Первичная проверка

В основе любой бухгалтерской операции лежит определенный документ либо их набор. От достоверности этих самых документов зависит качество учета в целом. Рассмотрим, как нужно производить прием и проверку первичных бухгалтерских документов, чтобы избежать ошибок.

Что такое первичные документы и как с ними работать

Любая хозяйственная операция должна быть подтверждена соответствующими бумагами. Это и есть первичные документы. При их отсутствии или искажении законодательство запрещает отражать данные в бухучете.

Существует множество видов первички, но их можно разделить на две группы:

1. Документы свободной формы. Статья 9 закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухучете» разрешает экономическим субъектам самостоятельно разрабатывать бланки первички, если туда включены обязательные реквизиты: наименование документа, дата, суть операции и т.п.
2. Документы с регламентированной формой. Некоторые виды первички нужно заполнять, не отклоняясь от утвержденных бланков. К ним относятся, например, кассовые и банковские документы, а также счета-фактуры.

Проверка бухгалтерских документов начинается еще до их поступления в финансовую службу. Практически любой вид первички заверяет своей подписью руководитель того или иного подразделения. Перед подписанием они проверяют форму в рамках своих профессиональных компетенций. Ведь именно лицо, подписавшее документ, отвечает за его соответствие фактическому положению дел (п. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

Но более подробная проверка документации производится уже при ее поступлении в бухгалтерию.

Сначала первичка проходит контроль по существу. Данный метод проверки по сути повторяет те действия, которые производят линейные руководители перед подписанием. Повторный предварительный контроль необходим, потому что большинство документов составляются сотрудниками, не обладающими знаниями в области бухучета.

На этом этапе проверяется соответствие операции законодательству, внутренним регламентам компании и ее экономическая целесообразность. Если установлены нарушения, то делать записи в учете на основании такого документа нельзя.

Главный бухгалтер в этом случае должен сообщить о сомнительной операции руководителю организации. Если же директор настаивает на проведении данного документа, то ему необходимо дать об этом письменное указание. Только после этого с главбуха снимается ответственность за последствия отражения в учете и отчетности спорной операции.

Ответственность главного бухгалтера с 2019 года

Если по сути операции вопросов нет, то производится проверка документа по форме. Для видов первички, форматы которых регламентированы, проверяется точное соответствие утвержденным бланкам. Если же документ разработан в самой компании, то нужно проверить наличие в нем обязательных реквизитов, предусмотренных ст. 9 закона № 402-ФЗ.

Важно!

Арифметическая проверка производится непосредственно перед принятием документов к учету. Однородные виды первички группируются и заносятся в учетные регистры. При этом нужно проверить итоги как по отдельному бланку, так и по операции в целом, если она основана на нескольких документах.

Но проверочные мероприятия на этом не заканчиваются. Уже после принятия к учету первичная документация подвергается последующему контролю. Его могут осуществлять как работники самой компании, так и внешние проверяющие: сотрудники налоговой инспекции, аудиторы и т.п.

Срок проверки обычно охватывает период до 3 лет, т.к. именно в этих пределах налоговики или контрагенты могут предъявить претензии к компании.

Ошибки в первичке и их исправление

Какие бы способы проверки не применялись, порядок исправления ошибок в документах зависит от вида выявленного нарушения.

Если операция не соответствует закону или невыгодна экономически, и руководитель принял решение ее отменить, то такой документ просто изымается.

Если найдена арифметическая или иная техническая ошибка, то ее можно исправить, заверив корректировку подписями лиц, составивших документ (п. 7 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

Но важно помнить, что для отдельных видов первички исправления не допускаются. В первую очередь это относится к кассовым и банковским документам. При обнаружении в них ошибок необходимо заменить неверный документ на новый. Впрочем, закон не запрещает поступать таким образом и в отношении других видов первички.

В любом случае нельзя для исправления использовать подчистку, корректор, ластик и другие подобные методы.

Если ошибочный документ связан с двухсторонними расчетами (например, накладная), то после исправления нужно обязательно выслать его правильную версию и контрагенту.

Аудит расчетов с покупателями и заказчиками

Если документ с искажениями уже был принят к учету, то следует внести изменения и в проводки. Здесь возможны два варианта:

1. Дополнительная проводка применяется, если запись в учете сделана верно, но на сумму, меньшую, чем необходимо.
2. Если проводка была сделана неверно в принципе, то она сторнируется (отменяется), а вместо нее производится правильная операция.

Если же искажения первички выявили с большим опозданием, то может потребоваться и внесение изменений в отчетность. Здесь все зависит от существенности ошибки, а также того, был ли уже отчет утвержден собственниками. Порядок корректировки бухгалтерских отчетов подробно регламентирован в ПБУ 22/2010.

Кто отвечает за неверно заполненные документы

Хотя первичные документы подписывают и рядовые сотрудники, совершающие операцию, на практике за любые ошибки обычно наказывают директора. Незнание им нюансов бухгалтерии или других областей законодательства в данном случае значения не имеет, т.к. за организацию учета в компании в целом отвечает ее руководитель.

Случаи, когда за ошибки в документах наказывают главбуха, а тем более — рядовых сотрудников, встречаются нечасто. Такое может быть, если речь идет о доказанных умышленных действиях, например — сокрытии хищений.

Как избежать ошибок при заполнении первички

Чтобы составить первичный документ и верно отразить его в учете, нужно знать множество нюансов. И на каждом этапе обработки документации могут появиться ошибки.

В компании 1С-WiseAdvice вся первичка проходит строгую проверку на соответствие законодательству. Поэтому претензии инспекторов, касающиеся формальных признаков, практически исключены.

Уникальная технология обработки документов «Процессинг» позволяет контролировать их корректность и своевременность оформления в режиме онлайн. По любому документу можно проследить историю его формирования, корректировок и отражения в учете.

Все это позволяет свести к минимуму вероятность ошибок при работе с первичкой.

Оформление первичных бухгалтерских документов (требования и правила)

Вывод

Первичная документация — это основа бухучета. От ее достоверности и соблюдения правил обработки зависит достоверность финансовых показателей компании.

Заказать услугу

Контроль первичных документов

Необходимость контроля первичной документации

Контроль является одной из важнейших функций управления, реализуемой и в сфере бухгалтерского учета.

Контроль первичной документации необходим по объективным причинам. Его основная задача состоит в предотвращении бухгалтерских ошибок, которые могут возникать по различным причинам, например, в результате небрежности, недостаточной квалификации бухгалтерского персонала, переутомления, неисправности вычислительной техники и так далее.

Ошибки могут возникать в тексте первичных документов или в суммах, особенно при подсчете итогов, образовываться при разнесении документов по учетным регистрам.

Замечание 1

По степени своего влияния ошибки могут быть локальными, то есть допущенными в одном документе и не влияющими на другие документы (например, ошибка в дате документа), и транзитными, то есть автоматически вызывающими ошибку в других документах (например, ошибка в сумме документа).

Поскольку система исправлений в бухгалтерских документах строго регламентирована и требует привлечения всех лиц, подписавших документ с ошибкой (в кассовых и банковских документах исправления вообще не допускаются), роль контроля первичной документации крайне существенна.

Ничего непонятно?

Попробуй обратиться за помощью к преподавателям

Контроль первичной бухгалтерской документации направлен на обеспечение полного цикла контроля качества отражения первичных документов на счетах бухгалтерского учета, а также выполняет реализацию функции полноценного отслеживания исполнения процедур исправления или замены ошибочно заполненной документации с персонификацией ответственности.

Общий порядок проверки первичных документов

Поступающие в бухгалтерскую службу первичные документы обязательно подлежат проверке.

В процедуре проверки первичных документов можно выделить три этапа:

Первый этап. Проверка первичных документов по существу. Суть данного этапа заключается в оценке законности отраженных в документации хозяйственных операций, целесообразности проведения операции и взаимоувязки отдельных показателей первичного документа.

В том случае, если содержание первичного документа противоречит требованиям законодательства или нарушен порядок приемки, хранения и расходования товарно-материальных ценностей, денежных средств и иных активов, такие документы к учету не принимаются. Решение по таким документам принимает бухгалтер, который информирует руководителя о незаконности операций, отраженных в первичной документации.

Практика учета свидетельствует о том, что зачастую между руководителем и главным бухгалтером возникают разногласия по вопросам определения законности операций. В этом случае главному бухгалтеру целесообразно получить от руководителя письменное распоряжение, свидетельствующее о понимании руководителем возлагаемой на него ответственности за отражения операции на счетах бухгалтерского учета.

Второй этап. Проверка первичных документов по форме. На этом этапе выполняется проверка наличия реквизитов. Кроме того, проверка подразумевает оценку правильности применения бланка документа, а также наличия и полноты заполнения обязательных реквизитов, к числу которых в соответствии с требованиями Федерального закона «О бухгалтерском учете» относятся: наименование, дата составления, наименование организации, содержание факта хозяйственной деятельности, натуральный или денежный измеритель данного факта, должности и подписи лиц, ответственных за составление документа).

Третий этап. Комплексная проверка первичных документов, которая включает в себя следующие приемы:

• Группировки первичных документов – суть данной процедуры заключается в оценке содержания операции и включении документа в группу однородных по содержанию первичных документов, что составляет собой основу формирования сводных учетных данных;
• Таксировки – суть данной процедуры заключается в том, что натуральные и трудовые показатели переводятся в универсальный измеритель – стоимостной. Результаты таксировки, определяемые путем перемножения количественных показателей и цены (ставка) за единицу, отражаются непосредственно в первичном документе;
• Контировки – суть данной процедуры состоит в проставлении корреспонденции по каждой хозяйственной операции, формируемой первичным документом.

Замечание 2

После прохождения всех этапов проверки первичные документы рекомендуется помечать с целью исключения повторного применения (на документе могут проставляться дата внесения его в учетные регистры или соответствующий штамп).

Кассовые документы помечаются штампами «Получено» или «Оплачено» и датой.

Виды контроля первичной документации

Бухгалтерские первичные документы представляют собой информационный поток, содержащий сведения о финансово-хозяйственной деятельности экономического субъекта, вследствие чего широко применяются в системе менеджмента для осуществления предварительного, текущего и последующего контроля.

Сущность данных видов контроля заключается в следующем:

• Контроль предварительный – это контроль, осуществляемый руководящим составом организации (руководителем, главным бухгалтером, главным инженером, бригадиром и т.д.) в момент подписания первичной документации, обусловленный тем, что при подписании документа эти должностные лица берут на себя ответственность за совершаемые действия;
• Контроль текущий – это контроль, производимый в момент совершения хозяйственной операции. Его осуществляют, как правило, исполнители распоряжений, содержащихся в документе, или лица, ответственные за его обработку. Документ проверяется на наличие реквизитов, по существу и только после этого исполняется и обрабатывается;
• Контроль последующий – это контроль, осуществляемый посредством документальных ревизий, аудита первичных документов после обработки документов, а также в форме счетной проверки в момент обработки документов.

Проверка первичных документов

Главная » Бухгалтеру » Проверка первичных документов

Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. Связаться с автором

Вернуться назад на Первичный документ
Проверка первичных документов – контроль, проводимый на предмет соответствия документа установленным правилам.
Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке:
• по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение реквизитов);
• по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей);
• подсчета сумм (правильности произведенных вычислений).
При проверке по форме необходимо проконтролировать заполнение обязательных реквизитов документа – оформленный ненадлежащим образом документ, налоговая инспекция может признать недействительным. Все предусмотренные формой документа реквизиты должны быть заполнены с учетом требований по их заполнению, содержать необходимые подписи лиц, ответственных за составление документа, и их расшифровки, а также печать организации, если это предусмотрено бланком формы и действующим законодательством. При этом необходимо учитывать, что в целях налогообложения, первичными документами являются не только накладные, счета–фактуры, платежные поручения, но и договоры, акты сдачи–приемки, гарантийные письма и пр.
Ошибки, выявленные в результате проверки, можно разделить на несколько групп:
• по причинам возникновения – небрежность, бухгалтерская неграмотность, переутомление, неисправность вычислительной техники и т.п.;
• по месту возникновения – в тексте или цифрах первичных документов, при разноске в регистры;
• по значению – локальные ошибки (например, в дате) и транзитные (вызывающие автоматические ошибки в нескольких местах).
Внесение исправлений в кассовые (приходные и расходные кассовые ордера) и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.
Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом:
— зачеркивается одной тонкой чертой неправильный текст или сумма так, чтобы можно было прочитать исправленное;
— надписывается над зачеркнутым исправленный текст или сумма;
— на полях соответствующей строки делается оговорка «Исправлено» за подписью лиц подписавших ранее документ, либо подтверждается подписью лица производившего исправление, а также проставляется дата исправления.
В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки и не оговоренные исправления не допускаются.
Если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре в отдельности.
Типичные ошибки при работе с первичными документами:
— использование форм первичных документов, созданных на предприятии, но не утвержденных в приказе по учетной политике;
— отсутствие в документах не являющихся унифицированными или специализированными обязательных реквизитов;
— отсутствие утвержденного руководителем организации перечня лиц, имеющих право подписи первичных документов;
— не заполнение обязательных реквизитов первичных документов; наличие подчисток и помарок в документах; нарушение правила исправления ошибок в документах;
— исправления в кассовых документах;
— записи простым карандашом;
— отсутствие прочерков в свободных строках;
— отсутствие штампа или записи «оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года) в документах, прилагаемых к приходным и расходным кассовым ордерам;
— арифметические ошибки при таксировке документов.
Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.
После приемки информация с первичного документа переносится в учетные регистры, а на самом документе делается специальная отметка, исключающая возможность ее повторного использования.

Первичное наблюдение, документация. Учётные регистры, инвентаризация
Виды внешнеторговой документации
Документы, регистры и формы бухгалтерского учета

| | Вверх

Проверка первичных документов и способы внесения корректировок

Екатерина Колесникова,

Советник государственной гражданской службы РФ 3 класса

Специально для компании «Такском»

Никто из нас не застрахован от ошибок в жизни, и случай неверного заполнения первичного документа не является исключением. Даже, если Вы пользуетесь электронным документооборотом, в документ может закрасться ошибка, причем, зачастую по абсолютно не зависящим от нас причинам. Другой вопрос, что же делать с таким документом, ведь в случае, когда в первичном документе содержатся недостоверные сведения, он теряет свою легитимность и не может являться надлежащим основанием для отражения фактов финансово-хозяйственной деятельности на счетах бухгалтерского учета. В настоящей статье приведен анализ реквизитов, ошибки в которых действительно приведут к потере юридической силы документа.
Но Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» предусмотрена возможность внесения исправлений в первичные учетные документы. О разных способах внесения исправлений и их выборе мы и поговорим далее.

Что является существенной ошибкой, требующей внесения исправлений?

Не все допущенные в первичном документе ошибки ведут к необходимости править или как-то корректировать этот документ. Согласно разъяснениям Минфина России в письме от 04.02.2015 № 03-03-10/4547 под существенными ошибками в первичных документах понимаются ошибки, которые возникли в результате неправильного указания сведений, отнесенных к разряду обязательных реквизитов, а именно в:

• наименовании документа;
• дате его составления;
• наименовании лица, составившего документ;
• содержании факта хозяйственной жизни;
• величине натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• наименовании должностей лиц, ответственных за оформление документа;
• подписи и Ф.И.О. лиц, подписавших документ.

На что стоит обратить внимание в отдельных документах?

Акт выполненных работ, оказанных услуг:

• Данный документ в бумажном виде составляется в произвольной форме, электронная форма утверждена приказом ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@. Нельзя забывать про то, что любой документ, в том числе и бумажный, обязан иметь свое название, являющееся обязательным реквизитом. Причем, совершенно не важно, как будет называться такой документ: просто «Акт» или «Акт приемки-передачи оказанных услуг (работ)», данный вопрос полностью остается на рассмотрении самой организации. Хотя при регулярности использования одних и тех же форм документа целесообразней и правильней будет предусмотреть их форму в своей учетной политике, утверждаемой на каждый год в организации.
• Документ обязан иметь дату своего составления, если в нем будет указан только период, в течение которого предоставлялись услуги (работы), то такой документ не пройдет проверку на свою правомерность, ведь в нем будет отсутствовать обязательный реквизит. При этом период оказания услуг или выполнения работ также желательно указать в Акте, так как данный пункт будет дополнительно свидетельствовать об экономической целесообразности произведенных расходов.
• ИНН заказчика и исполнителя должны быть не просто указаны в документе, но и должны соответствовать данным из ЕГРЮЛ на момент составления документа. Таким образом, лучше обезопасить себя и проверить своего контрагента заранее, чтобы избежать возможных претензий со стороны налогового органа при проверке (например, если Ваш контрагент снимется с учета на момент составления документа).
• В Акте стоит подробно описать наименование услуг (работ) и их характер, говорящий сам за себя о производственной необходимости, в таком случае не нужно будет в дальнейшем пояснять деловую цель организации и доказывать экономическую целесообразность данных расходов. Стоимость услуг (работ) приводится в рублях и копейках, а порядок ее расчета должен соответствовать условиям договора (на который лучше сослаться).
• Подписать документ может сам руководитель организации либо доверенное лицо. В случае подписания документа доверенным лицом необходимо прописать номер и дату доверенности, на основании которой он ставит свою подпись, а также приложить такую доверенность к документу дабы избежать возможных вопросов о документальной достоверности реквизитов такого документа.

Товарная накладная:

• Данный документ должен содержать дату своего составления, напомню, что составляют товарную накладную в момент отгрузки или сразу после нее. Также указывается дата принятия товара, даже если эта дата совпадает с датой составления документа (как это обычно и бывает).
• Наименование, количество и стоимость товаров, указанных в товарной накладной, должны соответствовать данным счета-фактуры и транспортной накладной. Количество мест и масса груза товара должны сходиться с данными табличной части накладной.
• Имейте в виду, что товарная накладная без подписей должностных лиц сторон сделки или с подписями неуполномоченных лиц не является документом, подтверждающим правомерность произведенных расходов. Требования о действительности ИНН и доверенности уполномоченного лица, подписавшего документ, соответствуют требованиям по Акту.
• Печать не является обязательным реквизитом в бумажном варианте, хотя многие по привычке предпочитают, чтобы документ все же имел этот реквизит. Если же на документе нет печати, то для собственного спокойствия можно запросить у поставщика письмо о том, что он отказался от проставления печати на данных документах.
• Также не обязательным хотя желательным реквизитом в товарной накладной является основание (договор или заказ, по которому отгружается товар) и транспортная накладная, по которой перевозчик доставляет товары покупателю.

Подробнее о требованиях к электронным первичным документам и их форматах, утвержденных Приказами ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@ и от 30.11.2015 №ММВ-7-10/552@, можно узнать из статьи «Новые форматы для электронных документов».

Товарно-транспортная накладная:

• В документе следует прописать номера транспортных средств, на которых производилась транспортировка товара, а также показать расчет стоимости перевозки.
• Также должны быть прописаны погрузочно-разгрузочные операции (в документе отмечается, кто и во сколько погрузил и выгрузил товар).
• Указываются подробные сведения о грузе: наименование, количество мест и масса. Количественные показатели, а также единицы измерения груза должны совпадать с товарной накладной. Причем, здесь стоит обратить внимание на количество перевозимого груза и технические характеристики транспортного средства (а именно его вместимость), данное соотношение будет весьма актуально при решении вопроса об экономической целесообразности таких расходов.

Авансовый отчет:

• Авансовый отчет, как и любой первичный документ должен содержать дату своего составления, причем, оформляется этот документ в течение трех рабочих дней после срока, на который сотруднику выдались денежные средства. По дате утверждения отчета определяется период отнесения затрат к расходам, уменьшающим доходы, для целей налогообложения. При этом, если работник отчитается позже, чем положено, это не помешает организации признать понесенные затраты.
• В документе должны быть правильно указаны данные о подотчетном лице (ФИО, должность). Имейте в виду, что выдавать деньги можно не только своим сотрудникам, но и лицам, с которыми организация заключила гражданско-правовой договор.
• Обязательно указываются суммы выданных и израсходованных денежных средств, а также реквизиты платежных документов по остатку и перерасходу. Помните, что выдавать новый аванс можно только после того, как сотрудник отчитается по предыдущему.
• По каждой сумме израсходованных денежных средств в отчете должен быть приложен подтверждающий документ (чек, квитанция, накладная).
• Авансовый отчет должен утвердить руководитель организации или сотрудник, у которого есть на это доверенность. В отчете также должны быть подписи бухгалтера и самого подотчетного лица.

Путевой лист:

• Путевой лист может составляться за один день, неделю или месяц, но обязательно должен быть указан период, за который он оформлен.
• Обязательно указываются данные транспортного средства (марка машины и ее регистрационный номер) и самой организации (наименование, ИНН).
• Обратите внимание на время выезда и въезда в гараж автомобиля, которые указаны в документе, данные должны быть точными и соответствовать рабочему распорядку, установленному в организации.
• В документе указываются показания одометра на момент выезда и возвращения автомобиля в гараж, а также расход топлива, соответствующий данным показателям.
• Проверьте указанный маршрут следования транспортного средства, чем подробнее он будет описан, тем меньше вопросов возникнет к характеру поездки и целесообразности понесенных расходов.

Порядок исправления первичных документов

Итак, если установлено, что в переданном контрагенту документе содержатся ошибки, которые можно отнести к существенным, влияющим на легитимность самого документа, то бухгалтер должен незамедлительно внести соответствующие исправления. Установленные правила внесения изменений в первичные документы содержат в себе минимальные требования к содержанию исправленного документа (обязательное указание даты внесения исправлений, а также наличие идентифицирующих сведений о лицах, внесших эти исправления). При этом, обобщая возможные варианты действий, можно выделить два основных способа исправления допущенных ошибок в первичных документах:

Вариант №1. Внесение исправлений в первоначальный документ.

На практике этот способ не всегда удобен, ведь в случае внесения большого количества исправлений документ станет сложно читаемым. Для электронных документов и вовсе не применим, т.к. будет нарушена целостность контейнера и криптографии, что сделает документ не легитимным. Кроме того неудобен этот вариант и при исправлении двусторонних документов, поскольку исправления должны быть внесены в оба экземпляра документа как продавца, так и покупателя. Таким образом, придется сперва запросить у контрагента уже ранее отправленный документ, затем внести в него изменения и только после этого направить его повторно с исправленными данными. Согласитесь, что такая процедура займет больше времени, чем хотелось бы потратить на устранение ошибки. Но избежать в первом варианте данной организационной проволочки нельзя, ведь как отмечено в Постановлении Десятого арбитражного апелляционного суда от 16.01.2015 № 10АП-14763/2014 по делу №А41-53651/14 одностороннее изменение сведений в первичных документах без взаимного волеизъявления сторон противоречит нормам права и не влечет правовых последствий для таких изменений.

Вариант №2. Выставление контрагенту корректирующего документа.

Намного проще воспользоваться этим вариантом и выставить контрагенту новый корректирующий документ, в котором будут устранены все искажения и допущенные ошибки. Так как законодательством не предусмотрен строгий механизм для исправления первичных документов, то у каждой организации есть право на разработку своего метода для исправления ошибок исходя из специфики осуществляемой ею деятельности и организации документооборота. При этом метод исправления первичных документов, выбранный в организации, целесообразно закрепить в своей учетной политике.

об оформлении корректировок и внесении изменений в электронные документы.

Также следует отметить, что ошибки в документах могут быть выявлены любым из участников сторон сделки, но исправить их, несомненно должно то лицо, которое составило документ. Согласия контрагента на исправление при этом не требуется (если только речь не идет о взаимной договоренности сторон об изменении стоимости ранее отгруженных товаров, оказанных услуг, выполненных работ). Своего контрагента достаточно просто уведомить о данном факте и, соответственно, после устранения ошибок направить ему исправленные экземпляры документов.

Работа с контрагентами станет проще, если вы внедрите в своей компании электронный документооборот. Электронные документы приравниваются к бумажным оригиналам и имеют юридическую силу, если они подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью и направлены через оператора электронного документооборота — компанию «Такском».
При этом обмен документами в электронном виде позволяет существенно экономить время, ресурсы и труд сотрудников, а также деньги компании.

Поделитесь с друзьями:

Любой первичный документ отражает какой-либо факт хозяйственной жизни организации и подтверждает либо доходы, либо расходы. А значит, первичные документы напрямую влияют на формирование итоговых финансовых показателей работы организации и на налогооблагаемую базу при расчете налогов. Из-за неправильно оформленных первичных бухгалтерских документов компания может исказить финансовые показатели итоговой бухгалтерской и налоговой отчетности.

Именно по этой причине, необходимо внимательно относится к первичным документам и грамотно выстроить документооборот в организации. Также требуется используемые в организации формы документов закрепить учетной политикой, а новые формы утвердить приказом руководителя. Рассмотрим основные ошибки по работе с первичными документами, которые нужно найти вовремя и исправить.

📌 Реклама Отключить

Ошибка 1. Формы первичных документов не утверждены приказом руководителя и учетной политикой организации

В 2013 году было отменено обязательное применение форм первичных учетных документов, содержащихся в альбомах унифицированных форм. Организация теперь вправе самостоятельно разрабатывать формы документов, применяемые в документообороте за исключением некоторых.

Разработанные самостоятельно формы документов могут быть выполнены на основе унифицированных с добавлением или удалением отдельных строк и колонок. Такие формы первичных документов утверждаются приказом руководителя и закрепляются Учетной политикой организации.

Обязательными для применения без права самостоятельно их изменять и дополнять остаются три формы первичных документов:

Отмечу, что для упрощения документооборота многие организации продолжают применять формы, которые содержатся в альбомах унифицированных форм. 📌 Реклама Отключить Рекомендация: следите за тем, чтобы первичные учетные документы соответствовали формам, утвержденным Учетной политикой организации. Не забывайте утверждать новые формы первичных документов приказом руководителя, иначе у вас появляется риск признания расходов неподтвержденными документально. Кроме того, нарушение п.4 ПБУ 1/2008 ведет к административной ответственности руководителя (ст.15.11 КоАП РФ)

Ошибка 2. Документы оформляются без печати, подписей, указания должностей и документов, подтверждающих полномочия подписантов

На основании п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен Документом. Первичный учетный документ должен составляться в момент совершения факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным, то на следующий день после его свершения. Основные требования к обязательным реквизитам при составлении документа содержатся в пункте 2 вышеуказанной статьи ФЗ № 402-ФЗ. Список является закрытым и не содержит упоминания о печати организации или ИП. 📌 Реклама Отключить

Печать

Применять или не применять печать для организаций, имеющих статус ООО или АО — это право, а не обязанность (п. 7 ст. 2 Федерального закона № 82-ФЗ от 06.04.2015 г.). Сведения о наличии или отсутствии печати должны быть закреплены в Уставе организации. ИП также вправе вести упрощенный бухгалтерский учет и не использовать печать в своей финансово-хозяйственной деятельности.

Ответственность за ведение учета и необходимые реквизиты составителей документа

В соответствии с п.3 ст.9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов по свершившимся фактам хозяйственной жизни.

📌 Реклама Отключить

В июле 2019 года федеральный закон N 247-ФЗ дополнил статью 9 «Первичные учетные документы» новым абзацем. Теперь письменные требования главного бухгалтера или иного должностного лица, на которое возложено ведение бухучета, либо лица, с которым заключен договор об оказании бухгалтерских услуг в отношении соблюдения установленного порядка документального оформления фактов хозяйственной жизни, представления документов (сведений), необходимых для ведения бухгалтерского учета, обязательны для всех работников организации.

Таким образом, главными и необходимыми в первичном учетном документе являются подписи, должности и расшифровки подписей тех лиц, которые составили документ.

Доверенность

В доверенности обязательно должна быть указана дата ее совершения, при отсутствии даты — такая доверенность ничтожна (п.1 ст. 186 ГК РФ). Доверенность без указания конкретного срока ее действия — действует в течение одного года со дня ее совершения. По нотариально заверенным доверенностям существует реестр, в котором публикуются сведения о доверенностях, отозванных или прекративших свое действие.

📌 Реклама Отключить Рекомендации: налоговые инспекторы не принимают расходы по документам, оформленным с нарушением законодательства. Поэтому:

1. Следите, чтобы первичные учетные документы организации содержали не только подписи лиц их составивших, но и должности и расшифровки подписей. Кроме этого, должны в наличии быть документы от контрагента, подтверждающие право этих лиц составлять и подписывать данные документы (это могут быть приказы или доверенности).
2. Если контрагент не использует печать, то обязательно запросите заверенную копию его Устава, где этот пункт про неиспользование печати закреплен.
3. Обратите внимание на даты в доверенностях или актах. Несуществующая дата, например, 31 сентября 2019 в акте или 99.01.2019 в доверенности подписанта приводят к ничтожности документа, а значит, расходы в таком случае документально не подтверждены и не могут быть учтены при налоговом учете.

Ошибка 3. Первичные документы составляются с нарушением положений договора

Любой хозяйствующий субъект для уменьшения налогооблагаемой базы по НДС и прибыли имеет право применять универсальный передаточный документ (УПД) (письмо ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе счета-фактуры»). 📌 Реклама Отключить

Кроме того, форма УПД носит рекомендательный характер и на основании письма ФНС России от 14.09.2017 № ЕД-4-15/18322 ее можно дополнять. Однако, некоторые контрагенты отказываются до настоящего момента работать с УПД и предусматривают в договорах отдельными положениями счет-фактуру и акт.

Согласно ст.309 ГК РФ договорные обязательства должны исполняться в соответствии с условиями заключенного договора. Особенно, это касается взаимоотношений с государственными заказчиками.

Рекомендации: следите, чтобы первичные документы составлялись в соответствии с требованиями положений заключенных договоров во избежание спорных ситуаций с контрагентом.

Ошибка 4. По ТОРГ-12 или акту транспортные расходы принять нельзя

Часто на практике при получении товара по заключенным договорам поставки отдельной строкой выделены транспортные расходы. На основании п.1-3 ст. 8 Устава автомобильного транспорта, утвержденного 259-ФЗ от 08.11.2007 г. перевозка груза подтверждается таким первичным документом, как транспортная накладная. Без транспортной накладной груз к перевозке не принимается. Форма транспортной накладной содержится в Приложении № 4 к Правилам перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 № 272. 📌 Реклама Отключить Рекомендации: следите, чтобы в пакете первичных документов на поставку товаров при выделении в них транспортных расходов отдельной строкой обязательно была транспортная накладная. При ее отсутствии транспортные расходы в уменьшение налогооблагаемой базы по прибыли и НДС не принимаются.

Ошибка 5. Юридические лица и ИП проводят кадастровые и инженерные работы без лицензии и СРО, монтажные и демонтажные работы по пожарной сигнализации без лицензии МЧС

Геодезические работы

Важным этапом строительства объекта являются геодезические работы. При заключении договора на данные виды работ во исполнение своей добросовестности для соблюдения требований ст. 54.1 НК РФ необходимо проверить своего контрагента на право осуществлять такой вид деятельности и запросить у него необходимую разрешительную документацию.

📌 Реклама Отключить

Проведение геодезических работ — лицензионный вид деятельности (ст.21 Гл. 5 Федерального Закона 431-ФЗ от 30.12.15 «О геодезии и картографии»). Согласно п.4 Положения о лицензировании геодезической и картографической деятельности, утвержденной Постановлением Правительства № 1099/28.10.99, этот вид работ могут осуществлять как юридические лица, так и ИП.

Исполнители геодезических работ должны иметь в собственности высокоточное специализированное поверенное оборудование для замеров, а также обладать соответствующем образованием. Поверку оборудования должны осуществлять аккредитованные специализированные центры.

Установка систем пожарной сигнализации

Если при проведении подрядных работ в техническом задании и смете предусмотрены работы по демонтажу и монтажу противопожарной сигнализации, то у контрагента на выполнение данного вида работ должна быть лицензия МЧС. Это также лицензируемый вид деятельности (Постановление Правительства РФ № 1225 от 30.12.2011 г.) Обязанность получить официальное разрешение на проведение этого вида работ также прописана в пп.15 п.1 ст. 12 Федерального закона 99-ФЗ от 04.05.2011 г. «О лицензировании отдельных видов деятельности».

📌 Реклама Отключить Рекомендации: Следите за тем, чтобы в пакете документов при формировании досье на контрагента, с которым заключается договор на оказание лицензионных видов услуг, в реквизитной части договора указывались реквизиты лицензий и СРО, а также запрашивайте заверенные копии данных документов для обоснования своей добросовестности во исполнение ст. 54.1 НК РФ. При заверении копий документов проконтролируйте, чтобы обязательно была указана дата заверения, иначе заверенная копия документа юридически ничтожна. При отсутствии лицензий на данные виды деятельности у контрагентов или их приостановке у вас появляется серьезный риск непринятия расходов для уменьшения налогооблагаемой базы при прибыли и НДС (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Ошибка 6. Работа спецтехники на объекте не оформлена первичными документами

Часто при проведении строительных работ в аренду берется необходимая строительная техника с экипажем. Согласно п.1 ст. 609 договор аренды, по которому одна из сторон является юридическим лицом, заключается в письменной форме независимо от срока и предмета аренды. 📌 Реклама Отключить

Если одной из сторон по договору аренды является ИП, который применяет упрощенную систему налогообложения, то бухгалтерский учет он может не вести и в таком случае возникают проблемы с первичными документами. Как быть в такой ситуации?

Учитывая, что договор заключается в письменной форме, то в договоре вы можете отдельными положениями предусмотреть необходимый для подтверждения расходов организации, пакет первичных документов.

Как правило, для такого вида расходов, это акт оказания услуг и копии путевых листов (форма типовая межотраслевая ЭСМ-2) или копии рапортов о работе спецтехники (форма типовая межотраслевая ЭСМ-3). Но поставщик услуг может использовать и иные формы первичных документов.

Если вы используете общую систему налогообложения, то для оптимизации своей налоговой базы лучше привлекать контрагентов-поставщиков услуг с аналогичной вашей системе налогообложения.

📌 Реклама Отключить Рекомендации: следите, чтобы в пакете документов при формировании договора с контрагентом, с которым заключается договор на аренду спецтехники с экипажем, спецтехника, предусмотренная в договоре, и необходимые специалисты для этой работы, были у него в наличии, и это подтверждалось документально. Для обоснования своей добросовестности во исполнение ст. 54.1 НК РФ запросите копии ПТС и штатного расписания. При отсутствии в штате контрагента-поставщика необходимого специалиста и в собственности или аренде спецтехники — возрастают ваши риски непринятия расходов для уменьшения налогооблагаемой базы при прибыли и НДС (осн. п.1 ст. 252 НК РФ).

Ошибка 7. Внесение изменений в бухгалтерскую отчетность

С 1 января 2020 года обязательный экземпляр бухгалтерской отчетности будет представляться в электронном виде по ТКС в налоговый орган для размещения в специальном ресурсе ГИР БО (государственный информационный ресурс бухгалтерской отчетности), за который будет отвечать ФНС (такие изменения в закон о бухучете внес Федеральный закон от 28.11.2018 № 444-ФЗ). 📌 Реклама Отключить

В случае исправления ошибки в уже сданной бухгалтерской отчетности, исправленная бух.отчетность представляется в ИФНС в виде электронного документа по ТКС не позднее, чем через 10 рабочих дней со дня, следующего за днем внесения исправления, либо за днем утверждения годовой бухотчетности, если федеральными законами или учредительными документами фирмы предусмотрено утверждение бух.отчетности.

Рекомендации: не забывайте, при внесении изменений в бухгалтерскую отчетность, своевременно передать в ИФНС ее уточненные данные. Ответственность за нарушение правил бухучета предусмотрена ст.120 НК РФ и ст.15.6 КоАП РФ в виде денежных штрафов.