Работа с задолженностью

Как контролировать дебиторскую задолженность: методы и инструменты

Дебиторская задолженность классифицируется:

• по срокам погашения (краткосрочная — платежи ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты; долгосрочная — платежи ожидаются более чем через 12 месяцев после отчетной даты);
• по степени возможности взыскания (текущая — задолженность в пределах тех сроков оплаты, которые установлены договором; сомнительная — срок погашения уже нарушен, но предприятие уверено, что средства будут получены; безнадежная — долги нереальные для взыскания).

В зависимости от масштабов деятельности компании могут устанавливать свои собственные классификации дебиторской задолженности.

Как не допустить появления сомнительных и безнадежных долгов

Существует несколько способов предотвращения появления плохих долгов или их минимизации.

1. Предоплата

Если есть риск возникновения проблем с покупателем, лучше заключить с ним договор на условиях предоплаты. Причем предоплата в этом случае должна быть 100 %. Тогда у вас, как у поставщика, не возникнет проблем с долгами.

2. Обеспечение в виде залога, поручительства, банковской гарантии

Когда есть встречная задолженность, можно относительно спокойно отгружать продукцию без предоплаты, без обеспечения и прочих подстраховочных вариантов. Если есть кредиторская задолженность и возникает дебиторская задолженность, всегда возможно перекрыть их путем взаимозачета.

4. Аккредитив

Это довольно экзотический вариант, хотя и незаслуженно забытый. Аккредитив — одна из форм безналичных расчетов, смысл которой заключается в следующем: когда обе стороны договора (допустим, на осуществление поставок) не доверяют друг другу (то есть поставщик не доверяет покупателю, так как боится, что он его не оплатит, а покупатель боится делать предоплату, потому что не уверен, что поставщик отгрузит товар), проблему может решить третья независимая сторона в лице банка (банк-эмитент).

В этом случае банк открывает аккредитив: часть денежных средств расчетного счета покупателя переводятся на специальный счет в этом банке, и покупатель в течение определенного срока не имеет права распоряжаться этими деньгами. Затем банк сообщает поставщику о том, что деньги для него «зарезервированы» на отдельном счете и эти деньги ему будут перечислены, как только он представит документы, подтверждающие отгрузку.

К сожалению, эта услуга не пользуется особой популярностью. Вероятно, потому, что она недешевая. Но с точки зрения финансовой и гражданско-правовой это хороший вариант для предотвращения накопления долгов.

6 методов внутреннего контроля дебиторской задолженности

Сразу нужно сказать, что универсальных методов контроля дебиторской задолженности не существует. Все очень специфично, и многое зависит от деятельности предприятия, его масштаба, сумм, которые проходят, клиентов, рынка, на котором предприятие работает. Приходится учитывать слишком много факторов. Тем не менее можно ориентироваться на несколько важных критериев.

1. Плановый уровень дебиторской задолженности

Максимально допустимый размер дебиторской задолженности определяется расчетным путем. Он выражается в абсолютных величинах и / или в процентах по отношению к выручке.

Речь идет о сумме долгов, которую предприятие может себе позволить без серьезного ущерба для финансово-хозяйственной деятельности. Размер этот лучше устанавливать в твердой сумме, то есть в рублях. Дополнительно можно установить и в проценте от выручки.

2. Условия предоставления отсрочки платежа (кредита) клиентам

У компании может быть принят какой-то конкретный срок — 15 или 30 дней, например. Но один срок не может быть универсальным для всех, с кем она работает.

Если речь идет о ключевом или постоянном клиенте, то для него срок может быть длиннее. Ведь он, как правило, делает большие заказы и регулярно выполняет свои обязательства.

Если появляется новый клиент, в котором компания пока еще не уверена, то срок имеет смысл пересмотреть в сторону уменьшения. Проблемному клиенту срок нужно устанавливать либо минимальный, либо вообще настаивать на предоплате.

3. Мотивация сотрудников

Желательно разработать систему, при которой заработная плата сотрудника будет зависеть от срока дебиторской задолженности.

4. Процедура предоставления отсрочки платежа клиентам

Большую роль в принятии решения о предоставлении клиенту кредита играет собранная о нем информация.

Можно начать с анализа информации из открытых источников и той информации, которая запрашивается у покупателей. Как давно они работают на рынке? С кем из их контрагентов можно связаться, чтобы получить отзывы? Насколько аккуратно они рассчитываются? Много ценной для анализа информации можно извлечь из сайта компании.

Лучше всего лично посетить офис покупателя. Это позволит сформировать представление о том, насколько рискованно будет работать с ним.

5. Определение параметров оценки предоставленной клиентом информации

В данном случае важно учитывать наличие имущества, за счет которого возможно погашение задолженности, размер и динамику кредиторской задолженности, потенциальные финансовые трудности и проблемы с платежеспособностью.

6. Распределение ответственности за управление дебиторской задолженностью между коммерческой, финансовой и юридической службами

Все зависит от масштабов предприятия, но даже на малом предприятии имеет смысл определить, кто и за что отвечает в работе с дебиторской задолженностью, как распределяется ответственность.

С точки зрения логики коммерческий отдел должен отвечать за предоставление отсрочки платежа, осуществлять контроль над текущей дебиторской задолженностью. Участок работы юридического отдела — сомнительная и безнадежная дебиторская задолженность (личные встречи, переговоры, переписка, претензии, исковое заявление). К бухгалтерии относятся учет, контроль над оформлением и списание дебиторской задолженности.

Как организовать контроль дебиторской задолженности

Дебиторская задолженность является важным активом и играет значимую роль в финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Высокая ее доля в общей структуре активов хозяйствующего субъекта снижает ликвидность и финансовую устойчивость предприятия и повышает риск финансовых потерь. На величину дебиторской задолженности предприятия оказывают влияние как внешние факторы (общее состояние экономики и расчетов в стране, эффективность денежно-кредитной системы, уровень инфляции, емкость рынка и его насыщенность), так и внутренние: осуществления контроля за дебиторской задолженностью, уровень профессионализма в управлении дебиторской задолженностью, а также состояние ее учета.

Организация контроля, за дебиторской задолженностью предполагает проведение комплекса мероприятий, направленных на снижение риска невозврата дебиторской задолженности. Общепринятых методов контроля над дебиторской задолженностью не существует, многие рычаги по управлению ею зависят от отраслевой специфики предприятия, его масштаба, оборотов, рыночных условий и иных показателей. Тем не менее, при организации контроля можно ориентироваться на несколько основных факторов.

К основным элементам системы контроля дебиторской задолженности относятся:

• контроль и учет договоров с покупателями,
• контроль оформления документации,
• установление характера дебиторской задолженности,
• осуществление своевременного контроля и
• принятие необходимых мер.

При этом важно учитывать, что система контроля дебиторской задолженности должна охватывать все этапы продажи товаров, работ (оказания услуг) – от момента заключения договора с покупателем до фактической реализации товара, работ (оказания услуг) и получения оплаты. Следовательно, в процесс контроля за дебиторской задолженностью должны быть включены все службы (отделы), взаимодействующие с контрагентом (менеджеры, юристы, бухгалтера и иные специалисты).

Для внедрения системы контроля дебиторской задолженности предприятию необходимо разработать регламент, в котором предусмотреть:

• всех ответственных лиц на каждом этапе работы с контрагентом (от стадии заключения договора до момента оплаты задолженности);
• порядок предварительной работы с потенциальными дебиторами на предмет их платежеспособности, наблюдение за своевременностью выполнения ими своих обязательств;
• срок мониторинга задолженности (ежедневно, раз в три дня или иной допустимый период);
• форму документа, в котором раскрывается перечень дебиторов с указанием сумм задолженности, сроков погашения задолженности по договору, количества дней просрочки, принятые меры по взысканию просроченной задолженности и т.п.;
• меры по взысканию просроченной задолженности (уведомления о просрочке платежа, претензионное письмо, приостановка отгрузок, переговоры по оплате задолженности, подача судебных исков и т.п.), сроки осуществления предусмотренных мер.
• выявление степени риска появления недобросовестных покупателей путем расчета резерва по сомнительным долгам.

В рамках осуществления контроля необходимо проводить анализ наличия всех правоустанавливающих документов возникновения дебиторской задолженности, в случае отсутствия какого-либо документа ответственные лица должны принять всевозможные меры по получению данного документа (например: отсутствие договора, акта или иного документа по сделке), в ином случае риск невозврата дебиторской задолженности значительно возрастает.

Отчет для осуществления контроля над дебиторской задолженностью можно оформить по форме документа, представленного в таблице ниже:

На основании сведений, представленных в таблице, анализируются сроки возникновения, суммы задолженности, принятые меры по взысканию задолженности, а также информация о платежеспособности дебитора. Полученная информация поможет принять верные решения при рассмотрении возможных мер, направленных на взыскание дебиторской задолженности.

В качестве предупредительных мероприятий по недопущению возникновения просроченной дебиторской задолженности необходимо внедрить выполнение следующих мероприятий:

• проведение прогнозной оценки уровня финансовой устойчивости и платежеспособности потенциального покупателя (заказчика), перед заключением договора;
• включение в договоры с покупателями и заказчиками существенных условий, определяющих порядок их исполнения, штрафных санкций за неисполнение обязательств;
• установление системы скидок в случае досрочной оплаты счетов предприятия;
• внедрение системы ответственности менеджеров по продажам за несвоевременную оплату их клиентами счетов предприятия;
• установление предельной суммы возможных сделок на основе минимизации количества сомнительных долгов;
• своевременное проведение инвентаризации расчетов с дебиторами.

Организация и внедрение контроля за дебиторской задолженностью позволит существенно снизить уровень риска неплатежей и непредвиденных убытков, что в конечном итоге окажет положительное влияние на финансовые показатели предприятия.

Источник: Пресс-центр АКГ «ДЕЛОВОЙ ПРОФИЛЬ», FD.ru

Елена Рослова, Директор Департамента аудита и МСФО АКГ «ДЕЛОВОЙ ПРОФИЛЬ», 26.04.2017

Елена Рослова

Оценка эффективности управления дебиторской задолженностью

Финансовые и экономические издания уделяют много внимания проблемам управления дебиторской задолженностью. Это не удивительно, так как данный оборотный актив отражает и фактические продажи, и замороженные финансовые средства в расчетах. Зачастую в статьях и исследованиях приводится опыт взаимодействия с клиентами при просрочке, рассматриваются мероприятия, направленные на ее сдерживание или сокращение. Если пользоваться врачебной терминологией — предлагаются варианты лечения «болезни» (рост просроченной задолженности или ее удельного веса в общей сумме задолженности). А ведь «болезнь» проще предупредить, чем лечить…

Предупреждение заключается в выборе наиболее оптимальных критериев оценки эффективности управления дебиторской задолженностью и привязке к ним системы мотивации коммерческих служб.

Реализация эффективного управления дебиторской задолженностью осуществляется через коммерческий отдел и тех людей, которые напрямую работают с клиентами (торговые представители, менеджеры по продажам). Задача финансовых служб — заложить в подсознание коммерческих структур алгоритм действий по управлению задолженностью. Это возможно только при условии привязки оценочного показателя эффективности управления задолженностью к системе мотивации менеджеров и торговых представителей. Следовательно, необходимо определить оценочный критерий эффективности управления дебиторской задолженностью, к нормативам которого будет привязана система мотивации коммерсантов.

Как показывает практика, на предприятиях различных отраслей применяют свои критерии оценки эффективности управления дебиторской задолженностью. На выбор критериев влияют уровни товародвижения и конкуренция, сложившаяся на рынке. В нашем случае рассмотрим основные критерии, используемые в торговых дистрибьюторских компаниях, основная задача которых — доведение продукции до розничных торговых точек (ключевая и традиционная розница).

Критерии оценки эффективности управления дебиторской задолженностью, наиболее часто применяемые в российской дистрибьюции:

• процент просроченной дебиторской задолженности в общей сумме задолженности;
• средний период просроченной дебиторской задолженности в днях;
• процент выполнения плана прихода денежных средств;
• процент просроченной дебиторской задолженности к товарообороту.

Проанализируем данные критерии, определим преимущества и недостатки каждого. Отметим, что за условие берется использование критерия и его обязательное влияние на систему мотивации торгового отдела (менеджера).

1. Процент просроченной задолженности в общей сумме дебиторской задолженности (%ПДЗ). Данный критерий показывает долю просроченной задолженности в общей дебиторской задолженности:

%ПДЗ = ПДЗ / ДЗ × 100 %,

где ПДЗ — сумма просроченной дебиторской задолженности;

ДЗ — общая сумма дебиторской задолженности.

ПРИМЕР

В таблице 1 представлены данные торговой дистрибьюторской компании по динамике дебиторской задолженности и ее просрочке при использовании критерия «процент просроченной задолженности в общей сумме дебиторской задолженности».

Таблица 1. Динамика дебиторской задолженности и ее просрочки при использовании критерия управления «дебиторкой» %ПДЗ
Период (на конец недели)	Менеджер Иванов			Менеджер Семенов			Менеджер Петров
	ДЗ, руб.	ПДЗ, руб.	%ПДЗ	ДЗ, руб.	ПДЗ, руб.	%ПДЗ	ДЗ, руб.	ПДЗ, руб.	%ПДЗ
1-я неделя	1 500 000	450 000	30,0	2 200 000	650 000	29,5	1 100 000	500 000	45,5
2-я неделя	1 700 000	500 000	29,4	2 100 000	890 000	42,4	1 100 000	450 000	40,9
3-я неделя	1 750 000	800 000	45,7	2 200 000	900 000	40,9	1 200 000	600 000	50,0
4-я неделя	1 800 000	850 000	47,2	2 400 000	800 000	33,3	1 250 000	800 000	64,0
5-я неделя	2 100 000	350 000	16,7	3 000 000	900 000	30,0	1 800 000	380 000	21,1
Норматив	—	—	20,0	—	—	20,0	—	—	20,0

Основные преимущества использования данного критерия оценки эффективности управления дебиторской задолженностью:

• возможность привязки торгового отдела к нормативам просрочки. На рассматриваемом предприятии к нормативам относилась просрочка до 20 %, бонус за нее выплачивали коммерсантам в полном размере. При данном критерии торговый отдел будет стараться поддерживать просрочку в рамках не больше установленного норматива. Следует сказать, что норматив просрочки для компаний может быть разным. Он зависит от уровня конкуренции в отрасли, наличия товаров-аналогов и пр.;
• рост и (или) перераспределение продаж к концу месяца. Дело в том, что торговый отдел для «размывания» просрочки в общей дебиторской задолженности по возможности перераспределяет продажи к отчетной дате (конец месяца).

Если проанализировать данные табл. 1, то это прослеживается по всем менеджерам: общая «дебиторка» на конец 5-й недели (на конец месяца) существенно отличается от остальных дат. Особенно явно это видно по менеджеру Семенову. При сохранении стабильной просрочки в сумме 800 000–900 000 руб. он сознательно загружает клиентов на 5-й неделе, увеличивая общую задолженность и в ней «размывая» просрочку. Но этого увеличения недостаточно, чтобы попасть в норматив 20 %: при сохранении абсолютной суммы в 900 000 руб. не хватает 1 500 000 руб. (900 000 руб. / 20 % – 3 000 000 руб.) дополнительных продаж.

В данной ситуации менеджер Семенов, который знает, что не получит бонус за управление дебиторской задолженностью, не акцентирует внимание на сборе просроченной задолженности. Менеджеры Иванов и Петров также немного увеличивают продажи на конец отчетной даты, но и сокращают просрочку на конец месяца. Это позволяет им соблюсти норматив просрочки и получить бонус за управление дебиторской задолженностью.

К недостаткам данного критерия можно отнести то, что он не способствует ускорению сбора денежных средств (по крайней мере, на конец отчетной даты — месяца). Всегда есть клиенты, задерживающие оплаты (как у менеджера Семенова, у которого ПДЗ в абсолютных цифрах практически стабильна на конец каждой недели), и те клиенты, которые готовы платить раньше или даже по факту за дополнительную скидку. Но торговый представитель в большинстве случаев приведет платежеспособного дебитора к тому, чтобы он платил точно в срок, а не раньше, тем самым улучшая %ПДЗ на отчетную дату, чтобы просрочка злостного неплательщика «размывалась» в текущей задолженности надежных дебиторов.

2. Средний период просроченной дебиторской задолженности в днях (ТПДЗ). Данный критерий определяется по средней взвешенной арифметической формуле и показывает среднее количество дней просрочки по всем накладным каждого конкретного торгового представителя (менеджера):

ТПДЗ = Σ(ДЗ × ТПДЗ) / ΣДЗ.

В таблице 2 отражены развернутые данные по менеджеру Иванову, у которого средний период просрочки составляет 2,0 дня. То есть средства за отгруженный товар возвращаются в среднем через 2 дня после наступления срока оплаты (средняя отсрочка плюс 2 дня средней просрочки):

ТПДЗ = Σ((50 000 руб. × 21 день) + (150 000 руб. × 14 дн.) + (125 000 руб. × 7 дн.) + (125 000 руб. × 1 день) + (150 000 руб. × 0 дн.) + … + (375 000 руб. × 0 дн.)) / 2 100 000 руб. = 2,0 дн.

Данный показатель имеет такие же экономические преимущества и недостатки, как и %ПДЗ:

• «размывка» просроченных накладных (ТТН № 1–4) за счет текущих (ТТН № 5–10);
• перераспределение продаж к отчетной дате (ТТН № 7–10).

Таблица 2. Расчет периода просрочки в днях
Менеджер Иванов: на конец 5-й недели
№ ТТН в хронологическом порядке	ДЗ, руб.	ПДЗ, руб.	%ПДЗ	ТПДЗ, дн.
ТТН № 1	50 000	50 000	100,0	21
ТТН № 2	150 000	150 000	100,0	14
ТТН № 3	125 000	125 000	100,0	7
ТТН № 4	125 000	25 000	20,0	1
ТТН № 5	150 000	—	—	—
ТТН № 6	175 000	—	—	—
ТТН № 7	220 000	—	—	—
ТТН № 8	350 000	—	—	—
ТТН № 9	380 000	—	—	—
ТТН № 10	375 000	—	—	—
Итого в среднем	2 100 000	350 000	16,7	2,0

Как правило, данный критерий не применяется для привязки к системе мотивации коммерческих служб, так как не отвечает одному из главных принципов системы оплаты труда — принципу ясности и простоты расчета при начислении оплаты труда. Он может выступать дополнением к %ПДЗ и совместно давать более полную картину эффективности управления задолженностью.

3. Процент выполнения плана прихода денежных средств (%ВПдс). Данный критерий привязан к выставляемым планам прихода денежных средств и фактическому сбору денежных средств:

%ВПдс = Фдс / Пдс × 100 %,

где Фдс — фактически поступившие денежные средства;

Пдс — планируемое поступление денежных средств.

Для целей эффективного управления дебиторской задолженностью в план прихода денежных средств желательно включать:

• приход текущей дебиторской задолженности в отчетном периоде (ДЗт);
• приход просроченной дебиторской задолженности в отчетном периоде (ПДЗ);
• приход денежных средств исходя из плана продаж отчетного месяца и средней отсрочки платежа по договорам с клиентами (То);
• приход денежных средств исходя из плана продаж отчетного месяца по предоплатным клиентам (Тп).

Таким образом, план прихода денежных средств (Пдс) можно рассчитать так:

Пдс = ДЗт + ПДЗ + То + Тп.

В таблице 3 представлен расчет плана прихода денежных средств по данным табл. 1. Так, по менеджеру Иванову общий план прихода денежных средств составляет 4 300 000 руб., из которых:

• текущая дебиторская задолженность на конец третьей недели — 1 750 000 руб.;
• просроченная дебиторская задолженность на конец месяца — 350 000 руб.;
• план прихода денежных средств по плану продаж на следующий месяц (план — 3 000 000 руб., средняя отсрочка — 20 дней) — 2 000 000 руб. (3 000 000 руб. / 30 дн. × 20 дн.);
• план по клиентам, которые работают в предоплату и никак не попадают в дебиторскую задолженность, — 200 000 руб.

Таблица 3. Определение плана прихода денежных средств и расчет процентов выполнения плана
Менеджер	Факт прихода денег (Фдс), тыс. руб.	Факт продаж (То), тыс. руб.	План прихода денежных средств (Пдс), тыс. руб.					%ВПдс
			план сбора текущей дебиторской задолженности	план сбора ПДЗ (сумма на конец месяца)	план прихода денежных средств по плану продаж (по средней отсрочке 20 дней и плану продаж 3 млн руб.)	план прихода денежных средств по предоплатным клиентам	план, всего
Иванов	3500	2850	1750	350	2000	200	4300	81,4 %
Семенов	4500	3100	2100	900	2000	50	5050	89,1 %
Петров	3500	2200	1420	380	2000	100	3900	89,7 %

По факту сбор денежных средств по менеджеру Иванову составил 3 500 000 руб., или 81,4 % от выставленного плана. Невыполнение плана прихода денежных средств объясняется:

• невыполнением плана продаж (нет необходимых продаж — нет необходимой суммы дебиторской задолженности, а значит, и прихода из нее денежных средств);
• наличием просроченной дебиторской задолженности на конец месяца.

При правильно выставленных планах продаж менеджер никогда не достигнет показателя %ВПдс = 100 %, так как для этого ему надо собрать всю просрочку под ноль и выполнить план продаж на 100 %. Выполнение этих двух условий на рынке, где у всех один и тот же продукт и несколько конкурентов, в целом невозможно.

К преимуществам данной системы эффективного управления «дебиторкой» можно отнести ускорение инкассации дебиторской задолженности за счет платежеспособных дебиторов, а также прихода денег за отгрузку в предоплату или по факту. То есть менеджеры в данном случае (в отличие от двух предыдущих критериев) будут заинтересованы в том, чтобы за счет платежеспособных дебиторов сделать план прихода денежных средств и закрыть план по приходу просрочки по клиентам, по которым не удалось собрать ее в отчетном периоде. При этом будут прилагаться дополнительные усилия по работе с «трудными» клиентами, чтобы те своевременно погашали свои долги.

К недостаткам данной системы можно отнести тот факт, что система выставления планов (в особенности продаж) должна быть максимально точной и справедливой. Так, при завышенном плане продаж завышенным окажется и план прихода денежных средств. А это уже два критерия, которые повлияют на снижение размера бонуса менеджера по продажам. То есть при невыполнении плана продаж план прихода денежных средств также не будет выполнен автоматически. По факту может получиться так, что из-за невыполнения плана продаж менеджер будет наказан дважды: за продажи и за приход денег, который он не мог выполнить, так как не было соответствующих продаж.

3. Процент просроченной дебиторской задолженности к товарообороту (%ПДЗТ). Данный показатель рассчитывается как отношение просроченной дебиторской задолженности (ПДЗ) к товарообороту (продажам) текущего месяца (Т):

%ПДЗТ = ПДЗ / Т × 100 %.

В таблице 4 представлен расчет процента просроченной дебиторской задолженности к товарообороту.

Таблица 4. Расчет процента просроченной дебиторской задолженности к товарообороту
Менеджер	Факт продаж (То), руб.		ПДЗ, руб.		%ПДЗТ
Иванов	2 850 000		350 000	↓	12,3
Семенов	3 100 000		900 000		29,0
Петров	2 200 000		380 000		17,3

На анализируемом предприятии нормативным являлся показатель не более 15 % (0,15 руб. просрочки на 1 руб. текущих продаж). При этом из-за небольшой сезонности норматив корректировался на коэффициент сезонности.

К преимуществам данного критерия можно отнести желание менеджеров по продажам как можно скорее закрыть просрочку и текущую дебиторскую задолженность (чтобы «дебиторка» не стала через какой-то период просроченной задолженностью), чего не скажешь по первым двум критериям. Кроме того, для «размывания» просрочки коммерческий отдел будет стремиться увеличивать продажи.

Данный критерий получил свое распространение относительно недавно, но уже активно используется многими дистрибьюторскими компаниями.

Для обобщения приведенной информации представим основные выкладки в табл. 5.

Таблица 5. Обобщение преимуществ и недостатков используемых на практике критериев оценки эффективности управления дебиторской задолженностью
Критерий	Преимущества	Недостатки
1. Процент просроченной задолженности в общей сумме дебиторской задолженности	Ориентация коммерческих служб на норматив просроченной дебиторской задолженности (%ПДЗ), на оплату точно по отсрочке	Замедление инкассации по платежеспособным дебиторам
2. Средний период просроченной дебиторской задолженности в днях
3. Процент выполнения плана прихода денежных средств	Ускорение инкассации денежных средств, появление клиентов, готовых работать в предоплату или по факту поставки за дополнительную скидку	Система выставления планов должна быть максимально точная и справедливая
4. Процент просроченной дебиторской задолженности к товарообороту	Рост продаж, повышение инкассации денежных средств	Возможна отгрузка для «размывания» просрочки неблагонадежным клиентам

Выводы

Оптимальным критерием оценки эффективности управления дебиторской задолженностью выступает именно процент просроченной дебиторской задолженности к товарообороту, так как существенных недостатков по нему не выделяется, а к положительным моментам относится изменение двух основных переменных — сокращение просрочки и увеличение продаж.

К решению управления дебиторской задолженностью надо подходить комплексно и системно. Оптимальной выступает такая система, при которой мотивация менеджеров по продажам зависит от одного критерия (процент просрочки к дебиторской задолженности), а мотивация их руководителя — от другого (процент выполнения плана прихода денежных средств). В данном случае предприятие получит подсознательное стремление менеджеров по продажам снижать просрочку (задача торговой команды), а это позволит выполнить план прихода денежных средств (задача коммерческого директора).

Показатели «Процент просроченной задолженности в общей сумме дебиторской задолженности» и «Средний период просроченной дебиторской задолженности в днях» будут выступать только справочными и вспомогательными показателями, отражающими эффективность действия предлагаемой модели управления дебиторской задолженностью (через %ПДЗТ и %ВПдс как основных критериев оценки эффективности управления дебиторской задолженностью).

Эффективная работа с дебиторской задолженностью

1. Дебиторская задолженность
2. Управление дебиторской задолженностью
3. Учет и управление дебиторской задолженностью в онлайн-сервисе «Бизнес.Ру»

Дебиторская задолженность

Согласно классическому определению – это сумма всей задолженности (долгов) предприятию или предпринимателю. В управленческом и бухгалтерском учете «дебиторка» относится к оборотным средствам предприятия.

Читайте также: Как контролировать продажи своих сотрудников с помощью системы автоматизации

Она возникает вследствие обычной коммерческой деятельности. Ее источником бывают:

1. Предприятия контрагенты, например, покупатели. В этом случае долг возникает тогда, когда товар (продукт, оказанная услуга) отпускается, передается покупателю, клиенту, но тот на определенную дату пока еще не рассчитался за покупку.

Это чаще всего случается тогда, когда покупателю предоставляется рассрочка по платежам, отсрочка. Например, поставщики или производители, поставляющие свою продукцию в торговые сети, деньги получают не сразу в момент поставки, а в течение определенного срока отсрочки, который, в зависимости от продукции и сроков ее хранения, может достигать периода больше 1 месяца.

Онлайн-сервис для автоматизации бизнеса

• Торговый и складской учет
• CRM-система
• Онлайн-касса 54-ФЗ

От 0 руб./мес.Попробовать бесплатно >>

В течение всего этого периода отсрочки сумма за проданные изделия у поставщика ил производителя будет записана (учтена) в разделе «Дебиторская задолженность». Скорее всего, в управленческом учете это будет отдельный документ – отчет о дебиторской задолженности.

2. Поставщики тоже могут быть дебиторами, то есть, должниками. Это случается тогда, когда вы что-то заказали у поставщика или производителя работ и услуг и передали ему аванс. Деньги (часть денег в виде аванса) вы передали, а сам товар (услуга, продукт) еще не поступил в ваше распоряжение. И вот в течение этого временного промежутка между тем, как вы передали аванс и тем, как получили товар, у вас, как у заказчика, сумма аванса будет записана в отчет о дебиторской задолженности.

3. Работники предприятия. Им можно выплатить аванс: пока не закончится рабочий период, точнее, пока работник не отработает этот аванс, сумма эта должна быть вписана в отчет о дебиторской задолженности.

Командировочные работники. Когда вы отправляете человека в командировку, вы выдаете ему денег, например, на аренду гостиницы и на другие нужды, связанные с работой. И до тех пор, пока человек не вернется из командировки и не отчитается перед бухгалтерией, предъявив все документы (чеки, квитанции), выданная сумма также будет отражена в соответствующем разделе документа «Отчет о дебиторской задолженности».

4. Налоги. Предприниматель может либо заплатить какой-то налог авансом, либо по какой-то причине, например, в виду неправильного расчета, заплатить в бюджет больше, чем нужно. И вот до следующего платежа эта сумма переплаты в виде долга бюджета перед предпринимателем также будет записана в отчет о дебиторской задолженности. Скорее всего, как это бывает в большинстве случаев, данная сумма переплаты будет зачтена при следующем расчете платежей по налогам.

5. Займы. Предприниматель или фирма может прокредитовать, то есть, дать в долг другому предпринимателю или другой фирме денег взаймы. Соответственно, должник будет дебитором, а сумма займа запишется в отчете о дебиторской задолженности.

Читайте также: Контроль остатков товара на складе

Виды задолженностей

1. Текущая. Она возникает вследствие обычной коммерческой деятельности и вытекает из условий договора, когда по договору одна сторона либо предоставляет другой стороне отсрочку по платежам (магазин покупателю), либо одна сторона выплачивает другой стороне (магазин поставщику) аванс.
   Период отсрочки или аванса, предусмотренного договором – это период дебиторской задолженности. Текущая «дебиторка» предсказуемая, ожидаемая.
2. Просроченная. Это когда одна из сторон нарушила договорные условия. Например, не рассчиталась вовремя за проданный товар или вовремя не произвела поставку товара, за который уже получила аванс.
   Просроченная – это по которой уже необходимо проводить определенный комплекс мероприятий, направленных на ее взыскание.
3. Безнадежная. Вероятность ее взыскать, то есть, вернуть крайне мала, близка к нулю. В большинстве случаев по ней истек срок исковой давности (обычно три года).

Кстати, фирма может создавать резервы для того, чтобы можно было наиболее безболезненно компенсировать свои потери от безнадежных долгов – это резервы по сомнительным долгам.

По срокам «дебиторка» бывает:

1. Краткосрочная – сроком до 12 месяцев.
2. Долгосрочная – сроком более 12 месяцев.

CRM для розничного магазина

• Учет клиентов и продаж
• Email и SMS-рассылки
• Аналитика продаж

От 0 руб./мес.Попробовать бесплатно >>

Читайте также: Как организовать деятельность менеджера по работе с клиентами

Управление дебиторской задолженностью

«Дебиторка» по своей экономической сути является кредитованием контрагента, потому что он в течение какого-то времени должен вам деньги. Причем, чаще всего это кредитование бесплатное. Поэтому вашему должнику выгоднее как можно дольше долг не отдавать, а вам, соответственно, выгоднее, чтобы все долги возвращались в установленные договорные сроки и раньше.

Конечно, в договорах обычно пишут условие, что в случае нарушения сроков платежей должник за каждый день просрочки должен будет выплатить пени, которые обычно равны 1/300 учетной ставки ЦБ РФ за каждый день просрочки. Но это все равно меньше, чем ставка по обычному кредиту в коммерческом банке.

Когда вам должны – это всегда деньги, временно отвлеченные из оборота. Это означает, что в то время, пока кто-то пользуется вашими деньгами в виде «дебиторки», эти же деньги вы могли бы вложить в более выгодное мероприятие – закупить товар и продать его, возможно, даже несколько раз или элементарно положить на депозитный счет в банке.

В связи со всем этим предприниматель должен всегда уделять должное и особенное внимание управлению этим видом своих активов. В общем смысле под таким управлением понимается «держать руку на пульсе»: главным образом, не допускать, чтобы «дебиторка» критически увеличивалась или переходила из разряда текущей в просроченную или даже в безнадежную. К примеру, можно всем своим покупателям товар продать в рассрочку, а пока ждать от всех постепенных платежей, фирму придется закрыть.

Нужно ли контролировать сотрудников: опыт предпринимателей

Инвентаризация

Управляя своими активами, предприниматель должен провести ревизию или инвентаризацию дебиторской задолженности. Ее вообще необходимо делать периодически, например, вместе с инвентаризацией товаров.

Проводя инвентаризацию, необходимо выявить всех должников, вписать их в соответствующий отчет или реестр. С кем из контрагентов ясности в расчетах очевидной нет, необходимо провести сверку. Результат такой сверки оформляется в акт сверки взаиморасчетов. Это бухгалтерский документ. Сверкой обычно занимается тот, кто с этим конкретным контрагентом работает, то есть, определенный менеджер.

Как организовать работу с клиентской базой

Это один из самых важных показателей финансового анализа деятельности фирмы, предпринимателя. Коэффициент оборачиваемости находится достаточно просто:

КоДЗ = В / ДЗср

В этой формуле:

КоДЗ – коэффициент оборачиваемости.

В – выручка от продаж за какой-то период, например, за квартал или за год. Выражается в рублях.

ДЗср – Среднее значение дебиторской задолженности в рублях за тот же период.

Среднее значение находится тоже достаточно просто:

ДЗср = (ДЗн + ДЗк) / 2

В этой формуле:

ДЗср – среднее значение «дебиторки»

ДЗн и ДЗк – значения соответственно на начало периода и на его конец, например, на первое число квартала (года) и на последнее.

Экономический смысл этого коэффициента означает то, что он показывает, сколько выручки, которую магазин получил в течение отчетного периода, было «заморожено» в виде «дебиторки», то есть, временно выведено из оборота.

Нормальных показателей коэффициента оборачиваемости, к которым нужно стремиться и которых нужно придерживаться нет: все зависит от сферы бизнеса, даже в торговле приемлемые показатели могут и будут отличаться друг от друга в зависимости от того, чем вы торгуете.

Вместе с тем, необходимо знать, что чем этот коэффициент больше, тем лучше.

Читайте также: Особенности работы с ключевыми клиентами

Оборачиваемость определяют также не только в виде коэффициента, еще и в днях. Экономическая суть этого показателя, найденного в днях, сводится к тому, что он показывает, в течение скольких дней она оборачивается, то есть, превращается из долга в деньги – из «замороженных» денег в деньги «живые».

Или, что то же самое: в течение скольких дней денежные средства остаются «замороженными», то есть, выведенными из оборота в виде «дебиторки».

Оборачиваемость в днях находится так:

Оборачиваемость в днях = Т / КоДЗ

В этой формуле:

Т = отчетный период, для которого производится расчет. Если это месяц, то Т = 30, если квартал, то Т = 90, а если год, то Т = 365.

КоДЗ = коэффициент оборачиваемости, найденный для того же периода (месяц, квартал или год) по формуле, описанной выше.

Здесь тоже нет нормальных значений: все зависит от специфики бизнеса и от того, что вы продаете. Но этот коэффициент в днях должен быть чем меньше, тем лучше.

Указанные коэффициенты называют в экономическом анализе показателями деловой активности. Они являются очень важными, так как характеризуют эффективность вашего бизнеса.

Читайте также: Как составить правильное продающее коммерческое предложение

Взыскание

Если ваш контрагент (должник) нарушил сроки погашения, то придется предпринять ряд мер по взысканию долга. Это происходит обычно следующим образом:

1. Претензионная работа. Этот этап проводится до того, как вы подадите в суд на своего должника. Сводится к тому, что в адрес должника вы пишите письмо (претензию) с требованием исполнить свои обязательства и отдать вам деньги.

К тому же, в претензии необходимо указать, что возвращение долга необходимо осуществить в определенный срок. И что, если в течение этого срока долг возвращен не будет, вы подадите иск в суд.

2. Судебное взыскание. Если должник проигнорировал тем или иным образом вашу претензию, ваше законное требование, вам остается подать в арбитражный суд. туда нужно будет предоставить все необходимые документы, доказывающие, что та фирма должна вам деньги: договоры, приложения к договорам, акты сверок, выписки с расчетных счетов и т. д.

Успешность этих мероприятий зависит, в том числе и во многом, от правильно организованной юридической работы.

3. Если должником является работник фирмы, то взыскать с него долг проще, если он к тому времени все еще работает у вас: взыскать за счет зарплаты. Если работник уже не работает по каким-то причинам, но остался вам должен денег, то алгоритм работы с дебиторской задолженностью точно такой же: сначала требование в виде претензии, а потом, если проигнорирует, то в суд. Правда, в случае с физическим лицом, обращаться нужно будет не в арбитражный, а в общегражданский суд.

Читайте также: Как создать клиентскую базу

Регламент работы по управлению задолженностью

Предпринимателю, руководителю фирмы будет совершенно не лишним составить и утвердить регламент — положение по работе с дебиторской задолженностью. Это внутренний документ, в котором расписано, кто, что и как должен делать, чтобы максимально эффективно работать с взаиморасчетами и долгами.

Положение по работе с дебиторской задолженностью – это своего рода инструкция, даже должностная инструкция для тех, от кого зависит правильное и эффективное управление. Обычно на предприятии этим занимаются следующие работники:

• Менеджер по продажам.
• Начальник отдела продаж.
• Коммерческий директор.
• Директор по продажам.
• Генеральный директор.
• Бухгалтер по взаиморасчетам.
• Главный бухгалтер.
• Юрист.

В регламенте четко должно быть расписано, кто, что, в какие сроки и при наступлении каких обстоятельство должен делать.

Читайте также: Как создать отдел продаж и организовать его работу

Учет и управление дебиторской задолженностью в онлайн-сервисе «Бизнес.Ру»

Когда у предпринимателя контрагентов несколько, работа с расчетами с ними может осуществляться в ручном режиме или с применением всем известного табличного процессора Excel. Однако очевидно, что в современных условиях ритейл и любая другая отрасль коммерческой деятельности имеет дело с десятками, сотнями и тысячами контрагентов.

Количество договоров, счетов, платежных документов и всего остального, что имеет отношение к расчетам и формированию всех видов задолженности, уже представлено в огромном количестве, которое требует, чтобы все процессы управления были автоматизированы.

Делается это с помощью различных специальных программ. Одним из оптимальных решений для этого является онлайн-сервис «Бизнес.Ру»

В сервисе «Бизнес.Ру» находит отражение все, что связано с реализацией:

• Продажи.
• Расчеты наличными.
• Расчеты безналичным способом.
• Дебиторская задолженность.

По дебиторской задолженности можно сформировать отчет за любой период, в котором на отчетную дату будет приведен список всех контрагентов-дебиторов с указанием задолженности на эту дату.

Кликнув на контрагента, можно получить историю взаиморасчетов с ним на эту дату.

Читайте также: Как контролировать каждый входящий звонок и письмо в компанию

>7 советов, как бороться с дебиторской задолженностью

1

Разработайте корпоративный стандарт по работе с дебиторской задолженностью

Чтобы минимизировать риски, необходимо разработать (и выполнять) систему работы с дебиторской задолженностью, где будут четко прописаны сроки и порядок действий, а также ответственные лица. Если с каждой просроченной задолженностью работать как с уникальной ситуацией, вы будете действовать неэффективно.

В качестве утвержденного на корпоративном уровне может быть следующий порядок действий: претензия, повторная претензия, остановка отгрузок и работ на объекте, вывоз оборудования, обращение в суд. Но, как показывает практика, только в небольшом количестве компаний существуют подобные внутренние стандарты.

2

Утвердите срок (или событие), после которого следует идти в суд

Этот срок каждая компания определяет для себя сама. Кто-то решает, что нужно идти в суд через три месяца после возникновения задолженности, кто-то, что через полгода. Многие ориентируются на поведение должника. Например, если он выходит на связь и регулярно перечисляет определенную сумму, арендодатели в такой ситуации зачастую предпочитают отсрочить обращение в суд. Если же должник начинает скрываться и не отвечает на звонки, то самое время переходить к судебной стадии.

Многие региональные компании считают, что в суд ходить не надо ни при каких обстоятельствах, поскольку это разрушит отношения с клиентом. И в некоторых случаях это оправданная позиция, если, например, речь идет о ключевом игроке регионального рынка. Однако нельзя таким образом относиться ко всем своим клиентам.

Поиск необходимого оборудования или запчастей стал еще проще — оставьте заявку и Вам перезвонят.

3

Контролируйте процесс исполнительного производства

Одна из самых частых проблем, возникающих при взыскании долгов, — бездействие службы судебных приставов. Опыт «Адвокатской группы Боженко» показывает, что если специалиста компании нет на территории взыскания, если он не приезжает лично в отделение службы судебных приставов, не помогает приставу и не делает часть работы за него (в том числе не проверяет и не добивается, чтобы необходимые документы были составлены правильно, чтобы они дошли до получателя и были зарегистрированы), то процент взыскания будет стремиться к нулю.

Важно спланировать все необходимые действия еще до получения исполнительного листа и сразу же приступить их осуществлению. Если вы намерены передать работу с долгом внешним специалистам, то определиться в этом вопросе необходимо заранее.

4

В сложной ситуации передавайте взыскание долга на аутсорсинг

Штатные юристы арендных компаний в подавляющем большинстве случаев не являются специалистами по исполнительному производству. При этом исполнительное производство — это очень длительный процесс, юрист может затратить на данный этап в десятки раз больше времени, чем при работе в арбитражном суде по конкретному делу.

Как уже было сказано в предыдущем пункте, очень важно плотное взаимодействие с ФССП. Если ваши юристы просто будут вести переписку с судебным приставом, то ничего кроме стандартных отписок вы не получите. Узкие специалисты по исполнительному производству всегда лучше знают, как добиться эффективной работы от службы приставов, как и где искать активы должника, как оптимально проводить переговоры. Кроме того, узкоспециализированная компания способна и должна обеспечить постоянное присутствие специалиста в месте нахождения должника, что не всегда возможно обеспечить компании-взыскателю силами штатных юристов.

5

Позаботьтесь о профилактике дебиторской задолженности

Здесь можно выделить следующие основные меры:

• тщательная проверка контрагента перед началом работы;
• ежедневный контроль дебиторской задолженности руководителем компании;
• работа по предоплате (50 или 100-процентной), однако это возможно далеко не всегда;
• увязывание дебиторской задолженности и заработка менеджера.

Некоторые арендные компании с целью профилактики плохих долгов не работают за пределами своего региона. Если же поступает запрос от клиента из другого региона, то этот запрос передается партнерской арендной компании.

6

Разработайте систему мотивации менеджеров

При профилактике дебиторской задолженности многое зависит от того, как выстроена система мотивации у менеджеров по продажам. Здесь практика сильно разнится. На одном полюсе находятся компании, где последующее возникновение дебиторской задолженности практически никак не влияет на заработок менеджера, на другом — компании, где возникновение задолженности непосредственным образом сказывается на уровне дохода менеджера и встроено в систему мотивации.

Но помните, что изменение системы мотивации — вопрос очень чувствительный, к которому нужно подходить обдуманно.

Дебиторская задолженность — все, что должны предприятию другие компании, государство или клиенты-физлица. Каждый такой должник называется дебитором. Дебиторская задолженность, например, появляется, когда компания продала товар, но деньги не получила. Тогда долг покупателя за товар — это дебиторская задолженность. Бывает и наоборот: если фирма перечислила предоплату, а товар не поставили. Переплата налогов или заем сотруднику тоже приводят к дебиторской задолженности.

Сергей Антонов никому ничего не должен

Чем дебиторская задолженность отличается от кредиторской

Если дебиторская задолженность — это то, что должны компании, то кредиторская — наоборот, когда та сама задолжала контрагенту. Еще к кредиторской задолженности относятся и кредиты.

Примеры видов задолженности

Дебиторская задолженность	Кредиторская задолженность
Переплата по налогам	Неоплаченная пеня по налогам из-за просрочки
Предоплата поставщику за товар	Долг перед поставщиком за отгруженный товар
Заем работнику на покупку жилья	Остаток задолженности по кредиту перед банком

Дебиторская задолженность Кредиторская задолженность Переплата по налогам Неоплаченная пеня по налогам из-за просрочки Предоплата поставщику за товар Долг перед поставщиком за отгруженный товар Заем работнику на покупку жилья Остаток задолженности по кредиту перед банком

Когда образуется дебиторская задолженность

Дебиторская задолженность появляется в тот момент, когда две стороны одного договора не могут выполнить обязательства одновременно. Например, сначала одна компания отгружает товар, а другая только потом платит за него. Из-за этого разрыва и появляется задолженность: у одного контрагента — дебиторская, у другого — кредиторская. Такой долг может существовать несколько часов, а может зависнуть на годы.

Для продавца было бы идеально, если бы все покупатели вносили предоплату, но на практике такого не бывает. Поэтому клиентам дают отсрочку платежа. Это выгодно участникам сделки: покупатель может, например, перепродать дороже еще не оплаченный товар, а продавец наращивает рынок сбыта. Чем больше у компании клиентов, тем быстрее растет дебиторская задолженность.

Как вести бизнес без штрафов Зарабатывать больше и не нарушать закон. Раз в месяц — в нашей рассылке для предпринимателей

Виды дебиторской задолженности

Дебиторскую задолженность можно классифицировать по нескольким признакам.

По срокам погашения — на долгосрочную и краткосрочную. Краткосрочная — долг, погашаемый в течение года с момента заключения договора. Например, если оплата за отгруженные материалы должна поступить через два месяца. Долгосрочная — со сроком погашения больше года. Например, заем для сотрудника.

По срокам погашения обязательств — на нормальную или просроченную. Срочная, или нормальная, — когда еще не пришло время гасить долг. Например, компания поставила клиенту товар, но по договору тот может заплатить в течение 10 дней. Спустя неделю его задолженность еще считается нормальной. Просроченная задолженность появляется, когда указанные в договоре сроки вышли. Например, тот же покупатель не оплатил товар даже спустя месяц.

По основаниям возникновения — в зависимости от того, кто должен компании:

1. Покупатели — например, по договорам поставки.
2. Поставщики — от которых не получили товар, хотя перевели предоплату.
3. Государство — например, когда компания переплатила по налогам.
4. Работники — например, если компания выдала им заем.
5. Учредители — если, например, не оплатили свою долю в уставном капитале компании.

По вероятности погашения — на сомнительную и безнадежную. Сомнительная не обеспечена залогом, поручительством или банковской гарантией. Безнадежная — с истекшим сроком исковой давности. Если компания-должник ликвидирована или у приставов не получается взыскать деньги, то долг тоже считают безнадежным. А еще, когда должника исключили из ЕГРЮЛ по инициативе налоговой.

Когда появляется безнадежная дебиторская задолженность, компания недополучает прибыль и остается без оборотных средств. Если таких долгов становится много, предприятие не может закупать сырье, производить продукцию, платить зарплаты и налоги — это чревато не только убытками, но и банкротством. Поэтому задача менеджеров — возвращать долги, а в идеале — предотвращать подобные ситуации. Такая работа называется управлением дебиторской задолженностью.

Вот какие методы можно использовать для управления дебиторской задолженностью:

1. Инвентаризировать долги — это помогает обнаружить сомнительную и безнадежную дебиторскую задолженность. Компания может провести инвентаризацию задолженности в любое время по своей инициативе, но есть случаи, когда ее надо проводить обязательно — например, если обнаружена кража на предприятии или собственники решили ликвидировать организацию. Кроме того, инвентаризацию проводят перед оформлением годового отчета. Инвентаризацию расчетов с дебиторами, покупателями и поставщиками оформляют специальным актом, а по ее итогам бухгалтерия составляет специальную справку.
2. Определить даты погашения долгов и напомнить о них контрагентам. В этом случае бухгалтерия сверяет задолженность с датами, указанными в договорах, проверяет отгрузки, а также рассылает письма партнерам с напоминанием о дате оплаты.
3. Оценить трудозатраты для взыскания долга. Возможно, стоимость работы по взысканию не сопоставима с суммой долга — оплата юристов и судебные издержки будут больше, чем деньги, которые удастся вернуть. Поэтому можно установить минимум, ради которого стоит организовывать работу по взысканию, и контролировать только ту задолженность, что выше этой суммы.
4. Проверить платежеспособность должника. Возможно, уже идет стадия банкротства, и надо срочно делать все, чтобы попасть в реестр кредиторов. В картотеке арбитражных дел можно посмотреть, не подан ли иск о банкротстве контрагента. Посмотреть, не находится ли он уже в какой-либо стадии банкротства — в Едином федеральном реестре сведений о фактах деятельности юрлиц. Проверить, не находится ли должник в стадии ликвидации или реорганизации, можно в сервисе ФНС «Прозрачный бизнес».

Основные задачи управления задолженностью

Чтобы партнеры платили в сроки, сотрудники компании проверяют дебиторов еще до того, как заключить сделку, а также составляют договоры так, чтобы клиенту было невыгодно становиться должником. Например, прописывают штрафы за просрочку платежа.

Кроме того, компания должна контролировать объем просроченной дебиторской задолженности и выставлять претензии недобросовестным клиентам. Управление дебиторской задолженностью подразумевает и взыскание долгов со злостных неплательщиков через суд.

Участники управления задолженностью

Проблемы долгов касаются не только финансистов компании. В управлении дебиторской задолженностью участвуют и другие подразделения. Например, сотрудники службы безопасности проверяют контрагентов, менеджеры по продажам и бухгалтеры мониторят неплатежи, юристы составляют претензии и взыскивают долги в суде. В свою очередь руководство компании организует процесс, контролирует его, мотивирует сотрудников.

Процесс управления задолженностью

Процесс управления дебиторской задолженностью делят на четыре этапа:

1. Планирование, во время которого руководство компании определяет политику работы с дебиторской задолженностью в компании и регламент работы.
2. Координация сотрудников разных подразделений, которые будут проверять потенциальных контрагентов, оценивать задолженность и контактировать с дебиторами.
3. Мотивация сотрудников, которые занимаются управлением дебиторской задолженностью.
4. Контроль над тем, как идет вся эта работа.

Сотрудники компании ведут учет долгов, периодически отчитываясь перед руководством, изучают причины произошедшего, возвращают уже имеющиеся долги и делают так, чтобы не копились новые.

Инвентаризация дебиторской задолженности

Бухгалтерия должна минимум раз в год проводить инвентаризацию всех обязательств компании и ее имущества вне зависимости от места его нахождения. Дебиторскую задолженность тоже надо инвентаризировать.

Инвентаризация помогает обнаружить сомнительную и безнадежную дебиторскую задолженность. Инвентаризацию расчетов с дебиторами, покупателями и поставщиками оформляют специальным актом.

По результатам инвентаризации бухгалтерия составляет справку, которая касается расчетов с дебиторами. В ней указывают данные должника, сумму долга и причину возникновения. Сюда же прилагают документы, которые подтверждают наличие долга, а также доказательства, что компания пыталась взыскать долг. Например, претенциозные письма.

Если задолженность признают безнадежной, то бухгалтерия может ее списать.

Расчет дебиторской задолженности

Дебиторскую задолженность рассчитывают не только когда надо организовать процесс управления ей, но и составляя бухгалтерский баланс. Универсальной формулы для расчета дебиторской задолженности нет, в каждой компании это делают по-разному, так как структура дебиторской задолженности может отличаться. Чтобы рассчитать задолженность, надо собрать информацию по всем счетам бухучета, где она числится, проанализировать суммы долга, количество дебиторов, сроки погашения. После этого бухгалтерия сверяет суммы с контрагентами, а также выявляет сомнительные долги.

Оборачиваемость дебиторской задолженности

Оборачиваемость дебиторской задолженности — это отношение выручки компании от реализации товаров или услуг к средней дебиторской задолженности. Коэффициент оборачиваемости показывает, сколько раз за год компания получила от контрагентов сумму, которая равна среднему остатку дебиторской задолженности. Среднюю дебиторскую задолженность считают так: сумму долгов контрагентов на начало года складывают с долгами на конец года и делят на два.

Коэффициент оборачиваемости = (Продажи в кредит или Выручка) / (Средняя дебиторская задолженность)

Взыскание дебиторской задолженности

Полный размер долга складывается из самой задолженности и неустойки, пеней или штрафов. Если в договоре нет санкций, то кредитор имеет право потребовать пеню с учетом ставки ЦБ.

Долг начинают взыскивать с досудебной претензии: компания направляет контрагенту письмом претензию, требуя вернуть долг. Если должник это уведомление игнорирует или отказывается возвращать долг, необходимо обращаться в суд.

Если долг меньше 400 тысяч, то кредитор может сразу подать заявление о выдаче судебного приказа. Если больше — исковое заявление о взыскании дебиторской задолженности в арбитражный суд. К иску прикладывают копию претензии, ответ на нее (если имеется), а также документы, которые подтверждают долг — акты, счета и т. д.

Если суд удовлетворит требования, то в арбитраже выдадут исполнительный лист, по которому долг будут взыскивать судебные приставы.

Кредитор имеет право взыскать долг и в рамках банкротного дела. Если компанию внесут в реестр кредиторов, то она может рассчитывать на выплату долга из денег, которые выручат от продажи имущества.

Срок исковой давности

Минимальный срок давности по такому иску — три года. Максимум — 10 лет для ситуаций, когда срок исковой давности приостанавливается.

В этом правиле могут быть исключения. Например, по договорам транспортной экспедиции требования можно заявлять в суд в течение одного года.

Дата начала течения срока исковой давности может быть разной в зависимости от обстоятельств и условий договора:

1. Если в договоре указан срок платежа, то срок давности считают с даты, которая следует за последним днем выплаты по договору.
2. Если в договоре нет срока платежа — компания-кредитор может установить конкретную дату выплаты долга, а срок давности начнется после этой даты.
3. Если в договоре нет срока платежа, а кредитор направил требование погасить долг — срок давности начинается с момента, когда выставили требование.

Срок исковой давности может приостановиться:

• если в последние шесть месяцев срока давности кредитор не смог обратиться в суд из-за обстоятельства непреодолимой силы — например, стихийного бедствия; или если одна из сторон находится в вооруженных силах, которые перевели на военное положение;
• если стороны пытаются договориться без участия суда — например, при помощи посредника.

Если срок давности по какой-то из этих причин приостанавливали, а потом возобновили, но до даты истечения осталось меньше шести месяцев, то срок давности увеличивается до полугода.

Кроме этого, срок давности может прерваться, а потом начаться заново — если должник признает, что долг существует, погасит какую-то часть суммы или начнет переговоры о реструктуризации.

Если срок давности истек, то кредитор должен списать дебиторскую задолженность.

Сроки погашения долгов

Срок погашения дебиторской задолженности — это математический показатель, который показывает финансовую устойчивость компании. Его рассчитывают, когда нужно оценить, например, ликвидность компании, или темпы прироста дебиторской задолженности. Срок погашения показывает средний период, который проходит от поставки товара покупателю до погашения дебиторской задолженности. Показатель рассчитывают по специальной формуле:

Срок погашения = Длительность периода × (Долг дебитора / Выручка от продаж)

Срок погашения и длительность периода считают в днях, а дебиторский долг и выручку — в рублях.

Срок погашения показывает среднее число рабочих дней, которые нужны компании, чтобы взыскать дебиторскую задолженность. Чем ниже результат, тем быстрее дебиторская задолженность превращается в реальные деньги. Высокий срок погашения свидетельствует о том, что у компании трудности со взысканием долгов.

Списание дебиторской задолженности

Дебиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности, а также долги, нереальные для взыскания, списываются. Сделать это можно только на основании инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководителя компании. «Нереальность взыскания» определяет кредитор, руководствуясь собственными соображениями.

Важно, что если кредитор признал долг нереальным для взыскания и списал его как убыток, то сама задолженность в балансе не аннулируется. Ее нужно отражать еще пять лет с момента списания, так как у должника могут появиться деньги.

Доказать, что долг погасить нельзя, можно выпиской из ЕГРЮЛ о ликвидации дебитора, решением суда об отказе в удовлетворении требований кредитора или актом судебного пристава, где говорится, что долг взыскать невозможно.

Как снизить дебиторскую задолженность

Чтобы нормальная задолженность не превратилась в просроченную, компания должна контролировать процесс платежей контрагентов: проверять надежность контрагентов; разрабатывать систему предоплаты за товар для каждого клиента индивидуально; прописывать в договоре пени и штрафы за просрочку оплаты; контролировать все расчеты с контрагентами; взыскивать долги сразу после первых дней просрочки — рассылать претензии, а после обращаться в суд.

Страхование дебиторской задолженности

Если есть подозрения, что покупатель превратится в должника, компания может застраховать дебиторскую задолженность. Это практикуют при сотрудничестве с организациями, которые приобретают товар в рассрочку или под реализацию. Страхует долг страховая компания.

Страховой случай наступает не только если контрагент вовремя не платит по договору или нарушает график платежей, но и когда покупателя признают банкротом.

Перед тем как заключить договор страхования, кредитор должен предоставить страховщику реестр старения дебиторской задолженности, список клиентов, покупающих товар в рассрочку, и другую информацию о компании-кредиторе.

Существует два распространенных вида такого страхования.

Страхование по полису — на каждую отгрузку с отсрочкой платежа выписывается полис, где указывают дату отгрузки, номер накладной, сумму долга и кредитный лимит. Выплаты производят по заявлению кредитора в пределах лимита.

Генеральная схема не предусматривает полис на каждую сделку. Продавец и страхователь заключают одно общее соглашение, которое касается всех покупателей, работающих по системе рассрочки.

Страхование дебиторской задолженности дает возможность переложить работу по проверке покупателя на страховую компанию. В договор включают сделки только с действительно рискованными клиентами. Фактически страховщик выполняет роль службы безопасности для продавца. Но часто страховые компании стараются составить договор так, чтобы страхователю было тяжело получить выплату. Поэтому надо внимательно читать договор — какие страховые случаи в нем перечислены, какие лимиты ответственности прописаны, какие документы надо предоставить, чтобы получить выплату и т. д.

Продажа дебиторской задолженности

Компания может сама взыскивать долг, а может продать его. Цена будет меньше самого долга, но кредитор избавит себя от досудебной переписки с должником, судебных разбирательств и волокиты с приставами. Есть несколько вариантов, как оформить такую сделку.

По договору уступки требования — цессии, если такая процедура предусмотрена в договоре, на основании которого появился долг. По сути цессия — это соглашение, в соответствии с которым кредитор передает кому-то свои права требования долга.

Переуступку можно оформить как трехсторонний договор, возмездную или безвозмездную цессию. При этом если речь идет о недвижимости, то цессию обязательно надо регистрировать в Росреестре.

Через факторинг работают, когда продавцу срочно нужны деньги, а покупателю важно работать с отсрочкой платежа. Банк или факторинговая компания кредитуют поставщика, выкупая его дебиторскую задолженность. Вот как это работает

1. Продавец отгружает товар, но выставляет счет не покупателю, а факторинговой компании.
2. Факторинговая компания оплачивает продавцу основную часть суммы — например, 90%.
3. Покупатель проверяет товар, и если все в порядке, то факторинговая компания перечисляет продавцу оставшиеся деньги.
4. Через оговоренное в договоре время покупатель перечисляет деньги факторинговой компании, фактически получая отсрочку платежа.

Банк или факторинговая компания дают возможность продавцу сразу получить деньги, а покупателю заплатить потом — например, после перепродажи товара. При этом, в случае чего, взыскивать долг будет уже не продавец, а факторинговая компания.

Через вексель — если покупатель передает вексель в счет оплаты товара, то кредитор может потом передать эту ценную бумагу или продать кому-то. Преимущество векселя в том, что сам он — уже подтверждение долга, никаких дополнительных документов, например для суда, не требуется.

Основные аспекты формирования дебиторской и кредиторской задолженности Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

Нор-Аревян Г.Г.

ОСНОВНЫЕ АСПЕКТЫ ФОРМИРОВАНИЯ ДЕБИТОРСКОЙ И КРЕДИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ

Современное экономическое развитие России характеризуется стабилизацией и созданием благоприятной среды для эффективного функционирования бизнеса. Наряду с этим неотъемлемой чертой рыночной экономики является свободная рыночная конкуренция, которая заставляет товаропроизводителей быть не только конкурентоспособными, но и финансово устойчивыми, обладающими достаточным уровнем платежеспособности и ликвидности.

Важным в обеспечении финансовой надежности предприятия, является своевременный учет, анализ и погашение дебиторской и кредиторской задолженности. В связи с этим считаем актуальным раскрыть основные методологические аспекты ее формирования и признания в отчетности.

Сам факт возникновения задолженности, появление ее на балансе не может оцениваться негативно, так как может отражать текущую операцию, предусматривающую отсрочку платежа, кредитную задолженность, которая предусматривает

расчет во времени, следовательно, на балансе данная задолженность будет присутствовать.

Однако негативным будет постоянное наращивание объемов кредиторской и дебиторской задолженности, их неправильное отражение в учете. Следует отметить взаимосвязь данных элементов, и подрыв состояния одной из них оказывает влияние на другую (так, несвоевременное погашение дебиторской задолженности организации приводит к неспособности организации своевременно погасить собственные обязательства) и следовательно к росту кредиторской задолженности.

Существуют различные формы расчетов, которые использует предприятие в своей деятельности. С различными контрагентами организация выбирает отдельные формы операций, которые имеют специфичное юридическое оформления, но должны быть правильно и своевременно отражены в бухгалтерском учете.

Формированию дебиторской задолженности способствует отвлечение средств

из оборота организации и использование их другими организациями или физическими лицам, то есть это сумма долгов, причитающихся организации от юридических или физических лиц в результате хозяйственных отношений между ними.

Вследствие несовпадения времени оплаты за товар или услуги с моментом перехода права собственности на них либо незаконченных расчетов по взаимным обязательствам, в том числе с дочерними и зависимыми обществами, персоналом предприятия, с бюджетом и внебюджетными фондами, по полученным авансам, предварительной оплате и т.п., возникает кредиторская задолженность, то есть это сумма долгов одного предприятия другим юридическим или физическим лицам. При формировании у предприятия кредиторской задолженности, в отличие от дебиторской, оно использует в своем обороте не принадлежащие ему средства, не оплаченные им суммы долговых обязательств, отчего имеет определенные экономические преимущества.

При формировании между обоими видами задолженности есть много общего, но имеются и определенные различия. Общее состоит в том, что как кредиторская, так и дебиторская задолженность основаны на разрыве во времени между товарной сделкой и ее оплатой и, следовательно, на функции денег как средства платежа. Различия между ними возникают из-за особенностей функционирования каждой разновидности долговых обязательств.

Таким образом, при формировании дебиторская задолженность охватывает все расчеты предприятий-поставщиков с предприятиями-покупателями (заказчиками) и является предпосылкой кредиторской задолженности, но иногда она не является таковой. Так, когда предприятие-покупатель оплачивает товар в день его получения, дебиторская задолженность для предприятия-поставщика не завершается образованием кредиторской задолженности у покупателя.

Дебиторская задолженность — относительно самостоятельная категория.

Даже если она резервирована, нельзя быть уверенным в получении долга вовремя и в полном размере. Кроме того, денежное требование по взысканию дебиторской задолженности может быть уступлено третьему лицу посредством факторинговой операции.

Дебиторская задолженность — это кредит, полученный от поставщиков и подрядчиков, когда организация-покупатель получает товары и услуги от контр -агентов без требования о незамедлительной оплате. Преимущества такого кредита заключаются в его автоматизме, простоте и оперативности получения. Однако предоставлять отсрочку от уплаты следует только в тех случаях, когда предприятие знает своего клиента и может оценить его платежеспособность, определить уровень риска неоплаты, который при этом возникает. Такой кредит нельзя считать бесплатным, поскольку получающий его, как правило, теряет право на скидки или получает их в значительно меньших размерах, вынужден платить проценты и штрафные санкции за просрочку платежа. Поэтому предприятие, беря товар в долг, должно удостовериться в том, что плата за кредит не слишком велика.

В полной мере долговыми обязательствами любой организации является ее кредиторская задолженность, т.е. стоимость полученной без предварительной или немедленной оплаты продукции, товаров или услуг, предоставленных займов и кредитов, начисленных, но неоплаченных сумм платежей.

В российской практике формированию кредиторской задолженности чаще всего способствуют краткосрочные долговые обязательства, возникающие из расчетов покупателей с поставщиками, заказчиков с подрядчиками, предприятий с налоговыми органами, с персоналом по оплате труда и другим платежам, а также по расчетам имущественного и личного страхования, претензиям и депонированным суммам, по исполнительным листам, причитающимся дивидендам и др.

Вместе с тем в финансовом анализе хозяйственной деятельности в кредитор-

скую задолженность часто включают не только вышеперечисленные краткосрочные обязательства, но и непогашенные суммы полученных кредитов и займов, подлежащие погашению в соответствии с договорами более чем через 12 месяцев после отчетной даты. Обязательства, отраженные в бухгалтерском балансе как долгосрочные и предполагаемые к погашению в отчетном году, могут быть представлены на начало этого года как краткосрочные. Факт представления обязательств, учтенных ранее как долгосрочные, в качестве краткосрочных должен быть раскрыт в пояснениях к финансовой отчетности.

Изначально возникновение и необходимость учета дебиторской и кредиторской задолженности были связаны с предоставлением денег и материальных ценностей в долг, т.е. с последующим возвратом. В настоящее время, по мере развития торговых отношений, долговые обязательства увеличивались не только по количеству и суммам, но и по видам задолженности. Особенно способствовало этому разнообразие способов продаж.

С точки зрения бухгалтерского учета, дебитором является юридическое или физическое лицо, имеющее задолженность данному предприятию. Это могут быть организация-покупатель, не оплатившая отгруженную или отпущенную ей продукцию и другие товары, рабочий или служащий, получивший аванс на командировку или на другие расходы, и многие другие должники.

Кредитором следует считать юридическое или физическое лицо, предоставляющее организации деньги или товары в кредит и имеющее право на последующее возмещение этих средств в денежной форме или путем обмена на другие товары либо услуги. То есть к кредиторам относятся банки и другие кредитные учреждения, предприятия, отпускающие продукцию и товары с последующей оплатой (в пределах срока отсрочки платежа), рабочие и служащие, которым начислена, но не выплачена заработная плата, налоговые органы в части

начисленных, но не уплаченных налогов и приравненных к ним платежей и др.

Займы и кредиты в российском бухгалтерском учете и отчетности обособлены от кредиторской задолженности и классифицируются как долгосрочные и краткосрочные обязательства. В качестве задолженности кредиторам учитывают лишь суммы по неоплаченным счетам поставщиков и подрядчиков, предъявленным к уплате векселям, задолженность перед дочерними и зависимыми обществами, перед персоналом организации, полученные авансы, задолженность перед бюджетом и внебюджетными фондами, перед участниками (учредителями) по выплате доходов и т.д. Однако, если речь идет об оценке платежеспособности организации, ее финансового положения и состояния, при расчете величины чистых активов и других финансовых показателей в составе задолженности дебиторов и кредиторов учитывают все виды заемных и кредитных обязательств.

В правовом смысле понятие имущества включает не только материальные ценности и денежные средства, находящиеся в собственности их обладателя в данный момент времени, но и материальные и денежные средства, находящиеся у других юридических и физических лиц, право собственности на которые принадлежит данной организации. Таким образом, дебиторская и кредиторская задолженность непосредственно связаны с имуществом предприятия.

Дебиторская задолженность предприятия-кредитора относится к его долгосрочным или текущим (краткосрочным) активам, поскольку представляет собой ту часть имущества предприятия, которая принадлежит ему по праву, но находится у других лиц. Со временем она должна быть компенсирована, т.е. оплачена предприятию денежными средствами или поставкой товаров на бартерной основе.

Как правовая категория, кредиторская задолженность организации — особая часть ее имущества, являющаяся предметом обязательственных отношений между организацией и ее кредиторами.

Организация владеет и пользуется кредиторской задолженностью, но она обязана вернуть или выплатить данную часть имущества кредиторам, которые имеют право требования на нее. Указанная часть имущества включает долги организации, чужое имущество, чужие денежные средства, находящиеся во владении организации-должника.

Таким образом, кредиторская задолженность имеет двойственную природу: как часть имущества она принадлежит организации на правах владения или даже праве собственности; как объект обязательственных отношений — это долги организации перед кредиторами, т. е. лицами, управомоченными на истребование или взыскание с организации указанной части имущества.

С учетом отмеченных признаков кредиторскую задолженность юридически следует считать частью имущества, являющуюся предметом возникших из различных правовых отношений долговых обязательств организации-дебитора перед управомоченными лицами — кредиторами. Она подлежит бухгалтерскому учету и отражению в балансе в качестве долгов организации-балансодержателя.

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

Дебиторская задолженность с юридических позиций — это капитал организации-кредитора, но не всегда ее собственный. Только тогда, когда в процессе экономического оборота находившиеся у организаций-должников средства возвращаются во владение организации-кредитора, они включаются в текущие активы последней либо направляются на погашение ее кредиторской задолженности.

В узком смысле дебиторская задолженность — это то, что контрагенты должны данной организации. В сфере горизонтальных взаимоотношений с партнерами и контрагентами эта задолженность образуется при выполнении условий договоров, при которых организация-кредитор обладает имущественным правом требования к противоположной стороне. Имущественные требования данной организации к контрагентам, которые не оплатили товары, выполненные работы

или оказанные услуги, являются типичными примерами дебиторской задолженности. В значительно меньших объемах дебиторская задолженность возникает в рамках не договорных обязательств.

В сфере вертикальных правоотношений дебиторская задолженность возникает тогда, когда в силу каких-либо оснований органы государства или местного самоуправления обязаны произвести определенные компенсационные выплаты данной организации. Например, согласно ст. 78 и 79 НК РФ налоговые органы несут обязательства по возврату налогоплательщикам излишне уплаченных или излишне взысканных сумм налогов, сборов и пеней.

Во всех случаях, когда у лица, противостоящего в правоотношении организации-кредитору, существует обязанность, предметом которой является долг, либо ранее имевшееся иное обязательство трансформируется в долговое, у кредитора появляется право требования уплаты (передачи, возврата) этого долга. Исполнение дебитором своей долговой обязанности и получение кредитором соответствующего удовлетворения прекращают обязательство.

Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации предусматривает необходимость сверки расчетов с дебиторами и кредиторами, т.е. признания факта и величины взаимных долговых обязательств каждой стороной. Это является обязательным условием и составной частью аудиторской проверки и оценки достоверности финансовой отчетности организации, предъявления взаимных претензий по возмещению долговых обязательств при рассмотрении споров в суде.

Характер признания взаимных обязательств по платежам зависит от особенностей их формирования. Дебиторская и кредиторская задолженность чаще всего возникает при предварительной оплате товаров и услуг, при продаже их в кредит и оплате в рассрочку.

Условие предварительной оплаты выставленных счетов при нарушении де-

нежного обращения и нестабильности платежей довольно часто используется в договорах купли-продажи. Предварительной признается полная или частичная оплата товара покупателем до его передачи продавцом в установленный договором срок, причем срок оплаты необязательно должен быть максимально приближен к сроку передачи товаров поставщиком.

Правовые последствия неисполнения обязанностей по поставкам с оплатой в кредит аналогичны последствиям неисполнения обязанностей по предварительной оплате. Если в договоре предусмотрено, что право собственности на товар сохраняется за поставщиком до его оплаты, сохраняется и право требовать возврат неоплаченного товара или его части. Когда право собственности перешло к покупателям в момент передачи товара, проданного в кредит, с момента его передачи покупателю и до оплаты он признается находящимся в залоге у организации-поставщика (продавца). Покупатель в этом случае может распоряжаться неоплаченным товаром только с согласия поставщика.

При оплате поставки в рассрочку в договоре необходимо указывать цену товара, порядок оплаты, сроки периодических платежей и их размер. При отсутствии таковых в договоре, даже при включении в него условий о наименовании и количестве товаров и услуг, об их оплате в рассрочку, договор купли-продажи в кредит признается незаключенным.

Организация-поставщик получает право при невнесении покупателем очередного платежа отказаться от исполнения договора и потребовать возврата проданного товара. Однако согласно действующему законодательству это право существует до тех пор, пока оплаченная покупателем сумма не превышает половины стоимости товара.

В процессе формирования для целей бухгалтерского учета и отчетности дебиторская и кредиторская задолженность группируется по:

— экономическому содержанию;

— срокам предоставления;

— времени возврата;

— степени обеспечения долговых обязательств;

— возможности взыскания.

Положением о бухгалтерском учете

4/99 «Бухгалтерская отчетность организации» определен состав показателей бухгалтерского баланса.

В активе баланса предусмотрена статья «Дебиторская задолженность», платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты и которая включает в себя задолженность покупателей и заказчиков, векселя к получению, задолженность дочерних и зависимых обществ, задолженность участников (учредителей) по вкладам в уставный капитал, авансы выданные, прочие дебиторы.

В пассиве баланса предусмотрена статья «Кредиторская задолженность», которая включает задолженности: поставщиков и подрядчиков; векселя к уплате; задолженность перед дочерними и зависимыми обществами; задолженность перед персоналом организации; задолженность перед бюджетом и государственными внебюджетными фондами; задолженность участникам (учредителям) по выплате доходов; авансы полученные; прочие кредиторы.

Кроме того, в соответствии с общим правилом, установленным пунктом 19 ПБУ 4/99, все активы и обязательства в балансе должны предоставляться с подразделением, в зависимости от срока обращения (погашения), на краткосрочные и долгосрочные.

Краткосрочная дебиторская (кредиторская) задолженность — та, срок погашения которой не более 12 месяцев после отчетной даты.

Долгосрочная дебиторская (кредиторская) задолженность — задолженность, срок погашения которой менее 12 месяцев после отчетной даты.

При заполнении бухгалтерского баланса по форме, утвержденной приказом Минфина России от 22 июля 2003 года № 67н «О формах бухгалтерской отчетности организаций», дебиторская задолжен-

ность делится на краткосрочную и долгосрочную. Из общей суммы задолженности выделяется отдельной строкой только задолженность перед поставщиками и подрядчиками (покупателями и заказчиками). Кредиторская задолженность представлена в утвержденной форме баланса иначе, чем это предусмотрено ПБУ 4/99. Задолженность перед учредителями по выплате дохода показывается не в составе кредиторской задолженности, а отдельной строкой.

Срок погашения дебиторской задолженности для отнесения ее к долгосрочной или краткосрочной должен исчисляться начиная с даты бухгалтерской

отчетности, до предполагаемой даты ее погашения исходя из срока оплаты по договору, а не от даты возникновения обязательства до предполагаемой даты погашения возникшей задолженности.

Таким образом, правильному формированию дебиторской и кредиторской задолженности способствует своевременный учет долгов как собственных, так и внешних; их своевременное взыскание либо возвращение повышает эффективность управления за счет маневренности денежных обязательств, и положительно влияет на прибыльность деятельности организации.

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

Общий алгоритм работы с дебиторской задолженностью организации

Виталий Комлев, заместитель генерального директора ООО «Ключ-консалтинг»
Журнал «Директор по безопасности»

Cправедливости ради следует отметить, что дебиторскую задолженность организации формируют и задолженности работников по денежным суммам, выданным в подотчет. Однако, как правило, эти суммы весьма незначительны – в сравнении с суммами, указанными в заключаемых договорах, и именно в силу малозначительности данных сумм эту составляющую дебиторской задолженности организации в настоящем исследовании мы рассматривать не будем.
Об актуальности рассматриваемой темы красноречиво свидетельствует тот факт, что вопросам возникновения дебиторской задолженности и возможностям ее взыскания в специальной литературе уделяется значительное внимание. И это внимание весьма оправданно. Практически каждый хозяйствующий субъект при осуществлении предпринимательской деятельности сталкивался с тем, что его партнеры в установленный срок не оплачивают отгруженные товары, выполненные работы или оказанные услуги. К сожалению, представляется возможным констатировать, что дебиторская задолженность стала, образно говоря, обычаем российского делового оборота.
Исходя из смысла нормативных актов, регламентирующих вопросы бухгалтерского учета, дебиторская задолженность является составной частью активов хозяйственных обществ, наряду с оборотными средствами, оборудованием, недвижимостью и т. д.
Применительно к определениям ст. 128 Гражданского кодекса РФ (далее – ГК РФ) дебиторская задолженность представляет собой один из объектов гражданских прав (а именно имущественного права).
Сразу необходимо оговорить, что отдельного законодательного или иного нормативного правового акта, который регламентировал бы порядок взыскания дебиторской задолженности, не существует. Поэтому многие организации, основываясь на своей практике или хозяйствующей практике своих контрагентов или партнеров по бизнесу, разрабатывают собственные локальные нормативные акты, целью которых является методологическое обеспечение процесса погашения дебиторской задолженности.
Анализ практики деятельности хозяйствующих субъектов в совокупности с анализом действующего законодательства и существующей судебной практики позволяет сформировать некоторый общий алгоритм работы по погашению существующей в организации дебиторской задолженности.
Условно работу с дебиторской задолженностью можно разделить на администрирование дебиторской задолженности и деятельность, направленную на ее ликвидацию.
Администрирование дебиторской задолженности включает в себя:

• установление дебиторской задолженности;
• анализ установленной дебиторской задолженности;
• формирование резерва по сомнительным долгам;
• списание задолженности, безнадежной к взысканию.

Мероприятия, направленные на ликвидацию дебиторской задолженности, в свою очередь, можно разделить на две группы: мероприятия, связанные с внесудебным порядком ликвидации дебиторской задолженности, и мероприятия, связанные с судебным порядком ликвидации дебиторской задолженности.
Рассмотрим более подробно работу специалистов организации на каждом из обозначенных этапов работы по ликвидации возникшей дебиторской задолженности.

Администрирование дебиторской задолженности. Установление дебиторской задолженности

Общие правила работы по установлению и отражению в бухгалтерском учете дебиторской задолженности по расчетам с поставщиками, покупателями и подрядчиками и созданию резервов по сомнительным долгам закрепляются в Учетной политике организации.
Полагаю, что не следует дополнительно обосновывать тезис, что отражаемые в бухгалтерской (финансовой) отчетности организации показатели должны быть реальными. Именно обеспечение представления объективных данных является одной из задач, стоящих перед бухгалтерским подразделением хозяйствующего субъекта, для чего проводится периодическая инвентаризация задолженностей.
Напомню, требование о проведении инвентаризации содержится в ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон о бухгалтерском учете) и в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденном приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н (далее – ПВБУ-34н). При этом результатом проведения инвентаризации является сопоставление фактического наличия соответствующих объектов контроля с данными регистров бухгалтерского учета. Иными словами, при проведении инвентаризации задолженностей бухгалтерским работникам организации необходимо убедиться в том, что отраженные в учете суммы дебиторской и кредиторской задолженностей подтверждены соответствующими первичными учетными документами: накладными, актами, платежными поручениями (например, на перечисление аванса), расходными кассовыми ордерами (например, на выдачу займа) и т. д. Поэтому задачу инвентаризационной комиссии в несколько упрощенном варианте можно сформулировать как проверку наличия документов, подтверждающих действительную величину каждой задолженности. Никаким другим способом выполнить требование ст. 11 Закона о бухгалтерском учете не получится, поскольку в соответствии с нормами ст. 10 Закона о бухгалтерском учете в регистрах бухгалтерского учета отражаются данные, содержащиеся в первичных учетных документах. Поэтому, если первичные документы отсутствуют, такую задолженность необходимо признать неподтвержденной, и, следовательно, в отношении ее можно говорить о том, что такой актив (или, иными словами, дебиторская задолженность) в учете существовать не может и должен быть списан в установленном порядке.
При этом представляется необходимым отметить, что в соответствии с положениями ч. 1 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете первичными учетными документами оформляются факты хозяйственной жизни. Одновременно п. 8 ст. 3 этого же законодательного акта установлено, что фактами хозяйственной деятельности организации являются сделки, события, операции, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств. Совокупное рассмотрение приведенных норм позволяет сделать вывод о том, что столь популярный в бухгалтерской среде акт сверки расчетов не является первичным учетным документом, на основании которого могут быть сделаны записи в бухгалтерском учете организации. Следовательно, сверка расчетов с дебиторами и кредиторами по сути своей и своему статусу не является частью инвентаризации (исключение составляют сверки расчетов с бюджетом и банками, обязательность проведения которых предусмотрена п. 74 ПВБУ-34н), и в бухгалтерской (финансовой) отчетности хозяйствующего субъекта должны быть отражены только те суммы задолженностей, которые, по мнению конкретной организации, являются правильными (т. е. безусловно подтвержденными имеющимися первичными учетными документами).
При этом обращает на себя внимание то, что формулировка п. 73 ПВБУ34н позволяет сделать вывод о том, что в учетных документах контрагентов суммы задолженностей могут и не совпадать, поскольку расчеты с дебиторами и кредиторами отражаются каждой стороной в своей бухгалтерской отчетности в суммах, вытекающих из своих бухгалтерских записей, признаваемых ею правильными (т. е. документально подтвержденными).
Специалистами признается, что отсутствие требования о наличии актов сверки в качестве основных первичных учетных документов вовсе не означает, что от их составления можно вообще отказаться. Специалистами отмечается, что проводить сверку расчетов с контрагентами целесообразно, ведь эта процедура помогает выявить допущенные при ведении бухгалтерского учета ошибки и неточности. Тем не менее, как уже отмечалось ранее, делать записи на счетах учета, исправляя выявленные ошибки, бухгалтер будет не на основании акта проведенной сверки, а на основании первичных учетных документов.
Следует обратить внимание и на то, что в Рекомендациях аудиторским организациям, индивидуальным аудиторам, аудиторам по проведению аудита годовой бухгалтерской отчетности организаций, приведенных в письме Минфина России от 09.01.2013 № 07-02-18/01, Минфин России, сославшись на п. 27 ПВБУ-34н, обратил внимание аудиторов на то, что для целей составления бухгалтерской (финансовой) отчетности инвентаризация имущества может проводиться на любую дату, начиная с 1 октября и позднее, а вот инвентаризация обязательств (в ходе которой и выявляются задолженности) должна проводиться по состоянию на 31 декабря включительно. В связи с этим понятно, что итоговые документы, связанные с проведением инвентаризации, могут быть датированы годом, следующим за годом образовавшихся задолженностей. Тем не менее выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета отражаются в бухгалтерском (финансовом) учете организации в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация. Такой подход предусмотрен в ч. 4 ст. 11 Закона о бухгалтерском учете.
Специалистами в то же самое время отмечается, что в реальной деятельности по администрированию дебиторской задолженности не следует ограничиваться только установленными обязательными инвентаризациями. В целях обеспечения внутреннего контроля инвентаризацию обязательств рекомендуют проводить не реже одного раза в полугодие, а еще лучше – ежеквартально.

Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств и формы документов, составляемых при проведении инвентаризации, определены действующим по настоящее время приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49. И хотя указанный ведомственный нормативный правовой акт до настоящего времени сохраняет не только свою юридическую силу, но и свою актуальность, специалисты признают, что применяемая при инвентаризации обязательств форма ИНВ-17 «Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами» и приложение к ней в виде справки несколько устарели. В этом смысле предоставленная организациям возможность использовать иные формы документов (унифицированные доработанные или самостоятельно разработанные) – несомненное благо. В идеале формы, составляемые при инвентаризации, должны решать задачи не только бухгалтерского, налогового, но и управленческого учета. Однако доработка и тем более разработка новой формы документа требуют привлечения усилий различных специалистов организации, способных понять и обосновать необходимость удаления или добавления тех или иных граф. Весьма уместным будет в этой связи и учет мнения сторонних экспертов, аудиторов и иных специалистов. Например, эксперт Соловьева А.А., руководствуясь тем, что целью инвентаризации является подтверждение задолженностей соответствующими первичными учетными документами, предлагает сведения о реквизитах договора, накладных, актах, платежных поручениях и других документах отражать в акте (справке к акту) инвентаризации, а вот графу «За что числится задолженность» предлагает исключить, поскольку она не несет полезной информационной нагрузки. По ее экспертному мнению, в итоговые документы целесообразно также ввести такие графы, как: начало течения срока исковой давности (дата определяется по условиям договора и в ряде случаев может не совпадать с датой осуществления операции); сведения о прерывании срока исковой давности; дата истечения срока исковой давности (будет изменяться в случае прерывания течения срока); сведения, указывающие на нереальность взыскания долга (например, невозможность взыскания которого подтверждена постановлением судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства). Анализ установленной дебиторской задолженности Установленная в процессе инвентаризации обязательств дебиторская задолженность организации подлежит дополнительному изучению и анализу с точки зрения оценки перспективы ее погашения. В процессе данного анализа вся установленная дебиторская задолженность разделяется на три группы:

• дебиторская задолженность, признанная перспективной к погашению;
• дебиторская задолженность, не отвечающая требованиям для признания ее безнадежной к взысканию, но погашение которой будет связано с определенными проблемами (в последующем данная задолженность учитывается при формировании резерва по сомнительным долгам);
• дебиторская задолженность, отвечающая критериям для признания ее безнадежной к взысканию (в последующем данная задолженность подлежит списанию в установленном порядке).

К первой группе относится и так называемая текущая дебиторская задолженность – задолженность, срок погашения которой по условиям договора не наступил или пролонгирован соглашением сторон.
Вторая группа, как правило, сформирована просроченной дебиторской задолженностью – долгом с истекшим сроком погашения, который установлен договором или другим документом, содержащим обязательства.
Третью группу в абсолютном своем большинстве формируют просроченные задолженности, по которым истек установленный гражданским законодательством срок исковой давности.
При этом следует иметь в виду, что налоговое законодательство в зависимости от состояния просроченного долга подразделяет задолженности на перспективную к погашению, сомнительную или вовсе безнадежную к взысканию.
Сомнительным долгом в соответствии с нормативными предписаниями п. 1 ст. 266 Налогового кодекса РФ (далее – НК РФ) признается любая задолженность, возникшая в связи с реализацией товаров, выполнением работ, оказанием услуг, в случае если эта задолженность не погашена в сроки, установленные договором, и не обеспечена залогом, поручительством, банковской гарантией.
Безнадежными к взысканию задолженностями в целях налогообложения по определению п. 2 ст. 266 НК РФ считаются долги, по которым истек установленный срок исковой давности, а также те долги, по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательства прекращаются вследствие невозможности их исполнения, на основании акта государственного органа либо ликвидации организации-должника. Данное определение долгов, нереальных к взысканию, корреспондирует с положениями ст. 196, 416, 417 и 419 ГК РФ.
Общий алгоритм анализа дебиторской задолженности и ее оценки изложен, например, в Правилах (стандартах) аудиторской деятельности, утвержденных постановлением Правительства РФ от 23.09.2002 № 6965. В более приближенном к практической финансово-хозяйственной деятельности организации виде данный алгоритм анализа дебиторской задолженности должен найти свое отражение в Учетной политике организации (или в одном из приложений к ней).
При анализе дебиторской задолженности первоочередным, как представляется, является определение срока возникновения дебиторской задолженности. Чаще всего данный срок устанавливается при изучении договора с контрагентом. В нем должны быть определены сроки оплаты поставленных товаров, оказанных услуг или выполненных работ. Только по истечении этих сроков долг становится просроченным и подлежит учету в качестве дебиторской задолженности, более тщательному контролю и мониторингу.
Несколько иной механизм используется в том случае, если в заключенных договорах не указаны конкретные сроки оплаты поставленного товара (выполненных работ, оказанных услуг). В этом случае вступают в силу правила п. 1 ст. 486 ГК РФ: покупатель обязан оплатить товар непосредственно до или после передачи ему продавцом товара (если иное не предусмотрено законодательством, договором купли-продажи или не вытекает из существа обязательства). Кроме того, необходимо в этом случае принимать во внимание, что в соответствии с нормативными предписаниями п. 5 ст. 5 Федерального закона от 27.06.2011 № 161-ФЗ «О национальной платежной системе» банк должен провести платеж не позднее 3 рабочих дней. Таким образом, поставка должна быть оплачена в течение 3 рабочих дней с даты приемки-передачи товара7. И только с этого дня можно считать задолженность просроченной, признавать дебиторской и включать в список контролируемых долгов.

Если же вы оплатили поставку товара авансом по счету поставщика без договора и в счете также не указан срок поставки, вступают в действие иные правила, основанные на нормативных предписаниях ст. 314 и 457 ГК РФ. В соответствии с ними вы официально требуете от поставщика исполнения обязательства в конкретный срок, который должен быть разумным. А если в претензии вы не указали конкретного срока или поставщик не исполнит ваше требование, то обязательство по поставке должно быть исполнено в семидневный срок со дня предъявления вами требования о его исполнении. То есть определить срок просрочки поставки практически невозможно до тех пор, пока должнику не будет официально отправлена претензия с требованием исполнения обязательства.
Претензию (требования о поставке товара в соответствии с произведенной предоплатой), а равно и любые иные деловые письма в случае возможных перспектив последующих судебных разбирательств рекомендуется отправлять контрагентам заказными письмами с описью вложения и уведомлением о вручении, так как подпись на уведомлении о получении является единственным неоспоримым подтверждением получения письма. Повторюсь, по истечении 7 дней с даты получения должником требования (претензии) с просьбой о выполнении обязательства по поставке задолженность следует признавать дебиторской и включать ее сумму в список просроченных долгов.

Формирование резерва по сомнительным долгам

Важным этапом работы с дебиторской задолженностью организации является формирование резерва по сомнительным долгам. Порядок формирования резерва по сомнительным долгам определяется Учетной политикой организации, разрабатываемой в соответствии с Положением о бухгалтерском учете (далее – ПБУ) «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008), утвержденным приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н.
Необходимо подчеркнуть, что положение Учетной политики организации о том, что резерв по сомнительным долгам не создается, противоречит законодательству о бухгалтерском учете. В состав резерва по сомнительным долгам включается любая необеспеченная задолженность, как просроченная, так и непросроченная, причем не только за реализованные товары, работы и услуги, но и по перечисленным авансам, а также по выданным беспроцентным займам. Резерв по сомнительным долгам не создается в отношении:

• долгов, в отношении которых у организации отсутствуют документы, подтверждающие ее возникновение и размер;
• долгов по процентным займам, которые в силу требований утвержденного приказом Минфина России от 10.12.2002 № 126н ПБУ 19/02 «Учет финансовых вложений» являются финансовыми вложениями, поэтому в отношении них создается не резерв по сомнительным долгам, а резерв под обесценение;
• долгов (даже просроченных), в отношении которых у организации существует уверенность в том, что они будут погашены.

Повторюсь, общий порядок оценки платежеспособности должников и вероятности погашения дебиторских задолженностей должен быть закреплен в Учетной политике организации (либо в отдельном положении, являющемся приложением к Учетной политике организации).
Величина резерва по сомнительным долгам в соответствии с требованиями п. 3 утвержденного приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н ПБУ 21/2008 «Изменения оценочных значений» является оценочным значением. При этом дебиторская задолженность отражается в балансе организации за вычетом суммы резерва по сомнительным долгам. Такой порядок закреплен в п. 35 ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации», утвержденном приказом Минфина России от 06.07.1999 № 43н.
Сформированный резерв по сомнительным долгам используется (сокращается) в процессе деятельности организации в трех случаях:

• признания задолженности безнадежной к взысканию и ее списания в установленном порядке;
• погашения должником имеющейся задолженности (полностью или частично);
• изменения оценочного значения задолженности.

Последнее, как представляется, нуждается в дополнительном пояснении. Например, дебиторская задолженность возникла в силу того, что ранее организация перечислила аванс по совершаемой сделке. Впоследствии должник изменил место своего нахождения, с ним не удавалось связаться по телефону. По этой причине организация квалифицировала долг как сомнительный и включила его в состав резерва по сомнительным долгам. Спустя какое-то время выяснилось, что контрагент вовсе не пропал бесследно, а лишь изменил фактический адрес, ответственный работник организации-должника подтвердил, что обязательства по поставке материалов под ранее полученный аванс будут выполнены. С учетом данных обстоятельств организация решила, что нет оснований считать долг сомнительным, и списала соответствующую сумму из резерва по сомнительным долгам.
В соответствии с требованиями ПВБУ-34н и ПБУ 21/2008 сформированный резерв по сомнительным долгам ежегодно пересматривается (как правило, это происходит по результатам обязательной инвентаризации обязательств).
Продолжение следует…

Увеличение дебиторской задолженности снижает финансовую устойчивость компании. Нехватка оборотных средств не только приводит к зависимости от внешних источников финансирования, но и негативно сказывается на платежеспособности, рентабельности, продуктивности бизнеса в целом. Эффективная работа с дебиторской задолженностью обеспечивает финансовую стабильность и способствует динамичному развитию. Давайте разберемся, как правильно организовать работу с задолженностью на предприятии.

Причины возникновения

Возникновение дебиторской задолженности в бизнесе – это не отклонение, а скорее норма. Важно держать ее объем на приемлемом уровне. Задача руководства компании – разобраться в причинах возникновения, разработать мероприятия по борьбе с дебиторской задолженностью и обеспечить контроль их выполнения.

Среди основных причин возникновения можно выделить следующие:

• контрагент сознательно не оплачивает долг, направляя средства на другие, более приоритетные цели;
• у покупателя нет денег, чтобы рассчитаться с вами;
• вы столкнулись с недобросовестным партнером;
• ваши работники не предприняли соответствующие меры для своевременного возврата долга;
• контрагент сознательно уклоняется от расчетов, кредитуя за счет вас свой бизнес.

Многие компании провоцируют долги сознательно, особенно в условиях финансового кризиса. Ограниченность в финансовых ресурсах заставляет их затягивать с платежами.

Рост долгов перед вами рано или поздно скажется на эффективности бизнеса. Поэтому важно разобраться в причинах возникновения дебиторской задолженности, разработать методы борьбы с нею и минимизации рисков ее возникновения в будущем.

Этапы работы с дебиторской задолженностью

Работу по возврату дебиторской задолженности можно условно разделить на несколько этапов:

1. Разработка политики работы с контрагентами (предоставления кредитов, отсрочки платежа), проверка и анализ контрагентов.
2. Разработка шаблонов договоров, проработка деталей, определения основных условий и т. д.
3. Осуществление контроля над своевременностью выполнения обязательств дебиторами.
4. Работа с дебиторами, нарушившими сроки оплаты, направленная на возврат долгов, снижение рисков их возникновения (увеличения).
5. Активные действия по взысканию задолженности в судебном порядке или продажа долга.
6. Списание безнадежной дебиторской задолженности.

Работа с долгами должна проводиться комплексно. На каждом из этапов используются свои методы, которые предприятие выбирает самостоятельно.

Методы борьбы с дебиторской задолженностью

Система работы с дебиторской задолженностью разрабатывается каждой компанией самостоятельно, зависит от специфики бизнеса, масштабов убытков, наличия ресурсов и других факторов.

Работа с дебиторами должна проводиться на постоянной основе. Необходимо проводить анализ величины задолженности, ее структуры, оценивать платежеспособность клиента и выбирать оптимальные методы работы с должниками, которые принесут результат.

Телефонные звонки, отправка писем

Звонить контрагенту необходимо не только тогда, когда он просрочил платеж. Хороший результат дает профилактика. Напомните партнеру, что через несколько дней наступает дата, когда нужно рассчитаться за товары или услуги. Во многих случаях напоминание о близком сроке платежа работает. Если же платеж просрочен, телефонный звонок – это самый простой метод «давления» на должника. Важно правильно наладить процесс:

• организовать автоматический обзвон (СМС-рассылку);
• обучить персонал методам работы с должниками по телефону;
• обеспечить контроль эффективности звонков;
• привлекать к обзвону сотрудников колл-центров сторонних компаний в формате аутсорсинга.

Если должник не идет на контакт или уклоняется от расчетов, необходимо переходить к более действенным методам. Первый шаг – это рассылка писем. Рекомендуется наладить автоматическую рассылку писем параллельно с телефонными звонками. Вначале рассылаются письма с напоминанием о сроках платежа, в случае просрочки – с требованием оплатить долг. Для работы с должниками должен быть разработан шаблон письма-напоминания и письма-требования.

Письма с напоминанием о сроках платежа можно высылать на электронную почту. Строгие письма-требования рекомендуется отправлять с уведомлением о получении. Если дело дойдет до судебного разбирательства, они будут свидетельствовать о том, что вы пытались выйти на контакт с клиентом и разрешить вопрос.

Переговоры

Сознательные контрагенты, у которых возникли временные финансовые трудности, обычно идут на контакт и пытаются договориться об отсрочки платежа. Соглашаться на это или нет, зависит от конкретной ситуации. Переговоры – это один из этапов работы с дебиторской задолженностью и провести их нужно. Важно перед их проведением подготовиться – собрать данные о должнике и разработать стратегию ведения переговоров.

Ведение переговоров – целая наука. Часто их проведение является крайней мерой, когда сроки стали критичными и превысили 90 дней. Если речь идет о крупной сумме, целесообразно к ведению переговоров привлекать руководителей высшего звена, которые не только владеют техниками переговоров, но и уполномочены принимать соответствующие решения. Можно привлекать целую команду специалистов (например, юристов, финансовых аналитиков и т. д.).

Если в ходе переговоров достигнуты какие-либо договоренности, это обязательно должно быть зафиксировано и отражено в соответствующих документах.

Привлечение сторонних специалистов по взысканию

Если у компании нет достаточных ресурсов для борьбы с дебиторской задолженностью, она может привлекать для этих целей сторонних специалистов в формате аутсорсинга. Этот подход позволяет эффективно работать с должниками, оптимизировать расходы и не отвлекать персонал компании от решения основных производственных задач.

Такой формат работы имеет ряд преимуществ:

• экономия времени и средств на работу с должниками;
• не нужно обучать персонал;
• с дебиторами работают профессионалы, имеющие соответствующую подготовку и опыт;
• нет необходимости увеличивать штат.

Аутсорсинг для борьбы с проблемной задолженностью используется не только малым и средним бизнесом, которому сложно организовать эффективную систему работы, но и крупным бизнесом, который стремиться оптимизировать свою деятельность и рационально использовать ресурсы.

Продажа долга

В некоторых случаях выгоднее продать задолженность, чем тратить время и средства на ее возврат. Законом разрешена переуступка прав требования денежных средств или других активов третьему лицу. Продажа позволяет сразу получить деньги, пусть и меньшую сумму (за вычетом дисконта). Такой шаг целесообразен, если компания остро нуждается в деньгах или задолженность признана безнадежной.

Обращение в суд

Взыскание долга через суд – крайняя мера. Обычно на нее идут, если работа с дебитором не дала желаемого результата. Это касается долгов, просрочка по которым превысила 90 дней. Предварительно компания высылает письмо-претензию, в котором требует выполнять обязательства до указанного срока. В нем указываются требования к должнику, сумма претензии, доказательства, подтверждающие обстоятельства, реквизиты для уплаты долга.

Направление такой претензии является формой досудебного урегулирования спора. Если вы не получили ответ, можно готовить документы для передачи в суд. Подготовка искового заявления должна выполняться профессиональным юристом, чтобы исключить риск проиграть дело. Если в штате такового нет, рекомендуется привлекать адвокатов извне или обращаться в юридическую контору.

Ответственные за дебиторскую задолженность компании

Управления рисками позволяет не допустить бесконтрольный рост задолженности, эффективно планировать деятельность и обеспечить финансовую стабильность. Управление дебиторской задолженностью подразумевает разработку мероприятий, направленных на недопущение возникновения задолженности и снижения ее объема.

В условиях современного бизнеса свою эффективность доказала система ответственности и мотивации сотрудников. Практика показала, что заинтересованность персонала в оперативном получении платежей позволяет существенно сократить объемы дебиторской задолженности.

Внедрение такой системы на предприятии подразумевает:

• определение ответственных за проведение контроля дебиторской задолженности;
• разработку должностных инструкций для персонала;
• разработку показателей оценки для определения эффективности работы с дебиторской задолженностью;
• разработку и внедрение системы мотивации;
• разработку механизма предотвращения ошибок и мошенничества со стороны ответственных лиц.

В штат может быть введена отдельная единица или отдел, отвечающий за работу с должниками. Если речь идет о небольшой компании, которая не может себе этого позволить, ответственность за данное направление работы возлагается на бухгалтеров, сотрудников юридического отдела, линейных руководителей.

Непосредственно к работе с дебиторами привлекаются и рядовые сотрудники. Как правило, это работники отделов продаж, которые непосредственно контактируют с покупателями. Важный момент – разработка системы мотивации, которая учитывает взаимосвязь между объемом, качеством задолженности и вознаграждением персонала. Должна быть предусмотрена и система наказания. Но наказание должно применяться исключительно к сотрудникам, которые показывают низкую эффективность. Нельзя наказывать сотрудников за ситуацию, на которую они не в силах повлиять.

Профилактика возникновения

Лучший метод борьбы с долгами – профилактика их возникновения. Профилактические мероприятия должны проводиться беспрерывно. Их цель – предотвращение финансовых рисков.

Для поддержания уровня дебиторской задолженности на приемлемом уровне необходимо:

• проверять репутацию партнеров;
• внедрить кредитный рейтинг контрагентов;
• документально оформлять договоренности;
• собирать контактные данные клиентов для эффективной коммуникации;
• регулярно проводить мониторинг платежей и контроль исполнения обязательств;
• заранее напоминать контрагентам о сроке оплаты.

Рост дебиторской задолженности и ухудшение ее качества приводит к снижению платежеспособности предприятия. Дефицит оборотных средств влечет за собой увеличение кредиторской задолженности, как следствие – снижение рентабельности, иногда ведет к сокращению объемов производства и даже банкротству. Эффективная работа, направленная на уменьшение задолженности должна проводиться постоянно, включать в себя не только работу с должниками, но и профилактические мероприятия. Используйте эти инструменты комплексно, это позволит обеспечить финансовую стабильность и процветание вашего бизнеса.