Путевой лист 4 п

Путевой лист грузового автомобиля 4-п

Актуально на: 27 марта 2017 г.

При перевозке грузов путевой лист грузового автомобиля является основным документом первичного учета, который совместно с товарно-транспортной накладной определяет показатели для учета работы транспортного средства и водителя, для начисления заработной платы водителю, а также для проведения расчетов с заказчиками за перевозку.

О форме 4-п «Путевой лист грузового автомобиля» расскажем в нашей консультации.

Путевой лист 4-п: бланк

Путевой лист грузового автомобиля (форма № 4-п) утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Форму путевого листа грузового автомобиля 4-п скачать можно по приведенной ниже ссылке:

Путевой лист 4-п: (бесплатно)

Указания по применению и заполнению формы 4-п утверждены также Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78.

В отличие от формы № 4-с (сдельная), форма путевого листа № 4-п (повременная) применяется при условии оплаты работы автомобиля по повременному тарифу. Данная форма рассчитана на одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня (смены) водителя.

Отрывные талоны путевого листа заполняются заказчиком и являются основанием для предъявления владельцем автотранспорта счета заказчику. Соответственно, к счету прикладывается такой отрывной талон.

Сам же путевой лист, в котором продублированы записи о времени работы автомобиля у заказчика, остается у владельца транспорта. На основе путевого листа ведется учет работы автомобиля в течение рабочего дня.

Путевой лист № 4-п выдается водителю под расписку уполномоченным на то лицом при условии сдачи водителем путевого листа предыдущего дня работы.

Путевые листы следует хранить совместно с товарно-транспортными документами, дающими возможность их одновременной проверки.

Однако при заполнении унифицированной формы путевого листа № 4-п организации необходимо иметь в виду, что в бланке путевого листа в обязательном порядке должны присутствовать следующие реквизиты (п. 3 Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152, Письмо Минфина от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161):

• наименование и номер путевого листа;
• сведения о сроке действия путевого листа;
• сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
• сведения о транспортном средстве;
• сведения о водителе.

Учитывая, к примеру, что в форме № 4-п не в полной мере предусмотрено заполнение сведений о водителе (в частности, отсутствует дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения послерейсового медицинского осмотра), унифицированный бланк необходимо доработать.

Также при его доработке необходимо учитывать требования п. 16.1 Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152, п. 4 ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ, которые распространяются на организации, оказывающие транспортные услуги. В их путевых листах необходимо добавить сведения о проведения предрейсового контроля технического состояния грузового автомобиля.

Применяемую организацией форму путевого листа необходимо утвердить в Учетной политике для целей бухгалтерского учета.

Вы здесь:

Предприятия, имеющие грузовой автотранспорт, при его использовании обязаны заполнять путевой лист транспортного средства. Он должен быть при водителе во время поездки вместе с другими необходимыми документами. Существует две формы данных документов, которые применяются авто перевозчиками.

Порядок применения путевого листа

Законодательство не устанавливает обязательной формы путевого листа, поэтому предприятия могут самостоятельно разрабатывать его, соблюдая обязательные требования к бухгалтерским документов и правила Минтранса РФ.

Росстат утвердил две его разновидности – типовая межотраслевая форма 4 п, применяемая при повременной оплате работы машины, и форма 4 с, используемая при сдельной. Фирмы могут в своей деятельности применять обе эти формы.

При осуществлении доставки груза используется первая форма путевого листа 4 п, которая также включает еще два отрывных талона. Они являются основанием при выставлении счетов контрагентам на оплату за услуги.

Путевой лист автомобиля выписывается ответственными в компании должностными лицами, фиксируется в журнале регистрации. В нем должны сделать отметки механик, медик, заправщик, и в ходе выполнения задания, сам водитель, а также представители стороны заказчика. При транспортировке грузов сторонним организациям, к нему может прикладывается товарно транспортная накладная.

Заполнение путевых листов осуществляется на каждый день (смену), при этом шофер предварительно должен сдать этот бланк за предыдущее число. При возвращении он передает документ диспетчеру, который его отмечает в журнале регистрации, просчитывает и передает в бухгалтерию.

Образец заполнения путевого листа грузового автомобиля

Заполнение основной части

Рассмотрим подробнее как правильно заполнить путевой лист данного автотранспорта, используемый, когда оплата за работу производится за отработанное время.

На документе проставляется штамп компании, его дата и номер, при необходимости, серия. Заносятся данные об организации-собственнике автомобиля (арендаторе) — наименование, адрес, телефон, код регистрации в статистике (ОКПО).

Далее заполняются, если это предусмотрено правилами предприятия, коды режима работы, колонны, бригады.

Ниже указывается марка автомобиля, его гаражный идентификатор, государственный номер. Здесь же записывается Ф.И.О. работника и его табельный номер, а также реквизиты водительского удостоверения, класс водителя.

Если организация занимается регулируемой деятельностью по перевозке грузов, то на автомобиль она должна в соответствующих графах указывать данные лицензионной карточки.

Дальше заполняется информация о марках, государственных номерах используемых прицепов, а также личная информация сопровождающих лиц.

В таблице «Работа водителя и автомобиля» диспетчер проставляет ожидаемые время и даты отправки и возвращения, а механик записывает показание спидометра в начале и конце дня, фактическое время выезда из гаража и возвращения машины.

В табличке «Движение горючего» диспетчер указывает заправляемый вид топлива, применяемые при расчете коэффициенты (зимнее время, поездки в городе и т. д.), заправщик заносит данные о количестве залитого топлива, при возврате — сколько литров сдано. Механик в данном разделе отражает информацию о произведенных замерах горючего в баке, а также работе специализированного оборудования.

Далее заправщик, механик, диспетчер расписываются в предусмотренных для них графах.

В таблице «Задание водителю» ответственное лицо указывает название и адрес места работы автомобиля, время, количество ездок, выставляет литраж необходимой заправки, делает отметку о проверке водительских прав и после этого подписывает путевой лист.

Ниже инспектор по предрейсовому медосмотру ставит свой допуск.

Механик после проверки исправности передает в пользование автомобиль водителю, это отражается соответствующими подписями, так же как и при возвращении. Если при выполнении задания что-то случилось, например, авария, то заполняются особые отметки.

Заполнение отрывного талона

Путевка грузовой машины форма 4-п имеет отрывные талоны, предназначенные для заказчиков. Лицевая сторона заполняется диспетчером, который заносит данные о путевом листе, фактическом выполнении задания (часы, км, тонн и т. д.), а также рассчитывает сумму оплаты за услуги по доставке. Вторая сторона оформляется в организации-заказчика и отражает информацию об автомобиле, данные о его работе, организации исполнителе, водителе, приложенных документах и т. д.

При расчете талон отрывается и передается вместе документами на оплату контрагенту. Для предприятия-исполнителя остается оборотная сторона путевки, на которой аналогичные записи делает заказчик. Здесь отражается время прибытия и убытия машины, приложенные документы и их количество и другое. Эти данные заказчик подтверждает подписью ответственного лица и своей печатью.

В разделе «Таксировка» диспетчер просчитывает расход топлива с учетом действующих норм, проставляя далее в таблицах время работы, километраж, перевезенный тоннаж и т. д.

При необходимости делается расчет зарплаты шоферу.

Во время выполнения задания могут возникать простои, информация о них фиксируется в соответствующем разделе.

Диспетчер или бухгалтер на обороте путевого листа так же как и в отрывной части производит расчет оплаты за услуги по доставке.

Документ подписывает руководитель структурного подразделения или организации.

>Нюансы

Фирмами при грузовых перевозках для собственных нужд чаще всего используется межотраслевая форма путевого листа 4 с.

Бланк путевого листа

Скачать бланк путевого листа для грузового автомобиля по форме 4-П.

Путевой лист образец заполнения скачать в формате Excel.

Вам также может понадобиться

Путевой лист грузового авто по форме 4-М.

Бланк путевого листа для легкового авто по форме №3.

Оформление бланка является обязательной процедурой, которая регламентирована на законодательном уровне. Если компания оказывает услуги в сфере транспортировок на любых видах городского транспорта, то путевой лист оформляется ежедневно. Этот бланк должен находиться вместе с водителей в кабине транспортного средства. Если полицейские захотят проверить его, то он должен быть предъявлен вместе с правами и документами на транспортное средство. Изучить образец путевого листа грузового автомобиля можно на нашем портале.

Назначение

Бумагу необходимо оформлять не только по причине требований закона о ведении документации, но и по причине того, что этот бланк содержит важную информацию. В нем написаны технические особенности транспортного средства, последнее обслуживание и заправку. Также информация о водителе, его рейсе и времени трудового дня.

Исходя из этих данных, бухгалтерия начисляет заработную плату, поэтому важно правильно заполнить каждый пункт. Если в нем будут ошибки, то его можно признать недействительным. Все пункты должны быть заполнены в соответствии с данными, которые указаны в документации на автомобиль. Найти пример заполнения путевого листа грузового автомобиля можно на нашем сайте и сделать свой по аналогии.

Зачем нужна бухгалтерам информация, предоставленная в документе?

• Для начисления заработной платы водителю, исходя из сведений о почасовой работе;
• Для списания расходных материалов для амортизации транспортного средства и ГСМ;
• Для компенсации бензина или газа сотрудникам, которые используют личный транспорт для выполнения рабочих поручений.

Важно заполнить в соответствии с законодательными нормами, чтобы не возникло вопросов при начислении заработной платы. Посмотреть образец заполнения путевого листа 4 с можно на нашем сайте в любое время.

Бухгалтер предприятия обязан хранить бумаги каждого водителя не менее 5 лет. Он оформляется ежедневно, в отдельных случаях возможно оформление на срок до 1 месяца. Важно возвращать документ бухгалтеру после рабочего дня.

Особенности документа

Если во время работы проводится транспортировки материальных ценностей, то в путевой бланк обязательно вносятся данные товарных накладных. Это делается для проверки целостности и количества груза, который был доставлен. Оформлением занимается диспетчер перед началом работы. Обязательна подпись диспетчера, водителя и бухгалтера.

Листы формы 4 п и N4

Путевые бланки формы 4 п и N4 оформляются и выдаются водителю под расписку на 1 рабочий день. При этом новый документ можно получить только при условии сдачи предыдущего файла. В нем обязательно должна быть указана дата оформления, штамп, печать организации и подписи.

Бланк должен соответствовать государственному стандарту. Ответственность за правильность заполнения данных несет руководитель компании, а также все, кто участвует в заполнении бумаги. Поэтому важно изучить образец заполнения путевого листа 4 п, который есть на нашем сайте. Эти документы хранятся в организации вместе с транспортными накладными минимум 5 лет.

Скачать заполненный образец формы 4 с (.doc)

Скачать заполненный образец формы 4 п (.xls)

Заполняем новый путевой лист грузового автомобиля

Все российские компании и частные предприниматели, эксплуатирующие транспортные средства, обязаны вести путевые листы. Грузовой транспорт не исключение. «Путевка» — документ, подтверждающий произведенные расходы на эксплуатацию и содержание автомобиля, расход горючего. Заполненный бланк является основанием для начисления заработной платы водителю.

Для каждого типа транспортного средства разработаны и утверждены индивидуальные бланки унифицированной формы (Постановление Госкомстата от 28.11.1997 № 78). По закону № 402-ФЗ от 06.12.2011, применять утвержденные формы не обязательно, организация вправе самостоятельно разработать и утвердить бланк с учетом особой специфики деятельности предприятия. На практике подавляющее большинство учреждений и ИП пользуются унифицированными формами.

Для грузовиков действуют две формы путевки, утвержденные Госкомстатом: № 4-С (ОКУД 0345004) и № 4-П (ОКУД 0345005). Путевые листы грузового автомобиля (бланк 2019) формы №4-С используются организациями, в которых начисления заработной платы водителям производится сдельно, а форма 4-П — для повременной оплаты. Не исключено применение обоих бланков в одном учреждении. Актуальные бланки:

• скачать бесплатно бланк путевого листа грузового автомобиля 2019 в word;
• скачать бесплатно бланк путевого листа грузового автомобиля 2019 в excel;
• скачать бесплатно образец путевого листа грузового автомобиля 2019.

Еще предлагаем скачать бланк путевого листа для грузового автомобиля по формам 4-П и 4-С.

>Форма № 4-П

>Форма № 4-С

Новые правила заполнения

ВАЖНО! С 01.03.2019 вступили в силу изменения в правилах заполнения путевок для всех видов транспорта. Минтранс России ввел новшества Приказом № 467 от 21.12.2018 в основной регламент о путевках — Приказ от 18.09.2008 № 152.

Ранее законодатели закрепили перечень обязательных реквизитов, без которых документ могут признать ничтожным. К тому же соответствующими распоряжениями отменено обязательное проставление гербовой или круглой печати фирмы на путевке, если в уставе бюджетной организации не предусмотрено использование печати.

Если в документе не будут прописаны все обязательные реквизиты, то сотрудники ГИБДД вправе оштрафовать собственника авто и водителя. Налоговики также не примут документ в качестве подтверждения расходов, пересчитают налоговую базу и выпишут штраф.

Информация, обязательная к заполнению в бланке путевки грузового автомобиля 2019 года:

1. Название и номер документа, дата формирования (выписки). Следует строго соблюдать хронологический порядок при нумерации путевок.
2. Период действия документа, то есть срок, на который он выписан, но не более одного рейса или рабочей смены.

ВАЖНО! С 01.03.2019 срок действия путевки изменен. Ранее документ выписывали на срок до 1 месяца включительно. Теперь же путевку выписывайте только на один рейс, вне зависимости от того, сколько дней длится этот рейс. Либо на одну рабочую смену, вне зависимости от количества совершенных рейсов за рабочий период.

1. Полные реквизиты собственника транспортного средства, включая ОГРН (ОГРНИП — для частников).
2. Данные водителя авто: Ф.И.О. и номер действующего водительского удостоверения.
3. Информация о транспорте: госномер, марка.
4. Данные одометра перед выездом и по возвращению в гараж.

ВАЖНО! С 01.03.2019 заверять показания одометра печатью или штампом не требуется. Достаточно подписи ответственного работника.

1. Точная дата и время начала рейса и возвращения в гараж.
2. Подпись, Ф.И.О. и должность ответственного работника, который снял и записал показания одометра, дату и время.
3. Дата и время медицинского осмотра водителя перед выездом и по возвращению.
4. Подпись и Ф.И.О. медицинского работника, который провел осмотр. При наличии проставляется штамп, но он стал необязательным с 01.03.2019. Достаточно только подписи медработника.
5. Информация о прохождении технического осмотра перед выездом в рейс в формате ДД/ММ/ГГГГ, а также часы и минуты.

ВАЖНО! Такой осмотр стал необязательным для легкового транспорта, эксплуатируемого для собственных нужд компании. Отметка о предрейсовом, предсменном и послерейсовом контроле необязательна. А вот для коммерческих перевозчиков и предприятий, эксплуатирующих автобусы и грузовики в собственных целях, — обязательна.

1. Подпись и Ф.И.О. ответственного за техосмотр автомобиля (механик, контролер, мастер).

Составляется документ всегда в единственном экземпляре. Заполненный бланк заверяет руководитель, ставится круглая печать (при наличии). Готовую путевку передают водителю. По окончании рейса (выполнения задания) водитель передает документ ответственному лицу бюджетной организации под подпись. Выписывать новый лист не следует, пока водитель не отчитается по предыдущему.

Ниже вы найдете готовый образец заполнения путевого листа грузового автомобиля 2019.

Особенности учета и хранения документации

Учитывать путевки следует в журнале регистрации путевок. Форму бланка можно разработать самостоятельно и утвердить в учетной политике. Либо использовать унифицированную документацию по форме № 8 (ОКУД 0345008), утвержденную Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78.

Порядок заполнения журнала учета путевок основан на хронологической регистрации всех выписанных бланков в организации. Отдельным приказом закрепите ответственного за составление журнала. Если в бюджетной организации используется собственная форма журнала, то следует утвердить и порядок его заполнения. Ответственное лицо следует ознакомить с данным порядком под подпись.

Храните путевки и регистрационные журналы не менее 5 лет — такие требования прописаны в Приказе Минтранса России от 18.09.2008 № 152. За отсутствие документации налоговики могут оштрафовать на 200 рублей за каждый документ.

Ответственность и штрафные санкции

За правильность, достоверность и полноту сведений, указанных в документации, ответственность несет руководитель, а также ответственные сотрудники. Верно составленная путевка — это не только основание для списания расходов, но и подтверждение того, что ТС исправно, водитель имеет право управлять машиной, прошел медосмотр и прочее.

Сотрудник ГИБДД за непредоставленный или неверно составленный путевой лист выпишет штраф в размере от 500 до 3000 рублей (ст. 12.3 КоАП РФ). А если сотрудники ФНС обнаружат значительные ошибки в заполнении путевок, то исключат произведенные расходы по ним, пересчитают базу налога на прибыль и выпишут штраф. Также, если не предоставить документы на камеральную проверку в ФНС, организации грозит штраф — 200 рублей за каждый документ.

Образец путевого листа грузового автомобиля по форме № 4-С

Образец, как правильно заполнять путевой лист грузового автомобиля 2019 формы № 4-П

Путевой лист грузового автомобиля. Форма 4-П

При оплате работы грузового автомобиля по повременному тарифу на предприятии необходимо применять путевой лист грузового автомобиля по форме 4-П. Данный документ рассчитан на осуществление перевозки к двум заказчикам в течение рабочей смены или дня водителя.

Одним из принципиальных отличий формы № 4-П от 4-С (сдельная перевозка) является необходимость прикладывания товарно-транспортных накладных при осуществлении перевозок товарно-материальных ценностей. Номера таких документов вписываются в путевой лист, а сами накладные прилагаются в одном экземпляре и служат для подведения итогов о количестве перевезенного груза и других показателях работы грузового автомобиля и его водителя.

Выдача формы 4-П водителю должна осуществляться перед началом смены и с учетом сдачи путевого листа за прошедшую смену. В получении листа водитель расписывается, проверяет наличие в нем штампа, печати организации и даты выдачи. Без этих реквизитов лист не может иметь юридической силы.

Путевой лист по завершению смены сдается в организацию, которой принадлежит грузовой автомобиль. Он является основанием для учета рабочего времени водителя и самого грузового автомобиля. При передаче счета заказчику прикладывают предусмотренный отрывной талон. В него включают следующую информацию:

• оплачиваемое время (здесь построчно отображают тариф и общую сумму);
• общий пробег (с грузом и без него);
• величина перепробега (при наличии);
• тоннаж;
• общая сумма к оплате.

Отрывной талон подписывается таксировщиком и начальником эксплуатации.

Выписку путевых листов целесообразно вести в учетной программе. В письме Минфина РФ от 25.08.2009 за номером N 03-03-06/2/161 разъясняется, что форма путевого листа, самостоятельно разработанная организацией, является одним из документов, подтверждающих факт расходов на приобретение горюче-смазочных материалов, при наличии в нем обязательных полей, утвержденных Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152.