам)
	Уменьшение дебиторской задолженности	На основании авансового отчета с приложением подтверждающих документов

Как видно из табл. 2, если в учреждении одним и тем же сотрудникам выдаются в подотчет как денежные средства, так и денежные документы, особенно если это происходит по одним и тем же статьям (подстатьям) КОСГУ, важно вести раздельный учет расчетов.

Действующая Инструкция № 157н и инструкции по применению планов счетов не содержат соответствующих учетных механизмов разделения счета 208 00 на расчеты за счет денежных средств и за счет денежных документов. Такое разделение можно предусмотреть в рамках учетной политики, например, с помощью добавления к счету 208 00 дополнительных аналитических кодов.

Корреспонденция счетов для отражения операций с денежными документами

Для денежных документов в соответствии с их спецификой предусмотрен менее широкий набор возможных хозяйственных операций, чем для наличных денег (бухгалтерские записи не отличаются для казенных и бюджетных учреждений и не зависят от источника финансового обеспечения):

№ п/п		Бухгалтерская запись
		дебет счета	кредит счета
Поступление денежных документов
	Поступление от поставщика услуг или товаров	0* 201 35 510	0 302 00 730
	Приобретение денежных документов через подотчетное лицо:
	— выдача наличных денег в подотчет на приобретение денежных документов;	0 208 00 560	0 201 34 610
	— предоставление авансового отчета о расходовании наличных денежных средств с приложением приходного кассового ордера с отметкой «Фондовый»	0 201 35 510	0 208 00 660
	Безвозмездное получение от государственных (муниципальных) учреждений	0 201 35 510	0 304 04 510 0 401 10 151 0 401 10 180
	Возврат от подотчетного лица денежных документов, ранее выданных в подотчет	0 201 35 510	0 208 00 660
	Выявление излишков при инвентаризации	0 201 35 510	0 401 10 180
	Возмещение недостачи денежных документов в натуральной форме	0 201 35 510	0 209 82 660
Выбытие денежных документов
	Выдача в подотчет	0 208 00 560	0 201 35 610
	Передача безвозмездно государственным (муниципальным) учреждениям	0 304 04 510 0 401 20 251 0 401 20 241	0 201 35 610
	Списание недостачи	0 209 82 560	0 201 35 610
	Списание на чрезвычайные расходы	0 401 10 172 0 401 20 273	0 201 35 610

* Здесь и далее вместо 0 следует указать соответствующий код вида финансового обеспечения (деятельности).

Типичной ошибкой в учете денежных документов является одномоментное списание всех приобретенных денежных документов при их выдаче ответственному сотруднику (по аналогии со списанием материальных запасов при выдаче в эксплуатацию, что допускается Инструкцией № 157н). В этом случае возникает вопрос о том, как обосновать такое списание. Например, каким образом бухгалтер сможет оправдать разовое списание 1000 конвертов, когда согласно журналу исходящей корреспонденции за месяц отправлено только 100 писем.

К авансовому отчету о расходовании денежных документов необходимо приложить соответствующие подтверждающие документы, например:

• при расходовании марок и конвертов – реестр корреспонденции, а в случае порчи – непосредственно испорченные конверты;
• при расходовании путевок в санатории (дома отдыха) – отмеченные корешки путевок;
• при пополнении счета сотовой связи (доступа к Интернету) с помощью карт оплаты – расшифровку операций по счету, подтвержденную поставщиком услуг.

Карты оплаты, например, за сотовую связь, нередко продаются дороже номинала, т. е. за карту номиналом 150 руб. приходится платить 160 руб. В этом случае следует правильно отразить операцию по статьям КОСГУ, ведь на самом деле услуги связи приобретаются только на сумму 150 руб., а 10 руб. – это прочие услуги. В рассматриваемой ситуации в бухгалтерском учете должны быть сделаны следующие записи:

• в части номинала карты оплаты услуг сотовой связи

Дебет 0 201 35 510

Кредит 0 208 21 660

• в части наценки к номиналу

Дебет 0 401 20 226

Кредит 0 208 26 660

Всегда ли следует отражать денежные документы в учете

На первый взгляд, вопрос кажется несколько странным. Однако на практике нередко встречается ситуация, когда, получив в подотчет наличные деньги, сотрудник приобретает денежные документы и тут же их расходует, например, приобретает на почте марки и наклеивает их на бандероль или приобретает карту оплаты сотовой связи и сразу же ее активирует. Формально здесь имеют место операции с денежными документами, но оснований для отражения их оборотами по фондовой кассе нет, т. к. через кассира они не проходят.

Основания для отражения денежных документов по фондовой кассе имеются в следующих случаях:

• когда денежные документы приобретаются по безналичному расчету;
• когда денежные документы приобретает за наличные деньги один сотрудник, а расходует другой;
• когда приобретенные денежные документы выдаются сотрудникам по частям, а невыданный остаток хранится в кассе.

Если подотчетное лицо приобретает денежные документы и сразу же их расходует, то в общем случае к авансовому отчету должны быть приложены как документы, подтверждающие приобретение денежных документов, так и документы, подтверждающие их расходование.

Тема 3.1. Учет денежных средств и денежных документов

В процессе хозяйственной деятельности у организаций возникают хозяйственные отношения с другими организациями и лицами (поставщиками, покупателями, бюджетом, банками и т.п.). В их основе лежат расчеты, связанные с кругооборотом хозяйственных средств.

Все эти расчеты осуществляются в денежной форме, наличным или безналичным путем.

В соответствии с п.1 ст.140 Гражданского кодекса Российской Федерации законным платежным средством, обязательным к приему по нарицательной стоимости на всей территории Российской Федерации является рубль.

Согласно п. 2 статьи 861 Гражданского кодекса Российской Федерации расчеты между юридическими лицами, а также расчеты с участием граждан, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, производятся в безналичном порядке. Расчеты между этими лицами могут производиться также наличными деньгами, если иное не установлено законом.

Денежные средства представляют собой вид оборотных активов, находящихся в кассе, на банковских расчетных, валютных, специальных счетах, в выставленных аккредитивах, выданных чековых книжках, переводах в пути и денежных документах.

Это особые оборотные средства, обладающие абсолютной ликвидностью, поэтому именно их объем определяет на конкретный момент времени платежеспособность организации. Вместе с тем оценка платежеспособности базируется на расчете и сопоставлении денежных потоков организации, т.е. поступлении и расходовании денежных средств.

Главной целью бухгалтерского учета денежных средств, расчетных и кредитных операций является контроль за соблюдением кассовой и расчетной дисциплиной, правильностью и эффективностью использования денежных средств и кредитов, обеспечение сохранности денежной наличности и документов в кассе.

Основными задачами учета денежных средств и расчетов являются:

— своевременное и правильное документирование операций по движению денежных средств и расчетов;

— оперативный, повседневный контроль за сохранностью наличных денежных средств и ценных бумаг в кассе предприятия;

— контроль за использованием денежных средств строго по целевому назначению;

— контроль за правильными и своевременными расчетами с бюджетом, банками, персоналом;

— контроль за соблюдением форм расчетов, установленных в договорах с покупателями и поставщиками;

— своевременная сверка расчетов с дебиторами и кредиторами.

Своевременная информация о временном высвобождении денежных средств даст Вам возможность разместить их на депозите или инвестировать в акции, облигации наряду с другими ценными бумагами для получения дополнительного дохода.

Организация работает не только с наличными денежными средствами, но и с денежными документами, которые могут приобретаться как за наличные, так и в безналичном порядке и должны храниться в сейфе кассы.

Денежные документы – это документы, приобретенные и хранящиеся в учреждении и имеющие некоторую стоимостную оценку. Они подлежат хранению в кассе организации.

Учитываются денежные документы, хранящиеся в кассе компании, на счете 50-3 «Денежные документы» по фактическим затратам на их приобретение. Приход и расход их осуществляется в том же порядке, что и для наличных денег – выписывается приходный кассовый ордер на поступившие денежные документы и расходный кассовый ордер на выбывшие (выдаются сотрудникам в подотчет либо продаются) с обособленным отражением в Кассовой книге.

К ним относятся:

— почтовые марки;

— чеки;

— вексельные марки;

— марки государственной пошлины;

— банковские выписки;

— приходный кассовый ордер;

— расходный кассовый ордер;

— квитанция о приеме денег;

— путёвки в дома отдыха и санатории;

— талон на бензин, выданный на определенную сумму денег;

— переводы к получению;

— оплаченные авиабилеты и прочие документы.

Следует помнить, что существует категория документов, имеющих стоимостную оценку, которые в целях бухучета не признаются денежными документами.В частности, это:

— документы на нематериальные активы (их учитывают на счете 04);

— ценные бумаги (учитываются на счете 58);

— бланки строгой отчетности (учитываются на счете 006);

— выкупленные у акционеров акции (счет 81).

Денежные документы после оприходования в кассе могут быть выданы для целевого использования подотчетным лицам (оформляется приходный кассовый ордер) или реализованы своим сотрудникам по льготной цене (оформляется расходный кассовый ордер).

Учет денежных средств и денежных документов ведется на счетах:

— 50 «Касса»

— 51 «Расчетные счета»;

— 52 «Валютные счета»;

— 55 «Специальные счета в банках»;

— 57 «Переводы в пути»;

— 58 «Финансовые вложения»;

— 59 «Резервы под обесценение финансовых вложений».

Эти счета предназначены для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в российской и иностранных валютах, находящихся в кассе, на расчетных, валютных и других счетах, открытых в банках на территории страны и за ее пределами, а также ценных бумаг, платежных и денежных документов.

Учет кассовых операций

3.2.1. Нормативно-правовое регулирование учета кассовых операций

Кассовые операции занимают одно из центральных мест в хозяйственной деятельности организации и регламентируются нормативными актами ЦБ РФ и федеральными законами РФ:

1. Федеральный закон от 10 июля 2002 года № 86-ФЗ «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)» — определяет порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России (далее — наличные деньги) на территории Российской Федерации юридическими лицами (за исключением Центрального банка Российской Федерации, кредитных организаций (далее — банк), а также упрощенный порядок ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства.

2. Указание ЦБ РФ от 11 марта 2014 года № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».

3. Положение о порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации утверждено ЦБ РФ 24 апреля 2008 г. № 318-П.

3. Постановление № 88 от 18.08.1998 года «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».

3.2.2. Порядок ведения, учета и контроля кассовых операций

Кассовые операции — операции по приему, хранению и расходу наличных денег и денежных документов.

Порядок ведения кассовых операций, в частности, предусматривает:

— Наличие кассы и ведение кассовой книги.

— Хранение свободных денежных средств в банках.

— Расходование наличных денег, полученных из банков, на цели, указанные в чеке.

— Хранение наличных денег в кассах организаций в пределах лимитов.

Каждое предприятие имеет кассу для хранения и работы с наличностью и денежными документами (вексельными марками, оплаченными билетами, путевками, акциями, облигациями и др.).

Касса(итал. cassa от лат. capca – вместилище, ящик) – подразделение организации, выполняющее кассовые операции с наличными деньгами и другими денежными ценностями.

Касса должна быть соответствующим образом оборудована:

— быть изолированным от других служебных и подсобных помещений;

— располагаться на промежуточных этажах многоэтажных зданий. В двухэтажных зданиях кассы размещаются на верхних этажах. В одноэтажных зданиях рекомендуется окна кассового помещения оборудовать внутренними ставнями;

— иметь капитальные стены, прочные перекрытия пола и по толка, надежные внутренние стены и перегородки;

— закрываться на две двери – внешнюю, открывающуюся наружу, и внутреннюю, изготовленную в виде стальной решетки, открывающейся в сторону внутреннего расположения кассы;

— оборудоваться специальным окошечком для выдачи денег;

— иметь сейф (металлический шкаф) для хранения денег, бланков строгой отчетности (трудовых книжек, вкладных листов к ним, квитанций путевых листов автотранспорта) и других ценных документов, в обязательном порядке прочно прикрепленный к строительным конструкциям пола и стены стальными ершами;

— располагать исправным огнетушителем.

Помещение кассы должно быть оборудовано охранной и охранно-пожарной сигнализацией.

Всю полноту ответственности за соблюдение установленного порядка, создание условий сохранности денег в помещении кассы, при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк несет руководитель организации. Кроме него, ответственность за соблюдение вышеуказанного Порядка ведения кассовых операций возлагается на главного бухгалтера и кассиров организации.

Кассир –должностное лицо, на которое возложена обязанность учета, приема, хранения и выдачи денег из кассы.

Работу с кассой осуществляет кассир (в небольших организациях — бухгалтер-кассир), на которого посредством подписания договора о полной материальной ответственности возлагается ответственность за сохранение денег и денежных документов.

Наличные деньги поступают в кассу организации:

— с банковских счетов организации;

— от покупателей (выручка от продаж);

— от продажи имущества;

— от подотчетных лиц (возврат неиспользованных сумм);

— в оплату за денежные документы;

— от сотрудников организации (возврат займов, возмещение ущерба) и т.д.;

Выдача наличных денег из кассы происходит в следующих случаях:

— выплата заработной платы и приравненных к ней платежей (премии, отпускные, пособия);

— выдача денег под отчет сотрудникам организации;

— сдача наличных денег в банк;

— выплаты поставщикам (кроме аренды недвижимости, и расчетов с ценными бумагами);

— на возврат предоплаты покупателям за товары, работы, услуги, оплаченные ранее наличными.

Размер сумм наличных денег в кассе предприятия ограничен лимитом.

Лимит остатка кассы – это разрешенный остаток наличных денежных средств, который может находиться в кассе предприятия на конец рабочего дня.

В конце каждого календарного года юридические лица самостоятельно рассчитывают лимит кассы. Эта обязанность возложена на них положением Центробанка РФ от 11.04.14 № 3210-У (далее — Положение № 3210-У).

Им разрешено самостоятельно выбирать способ определения лимита: из объема поступлений выручки или объема выданных наличных (абз. 2 п. 2 указания №3210-У).

Превышение лимита кассы (как и ранее) допускается в дни выплат заработной платы, стипендий и других выплат социального характера, включая день получения наличных средств, выходные и нерабочие праздничные дни в течение трех рабочих дней, но не более чем на пять дней в районах крайнего Севера.

Установлен лимит расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами, ИП (100 000 рублей по одной сделке), превышать который запрещено.

Сдавать сверхлимитные деньги можно либо в банк, либо в организацию, входящую в систему Банка России.

Кассовые операции проводятся в следующем порядке:

— оформление первичных документов по приходу и расходу;

— регистрация первичных документов в журнале регистрации;

— записи в кассовую книгу (под копирку в двух экземплярах), ежедневное выведение остатка по кассовой книге;

— сдача в бухгалтерию (бухгалтеру) отчета кассира (второй экземпляр кассовой книги) с приходными и расходными документами под расписку в кассовой книге.

Учет денежных средств в кассе ведется с использованием активного счета 50 «Касса». По дебету отображается увеличение денежных средств в кассе, а по кредиту – выплата денежных средств из кассы.

К счету 50 «Касса» открываются субсчета:

50.1. «Касса организации». На субсчете учитывается поступление и расход наличных денежных средств в валюте РФ.

50.2. «Операционная касса». На субсчете учитывается поступление и расход наличных денежных средств в билетных кассах, кассах отделений связи и т.п. Этот субсчет открывается при необходимости.

50.3. «Денежные документы». На субсчете учитываются операции по движению почтовых марок, марок государственной пошлины, оплаченных авиабилетов и других денежных документов. Денежные документы учитываются в сумме фактических затрат на их приобретение.

50.4 «Касса в иностранной валюте». На субсчете учитываются операции с наличной валютой. Валюта может приобретаться на внутреннем валютном рынке РФ (в банках) для оплаты командировочных расходов работников организации.

Для всех организаций специальным Постановлением Государственного комитета РФ по статистике были определены обязательные формы первичной документации:

1. Приходный кассовый ордер – этот документ сопровождает поступление в кассу наличных денег (форма КО-1). Данный ордер состоит из двух частей: ордера и квитанции. Бухгалтер выписывает (оформляет на компьютере) 1 экземпляр приходного кассового ордера. Отрывную часть (квитанцию) заверяют печатью и выдают лицу, внесшему деньги в кассу (рис.7). Ордер после поступления денег остается в кассе.

Если деньги поступают в кассу в процессе продажи товаров или за оказанные услуги, то покупателям должен выдаваться кассовый чек.

Кассовый чек — это первичный учетный документ, отпечатанный контрольно-кассовой техникой на бумажном носителе;

2. Расходный кассовый ордер – этим документом фиксируется выдача из кассы наличных денег физическому или юридическому лицу (форма КО-2).

РКО (рис.8) заполняется на компьютере либо выписывается от руки сотрудником бухгалтерии в одном экземпляре.

Помарки и любые исправления не допускаются. При выдаче денег кассир должен потребовать предъявить паспорт или другой документ, удостоверяющий личность покупателя денег.