Как присваиваются инвентарные номера основным средствам

Как присвоить инвентарный номер основному средству

Обновление: 9 февраля 2017 г.

Перед тем, как основное средство начинает использоваться, оно должно быть принято на учет. Единица учета основных средств инвентарный объект. Для того, чтобы следить за введением в эксплуатацию, перемещением, сохранностью и списанием инвентарных объектов, им присваиваются инвентарные номера. Механизм, как присвоить инвентарный номер основному средству, регламентирован в п. 46 Инструкции № 157н: присвоение инвентарных номеров производится всему недвижимому и движимому имуществу стоимостью от 3000 рублей независимо от того, эксплуатируется ли данный объект или находится на консервации или в запасе. Также требуется присвоить инвентарные номера объектам библиотечного фонда без ограничений по минимальной стоимости.

Присвоение инвентарных номеров основным средствам

Общие подходы к присвоению инвентарных номеров основным средствам указаны в Методических указаниях по бухгалтерскому учету основных средств (Приказ Минфина РФ № 91н от 13.10.2003 (ред. от 24.12.2010)) и Инструкции № 157н (Приказ Минфина РФ от 01.12.2010). В соответствии с ними:

• инвентарный номер является уникальным, то есть не должно быть двух основных средств с одинаковыми инвентарными номерами,
• если объект составной, т. е. состоит из элементов, которые составляют единое целое, то всем частям комплексного основного средства выделяют один единый инвентарный номер,
• инвентарные номера должны идти по порядку,
• инвентарный номер не изменяется при смене местонахождения объекта основных средств внутри одной организации,
• однажды прикрепленный основному средству инвентарный номер остается за ним на протяжении всего времени нахождения в организации,
• инвентарные номера основных средств, выбывших с балансового учета, не присваиваются вновь принимаемым к учету основным средствам,
• для поступившего в организацию основного средства по договору аренды может 6ыть использован тот же инвентарный номер, что был присвоен основному средству арендодателем.

Порядок присвоения инвентарных номеров основным средствам

Подходы к формированию инвентарных номеров не регламентируются нормативными документами. Поэтому организации самостоятельно устанавливают порядок присвоения инвентарных номеров основным средствам. Данный порядок приводится в учетной политике организации или другом локальном акте.

Для того, чтобы правильно присвоить инвентарный номер основному средству и чтобы в дальнейшем легче было его находить по инвентарному номеру, может быть выбран следующая последовательность цифр в номере:

• номер бухгалтерского счета/субсчета учета объекта основных средств;
• код обособленного подразделения;
• порядковый номер основного средства.

Если в организации немного основных средств, то инвентарные номера выделяются по порядку, например 001, 002, 003 и т.д. Для фиксации данных номеров ведется журнал учета инвентарных номеров.

Нанесение инвентарных номеров на основные средства

Нанесение присвоенного основному средству инвентарного номера производится материально ответственным сотрудником под наблюдением уполномоченного члена комиссии по поступлению и выбытию активов.

Способы нанесения инвентарного номера на основные средства:

• прикрепление жетона с номером;
• нанесение номера краской;
• иные способы, обеспечивающие сохранность маркировки (гравировка, штамповка, сварка и т.п.).

Если основное средство является комплексом конструктивно сочлененных объектов, т. е. состоит из обособленных элементов, составляющих вместе единое целое, то на каждом элементе комплексного основного средства указывается единый инвентарный номер, присвоенный всему комплексу в целом.

При отсутствии возможности нанесения инвентарного номера на основное средство из-за особых требований к его эксплуатации инвентарный номер не проставляется. Данный факт отражается в бухгалтерском учете с указанием соответствующего основного средства без нанесенного инвентарного номера.

Порядок присвоения инвентарных номеров

Отдельным видам нефинансовых активов должны присваиваться инвентарные номера. В этой статье определимся с видами нефинансовых активов, которым они присваиваются, укажем, как их следует наносить на объекты, а также предложим структуру формирования инвентарного номера.

Виды нефинансовых активов, которым присваиваются инвентарные номера

Исходя из положений Инструкции N 157н <1> уникальные инвентарные номера (далее — инвентарный номер) присваиваются следующим объектам нефинансовых активов:

1) основным средствам. К основным средствам относятся материальные объекты имущества, независимо от их стоимости, со сроком полезного использования более 12 месяцев, предназначенные для неоднократного или постоянного использования на праве оперативного управления в процессе деятельности учреждения при выполнении им работ, оказании услуг, осуществления государственных полномочий (функций) либо для управленческих нужд учреждения, находящиеся в эксплуатации, запасе, на консервации, сданные в аренду, полученные в лизинг (сублизинг) (п. 38 Инструкции N 157н).

<1> Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.

Единицей учета основных средств является инвентарный объект.

Что при этом следует понимать под инвентарным объектом основных средств? Согласно п. 45 инвентарным объектом основных средств является объект со всеми приспособлениями и принадлежностями, отдельный конструктивно обособленный предмет, обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов.

В силу норм п. 46 каждому инвентарному объекту недвижимого имущества, а также инвентарному объекту движимого имущества, кроме объектов стоимостью до 3000 руб. включительно и объектов библиотечного фонда независимо от их стоимости, должен быть присвоен инвентарный номер независимо от того, находится ли он в эксплуатации, запасе или на консервации.

Перед присвоением инвентарного номера сложным объектам нужно учитывать следующие особенности:

а) при наличии у одного конструктивно сочлененного объекта нескольких частей — основных средств, имеющих разный срок полезного использования, каждая такая часть должна учитываться как самостоятельный инвентарный объект. То есть каждой части конструктивно сочлененного объекта, имеющей разный срок полезного использования, следует присваивать отдельный инвентарный номер;

б) при наличии у комплекса конструктивно сочлененных объектов, состоящих из нескольких предметов, для которых установлен общий для всех объектов срок полезного использования, все части указанного объекта нужно учитывать как самостоятельный инвентарный объект. То есть в этом случае всем предметам комплекса конструктивно-сочлененных объектов будет присвоен один инвентарный номер.

Кроме того, при присвоении инвентарных номеров объектам основных средств следует учитывать требования Общероссийского классификатора основных фондов ОК 013-94, утвержденного Постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 N 359 (далее — ОКОФ):

• если здания примыкают друг к другу и имеют общую стену, но каждое из них представляет собой самостоятельное конструктивное целое, они считаются отдельными инвентарными объектами, поэтому каждому зданию нужно присвоить отдельный инвентарный номер;
• надворные постройки, пристройки, ограждения и другие надворные сооружения, обеспечивающие функционирование здания (сарай, забор, колодец и др.), составляют вместе с ним один инвентарный объект. Если эти постройки и сооружения обеспечивают функционирование двух и более зданий, они считаются самостоятельными инвентарными объектами. В этом случае инвентарные номера присваиваются каждому объекту;
• наружные пристройки к зданию, имеющие самостоятельное хозяйственное значение, отдельно стоящие здания котельных, а также капитальные надворные постройки (склады, гаражи и т.д.) являются самостоятельными инвентарными объектами. В этом случае инвентарные номера присваиваются каждому объекту;
• отдельные помещения зданий, имеющие разное функциональное назначение, а также являющиеся самостоятельными объектами имущественных прав, учитываются как самостоятельные инвентарные объекты основных средств. Они будут иметь разные инвентарные номера;
• обстановка дороги (технические средства организации дорожного движения, в том числе дорожные знаки, ограждение, разметка, направляющие устройства, светофоры, системы автоматизированного управления движением, сети освещения, озеленение и малые архитектурные формы) учитывается в составе дороги, если иное не установлено порядком ведения реестра имущества соответствующего публично-правового образования. То есть в состав дороги входит обстановка дороги, и все это учитывается как один инвентарный объект, который будет иметь один инвентарный номер;
• в случаях, предусмотренных учетными политиками субъектов учета, двигатели самолетов должны учитываться как самостоятельные инвентарные объекты основных средств. Поэтому им присваивается отдельный инвентарный номер.

Присвоенный объекту инвентарный номер должен быть обозначен материально ответственным лицом в присутствии уполномоченного члена комиссии по поступлению и выбытию активов путем прикрепления к нему жетона, нанесения на объект учета краской или иным способом, обеспечивающим сохранность маркировки.

Допускается при невозможности обозначения инвентарного номера на объекте основных средств в случаях, определенных требованиями его эксплуатации, применять его только при отражении в соответствующих регистрах бухгалтерского учета без нанесения его на объект основного средства.

Инвентарный номер, присвоенный объекту основных средств, сохраняется за ним на весь период его нахождения в учреждении.

Инвентарные номера выбывших с балансового учета инвентарных объектов основных средств вновь принятым к учету объектам не присваиваются;

2) нематериальным активам. Согласно п. 56 Инструкции N 157н к нематериальным активам нужно относить объекты нефинансовых активов, предназначенные для неоднократного и (или) постоянного использования на праве оперативного управления в деятельности учреждения, одновременно удовлетворяющие следующим условиям:

• объект способен приносить учреждению экономические выгоды в будущем;
• отсутствие у объекта материально-вещественной формы;
• возможность идентификации (выделения, отделения) от другого имущества;
• объект предназначен для использования в течение длительного времени, то есть срока полезного использования продолжительностью свыше 12 месяцев или обычного операционного цикла, если он превышает 12 месяцев;
• не предполагается последующая перепродажа данного актива;
• наличие надлежаще оформленных документов, подтверждающих существование актива;
• наличие надлежаще оформленных документов, устанавливающих исключительное право на актив;
• наличие в случаях, установленных законодательством РФ, надлежаще оформленных документов, подтверждающих исключительное право на актив (патентов, свидетельств, других охранных документов, договоров об отчуждении исключительного права на результат интеллектуальной деятельности или на средство индивидуализации, документов, подтверждающих переход исключительного права без договора, и т.п.) или исключительные права на результаты научно-технической деятельности, охраняемые в режиме коммерческой тайны, включая потенциально патентоспособные технические решения и секреты производства (ноу-хау).

Однако не являются нематериальными активами (п. 57 Инструкции N 157н):

• научно-исследовательские, опытно-конструкторские и технологические работы, не давшие ожидаемых и (или) предусмотренных договором (государственным (муниципальным) контрактом) результатов;
• незаконченные и не оформленные в установленном законодательством РФ порядке научно-исследовательские, опытно-конструкторские и технологические работы;
• материальные объекты (материальные носители), в которых выражены результаты интеллектуальной деятельности, и приравненные к ним средства индивидуализации (далее — средства индивидуализации).

Согласно п. 58 Инструкции N 157н единицей бухгалтерского учета нематериальных активов является инвентарный объект.

Инвентарным объектом нематериальных активов считается совокупность прав, возникающих из одного патента, свидетельства, договора (государственного (муниципального) контракта), предусматривающего приобретение (отчуждение) в пользу РФ, субъекта РФ, муниципального образования, учреждения исключительных прав на результаты интеллектуальной деятельности (на средство индивидуализации), либо в ином установленном законодательством РФ порядке, предназначенных для выполнения определенных самостоятельных функций.

В качестве объекта нематериальных активов признается сложный объект, включающий несколько охраняемых результатов интеллектуальной деятельности (кинофильм, иное аудиовизуальное произведение, театрально-зрелищное представление, мультимедийный продукт, единая технология и т.п.).

Объектам нематериальных активов также нужно присваивать инвентарный номер.

Инвентарный номер, присвоенный объекту нематериального актива, сохраняется за ним на весь период его учета.

Присвоенный объекту нематериального актива инвентарный номер используется исключительно в регистрах бухгалтерского учета;

3) непроизведенным активам. К непроизведенным активам следует относить объекты нефинансовых активов, не являющиеся продуктами производства, вещное право на которые должно быть закреплено в установленном порядке за учреждением, используемые им в процессе своей деятельности, а именно (п. п. 70, 79 Инструкции N 157н):

• землю — объекты непроизведенных активов в виде земельных участков, а также неотделимые от земельных участков капитальные расходы, к которым относятся расходы неинвентарного характера (не связанные со строительством сооружений), за исключением зданий и сооружений, построенных на этой земле (например, дорог, туннелей, административных зданий и т.п.), насаждений, подземных водных или биологических ресурсов;
• ресурсы недр — объекты непроизведенных активов в виде природных ресурсов, которые включают в себя подтвержденные запасы ресурсов недр (нефть, природный газ, уголь, запасы полезных рудных и нерудных ископаемых, залегающие под землей или на ее поверхности, включая морское дно), некультивируемые биологические ресурсы (животные и растения, находящиеся в государственной и муниципальной собственности), водные ресурсы (водоносные пласты и другие ресурсы подземных вод);
• прочие непроизведенные активы — объекты непроизведенных активов, не относящиеся к иным видам объектов непроизведенных активов, например радиочастотный спектр.

Этим объектам также присваиваются инвентарные номера, которые используются исключительно в регистрах бухгалтерского учета (п. 81 Инструкции N 157н).

Инвентарный номер, присвоенный объекту непроизведенных активов, сохраняется за ним на весь период его учета.

При этом инвентарные номера выбывших (списанных) инвентарных объектов непроизведенных активов вновь принятым к учету объектам нефинансовых активов не присваиваются.

Структура формирования инвентарного номера

Особых требований к формированию инвентарных номеров ни в Инструкции N 157н, ни в Инструкции N 162н <2> не содержится. Поэтому учреждения должны самостоятельно разработать порядок формирования инвентарных номеров и отразить данные правила в учетной политике.

<2> Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н.

В инвентарный номер при его формировании можно заложить ту информацию, которая необходима учреждению для оперативного учета объектов нефинансовых активов.

Например, порядок формирования инвентарного номера может выглядеть следующим образом:

• XX — два знака отведено для кода подразделения (в зависимости от масштабов учреждения может быть и больше), в котором находится или за которым числится нефинансовый актив;
• X — код вида деятельности, где используется объект. В основном это будет код вида деятельности, осуществляемой за счет средств соответствующего бюджета бюджетной системы РФ (бюджетная деятельность), — 1;
• XXX — код синтетического счета;
• XX — код аналитического счета;
• XXX… — порядковый номер (в зависимости от количества объектов нефинансовых активов может содержать разное количество знаков).

Рассмотрим присвоение инвентарного номера на примере.

Пример. Казенным учреждением приобретен принтер. Принтер принят к бухгалтерскому учету в качестве основного средства и выдан в подразделение, которому присвоен код 15. Последний инвентарный номер, присвоенный объектам основных средств, — 156 (для номера отведено 6 знаков).

Согласно ОКОФ принтер относится к группе «Машины и оборудование». Код синтетического учета — 101, код аналитического учета — 34 (п. 5 Инструкции N 162н).

Присвоенный принтеру инвентарный номер будет выглядеть следующим образом — 15110134000157, где:

• 15 — код подразделения;
• 1 — код вида деятельности, за счет средств которой приобретен принтер;
• 101 — код синтетического счета;
• 34 — код аналитического счета;
• 000157 — порядковый номер.

В приведенном в статье материале определены объекты нефинансовых активов, которым следует присваивать инвентарные номера, предложена структура их формирования, применение которой рассмотрено на примере.

Присвоенные объектам нефинансовых активов инвентарные номера надо указывать в инвентарных карточках учета основных средств (ф. 0504031), инвентарных карточках группового учета основных средств (ф. 0504032) (п. п. 54, 68, 82 Инструкции N 157н). Кроме того, их нужно отражать в инвентаризационных описях при проведении в учреждении инвентаризации.

И.Зернова

Эксперт журнала

«Казенные учреждения:

бухгалтерский учет и налогообложение»