Личная карточка

Обязательно ли вести на работников личные карточки формы Т‑2?

Кто обязан вести личные карточки

Работодатель обязан вести личные карточки по всем работникам, с которыми заключены трудовые договоры. Данное правило касается как основных работников, так и совместителей. Не нужно заводить личные карточки на лиц, работающих по договорам ГПХ.

Для малых предприятий и индивидуальных предпринимателей исключений не предусмотрено. Они также должны вести личные карточки.

Ведение личных карточек обычно входит в должностные обязанности кадровика, в небольших компаниях эту функцию может выполнять бухгалтер или главбух.

Нормативные документы, в которых предусмотрена обязанность ведения личных карточек:

1. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». В 12 пункте Постановления сказано, что работодатель обязан под роспись ознакомить работника со всеми записями (о приеме, переводе, увольнении), которые вносятся в трудовую книжку. Также в данном пункте отмечено, что такие записи нужно дублировать в личную карточку сотрудника. Именно в личной карточке работник и ставит свою подпись (3 и 11 разделы в форме Т-2). При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 41).

2. Постановление Правительства РФ от 27.11.2006 № 719 «Об утверждении Положения о воинском учете» (п. 27).

3. Методические рекомендации по ведению воинского учета в организациях, утвержденные Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.04.2008 (п. 23).

Форма личной карточки

Существует унифицированная форма карточки Т-2. Документ включает 11 разделов. Работодатель вправе не использовать унифицированную форму карточки, а утвердить собственный бланк.

Для заполнения личной карточки от работника потребуется ряд документов:

• трудовая книжка;
• паспорт;
• документ об образовании;
• СНИЛС;
• военный билет;
• другие личные сведения, предоставленные работником (семейное положения, данные о ближайших родственниках и т. п).

Также в личной карточке кадровик должен отразить данные приказа о приеме на работу.

Порядок ведения личной карточки закреплен в Постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Личная карточка хранится в личном деле сотрудника.

Если в личной карточке закончится место для внесения новых сведений, кадровик может сделать вкладной лист с нужными разделами с пометкой «Дополнение к личной карточке работника».

Как внести изменения и сделать исправления

Если кадровик обнаружит в личной карточке ошибку, ее следует исправить. Для этого нужно аккуратно зачеркнуть неверную запись и рядом сделать верную. Далее нужно написать «исправлено» и заверить исправление подписью, указав должность и ФИО (п. 7 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Если у сотрудника изменился оклад, отражать эти изменения в карточке Т-2 необязательно. При желании данную информацию можно внести в раздел Х «Дополнительные сведения».

Если сотрудника перевели на другую должность, запись нужно внести в раздел III.

Заводить ли новую карточку, если сотрудник ранее работал в данной организации?

При увольнении сотрудника личная карточка закрывается. В разделе XI делается запись о расторжении договора, ставится подпись представителя работодателя и работника.

Следовательно, принимая работника, который прежде уже трудился в вашей организации, нужно открыть новую личную карточку.

Ответственность

Наличие и порядок заполнения личных карточек может проверить трудовая инспекция. Обнаружив ошибки и неточности, скорее всего, поверяющие предложат их исправить и не будут за них штрафовать. Особое внимание инспекторы при проверке уделяют информации о приеме, переводах и отпусках. Также трудовая инспекция проверяет наличие подписи работника в соответствующих строках личной карточки.

А вот если личных карточек на предприятии нет, работодателя могу привлечь к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП.

Штрафы составят:

• для должностных лиц и ИП — от одной тысячи до пяти тысяч рублей;
• для юридических лиц — от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.

Личная карточка работника — заполняем правильно

Личная карточка — немаловажный документ, который ведется кадровой службой. В нем собрана практически вся информация о самом сотруднике (паспортные данные, сведения об образовании и месте проживания, о семье), а также о его трудовой деятельности в учреждении (от приема на работу до увольнения, включая переводы, предоставление отпуска, повышение квалификации и пр.). Несмотря на такую информативность, довольно часто работодатели не ведут личные карточки, ссылаясь на отсутствие такого требования в Трудовом кодексе. Сегодня вы узнаете, обязательно ли оформлять личные карточки, почему важно их вести и как правильно вносить в них записи.

Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление N 1) утверждены формы документов, применяемых в кадровом делопроизводстве и необходимых работодателю для ведения кадрового учета. К наиболее важным документам относятся личная карточка работника (форма Т-2) и личная карточка государственного (муниципального) служащего (форма Т-2ГС (МС)). Эти формы практически повторяют друг друга, за исключением нескольких разделов.

Обратите внимание! Для научных работников дополнительно оформляется форма Т-4, которая применяется в научных, научно-исследовательских, научно-производственных, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии.

Обязательно ли вести личную карточку? На необходимость ведения данного документа указывает п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках», в соответствии с которым с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. Да и Методические рекомендации по ведению воинского учета в организациях, утвержденные Генштабом Вооруженных сил РФ 11.04.2008, говорят о том, что именно по форме Т-2 ведется воинский учет призывников и военнообязанных сотрудников.

Между тем некоторые специалисты считают, что в связи со вступлением в силу Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» учреждение вправе самостоятельно разработать форму личной карточки, так как обязательность использования унифицированных форм из Постановления N 1 отменена. Но это не так. Статья 9 названного закона говорит о том, что формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством РФ. В настоящее время иная форма личной карточки не установлена, поэтому организации и учреждения, финансируемые из различных уровней бюджета, должны использовать форму Т-2 или Т-2ГС (МС).

Оформление карточки

Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации, приведенным в Постановлении N 1, личные карточки заполняются сотрудником кадровой службы на всех работников (постоянных, временных, совместителей) на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма Т-1 или Т-1а) и документов, представленных работником в соответствии со ст. 65 ТК РФ:

— паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

— трудовой книжки, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

— страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

— документов воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

— документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

— других документов, необходимость предъявления которых предусмотрена федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ.

Остальные сведения для заполнения карточки при оформлении трудоустройства работник сообщает самостоятельно.

Вопрос о том, в каком виде — бумажном или электронном — вести карточку, также встает перед работодателями, однако Указания не дают на него ответа. Считаем, что заполнение личной карточки в бумажном виде неизбежно, так как с некоторыми записями работник должен быть ознакомлен под подпись.

Правила внесения сведений

Если посмотреть на первую и вторую страницы формы, видны поля для проставления кодов. Нужно ли их заполнять? Да, нужно. Для этого надо использовать следующие классификаторы:

— ОКАТО (Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления ОК 019-95), утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 31.07.1995 N 413;

— ОКИН (Общероссийский классификатор информации о населении ОК 018-95), утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 31.07.1995 N 412;

— ОКСО (Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-2003), утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 30.09.2003 N 276-ст;

— ОКПДТР (Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94), утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 26.12.1994 N 367.

Если эти страницы заполняются в электронной форме (обычно с помощью программных продуктов, например, 1С), то в них уже все классификаторы установлены, поэтому кадровику остается только выбрать из предлагаемых списков необходимое значение.

Примечание. Если с работником заключен трудовой договор о работе по внутреннему совместительству, ему присваивается второй табельный номер и заполняется отдельная личная карточка.

Итак, в шапке формы приводится наименование организации, которое берется из учредительных документов, а также в графах:

— «Дата составления» — указывается дата заполнения личной карточки, которая может отличаться от даты приема сотрудника на работу. Рекомендуем не затягивать с заполнением личной карточки и оформить ее не позднее недельного срока с момента трудоустройства (по аналогии с п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек);

— «Табельный номер» — присваивается работнику при приеме и не изменяется при переводе или перемещении из одного структурного подразделения в другое;

— «Идентификационный номер налогоплательщика» и «Номер страхового свидетельства государственного страхования» — заполняются на основании документов, представленных работником;

— «Алфавит» — заполняется для систематизации карточек. Для этого проставляется первая буква фамилии работника;

— «Характер работы» — если трудовой договор заключен на определенный срок, указывается «временно», если бессрочно — «постоянно»;

— «Вид работы» — в случае заключения трудового договора о работе по совместительству пишем «совместительство», если нет — «основная»;

— «Пол» — проставляется только первая буква («М» — мужской, «Ж» — женский).

А теперь переходим к разделам личной карточки.

Раздел I «Общие сведения»

Данный раздел предназначен для внесения личных данных сотрудника — паспортных данных, сведений об образовании, гражданстве, о том, состоит ли он в браке.

Но первым делом заполняем графу «Трудовой договор», указывая в ней дату и номер договора, заключенного с работником.

На основании паспортных данных заполняются пункты с первого по четвертый:

А) фамилия, имя и отчество приводятся в именительном падеже полностью;

Б) дата рождения указывается словесно-цифровым способом (например, «15 января 1979 г.»);

В) место рождения указывают с учетом общепринятых сокращений («г.» — город, «р-н» — район, «р. п.» — рабочий поселок и т. д.), при этом районы и области записывают в родительном падеже;

Г) в графу «Гражданство» могут быть внесены следующие записи:

— гражданин Российской Федерации (код «1»);

— гражданин Российской Федерации и иностранного государства (код «2»);

— иностранный гражданин (код «3») — с указанием названия государства (например, «иностранный гражданин (Республика Таджикистан)»);

— лицо без гражданства (код «4») — указывается при предъявлении вида на жительства.

При заполнении п. 5 «Знание иностранного языка» разд. I формы указывается степень знания языка: «Владею свободно», «Читаю и могу объясниться», «Читаю и перевожу со словарем».

Пункт 6 «Образование» заполняется на основании документов об образовании. Записи могут быть такими: «среднее профессиональное образование (техникум/колледж)», «высшее образование (университет/академия/институт)» и пр. Далее заносятся:

— наименования учебных заведений;

— данные о документе, подтверждающем получение образования;

— год окончания обучения;

— направление или специальность по документу об образовании.

Примечание. Для послевузовского образования предусмотрены отдельные строки.

Если места для внесения всех образовательных организаций не хватает, можно оформить вкладной лист формата А4, на котором и записать все необходимые данные.

Заполняя п. 7 «Профессия», нужно указать профессию без сокращений на основании документа, подтверждающего ее наличие. В нормативных документах не говорится, какую профессию работника (при наличии у него нескольких профессий) следует указывать как основную. Мы считаем, что наиболее логично в качестве основной указать ту профессию, которая представляет наибольший интерес для работодателя и по которой работник принимается на работу. В качестве «другой» рекомендуется указать все профессии, имеющиеся у работника (эта информация может оказаться необходимой при решении вопроса о переводе на другую подходящую работу, например при сокращении штата и в других предусмотренных законом случаях).

В пункте 8 содержатся данные о стаже — общем, непрерывном и дающем право на надбавку за выслугу лет (в карточке Т-2ГС (МС) дополнительно предусмотрена строка для стажа государственной (муниципальной) службы для доплаты к пенсии). В любом случае стаж рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов. Порядок подсчета можно позаимствовать в Постановлении Правления ПФ РФ от 31.07.2006 N 192п, в соответствии с которым подсчет стажа осуществляется путем суммирования отдельно дат конца и дат начала периодов работы. Разница этих сумм и составляет продолжительность общего стажа. Поскольку днем увольнения считается последний день работы, необходимо к продолжительности общего трудового стажа по каждому случаю увольнения добавить один день.

К сведению. Состояние в браке (п. 9) заполняется в соответствии с ОКИН (например, «Никогда не состоял в браке», «Состоит в зарегистрированном браке», «вдовец»), не допуская формулировок типа «холост» или «женат».

В графе «Состав семьи» необходимо указать только ближайших родственников, с которыми работник проживает. Это могут быть мать, отец, брат, муж, дочь и т. п. Для заполнения п. 11 «Паспорт» нужно внести в личную карточку реквизиты документа, удостоверяющего личность. А информацию из штампа о месте регистрации надо внести в п. 12 «Адрес места жительства: по паспорту». Если место фактического проживания отличается от регистрации, со слов работника заполняется «Адрес места жительства: фактический».

Раздел II «Сведения о воинском учете»

Основными документами, на основании которых заполняется данный раздел, являются военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) и удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

Если гражданин пребывает в запасе, то:

— пункт 1 «Категория запаса» на офицеров запаса не заполняется;

— пункт 3 «Состав (профиль)» заполняется без сокращения (например, «командный», «медицинский» или «солдаты», «матросы» и т. п.);

— в пункте 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» записывается полное обозначение (шесть цифр, например 021101, или шесть цифр и буквенный знак, например 113194А);

— пункт 5 «Категория годности к военной службе» заполняется буквами — А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория «А»;

— в пункте 7 «Состоит на воинском учете» заполняется (простым карандашом) строка «а» — в случае наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний, строка «б» — на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

На граждан, подлежащих призыву на военную службу:

— пункты 1 «Категория запаса», 3 «Состав (профиль)», 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» и 7 «Состоит на воинском учете» не заполняются;

— в пункте 2 «Воинское звание» делается запись «Подлежит призыву»;

— в пункте 5 «Категория годности к военной службе» ставится буква — А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе) — на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

В пункте 8 разд. II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка «Снят с воинского учета по возрасту» или «Снят с воинского учета по состоянию здоровья».

В конце второй страницы формы кадровик и работник, на которого заполнялась карточка, ставят свои подписи, подтверждая правильность внесенных сведений.

Раздел III «Прием на работу, переводы на другую работу»

Из названия данного раздела уже ясно, какие записи подлежат внесению в него. Первой из них будет запись о приеме работника, сделанная на основании приказа о приеме (форма Т-1 или Т-1а). В дальнейшем сюда будут вноситься записи о всех переводах работника на другую работу. Обратите внимание, что с записями данного раздела сотрудника нужно ознакомить под подпись.

Раздел IV «Аттестация»

Данный раздел заполняется в случае проведения в учреждении аттестации работников. В частности, в нем указываются дата аттестации, решение аттестационной комиссии и реквизиты протокола заседания комиссии (дата и номер). Кроме того, в графе «Основание» делается ссылка на приказ о проведении аттестации или приказ о результатах аттестации.

Обратите внимание! В личной карточке государственного (муниципального) служащего (форма Т-2ГС (МС)) разд. IV предназначен для внесения сведений о присвоении квалификационного разряда, классного чина, дипломатического ранга, воинского звания. Записи в него вносятся также на основании документов, подтверждающих получение чина, ранга и звания, с обязательным ознакомлением служащего под подпись. Соответственно нумерация последующих разделов в карточке по форме Т-2ГС (МС) сдвигается.

Раздел V «Повышение квалификации»

Данные о повышении квалификации записываются на основании документов, представляемых при приеме на работу или представленных работником в течение трудовой деятельности. В этом разделе нужно указать:

— даты начала и окончания обучения;

— вид повышения квалификации;

— наименование учебного заведения и место его нахождения (институт повышения квалификации министерства (ведомства), факультет повышения квалификации при высшем учебном заведении, факультет повышения квалификации при среднем профессиональном учебном заведении, институт усовершенствования и пр.);

— вид документа (свидетельство, удостоверение) и его данные (номер и дату выдачи).

В графе «Основание» можно указать реквизиты приказа о направлении работника на повышение квалификации, а можно ничего не писать (в случае, если работник самостоятельно повысил свою квалификацию).

V. Повышение квалификации

Дата	Вид повышения квалификации	Наименование образовательного учреждения, место его нахождения	Документ (удостоверение, свидетельство)	Основание
Начала обучения	Окончания обучения
Наименование	Серия, номер	Дата
	2	3	4	5	6	7	8
10.11.2013	20.12.2013	Краткосрочные	ФГБОУ «Межотраслевой	Удостоверение	VII	22.12.2013	Приказ
		Курсы	Институт повышения		123456		От 01.11.2013
			Квалификации и				N 27
			Переподготовки кадров
			ННГАСУ», г. Нижний
			Новгород

Раздел VI «Профессиональная переподготовка» заполняется аналогично разд. V «Повышение квалификации».

Раздел VII «Награды (поощрения), почетные звания»

Скажем сразу, что в карточке по форме Т-2ГС (МС) данный раздел имеет номер VII и называется «Государственные и ведомственные награды, почетные звания». Однако, как бы ни назывался этот раздел, в нем нужно указать наименование награды или поощрения (грамота, медаль и т. п.), а также реквизиты документа, на основании которого работник поощрен.

Отметим, что сведения о премии, предусмотренной системой оплаты труда, в данный раздел не вносятся.

Раздел VIII «Отпуск»

Этот раздел предусмотрен для учета всех отпусков, предоставляемых работнику в течение трудовой деятельности в конкретном учреждении. Основанием для внесения записей являются приказы о предоставлении отпусков.

Подчеркнем особенность заполнения данного раздела: на основании приказа вписывается только дата начала отпуска, а дата окончания вносится после того, как работник фактически вернулся из отпуска. Связано это с тем, что в случае отзыва сотрудника из отпуска или его продления дата окончания может оказаться иной, нежели указанная в приказе о предоставлении отпуска.

Не забывайте учитывать здесь и отпуска без оплаты, так как их продолжительность влияет на подсчет стажа, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск (ст. 121 ТК РФ).

Раздел IX «Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством»

Внесение сведений в данный раздел позволит сотруднику кадровой службы отслеживать предоставление определенных законодательством льгот и гарантий. Сведения вносятся на основании поданного работником документа — справки об инвалидности и др. В качестве основания льготы рекомендуем указывать федеральный закон или иной нормативный акт, в котором предусмотрена льгота или гарантия.

Раздел X «Дополнительные сведения»

Для полноты учета в необходимых случаях здесь указываются иные сведения о сотруднике, например, о наличии водительского удостоверения, заключения МСЭК об условиях и характере труда.

Раздел XI «Основание прекращения трудового договора (увольнения)»

Это последний раздел карточки, который заполняется только при увольнении сотрудника. В него вносят основание прекращения трудового договора или увольнения, ставят дату увольнения и реквизиты приказы (распоряжения) об этом. Заметим, что запись в этом разделе заверяется подписью не только работника, но и кадровика.

Подведем итог

Как видим, ничего сложного в оформлении личной карточки нет. Если возникла необходимость изменить сведения о работнике (например, фамилию или паспортные данные), нужно одной чертой зачеркнуть прежнюю информацию, а затем (над зачеркнутым или при наличии свободного места рядом) записать новую с указанием даты исправления. Считаем такой порядок оптимальным. Каких-то особых правил, регламентирующих внесение изменений в личную карточку, не установлено.

Поскольку личные карточки должны храниться в организации 75 лет и их ведение довольно часто становится объектом проверки ГИТ, не пренебрегайте требованиями законодательства и оформляйте эти документы: потратьте полчаса вместо дальнейшего разбирательства с ГИТ и судом.

Многие бизнесмены не понимают для чего нужна личная карточка формы Т-2, если работник и так принес множество документов и все они подшиты в его дело?

Зачем нужно дополнительно документировать данные на специалиста?

Зачем нужна Личная карточка

Скачатьбланкиобразецзаполнения личной карточки работника по форме Т2.

Личная карточка (Т-2), заводимая на каждого сотрудника предприятия, – это форма, обобщающая все сведения о конкретном работнике:

• основная информация – фамилия, имя, отчество; гражданство, дата рождения, образование, семейное положение, паспорт, и иные аналогичные сведения;
• профессиональные данные – квалификация, стаж работы, профессия, прохождение курсов по переподготовке и повышения квалификации, и т.д.;
• данные, дающие право на льготы, дополнительные выплаты и иные подобные преференции – награды, почетные звания, и т.д.
• сведения, касающиеся отпусков и социальных льгот;
• информация о воинском учете и внутренних перемещениях сотрудника на предприятии.

Однако многие предприятия игнорируют ведение данного документа, ссылаясь на то, что форма Т-2 не указана в Трудовом кодексе РФ, как обязательный документ. Однако Правительство РФ в п.12 своего Постановления «О трудовых книжках» от 16.04.2003г. №225 (потом по тексту – Постановление №225) указало, что на работодателя возлагается обязанность знакомить сотрудника с каждой записью, вносимой в трудовую книжку, под роспись, которая ставится в личной карточке данного сотрудника. Причем, все вносимые в трудовую книжку записи должны в точности дублироваться в личной карточке, о чем также говорится в указанном Постановлении №225.

Но вот вопрос: законом «О бухучете» №402-ФЗ утверждено право организаций самостоятельно разрабатывать первичные документы и регистры. Тогда какой же формой личной карточки следует пользоваться?

Какую форму карточки выбрать?

Прежде, чем ответить на вопрос о выборе формы, следует уточнить, что личная карточка – это регистр, заполняемый на основе первичных документов (приказов, паспорта и иных документов).

Кроме того, закон «О бухучете» распространяет свою силу только на бухгалтерский учет, как систему формирования информации об объектах (фактах хозяйственной деятельности, активах, доходах, обязательствах, расходах и иных объектов учета) с целью последующего составления на ее базе бухгалтерской отчетности.

А личная карточка является исключительно кадровым документом, на основе которого обобщаются сведения о конкретном сотруднике для цели правильного исполнения российского трудового законодательства. Конечно, бухгалтер может пользоваться личной карточкой для уточнения необходимых ему данных, но этот документ не служит источником информации, востребованной для составления отчетности.

Более того, в Постановлении №225, в его пункте 12, прямо указано, что утверждение формы личной карточки – обязанность Федеральной службы госстатистики! И именно такая форма этого документа должна быть использована для реализации предприятием требований законодательства о труде.

Таким образом, нужно использовать карточку формы №Т-2, утвержденную Постановлением №1 Госкомстата РФ 05.01.2004г. (далее в тексте – Постановление №1).

Основные правила по оформлению

Карточки Т-2 всегда заполняются представителем кадровой службы, либо лицом, на которое возложены данные обязанности. Заводится карточка на всех сотрудников, которых принимают на работу, но только по трудовому договору, даже срочному.

Заполняется данная форма на основе ряда обязательных документов:

1. приказ на прием сотрудника на работу (Т-1 или Т-1а);
2. трудовая книжка, или другие документы, по которым можно установить стаж;
3. паспорт (либо иной удостоверяющий личность документ, например, воинский билет);
4. свидетельство о государственном пенсионном страховании;
5. документы воинского учета (они представляются лицами, которые подлежат воинскому призыву или являются военнообязанными);
6. документы об окончании образовательных учреждений;
7. документы о наличии квалификации или специализированных знаний – если работа требует особой подготовки и знаний;
8. свидетельство ИНН (о постановке на учет в налоговой структуре).

Кроме того, источником сведений служит и сам сотрудник, предоставляя информацию о детях, семейном положении, и т.п.

В случае если специфика работ этого требует, то действующее законодательство РФ может предусмотреть представление дополнительных документов.

А вот предоставление фотографии – это требование исключительно работодателя! Дело в том, что фотокарточка не является обязательным документом для оформления принятия сотрудника на работу.

Кроме того, современный бланк Личной карточки не содержит даже намека на возможность вклеивания фото сотрудника в отличие от прежнего и утратившего силу бланка.

Поскольку правила оформления формы Т-2 нигде не утверждены, следует руководствоваться правилами заполнения трудовых книжек, так как согласно Постановлению №225 записи в трудовой книжке и Личной карточке дублируются. Итак:

• все даты указываются арабскими цифрами. Год указывается в виде четырехзначного числа, а месяцы тоже проставляются числом. Если только в документе, из которого берутся данные, даты не проставлены иным образом, либо сама форма не предусматривает другого указания дат. Например, месяцы обозначены названием, а не цифрой;
• записи вносятся чернилами, шариковой, гелевой ручкой или ручкой с пером, но обязательно черным, синим или фиолетовым цветом;
• записи вносятся так, как они представлены в документах, на основании которых составляется личная карточка;
• зачеркивание ошибочных либо неточных данных запрещено.

Кроме того, можно руководствоваться и рекомендациями, которые изложены в недействующем на сегодня Постановлении Госкомстата РФ от 06 апреля 2001 г. №26, где дана инструкция по заполнению документов для учета труда и его оплаты.

Правила и порядок заполнения

Все сведения в карточку заносятся так, как они указаны в документах, из которых все эти данные берутся.

В частности, в разделе №1 фамилия и имя сотрудника (отчество при наличии), место и дата его рождения вносятся на основании паспорта или другого документа для удостоверения личности.

В пункте «Гражданство» указывается:

• гражданин РФ;
• иностранный гражданин «государства»;
• гражданин РФ и «государства» (при наличии двойного гражданства);
• лицо без гражданства.

Пункт об иностранных языках раздела №1 может заполняться с указанием: «перевожу и читаю со словарем», «свободно читаю и изъясняюсь», «свободно владею».

Пункты об образовании при наличии незаконченного образования оформляется с учетом того факта, что сотрудник обучается сейчас или нет. Например, «обучающийся в высшем учебном заведении на таком-то курсе», и т.д. При наличии оконченного образования (образований) все сведения о нем берутся из соответствующих документов – дипломов, аттестатов и иных документов.

Стаж работы определяется по трудовой книжке и (или) по другим подтверждающим его документам.

Состояние в браке может обозначаться так: «никогда не состояла (не состоял) в браке», «состоит в браке», «разведена (разведен)», «вдовец (вдова»), «состоит в гражданском браке».

Раздел №2 о воинском учете заполняется в соответствии с подробной инструкцией, изложенной в Постановлении №1, утверждающем форму Т-2. А сведения в этот раздел вносятся на основе:

• военного билета;
• удостоверения гражданина, который подлежит воинскому призыву.

Как только разделы №1 и №2 заполнены, кадровик проставляет свою подпись, ее расшифровку и должность. А сотрудник, на которого оформляется данный документ, должен ознакомиться с правильностью его составления и поставить подпись и дату.

Раздел №3 о приеме и переводах на другую работу оформляется на основе приказов Т-1, Т-1а, Т-5. Причем, все записи подтверждаются собственноручной подписью сотрудника, которого они касаются.

В раздел №8 заносятся сведения обо всех видах отпусков, которые были предоставлены в течение работы в данной организации.

В разделе №10 «Дополнительные сведения» отражается информация о текущем обучении сотрудников, о работающих инвалидах (группа инвалидности, причина ее получения, и т.д.), и иное.

Общие правила хранения

Личные карточки хранятся в закрытом для свободного доступа месте, как правило, в сейфах или шкафах под ключ. Их классифицируют по алфавиту, по уволенным и работающим, и по иным критериям. В кадровой службе карточки на уволенных сотрудников обычно находятся в течение срока не менее 3-х (исходя из срока, который обычно подвергается проверке). А потом карточки сдаются в архив для хранения не меньше 75-ти лет.

Учет самих карточек производится в специальном журнале учета личных карточек. Унифицированной формы этого регистра нет, поэтому предприятие может самостоятельно разработать данный бланк.

Какие кадровые документы необходимо заполнять при приеме на работу нового сотрудника, смотрите в следующем видео сюжете:

Личная карточка работника Форма № Т-2

Личная карточка работника необходима для учета персонала. С ее помощью формируется картотека личного состава. Располагаются они либо по отделам, либо в алфавитном порядке.

Унифицированная форма Т-2 содержит все необходимые сведения о сотруднике и его трудовой деятельности. Форма содержит 4 страницы. Первые две заполняются при оформлении на работу и включают общие сведения, третья и четвертая страницы заполняются в процессе работы.

Организации обязаны вести личные карточки на каждого работника, в отличие от индивидуальных предпринимателей, на которых это правило не распространяется. Но они могут их оформлять, например, для эффективности управленческих целей.

Заполнение личной карточки

Обязанность по их ведению возлагается на сотрудников отдела кадров. В настоящее время существуют различные программы, которые делают этот процесс простым и удобным. Необходимо строго следить за датой заполнения карточки, так как она должна совпадать с записью в трудовой книжке. Поэтому лучший вариант – указывать дату сразу после .

При заполнении личной карточки необходимы следующие документы:

• Паспорт;
• Трудовая книжка;
• Страховое свидетельство пенсионного фонда;
• Военный билет (для военнообязанных);
• Документ об образовании, квалификации;
• ;
• Трудовой договор;
• Приказ о приеме на работу.

Иногда работодатель запрашивает дополнительные документы, предусмотренные законодательством, например, медицинскую справку и др. При заполнении карточки необходимо указывать коды общероссийских классификаторов: ОКИН, ОКСО, ОКПДТР. В графе «Алфавит» (титульный лист) необходимо указать первую букву фамилии сотрудника.

Раздел 1. Общие сведения

Пункт 5. «Знание иностранного языка». Необходимо указать степень знания: владею, читаю и могу объясниться, читаю и перевожу со словарем.

Пункт 8. «Стаж работы». Расчет ведется по записями, указанным в трудовой книжке.

Раздел 2. Сведения о воинском учете

Если работник – офицер запаса, то данные берутся из военного билета:

1. «Категория запаса». На офицеров запаса отметки не делаются
2. «Воинское звание». Ставится метка «подлежит призыву».
3. «Состав (профиль)». Заносится полное название состава (п. 7 «Наименование профиля» — 3-я страница военного билета).
4. «Полное кодовое обозначение ВУС». Пишется полное кодовое обозначение военно-учетной специальности (п. «б» «ВУС №» 3-я страница билета).
5. «Категория годности к военной службе». Оформляется согласно п. 15 «Сведения о медицинских освидетельствованиях» 10-13 страницы военного билета.
   А — годны к службе, Б — годны с небольшими ограничениями, В — ограниченно годны к военной службе, Г — временно не годны к военной службе. Если категория годности не указана, то ставится категория «А».
6. «Состоит на воинском учете» (заполняется простым карандашом). Строка «а» оформляется при наличии мобилизационного предписания (штамп о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний). В карточке прописываются данные п. 16 страницы 14-21 военного билета; «б», в случае, когда работник забронирован за организацией на период мобилизации и на военное время (в карточку вносятся серия, номер удостоверения об отсрочке, номер перечня должностей и профессий, дата оформления отсрочки военным комиссариатом).
7. В случае достижения предельного возраста пребывания в запасе (признании негодным к службе), в графе прописывается — снят с воинского учета по возрасту, снят с воинского учета по состоянию здоровья.

В случае, если сотрудник подлежит призыву пункты 1, 3, 4 и 6 не заполняются.

Раздел 3. Прием на работу, переводы на другую работу

Основанием для внесения данных в карточку является приказ о приеме на работу (переводе на другую работу), который доводится до сотрудника и заверяется его подписью.

Раздел 10. Дополнительные сведения

Данный раздел необходим для отражения более полной информации о сотруднике, например, является инвалидом II группы, имеет водительские права.

Личная карточка работника по форме Т-2: инструкция по заполнению

Кадровики, оформляя нового сотрудника, ведут документацию, предусмотренную законодательством. Среди бумаг, не всегда обязательных для ведения, но получивших широкое практическое применение, – личная карточка сотрудника по форме Т-2. Рассмотрим инструкцию по заполнению карточки. Также можно скачать необходимый бланк и образец формы Т-2.

Для чего применяют личную карточку

Претендент прошел собеседование, его взяли на работу, издан приказ о принятии, и теперь ему необходимо пройти процедуру трудоустройства. Для этого ему нужно подать установленный пакет документов, содержащих множество разнородных сведений.

Чтобы систематизировать эту информацию для дальнейшего учета, данные заносят на специально разработанные карточки. Таким образом, сведения обо всех работниках предприятия формируют удобную для полного учета картотеку.

Госкомстат Российской Федерации разработал и утвердил в постановлении от 05 января 2004 года № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» форму для заполнения личной карточки, названную Т-2.

На таком бланке удобно отражать все значимые сведения о сотруднике. Если предприятие считает нужным, оно может на ее основе разработать свой регистр учета данных о персонале.

Внимание! Личная карточка сотрудника применяется для работников, занимающих любые должности, как штатных, так и работающих по совместительству. Личные карточки удобно располагать в алфавитном порядке или распределять по структурным подразделениям.

Можно ли обойтись без личной карточки

Вышеупомянутое Постановление в п.2 регламентирует обязательное ведение личной карточки на каждого наемного работника во всех организациях. Так что на предприятиях нельзя вести личное дело сотрудника, не оформляя личные карточки.

Что касается индивидуальных предпринимателей, для них ведение учета на личных карточках не обязательно, но они вправе также пользоваться формой Т-2.

Допустимо ли ведение личной карточки в электронной форме

Большинство документооборота сегодня переводится из бумажной формы в электронную, это снижает вероятность ошибок, разгружает ответственных за это работников и уменьшает количество ошибок. Но не все документы могут перейти с бумажных носителей исключительно в цифровую форму.

Личная карточка, помимо внесения в нее определенных данных, допускающих существование в оцифрованном виде, предусматривает обязательную визу работника в случаях внесения изменений в трудовую книжку или издания приказов относительно:

• премирования;
• дисциплинарного взыскания;
• ухода в отпуск;
• внутреннего перевода;
• увольнения.

Любая новая запись в трудовой или изданный относительно сотрудника приказ должны отражаться в личной карточке. Сотрудника необходимо ознакомить с внесенными изменениями, что и подтверждается его росписью.

Она должна находиться:

• на 2 странице формы Т-2 – свидетельство правильности записанных сведений;
• на 3 странице – подтверждение приема на работу и переводов (если они были);
• на 4 странице – фиксация информации об увольнении.

Внимание! Вести личные карточки исключительно посредством компьютера нельзя. Однако, для удобства пользования можно дублировать определенный массив данных из формы Т-2, не требующих личного визирования.

На основании каких документов заполняется личная карточка

Исходными для заполнения данного регистра являются документы из пакета, подаваемого при трудоустройстве. Некоторые бумаги с нужными для Т-2 сведениями могут оформляться непосредственно в организации.

Заполняющему личную карточку потребуются такие документы сотрудника:

• трудовой договор – главный документ, отражаемый в карточке; он же является основанием для оформ
• удостоверение личности работника (паспорт);
• СНИЛС;
• ИНН – не обязателен к предъявлению при приеме на работу (если трудоустройство первое, то ИНН оформит работодатель);
• свидетельство о полученном образовании (диплом, аттестат);
• военный билет;
• анкета, содержащая данные о семейном положении, если сотрудник заполнял ее при оформлении (при отсутствии анкеты – копии свидетельства о браке, о рождении детей и т.п.);
• трудовая книжка при устройстве на основное место работы;
• справка о стаже с основного места работы – при трудоустройстве по совместительству.

К сведению! Если понадобится дополнительная информация, она может быть внесена в личную карточку со слов сотрудника.

Бланк и образец личной карточки на 2019 год

Бланк личной карточки по форме Т-2 скачать бесплатно в формате Word.

Скачать бесплатно бланк личной карточки формы Т-2 в формате Excel.

Скачать пример заполнения личной карточки в формате Pdf.

Личная карточка работника (форма Т-2): образец заполнения 2019 года

Обязанность по заведению, внесению записей и хранению личных карточек возлагается на специально уполномоченного ответственного работника кадрового или юридического отдела.

Бланки Т-2 в организациях являются документами строгой отчетности и подлежат сохранению в течение 75 лет. При хранении их отделяют от личных дел.

Бланк содержит 11 разделов, расположенных на 4 страницах. Две первые страницы должны заполняться непосредственно при трудоустройстве. Остальные листы подлежат заполнению в процессе работы.

Важные нюансы оформления личной карточки

Чтобы не допустить ошибок в оформлении и ведении личной карточки, следует придерживаться следующих правил, утвержденных соответствующими нормативными актами.

1. Заполнять форму можно от руки (синей или черной пастой) либо печатать посредством компьютера.
2. 2 раздел личной карточки должен быть заполнен исключительно от руки.
3. Помарки, исправления и неразборчивый почерк не допускаются.
4. Сверку военных комиссариатов с документами воинского учета отмечают простым карандашом.
5. Карточку удобнее вести на картоне, а не на простой бумаге, во избежание быстрого изнашивания.

Правила и образец заполнения бланка Т-2

Прежде чем перейти к внесению информации в основные разделы, необходимо заполнить шапку бланка. В нее надо вписать полное название организации и ее код ОКПО.

Затем заполняется табличка:

• дата заведения личной карточки (пишется цифрами в формате «день – месяц – год»);
• табельный номер работника (не более 6 символов) – присваивается каждому новому сотруднику и не изменяется при внутренних перемещениях;
• номер ИНН;
• номер СНИЛС;
• в графе «Алфавит» нужно проставить начальную букву фамилии работника (это нужно для более удобного размещения в общей картотеке);
• постоянный или временный характер работы;
• основная работа или по совместительству;
• пол работника (буквой «М» или «Ж»).

Общие сведения

Первый раздел начинается с номера и даты заключения трудового договора – эти цифры проставляются в предназначенных для них окошках в правом верхнем углу документа.

Графа 1. ФИО работника пишется без сокращений, как в паспорте.

Графа 2. Дата рождения записывается словами, а сбоку приводится цифрами.

Графа 3. Место рождения указывается, как в паспорте, в окошке приводится код по справочнику ОКАТО. Запись не должна быть длиннее 100 знаков. Слова «район», «область», «поселок», «станция» можно сокращать, «село» и «станица» сокращению не подлежат.

Графа 4. Гражданство (не сокращать) и код по ОКИН:

• для граждан РФ – 1;
• двойное ­– 2;
• иной страны – 3;
• без гражданства – 4.

Графа 5. Информация об уровне владения иностранным языком: нужно обозначить язык словами и цифрой кода и достаточность его освоения по принятой иерархии:

• «читаю и перевожу со словарем» – цифра 1 в окошке кода;
• «читаю и могу объясниться» – код 2;
• «свободно владею» – цифра 3.

Графа 6. Чтобы оставить сведения о полученном образовании, надо записать все оконченные учебные заведения, указать полученную квалификацию с кодом по ОКСО и реквизиты полученных дипломов.

Важно! Если обучение в учебном заведении не было окончено, то пишется последнее полное полученное образование. Если учеба продолжается на момент работы (например, заочно в вузе), нужно указать курс обучения или количество прослушанных курсов.

Графа 7. Сюда заносится название профессии, на которую трудоустраивается работник в данной организации (формулировка по штатному расписанию), и ее код по ОКПДТР. Можно указать дополнительную профессию, если она может оказаться важной.

Графа 8. Стаж (по данным трудовой книжки) указывается на дату трудоустройства с точностью до дня с разбивкой на общий и непрерывный.

Графы 9-10. Семейное положение и близкие родственники работника (супруг, родители и/или дети, родные братья и сестры), код по ОКИН:

• не был женат (не была замужем)– код 1;
• в браке – цифра кода 2;
• в гражданском браке – цифра 3;
• вдова или вдовец – 4;
• в разводе – 5.

Графа 11. Паспортные данные выписываются из документа.

Графа 12. Прописка и фактическое место проживания формулируются по тем же правилам, что и графа 3. Нужен также контактный номер телефона самого сотрудника и его ближайших родичей.

Раздел о воинском учете

Заполнение этого раздела актуально только для военнообязанных, в основном сотрудников мужского пола.

Информация вносится на основании военного билета или документа, что был выдан вместо утерянного. Возможно наличие удостоверения военнослужащего запаса или подлежащего призыву.

Внимание! После заполнения обоих разделов кадровик и работник должны перепроверить внесенные сведения и засвидетельствовать их своими подписями.

Прием на работу и переводы на другую работу

Приведенная таблица должна быть заполнена во всех графах, слова следует писать без сокращений:

• дата трудоустройства или перевода в обычном формате;
• структурное подразделение, где будет трудиться работник;
• должность (по штатному расписанию);
• оклад и надбавка (цифрами, в рублях);
• номер и дата приказа о принятии на работу (переводе);
• личная виза работника (роспись).

Аттестация

Также должны быть заполнены все пункты таблицы, нужно указать:

• дату, когда проходила аттестация;
• ее результат;
• номер и дата соответствующего протокола;
• № решения аттестационной комиссии.

Повышение квалификации

Если сотрудник в процессе работы проходил спецобучение, это нужно отразить в данном разделе, указав:

• период (с… – по…);
• вид пройденного обучения (курсы, тренинг и т.п.);
• учебное заведение, где проходило обучение;
• данные о полученном подтверждающем документе;
• информация о приказе, которым сотрудника направили повышать квалификацию.

Профессиональная переподготовка

Иногда работодатели переучивают за свой счет нужного им сотрудника, давая ему дополнительную квалификацию.

В табличной форме вносятся сведения:

• о периоде переподготовки (даты);
• о профессии, полученной сотрудником;
• номер и дата выдачи документа о прохождении;
• номер приказа о направлении на переподготовку.

Поощрения и награды

Перечислить, как отмечали работника на различных уровнях (местном, министерств и ведомств, государственном): отметить вид награды (грамота, ценный подарок, денежная премия и пр.) и указать номер соответствующего приказа.

Отпуск

Информация вносится на основании приказов на отпуск по предприятию относительно всех его видов:

• Ежегодного оплачиваемого отпуска.
• Дополнительного отпуска.
• По уходу за ребенком.
• По беременности и родам.
• Ученическому отпуску.
• А также отпуска, предоставленного работнику и за свой счет.
• И.д.

Важно! Сначала вносится дата ухода в отпуск, а дата его окончания дописывается только по возвращении сотрудника на работу. Нельзя вписывать планируемую дату выхода, поскольку не исключено, что сотрудник будет отозван из отпуска или же отдых может быть продлен.

Социальные льготы

Перечисляются получаемые сотрудником льготы и их основания со ссылкой на подтверждающий документ и нормативные акты.

Дополнительные сведения

Сюда вписываются сведения, не указанные ранее, но могущие иметь важность для работодателя, например, умение и право водить автомобиль, информация о прохождении заочного обучения, наличие инвалидности и др.

Основания прекращения трудового договора

Данный раздел оформляется при окончательном прощании с сотрудником. Сведения вносятся в той же формулировке, как они записываются в трудовую книжку и приказ об увольнении сотрудника составленного по форме Т-8.

Что вносится в данный раздел карточки:

• причина увольнения работника;
• номер и дата приказа об увольнении;
• дата ухода сотрудника из компании.

После заполнения этого раздела снова необходима сверка кадровиком и самим увольняющимся, подтвержденная их подписями.

Внимание! Закрытая личная карточка сотрудника подписывается увольняющимся работником с полной расшифровкой оставляемой должности, так же расписывается и заполняющее карточку лицо.