Путевой лист 3 спец

Форма №3 спец. Путевой лист специального автомобиля

К специальным автомобилям относятся автовышки, пожарные машины, автокраны, автобетоносмесители и другие машины для выполнения определенных действий. Для такого транспорта разработан путевой лист по форме №3 спец. Его заполняют организации и предприниматели, деятельность которых связана с эксплуатацией специального автотранспорта. Как правильно оформить путевой лист для спецмашины, разберемся в статье.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк путевого листа специального автомобиля по форме №3 спец .xlsСкачать образец путевого листа специального автомобиля по форме №3 спец .xls

Назначение путевого листа

Функции путевого листа следующие:

• подтверждает право водителя работать на автомобиле;
• подтверждает исправность транспортного средства;
• используется для списания затрат на ГСМ;
• на основании документа начисляют заработную плату водителю;
• лист подтверждает факт выполнения работ для заказчика, который на основании представленных данных оплачивает работу спецмашины.

Таким образом, это многофункциональный документ, наличие которого могут проверить при выездной проверке ФНС или другие ведомства. За отсутствие путевых листов может быть наложена административная ответственность.

Законодательная база

Заполнение путевых листов должно удовлетворять следующим нормативным актам:

1. ФЗ №402 от 6 декабря 2011 года, поскольку путевой лист — это документ первичного бухгалтерского учета.
2. Приказу Минтранса от 18 сентября 2008 года №152 и приказу Минтранса от 21 декабря 2018 года №467, вносящему изменения в документ от 2008 года.

Приказ от 2018 года содержит несколько важных поправок, которые вступили в силу с 1 марта 2019 года. Например, увеличилось количество обязательных реквизитов, печать медработника стала необязательной — достаточно только подписи, изменился срок, на который выписывают путевой лист: сейчас можно делать это только на 1 рабочую смену или день и т.д.

Какой бланк использовать

Бланк путевого листа №3 спец. разработан Госкомстатом, а утвержден его Постановлением №78 от 28 ноября 1997 года. Использование формы было обязательным до конца 2012 года. С начала 2013 года предприниматели получили право использовать свои бланки. Главное, чтобы было соблюдено необходимое количество реквизитов и применение формы было зафиксировано в учетной политике компании.

Несмотря на такое право, часть компаний по-прежнему верны унифицированным формам, особенно те, кому такие бланки подходят. Они удобны и привычны в использовании, знакомы проверяющим органам.

Какие бланки выбрать, решает руководство компании исходя из собственного удобства.

Заполняем путевой лист специального автомобиля

Путевой лист оформляют перед выездом на задание. Составляют бумагу в одном экземпляре. Форма №3 спец. используется только для одного или двух заказчиков. Если их в течение рабочего дня или смены больше, то оформляют новый лист.

Заполнение путевого листа ложится на плечи диспетчера или другого назначенного сотрудника. Можно составлять путевой лист на бумаге, а можно на компьютере в специальной программе. Свою часть бланка водитель заполняет, как правило, от руки. Он вносит информацию о совершенной поездке и работе, а также ставит подписи о приеме и сдаче машины.

Лицевая сторона

Итак, диспетчер начинает вносить информацию с шапки документа. Что следует указать:

• номер и серию путевого листа (если серия обозначается);
• полное наименование организации, адрес, номер телефона, ОГРН или ОРГНИП;
• код ОКПО;
• режим работы;
• колонну, бригаду (наименование или номер);
• данные об автомобиле: марку, государственный номер и гаражный (если имеется). Информация должна соответствовать той, которая указана в документации;
• ФИО водителя, номер его удостоверения и класс или категорию;
• данные о лицензионной карточке, если водитель работает по лицензии (номер, серию);
• марку прицепа, государственный и гаражный номер, если прицеп используется.

Далее располагается таблица с данными о работе водителя и автомобиля. При выезде из гаража отмечают время по графику, цифры пробега, показания спидометра, время фактическое: число, месяц, часы, минуты. Те же самые данные диспетчер должен указать в конце смены или рабочего дня, но только в графе «Возвращение в гараж».

Справа находится таблица со сведениями о движении горючего. Необходимо указать: марку и код топлива, сколько выдано, сколько было при выезде, сколько осталось по возвращении и сколько сдано, коэффициент изменения нормы. Здесь же указывают время работы двигателя и специального оборудования машины. Под каждым из показателей должны расписаться заправщик, механик, диспетчер.

После этого следует графа, где указывают серии и номера выданных талонов заказчика. Сами талоны расположены на специальной отрывной части документа.

Следующая таблица — с заданием водителю. Ее также заполняет диспетчер. Необходимо указать следующую информацию:

• в чью распоряжение отправляется транспорт с водителем (название компании и адрес);
• время прибытия и убытия на объект;
• вид работ, которые необходимо выполнить;
• примечания.

Далее расписываются:

• диспетчер (он также отмечает количество выданного горючего);
• фельдшер после предрейсового осмотра — в том, что водитель по состоянию здоровья может приступить к работе;
• механик — в том, что транспорт технически исправен при выезде и при возвращении;
• водитель — в том, что принял автомобиль в исправном состоянии, а затем — сдал.

Важно! Каждая подпись ставится в свое время после тщательного осмотра. Допуск к работе невозможен без проверки состояния здоровья водителя и технического состояния машины.

Оборотная сторона

Таблицу с данными о выполнении задания заполняет водитель. Что нужно отметить:

• маршрут движения или объект работы;
• наименование работы и ее код;
• время прибытия на объект и убытия с него;
• показания спидометра во время прибытия и во время убытия.

В последнем столбце должен расписаться заказчик работ и поставить печать, если компания продолжает ее использовать.

Далее следует таблица, где нужно указать ответственных за безопасное перемещение груза со стороны исполнителя и заказчика, ФИО стропальщиков и номера их удостоверений.

Следующую часть бланка заполняют уже в бухгалтерии. Данные нужны для расчета заработной платы водителю. Необходимо внести следующую информацию:

• расход горючего по норме и фактически;
• какое время водитель провел в наряде;
• какое время заняли простои, если таковые имели место;
• пробег.

Если были простои, то сведения о них заносят в соответствующую таблицу. Указывают наименование, код, время начала и окончания простоя. Ответственное лицо ставит свою подпись.

В последней табличке отмечают сумму заработной платы за смену, расписывается бухгалтер.

Талоны для заказчиков

Путевой лист содержит отрывные талоны для заказчиков. Они нужны для выставления счета данной организации. Что должно быть указано в таком талоне:

• номер путевого листа;
• дата составления листа;
• наименование компании, предоставляющей автомобиль;
• госномер машины;
• ФИО представителя заказчика;
• время прибытия и убытия;
• данные спидометра в момент прибытия и убытия;
• подпись представителя заказчика;
• название и код выполненных работ;
• данные о сумме оплаты;
• подпись таксировщика — бухгалтера.

Талон заполняет организация-владелец транспортного средства.

Регистрация и хранение путевых листов

Путевой лист после открытия регистрируют в журнале учета движения путевых листов. После того как лист будет закрыт, в журнале делают соответствующую отметку. Хранить листы необходимо в организации в течение 5 лет, согласно вышеуказанному приказу Минтранса №152 от 2008 года. Сам журнал после заполнения также отправляется на хранение с аналогичным сроком.

Путевой лист специального автомобиля. Форма 3 спец

Унифицированная форма путевого листа специального автомобиля утверждена 78-м постановлением Государственного комитета РФ по статистике в 1997 году. Его форма 3 спец относится к первичной учетной документации и действует с декабря 1997 года.

Назначение формы – возможность учета работы специального автомобиля и правильного начисления заработной платы водителю. Форма 3 спец рассчитана на задание у одного или двух заказчиков и составляется на день либо смену. Получить ее водитель может у определенного должностного лица (к примеру, диспетчера) после сдачи путевого листа за прошлую смену или за день.

Стоит отметить, что к специальным автомобилям относят автокраны, уборочные машины, автовышки, пожарные автомобили, автобетоносмесители, автомобили с компрессорными установками и прочие средства для выполнения определенных работ. Путевые листы для легковых или грузовых авто составляются по отдельным формам. В некоторых случаях форму 3-спец расширяют для отражения дополнительной информации, в частности так сделано в путевом листе автокрана.

Форма 3 спец составляется в формате А4, она не является действительной без штампа, даты выдачи и печати организации, в чьей собственности находится автомобиль. Соответствующие отметки вносятся в форму при выезде и по приезду в гараж, в отдельном разделе отображается ход исполнения задания водителю. Учитывая специфику транспортных средств для данной формы, в отдельную графу вносят вид произведенных работ и их соответствующие коды.

Отрывные талоны путевого листа — основание для выставления счета заказчику. Серии и номера выданных талонов вписываются в основную форму, а за линией отреза заполняются две формы по каждому заказчику со следующими данными:

• наименование организации;
• марка и номер специального автомобиля;
• наименование заказчика;
• время прибытия и убытия;
• соответствующие показания спидометра;
• подпись и расшифровка подписи заказчика.

На бланке путевого листа обязательно должны быть проставлены дата выдачи, штамп и печать организации, собсвенника автомобиля.

Вы здесь:

Организации, использующие в своей работе автокраны, автогрейдеры и другую строительную технику, находящуюся на колесах, для учета ее работы и определения зарплаты машиниста заполняют специализированный путевой лист форма ЭСМ-2. Фирме дано право разрабатывать на его основе самостоятельно собственный бланк, который должен содержать ряд обязательных реквизитов.

Порядок применения путевого листа

Данная форма путевого листа заполняется при выполнении работ для каждой фирмы, на подряде у которой работает автомобиль. Ее выписывает диспетчер или бухгалтер предприятия-исполнителя, но оборотную сторону заполняют представители стороны заказчика и владельца техники. Данный документ может оформляться на смену, день или декаду. Это зависит от периода, в течение которого осуществляется выполнение всего заказа.

Путевой лист строительной машины нужно также отражать в книги регистрации.

В форме ЭСМ-2 свои записи должны сделать механик, заправщик, а также водитель машины. В путевке должен присутствовать штамп инспектора ПМО о прохождении мед осмотра машинистом перед началом работы.

При возвращении водитель передает документ диспетчеру, который осуществляет необходимые расчеты и отдает его в бухгалтерию для выставления счетов на оплату.

Путевой лист строительной машины образец заполнения

В документе проставляется его номер и дата оформления. Ниже указываются наименование компании, адрес, номер телефона, а также коды ОКПО исполнителя и заказчика.

В следующей строке заполняется название и марка строительной техники, а также ее государственный номер. Также записываются Ф.И.О. водителя-машиниста.

В таблице справа указываются коды операций, период выполнения заказа, марка, инвентарный номер техники, табельный номер водителя.

Ниже в табличной части документа заполняется название и адрес объекта, на котором будут осуществляться работы по заказу, дата и время их начала и окончания, показания спидометра, остаток горючего в баках при выезде и заезде, а также заправка по видам топлива. Каждая запись подтверждается соответствующей подписью работников.

При работе, связанной с перемещением груза, в путевке обозначаются ответственные лица от имени исполнителя и заказчика. Это требования техники безопасности.

Внизу таблицы диспетчер производит расчет расхода топлива по норме и по факту.

Вторая сторона путевого листа должна содержать дату начала и окончания работ, название и место объекта их выполнения, коды производимых операций и их этапы. Представитель заказчика здесь же отмечает общую продолжительность работ, и при возникновении простоев – их виды и время, а потом ставит свою подпись. Здесь желательно применять специальные коды, которые можно узнать в инструкции по заполнении формы ЭСМ-1. В графе 8 записывается стоимость работ, рассчитанная как произведение отработанного времени на действующий тариф, указанный в соответствующий строке под таблицей.

В этой же таблице расчетчик отражает показатели необходимые для определения зарплаты водителю: отработанное, ночное время, сверхурочное, пройденные километры и т. д.

Сотрудники фирмы-заказчика указывают есть или нет претензии к работе машиниста, после чего путевой лист подписывается соответствующим ответственным лицом.

Водитель также ставит подпись и указывает свои Ф.И.О.

Путевку должны подписать также с указанием своих должностей и личных данных расчетчик и руководитель структурного подразделения.

>Нюансы

Для отражения строительной техники, у которой отсутствует колесная база, используются либо рапорты (формы ЭСМ 1, ЭСМ 3) либо рапорты-наряды (ЭСМ 4).

Скачать бланк путевого листа

Путевой лист строительной машины скачать бланк.

Образец заполнения типовой межотраслевой формы ЭСМ-2.

>Форма ЭСМ-2: правила оформления

Какие организации и должностные лица обязаны оформлять путевые листы строительной машины ЭСМ-2

Путевой лист строительной машины является обязательным для оформления при выпуске транспортного средства на линию, так как он выступает контрольным учетным документом. Ст. 6 закона №259-ФЗ прямо запрещает выпускать в рейс транспортные средства по перевозке пассажиров и грузов без оформления путевого листа.

Путевой лист строительной машины ЭСМ-2 должны оформлять юридические лица и предприниматели, на подряде у которых есть дорожная строительная техника различного типа и назначения. К таким транспортным средствам относятся не только грузовые машины, перевозящие строительные материалы и иные грузы, но также:

• тракторы,
• бульдозеры,
• экскаваторы,
• грейдеры,
• бульдозеры.

Обязанность заполнения путевого листа строительной машины возлагается на ответственное лицо в соответствии с должностной инструкцией и внутренним распорядком организации. Таким ответственным лицом может быть назначен бухгалтер или диспетчер предприятия-подрядчика. В некоторых организациях обязанности по оформлению сопроводительных документов возлагаются на механика, что не запрещается законодательством. Если на предприятии нет назначенного ответственного лица, таковым может выступать директор или владелец ИП.

Бухгалтер может заполнять путевого листа, но и заверять документ для последующего начислению зарплаты водителю. Если закон обязывает вас готовить путевые листы, а в штате компании нет профильного специалиста, воспользуйтесь услугами бухгалтеров на аутсорсе. Им можно передать текучку и даже больше — доверить учет, отчетность, общение с налоговой и кадровый документооборот. Аутсорсинг — это не только удобно, но и выгодно: вы экономите на содержании штатного сотрудника, а взамен получаете профессиональную помощь. Рассчитать, сколько стоят услуги бухгалтерского аутсорсинга для вашей компании, можно .

Компания, являющаяся владельцем строительных машин, должна вести журнал учета движения путевых листов, в котором регистрируется каждый документ. Типовой межотраслевой «Журнал учета путевых листов» форма 8 утвержден Постановлением Госкомстата РФ №78. Однако каждое автотранспортное предприятие имеет право разработать собственную форму журнала, так как законодательно установлено лишь требование о его обязательном ведении.

Путевой лист строительной машины может быть составлен на различный период. Обычно документ оформляется на одну рабочую смену или день. Если предполагается длительная работа, срок действия путевого листа может быть продлен на один рейс или целую декаду.

Важно! Путевой лист строительной машины ЭСМ-2 не оформляется для автокрана, при оформлении сопроводительных документов этого вида техники применяется другая форма.

Правила заполнения путевых листов для легковых и грузовых автомобилей

Для чего нужен путевой лист строительной машины

Путевой лист содержит информацию о состоянии транспортного средства на момент выхода в рейс. Также в нем обязательно делается отметка медицинского работника о том, что водитель прошел медосмотр и допущен к работе.

Помимо требований безопасности, путевой лист строительной машины оформляется также для учета рабочего времени водителя. Сведения из документа учитываются при начислении заработной платы. Кроме того, этот путевой лист служит источником информации о работе и простоях строительной техники: сведения из него используются для списания горюче-смазочных материалов.

Бланк путевого листа строительной машины форма ЭСМ-2 в 2019 году

Форма ЭСМ-2 путевого листа строительной машины рекомендована к использованию, но не относится к числу обязательных требований. Каждая организация может разработать собственную форму путевого листа. Важно отразить в документе следующие сведения:

1. Название и номер – здесь обязательно должны быть указаны вид строительной машины и номер документа согласно хронологическому порядку.
2. Срок действия – дата (число, месяц, год) оформления и дата, до которой путевой лист действителен. Если документ выписывается на один рабочий день, то выставляется одна дата начала и окончания срока действия.
3. Сведения о собственнике строительной машины – организационно-правовая форма (ООО, ИП), название, адрес фактического местонахождения, ОГРН, номер телефона.
4. Информация о транспортном средстве – тип строительной машины, модель, тип прицепа (если есть), гос. номер машины и прицепа (при наличии), показания одометра на момент выезда и по возвращении на парковку или в гараж.
5. Фактические даты выезда машины в рейс и заезда в гараж. С 1.03.2019 года разрешено не заверять показания километража специальным штампом, достаточно подписи ответственных лиц.
6. Сведения о проведении предрейсового контроля технического состояния строительной машины. Техконтроль должен проводить и подтверждать сертифицированный специалист. Если на предприятии нет такого контролера, можно воспользоваться услугами стороннего специалиста или организации.
7. Сведения о водителе строительной машины – ФИО, дата рождения, должность, дата и время проведения предрейсового медосмотра, дата и время проведения послерейсового медосмотра. Отметку о допуске на рейс водителя должен поставить сертифицированный медицинский работник, оформленный в штат предприятия или работающий по договору специалист мед. учреждения.

Но составление собственных сопроводительных документов требует соблюдения законодательных правил. Поэтому, во избежание ошибок, Минтранс рекомендует использовать форму-бланк ЭСМ-2 путевого листа строительной машины, который утвержден постановлением Госкомстата №78.

Правила заполнения товарно-транспортной накладной форма 1-Т

Как заполнять путевой лист строительной машины

Документ обязательно должен быть заполнен с обеих сторон. С одной стороны бланка путевого листа строительной машины форма ЭСМ-2 бланк заполняется и подписывается исполнителем (владельцем транспортного средства), с другой — заказчиком, оплачивающим работу. На обратной стороне формы также есть графа, предназначенная для заполнения бухгалтером организации подрядчика, который начисляет зарплату водителю.

Лицевая сторона документа содержит такие сведения:

• форма по ОКУД (0340002);
• правовое основание формы документа – Постановление Госкомстата №78;
• название, адрес и телефон предприятия, оказывающего услуги или выполняет заказ на работы;
• ФИО предпринимателя или название организации заказчика-нанимателя строительной машины;
• вид, марка, модель, гос. номер машины, ниже – инвентарный и табельный номер;
• ФИО водителя или машиниста;
• код вида рабочей операции;
• период работы;
• информация о подразделении, колонне, участке работы (при наличии).

В табличной части лицевой стороны путевого листа строительной машины вносится информация о сроке и объекте, где проводятся строительные работы. Если путевой лист выписывается на один день, заполняется только первая графа таблицы. Если предполагается работа на несколько дней или смен, каждая отдельная графа таблицы относится к одному рабочему дню.

Договор перевозки грузов: как составить без ошибок

В таблице содержатся сведения:

• дата (число, месяц, год) предоставления услуги;
• название и адрес объекта;
• время выезда машины и показания одометра на этот момент;
• подпись выпускающего диспетчера (для каждого дня);
• подпись водителя как свидетельство исправности машины на момент выезда;
• подпись выпускающего механика;
• время возвращения машины и показания одометра на этот момент;
• подписи водителя и механика о заезде машины в гараж.

В путевом листе строительной машине ЭМС-2 есть отдельная графа для выведения расхода топлива, что обусловлено учетом топливно-смазочных материалов. В предпоследней графе лицевого листа указывается:

• количество горючего в баке при выезде;
• объем выданного топлива;
• остаток топлива на момент заезда в гараж.

Завершает лицевой лист место для заверения документа, предназначенное для обеих сторон. Левую часть заполняет заказчик, правую – исполнитель. При заверении желательно вносить ФИО и номера служебных удостоверений ответственных лиц, а затем они подписывают документ.

Обратная сторона путевого листа строительной машины состоит из двух разделенных частей. Левая часть заполняется заказчиком, правая – исполнителем (собственником машины). Здесь также вводятся даты начала и окончания действия, код, адрес объекта, виды и этапы работы. Помимо этого в документе есть графы для отражения таких сведений:

• количество отработанных часов;
• стоимость (тариф) работ;
• количество и причина простоев машины.

Здесь нужно учитывать повышенную оплату за работу в ночные часы, выходные и праздничные дни. Сведения об этом указываются на обратной стороне в правой части с указанием кода вида оплаты.

В самой нижней части есть отдельное место для указания претензий заказчика к машинисту, если такие есть. Здесь выделено место для заверения подписью прорабом, машинистом, руководителем и бухгалтером.

Образец заполнения путевого листа строительной машины ЭСМ-2

Путевой лист строительной машины оформляется в единственном экземпляре и подлежит хранению в течение 5 лет.

Для новостей малого бизнеса мы запустили специальный канал в Telegram и группы во Вконтакте, Фейсбуке и Одноклассниках. Присоединяйтесь! Даже Твиттер есть.

Путевой лист специального автомобиля — форма 3-спец

Путевой лист специального автомобиля — форма 3-спец является одним из необходимых первичных документов для лиц, использующих авто, предназначенные для выполнения специальных функций. Рассмотрим, каковы нюансы применения этой формы.

Что такое специальный автомобиль

Бланки путевых листов для спецтехники

В чем отличие формы 3-спец от формы 6-спец

Итоги

Что такое специальный автомобиль

Прежде всего, определимся с сущностью термина «специальный автомобиль». Сделать это можно, проведя аналогию с определением специального транспортного средства, которое приведено в ст. 6 Технического регламента ТС, утвержденного решением Комиссии ТС от 09.12.2011 № 877.

В данном международном соглашении, действующем в том числе в РФ, под спецтранспортом понимается транспортное средство, используемое для выполнения специальных функций, для которых требуется применение специального оборудования. Комиссия Таможенного союза также перечисляет примеры соответствующих автомашин:

• автокраны;
• пожарные автомобили;
• эвакуаторы;
• автомобили с подъемниками и т. д.

Бланки путевых листов для спецтехники

Госкомстат РФ в постановлении от 28.11.1997 № 78 ввел в деловой оборот транспортных предприятий ряд унифицированных форм путевых листов. В числе таковых — форма 3-спец (путевой лист специального автомобиля).

С 2013 года бланки, утвержденные Госкомстатом, использовать необязательно. Однако задействовать альтернативные им обычно нет смысла: во-первых, предприятию нужно будет потратить время на их разработку, а во-вторых, необходимо обеспечить соответствие структуры путевого листа требованиям, которые содержатся в приказе Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152.

О последних требованиях Минтранса к реквизитам в путевых листах узнайте в материалах:

• «Расширен перечень обязательных реквизитов путевого листа»;
• «С 15.12.2017 путевой лист оформляем по новой форме»;
• «Путевые листы: с 1 марта 2019 года порядок выписки меняется».

Форма 3-спец полностью удовлетворяет критериям указанного приказа Минтранса, поэтому на практике российские транспортные фирмы продолжают пользоваться именно ею.

Такая форма может быть применена как:

• первичный документ, посредством которого бухгалтер компании может списать расходы на ГСМ;
• документ для исчисления зарплаты водителю;
• документ, используемый как источник сведений для составления счета на оплату транспортных услуг заказчику спецавтомобиля.

Кроме того, путевой лист — это документ, который должен быть предъявлен водителем сотруднику ДПС по требованию в ходе проверки документов.

О том, каким будет наказание за отсутствие путевого листа, читайте .

Где можно скачать путевой лист специального автомобиля 3-спец

Скачать бланк путевого листа формы 3-спец вы можете на нашем сайте:

Скачать форму 3-спец

О том, сколько нужно хранить такой документ, как путевой лист, читайте в материале «Какой срок хранения у путевых листов (нюансы)?».

В чем отличие формы 3-спец от формы 6-спец

Постановлением № 78 утвержден еще и такой бланк, как форма 6(спец).

Однако отношения к специальным авто форма 6(спец) не имеет. Она предусмотрена для владельцев автобусов необщего пользования и не предполагает использования в качестве первичного документа лицами, имеющими специальные автомобили.

О применении формы 6(спец) подробнее читайте в статье «Путевой лист автобуса необщего пользования – форма 6».

Итоги

Предприятия и ИП вправе использовать унифицированную форму путевого листа или бланк, разработанный собственными силами. В любом случае выбранный вариант следует утвердить в учетной политике.

Путевой лист

Путевой лист – это основной первичный документ учёта работы водителя и пробега, маршрута автомобиля, который выдается ежедневно водителям автотранспортных средств. С помощью путевого листа организация, владеющая автопарком, контролирует работу водителей, а также осуществляет учет расходов на ГСМ.

Кто обязан вести путевые листы

Согласно приказу Минтранса № 152 путевые листы «применяют юридические лица и ИП, эксплуатирующие легковые, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи».

Для каких целей используется путевой лист

Показания из путевого листа используются в качестве основания для начисления заработной платы водителю.

Кроме этого, путевые листы необходимы для подтверждения расходов на горюче-смазочные материалы, включаемых в себестоимость продукции, работ, услуг и учитываемых при исчислении налога на прибыль.

Форма путевого листа и законодательство

Форма путевого листа утверждена приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (ред. от 21.12.2018) «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов». Кроме этого, ранее действовало постановление Госкомстата России от 28 ноября 1997 года №78, в котором были даны формы путевых листов для различного вида транспорта. Но с 1 января 2013 года эти формы необязательны: компании и ИП могут сами разрабатывать свои путевые листы, нужно лишь, чтобы в них была вся необходимая информация.

Если организация примет решение разработать форму путевого листа самостоятельно, то за основу можно взять унифицированную форму, которая есть в проставлении Госкомстата и внести в неё нужные реквизиты. Главное, чтобы форма путевого листа соответствовала требованиям приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152. Обязательные поля в таком путевом листе это:

• наименование и номер путевого листа;

• сведения о сроке действия путевого листа;

• сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;

• сведения о транспортном средстве;

• сведения о водителе.

При этом самостоятельно разработанную форму путевого листа обязательно нужно утвердить в учётной политике организации в виде приложения.

Порядок заполнения путевого листа

Рассмотрим порядок заполнения путевого листа.

Лицевая сторона путевого листа

Так как путевой лист должен отражать всю имеющуюся информацию о рейсе, то бланк включает довольно много граф. Все они заполняются в определенном порядке:

1. В первую очередь записывают номер документа.

2. При заполнении типографских бланков указывают их серию.

3. Дата совершения поездки. Для однодневных поездок это формат «день/месяц/год», для командировок – временной промежуток между началом и концом поездки.

4. Полное название предприятия, а также его контактные данные (адреса, номера телефонов).

5. Код ОКПО. Он присваивается всем организациям, занимающимся транспортировкой грузов и легковыми перевозками.

6. Название и марка автомобиля. В том случае, когда транспортное средство не является собственностью предприятия, в графу для марки вносят номер договора о прокате. Также вписывают дату и серию документа.

7. Полный номерной знак авто: цифры и буквы.

8. В том случае, когда предприятие владеет несколькими автомобилями, каждому из них должен быть присвоен собственный гаражный номер. Его также указывают в путевом листе. Если в распоряжении фирмы только один автомобиль, графа может оставаться незаполненной.

9. Данные о водителе: фамилия, инициалы, табельный номер, а также номер его водительского удостоверения и водительский класс. Закон требует, чтобы эта информация была записана разборчиво.

10. Графа, которая называется «Лицензионная карта», актуальна для тех организаций, которые практикуют пассажирские перевозки (то есть им разрешено перевозить восемь и больше людей).

11. При сдаче авто в аренду в соответствующей графе указывают предприятие, которое будет им распоряжаться.

12. Адресом подачи называют то место, куда посылают авто.

13. Чч:мм –это формат времени выезда автомобиля из гаража или стоянки.

14. Графа «Диспетчер-нарядчик» заполняется ответственным лицом (указывается фамилия, инициалы, ставится подпись).

15. Данные механика и его подпись. Это необходимо в качестве доказательства исправности транспортного средства.

16. Ориентировочное время возвращения авто из рейса диспетчер. Если речь идет о командировке, то кроме времени прибытия диспетчер пишет и дату.

17. записи об опоздании или повреждении транспортного средства.

18. Водитель, использовавший и вернувший автомобиль, вписывает свои данные в графу «Транспортное средство сдал».

Инструкция о том, как заполнять путевой лист, предусматривает также наличие подписи медработника, который выпустил водителя в рейс.

Раздел «Расход топлива»

Объем израсходованного бензина или газа также указывают в отдельном месте бланка путевого листа. Здесь размещают информацию о марке топлива, его количестве (то, что было выдано и то, что пришлось докупать на заправках), остаток горючего в баке перед поездкой, а также объем, оставшийся после окончания рейса.

Диспетчер перед тем, как заполнять путевой лист, сверяется с плановыми показателями расхода бензина (газа, солярки), которые приведены в одном из распоряжений Министерства транспорта РФ.

Сопоставив данные о фактическом и плановом расходе, вычисляют сумму экономии или перерасхода. Полученные данные записывают.

Оборотная сторона путевого листа

Здесь должны быть указаны следующие сведения:

• маршрут транспортного средства.

• номер рейса, который присваивается каждой поездке и заносится в журнал путевых листов.

• места отправления и прибытия транспортного средства.

• фактический километраж поездки и подпись водителя.

Разновидности путевых листов

На практике наиболее часто используют такие три вида путевых листов:

• N 4-с. Такую форму используют в тех компаниях, которые выбрали сдельную оплату труда для водителей. Зарплата таких работников рассчитывается по средним тарифам, действующим в этой сфере.

• N 4-п. Такие путевые листы применяют для учета рабочего времени водителя. Работник получает деньги за отработанный период.

• N 4-м. Это форма используется теми предприятиями, которые занимаются междугородними перевозками и доставками. Оформление путевых листов для таких поездок подразумевает не только указание более полной информации, но и специальные бланки (на их лицевой стороне есть красная полоса и надпись «междугородние перевозки»).

Журнал регистрации путевых листов ИП

Эта форма документа была утверждена приказом Министерства транспорта РФ от 30.06.2000 № 68.

Предназначена она для регистрации путевых листов водителей, работающих на индивидуального предпринимателя.

В журнале указываются:

• номер и дата выдачи путевого листа;

• ФИО водителя;

• государственный регистрационный номер ТС;

• дата выезда и время возвращения транспортного средства.

Срок хранения путевых листов

Путевой лист относится к первичным документам, поэтому срок его хранения регламентируют:

• Налоговый кодекс РФ, а именно подп. 5 п. 3 ст. 24 (не менее 4 лет);

• закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», а именно статья 29. (не менее 5 лет);

• приказ Минтранса РФ № 152, а именно пункт 18 (не менее 5 лет).

Таким образом, путевые листы необходимо хранить не менее 5 лет.

Какие организации могут проверить путевые листы и при каких обстоятельствах

Все путевые листы следует заполнять аккуратно и без исправлений.

Работник, составляющий документ, обязан использовать только достоверные и актуальные сведения.

В противном случае водитель может быть оштрафован проверяющими органами.

Путевые листы имеют право проверять следующие организации:

– трудовая инспекция проверяет путевые листы, чтобы выявить, не нарушаются ли права работника предприятия.

– сотрудники ФНС проверяет путевые листы, чтобы выявить, правильно ли компания учитывает затраты на бензин и уменьшает налог на прибыль.

– налоговые инспекторы проверяют путевые листы в рамках проведения выездных и камеральных проверок.

– сотрудники ГИБДД и Транснадзора проверяет путевые листы в целях обеспечения безопасности дорожного движения.

>Путевой лист специального автомобиля

Кем выдается и зачем нужна

Путевой лист (форма №3 спец.п) создан для учета расстояний, пройденных машиной, и времени, проведенном в пути водителем. Путевки для автомобилей бывают разных типов. Путевка для специальной автомашины состоит из самого путевого листка и прилагаемых нему двух маршрутных отрывных талончиков. Каждый отрывной талон дает право на обслуживание одного клиентского маршрута, поэтому спецавтомобиль за день может обслужить не более двух клиентов. Специфика получения путевого листа такова: водителю выдается новая путевка при условии, что он сдал выписанный ему вчера маршрутный лист. Как и любой документ, маршрутный лист выдается ответственному лицу под подпись. Путевка для специального автомобиля выписывается на одну смену (сутки), то есть срок ее действия ограничен. Но для длительных командировок возможно оформление путевки на несколько дней или неделю. Путевой лист спецтехники на неделю заполняется точно так же, как и на один день.

Путевой лист спецавтомобиля уполномочен заполнять человек, занимающий должность диспетчера автопарка организации, или любой другой, уполномоченный приказом предприятию. К специальным автомобилям можно отнести пожарные и полицейские автомобили, автобетономешалки, молоковозы и бензовозы, холодильные авторефрижераторы, строительные краны, машины скорой помощи и передвижные амбулатории, асфальтоукладчики, снегоуборочные автомобили и многие другие. Для специальных автомобилей легкового и грузового назначения есть некоторые отличия в заполнении формы.

К специальным автомобилям можно отнести пожарные и полицейские автомобили, автобетономешалки, молоковозы и бензовозы, холодильные авторефрижераторы, строительные краны и многие другие.

Для заполнения путевки достаточно оформления документа в одном экземпляре. Бланк путевого листа спецтехники имеет раздел, в который вносятся результаты работы. Он заполняется человеком, который контролирует выполнение производственного задания водителем. Таким человеком может быть заведующий гаражом, главный механик, старший диспетчер, бухгалтер автопарка. Путевка является основанием для начисления заработанных денег для водителя.

Скачать бланк бесплатно для заполнения можно .

Чтобы путевой лист спецтехники (типовая межотраслевая форма 3) для спецтехники был действителен, обязательны к заполнению все графы.

Пошаговое заполнение

Наглядный образец заполнения представлен по этой ссылке. Пошаговая инструкция расскажет об этом вопросе подробнее.

Отрывная часть бланка предназначена для заказчика услуг специального автомобиля. Отрывные талончики имеют серию и номер, которые отражаются и в главной части путевого листа.

В талонах указывается информация для заказчика:

• Марка и номерные знаки спецмашины.
• Организация-исполнитель.
• Ф.И.О. водителя спецмашины.
• Прибытие авто для выполнения работ и окончание работ.
• Организация – заказчик услуг.
• Фамилия и инициалы + подпись заказчика услуг.
• Пробег автомобиля согласно спидометру.

В основной части путевого листа (эта часть сдается диспетчеру предприятия) заполняются графы на лицевой стороне:

• Название предприятия.
• Характеристика автомашины (марка).
• Государственные регистрационные номера.
• Фамилия, имя, отчество водителя.
• Фамилия, имя, отчество диспетчера, выпускающего автомашину в рейс.
• Остаток бензина в баке автомобиля на начало дня (в литрах).
• Пробег автомобиля за день (в километрах).
• Сколько заправлено бензина, согласно заправочным талонам (в литрах).

На боковых полях лицевой стороны путевки вносятся такие записи:

• Порядковый номер путевки согласно нумерации внутри предприятия.
• Серия путевого листа и дата, когда его выписали.
• Наименование предприятия-исполнителя, контактные телефоны.
• Код ОКПО предприятия-исполнителя.
• Марка, номера авто и гаражная нумерация техники (если на балансе предприятия две и более автомашины).
• Ф.И.О. водителя и его номер в рабочем табеле.
• Номер водительских прав работника, номер и серия карточки – лицензии водителя, его класс.
• Ф.И.О. человека, который пользуется машиной.
• Место, куда авто откомандировано для работы.
• Число, год и время выезда машины из гаража.
• Ф.И.О. механика и дежурного диспетчера.
• Время и дата возвращения автомобиля в гараж.
• Подписи сдающего (водителя) и принимающего (механика) автомобиль.

В нижнем правом углу путевой лист отражает движение горючего:

• Марка бензина (с указанием октанового числа горючего).
• Остаток горючего на начало дня в баке (в литрах).
• Выдано бензина согласно заправочным талонам (в литрах).
• Остаток бензина в баке к концу дня (в литрах).
• Норма расхода горючего для марки этого автомобиля (в литрах на 100 км).
• Вечерние показания спидометра машины.
• Подпись медработника, выпустившего водителя в рейс.

Поля с обратной стороны путевого листа заполняются так:

• Номер очередного выезда автомобиля.
• Код организации-заказчика.
• Адрес, по которому должна прибыть спецмашина для выполнения работ.
• Дата и время выезда и возвращения автомобиля.
• Расстояние, которое проехала машина за время работы.
• Подпись человека, использовавшего машину.

Путевой лист специального автомобиля недействителен без указания даты выписки, штампа или круглой печати автопредприятия-собственника.