Расходы на транспорт

Подавляющее большинство организаций в процессе осуществления ими хозяйственной деятельности сталкиваются с транспортными расходами, связанными с теми или иными материальными ценностями.

Так, например, транспортные расходы могут возникнуть при возникновении сделок, связанных с куплей-продажей:

• оборудования,
• ОС,
• сырья,
• материалов,
• товаров,
• и т.п.

При этом, расходы на доставку могут быть связаны как с приобретением материальных ценностей, так и формировать расходы на продажу при реализации товаров покупателям.

Транспортные расходы организаций, занимающихся торговлей, могут составлять весьма значительные суммы, что, в свою очередь, влечет за собой повышенное внимание к этим расходам как руководителя организации, так и проверяющих органов.

В этой связи бухгалтеру следует уделить особое внимание как бухгалтерскому, так и налоговому учету транспортных расходов.

Центр образования «Основы Вашего Бизнеса» 📌 РекламаСеминар: осваиваем нововведения в бухгалтерском учете. Самые главные и важные изменения в бухучете в 2020 году. Уникальная информация. Узнать больше

В статье будут рассмотрены:

• требования действующего законодательства к порядку учета транспортных расходов для целей бухгалтерского учета,
• порядок оформления первичных документов, подтверждающих такие расходы,
• первичные документы, на основании которых ведется бухгалтерский учет транспортных расходов.

Методология бухгалтерского учета транспортных расходов

Для целей бухгалтерского учета расходы на транспортировку имущества включаются в стоимость такого имущества.

1. Транспортные расходы на доставку основных средств.

В соответствии с п.8 ПБУ 6/01 «Учет основных средств», суммы, уплачиваемые за доставку объекта ОС, учитываются в составе фактических затрат на приобретение/сооружение/изготовление ОС.

Это правило распространяется не только на ОС, созданные организацией или приобретенные по договору купли-продажи.

Платформа ОФД 📌 РекламаОФД со скидкой 30%. Новогодняя акция на подключение касс ОФД поможет бухгалтеру сдать отчеты + аналитика продаж + работа с Честным ЗНАКом Узнать больше

Так, в соответствии с п.25 и п.26 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, затраты по доставке объектов ОС:

• приобретенные по договорам, предусматривающим исполнение обязательств (оплату) не денежными средствами;
• полученных безвозмездно (по договорам дарения и т.д.),

учитываются как затраты капитального характера относятся организациями — получателями на увеличение первоначальной стоимости объекта.

Данные затраты отражаются по дебету счета учета капитальных вложений в корреспонденции со счетами учета расчетов.

При этом, в соответствии с п.31 Методических указаний по бухучету ОС, затраты по перемещению оборудования, не требующего монтажа:

• транспортных передвижных средств,
• свободно стоящих объектовОС,
• строительных механизмов,
• и др.,

внутри организации относятся на издержки производства (обращения).

По передвижным строительным машинам и механизмам, таким как:

• экскаваторы,
• канавокопатели,
• подъемные краны,
• камнедробилки,
• бетономешалки,
• и т.п.,

числящимся в составе ОС, затраты по доставке на стройку, по монтажу и демонтажу предусматриваются в составе расходов по эксплуатации указанных машин и механизмов и в их первоначальную стоимость не входят.

2. Транспортные расходы на доставку материально-производственных запасов.

В соответствии с положениями п.6 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов, затраты по заготовке и доставке материально — производственных запасов (МПЗ)* до места их использования относятся к фактическим затратам на их приобретение, включаемым в себестоимость МПЗ, по которой они принимаются к бухгалтерскому учету.

*Для целей ПБУ 5/01 в качестве МПЗ принимаются активы, используемые в качестве сырья, материалов и т.п.:

• при производстве продукции, предназначенной для продажи (выполнения работ, оказания услуг);
• предназначенные для продажи;
• используемые для управленческих нужд организации.

Готовая продукция является частью МПЗ, предназначенных для продажи (конечный результат производственного цикла, активы, законченные обработкой (комплектацией), технические и качественные характеристики которых соответствуют условиям договора или требованиям иных документов, в случаях, установленных законодательством).
Товары являются частью МПЗ, приобретенных или полученных от других юридических или физических лиц и предназначенные для продажи.

Затраты на транспортировку увеличивают фактическую стоимость поступивших МПЗ вне зависимости от способа их поступления в организацию, в том числе:

• внесенных в счет вклада в уставный (складочный) капитал,
• полученных по договору дарения или безвозмездно, а также остающихся от выбытия ОС и другого имущества,
• полученных по договорам, предусматривающим исполнение обязательств (оплату) неденежными средствами.

При этом, в соответствии с п.13 ПБУ 5/01, организация, осуществляющая торговую деятельность, может* затраты по заготовке и доставке товаров до центральных складов (баз), производимые до момента их передачи в продажу, включать в состав расходов на продажу.

* При использовании данной возможности, необходимо закрепить данный вариант учета в учетной политике для целей бухгалтерского учета организации.

Для корректного учета расходов на доставку МПЗ, необходимо иметь четкое представление, что именно относится к транспортным расходам.

Законодательство по бухгалтерскому учету МПЗ не оперирует отдельным определением транспортных расходов. Поэтому далее речь пойдет о транспортно-заготовительных расходах организаций.

В соответствии с п.70 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально — производственных запасов, транспортно — заготовительные расходы — это затраты организации, непосредственно связанные с процессом заготовления и доставки материалов в организацию.

В состав транспортно — заготовительных расходов входят:

1. Расходы по погрузке материалов в транспортные средства и их транспортировке, подлежащие оплате покупателем сверх цены этих материалов согласно договору;

2. Расходы по содержанию заготовительно — складского аппарата организации.В состав этих расходов включаются расходы на оплату труда:

2.1. Работников организации, непосредственно занятых:

• заготовкой,
• приемкой,
• хранением и отпуском

приобретаемых материалов,

2.2. Работников специальных заготовительных контор, складов и агентств, организованных в местах заготовления (закупки) материалов.

2.3. Работников, непосредственно занятых заготовкой (закупкой) материалов и их доставкой (сопровождением) в организацию, отчисления на социальные нужды указанных работников.

При этом, если вышеперечисленные работники организации, занимаются не только заготовкой, приемкой, хранением и отпуском материалов, но и ценностей, относящихся к внеоборотным активам, готовой продукции, полуфабрикатам собственной выработки и т.п., то допускается отнесение затрат по содержанию заготовительно — складского аппарата непосредственно на затраты на производство по соответствующим калькуляционным статьям накладных расходов.

Порядок применения конкретного метода учета и распределения транспортных расходов разрабатывается организацией самостоятельно с учетом требований действующего законодательства и закрепляется в положении по бухгалтерскому учету компании.

3. Расходы по содержанию специальных заготовительных пунктов, складов и агентств, организованных в местах заготовок (кроме расходов на оплату труда с отчислениями на социальные нужды).

4. Наценки (надбавки), комиссионные вознаграждения (стоимость услуг), уплачиваемые снабженческим, внешнеэкономическим и иным посредническим организациям.

5. Плата за хранение материалов в местах приобретения, на железнодорожных станциях, портах, пристанях.

6. Плата по процентам за предоставленные кредиты и займы, связанные с приобретением материалов до принятия их к бухгалтерскому учету.

7. Расходы на командировки по непосредственному заготовлению материалов.

8. Стоимость потерь по поставленным материалам в пути (недостача, порча) в пределах норм естественной убыли.

9. Другие расходы подобного характера.

Для выбора оптимального метода учета расходов на доставку МПЗ, необходимо изучить все возможные варианты, предусмотренные Методическими указаниями по бухучету МПЗ.

Итак, в соответствии с п.83 Методических указаний по бухучету МПЗ,транспортно — заготовительные расходы (ТЗР) организации могут учитываться в бухгалтерском учете следующими способами:

1. Способом отнесения ТЗР на отдельный счет «Заготовление и приобретение материалов» согласно расчетным документам поставщика.

2. Способом отнесения ТЗР на отдельный субсчет к счету «Материалы».

3. Способом непосредственного (прямого) включения ТЗР в фактическую себестоимость материала (присоединение к договорной цене материала, присоединение к денежной оценке вклада в уставный (складочный) капитал, внесенный в форме материально — производственных запасов, присоединение к рыночной стоимости безвозмездно полученных материалов и др.).

Непосредственное (прямое) включение ТЗР в фактическую себестоимость материала целесообразно в организациях с небольшой номенклатурой материалов, а также в случаях существенной значимости отдельных видов и групп материалов.

Конкретный вариант учета ТЗР устанавливается организацией самостоятельно и отражается в учетной политике.

При этом, бухгалтеру необходимо определиться, пропорционально какой величине будут распределяться суммы транспортных расходов.

На наш взгляд, логичнее выполнять распределение исходя из стоимости МПЗ, так как при распределении пропорционально количеству материалов, бухгалтерия столкнется с разными единицами измерения количества.

В соответствии с п. 84Методических указаний по бухучету МПЗ,ТЗР учитываются по отдельным видам и (или) группам материалов.

В случае, если нет значительного различия в удельном весе ТЗР, а также в случаях невозможности их отнесения непосредственно по конкретным видам и (или) группам материалов (например: по расходам, связанным с содержанием заготовительно — складского аппарата, оплате услуг сторонних организаций и т.п.) допускается вести учет ТЗР в целом по субсчету к счету «Материалы»или в целом по счету «Заготовление и приобретение материалов».

При выборе такого обобщенного метода учета, его так же нужно закрепить в учетной политике для целей бухгалтерского учета организации.

В соответствии с п.85Методических указаний по бухучету МПЗ, при применении метода учета ТЗР путем присоединения указанных расходов к счету «Заготовление и приобретение материалов» в состав отклонения в стоимости материалов (разницы между фактической себестоимостью приобретаемых материалов и их учетной ценой) входит сумма ТЗР и разница между стоимостью материала по договорной цене и его учетной ценой.

Сумма отклонений по окончании месяца (отчетного периода) в полном объеме списывается на счет «Отклонения в стоимости материальных ценностей».

В остатке по счету «Заготовление и приобретение материалов» у организации — покупателя может числиться только стоимость материалов, указанная в расчетных документах поставщика:

• счетах,
• счетах — фактурах,
• платежном требовании — поручении
• и т.п.,

на которые от последнего к покупателю перешли права владения, пользования и распоряжения, но сами материалы еще не поступили.

ТЗР или отклонения в стоимости материалов, относящиеся к материалам (п.86 Методических указаний по бухучету МПЗ):

• отпущенным в производство,
• на нужды управления,
• на иные цели,

подлежат ежемесячному списанию на счета бухгалтерского учета, на которых отражен расход соответствующих материалов (на счета производства, обслуживающих производств и хозяйств и др.).

В соответствии с п.87 Методических указаний по бухучету МПЗ , списание отклонений в стоимости материалов или ТЗР по отдельным видам или группам материалов производится пропорционально учетной стоимости материалов, исходя из отношения суммы остатка величины отклонения или ТЗР на начало месяца (отчетного периода) и текущих отклонений или ТЗР за месяц (отчетный период) к сумме остатка материалов на начало месяца (отчетного периода) и поступивших материалов в течение месяца (отчетного периода) по учетной стоимости.

Полученное в результате значение, умноженное на 100, дает процент, который следует использовать при списании отклонения или ТЗР на увеличение (удорожание) учетной стоимости израсходованных материалов.

Методические указания по бухучету МПЗ (п.88) предусматривают возможность применения упрощенных вариантов, для облегчения выполнения работ по распределению ТЗР или величины отклонений в стоимости материалов:

1. При небольшом удельном весе ТЗР или величины отклонений (не более 10% к учетной стоимости материалов) их сумма может полностью списываться на счет «Основное производство», «Вспомогательное производство» и на увеличение стоимости проданных материалов.

2. Удельный вес ТЗР или величины отклонений (в процентах к учетной стоимости материала) может округляться до целых единиц (т.е. без десятичных знаков).

3. В течение текущего месяца ТЗР или величина отклонений могут распределяться исходя из удельного веса (в процентах к учетной стоимости соответствующих материалов), сложившегося на начало данного месяца.

Если это привело к существенному недосписанию или излишнему списанию отклонений или ТЗР (более пяти пунктов), в следующем месяце сумма списываемых (распределяемых) отклонений или ТЗР корректируется на указанную сумму прошлого месяца.

4. ТЗР или величина отклонений могут распределяться пропорционально их удельному весу (нормативу), закрепленному в плановых (нормативных) калькуляциях, к учетной стоимости используемых материалов.

При этом если фактические размеры отклонений или ТЗР отличаются от нормативных размеров, в следующем месяце (отчетном периоде) сумма распределительных отклонений или ТЗР корректируется, т.е. увеличивается на недосписанную сумму или уменьшается на сумму, излишне списанную в прошлом месяце (отчетном периоде).

Остатки ТЗР или величина отклонений на начало каждого месяца (отчетного периода) рассчитываются исходя из удельного веса (норматива) ТЗР или отклонений, предусмотренных в плановых (нормативных) калькуляциях, к фактическому наличию материалов в учетных ценах.

5. ТЗР или отклонения могут ежемесячно (в отчетном периоде) полностью списываться на увеличение стоимости израсходованных (отпущенных) материалов, если их удельный вес (в процентах к договорной (учетной) стоимости материалов) не превышает 5 процентов.

В соответствии с п.211Методических указаний по бухучету МПЗ, при отгрузке (отпуске) готовой продукции определяются суммы, подлежащие оплате покупателем, оформляется и предъявляется ему к оплате расчетный документ.

Суммы, подлежащие оплате покупателем, поставщик учитывает по дебету счета учета расчетов, которые состоят из в том числе из расходов по транспортировке продукции до пункта, обусловленного договором, и погрузке ее в транспортные средства (без НДС), подлежащие оплате покупателем сверх договорной цены готовой продукции:

• выполненные собственными силами и транспортом поставщика (кредит счета учета продаж);
• выполненные специализированной автотранспортной организацией, железнодорожным транспортом, авиацией, речным и морским транспортом и другими организациями (без налога на добавленную стоимость) или физическими лицами — с кредита счета учета расчетов;

В соответствии с п.214 Методических указаний по бухучету МПЗ, при организации учета затрат на производство расходы, связанные с работой собственного транспорта организации (затраты транспортного цеха), учитываются, как правило, на счете учета вспомогательных производств.

Часть этих расходов, связанная с выполнением работ по транспортировке готовой продукции, подлежащая оплате покупателями сверх цены готовой продукции, списывается с кредита счета учета вспомогательных производств в дебет счета расходов на продажу.

Суммы, предъявленные к оплате, включая и величину налогов, причитающихся за оказанные транспортные услуги, проводятся по дебету счета учета расчетов в корреспонденции с кредитом счета учета продаж.

Затраты организации, связанные с транспортировкой готовой продукции, не подлежащие оплате покупателем отдельно, учитываются по дебету счета «Расходы на продажу» с кредита счета учета вспомогательных производств.

Первичные документы, на основании которых ведется учет траснпортных расходов

При совершении сделки купли продажи МПЗ, в момент передачи МПЗ от поставщика покупателю оформляются следующие документы:

• Товарная накладная по форме №ТОРГ-12,
• Товарно-транспортная накладная по форме №1-Т (ТТН),
• Другие необходимые документы (сертификаты соответствия, паспорта и пр.).

Накладная ТОРГ-12 и ТТН являются товаросопроводительными документами, которые передаются покупателю вместе с товаром независимо от перехода права собственности на этот товар.

При заключении договора с транспортной компанией в момент оказания этой компанией услуг транспортировки, оформляется транспортная накладная.

В соответствии со ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007г. №259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» транспортная накладная — перевозочный документ, подтверждающий заключение договора перевозки груза.

В соответствии с п.2 ст.785 ГК РФ, заключение договора перевозки груза подтверждается составлением и выдачей отправителю груза транспортной накладной (коносамента или иного документа на груз, предусмотренного соответствующим транспортным уставом или кодексом).

Транспортная накладная подтверждает факт заключения договора перевозки.

В соответствии со ст. 8 Устава груз, на который не оформлена транспортная накладная, перевозчиком для перевозки груза не принимается (письмо Минтранса России от 20.07.2011г. №03-01/08-1980ис).

Форма и порядок заполнения транспортной накладной установлены Правилами перевозки грузов автомобильным транспортом, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2011г. №272.

В транспортной накладной определяются условия перевозки груза, в том числе стоимость услуг перевозчика.

При этом, в настоящее время так же действуют и Общие правила перевозки грузов автомобильным транспортом, утвержденные Минавтотрансом РСФСР 30.07.1971г.

В соответствии с данными правилами, основным документом, предназначенным для учета движения ТМЦ и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом, является ТТН.

Форма ТТН № 1-Т утверждена Постановлением Госкомстата от 28.11.1997г. №78.

Таким образом, в настоящее время действует и транспортная накладная, и накладная по форме № 1-Т.

И ТТН и транспортная накладная, отвечают всем требованиям, предъявляемым к документам, подтверждающим осуществление транспортных расходов организацией.

В настоящее время Минфин рекомендует использование двух документов – и ТТН и транспортной накладной, в случае, когда транспортировку груза выполняет транспортная компания.

Такая позиция изложена в Письме Минфина России от 22.12.2011г. №03-03-10/123:

«Таким образом, в случае наличия договора перевозки груза подтверждение затрат организации на перевозку груза автомобильным транспортом и факта его транспортировки осуществляется на основании как транспортной накладной, так и накладной формы N 1-Т, используемой в бухгалтерском и налоговом учете.

В случае если договор перевозки не заключался и покупатель собственным транспортом вывозит товар со склада грузоотправителя, услуги по перевозке не оказываются и транспортная накладная не составляется, а затраты на перевозку груза и факт его транспортировки подтверждаются путевым листом на транспортное средство.

В случае если грузоотправитель самостоятельно доставляет товар до склада покупателя, возникают гражданско-правовые отношения при оказании услуг по перевозке, связанные с необходимостью согласования условий и стоимости перевозки груза, а также места и даты доставки груза.

В данном случае затраты налогоплательщика на перевозку груза автомобильным транспортом и факт его транспортировки подтверждаются как транспортной накладной, так и накладной формы N 1-Т.»

При этом, в Письмо ФНС России от 21.03.2012г. №ЕД-4-3/4681@ (в котором ФНС ссылается на вышеприведенное письмо Минфина от 22.12.2011г. №03-03-10/123) налогоплательщикам разрешается использование лишь одного корректно составленного документа. Либо ТТН либо транспортной накладной:

«…На основании изложенного, в целях исчисления налога на прибыль для подтверждения затрат по перевозке груза автомобильным транспортом достаточно будет наличие надлежащим образом оформленного одного из документов:

• либо транспортной накладной
• либо товарно-транспортной накладной по форме N1-Т.»

Данное письмо ФНС России должно быть доведено до нижестоящих налоговых органов и налогоплательщиков.

Анализируя разъяснения, данные Минфином и ФНС, следует учитывать, что письма как Минфина так и ФНС носят рекомендательный, а не обязательный характер.

Бухгалтеру следует обеспечить наличие хотя бы одного документа из двух вышеуказанных (ТТН или транспортной накладной), что будет являться достаточным документальным подтверждением произведенных расходов на доставку грузов транспортной компанией.

Планирование и контроль транспортных расходов

Классификация автопарка предприятия и транспортных расходов

Формирование детального плана транспортных расходов по видам перевозок и техники исходя из оптимальных маршрутов, времени движения, продолжительности технологических простоев, утвержденных норм расхода топлива и расценок для оплаты труда

Корректировка разработанного плана по фактическим перевозкам и сравнительный анализ фактических затрат на эксплуатацию автомобильной техники и скорректированных на факт плановых транспортных расходов

Зачем планировать и контролировать транспортные расходы?

Практически на каждом крупном и среднем производственном предприятии есть парк автомашин, посредством которых осуществляется доставка сырья, материалов, готовой продукции, а также перевозка персонала. Доля затрат на эксплуатацию транспорта в общих расходах организации в большинстве случаев достаточно велика, а рост цен на ГСМ еще и постоянно увеличивает ее. Чтобы снизить расходы на ГСМ, оптимизировать затраты на запасные части и оплату труда водителей, необходимо корректно и детально планировать транспортные расходы и контролировать выполнение такого плана в разрезе «план-факт».

Отметим, что часто транспортные расходы по доставке материалов превышают стоимость самих материалов. Но при этом расход материалов всегда планируется и контролируется как бухгалтерией, так и планово-экономическим отделом, и это несмотря на большой объем необходимых расчетов. В то же время на многих предприятиях транспортные расходы должным образом не планируются и не контролируются, а если и планируется, то формально.

Как на большинстве предприятий планируют транспортные расходы?

Часто транспортные расходы планируют от достигнутого уровня прошлого месяца, а процент планируемой динамики их изменения совпадает с процентом роста или снижения планового выпуска продукции относительно факта (табл. 1). Аналогично осуществляется и контроль. Однако достичь эффекта от планирования расходов на эксплуатацию техники и содержания автопарка в этом случае очень сложно или даже практически невозможно.

Итак, упрощенный метод планирования транспортных расходов не учитывает:

• колебания цен на ГСМ в плановом и отчетном периоде;
• заданное изменение маршрутов движения автотранспорта при доставке сырья, материалов и готовой продукции;
• необходимую оптимизацию загрузки автомобильной техники;
• изменение часовых тарифных ставок, окладов или фиксированной оплаты за совершенные рейсы, связанное с инфляционными процессами или условиями труда;
• изношенность автомобильной техники и возможное изменение расходов на ремонт;
• запланированные колебания размера накладных расходов автопарка.

В конечном итоге подобное планирование транспортных расходов ведет к тому, что плановая прибыль и рентабельность предприятия рассчитываются некорректно. А значит, руководитель, фактически не зная ожидаемого размера плановой прибыли, не может принять правильное управленческое решение. Не может быть достигнута и цель планирования (контроль над расходами). А значит, детальное и корректное планирование транспортных расходов так же необходимо, как и планирование выпуска готовой продукции, расхода сырья и материалов.

Кроме того, при упрощенном планировании мало внимания уделяется затратам на эксплуатацию машин и механизмов, входящим в состав общецеховых и общезаводских расходов, в частности на легковой и спецтранспорт. Бесконтрольный рост этой части расходов может значительно усугубить динамику роста постоянных затрат предприятия. А при более чем существенном росте цен на автомобильное топливо эта часть расходов при отсутствии планирования и контроля может негативно сказаться на общих финансовых результатах деятельности предприятия.

При этом всем знакомо стремление ИТР и служащих предприятий при поездках всегда пользоваться только служебным транспортом. Кроме того, на предприятиях эксплуатируются мусоровозы, поливомойки, служебные автобусы для доставки работников до/от места работы, «Газели» для перевозки канцелярских и хозяйственных товаров и т. д. Поэтому планировать и контролировать расходы на эксплуатацию всего автопарка предприятия просто необходимо.

С чего начать, если поставлена задача сформировать план расходов на эксплуатацию автомобильной техники?

Прежде всего нужно классифицировать состав автопарка предприятия по назначению (рис. 1). Необходимость классификации связана с тем, что каждая группа автомобилей может иметь определенный режим работы и особенности эксплуатации, которые во многом определяют методику расчета затрат на содержание данных автомобилей.

Так, например автобетоносмесители могут работать в пределах городской черты или осуществлять перевозки на не отдаленные от производства расстояния. Это связано с вероятностью потери качества бетона при длительной перевозке.

Самосвалы и бортовые автомобили предприятия могут перевозить грузы как в пределах городской черты, так и за город. А это является немаловажным фактором, определяющим размер затрат на содержание и эксплуатацию автомобилей. Так, при установлении норм расхода ГСМ для автомобилей, работающих по городу, учитывается городская надбавка.

Скоростной режим автомобилей в городе и за городом также разный. Кроме того, при осуществлении междугородних перевозок на предприятиях часто устанавливается оплата за рейс, в то время как при поездках в черте города оплата почасовая.

Может кардинально отличаться и время погрузки-разгрузки бортовых машин, самосвалов и других спецавтомобилей.

К сведению

Согласно классификации автомобилей для планирования расходов рекомендуем создать несколько таблиц Excel и внести в них данные по автомобилям с аналогичными режимами работы и системой оплаты труда. Это упростит процесс расчетов.

Далее по назначению классифицируем и транспортные расходы.

К транспортным расходам предприятия можно отнести не только затраты на содержание и эксплуатацию собственного автотранспорта, но и деньги, перечисленные сторонним организациям за оказанные транспортные услуги.

Чтобы определить рентабельность оказания услуг по доставке готовой продукции клиентам или предоставления прочих услуг, оказываемых предприятием посредством собственных транспортных средств, необходимо в общих транспортных расходах выделять и затраты на оказание услуг «на сторону» (рис. 2).

Теперь определим, какова же структура расходов на эксплуатацию собственного автотранспорта (рис. 3).

Планирование транспортных расходов

Рассмотрим последовательность планирования транспортных расходов на примере предприятия по производству бетона.

В первую очередь классифицируем состав автопарка предприятия.

Грузовые автомобили:

Самосвал с прицепом — спецтехника, 5 ед. Междугородние рейсы (перевозка отсева и щебня).

Автобетоносмеситель — специальный автомобиль с миксером, 4 ед. Работа по городу. Доставка бетона заказчикам.

Цементовоз — специальный автомобиль с прицепом-бочкой, 1 ед. + дополнительный прицеп-бочка. Междугородние рейсы.

Легковой автотранспорт:

«Волга» — 1 ед. Работа по городу.

«Тойота» — 1 ед. Работа по городу.

«Газель» — 1 ед. Работа по городу и за город.

Теперь перейдем непосредственно к планированию транспортных расходов.

Транспортные расходы напрямую связаны с планом производства. План производства — источником информации о том, сколько и какой продукции будет произведено в планируемый период.

Если договорами предусмотрена доставка продукции до покупателей транспортом производителя, то на основании плана производства можно сформировать план расходов на доставку продукции покупателям.

Кроме того, исходя из плана производства определяется количество сырья, необходимого для выполнения плана и которое посредством транспортных средств должно быть доставлено на предприятие. Исключение — затраты на содержание легкового транспорта и техники, эксплуатирующейся на работах, напрямую не связанных с производством и реализацией продукции.

Итак, при планировании транспортных расходов необходимо помнить о том, что:

• планирование производства продукции в большинстве своем строится на договорах с заказчиками этой продукции. Потребность клиентов в продукции предприятия на планируемый период подтверждается заявкой (заказом), оформленной в виде документа, или, в крайнем случае, устной договоренностью.

Безусловно, в планируемый период могут появиться разовые заявки, могут быть заключены новые договоры с клиентами. Но это не значит, что их вероятное появление нужно учитывать при планировании. Скорее это внеплановые заказы, а значит, и выпуск продукции по данным заказам будет сверхплановым;

• в договорах с клиентами или в дополнительных соглашениях оговариваются адреса объектов, куда должна доставляться продукция предприятия. То есть изначально мы можем определить оптимальный маршрут движения автомобилей, доставляющих продукцию заказчику.

Чаще всего для определения планового пробега до объекта используются данные анализа путевых листов (или данные навигации) за предыдущие периоды.

При планировании пробега автомобиля рациональнее всего использовать минимальные показатели, хотя нужно учитывать и время доставки груза. Например, если ехать через центр города по самому короткому пути, можно попасть в пробку, и время доставки необоснованно увеличится;

Обратите внимание!

Выбранный маршрут должен быть проработан логистами с учетом не только краткости расстояния и продолжительности рейса, но и:

• загруженности дорог, в том силе по времени суток;

• состояния дорог и перспективы проведения ремонтных работ;

• ограничений по скоростному режиму и весу, в том числе нагрузки на оси автомобиля.

• если объект новый и расстояние до него неизвестно, в качестве ориентира при планировании можно взять величину пробега до ближайшего к нему места, куда или откуда доставлялась продукция предприятия. Также первоначальную информацию о расстоянии до точки разгрузки (погрузки) можно взять из интернет-ресурсов. Далее плановый пробег корректируют исходя из фактических данных путевых листов (навигации) по оптимальным показателям времени и километража.

Обратите внимание!

Если автомобиль имеет дополнительное оборудование, на которое нормами предусматривается дополнительный расход дизтоплива, не зависящий от пробега автомобиля, необходимо планировать и время работы подобного оборудования (автономный двигатель миксера автобетоносмесителя, насосы у илососов и т. д.).

Теперь выясним, какие данные нужны нам для расчета плановых транспортных расходов, и займемся самими расчетами.

Для расчета плановых транспортных расходов в разрезе каждой единицы автопарка необходима следующая информация:

• план производства;
• план-график отгрузок и рейсов;
• оптимальное расстояние до объекта и обратно;
• оптимальное время рейсов;
• утвержденные нормы расхода ГСМ;
• нормы времени на погрузку, разгрузку и маневрирование;
• расценки оплаты труда;
• плановые расходы на запчасти и ремонт.

Разработка правил пользования служебным автомобилем

Во многих компаниях работники получают в пользование служебный автомобиль, правила пользования которым регулируются порядком получения автомобиля работниками. Здесь же должны быть прописаны условия его эксплуатации, возмещение расходов на техническое обслуживание, представление отчетности.

Сейчас достаточно распространенным явлением в организациях в рамках соцпакета является предоставление служебного автомобиля сотруднику. Как правило, компании предоставляют корпоративный автомобиль работникам, занимающим определенные должности (директору по производству, финансовому директору и т.д.), либо сотрудникам, работа которых требует частых поездок к клиентам или партнерам (менеджеру по закупкам, менеджеру по продажам и т.д.).

Предоставляемый автомобиль может быть приобретен компанией в свою собственность либо использоваться на условиях аренды или лизинга. Работники при этом получают доверенность от компании на управление автомобилем.

Для урегулирования вопросов, связанных с использованием автомобиля, рекомендуется разработать положение об использовании служебных автомобилей работниками компании. Данный документ может быть как самостоятельным локальным нормативным актом, так и издаваться в качестве приложения к Правилам внутреннего трудового распорядка наряду с правилами пользования локальной сетью и Интернетом, мобильной связью.

Этапы разработки

1. Для начала необходимо определить, какие категории работников будут иметь право пользоваться служебным автомобилем. Это могут быть сотрудники, которые много времени проводят в поездках к клиентам, или топ-менеджеры, которым служебный автомобиль предоставляется в соответствии с их грейдом.
2. Определяемся с материальными затратами на автомобиль и марками автомобилей для каждой категории работников.
3. Далее принимаем решение о порядке приобретения автомобилей для компании (аренда, лизинг и т.д.) и порядке получения автомобиля в пользование работником.
4. Утверждаем перечень расходов на содержание автомобиля, которые оплачиваются компанией (например, лимиты по топливу, оплата техобслуживания, расходные материалы и пр.).
5. Формулируем политику компании в отношении расходов, которые не подлежат компенсации (например, штрафы за нарушение ПДД).
6. Формулируем политику компании в отношении ДТП.
7. Определяемся с ежемесячной отчетностью по автомобилю (путевые листы, авансовые отчеты и т.д.).

Структура правил

1	Общие положения	Указываются назначение документа и цели его разработки
2	Принадлежность транспортных средств	Определяется порядок приобретения автомобилей
3	Страхование	Определяется порядок страхования автомобилей
4	Условия предоставления автомобилей работникам	Указываются категории работников, которым компания предоставляет в пользование автомобиль, марки автомобилей для указанных категорий работников
5	Эксплуатация автомобилей	Указывается порядок предоставления технического обслуживания
6	Дорожно-транспортные происшествия	Указываются требования к работникам в случае ДТП или повреждения автомобиля
7	Порядок осуществления расходов	Указывается перечень расходов, компенсируемых компанией, а также расходы, которые компания не компенсирует
8	Отчетность	Указываются формы отчетности, которые представляются в финансовый отдел в связи с использованием служебного автомобиля
9	Замена автомобиля	Определяется порядок замены служебных автомобилей

Правила пользования служебным автомобилем утверждаются руководителем компании. Работник знакомится с Правилами под личную подпись.

Пример.

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО «ЗВЕЗДА»
Иванов
——- П.С. Иванов
01 ноября 11
«—» —— 20— г.

Правила использования служебных автотранспортных средств работниками ООО «ЗВЕЗДА»

1. Общие положения.

1.1. Настоящие Правила разработаны с целью обеспечения надлежащего использования автотранспортных средств, которые являются собственностью ООО «ЗВЕЗДА» (далее — компании) и предоставляются работникам компании в пользование с целью содействия наиболее эффективному выполнению работниками должностных обязанностей.

1.2. Далее в Правилах термин «пользователь» употребляется для обозначения работника, которому компания предоставила автотранспортное средство для выполнения служебных обязанностей.

1.3. Правила обязательны к соблюдению всеми пользователями.

1. Собственность и регистрация.

Автотранспортные средства компании являются собственностью компании и зарегистрированы на имя компании.

1. Страхование.

Транспортные средства компании застрахованы в соответствии с действующим Законом об ОСАГО. Компания обеспечивает страхование зарегистрированных на ее имя автотранспортных средств по программе каско.

1. Условия предоставления автотранспортных средств компании.

4.1. Автотранспортные средства предоставляются работникам, работа которых носит разъездной характер, а также в случае служебных поездок работников.

4.2. Право пользования автотранспортным средством, принадлежащим компании, предоставляется на основании доверенности.

4.3. Для исполнения служебных обязанностей работнику предоставляется автотранспортное средство в соответствии с занимаемой должностью.

N	Категория персонала	Модель автомобиля
1	Менеджеры первого звена	NISSAN QASHQAI
2	Менеджеры по продажам, специалисты отдела обслуживания клиентов	NISSAN TEANA

4.4. На основании решения генерального директора одним автотранспортным средством могут пользоваться несколько работников. Очередность использования автотранспортного средства несколькими пользователями и порядок передачи ключей и регистрационных документов на автотранспортное средство определяются отделом персонала.

4.5. В случае производственной необходимости работник, за которым закреплено автотранспортное средство, обязан предоставлять его в пользование другим работникам компании.

1. Обслуживание и эксплуатация автотранспортных средств.

5.1. Содержание автотранспортных средств.

5.1.1. Компания несет все необходимые экономически обоснованные расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля.

5.1.2. Автотранспортные средства ООО «ЗВЕЗДА» требуют бережного отношения и тщательного ухода, так как техническое состояние и внешний вид автотранспортных средств формируют представление об имидже компании.

5.1.3. Пользователи должны следить за тем, чтобы доверенное им служебное автотранспортное средство находилось в чистом состоянии как снаружи, так и изнутри.

5.1.4. Ответственность за состояние салона и багажного отсека служебного автотранспортного средства целиком лежит на пользователе, эксплуатирующем его.

5.2. Документация.

5.2.1. Для получения автомобиля необходимо представить водительское удостоверение.

5.2.2. Компания предоставляет пользователю следующие документы:

• талон о прохождении технического осмотра в ГИБДД;
• свидетельство о регистрации автотранспортного средства;
• доверенность на право управления автотранспортным средством;
• страховой полис ОСАГО.

5.3. Техническая эксплуатация, обслуживание и ремонт.

5.3.1. Пользователь обязан соблюдать требования инструкции по эксплуатации автотранспортного средства и рекомендации по техническому обслуживанию завода-изготовителя.

5.3.2. Периодичность технического обслуживания (ТО) устанавливается на основании рекомендаций завода-изготовителя и сервисных книжек для каждого автомобиля индивидуально. Техническое обслуживание проводится в специализированных сервисных центрах, перечень которых определяется руководством компании.

5.3.3. Пользователи должны предоставлять автомашины для проведения ТО в сроки, указанные в сервисной книжке.

5.3.4. Для проведения работ по техническому обслуживанию необходимо придерживаться следующего порядка.

5.3.4.1. Офис-менеджер согласовывает со специализированным сервисным центром время проведения работ по техническому обслуживанию, а пользователь обеспечивает транспортировку автотранспортного средства в специализированный сервисный центр к согласованному сроку.

5.3.4.2. Порядок проведения работ по ремонту автотранспортных средств аналогичен порядку работ по техническому обслуживанию автотранспортных средств.

5.3.5. Пользователь транспорта обязан представить в бухгалтерию компании финансовые документы о проведении технического обслуживания или ремонта (счет, заказ-наряд, счет-фактуру, акт выполненных работ). Пользователь несет ответственность за своевременное представление финансовых документов о проведенных работах.

1. Дорожно-транспортные происшествия.

6.1. В случае возникновения дорожно-транспортного происшествия (ДТП) пользователь обязан действовать в соответствии с порядком, установленным законодательством Российской Федерации, в том числе Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях, а также Правилами дорожного движения (ПДД).

6.2. Обо всех случаях повреждения автотранспортного средства в результате ДТП или противоправных действий третьих лиц пользователь должен незамедлительно сообщить непосредственному руководителю.

1. Обеспечение безопасности и ответственность пользователя.

7.1. Если угон автотранспортного средства состоялся, необходимо незамедлительно сообщить о случившемся в ближайшее отделение полиции и непосредственному руководителю.

7.2. Компания не компенсирует стоимость ценных вещей и денежных средств, утраченных по вине пользователя.

7.3. Категорически запрещается управление транспортным средством в состоянии алкогольного или наркотического опьянения.

1. Порядок осуществления расходов на автотранспортные средства.

8.1. Компенсируемые расходы пользователей.

8.1.1. Для расчетов за бензин используются топливные карты, действительные к оплате на АЗС. Топливная карта выдается только пользователям автотранспортных средств компании. Запрещается заправка автомобилей в выходные и праздничные дни. Лимит топлива устанавливается приказом по организации.

8.1.2. Компания компенсирует расходы, связанные с парковкой на специальных местах у аэропортов и вокзалов, если работник находился в командировке (в соответствии с положением о служебных командировках).

8.1.3. Мойка автотранспортных средств за счет компании может производиться не более двух раз в месяц (компенсации подлежат не более 400 руб. за каждую мойку автомобиля).

8.2. Некомпенсируемые расходы.

8.2.1. Компания не компенсирует расходы пользователей, связанные с нарушением Правил дорожного движения (штрафы).

8.2.2. Компания не компенсирует расходы, не подтвержденные документами соответствующей формы.

8.2.3. Компания не оплачивает расходы, связанные с использованием автотранспортного средства в личных целях.

1. Отчеты.

9.1. Отчеты по расходованию топлива: путевые листы, представляются пользователем в бухгалтерию не позднее 5 числа месяца, следующего за отчетным.

9.2. Авансовые отчеты представляются пользователем в бухгалтерию не позднее 5 числа месяца, следующего за отчетным.

1. Порядок замены автотранспортных средств компании.

10.1. Замена автотранспортных средств компании осуществляется с периодичностью не чаще 1 (одного) раза в три года.

Г.Погодина

Директор по персоналу

ООО «Юнилин»

Положение об эксплуатации служебного автотранспорта работниками Лёня»

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

Общества с ограниченной ответственностью

«Дядя Лёня» ( Лёня»)

«___» июля 2015 года

м. п.

ПОЛОЖЕНИЕ

ОБ ЭКСПЛУАТАЦИИ СЛУЖЕБНОГО АВТОТРАНСПОРТА РАБОТНИКАМИ ЛЁНЯ»

ЛОКАЛЬНЫЙ НОРМАТИВНЫЙ АКТ № ____

Лёня», принят в соответствии со статьей 8 Трудового кодекса РФ

город Москва 2015 год

Статья 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Настоящее Положение об эксплуатации служебного автотранспорта работниками Лёня» (далее по тексту – Положение) разработано в целях эффективного использования автотранспортных средств (далее по тексту также — автомобиль или служебный автомобиль).

Положение определяет права и обязанности Общества с ограниченной ответственность «Дядя Лёня» (далее – Общество) и работников Общества, а также порядок предоставления, использования и эксплуатации работниками Общества автотранспортных средств, принадлежащих Обществу.

2. Предоставляемый работнику Общества автомобиль является собственностью Общества.

3. Автомобиль предоставляется работникам Общества, оформленным на работу в Обществе по трудовому договору, и занимающим должности, исполнение обязанностей по которым связанно с частыми служебными поездками.

В трудовом договоре и должностной инструкции работника, эксплуатирующего служебный автомобиль без водителя, должно быть указано, что исполнение возложенной на него трудовой функции предусматривает исполнение обязанностей с использованием автомобиля.

На работников, эксплуатирующих служебный автомобиль без водителя, не возлагается трудовая функция водителя.

Статья 2. ДОПУСК РАБОТНИКА К УПРАВЛЕНИЮ АВТОМОБИЛЕМ

БЕЗ ВОДИТЕЛЯ

1. Общим условием допуска работника Общества к управлению автомобилем без водителя является наличие у работника:

— водительского удостоверения категории, соответствующей типу автомобиля;

— стажа вождения автомобиля не менее одного года;

— действующей медицинской справки установленного образца.

2. Допуск работников Общества к управлению служебным автомобилем без водителя оформляется приказом Генерального директора Общества.

Данным приказом работник, имеющий право управлять служебным автомобилем без водителя, назначается ответственным за эксплуатацию служебного автомобиля.

3. Перед подготовкой приказа Генерального директора Общества, разрешающего конкретному работнику управление автомобилем без водителя, работник должен предоставить в отдел кадров Общества пакет документов, указанный в п.1. настоящей статьи.

Копии предоставленных работником документов хранятся в отеле кадров Общества.

4. После издания приказа, разрешающего работникам Общества управление служебным автомобилем, на каждого такого работника оформляется доверенность на право управления автомобилем Общества.

5. В период эксплуатации служебного автомобиля работнику должен выдаваться путевой лист. Форма путевого листа утверждается приказом Генерального директора.

6. Общество вправе в любое время изменять и дополнять условия допуска работника Общества к управлению служебным автомобилем.

Статья 3. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ РАБОТНИКА ПРИ ЭКСПЛУАТАЦИИ АВТОМОБИЛЯ

1. Работники, допущенные приказом Генерального директора к эксплуатации служебного автомобиля, обязаны:

— знать и исполнять требования настоящего Положения, должностной инструкции и инструкции по охране труда работников, допущенных к эксплуатации служебных автомобилей;

— выезжать на линию только при наличии путевого листа;

— перед началом работы в обязательном порядке проходить предрейсовый медицинский осмотр, отметка о результатах которого должна быть проставлена в путевом листе;

— строго соблюдать правила дорожного движения, включая скоростной режим;

— использовать предоставленный автомобиль только по прямому производственному назначению;

— соблюдать установленные заводом-изготовителем автомобиля Правила и нормы технической эксплуатации автомобиля;

— в обязательном порядке ставить автомобиль на сигнализацию при любых случаях выхода из салона;

— обеспечить сохранность документов и ключей на переданный автомобиль, в том числе не допускать случаев их оставления в салоне автомобиля;

— следить за техническим состоянием автомобиля, выполнять самостоятельно необходимые работы по обеспечению его безопасной эксплуатации;

— своевременно проходить техническое обслуживание в сервисном центре и технический осмотр;

— содержать автомобиль в надлежащем порядке и чистоте;

— не эксплуатировать автомобиль в неисправном состоянии, выявлении каких-либо неисправностей в работе автомобиля прекращать его эксплуатацию с одновременным уведомлением об этом руководителя своего подразделения Общества;

— не приступать к управлению автомобилем в случаях, когда по состоянию здоровья работник не был бы допущен медицинским специалистом к управлению автомобилем;

— своевременно обновлять и в кратчайшие сроки сообщать в отдел кадров Общества об изменении своих личных водительских документов: водительского удостоверения и медицинской справки;

— контролировать своевременное переоформление или пролонгацию договора обязательного страхования ответственности владельцев транспортных средств на автомобиль, а также, в случае необходимости, договора добровольного страхования (договора КАСКО);

— контролировать своевременное переоформление договора со специализированной организацией на выполнение работ по выпуску автомобиля на линию;

— сопровождая документы и грузы к месту назначения, обеспечивать необходимый режим сохранности, конфиденциальности и хранения их при транспортировке;

— не употреблять перед работой и в ее процессе алкоголь, психотропные, снотворные, антидепрессивные и другие средства, снижающие внимание, реакцию и работоспособность организма человека;

— категорически не допускать случаев неслужебного использования автомобиля в личных целях без разрешения руководства;

— не допускать внесения каких-либо изменений в конструкцию или комплектацию служебного автомобиля.

2. В случае если предоставленный работнику служебный автомобиль не заводится, потерял возможность передвигаться своим ходом или его передвижение может привести к дальнейшим поломкам и повреждениям работник вправе воспользоваться услугами эвакуационной службы. По приезде эвакуатора работник обязан сопровождать перевозимый автомобиль к месту ремонта.

3. Работник обязан строго соблюдать установленный в Обществе порядок оформления отчетных документов и предоставления документов по использованию, управлению и эксплуатации автомобиля.

4. Работник, эксплуатирующий автомобиль, несет ответственность, предусмотренную действующим законодательством, настоящим Положением и иными внутренними документами, действующими в Обществе.

5. В целях безопасности управления, использования и эксплуатации служебного автомобиля работникам категорически запрещается осуществлять:

— перевозку пассажиров, не являющихся работниками или гостями Общества;

— транспортировку документов, материалов и иного груза, не принадлежащих Обществу;

— буксировку транспортных средств, не принадлежащих Обществу.

Статья 4. ЭКСПЛУАТАЦИЯ И ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ АВТОМОБИЛЕЙ

1. При использовании служебных автомобилей Общество осуществляет следующие расходы:

— проведение технического обслуживания и ремонта автомобиля;

— безналичная оплата бензина;

— оплата мойки автомобиля;

— оплата химчистки салона автомобиля не более двух раз в год;

— оплата парковки автомобиля у офисов клиентов Общества;

— безналичная оплата эвакуации автомобиля (в случае, если предоставленный работнику автомобиль не заводится, потерял возможность передвигаться своим ходом или его передвижение может привести к дальнейшим поломкам и повреждениям);

— приобретение Обществом запасных частей к автомобилю.

2. Сотруднику, ответственному за эксплуатацию автомобиля, Общество производит возмещение расходов, указанных в п.1. настоящей статьи, на основании документов, подтверждающих произведенные расходы, в соответствии с порядком, установленным в Обществе. Документы, подтверждающие расходы работника Общества на эксплуатацию автомобиля, принимаются от работника бухгалтерией вместе с заполненными Путевыми листами.

Нормы расходов ГСМ утверждаются приказом Генерального директора Общества.

3. В целях планомерного и целевого использования средств, Общество устанавливает следующие минимальные внутренние нормативные сроки службы (пробеги) для следующих запасных частей служебных автомобилей:

аккумуляторные батареи — 6 месяцев с момента установки на автомобиль;

диски колесные — каждые 30.000 км пробега с начала эксплуатации;

шины автомобильные (летние) — каждые 30.000 км пробега с момента начала эксплуатации;

шины автомобильные (зимние) — каждые 20.000 км пробега автомобиля, но не менее 1 (одного) года с момента ввода в эксплуатацию;

щетки стеклоочистителя (в сборе) — 6 месяцев с момента установки на автомобиль;

аптечки автомобильные первой медицинской помощи — 1 раз в год;

огнетушители автомобильные — по истечении срока годности.

4. Общество не компенсирует работнику любые виды штрафов, связанные с невыполнением или ненадлежащим выполнением работником своих обязательств в соответствии с действующим законодательством, настоящим Положением и другими внутренними документами Общества. Общество не возмещает работнику никакие расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, в случае, если они не оформлены товарным и кассовым чеком и/или другими документами строгой финансовой отчетности.

Статья 5. СТРАХОВАНИЕ АВТОМОБИЛЕЙ

1. Автомобили, принадлежащие Обществу, должны быть застрахованы в соответствии с Федеральным законом от 25 апреля 2004 года №40-ФЗ «Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств» (далее – Закон №40-ФЗ), а также дополнительно, в порядке добровольного страхования, по рискам: «угон (кража)», «ущерб» и «гражданская ответственность».

В случае наступления одного из следующих страховых случаев в отношении служебного автомобиля, эксплуатирующий его работник лично обязан:

а) в случае угона (кражи) автомобиля:

— незамедлительно сообщить в органы МВД по месту угона (кражи) автомобиля;

— незамедлительно сообщить об угоне (краже) автомобиля руководителю Общества;

— получить в органах МВД установленного образца справку о факте угона (кражи) автомобиля, а также копию постановления о возбуждении уголовного дела по факту угона (кражи) автомобиля;

б) В случае причинения ущерба автомобилю или наступления гражданской ответственности:

— при дорожно-транспортном происшествии работник, находившийся за рулем служебного автомобиля, обязан незамедлительно вызвать на место дорожно-транспортного происшествия представителя страховой компании и сотрудника ГИБДД для составления акта дорожно-транспортного происшествия, а также выполнить другие обязанности в соответствии с Законом №40-ФЗ;

— незамедлительно поставить в известность руководство Общества и обслуживающего Общество страхового агента;

— получить в органах ГИБДД справку установленного образца о дорожно-транспортном происшествии.

Статья 6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ РАБОТНИКА ЗА НАРУШЕНИЕ ПОРЯДКА И ПРАВИЛ ЭКСПЛУАТАЦИИ АВТОМОБИЛЯ

1. Работник, ответственный за эксплуатацию автомобиля, обязан компенсировать Обществу за счет собственных средств ущерб, возникший в результате:

— умышленного причинения вреда автомобилю, иному транспортному средству или третьим лицам;

— угона (кражи) автомобиля вместе с документами на него (в этом случае страховое возмещение не выплачивается);

— управления автомобилем в состоянии алкогольного (наркотического, токсического) опьянения;

— управления автомобилем лицом, не имеющим путевого листа и/или доверенности на право управления автомобилем;

— использования автомобиля, не прошедшего технический осмотр;

— перевозки взрывоопасных и легковоспламеняющихся предметов и материалов;

— использования автомобиля для неслужебных целей;

— непредставления поврежденного автомобиля эксперту страховой организации для оценки стоимости ущерба до сдачи автомобиля в ремонт;

— нарушения работником при наступлении страхового случая порядка действий, установленных нормативными документами общего назначения, настоящим Положением и иными внутренними документами, действующими в Обществе.

2. Работник, управлявший автомобилем Общества и виновный в причинении ущерба Обществу, обязан из личных средств выплатить разницу между реальной величиной ущерба и суммой страхового возмещения.

Положение РАЗРАБОТАЛ:

Ведущий юрист

Лёня» ____________ ____________

Факторы выбора вида транспорта и формирование затрат на транспортировку

Библиографическое описание:

Москвитина В. П. Факторы выбора вида транспорта и формирование затрат на транспортировку // Экономическая наука и практика: материалы Междунар. науч. конф. (г. Чита, февраль 2012 г.). — Чита: Издательство Молодой ученый, 2012. — С. 193-195. — URL https://moluch.ru/conf/econ/archive/14/1682/ (дата обращения: 21.12.2019).

Выбор транспорта одно из важнейших и основных решений в логистическом менеджменте.

Очень часто транспортировка груза является главной статьей расходов и составляет от 40 % до 50% логистических расходов и от 4% до 10 % от конечной стоимости продукта.

В транспортной логистике присутствует ряд стратегических решений, от которых зависит стабильная работа всей логистической цепочки. Обозначим основную часть таких решений: выбор вида транспорта, выбор перевозчика, выбор модели транспортной логистики, планирование транспортировки, консолидация грузов. Невозможно охватить все эти решения в рамках одной работы, поэтому остановимся лишь на двух из них в рамках данной работы: рассмотрим факторы, оказывающие влияние на принятие решения о выборе вида транспорта для трансфера груза и три основные модели транспортировки на длинные дистанции на примере автотранспорта.

Выбор вида транспорта для перевозки груза зависит от множества факторов:

1. Количество транспортируемого груза.

Выбор вида транспорта первостепенно зависит от количества необходимого к транспортировке груза. Здесь необходимо учитывать объем груза и его вес. Обычно для транспортировки крупногабаритного груза или больших партий товара используют фургоны различного вида. Например, стандартная Евро-фура с размерами 13,6 м х 2,4м х 2,45 м вмещает груза до 21,5 тонн и 82 м3 (фактически объем вмещаемого груза значительно ниже около 60 м3 и ниже, если только это не мешки с пухом). Вместимость груза варьируется в зависимости от марки автомобиля и прицепа, количества осей и характера самого груза, либо упаковки. Если необходимо транспортировать незначительное количество груза (до 300 кг), имеет смысл использовать для отправки таких посылок курьеров-экспедиторов. Примером таких компаний могут послужить DHL, DPD, Major cargo express, TNT и т.д. Фактически каждый подобный перевозчик предлагает различные по времени и виду транспорта опции перевозки грузов.

1. Природа и физические характеристики транспорта.

Стоит обратить внимание, что невозможно транспортировать хрупкие грузы; грузы, упакованные в картонные коробки; жидкие, фасованные грузы; опасные грузы одним и тем же транспортом. В особенности, это касается отправок опасных грузов, которые подчиняются своду законодательно закрепленных правил. Данные виды грузов требуют наличия у перевозчика сертификатов и лицензий на транспортировку опасных грузов, сертифицированный транспорт, аттестованных водителей, т.е. большего количества сопроводительных документов.

Примером можно привести транспортировку радиоактивных материалов, использующихся нефтяными компаниями для проведения некоторых работ. В настоящее время в России существует только две крупные сертифицированные компании, соответствующие всем требованиям для транспортировки таких материалов наземным (авто) транспортом и фактически имеющих монополию в своем сегменте услуг. Это накладывает определенный ряд проблем для клиентов, поскольку отношения с поставщиком строятся по принципу «поставщик выбирает себе клиентов и определяет условия работы» и зачастую клиент попадает в безвыходное положение и вынужден играть по правилам поставщика, не имея иного выхода.

1. Ценность товаров.

Для товаров высокой стоимости могут быть использованы затратные виды транспортировки, в то время как для товаров с низкой стоимостью необходимо выбирать экономичные варианты транспортировки.

1. Вес/объем товаров.

Необходимо учитывать, что различные виды транспорта имеют различные лимиты по весу и объему транспортируемых грузов. Например, Евро-фура или 40-футовый контейнер имеют лимит для транспортировки около 20 тонн груза и 80 м3

Необходимо также принимать во внимание размеры транспортируемого груза. Например, Евро-фура может транспортировать груз не более 13,6 метров длиной, 2,40 метров шириной, 2,45 метров высотой. Все что не вписывается в данные характеристики, хотя бы по одному параметру, относится к категории не габаритных грузов и требует специальных разрешений, и соответственно, дополнительных затрат, как для оформления разрешений на транспортировку, так и со стороны перевозчика за повышенную сложность работы и дополнительные риски.

1. Требование клиента о сроках поставки.

Если клиенту необходим короткий срок поставки, необходимо выбирать быстрый вид транспорта (авто транспорт напрямую к клиенту, авиа отправка), затраты на который выше. Если нет ограничения по сроку поставки, логично выбрать более экономичный вид поставки.

1. Географическое размещение клиентов (дистанция, концентрация).

Если клиенты значительно удалены от поставщика, затраты на прямую доставку могут быть слишком затратны. Это часто ведет к необходимости использовать консолидационные транспортировки, либо мульти-модальные транспортировки. Для точек доставки, расположенных на близком к пункту отгрузки расстоянии, можно использовать для доставки собственный автотранспорт.

1. Время транспортировки.

Время, необходимое на доставку груза, имеет значение в случае транспортировки скоропортящихся продуктов или модной одежды. Например, морская транспортировка из Азии в Европу требует около 2 месяцев, поэтому необходимо рассчитывать дизайн и производство, учитывая данное время, в противном случае, клиент получит одежду на прилавках европейских магазинов только к концу сезона.

Это же правило касается ряда продуктов питания, имеющих ограниченный срок годности. Если срок годности продукта 3 дня, то время доставки не должно превышать нескольких часов.

1. Частота рейсов и расписание транспортных средств.

Для некоторых направлений существует плотное расписание, в то время как для других направлений некоторые виды транспорта достаточно редки, либо не доступны. Данный фактор необходимо учитывать для планирования транспортировок.

Примером, может послужить город Усинск. Автотранспортировка грузов в данный город не возможна, поэтому специалисты отделов логистики не имеют другого выхода кроме как отправлять груза железнодорожным транспортном, либо авиатранспортом.

1. Надежность (временные риски).

Некоторые виды транспорта обладают очень низким уровнем доверия по отношению к точности соблюдения сроков доставки. Необходимо учитывать риски при планировании транспортировки, связанные с перегрузкой, растаможкой, дополнительными проверками груза. В России крайне важно учитывать, что железнодорожный транспорт является крайне ненадежным по отношению к соблюдению сроков трансфера груза, поскольку возможны непредвиденные задержки на сортировочных станциях, в пути, задержки в связи с непринятием контейнера на станции получения из-за загруженности станции и т.д.

1. Общие затраты.

Затраты на транспортировку не ограничены только затратами доставки груза от точки А в точку В. Они также включают затраты на все логистические операции: упаковка, затарка, растарка, складирование, получение разрешений и т.д. Общие затраты на конкретную схему транспортировки с учетом требований, применяемых к конкретному продукту, и требований клиента — финальный критерий для выбора стратегии транспортировки.

Далее более подробно рассмотрим принципы формирования затрат на транспортировку.

Затраты на транспортировку тяжело оценить, поскольку это рынок и тарифы на транспортировку грузов колеблются в зависимости от спроса и предложения.

Однако есть несколько ключевых принципов формирования этих затрат. Часть основных затрат — это фиксированная часть. Транспортные средства (автофургон, корабль, самолет) имеют приблизительно одинаковые затраты вне зависимости от того, находятся они в рейсе пустые или загруженные. Поэтому транспортировщики ищут возможности увеличить доход за счет полной загрузки их транспортного средства. На графиках 1,2,3 изображена зависимость между затратами и различными факторами (дистанция, транспортируемый вес и транспортируемый объем груза).

Затраты Затраты Затраты

Дистанция Вес Объем

• Затраты на транспорт

Можно выделить 4 категории затрат на транспорт: фиксированные затраты, варьирующиеся затраты, затраты на персонал (экипаж), накладные расходы.

Фиксированные затраты: Затраты на содержание транспортного предприятия вне зависимости от объема работ. Затраты фиксированы на длительный период времени (на год например). Подразумевают расходы на амортизацию, расходы на финансирование, налоги, страхование и т.д.

Варьирующиеся затраты: представляют собой расходы на топливо, расходы на содержание, ремонт транспортного средства.

Затраты на персонал (экипаж): объединяют затраты на заработную плату, оплата сверхурочных, премий, социальных выплат, командировочные расходы.

Накладные расходы: совокупность административных расходов — дополнительные затраты, связанные с управлением предприятия и хозяйственно-организационными нуждами производства.

• затраты на упаковку

Затраты на упаковку зависят от характера и хрупкости товаров и вида транспорта. Затраты могут быть значительны. Некоторые товары требуют специальной защиты для того чтобы избежать риски повреждения во время погрузки и транспортировки.

При авиатранспортировке предпочитают легкую по весу упаковку. Для морской транспортировки используют устойчивую упаковку и товары обязательно должны быть помещены в контейнеры.

• затраты на погрузочно-разгрузочные работы

Затраты а ПРР предприятие несет при каждой перегрузке, т.е. каждый раз когда происходит смена вида транспорта или когда происходит помещение на склад даже временно. Это связано с необходимостью вовлечения в процесс материальных средств и человеческих ресурсов. Каждый раз, когда происходит морская или авиа отправка груза, как правило, необходима доставка груза автотранспортом до терминала отправления (порт или аэропорт). Затем происходит перегрузка паллет или контейнеров в основное транспортное средство. По прибытии груза в терминал происходит разгрузка основного вида транспорта и погрузка в автотранспорт, осуществляющий доставку до грузополучателя.

• затраты на страховку

Все операции по транспортировке груза предполагают риски: авария, повреждение груза, кража и т.д. В связи с этим, необходимо страхование груза. Размер страховки зависит от ценности груза и вида используемого транспорта.

Оптимизация затрат на транспортировку

• Арбитраж частоты отправок:

Как мы уже отметили, затраты на транспортное средство практически независимы от количества транспортируемого груза. Чтобы снизить затраты на единицу транспортируемого груза, целесообразно максимально заполнять транспортное средство консолидируя большие партии груза. Это может приводить к рейсам через значительные периоды ожидания, скопления достаточного количества груза и к необходимости складировать значительный объем груза в пункте отправления и прибытия. Если мы хотим быстрее реагировать на спрос и не ожидать консолидации товаров, нужно быть готовым к увеличению затрат на транспортировку.

• Оптимизация затрат на транспортировку путем оптимального использования транспортного средства:

• Необходимо брать в расчет логистические факторы, такие как, концепция продукта и упаковка. Еще на стадии маркетинга и разработки дизайна продукта, необходимо учитывать вопросы упаковки, производя расчеты размеров упаковки, чтобы вся поверхность паллеты была использована. Если хотя бы одну из сторон упаковки сделать на несколько сантиметров больше и будет утеряно место на паллете, то в транспортное средство будет загружено меньше продукта.

• Необходимо понимать, что упаковка должна быть достаточно крепкой, чтобы позволить штабилировать продукт на паллете и паллеты одну на другую.

• Улучшать долю заполнения машины или контейнера. Улучшение достигается за счет группирования товаров транспортируемых в одном направлении.

Литература:

1. Baglin G ., Bruel O ., Garreau A .Management Industriel et Logistique. — Paris : Economica, 2007 .- c.423-452

Расходы на содержание служебного транспорта – учет для целей налогообложения прибыли

04.12.2013

Организация не оказывает транспортные услуги, но у нее есть несколько автомобилей. Каким образом можно подтвердить расходы на приобретение топлива для автомобилей?

Затраты на приобретение топлива можно учесть при расчете прибыли, если они будут отвечать условиям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ, являются экономически обоснованными, документально подтвержденными и направленными на получение дохода.

В целях налогообложения в качестве первичных документов, подтверждающих обоснованность произведенных расходов, которые связаны с приобретением топлива для служебного автотранспорта, служат первичные документы, используемые в бухгалтерском учете для учета указанных затрат (в частности, путевые листы, талоны на ГСМ, кассовые чеки и т.п.).

Надлежащим документом, которым можно подтвердить использование автомобиля в предпринимательской деятельности, а следовательно, и топлива, является путевой лист с указанием маршрута следования (Письмо Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129).

Аналогичной позиции придерживаются суды: наличие в путевом листе информации о конкретном маршруте следования позволяет судить о факте использования автомобиля в служебных целях. Поэтому путевой лист оформляется в том числе с целью подтверждения обоснованности расхода горюче-смазочных материалов (Постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 21.10.2009 по делу N А33-13602/08, ФАС Центрального округа от 05.03.2007 по делу N А14-15515/2005/631/34, ФАС Северо-Западного округа от 22.06.2009 по делу N А44-2221/2008, ФАС Западно-Сибирского округа от 29.07.2009 N Ф04-4540/2009(11903-А27-26), от 22.04.2009 N Ф04-2285/2009(4825-А27-26)).

Отметим, что суды не всегда поддерживают проверяющих в их стремлении увидеть маршрут следования в путевых листах. Арбитры указали на то, что в производственной направленности поездок можно удостовериться и с помощью записей в путевых листах «По городу» (Постановления ФАС Московского округа от 08.12.2009 N КА-А40/13500-09, от 25.05.2009 N КА-А40/4142-09, ФАС Северо-Западного округа от 23.11.2009 по делу N А56-4991/2009, от 06.07.2009 по делу N А56-50333/2008, от 11.02.2009 по делу N А56-10236/2007, ФАС Уральского округа от 29.07.2009 N Ф09-5245/09-С2).

Безусловно, предприниматели осуществляют деятельность на свой страх и риск. Однако игнорирование мнения финансовых органов, когда они утверждают, что одним из документов, подтверждающих расходы на приобретение ГСМ, является путевой лист, который содержит Обязательные реквизиты, утвержденные Приказом Минтранса России N 152, — это верный путь к судебным разбирательствам (Письмо Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161).

Один из основных вопросов, которые необходимо решить при учете расходов на приобретенное топливо в целях налогообложения прибыли, — это количество потребленных ГСМ.

Чиновники настаивают на том, что расходы на ГСМ могут быть обоснованными только тогда, когда топливо потребляется в соответствии с нормативами (Письма Минфина России от 04.09.2007 N 03-03-06/1/640, от 14.01.2009 N 03-03-06/1/6, от 14.01.2009 N 03-03-06/1/15) на основании Норм расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденных Минтрансом России Распоряжением от 14.03.2008 N АМ-23-р. В отношении автомобилей, для которых нормы расхода топлива и смазочных материалов не утверждены, следует руководствоваться соответствующей технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля.

Следует отметить, что суды не поддерживают чиновников в их стремлении нормировать потребление ГСМ, так как налоговым законодательством такие требования не предусмотрены (Постановление ФАС Центрального округа от 04.04.2008 по делу N А09-3658/07-29).

Таким образом, требование чиновников нормировать потребление ГСМ должно совпадать с аналогичной позицией самих предпринимателей, поскольку потребление топлива в установленных пределах должно предотвратить как прямое хищение топлива, так и его нецелевое использование работниками.

Можно ли учесть в целях налогообложения прибыли затраты на оплату услуг автостоянок? Какими документами подтверждаются понесенные расходы?

Согласно пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, относятся расходы на содержание служебного транспорта, в том числе расходы по оплате автостоянок, поэтому их можно учесть при расчете прибыли.

При этом понесенные расходы обязаны удовлетворять условиям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ, а именно расходы должны быть экономически оправданны, документально подтверждены и связаны с деятельностью, направленной на получение дохода (Письмо Минфина России от 27.04.2006 N 03-03-04/1/404).

Если автомобиль используется в деятельности организации и у нее нет места для его стоянки, то расход экономически обоснован и его можно учесть (Письмо Минфина России от 11.01.2006 N 03-03-04/2/1).

Расходы на парковку признать возможно в налоговом учете и при наличии у организации собственного гаража или места для парковки, что подтверждается обширной арбитражной практикой. Так, в Постановлении ФАС Московского округа от 24.09.2009 N КА-А40/8211-09-2 арбитры указали, что наличие у организации гаража не опровергает обоснованности затрат на стоянки и не делает эти расходы необоснованными, поскольку направленность расходов (получение прибыли) не зависит от наличия или отсутствия у налогоплательщика собственного гаража. К тому же в полномочия налогового органа не входит контроль за целесообразностью и эффективностью экономической деятельности хозяйствующего субъекта.

Правовые подходы, имеющие отношение к оценке расходов, отвечающих признакам экономически оправданных затрат, изложены в Определениях КС РФ от 04.06.2007 N N 320-О-П и 366-О-П и Постановлении Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 N 53. Из указанных документов следует, что обоснованность расходов, учитываемых при расчете базы по налогу на прибыль, должна оцениваться с учетом обстоятельств, свидетельствующих о намерениях налогоплательщика получить экономический эффект в результате реальной предпринимательской деятельности, а не с точки зрения их целесообразности, рациональности, эффективности или полученного результата, так как налоговое законодательство не регулирует порядок и условия ведения финансово-хозяйственной деятельности. Организация осуществляет предпринимательскую деятельность самостоятельно на свой риск и вправе единолично определять ее эффективность и целесообразность.

Согласно п. 1 ст. 11 НК РФ понятие «первичные учетные документы» следует определять в соответствии с законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете.

В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые являются первичными учетными документами. Кроме того, первичным может считаться только тот документ, который составлен по унифицированной форме. Если же ее не существует, то документ должен содержать обязательные реквизиты, перечисленные в упомянутой статье Закона N 129-ФЗ.

Необходимыми оправдательными документами являются (Письма Минфина России от 27.04.2006 N 03-03-04/1/404, УФНС России по г. Москве от 12.04.2006 N 20-12/29007):

• акт (отчет) об оказании услуг
• кассовый чек
• товарный чек

Как правило, акт (отчет) об оказании услуг по парковке составляется при долгосрочной аренде машино-места. Кроме того, с автопарковкой составляется договор, в котором указываются существенные условия: количество автомобилей и их характеристики, время заезда — выезда и т.п.

Кассовый и товарный чеки выдаются при оплате наличными через подотчетных лиц.

Если сторона, предоставляющая стоянку, применяет специальный налоговый режим в виде ЕНВД, то вместо кассового чека документальным подтверждением понесенных расходов будут товарный чек, квитанция и пр. (п. 2.1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт»). Следует отметить, что чиновники одобряют такой порядок подтверждения расходов на оплату услуг автостоянки (Письмо Минфина России от 19.01.2010 N 03-03-06/4/2).

Кроме того, рекомендуется вносить в соответствующие первичные документы информацию об автомобиле, который находится на стоянке: регистрационный номер и марку.

Можно ли учесть для целей налогообложения расходы на пользование платными автодорогами?

С 2010 г. существует возможность воспользоваться платными автодорогами, что регулируется Правилами оказания услуг по организации проезда транспортных средств по платным автомобильным дорогам общего пользования федерального значения, платным участкам таких автомобильных дорог, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2010 N 18 (далее — Правила).

Согласно п. 3 Правил пользование платной автомобильной дорогой осуществляется на основании договора между пользователем и владельцем дороги, согласно которому владелец обязан предоставить пользователю право проезда и организовать дорожное движение.

В соответствии с п. 4 Правил заключение договора предусматривает один из способов:

• въезд пользователя на платную автомобильную дорогу
• оплата пользователем проезда в пункте взимания платы
• оплата пользователем проездного талона
• приобретение в собственность или в аренду технического средства автоматической электронной оплаты

Преимущество платных автодорог состоит в том, что на них своевременно устраняются неисправности, препятствующие нормальному использованию платной автомобильной дороги. Кроме того, обеспечивается перемещение транспортного средства, прекратившего движение по платной автомобильной дороге вследствие его технической неисправности на охраняемую стоянку ближайшего пункта взимания платы (пп. «б» п. 19 Правил). Следует отметить, что перемещение неисправного транспортного средства производится вне зависимости от причин: поломки или ДТП.

Преимущества платных дорог позволяют более оперативно и, что не менее важно, безопасно добираться до пункта назначения. Кроме того, пользование качественными дорогами значительно снижает стоимость ремонтов автомобиля. Поэтому расходы на пользование платными автодорогами вполне можно признать расходами, направленными на получение доходов (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Что касается вопроса о документальном оформлении указанных расходов, то согласно п. 13 Правил в качестве документов, подтверждающих заключение договора с оператором (владельцем дороги) и оплату проезда, могут использоваться:

проездные талоны (наклейки размером не более 105×75 мм) сроком действия 1 месяц, 3 месяца, 6 месяцев и 1 год, дающие право на проезд через пункт взимания платы платной автомобильной дороги оператора;

проездные талоны (наклейки размером не более 105×75 мм, многоразовые талоны с магнитной полосой, электронные контактные и бесконтактные смарт-карты), дающие право на ограниченное число проездов через пункт взимания платы автомобильной дороги оператора.

Таким образом, проезд по платной автомобильной дороге можно считать экономически обоснованным и связанным с осуществлением деятельности, направленной на получение дохода. В случае надлежащего документального оформления плата за проезд может быть учтена в целях налогообложения прибыли на основании пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Специалисты компании «Финансовый Контроль и Аудит» оказывают аудиторские консультации по всем вопросам бухгалтерского и налогового учета, в том числе по оптимизации налогообложения, и по вопросам регистрации фирм.

Будем рады сотрудничеству с Вами по любым направлениям наших услуг!

Как учитывать расходы при использовании служебного автомобиля

Письмо Минфина России от 21.10.2019 N 03-04-05/80658 «Об НДФЛ при использовании работниками автомобиля организации для служебных поездок; об учете в целях налога на прибыль расходов на содержание служебного транспорта». 1. Налог на доходы физических лиц
Согласно статье 41 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) доходом является экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая для физических лиц в соответствии с главой 23 «Налог на доходы физических лиц» Кодекса.
В соответствии с пунктом 1 статьи 210 Кодекса при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло.
Согласно подпункту 1 пункта 2 статьи 211 Кодекса к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, в частности, относится оплата (полностью или частично) за него организациями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в интересах налогоплательщика.
При использовании сотрудниками организации автомобиля, принадлежащего организации, для служебных поездок дохода, предусмотренного указанной нормой статьи 211 Кодекса, у сотрудников не возникает, поскольку транспортные услуги в таких случаях оказываются в интересах организации, а не налогоплательщиков — физических лиц.
При этом в организации должны иметься документы, подтверждающие использование сотрудниками автомобиля, принадлежащего организации, в служебных целях, поскольку использование сотрудниками организации служебного автомобиля без документов, подтверждающих цели совершенных поездок, может привести к возникновению у таких лиц экономической выгоды в той мере, в которой эту выгоду можно оценить.
Полученный в таком случае доход подлежит обложению налогом на доходы физических лиц в порядке, предусмотренном статьей 211 Кодекса.
2. Налог на прибыль организаций
На основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 Кодекса к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта).
Вместе с тем следует отметить, что для целей налогообложения прибыли организаций учитываются только те расходы, которые отвечают условиям статьи 252 Кодекса, то есть обоснованные и документально подтвержденные затраты, произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.