Отсутствие первичных документов

Что делать если нет закрывающих документов

В данной статье мы рассмотрим проблемы отсутствия документов, которые подтверждают факт оказания услуг или же поставки товаров, материалов. Также мы рассмотрим как бизнесменам обезопасить себя и какие пункты в договоре можно указать, чтобы нерадивые контрагенты исполняли обязанности по предоставлению документов.

Законодательное регулирование вопроса

Законодательное регулирование вопроса осуществляется такими правовыми документами, как: (нажмите для раскрытия)

• Приказ Минфина от 28 декабря 2001 года с номером 119 Н, в котором есть раздел учета неотфактурованных поставок;
• Статья 70 Приказа Минфина от 29 июля 1998 года с номером 34 Н, в котором дается определение сомнительной задолженности;
• Федеральный закон от 6 декабря 2011 года с номером 402, который регламентирует весь бухгалтерский учет на предприятии;
• Гражданский кодекс РФ и другие законодательные акты и Письма Министерства Финансов.

Читайте также статью ⇒ Штрафы за непредоставление документов по встречной проверке в 2020 году.

Вы — исполнитель, заказчик отказывается подписать акт выполненных работ (накладную)

Ситуация, когда обязанности по договору выполнены — услуга оказана или товар поставлен, деньги оплачены, но документы подписать по каким-либо причинам не удается, – довольно часто происходит. Это может быть удаленность заказчика и исполнителя друг от друга или наличие противоречий между ними. Что в такой ситуации происходит с налоговым учетом исполнителя, ведь услуги им оказаны и деньги получены, а вот документов нет? С точки зрения налогообложения – принятие суммы оплаты к доходам в такой ситуации происходит в момент поступления денежных средств на счет. То есть принять доходы можно и без закрывающих документов, но вот в бухгалтерском учете данная сумма останется «висеть» на 62 счете. В такой ситуации можно провести акт или накладную в бухгалтерском учете. Подписать ее и отправить заказчику ценным письмом с уведомлением и описью вложения. Также в письме необходимо указать на то, что заказчик должен подписать один экземпляр документов и выслать их обратно исполнителю. Если Вы отправите простым письмом данные документы, то у Вас не будет подтверждения факта отправки, а в случае заполнения описи вложения, у Вас на руках останутся документы, подтверждающие факт направления закрывающих документов покупателю. Данная ситуация невозможна при несогласии покупателя с качеством товара или выполненной услуги. Но в случае несогласия и отсутствия договоренности мирным путем, заказчик должен обратиться в суд.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Вы — заказчик, исполнитель отказывается предоставить закрывающие документы

Наиболее распространенной бывает другая ситуация — Вы заказали услуги (или товары), оплатили их, а вот закрывающие документы поставщик предоставлять отказывается. Такие ситуации довольно часто происходят. С точки зрения налогового учета Вы не можете принять в расходы суммы, по которым у Вас нет документов, подтверждающих факт совершения сделки — оказание услуг или поставка товара. На свой страх и риск Вы можете принять расходы в бухгалтерском и налоговом учете, но в случае проверки налоговые инспекторы запросят у Вас документы, которые подтверждают тот факт, что услуги оказаны или товары (материалы) поставлены. Если такие документы Вы предоставить не сможете — инспекторы снимут из расходов сумму, которую Вы приняли без закрывающих документов.

Важно! При отсутствии закрывающих документов нельзя учесть в расходах суммы средств, оплаченные поставщику.

Если деньги уплачены, а услуги (товары) не оказаны (поставлены)

Ситуации, когда Вы уплатили деньги поставщику, а он не выполнил свои обязательства, часто заканчиваются судебными разбирательствами. Заказчик подает в суд на исполнителя, чтобы взыскать уплаченную сумму денежных средств. Как правило, при подтверждении факта оплаты и отсутствии закрывающих документов, суды встают на сторону заказчика и присуждают поставщику вернуть долг и проценты за пользование чужими денежными средствами. Заказчик в такой ситуации в бухгалтерском учете должен создать резерв и оценить сумму аванса как сомнительную дебиторскую задолженность. По истечению срока давности (при существовании данной сомнительной дебиторской задолженности более трех лет) или в случае исключения поставщика из единого реестра юридических лиц (индивидуальных предпринимателей) такую сомнительную задолженность нужно списать на прочие расходы. Это делается такой проводкой:

Кредит 91.2 Дебет 60

Важно! Если дебиторская задолженность висит более трех лет нужно обратиться к поставщику, выставить акт сверки взаиморасчетов и написать письмо о просьбе вернуть средства. В случае отказа или отсутствия ответа — задолженность списывается на прочие расходы.

Как обезопасить себя при работе с другими контрагентами

Для того, чтобы обезопасить себя при работе с другими контрагентами, можно включить в договор, который Вы заключаете с ними, пункты о предоставлении документов в определенный срок. Также в договоре можно указать ответственность поставщика за непредоставление документов в указанный срок и размер неустойки, которая будет взиматься с поставщика за задержку документов. При наличии таких пунктов в договоре можно будет ссылаться на них при запросе документов у поставщика.

Читайте также статью ⇒ Список обязательных кадровых документов на предприятии.

Выводы

При выборе контрагентов, с которыми Вы собираетесь работать необходимо соблюсти так называемую должную осмотрительность — работать только с проверенными поставщиками и покупателями, которые смогут предоставить Вам документы. Ведь при отсутствии закрывающих документов Вы не сможете списать суммы, уплаченные поставщику в расходы даже в случае оказания услуг (или поставки товара).

>Как быть, если поставщик не предоставляет первичные документы по поставкам

Важные условия в договоре поставки, которые позволят избежать путаницы с первичкой и счетами-фактурами

Что обязательно прописать в договоре: Какими документами стороны оформляют отгрузку товаров — УПД, ТОРГ-12 или произвольной накладной. Какими нормами руководствоваться: Правила для данного вида договоров установлены в параграфах 1 , 3 главы 30 Гражданского кодекса РФ.

Уже в сентябре компании могут заключить с покупателями на упрощенке и ЕНВД соглашение о том, что с 1 октября не будут выставлять им счета-фактуры. Поступить так позволяют поправки в Налоговый кодекс РФ (см.

статью «Как подготовиться к новым изменениям по НДС, которые заработают с 1 октября», опубликованную в журнале «Главбух» № 16, 2014).

Заодно можно пересмотреть и другие условия договора, посвященные оформлению счетов-фактур и первички.

Статья подскажет, как сформулировать пункты о первичных документах и счетах-фактурах, чтобы эти оговорки дисциплинировали контрагента и при необходимости позволяли взыскать с него штрафы за нарушение договора. Примеры формулировок договора вы найдете ниже.

Важная детальЕсли покупатель применяет упрощенку или ЕНВД, в договоре можно прописать условие, что поставщик с 1 октября не выставляет счета-фактуры на отгрузку товаров.

Распечатать первую страницу образца >>

Осторожно!Акт сверки, завизированный главбухом, не прерывает срок давности. Отложить списание просроченного долга можно только на основании акта, подписанного директором.
Распечатать вторую страницу образца >>

Скачать образец в формате Word >>

Счета-фактуры по договорам с покупателями на упрощенке или ЕНВД

Обязательное условие договора

С 1 октября поставщик вправе не выставлять счета-фактуры покупателям на спецрежимах. Но такое условие стороны должны согласовать письменно (подп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ).

Поэтому если компании договорились обойтись без счетов-фактур, это можно уже в сентябре закрепить в дополнительном соглашении к договору. На случай, если среди года покупатель потеряет право на применение спецрежима, можно сделать особую оговорку.

А именно установить, что в такой ситуации продавец выставляет счета-фактуры на все отгрузки с 1-го числа того квартала, в котором покупатель вернулся на общий режим налогообложения.

Возможно, покупатель только во втором или третьем месяце квартала утратит право на применение спецрежима.

Тогда поставщик выставит счета-фактуры за первую часть квартала с опозданием — позже чем через пять календарных дней после отгрузки. Но здесь нет рисков ни для одной, ни для другой стороны сделки.

Ведь для поставщиков не установлена ответственность за просрочку с выставлением счета-фактуры.

Что касается покупателя, у него не должно быть проблем с вычетом НДС. Специалисты ФНС России согласились с тем, что счет-фактура, выставленный с нарушением пятидневного срока, тоже является основанием для вычета (подробнее см.

статью «Когда у инспектора могут быть претензии к датам в первичке, договорах и счетах-фактурах», «Главбух» № 8, 2014).

Ведь отказать в нем налоговики вправе только при условии, что ошибка в счете-фактуре препятствует идентификации продавца, покупателя, наименования и стоимости товаров, ставки и суммы налога (п. 2 ст. 169 НК РФ).

Документы на отгрузку товаров

Важное условие договора

Компании могут договориться, какой первичный документ поставщик должен составлять на отгрузку товаров. Ведь иногда покупатели требуют дополнить выписанную накладную какими-либо данными. Если же согласовать форму первички в договоре, поставщику не понадобится переделывать документ.

Например, в договоре можно установить, что поставщик составляет на отгрузку накладную № ТОРГ-12. Или разработать другую форму товарной накладной. Еще один вариант — использовать универсальный передаточный документ, который содержит реквизиты как счета-фактуры, так и первички (письмо ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96@).

Накладная № ТОРГ-12 и УПД удобны тем, что в них заложены все обязательные данные. А если поставщик разработал бланк самостоятельно, нужно проверить, входят ли в него все реквизиты первички (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Посмотреть новую презентацию по УПД

Покупателю выгодно установить в договоре сроки, в которые поставщик должен передать первичные документы и счета-фактуры. Тогда, если поставщик задержит документы, покупатель сможет настаивать на их быстрейшей отправке, ссылаясь на конкретный пункт договора.

Если цена товаров выражена в условных единицах, в договоре имеет смысл предусмотреть, что поставщик должен выставлять счета-фактуры в рублях. Иначе покупатель лишается возможности заявить вычет НДС по приобретенным товарам (п.

1 Правил заполнения счета-фактуры, утв. постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137). Первичку тоже безопаснее составлять в рублях. Показатели в у. е. можно привести в ней в качестве дополнительной информации.

Печать на первичных документах ставить необязательно (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Но ее наличие все еще повышает доверие покупателя и налоговиков к документам. Поэтому в договоре можно прописать, что компании заверяют накладные или УПД печатью.

Оформление скидок

Важное условие договора

Возможно, поставщик будет предоставлять покупателю скидки на отгруженные товары. В этом случае потребуется первичный документ, подтверждающий изменение стоимости товаров, а также корректировочный счет-фактура.

Поставщику эти документы необходимы для того, чтобы получить вычет НДС с разницы между первоначальной и новой стоимостью товаров (п. 10 ст. 172 НК РФ).

Покупателю нужно восстановить налог с суммы скидки на основании документа на изменение стоимости товаров или корректировочного счета-фактуры (подп. 4 п. 3 ст. 170 НК РФ).

Причем удобнее регистрировать в книге продаж корректировочный счет-фактуру, а не первичку, поскольку в нем содержатся все стоимостные показатели.

Поэтому в договоре можно закрепить обязанность поставщика передавать корректировочный счет-фактуру в определенные сроки. Либо можно согласовать бланк первички на изменение стоимости, в котором будут все необходимые данные: первоначальная стоимость товаров, сумма налога и показатели с учетом скидки.

Кстати, поставщики могут выставлять единые корректировочные счета-фактуры, в которых зафиксированы скидки сразу по нескольким отгрузкам (п. 5.2 ст. 169 НК РФ).

Но, возможно, покупателю удобнее получать корректировочный счет-фактуру на каждую поставку, чтобы не запутаться.

Тогда в договоре можно зафиксировать, какие именно счета-фактуры поставщик составляет на скидки — обычные корректировочные или единые.

Зачет аванса

Важное условие договора

Условия сделки могут предусматривать, что поставщик поэтапно зачитывает аванс в счет очередной поставки товаров. С 1 октября для таких договоров в Налоговом кодексе РФ будут установлены специальные правила по НДС.

Продавец на дату отгрузки принимает к вычету авансовый налог с суммы, которую зачитывает в счет оплаты поставки (п. 6 ст. 172 НК РФ). Покупатель восстанавливает такую же сумму налога (подп. 3 п. 3 ст. 170 НК РФ).

Таким образом, в книге продаж и книге покупок компании будут фиксировать НДС с предоплаты, зачтенной в счет отгрузки товаров. Поэтому в документах — счете, уведомлении о зачете предоплаты — нужно зафиксировать точную сумму зачитываемого аванса. Тогда не нужно будет пояснять налоговикам, исходя из каких показателей компания рассчитала налог.

Недопоставка и некачественные товары

Важное условие договора

Если покупатель при приемке товаров выявляет недостачу или некачественную продукцию, нужно сообщить об этом поставщику (п. 2 ст. 513 ГК РФ). Но так как в законе не установлены конкретные сроки, их стоит согласовать в договоре.

Кроме того, в контракт можно добавить условие о том, по какой форме покупатель составляет акт о расхождениях по количеству и качеству товаров. И должен ли поставщик участвовать в составлении акта. Еще будет нелишним прописать, какой документ покупатель оформляет при возврате некачественных товаров. Такие оговорки помогут избежать споров с контрагентом.

Акты сверки

Полезное условие договора

Компании могут заранее договориться о правилах сверки взаиморасчетов. Например, с какой периодичностью будет проходить сверка (например, ежеквартально или ежемесячно), в какие сроки стороны подписывают акт. Тогда будет проще добиться от контрагента подписанного экземпляра акта сверки.

Безопаснее включить в договор условие, что акты сверки подписывает руководитель компании или другой сотрудник на основании доверенности. Именно такой акт сверки подтверждает, что должник признает задолженность (ст.

53 ГК РФ). Следовательно, трехлетний срок исковой давности нужно считать заново с даты акта (ст. 203 ГК РФ). Поэтому компания сможет отложить списание долга в доходы или расходы (п. 18 ст. 250 , подп. 2 п. 2 ст.

265 НК РФ).

Кроме того, если акт сверки подписан руководителем покупателя, увеличивается срок, в течение которого можно взыскать задолженность по оплате товаров. Акты, подписанные главным бухгалтером, судьи обычно не принимают в качестве документа, прерывающего срок давности (постановление ФАС Московского округа от 15 ноября 2013 г. по делу № А40-18225/13-8-177).

Иногда компании включают в акты сверки формулировки такого типа: «Если контрагент в течение пяти рабочих дней не вернет подписанный экземпляр этого документа, задолженность считается подтвержденной».

Конечно, такой способ можно использовать, чтобы дисциплинировать контрагентов. Но если компания будет взыскивать долг через суд, то сумму задолженности все равно нужно будет подтверждать первичными документами, например на отгрузку товаров.

Одного только акта с вышеуказанной формулировкой будет недостаточно.

Штрафы за нарушения, связанные с передачей счетов-фактур

Полезное условие договора

Покупателю выгодно предусмотреть в договоре, что поставщик выплачивает штраф в том случае, если вовремя не направляет компании счета-фактуры (постановление ФАС Московского округа от 4 февраля 2014 г. № Ф05-2841/2013).

Причем лучше сделать оговорку именно о штрафе или неустойке, а не об обязанности поставщика возместить убытки. Иногда судьи приходят к выводу, что в подобной ситуации покупатель может требовать возмещения убытков, только если налоговики провели у него проверку и сняли вычеты НДС (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 17 марта 2011 г.

по делу № А70-1837/2010). Это спорно. Ведь покупатель может заявить вычет, как правило, исключительно на основании счета-фактуры. Значит, если поставщик не предоставит этот документ, у компании не будет оснований показывать вычеты в декларации. А следовательно, проблематично будет получить и отказ налоговиков.

Тем не менее судьям это не всегда очевидно.

Если же компания взыскивает штраф или неустойку, то с ними все понятно. Ведь покупателю не понадобится доказывать размер убытков, полученных из-за того, что поставщик забыл выставить счет-фактуру.

С поставщика, который отказывается передать счет-фактуру, покупатель не сможет взыскать проценты, которые упоминаются в статье 395 Гражданского кодекса РФ. Их можно требовать только за нарушение денежных обязательств (постановление Шестого арбитражного апелляционного суда от 1 июля 2014 г. № 06АП-2604/2014). А обязанность выписать счет-фактуру к таковым не относится.

Поставщик может вовремя передать покупателю счет-фактуру или первичку. Но в них будут ошибки. Если компания сразу выявит недочеты, достаточно попросить продавца исправить документы.

Но бывает, что ошибки в счетах-фактурах или первичных документах обнаруживают уже налоговики на проверке.

На этот случай в контракте можно сделать оговорку, что поставщик должен возместить убытки, если инспекторы предъявят претензии к вычетам или расходам компании.

Претензионный порядок

Полезное условие договора

В законодательстве нет четких правил, по которым компании должны выставлять претензии по договору. По этой причине их желательно подробно расписать в договоре. Так, можно зафиксировать срок, в течение которого контрагент должен ответить на претензию. Тогда при составлении претензии можно сразу привести в ней сроки, согласованные в тексте договора.

1 В договоре стоит согласовать форму первичного документа, по которой поставщик оформляет отгрузку товаров.

2 Покупателю выгодно установить в договоре штраф за задержку счетов-фактур.

Дополнительно про договоры поставки

Статьи: «Чем опасны шаблоны договоров и как использовать их без риска для компании» («Главбух» № 11, 2014); «Какие бумаги оформить, если поставленных товаров больше, чем указано в документах» («Главбух» № 9, 2012).

Документ: пункт 10 статьи 172 Налогового кодекса РФ.

Поставщик предоставляет покупателю скидку на отгруженные товары. Какой документ поставщик должен выписать на сумму скидки?Исправленный счет-фактуру.Корректировочный счет-фактуру.Если поставщик снижает цену на отгруженные товары, нужно составить корректировочный счет-фактуру (п. 3 ст. 168 НК РФ).

Нарушение поставщиком обязательства по передаче документов на поставленное оборудование не освобождает покупателя от обязанности его оплатить

Покупатель не вправе отказаться от оплаты товара, поставленного без необходимой документации, если он не заявил об отказе от такого товара по правилам ст. 464 ГК РФ в связи с невозможностью или затруднительностью его использования по назначению без соответствующих документов.

Суть дела

Истец и ответчик заключили договор поставки оборудования — котла-утилизатора для энергоблока ГРЭС.

В соответствии с договором поставщик обязался передать покупателю оборудование, обеспечивающее достижение гарантируемых эксплуатационных показателей, со всей относящейся к нему документацией, оказать услуги по шеф-монтажу и шеф-наладке оборудования в процессе монтажа и пусконаладке оборудования, провести инструктаж персонала покупателя.

Покупатель, в свою очередь, обязался принять оборудование и услуги и заплатить договорную цену. Поставляемое оборудование должно быть новым и не использованным ранее, иметь паспорта, сертификаты качества, соответствия промышленной безопасности, протоколы заводских испытаний.

Оплату за поставленное оборудование предполагалось осуществлять поэтапно по мере поставки поставщиком оборудования.

Истец поставил ответчику оборудование с просрочкой. А предусмотренную договором документацию он так и не передал. В связи с этим ответчик отказался оплатить поставленное оборудование.

Истец обратился в суд с требованием о взыскании 182 млн руб. основного долга и 42 млн руб. неустойки за нарушение сроков оплаты. А ответчик предъявил встречный иск о взыскании с истца 288 млн руб.

неустойки за нарушение сроков поставки оборудования и передачи документации.

Основной вопрос, на который должен был ответить суд, заключался в том, мог ли ответчик вообще отказаться оплачивать поставленное оборудование в связи с тем, что истец не передал ему необходимую документацию.

Позиция судов

Суд первой инстанции отказал в удовлетворении иска о выплате основного долга и неустойки, а встречный иск оставил без рассмотрения. Апелляция и первая кассация с таким решением согласились.

Суды исходили из того, что поставщик по указанным им в иске партиям поставки оборудования не передал документацию на него покупателю.

Таким образом, он нарушил положения главы 30 ГК РФ, и действия покупателя по неуплате основного долга до устранения всех допущенных истцом недостатков товара, обусловленных отсутствием необходимой документации, суды посчитали правомерными.

В связи с чем они отказали в удовлетворении требования о взыскании основного долга. А поскольку истцу было отказано во взыскании основного долга, то и требование о взыскании пеней также, по мнению судов, удовлетворению не подлежит.

Позиция ВС РФ

Судебная коллегия по экономическим спорам ВС РФ отменила акты нижестоящих судебных инстанций и отправила дело на новое рассмотрение в суд первой инстанции, руководствуясь следующей логикой.

Коллегия ВС РФ обратила внимание, что в силу закона у продавца существует обязанность передать одновременно с вещью ее принадлежности, а также относящиеся к ней документы (ст. 456 ГК РФ).

И в договоре сторон было установлено, что поставщик в счет договорной цены обязан подготовить полный комплект технической и эксплуатационной документации на русском языке, в том числе руководство по эксплуатации и техническому обслуживанию оборудования и его составных частей в качестве составной части объекта.

Согласно п. 1 ст. 464 ГК РФ если продавец не передает или отказывается передать покупателю относящиеся к товару принадлежности или документы, которые он должен передать в соответствии с законом, иными правовыми актами или договором купли-продажи (п. 2 ст.

456 ГК РФ), покупатель вправе назначить ему разумный срок для их передачи. Пунктом 2 ст.

464 ГК РФ предусмотрено, что в случае, когда принадлежности или документы, относящиеся к товару, не переданы продавцом в указанный срок, покупатель вправе отказаться от товара, если иное не предусмотрено договором.

При этом в договоре стороны спора уточнили данные правила. В нем было закреплено, что в случае непредставления поставщиком документов или наличия технических ошибок и неточностей в представленных документах (реквизиты, сумма и т.п.

) покупатель должен уведомить его об этом, указав способ устранения ошибок и неточностей.

И поставщик обязан в течение одного дня с момента получения уведомления от покупателя устранить ошибки и неточности и представить исправленные документы покупателю.

Согласно положениям ст. 309, 310 ГК РФ обязательства должны исполняться надлежащим образом в соответствии с условиями обязательства и требованиями закона, иных правовых актов.

Односторонний отказ от исполнения обязательства и одностороннее изменение его условий не допускаются, за исключением случаев, предусмотренных законом.

И в данном случае, по мнению ВС РФ, у ответчика отсутствовали основания для отказа от своих обязательств по оплате поставленного товара.

В статье 464 ГК РФ предусмотрены специальные последствия для ситуации, когда продавец не передал покупателю документы, связанные с товаром.

Покупатель в таком случае может отказаться от товара при соблюдении условия о назначении поставщику разумного срока для передачи недостающих принадлежностей и документов и последующего неисполнения поставщиком такой обязанности после истечения этого срока.

Иными словами, речь идет о полном или частичном (в отношении конкретной партии товара) отказе от исполнения договора, что влечет его расторжение или изменение (п. 2 ст. 450.1 ГК РФ).

Таким образом, покупатель не вправе отказаться от оплаты товара, поставленного без необходимой документации, если он не заявил об отказе от такого товара по правилам ст. 464 ГК РФ в связи с невозможностью или затруднительностью его использования по назначению без соответствующих документов.

Иной порядок может быть предусмотрен в договоре. Однако в рассматриваемом деле стороны не определили в качестве последствия нарушения обязательства по передаче документов задержку исполнения обязательства по оплате поставленной партии оборудования.

В подтверждение данного тезиса Коллегия ВС РФ обратила внимание на пункт договора, в котором стороны прописали, что в случае просрочки предоставления технической и эксплуатационной документации или ее любой части поставщик несет перед покупателем ответственность в форме неустойки (пени) в размере 50 000 руб.

за каждый день просрочки до того момента, пока техническая и эксплуатационная документация не будет представлена в полном объеме. О возможности покупателя приостановить исполнение обязанности по оплате оборудования речи не шло.

Кроме того, ВС РФ подчеркнул, что общее правило ст. 328 ГК РФ, позволяющее приостановить исполнение обязательства, если предусмотренное договором исполнение обязательства другой стороной произведено не в полном объеме, не может быть истолковано как позволяющее покупателю использовать поставленный без документации товар и не оплачивать его.

Основы бухчета расчетов с поставщиками: счета, документы

Приветствую. В этой статье мы поговорим о поставщиках. О тех организациях, без которых наша фирма не смогла бы работать. Для учета поставщиков в бухучете имеется свой участок учета.

Бухгалтерский учет расчетов с поставщиками — минимум теории

Если говорить о сути участка работы с поставщиками, то скажем всего два слова – мы покупаем, и мы оплачиваем. Детали этого участка раскрываются в ситуациях, которые возникают когда мы покупаем или оплачиваем. Например.

Мы покупаем у поставщиков материалы, товары, основные средства, услуги. А если материальные ценности пришли с дополнительными суммами на транспортировку, то как их учитывать? А если оказывается, что в поставке брак, недостача. Как тут действовать?

Поставщик может сказать, что мы ему должны некую сумму, а у нас в учете совсем другая сумма. Что делать? Здесь без сверки взаиморасчетов не обойтись. И это еще не все.

Поставщик, которому мы должны, сделал новую фирму и перевел наш долг на нее. а что в этом случае нам делать?

Видите, получается много разных ситуаций. Но они просты и при правильном понимании сути – без труда можно предположить, какая нужна проводка.

К тому же, указанные ситуации для небольших предприятий – редкие случаи. В общем, ничего трудного и страшного нет. Читайте статьи сайта, занимайтесь на практических занятиях и, в самое короткое время Вы все поймете. Ну, а сейчас продолжаем.

Бухгалтерские счета для учета расчетов с поставщиками

Общепринято в бухучете использовать два основных бухгалтерских счета для учета взаиморасчетов с поставщиком. К этим счетам относятся:

• бухгалтерский счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
• 76.5 «Расчеты с прочими поставщиками и подрядчиками»

Когда мы работаем с поставщиками, на этих счетах мы фиксируем возникающие у нашей фирмы долги перед ними. Долги за то, что мы покупаем у них какие-то материальные ценности или услуги.

Первичные документы для бухгалтерского учета поставщиков

Участок расчетов с поставщиками работает в двух направлениях: «мы что-то у поставщиков покупаем» и «мы рассчитываемся за покупки». Для каждого направления у нас свои первичные документы.

1.Первичные документы от поставщика к нам

Договор

Один из самых первых документов – это договор купли-продаж, который заключается между фирмами. Однако его может и не быть, а фирмы сотрудничают. В практике я заметил, когда налоговая проверяет наше предприятие и заостряет внимание на отсутствие договора, тогда наша фирма заключает его с поставщиком.

В любом случае, договор это страховка каждого участника, поставщика и нашей фирмы, от всяких неприятных дел одних или других.

Например, нам поставщик что-то поставил или оказал услуги, а мы «махнули на него рукой и спасибо не сказали». Или же, мы поставщику наперед заплатили, чтобы он нам поставил/привез, например, товары.

А поставщик взял и «забыл» про нас. В общем, договор, это юридический документ, описывающий обязательства двух сторон и последствия за невыполнение.

Счет на оплату от поставщика

Второй документ от поставщика – это счет на оплату, где указывается, что конкретно мы покупаем, сколько это стоит и банковские реквизиты. Этот документ не несет никакой юридической силы, а несет лишь справочную информацию.

При этом такой документ служит основой для оплаты. Т.е. наше предприятие если решит оплатить, то основанием платежа укажет реквизиты счета: номер такой-то, от числа такого-то, от контрагента такого-то, на сумму такую-то.

Расходная накладная, или Акт на услугу, выполненную работу

Эти документы поставщик выставляет нашей фирме уже как конечный результат: ТМЦ привезли, услугу оказали, работы выполнили. Подпись и печать этих документов с нашей стороны подтверждает наше согласие. И уже эти документы несут юридическую силу.

Счет-фактура поставщика

Этот вид документа поставщик прикладывает к Расходной накладной, к Акту услуги или Выполненной работе. Этот документ выставляют те фирмы-поставщики, которые платят Налог на Добавленную Стоимость (НДС).

Этот документ повторяет содержимое Счета на оплату, Расходную накладную, Акты.

Но главная суть счет-фактуры – показать, сколько в общей выставленной сумме товаров/услуг содержится суммы НДС (об НДС поговорим в других статьях).

2.Первичные документы в нашей фирме

Оформление покупки

Как вы понимаете, нашей фирме требуется оформить документы на покупку. Независимо, что мы покупаем: материалы, товары, основные средства, услуги, мы оформляем документ соответствующего вида «Поступление/Покупка чего-то». Если требуется, то регистрируем счет-фактуру поставщика.

Оформление оплаты

Со своей стороны мы осуществляем оплату поставщику. Чтобы решить какие первичные документы мы будем использовать, нам нужно решить Как мы будем платить: Налом или Безналом (Наличными деньгами или безналичными). После того, как мы решим, нам останется выбрать нужные документы.

Примеры первичных документов для учета расчетов с поставщиками

Взаимодействие участка расчетов поставщиков с другими счетами

Предлагаю выполнить самостоятельно задание. Из того, что вы прочитали сейчас, проработали предыдущие статьи, выпишите основные бухгалтерские счета, с которыми взаимодействует 60 счет. Сможете по памяти – здорово. Если еще нет – открывайте план счетов и пробуйте выбрать. Если же внимательно изучали предыдущие материалы, то уверен, план счетов не потребуется.

Если Вы подписаны на обновления блога по почте, введите код доступа из последнего письма рассылки. Чтобы получить код доступа, подпишитесь на новости блога.

План счетов для счета учета расчетов с поставщиками

Теперь настало время заглянуть в план счетов и посмотреть на 60 счет, на его характеристики и подумать, что нам это дает.

Как видите, бухгалтерский счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» имеет несколько субсчетов и субконто. Для нас сейчас интерес представляют счет 60.1 и 60.2. Почему?

Потому что эти два субсчета разделяют информацию на «Актив» и «Пассив», посмотрите на буквы А и П. Разделяется информация так, что наши долги перед поставщиком обязательно должны быть на 60.1 счете (потому, как «П»). А вот если мы платим наперед, т.е. даем аванс – то должны уже указать 60.2.

Если у нас есть долг перед поставщиком, и мы платим немного больше, то сначала закроем 60.1, а остаток пойдет на аванс, т.е. на 60.2.

Теперь еще одно самостоятельное задание. Напишите, как будет называться задолженность на 60.1 и на 60.2 счетах.

Если Вы подписаны на обновления блога по почте, введите код доступа из последнего письма рассылки. Чтобы получить код доступа, подпишитесь на новости блога.

Продолжим читать характеристики счета

— Остаток на 60.1 счете пойдет в Пассив баланса
— Остаток на 60.2 счете пойдет в Актив баланса

Субконто «Контрагенты» позволит в проводке выбрать конкретное название фирмы.

Субконто «Договоры» позволит в проводке выбрать конкретный договор контрагента, в рамках которого происходит хозяйственная операция.

Эти субсчета и субконто предсказывают нам, что в ОСВ по счету 60 мы увидим ситуацию по контрагентам и их договорам: кто, кому сколько должен, по какому договору. Чего мы не увидим, так это конкретно за что.

Дополнительно

На торгующих или производственных предприятиях бухгалтер по учету поставщиков тесно связан с работой склада. Бухгалтер сотрудничает с кладовщиками. Кладовщики непосредственно принимают купленные товары, материалы, проверяют брак, количество и только затем отдают первичные документы поставщика со своей отметкой в бухгалтерию.

Если надо, составляются претензии поставщику, требование на возврат части оплаченных денег, либо доплата.

Бухгалтер с кладовщиком делают инвентаризацию склада, где сравнивают учетные данные бухгалтерии и фактические данные на складе. Результаты инвентаризации, а это чаще всего – недостача, излишки, пересортица оформляются своими первичными документами и бухгалтерскими проводками.

Закрепите свои знания

Если Вы подписаны на обновления блога по почте, введите код доступа из последнего письма рассылки. Чтобы получить код доступа, подпишитесь на новости блога.

Правовые последствия, которые несет неправильное оформление первичных документов

Яковлева Александра, бухгалтер Acsour

При неправильном оформлении первичных документов на организацию могут быть наложены штрафные санкции.

Первичные документы.

Требования к оформлению первичных документов раскрыты в ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. №129-ФЗ.

Согласно ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. №129-ФЗ » Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет». Документы следует составлять в соответствии с альбомами унифицированных форм первичной документации, утвержденными Росстатом по согласованию с Минфином России и Минэкономики России. Если же форма документа не предусмотрена альбомами, необходимо наличие следующих обязательных реквизитов:

• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи указанных лиц.

При отсутствии первичных документов, отсутствии или ненадлежащем оформлении одного или нескольких обязательных реквизитов доходы или расходы организации не могут быть приняты к учету. Согласно Письму Минфина РФ от 24.08.2005 N 03-02-07/1-224 при камеральной или выездной налоговой проверке налоговые органы вправе истребовать у проверяемого налогоплательщика необходимые для проверки документы. Обнаружение ошибок при проверке приводит к привлечению организации и ответственных за организацию и ведение бухгалтерского учета лиц к налоговой, административной или уголовной ответственности.

Ответственность за неправильное оформление первичных документов.

Ответственность может возникнуть при:

• грубых нарушениях правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения;
• неуплате или неполной уплате налога (сбора);
• неуплате или неполной уплате налогоплательщиком сумм налога;
• невыполнении налоговым агентом обязанности по удержанию и (или) перечислению налогов.

Согласно п. 3 ст. 120 НК РФ » Под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей настоящей статьи понимается отсутствие первичных документов, или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета или налогового учета, систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета, в регистрах налогового учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика».

Таблица 1. Штрафные санкции.

Вид правонарушения	Штраф	Основание
Отсутствие первичных документов, или счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета (в одном налоговом периоде)	10000 руб.	п. 1 ст. 120 НК РФ
Отсутствие первичных документов, или счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета (в течение более одного налогового периода)	30000 руб.	п. 2 ст. 120 НК РФ
Отсутствие первичных документов, или счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета, если оно повлекло занижение налоговой базы	20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40000 руб.	п. 3 ст. 120 НК РФ
Неуплата или неполная уплата сумм налога в результате занижения налоговой базы, иного неправильного исчисления налога или других неправомерных действий (бездействия)	20% от неуплаченной суммы налога (сбора)	п. 1 ст. 122 НК РФ
Умышленная неуплата или неполная уплата сумм налога в результате занижения налоговой базы, иного неправильного исчисления налога или других неправомерных действий (бездействия)	40% от неуплаченной суммы налога (сбора)	п. 3 ст. 122 НК РФ
Неуплата или неполная уплата налогоплательщиком сумм налога в результате применения в целях налогообложения в контролируемых сделках коммерческих и (или) финансовых условий, не сопоставимых с коммерческими и (или) финансовыми условиями сделок между лицами, не являющимися взаимозависимыми	40% от неуплаченной суммы налога (сбора), но не менее 30000 руб.	п. 1 ст. 129.3 НК РФ
Невыполнение налоговым агентом обязанности по удержанию и (или) перечислению налогов	20% от суммы, подлежащей удержанию или перечислению	ст. 123 НК РФ
Непредставление налоговому органу сведений, необходимых для осуществления налогового контроля	200 руб. за каждый не предоставленный документ	п. 1 ст. 126 НК РФ
Отказ в предоставлении налоговому органу сведений, либо предоставление документов с заведомо недостоверными сведениями, необходимых для осуществления налогового контроля	10 000 руб.	п. 2 ст. 126 НК РФ
Непредставление сведений, необходимых для осуществления налогового контроля	Наложение на должностное лицо административного штрафа в размере от 300 руб. до 500 руб.	ст. 15.06 КоАП РФ
Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности*, а равно порядка и сроков хранения учетных документов	Наложение на должностное лицо административного штрафа в размере от 2000 руб. до 3000 руб.	ст. 15.11 КоАП РФ

* Под грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности понимается: искажение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10 процентов; искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10 процентов. (ст. 15/11 КоАП РФ)

Стоит также отметить, что, согласно п. 8 ст. 23 НК РФ «налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов». Однако согласно п. 4 ст. 89 НК РФ «в рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки».

В тоже время в ст. 17 ФЗ указано: «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет».

Таким образом, документы, относящееся к исчислению налога необходимо хранить в течение четырех лет, а первичные учетные документы – не менее пяти лет.

Чтобы избежать штрафных санкций в соответствии со ст. 120 НК РФ в случае утраты первичных документов следует незамедлительно оформить подтверждение утраты. Для этого согласно Письму Управления Министерства РФ по налогам и сборам от 13.09.2002 г. №26-13/43411 необходимо назначить комиссию по расследованию пропажи, гибели документов. При получении подтверждения нужно уведомить налоговый орган. Затем провести инвентаризацию для обоснования отражения убытков и приступить к восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение сроков, установленных Перечнем типовых управленческих архивных документов.

Как пишется ненаправление: слитно или раздельно?

Слово «не(?)направление» относится к тем отглагольным именам существительным, которые нередко используются в правовых или иных документах и могут, теоретически, быть написанными как в слитном, так и в раздельном вариантах.

На практике, особенно если текст действительно относится к деловой документации, девербатив «не(?)направление» чаще всего пишется в одно слово, но не всегда.

Входя в состав близких к устойчивым именных сочетаний (например, «не(?)направление информации», «не(?)направление уведомлений»), имя существительное «не(?)направление» может приобретать благодаря «не» противоположный по сравнению со словом «направление» смысл. Слитное написание в этих случаях показывает, что в предложение нет отрицания направления, но есть утверждение явления ненаправления.

Речевые ситуации с противопоставлениями («не направление, а конечная цель») или выраженными отрицаниями («далеко не направление») более редки, но именно они говорят о раздельном написании.

Примеры предложений:

«Не допускайте ненаправления больного на анализы».

«Мне дали не направление, а какую-то другую бумагу».

«Это вовсе и не направление».

Если возникают сомнения при написании слов «непредоставление» или «не предоставление», то необходимо руководствоваться несколькими несложными правилами.

>Правильно пишется

Частица «не» с именем существительным «предоставление» может писаться вместе и раздельно. Правильный вариант написания можно определить только в контексте.

Какое правило

Слитно частицу «не» с существительными следует писать в двух случаях:

1. Если без «не» существительное теряет всякий смысл: невежда, ненависть;
2. Если в результате присоединения «не» существительное получает противоположное значение, которое можно передать синонимом без «не».

Очевидно, что рассматриваемый пример относится ко второму случаю. К слову «непредоставление» можно подобрать синоним «сокрытие».

Однако правило с подбором синонима не действует, если в предложении к частице «не» и существительному есть противопоставление. Обычно в такой ситуации используется союз «а».

Примеры предложений

• Среди совершенных нарушений значилось непредоставление требуемых документов.
• В акте комиссии среди перечисленных замечаний было указано не предоставление, а присвоение полномочий.

Неправильно пишется

• За не предоставление в указанный срок документов сотруднику объявили выговор.
• Вы хотите, чтобы это было непредоставление, а доставка.

Как пишется «непредоставление» или «не предоставление»?

непредоставление или не предоставление

>Слитно или раздельно?

Слово «непредоставление» пишется как слитно, так и раздельно – непредоставление и не предоставление.

Правило для «непредоставление» (существительное + не)

Как правильно пишется слово «непредоставление»? Прежде чем ответить на данный вопрос, необходимо задаться иным, не менее важным – к какой части речи принадлежит данная лексическая единица. «Непредоставление» – это сочетание отрицательной частицы «не» с существительным. Согласно грамматическому справочнику по русскому языку частица не с существительными пишется слитно: неприятель, невзгода, немощь.

Примеры

• За непредоставление документов ему грозил большой штраф.
• Она была крайне возмущена непредоставление помещения для проведения очередного заседания клуба.
• Ты пожаловалась на непредоставление тебе заслуженного отпуска?

Правило для «не предоставление» (противопоставление)

Отрицательная частица «не» пишется с существительными раздельно в том случае, если в предложении есть явное противопоставление, или оно подразумевается: не уверенность, а слабость.

• Нет, это не предоставление документов, а уклонение от своих прямых обязанностей.
• Это не предоставление убежища пострадавшим от землетрясения, а желание извлечь выгоду из любой ситуации.
• Это разве не предоставление гарантий?

А вы знаете..

Какой из вариантов правильный?
(по статистике прошлой недели только 49% ответили правильно)

В случае не предоставления или непредоставления

Помогите срочно !!!!!!!!!!!!!!!​ Придумать небольшой диалог, отобразив в репликах героев особенности их речевого поведения. Ситуации 1. Разговор солдата и его командира-офицера 2. Вст реча подростков в скейт-парке 3. Телефонный разговор деловых людей 4. Разговор герцогов на приеме во дворце !!!СРОЧНО УМОЛЯЮ!!!найдите изобразительно-выразительные средства.определите их функцию умоляю мне очень срочно!!!!!! ​ Срочно.прочитайте отрывок из повести Н.В Гоголя «Ночь перед рождеством».1 я уже сделала2.найдите изобразительно-выразительные средства.Определите их ф ункцию.3.Определите роль данного эпизода в произведении.для подтверждения собственных идей используйте цитаты из текста.пожалуйста сделайте​ Сочинение рассуждение на тему «Делом слово крепи», по плану: 1. Тезис(основная мысль)2. Пример3. Аргументы (док-ва)4. Заключение (вывод)​ Пожалуйста,очень срочно ВЫДЕЛИТЕ СКАЗУЕМЫЕ И ОПРЕДЕЛИТЕ ИХ ТИПЫ В ПЕРВОМ И ВТОРОМ АБЗАЦЕ. Сегодня весь день плыли по небу необычные облака, подгоняемы е ветром. Эти облака — живые существа. Они то забирались ввысь, то опускались, почти касаясь крыш, то превращались в причудливые фантазии. Над цирком они приняли форму бегемота, играющего с мячом, над школой стали раскрытой книгой, а над рекой приобрели светло-голубой оттенок. Люди ходили какие-то радостные, подняв глаза к небу, и улыбались. Сам собою в городе объявился праздник. Все вышли на улицу, а в школах отменили занятия. «Такие облака — это сказка», — говорили люди друг другу и боялись пропустить что-нибудь интересное, потому что все чувствовали: такое бывает только раз в жизни. «Мама, разве море вверху, там плывет кораблик?» — спрашивал удивленный чудом мальчик. Весь город, попавший в сказку, стал добрым. Неожиданные облака словно волшебники. Они помогли людям увидеть прекрасное. Ведь любоваться облаками — это понимать мечту. А ночью, когда все ушли спать, облака опустились и окутали город теплым, таинственным, серебряным туманом, приносящим сказочные сны. 15 деепричастий из Тараса Бульба Помогите пожалуйста срочно. Прочитай текст. Выпиши из него предложение, в котором содержится вопрос. Сорока и осень. — Слыхала, Осень, что Лебедь, Рак и сговорились тебя из лес а прогнать? Пусть только нос сунет, хвалились, мы-де ей покажем, где раки зимуют! — Э-э, Сорока, не первый год они мне грозят! Сновариваются, а как приду, так кто куда: Лебедь — в облака да на юг, Рае упятится в нору. Срочно!завтра на соч надо помогите пожалуйста​