Проверка табеля учета рабочего времени кадровиком

Как построить работу с табелем учета рабочего времени?

Шабашова Ирина, редактор-эксперт по кадровому делопроизводству

Журнал «Кадровое дело» № 5 май 2010

Во время семинара «Аудит кадровой документации: проводим своими силами», который состоялся в рамках Всероссийского практического форума «Кадровое дело – 2010″*, мы получили от вас много вопросов об организации работы с табелем учета рабочего времени. Обязательно ли вести этот табель? Как его правильно заполнять? Какую унифицированную форму из двух имеющихся предпочесть? Разберемся, как ставить отметки? Чем грозит отсутствие табеля рабочего времени?

Можно ли не вести табель в маленьких компаниях?

Я работаю в очень маленькой компании с численностью работников 4 человека. Подскажите, необходимо ли нам вести табель учета рабочего времени? В каждой ли компании ведется табель?

Да, табель обязателен для всех работодателей, включая немногочисленные компании и работодателей – физических лиц. Это установлено статьей 91 Трудового кодекса (где говорится, что работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником) и подтверждается постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, которым утверждена унифицированная форма табеля.

Все хозяйственные операции должны оформляться и подтверждаться оправдательными документами**. Расчеты с персоналом также являются хозяйственными операциями. Табель учета рабочего времени – это документ, подтверждающий, что работник исполняет обязательства по трудовому договору, ведь в нем содержится информация о фактически отработанных часах. Табель служит основанием для расчета заработной платы в бухгалтерии. Кроме того, бухгалтеры готовят с его помощью налоговую и статистическую отчетность.

В бухгалтерской терминологии оправдательные документы для хозяйственных операций еще именуются первичными учетными документами

Как назначить табельщика?

Недавно сотрудник, ответственный за табель нашего отдела, уволился. Добровольно исполнять обязанности по ведению табеля и сдаче его в бухгалтерию никто из оставшихся работников не захотел. Как назначить нового ответственного?

Из вопроса понятно, что должности табельщика в вашей организации нет, хотя она может быть предусмотрена в штатном расписании, особенно в организациях с большой численностью персонала. Если в вашей компании установлен порядок назначения ответственных за ведение табеля по подразделениям, значит, такая обязанность не является основной для сотрудника, на которого она возложена. Следовательно, она должна быть дополнительно оплачена. Любые доплаты и надбавки предусматриваются в трудовом договоре***. Поэтому с ответственным за табель работником нужно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором будет предусмотрена обязанность по ведению табеля учета рабочего времени, а также размер доплаты за это (образец смотрите на стр. 46).

Доплаты, надбавки, премии и поощрительные выплаты отражаются в графах 6–8 штатного расписания (унифицированная форма № Т-3)

Кроме того, следует издать приказ по основной деятельности о назначении ответственного за табель (образец представлен на стр. 47).

Какую форму использовать – Т-12 или Т-13?

Подскажите, пожалуйста, в чем разница между формами табеля № Т-12 и № Т-13? В каких случаях они используются?

Все зависит от того, как именно в организации построена система учета рабочего времени. Как вы уже отметили, Госкомстат России утвердил две унифицированные формы табеля: № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» и № Т-13 «Табель учета рабочего времени». Форма № Т-12 может использоваться в любой организации. С ее помощью можно одновременно контролировать соблюдение режима рабочего времени и вести учет выплат работникам. При этом в компаниях, где временной учет и расчеты с персоналом по оплате труда ведутся раздельно, допускается заполнять только раздел 1 «Учет рабочего времени». В этом случае раздел 1 считается самостоятельным документом, а оформлять раздел 2 «Расчет с персоналом по оплате труда» не нужно. Форма № Т-13 используется, только когда в организации установлена автоматическая система контроля присутствия работников и данные о входе-выходе можно заносить в табель через компьютер. Сегодня в современных компаниях все чаще используют систему автоматизированного контроля присутствия, что позволяет значительно экономить время и трудозатраты на заполнение табеля. Необходимо также отметить, что форма № Т-13 предназначена исключительно для учета рабочего времени, в ней нет граф для данных по оплате труда.

Табель учета рабочего времени ежедневно заполняет сотрудник, ответственный за работу с этим документом

Как вести табель, если сотрудники разбросаны по офисам?

Меня назначили ответственной за ведение табеля учета рабочего времени отдела, в котором рабочие места сотрудников находятся в соседних офисах. Ходить в дальние офисы не всегда есть время, и я проставляю явку работникам с их слов по телефону. Могут ли у меня из-за этого возникнуть какие-нибудь проблемы?

Да, могут. Дело в том, что ответственный за ведение табеля рабочего времени обязан проставлять отметки в табеле по факту присутствия сотрудника на рабочем месте. Представьте ситуацию, что за сотрудника по телефону ответил кто-то из коллег и сообщил о его явке. А на самом деле работник прогуливал (или находился на больничном, в командировке и т. п.). Если такое несоответствие выявится в бухгалтерии при расчете зарплаты, вам придется не только переделывать табель, но и писать объяснительную записку, почему так произошло. Еще серьезнее, если по ошибочному табелю бухгалтер уже произвел расчет. За такое нарушение руководитель организации может сделать вам замечание или объявить выговор (ст. 192 ТК РФ).

Помните, что основанием для проставления того или иного кода в табеле служат различные подтверждающие документы. Это приказы работодателя (о направлении работника в командировку, о предоставлении отпуска, об отстранении от работы и т. п.), листки временной нетрудоспособности, медицинские справки, докладные и объяснительные записки, акты и т. п. В вашем случае (при удаленности контрольного объекта), придется организовать рабочее время таким образом, чтобы на исполнение обязанности табельщика оставалось время. А лучше все-таки, если в каждом офисе будет свой табельщик.

Образец заполнения табеля учета рабочего времени

Совет

Если вы точно не знаете, по каким причинам сотрудник отсутствует на работе, до сдачи табеля в бухгалтерию оставляйте незаполненной его графу «отметки о явках и неявках на работу по числам месяца» до тех пор, пока он не появится и не представит подтверждающие документы. Если к моменту сдачи табеля работник не появился, ставьте отметку о неявке по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств) – код «НН» («30»). При предъявлении листка нетрудоспособности эти отметки заменяются кодом «Б» (19) или «Т» (20). В этом случае табель в конце месяца нужно переоформить.

Можно ли разработать свою форму табеля учета рабочего времени?

При заполнении табеля я не использую графы «отработано за месяц: сверхурочных, ночных, выходных и праздничных дней», так как мы не привлекаем своих сотрудников к сверхурочной работе. Эти графы увеличивают ширину табеля, что при заполнении вызывает неудобства. Могу ли я исключить их из табеля?

Нет, удаление отдельных реквизитов из установленной формы табеля учета рабочего времени не допускается так же, как и разработка индивидуальной формы этого документа. Эти правила касаются и других унифицированных форм. Бухгалтер в соответствии с законом «О бухгалтерском учете» не сможет принять к зачету табель, составленный в свободной форме.

Изменения, вносимые в унифицированные формы первичной учетной документации, следует оформить в организации соответствующим приказом или положением

Однако в унифицированные формы можно вносить изменения: например, расширить или сузить графы табеля с учетом необходимости и значимости показателей, включить в него дополнительные листы, если, например, работников в отделе много и все фамилии не умещаются на одной странице. Не запрещено также добавлять в табель дополнительные реквизиты****. На практике часто вносят в форму строки для виз должностных лиц или реквизит «УТВЕРЖДАЮ».

Условные обозначения в табеле учета рабочего времени

Вид затрат рабочего времени	Код
	буквенный	цифровой
Продолжительность работы в дневное время	Я
Продолжительность работы в ночное время	Н
Работа в выходные и праздники	РВ
Сверхурочная работа	С
Продолжительность работы вахтовым методом	ВМ
Служебная командировка	К
Повышение квалификации с отрывом от работы	ПК
Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности	ПМ	О8
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск	ОТ
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск	ОД
Учебный отпуск с сохранением зарплаты	У
Сокращенная продолжительность рабочего времени для работников, обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением зарплаты	УВ
Учебный отпуск без сохранения зарплаты	УД
Отпуск по беременности и родам или в связи с усыновлением новорожденного ребенка	Р
Отпуск по уходу за ребенком до достижения трехлетнего возраста	ОЖ
Отпуск без сохранения зарплаты с разрешения работодателя	ДО
Отпуск без сохранения зарплаты при условиях, предусмотренных законом	ОЗ
Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения зарплаты	ДБ
Временная нетрудоспособность (кроме бытовых травм, отпуска по уходу за больными и по карантину)	Б
Временная нетрудоспособность в связи с бытовой травмой, по уходу за больными и по карантину	Т
Сокращенная продолжительность рабочего времени	ЛЧ
Время вынужденного прогула в случае признания увольнения, перевода на другую работу или отстранения от работы незаконными с восстановлением на прежней работе	ПВ
Невыходы на работу во время выполнения государственных или общественных обязанностей	Г
Прогулы	ПР
Продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени по инициативе работодателя	НС
Выходные дни (еженедельный отпуск) и нерабочие праздничные дни	В
Дополнительные выходные дни (оплачиваемые)	ОВ
Дополнительные выходные дни без сохранения заработной платы	НВ
Забастовка	ЗБ
Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств)	НН
Время простоя по вине работодателя	РП
Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника	НП
Время простоя по вине работника	ВП
Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой	НО
Отстранение от работы (недопущение к работе) без оплаты	НБ
Время приостановки работы при задержке заработной платы	НЗ

Что грозит, если неправильно оформлять табель?

Нашей организации предстоит проверка налоговой инспекции. Мы не уверены, что всегда правильно оформляем табель учета рабочего времени? Какая ответственность грозит нам, если что-то не так?

Да, при проверке финансовых операций данные бухгалтерской и налоговой отчетности могут сверяться с первичными учетными документами, в том числе и с табелем. Помните, что налоговая инспекция проверяет не только правильность оформления табеля, но всегда сопоставляет его данные со сведениями расчетно-платежной ведомости. Несовпадение этих данных говорит о неправильности начисления заработной платы. Например, когда указаны неверные коды, проставлены сплошные «восьмерки» работникам с ненормированным рабочим днем или совместителям.

При обнаружении таких ошибок в табеле работодателя могут привлечь к административной ответственности за «грубое нарушение правил учета доходов, расходов, объектов налогообложения». Штраф составляет 5000 рублей (п. 1 ст. 120 НК РФ). А если работодатель вообще не ведет табель, его могут привлечь к ответственности за нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ)*****.

Хотим также обратить ваше внимание, что налоговая инспекция – не единственный контролирующий орган, который проверяет данный документ. Например, представители Фонда социального страхования могут изучить его на предмет уточнения исчисленных сумм пособий по временной нетрудоспособности. Табели в плановом порядке проверяет и Гострудинспекция.

Комментарий бухгалтера

Ирина ВОЛЧУГОВА, победитель Всероссийского ежегодного конкурса «Кадровик года – 2009» в номинации «Самый внимательный читатель», бухгалтер ООО «Ново-Строй» (г. Иркутск):

– Табель учета рабочего времени отличается от обычных первичных учетных документов тем, что заполняется на протяжении значительного времени, а подписывается и сдается, как правило, после окончания учетного периода (окончания хозяйственной операции). За достоверность данных, содержащихся в табеле, несут ответственность лица, составившие и подписавшие этот документ. Во многих компаниях табели переделывают и исправляют неоднократно до и после сдачи их в бухгалтерию, что создает бухгалтерам лишние проблемы.

Хотелось бы дать два совета кадровикам по работе с табелями. Первое: обязательно оставляйте в своем отделе точные копии табелей учета рабочего времени со всеми подписями, а оригиналы сдавайте в бухгалтерию под роспись на вашей копии или сопроводительной служебной записке. Если табель потеряется, восстановить его данные будет трудно, ведь это результат многодневной работы. Второе: убеждайте работников своевременно предоставлять вам документы, которые являются основанием отсутствия их на рабочих местах (листки нетрудоспособности, справки, командировочные удостоверения и т. д.). Отметки, поставленные в табеле лишь со слов сотрудников, чаще всего и являются впоследствии причиной исправлений.

* Подробности в № 4, 2010.

** Статья 9 Федерального закона от 23 ноября 2009 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

*** Подробнее о том, как рассчитывать доплаты и надбавки, читайте .

**** «Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации» (утвержден постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20).

***** Предусмотрен штраф для работодателя или его представителей в размере от 1000 до 50 000 руб.

Как контролировать работу бухгалтерии собственнику бизнеса

13 Декабрь 2019

Есть несколько вариантов, когда разные исполнители, один или несколько, или аутсорсинг или штатные бухгалтера, в зависимости от этого осуществляется проверка их действий.

Почему нужно проверять?

Не важно, какой вариант бухгалтерии Вы выбрали. Для собственника бизнеса всегда нужна объективная картина того что происходит с Вашими цифрами. В любом варианте есть часть работы, которую делают «исполнители». Их интерес в сокращении расходов на налоги и в результате работы организации минимален. Можно включить дополнительную мотивацию и для них. Но это не даёт гарантии, что результат их работы будет всегда с отдачей на 100%. Поэтому периодически проверять нужно всех

Кого нужно проверять?

Некоторые думают, что проверять нужно Главного бухгалтера, или Руководителя аутсорсинга, того кто отвечает за конечный результат. По принципу «рыба гниёт с головы». На самом деле, 80% бухгалтерии — это грамотно обработанная первичная документация. Если нет ошибок в ней, то у главного, как правило, меньше работы. Поэтому проверять нужно и тех, кто занимается первичкой, причём периодичность проверок этих исполнителей или сотрудников должна быть чаще, чем тех кто отвечает за конечный результат. На уровне руководителей чаще результативные сотрудники, но и среди них есть недобросовестные.

Как часто нужны такие проверки?

В первую очередь это Ваш выбор, как руководителя, но есть регламентные периоды, когда Вы видите результат. После их закрытия: месяц, квартал, год, нужно произвести проверку. Это точно поможет Вам в формировании стратегии по налогам, платежам, нагрузке, распределению прибыли, даже в векторе развития Вашего финансового результата в следующем периоде. Частота проверок зависит от Ваших исполнителей и от того на сколько они выдают нужный Вам результат.

Можно проверять и не чаще одного раза в год, если Вы всем довольны.

Кто может проверить?

Вариантов, к кому обратиться за проверкой достаточно много. Бесплатно можно самому с помощью тестов которые есть на сайте Гарант, Консультант, там есть все необходимые для каждого участка бухгалтерии. Можно прибегнуть к помощи стороннего бухгалтера, аудитора или даже к аудиторской компании, которая сделает это за Вас, сейчас выбор широкий, как и разбег стоимости на эти услуги. Руководствоваться при выборе лучше отзывами, рекомендациями, публикациям на официальных источниках. Время когда обращались просто по совету сейчас прошло. Есть специальные компании, которые годами нарабатывают аудиторский опыт. Как и многие бухгалтера со стажем. Когда Ваш выбор основывается только на совете знакомых не всегда он объективен. Им помогло, не значит, что поможет всем. Тот, кто занимается этим профессионально и имеет опыт аналитики учёта в разных сферах бизнеса и найдёт ошибки в любом учёте и системе налогообложения. Разберётся индивидуально в Вашей учётной политике. Сможет исправить любые операции и дать грамотные рекомендации для дальнейших действий.

Как доверить стороннему специалисту или компании своё самое сокровенное — финансы?

Этот страх есть у многих руководителей, причем чем больше бизнес, тем больше страхов. Никто не хочет рассказывать другим и давать доступ к своим цифрам и прибыли.

Это не очень правильно, потому что чем больше у Вас, как руководителя оценочной информации, тем больше возможностей для объективной оценки и планирования на следующий этап. Чем лучше организован учёт, тем меньше претензий налогового органа к Вашей организации, тем выше рейтинг Вашей деловой репутации в глазах контрагентов, банков и ИФНС. Убирая страх, спешу сообщить, что большая часть сведений по результатам деятельности видна на официальных источниках не только Вашей бухгалтерии. А так же стоит брать в расчет, что у стороннего аудитора нет мотивации в разглашении Вашей информации, а есть интерес чтобы Вы снова обратились за помощью. Да и как представитель той и другой стороны могу точно сказать, что держать в голове обороты и финансовые результаты всех организаций физически затруднительно.

А вот и как всегда от меня пошаговые инструкции к проверке работы бухгалтерии в зависимости от того, какой ее вариант Вы используете:

Вариант 1. Если у Вас Бухгалтер в единственном лице на удаленном режиме.

В этом случае сокращается число проверяемых. И много времени и усилий не потребуется.

Риски в этом случае у Вас заключаются в следующем:

— Он один ведет весь учет, а значит все операции отражает один человек, на нем большая нагрузка.

— Даже если у Вас небольшой оборот, то скорее всего он ведёт не только Вашу бухгалтерию и значит есть риск ошибок от количества.

— Как правило он с Вами на связи не полный рабочий день, есть риск что время работы и приоритеты задач распределены не в Вашу пользу.

— Всегда в этом варианте есть риск потери части данных, потому что человек один, уходит и все данные уйдут с ним.

— Риск просрочки отчётов высок, так как отсутствует заменяемость. Заболел и никто не работает, уехал отдыхать и опять работа стоит.

Как его проверить?

1. На компетентность, — путём тестирования можно и самостоятельно.

2. Внешним аудитором/компанией на корректность ведения учёта, причём придется проверять всё: от обработки первичных документов до закрытия периодов и сданных отчётов.

3. Периодически не реже раза в месяц давая задачи в режиме «срочно» и раз в квартал задачи на «аналитику», так сможете его координировать.

4. Следите за требованиями из налоговой, если их много, значит время работы на Вас отведено не большое и результат будет в будущем плачевный.

5. ЭЦП и сертификаты подписи в этом варианте лучше хранить у себя, тогда можно избежать потери информации по Вашей деятельности.

Вариант 2. Бухгалтерию ведет компания аутсорсер.

Ваши риски при этом варианте ведения учёта много меньше, но присутствуют:

— За Вами закреплен специалист, он заболел, закрепили другого, работа идет, но там тоже живой человек и ему надо время, чтобы вникнуть.

— Текучки в компаниях такого рода достаточно, поэтому придется привыкать каждый раз к новому специалисту.

— Риск попасть в поток, это категория рисков когда у компании-аутсортера много организаций и интерес сделать результативным именно Ваш бизнес минимальна. Сокращать налоги и помогать выбрать стратегию индивидуально тоже не всегда такие компании готовы.

— Ориентация на свою деятельность, а не на Вашу

— В рамках таких компаний тоже есть недобросовестные исполнители, которые могут создать проблемы с налоговой, а Вы узнаете об этом много после происшедшего.

Как проверить?

1. Поможет сторонний/внешний аудитор, причем статус и его репутация в этом случае должны соответствовать выбранной Вами компании.

2. Постоянно коммуницировать с руководителем, во избежание потери контроля ситуации.

3. Ставить такой компании план задач на квартал и четкий ориентир по налоговой нагрузке и следить за результатом выполнения плана каждый квартал.

4. При заключении договора четко прописать, кто за что отвечает и какие функции на ком закреплены, а также результат, который Вы хотите видеть в конце периода.

5. Ежемесячно просите отчеты по проделанным операциям из программы учета, так будете контролировать что происходит в Вашей сторонней бухгалтерии.

Вариант 3. Вашу бухгалтерию ведёт штатный бухгалтер, или несколько.

Риски при этом варианте:

1. Узость знаний и навыков в работе могут сказаться на развитии организации и потери репутации фирмы из-за однобокого восприятия связи с налоговой и внешними факторами.

2. Потеря качества учёта в длительном временном периоде, проще сказать, «засиделся» и перегорел, как следствие наделал ошибок. По опыту это 1-3 года.

3. Отсутствие ориентира на результат, даже при наличии дополнительной мотивации, есть риск, что со временем она меняется

4. Риск потери большого количества времени на контроль результативности штатных сотрудников Вашей бухгалтерии.

5. Огромный риск человеческого фактора, привязка к специалисту, который со временем может преследовать собственные, а не Ваши интересы по принципу «свой человек». Просить за свой труд завышенную цену.

Как контролировать?

1. Внешний аудитор/компания поможет в этом случае отследить качество учёта не реже раза в квартал лучше к ней прибегнуть

2. Постоянно тестировать знания и навыки с помощью официальных тестов и отправлять сотрудника на обучения по повышению квалификации, после чего проверять результат его, не реже 1 раза в год.

3. Ставить задачи в текущем режиме и требовать аналитику данных по финансовому результату не реже раза в месяц.

4. Периодически включать дополнительную мотивацию, в виде бонуса после сдачи годовой отчётности без брака, например в виде материальной выгоды

5. Должностные инструкции и грамотно прописанные на бумаге взаимоотношения с таким сотрудником помогут избежать риска потери информации и качества в работе.

Мой личный опыт аутсорсинга 6 лет. За это время мы пробовали разные варианты с моими клиентами. Автоматизировали процессы бухгалтерии с партнерами. И вот к чему пришли: «Какой бы ни был у Вас вариант бухгалтерии, контроль результата ее работы Вам всё равно необходим. Везде и в любом варианте можно встретить недобросовестное исполнение. Но меньше риска, если Вы работаете с профессионалами путём договорных взаимоотношений, тогда есть с кого спросить и прозрачности в работе больше. Качество не выше, а контроля меньше. Больше ориентации на результат и гарантий в будущем по выбранной Вами налоговой стратегии и финансовому плану.» Вам советовал человек, который, прошёл путь от исполнителя на разных участках бухгалтерии, руководителя, фрилансера, до руководителя аутсорсинга.

Смотреть инстаграм эксперта
Подписаться на эксперта ВКонтакте

Теги данной публикации: бухучет

Должностные обязанности бухгалтера-кадровика

Если штат организации невелик, функционал двух должностей можно совместить в одной позиции – бухгалтер-кадровик. Обязанности этого специалиста включают ведение кадрового учета в полном объеме (прием на работу, увольнение, переводы сотрудников и т.д.), контроль рабочего времени персонала, расчет заработной платы, исчисление налогов, составление финансовой отчетности и другие задачи. Полный функционал работника нужно прописать в должностной инструкции, чтобы избежать недоработок и злоупотреблений.
Какие функции выполняет бухгалтер-кадровик?
Практика показывает, что совмещение бухгалтерских обязанностей и кадрового делопроизводства целесообразно в малых компаниях с небольшой численностью персонала. Умеренные объемы позволяют объединить две позиции в одной, сэкономив на оплате труда.
Как правило, компании прописывают следующие должностные обязанности бухгалтера-кадровика:
· Ведение бухгалтерского учета компании на вверенном участке: реализация, банк и касса, внешнеторговая деятельность и т.д. Если обороты предприятия невелики, на одного специалиста можно возложить всю бухгалтерскую работу.
· Расчет заработной платы наемных специалистов, отпускных, больничных пособий, компенсаций и т.д.
· Формирование платежных поручений и отправка по системе Банк-клиент, взаимодействие с кредитными организациями по возникающим вопросам.
· Проведение сверок с клиентами и поставщиками.
· Ведение кассы организации.
· Исчисление размера налогов и взносов во внебюджетные фонды.
· Ведение кадрового учета (оформление новых сотрудников, увольнения, переводы, листы нетрудоспособности и т.д.).
· Составление и ведение табеля учета рабочего времени.
· Заполнение и хранение трудовых книжек сотрудников.
· Составление штатного расписания, участие в разработке системы мотивации кадров.
· Выдача справок и иных документов по запросам работников.
· Взаимодействие со службой занятости, Пенсионным Фондом.
· Ведение персонифицированного учета сотрудников фирмы.
· Ведение регистрационных журналов, архивирование.
· Выполнение иных поручений руководства.
Чтобы эффективно справляться с возложенными обязанностями, специалист должен знать бухгалтерский учет, уметь пользоваться 1С или иным программным обеспечением, используемым компанией. Совмещение означает, что сотрудник должен обладать достаточной квалификацией и опытом, чтобы справиться с широким списком профессиональных задач.
Главный бухгалтер-кадровик обязан составлять ежегодную финансовую отчетность компании (баланс, форма 2, ДДС), представлять ее интересы во взаимодействии с налоговыми органами и контрагентами.
Чтобы избежать утраты документов, ошибок в кадровом учете, игнорирования отдельных задач, обязанности и сферы ведения бухгалтера-кадровика нужно подробно изложить в должностной инструкции. Там же прописываются правомочия специалиста и ответственность за невыполнение возложенного функционала.
Идея о совмещении имеет как сторонников, так и противников. Вторые указывают на принципиальную разницу подходов, используемых в бухучете и кадровом деле. По их мнению, оптимальное решение для малой компании – возложить обязанности кадровика на генерального директора.
Стоит ли передавать кадровый учет в ведение бухгалтера – индивидуальное решение организации. Принимая его, следует проанализировать объемы работы и компетенции ответственного сотрудника. Проблемы с инспекцией по труду и штрафные санкции за отсутствие необходимых документов способны нивелировать экономию на зарплате от объединения двух должностей в одной.

Табель учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени – это поименный список работников организации с отметками об использовании рабочего времени в течение учетного периода. Табель учета рабочего времени является не только формой первичной учетной документации, но и документом, который необходим для практической работы.

Унифицированная форма табеля учета рабочего времени

Надо отметить, что сам бланк табельного учета времени не является строго обязательным к применению. Табель учета рабочего времени может быть произвольным, то есть каждая организация имеет право использовать свой собственный табельный бланк для учета рабочего времени.

Однако, на практике предприятия применяют форму табеля рабочего времени Т-12 или Т-13, которая разработана и рекомендована к применению Госкомстатом РФ и является предпочтительной.

В каком виде ведется табель учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени, как правило, ведется в электронном и бумажном виде.

Вести табель учета рабочего времени только в электронном виде нельзя, так как после внесения всей необходимой информации учета табель рабочего времени все равно следует распечатать для проставления подписей ответственных лиц.

Для каких целей применяется табель учета рабочего времени

По свой сути, табель учета рабочего времени является одним из важнейших учетных документов.

Табель учёта рабочего времени предназначен для внесения сведений о фактически отработанном сотрудниками организаций времени.

Табель учёта рабочего времени нужен также:

• для контроля за соблюдением установленного режима работы;

• расчетов с работниками по заработной плате. На основе внесенных в табель учета рабочего времени необходимых сведений, сотрудники бухгалтерии начисляют работникам организации заработную плату и осуществляют прочие выплаты; и

• получения информации обо всем отработанном периоде времени.

Подобная информация пригодится не только бухгалтеру, но также сведения об отработанном периоде времени понадобятся некоторым проверяющим должностным лицам, а именно:

Бухгалтер	На основе табеля учета рабочего времени осуществляется расчет всех выплат, которые необходимо выплатить работникам: заработная плата, отпускные, командировочные и др.
Представитель ФНС	Налоговых инспекторов интересует правильность формирования налоговой базы по налогам и страховым взносам, корректность начисления налогов и страховых взносов.
Сотрудник фонда социального страхования	Отработанное время интересует сотрудников фонда социального страхования в связи с подтверждением правильности расчета социальных пособий (например, пособия по уходу за ребенком)
Работник трудовой инспекции	Трудовых инспекторов интересует, прежде всего, не были ли нарушены права работающих
Представитель Росстата	Сотрудники Росстата собирают статистические данные – например, по информации из табеля учета рабочего времени оформляется единая форма П-4.

Бланк табельного учета времени заполняется либо работником отдела кадров, либо руководителем структурного подразделения, либо специально нанятым для выполнения этой работы табельщиком.

Форма бланка табель учета рабочего времени

Каждая организация вправе применять как собственный бланк табельного учета времени, так и вести учет рабочего времени с помощью специальной формы Т-12. Можно взять за основу унифицированную форму Т-12 и адаптировать ее под потребности предприятия.

Рассмотрим форму Т-12.

Документ состоит из 3 основных частей:

1. На титульной странице приводится единая система кодов, с помощью которых обозначают, например, дополнительные выходные (в счет переработок), заболевания по больничным, простой в связи с виной работодателя и др. Каждое обстоятельство имеет буквенный и цифровой код.

2. Вторая (табличная) часть – это собственно учет рабочего времени. Он осуществляется в каждодневном режиме (включая дни выходные и праздничные).

3. И третья часть представлена также в виде таблицы. В ней приводятся сведения по выплату зарплаты (суммы, часы и дни, ставка).

Наряду с формой Т-12 существует и Т-13. В ней отсутствует последняя (третья) часть. То есть этот документ представляет собой простой табель для фиксирования рабочего времени, без расчетов по зарплате.

Порядок заполнения табеля учета рабочего времени. Пошаговая инструкция

Табель учета рабочего времени – документ регулярный, то есть каждый месяц нужно составлять новый экземпляр, поэтому порядковый номер табеля будет равнозначен порядковому номеру того месяца, в котором он был создан. Период составления табеля охватывает все дни месяца.

Табель учета рабочего времени открывается первого числа каждого месяца и передается в бухгалтерию два раза в месяц для: корректировки расчетов за первую половину месяца (аванс) и расчета заработной платы за месяц.

При заполнении табеля учета рабочего времени применяется единая система обозначений. В табеле осуществляется учет отработанного времени в соответствии с правилом «для одной должности предназначается одна позиция».

Берутся во внимание только те сотрудники, с которыми заключены трудовые договоры, в том числе внутренние совместители – по ним, в частности, необходимо прописать сведения дважды.

Не учитываются данные по таким работникам:

• трудящимся неофициально;

• внешним совместителям;

• работающим на основании гражданско-правового договора.

Порядок заполнения предусматривает корректное оформление титульного листа и собственно табличной части.

Титульный лист

Здесь фиксируются такие сведения:

1. Название компании (допускается краткий вариант названия в соответствии с Уставом).

2. Коды по ОКУД и ОКПО.

3. Номер — систему нумерации компания выбирает самостоятельно. Например, распространен вариант последовательного присвоения номеров, в течение календарного года.

4. Отчетный период — т.е. месяц с датами начала и окончания ведения документа.

5. Под датой составления имеется в виду последний день, после которого его должны подписать все ответственные сотрудники. Затем документ переходит в архивное хранение.

Табличная часть

Здесь нужно заполнить все графы:

1. Номер, присваивающийся каждому работнику (последовательно), прописывается в 1 столбце.

2. Во 2 и 3 графе следует указать личные данные сотрудника – его ФИО, название должности, табельный номер. Сведения должны точно соответствовать данным, которые зафиксированы в личных карточках.

3. Четвертая графа предназначена для пометки о явке/неявке. Она ведется каждый день. В верхнем поле фиксируется код, а в нижнем отмечают число часов, которые были фактически отработаны.

Так, в графе 4 ставим отметки по дням:

Я — (явка) рабочий день;

В — выходной;

ОТ — отпуск;

РП — явка в выходной день (отработка);

К — командировка;

ПК — повышение квалификации;

У — учебный отпуск с вызовом из образовательного учреждения;

Б — больничный с больничным листом;

Т — неоплачиваемый больничный без больничного листа.

Под отметкой Я ставим количество отработанных в этот день часов.

1. В 5 столбце прописывают дни и часы, которые были отработаны за половину месяца. Таким, образом, учет рабочего времени ведется одновременно в днях и в часах.

2. 6 графа. Здесь приводится эта же информация, приведенная за весь календарный месяц.

3. В 7-9 столбце фиксируют данные, которые понадобятся для расчета зарплаты. Конкретные сведения приводят только в 9 графе.

4. Если работник отсутствовал (по любой причине) в течение того или иного дня, эта информация прописывается в столбцах 10, 11, 12 и 13.

5. В 14 столбце проставляют суммарное количество неявок за 1 календарный месяц (если таковые были). Их также измеряют в часах и днях.

6. Графы 15 и 16 предназначены для указания кода, который обозначает причину невыхода на работу.

7. В 17 столбце указывается суммарное количество праздничных и выходных дней.

Таким образом, учет рабочего времени осуществляется в полном объеме: документ должен отражать сведения по всем датам.

В конце документа ставят подписи все уполномоченные сотрудники:

• лицо, ведущее документ;

• представитель отдела кадров;

• начальник подразделения.

Бухгалтер по заработной плате

Деятельность каждой организации связана с начислением заработной платы наемному персоналу. Обязанности по ее начислению, удержанию НДФЛ, взносов страхового характера из заработка, оформлению отчетности в госструктуры выполняет расчетный бухгалтер. В штатном расписании компании может иметься отдельная единица для специалиста либо обязательства по начислению заработка исполняет единственный бухгалтер.

Специальность бухгалтера по начислению заработной платы

Заработная плата у хозяйствующего субъекта любой формы собственности и вида деятельности начисляется и выдается согласно нормативам, закрепленным в трудовом законодательстве. Поэтому в штате хозяйствующего субъекта имеется бухгалтер по начислению, выдаче заработка и прочих выплат:

• отпускные;
• командировочные расходы;
• выплаты по листку нетрудоспособности и другое.

Субъекты хозяйственной деятельности с небольшим оборотом в должностные обязанности бухгалтера-расчетчика добавляют прием и увольнение персонала, ведение кадрового делопроизводства.

Обязанности бухгалтера по заработной плате

В круг должностных полномочий бухгалтера расчетного стола входит следующий функционал:

1. Прием и контроль первичной документации для начисления заработка либо удержания из него. Это табель учета рабочего времени, больничные листы, распоряжения руководства, касающиеся вопросов заработной платы. Бухгалтер принимает документацию, проверяет ее и готовит к обработке для расчета заработка.
2. Создание в системе бухучета записей, фиксирующих выдачу заработной платы наемному персоналу.
3. Расчет и перечисление налогов, сборов и других платежей (алиментов), обязательных к перечислению в бюджет страны либо иному получателю.
4. Формирование статистических, налоговых, бухгалтерских отчетов, касающихся начисления заработка.
5. Хранение документации, касающейся начисления и выплаты заработка наемному персоналу.
6. Содействие в создании ЛНА компании. К примеру, положение об оплате труда, командировках, выплате премий и прочее.
7. Денежные операции с подотчетными сотрудниками.
8. Бухгалтеру нельзя разглашать коммерческую тайну компании.
9. Учет командировочных расходов и прочее.

Функциональные обязанности бухгалтера по расчету заработной платы зависят от того, каким образом поставлен бухгалтерский учет в организации. Иногда такому специалисту приходится совмещать несколько участков или кадровый учет.

Должностная инструкция бухгалтера по расчету заработной платы, пример

Ниже представлен пример должностного регламента бухгалтера по начислению заработка в небольшой фирме. В официальной бумаге потребуется обозначить функции, полномочия и меры ответственности работника.

Представленный образец типовой должностной инструкции потребуется усовершенствовать с учетом особенностей хозяйствующего субъекта. Гражданин, претендующий на должность бухгалтера-расчетчика, должен ознакомиться с документацией до начала работы.

Образец типовой должностной инструкцииОбразец должностной инструкции (Стр. 2)Образец должностной инструкции (Стр. 3)

Требования к должности расчетчика

Объявления о наличии свободных должностей бухгалтера по начислению заработной платы часто встречаются на веб-ресурсах, где размещаются данные о трудоустройстве. Работодатели обозначают следующие требования в объявлениях:

• наличие высшего либо средне-специального бухгалтерского (экономического) образования;
• помимо расчета зарплаты претендент должен знать другие области бухучета;
• требуется подтвердить наличие разряда в соответствии с профессиональными стандартами;
• необходимо разбираться в бухгалтерских компьютерных программах (к примеру, 1С) и уметь использовать оргтехнику.

При написании резюме соискателю должности расчетчика следует детально описать свои навыки и трудовой опыт.

Возможность занять вакантное место увеличивается, если в резюме подробно отразить информацию об образовании и трудовом стаже.

Пример резюмеПример резюме (Стр.2)
Мнение эксперта Екатерина Колоколова Профориентатор. Дипломированный специалист по проблемам вовлеченности детей в учебу. Имеет более 10-и лет опыта ведения семинаров, тренингов и лекций с аудиторией самого разного возраста. Величина заработка бухгалтера-расчетчика находится в зависимости от трудового опыта и профессиональных навыков. Изначально сотрудник оформляется на испытательный срок, по истечению которого работодатель принимает решение о размере заработка.

Что должен знать бухгалтер расчетного стола

Профессионал по бухгалтерскому учету должен иметь диплом о высшем образовании. Для плодотворной трудовой деятельности бухгалтеру надо знать систему бухучета.

Бухгалтер по заплате обязан быть компетентным в определенных вопросах:

• нормативы Трудового и Налогового кодексов, касающиеся выплаты заработка наемному персоналу;
• себестоимость продукции, затраты на ее производство;
• методика формирования, использования и хранения первичной документации;
• систематизация материала о выплате заработка и удержании из него по наемному персоналу;
• использование в трудовой деятельности бухгалтерских программ;
• специфика деятельности хозяйствующего субъекта, схема налогообложения и прочие тонкости, влияющие на процедуру начисления зарплаты;
• правила документооборота в компании;
• учет имущества фирмы, инвентаризация;
• правила начисления заработка сотрудникам и контроль правильности;
• взаиморасчеты с деловыми партнерами компании;
• нормы охраны труда, правила безопасности на производстве.

Расчет заработной платы – ответственный участок бухгалтерского учета. Ошибки в начислениях всегда приводят к конфликтным ситуациям и финансовым потерям для компании.

На бухгалтере-расчетчике лежит большая ответственность. Ему доступны финансы компании и важнейшие документы. При безответственном отношении к работе к расчетчику применяются следующие меры:

1. Ответственность дисциплинарного характера заключается в официальном выговоре, замечании. За серьезный проступок могут уволить с работы.
2. Расчетчик несет материальную ответственность в случае, если является виновником финансовых потерь компании. Сотрудник полностью либо частично возмещает урон, понесенный юрлицом.
3. Если бухгалтер нарушил КоАП РФ, то к нему применяются меры административного характера.
4. Сотрудник становится фигурантом уголовного дела в случае кражи денег либо имущества компании. Также крайняя мера ответственности применяется за предоставление недостоверных материалов о юрлице в контролирующие органы, за занижение доходов и прочее.

Известные представители профессии

Фёдор Венедиктович Езерский Бухгалтер-националист Русский экономист, теоретик и практик бухгалтерского дела Карл Маркс Немецкий экономист Немецкий философ, социолог, экономист, писатель, поэт, политический журналист, лингвист, общественный деятель

Правила работы бухгалтера-расчетчика

Перед началом работы расчетчик должен ознакомиться и подписать должностной регламент. Он оформляется кадровым подразделением либо главным бухгалтером. При осуществлении трудовой деятельности профессионал руководствуется этой документацией. Она содержит следующие нормы:

• перечень трудовых обязанностей;
• режим труда и отдыха;
• умения и знания профессионала;
• разновидности ответственности при совершении проступков;
• полномочия работника по начислению заработка;
• санкции за несоблюдение трудовой дисциплины.

Будущий бухгалтер по заработной плате подписывает 2 экземпляра инструкции и один из них оставляет себе. Для плодотворной трудовой деятельности руководство должно оповещать расчетчика о корректировках, вносимых в условия его должностного регламента. Также у бухгалтера должны быть сведения о происходящих кадровых изменениях в организации и ее финансовом состоянии.

Работодатель должен обеспечить работнику условия для трудовой деятельности. Место работы оснащается необходимой мебелью и оргтехникой. Режим трудового дня и обеденное время прописываются в трудовом договоре.

Расчетчик должен иметь доступ ко всей необходимой для работы документации. Для взаимодействия с государственными ведомствами на имя бухгалтера расчетного стола руководителем оформляется доверенность.

Для повышения уровня профессиональных знаний бухгалтер может проходить курсы повышения квалификации. Это условие присутствует в должностном регламенте. Сотрудник по расчету зарплаты для получения навыков имеет право участвовать в семинарах и прочих собраниях.

Специальность бухгалтера-расчетчика пользуется спросом во всех отраслях деятельности. Основной обязанностью профессионала является начисление заработной платы. Полный перечень функциональных задач, которые должен выполнять расчетчик, содержится в должностном регламенте. За недобросовестное выполнение возложенных обязательств сотруднику придется нести ответственность, предусмотренную законами и регламентом.

Зарплата на 29.02.2020