ОС и ТМЦ

Особенности инвентаризации основных средств

Для обеспечения надлежащего учета и контроля за сохранностью основных средств каждому инвентарному объекту в момент поступления на предприятие присваивается соответствующий инвентарный номер, который сохраняется за объектом на протяжении всего периода пребывания его на предприятии. Если какой-то объект основных средств выбывает (реализация, ликвидация, безвозмездная передача и т. п), то его номер не может быть присвоен другому объекту, который поступил позже.

Во время ревизии нужно проследить за тем, проставляются ли инвентарные номера в актах, накладных и других первичных документах, которые являются основанием для взятия на учет или снятия с учета объектов. Во время осмотра объектов уточняют, обозначенные на них инвентарные номера прикреплением металлических жетонов, нанесения номеров несмываемой краской, клеймением, витравлюванням, выжиганием или иным способом.

К моменту проверки первичных документов и произведенных записей на счете 10 «Основные средства» следует удостовериться в тождественности сальдо по этому счету на последнюю отчетную дату в балансе и Главной книге, а сальдо Главной книги на эту же дату сверить с данными аналитического учета (типичными инвентарными карточками или книгами).

Ревизор проверяет правильность ведения карточек учета движения основных средств (ф. № 03-8), своевременность заполнения всех реквизитов в них по данным инвентарных карточек основных средств и сверяет с данными синтетического учета основных средств.

Если карточек на объекты нет, ревизор предлагает руководству предприятия восстановить аналитический пообъектный учет основных средств.

Этапы инвентаризации основных средств

1. Руководитель ревизионной бригады информирует администрацию о необходимости в проведении инвентаризации основных средств. В максимально короткий срок членам инвентаризационной комиссии предоставляются инвентаризационные описи, в которых указаны названия объектов основных средств, которые проверяются, их инвентарные номера и стоимость по данным бухгалтерского учета.

2. В процессе визуального осмотра инвентарных объектов ревизор должен убедиться в соответствии данных, указанных в инвентаризационных описях. При этом, во-первых, констатируют факт недостачи инвентарного объекта, во-вторых, оприходуют избыток оборудования, что давало возможность скрывать недостачу.

3. Особое внимание члены инвентаризационной комиссии обращают на инвентарные объекты, которые состоят из двух и более частей (узлов). Благодаря инвентаризации можно выявить отчуждения отдельных составляющих много узловых объектов основных средств. Отсутствуют части используют и учитывают преимущественно под индивидуальным инвентарным номером, что позволяет вуалировать нехватку других основных средств.

4. Текущие результаты фактического контроля хранения основных средств указывают в инвентаризационных описях (актах инвентаризации основных средств). Эти документы подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. А если материально ответственное лицо отказывается от подписи, то от нее требуют письменного обоснования отказа. Если письменное объяснение не предоставлено, на инвентаризационной описи ревизор делает запись об отказе.

5. Параллельно с проверкой фактического наличия основных средств нужно проконтролировать заключение договоров о полной или частичную материальную ответственность. При этом акцентируют внимание на проверке своевременности подписания договора с материально ответственными лицами и соблюдении требований, которые относятся к этой категории работников.

6. Ревизоры знакомятся с организацией текущего контроля за сохранностью объектов основных средств на предприятии. Текущий контроль, который проводится работниками бухгалтерии или других отделов, предотвращает возможные злоупотребления как материально ответственных лиц, так и аппарата управления предприятия.

7. Сравнивают даты оформления результатов предварительной инвентаризации и установлены для каждого случая срок для проверки своевременности ее проведения. Условием, обеспечивающим хранение основных средств, является проведение обязательной инвентаризации (внутренний контроль) при подтверждении отчетных документов, смене материально ответственных лиц, приватизации предприятия, в случае стихийного бедствия.

8. Проверяют инвентаризационные описи, применяя прием логического контроля. Результаты проверки внутреннего контроля хранения основных средств на объекте влияют на изменение программы ревизии или тематической проверки.

9. Проверяют движение основных средств на предприятии. Выясняют законность принятия на баланс предприятия на отдельных инвентарных объектов и надлежащее оформление их оприходования, рассматривают документацию о внутреннее перемещение основных средств и причины осуществления таких операций, определяющих целесообразность и обоснованность выбытия (ликвидации) изношенных средств труда или тех, что не используются.

10. Проверяют наличие договоров с партнерами — поставщиками оборудования и других ценностей, договорную документацию с подрядными организациями при вводе в эксплуатацию готовых объектов в рамках капитального строительства. Дополнительно изучают сопроводительные документы (счета-фактуры), обосновывающие поступление основных средств на предприятие, которое проверяют.

11. Если процедура поступление основных средств оформлено на предприятии актом приема-передачи, то, прежде всего проверяется правильность и своевременность такого оформления. В акте необходимо проверить корреспонденцию счетов бухгалтерского учета, местонахождение объекта в момент приема, наличие краткой характеристики объекта, а также перечень прилагаемой технической документации об объекте. Здесь же выясняют правильность указанной стоимости принятого объекта основных средств, а также нормы амортизационных отчислений.

12. Проверяют организацию учета объектов, поступивших в местах их хранения и эксплуатации. Прежде всего определяют, открыто в бухгалтерии инвентарные карточки учета основных средств на приобретенные объекты. Затем проводят взаимную проверку актов приемки-передачи основных средств и инвентарных карточек на предмет соответствия реквизитов стоимости, наименования объекта, даты ввода в эксплуатацию и технических параметров.

13. Проверяют выбытия инвентарных объектов. Обычно это делают сплошным способом. Такая сплошная проверка обусловлена тем, что предприятия в момент выбытия основных средств допускают нарушений. Контроль операций по безвозмездной передаче и реализации объектов основных фондов проводят с данными актов приемки-передачи основных средств. Операции, связанные с ликвидацией инвентарных объектов, проверяют по актам о ликвидации основных средств.

Ревизоры выясняют степень износа основных средств и сравнивают его со стоимостью приобретения (ввода в эксплуатацию). Если ликвидирован объект изношен на 100 %, обоснование ликвидации его в акте должно быть более глубоким. Затем проверяют правильность определения результатов ликвидации основных средств. Ревизор должен убедиться в том, что при расчете результата ликвидации были учтены расходы на демонтаж объекта и стоимость материалов (запчастей), после разборки объекта.

14. Изучая состав основных средств, проверяют, все инвентарные объекты обоснованно учитываются как основные средства. На этом этапе разоблачают факты отнесения основных средств малоценных и быстроизнашивающихся предметов. На данный момент основными средствами считаются ценности, срок службы которых более года.

15. Проверяют правильность отнесения отдельных объектов основных средств к одной из групп, в пределах которых осуществляется расчет амортизационных отчислений. В этот момент разделение на группы объектов основных средств регламентируется двумя нормативными актами: Законом Украины «О налогообложении прибыли предприятий» и Положением (Стандартом) бухгалтерского учета № 7 «Основные средства». Принципиальная несогласованность нормативной базы поставило предприятия перед фактом абсолютного несоответствия подходов к начислению амортизации в налоговом и бухгалтерском учете. Однако П (С)БУ № 7 «Основные средства» предполагает возможность использования норм и методов начисления амортизации основных средств, предусмотренных налоговым законодательством.

16. Следует отметить, что предприятие имеет право принять решение о применении различных методов начисления амортизации в налоговом и бухгалтерском учете, в зависимости от ожидаемого способа получения экономических выгод от его использования. Ревизор должен проверить, чтобы начисление амортизации по новому методу начинается с месяца, следующего за месяцем принятия решения об изменении метода амортизации.

17. Начиная документальную проверку расчета амортизационных отчислений, применяют прием технико-экономических расчетов.

18. Осуществляя контроль соблюдения налогового законодательства, нужно убедиться в том, что амортизация по первой группе основных фондов начисляется для каждого инвентарного объекта отдельно.

19. Проверяют, как списываются затраты на ремонт за счет соответствующих источников. Прежде всего, выясняют не превышала 10 % балансовой стоимости собственных основных средств на начало налогового периода стоимость ремонтных работ, которую относят к валовым расходам предприятия в течение отчетного года.

20. Проверяют полноту и своевременность отражения соответствующих данных в журнале № 4 и Главной книге. Использование приема взаимной проверки дает ревизору возможность выполнить эту работу очень быстро. Важно также проверить корреспонденцию бухгалтерских счетов, поскольку за некорректные бухгалтерские записи иногда выявляют нарушения в деятельности объекта.

21. Выясняют соответствие бухгалтерских записей, составленных бухгалтерией предприятия, типовой корреспонденции, регламентированной инструктивными материалами.

22. Завершающим в проверке объекта контроля является оценка технического состояния и эффективности использования основных средств. Следует снова вернуться к процедуре фактического контроля, поскольку первичное оценивание технического состояния основных средств можно осуществить в месте эксплуатации или хранения.

23. Эффективность использования основных средств определяют по ряду относительных показателей, в зависимости от цели проверки. Показатели фондоотдачи, фондоемкости, коэффициенты сменности, использования производственной мощности анализируют в динамике. Выявленные тенденции раскрывают резервы повышения эффективности использования основных средств.

24. Относительно построенных объектов, фактически введенных в действие полностью или частично, но принятых, а также тех, ввод в действие которых не оформлены надлежащими документами или завершенных, но по каким-то причинам не введенных в действие, в отдельных инвентаризационных актах отмечают причины задержки с оформлением сдачи в эксплуатацию этих объектов. Лишние предметы и те, что не используются, отмечают в отдельном описании.

25. Выявляют факты чрезмерностей в приобретении дорогой мебели, ковров, телевизоров и других, ненужных для служебных целей предметов или незаконного приобретения мебели для квартир отдельных работников. С лиц, которые незаконно пользуются такими предметами, требуют оплаты их стоимости.

Выявленные, но не учтенные объекты, или те, которые предоставлены неправильные данные, комиссия фиксирует в описании с указанием правильных данных и технических показателей на эти объекты. На непригодные предметы составляют отдельное описание с указанием в нем времени ввода в эксплуатацию и причин, из-за которых они стали непригодными.

26. Проверяют полноту и своевременность проведения инвентаризации основных средств и правильность вывода ее результатов и отражения в бухгалтерском учете.

27. Группируют материалы и оформляют акт.

Товарно–материальные ценности (ТМЦ) – это материальное имущество организации, относящееся к оборотным средствам. Рассмотрим более подробно как ведется учет ТМЦ в бухгалтерии, проводки и документы.

ТМЦ в бухгалтерском учете

ТМЦ в бухгалтерском учете — это материальные ценности, которые будут использоваться при изготовлении готовой продукции. Для учета ТМЦ в бухгалтерии прежде всего предназначен активный счет 10 «Материалы». На предприятиях для более удобного ведения учета к счету 10 открывают субсчета по видам материалов:

Способы приобретения ТМЦ в организации могут быть разные, например:

• Приобретение ТМЦ у контрагента за безналичный расчет (рассмотрено на примере 1);
• Организация выдает сотруднику наличные денежные средства подотчет для приобретения ТМЦ (изучено в примере 2 и примере 3).

В дальнейшем приобретенные и оприходованные товары передаются в производство. При передаче материалов в производство предприятие для целей бухгалтерского учета стоимость может списывать, указав в учетной политике один из способов:

Для целей налогового учета стоимость списанных материалов определяется согласно п.2 и п.4 ст. 254 НК РФ.

Материалы могут списываться:

• На основное производство (счет 20) (пример 4);
• На вспомогательное производство (счет 23);
• На общепроизводственные расходы (счет 25);
• На общехозяйственные расходы (счет 26) (пример 5).

Проводки по учету ТМЦ в бухгалтерии

Пример 1. Приобретение ТМЦ у контрагента за безналичный расчет

Приобретение материально-производственных запасов (МПЗ) по безналичному расчету регламентировано п.5-11 ПБУ 5/01, п.1 ст.254 НК РФ.

Организация ООО «ВЕСНА» приобретает у поставщика ООО «УЮТ» производственные материалы на общую сумму 59 000 руб., в т.ч. НДС 18% — 9 000 руб.

Покупка материалов за безналичный расчет проводки:

Счет Дебета	Счет Кредита	Сумма проводки, руб.	Описание проводки	Документ-основание
10.01	60.01	50 000	Поступление МПЗ	Товарная накладная (ТОРГ-12)
19.03	60.01	9 000	Учтен НДС по приобретенным МПЗ	Счет фактура полученный
60	51	59 000	Оплата поставщику за МПЗ	Банковская выписка
68.02	19.03	9 000	НДС принят к вычету	Книга покупок

Пример 2. Приобретение ТМЦ за наличный расчет с НДС

Организация ООО «ВЕСНА» выдала денежные средства сотруднику Иванову А.А. в сумме 15 000 руб. из кассы организации на приобретения ТМЦ. Сотрудник предоставил авансовый отчет на выданную сумму.

Приобретение материалов через подотчетное лицо проводки:

Счет дебета	Счет кредита	Сумма проводки, руб.	Описание проводки	Документ-основание
71.01	50.01	15 000,00	Выдача денежных средств сотруднику под отчет на приобретение ТМЦ	Распоряжение руководителя, Расходный кассовый ордер (КО-2)
10.09	71.01	12 711,86	Авансовый отчет сотрудника по приобретенным ТМЦ	Авансовый отчет,Товарная накладная (ТОРГ-12)
19.03	71.01	2 288,14	Учтен НДС по приобретенным ТМЦ	Счет фактура полученный
68.02	19.03	2 288,14	НДС принят к вычету	Книга покупок

Пример 3. Приобретение ТМЦ за наличный расчет без НДС

Организация ООО «ВЕСНА» выдала денежные средства сотруднику Иванову А.А. в сумме 20 000,00 рублей из кассы организации на приобретения ТМЦ. Сотрудник приобрел ТМЦ в розничном магазине по товарному чеку без НДС и потратил больше выданных денежных средств на 2 500,00 руб. Сотрудник представил авансовый отчет на выданную сумму.

Приобретение материалов без НДС через подотчетное лицо проводки:

Счет дебета	Счет кредита	Сумма проводки, руб.	Описание проводки	Документ-основание
71.01	50.01	20 000,00	Выдача денежных средств сотруднику под отчет на приобретение ТМЦ	Распоряжение руководителя, Расходный кассовый ордер (КО-2)
10.09	71.01	22 500,00	Авансовый отчет сотрудника по приобретенным ТМЦ	Авансовый отчет,Товарный чек
71.01	50.01	2 500,00	Выдача денежных средств сотруднику (сумма перерасхода по авансовому отчету)	Авансовый отчет,Расходный кассовый ордер (КО-2)

Пример 4. Списание материалов в основное производство

Организация ООО «ВЕСНА» передает в производство 70 штук досок 4х4, для изготовления готовой продукции. В соответствии с учетной политикой материалы списываются по средней цене.

По номенклатуре «Доски 4х4» в организации был остаток в количестве 150 штук на общую сумму 40 500,00 руб.:

• Рассчитаем среднюю стоимость: 40 500,00 / 150 = 270,00 руб.;
• Рассчитаем стоимость переданного материала в производство: 70 * 270,00 = 18 900,00 руб.

Списание материалов в основное производство — проводки и документы:

Счет дебета	Счет кредита	Сумма проводки, руб.	Описание проводки	Документ-основание
20.01	10.01	18 900,00	Передача материалов в производство	Требование-накладная на отпуск материалов по форме № М-11

Пример 5. Списание материалов на общехозяйственные расходы

Организация ООО «ВЕСНА» в подразделение «Бухгалтерия» передала 50 штук тетрадей и 100 штук ручек. Стоимость материалов согласно учетной политике списывается по средней цене.

В организации были остатки по номенклатуре Тетради в количестве 400 штук на общую сумму 10 280,00 руб., по номенклатуре Ручки в количестве 550 штук на общую сумму 8 525,00 руб.

Рассчитаем среднюю стоимость:

• тетради 10 280,00 / 400 = 25,70 руб.;
• ручки 8 525,00 / 550 = 15,50 руб.

Рассчитаем стоимость списанного материала на общехозяйственные расходы:

• тетради 50 * 25,70 = 1 285,00 руб.;
• ручки 100 * 15,50 = 1 550,00 руб.

Таким образом, на общехозяйственные расходы списано материалов общей стоимостью 2 835,00 руб., что отражается проводкой:

Счет дебета	Счет кредита	Сумма проводки, руб.	Описание проводки	Документ-основание
26.01	10.01	1 285,00	Списано канцелярских товаров (тетрадей) в подразделение «Бухгалтерия»	Требование-накладная на отпуск материалов по форме № М-11
26.01	10.01	1 550,00	Списано канцелярских товаров (ручек) в подразделение «Бухгалтерия»

Бородиенко В. В. к.э.н. Мариненко А.А.

Особенности проведения инвентаризации основных средств

Студентка 3 курса Бородиенко Виктория Владимировна, к.э.н. Мариненко А.А.

Ставропольский Аграрный Государственный Университет, Россия

Особенности проведения инвентаризации основных средств

Для повышения эффективности функционирования предприятия необходимо обеспечить четко действующую систему учета и контроля его средств и источников. Качественное состояние основных средств, степень их развития определяет уровень производительных сил общества, их способность достигать поставленных целей. В процессе функционирования предприятия возникает необходимость в проверке фактического наличия и состояния хозяйственных средств и расчетов предприятия. Иногда возникают такие ситуации на предприятии, когда в результате каких-либо причин учетные данные не совпадают с фактическим наличием. Это может быть вызвано рядом причин, например таких как, воровство, неточный учет основных средств при их поступлении или выбытии или истечении срока эксплуатации. Вследствие, неправильного ведения или неправильного подсчета основных средств, может отрицательно сказаться на производстве или вообще остановить производственный процесс. Поэтому необходимо проводить проверки фактического наличия и состояния основных средств. Такие проверки называются инвентаризацией. Под инвентаризацией понимается один из важнейших элементов бухгалтерского учета, основной способ фактического контроля сохранности имущества и денежных средств. При инвентаризации проводится проверка наличия имущества организации и состояние ее финансовых обязательств, а также соответствие полученных данных регистрам бухгалтерского учета . Для проведения инвентаризации в организации создается специальная постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии. Персональный состав комиссии утверждает руководитель организации. В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, техники, экономисты). Отсутствие хотя бы одного из членов на комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительным . Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, установленная Положением по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации. До проведения инвентаризации первым делом проверяется наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета объектов основных средств; наличие и состояние технической документации или технических паспортов; наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение. При инвентаризации основных средств комиссия проводит осмотр объектов и заносит в описи их полное наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели. При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации. Также проверяется наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природных ресурсов, находящиеся в собственности организации. При выявлении объектов, не принятых на учет и объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам Основные средства записывают в описи по наименованиям в соответствии с основным назначением объекта. Если же объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось основное его назначение, то его вносят в опись под наименованием, соответствующим новому назначению. Если комиссией установлено, что работы капитального характера (пристройка новых помещений, надстройка этажей и др.) или частичная ликвидация строений и сооружении не отражены в бухгалтерском учете, то необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и отразить в описи данные о произведенных изменениях. Машины, оборудование и транспортные средства заносятся в описи индивидуально с указанием заводского инвентарного номера, организации-изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и др. Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты и др. одинаковой стоимости, поступившие одновременно в одно из структурных подразделений организации и учитываемые на типовой инвентарной карточке группового учета, в описях приводятся по наименованиям с указанием количества этих предметов . Основные средства, находящиеся на момент инвентаризации вне места нахождения организации инвентаризируются до момента временного их выбытия. На основные средства, которые не подлежат восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и др.). Одновременно с инвентаризацией собственных основных средств проверяются основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные. В целом инвентаризационная опись основных средств применяется для оформления данных инвентаризации основных средств. Документ составляется в двух экземплярах. Один экземпляр передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, а второй остается у материально-ответственного лица. Опись составляется отдельно по группам основных средств. На основании средства, принятые в аренду, опись составляется в трех экземплярах отдельно по каждому арендодателю с указанием срока аренды. Документ должен храниться в организации пять лет. Если выявляется расхождение между данными инвентаризации и данными бухгалтерского учета, то составляется Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств. Бухгалтер составляет ведомость только по тем основным средствам, по которым в процессе инвентаризации были выявлены расхождения. Ведомость также составляют в двух экземплярах. Один экземпляр передаётся в бухгалтерию, а второй передается ответственному лицу, за сохранность основных средств. Документ храниться пять лет.

Литература

1. Бухгалтерский финансовый учет/ В.Г Широбоков, З.М. Грибанова З.М.// 2008. — 672 с.

2. Бухгалтерский Финансовый учет / И.И Бочкарева И.И., Г.Г. Левина Г.Г.// 2010. — 413 с.

3. Бухгалтерский финансовый учет/ И.В. Анциферова// 2009. — 556 с.

В соответствии с пунктом 1.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13 июня 1995 года №49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (далее Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств), проведение инвентаризации объектов основных средств обязательно:

— при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже;

— перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года;

— при смене материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

— при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порче ценностей;

— в случае стихийных бедствий, пожара, аварий и других.

До начала инвентаризации основных средств рекомендуется проверить:

а) наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;

б) наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;

в) наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение.

При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бухгалтерского учета или технической документации должны быть внесены соответствующие исправления и уточнения.

При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели.

При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации.

Проверяется также наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природных ресурсов, находящиеся в собственности организации.

При выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие их, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам.

Оценка выявленных инвентаризацией неучтенных объектов должна быть произведена с учетом рыночных цен, а износ определен по действительному техническому состоянию объектов с оформлением сведений об оценке и износе соответствующими актами.

В ходе проведения инвентаризации могут быть выявлены ошибки в оценке того или иного имущества при принятии его к учету. Например, в первоначальной стоимости основных средств, введенных в эксплуатацию, не учтены расходы по их установке.

Пример 1.

В июле ЗАО «Трубник» приобрело токарный станок.

Силами подрядной организации ООО «Монтажник» был осуществлен его монтаж и пусконаладочные работы.

Стоимость работ составила 41 300 рублей (в том числе НДС 18% — 6 300 рублей).

В августе был подписан акт приема-передачи работ.

В этом же месяце работы были оплачены, а «входной» НДС принят к вычету.

В том же месяце станок был введен в эксплуатацию.

Для начисления амортизации в бухгалтерском и налоговом учете ЗАО «Трубник» выбрало срок его полезного использования 85 месяцев. Амортизация начисляется линейным методом. Норма амортизации — 1,18% (1 : 85 месяцев х 100%).

В декабре в ходе проведения инвентаризации выяснилось, что в результате ошибки стоимость пусконаладочных работ отнесена в состав общехозяйственных расходов — в бухгалтерском учете, и в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, — в налоговом.

Однако, по правилам, действующим как в налоговом, так и в бухгалтерском учете, стоимость таких работ нужно было включить в первоначальную стоимость основного средства.

По результатам инвентаризации необходимо внести следующие исправления:

1. Учесть в первоначальной стоимости станка стоимость пусконаладочных работ – 35 000 рублей (41 300 рублей – 6 300 рублей);

2. Доначислить амортизацию — 413 рублей (35 000 рублей х 1,18%) ежемесячно начиная с сентября;

3. Исправить данные налогового учета прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией.

4. Кроме того, необходимо исправить ошибку, связанную с вычетом «входного» НДС по пусконаладочным работам.

Напомним, что НДС по основным средствам, требующим монтажа, принимается к вычету в месяце, в котором начала начисляться амортизация (пункт 5 статьи 172 Налогового кодекса Российской Федерации (далее НК РФ)). В нашем примере это сентябрь, тогда как вычет был произведен в августе.

В бухгалтерском учете в декабре необходимо сделать следующие проводки:

Корреспонденция счетов		Сумма, рублей
Дебет	Кредит
26	60	35 000	СТОРНО! Отражена стоимость пусконаладочных работ, ошибочно учтенная в составе общехозяйственных расходов
08	60	35 000	Стоимость пусконаладочных работ учтена в составе внеоборотных активов
01	08	35 000	Стоимость пусконаладочных работ включена в первоначальную стоимость станка
26	02	1 239	Доначислена амортизация за сентябрь — ноябрь (413 рублей х 3 месяца)

В налоговом учете первоначальную стоимость станка, отраженную в регистре формирования стоимости основного средства, нужно увеличить на 35 000 рублей. А сумму, отраженную в регистре прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, — уменьшить на ту же величину.

Сумму амортизации, отраженную в регистре начисленной амортизации, необходимо увеличить на 1 239 рублей.

Кроме того, следует сдать уточненную декларацию по налогу на прибыль и расчет по налогу на имущество за 9 месяцев, а также уточненные декларации по НДС за август и сентябрь.

Если в результате всех перерасчетов возникла недоимка по налогам, ее необходимо погасить вместе с соответствующей суммой пеней.

Окончание примера.

Основные средства вносятся в описи по наименованиям в соответствии с прямым назначением объекта.

Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось основное его назначение, то он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.

Если комиссией установлено, что работы капитального характера (надстройка этажей, пристройка новых помещений) или частичная ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бухгалтерском учете, необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях.

Машины, оборудование и транспортные средства заносятся в описи индивидуально с указанием заводского инвентарного номера по техническому паспорту организации — изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и так далее.

На объекты основных средств, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и тому подобное).

Пример 2.

В ходе плановой инвентаризации выяснилось, что на балансе ОАО «Соболь» числится автомашина, которая долгое время не эксплуатируется по причине полного физического износа и невозможности восстановления.

Стоимость автомашины, по которой она числится в учете по счету 01 «Основные средства», — 50 000 рублей, сумма начисленной амортизации — 36 000 рублей.

Руководством ОАО «Соболь» принято решение о ликвидации данной автомашины. Стоимость запасных частей и металлолома, полученного от ликвидации, — 5000 рублей. Расходы по ликвидации – 1 000 рублей, в том числе заработная плата (с отчислениями на социальное страхование) работников, занимавшихся разборкой автомашины, — 650 рублей, общепроизводственные расходы — 350 рублей.

В бухгалтерском учете организации будут сделаны следующие проводки:

Корреспонденция счетов		Сумма, рублей
Дебет	Кредит
01-2	01	50 000	Отражено списание первоначальной стоимости ликвидируемой автомашины
02	01-2	36 000	Отражена сумма начисленной амортизации по выбывшему автомобилю
91-2	01-2	14 000	Отражена ликвидационная стоимость автомобиля на сумму остаточной стоимости
91-2	70, 69, 25	1 000	Отражены затраты, связанные с ликвидацией автомобиля
10	91-1	5000	Приняты к учету запасные частей и металлолом, полученные в результате разборки автомобиля
99	91-9	18 000	Отражены убытки от ликвидации автомашины

Окончание примера.

Для целей налогового учета расходы на ликвидацию выводимых из эксплуатации основных средств, включая суммы недоначисленной в соответствии с установленным сроком полезного использования амортизации, включаются в состав внереализационных расходов на основании подпункта 8 пункта 1 статьи 265 НК РФ.

Доходы в виде стоимости полученных материалов или иного имущества при демонтаже или разборке при ликвидации выводимых из эксплуатации основных средств, признаются внереализационными доходами в соответствии с пунктом 13 статьи 250 НК РФ.

Как уже было отмечено ранее, при отсутствии виновных лиц убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации.

Согласно пункту 5.2 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств в документах, представляемых для оформления списания недостач ценностей и порчи сверх норм естественной убыли, должен быть приложен один из следующих документов:

— решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц;

— документ об отказ на взыскание ущерба с виновных лиц;

— заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций.

Порядок отражения в бухгалтерском учете списания недостающих основных средств при отсутствии виновных лиц рассмотрим на примере.

Пример 3.

В ЗАО «Квадрат» угнан автомобиль стоимостью 250 000 рублей.

Сумма начисленной амортизации — 50 000 рублей. Автомобиль не найден.

На основании постановления следственных органов, в котором сообщается, что виновники угона не установлены и уголовное дело прекращено, автомобиль подлежит списанию за счет финансовых результатов.

В учете организации будут оформлены проводки:

Корреспонденция счетов		Сумма, рублей
Дебет	Кредит
01-2	01	250 000	Отражена сумма первоначальной стоимости угнанной автомашины
02	01-2	50 000	Отражена сумма начисленной амортизации
94	01-2	200 000	Отражена сумма недостачи
91-2	94	200 000

Окончание примера.

В соответствии с подпунктом 5 пункта 2 статьи 265 НК РФ для целей налогового учета расходы в виде недостачи материальных ценностей в случае отсутствия виновных лиц, а также убытки от хищений, виновники которых не установлены, приравниваются к внереализационным расходам.

Однако, как установлено НК РФ, в данных случаях факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти.

Одновременно с инвентаризацией собственных основных средств, проверяются и арендованные основные средства. По указанным объектам составляется отдельная опись, в которой дается ссылка на документы, подтверждающие принятие этих объектов в аренду.

Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки и так далее, одинаковой стоимости, поступившие одновременно в одно из структурных подразделений организации и учитываемые на типовой инвентарной карточке группового учета, в описях проводятся по наименованиям с указанием количества этих предметов.

Кроме того, возможны ситуации, когда при приеме к учету актива он неверно квалифицирован. Например, основные средства приняты к учету в качестве материалов или расходы будущих периодов учтены в качестве нематериального актива и так далее. В этом случае необходимо сделать корректирующие записи в бухгалтерском учете.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором инвентаризация была закончена, а по годовой инвентаризации, если она проводилась уже в следующем году, — в годовом бухгалтерском отчете, то есть декабрьскими записями.

Пример 4.

Допустим, что в ноябре текущего года в ходе проведения инвентаризации в ООО «Зима» обнаружилось, что приобретенный в мае прошлого года факс, стоимостью 14 160 рублей (в том числе НДС 18% — 2 160 рублей) не был принят на учет в бухгалтерии, но эксплуатировался с момента приобретения.

Использование факса для управленческих нужд фактически означает его ввод в эксплуатацию.

Поэтому по результатам инвентаризации необходимо факс поставить на учет и начислить амортизацию за весь срок его использования.

Для начисления амортизации в бухгалтерском и налоговом учете установлен срок полезного использования — 37 месяцев.

Амортизация начисляется линейным методом. Норма амортизации — 2,7027 процента (1 : 37 месяцев х 100%). То есть ежемесячно надо списывать 324 рубля ((14 160 рублей – 2 160 рублей) х 2,7027%).

В бухгалтерском учете в ноябре необходимо сделать следующие записи:

Корреспонденция счетов		Сумма, рублей
Дебет	Кредит
08	60	12 000	Принят к учету факс в составе вложений во внеоборотные активы
19-1	60	2 160	Учтен НДС по приобретенному факсу
01	08	12 000	Учтен факс в составе основных средств
91-2	02	2 268	Отражена амортизация, начисленная по факсу за прошлый год (324 рубля х 7 месяцев)
26	02	3 564	Отражена амортизация по факсу, начисленная за 2005 год, на момент обнаружения ошибки (324 рубля х 11 месяцев)

Окончание примера.

Основные средства, которые в момент инвентаризации находятся вне места нахождения организации (в дальних рейсах морские и речные суда, железнодорожный подвижной состав, автомашины; отправленные в капитальный ремонт машины и оборудование и тому подобное), инвентаризуются до момента временного их выбытия.

На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и тому подобное).

Одновременно с инвентаризацией собственных основных средств проверяются основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные.

По указанным объектам составляется отдельная опись, в которой дается ссылка на документы, подтверждающие принятие этих объектов на ответственное хранение или в аренду.

Рассмотрим, как отражается в бухгалтерском и налоговом учете ситуация, когда в результате инвентаризации выявлено, что объект арендованных основных средств утрачен или поврежден.

Недостача арендованных основных средств отражается по кредиту счета 001 «Арендованные основные средства».

По договору аренды арендодатель передает арендатору имущество во временное пользование. Арендатор в свою очередь обязан вернуть имущество арендодателю после окончания срока договора. Возвращенное имущество должно находиться в том состоянии, в котором его получил арендатор, с учетом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором аренды (статья 622 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее ГК РФ)).

Если арендованное имущество утрачено или повреждено, арендодатель несет убытки.

Причиной утраты или повреждения арендованного имущества могут стать:

1) действия непреодолимой силы (авария, пожар, наводнение и так далее);

2) ненадлежащее использование арендатором;

3) неправомерные действия третьих лиц (хищение, поджог и так далее).

В зависимости от причин утраты и условий договора аренды арендатор либо возмещает убытки, либо нет.

1. Арендованное имущество может быть утрачено или повреждено вследствие чрезвычайных непреодолимых обстоятельств (пожар, стихийное бедствие, наводнение).

По общему правилу, и в соответствии со статьей 211 ГК РФ, риск случайной гибели имущества несет его собственник.

Учитывая положения статьи 211 и пункта 3 статьи 401 ГК РФ можно сделать вывод, что если причиной утраты или повреждения имущества стали действия непреодолимой силы и арендатор сможет это доказать, то убытки арендодателю не возмещаются.

Если же, договором аренды было предусмотрено, что риск случайной гибели имущества переносится на арендатора (статья 211 ГК РФ), то в этом случае арендатор возмещает арендодателю ущерб, вызванный чрезвычайными обстоятельствами.

2. Если арендованное имущество утрачено или повреждено по вине работников арендатора, убытки возмещает арендатор.

Это объясняется тем, что, если действия работников повлекли утрату или повреждение арендованного имущества, ответственность за это в соответствии с пунктом 1 статьи 1068 ГК РФ несет работодатель-арендатор.

Арендатор, в свою очередь, может потребовать от работника, виновного в утрате или порче арендованного имущества, компенсацию причиненного ущерба в размере возмещения, выплаченного арендодателю (пункт 1 статьи 1081 ГК РФ).

Иск виновному можно предъявит на основании статьи 238 Трудового кодекса Российской Федерации (далее ТК РФ), в соответствии с которой, работник несет материальную ответственность за ущерб, возникший у работодателя в результате возмещения им ущерба иным лицам. Размер ущерба определяется исходя из рыночных цен, действующих на день причинения ущерба, но не ниже остаточной стоимости имущества (статья 246 ТК РФ).

Обращаем Ваше внимание на то, что согласно статье 241 ТК РФ за причиненный ущерб работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка.

Работник несет полную материальную ответственность, то есть возмещает ущерб в полном размере, только в случае (статья 243 ТК РФ):

— когда в соответствии с ТК РФ или иными федеральными законами на работника возложена материальная ответственность в полном размере за ущерб, причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей;

— выявления недостачи ценностей, вверенных работнику на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу;

— когда возмещение ущерба в полном размере установлено трудовым договором, заключаемым с руководителем организации, заместителями руководителя, главным бухгалтером.

Кроме того, работник несет полную материальную ответственность, если он причинил ущерб:

— умышленно;

— в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения;

— в результате преступных действий, установленных приговором суда;

— в результате административного проступка, если таковой установлен соответствующим государственным органом;

— не при исполнении трудовых обязанностей.

Согласно статье 248 ТК РФ, работник, виновный в причинении ущерба, может добровольно его возместить полностью или частично.

Взыскание ущерба, превышающего средний месячный заработок виновного, производится в судебном порядке на основании статьи 248 ТК РФ. При этом согласно статье 138 ТК РФ организация может удерживать с работника ежемесячно не более 20% заработной платы.

3. Если убытки нанесены неправомерными действиями третьих лиц, арендатор должен возместить арендодателю убытки.

В этой ситуации арендатор в праве — в порядке регрессного иска — потребовать от третьих лиц, виновных в утрате или повреждении арендованного имущества, компенсации убытков.

Признанные или присужденные решением суда суммы возмещений ущерба арендатор должен отразить в учете, следующей проводкой:

Дебет 91/2 «Прочие расходы»

Кредит 76/2 «Расчеты по претензиям».

Счет 91/2 «Прочие расходы» применяется для отражения этой операции потому, что компенсация, учитывается в составе внереализационных расходов согласно пункту 12 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденного Приказом Минфина России от 6 мая 1999 года №33н «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99″ (далее ПБУ 10/99).

Суммы возмещений, полученные арендатором от работников или третьих лиц, учитываются в составе внереализационных доходов, согласно пункту 8 ПБУ 9/99, «Доходы организации», утвержденного Приказом Минфина России от 6 мая 1999 года №32н «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99″ (далее ПБУ 9/99) следующей проводкой:

Дебет 73/2 «Расчеты с персоналом по возмещению материального ущерба»,

Дебет 76/2 «Расчеты по претензиям»

Кредит 91/1 «Прочие доходы».

Арендатор может компенсировать причиненные убытки арендодателю различными способами:

1) возместить стоимость имущества денежными средствами,

2) отремонтировать имущество за свой счет,

3) передать арендодателю аналогичное по назначению имущество.

Арендатор, компенсируя потери арендодателя аналогичным имуществом, может купить это имущество по стоимости, которая больше или меньше стоимости утраченного.

В этом случае дополнительные расходы (доходы) арендатора учитываются в составе внереализационных расходов (доходов) (пункт 12 ПБУ 10/99 и пункт 8 ПБУ 9/99).

Обращаем Ваше внимание на то, что среди специалистов существуют разногласия по вопросу отражения данной операции на счетах бухгалтерского учета.

Многие специалисты считают, что покупка и передача имущества арендодателю в бухучете арендатора должна производиться через счета учета активов, то есть – счет 08 «Вложения во внеоборотные активы».

Согласно Инструкции по применению Плана счетов, утвержденного Приказом Минфина России от 31 октября 2000 года №94н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению» счет 08 «Вложения во внеоборотные активы» предназначен для обобщения информации о затратах организации на приобретение объектов, которые впоследствии будут приняты к бухгалтерскому учету в качестве основных средств, нематериальных активов и так далее. В данном случае, приобретаемое имущество не предназначено для использования в производстве продукции. Поэтому, на наш взгляд, счет 08 «Вложения во внеоборотные активы» не подходит, так же, как и счет 10 «Материалы».

Наиболее приемлемым для отражения данной ситуации является счет 41 «Товары».

Он предназначен для обобщения информации по движению товара, и на этом счете можно учитывать имущество, приобретенное для возмещения ущерба.

Налоговые последствия у арендатора возникают только в том случае, если он возмещает убытки.

Для целей налогообложения прибыли арендатор, независимо от способа компенсации, может учесть сумму компенсации в составе внереализационных расходов на основании подпункта 13 пункта 1 статьи 265 НК РФ.

При методе начисления такая компенсация учитывается либо на дату признания арендатором обязанности возместить убытки, либо на дату вступления в силу решения суда, в соответствии с подпунктом 8 пункта 7 статьи 272 НК РФ.

Из пункта 3 статьи 273 НК РФ следует, что при кассовом методе расходы по возмещению ущерба признаются после оплаты компенсации арендодателю.

Обращаем Ваше внимание на то, что оплатой считается любое прекращение обязательства по возмещению ущерба.

Арендатор при получении возмещения убытков от работников или третьих лиц отражает в налоговом учете внереализационный доход в соответствии с пунктом 3 статьи 250 НК РФ.

Этот доход при методе начисления арендатор указывает на дату признания ущерба должником или на дату вступления в силу решения суда на основании подпункта 4 пункта 4 статьи 271 НК РФ.

При кассовом методе датой получения дохода считается день поступления средств на счета в банках или в кассу, а также погашение задолженности иным способом (пункт 2 статья 273 НК РФ).

Налоговые последствия по НДС для арендатора возникают, только если он в качестве возмещения ущерба передает другое имущество.

Такая передача рассматривается как безвозмездная, а, следовательно, как реализация имущества в соответствии с пунктом 1 статьи 39 и подпункта 1 пункта 1 статьи 146 НК РФ.

При этом налоговая база определяется согласно пункту 2 статьи 154 НК РФ, как стоимость переданных товаров, исчисленная исходя из цен, определяемых в порядке, аналогичном предусмотренному статье 40 НК РФ, с учетом акцизов. Иначе говоря, налоговая база в этом случае определяется исходя из рыночной цены.

Уплаченный арендатором при приобретении имущества, передаваемого арендодателю, НДС можно принять к вычету.

Пример 5.

Работник ООО «Мебель» повредил арендованный деревообрабатывающий станок, приобретенный арендодателем в 2003 году.

Остаточная стоимость станка составила 60 000 рублей.

НДС с остаточной стоимости — 12 000 рублей.

Станок не подлежит восстановлению.

Организация-арендатор по договоренности с арендодателем взамен поврежденного станка покупает новый, поскольку за убытки, которые работник причинил арендодателю, отвечает арендатор.

Кроме того, арендатор по условиям договора возмещает арендодателю упущенную выгоду в виде арендной платы до тех пор, пока новый станок не будет передан взамен старого.

Работник, хотя и не несет полной материальной ответственности, согласился добровольно возместить 30 000 рублей. Остальную часть долга возмещает арендатор.

ООО «Мебель» для целей налогообложения прибыли применяет метод начисления.

Допустим, стоимость нового станка составила 90 000 рублей (в том числе НДС 18% — 16 200 рублей), а упущенная арендодателем выгода — 5000 рублей.

Зарплата работника — 12 500 рублей.

Рассмотрим, как данные операции отражаются в бухучете арендатора.

В бухучете арендатор всю сумму ущерба признает внереализационным расходом, а сумму, возмещенную работником, — внереализационным доходом:

Корреспонденция счетов

Сумма, рублей

Инвентаризация склада

Из этой статьи вы узнаете:

• В каких случаях проводится инвентаризация товаров на складе
• Частота проведения проверки складских остатков
• Как проводить инвентаризацию на складе?
• Инструкции по проведению инвентаризации на складе
• Автоматизация инвентаризации склада
• Проблемы при проведении инвентаризации на складе
• Как выбрать аутсорсинговую компанию для проведения независимой инвентаризации склада?
• Какие условия независимой инвентаризации предлагает leaderteam

В КАКИХ СЛУЧАЯХ ПРОВОДИТСЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ ТОВАРОВ НА СКЛАДЕ

Инвентаризация складских остатков — это одна из обязательных процедур для любой торговой компании. Ее необходимо проводить как минимум раз в год, перед составлением ежегодного бухгалтерского отчета для налоговых органов.

Также ревизию остатков осуществляют при смене материально ответственных лиц и руководящего состава, массовых увольнениях персонала, а также в случае выявления фактов кражи товара.

ЧАСТОТА ПРОВЕДЕНИЯ ПРОВЕРКИ СКЛАДСКИХ ОСТАТКОВ

Но на деле инвентаризация склада происходит чаще, без отдельного повода и на регулярной основе. Для компании проверка соответствия фактических остатков товара учетным документам — это единственный способ держать под контролем товарные активы. Ведь без систематической ревизии невозможно принимать правильные управленческие решения насчет закупки новых партий, а также избежать затруднений с непосредственными продажами.

Такие масштабные мероприятия, как инвентаризация склада, желательно проводить регулярно. Эта мера позволяет урегулировать процесс продажи и производства товаров – когда руководителю известно точное количество остатка, то можно принимать правильные решения насчет заказа или отгрузки товаров.

Тем не менее, работа по сведению фактического перечня товара его документу- эквиваленту требует привлечения максимального количества ресурсов. И при этом связана со значительными затратами. Например, во время инвентаризации склада нельзя отгружать заказы покупателям, а количество задействованных сотрудников (что требует дополнительной оплаты) обычно довольно велико.

Как показывает практика, не каждая компания может себе позволить проводить инвентаризацию склада раз в месяц, как рекомендуют профессионалы. Тем не менее, хотя бы раз в год это мероприятие неизбежно – его нужно проводить перед подготовкой ежегодного бухгалтерского отчета.

КАК ПРОВОДИТЬ ИНВЕНТАРИЗАЦИЮ НА СКЛАДЕ?

1. Первый этап подготовка приказа о проведении инвентаризации. Здесь должны быть указаны объемы проверки, ее сроки, материально-ответственные лица, а также состав комиссии, ответственной за мероприятие. Образец приказа о проведении инвентаризации здесь.
2. Второй этап проведение инвентаризации на складе и подготовка акта инвентаризации. Она может занять разное количество времени. Проверка небольшого хорошо оборудованного склада с четким разделением на зоны и наличием штрих-кодов на всех товарах потребует меньше времени. А если продукция расставлена хаотично, а учет будет проводиться «вручную», без использования считывателей штрих-кодов – то времени этой займет ощутимо больше.
3. Третий этап. Если выявлены нарушения хранения, недостача или избыток материальных ценностей, то следует разбирательство и меры по решению проблемы.

Это упрощенное описание порядка проведения инвентаризации на складе. На самом деле, процедура требует ответственного подхода – хотя бы по подготовке самого помещения, товаров и их расположения для проверки. Скорость инвентаризации напрямую зависит и от профессионализма сотрудников, входящих в комиссию по инвентаризации ТМЦ на складе.

СОСТАВ КОМИССИИ по инвентаризации склада

Главой инвентаризационной комиссии традиционно назначается кто-нибудь из высшего руководства – генеральный директор компании или его заместитель. В ее состав входят не меньше трех человек: представитель бухгалтерии, а также иные специалисты, выступающие в роли экспертов. Это техники и юристы, технологи и товароведы, экономисты и инженеры и т.д. Нередко в комиссию вводят работника службы внутреннего аудита или независимой аудиторской компании.

Если отсутствует кто-либо из членов комиссии, результаты инвентаризации на складе и заключительный акт такой комиссии легко объявить недействительными. Поэтому, если ранее утвержденный член комиссии не присутствует при проверке ценностей, то его следует официально заменить, издав соответствующий приказ руководителя.

Если в компании имеется ревизионная комиссия, и объем работ невелик, то на нее может быть возложена обязанность проведения описи продукции и ее инвентаризации. При больших объемах работ для одновременной проверки разных ценностей формируются рабочие инвентаризационные комиссии из специалистов, детально знающих эти ценности и особенности их учета. Их состав также утверждается приказом руководства компании.

ПОДГОТОВКА К ПРОВЕДЕНИЮ РАБОТ инвентаризации склада

В ходе подготовки комиссия останавливает работу компании с пересчитываемыми ценностями, опломбирует помещения с ними, убеждается в годности используемых для проверки измерительных приборов. Она получает всю последнюю по времени приходно-расходную документацию, отчеты о движении материальных ценностей и т.п. Бухгалтерия предоставляет все данные бухучета, где приводится перечень имущества компании и его стоимость. Имея документы, отражающие хозяйственные операции и содержащие расчет остатков по счетам бухучета на начало и конец периода, комиссия оценивает и проверяет стоимость имущества компании на начало инвентаризации.

До любых проверочных процедур материально ответственные лица сдают расписки о передаче всей расходно-приходной документации в бухгалтерию. Проверяемые ценности заранее группируются по сортам, наименованиям, размерам, номерам и оптимально размещаются для пересчета. Если инвентаризация внезапная, ценности проходят подготовку к ней непосредственно в присутствии комиссии.

ИНСТРУКЦИИ ПО ПРОВЕДЕНИЮ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ НА СКЛАДЕ

Подробные инструкции о проведении инвентаризации содержатся в Методических указаниях по инвентаризации, утвержденных Минфином. Кроме того, отдельные инструкции могут быть составлены для членов инвентаризационной комиссии, представителей бухгалтерии и прочих специалистов, участвующих в проверке.

Инвентаризация проходит обязательно в присутствии материально ответственного лица, исключение – лишь в случае его отказа. Комиссия проверяет и составляет опись объектов, непригодных для дальнейшего использования, с указанием причин этого, а также виновных, когда таковые имеются. Приводятся предложения по источникам списания такого рода объектов из перечня материальных ценностей предприятия. Выявив недостачи или излишки, комиссия получает объяснения от материально ответственных лиц.

Как именно в учете отражаются выявленные недостачи, определяется их величиной, наличием или отсутствием норм естественной убыли по данному виду ценностей, а также установлением конкретных виновных. При этом выполняются различные подводки:

Если виновник недостачи не был обнаружен, выполняются проводки:	ДТ2 КТ1	ДТ94 КТ1	ДТ91/2 КТ64
В случае, когда виновник недостачи найден, вносятся следующие записи:	ДТ73 КТ94	ДТ50 КТ73

Результаты инвентаризации склада отмечаются в отчетности месяца, когда она была закончена. Если мероприятие проводилось по итогам года, то ее результаты отражаются уже в годовом бухгалтерском отчете компании.

АВТОМАТИЗАЦИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ склада

Один из способов ускорения инвентаризации и повышения ее эффективности – использование автоматизации. Для этого при поступлении к объекту приклеивается распечатанный штрих-код, несущий о нем полную информацию. В ходе инвентаризации члены комиссии считывают сканером штрих-коды с каждой упаковки или единицы проверяемого товара или оборудования. Далее считанная информация добавляется в базу данных, анализируется, после чего автоматически формируются документы о фактическом наличии объектов, которые тут же сравниваются с имеющейся учетной информацией.

ШТРИХ-КОД СКАНИРУЮЩИЙ НЕ ЗАМЕНИТ ЧЕЛОВЕКА ПРОВЕРЯЮЩЕГО

Автоматизация с помощью штрих-кодирования позволяет экономить время, минимизировать трудозатраты в ходе инвентаризации и учета, увеличить оперативность контроля над ценностями компании, вовремя определять завершение срока эксплуатации имущества, быстро фиксировать ошибки, злоупотребления и т.п. Перспективный метод автоматизации – использование в штрих-кодах объектов радиочастотных меток, которые сканируются сразу на всей территории помещения. В этом случае отпадает необходимость трудоемкого для больших компаний сканирования каждого штрих-кода в отдельности вручную.

Вместе с тем автоматизация учета посредством штрих-кодирования не может полностью заменить инвентаризацию: код не передает информацию о физическом состоянии объекта, не оценивает его сохранность. Автоматизации подлежат лишь некоторые этапы инвентаризации. Чаще всего, для точности инвентаризации комиссии необходимо находиться на месте и максимально дотошно проверять почти каждый объект.

ПРОБЛЕМЫ ПРИ ПРОВЕДЕНИИ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ НА СКЛАДЕ

Основная проблема – это остановка действия склада на довольно продолжительный отрезок времени. Обычно его стараются не растягивать дополнительно и ограничивать процесс: один днем или один – ночью. Но так получается далеко не всегда. В любом случае, нельзя позволять инвентаризации склада прерываться – это чревато поводами для фальсификации результата и общей неточностью данных.

Если хочется провести инвентаризацию быстро, чтобы не потерять прибыли, то придется вложиться в реорганизацию склада (прочтите подробнее об оптимизации складской логистики ), оснащение сотрудников современными технологическими приборами, а также повышению квалификации задействованных работников.

Компании с разветвленной складской сетью нужно особенно тщательно подходить к инвентаризации. Она должна быть проведена одновременно на всех складах – для обеспечения точного и полного фактического результата. Не каждая компания сможет обеспечить настолько слаженную работу филиалов.

ЗАВЕРШЕНИЕ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

Завершая инвентаризацию ТМЦ на складе, члены комиссии составляют ведомость учета ее результатов. Проводится последнее заседание, в ходе которого составляются и утверждаются все необходимые документы. Это прежде всего протокол, содержащий выводы и решения комиссии. В их числе приводятся сведения об имуществе, пришедшем в негодность, называются виновные в этом. Вносятся предложения, направленные на сохранение имущества компании. Кроме того, на заседании утверждается заключительный акт инвентаризации, руководитель организации подписывает приказ об утверждении ее результатов.

Независимая инвентаризация склада или как сделать инвентаризацию склада эффективн

НЕЗАВИСИМАЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ СКЛАДА ИЛИ КАК СДЕЛАТЬ ИНВЕНТАРИЗАЦИЮ СКЛАДА ЭФФЕКТИВНЕЕ

Для многих компаний передача инвентаризации на аутсорсинг стала совершенно естественным решением. Это позволяет:

• добиться объективности результата – инвентаризацию склада проводит независимая бригада;
• если правильно подобрать компанию-аутсорсера, то можно провести мероприятие на всех складах одновременно;
• сотрудники аутсорсинговой компании проведут инвентаризацию склада быстрее, так как имеют больше опыта.

КАК ВЫБРАТЬ АУТСОРСИНГОВУЮ КОМПАНИЮ ДЛЯ ПРОВЕДЕНИЯ независимой ИНВЕНТАРИЗАЦИИ СКЛАДА?

1. В первую очередь, не стоит ориентироваться только на цену услуги. Низкая стоимость работ должна настораживать — возможно, демпингующая компания не способна провести качественную проверку и другим способом привлечь клиентов не в состоянии.
2. Обратите внимание на «послужной список» аутсорсинговой компании — желательно, чтобы здесь фигурировали фирмы схожего с вашим сегмента рынка. Это будет означать, что исполнитель знает специфику инвентаризации необходимых товаров.
3. Для проведения независимой инвентаризации склада необходимо особое оборудование — терминалы и соответствующее программное обеспечение. Желательно, чтобы техника и ПО соответствовали современным требованиям — иначе инвентаризация может быть неточной или проходить слишком медленно.
4. Для компаний с развитой складской сетью очень важно сразу уточнить размер штата ревизоров в регионах. Для быстрой проверки одного склада необходима группа профессионалов — не каждая аутсорсинговая компания может в разумные сроки предоставить необходимое количество квалифицированного персонала.

Эти требования к аутсорсинговой компании являются лишь основными. В любом случае, перед тем как заказывать услугу стоит изучить всю доступную информацию об исполнителе.

КАКИЕ УСЛОВИЯ НЕЗАВИСИМОЙ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ПРЕДЛАГАЕТ LEADERTEAM

Наша главная задача — провести ревизию складских остатков с максимальной точностью. И при этом четко соблюдать поставленные сроки. Для того чтобы соответствовать положению одного из лидеров рынка, мы много лет работали над совершенствованием системы независимой инвентаризации. И на данный момент можем предложить своим клиентам:

— Оптимальные сроки. Инвентаризация складского имущества с привлечением наших специалистов занимает всего 1 день или 1 ночь. Вам не нужно прерывать работу торговой сети, чтобы провести внезапный или плановый учет.

— Тестовая инвентаризация склада. Для того чтобы убедиться в качестве услуги, вы можете заказать разовую бесплатную ревизию.

— Одновременная проверка всех региональных складов. География нашего присутствия — это вся Россия, от Москвы и до Владивостока. Квалифицированные специалисты проведут инвентаризацию склада в установленный день/ночь на всех объектах, независимо от региона.

— Новейшие терминалы и собственное ПО. Грамотное техническое оснащение — это очень важно для качественной инвентаризации. С помощью разработанных нами программ учета можно избежать влияния «человеческого фактора» на качество проверки.

— Результат инвентаризации вы получаете сразу по ее завершении. Отчет об инвентаризации склада формируется автоматически в удобном, совместимом с ERP-системами формате.

— Опыт и квалификация ревизоров-счетчиков. Каждый из наших сотрудников проходит специализированный курс обучения.

— Любая специфика. За 15 лет работы мы накопили огромный опыт в проведении инвентаризации на любых типах складов и множества видов товара. Поэтому вы можете обратиться к нам за решением задачи любой сложности.

Как заказать независимую инвентаризацию склада?

Отправьте нам запрос на проведение ревизии с помощью формы обратного звонка или e-mail сообщения. Мы свяжемся с вами в течение 15 минут и решим все проблемы, связанные с инвентаризацией ваших складских помещений.

Также вы можете связаться с нами по телефону +7 (495) 258-37-27 или по электронной почте moscow@leaderteam.ru.

Инвентаризация активов компании — это проверка, позволяющая установить соответствие фактического наличия ценностей учетным данным. Проведение проверки можно организовать как собственными силами путем привлечения штатных работников, так и с помощью специализированной аутсорсинговой компании. Независимая инвентаризация для многих организаций часто становится единственным способом честного и беспристрастного подсчета имеющихся ценностей — денежной наличности, ТМЦ, основных средств.

Когда требуется независимая инвентаризация

Большинство компаний начинает задумываться о регулярной инвентаризации после выявления особо крупных случаев хищения или порчи имущества. Потеря ценностей — это всегда проблема для бизнеса любого масштаба. Перед собственниками встает вопрос: как организовать проверку быстро, в сжатые сроки, чтобы не потерять посетителей и клиентов и по минимуму отвлечь работников от выполнения их основных трудовых обязанностей. Второй важный момент: это достоверность результатов, насколько можно доверять заключению проверяющей комиссии.

Проведение независимой инвентаризации решает сразу оба этих вопроса. У сторонней компании нет причин предоставлять неточные данные, как, например, у штатного персонала. Кроме того, сторонние ревизоры могут провести проверку в кратчайшие сроки (в течение нескольких часов, за ночь, в выходной или праздничный день), что позволяет не прекращать работу подразделения.

Если у фирмы разветвленная сеть филиалов, независимая инвентаризация может проводиться одномоментно — такой подход исключает различные способы мошенничества. Известны мошеннические схемы с перемещением товаров между филиалами, дооприходования излишков активов с целью сокрытия недостач и другие способы злоупотребления служебным положением. Например, внеплановая независимая инвентаризация в Москве (в головной компании) и подразделениях, расположенных по всей России, может быть проведена в одно и то же время без предварительных предупреждений руководства филиалов, что гарантирует высокую точность результатов проверки.

Задачи и порядок проведения независимой инвентаризации

Периодичность, сроки и даты проверки устанавливаются руководством компании, но порядок проведения и действия руководства по результатам проверки определяются законом о бухучете № 402-ФЗ от 06.12.2011, Положением о бухгалтерском учете и отчетности (приказ Минфина России от 29.07.1998 № 34н). Важный нормативный документ, регулирующий проведение независимой инвентаризации — Методические указания, утвержденные Минфином (приказ № 49 от 13.06.1995 г.).

Существуют определенные законодательством случаи, когда инвентаризация имеющихся активов необходима в обязательном порядке:

• при смене материально ответственных сотрудников;

• при чрезвычайных ситуациях: авариях, наводнениях, пожарах и т.п.;

• перед перемещениями активов: продажей, ликвидацией, передачей в аренду;

• перед подготовкой годовой бухгалтерской отчетности;

При проведении проверки оформляются типовые формы документов с грифом «ИНВ», утвержденные Госкомстатом, но фирма вправе разработать и собственный набор документальных форм. Как правило, независимые эксперты-ревизоры помимо стандартного пакета заполненных инвентаризационных форм предоставляют руководству компании информацию в виде электронных файлов для загрузки в различные учетные программы.

Поручая проверку независимым ревизорам, перед ними ставят следующие задачи:

• Сверка данных учетных регистров с реальным остатком на складах и в местах хранения.

• Обнаружение неучтенных активов.

• Расчет остатков товара и готовой продукции.

• Выявление бракованных, просроченных продуктов и материалов, а также основных средств, подлежащих ремонту и замене.

• Проверка правильности ведения первичного учета имущества и соблюдения требований по его эксплуатации.

Наиболее полный контроль за ресурсами компании достигается при организации регулярных инвентаризаций, как плановых, так и внезапных. Это позволяет дисциплинировать персонал, предупреждая хищения и порчу имущества. Владение актуальной информацией об остатках ТМЦ, основных средств и прочих активов необходимо для принятия эффективных управленческих решений. Так, регулярные еженедельные и ежемесячные независимые инвентаризации склада предоставляют руководству точные данные о товарных остатках, недостачах и излишках, пересортице — это ускоряет товарооборот и повышает рентабельность фирмы.

Во многих западных компаниях обращение к сторонней ревизионной компании для проведения независимой инвентаризации склада, основных фондов, ТМЦ давно стало привычным явлением. Теперь и современные российские корпорации все чаще прибегают к помощи сторонних ревизоров с целью получения объективной картины учета. Наиболее востребованы услуги независимой инвентаризации для компаний среднего и крупного бизнеса с обширной сетью региональных подразделений по всей стране.