Как сделать электронный больничный

Электронные больничные: особенности и процесс перехода

Электронный больничный или электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН) — законодательно утверждённый аналог больничного листка на бумажном бланке с равноценной юридической значимостью.

Трудовой кодекс РФ прямо предусматривает возможность использования электронных кадровых документов только для дистанционных сотрудников, что является особенностью их правового статуса.

Электронные листки нетрудоспособности получили официальный статус наряду с бумажными 1 июля 2017 года в связи со вступлением в силу Федерального закона от 01.05.2017 №86-ФЗ «О внесении изменений в статью 13 Федерального закона „Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством“ и статьи 59 и 78 Федерального закона „Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации“».

До июля 2017 года электронные больничные использовались лишь некоторыми лечебными учреждениями страны в рамках пилотного проекта внедрения, который стартовал в 2015 году в регионах России с достаточным распространением автоматизированных рабочих мест врачей и развитой системой электронных медицинских карт пациентов. В результате успешного окончания эксперимента по введению электронных листков нетрудоспособности в использование было решено законодательно закрепить их применение.

Преимущества электронных больничных

Несмотря на то что закон пока не выводит из обращения привычные всем бумажные бланки для оформления больничных, работодателям и медицинским учреждениям стоит задуматься о переходе на электронные технологии. Практика использования показала, что электронные больничные более эффективны, надёжны и экономически выгодны.

Экономичность электронных больничных очевидна — для их оформления не нужны бумажные бланки, на которые тратится немалое количество средств.

Хранение ЭЛН не требует архивов — вся документация ведётся в цифровом виде и сохраняется в базах единой информационной системы ФСС.

Электронные больничные удобны — процедура оформления больничного в электронном виде значительно проще. Работнику не нужно заверять документ печатями в поликлинике и передавать в бухгалтерию работодателя, достаточно просто назвать его номер.

ЭЛН надежны — электронный больничный нельзя потерять, работник всегда может узнать его номер в своем личном кабинете системы «Соцстрах». Подделать ЭЛН практически невозможно, на каждом этапе оформления больничный лист подписывается электронной подписью ответственного лица — медицинского учреждения, работодателя и Фонда социального страхования.

Электронные больничные помогают избежать штрафов — вероятность ошибок в документе снижается благодаря функциям автоматизированного контроля программного обеспечения для отправки электронной отчётности, в котором заполняются электронные больничные.

Взаимодействие при оформлении электронных больничных

В создании электронного больничного листка участвуют застрахованный работник, компания-работодатель, Фонд социального страхования и медицинская организация. Взаимодействие медицинского учреждения, ФСС и работодателя происходит в Единой интегрированной информационной системе «Соцстрах» (ЕИИС «Соцстрах»), которой управляет Фонд социального страхования.

Для перехода на выдачу электронных больничных медицинское учреждение и работодатель должны иметь доступ в интернет, зарегистрироваться в ЕИИС «Соцстрах» и получить квалифицированную электронную подпись, которая является условием юридической значимости электронного больничного.

Для получения больничных листков от ФСС работодатель должен завести личный кабинет на сайте системы cabinets.fss.ru, а работник — в письменном виде дать своё согласие на получение ЭЛН.

Оформление электронного больничного проходит следующим образом:

1. Врач формирует электронный листок нетрудоспособности работника и запрашивает номер больничного в системе «Соцстрах».
2. Медицинская организация передаёт через систему данные о больничном в ФСС.
3. Работник передаёт работодателю номер ЭЛН и его данные.
4. Работодатель запрашивает больничный по номерам СНИЛС и ЭЛН через личный кабинет в ЕИИС «Соцстрах».
5. Работодатель вносит свои данные в ЭЛН, затем подписывает и отправляет документ в ФСС.
6. Работодатель получает от ФСС протоколы проверки электронных листков нетрудоспособности, в случае отрицательного результата проверки исправляет ошибки и снова передаёт ЭЛН в ФСС.

Пошаговое руководство по работе с электронными больничными листами

Изменились ли функции кадровика при введении виртуального больничного?

Как работает электронный больничный лист

Выбор системы работы с листками нетрудоспособности

Функции работодателя по работе с электронным больничным

Итоги

Изменились ли функции кадровика при введении виртуального больничного?

С появлением электронных больничных в работе кадровиков кардинальных изменений не произошло. В их функции по-прежнему входит заполнение в листке нетрудоспособности необходимых данных: о страховом стаже, условиях исчисления пособия и др. Перечень заполняемых кадровиком сведений в больничном листе устанавливается внутрифирменным локальным актом (регламентом, инструкцией, приказом).

В настоящее время кадровики могут столкнуться одновременно и с бумажными, и с электронными больничными листками, поэтому при их заполнении важно не забыть основные правила их оформления.

Для обеих форм больничного листа существует законодательно установленные ограничения и условия оформления.

Выписанный в бумажном виде больничный заполняется:

• заглавными буквами на русском языке;
• чернилами черного цвета (или с использованием печатающих устройств);
• по правилу: одна ячейка — один знак или буква.

Содержание разделов и строк больничного листа см. .

Для электронной формы больничного листа не имеет значения цвет чернил — вся информация заполняется на компьютере. Однако электронный больничный оформляется с некоторыми ограничениями:

• медработник оформит его только в том случае, если пациент даст свое письменное согласие на это;
• заполнение электронного листка нетрудоспособности возможно только в тех медицинских учреждениях, которые имеют специальное программное обеспечение, доступ к интернету, а также подключены к региональной медицинской информационной системе;
• работодатель пациента оформил соглашение с ФСС об информационном взаимодействии, зарегистрировался на сайте госуслуг, открыл личный кабинет на сайте cabinets.fss.ru и получил усиленную электронную подпись.

Обязан ли работодатель принимать электронные больничные, читайте .

Вне зависимости от формы листка нетрудоспособности в нем должны быть заполнены две основные части:

• одна заполняется работником медучреждения;
• вторая — работодателем.

В последующих разделах остановимся на новой форме (электронной) больничного листка, что позволит детальнее изучить вопрос «Что такое электронный больничный и как он работает для кадровиков?».

Как работает электронный больничный лист

Возможность оформления электронного листка предусмотрена законом «О внесении изменений…» от 01.05.2017 № 86-ФЗ. Переходу к электронной форме взаимодействия работодателя и медучреждения с ФСС предшествовала масштабная информатизация системы здравоохранения, без которой наладить электронный документооборот не представлялось возможным.

Подробности см. в материале «Электронный больничный лист для передачи в ФСС онлайн».

Для оформляющего электронный больничный сотрудника медучреждения схема действий заключается в следующем:

• занесение в спецпрограмму на компьютере сведений о пациенте и поставленном диагнозе (в модуле «Электронная медицинская карта»);
• часть необходимых данных в больничный лист попадает из электронной медкарты, а остальные сведения дополняются медработником при заполнении электронного образа листка нетрудоспособности (в модуле «Лист нетрудоспособности»);
• подписание больничного электронной подписью и отправка его в ЕГИСЗ (единую государственную информационную систему в сфере здравоохранения).

Для сотрудника (пациента) предусмотрена следующая схема действий в процедуре получения электронного больничного:

• дать письменное согласие на заполнение больничного в электронной форме;
• получить от медперсонала номер больничного листа;
• сообщить номер больничного работодателю (специалистам кадровой или бухгалтерской службы).

О функциях работодателя в процедуре работы с электронным больничным см. далее.

Выбор системы работы с листками нетрудоспособности

Компания вправе выбирать схему работы с листками нетрудоспособности:

• традиционную (действующую систему работы с бумажными больничными);
• виртуальную (безбумажную технологию информационного взаимодействия с ФСС).

В настоящее время бумажный и электронный больничный листы имеют одинаковую юридическую силу, а работодателям предоставлено право выбора системы работы с ними.

Что делать, если работник принес электронный больничный (ЭБ), а ваша фирма еще не подключилась к системе работы с ЭБ, узнайте .

Как оформить переход на электронные больничные читайте .

Применение традиционной системы не избавляет работодателя от поддельных листков нетрудоспособности и необходимости хранения больничных.

Как распознать поддельный листок нетрудоспособности, узнайте из статьи «Действия работодателя с поддельным больничным листом».

Бумажные больничные могут содержать ошибки, допущенные как медучреждением, так и страхователем — это может служить препятствием для своевременной выплаты пособия.

В электронных больничных ошибки практически исключены (или минимальны и быстро исправимы), а существование поддельных листков нетрудоспособности невозможно в принципе. Помимо этого, исключена вероятность утери или порчи электронного листка нетрудоспособности.

Введение электронного больничного сохранило за работодателем обязанность по заполнению своего раздела больничного листа. Его содержание аналогично бумажной форме этого документа.

Какими сведениями кадровику и бухгалтеру заполнить свой раздел бумажного больничного листа, узнайте из материала «Пример заполнения больничного листа работодателем».

Функции работодателя по работе с электронным больничным

Действия кадровиков по заполнению электронного больничного листа не описаны в федеральных нормативных актах. А отдельные фирмы не имеют в штатном расписании должности кадровика, и его функции выполняет бухгалтер или иной специалист. Количество и состав сотрудников, участвующих в оформлении электронного больничного, а также иные необходимые регламенты компания прописывает и утверждает на свое усмотрение.

При работе с электронными больничными работодателю необходимо учесть следующее:

• обработать электронный листок нетрудоспособности можно через личный кабинет на сайте cabinets.fss.ru, попасть в который возможно с помощью логина и пароля от учетной записи на сайте госуслуг;
• после входа в личный кабинет требуется выбрать из предложенного системой списка сертификат электронной подписи;
• на первой вкладке «Электронные листки нетрудоспособности» содержится информация о Ф. И. О. сотрудника, его СНИЛС, номер листка нетрудоспособности, дате выдачи и периоде нетрудоспособности, а также о статусе электронного больничного («Пособие выплачено» или «Заполнен страхователем»);
• чтобы заполнить недостающие данные в электронном больничном, в предложенном списке нужно найти необходимый листок и нажать кнопку «Получить ЛН»;
• в раскрывшемся бланке электронного больничного найти вкладку «Заполняется работодателем» и заполнить данные по расчету пособия, сохранить информацию путем нажатия соответствующей кнопки;
• при получении от фонда уведомления об ошибке необходимо исправить данные или отправить дополнительные документы;
• отслеживать статус листка нетрудоспособности можно с помощью специальных журналов: обмена данными, реестров и пособий (каждый журнал расположен в отдельной вкладке на главной странице).

Обязательно ли работать именно через личный кабинет на сайте ФСС, узнайте .

О функциях работодателя в ситуации, когда работник утратил здоровье на работе, расскажет материал «Несчастный случай на производстве — действия работодателя».

Итоги

Электронный и бумажный больничный являются юридически равнозначными документами. С введением электронного документооборота между медучреждением, работодателем и ФСС, кадровикам и бухгалтерам по-прежнему необходимо заполнять свою часть листка нетрудоспособности. Для этого компания должна зарегистрироваться на сайте госуслуг и с помощью полученного пароля и логина войти в личный кабинет на сайте cabinets.fss.ru — в этом электронном сервисе происходит обработка больничных листов работодателем. Электронный больничный позволяет создать «прозрачную» систему обязательного социального страхования и полностью исключает представление застрахованными лицами поддельных листков нетрудоспособности.

Функции работодателя по работе с электронным больничным

С появлением электронных больничных в работе кадровиков кардинальных изменений не предвидится. В их функции по-прежнему входит заполнение в листке нетрудоспособности необходимых данных: о страховом стаже, условиях исчисления пособия и др. Перечень заполняемых кадровиком сведений в больничном листе устанавливается внутрифирменным локальным актом (регламентом, инструкцией, приказом).

В настоящее время кадровики могут столкнуться одновременно и с бумажными, и с электронными больничными листками, поэтому при их заполнении важно не забыть основные правила их оформления.

Для обеих форм больничного листа существует законодательно установленные ограничения и условия оформления.

Выписанный в бумажном виде больничный заполняется:

• заглавными буквами на русском языке;
• чернилами черного цвета (или с использованием печатающих устройств);
• по правилу: одна ячейка — один знак или буква.

Содержание разделов и строк больничного листа см.здесь.

Действия кадровиков по заполнению электронного больничного листа не описаны в федеральных нормативных актах. А отдельные фирмы не имеют в штатном расписании должности кадровика, и его функции выполняет бухгалтер или иной специалист. Количество и состав сотрудников, участвующих в оформлении электронного больничного, а также иные необходимые регламенты компания прописывает и утверждает на свое усмотрение.

Пилотный проект «Электронный больничный лист» был запущен в 2014 году в Астраханской, Белгородской областях и Республике Татарстан. Эти регионы были выбраны, поскольку они, в отличие от других субъектов РФ, имеют наиболее развитую сеть информационного взаимодействия между госорганами и жителями.

Результаты тестирования подтвердили эффективность оборота электронных больничных листов (далее — ЭБЛ), поэтому было принято решение о закреплении данного явления на законодательном уровне.

01.05.2017 был принят закон «О внесении изменений…» № 86-ФЗ, добавивший новую форму больничного листа — электронную.

ЭБЛ имеет одинаковую с бумажным листом нетрудоспособности юридическую силу и выдается в тех же страховых случаях.

Указанный закон № 86-ФЗ вступил в силу через 2 месяца после его принятия, 01.07.2017, и в настоящее время идет активная работа по реализации содержащихся в нем положений:

1. Разрабатываются нормативные акты, устанавливающие порядок формирования электронных больничных листов, взаимодействия между медорганизациями и страхователем и т. д.
2. Проводятся разъяснительные работы о принципах информационного взаимодействия между участниками страхового случая (работниками, работодателями, медорганизациями, ФСС).
3. Полагаем, органами власти субъектов РФ и муниципалитетов будет проверяться оснащенность рабочих мест врачей необходимой техникой и приниматься меры к такому оснащению.

В общем, дивиденды неплохие. Начнем с того, что заполнение документов на компьютере удобнее и проще, поэтому бухгалтерам компаний не придется сталкиваться с ошибочно оформленными медиками больничными, бояться претензий ФСС и обращаться туда с запросами по поводу оплаты сомнительных листов.

Во-вторых, бухгалтерам самим не придется руками вписывать информацию в листы нетрудоспособности, думать о цвете чернил, отсутствии ошибок и волноваться, чтобы не дрогнула рука.

Об ошибочной переплате или недоплате пособия, исправлениях и изменениях информации в больничных можно уже не вспоминать. Понятно уже, что эта работа – нелегкий участок бухгалтерского труда, а перевод больничных в электронный формат его значительно облегчит. Не зря же пилотный проект ФСС в нескольких регионах, где новая система по обмену сведениями для выдачи ЭЛН проходила «обкатку», признан успешным.

Последнему необходимо заполнить свою часть документа тоже электронно.

• Застрахованному лицу на руки выдают только номер листка. На его основании работодатель найдет больничный в системе.
• Как работает – взаимодействие всех сторон? Схема взаимодействия между медучреждением, работником и работодателем довольно проста:

1. Работник заболевает и обращается в медучреждение к доктору, пишет заявление на оформление электронного больничного.
2. Ответственный сотрудник медучреждения в ЕИИС заводит листок нетрудоспособности.
3. После закрытия документа работодатель должен его дооформить.

Инструкция: как работать с электронными больничными

Привычный для нас больничный лист — это документ:

• подтверждающий временную неспособность к работе физлиц;
• выдаваемый медучреждением;
• оформленный на бумаге;
• необходимый для назначения и выплаты пособия по временной нетрудоспособности.

Появление новой формы больничного листка порождает множество вопросов в первую очередь у кадровиков и бухгалтеров: как будет действовать система электронных больничных, добавятся ли у них новые функции в связи с этими нововведениями, как оформлять и учитывать электронные больничные листы? Об этом расскажем далее.

Каких-либо изменений в работе бухгалтеров и кадровиков в связи с появлением ЭБЛ не предвидится. Единственно, что немного расширится круг их обязанностей: рассмотренные в предыдущем разделе действия, скорее всего, будут выполнять именно эти специалисты.

При заполнении ЭБЛ бухгалтер будет руководствоваться общим порядком оформления листов нетрудоспособности:

1. В поле «Место работы» вносится сокращенное наименование организации. Если такового нет, пишется полное название, а если оно не умещается во все имеющиеся клетки, прерывается на полуслове.
2. Выбирается статус работы уходившего на больничный сотрудника: основной или по совместительству.
3. Указывается регистрационный номер, присвоенный ФСС организации при ее постановке на учет, и код подчиненности — номер структурного подразделения ФСС, к которому прикреплено предприятие.
4. Прописывается ИНН и СНИЛС сотрудника.
5. В графе «Условия начисления» ставится код случая начисления пособия, отличающегося от стандартного.
6. Акт формы Н-1 заполняется при получении производственной травмы, и в ЭБЛ указывается дата составления такого акта.
7. Обязательно проставляется дата начала работы.
8. Вносится информация о страховом стаже работника и нестраховых периодах.
9. Бухгалтер рассчитывает период страхового случая, средний заработок сотрудника и сумму причитающегося пособия.
10. В ЭБЛ, как и в бумажном, должны быть указаны Ф. И. О. руководителя организации и главного бухгалтера, поставлены их подписи и фирменная печать.

Федеральный закон от 01.05.2017 № 86-ФЗ наделил юридической силой электронные больничные листы. С 1 июля 2017 года у пациентов есть выбор: получать больничные в электронном или бумажном виде. Как бухгалтеру подключиться к электронному обмену больничными, оформлять и учитывать пособие по новым правилам?

Если компания перешла на работу с электронными больничными, о возможности их использования работодатель должен сообщить всем сотрудникам заранее.

Процедура создания, согласования и обработки электронного бланка больничного листа состоит из нескольких этапов:

• лечащий врач предлагает пациенту оформить вместо бумажного документа его электронный аналог;
• если физическое лицо дает согласие, происходит оформление электронного больничного с последующей отправкой его в базу данных Соцстраха (документ обязательно должен быть завизирован ЭЦП врача);
• как получить электронный больничный лист работодателю – врач выдает пациенту талон с номером документа, отправленного в ФСС, этот код сотрудник должен передать работодателю (в кадровую службу или бухгалтерию);
• работодатель запрашивает в системе и заполняет электронный бланк, подписывает его своей ЭЦП и отправляет в ФСС;
• работодателем выплачивается пособие с последующим возмещением средств из Соцстраха; в регионах, участвующих в пилотном проекте ФСС, работодатель выплачивает больничный за первые 3 дня болезни, а Фонд оплачивает свою часть пособия напрямую работнику.

Кадровая служба и бухгалтерия должны иметь доступ к системе обмена электронными документами с ФСС. Это необходимо для возможности внесения в листок нетрудоспособности сведений, идентифицирующих работодателя, величину страхового стажа работника и условия расчета пособия. Кадровому инспектору или бухгалтеру необходимо зайти в личный кабинет страхователя на официальном сайте Фонда социального страхования, в меню «Электронные листки нетрудоспособности» найти по номеру документа требуемый бланк и запросить его получение.

Инфо

Однако и недостатков у данного метода пока хватает. Таблица 1. Достоинства и недостатки оформления больничных листов в электронном виде Достоинства ЭЛН Минусы ЭЛН Данные о владельце ЭЛН вводятся один раз и не требуют повторного занесения, что высвобождает время врача на общение с пациентом. Заполнять и выдавать электронные листки нетрудоспособности пока невозможно, если врач вызван пациенту на дом.

Ее внедрение требует их дополнительного обучения. Электронные ЛН гораздо сложнее подделать – это требует высокой технической грамотности, специальных знаний и трудоемкой работы.

• упростить взаимодействие между лечебной организацией, работодателем, заболевшим работником и ФСС;
• уменьшить оборот бумажных документов;
• повысить контроль над подлинностью листков нетрудоспособности, сделать прозрачной их выдачу.

Несмотря на то, что оформление «цифровых» больничных – законодательно разрешенная медицинская госуслуга, выписать их врач сможет только при выполнении трех обязательных условий:

1. Работодатель сотрудника зарегистрировался на официальном ведомственном сайте ФСС и открыл там личный кабинет.
2. Медицинское учреждение подключилось к специальной информационной системе по выдаче электронных листков нетрудоспособности.
3. Пациент оформил и подписал согласие о выдаче цифрового документа.

Электронный больничный – как он работает для кадровиков и бухгалтеров

Возможность оформления электронного листка предусмотрена законом «О внесении изменений…» от 01.05.2017 № 86-ФЗ. Переходу к электронной форме взаимодействия работодателя и медучреждения с ФСС предшествовала масштабная информатизация системы здравоохранения, без которой наладить электронный документооборот не представлялось возможным.

Для оформляющего электронный больничный сотрудника медучреждения схема действий заключается в следующем:

• занесение в спецпрограмму на компьютере сведений о пациенте и поставленном диагнозе (в модуле «Электронная медицинская карта»);
• часть необходимых данных в больничный лист попадает из электронной медкарты, а остальные сведения дополняются медработником при заполнении электронного образа листка нетрудоспособности (в модуле «Лист нетрудоспособности»);
• подписание больничного электронной подписью и отправка его в ЕГИСЗ (единую государственную информационную систему в сфере здравоохранения).

Для сотрудника (пациента) предусмотрена следующая схема действий в процедуре получения электронного больничного:

• дать письменное согласие на заполнение больничного в электронной форме;
• получить от медперсонала номер больничного листа;
• сообщить номер больничного работодателю (специалистам кадровой или бухгалтерской службы).

О функциях работодателя в процедуре работы с электронным больничным см. далее.

Компания вправе выбирать схему работы с листками нетрудоспособности:

• традиционную (действующую систему работы с бумажными больничными);
• виртуальную (безбумажную технологию информационного взаимодействия с ФСС).

В настоящее время бумажный и электронный больничный листы имеют одинаковую юридическую силу, а работодателям предоставлено право выбора системы работы с ними.

Что делать, если работник принес электронный больничный (ЭБ), а ваша фирма еще не подключилась к системе работы с ЭБ, узнайтездесь.

Как оформить переход на электронные больничные читайте здесь.

Применение традиционной системы не избавляет работодателя от поддельных листков нетрудоспособности и необходимости хранения больничных.

Как распознать поддельный листок нетрудоспособности, узнайте из статьи»Действия работодателя с поддельным больничным листом».

Бумажные больничные могут содержать ошибки, допущенные как медучреждением, так и страхователем — это может служить препятствием для своевременной выплаты пособия.

В электронных больничных ошибки практически исключены (или минимальны и быстро исправимы), а существование поддельных листков нетрудоспособности невозможно в принципе. Помимо этого, исключена вероятность утери или порчи электронного листка нетрудоспособности.

Введение электронного больничного сохранило за работодателем обязанность по заполнению своего раздела больничного листа. Его содержание аналогично бумажной форме этого документа.

Какими сведениями кадровику и бухгалтеру заполнить свой раздел бумажного больничного листа, узнайте из материала»Пример заполнения больничного листа работодателем».

Электронный больничный — как он работает для кадровиков, волнует многих работодателей в связи с последними нововведениями в сфере социального страхования работников. Попробуем разобраться.

Итак, обмен сведениями о страховых случаях по временной нетрудоспособности и материнству осуществляется с помощью Единой интегрированной информационной системы «Соцстрах» ФСС РФ (ЕИИС «Соцстрах»). Участниками этой системы являются:

1. страховщик – ФСС РФ
2. страхователи (работодатели)
3. медицинские организации (больницы, поликлиники) и федеральные государственные учреждения (бюро) медико-социальной экспертизы (МСЭ).

Оформлять ЭЛН медицинские организации могут при соблюдении двух условий:

• работник-застрахованное лицо дает на это письменное согласие;
• медицинская организация и страхователь-работодатель являются участниками системы информационного взаимодействия с ФСС по обмену сведениями в целях формирования ЭЛН.

Работодатели могут взаимодействовать с ФСС по поводу ЭЛН прямо из программ 1С. В настоящее время электронный листок нетрудоспособности и обмен с органами ФСС реализован в программе “1С:Зарплата и управление персоналом 8” (ред. 3) с версии 3.1.2.293.

Кроме этого можно открыть личный кабинет на сайте ФСС РФ. В личном кабинете работодатели смогут получать уведомления о поступлении ЭЛН и в электронном виде заполнять данные по больничному со своей стороны (раздел «Заполняется работодателем»).

А для отслеживания движения ЭЛН работниками можно также зарегистрироваться на сайте ФСС РФ в специальном сервисе – кабинете застрахованного лица.

Минимальные требования

• Версия платформы: 8.3.10 или выше.
• Версия конфигурации: ЗУП 3.1.2.293 и выше.
• Подключение к “1С-Отчетность” (или подключение сертификата ФСС для ЭЛН). Для пользователей, использующих “1С-Отчетность”, настройка сертификата ФСС для ЭЛН производится автоматически (без участия пользователя).

Видеоролико том, как работать с электронными листками нетрудоспособности.

При вводе электронного больничного листа достаточно заполнить основную информацию (рис. 1):

• организацию (если ведется учет по нескольким организациям);
• сотрудника;
• номер листка нетрудоспособности.



Рис. 1

После этого по кнопке Получить данные из ФСС документ автоматически заполняется данными ЭЛН, полученными с сервера ФСС.

Пособие рассчитывается исходя из сведений о заработке и стаже сотрудника, хранящихся в базе пользователя (рис. 2).



Рис. 2

Сведения о медицинской организации (рис. 3) будут загружены автоматически.

Для просмотра этих сведений можно нажать на гиперссылку, указанную на рис. 2.



Рис. 3

Создание и отправка реестра ЭЛН в ФСС

Реестр ЭЛН можно создать в рабочем месте 1С-Отчетность (раздел Отчетность, справки – 1С-Отчетность) (рис. 4).



Рис. 4

Табличную часть документа можно заполнить по выбранной организации двумя способами:

• по кнопке Заполнить таблица заполняется всеми ЭЛН, которые еще не были отправлены;
• по кнопке Добавить можно выбрать конкретные ЭЛН, которые необходимо отправить в ФСС.



Рис. 5

Для просмотра дополнительной информации об ЭЛН, которая будет отправлена в ФСС, можно дважды щелкнуть по строке с этим ЭЛН.

Откроется форма дополнительной информации (рис. 6).



Рис. 6

Перед отправкой документ необходимо провести. При проведении документа выполняется проверка заполнения обязательных полей.

Для отправки реестра в ФСС необходимо нажать кнопку Отправить реестр в ФСС (рис. 7).

Рис. 7

Если в программе не настроена связь с ФСС, то пользователю будет предложено подключиться к “1С-Отчетности”.

Для пользователей, не использующих “1С-Отчетность”, возможна настройка сертификата ФСС для ЭЛН вручную.

Электронный больничный будет реализован и в других программах 1С. О сроках см. в “Мониторинге изменений законодательства”.

ВИДЕО К СТАТЬЕ:

В ролике демонстрируется, какие настройки сделать в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3, чтобы запросить и получить из базы ФСС все данные электронного больничного для расчета пособия по нетрудоспособности.

БУХ.1С теперь в мессенджере Telegram! Присоединиться к каналу можно

по ссылке:

(или набрать

@buhru

в строке поиска в Telegram).

• Выбирается статус работы уходившего на больничный сотрудника: основной или по совместительству.
• Указывается регистрационный номер, присвоенный ФСС организации при ее постановке на учет, и код подчиненности — номер структурного подразделения ФСС, к которому прикреплено предприятие.
• Прописывается ИНН и СНИЛС сотрудника.
• В графе «Условия начисления» ставится код случая начисления пособия, отличающегося от стандартного.
• Акт формы Н-1 заполняется при получении производственной травмы, и в ЭБЛ указывается дата составления такого акта.
• Обязательно проставляется дата начала работы.
• Вносится информация о страховом стаже работника и нестраховых периодах.
• Бухгалтер рассчитывает период страхового случая, средний заработок сотрудника и сумму причитающегося пособия.
• В ЭБЛ, как и в бумажном, должны быть указаны Ф. И. О.

Работа с ЭЛН в программе “1С:Зарплата и управление персоналом 8” (ред. 3)

О., СНИЛС), номер и дату выдачи больничного листа, временные рамки заболевания, статус листка нетрудоспособности («Пособие уплачено» или «Заполнен страхователем»). Для заполнения требуемых данных необходимо в предложенном списке выбрать искомый ЭБЛ и нажать кнопку «Получить ЛН».

• В появившейся форме выбрать вкладку «Заполняется работодателем» и ввести необходимые данные, сохраняя сведения нажатием соответствующей кнопки.
• Система позволяет редактировать данные, сообщая об ошибке, либо отправлять дополнительную документацию по требованию. Отслеживание статуса ЭБЛ осуществляется при помощи одного из журналов:

• обмена данными;
• реестров;
• пособий.

Каждый из журналов находится в отдельной вкладке на главной странице.

Схема взаимодействия между застрахованным лицом, работодателем, ФСС и медицинским учреждением выглядит следующим образом:

1. Работник-застрахованное лицо дает медицинскому учреждению письменное согласие на формирование листка нетрудоспособности в форме электронного документа.
2. Медицинское учреждение формирует ЭЛН (поддерживается в решениях 1С:Медицина), подписывает его усиленной квалифицированной подписью врача и медицинской организации и отправляет всю информацию по больничному в ФСС.
3. Медицинское учреждение выдает работнику номер ЭЛН для передачи его страхователю-работодателю.
4. Работник сообщает работодателю номер ЭЛН.
5. Работодатель по номеру ЭЛН непосредственно из своей программы 1С запрашивает и получает из базы ФСС все данные больничного.
6. По полученным из базы ФСС данным в программах 1С автоматически рассчитывается пособие по временной нетрудоспособности (сведения о страхователе, о застрахованном лице, о среднем заработке, стаже работы и другая необходимая информация уже хранится в 1С)
7. Работодатель оплачивает работнику больничный лист.
8. Информация о сумме выплаченного пособия отправляется в ФСС.
9. ФСС частично оплачивает больничный (для регионов «прямых» выплат).

Как будет формироваться электронный больничный лист

Исходя из новостей и методических рекомендаций, опубликованных на официальном сайте ФСС (l), можно примерно представить, как будет работать система формирования и отправки ЭБЛ:

1. Медорганизация и страхователь формируют информационное взаимодействие, устанавливают соответствующий программный продукт.

Такой обязанности у медорганизаций и работодателей на сегодняшний день нет. За исключением тех, где проект ЭБЛ будет поддерживаться на уровне министерства РФ.

Однако медучреждениям, руководство которых решит присоединиться к электронному обмену информацией, связанной с открытием/закрытием БЛ и т. д., нужно быть готовыми к совершению следующих действий:

1. Оснащению рабочих мест персонала всей необходимой техникой.
2. Обеспечению постоянного доступа к интернету.
3. Заключению договора с ФСС об информационном взаимодействии.
4. Проведению обучения медработников относительно порядка работы с ЭБЛ.
5. Приобретению или способствованию приобретению электронных подписей врачами.
6. Приобретению своей ЭЦП.

Работодателям также надо будет заключить с ФСС соглашение об информационном взаимодействии, позаботиться о наличии собственной электронной подписи.

План мероприятий по реализации положений закона о выдаче ЭБЛ утвержден приказом ФСС от 03.07.2017 № 320.

Для кадровиков и бухгалтеров принципиально ничего не изменилось, только добавились новые возможности. Порядок заполнения бумажных больничных не изменился.

Такой листок нетрудоспособности не выдается на руки застрахованному лицу, его создают в личном кабинете на сайте ФСС. После создания документ подписывается электронной подписью медработника. Электронный листок нетрудоспособности имеет такую же юридическую силу, что и бумажный документ.

Как оформить и получить электронный больничный лист через личный кабинет ФСС

С 1 июля 2017 года у граждан России появилась возможность оформить электронный больничный в кабинете ФСС на портале Фонда социального страхования РФ. Его выдают при временной нетрудоспособности, а также по беременности и родам. С каждым месяцем медицинских учреждений, использующих такую возможность, становится все больше. Поэтому если работники обслуживаются в таких клиниках, бухгалтерам рекомендуют подключиться к этой программе и начать работу с личным кабинетом.

Инструкция получения, заполнения и осуществления выплат проста, не предполагает сложных действий ни со стороны работника, ни со стороны работодателя.

Зачем они нужны

Электронные больничные для работодателя гораздо выгоднее и удобнее, чем бумажные.

1. В системе ФСС онлайн больничный защищен от подделки. Это позволяет работодателю оградить себя от обмана, предотвратить неоправданные затраты. Увы, поддельные бумажные больничные листы можно купить практически в каждом городе. А в случае с цифровым документом такое мошенничество невозможно.
2. Заполнение электронных больничных упростило процесс оформления. В случае с бумажным документом необходимо соблюдать осторожность, быть сосредоточенным и внимательным, использовать определенную ручку. А при оформлении больничного листа в кабинете сайте ФСС (http://fss.ru/) можно не бояться совершить ошибку. Опечатку легко исправить, а бланк не будет испорчен, как в случае с бумажной версией.
3. Электронный больничный в кабинете ФСС (https://cabinets.fss.ru/) хранится без временных ограничений. Больше не придется заводить отдельную папочку и бояться потерять листок нетрудоспособности работника.

Сотрудник может посмотреть свой электронный больничный лист в кабинете ФСС (https://lk.fss.ru/recipient/). Больше не придется для этого бегать к бухгалтеру и отвлекать от работы коллег.

Для этого ему необходимо зарегистрироваться на сайте Госуслуг. После получения личного пароля осуществляется вход в кабинет. Проверить можно электронный больничный через Госуслуги или в том же ЛК Фонда социального страхования. Эти два сервиса подключены к единой системе и связаны между собой. Пароль от сайта Госуслуг подходит к входу в личный кабинет ФСС.

Подробнее о том, как застрахованному зарегистрироваться в личном кабинете ФСС, читайте в статье.

Как это работает?

Схема взаимодействия поликлиники, ФСС, работодателя и работника на первый взгляд может показаться сложной. Несмотря на то, что форма электронного больничного была принята в середине 2017 года, их стали использовать только в декабре 2017. Поэтому еще не все работодатели подключены к системе личных кабинетов ФСС, и не каждая поликлиника выдает виртуальный больничный. Ожидается, что в скором времени все медицинские учреждения перейдут на удобную систему работы с Фондом соцстрахования.

Процедура получения ЭЛН в кабинете ФСС проста:

1. работник обращается за медицинской помощью в поликлинику или больницу, где ему открывают электронный больничный;
2. после выписки специалист подписывает электронный документ квалифицированной электронной подписью с указанием периода, причины нетрудоспособности и других необходимых нюансов для ФСС;
3. работнику выдается номер больничного для работы с ним в личном кабинете, с которым он отправляется в бухгалтерию на своем предприятии;
4. бухгалтер по указанным данным находит электронный больничный в личном кабинете страхователя ФСС. Это раздел на сайте фонда, где может зарегистрироваться юрлицо или индивидуальный предприниматель.

Как получить электронный больничный

У работника есть возможность выбирать, в какой форме ему предоставят лист нетрудоспособности. Необходимо предварительно уточнить, готов ли бухгалтер оформить виртуальный документ. Случается, что работник воспользовался новой услугой, а у него не принимают электронный больничный.

В таком случае медицинское учреждение аннулирует действие отправленной формы и выдает бумажный бланк. Если предварительно выяснить, готов ли работодатель принять новый формат, то этих проблем можно избежать. Пользование личным кабинетом ФСС и оформление листов нетрудоспособности на сегодняшний день является не обязанностью работодателя, а его правом.

При оформлении документа человек должен дать врачу письменное согласие на обработку персональных данных и оформление больничного листа онлайн. Документ не придется заверять печатями у главного врача и в регистратуре.

Больничному присвоят уникальный код, по которому документ можно найти в личном кабинете ФСС. Достаточно принести его на работу или просто сообщить по телефону бухгалтеру.

Действия работодателя в кабинете ФСС

Электронные больничные листы в ФСС найти и оформить несложно. Необходимо сначала зарегистрироваться в программе и получить индивидуальный код доступа юридического лица к своему кабинету. Для этого надо зарегистрироваться в Единой интегрированной информационной системе «Соцстрах».

Читайте о том, как получить доступ в кабинет страхователя ФСС.

Разобравшись в алгоритме и повторив действия несколько раз, страхователь в скором времени приноровится и сможет оценить простоту и удобство с работы с системой.

1. Пройти регистрацию на едином портале государственных услуг можно по ссылке (https://esia.gosuslugi.ru/registration/). После этого надо получить пароль, который дает доступ к личному кабинету ФСС. Для регистрации понадобятся данные юридического лица и реквизиты.
2. Войти в кабинет на портале Фонда Социального Страхования. Для доступа к данным ФСС необходимо ввести номер телефона, который был зарегистрирован на Госуслугах, и пароль.
3. Чтобы вести работу с электронными больничными в личном кабинете ФСС стоит назначить отдельного бухгалтера, который должен ознакомиться с функционалом системы.

После того, как будет получен доступ к личному кабинету ФСС, работодателю следует уведомить своих сотрудников о том, что они теперь могут воспользоваться услугой и заполнить электронный больничный лист в своем медицинском учреждении, если она там предоставляется. После предоставления индивидуального номера документа (специального кода больничного листа) его надо передать бухгалтеру. Дальнейшие действия страхователя будут следующими:

1. войти в личный кабинет ФСС и найти документ по номеру;
2. получить из виртуальной формы данные о периоде действия электронного больничного для дальнейшего расчета выплаты;
3. внести свою информацию в электронный больничный в кабинете ФСС.ру об организации, стаже работы застрахованного лица и среднем объеме заработной платы;
4. проверить заполненные сведения. Если есть ошибка в электронном больничном, то исправить ее на этом этапе;
5. отправить заполненную форму из кабинета в отделение ФСС нажатием соответствующей кнопки.

Бухгалтер при заполнении виртуального документа в личном кабинете ФСС может использовать образец электронного больничного листа.
Выплата пособия по электронному больничному в 2018 году осуществляется напрямую от ФСС или через работодателя. В последнем случае бухгалтеру необходимо выполнить расчет и отдать деньги с предоставлением ближайшей заработной платы. После этого он осуществляет возмещение из Фонда Социального Страхования по привычной системе (подачей электронного заявления или посещением кабинета специалиста ФСС).

Часть регионов участвует в проекте, предполагающем прямые выплаты. Для оплаты такого электронного больничного листа в 2018 году работодателю надо заполнить заявление в личном кабинете ФСС от имени застрахованного лица, получившего лист нетрудоспособности, после чего отправить в фонд.

Как работнику проверить свой лист нетрудоспособности в личном кабинете

Работник имеет возможность в любой момент просмотреть статус электронного больничного. Для получения данных необходимо также быть зарегистрированным на портале Госуслуг. В поле «авторизация» вводится номер телефона и пароль. После входа личный кабинет ФСС можно увидеть все свои электронные больничные и узнать:

• открыт, закрыт или продлен виртуальный больничный;
• в каком объеме начислено пособие;
• какие даты считаются периодом нетрудоспособности;
• правильно ли оформил документ работодатель.

Настройка электронных больничных в личном кабинете позволяет получать оповещение об изменении статуса на электронную почту.

В личном кабинете застрахованного лица есть интересная опция – калькулятор размера выплат. Работник может заранее приблизительно посчитать, какая сумма причитается ему по болезни. Для этого надо кликнуть на калькулятор в правом верхнем углу и заполнить все поля.

Сайт ФСС спросит вас о периоде и причине нетрудоспособности, не находились ли вы в стационаре и даже о том, не нарушали ли вы режим. Также вам придется вспомнить, когда вы устроились на нынешнее место работы, и точную сумму, заработанную за последние два года. Имеет значение и районный коэффициент.

После этого кликните на кнопку «Рассчитать», и сайт ФСС назовет приблизительную сумму, которую начислит бухгалтер по электронному больничному.

Электронные больничные введены еще в прошлом году – с июля 2017 года. Однако не все пользуются этим удобным сервисом, несмотря на то что сотрудники вправе самостоятельно выбирать, какой вариант больничного листа – традиционный или электронный – им удобнее получать. Электронные больничные оформляют прямо в медицинском учреждении. Давайте рассмотрим, какие функции выполняет электронный лист нетрудоспособности, а также алгоритм взаимодействия с ФСС через 1С.

Основные функции ЭЛН

Электронный лист нетрудоспособности (ЭЛН) – это документ в электронном виде, который создан в специальной программе в медицинском учреждении. Он так же, как и обычный больничный, подписывается уполномоченными лицами, только с помощью ЭЦП (электронно-цифровой подписи).

К его главной основной функции относится, в первую очередь, подтверждение факта обращения сотрудника определенной организации в медицинское учреждение. Вторая функция – юридическая. ЭЛН дает право сотруднику сохранить за собой рабочее место на время болезни.

Третья функция – экономическая. ЭЛН обеспечивает выплату пособия по среднему заработку за период временной нетрудоспособности.

Четвертая функция – информационно-статистическая. Информация о причинах болезни для формирования статистических данных собирается в единой базе и упрощает сбор и обобщение этой информации для статистических и других органов.

Условия успешного обмена данными

Для успешного обмена данными по электронным больничным листам между организацией и фондом социального страхования необходимо, чтобы выполнялись следующие условия:

• Работник должен письменно согласиться на оформление электронного варианта больничного.
• Медицинское учреждение – поликлиника или больница – должно быть подключено к системе автоматизированного обмена данными.
• Организация, в которой числится сотрудник, тоже должна быть подключена к системе электронной отчетности – 1С Отчетность.

Алгоритм взаимодействия между ФСС, организацией и медучреждением

Весь алгоритм взаимодействия сводится к следующей схеме:

• После получения от сотрудника письменного согласия организация подключается к 1С Отчетности или получает только сертификат ФСС для ЭЛН, если в 1С Отчетности нет надобности (хотя удобнее подключить сервис сдачи отчетности во все фискальные органы прямо из программы 1С).
• При возникновении страхового случая сотрудник обращается в медицинское учреждение, где врач оформляет электронный больничный и подписывает его своей электронной подписью. Далее электронный больничный врач отправляет в ФСС, а сотрудник получает номер своего больничного по SMS на мобильный телефон.
• Сотрудник сообщает номер больничного в бухгалтерию организации, которая запрашивает информацию о больничном в ФСС. Фонд высылает электронный документ, бухгалтерия рассчитывает пособие и отправляет его обратно в Фонд.

Таким образом, весь документооборот происходит электронно.

Как все происходит в 1С?

Для программ, которые подключены к сервису 1С Отчетность, настройка обмена с ФСС происходит автоматически. Для тех, у кого сервис не подключен, есть возможность подключить сертификат ЭЛН вручную.

Для формирования нового документа ЭЛН необходимо перейти из пункта бокового меню «Зарплата и кадры» в подраздел «Все начисления». В открывшемся списке выбрать «Больничный лист».

Чтобы загрузить сведения по больничному листу электронно из ФСС, нужно ввести в соответствующее поле больничного листа его номер, который должен предоставить сотрудник, и нажать «Получить данные из ФСС».

Расчет производится исходя из сведений о начисленной заработной плате по данному сотруднику.

Данные о медицинском учреждении, оформившем больничный, заполнятся автоматически из справочника 1С.

После заполнения и расчета по больничному листу его необходимо провести и закрыть. А в ФСС отправить реестр ЭЛН. Для формирования реестра, необходимо из пункта бокового меню «Отчеты» перейти в подраздел «1С-Отчетность», «Реестр ЭЛН для отправки в ФСС».

В открывшейся форме реестра необходимо заполнить все поля и список оформленных больничных.

Перед отправкой реестр нужно провести, затем нажать кнопку «Отправить реестр в ФСС».

Инструкция по работе с электронными больничными листами в 2019 году для работодателей и работников

Среди компаний продолжается массовое внедрение закона №225-ФЗ, о листках нетрудоспособности в электронном виде. В статье рассмотрим – как работать с электронными больничными работодателю и его сотрудникам: с чего начать, как настроить систему и обрабатывать листки на основании закона.

Новшества в расчете ЭЛН в 2019г.

Начнем с базовых данных, участвующих в обработке листков нетрудоспособности, вне зависимости от того обрабатываете вы бумажный листок или цифровой – изменения коснутся всех.

В 2019 году повысили минимальный размер оплаты труда (далее – МРОТ), теперь он составляет 11 280 рублей.

Лимит совокупного дохода работником за год, который образует верхнюю планку оплаты больничного листа, в 2019 году составит 865 000 рублей.

Таким образом, новые предельные величины при расчете сумм пособия больничного листа составляют коридор: от 370,85 руб. до 2 150,68 руб. за 1 день нетрудоспособности.

Что касается больничных листов в цифровом виде – их обработка теперь занимает меньше времени, так как в отличие от бумажного эквивалента, ФСС получает ЭЛН и обрабатывает быстрее.

О том, как настроить электронные больничные листы в 2019 году, как это будет работать – далее в статье.

Действия по переходу на электронный больничный лист в 2019 году

Для того чтобы внедрить электронную систему обмена данными и понять – что такое электронный больничный лист в 2019 году каждая из сторон информационного процесса подготавливает оборудование, обучает персонал, медучреждения получают согласия на формирование больничных документов в электронном виде, тестируется работоспособность программного обеспечения. Каждому, чьи интересы затрагиваются при обработке ЭЛН, доступны электронные сервисы, где отслеживается процесс обработки листков.

Действия работника по получению ЭЛН

Чтобы получить электронный больничный лист в 2019 году, действия работника заключаются в предоставлении письменных согласий каждому медучреждению, в котором пациент планирует обслуживаться на предмет нетрудоспособности. При обращении в медучреждение, пациент сообщает о желании оформить лист нетрудоспособности в цифровом виде. Указанное согласие является типовым, шаблон скачивается с сайта ФСС и заполняется по образцу:

Когда врач считает нужным закрыть ЭЛН, пациенту выдается талон, в котором указываются параметры, необходимые работодателю для дальнейшей обработки. Утеря талона не влечет за собой последствий. Работодатель может найти документ по фамилии, номеру СНИЛС, срокам болезни.

Если нужно, пациент регистрируется в личном кабинете ФСС, либо на сайте госуслуг для проверки и выгрузки больничных документов. Если работник не хочет проходить регистрацию, то информацию по листку можно получить, обратившись в ФСС.

Руководство компаний не вправе запрещать работникам получать ЭЛН. Компания обязана внести настройки в программное обеспечение и выстроить работу с электронными листками.

Обработка электронного больничного листа работодателем

Работодатель должен провести разъяснительную беседу с коллективом на предмет получения и обработки ЭЛН. Работодателю нужна техническая готовность к получению ЭЛН, лучше заранее провести настройку программного обеспечения и обучить бухгалтера или иного уполномоченного представителя.

Регистрация в системе

Когда ФСС внедрил электронные больничные листы в 2019 году, для работодателей появился обновленный функционал.

Личный кабинет работодателей открывает доступ к ЭЛН всех сотрудников организации. Сервис отвечает запросам, возникающим у работодателя, помогает понять, как заполнить электронный больничный лист работодателю и инициировать его отправку для проверки и оплаты.

Для работы в системе установите ФСС-сертификаты на рабочем месте руководителя или уполномоченного на подписание и отправку больничных листов представителя. Установка проводится на основании ГОСТ Р 34.10-2012. Скачать сертификат можно .

Обработка ЭЛН так же предполагается в основных бухгалтерских программах.

Механизм оформления пособия по ЭЛН упрощается за счет снижения бюрократической нагрузки – теперь не нужно получать, обрабатывать и организовывать хранение листка нетрудоспособности на бумаге. Цифровой обмен данными сокращает сроки обработки больничного листа и оформления выплат.

С 1 января 2019 г. пилотный проект, предусматривающий исключение «зачетной схемы» выплат действует уже в 50 регионах России. В рамках проекта, сумма выплаты пособия, формирующаяся за счет ФСС перечисляется непосредственно работнику, минуя перечисление организации. Территориальные органы ФСС реализуют свою деятельность в отношении оформления пособия и прямых выплат – на основании постановления Правительства РФ от 21 апреля 2011г. №294.

4>Получение от сотрудника номера ЭЛН

Когда пациент восстановил трудоспособность, больничный лист закрывается и выдают корешок, в котором перечислена необходимая информация о пациенте, сроках болезни, номер ЭЛН. Талон с информацией передается работодателю, по которому можно найти ЭЛН в личном кабинете и загрузить в бухгалтерскую программу.

Электронные больничные листы в 2019 году для работодателей более удобны в обработке. Даже не получив талон ЭЛН от сотрудника, работодатель находит документ по фамилии, номеру СНИЛС, срокам болезни.

После получения ЭЛН статуса «закрыт», доступ к редактированию получает страхователь. Закладка «Заполняется работодателем» требует внесения данных о среднем заработке, стаже работника, периоде болезни, причине нетрудоспособности.

В программу встроен автоматический калькулятор, рассчитывающий суммы пособий к выплате. С учетом введенных данных, сервис разбивает суммы на две части: за счет работодателя и за счет ФСС.

Обязанность хранения ЭЛН на бумажном носителе – отсутствует.

Выплата пособия по электронному листку: кто оплачивает

Если был сформирован электронный больничный лист в 2019 году, действия работодателя, наравне с бумажным видом, нацелены на обработку листка и передачу в оплату.

Если заболел сотрудник организации, то оплату ЭЛН за 3 дня берет на себя организация, а с 4 дня выплата идет за счет ФСС. Если имели место несчастный случай на производстве, профзаболевания или болезнь члена семьи, то ФСС платит пособие с даты открытия больничного листа.

Если организация не участвует в пилотном проекте по прямым выплатам, организация выплачивает пособие полностью и далее возмещает понесенные расходы, в установленном законом размере, из ФСС. В противном случае, работодатель перечисляет только надлежащую сумму, а часть ФСС выплачивается работнику на банковский счет.

Передача сведений в ФСС для выплаты или возмещения пособия

Когда ЭЛН заполнен, подпишите листок с помощью цифровой подписи, сформируйте реестр и передайте его в шлюз ФСС. Функция реализована как в личных кабинетах компании, так и в бухгалтерской программе, после предварительной настройки.

Особенности в порядке начисления пособий на основании ЭЛН

Особенности в обработке ЭЛН обусловлены возможностью электронной обработки. Реализована масса способов обрабатывать ЭЛН: через личные кабинеты Фонда, через сайт госуслуг, с помощью бухгалтерских программ, участвующих в реализации проекта по внедрению ЭЛН. Упрощается получение больничных, начисление выплат, передача реестра ЭЛН на шлюз ФСС.

Обнаружение ЭЛН в сервисе ФСС уже свидетельствует о подлинности оформленного листка и подлежит расчету.

Для результативной обработки электронных больничных, обучите коллектив, покажите действия, снижающие трудозатраты – тогда скорость и точность в работе с ЭЛН повысится.

Исправление ошибок в электронных больничных

Человеческий фактор предполагает возникновение ошибок. В больничный вносятся исправления в статусах:

060 – больничный заполнен работодателем.

070 – суммы к выплате начислены (для «зачетной схемы») или отправлен реестр «ПВСО» (для пилотного проекта по «прямым выплатам»).

080 – суммы выплачены.

Для внесения корректировок в личном кабинете нажмите кнопку «Редактировать».

После чего вносятся необходимые изменения, заполняется поле «Причина исправлений» и «Обоснование исправлений». Далее жмем «Сохранить».

Чтобы избежать ошибки, пользуйтесь Журналом пособий, в котором отображаются результаты форматно-логического контроля и извещается о наличии ошибок.

Когда ошибки обнаружены сотрудниками ФСС, в пособии появится извещение по пособию.

Обязанность работодателя присоединяться к электронной системе обмена данными

Федеральный закон от 1 мая 2017г. №86-ФЗ предполагает внедрение больничных листков в цифровом виде.

Работодатель имеет предписание провести разъяснения с персоналом, рассказать об ЭЛН и праве сотрудников получать листок нетрудоспособности в электронном виде. Однако техническая оснащенность не всех компаний располагает к обработке ЭЛН. Тогда работодателю остается только попросить своих работников о получении больничных на бумажном носителе, однако принуждать к этому права не имеет.

Работодателю стоит задуматься о присоединении к информационному пространству, т. к. это дает преимущества. ЭЛН не может быть подделан, нет необходимости в хранении на бумаге, не нужно отслеживать цвет чернил и размер букв. Встроенный калькулятор произведет расчеты, а ФСС быстрее получит заполненный ЭЛН и оперативно проведет проверку и перечисление пособия.