Расходы на связь

Сотовая связь для сотрудников: ничего личного

Из статьи Вы узнаете:

1. Чем подтвердить обоснованность расходов на сотовую связь.

2. Как оформить использование сотрудниками личных телефонов и сим-карт в служебных целях.

3. В каком порядке отражаются расходы на сотовую связь в бухгалтерском и налоговом учете.

Расходы на услуги связи – один из тех видов расходов, которые есть практически у любой организации и ИП. Причем все большую долю в этих расходах занимают услуги сотовой связи. И это неудивительно, ведь сотовая, или мобильная, связь позволяет намного оперативнее решать рабочие вопросы, а для некоторых работников использование стационарного телефона просто невозможно. Так, например, без мобильных телефонов при осуществлении трудовой деятельности не обойтись сотрудникам с разъездным характером работы, а также работа которых связана с частыми командировками. Поэтому перед работодателями встает необходимость обеспечить своих сотрудников сотовой связью, и сделать это так, чтобы учесть интересы работников и свои собственные и при этом избежать претензии налоговых органов. О том, как это сделать – читайте в статье.

Обеспечение сотрудников сотовой связью возможно в двух вариантах:

• Корпоративная сотовая связь: договор с сотовым оператором заключает работодатель, а сотрудникам выдаются в пользование сим-карты, принадлежащие работодателю.

• Компенсация расходов сотрудников на сотовую связь: каждый работник заключает договор с сотовым оператором от своего имени и использует личную сим-карту для служебных звонков.

Выбранный способ (или их сочетание), а также все существенные условия использования работниками сотовой связи в служебных целях, необходимо закрепить в локальном нормативном акте. Таким документом может быть, например, Положение об обеспечении сотрудников сотовой связью.

Скачать Образец Положения об обеспечении сотрудников сотовой связью

В налоговом учете расходы на услуги сотовой связи, в том числе и на выплату работникам компенсации расходов на сотовую связь, принимаются как для расчета налога на прибыль (пп. 25 п. 1 ст. 264), так и при УСН (пп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). По общему правилу расходы на сотовую связь должны быть экономически обоснованы и подтверждены документально. При этом порядок документального подтверждения таких расходов напрямую зависит способа обеспечения сотрудников сотовой связью.

Корпоративная сотовая связь

Для подтверждения расходов на корпоративную сотовую связь потребуются следующие документы (Письмо Минфина от 23.06.2011 № 03-03-06/1/378):

• договор с оператором сотовой связи;
• счет за оказанные услуги;
• утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, использующих сотовую связь для выполнения трудовых обязанностей. Указанный перечень должностей может быть закреплен в отдельном приказе или прописан в Положении об обеспечении сотрудников сотовой связью.

В отдельных случаях требуются также:

• счет-фактура – для налогоплательщиков НДС с целью принятия к вычету «входного» НДС (п. 1 ст. 172 НК РФ);
• документ, подтверждающий оплату услуг оператора сотовой связи – для организаций, применяющих УСН (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Помимо перечисленных документов налоговые инспекторы нередко запрашивают дополнительные документы, подтверждающие экономическую обоснованность расходов на услуги сотовой связи:

• должностные инструкции сотрудников, пользующихся сотовой связью, как подтверждение того, что использование сотовой связи необходимо для выполнения ими трудовых обязанностей;
• трудовые договоры (коллективный договор) с сотрудниками, в которых прописаны условия обеспечения сотовой связью или дается ссылка на соответствующий локальный акт (Положении об обеспечении сотрудников сотовой связью);
• детализации счетов за услуги связи, в которых указаны телефонные номера всех абонентов, с которыми велись переговоры, как подтверждение того, что переговоры носили рабочий, а не личный характер.

Что касается детализации счетов за услуги сотовой связи, обязательность такого документа неоднозначна. Минфин в некоторых письмах указывает, что детализация обязательна (Письма Минфина России от 19.01.2009 № 03-03-07/2, от 05.06.2008 № 03-03-06/1/350, от 27.07.2006 № 03-03-04/3/15). Однако суды в большинстве случаев не рассматривают отсутствие детализации как основание для непринятия расходов на сотовую связь к налоговому учету (Постановления ФАС МО от 22.06.2010 № КА-А40/6056-10, от 29.01.2010 № КА-А40/14759-09-2, ФАС ПО от 23.05.2008 по делу № А55-10554/07). В основном суды ссылаются на то, что НК РФ не содержит требования об обязательном подтверждении расходов на связь детализированным счетом. Кроме того, детализация содержит только телефонные номера, однако, не раскрывает характер и содержание разговора (служебный или личный).

! Обратите внимание: Если Вы решили «подстраховаться» и подтверждать обоснованность расходов на услуги сотовой связи детализацией счетов, необходимо иметь в виду, что если детализация есть, она непременно станет предметом проверки налоговиков. Поэтому детализацию нужно не просто приложить к счету, а фактически проверить и отсечь все личные разговоры (то есть плату за них включать в налоговые расходы нельзя). Тот факт, что детализация проверена, целесообразно отразить, например, проставлением отметки на самом документе с указанием даты и подписи ответственного лица.

Учет телефонов и сим-карт

При «корпоративном» варианте обеспечения сотрудников сотовой связью сим-карты с «привязанными» к ним номерами телефонов принадлежат работодателю и выдаются работникам в пользование. Однако, сим-карты сами по себе, как известно, не работают: нужны телефоны (или другие устройства). И здесь, как правило, применяется один из двух вариантов:

• телефоны закупает работодатель и выдает работникам в пользование;
• работники используют личные телефоны. В этом случае работникам может выплачиваться компенсация за использование личного имущества в служебных целях, либо арендная плата.

Нередко встречается и третий вариант: у организации нет собственных сотовых телефонов, а использование личных телефонов сотрудников никак не оформлено. При этом расходы на сотовую связь регулярно учитываются на основании счетов, выставленных оператором. В этом случае правомерность принятия расходов на сотовую связь, скорее всего, налоговые инспекторы поставят под сомнение. Однако у налогоплательщиков есть шансы доказать свою позицию. Во-первых, НК РФ не содержит требования об обязательном наличии телефонов для признания расходов на связь (25 п. 1 ст. 264 НК РФ). Во-вторых, суды не раз вставали на сторону налогоплательщиков, подтверждая правомерность принятия к налоговому учету расходов на сотовую связь даже при отсутствии телефонов (Постановление ФАС СЗО от 24.04.2007 по делу № А56-33529/2006; Постановление ФАС МО от 21.07.2005 № КА-А41/6715-05). И все-таки, чтобы не давать налоговикам лишний повод для претензий, имеет смысл позаботиться о документальном оформлении использования сотрудниками сотовых телефонов.

Что касается сим-карт, то стоимость их приобретения может отражаться:

• в составе материальных расходов (пп. 3 п. 1, п. 2 ст. 254, пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Если плата при подключении больше, чем сумма, зачисленная на счет в качестве авансового платежа, то разница будет составлять стоимость сим-карты;
• если вся сумма, уплаченная при подключении, зачисляется на счет, то стоимость сим-карты равна нулю, а уплаченная сумма учитывается как аванс за услуги связи.

Так как сим-карты являются собственностью работодателя и передаются сотрудникам во временное пользования, целесообразно вести забалансовый учет сим-карт с аналитикой по телефонным номерам и сотрудникам.

! Обратите внимание: Передача сим-карты (и телефона) работнику должна быть документально оформлена. С этой целью можно использовать установленный в организации порядок документального оформления движения МПЗ, либо разработать и утвердить специальные формы первичных документов, например, журнал выдачи сотрудникам телефонов и сим-карт. Документальное оформление передачи сим-карт сотрудникам служит доказательством того, что конкретный сотрудник использует конкретный телефонный номер, и в случае установления лимитов расходов на сотовую связь, это будет являться основанием для взыскания с сотрудника суммы превышения лимита.

Скачать Образец Журнала учета выданных телефонов и сим-карт

Установление лимитов расходов на сотовую связь

В случае предоставления сотрудникам корпоративной сотовой связи у организации нет возможности выборочно оплачивать оператору стоимость услуг: оплатить придется всю сумму, указанную в счете, на которую «наговорили» сотрудники. Поэтому, чтобы не переплачивать за личные разговоры работников, чаще всего им устанавливаются лимиты расходов на сотовую связь или используется безлимитный тариф.

• Безлимитный тариф

У безлиминтого тарифа есть весомое преимущество: не нужно контролировать сумму расходов сотрудников, поскольку плата за услуги связи фиксированная и не зависит от количества и продолжительности звонков (абонентская плата). Кроме того, как разъяснил Минфин, оплата услуг сотовой связи по безлиминтому тарифу не препятствует их учету для целей налогообложения (Письмо Минфина РФ от 23.06.2011 № 03-03-06/1/378).

Однако в некоторых случаях организациям выгоднее использовать тариф с повременной оплатой, а это, в свою очередь предполагает установление лимитов расходов на сотовую связь для сотрудников. Если такие лимиты не установить, вся выгода от использования повременного тарифа может быть перечеркнута большим количеством «лишних» звонков и, как следствие, «лишних» расходов.

• Установление лимитов

Факт установления лимитов расходов на сотовую связь для сотрудников, а также суммы этих лимитов необходимо закрепить в отдельном приказе руководителя или в Положении об обеспечении работников сотовой связью и ознакомить с ними работников, использующих корпоративную сотовую связь.

Несмотря на то, что установление лимитов – прежде всего внутренняя мера, направленная на дисциплинирование работников, следует иметь в виду, что для проверяющих наличие лимитов означает только одно: расходы на сотовую связь, превышающие эти лимиты, являются для организации экономически необоснованными, и, соответственно, не принимаются для целей налогового учета.

Разумеется, лимиты расходов на связь, установленные работникам, должны быть максимально близки к фактическим затратам. Но даже это не гарантирует, что лимиты не будут превышены. В случае превышения работником установленного ему лимита расходов на сотовую связь возможны следующие варианты действий:

1. Превышение лимита вызвано служебной необходимостью (например, использование сотовой связи в загранкомандировке и т.д.).

В этом случае имеет смысл произвести единоразовое повышение лимита расходов на сотовую связь для конкретного работника. Повышение лимита необходимо задокументировать, оформив соответствующим приказом руководителя (основанием может служить заявление или служебная записка работника с указанием причин перерасхода, а также детализация счета за услуги связи, подтверждающая рабочий характер звонков).

Скачать Образец Приказа о единоразовом повышении лимита расходов на сотовую связь

1. Превышение лимита не связано с выполнением трудовых обязанностей (свершение личных звонков с рабочего номера и т.д.).

Тот факт, что сверхлимитные расходы на сотовую связь действительно носят личный характер, а не служебный, может подтверждаться детализацией счета. При этом сумма превышения лимита:

• может быть внесена работником в добровольном порядке или взыскана с работника в порядке возмещения материального ущерба, нанесенного работодателю (гл. 39 ТК РФ). При таком варианте сумма превышения лимита:
  • не является доходом работника, облагаемым НДФЛ;
  • не облагается страховыми взносами;
  • учитывается в составе прочих расходов для целей налогообложения только после возмещения работником. При этом сумма возмещения, внесенная работником (или взысканная с него), будет учитываться для целей налогообложения в доходах (Письмо Минфина РФ от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178).

! Обратите внимание: работодатель не вправе по своей инициативе производить удержание суммы превышения лимита расходов на сотовую связь из заработной платы работника.

• может быть «прощена» работнику. Сумма превышения лимита, которая не возмещается работником и не взыскивается с него, то есть оплачивается за счет средств работодателя:
  • признается доходом работника в натуральной форме и подлежит обложению НДФЛ (п. 1 ст. 2010, пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ);
  • облагается страховыми взносами (п. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ);
  • не учитывается в расходах для целей налогообложения (Письмо Минфина РФ от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178).

Компенсация расходов на сотовую связь

Как говорилось в начале статьи, обеспечение работников сотовой связью может быть организовано в виде выплаты компенсации расходов на сотовую связь. Как правило, при таком варианте компенсация включает в себя и плату за использование личных сотовых телефонов сотрудников в служебных целях, и возмещение расходов за услуги связи.

Порядок оформления и налогообложения компенсации за использование личных сотовых телефонов в целом аналогичен порядку, применяемому к любому другому личному имуществу сотрудников, например, автомобилям. Подробнее об этом Вы можете прочитать в статьях: «Как оформить компенсацию за использование личного транспорта работнику» и «Компенсация за использование личного автомобиля: страховые взносы, налогообложение, учет».

• утвержденный руководителем перечень должностей работников, использующих сотовую связь для выполнения трудовых обязанностей;
• должностная инструкция работника;
• трудовой договор или другое письменное соглашение между работодателем и работником, в котором установлен размер и порядок выплаты компенсации;
• копия договора работника с оператором сотовой связи;
• копия счета за услуги связи, а также детализация счета, как подтверждение «рабочего» характера звонков.

Компенсация расходов на сотовую связь обычно устанавливается:

• в твердой сумме – в части компенсации за использование личного сотового телефона;
• в сумме фактических расходов или в пределах установленного лимита – в части возмещения расходов на услуги сотовой связи.

Подтвержденная документально сумма компенсации расходов сотрудников на сотовую связь:

Больше всего трудностей у организаций возникает с доказательством производственного характера расходов на «мобильную» связь. Не удастся его доказать – налоговики не только исключат данные затраты из состава расходов на оплату услуг связи, но и потребуют начислить на суммы оплаты НДФЛ лицу, непосредственно общающемуся по телефону. Как показывает практика, в отдельных случаях требованиям налоговиков, касающимся данных расходов, надо безоговорочно следовать, в других – есть смысл поспорить. Об этом – наш разговор сегодня. Ю Помякшева Чем руководствуемся?

Затраты на оплату услуг мобильной радиотелефонной (сотовой) связи могут быть отнесены в состав расходов по оплате услуг связи, которые учитываются для целей налогообложения прибыли в соответствии с подпунктом 25 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. При этом расходы на оплату услуг сотовой связи обязательно должны соответствовать критериям, установленным пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ. Это означает, что расходы должны быть обусловлены деятельностью, направленной на получение дохода, иметь экономическое обоснование и документальное подтверждение.

📌 Реклама Отключить

Но проблема заключается в том, что конкретного перечня документов, подтверждающих производственный характер расходов, связанных с оплатой телефонных переговоров, в действующем налоговом законодательстве нет. Поэтому такой перечень определил Минфин РФ в письме от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15.

Итак, какими же документами должна, по мнению чиновников, располагать организация, чтобы правомерно учесть расходы на оплату телефонных переговоров по сотовому телефону?

Приказ руководителя организации

В приказе должен содержаться перечень должностей работников, которым в силу выполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи.

Должностная инструкция работника

По мнению налоговиков, в должностной инструкции работника, пользующегося мобильной связью, должно быть обоснована необходимость ведения им переговоров по сотовому телефону в служебных целях. Так, необходимость использования сотовой связи может быть обусловлена разъездным характером работы сотрудника (водители, экспедиторы, курьеры) либо какими-то иными причинами.

📌 Реклама Отключить

Однако, если в силу своих должностных обязанностей работник целый день находится в офисе, где имеется стационарная телефонная связь (например, секретарь), то доказать экономическую обоснованность затрат на сотовую связь такого работника будет трудно.

Комментирует чиновник

Вячеслав Анатольевич Антропов, начальник отдела налогообложения прибыли УФНС России по Самарской области.

— Я бы не стал так однозначно утверждать, что обосновать необходимость сотовой связи для секретаря организации будет трудно. Секретарю чаще других работников приходится передавать разного рода информацию, используя для этого все возможные способы – и электронную почту, и факс, и телефонную связь (как проводную, так и сотовую). Кроме того, ни для кого не секрет, что тарифы на сотовую связь (особенно корпоративные) зачастую намного дешевле, чем тарифы стационарной сети.

А вот если организация включает в список лиц, пользующихся сотовым телефоном в служебных целях бухгалтера, занимающегося исключительно начислением заработной платы, то у проверяющих есть все основания усомниться в целесообразности отнесения на расходы затрат на оплату этих звонков.

Договор с оператором на оказание услуг связи 📌 Реклама Отключить

В данном случае возможны следующие варианты.

Договор заключен с организацией-налогоплательщиком

В этом случае нелишним будет рассмотреть вопрос о наличии (отсутствии) на балансе организации телефонных аппаратов. Так, если организация приобретает телефонные аппараты и затем передает их работникам для служебного пользования, то, как правило, проблем с учетом для целей налогообложения прибыли расходов на сотовую связь не возникает (конечно, при наличии всех необходимых документов).

А вот если на балансе организации мобильные телефонные аппараты (или за балансом в случае их аренды) не числятся, налоговые органы единодушно считают расходы на оплату услуг мобильной связи экономически не обоснованными.

Однако арбитражная практика по этому вопросу в настоящее время складывается в пользу налогоплательщика. Суды указывают, что расходы на оплату услуг связи относятся к расходам, связанным с производством и реализацией в силу положений подпункта 25 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Арбитры также отмечают, что в главе 25 Налогового кодекса РФ не сказано о том, что учет данных расходов зависит от того, есть ли на балансе организации имущество, использование которого обеспечивает доступ к соответствующему виду услуг (постановления ФАС Северо-Западного округа от 24 апреля 2007 г. № А56-33529/2006, ФАС Дальневосточного округа от 18 апреля 2007 г. № Ф03-А59/07-2/380, ФАС Московского округа от 21 июля 2005 г. № КА-А41/6715-05).

📌 Реклама Отключить

Договор на оказание услуг сотовой связи заключен с работником (например, с руководителем)

Работник, используя личный телефон в служебных целях, сам оплачивает счета операторов связи. В этом случае ему выплачивается компенсация или возмещение фактических затрат на оплату служебных разговоров в порядке, установленном организацией.

При этом если отсутствуют документы, подтверждающие производственный характер переговоров, проведенных сотрудниками по их личным мобильным телефонам, то такие переговоры рассматриваются как звонки частного характера. Соответственно, выплаченная сотрудникам компенсация не учитывается в расходах, принимаемых при налогообложении прибыли, и подлежит обложению НДФЛ (письмо УФНС по г. Москве от 20 сентября 2006 г. № 20-12/83834.2).

Детализированные счета оператора связи

📌 Реклама Отключить

Вопрос о том, нужно ли для подтверждения расходов на услуги сотовой связи представлять детализированный счет, остается на сегодняшний день неурегулированным.

По мнению Минфина РФ, такой счет необходим. Налоговые органы, в частности, разъясняют, что в форме такого счета должны содержаться:
• детализация общей суммы платежа за предоставленные услуги сотовой связи в разрезе отдельных субсчетов, открываемых по каждому числящемуся за налогоплательщиком абонентскому номеру, в том числе номера телефонов всех абонентов, даты и время переговоров;
• тарификация услуги (письмо Управления ФНС по г. Москве от 20.09.2006 № 20-12/83834.1).

Такую позицию поддерживают и отдельные окружные арбитражные суды (постановление ФАС Уральского округа от 26 декабря 2005 г. № Ф09-2102/05-С2).

В то же время существует достаточная арбитражная практика (особо отметим, что этого мнения придерживается ФАС Поволжского округа), свидетельствующая о том, что для обоснования расходов на сотовую связь детализированные счета не нужны.

📌 Реклама Отключить

Например, в постановлении ФАС Поволжского округа от 22 ноября 2006 г. по делу № А65-36698/05 содержится вывод о том, что требование налогового органа представить детализированный счет оператора для подтверждения экономической обоснованности расходов не основано на законе.

В постановлении ФАС Поволжского округа от 9 ноября 2006 по делу № А65-29284/2005-СА2-8 указано, что детализированный счет оператора связи не подтверждает экономическую обоснованность расходов, поскольку не раскрывает их содержание, поэтому представление такого счета для подтверждения расходов не нужно. К таким же выводам пришли и другие окружные суды (постановления ФАС Северо-Западного округа от 10 февраля 2006 г. № А42-2490/2005-29, ФАС Северо-Кавказского округа от 1 марта 2006 г. № Ф08-504/2006-240А).

Лимит расходов на пользование сотовой связью работниками организации

📌 Реклама Отключить

Лимит утверждает сама организация. Например, руководитель организации может издать приказ, в котором будут указаны:
• предельный размер расходов на каждого работника в месяц в соответствии с выполняемыми функциями;
• порядок оплаты (возмещения) работником расходов, осуществленных сверх лимита (например, сумма сверх лимита вносится работником в кассу или удерживается из его зарплаты).

По мнению Минфина РФ, полученное организацией возмещение сверхлимитных расходов от работника должно включаться в состав доходов от реализации. Расходы на сотовую связь в пределах лимита учитываются для налогообложения по мере их осуществления (при условии оформления всех необходимых документов), а расходы сверх лимита – только после того, как работник возместит организации указанные затраты (письмо Минфина РФ от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15).

📌 Реклама Отключить

На наш взгляд, с таким порядком отражения доходов и расходов согласиться нельзя.

Во-первых, сумма возмещения сверхлимитных затрат на сотовую связь, получаемая от работников, по сути, является компенсацией. Доходом от реализации она не является, как, впрочем, не является и расходом, связанным с производством и реализацией в контексте главы 25 Налогового кодекса РФ. Поэтому такая компенсация ни в налоговом, ни в бухгалтерском учетах не должна учитываться ни в доходах, ни в расходах. В бухгалтерском учете используется счет 73 «Расчеты с работниками по прочим операциям» или счет 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами».

Во-вторых, спорным является то, что сверхлимитные суммы всегда должны погашаться работниками. Ведь далеко не всегда сотрудники организации «виноваты» в превышении лимита.

Например, перерасход может произойти из-за того, что оператор связи повысил расценки. В этом случае приходится пересматривать максимальный размер расходов на мобильную связь.

📌 Реклама Отключить

Или менеджер, находясь в командировке, созванивался с руководством, чтобы согласовать условия заключаемого договора, и осуществил перерасход лимита. В таком случае затраты, превышающие лимит, тоже можно считать производственной необходимостью и признать их в расходах, не требуя возмещения от работников. Для этого необходимо обосновать и зафиксировать такой факт, например, в бухгалтерской справке, составленной на основании служебной записки лица, ответственного в организации за оформление документов по услугам связи.

Обратите внимание на важный момент: установление организацией лимитов на служебные переговоры не освобождает ее от необходимости контролировать производственную направленность расходов, даже если работник уложился в лимит. В противном случае спор с налоговыми органами неизбежен.

Другие доказательства производственного характера «мобильных» разговоров

📌 Реклама Отключить

К таким доказательствам можно отнести следующие:
• письменное распоряжение руководителя (служебное задание) сделать звонки и отчет сотрудника-исполнителя о его результатах в письменной форме;
• перечень абонентов, с которыми велись переговоры по служебному мобильному телефону, и цель этих переговоров;
• отчет о проводимом в рамках маркетинговой политики маркетинговом исследовании рынка сбыта, в том числе и с помощью телефонных переговоров;
• распорядительные документы, указывающие на закрепление за конкретными сотрудниками организации служебных обязанностей по осуществлению телефонных переговоров с организациями — потенциальными заказчиками товаров (работ, услуг).

Комментирует чиновник

Вячеслав Анатольевич Антропов, начальник отдела налогообложения прибыли УФНС России по Самарской области.

📌 Реклама Отключить

— Ни в одном документе не написано, что именно налоговый инспектор вправе затребовать от организации в качестве дополнительных доказательств «служебного» характера мобильных звонков. Поэтому все решается исходя из конкретной ситуации. Для одного инспектора достаточным окажется расшифровка оператора связи. Если цифра затрат на мобильную связь покажется инспектору слишком высокой, то ничто не мешает ему сделать несколько контрольных звонков и установить, куда именно звонили из организации и есть ли хозяйственные связи между абонентами.

Иногда организации изначально пытаются завуалировать частные звонки следующим образом: в расшифровке делаются соответствующие пометки, что отдельные звонки (как правило, их очень немного) относится к личным и потому соответствующая часть не относится на расходы. Для одного инспектора этого окажется достаточным, а более дотошный все равно перепроверит предоставленную информацию.

📌 Реклама Отключить

Использование телефонных карт и карт экспресс-оплаты

При таком способе расчетов за услуги связи необходимо учитывать следующее. По Правилам оказания услуг местной, внутризоновой, междугородней и международной телефонной связи, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 18 мая 2005 г. № 310, карта оплаты услуг телефонной связи – средство, позволяющее абоненту и (или) пользователю услугами телефонной связи инициировать вызов, идентифицировав абонента и (или) пользователя перед оператором связи как плательщика.

Иначе говоря, карта экспресс-оплаты – это авансовый платеж за еще не оказанные телефонные услуги. Поэтому сама по себе карта не является первичным документом, которым можно подтвердить понесенный расход. Кроме того, карта экспресс-оплаты позволяет определить только размер понесенных затрат, но не доказать производственную направленность фактически произведенных телефонных разговоров. Расход у организации-налогоплательщика появится, когда сотрудник по активированной карте начнет осуществлять звонки. При этом необходимым условием учета расходов будет наличие вышеперечисленных документов.

📌 Реклама Отключить

Комментарий редакции

В отношении карт экспресс-оплаты позиция Минфина РФ несколько смягчилась. Если раньше финансовое ведомство однозначно считало, что такие расходы в целях налогообложения учитываться не могут, то теперь чиновники такую возможность дают, правда, в исключительном случае. Например, работник был в командировке, у него закончились деньги, а ему нужно было срочно позвонить, и он приобрел карту экспресс-оплаты. В отчете о командировке этот работник должен подробно описать сложившуюся ситуацию (письмо Минфина РФ от 31 мая 2007 года № 03-03-06/1/348). Материал на эту тему читайте в журнале «Главбух» (2007 г., № 13, стр. 33).

Расходы на оплату переговоров по сотовому телефону в нерабочее время

Существует множество причин сделать служебный звонок во внерабочее время: необходимость в телефонных переговорах для производственных нужд не ограничивается режимом работы организации, например, с 9 до 18 часов. Организация функционирует как до, так и после этого времени. Ее сотрудники могут приходить на работу раньше и уходить позже, некоторые выходят на работу в выходные и праздничные дни, другие выполняют трудовые обязанности после рабочего дня. Звонок может быть необходим, когда работник находится в отпуске или на больничном и т. д.

📌 Реклама Отключить

Налоговики, как правило, отказывают налогоплательщикам в учете таких затрат, не признавая их экономически обоснованными. Их подход основан на временном критерии: для производственных нужд звонки могут осуществляться только в рабочее время.

Однако критерий времени не может быть положен в основу определения цели и содержания телефонного разговора: служебный звонок может быть произведен в нерабочее время, равно как и телефонный разговор личного содержания может быть сделан в пределах установленной трудовым законодательством продолжительности рабочего дня.

По мнению Минфина РФ, для подтверждения служебного характера разговоров по сотовому телефону разделение времени на рабочее и нерабочее не является главным. Так, в случае ведения телефонных переговоров по сотовой связи в производственных целях во время нахождения сотрудника на отдыхе, в том числе в официально установленные выходные и праздничные дни и в период отпуска, затраты на оплату услуг сотовой связи также могут признаваться расходами. При этом такие расходы должны подтверждаться указанными выше документами. Критерием их экономической обоснованности для целей налогообложения будет являться то, что в должностной инструкции данного работника установлена обязанность использования сотового телефона в служебных целях (письмо Минфина РФ от 7 декабря 2005 № 03-03-04/1/418).

📌 Реклама Отключить

Арбитражная практика по этому вопросу в основном складывается в пользу налогоплательщиков (постановление ФАС Московского округа от 31 мая 2006 г. № КА-А41/4511-06).

Комментирует чиновник

Вячеслав Анатольевич Антропов, начальник отдела налогообложения прибыли УФНС России по Самарской области.

— Конечно, нельзя «привязывать» служебные звонки к рабочему времени организации (особенно учитывая размеры России). Всем нам приходится решать служебные вопросы и за пределами рабочего времени.

Так что главным остается установление списка сотрудников, которым необходима сотовая связь для выполнения служебных обязанностей, и расшифровка звонков, предоставляемая оператором связи. При наличии документального подтверждения и экономической целесообразности таких затрат проблем с отнесением их на расходы быть не должно.

📌 Реклама Отключить

Кстати, спорить с налогоплательщиками в арбитражном суде на эту тему нам приходится все реже. В этом году было не более двух-трех подобных дел.

Мнение бухгалтеров:

Наталья Юрьевна Попова, главный бухгалтер ООО «ХимДомСтандарт»

— Мы вообще не включаем в расходы затраты на мобильную связь, поскольку точно знаем, что по этому поводу возникнут споры с нашей налоговой инспекцией.

Бочкова Татьяна Федоровна, главный бухгалтер ООО «Таврида Электрик Самара»:

— Сколько бы нас ни проверяли налоговики, разногласий по поводу признания расходов на мобильную связь у нас не возникало ни разу. Дело в том, что приказом по предприятию мы установили список работников, которым необходим сотовый телефон для выполнения служебных обязанностей, и индивидуальный лимит для каждого из них. В этот список включены практически все работники предприятия. Налоговики ни разу не требовали от нас даже распечатку от оператора связи. В любом случае у нас есть веское экономическое обоснование использования мобильной связи: у нас действует специальные корпоративные тарифы, которые более выгодны, чем тарифы стационарной телефонной связи.

Наталья Александровна Чалая, главный бухгалтер ООО «Сантехжилстрой»:

— Обычное требование налоговиков – показать приказ со списком работников, пользующихся сотовой связью, и расшифровку звонков. Чтобы избежать претензий налоговиков, мы сами обрабатываем расшифровку, сразу исключая из расходов оплату тех звонков, которые были произведены за пределами рабочего времени. Такие действия наших налоговых инспекторов вполне устраивают.

Елена Николаевна Еремина, главный бухгалтер ООО «Поток 7»:

— Мы сами обрабатываем расшифровку звонков, исключая из расходов личные звонки работников. Работа кропотливая, но она себя оправдывает. Проблем с признанием этих расходов у нас не было.

Делаем выводы 📌 Реклама Отключить

Как мы видим, мнения специалистов по вопросу признания расходов на сотовую связь расходятся. Кто-то из бухгалтеров вообще предпочитает не включать данные затраты в расходы, чтобы избежать потенциальных претензий налоговиков. Но совершенно очевидно, что в тех организациях, где сотовая связь необходима многим работникам и потому затраты на ее оплату весьма существенны, надо стремиться к тому, чтобы эти затраты были учтены в расходах. Реальные возможности для этого, как показывает практика, есть. Главное – запастись необходимыми подтверждающими документами, установить адекватные лимиты и, обрабатывая расшифровку оператора связи, на всякий случай самостоятельно исключить из расходов оплату наиболее «подозрительных» (с точки зрения налоговиков) звонков.

Учет расходов на мобильную связь

Без мобильной связи в настоящее время представить себе хозяйственную деятельность предприятия практически невозможно. Техническое обеспечение такой связи решается двумя способами:

организация приобретает сотовые телефоны, заключает договор с оператором сотовой связи и выдает уже подключенные телефоны сотрудникам;

в служебных целях используются личные телефоны сотрудников с последующей компенсацией их расходов.

Каждый из них имеет как достоинства, так и недостатки. Рассмотрим эти способы.

Использование сотового телефона сотрудника

При использовании личных сотовых телефонов сотрудников в служебных целях у бухгалтера предприятия возникают вопросы возможности учета суммы компенсации в целях налогообложения прибыли организаций и необходимости налогообложения выплаченной компенсации. В основе решения этих вопросов лежат положения п. 1 ст. 252 НК РФ. Для того чтобы расходы на сотовую связь можно было учесть при расчете налога на прибыль организаций, должны одновременно выполняться условия, перечисленные в этом пункте:

размер таких расходов должен быть экономически обоснован;

эти расходы должны быть произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода, т.е. носить производственный характер;

указанные расходы должны быть документально подтверждены.

Документальное подтверждение расходов

Одной из причин возникновения конфликтов между налоговыми органами и налогоплательщиками является то, что действующим налоговым законодательством не определен точный перечень документов, на основании которых можно признавать расходы на сотовую связь в целях налогообложения прибыли.

По мнению официальных (налоговых и финансовых) органов в минимально необходимый комплект документов входят:

договор с оператором мобильной связи на оказание услуг связи;

перечень должностей работников, которым необходима сотовая связь для исполнения ими своих служебных обязанностей;

детализированные счета оператора связи.

Наличие первых двух документов никаких возражений у налогоплательщиков не вызывает, а вот по поводу детализированных счетов возникают споры.

Согласно Письму УФНС России по г. Москве от 09.02.2005 N 20-12/8153 в детализированном отчете должны содержаться:

номера телефонов всех абонентов;

коды городов (стран);

даты и время переговоров;

продолжительность и стоимость разговора.

Следует заметить, что чаще всего работник сам оплачивает свои телефонные счета. Поэтому, если оператор сотовой связи выдает ему детализированный отчет как физическому лицу, у организации будет отсутствовать счет-фактура. В отчете указываются все задействованные телефонные номера и стоимость каждого разговора. В итоговой графе будет показана общая сумма по переговорам, а также НДС. Однако без счета-фактуры у организации НДС, выставленный оператором, к вычету принять нельзя.

Кроме того, в данном Письме выдвинуты дополнительные требования к перечню должностей работников. Налоговые органы считают, что должны указываться номера телефонов абонентов (с указанием наименований абонентов-организаций и служебных должностей их сотрудников), связь с которыми осуществляется в рамках производственной деятельности. Подчеркнуто, что учет затрат на телефонные переговоры по мобильным телефонам по примерным среднегодовым нормам не может применяться для целей налогообложения прибыли.

В Письме МНС России от 22.05.2000 N ВГ-9-02/174 содержалось еще одно очень серьезное требование: необходимость составления отчета налогоплательщика о содержании телефонных переговоров по сотовой связи. В настоящее время на официальном уровне оно не подтверждается, однако налоговые инспекции порой настаивают на расшифровке переговоров. Налогоплательщики ставят под сомнение правомерность подобного требования, поскольку оно не содержится в НК РФ.

Судебная практика по данной проблеме противоречива. Так, например, ФАС СЗО вынес решение в пользу налогоплательщиков (Постановления ФАС СЗО от 05.03.2002 N А56-23095/01 и ФАС СЗО от 04.06.2004 N А56-34730/03). Суд указал, что налоговые органы не вправе требовать не только расшифровок телефонных переговоров, но и указания номеров телефонов и кодов городов, с которыми устанавливалась сотовая связь.

В Постановлениях ФАС ЗСО от 04.05.2005 N Ф04-2733/2005(10928-А27-40) и ФАС ВСО от 27.05.2005 N А58-1983/03-Ф02-2300/05-С1 суды придерживаются противоположной позиции. Они посчитали, что налогоплательщик сам должен подтвердить экономическую обоснованность своих расходов на сотовую связь и производственный характер телефонных переговоров. Для этого организация должна предоставить налоговым органам информацию о том, кто из сотрудников, с кем и сколько времени разговаривал.

Вместе с тем отметим, что для документального подтверждения расходов на сотовую связь налогоплательщик вправе предъявить в налоговую инспекцию и любые другие документы, подтверждающие производственный характер телефонных переговоров. Главное условие — чтобы они соответствовали нормам Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Что именно нужно компенсировать?

Это довольно непростой вопрос. Дело в том, что для мобильных переговоров необходимы одновременны сотовый телефон и SIM-карты. Как известно, они приобретаются отдельно.

Для получения компенсации от организации сотрудник должен предъявить в бухгалтерию документ (или его заверенную в установленном порядке копию), подтверждающий право собственности работника на используемое имущество. Но какой именно документ?

По мнению автора, для решения этого вопроса необходимо отделить использование сотового телефона от пользования услугами связи. Сам по себе наличие телефона ничего его владельцу не дает. Вести переговоры можно только после заключения договора с компанией сотовой связи и приобретения у нее SIM-карты.

Поэтому ему надо предъявить в бухгалтерию не документ о приобретении телефона, а заключенный с сотовой компанией договор об оказании услуг связи. Это требуют и налоговые органы.

Нельзя ли возместить сотруднику и износ самого аппарата?

Согласно ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Таким образом, возместить износ самого аппарата можно, но только ту часть, которая относится непосредственно к производственным переговорам. Как это сделать? По-видимому, воспользоваться все той же распечаткой переговоров, определить общее время использования аппарата, выделить долю переговоров, приходящихся на производственные цели, и исходя из этой доли рассчитать месячный износ, подлежащий компенсации.

В этом случае работник должен предъявить документы о приобретении сотового телефона, а с бухгалтерией заключить договор аренды или временного пользования аппаратом, чтобы она отразила телефон на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства».

Если же сотруднику возмещается только стоимость разговоров, то, по мнению автора, в данном случае договор аренды или временного пользования заключать не следует, поскольку при этом организация использует не телефон сотрудника, а те возможности, которые он получил, заключив договор с оператором сотовой связи.

Экономическое обоснование расходов

Главная проблема при решении вопроса об обоснованности произведенных расходов состоит в том, что ее критерии несколько субъективны. Что касается расходов на сотовую связь, в Письме Минфина России от 23.05.2005 N 03-03-01-04/1/275 сказано, что критерием экономической обоснованности затрат на приобретение услуг сотовой связи для целей налогообложения будет являться необходимость для сотрудника в соответствии с установленными в должностной инструкции обязанностями использовать сотовый телефон в служебных целях.

Должностная инструкция может быть разработана по каждой должности с учетом специфики деятельности организации. В этом документе содержатся:

требования к знаниям работника;

требования к квалификации;

перечень структурных подразделений или сотрудников, которые подчиняются работнику на этой должности;

перечень лиц, которым подчиняется сам сотрудник;

перечень трудовых обязанностей работника.

Однако существует один нюанс. Трудовое законодательство не содержит прямого требования о составлении должностной инструкции. Согласно ст. 57 ТК РФ все права и обязанности работника по занимаемой им должности должны быть закреплены в трудовом договоре.

В Письме Минфина России от 31.12.2004 N 03-03-01-04/1/194 также говорится, что отразить необходимость использования сотового телефона можно в тексте самого договора.

Однако этот вариант содержит элемент риска. Зачастую налоговые органы трактуют включение условия об оплате сотовых телефонных переговоров в текст трудового договора как часть условий об оплате труда. На этом основании они начинают требовать включения данных сумм в налоговые базы по НДФЛ и ЕСН.

Многие специалисты рекомендуют приказом руководителя организации утвердить перечень должностей, работа на которых предусматривает необходимость использования сотовой связи. Порядок расчета размера компенсации переговоров в этом случае следует утвердить в дополнительном письменном соглашении между фирмой и каждым отдельным сотрудником.

Производственный характер переговоров

Наличие разрешения на ведение сотовых переговоров в служебных целях недостаточно. Для возмещения расходов и включения компенсации работодателем в расчет по налогу на прибыль организаций необходимо подтвердить производственный характер переговоров.

Чтобы отделить служебные переговоры от личных, бухгалтерии понадобится детализированный отчет оператора сотовой связи. Производить сортировку звонков следует совместно с сотрудником, поскольку только он может подтвердить их личный или производственный характер. По результатам распределения звонков будет составлена бухгалтерская справка, на основании которой их стоимость отразится в бухгалтерском и налоговом учете.

При налоговой проверке по тем или иным конкретным звонкам могут возникнуть споры. Кто в данном случае обязан отстаивать свою правоту? Судебные решения по этому вопросу на сегодняшний день противоречивы. Так, в частности, ФАС ЦО в Постановлениях от 31.07.2002 N А54-4371/01-С4 и от 10.04.2002 N А54-3595/01-С7 указал, что на счетах и распечатках, полученных от операторов сотовой связи, должна стоять виза руководителя организации, подтверждающая производственный характер звонков. В противном случае никакие звонки нельзя считать производственными. Однако ФАС МО в Постановлении от 04.01.2003 N КА-А40/8488-02 посчитал, что доказывать непроизводственный характер звонков должны именно налоговые органы.

Переговоры во внеслужебное время

Можно ли считать производственными переговоры, осуществляемые во внеслужебное время: вечером, ночью, в выходные и праздничные дни.

Налоговые органы достаточно часто полагают, что использовать мобильный телефон в служебных целях сотрудники могут только в рабочее время. Однако у арбитражных судов другое мнение. ФАС МО в Постановлениях от 10.12.2002 N КА-А40/7927-02 и от 25.02.2003 N КА-А40/408-03 посчитал утверждение, что ночные звонки или звонки в выходные и праздничные дни априори носят личный характер, неверным. Таким образом, время совершения звонка не может являться критерием для признания его производственным или непроизводственным.

В Письме Минфина России от 07.12.2005 N 03-03-04/1/418 Минфин России подтверждено, что расходы на оплату услуг сотовой связи могут учитываться при расчете налога на прибыль организаций также и в том случае, если переговоры происходили во внерабочее время — в выходные, праздничные дни и даже в дни отпуска. Однако для этого необходимо соблюсти ряд условий:

подтвердить права работника на использование сотовой связи в служебных целях;

привести документальное подтверждение расходов на оплату услуг сотовой связи.

Установление лимита на переговоры

На практике иногда работодатель устанавливает лимит времени на переговоры в производственных целях. В этом случае в расходах для целей налогообложения прибыли может быть учтена сумма компенсации только в пределах установленного лимита. Все остальные переговоры, даже производственного характера, сотрудник должен оплачивать. Сумму компенсации он получит после анализа распечаток переговоров.

Однако существует более сложный вариант. Сначала работодатель оплачивает стоимость всех переговоров сотрудника и учитывает данную сумму в расходах. После этого производится сортировка разговоров исходя из полученной распечатки. Те переговоры, которые относятся к личным или производственным, но сверхлимитным, работник возмещает. Это оформляется авансовыми отчетами и приходными кассовыми ордерами. Полученные суммы налогоплательщик должен учесть в доходах организации (Письмо Минфина России от 23.05.2005 N 03-03-01-04/1/275). При этом Минфин России выдвигает еще одно важное условие: превышение работником установленного лимита будет учитываться в составе прочих расходов только после того, как он возместит организации указанные затраты.

Статья расходов

В настоящее время вопрос, по какой статье расходов в налоговом учете отражать сумму выплачиваемой работнику компенсации за мобильную связь, неоднозначен. Некоторые специалисты полагают, что для целей налогообложения прибыли суммы такой компенсации следует включать в состав затрат на оплату труда согласно п. 25 ст. 255 НК РФ как расходы, произведенные в пользу работника, предусмотренные трудовым или коллективным договором. При этом предлагается соглашение сторон об использовании личного имущества оформлять как часть трудового договора (например, в виде приложения).

В развитие указанной позиции некоторые сотрудники налоговых органов указывают, что в целях налогообложения прибыли компенсации за телефонные переговоры учитываться не должны. Это объясняется тем, что гл. 25 НК РФ предусмотрен учет в составе расходов только компенсаций за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Поэтому компенсации за разговоры по мобильному телефону следует учитывать в качестве составляющей расходов по оплате труда согласно ст. 255 НК РФ.

По мнению автора, это ошибочное мнение. Принципиально важно, что в п. 25 ст. 255 НК РФ речь идет о пользе для работника. Затрачивая собственные средства на ведение деловых переговоров, работник фактически производит расходы в пользу организации. И компенсация этих расходов личной пользы работнику не приносит.

Следует отметить, что в Письме УФНС по г. Москве от 09.02.2005 N 20-12/8153, где речь идет о пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ, перечислены расходы на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, расходы на оплату услуг связи, вычислительных центров и банков, включая расходы на услуги факсимильной и спутниковой связи, электронной почты, а также информационных систем (СВИФТ, Интернет и иные аналогичные системы).

Момент признания расходов

Вне зависимости от того, какой из методов признания доходов и расходов применяет организация — метод начисления или кассовый метод, сумма компенсации расходов на деловые переговоры по сотовой связи компенсируется в один и тот же момент, а именно выплаты компенсации работнику. Дело в том, что компенсация может быть выплачена работнику только после того, как он использовал личный сотовый телефон для служебных целей. В момент выплаты компенсации работодатель фактически и признает целесообразность произведенных работником расходов.

Исходя из положений пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ можно предположить, что признание подобных расходов при методе начисления производится в момент фактической выплаты компенсации. Сначала работник использует свой мобильный телефон в производственных переговорах, а после ознакомления с их расшифровкой ему выплачиваются предусмотренные соглашением сторон суммы компенсации. При кассовом методе признания доходов и расходов сумма компенсации признается на дату ее выплаты в полном соответствии со ст. 273 НК РФ.

Бухгалтерский учет компенсации

Согласно ПБУ 10/99, утвержденному Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н, компенсация, выплачиваемая работнику за использование им личного сотового телефона в служебных целях, является расходом по обычным видам деятельности. На основании этого в бухгалтерском учете делаются следующие записи:

Д-т 26 (44), К-т 73 — сумма компенсации за переговоры отнесена на расходы организации;

Д-т 73, К-т 50 — отражена выплата компенсации работнику за произведенные им расходы на связь.

Пример 1. Сотрудник ООО «Мегабайт» является менеджером по закупкам. Для своей деятельности он использует личный мобильный телефон. В конце месяца менеджер предъявил бухгалтерии распечатку переговоров, утвержденную руководителем организации, на сумму 1340 руб.

В бухгалтерском учете общества сделаны записи:

Д-т 73, К-т 50 — 1340 руб. — выплачена компенсация работнику за использование личного сотового телефона в служебных целях;

Д-т 44, К-т 73 — 1340 руб. — сумма компенсации включена в расходы организации.

Рассмотрим отражение операций в учете, когда счета за своего сотрудника сначала оплачивает его работодатель. В этом случае «входной» НДС можно принять к вычету.

Пример 2. Сотрудник ООО «Зарница» ежедневно обслуживает несколько сложных технических объектов, удаленных друг от друга. Поэтому он должен постоянно быть на связи. Приказом по организации утвержден перечень должностей, на которых предусмотрено постоянное использование сотовой связи. С сотрудником заключено отдельное соглашение о применении его сотового телефона в служебных целях.

Счета работника оплачивает предприятие, стоимость личных разговоров удерживается из его заработной платы.

В бухгалтерском учете организации сделаны следующие записи:

Д-т 60, К-т 51 — 1400 руб. — оплачен счет за разговоры по мобильному телефону;

Д-т 73, К-т 60 — 280 руб. — отражена стоимость личных разговоров сотрудника;

Д-т 26, К-т 60 — 949 руб. (1120 — 171) — отнесена на расходы стоимость служебных разговоров;

Д-т 19, К-т 60 — 171 руб. — отражен входной НДС, относящийся к служебным переговорам;

Д-т 70, К-т 73 — 280 руб. — удержана из заработной платы стоимость личных переговоров;

А.Анищенко

Аудитор

ООО «Аудиторская фирма «Атолл-АФ»

Учет расходов на сотовую связь у субъектов среднего и малого бизнеса

Проблемы налогового учета расходов на связь

Возможность учета расходов на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, а также расходов на оплату услуг связи в составе затрат, учитываемых для целей налогообложения, для организаций, применяющих общий налоговый режим предусмотрена подпунктом 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ, а для субъектов предпринимательской деятельности, применяющих упрощенную систему налогообложения, — подпунктом 18 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ.

Несмотря на простоту применяемых формулировок, споры по вопросу правомерности признания расходов на оплату услуг связи между налоговыми органами и налогоплательщиками не утихают. Налоговые органы в ходе проводимых выездных налоговых проверок предъявляют ряд требований к порядку учета понесенных расходов на связь, в том числе сотовую связь, для целей налогообложения. К категории «стандартных» могут быть отнесены следующие требования:

• расходы на оплату услуг сотовой связи должны быть произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода;
• расходы на сотовую связь, а нередко и их размер, должны быть экономически обоснованы;
• понесенные расходы должны быть документально подтверждены.

В ряде случаев специалисты налоговых органов разъясняют, что для признания произведенных затрат на оплату услуг сотовой связи организации следует иметь следующие документы:

1. утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которыми в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи;
2. договор с компанией-оператором сотовой связи на оказание услуг, акты, подтверждающие факты оказания услуг;
3. детализированные отчеты (счета), выставленные операторами связи, причем форма такого счета должна содержать детализацию общей суммы платежа за предоставленные оператором сотовой связи услуги в разрезе отдельных субсчетов, открываемых по каждому числящемуся за налогоплательщиком абонентскому номеру, в том числе даты и времени переговоров, тарификации услуги.

Указанные выше требования нашли отражение в письме Минфина России от 27.07.2006 № 03-03-04/3/15.

Кроме того, по мнению специалистов налогового ведомства, перечень абонентов, с которыми велись переговоры по служебным мобильным телефонам, должен быть подкреплен данными об этих абонентах в деловой переписке, договорной документации организации-налогоплательщика и т.п.

Необходимо отметить, что в НК РФ не приведен перечень документов, подлежащих оформлению при осуществлении налогоплательщиком тех или иных расходных операций, и не предусмотрены какие-либо специальные требования к их оформлению (заполнению). Соответственно, налоговое законодательство не содержит специального перечня документов, подтверждающих производственный характер расходов налогоплательщика на оплату услуг сотовой связи.

Например, в Постановлении ФАС Московского округа от 11.09.2007 по делу № КА-А40/9219-07 отмечено: «В качестве подтверждения производственного характера международных и междугородних телефонных разговоров могут быть представлены как детализированные счета услуг связи, так и внутренние распорядительные документы организации, указывающие на закрепление за конкретными сотрудниками организации служебных обязанностей по осуществлению телефонных переговоров с организациями — потенциальными заказчиками товаров (работ, услуг), и другие аналогичные документы (приказы, распоряжения, отчеты, должностные инструкции и т.п.)»

В другом случае судом установлено, что «мобильные телефоны состоят на балансе организации, введены в эксплуатацию и закреплены за сотрудниками на основании соответствующих приказов руководителя предприятия; понесенные расходы по оплате услуг мобильной связи подтверждены счетами-фактурами, выставленными операторами сотовой связи, платежными поручениями» (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 27.06.2007 по делу № А42-5778/2006).

В обоих рассмотренных случаях выводы налоговых органов в отношении необоснованного признания для целей налогообложения расходов на сотовую связь не нашли поддержки у судей.

В ряде случаев налоговые органы приводят более «оригинальные» доводы в обоснование своей позиции о необоснованности учета на мобильную связь. Например, может быть высказано мнение о нецелесообразности использования сотовой связи при наличии в организации стационарно установленных телефонов (услуги городской телефонной сети).

Подобная ситуация была рассмотрена ФАС Поволжского округа. Так, решением налогового органа исключены из состава затрат расходы предпринимателя в сумме 26 765 руб. по оплате приобретенных им сотовых телефонов, зарядного устройства и расходы по оплате услуг связи в сумме 26 962,98 руб. как экономически необоснованные. В частности, в Постановлении ФАС Поволжского округа от 29.05.2007 по делу № А72-694/07-16/15 сказано, что, по мнению налогового органа, «для осуществления розничной торговли через магазин при средней численности 9 человек нет необходимости иметь 5 аппаратов сотовой связи; кроме того, при наличии в офисе установленного телефона включение в состав расходов услуг сотовой связи неправомерно, поскольку пользование такими услугами не является производственной необходимостью, а лишь создает дополнительные удобства пользователю».

Как по данному делу, так и в подавляющем большинстве случаев налогоплательщикам удается в суде обосновать и документально подтвердить понесенные расходы на телефонные переговоры, а, следовательно, и доказать свою правоту. В ряде судебных решений отмечено, что налоговым органом не приведено достаточных доказательств, подтверждающих отсутствие связи между понесенными расходами и производственной деятельностью, либо не доказано, что переговоры осуществлялись в личных непроизводственных целях.

В связи с этим, каждая организация вправе выбрать наиболее удобный и приемлемый способ обоснования и документального подтверждения понесенных расходов на связь, ориентируясь не только на требования действующего налогового законодательства, но и дополнительные услуги и возможности, предоставляемые операторами сотовой связи в рамках различных тарифных планов.

Как оптимизировать расходы на связь: варианты экономии

Расходы на телефонную связь — одна из статей в бюджете административных расходов любой компании. Чем организация крупнее, тем выше ее затраты, и перед любой фирмой рано или поздно встает вопрос о сокращении расходов. Еще совсем недавно сделать это можно было, только отказавшись от каких-то коммуникативных возможностей, что нередко усложняло работу сотрудников. В этой статье мы расскажем, что такое интернет-телефония и как она поможет правильно сэкономить на телефонных звонках.

Структура и доля расходов на связь в бюджете компании

Все компании обязательно используют в работе телефонную связь. Еще двадцать-тридцать лет назад монополистом в этой области была стационарная связь, в каждой организации обязательно был установлен телефонный аппарат или даже несколько. Телефоны такого типа все еще остаются весьма востребованными, даже несмотря на то, что их в какой-то степени вытеснили сотовые.

В большинстве крупных компаний установлены стационарные офисные АТС, обслуживающие сразу несколько номеров. Сотовыми корпоративными телефонами обычно обеспечиваются руководство и менеджеры среднего звена, чья работа связана с выездами и большим количеством переговоров. Часто мобильные телефоны используются и в качестве офисных, обычно это происходит в маленьких компаниях, владельцам которых проще купить сим-карту, чем тратить деньги на установку и абонентскую плату стационарного телефона.

Особенно важна телефонная связь для интернет-магазинов, транспортных и туристических фирм, организаций, занимающихся оптовыми продажами — всех тех, чья работа во многом зависит от общения с клиентами, партнерами и поставщиками.

Ежемесячно каждая компания, ведущая активную коммуникацию с клиентами, оплачивает целую кипу счетов:

• абонентская плата за стационарную телефонную связь;
• плата за интернет;
• плата за корпоративную сотовую связь.

Для вновь открывшихся компаний расходы на связь увеличиваются из-за необходимости покупки АТС и ее установки. Конечно, это разовые траты, но для небольшой компании и они могут быть очень существенными.

Сколько в среднем тратят компании на телефонию, зависит от целого ряда факторов. Этот показатель очень индивидуален и определяется размером штата компании, географическим расположением офисов, наличием филиальной сети и ее размерами.

На заметку
По данным Gartner Group, российские предприятия тратят на ИТ, включая телефонию и услуги интернета, от 0,64 до 3,87% от оборота.

Небольшие фирмы в среднем расходуют около 35 000 рублей в месяц (абонентская плата за телефон плюс звонки), затраты организаций средней величины могут достигать приблизительно 50 000–100 000 рублей ежемесячно, а крупных компаний — нескольких сотен тысяч. При этом размеры затрат имеют тенденцию к увеличению. Не удивительно, что вопрос снижения расходов на телефонную связь становится все актуальнее.

Расходы на связь в рамках телефонизации офисного пространства

Аналоговый способ телефонизации офиса до сих пор остается самым распространенным. Попробуем выяснить, во сколько обойдется такая телефонизация для вновь открывшейся фирмы, которой необходимо установить АТС с нуля.

Для примера возьмем небольшой интернет-магазин с колл-центром на 3 операторов. Для работы колл-центра необходима АТС с тремя номерами. Предположим, что каждый из операторов общается с клиентами 150 часов ежемесячно (см. табл. 1).

Таблица 1.Примерные расходы на аналоговую телефонию (по данным «Ростелеком» и сайта technopoint.ru).

Затратный компонент	Примерная стоимость услуг, руб.
Приобретение 3 телефонных аппаратов по 1700 рублей
Приобретение АТС на 8 номеров	18 490
Подключение и программирование АТС	5000 + 3000 (вызов мастера)
Стоимость ежемесячного обслуживания АТС
Абонентская плата за многоканальный номер
Стоимость разговоров (в среднем за 3 операторов)	48 600
Подключение телефонии
Абонентская плата
Итого:	84 440

На практике затраты на подключение АТС могут быть еще больше, поскольку в расчетах не учтена стоимость расходных материалов, а также работ по прокладке кабеля и установке розеток. Ежемесячные расходы на услуги связи составят около 50 000 рублей.

Расходы на мобильную связь

Следующий вариант телефонизации — мобильный. Обычно он используется вместе с аналоговой связью, и расходы на него входят в общий список ежемесячных счетов. Рассмотрим этот тип на примере небольшого турагентства со штатом из 4 сотрудников. Для них приобретены три обычных номера и один золотой. Предполагается 50 часов разговоров и две командировки для 4 сотрудников в месяц (см. табл. 2).

Таблица 2. Примерные расходы на мобильную связь (По данным «Билайн»: тариф «Все для бизнеса»).

Расходы	Примерная стоимость услуг, руб.
Подключение золотого номера	15 000
Абонентская плата в месяц	1500 × 4 = 6000
Гарантийный взнос	1700 × 4 = 6800
Роуминг — абонентская плата за месяц	250 × 4 = 1000
Итого:	28 800

Если возникнет необходимость приобретения для сотрудников сотовых телефонов, то стоимость подключения к мобильной связи существенно возрастет. В том случае, если фирма решит обойтись без стационарных телефонов, ее ежемесячные затраты составят около 7000 рублей. Для крупных фирм с большим количеством сотрудников использование мобильной связи совсем нецелесообразно, поскольку стоимость связи в этом случае вырастет в десятки раз.

Как снизить расходы на связь?

Существует по меньшей мере два решения, позволяющие существенно снизить расходы на связь для компании.

Вариант 1. Виртуальная телефония или VoIP

Принцип работы IP-телефонии заключается в передаче голосовых сигналов не через проводные телефонные сети, а посредством интернета. При этом общаться между собой могут как владельцы мобильных, так и стационарных телефонов.

Если верить опубликованной в интернете статистике, предоставляемой российскими провайдерами, примерный процент экономии с помощью IP-телефонии таков:

Кроме недорогих тарифов, интернет-телефония имеет ряд возможностей и преимуществ, которые способны серьезно уменьшить расходы на связь:

• При настройке IP-телефонии не требуется покупка и установка дорогостоящей аппаратуры в офисе. Абонент получает бесплатную внутреннюю и недорогую междугороднюю (и международную) связь.
• Масштабируемость в зависимости от потребностей организации. При открытии новых филиалов или переезде не придется покупать новые АТС, достаточно подключиться к IP-телефонии.
• Настройка на расстоянии. Не нужно вызывать специалиста в офис, все можно сделать самостоятельно в личном кабинете или обратиться в службу техподдержки провайдера удалённо.
• Контроль расходов на связь. Опция записи всех разговоров позволяет контролировать переговоры в компании, а значит — сотрудники перестанут использовать телефоны в личных целях.
• Звонки внутри сети — бесплатная услуга.

Подключить IP-телефонию можно к любому устройству связи в любом месте, где есть интернет. В этом случае не потребуется никакого дополнительного оборудования. Для того чтобы получить возможность звонить с обычного телефона, необходимо наличие специального адаптера (IP-шлюза). Средняя цена такого шлюза составляет 10 800 рублей, но из-за низких тарифов его стоимость окупается буквально за два-три месяца. К одному шлюзу на два порта можно подключить два телефона, но существуют устройства и на 48 портов.

Рассмотрим ежемесячные расходы на IP-телефонию с установкой облачной АТС в нашем гипотетическом интернет-магазине с колл-центром на 3 операторов, каждый из которых затрачивает в месяц 150 часов разговоров с многоканального номера (см. табл. 3).

Таблица 3. Примерные расходы на IP-телефонию (по данным сайта www.mtt.ru/ru/).

Расходы на связь	Примерная стоимость, руб.
Настройка кабинета администратора и до 5 номеров сотрудников
Гарнитура для компьютера (вариант установки ПО на ПК)	3000 × 3
Подключение многоканального номера
Абонентская плата в месяц
Абонентская плата за виртуальную АТС
Стоимость разговоров в месяц за 3 операторов	20 000
Итого:	32 178

Ежемесячные расходы колл-центра составят около 22 000 рублей, при этом расходы на аналоговую связь при таком же количестве часов на разговоры — более 50 000 рублей. Снижение затрат на связь благодаря IP-телефонии может достигать 50%, а в некоторых случаях — даже 90%, это зависит от правильного выбора провайдера и размера компании.

Эти расчеты наглядно показывают, почему интернет-телефония постепенно вытесняет аналоговую связь, позволяя значительно сократить расходы. Но каким еще образом можно сэкономить на связи?

Вариант 2. FMC (Fixed Mobile Convergence)

Эта технология может объединить два типа связи — стационарную и мобильную. По сути — это та же виртуальная АТС, но в ее сеть включены и мобильные телефоны, по своему функционалу ничем не отличающиеся в данном случае от стационарных. Отличительная черта FMC — общий план короткой нумерации, который позволяет сотрудникам компании связываться между собой по внутрикорпоративным коротким номерам в пределах сети. Например, сотрудник может позвонить со стационарного офисного телефона на мобильный телефон коллеги, также имеющего короткий номер, и наоборот.

Исчезает необходимость звонить на федеральные мобильные номера с оплатой по общему тарифу и дозваниваться с мобильного до нужного работника через секретарей, тратя время на ожидание и деньги на оплату. Даже в роуминге можно с мобильного позвонить на любой внутренний телефон компании, бесплатно набрав короткий номер.

На заметку
Актуальный вариант — когда офисная АТС отсутствует, а у всех сотрудников имеются только мобильные телефоны, можно объединить все корпоративные телефоны при помощи аналогичного короткого плана нумерации.

Где можно заказать услугу интернет-телефонии

Все больше российских провайдеров предлагают клиентам услуги IP-телефонии и облачной АТС. О том, чем нужно руководствоваться при выборе оператора связи, нам рассказал Сергей Маслов, руководитель отдела маркетинга компании ОАО «МТТ»:

«Выбор провайдеров на отечественном рынке достаточно велик, например, практически все крупные сотовые операторы предлагают услуги интернет-телефонии. Но лучший провайдер старается удовлетворить потребности клиента за минимальную цену и без потери качества.

Если говорить об IT-рынке и имеющихся на нем продуктах, то очень важно, чтобы оператор предоставлял услугу именно в том формате, который бы поддерживал оборудование, уже имеющееся у клиента, а не пытался подтолкнуть его к дополнительным тратам. IP-телефония от МТТ практически универсальна и может быть совмещена с различным оборудованием. К тому же ее можно использовать для всех типов разговора — от больших видеоконференций до приема звонков по бесплатным номерам 8-800 и 8-804.

Важная составляющая выбора — низкие тарифы. В базовом пакете нашей виртуальной АТС, например, мы предоставляем три бесплатных номера, при этом стоимость связи между абонентами равна нулю. Звонки внутри сети, включая междугородние и международные, совершенно бесплатны, а стоимость минуты разговора для исходящих звонков на фиксированные номера Москвы составит всего 0,64 рубля.

Подключиться к сервису МТТ можно за считанные секунды прямо с сайта. Клиенту не потребуется ехать в офис, стоять в очереди и заполнять огромное количество бумаг. При возникновении сложностей специалисты нашей компании всегда готовы оказать техническую поддержку по настройке системы».

P.S. ОАО «МТТ» — одна из крупнейших телекоммуникационных компаний страны. На сегодняшний день ее услугами пользуются более 15 000 организаций по всей России. Бренд входит в десятку лучших продуктов по версии интернет-портала VoIP Office.