Командировочные расходы перевод на английский

командировочные расходы

См. также в других словарях:

• Командировочные расходы — в зависимости от характера самих командировок могут быть производственного и непроизводственного назначения. Коммерческие организации командировочные расходы, связанные с производством и реализацией продукции, относят на счета учета затрат,… … Энциклопедический словарь-справочник руководителя предприятия

• командировочные расходы — — Тематики энергетика в целом EN travel expenses … Справочник технического переводчика

• КОМАНДИРОВОЧНЫЕ РАСХОДЫ — расходы, оплачиваемые работнику за время нахождения в командировке: суточные, расходы по проезду и расходы по найму жилого помещения … Энциклопедический словарь экономики и права

• Командировочные расходы — Порядок возмещения командировочных расходов работнику установлен статьей 168 Трудового кодекса РФ Возмещение расходов, связанных со служебной командировкой . В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:… … Словарь: бухгалтерский учет, налоги, хозяйственное право

• командировочные расходы — затраты на командировку … Словарь экономических терминов

• расходы в составе себестоимости продукции прочие — Расходы, входящие в себестоимость продукции: налоги, сборы, отчисления в страховые и внебюджетные фонды; платежи за выбросы вредных веществ в окружающую среду, платежи по кредитам: расходы по сертификации продукции; командировочные расходы;… … Справочник технического переводчика

• РАСХОДЫ В СОСТАВЕ СЕБЕСТОИМОСТИ ПРОДУКЦИИ, ПРОЧИЕ — расходы, входящие в себестоимость продукции: налоги, сборы, отчисления в страховые и внебюджетные фонды; платежи за выбросы вредных веществ в окружающую среду, платежи по кредитам: расходы по сертификации продукции; командировочные расходы;… … Большой бухгалтерский словарь

• расходы на подготовку и переподготовку кадров — Затраты предприятия на обучение персонала. Должны быть подтверждены договорами с государственными или негосударственными учреждениями, имеющими лицензию. В настоящее время общая величина расходов, относимых на себестоимость продукции для целей… … Справочник технического переводчика

• расходы, не относящиеся к фонду заработной платы и выплатам социального характера — Доходы по акциям и другие доходы от участия работников в собственности организации: страховые взносы в Пенсионный фонд РФ, Фонд социального страхования РФ, фонды обязательного медицинского страхования РФ, Государственный фонд занятости РФ и… … Справочник технического переводчика

• РАСХОДЫ КОМАНДИРОВОЧНЫЕ — (см. КОМАНДИРОВОЧНЫЕ РАСХОДЫ) … Энциклопедический словарь экономики и права

• РАСХОДЫ НА ПОДГОТОВКУ И ПЕРЕПОДГОТОВКУ КАДРОВ — затраты предприятия на обучение персонала. Должны быть подтверждены договорами с государственными или негосударственными учреждениями, имеющими лицензию. В настоящее время общая величина расходов, относимых на себестоимость продукции для целей… … Большой бухгалтерский словарь

Составляющей частью командировочных расходов являются затраты на услуги проживания в гостинице. На стоимость этих услуг работник обязан представить подтверждающие документы. Это может быть и счет, и кассовый чек, а иногда просто квитанция к ПКО. Но какой именно документ удовлетворит налоговиков? И что делать, если, например, в счете указан завтрак? На эти и другие вопросы ответы найдете в статье.

Компания обязана возмещать сотруднику понесенные во время служебной командировки расходы по расходы по найму жилого помещения (ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения о командировках, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Но для этого сотрудник должен подтвердить свои расходы документом.

Гостиничный счет

Какой документ подтвердит оплату за проживание в гостинице, чтобы у компании при проверке не возникло претензий со стороны ИФНС?Платформа ОФД 📌 РекламаОФД со скидкой 30%. Новогодняя акция на подключение касс ОФД поможет бухгалтеру сдать отчеты + аналитика продаж + работа с Честным ЗНАКом Узнать больше

Если гостиница не применяет контрольно-кассовую технику, то в этом случае она обязана оформлять бланк строгой отчетности, форму которого разрабатывает самостоятельно (Письмо Минфина РФ от 25.02.2015 № 03-07-11/9440). При этом название данного документа может быть любое (квитанция, гостиничный чек, счет, ваучер и т.п.). Напомним, что до 1 декабря 2008 г. гостиницы в качестве бланка строгой отчетности использовали форму № 3-Г, утвержденную Приказом Минфина России от 13.12.1993 № 121. Но сейчас эта форма не применяется, и, как поясняют чиновники, данный документ не может использоваться в качестве БСО (Письма Минфина России от 19.01.2009 № 03-01-15/1-11, от 07.08.2009 № 03-01-15/8-400).

В настоящее время каждая гостиница разрабатывает свой собственный бланк строгой отчетности. При этом она должна учитывать определенные требования, предъявляемые законодательством к оформлению БСО. Если не будет выполнено хотя бы одно требование, документ не может быть отнесен к БСО. Соответственно, у компании, чей сотрудник привезет из командировки такой документ, могут возникнуть проблемы с учетом расходов на проживание и с вычетом НДС по этим расходам. Какие это требования?

Центр образования «Основы Вашего Бизнеса» 📌 РекламаСеминар: осваиваем нововведения в бухгалтерском учете. Самые главные и важные изменения в бухучете в 2020 году. Уникальная информация. Узнать больше

Во-первых, бланк строгой отчетности должен содержать обязательные реквизиты, перечень которых установлен в пункте 3 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (утв. Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359). К таким реквизитам относятся, в частности, наименование документа, шестизначный номер и серия, наименование организации, оказывающей услуги, ее местонахождение и ИНН, печать.

Во-вторых, простой компьютер для формирования бланков строгой отчетности использован быть не может. Дело в том, что бланк документа должен изготавливаться типографским способом или формироваться с использованием автоматизированных систем (п. 4 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359). Автоматизированная система должна иметь защиту от несанкционированного доступа, идентифицировать/фиксировать и сохранять все операции с бланком документа в течение не менее 5 лет. Также при заполнении бланка документа и выпуске документа автоматизированной системой сохраняются уникальный номер и серия его бланка. Такие же выводы приводятся и в Письмах Минфина РФ от 5 мая 2014 г. № 03-01-15/20962, от 07.11.2008 № 03-01-15/11-353.

Если работник привез из командировки «гостиничный» счет, не удовлетворяющий данным требованиям, и компания учла при налогообложении прибыли расходы на проживание по такому счету, то при возникновении претензий со стороны ИФНС у нее есть шансы отстоять свои расходы в суде (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 01.11.2010 по делу № А52-3413/2009).

Второй вариант заключается в том, что гостиница применяет ККТ. Соответственно, БСО может уже не оформляться, а документом, подтверждающим оплату проживания, будет являться кассовый чек. Обычно к нему прилагается и документ (как правило, счет), в котором приведены полные данные о проживании конкретного лица.

А как быть, если командированный сотрудник вместо чека или БСО привез квитанцию к приходно-кассовому ордеру?

В такой ситуации у компании возможны проблемы при проверке. Налоговики могут признать такие расходы неправомерно учтенными при налогообложении прибыли, но в судебном порядке компания имеет шансы оспорить претензии ИФНС (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 10.02.2009 по делу № А56-27225/2007).

Кроме этого, вероятны доначисления НДФЛ и страховых взносов на суммы компенсации «гостиничных» расходов на основании квитанции к ПКО. На практике некоторые проверяющие считают, что компенсация гостиничных трат, подтвержденных такой квитанцией, образуют доход сотрудника. Одно такое дело рассмотрел ФАС Московского округа в Постановлении от 25.05.09 № КА-А40/4142-09. Правда, там речь шла о начислении ЕСН и НДФЛ. Суд не согласился с контролерами и признал доначисление неправомерным, указав, что расходы на проживание в гостинице подтверждают и иные документы. В данной ситуации к авансовым отчетам были приложены квитанции к приходно-кассовым ордерам, которые являются официальными документами, подтверждающими прием денег продавцом. Отсутствие чека ККТ, при наличии других оправдательных документов, не может являться безусловным свидетельством нецелевого использования подотчетными лицами денежных средств и получения ими выплат, облагаемых ЕСН и НДФЛ. Таким образом, сделал вывод ФАС, выданные сотрудникам под отчет денежные средства, не являлись их доходом, поскольку были использованы в интересах компании.

Аналогичный вывод содержится также в постановлениях ФАС Западно-Сибирского округа от 13.04.09 № Ф04-1948/2009(4045-А75-49), ФАС Московского округа от 29.02.08 № КА-А40/14043-07.

Следует отметить, что 9 октября 2015 г. Постановлением Правительства РФ № 1085 утверждены новые Правила оказания гостиничных услуг. Примечательно то, что в них указана обязанность гостиницы по выдаче потребителю кассового чека или документа, оформленного на бланке строгой отчетности. Надеемся, что с выходом новых правил гостиницы станут ответственнее относиться к оформлению документов, и перестанут выдавать документы, не соответствующие законодательству.

Документы на проживание отсутствуют

А если сотрудник не привез из гостиницы ни чека, ни БСО, ни квитанции к ПКО? В случае утери работником документов можно запросить у гостиницы справку, подтверждающую факт проживания конкретного лица в этой гостинице. Специалисты из УФНС РФ по г. Москве не видят препятствий для учета «гостиничных» расходов на основании такой справки (Письмо от 26.08.14 № 16-15/084374). Правда, столичные налоговики уточняют, что справка из гостиницы должна содержать детализацию предоставленных услуг и подтверждать оплату проживания работника. А компания, в свою очередь, должна иметь иные документы, устанавливающие период нахождения командированного сотрудника в месте, где расположена гостиница.

Тем не менее, есть риски, что такой справкой не удовлетворятся налоговики на местах. Поэтому компании должны быть готовы к спорам с проверяющими. Мы считаем, что в суде фирма сможет оспорить возникшие претензии со стороны ИФНС, ведь документы, косвенно подтверждающие расходы, также должны приниматься во внимание (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Документы на гостиничные услуги могут отсутствовать и по другой причине. Компании, где служебные командировки, особенно в одну и ту же местность, достаточно часты, могут снимать под эти цели квартиры. В этом случае фирма сама оплачивает аренду квартиры, и работнику не возмещаются расходы на проживание. Встает вопрос: а может ли организация учитывать при налогообложении прибыли затраты на аренду квартир? Да, может. Но, как поясняют чиновники, только за период фактического проживания в ней работников (Письма Минфина России от 25.03.2010 № 03-03-06/1/178, от 25.01.2006 № 03-03-04/1/58). С этим согласились и специалисты УФНС России по г. Москве в Письме от 16.04.2010 № 16-15/040653@.

То есть если договор найма квартиры заключен на полгода, а совокупный срок командировок всех сотрудников, которые по очереди проживают в ней, составляет 5,5 месяца, то арендную плату за оставшиеся полмесяца инспекторы посчитают необоснованным в налоговом плане расходом компании.

Завтрак в счете

Практически в каждой гостинице есть ресторан, кафе или столовая, где постояльцам может быть предложен завтрак. Так вот если стоимость питания будет указана в счете гостиницы отдельно, то имейте в виду, что эти затраты организации лучше не включать в «налоговые» расходы. Это следует из подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Там сказано, что к расходам могут быть отнесены затраты работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением обслуживания в барах и ресторанах, в номере, пользования рекреационно-оздоровительными объектами).

Примечательно то, что если при гостинице не ресторан или кафе, а столовая, то формально указанное ограничение можно проигнорировать. Это, конечно, рискованно, но одной организации удалось доказать правомерность учета в «прибыльных расходах» стоимости завтрака в столовой. Примером тому является Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 17.11.2010 по делу № А45-26455/2009. Поскольку налоговики не доказали, что услуги питания оказывались работникам в ресторане или баре, то суд посчитал правомерным признание расходов на завтрак в налоговом учете. И, соответственно, принятие НДС по стоимости «столовского» завтрака к вычету.

Еще в одном деле можно увидеть необычную трактовку расходов на обслуживание в барах и ресторанах. Девятый арбитражный апелляционный суд в Постановлении от 03.08.2012 № 09АП-19562/2012 по делу № А40-112186/11-20-455 посчитал, что расходы на обслуживание в барах и ресторанах подразумевают оставление чаевых и иные формы обслуживания, но никак не расходы на питание. Соответственно, делает вывод суд, компания вправе признать в расходах стоимость питания командированного сотрудника в ресторане.

Но, к сожалению, проверяющие на местах не столь лояльны. Поэтому во избежание налоговых рисков фирма может не учитывать стоимость завтрака при налогообложении прибыли.

Помимо налога на прибыль риски возникают в части НДФЛ и страховых взносов. На практике проверяющие доначисляют их на стоимость завтрака, отраженную в гостиничном счете. Более того, имеются официальные разъяснения Минфина РФ – Письмо от 14.10.09 № 03-04-06-01/263. Там сказано, что если в счете отдельно выделена стоимость питания, то у сотрудника возникает доход в натуральной форме. Ведь компенсация стоимости питания не является возмещением расходов по найму жилого помещения, которое освобождается от налогообложения. Поэтому на стоимость питания необходимо начислить НДФЛ и ЕСН (на момент появления данного письма вместо страховых взносов компании уплачивали ЕСН).

Что же по данному вопросу говорит нам арбитражная практика? Позиция судов противоречивая. Например, в Постановлении ФАС Уральского округа от 28.04.2007 № Ф09-3004/07-С2 по делу № А71-6947/06 суд поддержал компанию. А в Постановлении ФАС Поволжского округа от 14.07.2009 по делу № А65-27027/2007 суд принял доводы ИФНС.

А что делать, если в гостиничном счете фигурирует завтрак, но его стоимость не указана отдельной суммой? Подобная ситуация встречается не так уж редко, и для компаний, учитывающих расходы на основании такого счета, чревата налоговыми рисками. На практике налоговики либо выделяют стоимость завтрака расчетным путем, либо вовсе исключают всю сумму из «прибыльных расходов». Ни тот, ни другой вариант не законен. И организация может оспорить действия налоговиков в суде. Например, ФАС Северо-Западного округа в Постановлении от 14.03.2008 по делу № А56-17471/2007 признал незаконными действия налоговиков по исключению из «прибыльных расходов» стоимости завтрака, определенной расчетным путем.

Налоговики могут доначислить и НДФЛ со стоимости завтрака, найденного расчетным путем. Однако в суде компания сможет доказать отсутствие обязанности по исчислению и уплате этого налога (Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 03.10.2008 по делу № А31-8961/2006-15).

А вот страховые взносы проверяющие вряд ли посмеют начислить, поскольку есть официальные разъяснения, согласно которым страховые взносы не начисляются на стоимость проживания командированного работника в гостинице, цена номера в которой включает стоимость завтрака (Письма Минздравсоцразвития РФ от 05.08.2010 № 2519-19, ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985).

Прочие услуги гостиниц

Помимо стоимости самого проживания, компании приходится иногда оплачивать ряд дополнительных услуг. Одной из таких услуг является бронирование номера. Как уже было отмечено ранее, согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (исключая обслуживание в барах, ресторанах и в номере, пользование рекреационно-оздоровительными объектами) также подлежат возмещению.

В финансовом ведомстве полагают, что бронирование номера является дополнительной услугой, которую оказывают предприятия гостиничного комплекса. А это значит, что расходы на бронирование для командированных работников номеров в гостиницах можно учесть при налогообложении прибыли. Разумеется, при условии, что такие расходы подтверждены документально (чеком ККТ или бланком строгой отчетности). Соответствующие разъяснения даны в Письме Минфина от 10.03.11 № 03-03-06/1/131.

Затраты на химчистку компания также сможет учесть при налогообложении прибыли. Но только, как утверждают чиновники, если сможет обосновать производственную направленность и экономическую обоснованность таких расходов (Письмо Минфина России от 23.05.2013 № 03-03-06/1/18308). Сделать это не составит труда, если целью служебной поездки является, допустим, встреча с людьми, деловые переговоры и т.п. мероприятия, при которых сотруднику важно хорошо выглядеть. Хотя раньше чиновники были против учета при налогообложении прибыли расходов на химчистку (Письмо Минфина РФ от 03.07.2006 № 03-03-04/2/170).

Лимит и его превышение

Некоторые компании в целях экономного расходования средств могут устанавливать лимит расходов на проживание в гостиницах свои сотрудников в период служебных командировок. Всвязи с чем возникает вопрос: если сотрудник превысил данный лимит, но при этом представил счет гостиницы на полную стоимость проживания, должна ли компания удержать с работника НДФЛ?

Нет, не должна. Дело в том, что не облагаются НДФЛ установленные законодательством компенсационные выплаты, связанные, в частности, с возмещением командировочных расходов (п. 3 ст. 217 НК РФ). Абзацем десятым пункта 3 статьи 217 НК РФ предусмотрено, что в доход командированного работника не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения.

Таким образом, если имеется письменное заявление работника с указанием причин перерасхода и решение работодателя о возмещении полной стоимости платы за проживание, то от НДФЛ освобождается вся сумма документально подтвержденных расходов на проживание в командировке, даже если она превышает установленный в компании лимит. Такие разъяснения даны Минфином РФ в Письме от 04.07.12 № 03-04-06/6-204.

Кроме того, вся сумма компенсации расходов работника по найму помещения в месте командировки может быть учтена в целях налогообложения прибыли. Поясним почему. На основании статьи 168 Трудового кодекса РФ работодатель обязан возместить командированному работнику его расходы, в частности, по найму жилого помещения. Расходы на командировки, в частности, на наем жилого помещения, относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом в НК РФ нет обязанности по определению лимита «гостиничных» расходов. Таким образом, всю сумму компенсации таких расходов можно учесть при налогообложении прибыли в полном размере. В вышеуказанном Письме Минфина РФ содержится такой же вывод.

Вычет НДС: условия

НДС, уплаченный в составе расходов на проживание в гостинице, организация может принять к вычету. Однако чиновники выдвигают условие: для вычета НДС необходимо, во-первых, наличие счета, оформленного на БСО, во-вторых, указание в счете суммы НДС (Письмо Минфина РФ от 25.02.2015 № 03-07-11/9440). Такие выводы они делают на основании пункта 18 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137. Там, действительно, сказано, что по гостиничным услугам в книге покупок регистрируются БСО с выделенной суммой налога.

Если гостиница вместо БСО выдала счет-фактуру и кассовый чек, то вычет НДС также можно применить, о чем сказано в Письме Минфина РФ от 03.04.2013 № 03-07-11/10861. Но если счет за проживание оформлен на бланке свободной формы, вычет НДС невозможен, даже при наличии кассового чека с выделенной суммой налога. Так считают в Минфине России (Письмо от 23.12.09 № 03-07-11/323).

Таким образом, налоговики при проверке будут просматривать документы от гостиниц, в том числе и на предмет отдельного указания в них суммы НДС. Наличие в документе формулировки «в том числе НДС» не дает, по мнению фискалов, право на вычет. Хотя в суде компании могут доказать правомерность вычета в данной ситуации. Положительные примеры в арбитражной практике имеются (Постановление ФАС Уральского округа от 02.04.2008 № Ф09-2063/08-С2).

Что относится к отчетным документам

Каждый работник, отправленный в командировку на несколько дней, имеет право претендовать на возмещение своих затрат на жилье (ст. 168 ТК РФ). Отчетные документы для командировочных официально подтверждают приезд и отъезд работника в место пребывания во время поездки. Если работник остановился в гостинице, то он может предоставить в бухгалтерию для возмещения:

• счет;
• различные чеки;
• отдельные квитанции.

Отчетные документы за проживание в квартире посуточно будут такими:

• арендный договор на срок пребывания;
• акт оказания услуг.

Если работник будет проживать в служебной квартире, то оплату за нее производит непосредственно работодатель в безналичной форме.

Оплата проживания в командировке в бюджетной организации, как и в коммерческом учреждении, осуществляется на основании предоставленных командировочным сотрудником бланков строгой отчетности. Всю документацию впоследствии будет проверять налоговая, а значит, все расходные регистры должны быть официальными, с живыми подписями и печатями и корректно заполненными. Сотруднику бюджетного учреждения также важно помнить про лимит суммы, свыше которой он не может заплатить в сутки за жилье. Такой лимит устанавливается непосредственно руководством бюджетной организации и закрепляется в коллективном договоре и положении о командировках.

Какие документы должны дать в гостинице и когда

Оплата гостиницы в командировке может производиться работником за счет своих средств, которые ему потом возместят на рабочем месте, либо за счет предварительно выделенных денег на командировочные расходы (ПП РФ № 749 от 13.10.2008). Согласно ПП РФ № 1085 от 09.10.2015, все гостиничные услуги в обязательном порядке подтверждаются чеком или иным бланком строгой отчетности, следовательно, отель обязан предоставить счет или иной регистр, демонстрирующий факт проживания работника в командировке.

Таким образом, при выписке, то есть по завершении пребывания в отеле, сотрудник должен получить отчетную документацию, отражающую факт его проживания в установленный период времени. Если принимающая сторона осуществляет контрольно-кассовый расчет, то она предоставляет счет за гостиничные услуги. При этом в чек могут быть включены и дополнительные услуги (пп. 12, п. 1 ст. 264 НК РФ).

Если отель не использует ККТ, он может предложить командировочному самостоятельно разработанные бланки строгой отчетности (ваучеры, квитанции, гостиничные чеки), подтверждающие фактические расходы работника (Письмо Минфина РФ № 03-07-11/9440 от 25.02.2015).

Когда надо отчитаться работодателю

Оплата проживания в гостинице в командировке регулируется не только действующим законодательством, но и внутренними нормативами. Руководитель должен закрепить порядок направления в командировку, сдачи отчетности и возмещения расходов за поездку в коллективном договоре, положении о командировках и иными правовыми актами.

Служащий формирует и предоставляет работодателю авансовый отчет в течение трех дней по возвращении из командировки. В составе авансового отчета должен быть и счет (чек) от отеля. Бухгалтер примет бланк только в том случае, если он будет корректно заполнен. По общему правилу, в такие отчетные бланки должны быть включены следующие сведения:

• наименование регистра;
• серия документа;
• шестизначный номер;
• название гостиничной организации;
• регистрационные реквизиты — ИНН, КПП и проч.;
• адрес;
• печать.

Не допускается предоставление отчета, распечатанного из обычного документа без специальной верификации автоматизированных систем.

Что делать, если нет отчетных документов

Если по каким-то причинам работник не предоставил отчетные документы, то предприятие может сделать запрос в отель. Принимающая сторона, в свою очередь, должна выслать справку, в которой подтвердит, что сотрудник, находясь в командировке, проживал у них в определенный период времени. Такая документация хоть и вызывает зачастую вопросы у налоговой инспекции, все-таки является косвенным подтверждением расходов и может выступать основанием для взаиморасчетов (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Деятельность работника может быть связана с необходимостью служебной поездки в другой населенный пункт, где потребуется определенное время работать и проживать. В соответствии с Постановлением № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», сотруднику заранее выдаются денежные средства, за которые впоследствии, конечно же, необходимо будет отчитаться. Именно для этого потребуются отчетные документы за проживание в гостинице для подтверждения обоснованности командировочных расходов, в данном случае на оплату аренды жилья: гостиничного номера, иного съемного помещения.

Законодательное регулирование

В статье 168 Трудового кодекса РФ закреплено, что командированный работник имеет право на возмещение расходов по найму жилья. Порядок и размер возмещения устанавливаются коллективным договором на предприятии или иными локальными нормативными актами. В постановлении никаких разъяснений по этому поводу не дается.

Таким образом, законодатель дает возможность администрации организации самостоятельно урегулировать вопрос, какие документы должен работник предоставлять в подтверждение произведенных расходов. При этом стоит учитывать, что на основании данных документов предприятию придется отчитываться перед налоговой инспекцией по налогу на прибыль и подтверждать деловой характер расходов (расходы на командировку организация может учесть при расчете налога на прибыль).

Оплата проживания в командировке в бюджетной организации производится в соответствии с нормативными актами правительства, так как в этом случае деятельность учреждения финансируется из федерального бюджета. Как правило, установлены определенные лимиты затрат на гостиницы (не более 2000-3500 рублей), так как бюджетные организации экономят средства и ведут строгий учет затрат.

Также в постановлении о командировках указано, что если работник имеет возможность возвращаться ежедневно с работы в другом населенном пункте к месту постоянного проживания, расходы на гостиницу, жилье не возмещаются. Этот вопрос решается в каждом случае заранее индивидуально по согласованию с руководителем. Оплата проживания в гостинице в командировке работником должна производиться очень внимательно, так как за эти траты придется отчитываться, это необходимо запомнить.

Где сотрудник может проживать

Командированный вправе сам организовывать проживание в другом городе и выбрать:

• гостиницу, отель;
• служебную квартиру;
• арендованную квартиру;
• жилые помещения у родственников.

В последнем случае, конечно, никаких затрат нет, поэтому аванс должен быть возвращен.

Какие документы сотрудник должен предоставить

Отчетные документы для командировочных по оплате проживания:

• счет из гостиницы. Чек об оплате услуг надо предоставлять обязательно, именно этот документ подтверждает поступление средств в кассу или на счет. В счете надо обязательно указать реквизиты отеля полностью, фамилию, имя и отчество проживающего, стоимость номера, время заселения и выселения. Печать и подпись на таком бланке обязательны. Дополнительные услуги, оказанные отелем, также могут быть оплачены, кроме расходов на обслуживание в ресторане или баре, доставку в номер, пользование оздоровительными объектами и тому подобных трат, которые вряд ли руководитель признает необходимыми, если это не оговорено заранее. Так, командировочный может купить дорогие продукты из мини-бара, например, но только за свой счет;
• договор об аренде квартиры, акт об оказании услуг и расписка;
• в случае предоставления служебной квартиры, как правило, средства перечисляются работодателем в безналичной форме.

Оплата гостиницы в командировке может производиться в наличной или безналичной форме, способ расчета и дополнительные траты лучше заранее согласовать с руководителем, чтобы обеспечить наличие должных доказательств. Отчетные документы за проживание в квартире посуточно допустимы, например, если гражданин менял место проживания.

Статьи, обзоры, комментарии экспертов

Как получить отчетные документы за проживание в гостинице

По любому заданию от своего руководства работник должен отчитаться о его выполнении. Выезжая за пределы города по поручению руководства, сотрудник предприятия должен заранее позаботиться о том, чтобы при возвращении предоставить документальное подтверждение своего проживания в командировке. Можно скачать командировочное удостоверение с авансовым отчетом для РФ. Это правило действует в обязательном порядке для любого сотрудника организации.
Проживание в гостинице
Выезжая по служебным делам в другой населенный пункт, работник решает важные вопросы для своей фирмы. Поэтому он должен позаботиться о месте своего пребывания. При этом необходимо остановиться в таком районе города, откуда было бы удобно решать все служебные вопросы. Самый оптимальный вариант в данном случае – гостиница.
Какие документы должна выдать гостиница командировочным для подтверждения факта их нахождения в определенное время в отеле? Как правило, это счет на оплату проживания. Счет из гостиницы для авансового отчета представляет собой бланк формы 3г, содержащий конкретную информацию:

• реквизиты отеля;
• наименование, дату, номер оформления бланка;
• данные клиента, проживающего в гостинице, с указанием точного срока пребывания;
• полный расчет стоимости – подтверждение расходов проживания в гостинице в командировке;
• подпись ответственного лица и печать гостиницы.

Для бухгалтерии сотрудник после возвращения должен предоставить документы из гостиницы, подтверждающие проживание, для авансового отчета также нужен будет кассовый чек. Именно этот чек, выданный после полного расчета, будет служить подтверждением затрат сотрудника, которые ему необходимо возместить. Счет гостиницы без кассового чека не является документом, подтверждающим проживание. В этом документе также может быть указана стоимость всех дополнительных услуг, оказанных сотруднику во время проживания в отеле. Однако оплата телефонных переговоров, стоимости завтраков или обедов, стоянка авто или оплата проезда будут возмещены сотруднику только в том случае, если это предусмотрено договором или с личного согласия руководителя компании. Для этого понадобится составить авансовый отчет и командировочное удостоверение рб.
Документооборот гостиницы для отчетности
Для нормальной работы любого отеля в рамках закона, необходимо налаженное оформление документов в гостинице. Вся работа в отеле основана на оказании конкретных услуг клиентам. Для устранения возможных конфликтов во взаимоотношениях с клиентами все услуги должны быть обязательно зафиксированы в документах строгой отчетности в гостинице. В зависимости от вида хозяйственной деятельности отеля список этих бланков может отличаться.
Каждый отель может предоставить чеки и документы, подтверждающие проживание в гостинице в командировке, в двух вариантах:

• документы регистрации организации;
• внутреорганизационные документы отеля.

Во внутреорганизационные бланки входят также документы, подтверждающие расходы на гостиницу, проживание и дополнительные услуги. Эта документация должна отвечать требованиям к оформлению, установленным в местонахождении отеля. Ведь именно такие нужны документы за проживание в гостинице для бухгалтерии предприятия сотрудника, чтобы ему были возмещены все затраты.
Как оформляют документы в гостинице? Такая документация может быть первичной и вторичной. Первичная включает бланки строгой отчетности. Чеки должны быть с официально зарегистрированными в налоговых органах ККМ. Чек из гостиницы для отчета является наиболее важным, в нем отображается срок нахождения в отеле, стоимость дополнительных услуг, наименование и т.д.
Вторичная документация – это различные бланки, форма которых может быть установлена самим руководством отеля.
Основное предназначение чеков из отеля
В основном прибывающие в город в командировку люди проживают в гостиницах. Однако кто-то предпочитает проживание в частных съемных квартирах, при этом не задумываясь, что позже необходимо будет подтвердить командировочные расходы при оформлении авансового отчета. Сделать чек самому в данном случае не очень просто, поскольку бланк имеет определенные особенности. Такой документ обычно состоит из кассового чека из гостиницы и формы 3г. В бланке обязательно должно быть указано название отеля, ИНН продавца услуг, подписи ответственных лиц и печать заведения.
Квитанция гостиницы для командировки на бумажном носителе в основном востребована среди служащих государственных предприятий. После прибытия необходимо сдать в бухгалтерию авансовый отчет на командировочные расходы, пример заполнения которого есть в каждой организации. Данный отчет будет подтвержден именно чеком из гостиницы, на основании которого сотруднику будут возмещены все расходы на проживание и услуги отеля. Именно поэтому предоставить документы из гостиницы для командировочных 2016-2017 – это дело первой важности.
Коммерческие компании могут пользоваться разными схемами отчетности. Некоторые заранее выделяют сотруднику, уезжающему в командировку, определенную денежную сумму, предусматривающую расходы на проживание, завтраки, транспорт и т.д. Однако бывают случаи, когда срок отчета по командировочным расходам 2016-2017 истекает, а сотрудник не может найти чеки из гостиницы. Поэтому по согласию с руководством сотрудник компании может воспользоваться услугами фирм, которые делают документы для отчета за гостиницу, подтверждающие оплату услуг проживания.
Официальную квитанцию и чек с гостиницы для командировки могут выдать только служащие отеля. Но в случае утраты официальных бланков можно обратиться в специализирующиеся на продаже чеков фирмы. За небольшую плату данные фирмы предлагают подлинные отчетные документы для командировочных купить.
Находясь в командировке, сотрудник должен позаботиться о последующем возмещении всех сопутствующих расходов. Поэтому следует заранее уточнить, какие документы предоставляет гостиница за проживание. Кроме этого, необходимо уточнить в бухгалтерии своей компании, является ли счет гостиницы бланком строгой отчетности. В некоторых фирмах могут потребовать дополнительные бланки. Это необходимо уточнить заранее, чтобы иметь возможность запросить их в отеле проживания.

Закладка на ссылку.

Документы из гостиницы для авансового отчета

Каждый командированный сотрудник разнообразных организаций, который получает определенную сумму на расходы либо надеется получить компенсацию собственных затрат, по прибытию должен составить авансовый отчет. Это документ о командировке, содержащий перечень основных расходов в командировке и сопровождающийся соответствующими оправдательными финансовыми документами. В данный пакет документов включают:

• билеты, которыми подтверждается оплата всех типов транспорта, использованных командированным работником;
• товарные чеки;
• проездные документы;
• фискальные чеки от заправок, предприятий общепита.

Помимо того, могут включаться и иные категории счетов, актов, договоров и прочего по согласованию с организацией, отправившей собственного сотрудника в деловую поездку. Во всех них должны содержаться конкретные суммы, за которые отчитывается либо которые компенсируются сотруднику. Официальные документы о личном проживании в отеле/гостиницы являются обязательными для подачи авансового отчета, а содержание счета за гостиницустрого регламентировано.

На стоимость проживания в служебной командировке приходится большая часть финансовых затрат. При этом у сотрудника имеется возможность получить необходимую документацию без самого факта проживания в определенной гостинице. На данной статье расходов можно несколько сэкономить, если купить квитанцию о проживании в гостинице, а самому отправиться на ночевку в более дешевый хостел либо снять посуточно квартиру.

Какие документы должна выдать гостиница для подтверждения проживания в командировке для отчета

Помимо того, возможна ситуация, когда работодатель готов оплачивать своим сотрудникам номера в комфортабельном отеле, а самого работника вполне устраивает гостиница эконом-класса. Гостиничный чек можно оформить на подобное дорогостоящее заведение, а разницу в тратах потратить на различные личные нужды.

Услуги изготовления гостиничных чеков представляются специализированными компаниями, поэтому ответом на вопрос, где сделать чеки из гостиницы, зачастую становятся именно они. Помимо попытки экономии, подобные услуги могут быть весьма кстати при утере необходимых для отчета финансовых документов. В оформляемых подобным образом бланках будет указан весь перечень обязательных реквизитов, документация будет иметь необходимые подписи ответственных лиц, подтверждение оригинальной печатью, а также сопровождаться фискальным кассовым чеком.

Отчетные документы за проживание в гостинице

В обычной жизни современного человека приходиться часто, а кому-то не очень, ездить в различные командировки. Останавливаться в различных гостиницах или отелях.

Гостиничные документы для командировочных

И по приезду домой в родные стены своей компании или организации очень скрупулезно и волнительным моментом будет подтверждение проживание в гостинице или отеле, для возврата своих кровных. Чтобы бухгалтера вашей «конторы» спали спокойно и нервы ваши были целы, советую подготовиться к отчету основательно.

Для начала ,еще перед отъездом в командировочный город, советую обзавестись Доверенностью и справкой-требованием из бухгалтерии о выдаче вам на руки счет фактуры или справки работы по УСН. Будьте внимательны , лучше проверить все на месте, чем потом доказывать свою правоту.

Доверенность должна быть составлена на ваше имя (без ошибок и описок), обязательно включать в себя

• Полное название предприятия.
• Юр.адрес (обязательно индекс, город, улица, дом).
• ИНН и КПП компании.
Ну, теперь в путь. При регистрации или оформлении в гостинице вам должны выдать квитанцию или заключенный с вами договор ,с точными данными :
• Наименование гостиницы;
• ФИО гостя, следовательно, Вас;
• Номер комнаты или койко-места в номере (краткое описание «люкс, полулюкс, эконом, койко-место)
• стоимость номера или койко- места в нем;

Естественно все без ошибок и описок. А на выезде не забудьте получить:

1.Кассовый чек.
2. Счет, обязательно с живой печатью отеля.
3. Счет фактуру.
Это при условии, что вы проживали в гостинице, работающей с НДС.
При работе гостиницы по Упрощенной Системе Налогообложения (без НДС), то нужно предоставить справку, о подтверждении работы по УСН (по требованию бухгалтерии, и при наличии доверенности, которые вы привезли с собой).

Также вы можете подтвердить свое проживание в гостинице
• актом выполнения работ
• договором на оказание услуг
• прайс листом цен на услуги отеля

Если гостиница не имеет кассового аппарата , то вместо чека вам должны выдать бланк строгой отчетности с обязательными реквизитами :

• адрес действующего исполнительного органа юр. лица,
• шестизначный номер и серия документа,
• ИНН налогоплательщика, присвоенный организации (индивидуальному предпринимателю), выдавшей документ.

Иностранные компании выдают документы: INVOICE или “PRO-FORMA-INVOICE”, на русском это тот же СЧЕТ. А акты выполненных работ – по запросу (доверенность) без ограничений. Обязательно обзаведитесь этим актом, чтоб потом Валютный контроль банка, который и требует этот Акт (ссылаясь на валютное законодательство) т. к. счёт для них не является документом, к вам не «прицепился».

Для отчета о командировочных средствах сотрудник обязан предоставить в бухгалтерию следующие документы:

1.Кассовый чек или бланк строгой отчетности.
2. Счет, подтвержденный печатью гостиницы.
3. Счет фактуру (если работают с НДС) или справку, о подтверждении работы по УСН
4. акт выполненных работ (если иностранный отель) или по желанию
5. прайс лист цен на услуги отеля (необязательно)
6. договор на оказание услуг (по возможности).

В случае если бухгалтерия сделает запрос о подтверждении проживания в гостинице, то отель обязан предоставить его. А запрашивать бухгалтера любят по разному:
но чаще всего это телефонный звонок ,
Для проверки подлинности документов, бухгалтер звонит в отель по номеру , который указан на счете. А регистратор проверяет , достоверность информации, и сообщает ему, где и когда сотрудник останавливался.

Английский в отеле: простой и практичный разговорник для туристов

Говорят, что каждый хотел бы, чтобы в отеле его обслуживали как дома, а дома — как в отеле. Но чтобы чувствовать себя в гостинице за границей комфортно, необходимо знать английский язык. Хорошо, если вы изучаете его и можете спокойно общаться за рубежом. А что делать тем, кто плохо знает английский и скоро собирается в поездку? Для вас мы составили понятный и практичный разговорник по теме «Английский в отеле». Прочтите пошаговую инструкцию о том, как общаться на английском языке в гостинице.

Советуем вам посмотреть вебинар нашего методиста Екатерины на тему «Английский для путешествий».

Мы написали простой разговорник для путешественников, в котором вы найдете диалоги, фразы и словарь по 25 самым необходимым темам. Отправьтесь в путешествие вместе с главным героем и подтяните свой английский. Бесплатно скачать книгу можно на этой странице.

Бронируем номер в отеле

Забронировать номер в гостинице можно на русскоязычных сайтах, однако иногда возникает необходимость резервировать его по телефону. В таком случае вам нужно будет уточнить информацию об отеле и конкретно о номере, а также его стоимости. Это можно сделать при помощи следующих фраз:

Phrase	Перевод
Hello, can I reserve a room, please?	Здравствуйте! Могу ли я забронировать номер, пожалуйста?
Can I book a room?	Могу я забронировать номер?
How far is it from the airport / city centre?	Как далеко (находится гостиница) от аэропорта / центра города?
What types of rooms are available?	Какие типы номеров у вас имеются?
I need a double room for five days.	Мне нужен двухместный номер на пять дней.
I would like to book a single/double/triple/twin-bedded room.	Я бы хотел зарезервировать одноместный/двухместный/трехместный/с двумя кроватями номер.
I’d like to book a suite / presidential suite.	Я бы хотел забронировать номер-люкс / президентский люкс.
I would like to book a non-smoking room.	Я бы хотел зарезервировать номер для некурящих.
I’d like to book a room with a bed for a child.	Я бы хотел забронировать номер с кроватью для ребенка.
I’d like to book a room facing the sea/lake.	Я бы хотел забронировать номер с видом на море/озеро.
I’ll take this room for a week.	Я сниму этот номер на неделю.
I’ll stay here for a week.	Я пробуду здесь неделю.
I’m going to leave on April the ninth.	Я собираюсь уезжать 9-го апреля.
When is check-out time?	В котором часу я должен освободить номер?
Would it be possible to have a late check-out?	Могу ли я выехать попозже?
I’d like full board / half-board.	Я бы хотел полный пансион / половину пансиона.
Do you have a car park?	У вас есть парковка?
Do you allow pets?	Разрешаете ли вы заселяться с домашними животными?
Do you have a special menu for children?	У вас есть специальное меню для детей?
Does the hotel have any facilities for children?	В отеле есть комната для детей?
Does the hotel have a gym / swimming pool? Until when is it open?	В отеле есть тренажерный зал / бассейн? До которого часа он работает?
Does the hotel provide airport transfer?	Отель обеспечивает трансфер до аэропорта?
What’s the price for a single/double/triple/twin-bedded room?	Какова стоимость одноместного/двухместного/трехместного/с двумя кроватями номера?
How much is the service charge and tax?	Сколько стоит обслуживание и налог?
How much is for the room including breakfast?	Сколько стоит комната, включая завтрак?
Is breakfast included?	Стоимость завтрака включена? (в общую стоимость)
That’s a bit more than I wanted to pay.	Это немного больше, чем я рассчитывал заплатить.
Can you offer me any discount?	Вы можете предложить мне скидку?
Is there anything cheaper?	Есть что-то подешевле?
Do you have any cheaper rooms?	У вас есть какие-нибудь номера подешевле?
What is the total cost?	Какова итоговая сумма к оплате?
Do you need a deposit?	Вам нужен залог (депозит)?
Are my credit card details necessary when making a reservation?	Нужны ли данные моей кредитной карты при бронировании?

Давайте разберемся с классификацией номеров в гостинице. Если с одноместным (single) и трехместным (triple) номером все понятно, то формулировки double и twin нужно пояснить. Double — двухместный номер с одной двуспальной кроватью, а twin — двухместный номер с двумя односпальными (раздельными) кроватями.

В отеле вам также могут предложить номер люкс (suite /swiːt/) или президентский люкс (presidential suite). Если вы едете на отдых с друзьями или родителями, можно заказать два номера со смежной дверью (adjoining rooms).

Не только в классификации номеров, но и в классификации кроватей легко запутаться. Обычно отели предлагают своим клиентам стандартные односпальные кровати (single bed), двуспальные кровати (double bed) и «королевские кровати» (queen bed / queen size bed). Так называемая «королевская» кровать — кровать больше двуспальной по размерам. В некоторых гостиницах вам могут предложить еще и диван-кровать (sofa bed / pull-out couch) или раскладушку (rollaway bed), а для вашего ребенка могут поставить детскую кроватку (cot).

Залог или депозит — авансовый платеж, который вы вносите, чтобы забронировать номер.

При разговоре о цене пребывания в отеле нужно учесть два важных момента. Во-первых, всегда спрашивайте, не может ли отель сделать вам скидку. Если вы находитесь за границей не в разгар туристического сезона, скорее всего, вам предоставят приятный бонус. Во-вторых, всегда уточняйте итоговую цену пребывания. Так вы сразу узнаете, какие услуги будут включены в счет, и при выезде вас не будет ожидать неприятный сюрприз.

Не забудьте уточнить некоторые подробности о своем номере. Так, если вы собираетесь отправиться в жаркую страну, обязательно уточните, установлен ли в комнате кондиционер и холодильник. Хотите сразу по прибытии добавить новые фотографии в Instagram? Тогда спросите, есть ли в номере Wi-Fi и как можно получить доступ к Интернету. Используйте следующие фразы на английском языке для общения с работниками гостиницы:

Phrase	Перевод
Does the room have an air conditioning/refrigerator?	В номере есть кондиционер/холодильник?
Does the room have a bath/shower?	В номере есть ванна/душ?
Does the room have a balcony?	В номере есть балкон?
Does the room have the Internet access?	В номере есть доступ к Интернету?
Is there a TV/telephone in the room?	В номере есть телевизор/телефон?
How many beds are there in the room?	Сколько кроватей в номере?
What floor is my room on?	На каком этаже находится мой номер?
How do I access the Internet?	Каким образом можно получить доступ к Интернету?
Can I get the Internet access in the hotel? Is it free of charge?	Могу ли я получить доступ к Интернету в отеле? Это бесплатно?

При бронировании вам тоже могут задавать вопросы, а также будут отвечать на ваши вопросы. Посмотрите типовые фразы на английском, которые будут использовать работники гостиницы при разговоре с вами:

Phrase	Перевод
What’s your name, please?	Назовите свое имя, пожалуйста.
What sort of room would you like?	Какой номер вы бы хотели снять?
Do you want to have breakfast included?	Вы хотели бы, чтобы завтраки были включены?
When will you arrive?	Когда вы прибываете?
How long would you like to stay in our hotel?	Как долго вы планируете оставаться в нашем отеле?
We’ll have the room for you on April the fifth.	У нас будет номер для вас пятого апреля.
We don’t have any double rooms, but there’s a triple room available.	У нас нет свободных двухместных номеров, но есть трехместный номер.
You have to check-out before 12 p.m.	Вы должны освободить номер к 12 дня.
It’s fifty dollars a night plus tax.	Это стоит 50 долларов за ночь плюс налоги.
You have to pay in advance.	Вам нужно заплатить вперед.
Will you pay in cash or by credit card?	Вы будете платить наличными или картой?
We require your credit card number for a deposit.	Нам требуется номер вашей кредитной карты, чтобы внести залог за номер.
Do you have a credit card?	У вас есть кредитная карточка?
Can I take your credit card number?	Могу я узнать номер вашей кредитной карты?
May I have your name and telephone number, please?	Могу ли я уточнить ваше имя и номер телефона?
Is there anything else I can do for you?	Я могу быть полезен вам чем-нибудь еще?
All rooms are booked.	Все номера забронированы.

Кстати, перед тем, как бронировать номер, советуем посмотреть сайт отеля и оценить отзывы посетителей, так вы узнаете, стоит ли останавливаться в этой гостинице и какие сюрпризы вас могут ожидать. Например, вы сможете узнать, на каких условиях можно пользоваться мини-баром. Так, в некоторых гостиницах вам надо будет оплатить только те продукты, которые вы открыли, в других — придется оплатить все продукты, даже если вы ими и не пользовались.

Регистрация в гостинице

По прибытии в гостиницу вам нужно будет зарегистрироваться или, как уже принято говорить, «зачекиниться» (от to check-in — регистрироваться). Главный совет — общаться с персоналом гостиницы надо вежливо, в противном случае вам могут здорово подпортить отдых. Следующие фразы помогут вам вести диалог в отеле на английском языке:

Phrase	Перевод
Hello, I have a reservation for a single/twin/triple/double room.	Здравствуйте, я бронировал одноместный/двухместный/трехместный/с двумя кроватями номер.
What time do you serve breakfast?	В котором часу завтрак?
Could I have lunch in my room, please?	Можно мне обед в номер, пожалуйста?
What time’s the restaurant open for dinner?	В котором часу ресторан открывается для ужина?
What time does the bar close?	В котором часу закрывается бар?
Where are the lifts?	Где находятся лифты?
Do I pay now or at checkout?	Мне нужно платить сейчас или при выезде?
Have you got a safe? Is it free of charge? How much is it?	У вас есть сейф? Его использование бесплатное? Сколько стоит пользование сейфом?

Обязательно задайте вопрос про сейф. Бывалые путешественники советуют оставлять все ценные вещи и деньги именно в сейфе, даже если вы останавливаетесь в фешенебельном отеле.

Работник отеля при общении с вами может использовать такие фразы на английском языке:

Phrase	Перевод
Could I see your passport, please?	Предъявите, пожалуйста, ваш паспорт.
Could you please fill in this registration form?	Не могли бы вы заполнить эту регистрационную карту?
Could you please sign at the bottom of the form?	Не могли бы вы поставить подпись внизу бланка?
Breakfast’s from 8 a.m. till 11a.m.	Завтрак с 8 до 11 утра.
Dinner’s served between 7 p.m. and 10 p.m.	Ужин подается с 7 до 10 вечера.
Would you like any help with your luggage?	Вам помочь с багажом?
Here’s your room key.	Это ключ от вашего номера.
Your room’s on the second/third/fourth floor.	Ваш номер находится на втором/третьем/четвертом этаже.
Room 123 on the second floor.	Комната 123 на втором этаже.
I’m afraid that your room isn’t ready yet, sir.	Я боюсь, ваш номер еще не готов, сэр.

На этапе заселения в гостиницу главное… не запутаться в этажах. Дело в том, что за границей нумерация этажей идет несколько иначе, чем у нас. Так, в Америке первый этаж называется ground floor, второй — second floor и т. д. В Великобритании и Европе все еще сложнее: первый этаж — ground floor, второй — first floor и т. д. Почему первый этаж в Европе принято «переносить» на второй? Исторически сложилось так, что на первых этажах зданий люди обычно не жили: в средние века канализации и прочих благ цивилизации не было, поэтому на первом этаже царили неприятные запахи, доносившиеся с улицы. Поэтому эти помещения оборудовали под мастерские, таверны, различные заведения. Цивилизация в Европу пришла, но этажи нумеруются все так же «не по-человечески», так что не запутайтесь.

Чтобы легче было понять, как употребляются перечисленные фразы, посмотрите это видео с диалогом в отеле на английском языке:

Обслуживание в номере

Во время пребывания в гостинице вам нужно будет хотя бы на элементарном уровне общаться с персоналом, в частности надо будет общаться по телефону со службой room service (обслуживание номеров). При общении с ними сначала сообщите номер, из которого звоните: “My room number’s 123” («Мой номер 123»). После этого вы можете использовать следующие фразы на английском языке:

Phrase	Перевод
Could I have a wake-up call at eight o’clock?	Не могли бы вы меня разбудить в восемь часов?
Where’s the bar/gym/swimming pool/restaurant?	Где находится бар/спортзал/бассейн/ресторан?
Could you send dinner to room 123, please?	Не могли бы вы прислать ужин в номер 123, пожалуйста?
I’d like a glass of apple juice and a cheese sandwich, please.	Я бы хотел стакан яблочного сока и сэндвич с сыром, пожалуйста.
Do you have laundry service?	У вас есть прачечная?
Where can I find an iron?	Где я могу найти утюг?
I would like my suit washed and pressed.	Я бы хотел, чтобы мой костюм постирали и погладили.
Could I have the towel, please?	Не могли бы вы дать мне полотенце, пожалуйста?
Can I have an extra bed/blanket?	Могу ли я получить дополнительную кровать/одеяло?
Could you please change the sheets?	Не могли бы вы сменить постельное белье, пожалуйста?
My room is messy, and I would like it cleaned.	Моя комната в беспорядке, и я хотел бы, чтобы ее убрали.
Are there any messages for me?	Для меня есть какие-то сообщения?
How can I get to the museum from the hotel?	Как мне добраться до музея из отеля?
Could you please call me a taxi?	Не могли бы вы вызвать мне такси?
Could you recommend me a good SPA centre / gift shop not far from the hotel?	Не могли бы вы порекомендовать мне хороший СПА центр / магазин подарков недалеко от отеля?

Хоть мы и указали фразы на английском, которые помогут вам найти прачечную, все же советуем пользоваться ее услугами как можно реже. Считается, что прачечные в отеле не слишком качественно выполняют свою работу, часто портят вещи клиентов.

Обязательно уточните заранее, в котором часу вам надо будет освободить комнату. Во многих отелях есть правило: если вы хотите задержаться в номере позже времени выезда всего лишь на пару часов, вам придется заплатить стоимость целого дополнительного дня проживания.

Посмотрите, как общаются с администратором отеля две дамы:

Решение проблем в отеле

Конечно, всем нам хотелось бы отдыхать спокойно и без проблем, однако не всегда наши желания совпадают с реальностью. Если у вас возникли какие-то проблемы, воспользуйтесь следующими фразами на английском языке:

Phrase	Перевод
I’ve lost my room key.	Я потерял свой ключ от номера.
My room’s not been made up.	Моя комната не прибрана.
The room is too noisy/cold/hot.	В комнате слишком шумно/холодно/жарко.
There is no soap/towel/shampoo in my room.	Нет мыла/полотенца/шампуня в моей комнате.
There isn’t any hot water.	В номере нет горячей воды.
The television/air conditioning/shower doesn’t work.	Телевизор/кондиционер/душ не работает.
One of the lights doesn’t work.	Одна из лампочек не работает.
Could you send someone up to fix it?	Не могли бы вы прислать кого-нибудь починить это?
I am not feeling well. Is there a doctor in the hotel?	Я болен. В отеле есть врач?
Could you find a doctor for me, please?	Не могли бы вы найти врача для меня, пожалуйста?

Опытные туристы советуют при выходе из отеля оставлять ключи у администратора, так вы точно не потеряете их.

Рекомендуем посмотреть это видео о решении проблем в отеле и запомнить фразы из него:

Выезд из отеля

При выезде из гостиницы вам надо будет внести оплату за номер. Чтобы вам легче было вести диалог на английском языке в отеле, выучите следующие фразы:

Phrase	Перевод
I would like to check-out.	Я хотел бы выехать.
Could I have a receipt, please? I am leaving tomorrow.	Могу я получить чек, пожалуйста? Я уезжаю завтра.
I would like to pay my bill.	Я бы хотел оплатить мой счет.
I’ll pay by credit card.	Я оплачу счет кредитной картой.
I’ll pay in cash.	Я оплачу счет наличными.
I think there is a mistake in my bill.	Я думаю, в моем счете ошибка.
I have/haven’t used the minibar.	Я использовал/не использовал мини-бар.
Could I have some help bringing my luggage down?	Помогите мне, пожалуйста, спустить мой багаж вниз.
I have really enjoyed my stay.	Я получил удовольствие от пребывания в вашем отеле.

При общении с вами сотрудник отеля будет использовать следующие фразы:

Phrase	Перевод
Are you ready to check out?	Вы готовы выехать?
What room were you in?	В каком номере вы останавливались?
How would you like to pay?	Как бы вы хотели оплатить?
Did you use the minibar?	Вы пользовались мини-баром?
I need your room keys, please.	Мне нужны ключи от вашего номера, пожалуйста.

Не хотите тратить время и стоять в очереди при выезде из отеля? Советуем посетить официальный сайт гостиницы и проверить, можно ли воспользоваться услугой онлайн-выезда. В последнее время многие отели предлагают такую опцию. При этом вам нужно будет оплатить счет кредитной картой примерно за сутки до планируемого выезда, а в день выезда просто отдать ключи от номера администратору отеля или положить их в специальный ящик у стойки регистрации.

Посмотрите следующее видео о выезде из гостинице:

Обозначения и термины, которые вам могут понадобиться

Phrase	Перевод
Vacancies	Свободные места
No vacancies	Свободных мест нет
Front desk, reception	Администрация, «ресепшн» отеля
Room service	Обслуживание номеров
Concierge	Консьерж
Maid	Горничная
Bellboy/bellman/porter	Коридорный/портье — человек, который помогает нести ваши вещи и показывает номер
Valet	Человек, который паркует автомобили клиентов гостиницы
Lobby	Вестибюль
Lifts/Elevators	Лифты
Out of order	Не работает (табличка, например на лифте)
Bar	Бар
Restaurant	Ресторан
Gym	Тренажерный зал
Swimming pool	Бассейн
Indoor pool	Бассейн внутри помещения
Kitchenette	Уголок-кухня в номере
Please, make up my room	Пожалуйста, приберитесь в комнате (табличка, которую вы вешаете на двери)
Please, do not disturb	Пожалуйста, не беспокоить (табличка, которую вы вешаете на двери)
Laundromat	Прачечная с самообслуживанием
Complimentary breakfast	Бесплатный завтрак
Luggage cart	Тележка для багажа, которую вы можете использовать на территории отеля
Maximum capacity	Максимально допустимое количество людей (обычно указывается в лифте)
Parking pass	Карточка, которую нужно прикрепить на лобовое стекло автомобиля, припаркованного на стоянке отеля
Wake-up call	Звонок по телефону с целью разбудить клиента (заказывается по желанию)
Damage charge	Плата, которая включается в общий счет, если вы что-то повредили или испортили
Pay-per-view movie	Дополнительная плата за просмотр фильмов и некоторых передач

Мы представили вам самые нужные и простые фразы на английском для отеля. Рекомендуем заучить их наизусть перед поездкой. Не забывайте пользоваться и нашими советами, чтобы не попасть впросак за границей. Надеемся, наш английский разговорник поможет вам общаться в отеле и ваш отдых будет приятным и незабываемым.

А если вы хотите всегда путешествовать с комфортом, приглашаем вас на курс английского для путешествий по Скайпу. Наши преподаватели научат вас говорить уверенно и грамотно.

Полный список слов и фраз для скачивания

В конце мы предлагаем вам скачать 2 документа: в одном собраны все полезные слова из статьи, а во втором вы найдете список фраз, связанных с отдыхом в отеле.

Скачать список фраз по теме «Английский в отеле» (*.pdf, 305 Кб)

Скачать список полезной лексики по теме «Английский в отеле» (*.pdf, 312 Кб)

Фразы в отеле на английском

Разговорник для туристов

ПоделитьсяПоделитьсяВ Телеграм4984 просмотра

Знание английского языка, хотя бы на базовом уровне, очень выручает во время посещения других стран. Бронируя номер в гостинице самостоятельно, вы можете существенно сэкономить. Предлагаем выучить фразы «В отеле» на английском.

Мы уже рассмотрели, как называются различные типы гостиниц, номера и типы питания . Однако вам пригодится знание языка и во время заселения, и в том случае, если у вас возникнут какие-то проблемы, или вам попросту нужно будет узнать какую-то информацию у персонала. Поэтому, давайте рассмотрим полезные выражения на тему «В Гостинице», которая пригодится каждому путешественнику.

Начнем с выбора гостиницы:

Если вы ищите отель через посредника, вам могут пригодится следующие фразы:

How many stars does this hotel have? — Сколько звезд у этой гостиницы.

I’d like to stay in the city centre — Я хотел бы остановиться в центре города

How far is it from the (city centre, airport, railway station)? — Как далеко это от центра города, аэропорта, ж/д вокзала)?

What’s the price per night? — Сколько стоит одна ночь?

I’m looking for something not expensive — Я ищу что-то недорогое.

Бронирование:

При бронировании номера в отеле вам может пригодится знание следующих фраз:

Hello, can I reserve a room, please? — Здравствуйте, могу ли я забронировать номер, пожалуйста?

Do you have any vacancies? — У вас есть свободные номера?

Can I book a room? — Можно ли забронировать номер?

How far is it from the airport / city centre? — Как далеко от аэропорта/ центра города?

What types of rooms are available? — Какие номера доступны?

I need a single room for three days. — мне нужен одноместный номер на три дня.

I would like to book a non-smoking room. — Мне бы хотелось забронировать номер для некурящих.

I’d like to book a room with a bed for a child / extra bed / rollaway bed / cot. — Мне нужен номер с кроватью для ребенка / дополнительной кроватью /раскладушкой / детской кроваткой.

What’s the price for a single/double/triple/twin-bedded room? — Какова стоимость одноместного/двухместного/трехместного/с двумя кроватями номера?

How much is the service charge and tax? — Сколько стоит обслуживание и налог?

How much is for the room including breakfast? — Сколько стоит проживание с завтраками?

Is breakfast included? — Завтрак включен в стоимость?

That’s a bit more than I wanted to pay. — Это немного больше, чем я могу заплатить.

Do you have some other options? — У вас есть какие-либо другие варианты?

Could you offer me any discount? — Вы могли бы мне предложить скидку?

Is there anything cheaper? — Есть ли что-нибудь дешевле?

What is the total cost? — Какова итоговая сумма к оплате?
Do you need a deposit? — Нужен ли залог (депозит)?

Are my credit card details necessary when making a reservation? — Нужны ли данные моей кредитной карты при бронировании?

Теперь давайте посмотрим, какие фразы во время бронирования номера, можете услышать вы от сотрудника гостиницы:

What’s your name, please? — Пожалуйста, скажите ваше имя.

May you spell your last name, please? — Не могли бы вы произнести по буквам вашу фамилию, пожалуйста?

What kind of room would you like? — Какой тип номера вы бы хотели?

Do you want to have breakfast included? — Хотели бы вы, чтобы завтраки были включены?

When will you arrive? -Когда вы прибываете?

How long would you like to stay in our hotel? — Как долго вы бы хотели оставаться в нашей гостинице?

We’ll have the room for you on June the fifth. — У нас будет для вас номер пятого июня.

You have to check-out before 12 p.m. — Вам следует освободить номер до 12.

It’s forty dollars a night plus tax. — Это будет стоить сорок долларов плюс налоги.

You have to pay in advance. — Вам нужно заплатить вперед.

Will you pay in cash or by credit card? — Вы рассчитаетесь наличными или карточкой?

We require your credit card number for a deposit. — Нам нужен номер вашей кредитки, чтобы внести залог.

Could I take your credit card number? — Скажите пожалуйста номер вашей кредитной карты.

May I have your name and telephone number, please? — Скажите, пожалуйста, ваше имя и номер телефона.

Is there anything else I can do for you? — Могу ли я чем-то еще помочь вам?

All rooms are booked. — Все номера заняты.

Узнаем детальную информацию о номере:

Перед тем как забронировать номер, очень важно узнать об удобствах, которые в нем есть, чтобы потом не возникло никаких недоразумений.

Does the room have an air conditioning? — Есть ли в номере кондиционер?

Does the room have an air refrigerator? — ли в номере холодильник?

Does the room have a balcony? — В номере есть балкон?

Does the room have a bath or a shower? — В номере душ или ванная?

Does the room have the Internet access? — В номере есть доступ к интернету?

Регистрация в отеле:

Итак, вы добрались до своего отеля, и теперь вам нужно зарегистрироваться, чтобы заселиться в номер. Давайте рассмотрим лексику, которая пригодится вам при регистрации.

Hello, I have a reservation for a single/twin/triple/double room. — Здравствуйте, я бронировал одноместный/двухместный/трехместный/с двумя кроватями номер.

What time do you serve breakfast? — В котором часу завтрак?

What time’s the restaurant open for dinner? — В котором часу ресторан открывается для ужина?

What time does the bar close? — В котором часу закрывается бар?

Where are the lifts? — Где находятся лифты?

Do I pay now or at checkout? — Я должен рассчитаться сейчас, или когда буду выселяться?

Have you got a safe? Is it free of charge? How much is it? — У вас есть сейф? Это бесплатно?

Сколько это будет стоить?

Фразы, который может использовать администратор:

Could I see your passport, please? — Ваш паспорт, пожалуйста.

Could you please fill in this registration form? — Пожалуйста, заполните регистрационную форму.

Could you please sign at the bottom of the form? — Распишитесь внизу бланка, пожалуйста.

Breakfast’s from 8 a.m. till 11a.m. — Завтрак с 8 до 11.

Would you like any help with your luggage? — Вам нужна помощь с багажом?

Here’s your room key. — Возьмите ключ от вашего номера.

Your room’s on the second floor. — Ваш номер на втором этаже.

Room 432 on the fourth floor. — Номер 432, четвертый этаж.

I’m afraid that your room isn’t ready yet, sir. — Боюсь, ваша комната еще не готова.

Сервис:

Теперь рассмотрим выражения, которые придут на выручку, если вам что-то понадобиться во время проживания в отеле.

Could I have a wake-up call at seven o’clock? — Не могли бы вы позвонить, чтобы разбудить меня в семь утра?

Could I have lunch in my room, please? — Не могли бы вы принести обед в мой номер?

Could you send dinner to room 123, please? — Не могли бы вы прислать ужин в номер 123, пожалуйста?

Do you have laundry service? — У вас есть прачечная?

Where’s the bar/gym/swimming pool/restaurant? — Где находится бар/спортзал/бассейн/ресторан?

Where can I find an iron? — Где я могу найти утюг?

I would like my suit washed and pressed. — Я бы хотел, чтобы мой костюм постирали и погладили.

Could I have the towel, please? — Не могли бы вы дать мне полотенце, пожалуйста?

Can I have an extra bed/blanket? — Могу ли я получить дополнительную кровать/одеяло?

Could you please change the sheets? — Пожалуйста, поменяйте мне постельное белье.

My room is messy, and I would like it cleaned. — Моя комната в беспорядке, и я хотел бы, чтобы ее убрали.

Are there any messages for me? — Для меня есть сообщения?

How can I get to the museum from the hotel? — Как я могу добраться до музея от отеля?

Could you please call me a taxi? — Не могли бы вы вызвать мне такси.

Could you recommend me a good SPA centre / gift shop not far from the hotel? — Не могли бы вы порекомендовать мне хороший СПА центр / магазин подарков недалеко от отеля?

Когда возникают проблемы:

Иногда во время проживания в гостинице могут случится небольшие проблемы, например, вы можете заболеть, и вам понадобятся услуги врача, или же в вашем номере что-то не будет работать. Давайте рассмотрим несколько выражений, которые помогут в проблемных ситуациях.

The fridge in my room is broken, may you fix it up? — В моем номере поломан холодильник, не могли бы вы его починить?

My room’s not been made up. — Мою комнату не убрали.

I’ve lost my room key. — Я потерял свой ключ.

The room is too noisy/cold/hot. — В моей комнате слишком шумно/холодно/жарко.

There is no soap/towel/shampoo in my room. — Нет мыла/полотенца/шампуня в моей комнате.

There isn’t any hot water. — В номере нет горячей воды.

One of the lights doesn’t work. — Одна из лампочек не работает.

Could you send someone up to fix it? — Пришлите кого-то, чтобы это починить.

I am not feeling well. Is there a doctor in the hotel? — Я себя плохо чувствую. В отеле есть врач?

Could you find a doctor for me, please? — Не могли бы вы найти мне врача, пожалуйста.

Выезд из отеля:

Надеемся, вы хорошо провели время в гостинице, и у вас не возникало никаких проблем во время проживания. Итак, ваш отдых или ваша деловая поездка подходят к концу, и настало время выезжать из отеля. Предлагаем вам несколько фраз, которые могут пригодиться при выезде.

I would like to check-out. — Я хотел бы выехать.

Could I have a receipt, please? I am leaving tomorrow. — Могу я получить чек, пожалуйста? Я уезжаю завтра.

I would like to pay my bill. — Я хотел бы оплатить счет.

I’ll pay by credit card. — Я оплачу картой.

I’ll pay in cash. — Я буду платить наличными.

I think there is a mistake in my bill. — Мне кажется, в моем счете ошибка.

I have/haven’t used the minibar. — Я использовал/не использовал мини-бар.

Could I have some help bringing my luggage down? — Помогите мне, пожалуйста, спустить мой багаж вниз.

I have really enjoyed my stay, thank you. — Спасибо, мне все понравилось.
Сотрудник отеля может использовать такие фразы:

Are you ready to check out? — Вы готовы выезжать?

What room were you in? — В каком номере вы проживали?

How would you like to pay — in cash or by credit card? — Как бы вы хотели оплатить счет — наличными или картой?

Did you use the minibar? — Вы пользовались мини-баром?

I need your room keys, please. — Мне нужны ключи от вашего номера, пожалуйста.

Для тех, кто желает экономить свое время, современные отели предлагают услугу онлайн-выезда. Эта услуга очень удобна: все что вам нужно — оплатить счет за день до выезда онлайн, а когда будете покидать гостиницу — просто отдать ключи сотруднику рецепции.
Надеемся, данная подборка фраз была вам полезна, и поможет вам избежать языкового барьера при бронировании номера, регистрации, возникновении различных непредвиденных ситуаций и выезде.

Надеемся, эти фразы «В отеле на английском» помогут вам во время подготовки к путешествию. Желаем вам приятного пребывания в гостинице и позитивных впечатлений от поездки :).

Департамент общего аудита по вопросу перевода иностранных документов и учета чеков ККМ

Ответ

По вопросу построчного перевода документов непрофессиональным переводчиком отметим следующее

В соответствии с пунктом 1 статьи 252 НК РФ одним из основных требований для учета расходов в целях налога на прибыль является их документальное подтверждение.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.

Согласно пункту 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности (утв. Приказом Минфина РФ от 29.07.98 №34н) документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности осуществляется на русском языке. Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык.

Официальная позиция контролирующих органов заключается в том, что перевод может быть выполнен как профессиональным переводчиком, так и специалистами самой организации.

Так, в письме Минфина РФ от 20.03.06 № 03-02-07/1-66 было отмечено:

«…Действующим законодательством Российской Федерации не регламентируется порядок перевода первичных учетных документов с иностранного на русский язык.

Полагаем, что такой перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистами самой организации.

Считаем, что организация вправе самостоятельно определить лицо, осуществляющее перевод первичных учетных документов на русский язык…».

Аналогичный вывод был сделан в письмах Минфина РФ от 14.09.09 № 03-03-05/170, от 22.03.10 № 03-03-06/1/168, от 26.03.10 № 03-08-05/1:

«…Такой перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистами самой организации, на которых возложена такая обязанность в рамках исполнения должностных обязанностей, в том числе и от руки».

При этом, в письме от 26.03.2010 № 03-08-05/1 Минфин РФ также отметил:

«…Следовательно, документы, подтверждающие понесенные организацией расходы, составленные на иностранном языке и переведенные на русский профессиональным переводчиком (компетентным сотрудником организации), могут быть приняты к налоговому учету в качестве первичных документов, если они оформлены в соответствии с законодательством Российской Федерации либо согласно обычаям делового оборота, применяемым в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы…»

Со ссылкой на вышеуказанное письмо Минфина РФ от 20.03.06 № 03-02-07/1-66 УФНС по г. Москве выразило аналогичную позицию:

— в письме от 09.10.06 № 20-12/89132.1:

«…Согласно письму Минфина России от 20.03.2006 N 03-02-07/1-66 перевод с иностранного языка на русский может сделать как профессиональный переводчик, так и специалист самой организации. Организация вправе самостоятельно определить лицо, осуществляющее перевод первичных учетных документов на русский язык…»;

— в письме от 26.05.08 № 20-12/050126:

«…Перевод с иностранного языка на русский может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистом самой организации. При этом организация вправе самостоятельно определить лицо, осуществляющее перевод первичных учетных документов на русский язык, закрепив обязанность работника по осуществлению переводов в его должностных инструкциях. Об этом сказано в Письме Минфина России от 20.03.2006 N 03-02-07/1-66.

Следовательно, документы, подтверждающие понесенные организацией расходы, составленные на иностранном языке и переведенные на русский профессиональным переводчиком (компетентным сотрудником организации), могут быть приняты к налоговому учету в качестве первичных документов, если они оформлены в соответствии с законодательством РФ либо согласно обычаям делового оборота, применяемым в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы…».

В письме от 03.11.09 № 03-03-06/1/725 Минфин РФ сделал следующий вывод:

«…в случае наличия у налогоплательщика первичных документов, составленных на иностранном языке по типовой форме, считаем, что достаточно однократно осуществить перевод на русский язык постоянных показателей типовой формы. В последующем же налогоплательщик осуществляет при необходимости перевод изменяющихся показателей первичного документа.

Также обращаем внимание на то, что действующим законодательством Российской Федерации не регламентируется порядок перевода первичных учетных документов с иностранного на русский язык.

Полагаем, что такой перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистами самой организации…»

В письме от 20.04.12 № 03-03-06/1/202 на вопрос, может ли физлицо, владеющее данным языком, переводить документы на русский язык для целей учета расходов при исчислении налога на прибыль, в случае если у него отсутствует диплом, подтверждающий знание данного языка, Минфин РФ указал следующее:

«…Таким образом, для отражения таких первичных документов в бухгалтерском и налоговом учете необходимо иметь построчный перевод на русский язык первичных документов, составленных на иностранном языке.

С учетом вышеизложенного документы, составленные на иностранном языке, должны быть переведены на русский язык.

Полагаем, что такой перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистом самой организации…».

Таким образом, учитывая официальную позицию контролирующих органов, Организация вправе поручить своему сотруднику построчный перевод документов, составленных на иностранном языке.

По вопросу кассовых чеков отметим следующее

Как было отмечено нами выше, расходы должны быть документально подтверждены.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Закона № 402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

Пунктом 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ установлен перечень обязательных реквизитов первичного учетного документа.

Как следует из вопроса, кассовый чек выдается сотруднику организации при осуществлении им покупки товарно-материальных ценностей для нужд Организации. В дальнейшем чек прикладывается к авансовому отчету.

Согласно пункту 2 Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, кассовый чек – первичный учетный документ, отпечатанный контрольно-кассовой техникой на бумажном носителе, подтверждающий факт осуществления между пользователем и покупателем (клиентом) наличного денежного расчета и (или) расчета с использованием платежных карт, содержащий сведения об этих расчетах, зарегистрированных программно-аппаратными средствами контрольно-кассовой техники, обеспечивающими надлежащий учет денежных средств при проведении расчетов.

Таким образом, кассовый чек является подтверждением осуществления расчетов между сотрудником организации и продавцом товарно-материальных ценностей, но не является первичным документом, поскольку может не содержать всех обязательных реквизитов, установленных Законом № 402-ФЗ, в частности «наименование должности» и «подпись» лиц, совершивших операцию.

Аналогичная точка зрения по данному вопросу изложена в письме ФНС РФ от 25.06.13 № ЕД-4-3/11515@ (О подтверждении расходов налогоплательщика кассовыми чеками ККМ для целей налога на прибыль):

«В соответствии с законодательством о бухгалтерском учете все хозяйственные операции (факты хозяйственной жизни) оформляются первичными учетными документами.

Требования наличия обязательных реквизитов в первичных учетных документах установлены законами о бухгалтерском учете (до 01.01.2013 — Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», с 01.01.2013 — Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Пунктом 1 ст. 5 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» установлено, что организации (за исключением кредитных организаций) и индивидуальные предприниматели, применяющие контрольно-кассовую технику (за исключением контрольно-кассовой техники в составе платежных терминалов, применяемых платежными агентами и банковскими платежными агентами, субагентами, и банкоматов, применяемых банковскими платежными агентами), обязаны выдавать покупателям (клиентам) при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в момент оплаты отпечатанные контрольно-кассовой техникой кассовые чеки.

Перечень обязательных реквизитов кассового чека ККМ определен Положением по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 30.07.1993 N 745 (далее — Положение по применению ККМ). Данный перечень не содержит всех реквизитов первичного учетного документа в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете. В частности, в кассовом чеке ККМ отсутствуют такие реквизиты, как «наименование должности» и «подпись» лиц, совершивших хозяйственную операцию.

Кроме того, согласно п. 2 Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 23.07.2007 N 470, кассовый чек — первичный учетный документ, отпечатанный контрольно-кассовой техникой на бумажном носителе, подтверждающий факт осуществления между пользователем и покупателем (клиентом) наличного денежного расчета и (или) расчета с использованием платежных карт, содержащий сведения об этих расчетах, зарегистрированных программно-аппаратными средствами контрольно-кассовой техники, обеспечивающими надлежащий учет денежных средств при проведении расчетов. При осуществлении вышеуказанных расчетов кассовый чек ККМ выдается не организации, а физическому лицу — сотруднику этой организации. Оприходование организацией товарно-материальных ценностей, приобретенных для нее сотрудником, осуществляется на основании первичных учетных документов, в частности, авансового отчета, товарных чеков, а также документов, подтверждающих факт оплаты, — чеков ККМ, квитанции к приходному кассовому ордеру.

Учитывая изложенное, налогоплательщик вправе подтвердить произведенные расходы кассовым чеком, однако для учета расходов в целях налогообложения наряду с кассовым чеком необходимы и другие первичные документы, свидетельствующие о связи понесенных расходов с деятельностью организации, направленной на получение доходов».

С учетом вышеизложенного, по нашему мнению, Организация вправе прикладывать к авансовому отчету первичные документы, подтверждающие, что работник понес расходы в интересах организации. При этом из указанных документов должно следовать, что приобретенные товарно-материальные ценности необходимы для нужд организации.

Таким образом, в случае если чек ККМ содержит все обязательные реквизиты, предусмотренные Законом № 402-ФЗ, на наш взгляд, он может являться таким первичным документом.

В случае если в чеке отсутствует какой-либо из обязательных реквизитов, то для учета расходов в целях налогообложения необходимо приложить документ, содержащий обязательные реквизиты (например, товарный чек или товарная накладная).

Федеральный закон от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

(в ред. Федерального закона от 21.12.2013 N 357-ФЗ)

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Положение о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями утв. Постановлением Правительства РФ от 23.07.07 № 470

Назад в раздел

Заграничная служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы, за пределами Российской Федерации.

Правила направления сотрудников компаний в служебные командировки на территорию как РФ, так и иностранных государств закреплены в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки (далее – Положение).

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками, для коммерческих организаций определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (в соответствии с положениями ст. 168 ТК РФ).

Какие расходы на загранкомандировки можно учесть при расчете облагаемой базы по налогу на прибыль? На какую дату осуществляется перерасчет в рубли затрат, понесенных в иностранной валюте? От чего зависит размер суточных и как правильно его определить? Обо всем этом вы узнаете из данного материала.

Центр образования «Основы Вашего Бизнеса» 📌 Реклама Семинар: осваиваем нововведения в бухгалтерском учете. Самые главные и важные изменения в бухучете в 2020 году. Уникальная информация. Узнать больше

Состав расходов при командировках за рубеж

Согласно Положению работники направляются в командировки на основании решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом срок командировки устанавливается работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 3, 4).

Командированным работникам возмещаются (п. 11 Положения):

– расходы на проезд и наем жилого помещения;

– дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные);

– иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.

При направлении сотрудника в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются (п. 23 Положения):

а) расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

б) обязательные консульские и аэродромные сборы;

в) сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

г) расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

д) иные обязательные платежи и сборы.

Все перечисленные расходы учитываются при расчете облагаемой базы по налогу на прибыль на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Платформа ОФД 📌 Реклама ОФД со скидкой 30%. Новогодняя акция на подключение касс ОФД поможет бухгалтеру сдать отчеты + аналитика продаж + работа с Честным ЗНАКом Узнать больше

В соответствии с п. 26 Положения работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических затратах на проезд (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.

Если прилагаемые к авансовому отчету оправдательные документы составлены на иностранном языке, они должны быть переведены на русский язык. Перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистом самой организации (Письмо Минфина России от 20.04.2012 № 03‑03‑06/1/202).

Выдача денежных средств под отчет

Отметим, что 19.08.2017 вступило в силу Указание Банка России от 19.06.2017 № 4416‑У (далее – Указание № 4416‑У), которым внесены поправки в порядок ведения кассовых операций, утвержденный Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210‑У (далее – Порядок).

В соответствии с Указанием № 4416‑У упрощен порядок выдачи денежных средств подотчетным лицам (внесены изменения в абз. 1 п. 6.3 Порядка). Если раньше для выдачи наличных денег расходный кассовый ордер оформлялся по заявлению подотчетного лица, то с указанной даты деньги выдаются на основании либо указанного заявления либо распорядительного документа юридического лица. Эти документы составляются в произвольной форме и содержат запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

По поводу оформления распорядительного документа ЦБ РФ в Письме от 13.10.2017 № 29‑1‑1‑ОЭ/24158 разъяснил, что, во‑первых, при его подготовке юридическое лицо может руководствоваться ГОСТ Р 6.30-2003, а во‑вторых, в распорядительном документе могут указываться несколько работников с отражением по каждому подотчетному лицу суммы наличных денег и срока, на который они выдаются.

Согласно Указанию № 4416‑У утратил силу абз. 3 п. 6.3 Порядка, в силу которого выдача наличных денег под отчет должна была проводиться при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег. Таким образом, начиная с 19.08.2017 для выдачи подотчетных сумм не обязательно требовать у лица отчета за предыдущие средства и возврата неизрасходованных.

Обратите внимание

Сегодня многие организации расчеты с подотчетными лицами ведут посредством пластиковых карт. Причем Минфин не возражает, если при этом используются не только корпоративные пластиковые карты, но и личные банковские карты работников.

Минфин и Федеральное казначейство в целях минимизации наличного денежного обращения, а также принимая во внимание нецелесообразность выдачи карт организации каждому сотруднику, направляемому в командировку, и специфику осуществления расходов, связанных с компенсацией сотрудникам документально подтвержденных расходов, считают возможным перечисление средств на банковские счета физических лиц – сотрудников организаций в целях осуществления ими с использованием карт физических лиц, выданных в рамках «зарплатных» проектов, оплаты командировочных расходов и компенсации документально подтвержденных расходов (см. Письмо Минфина России № 02‑03‑10/37209 и Федерального казначейства № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013).

Исходя из ст. 8 Закона о бухучете при перечислении денежных средств на личные банковские карты сотрудников для оплаты хозяйственных нужд (товаров, материалов) в нормативном акте, определяющем учетную политику организации, следует преду­смотреть положения, регулирующие порядок расчетов с подотчетными лицами.

Кроме того, в платежном поручении надо указать, что перечисленные средства являются подотчетными, при этом организации необходимо получить от сотрудника письменное заявление о перечислении подотчетных сумм на его личную банковскую карту с указанием реквизитов, а сотруднику к авансовому отчету нужно приложить документы, подтверждающие оплату банковской картой (см. Письмо Минфина России от 25.08.2014 № 03‑11‑11/42288).

Включаем расходы в расчет облагаемой базы

Расходы на проезд к месту командировки и обратно

В настоящее время сотрудники большинства организаций, отправляясь в командировку, приобретают билеты в электронном виде, оплачивая их посредством пластиковых карт (корпоративных или личных). Формы этих билетов установлены приказами Минтранса России № 134 (для авиабилетов) и № 322 (для железнодорожных билетов).

Документом, подтверждающим для целей налогообложения прибыли произведенные расходы на приобретение железнодорожного билета, может служить контрольный купон электронного билета (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученный в электронном виде по Интернету.

При этом с учетом того, что необходимую информацию о состоявшейся поездке к месту командирования и обратно (в том числе время отправления, стоимость проезда и другие реквизиты) содержит посадочный талон, он может быть принят в качестве документа, служащего основанием для возмещения расходов на проезд, связанных с направлением работника в служебную командировку (Письмо Минфина России от 14.04.2014 № 03‑03‑07/16777).

Если приобретен электронный авиабилет, то оправдательным документом, подтверждающим расходы на его покупку для целей налогообложения, является сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут-квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, с одновременным представлением посадочного талона, подтверждающего перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту, с отметкой аэропорта о досмотре (Письмо Минфина России от 06.06.2017 № 03‑03‑06/1/35214). В случае невозможности получения такого штампа (например, ввиду технических особенностей оснащения аэропорта вылета за границей) организация может представить выданную авиаперевозчиком или его представителем справку, содержащую необходимую для подтверждения полета информацию (Письмо Минфина Россииот 09.10.2017 № 03‑03‑06/1/65743).

В случае подтверждения расходов на приобретение авиабилета вышеуказанными документами для целей налогообложения прибыли дополнительных документов, подтверждающих оплату билета, в том числе выписки, подтверждающей оплату банковской картой, не требуется (Письмо Минфина России от 29.01.2014 № 03‑03‑07/3271).

В случае проезда сотрудника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется этим сотрудником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование данного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевым листом, счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.) (п. 7 Положения).

Расходы на такси

В соответствии с п. 22 Положения расходы на проезд при направлении работника в командировку на территории иностранных государств возмещаются ему в том же порядке, который изложен в п. 12 данного положения при направлении в командировку в пределах территории РФ. Согласно этой норме расходы на проезд к месту командировки и обратно (а также проезд из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах) включают:

– затраты на проезд транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы;

– оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

В связи с тем, что в данной норме речь идет о транспорте общего пользования, возникает вопрос: может ли организация учитывать расходы на возмещение работнику затрат по оплате услуг такси в составе расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль?

Официальная позиция Минфина заключается в следующем: расходы на проезд работника на такси до вокзала (аэропорта) и от вокзала (аэропорта) учитываются для целей налогообложения при условии их экономической обоснованности и оформления документами, соответствующими требованиям, установленным действующим законодательством. Такое мнение Минфин высказал в письмах от 11.07.2012 № 03‑03‑07/33, от 04.10.2011 № 03‑03‑06/1/621, от 22.05.2009 № 03‑03‑06/1/339.

Расходы на наем жилого помещения

Согласно п. 21 Положения расходы на наем жилого помещения при направлении работников в командировки на территории иностранных государств, подтвержденные соответствующими документами, возмещаются в порядке и размерах, которые определяются в соответствии со ст. 168 ТК РФ.

Подлежат возмещению расходы работника на основании квитанций или счетов за проживание в гостинице, в том числе на территории иностранного государства. Указанные расходы также учитываются в составе прочих расходов в соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.

При этом, если работниками организации, прибывшими из заграничной командировки, представляются счета за проживание в гостинице, в которых отдельной строкой выделен НДС, то эта сумма «заграничного» налога может быть включена в расходы для целей налогообложения (см. Письмо Минфина России от 30.01.2012 № 03‑03‑06/1/37).

Если расходы на наем жилого помещения командированным работником документально не подтверждены, то организация не вправе на указанные затраты уменьшить базу по налогу на прибыль (Письмо Минфина России от 28.04.2010 № 03‑03‑06/4/51).

Суточные во время загранкомандировок

Правила расчета суточных во время зарубежной командировки приведены в п. 17, 18 и 20 Положения.

Согласно этим нормам за время нахождения в пути работника, направляемого в командировку за пределы территории РФ, суточные выплачиваются:

– при проезде по территории РФ – в порядке и размерах, которые предусмотрены для командировок в пределах территории РФ;

– при проезде по территории иностранного государства – в порядке и размерах, которые установлены для командировок на территории иностранных государств.

День пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются:

– в иностранной валюте – при следовании работника с территории РФ;

– в рублях – при следовании на территорию РФ.

Необходимость подтверждения расходования суточных конкретными чеками, квитанциями или другими расходными документами отсутствует и из требований налогового законодательства не вытекает (письма Минфина России от 24.11.2009 № 03‑03‑06/1/770 и ФНС России от 03.12.2009 № 3‑2‑09/362).

Даты пересечения государственной границы РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.

При направлении работника в командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

Если сотрудник выехал в командировку на территорию иностранного государства и в тот же день вернулся, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств.

Итак, в коллективном договоре или другом локальном нормативном акте можно установить любой размер суточных, а также дифференцировать этот размер в зависимости от страны, в которую командируется работник.

В случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя организации при представлении документов, подтверждающих факт такой задержки (п. 19 Положения).

Пример 1

Заместитель директора Иванов И. И. (г. Москва) направлен в зарубежную командировку. Сначала он должен был посетить Италию, потом Хорватию и возвратиться в Москву.

Согласно коллективному договору суточные в организации установлены для командировок в Италию – 120 евро, Хорватию – 80 евро.

27 октября 2017 года в 23.00 Иванов вылетел в Италию и прибыл туда 28 октября. Пересечение границы РФ 27 октября подтверждается отметкой в заграничном паспорте.

29 октября он выехал из Италии и прибыл в Хорватию.

31 октября вернулся в Москву, о чем имеется отметка в загранпаспорте.

1 ноября Иванов И. И. представил авансовый отчет, который в этот же день был утвержден.

Размер суточных, которые подлежат выплате данному работнику, составит:

– за 27 октября (день пересечения государственной границы РФ при следовании работника с территории РФ) – 120 евро;

– за 28 октября (день пребывания в Италии) – 120 евро;

– за 29 октября (день прибытия в Хорватию) – 80 евро;

– за 30 октября (день пребывания в Хорватии) – 80 евро.

Итого размер суточных, которые причитаются работнику в евро, составил 400 евро (120 + 120 + 80 + 80).

На какую дату пересчитываются в рубли валютные расходы

Если аванс выдан в валюте

Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов на проезд и наем жилого помещения и дополнительных затрат, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). При этом выдача аванса может осуществляться наличными деньгами как в рублях, так и в валюте (п. 10 Положения).

В силу п. 16 Положения оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории РФ, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного работнику в связи с командировкой, осуществляются в соответствии с Федеральным законом № 173‑ФЗ.

Согласно пп. 9 п. 1 ст. 9 указанного закона разрешается производить в валюте операции при оплате и (или) возмещении расходов физического лица, связанных со служебной командировкой за пределы территории РФ, а также операции при погашении неизрасходованного аванса, выданного в связи со служебной командировкой.

Выдача юридическому лицу наличной иностранной валюты осуществляется с его банковского валютного счета на основании письма на ее получение (п. 2.1 Указания Банка России № 2054‑У).

Случается, что поступление денег в кассу организации с валютного счета и выдача их из кассы в качестве аванса командированному работнику происходят в разные дни. При этом курс иностранной валюты по отношению к рублю меняется. В таком случае возникают курсовые разницы. Эти разницы имеют место и при возврате части неизрасходованной суммы аванса в иностранной валюте, если курс на дату возврата отличен от курса на дату выдачи аванса.

На какую дату берется курс иностранной валюты к рублю для целей принятия расходов в налоговом учете?

Расходы, выраженные в иностранной валюте, для целей налого­обложения пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному Банком России на дату их признания (п. 10 ст. 272 НК РФ). Для расходов на командировки это дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Отметим, что в бухгалтерском учете датой совершения операции для расходов организации в иностранной валюте, связанных с зарубежными командировками, будет день утверждения авансового отчета (п. 3 ПБУ 3/2006 и приложение к данному ПБУ). Таким образом, при признании в расходах затрат на загранкомандировки в иностранной валюте разниц между бухгалтерским и налоговым учетом не возникает.

Пример 2

Организация направила своего работника в зарубежную командировку с 18 по 23 сентября 2017 года.

18 сентября 2017 года с валютного счета была снята сумма в размере 1 000 евро. В этот же день деньги были выданы работнику под отчет.

Работник вернулся из командировки 23 сентября, а 25 сентября представил авансовый отчет на сумму 900 евро и сдал неизрасходованную валюту в размере 100 евро.

Курс евро к рублю, установленный Банком России, составил:

– 18.09.2017 – 68,5801 руб./евро;

– 25.09.2017 – 69,0737 руб./евро.

В бухгалтерском учете организации будут сделаны следующие проводки:

	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Получены в банке валютные средства для выдачи под отчет (1 000 евро x 68,5801 руб./евро)			68 580,1
Выдана валюта командированному работнику под отчет (1 000 евро x 68,5801 руб./евро)			68 580,1
Отражена сумма командировочных расходов (900 евро x 69,0737 руб./евро)			62 166,33
Возвращена в кассу неизрасходованная сумма аванса подотчетным лицом (100 евро x 69,0737 руб./евро)			6 907,37
Отражена положительная курсовая разница от пересчета валюты (1000 евро x (69,0737 — 68,5801) руб./евро)			493,6

В налоговом учете организации будут отражены:

– прочие расходы, связанные с производством и реализацией, – 62 166,33 руб.;

– внереализационные доходы – 493,6 руб.

Если аванс выдан в рублях

Организации, не имеющие валютного счета, направляя сотрудников в заграничную командировку, выдают им авансы в рублях с тем, чтобы они самостоятельно приобрели валюту.

В банке сотруднику должны выдать документ, подтверждающий проведение операции с наличной иностранной валютой в соответствии с положениями Инструкции № 136‑И.

В связи с тем, что конвертация валюты производится от имени физлица, организация не отражает операции по покупке валюты.

Командированный сотрудник на территории иностранного государства понесет расходы, связанные с командировкой, потратив всю или часть валюты, что должно быть подтверждено документально.

Работодатель должен компенсировать работнику его фактические расходы, в данном случае – ту сумму в рублях, которая была потрачена для приобретения израсходованного количества валюты.

Порядок отражения в учете командировочных расходов зависит от того, может ли сотрудник документально подтвердить факт приобретения валюты (письма Минфина России от 21.01.2016 № 03‑03‑06/1/2059, от 03.09.2015 № 03‑03‑07/50836).

Если сотрудник представил справку о покупке валюты, то организация будет компенсировать работнику сумму его фактических затрат, то есть сумму по курсу, указанному в документах, подтверждающих покупку валюты или продажу неизрасходованного остатка в валюте. Расходы при этом согласно пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ будут учитываться на дату утверждения авансового отчета.

Если сотрудник не представил справку о покупке валюты, то пересчет суммы в иностранной валюте производится по официальному курсу, установленному Банком России на дату выдачи подотчетных сумм (письма Минфина России от 21.01.2016 № 03‑03‑06/1/2059, от 03.09.2015 № 03‑03‑07/50836).

Пример 3

Организация направила своего сотрудника в зарубежную командировку с 18 по 23 сентября 2017 года включительно.

15 сентября из кассы под отчет работнику был выдан аванс в размере 70 000 руб., который он израсходовал на приобретение 1 000 евро в обменном пункте по курсу 70 руб./евро.

В командировке работник потратил 900 евро, что подтверждено соответствующими документами.

По возвращении из командировки он обменял остаток в размере 100 евро в обменном пункте по курсу 68 руб./евро, получив 6 800 руб.

25 сентября работник представил авансовый отчет (который был утвержден в этот же день), остаток в рублях вернул в кассу.

Покупка и продажа иностранной валюты подтверждены справкой банка.

В бухгалтерском учете организации сделаны следующие проводки:

Загранкомандировка: перевод документов

Обновление: 6 октября 2016 г.

Сотрудники после загранкомандировок представляют накладные, авиабилеты, квитанции, счета гостиницы, заполненные на иностранном языке. Обязательно ли переводить документы (в том числе однотипные) на русский? Насколько подробным должен быть перевод? Кто может сделать перевод и как правильно его оформить?

Всю иностранную первичку нужно построчно перевести на русский язык п. 9 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.98 № 34н.

Полностью переводить документ не обязательно, можно ограничиться содержательной частью. Например, в авиабилетах достаточно перевести реквизиты, необходимые для признания расходов и вычета НДС (если это российский налог): ф. и. о. пассажира, направление, номер рейса, дату вылета или прилета, стоимость билета. Несущественную информацию (например, такую как условия применения тарифа, правила авиаперевозки и перевозки багажа) можно оставить без перевода Письма Минфина от 09.12.2015 № 03-07-14/71801, от 01.10.2013 № 03-07-15/40623.

Перевод авиабилета можно не делать, если у вас есть справка от агентства перевозок на русском языке, где раскрыта вся существенная информация Письма Минфина от 24.03.2010 № 03-03-07/6, от 14.09.2009 № 03-03-05/170.

Типовые документы, в которых различаются только цифровые показатели (номер, дата документа, цена и т. п.), каждый раз полностью переводить не нужно. Достаточно один раз перевести форму документа, а затем при необходимости делать перевод только измененных реквизитов Письмо Минфина от 03.11.2009 № 03-03-06/1/725.

Перевести документ может как профессиональный переводчик, так и сотрудник организации, если это входит в его должностные обязанности Письмо Минфина от 09.12.2015 № 03-07-14/71801.

Оформить перевод можно так Письма УФНС по г. Москве от 09.10.2006 № 20-12/89132.1; Минфина от 12.05.2008 № 03-03-06/2/47:

• построчно на отдельном листе бумаги;
• сделать ксерокопию иностранного документа, а перевод написать от руки прямо над иностранным текстом.

Как-то отдельно заверять перевод не нужно (в том числе нотариально или подписью переводчика).

Перевод документов на иностранном языке для российской бухгалтерии

Нередко бухгалтер организации в своей работе сталкивается с документами, оформленными на иностранном языке. В случае, если данные документы представляют важность для бухгалтерского учета и могут быть использованы в качестве первичных документов неизбежно возникают вопросы, связанные с их переводом на русский язык: в частности, кто именно уполномочен делать перевод документа, оформленного на иностранном языке; в каком объеме совершается перевод документа и пр.

Ответ на данные вопросы можно встретить в официальных разъяснениях фискальных органов.

НАПРИМЕР

Минфин России в Письме № 03-03-06/1/202 от 20 апреля 2012 г. рассмотрел вопрос о возможности сделать перевод документа, оформленного на иностранном языке, работником организации, владеющим иностранным языком, а не профессиональным переводчиком. Решение данного вопроса имеет принципиальное значение, поскольку первичный документ, о котором идет речь в письме, необходим в качестве оправдательного документа по налогу на прибыль.

Ситуация, которую рассмотрел Минфин РФ, заключается в следующем. Организация – общество с ограниченной ответственностью направляет работника в командировку за границу. По возвращении из командировки работник отчитывается, прикладывая к авансовому отчету оправдательные документы, составленные на иностранном языке. Поэтому возникает вопрос, может ли физическое лицо, владеющее иностранным языком, переводить подобные документы на русский язык для целей учета расходов на командировку работника по налогу на прибыль, в случае если у него отсутствует диплом, подтверждающий знание данного языка?

Минфин РФ рассмотрел данное обращение и указал, что для отражения первичных документов в бухгалтерском и налоговом учете необходимо, во – первых, иметь построчный перевод на русский язык первичных документов, составленных на иностранном языке. Данный вывод обоснован ссылками на нормы действующего законодательства.

Согласно ст. 68 Конституции РФ государственным языком Российской Федерации на всей ее территории является русский язык.

В соответствии с п. 1 ст. 16 Закона Российской Федерации № 1807-1 от 25.10.1991 г. «О языках народов Российской Федерации» на территории Российской Федерации официальное делопроизводство в государственных органах, организациях, на предприятиях и в учреждениях ведется на русском языке как государственном языке Российской Федерации.

Согласно п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. Приказом Минфина России № 34н от 29.07.1998 г. «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации», документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности осуществляется на русском языке. Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык.

Кроме того, в соответствии с п.1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

С учетом вышеизложенного документы, составленные на иностранном языке, должны быть переведены на русский язык.

Таким образом, принимая во внимание правовую позицию Минфина РФ, можно сделать положительный вывод о том, что использование организацией в качестве переводчика собственных сотрудников, владеющих иностранным языком, существенно облегчает работу ее бухгалтерии и экономит время и, главное, денежные средства на профессионального переводчика.

В Письме № 03-07-11/11867 от 10.04.2013 г. Минфин РФ рассмотрел вопрос о необходимом объеме перевода документа для целей налогообложения по НДС. Данный вопрос Минфин РФ рассмотрел на примере авиабилетов.

Как указывает Минфин РФ, в продолжение позиции, выраженной в предыдущих письмах, реквизиты оформленного на иностранном языке авиабилета, необходимые для получения вычета по НДС, должны быть построчно переведены на русский язык.

Согласно п. 7 ст. 171 НК РФ суммы НДС, уплаченные по расходам на командировки (расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходам на наем жилого помещения), подлежат вычету. В случае если в соответствии с гл.25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ расходы принимаются для целей налогообложения прибыли по нормативам, суммы налога по таким расходам подлежат вычету в размере, соответствующем указанным нормам.

Согласно п.9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России № 34н от 29.07.1998 г., бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций (фактов хозяйственной деятельности) ведется в валюте Российской Федерации — в рублях. Документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности осуществляются на русском языке. Первичные учетные документы, составленные на иностранных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык.

Поскольку исключений для электронных авиабилетов или иных замещающих их первичных документов, реквизиты которых составлены на иностранном языке, в законодательстве Российской Федерации не содержится, в случае выписки авиабилетов и иных перевозочных документов на иностранном языке реквизиты, необходимые для применения вычета по налогу на добавленную стоимость, должны быть переведены на русский язык.

При этом перевод иной информации, не относящейся к применению вычета налога на добавленную стоимость (например: правил перевозки багажа, условий применения тарифа), не требуется.