Расходы на канцелярские товары

Учет расходов на хозяйственные и канцелярские товары

Компания ГАРАНТ

Организация (общий режим налогообложения) приобретает хозяйственные товары (моющие средства, туалетная бумага, мыло и так далее), канцелярские товары, материалы для текущего ремонта основных средств, несет расходы по заправке картриджа. Как учесть данные расходы в бухгалтерском и налоговом учете?

Налоговый учет

Учет хозяйственных товаров

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ). При этом указанные расходы должны быть экономически обоснованы, документально подтверждены и направлены на получение дохода.

Подпунктом 2 п. 1 ст. 254 НК РФ предусмотрено, что к материальным расходам, в частности, относятся затраты налогоплательщика на приобретение материалов, используемых на производственные и хозяйственные нужды (проведение испытаний, контроля, содержание, эксплуатацию основных средств и иные подобные цели).

Как уточняет Минфин России в письме от 11.04.2007 N 03-03-06/1/229, к подобным затратам могут быть отнесены расходы на приобретение хозяйственных товаров и бытовой химии (туалетной бумаги, одноразовых бумажных полотенец, салфеток, чистящих средств и так далее) (смотрите также письма Минфина России от 01.09.2006 N 03-11-04/2/182, УФНС России по г. Москве от 01.02.2010 N 20-14/2/009255@).

Кроме того, в соответствии с пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся, в частности, расходы на обеспечение нормальных условий труда и мер по технике безопасности, предусмотренных законодательством РФ. При этом НК РФ не уточняет, что понимается под обеспечением нормальных условий труда и какие затраты относятся к такому обеспечению.

Статья 223 ТК РФ относит к обязанностям работодателя обеспечение санитарно-бытового и лечебно-профилактического обслуживания работников организаций в соответствии с требованиями охраны труда. В целях реализации этого требования в организации по установленным нормам оборудуются санитарно-бытовые помещения, помещения для приема пищи, помещения для оказания медицинской помощи, комнаты для отдыха в рабочее время и психологической разгрузки.

Таким образом, расходы налогоплательщика по обеспечению работников и санитарно-бытовых помещений организации санитарно-гигиеническими принадлежностями и оборудованием, в частности такими как моющие средства, туалетная бумага, мыло, полотенца, хозяйственный инвентарь, организация может учесть для целей налогообложения прибыли и на основании пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ. Аналогичная точка зрения представлена, например, в письме УФНС РФ по г. Москве от 06.10.2006 N 20-12/89121.1.

Арбитражная практика также свидетельствует о том, что расходы организации на приобретение предметов личной гигиены и бытовой химии являются обоснованными (постановления ФАС Московского округа от 27.12.2006 N КА-А40/12681-06, ФАС Поволжского округа от 03.07.2007 N А65-20634/06 и от 02.11.2004 N А55-17257/03-29).

При этом полагаем, что поименованные выше расходы учитываются для целей налогообложения прибыли по мере их списания в производство (п. 2 ст. 272 НК РФ).

Таким образом, расходы, связанные с приобретением хозтоваров, могут быть учтены на основании пп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ либо на основании пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ. Согласно п. 4 ст. 252 НК РФ, если некоторые затраты с равными основаниями могут быть отнесены одновременно к нескольким группам расходов, налогоплательщик вправе самостоятельно определить, к какой именно группе он отнесет такие затраты.

С учетом предъявляемых п. 1 ст. 252 НК РФ требований документально подтвердить расходы организации на приобретение предметов бытовой химии и личной гигиены можно, например, при наличии требования-накладной (форма М-11), акта списания материалов. Кроме того, для документального подтверждения расходов на обеспечение нормальных условий труда и мер по технике безопасности, помимо накладной и акта, необходимо также наличие внутреннего документа, в котором будут сформулированы меры по обеспечению санитарно-бытового и лечебно-профилактического обслуживания работников организаций в соответствии с требованиями охраны труда.

Учет канцелярских товаров

В соответствии с пп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам налогоплательщика, связанным с производством и (или) реализацией, относятся, в частности, расходы на канцелярские товары. Таким образом, расходы на канцелярские товары могут быть учтены в соответствии с пп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ (письмо УФНС России по г. Москве от 01.02.2010 N 20-14/2/009255@).

Расходы на заправку картриджа

По нашему мнению, затраты, связанные с заправкой картриджей, также могут быть отнесены к материальным расходам и учтены для целей налогообложения прибыли на основании пп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ (письма Минфина России от 08.02.2007 N 03-11-04/2/26, УМНС по г. Москве от 01.12.2004 N 21-09/77274).

Учет материалов, приобретенных для текущего ремонта

На основании пп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ к материальным расходам относятся затраты налогоплательщика на приобретение материалов, используемых на содержание и эксплуатацию основных средств.

В соответствии с п. 1 ст. 260 НК РФ расходы на ремонт основных средств, произведенные налогоплательщиком, рассматриваются как прочие расходы и признаются для целей налогообложения в том отчетном (налоговом) периоде, в котором они были осуществлены, в размере фактических затрат. Согласно п. 1 ст. 324 НК РФ в аналитическом учете налогоплательщик формирует сумму расходов на ремонт основных средств с учетом группировки всех осуществленных расходов, включая стоимость запасных частей и расходных материалов, используемых для ремонта, расходов на оплату труда работников, осуществляющих ремонт, и прочих расходов, связанных с ведением указанного ремонта собственными силами, а также с учетом затрат на оплату работ, выполненных сторонними силами.

Таким образом, стоимость материалов, использованных при ремонте (ремонте основных средств), может быть учтена в составе расходов на основании пп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ или на основании п. 1 ст. 260 НК РФ. При этом, повторим, п. 4 ст. 252 НК РФ предусматривает, что, если некоторые затраты с равными основаниями могут быть отнесены одновременно к нескольким группам расходов, налогоплательщик вправе самостоятельно определить, к какой именно группе он отнесет такие затраты.

Бухгалтерский учет

Указанные в вопросе канцелярские товары, хозяйственные товары, строительные материалы, приобретенные для ремонта, принимаются к учету в качестве материально-производственных запасов по фактической себестоимости, равной сумме фактических затрат на их приобретение (за исключением НДС) (п.п. 2, 5, 6 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов»).

Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, для обобщения информации о наличии и движении сырья, материалов, топлива, запасных частей, инвентаря и хозяйственных принадлежностей, тары и т.п. ценностей организации предназначен счет 10 «Материалы».

Стоимость активов, принятых к учету в качестве МПЗ, в бухгалтерском учете списывают единовременно при отпуске в производство. Под отпуском материалов на производство понимается их выдача со склада (кладовой) непосредственно для изготовления продукции (выполнения работ, оказания услуг), а также отпуск материалов для управленческих нужд организации (п.п. 90, 93 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов (далее — Методические указания), утвержденных приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н).

В бухгалтерском учете списание МПЗ в расходы осуществляется одним из методов, предусмотренных п. 16 ПБУ 5/01: по себестоимости каждой единицы, по средней себестоимости, по себестоимости первых по времени приобретения материально-производственных запасов (способ ФИФО). Выбор применяемого метода отражается в учетной политике для целей бухгалтерского учета (п. 73 Методических указаний).

По нашему мнению, если приобретенные активы используются для производственных целей, то их стоимость относится к расходам по обычным видам деятельности (п. 5, п. 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации») и учитывается на счетах учета затрат (20, 23, 25, 26, 44). Признаются данные расходы в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, в котором они имели место (п.п. 16, 17, 18 ПБУ 10/99).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Степовая Яна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Мельникова Елена

Расходы на канцелярские товары

Без канцелярских товаров не обходится ни одно предприятие. Как правильно отразить операции по их поступлению и списанию в расходы, читайте в настоящей статье.

Покупка канцтоваров

Покупка канцтоваров осуществляется как в безналичной форме, так и за наличный расчет (в этом случае деньги на покупку выдаются под отчет). Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ <1> лица, получившие денежные средства под отчет, не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, обязаны предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах (по форме N АО-1 <2>) и произвести окончательный расчет по ним. Предприятие приказом руководителя утверждает перечень лиц, которые имеют право на получение денежных средств под отчет, сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, их предельный размер и порядок представления авансовых отчетов. Если такой приказ отсутствует, по мнению Федеральной налоговой службы, считается, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен и, значит, расчеты должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня (Письмо от 24.01.2005 N 04-1-02/704).

<1> Утвержден Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40.
<2> Утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55.

В бухгалтерском учете выдача денежных средств под отчет отражается по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в корреспонденции с кредитом счета 50 «Касса» (Инструкция по применению Плана счетов <3>). К учету канцтовары принимаются в качестве материально-производственных запасов, по фактической себестоимости, равной сумме фактических затрат на их приобретение (за исключением НДС) (п. п. 2, 5, 6 ПБУ 5/01 <4>). Кроме авансового отчета, подотчетное лицо согласно п. 56 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов <5> должно представить оправдательные документы, подтверждающие покупку (счета и чеки магазинов, квитанцию к приходному кассовому ордеру). Причем, если к авансовому отчету прилагается товарный чек, он в соответствии с требованиями п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» должен содержать перечень канцтоваров, количество, стоимость. Часто же указывают только «канцтовары в ассортименте». В таком случае налоговые органы могут признать данные расходы неподтвержденными.

<3> Утверждена Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н.
<4> Приказ Минфина России от 09.06.2001 N 44н «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01″.
<5> Утверждены Приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н.

Канцтовары, приобретенные через подотчетное лицо, принимаются к учету следующей записью: дебет счета 10 «Материалы», субсчет 10-9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности» в корреспонденции с кредитом счета 71, приобретенные в безналичном порядке — в корреспонденции с кредитом счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Налог на добавленную стоимость по приобретенным канцтоварам отражается по дебету счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» в корреспонденции с кредитом счетов 71 или 60. Принять налог к вычету предприятие имеет право после постановки на учет товаров, при наличии счета-фактуры контрагента и первичных документов (пп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ). С вычетом НДС по канцтоварам, приобретенным за наличный расчет, могут возникнуть сложности, если налог выделен только в кассовом чеке, а счет-фактура отсутствует. Согласно п. 7 ст. 168 НК РФ при реализации товаров за наличный расчет организациями и индивидуальными предпринимателями розничной торговли и общественного питания, а также выполняющими работы и оказывающими платные услуги непосредственно населению, требования, определенные п. п. 3, 4 этой статьи по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур, считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы.

Позиция Минфина и налоговиков основывается на том, что нормы п. 7 ст. 168 НК РФ применяются только в случае реализации товаров (работ, услуг) непосредственно населению, то есть лицам, не являющимся плательщиками НДС и не предъявляющим этот налог к возмещению из бюджета (Письма Минфина России от 19.03.2004 N 04-03-11/42, МНС России от 13.05.2004 N 03-1-08/1191/15@). Юридические лица и индивидуальные предприниматели при приобретении товаров в организациях розничной торговли имеют право на налоговые вычеты при наличии счетов-фактур и кассовых чеков с выделенной суммой НДС. При этом в строке 5 счета-фактуры должны быть указаны порядковый номер чека и дата покупки (Письмо УФНС по г. Москве от 04.11.2004 N 24-11/71008).

Несмотря на то что письма старые, арбитражная практика показывает, что позиция чиновников по данному вопросу до сих пор не изменилась. Однако судьи, опираясь на Определение КС РФ от 02.10.2003 N 384-О, в котором говорится, что счет-фактура не является единственным документом, служащим основанием для предъявления НДС к вычету, встают на сторону налогоплательщиков, указывая, что НДС к вычету можно принять и на основании чеков, выданных розничными магазинами (Постановления Президиума ВАС РФ от 13.05.2008 N 17718/07, ФАС СЗО от 22.04.2009 N А56-29646/2007, ФАС ВСО от 31.07.2008 N А78-6177/07-С3-22/56-Ф02-3423/08 <6>, Определение ВАС РФ от 05.03.2008 N 17718/07).

<6> Определением ВАС РФ от 22.10.2008 N 13065/08 в передаче данного дела в Президиум ВАС для пересмотра в порядке надзора отказано.

Приходуем канцтовары. Как правило, канцтовары приходуются отдельно по каждой позиции, указанной в накладной или товарном чеке. Однако этот способ является довольно трудоемким. Иногда на практике канцтовары приходуют по группам, не разбивая по видам внутри группы (например, группы «ручки», «бумага»). Это не является ошибкой, поскольку в соответствии с п. 3 ПБУ 5/01 предприятие самостоятельно выбирает единицу учета МПЗ (может быть номенклатурный номер, партия, однородная группа и т.п.). Хотя этот способ тоже нельзя назвать менее трудоемким, так как необходимо провести деление по группам, определить общее количество единиц в группе, рассчитать среднюю цену единицы. В этом случае велика вероятность арифметической ошибки.

Еще одним способом, иногда применяемым на практике, является списание канцтоваров сразу в расходы (без отражения их на счете 10). Однако данный способ чреват налоговыми последствиями. Во-первых, проблемы возникнут с вычетом «входного» НДС, поскольку одним из условий, при выполнении которых налог может быть принят к вычету, является постановка товаров (работ, услуг) на учет (ст. 172 НК РФ). В этом случае формально налоговый орган может сделать вывод, что канцтовары на учет не принимались. Кроме того, в соответствии с ПБУ 5/01 материально-производственные запасы всегда принимаются к бухгалтерскому учету и лишь потом отпускаются в производство (п. п. 5, 16).

Как известно, систематическое, два раза и более в течение календарного года, несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика в силу ст. 120 НК РФ квалифицируется грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения (штраф — 5000 или 15 000 руб. <7>).

<7> Если нарушения совершены в течение более одного налогового периода.

Принимая канцтовары к учету, составляют приходный ордер по форме N М-4 <8>, а при отпуске в эксплуатацию — требование-накладную по форме N М-11. Списываются в затраты канцтовары одним из выбранных предприятием в учетной политике способов (п. 16 ПБУ 5/01, п. 8 ст. 254 НК РФ):

  • по себестоимости каждой единицы;
  • по средней себестоимости;
  • по себестоимости первых по времени приобретения МПЗ (способ ФИФО);
  • по стоимости последних по времени приобретений (ЛИФО) <9>.

<8> Утверждена Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а.
<9> Применяется только в налоговом учете, в бухгалтерском в соответствии с Приказом Минфина России от 26.03.2007 N 26н с 01.01.2008 данный способ не используется.

Пример. Администратору кафе 03.08.2009 выданы из кассы денежные средства под отчет в сумме 2500 руб. В этот же день на приобретенные канцтовары он представил авансовый отчет (с приложением чека ККМ, товарного чека) на сумму 2360 руб. (без НДС). Остаток подотчетных сумм был внесен в кассу предприятия.

В бухгалтерском учете ресторана будут сделаны следующие проводки.

На самом деле ассортимент канцелярских принадлежностей настолько велик, что иногда кажется — офис готов поглотить практически весь представленный ассортимент канцелярии от кнопок и скрепок до самой умной офисной техники. Но идти и скупать все подряд не очень целесообразно, поэтому для начала достаточно закупить только часть наиболее важных и необходимых позиций.

Чтобы достичь золотой середины, нужно грамотно подойти к вопросу выбора товаров для офиса. Бумага — самый частый расходный материал. Нужно правильно рассчитать, сколько сотрудникам необходимо бумаги, и какого формата – А4 или А3. Кроме этого необходимо купить бумагу для написания заметок.

Все важные документы требуют обязательного хранения в хороших условиях, при обеспечении быстрого доступа к ним. С такой задачей отлично справляются папки различных типов, файлы, боксы для хранения бумаг.

Письменные принадлежности:

  • — ручки;
  • — карандаши;
  • — маркеры;
  • — текстовыделители.

Письменные принадлежности расходуются быстрее всего. Данные позиции должны обладать высоким качеством и доступной ценой. Еще одна группа товаров состоит из скрепок, кнопок, различных папок, блокнотов, линеек, ножниц, точилки для карандашей и т.д. Это более длительно расходуемый и используемый товар.

Так как офисную канцелярию приходится заказывать достаточно часто и в немалых количествах, следует грамотно выбрать поставщика. Следует приобретать товары от известных производителей, а не пытаться экономить на дешевых аналогах сомнительного качества. Качественный товар и прослужит гораздо дольше.

Список канцтоваров для офиса — что нужно в 1-ю очередь

  1. Бумага для принтера А4;
  2. Файлы для документов А4 формата;
  3. Степлер;
  4. Скобы для степлера;
  5. Дырокол от 10 до 30 листов;
  6. Скрепки канцелярские (если скреплять листы в небольших количествах — идеально подойдут скрепки на 28мм);
  7. Ножницы 16,5 см;
  8. Линейка;
  9. Перекидной настольный или настенный календарь;
  10. Маркер перманентный черн. 0,1 мм;
  11. Скоросшиватели (картон либо пластик);
  12. Планшет для бумаги;
  13. Корр. жидкость;
  14. Стойка-угол для бумаг;
  15. Стикеры с клейким слоем (для напоминания к примеру на КанБане);
  16. Закладки пластиковые или бумажные;
  17. Маркеры для выделения текста;
  18. Маркеры перманентные (тонкие или толстые, в зависимости от рода деятельности);
  19. Ручки шариковые синие и любой другой цвет (или по желанию гелевые или роллеры);
  20. Чернографитовые карандаши;
  21. Точилка для карандашей;
  22. Подставка для ручек, скрепок и канцелярских мелочей;
  23. Лотки для бумаг (вертикальные или горизонтальные);
  24. Корзина для бумаг;
  25. Клей-карандаш и ПВА;
  26. Канцелярский скотч и упаковочный скотч;
  27. Папка для хранения или перемещения документов, к примеру скоросшиватель;
  28. Канцелярская книга;
  29. Биндеры металлические (зажимы для бумаг);
  30. Ластики;
  31. Калькулятор;
  32. Почтовые конверты;
  33. Антистеплер (расшиватель скоб);
  34. Салфетки для оргтехники.

Важно, но не для всех! Канцтовары по профилю.

Далее можем расширять список, который в принципе тоже подойдёт для любой компании, но используется не в 100% случаев, в зависимости от подразделения или рода деятельности компании.

  • Папка-регистратор — используется в основном в бухгалтерии или подразделении, которое обрабатывает и хранит большое кол-во информации в бумажном виде (отчёты, копии документов…);
  • Папка с файлами — может быть удобна как курьеру для доставки документов, так и менеджеру для хранения под рукой нужной информации;
  • Папка на кнопке — это папка в основном удобна курьеру для перемещения и обмена документами между филиалами или Вашими партнёрами;
  • Папки-портфели;
  • Папка на кольцах;
  • Штемпельная краска — используется далеко не в каждом отделе или подразделении (в основном бухгалтерия, склад, ресепшн…);
  • Ежедневник бумажный или блокнот;
  • Именные настольные таблички;
  • Бейджи.

Планирование, контроль…стратегия, мозговые штурмы!

Так же хочу заметить, что сегодня практически в каждом офисе можно встретить оборудование для презентации или же доски для личного пользования:

  • 1. Магнитно-маркерная доска на стену (КанБан);
  • 2. Пробковая доска;
  • 3. Флипчарт — магнитно-маркерная доска на треноге или же на колёсиках;
  • 4. Стеклянные доски — можно использовать как предмет интерьера или же для презентации и мозговых штурмов;
  • 5. Аксессуары к доскам — магниты, губка для стирания, спрей и маркеры для досок;
  • 6. Блокноты для флипчарта.

Выше перечислен минимум канцелярских принадлежностей для рабочего стола. В дополнение к данному перечню можно приобрести: подставки для карандашей и ручек, точилки и ластики, конверты (пригодятся для оправки корреспонденции), НАСТОЛЬНЫЕ НАБОРЫ ( исходя из статуса), штемпельную продукцию, бумагу для оргтехники в цветном варианте, тетради, чистящие ср-ва для оргтехники, расходные материалы, и т.д.

Кроме канцелярских принадлежностей позаботьтесь еще и о бытовых товарах: Бытовая химия — для мытья пола и стен, для унитаза, для мебели, для стёкол и зеркал, для мытья посуды, перчатки для уборки, жидкое мыло.

Работайте комфортно в чистоте и порядке! Бесперебойная и эффективная работа офиса зависит напрямую от его обеспечения. Успехов и процветания!

Закладка Постоянная ссылка.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *