Как списать подотчет

Долг перед работником по подотчетным суммам: что со сроком исковой давности?

Порядок исчисления срока исковой давности по суммам, которые работник потратил для нужд родного предприятия, зависит от того, к какой сфере принадлежат отношения между сторонами — к трудовой или к гражданско-правовой. Однако обо всем по порядку.

Срок исковой давности: что и как?

Вы уже знаете (см. с. 3 этого номера), что исковая давность — это срок, в течение которого лицо, права или законные интересы которого были нарушены, может получить их защиту в суде. Так утверждает ст. 256 ГКУ.

Общий срок исковой давности — 3 года. Хотя для отдельных случаев гражданское законодательство устанавливает специальную исковую давность — сокращенную или, наоборот, более продолжительную по сравнению со стандартной исковой давностью ( ст. 257 и 258 ГКУ).

Однако сферы гражданско-правовых и трудовых отношений очень часто не совпадают. Именно поэтому нужно учесть нормы ст. 9 ГКУ, согласно которой положения этого Кодекса распространяются на трудовые отношения, только если последние не урегулированы другими законодательными актами.

А сроки исковой давности, точнее, сроки обращения в суд при возникновении трудовых споров как раз урегулированы ст. 233 КЗоТ. Подчеркивает это и Минсоцполитики в письме от 06.10.2014 г. № 3050/0/06/14.

О чем же говорит указанная статья? О том, что работник может обратиться с заявлением о решении трудового спора в суд в трехмесячный срок со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права, а по делу об увольнении — в течение 1 месяца со дня вручения копии приказа об увольнении или выдачи трудовой книжки. Если же нарушено законодательство об оплате труда, работник имеет право обратиться в суд с иском о взыскании причитающейся ему заработной платы без ограничения каким-либо сроком.

Итак, перед нами два вида исковой давности:

— общая (3 года), которая применяется в сфере гражданско-правовых отношений,

и

— особая (для рассматриваемой нами ситуации — 3 месяца), которая применяется в сфере трудовых отношений.

Какую же исковую давность применять к суммам, связанным с командировкой, а какую — к подотчетным суммам?

Исковая давность и расходы на командировку

Ситуация, когда работник из своего кармана финансировал расходы, связанные со служебной командировкой (например, не хватило выданного аванса либо «горящая» командировка — аванс не успели выдать вообще), вписывается в рамки трудовых отношений. Подтверждение этому находим в ст. 121 КЗоТ. Она обязывает работодателя компенсировать расходы работника, связанные с командировкой.

Поэтому

к потраченным на командировку суммам применяется срок исковой давности, установленный ст. 233 КЗоТ, — 3 месяца со дня, когда работник узнал или должен был узнать о нарушении своего права

Так же считает и суд (см. определение Судебной палаты по гражданским делам ВСУ от 25.12.2008 г. по делу № 6-16282вов08).

Имейте в виду: несоблюдение норм ч. 1 ст. 121 КЗоТ, гарантирующей право работника на возмещение расходов и получение других компенсаций в связи со служебной командировкой, расценивается как нарушение трудового законодательства.

Поэтому работник, трудовые права которого нарушены, может обратиться за их защитой не только в суд, но и в Гоструда. Проверять возмещение работникам расходов в связи со служебной командировкой — дело как раз этого органа (см. п.п. 8.1.1 Перечня вопросов…, утвержденного приказом Минсоцполитики от 02.07.2013 г. № 390).

Будьте уверены, что за выявленное «трудовое» нарушение должностных лиц предприятия по головке не погладят! Им за это может грозить админштраф в размере от 510 до 1700 грн. ( ч. 1 ст. 41 КоАП).

Исковая давность и подотчетные суммы

Отношения, возникшие между предприятием и работником, который за собственные средства приобретает товары (работы, услуги) для этого предприятия, по нашему мнению, носят уже не трудовой, а гражданско-правовой характер.

По таким отношениям срок исковой давности в общем случае составляет 3 года ( ст. 257 ГКУ)

Предположим, что между работником и работодателем был заключен договор поручения (фактически — работник действует по указанию работодателя). Тогда согласно ст. 1006 ГКУ такой работник обязан после выполнения поручения предоставить работодателю отчет об этом и подтверждающие документы, если, конечно, так предписывает поступать договор.

Итак, данная статья требует от работника предоставить отчет о выполнении поручения. Но о форме, содержании, сроках, порядке составления и предоставления этого отчета в ней ни слова. От чего же отталкиваться? На наш взгляд, все, что касается такого отчета, вы можете оговорить в самом договоре, в частности, что будете использовать для этой цели Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (далее — Отчет) по форме, утвержденной приказом № 841. Это наиболее подходящий вариант.

А если договора поручения между работником и предприятием нет (фактически — работник действует по собственной инициативе с последующим одобрением руководства)? Тогда, как предусматривает ст. 1159 ГКУ, лицо, которое совершило действия в имущественных интересах другого лица без его поручения, обязано немедленно после окончания таких действий:

1) предоставить этому лицу отчет о таких действиях. Внимание! Если лицо, которое совершило действия в имущественных интересах другого лица без его поручения, при первой возможности не сообщило этому лицу о своих действиях, оно не имеет права требовать возмещения понесенных расходов ( ч. 2 ст. 1160 ГКУ);

2) передать ему все, что при этом было получено.

И в этой ситуации отчитаться перед работодателем об израсходованных средствах можно с помощью Отчета по форме, утвержденной приказом № 841 (см. письмо Минтруда от 10.08.2009 г. № 193/06/186-09 и письмо Минфина от 28.08.2007 г. № 31-34000-10-25/17266).

Важно! В случаях, когда аванс подотчетному лицу не выдавался, НКУ не требует соблюдать сроки составления и предоставления Отчета. Однако налоговики настоятельно рекомендуют подавать его в сроки*, установленные законодательством для работников, обеспеченных авансами (см. консультацию в подкатегории 109.14 БЗ). Хотя и соглашаются, что даже если эти сроки будут нарушены, то ни работнику, ни предприятию ничего не грозит.

* Подробнее ознакомиться с этими сроками вы можете в «Налоги и бухгалтерский учет», 2016, № 40, с. 87.

Почему мы акцентируем внимание на сроке подачи Отчета? Потому что часто к нему привязывают срок погашения долга предприятия перед работником.

Исковая давность: с какой даты?

К сожалению, срок погашения задолженности, возникшей у предприятия перед работником, законодательно не установлен. С какой же даты тогда начинает исчисляться срок исковой давности по такой задолженности? Тут возможны два варианта.

1. В коллективном или трудовом договоре предусмотрен срок для выплаты компенсации предприятием расходов, понесенных работником на хознужды или на командировку, в привязке ко дню утверждения Отчета. Ведь без такого утверждения выплата компенсации невозможна.

В таком случае срок исковой давности начинают отсчитывать со дня, следующего за таким утвержденным днем выплаты компенсации (днем утверждения Отчета)

Если с работником заключен письменный договор поручения на приобретение товаров (работ, услуг), то срок, в течение которого работодатель должен возместить работнику сумму потраченных им средств, может быть предусмотрен в этом договоре также с привязкой ко дню утверждения Отчета. Тогда трехгодичный срок исковой давности нужно отсчитывать со дня, следующего за днем окончания такого срока.

2. В коллективном или трудовом договоре (договоре поручения) срок выплаты компенсации не прописан. При таких обстоятельствах работник может обратиться на предприятие с письменным требованием выплатить ему причитающиеся суммы. При этом день утверждения Отчета следует считать моментом, с которого работник может такое требование предъявить.

Вот тут начинается самое интересное.

Задолженность в рамках гражданско-правовых отношений. После получения от работника требования уплатить причитающееся у работодателя есть 7 дней, чтобы его выполнить ( ч. 2 ст. 530 ГКУ). Если в течение семидневного срока работодатель не выполнит своей обязанности и не выплатит надлежащих работнику сумм, то начиная с 8-го дня с даты предъявления работником письменного требования можно отсчитывать срок исковой давности ( ч. 5 ст. 261 ГКУ, письмо Миндоходов от 01.10.2013 г. № 4878/Т/99-99-17-02-01-14).

Выходит, что пока работник не обратится к предприятию с письменным требованием о возмещении ему потраченных средств, течение исковой давности по задолженности предприятия перед этим работником не начнется. Если такое письменное требование будет, отсчет исковой давности (3 года) начнется на восьмой день после предъявления требования.

Пример. Работник за собственные средства приобрел для своего предприятия товары. Отчет утвержден 29.09.2016 г.

Если предприятие не возместит работнику потраченные им собственные средства, то 3-годичный срок для его обращения в суд начнет исчисляться так:

1) если в колдоговоре срок компенсации привязан ко дню утверждения Отчета, — с 30.09.2016 г. Последним днем, когда работник может подать иск в суд, будет 30.09.2019 г.;

2) если в колдоговоре срок компенсации не прописан и 03.10.2016 г. работник подаст требование о возврате потраченных средств, — с 11.10.2016 г. Последним днем, когда можно подать иск в суд, будет 11.10.2019 г.

Задолженность в рамках трудовых отношений. Как мы сказали выше, финансирование работником расходов, связанных с командировкой, из собственного кармана относится к сфере трудовых отношений.

К сожалению, единого мнения по вопросу: «с какого момента «стартует» срок исковой давности по таким суммам?» у контролирующих органов и у судов нет.

А что же суды? Они придерживаются позиции, что предусмотренный ст. 233 КЗоТ трехмесячный срок для обращения в суд начинает исчисляться со следующего дня после проведения фактического расчета с работником независимо от длительности задержки расчета (см. п. 2.2 решения КСУ от 24.02.2012 г. № 4-рп/2012, п. 25 постановления Пленума ВСУ от 24.12.99 г. № 13, информационное письмо Высшего специализированного суда Украины по рассмотрению гражданских и уголовных дел от 02.03.2012 г. № 282/0/4-12, постановление ВСУ от 06.04.2016 г. по делу № 6-409цс16).

Получается, что

пока предприятие не рассчитается с работником (именно в тот момент работник узнает о нарушении своих прав), срок исковой давности исчисляться не начнет и работник в любой момент может обратиться в суд для защиты своих прав

Впрочем, на практике суды не отказывают гражданам в рассмотрении дел о невыплате им командировочных сумм даже после истечения трехмесячного срока (см., например, определения ВАСУ от 16.10.2013 г. по делу № К-23790/10-с и Киевского апелляционного админсуда от 24.06.2010 г. по делу № 2а-21711/08).

А еще, например, уже уволенному работнику могут на основании ст. 117 КЗоТ, кроме самой суммы потраченных средств, прописать выплатить средний заработок за весь период задержки по их расчету (см. определение Окружного административного суда г. Киева от 02.04.2012 г. № 2а-2184/11/2670).

Как же поступать в условиях такой неопределенности? Советуем работникам не ждать у моря погоды, а подавать работодателю письменное требование возместить потраченные на командировку суммы с указанием в этом документе точного срока выполнения.

И уж если работодатель в этот срок не рассчитается, то со следующего дня начнет отсчитываться трехмесячный срок исковой давности. А значит, с этого дня у работника появится право обратиться в суд за защитой своих интересов. Но пусть лучше такие ситуации вас обходят стороной! ☺

выводы

• В сфере гражданско-правовых отношений применяется общая исковая давность (3 года), а в сфере трудовых отношений — специальная (в нашем случае — 3 месяца).
• Ситуация, когда работник самостоятельно финансировал расходы, связанные со служебной командировкой, вписывается в рамки трудовых отношений.
• Отношения, возникшие между предприятием и работником, который за собственные средства приобретает товары (работы, услуги) для этого предприятия, носят гражданско-правовой характер.

Бухгалтерский баланс

Здравствуйте! Напишу только о расхождениях с моей точкой зрения, имеющих место в вашем ответе.
1. Долгосрочные арендуемые грузовые машины.
В составе доходных вложений в материальные ценности на счете 03 (отражаемых по строке 135 баланса) учитываются ОС, предназначенные исключительно для предоставления организацией за плату во временное владение и пользование или во временное пользование с целью получения дохода (в том числе по договорам лизинга, аренды, проката) (п. п. 4, 5 ПБУ 6/01, п. 3 Указаний об отражении в бухгалтерском учете операций по договору лизинга).
В составе арендованных объектов ОС на счете 001 «Арендованные основные средства» учитываются основные средства, полученные по всем видам договоров аренды (в том числе по договорам лизинга, если в соответствии с соглашением сторон лизинговое имущество учитывается на балансе лизингодателя). На этом счете также могут учитываться ОС, полученные организацией в безвозмездное пользование (Инструкция по применению Плана счетов, п. 14, абз. 4, 5 п. 21 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств). Информация об основных средствах (ОС), полученных организацией во временное пользование и владение, в том числе в аренду (лизинг) (п. 32 ПБУ 6/01), отражается по строке 910 «Арендованные основные средства» баланса. При этом данные об ОС, полученных в лизинг, расшифровываются по строке 911.
3. Начислена персоналу заработная плата.
Величина кредиторской задолженности перед сотрудниками организации отражается по строке 622 «задолженность
перед персоналом организации» баланса. Кредиторская задолженность перед работниками организации может учитываться на следующих счетах бухгалтерского учета:
— на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» — в части начисленных, но не выплаченных заработной платы, премий, пособий, т.п.
— на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — в части сумм перерасхода по авансовым отчетам, не возмещенным работникам;
— на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» — в части начисленных, но не выплаченных работникам компенсаций за использование личного имущества, сумм материальной помощи, морального вреда и т.п.;
— на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 76-4 «Расчеты по депонированным суммам», — в части начисленных, но не выплаченных из-за неявки получателей сумм оплаты труда (Инструкция по применению Плана счетов).
4. Задолженность экспедитора по подотчетным суммам
По строке 240 «Дебиторская задолженность (платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты)» баланса показывается величина краткосрочной дебиторской задолженности, которая в соответствии с условиями договоров должна быть оплачена в течение 12 месяцев после отчетной даты. Отчетной датой является последний календарный день месяца (п. п. 12, 19, 48 ПБУ 4/99).
В составе краткосрочной дебиторской задолженности может учитываться задолженность покупателей, заказчиков, поставщиков, подрядчиков, а также прочих должников (в том числе учредителей, работников по оплате труда и подотчетным суммам, а также задолженность по уплате штрафных санкций). Данные виды дебиторской задолженности в бухгалтерском учете отражаются на счетах (п. п. 73, 74, 76 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, абз. 2 п. 23 ПБУ 18/02):
— 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» в сумме задолженности за проданные товары, продукцию (выполненные работы, оказанные услуги);
— 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» в сумме перечисленной предварительной оплаты (авансов) под поставку товаров, продукции, выполнение работ, оказание услуг;
— 68 «Расчеты по налогам и сборам» в сумме излишне уплаченных (взысканных) налогов и сборов, в отношении которой принято решение о зачете (возврате из бюджета);
— 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» в сумме излишне уплаченных (взысканных) налогов и взносов на обязательное страхование, в отношении которой принято решение о зачете (возврате из бюджета), а также в сумме выплаченных пособий;
— 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в сумме излишне выплаченных работникам сумм оплаты труда, отпускных;
— 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в части подотчетных сумм, по которым не представлен отчет об их использовании, или неизрасходованных и не возвращенных в срок авансов, выплаченных в связи со служебной командировкой;
— 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» в сумме задолженности работников по беспроцентным займам, по возмещению материального ущерба;
— 75 «Расчеты с учредителями» в сумме невнесенного вклада в уставный капитал;
— 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» в части прочей, не поименованной выше, краткосрочной дебиторской задолженности (в частности, по штрафным санкциям, процентам, начисленным по ценным бумагам, кредитам и займам).
5. Резерв на ремонт основных средств
Остатки резервов предстоящих расходов, т.е. резервов, созданных в целях равномерного включения предстоящих расходов в состав затрат на производство (расходов на продажу) отчетного периода (п. 72 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, абз. 2 п. 20 ПБУ 8/01), отражаются по строке 650 «Резервы предстоящих расходов» баланса.
Организация может создавать следующие резервы предстоящих расходов (п. 72 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, п. п. 4, 5, 6, 8 Положения по бухгалтерскому учету «Условные факты хозяйственной деятельности» ПБУ 8/01, утвержденного Приказом Минфина России от 28.11.2001 N 96н, п. 8 Положения по бухгалтерскому учету «Информация по прекращаемой деятельности» ПБУ 16/02, утвержденного Приказом Минфина России от 02.07.2002 N 66н, Письмо Роскомторга от 16.03.1993 N 1-435/32-2 «Об особенностях состава затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг) предприятий и организаций торговли», п. 69 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, п. 7.1 Методических рекомендаций по бухгалтерскому учету и отчетности на хлебоприемных и зерноперерабатывающих предприятиях (утв. Минсельхозом России), Приложение 11 к Методическим рекомендациям, п. 9 Особенностей состава затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг) предприятиями основной деятельности речного транспорта (утв. Минтрансом России 11.03.1993 N ВА-6/165), п. 12 ПБУ 2/2008):
— на предстоящую оплату отпусков работникам;
— на выплату ежегодного вознаграждения за выслугу лет;
— на выплату вознаграждений по итогам работы за год;
— на ремонт основных средств;
— на производственные затраты по подготовительным работам в связи с сезонным характером производства;
— на предстоящие затраты на рекультивацию земель и осуществление иных природоохранных мероприятий;
— на предстоящие затраты по ремонту предметов, предназначенных для сдачи в аренду по договору проката;
— на гарантийный ремонт и гарантийное обслуживание;
— в связи с существующими условными обязательствами, возникающими как последствия условных фактов хозяйственной деятельности, перечень которых приведен в п. 3 ПБУ 8/01 (например, не завершенные на отчетную дату судебные разбирательства, выданные гарантии и поручительства в пользу третьих лиц);
— в связи с возникновением обязательств при признании какого-либо направления деятельности организации прекращаемым;
— на списание естественной убыли товаров;
— на списание потерь зерна за счет улучшения его качества по влажности и сорной примеси;
— на покрытие расходов по консервации и зимнему отстою судов и перегрузочных машин сезонного использования;
— на финансирование предвиденных расходов подрядчика, связанных со строительством (на гарантийный ремонт и гарантийное обслуживание созданного объекта и т.п.);
Резервы предстоящих расходов, созданные организацией, учитываются в бухгалтерском учете на счете 96 «Резервы предстоящих расходов».
7. Суммы претензий к поставщикам за недогрузы топлива
См. п. 4 «Расхождений» (строка 240 баланса). Согласно Приказу Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н на субсчете 76-2 «Расчеты по претензиям» отражаются расчеты по претензиям, предъявленным поставщикам, подрядчикам, транспортным и другим организациям, а также по предъявленным и признанным (или присужденным) штрафам, пеням и неустойкам.
8. Задолженность арендодателю за долгосрочно арендуемые основные средства.
Возможна также 621 строка баланса.
В составе прочей краткосрочной задолженности по строке 625 «прочие кредиторы» баланса может учитываться кредиторская задолженность, учитываемая на следующих счетах бухгалтерского учета:
— 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» — в части задолженности перед покупателями и заказчиками, срок погашения которой не превышает 12 месяцев (указанная задолженность возникает в случае получения аванса (предварительной оплаты) под поставку продукции, товаров (выполнения работ, оказания услуг) и включает задолженность по коммерческим кредитам).
— 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» — в части задолженности по негосударственному пенсионному обеспечению работников организации;
— 75 «Расчеты с учредителями» — в части задолженности по выплате действительной стоимости доли (рыночной стоимости акций) при выходе из общества.
— 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» — в части краткосрочной кредиторской задолженности по имущественному и личному страхованию, по претензиям, по ошибочно зачисленным на счета организации суммам, по арендной плате, по лицензионным платежам, по таможенным платежам, по расчетам с комитентом и иным видам задолженности, не упомянутым выше и не включенным в строки 621 — 624 (Инструкция по применению Плана счетов).
11. Задолженность по отчислениям на социальное страхование.
Величина краткосрочной кредиторской задолженности перед государственными внебюджетными фондами по социальному страхованию и пенсионному обеспечению, а также по уплате пеней и штрафов (п. 19 ПБУ 4/99), отражается по строке 623 баланса.
Кредиторская задолженность перед государственными внебюджетными фондами включает задолженность по взносам на обязательное пенсионное страхование, обязательное социальное страхование по временной нетрудоспособности и в связи с материнством, обязательное медицинское страхование, а также по взносам на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Кроме того, указанная кредиторская задолженность формируется с учетом штрафов и пеней, начисленных к уплате в государственные внебюджетные фонды. Данные виды задолженности учитываются на счете 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» (Инструкция по применению Плана счетов).
В принципе, строка 624 тоже возможна.
20. Арендная плата, полученная вперед.
См. п. 8 «Расхождений» (строка 625 баланса).
33. Резерв на предстоящее проведение ремонтов.
См. п. 5 «Расхождений» (строка 650 баланса).
36. Депонированная заработная плата.
Величина кредиторской задолженности перед сотрудниками организации показывается по строке 622 «задолженность перед персоналом организации» баланса.
Кредиторская задолженность перед работниками организации может учитываться на следующих счетах бухгалтерского учета:
— на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» — в части начисленных, но не выплаченных заработной платы, премий, пособий, т.п.
— на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — в части сумм перерасхода по авансовым отчетам, не возмещенным работникам;
— на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» — в части начисленных, но не выплаченных работникам компенсаций за использование личного имущества, сумм материальной помощи, морального вреда и т.п.;
— на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 76-4 «Расчеты по депонированным суммам», — в части начисленных, но не выплаченных из-за неявки получателей сумм оплаты труда (Инструкция по применению Плана счетов).
38. Амортизация нематериальных активов.
Информация об объектах нематериальных активов (НМА) отражается по строке 110 «Нематериальные активы» Бухгалтерского баланса.
При этом по строке 110 Бухгалтерского баланса в графах 3 и 4 указывается остаточная стоимость нематериальных активов организации на начало отчетного года и на конец отчетного периода (п. 35 ПБУ 4/99, Письмо Минфина России от 30.01.2006 N 07-05-06/16). Остаточная стоимость нематериальных активов определяется как разница между сальдо по счетам 04 и 05 (с учетом переоценки по состоянию на 1 января отчетного года).
39. Задолженность химического предприятия за поставленное ему оборудование.
Показатель по строке 240 требует расшифровки. В предложенной Минфином России форме в качестве расшифровки по строке 241 «в том числе покупатели и заказчики» выделяется краткосрочная задолженность покупателей и заказчиков.
40. Аванс, перечисленный ремонтной организации по предстоящему ремонту здания склада.
231 или 241.
В составе долгосрочной дебиторской задолженности может учитываться задолженность покупателей, заказчиков, поставщиков, подрядчиков, а также прочих должников. Как правило, задолженность учредителей, а также работников по оплате труда и подотчетным суммам является краткосрочной, поэтому показатель по указанной строке не формирует.
Долгосрочная дебиторская задолженность в бухгалтерском учете отражается на счетах (Инструкция по применению Плана счетов, п. п. 73, 74 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, абз. 2 п. 23 ПБУ 18/02):
— 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» в сумме задолженности за проданные товары, продукцию (выполненные работы, оказанные услуги);
— 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» в сумме перечисленной организации предварительной оплаты (авансов) под поставку товаров, продукции, выполнение работ, оказание услуг;
— 68 «Расчеты по налогам и сборам» в сумме излишне уплаченных (взысканных) налогов и сборов, в отношении которой принято решение о зачете (возврате из бюджета);
— 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» в сумме излишне уплаченных налогов и взносов на обязательное страхование, в отношении которой принято решение о зачете (возврате из бюджета), а также в сумме выплаченных пособий;
— 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» в сумме задолженности работников по беспроцентным займам, по возмещению материального ущерба;
— 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» в сумме прочей, не перечисленной выше, долгосрочной дебиторской задолженности.
41. Плата от родителей за содержание детей в детских садах принадлежащих предприятию.
Не совсем понятна суть операции. Речь идет о признании выручки от оказания услуг по содержанию детей работников или о получении денежных средств от родителей за услуги по содержанию детей в детском саду?
42. Оплаченные путевки в санаторий для работников.
Информация об имеющихся у организации денежных средствах в российской и иностранных валютах, а также о платежных и денежных документах указывается по строке 260 «Денежные средства» баланса.
В частности, сальдо по дебету счета 50 «Касса» показывает (Инструкция по применению Плана счетов, п. п. 5, 7, 8 ПБУ 3/2006, абз. 2, 3 п. 23 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности):
— остаток наличных денежных средств в рублях;
— остаток наличных денежных средств в иностранной валюте по курсу ЦБ РФ, действующему на отчетную дату;
— наличие денежных документов (авиабилетов, почтовых марок, путевок и др.) — в сумме фактических затрат на приобретение. Денежные документы в иностранной валюте отражаются по курсу иностранной валюты к рублю, действующему на отчетную дату.
43. Ссуды, предоставленные работникам на жилищное строительство.
См. п. 40 «Расхождений».
На данный момент не имею времени проверить Ваши ответы по пунктам 14, 15, 16, 18, 19, 22, 23, 25, 27, 28, 29, 30, 31, 34.
Удачи!

Взаимозачеты задолженностей организации и подотчетных лиц

Кто является подотчетным лицом и когда формируются задолженности

В любом учреждении, которое осуществляет хоть какие-то денежные операции, должен вестись бухгалтерский учет. Отдельной строкой в нем выделена задолженность подотчетных лиц, при этом важно знать, какой счет используется специалистами в данном случае.

Основные понятия

В качестве подотчетных лиц на любом предприятии выступают граждане, которым предоставляются денежные суммы. Выдаются они в качестве аванса в счет осуществления в будущем определенных хозяйственных операций. А также тем, кто должен отправиться в командировку.

По окончании деятельности, на которую предоставлялись деньги, лицо, их получившее, обязано составить отчет по расходованию. К нему прикладываются все документы, которые могут подтвердить целевое расходование средств (чеки, счета фактуры, проездные билеты и т. д.).

Если средства выделялись для проведения хозяйственных работ, то срок предоставления отчета должен определять руководитель организации. Если аванс выдавался для поездки в командировку, то срок зависит от типа поездки:

• Если она проходит в пределах территории России, то подать отчет следует в течение трех рабочих дней после возвращения.
• Когда выезд был зарубежный, то у командировочного есть десять дней после завершения для предоставления отчетов.

Если по завершении всех работ у подотчетного лица остаются неизрасходованные суммы, то их надлежит сдать в кассу предприятия. Все полученные деньги должны расходоваться строго по целевому назначению. Сам отчет после проверки сотрудниками бухгалтерии обязательно должен быть завизирован руководителем организации.

Подотчетным лицом может являться работник, отправляющийся в командировку

Если лицо, получившее аванс, вовремя не отчиталось по совершенным тратам, то появляется задолженность. Она должна быть каждый месяц переоценена в зависимости от изменяющегося курса российского рубля к валюте других государств. В бухгалтерском балансе задолженность таких лиц отражается по статье, которая указана в действующих законодательных актах.

Основные акты, которыми регулируется процесс

Главные документы, от которых обязаны отталкиваться бухгалтера при работе с задолженностями подотчетных лиц, составлены сотрудниками Центрального Банка РФ, Главного Казначейства и Министерства Финансов.

При работе обязательно учитываются следующие акты:

• Указание ЦБ РФ № 3210 – У «О порядке ведения кассовых операций». Этот документ регулирует порядок выдачи денежных средств работникам учреждения.
• Указание ЦБ РФ № 3073 – У «Об осуществлении наличных расчетов».
• Приказ Казначейства РФ № 10н » Об утверждении правил обеспечения наличными». Данный документ отражает порядок начисления денежных средств на банковские карты сотрудников учреждения.
• Приказ Минсельхоза № 68 от 29.01.2002 г.

Кто может быть подотчетным лицом

Сотрудники организации при осуществлении хозяйственных операций и для поездки в командировку получают из бухгалтерии авансом денежные средства на осуществление этих целей. Именно они и являются для учреждения подотчетными лицами. Такой человек должен обладать рядом качеств:

• Это обязательно физическое лицо.
• Такой гражданин должен официально находиться в трудовых отношениях или с предприятием (юридическим лицом) или с физическим лицом, которое имеет статус предпринимателя.
• Между таким лицом и организацией должен быть заключен трудовой договор в любой форме, т. е. сотрудник может быть принят на постоянную или временную работу.

Подотчетным лицам выдают аванс на будущие траты

Перечень лиц, которым могут быть выделены денежные суммы для осуществления их деятельности, обязательно визируются руководителем предприятия. Для регулирования этого процесса бухгалтера пользуются Правилами ведения кассовых операций. Например, прежде чем получить новый аванс, каждое ответственное лицо должно выполнить обязательства по предоставлению отчета по ранее выданным суммам.

Дебиторская задолженность лиц

Все денежные суммы, которыми оперирует предприятие, необходимо учитывать в бухучете. Каждая строка баланса должна быть заполнена бухгалтером.

Если этого не сделать, то проверяющие органы могут посчитать суммы, предоставленные подотчетному лицу, как доход организации или же целевой заем.

А раз это прибыль, то с нее должен быть уплачен налог, но так как по вполне понятным причинам этого не сделано, то сотрудники налоговых органов вправе наложить штрафные санкции на организацию.

Когда в отчетности образовался дебиторский долг, то для его отражения создается отдельный документ. Если какая-то часть средств осталась неизрасходованной, то она должна быть возвращена в кассу предприятия. В случаях, когда этого по какой-то причине не происходит, вся сумма вычитается из заработной платы подотчетного лица.

Каким бы способом деньги не были возвращены в кассу, они должны найти свое отражение в балансе предприятия специальной записью, исходя из норм действующего законодательства.

Дебиторская задолженность в бухгалтерском учете отражается в разделе активов предприятия. Несмотря на то, что эта часть имущества находится в других руках, но по закону является собственностью организации. Когда составляется отчет, дебиторскую задолженность положено компоновать по срокам ее образования. Проводка ее ведется на счете 62 «Расчеты с покупателями».

Далее следует выяснить, как отражать в бухгалтерском балансе задолженность по подотчетным суммам экспедитора: в актив или в пассив. Здесь следует понимать, что актив – это финансы и имущество, которые должны организации, а пассив – это то, что должна организация. Например, деньги на оплату отпуска – это пассив. А задолженность экспедитора по подотчетным суммам – это актив.

Невозвращенная часть выданных подотчетному лицу денег может быть вычтена из его зарплаты

Кредиторская задолженность и ее отражение

Если дебетовое сальдо является недоимкой персонала, то кредитовое – это задолженность самого предприятия. Если оценивать кредиторскую задолженность с позиций бухгалтерского учета, то это финансовая оценка долга организации перед другими лицами. Учет ведется на счете 60 «Расчеты с поставщиками».

Подобный вид задолженности необходимо отражать на активно-пассивных счетах учета расчетов. Долговые обязательства вносятся на пассивные счета учета. При фиксировании кредиторской задолженности следует руководствоваться следующими правилами:

• Не следует допускать зачет между статьями активов и пассивов.
• В бухгалтерском балансе такой вид задолженности всегда представлен, как краткосрочный и отражается в разделе IV.
• Если задолженность имеется в иностранной валюте, то при составлении баланса, она должна быть переведена на российские рубли по курсу, который был установлен на отчетную дату.
• Если организацией была получена хотя бы часть оплаты, то задолженность фиксируется в балансе в оценке за вычетом суммы НДС, которая уже была уплачена или только подлежит уплате.
• Если задолженность образовалась по займам и кредитам, то ее отражают с учетом набегающих к концу отчетного периода процентов.

Движения средство должны отражаться в бухучете

Как списывают долг

Механизм списания каждой задолженности очень специфичен. Все имеющиеся случаи могут кардинально отличаться друг от друга. Чтобы списать остатки подотчетных сумм, следует проделать следующие манипуляции:

• Установить срок начала исковой давности. Если лицо обязано было вернуть деньги и отчитаться 7 июля 2015 г., то такой датой считается 8 июля.
• Затем отсчитать три года от этой даты. В данном случае это 8 июля 2018 г.
• После чего денежная сумма признается безнадежной к взысканию, и списывается в бухучете за счет резерва по сомнительным долгам.

Следует учитывать, что списание не является аннулированием. В течение пяти лет задолженность следует отражать за балансом на счете 007.

Отражение дебиторской и кредиторской задолженностей даже для опытного бухгалтера, подчас представляет проблему. Все деньги, оказавшиеся в обороте организации, должны быть зафиксированы при составлении бухучета. Поэтому нужно следить за периодически меняющимися правилами ведения отчетности.

О расчетах с подотчетными лицами можно узнать из видео:



Акт взаимозачета между физ лицом по выплате займа и подотчетом

Полное разъяснение по теме: “акт взаимозачета между физ лицом по выплате займа и подотчетом” от профессионального юриста с ответами на все интересующие вопросы.

Акт зачета взаимных требований между организациями (образец)

Если погашается задолженность двух организаций, то необходимо оформить два экземпляра акта.

В бланке нужно указать дату его оформления, наименование населенного пункта. Далее следуют реквизиты каждой из организаций – наименование, реквизиты руководителя.

Необходимо привести перечень документов, подтверждающих возникшую задолженность (договора, накладные и другие документы), указать их даты, номера.

Также указывается сумма задолженности, которая подлежит взаимному зачету, оставшаяся не зачтенная сумма должна быть перечислена на расчетный счет в установленные сроки.

Нет видео!

(кликните для воспроизведения).

Случаи, когда зачет требований не возможен в соответствии с законодательством

1. Если по заявлению одного лица к требованию подлежит применение срока исковой давности и данный срок истек.

2. При возмещении вреда, причиненного личному здоровью или жизни индивида.

При взыскании алиментов.

4. При пожизненном содержании, и т.д.

Должны быть соблюдены при составлении акта

г. Северодвинск-15 17 ноября 2013 года.

По договору оказания услуг от 20 марта 2013 года № 3496829-ЛРПО.

2. По договору оказания услуг от 01 апреля 2013 года № 3968576-ТРПА.

Весь бланк акта взаимозачета в прикрепленном файле.

Акт оформляется при взаимном соглашении сторон, по заявлению одной из них.

В акте может фигурировать как две стороны (основной вариант), так и более.

Каждой — свой экземпляр!

В Акт взаимозачета в обязательном порядке нужно внести

• сведения о предприятиях, достигших договоренности по взаимозачету;
• основания возникновения задолженностей (здесь достаточно указать документы, по которому они возникли);
• список обязательств;
• окончательную сумму долга.

К акту в обязательном порядке нужно приложить копии документов, по которым возникли задолженности.

Акт имеет вполне стандартную структуру с точки зрения делопроизводства.

Вторая часть акта касается подробных сведений о том, на основании каких договоров возникли взаимные задолженности (с указанием ссылки на них – номера и даты составления), а также полные их суммы с обеих сторон (цифрами и прописью).

В завершающей части акт должен быть подписан всеми заинтересованными сторонами (здесь указывается должность, фамилия, имя отчество сотрудника подписывающего документ). Акт можно заверить печатями, но это не обязательно.

Расчеты с подотчетными лицами

Семина Л., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

Расчеты с подотчетными лицами – наиболее распространенный вид расчетов в рамках финансово-хозяйственной деятельности учреждений. Что нужно знать бухгалтеру, чтобы правильно оформить взаимоотношения с подотчетными лицами и отразить расчеты с ними в бухгалтерском учете?

Кому могут быть выданы подотчетные суммы?

Подотчетные лица – это физические лица, которым выдаются денежные средства из кассы либо с использованием банковских карт на осуществление расходов, связанных с ведением деятельности учреждения.

Подотчетными могут быть:

• любые работники учреждения;

• физические лица, с которыми учреждение заключило гражданско-правовой договор, например, исполнители, подрядчики (Письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859);

• физические лица, привлекаемые учреждениями для выполнения отдельных полномочий без заключения с ними трудовых договоров или договоров гражданско-правового характера, например, учащиеся образовательных учреждений, сопровождающие лица.

Перечень подотчетных лиц может быть закреплен в рамках учетной политики учреждения.

Не допускается выдача денежных средств подотчетным лицам, у которых есть просроченная задолженность по предыдущим авансам (п. 214 Инструкции № 157н).

На основании какого документа выдаются деньги под отчет?

Деньги под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица. При этом заявление должно содержать назначение аванса, его расчет (обоснование) и срок, на который он выдается (п. 213 Инструкции № 157н).

Распоряжение руководителя, как правило, оформляется в виде приказа. Его можно составить сразу на несколько подотчетных лиц с обязательным указанием по каждому суммы наличных денег и срока, на который они выдаются (Письмо ЦБ РФ от 13.10.2017 № 29-1-1-ОЭ/24158).

Следует ли соблюдать предельный размер наличных расчетов?

Физические лица (за исключением ИП) не являются участниками наличных расчетов, поэтому денежные средства под отчет выдаются им без учета предельного размера наличных расчетов в 100 000 руб. (п. 2, 5, 6 Указания ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов»).

Вместе с тем при оплате подотчетным лицом за наличный расчет приобретенного товара, услуги, работы следует соблюдать данный предельный размер, поскольку в этом случае физическое лицо выступает от имени учреждения.

В какой срок подотчетное лицо должно отчитаться о расходах?

О расходах, осуществленных за счет полученных ранее авансов, нужно отчитаться в течение трех рабочих дней:

• после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У);

• со дня выхода на работу (когда на момент истечения срока, на который был выдан аванс, подотчетное лицо находилось в отпуске, на больничном, то есть отсутствовало по уважительным причинам) (п. 6.3 Указания № 3210-У);

• со дня возвращения из командировки (п. 26 Положения № 749, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Каков порядок признания расходов подотчетного лица?

Сумма произведенных подотчетным лицом расходов принимается к учету на основании утвержденного руководителем учреждения (или уполномоченным им лицом) авансового отчета (ф. 0504505) и прилагаемых к нему документов, подтверждающих расходы (п. 216 Инструкции № 157н).

Сумма превышения принятых к учету расходов подотчетного лица над ранее выданным авансом (сумма утвержденного перерасхода) отражается на соответствующих счетах расчетов с подотчетными лицами и признается принятым перед подотчетным лицом денежным обязательством.

На каком счете учитываются расчеты с подотчетными лицами?

Для учета расчетов с данными лицами по суммам денежных средств и (или) денежных документов, выдаваемых им учреждением под отчет, предназначен счет 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» (п. 212 Инструкции № 157н):

• по дебету отражается выдача денежных средств под отчет и возмещение перерасхода по авансовому отчету;

• по кредиту – принятие произведенных за счет подотчетных сумм расходов и возврат неизрасходованного аванса.

Расчеты на счете 0 208 00 000 группируются в разрезе видов выплат, утвержденных сметой учреждения (планом финансово-хозяйственной деятельности), по аналитическим группам синтетического учета объекта учета (п. 217 Инструкции № 157н):

• 10 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате труда, начислениям на выплаты по оплате труда»;

• 20 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате работ, услуг»;

• 30 «Расчеты с подотчетными лицами по поступлению нефинансовых активов»;

• 60 «Расчеты с подотчетными лицами по социальному обеспечению»;

• 90 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим расходам».

Расчеты с подотчетными лицами отражаются с применением в 24 – 26-м разрядах номера счета следующих подстатей КОСГУ:

• 567 «Увеличение прочей дебиторской задолженности по расчетам с физическими лицами»;

• 667 «Уменьшение прочей дебиторской задолженности по расчетам с физическими лицами».

Как учесть наличные расчеты с подотчетными лицами?

Выдача под отчет наличных денежных средств и принятие произведенных за счет них расходов отражаются в бухгалтерском (бюджетном) учете следующим образом:

	Дебет	Кредит
Выданы наличные денежные средства под отчет из кассы	0 208 00 567	0 201 34 610 забалансовый счет 18
Приняты к учету расходы на основании утвержденного авансового отчета	0 401 20 000 0 109 00 000 0 105 00 000 0 106 00 000	0 208 00 667
Возвращен в кассу неизрасходованный остаток подотчетной суммы	0 201 34 510 забалансовый счет 18	0 208 00 667
Возмещен из кассы перерасход по авансовому отчету	0 208 00 567	0 201 34 610 забалансовый счет 18

Пример 1.

Сотруднику автономного учреждения культуры выданы из кассы наличные денежные средства на командировочные расходы:

• суточные – 700 руб. (7 дн. x 100 руб.);
• проживание – 4 900 руб.;
• проезд – 3 000 руб.

По возвращении из командировки сотрудник оформил авансовый отчет, приложив к нему акт об оказанных услугах по проживанию и кассовый чек на сумму 4 900 руб., а также проездные билеты на сумму 2 700 руб., которые тоже приняты в качестве подтверждения фактического срока его нахождения в командировке (7 дн.). Неизрасходованный остаток наличных средств в размере 300 руб. внесен в кассу.

Согласно учетной политике командировочные расходы отнесены в состав общехозяйственных.

Операции осуществляются в рамках деятельности, приносящей доход.

В бухгалтерском учете автономного учреждения данные операции отразятся следующим образом:

	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Выданы наличные денежные средства из кассы на командировочные расходы:
– суточные	2 208 12 567	2 201 34 610 забалансовый счет 18 (код 212 КОСГУ)
– проживание	2 208 26 567	2 201 34 610 забалансовый счет 18 (код 226 КОСГУ)	4 900
– проезд	2 208 26 567	2 201 34 610 забалансовый счет 18 (код 226 КОСГУ)	3 000
Начислены командировочные расходы на основании утвержденного авансового отчета:
– суточные	2 109 80 212	2 208 12 667
– проживание	2 109 80 226	2 208 26 667	4 900
– проезд	2 109 80 226	2 208 26 667	2 700
Возвращен в кассу неизрасходованный остаток наличных денежных средств (3 000 – 2 700) руб.	2 201 34 510 забалансовый счет 18 (код 226 КОСГУ)	2 208 26 667

Как отразить в учете расчеты с использованием банковских карт?

Выдача под отчет денежных средств с использованием банковских карт и принятие произведенных за счет них расходов отражаются в бухгалтерском (бюджетном) учете следующим образом:

	Дебет	Кредит
Перечислены с лицевого счета денежные средства на карту, выданную ОФК, для получения наличных денег на основании заявки учреждения	0 210 03 561 забалансовый счет 17	0 201 11 610* забалансовый счет 18
		1 304 05 000**
Получены подотчетным лицом наличные денежные средства через банкомат с использованием карт, выданных ОФК, а также оплачены приобретенные услуги (работы, товары) с использованием карт через электронный терминал или другое техническое средство, предназначенное для совершения операций с использованием карт	0 208 00 567	0 210 03 661 забалансовый счет 18
Приняты на основании авансового отчета и подтверждающих документов суммы расходов, произведенных подотчетным лицом	0 401 20 000 0 109 00 000 0 105 00 340 0 106 00 310	0 208 00 667
Возвращены остатки неиспользованных подотчетных сумм на банковскую карту через банкомат или пункт выдачи наличных денежных средств	0 201 23 510 забалансовый счет 17	0 208 00 667
Поступили (зачислены) на лицевой счет учреждения суммы полученных возвратов дебиторской задолженности с применением банковских карт	0 201 11 510* забалансовый счет 18	1 201 23 610 забалансовый счет 18
	1 304 05 000**

* Счет применяется бюджетными (автономными) учреждениями.

** Счет применяется казенными учреждениями.

Пример 2.

На банковскую карту работника бюджетного учреждения культуры на основании заявки перечислены с лицевого счета денежные средства в размере 3 000 руб. для оплаты канцелярских товаров. Сотрудник приобрел канцелярские товары на всю сумму, оплатив покупку банковской картой. К авансовому отчету он приложил товарный и кассовый чеки.

Операции осуществляются в рамках деятельности по выполнению государственного задания.

В бухгалтерском учете указанные операции будут отражены следующим образом:

	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Зачислены на карту денежные средства	4 210 03 561 забалансовый счет 17 (код 510 КОСГУ)	4 201 11 610 забалансовый счет 18 (код 346 КОСГУ)	3 000
Оплачены работником с банковской карты канцтовары	4 208 34 567	4 210 03 661 забалансовый счет 18 (код 610 КОСГУ)	3 000
Приняты к учету приобретенные канцтовары на основании авансового отчета	4 105 36 346	4 208 34 667	3 000

Пример 3.

Воспользуемся условиями примера 2 и предположим, что работник снял с банковской карты всю сумму через банкомат. За наличные средства он приобрел канцтовары на сумму 2 950 руб., а неизрасходованный остаток в размере 50 руб. внес на карту через банкомат.

В бухгалтерском учете данные операции отразятся следующим образом:

Шесть непростых ситуаций, связанных с подотчетными суммами

Ситуация первая: компания перечисляет подотчетные средства на пластиковые карты работников

Запрета на подобные действия в законодательстве нет, и ответственность не предусмотрена. Применить статью 15.1 КоАП РФ, где говорится о нарушении порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, здесь нельзя. Дело в том, что перечень таких нарушений ограничен, и в него входят лишь расчеты наличными сверх лимита, неоприходование денег в кассу, несоблюдение порядка хранения свободной наличности и превышение лимита кассы. О переводе подотчетных сумм на пластиковую карту работника в статье 15.1 КоАП РФ нет ни слова.

Однако, на практике многие банки отказываются перечислять подотчетные деньги с расчетного счета компании на зарплатные счета работников. В качестве обоснования приводят пункты 10 и 11 Порядка ведения кассовых операций*, в которых упоминается лишь наличная форма выдачи средств под отчет. Еще один аргумент банкиров — письмо ЦБ РФ от 18.12.06 № 36-3/2408, не позволяющее перечисление подотчетных сумм на пластиковые карты.

Единственное исключение, которое делают наиболее лояльные банки, связано с командировочными расходами. Такие средства иногда разрешают переводить на карту, поскольку Центробанк допускает подобный вариант. Главное, чтобы он был прописан в коллективном договоре или локальном нормативном акте компании (письмо ЦБ РФ от 24.12.08 № 14-27/513).

Избежать сложностей можно, если открыть корпоративные карточные счета для каждого из подотчетных лиц, и переводить на них необходимые суммы. Такие счета принадлежат предприятию. Следовательно, и деньги, которые на них находятся, — это собственность организации, а не работника. В такой ситуации от банка потребуется лишь переместить деньги с одного счета организации на другой. Затем сотрудник снимет деньги, потратит их, и предоставит в бухгалтерию авансовый отчет в обычном порядке.

Ситуация вторая: на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» образовалось кредитовое сальдо

Бывает, что в кассе компании не хватает денег, чтобы выдать под отчет. При этом сотрудник (чаще всего руководитель) приобретает товары или оплачивает услуги для организации из личных средств. После чего оформляет авансовый отчет и сдает на предприятие. Бухгалтер в свою очередь делает проводку по кредиту счета 71, и отражает тем самым долг компании перед работником. Задолженность будет числиться до тех пор, пока в кассе не появится наличность, и кассир не возместит затраченные средства. Иногда кредитовое сальдо по счету 71 не списывается на протяжении нескольких месяцев или даже лет.

В этой ситуации нет ничего, что противоречило бы закону. По сути, покупка из личных средств — это частный случай перерасхода подотчетной суммы, а он предусмотрен в бланке авансового отчета**. Там есть специальное поле для реквизитов расходника, оформленного при возмещении сотруднику перерасходованных денег. Логика такова: раз допустимо частично оплатить товар из личных средств, то не возбраняется и полностью расплатиться собственными деньгами.

Правда, могут возникнуть сложности при учете товаров и услуг, приобретенных за деньги работника. Не исключено, что налоговики станут утверждать, будто данная продукция (или услуга) не принадлежит компании. Поэтому нельзя включить ее стоимость в расходы и принять к вычету НДС.

На практике многие главбухи пытаются избежать кредитового сальдо по счету 71. Для этого действуют одним из двух способов.

Первый способ — оформление договора беспроцентного займа, по которому работник якобы дает предприятию в долг некую сумму денег. Бухгалтерия приходует их в кассу, после чего выдает этому же сотруднику под отчет. Он расходует средства, сдает авансовый отчет, и взаиморасчеты с ним как с подотчетником выходят в ноль. При этом за компанией остается долг, но не перед подотчетным лицом, а перед заимодавцем.

Второй способ заключается в том, чтобы перекупить у работника товары (или услуги), которые он приобрел за свои деньги. И в этом случае за организацией числится долг, но не перед подотчетным лицом, а перед поставщиком.

У обоих методов есть свои недостатки. В первом случае инспекторы, возможно, расценят, что компания получила облагаемый доход в виде незаплаченных процентов по кредиту. Во втором случае могут придраться к работнику-продавцу и начислить ему НДФЛ с выручки.

Мы считаем, что разумнее отражать данные операции такими, какие они есть, то есть по счету 71. Но не помешает перестраховаться, и в начале года издать приказ, разрешающий закупки из собственных средств работников. А подтверждающие документы оформлять не на физическое лицо, а на предприятие.

Ситуация третья: необходимо выдать средства под отчет человеку, не состоящему в штате компании

Если речь идет о сотруднике другого филиала, то можно без проблем выдавать ему деньги под отчет. Ведь хотя он и не является работником данного подразделения, но трудится в той же организации. К тому же в пункте 11 Порядка ведения кассовых операций четко сказано, что подотчетные суммы выдаются, в числе прочего, на расходы подразделений, включая филиалы без собственного баланса.

Сложнее обстоит дело, когда нужно оформить подотчетные средства на человека, не работающего в компании. Как правило, это учредитель, который собирается оплатить счета предприятия, отнести наличную выручку в банк и т д. Поскольку он не состоит в штате, то не может выступать в роли подотчетного лица. Значит, бухгалтер должен найти другое основание для выдачи наличных.

По нашему мнению, в данной ситуации неплохим вариантом станет договор безвозмездного поручения. В нем следует прописать, что организация поручает учредителю совершить какие-либо действия на благо компании. Учредитель не взимает платы, но обязуется отчитаться за потраченные средства. Номер и дату договора кассир проставляет в расходном ордере, оформленном в момент выдачи денег.

На первый взгляд, такой способ выглядит довольно рискованно. Виной тому термин «безвозмездно», к которому налоговики традиционно относятся с большим подозрением. Однако, причины для серьезных опасений нет. Во-первых, в случае с учредителем безвозмездность вполне оправдана, ведь он — лицо заинтересованное. Во-вторых, чтобы доказать сокрытие налогов инспекторам придется привести данные о рыночных ценах на аналогичные услуги. Сделать это будет нелегко, так как услуги эти весьма специфические. Кроме того, арбитражная практика показывает, что подавляющее большинство споров по рыночным ценам решаются не в пользу ИФНС.

Ситуация четвертая: из-за большого количества подотчетных лиц удобнее оформлять авансовые отчеты раз в месяц

В организациях, где деньги под отчет выдаются ежедневно, а число подотчетных лиц велико, бухгалтерам приходится оформлять и проверять огромное количество бумаг. Чтобы облегчить себе жизнь, некоторые предприятия поступают так: выдают деньги в течение месяца, а в конце принимают один отчет по всем суммам за этот месяц.

Формально такой подход является нарушением, поскольку подотчетные средства можно выдавать только после полного отчета по ранее выданному авансу (п. 11 Порядка ведения кассовых операций). Правда, штраф не предусмотрен, а статья 15.1 КоАП РФ тут не применима.

Да и на практике проблем, как правило, не возникает. Главное, чтобы соблюдалось условие: сотрудник обязан отчитаться не позднее трех рабочих дней по окончании срока, на который выданы деньги. Чтобы выполнить это условие, компании устанавливают соответствующий срок равным, например, 30 дням. Тогда даже в случае, когда работник получает средства в первый день месяца, а отчитывается в последний, он укладывается во временные рамки. Кроме этого необходимо, чтобы правило «один отчет за все суммы месяца» было закреплено во внутренних локальных документах.

Ситуация пятая: подотчетник принес подтверждающие документы, где сумма по товарному чеку меньше, чем по кассовому чеку

Такое случается, когда сотрудник в одном и том же магазине покупает что-то для предприятия, а что-то лично для себя. Тогда к подотчетным деньгам он добавляет свои собственные, и на кассе получает единый чек на всю сумму. Но в товарном чеке, как правило, просит отразить только наименования товаров, предназначенных для организации. Потом работник сдает в бухгалтерию авансовый отчет и подтверждающие документы. При этом оказывается, что сумма по товарному чеку совпадает с суммой, взятой под отчет, а сумма по чеку ККТ — превышает размер подотчетных средств.

Некоторые бухгалтеры считают, что такие авансовые отчеты не нужно принимать, дабы не создавать путаницу в учете. Особо осторожные заранее прописывают в локальных нормативных документах правило: суммы во всех подтверждающих документах должны совпадать, иначе авансовый отчет не принимается.

На наш взгляд, недопустимо не принимать такие отчеты, ведь работник потратил деньги на нужды предприятия и принес все необходимые бумаги. Расхождение сумм в чеках не является достаточным основанием, чтобы не принять отчет. Правильнее списать с подотчетного лица долг, а авансовый отчет провести в сумме, указанной в товарном чеке. При этом оформить бухгалтерскую справку, где вкратце изложить причины несовпадения, и подколоть к ней письменные объяснения сотрудника.

Ситуация шестая: на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» значится просроченная дебиторская задолженность

Допустимо списать только ту просроченную задолженность, которая является безнадежной для взыскания. Напомним, что безнадежным считается долг, по которому истек срок исковой давности. В общем случае он составляет три года (ст. 196 ГК РФ). При этом согласно статье 203 Гражданского кодекса срок прерывается, если обязанное лицо признало свою задолженность.

Это означает, что если некая сумма числится по дебету счета 71 более трех лет, а сотрудник уволился и не выражает готовности вернуть деньги, такую сумму можно списать. В бухгалтерском учете она попадет на прочие расходы (дебет счета 91), в налоговом — на внереализационные затраты, учитываемые при налогообложении (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ).

Также бухгалтеру придется подать сведения в налоговую инспекцию о том, что бывший работник получил доход в виде прощенного долга. Сделать это нужно не позднее одного месяца по окончании календарного года (п. 5 ст. 226 НК РФ).

* Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации утвержден решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93 № 40.

** Унифицированная форма № АО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.01 № 55.