Как нумеруются приказы по кадрам

Можно регистрировать отдельно приказы о приеме и приказы об увольнении

Для чего нужна нумерация Если в маленьких фирмах приказы выносятся не так часто и кадровой документации не так много, то на крупных предприятиях с численностью персонала более 100 человек такие документы могут оформляться по несколько штук в день. Нумерация в данном случае решает проблемы:

• поиска необходимого приказа;
• установления взаимосвязей между несколькими приказами (например, о сокращении штата и увольнении конкретного сотрудника);
• организации хранения документации;
• систематизации приказов по содержанию.

Приказы имеют разные сроки хранения, которые зависят от категории документа.

• в вынужденности присвоения сложносоставных порядковых приказных номеров при большом разнообразии приказов.

Внимание

Единственным объединяющим признаком нумерации приказов в кадровом делопроизводстве является ежегодное обновление порядка исчисления. Это означает, что с первого рабочего дня каждого календарного года нумерация приказов начинается с цифры 1.

Важно

Знакомство с кадровыми приказами облегчат статьи «Приказы по личному составу — это какие приказы (виды)?» и «Приказы по основной деятельности- это какие приказы?». Как присвоить номер приказу Компании с небольшой численностью персонала могут применять простейшую нумерацию — цифровой код и через разделительный знак буквенный шифр.

Как нумеровать приказы об увольнении

Как нумеровать приказы Порядок нумерации кадровых приказов на прием и увольнение должен закрепляться соответствующей инструкцией, благодаря которой не составит труда понять, как в фирме организованы контроль и учет.

Чтобы было удобнее, можно ввести буквенно-цифровую нумерацию кадровых документов, которая поможет разобраться, к какой категории относится приказ.

Буквенная нумерация может быть такой: • П – специалист принят на работу; • У – специалист уволен; • ПР – на работу были приняты рабочие; • К – рабочие поездки специалистов; • ВК – внутренние командировки служащих; • ЗК – рабочие поездки сотрудников за рубеж; • ОТД – отпуск за счет самого работника; • ОТК – отпуск, оплачиваемый за счет нанимателя; • Н – нарушение сотрудником трудовой дисциплины; • К – прочие кадровые приказы.

ВАЖНО! Ознакомить с таким документом необходимо всех причастных к оформлению приказов сотрудников. Только при таком условии нумерация приказов будет понятной и упорядоченной.

Итоги Нумерация приказов помогает упорядочить процесс регистрации и учета документации в кадровом делопроизводстве. Способ нумерации определяется компанией самостоятельно.

Еще много полезных статей по кадровому делопроизводству вы найдете в рубрике нашего сайта «Кадровые документы и образцы».

Katy (гость) #6 18 мая 2009, 14:10 а по поводу 1С, у нас 1С восьмая версия, и программа автоматически проставляет номера, самим ничего изменить нельзя, поэтому на увольнение и на прием отдельная нумераци идет Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Yana и т.д. а на прием 1к, 2к и т.д. А причем тут ПВТР? Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Марина Российская Федерация, Санкт-Петербург #8 18 мая 2009, 14:18 Katy, не вводите людей в заблуждение по поводу 1с 8 , редактировать нумерацию там можно Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Обожаю этот форум!!! Yana Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Голосование:

об увольнении. При этом основания увольнения в данной ситуации не имеют значения;

• о проведении аттестации работников;
• о повышении квалификации и обучении работников;
• о поощрениях и премировании;
• об оплате труда и производстве тех ил иных выплат;
• о предоставлении отпусков: ежегодных оплачиваемых, дополнительных, без сохранения заработной платы, по беременности и родам, по уходу за ребенком, учебных;
• о направлении и оплате командировки;
• другие виды распоряжений, изданные в рамках осуществления трудовых отношений.
• Отметим, что классификация приказов содержится в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденных Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Так, документы по личному составу, отражающие важные факты трудовой жизни работника, хранятся:

• 75 лет – вынесенные до 2003 года;
• 50 лет – с начала 2003 года.

Приказы, связанные с отпусками, командировками и иными подобными фактами, хранятся 5 лет. Так, нумерация может служить для обозначения срока хранения документа.
Основные принципы нумерации Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве нигде не закреплены. Организация вправе сама определить, по каким принципам производить нумерацию.

Однако существует общепринятый порядок, которым руководствуется большинство предприятий. Номер приказа, как правило, состоит из цифр – порядкового номера приказа и буквенного кода – индекса, означающего разновидность документа и(или) срок его хранения. Индекс добавляется к цифрам через слеш, дефис или иной символ.

Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте. #1 16 января 2008, 16:10 Оценок нет Подскажите, пожалуйста, можно ли вести нумерацию приказов для приема отдельно, для увольнения отдельно, только, например, о приеме 1,2,3, а об увольнении 1к,2к 3к и т.д.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…
Тигра 6 «б», регистрируются в одном журнале (срок хранения 75 лет, ст. 358 «а»), соответственно нумерация у них общая.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…
Пантера Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…
Используется ли новая нумерация с каждого нового года Нумерацию приказов о приеме и увольнении следует вести, начиная с каждого нового года, обновляя порядок исчисления. С первого трудового дня нового года приказу будет присваиваться первый номер, и далее по порядку.
Исключениями являются только организации образования и культуры. Для них обновление нумерации осуществляется с первого сентября.
Данная система позволяет упорядочивать приказы, а также подготавливать их к сдаче в архив на хранение. Журнал для регистрации издаваемых приказов Поскольку порядок присвоения приказам номеров не регламентируется на законодательном уровне, кадровые работники должны вести спец. журналы регистрации издаваемых приказов.

Что значит присвоить номер приказу Присвоить номер приказу — значит:

• упорядочить процесс регистрации кадровой документации;
• ускорить процедуру распознавания приказа при необходимости отыскать его в общем объеме кадровых бумаг;
• облегчить классификацию приказов при оформлении документов на хранение.

Специфика нумерации приказов в кадровом делопроизводстве заключается в следующем:

• в необходимости разграничения документов с длительным (75 или 50 лет) и кратковременным (от 1 года до 5 лет) сроком хранения;

ВАЖНО! Законом «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”» от 02.03.2016 № 43-ФЗ с марта 2016 года введены урезанные сроки хранения документов по личному составу — 50 лет, кроме тех, которые созданы до 2003 года (для них срок по-прежнему равен 75 годам).

Поскольку кадровых распоряжений в такой компании будет немного, им всем можно присвоить единый буквенный код, например «К». В этом случае любой кадровый приказ будет носить ориентировочно следующий номер № 1/К.

Вместе с тем, если компания большая, со значительным штатом работников, целесообразно предусмотреть отдельные индексы для каждой категории кадрового приказа.

Так, может вестись отдельная нумерация приказов о приеме на работу, об увольнении, о предоставлении отпуска и так далее.

В этой случае, для каждой категории документов, надо предусмотреть собственный буквенный индекс, который, по общему правилу, проставляется через косую черту.

Приказы по личному составу – их формирование и хранение

Приказы по личному составу группируются в отдельное дело, при этом имеют свою собственную нумерацию (отличную от приказов по основной деятельности). Внутри дела документы систематизируются по хронологии их создания.

Некоторые виды приказов по личному составу принято издавать по унифицированной форме. В этом случае необходимо просто заполнить соответствующие графы.

Остальные составляются в свободной форме, в то же время необходимо придерживаться определенных требований.

В случае составления приказа по неунифицированной форме применяют те же рекомендации, что и для составления приказа по основной деятельности.

Формирование приказов по личному составу

Приказы по личному составу следует группировать в дела на основании сроков их хранения, при этом не допускается помещать вместе (в одно дело) документы долговременного хранения (т.е.

> 10 лет) и временных сроков

со сроком хранения 75 лет должны быть помещены отдельно от приказов об ежегодных отпусках, командировках, которые хранятся 5 лет.

При этом приказы с одинаковым сроком хранения допускается для облегчения их поиска в дальнейшем (особенно при большом документообороте) дополнительно подразделять на отдельные дела. Например, приказы об ежегодных отпусках могут составлять самостоятельное дело, о командировках – другое, хотя все они имеют пятилетний срок хранения.

Хочу еще раз напомнить, что каждое самостоятельное дело должно быть внесено в номенклатуру дел организации.

При наличии приложения к приказу они формируются вместе – сначала приказ, затем приложение.

В то же время основания к приказам по личному составу помещаются отдельно от них. В качестве основания к приказам могут выступать:

Как правило, если в текущем делопроизводстве совместно формировали приказы и основания к ним, то в процессе подготовки для архивного хранения такие дела переформировывают для их разделения. Основания к приказам со сроком хранения 75 лет (например, заявление работника о приеме, перемещении и т.д.) обычно входят в соответствующее личное дело работника.

Основания же к приказом с небольшими сроками хранения (например, 5 лет) допускается формировать отдельно от них, для чего в номенклатуре можно предусмотреть дело с примерным заголовком: «Документы, не вошедшие в состав личных дел (и обязательно перечисляют в скобках основные их разновидности)».

При формировании дел необходимо проверять правильность оформления: наличие подписи, виз, даты и номера приказа. Недооформленные приказы не допускается подшивать в дела.

В текущем делопроизводстве обложка дела с приказами по личному составу оформляется аналогично приведенному образцу (см. по ссылке, чтобы в этой статье не повторяться). Здесь уместно будет просто указать некоторые примеры заголовков: «Приказы директора ООО «Колбасник» по личному составу (прием, перемещение, увольнение)» или «Приказы № 1-42 руководителя о премировании сотрудников».

Хранение приказов по личному составу

Для определения сроков хранения приказов пользуются действующим Типовым перечнем документов. На сегодняшний день последний типовой перечень составлен в 2010 году (см. по ссылке, при необходимости его можно скачать).

Обращаем внимание на статью 19 б и примечание 2 к ней указанного выше типового перечня – для определения хранения различных категорий приказов по личному составу;
на статью 665 – основания к приказам, не вошедшие в личное дело, хранят 5 лет.

Как видим, некоторые приказы по личному составу могут храниться 5 лет: об очередных и учебных отпусках, о дежурствах, взысканиях, краткосрочных командировках.

Значительная часть приказов имеют длительный (75 лет) срок хранения, в том числе о долгосрочных командировках, об изменении фамилии, об исполнении обязанностей, о поощрении, награждении, повышении квалификации, аттестации, об отпусках без содержания и т.д.

Также для определения сроков можно использовать ведомственные перечни документов, если они составлены для организации вашей сферы деятельности. Они наиболее полно отражают многообразие образующихся документов организации, поэтому при наличии таковых именно их следует использовать в первую очередь для проведения экспертизы ценности документов.

Долговременного хранения приказы по личному составу (75 лет) требуется передать в архив организации (по ссылке приведена информация, как это сделать правильно). Они включаются в опись дел по личному составу.

На остальные приказы после истечения сроков их хранения можно составить по установленной форме акт об уничтожении документов (образец по ссылке приведен).

Документы в организации, как правило, уничтожаются централизованно, поэтому их включают в сводный акт с другими документами всех подразделений организации.

Евгения Полоса

К записи 168 комментариев

Кадровые приказы

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (предприятия, организации), действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Приказы по личному составу оформляют трудовые отношения работодателя и работника, которые регламентируются Трудовым кодексом Российской Федерации.

В соответствии с частью третьей Трудового кодекса РФ, устанавливающей логику регулирования трудовых правоотношений, а также с учетом значимости управленческого действия с точки зрения действующего законодательства и ценности документа, которая выражается в сроке его хранения, приказы по личному составу классифицируются достаточно просто.

Первая группа – приказы, оформляющие трудовые отношения и существенные факты реализации трудовой функции работника (касаются условий трудового договора) и имеющие срок хранения 75 лет:

• о приеме на работу (заключение трудового договора);
• о переводе на другую работу (постоянный перевод с согласия ­работника, т.е. изменение трудового договора);
• об увольнении (прекращение трудового договора);
• об установлении заработной платы (изменение размера заработной платы как изменение существенных условий трудового договора);
• о направлении в командировку (длительную зарубежную);
• о поощрении (премирование, объявление благодарности, награждение ценным подарком, почетной грамотой и т.п.).

Следует только заметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, его заместители, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу.

Вторая группа – приказы, оперативно регулирующие выполнение трудовой функции работником и имеющие срок хранения 5 лет:

• о предоставлении отпуска;
• о направлении в командировку (краткосрочную);
• о применении дисциплинарного взыскания (замечание, выговор и т.п.);
• о направлении на обучение (семинар) в рамках профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации.

Подобная классификация приказов находит свое отражение в структуре статьи 6 “Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения”.

РЕГИСТРАЦИЯ ПРИКАЗОВ

Регистрация – это перенос реквизитов документа в определенную регистрационную форму (журнал, книгу, картотеку, базу данных) и проставление на документе номера (или индекса) и даты.

Все виды приказов по личному составу должны регистрироваться. Регистрация в журнальной форме хорошо обеспечивает задачи охраны и учета документов. По последней записи видно общее количество зарегистрированных документов.

Все данные о регистрации компактно сгруппированы в одном или нескольких журналах, которые подлежат особому хранению. Из журнала невозможно изъять внесенные данные, зарегистрировать документ задним числом.

Все эти преимущества журнальной формы регистрации обеспечивают ее применение и в настоящее время, невзирая на наличие новых технологий, которые позволяют автоматизировать регистрацию документов.

Обязательность ведения учетных форм в журнальной форме установлена нормативными документами (Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения; Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров).

Компания “Кадры в порядке” разработала для регистрации приказов удобные журналы учета и регистрации приказов. В зависимости от объема кадрового документооборота могут применяться различные виды журналов.

Все журналы (книги) регистрации ведутся до полного заполнения.

На обложке каждой книги регистрации следует написать наименование организации (учреждения) и поставить дату заведения журнала, а после полного заполнения книги – дату окончания.

Если за время ведения журнала наименование организации (или ее организационно-правовая форма) меняется, то на обложку журнала следует внести уточнения.

Подробнее о правилах регистрации приказов можно прочитать в статье Л. Санкиной “Журналы регистрации кадровой документации”.

ПРИМЕРЫ ПРИКАЗОВ

ПРИЕМ

• Форма Т-1. Унифицированная форма приказа о приеме
• Форма Т-1а. Унифицированная форма приказа о приеме (несколько человек)
• Т-1. Приказ о приеме на постоянную работу
• Т-1. Приказ о приеме на постоянную работу, без испытания
• Т-1. Приказ о приеме на сезонную работу
• Т-1. Приказ о приеме по совместительству
• Т-1. Приказ о приеме, временно, на период нахождения другого сотрудника в отпуске по уходу за ребенком
• Т-1. Приказ о приеме, временно, на период выполнения работ
• Т-1. Приказ о приеме, срочный, по медицинским показаниям
• Т-1. Приказ о приеме, возраст до 18 лет, сокращенный рабочий день
• Т-1. Приказ о приеме, неполный рабочий день
• Т-1. Приказ о приеме, неполная рабочая неделя
• Т-1. Приказ о приеме, неполное рабочее время
• Т-1. Приказ о приеме, с полной материальной ответственностью
• Т-1. Приказ о приеме, руководитель и заместители, испытание 6 месяцев
• Т-1а Приказ о приеме на постоянную работу (несколько сотрудников)
• Приказ Об аннулировании трудового договора

ПЕРЕВОД

РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ И ВРЕМЯ ОТДЫХА

СОВМЕСТИТЕЛЬСТВО, СОВМЕЩЕНИЕ, ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ ОБЪЕМ РАБОТЫ

ПООЩРЕНИЕ И ВЗЫСКАНИЯ

КОМАНДИРОВКИ, НАПРАВЛЕНИЕ НА ОБУЧЕНИЕ

УВОЛЬНЕНИЕ (Прекращение трудового договора)

ПРОЧИЕ КАДРОВЫЕ ПРИКАЗЫ

• Приказ Об изменении фамилии
• Приказ Об изменении отчества

Кадры в порядке – работа в удовольствие!

При покупке на сумму от 10 тыс. рублей

в подарок супер-чашка!

Начинайте свой день с улыбки!

При заказе на сумму
от 7 000 рублей
(по Москве в пределах МКАД)

Нумерация приказов о приеме и увольнении

• Своевременное формирование личных дел работников
• Обязательное внесение записей в трудовые книжки
• Составление инструкций по должностям
• Формирование кадровых приказов: увольнение, прием, перемещение
• Разработка особых графиков: отпуск, штатка, переработки и проч.
• Конкретизация текстов трудовых договоров

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам:

• +7 (499) 653-60-72 доб. 987 (Москва и область)
• +7 (812) 426-14-07 доб. 133 (Санкт-Петербург и область)
• +8 (800) 500-27-29 доб. 652 (Регионы)

Это быстро и бесплатно!

ВАЖНО: именно нумерации приказов должно быть уделено особое внимание. Правила присвоения номеров приказам Чтобы верно присвоить номер нужно:

• Упорядочить все обязательные процедуры по фиксированию документации по кадрам
• Закрепить процедуру распознавания конкретных номеров и идентификационных букв программой
• Создать простую и понятную все классификацию для приказов по предприятию

Именно это является основной задачей грамотного кадровика.

Нумерация кадровых приказов на прием и увольнение

• Срок хранения 75 лет для приказов, формирующих трудовые отношения и значительные изменения в жизни сотрудников. (Прием на работу, увольнение, смена фамилии);
• Срок хранения 5 лет для краткосрочных распоряжений. (Отпуск, командировка, выговор).

По основной деятельности:

• Общие приказы по всему предприятию;
• По отделам;
• По административно-хозяйственной деятельности;

На заметку! При подготовке приказов применяйте унифицированные документы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Допустимо оформление приказов в произвольной форме, так как унифицированные формы не охватывают весь спектр кадровых операций.

Распорядительные документы без утвержденной формы оформляют в текстовом варианте на официальном бланке организации.

Важно

ВАЖНО! Ознакомить с таким документом необходимо всех причастных к оформлению приказов сотрудников. Только при таком условии нумерация приказов будет понятной и упорядоченной.

К примеру, приказы о дисциплинарных взысканиях можно дополнять буквенным индексом «дв», об увольнении — индексом «у» и т. д.

Поскольку законодательно процесс присвоения номеров приказам в кадровом делопроизводстве не регламентирован, сочетание цифры и буквы может заменяться любой другой комбинацией (цифра — цифра, буква — цифра — буква и др.).

Итоги Нумерация приказов помогает упорядочить процесс регистрации и учета документации в кадровом делопроизводстве. Способ нумерации определяется компанией самостоятельно.
Еще много полезных статей по кадровому делопроизводству вы найдете в рубрике нашего сайта «Кадровые документы и образцы».

Нумерация приказов на прием и увольнение с нового года

• Своевременное формирование личных дел работников
• Обязательное внесение записей в трудовые книжки
• Составление инструкций по должностям
• Формирование кадровых приказов: увольнение, прием, перемещение
• Разработка особых графиков: отпуск, штатка, переработки и проч.
• Конкретизация текстов трудовых договоров

ВАЖНО: именно нумерации приказов должно быть уделено особое внимание. Правила присвоения номеров приказам Чтобы верно присвоить номер нужно:

• Упорядочить все обязательные процедуры по фиксированию документации по кадрам
• Закрепить процедуру распознавания конкретных номеров и идентификационных букв программой
• Создать простую и понятную все классификацию для приказов по предприятию

Именно это является основной задачей грамотного кадровика.

Инструкция: оформляем журнал регистрации приказов по личному составу

Этот термин в ТК РФ отсутствует. Такими распоряжениями принято считать все официальные бумаги, которые относятся к кадровому документообороту, например:

• о приеме на работу;
• переводе на другую должность;
• увольнении;
• изменении персональных данных;
• изменении заработной платы или премировании;
• об отпуске;
• о командировке.

Некоторые из них нужно хранить в организации 5 лет, но большая часть распоряжений хранится 75 лет. Поэтому так важно вести правильный учет.

Как регистрировать приказы

Процесс регистрации представляет собой перенос реквизитов приказа по личному составу в определенную установленную форму и присвоение документу номера и даты.

Все виды распоряжений по личному составу должны быть зарегистрированы. Почему это важно? Дело в том, что проект документа приобретает юридическую силу по факту его регистрации. Если процесса регистрации не было, правовые последствия для работника и работодателя не наступают.

Регистрация помогает решить 3 задачи:

• учет;
• контроль исполнения;
• возможность оперативно получить доступ к приказу по личному составу.

Регистрировать нужно один раз — при издании.

Когда приказов по личному составу много, номера можно устанавливать по каждой процедуре индивидуально, если мало — возможна сплошная нумерация. К примеру, приказам на прием, перевод и увольнение дать единую нумерацию, на различные отпуска — другую.

Формой для регистрации может быть:

• журнал или книга;
• база данных.

Журнальный формат предполагает подробное отражение информации о том, кем и с какими целями разработан документ. Автоматизированная база данных предполагает внесение сведений о приказах с применением специально разработанного ПО.

Требование к оформлению журнала

Трудовым законодательством требования к наличию и оформлению журнала не установлены. Учреждение само определяет форму и алгоритм ведения документа. Наиболее приемлемым вариантом является электронный формат: он требует меньшего объема затрат, чем работа с бумажными носителями.

Журнал регистрации распоряжений по личному составу предназначен для систематизации и упорядочивания кадрового документооборота и позволяет оперировать большим объемом информации одновременно, а также выполняет следующие функции:

• регистрация изданных компанией кадровых документов;
• быстрый поиск точной информации и документов о работниках;
• хранение и архивирование бумаг компании.

По п. «б» ст. 258 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (от 25.

08.2010 № 558), ведение работодателем журнала регистрации необходимо. Действующим законодательством не предусмотрены обязательные требования к его форме и содержанию, не установлена ответственность за его отсутствие.

Образец заполнения журнала приказов по личному составу целесообразно утвердить локальным нормативным актом юридического лица, так же, как и образец приказа по личному составу.

Электронный учет кадровых документов

Большинство работодателей ведут кадровый учет в электронном виде, следовательно, важная задача — оптимизировать его цифровую версию в соответствии с реальными потребностями организации.

Электронную форму всегда можно откорректировать: добавить необходимые реквизиты, изменить их последовательность, сформировать необходимый отчет на печать. В электронной версии поиск нужной информации занимает намного меньше времени.

В конце отчетного года или другого периода единый реестр учета выводится на печать и архивируется вместе с соответствующими ему кадровыми документами.

Ведение книги в электронном виде особенно актуально для крупных организаций, где кадровые бумаги издаются несколькими структурными подразделениями и филиалами. Как правило, книга регистрации автоматически формируется программой и содержит следующие данные:

1. Дата издания.
2. Уникальный номер регистрации в программе.
3. Краткое описание.
4. Исполнитель.

Бумажный учет кадровых документов

Каждый работодатель правомочен самостоятельно утверждать свой собственный способ регистрации и виды журналов. Не все распоряжения работодателя проводятся через программу по кадровому документообороту, и ведение книги вручную, на бумаге, остается по-прежнему актуальным.

Образец книги регистрации приказов по личному составу о приеме на работу

Крупные организации с интенсивным кадровым документооборотом ведут одновременно несколько журналов по видам и тематике: отдельно — о приеме на работу, отдельно — о направлении в служебную командировку и другие. В зависимости от этого формируются различные по содержанию и количеству граф книги учета.

Скачать

Сроки хранения журналов и приказов по личному составу

Сроки хранения регламентируются статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Как правило, кадровые документы имеют нормативный срок хранения — не менее 75 лет со дня создания. Однако для некоторых из них установлен более короткий срок хранения — всего 5 лет:

• о дисциплинарных взысканиях;
• о ежегодных оплачиваемых отпусках;
• об учебных отпусках;
• о дежурствах;
• о краткосрочных командировках по России и за рубеж.

Журналы хранятся столько же, сколько и документы по личному составу, в них перечисленные, — 75 лет. Либо 5 лет, если в книге учета фиксировались только документы, которые можно утилизировать через 5 лет.

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

В кадровых подразделениях компаний образуется большое количество различных документов, касающихся как деятельности самого подразделения, так и движения персонала в целом по предприятию. Это положения, соглашения, штатные расписания, приказы и распоряжения руководства. При ведении делопроизводства в отделе кадров важно сгруппировать по значимости каждый из видов документов. Особое внимание при этом уделяют созданию простой и понятной системы нумерации приказов в кадровом делопроизводстве.

Документы в кадровом делопроизводстве

В каждой организации существует свой порядок присвоения номеров, приказам по персоналу и кадровому подразделению. Его сложность зависит в первую очередь от количества сотрудников. При небольшом штате, например, в стартапе, необходимости в делении кадровых приказов по видам нет. Максимум, что может понадобиться, это разделить бумаги по срокам хранения.

Таких сроков, как правило, три:

• документы по основной деятельности фирмы хранят все время существования предприятия;
• приказы (распоряжения) руководства по персоналу, сведения о которых необходимо заносить в трудовые книжки, хранятся 50 (75) лет;
• текущие приказы по сотрудникам, которые не указывают в личном деле сотрудников, хранят до 5 лет.

Для небольшого предприятия такого разделения приказов и распоряжений по персоналу вполне достаточно.

Другая ситуация возникает в крупных компаниях, с удаленными подразделениями, филиалами, штатной численностью сотрудников в несколько тысяч человек. В них ежедневно издается множество распоряжений и приказов о приеме работников, увольнении, перемещениях, отпусках, командировках и т. д.

При большой численности наемных работников необходимо дополнительно делить приказы на несколько категорий. Например, в разрезе действий с персоналом, подразделений, срокам хранения документов и т. д.

Общеустановленных правил присвоения номеров кадровым документам нет.

Вместе с тем, необходимо руководствоваться несколькими правилами присвоения номеров приказам по кадрам.

Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве

Во-первых, по умолчанию действует правило, что нумерация приказов и иных кадровых документов начинается заново с началом нового года. Исключение из него сделано для некоторых государственных и муниципальных учреждений, где новый учебный год начинается в сентябре. Такие организации начинают нумеровать приказы с 1 сентября, а не с 1 января.

Во-вторых, используемая система нумерации кадровых приказов должна уменьшать время на поиск нужной бумаги. Для этого к номеру приказа можно добавить год издания или буквенный код его тематики.

Например, приказ № 5-2018 или № 5-отп.

Кроме того, при большом количестве одинаковых по содержанию приказов можно вести журналы учета приказов. В них заносят основные сведения о каждом приказе и распоряжении:

• номер и дату издания;
• Ф. И. О. сотрудника, которого он касается и подразделения, где он работает.

Такие журналы можно вести как на бумажном носителе, так и в электронном виде в формате простой экселевской таблицы.

В-третьих, снижать время на обработку и дальнейшее архивирование приказов и распоряжений. Чем больше документов по кадровым вопросам образуется в компании, тем разветвленнее должна быть их классификация и длиннее номер каждого приказа.

Например, в кадровой службе компании работают несколько сотрудников, которые отвечают каждый за свой участок работы. Для того чтобы подписанный директором приказ, сразу попал к работнику, который отвечает за командирование сотрудников, такому документу присваивают номер, однозначно указывающий на его назначение. Это может быть цифровой или буквенный код, применяемый для разделения операций по функционалу — № 5-2018-ком или № 5-увол.

В целом используемая система нумерации должна облегчать работу кадровых служб, поэтому не нужно делать ее громоздкой.

Если в небольшой фирме с 3 работниками функции делопроизводителя по кадровым вопросам входит в обязанности бухгалтера, то разветвленная нумерация приказов руководителя может только запутать работника и привести к большим потерям времени на работу с документами.

В-четвертых, при создании нумерации кадровых документов, она должна быть аналогична, принятому в других подразделениях порядку присвоения номеров для документов. Единообразия нумерации в целом по предприятию можно достичь созданием внутреннего документа по ведению делопроизводства в разрезе подразделений или видов деловых бумаг, а также общей для всех отделов или управлений номенклатуры дел.

Как вести нумерацию приказов в кадровом делопроизводстве

Перед началом нового календарного года необходимо решить вопрос о том, устраивает ли действующая система нумерации кадровых приказов или в нее необходимо внести изменения. При создании нового предприятия можно использовать простейший порядок нумерации приказов в кадровом делопроизводстве, где каждый приказ имеет одно- или двухзначный номер.

Затем по мере расширения штатной численности персонала, передаче функций по кадрам в отдельное структурное подразделение появляется необходимость в делении приказов по персоналу на несколько категорий, которые также отражаются в номере каждого документа, при помощи буквенно-цифровой кодировки, в зависимости от общей системы нумерации, принятой на предприятии.

При создании системы нумерации и ведения документооборота на предприятии нужно руководствоваться требованиями, заложенными в таких нормативных актах как, закон об архивном деле №125-ФЗ от 22.10.2004 и приказом Министерства культуры РФ № 558 от 25.08.2010.

Они устанавливают общие сроки хранения кадровых приказов, а также дают достаточно простую классификацию различных документов по персоналу. Кроме того, некоторые отраслевые ведомства также разрабатывают отдельные положения по ведению документооборота в подчиненных им организациях.

Примеры нумерации приказов в кадровом делопроизводстве

Сложность используемой системы зависит от ежегодного количества издаваемых приказов по персоналу.

Для небольшой организации, где численность сотрудников не превышает 15 — 20 человек и нет отдельного работника, который занимается кадровыми вопросами, а их ведение поручено бухгалтеру или секретарю применяют самую простую систему.

В ней нумерация приказов начинается 1 января каждого года с №1 и далее по порядку. Иногда добавляют год издания приказа — №1-2018.

При добавлении различных символов к номеру приказа можно использовать следующие знаки: «-«, «/» или «.».

То есть номер приказа будет выглядеть так:

№15-2018, №15/2018 или №15.2018.

Иногда, для упрощения дальнейшего архивирования приказов к номеру документа добавляют код, обозначающий срок его хранения. Например, № 15-д, будет означать приказ с длительным до 75 лет сроком хранения.

Дополнительно к нумерации ведут журнал учета приказов на бумажном носителе или в электронном виде (в форме обычной таблицы), который облегчит поиск информации о приказе. В таблицу заносят основные сведения о приказе.

Например,

21.01.2018	№ 2/2018	Приказ об увольнении	Бухгалтер Свирестенев М. Э.
02.03.2018	№ 3/2018	Приказ о командировании	Директор Ильнович Т. Г.

Пример нумерации для предприятий средних размеров

Для компаний средних размеров, где работа с персоналом уже выделена в отдельное направление, необходимо применять более сложную нумерацию для кадровых приказов.

Такая система может подразумевать выделение приказов по персоналу в отдельную категорию, тогда к обычному номеру приказа добавляют цифру или буквы, обозначающие кадровое подразделение.

Например, приказ № 1-2018/к.

Если каждому отделу в документообороте организации присвоен порядковый номер, то вместо буквы нумерация приказа будет выглядеть так:

№ 1-2018/4, где 4 — порядковый номер кадровой службы.

При достаточно большом обороте документов по личному составу организации дополнительно могут использовать деление по причинам издания приказа. Это также может указываться буквенным или цифровым кодом.

Например, №1-2018/4отп, что означает приказ об отпуске сотрудника. Или код «3» присвоен приказам о премировании. Тогда номер может выглядеть так:

№1-2018/3к, №1-2018/4.3 — это означает, что отдел кадров (4 или «к») подготовил и подписал у руководителя приказ о премиях работников (3), а с начала года этот приказ был первым в отделе кадров (1).

Также в средних компаниях целесообразно разграничить журналы для учета изданных приказов. Вместо одного общего журнала можно вести следующие виды журналов:

• приказы об увольнениях, перемещениях и приеме на работу;
• приказы по командированию сотрудников;
• приказы по премированию и взысканиям;
• приказы по отпускам;
• иные приказы и распоряжения по персоналу.

Пример нумерации приказов по кадрам для крупных предприятий и корпораций

Наибольшую сложность представляет собой систематизация кадровых документов в компаниях со штатной численностью в несколько тысяч человек. В таких корпорациях множество подразделений, удаленных филиалов. Нумерация приказов здесь может зависеть от степени централизации функций. При наличии в удаленных подразделениях собственных кадровых служб, нумерация приказов может быть аналогична принятой на предприятиях средних размеров.

Если управление персоналом полностью централизовано и в головном офисе компании создан единый департамент по работе с наемными сотрудниками, то приказы по кадровой работе могут дополнительно разделяться по следующим категориям:

• самостоятельное подразделение, в котором работает сотрудник, упомянутый в приказе;
• отдел, служба или департамент, где числится работник;
• фамилии сотрудников, по которым издаются приказы в алфавитном порядке.

Например, каждое удаленное подразделение имеет свой порядковый номер — филиал № 1, филиал № 2 и т. д.

Если других критериев для деления нумерации приказов по кадрам не используют, то по аналогии с предыдущим примером нумерация будет выглядеть так:

№ 1-2018/4.3ф2 — что означает приказ о премировании работников филиала № 2.

При использовании детализированной системы нумерации приказов, лучше всего порядковый номер документа ставить последней, а не первой цифрой.

То есть, номер приказа будет выглядеть следующим образом — № 4.3ф2/2018-1.

При большой штатной численности каждого из самостоятельных подразделений в нумерации приказов по кадрам дополнительно используют код отдела или управления, входящего в состав каждого филиала.

Например, номер приказа, касающегося сотрудников бухгалтерской службы в филиале №2 может быть таким: № 4.3ф2/бс/2018-1.

В случае дополнительного деления приказов по фамилиям сотрудников, в номер приказа вносят первую букву фамилии работника, по которому издается приказ.

Алфавитное деление сотрудников может дополнять другие критерии дополнительной классификации приказов или использоваться отдельно.

Номер приказа будет следующим:

№ 4.3ф2/бс/2018-1о или №4.3/2018-1о, где буква «о», является первой буквой фамилии сотрудника.

Крупные компании, как правило, пользуются электронными системами документооборота и отдельно вести журналы учета приказов по персоналу нет необходимости. В таких организациях используют электронные каталоги документов, и найти нужный приказ можно при помощи функции расширенного поиска, внутри каталога.

Сложность системы нумерации приказов по кадровому делопроизводству зависит от численности персонала и количества издаваемых в году приказов. Чем больше подразделений или документов, тем больше критериев для поиска должен содержать номер приказа. Упрощает работу с приказами и распоряжениями руководства по кадровой работе и дополнительное ведение журналов учета или электронных каталогов изданных приказов. Руководитель каждого предприятия может самостоятельно решить насколько развернутую систему нумерации применять в компании.

Куницкий Игорь Сергеевич

Нумерация приказов для маленькой организации

Цитата: Приказ по личному составу — правовой акт, издаваемый руководителем предприятия в целях разрешения оперативных, организационных, кадровых и других задач, стоящих перед данным предприятием.
Особенность приказов по личному составу — их одновременная унификация в составе двух унифицированных систем документации: организационно-распорядительной документации, введенной в действие ГОСТ Р 6.30-2003, и первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Двоякая системная принадлежность этого вида кадровой документации свидетельствует об особой значимости приказов по личному составу. Приказы по личному составу служат основанием внесения соответствующих записей в трудовые книжки, личные карточки (форма N Т-2), личные дела, лицевые счета и другие кадровые документы.
Нельзя забывать о том, что кадровые документы — это основа для начисления любых выплат, а следовательно, и для расчета налогов. И если какой-нибудь приказ, распоряжение или ведомость будут оформлены не так, как предписывает Госкомстат, у проверяющих появится лишний повод для претензий.
Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 частично унифицированы по форме и содержанию и включены в Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты приказы по личному составу:
— о приеме на работу (унифицированные формы Т-1, Т-1а);
— о переводе на другую работу (Т-5, Т-5а);
— о предоставлении отпуска (Т-6, Т-6а);
— о прекращении трудового договора (увольнении) (Т-8, Т-8а);
— о направлении в командировку (Т-9, Т-9а);
— о поощрении (Т-11, Т-11а).
К сожалению, органы статистики не унифицировали до настоящего времени все разновидности приказов по личному составу. Неиспользование унифицированных форм может привести к возникновению проблем при прохождении аудиторских проверок и проверок налоговыми органами, так как для бухгалтеров унифицированные формы являются обязательными для использования. В п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 28.09.2010) указано: «Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты для данного документа».
Приказы по личному составу, не имеющие унифицированных форм, оформляют в текстовой форме на бланках организации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.
В небольших организациях, где кадровых приказов образуется немного, не требуется делить приказы по разновидностям. В то же время нумеровать все приказы по личному составу одинаково и подшивать в одно дело не допускается из-за различий в сроках хранения приказов данного вида. К порядковому номеру через дефис или косую черту обычно добавляют буквенный индекс «лс» (личный состав) или «к» (кадры). Ряд кадровых служб с индексом «к» регистрирует приказы кратковременных сроков (о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных и внутрироссийских командировках), а с индексом «лс» — остальные приказы по личному составу, которые хранятся 75 лет.

Как правильно нумеровать приказы по кадрам и основной деятельности

Как составляется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве играет весомое значение в функционировании фирмы, вне зависимости от ее размера, структуры и сферы деятельности.

Кадровое делопроизводство – это отрасль организации, ответственная за ведение документов, связанная с трудовыми отношениями. А именно:

• Внесение записей в трудовые книжки;
• Оформление личных дел;
• Создание приказов по личному составу;
• Оформление графика отпусков и штатного расписания;
• Составление и преобразование должностных инструкций;
• Хранение и своевременная сдача документов в архив;
• Грамотное внесение изменений в документы;

Виды приказов и необходимость их регистрации

Бланк приказа о приеме на работу

Особое внимание в отрасли кадрового документооборота уделяется созданию приказов. Распорядительные документы делят на 2 группы:

По личному составу. Этот вид приказов подразделяется на 2 группы:

• Срок хранения 75 лет для приказов, формирующих трудовые отношения и значительные изменения в жизни сотрудников. (Прием на работу, увольнение, смена фамилии);
• Срок хранения 5 лет для краткосрочных распоряжений. (Отпуск, командировка, выговор).

По основной деятельности:

• Общие приказы по всему предприятию;
• По отделам;
• По административно-хозяйственной деятельности;

Распорядительные документы без утвержденной формы оформляют в текстовом варианте на официальном бланке организации.

Для того, чтобы приказы обладали законной силой, они должны содержать необходимые реквизиты, подписи ответственных лиц и номер документа.

Грамотно организованная система регистрации приказов позволяет:

• Ускорить поиск понадобившегося документа;
• Систематизировать распорядительные документы по назначению;
• Усилить контроль за исполнением приказов начальства.

Специфика применения нумерации заключается в следующих моментах:

• Разделение распорядительных документов с разным сроком хранения;
• Присвоение сложных номеров приказам при значительном документообороте.

Правила ведения

Пример приказа об увольнении

Регистрационный номер приказа складывается из его порядкового номера и индекса.

Индексация приказа определяется индивидуальной номенклатурой дел и правилами регистрации распоряжений на предприятии.

Несмотря на то, что каждая организация прописывает свой порядок нумерации распорядительных документов, существует определенный ряд общих правил, которых фирмы стараются придерживаться. А именно:

В фирмах с небольшим документооборотом не требуется разделять приказы по многочисленным разновидностям. Но объединить их нельзя из-за разных сроков хранения документов. В этом случае к порядковому номеру приказа через дефис или наклонную черту добавляют буквенный индекс:

• «лс»- личный состав (Приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет);
• «к»- кадры (Приказы кратковременных сроков хранения).

В организациях с большим штатом сотрудников и распорядительных документов разработана целая система индексов на каждую разновидность приказа:

• «п»- прием на работу;
• «у»- увольнение;
• «пр» — прием на работу рабочих;
• «к» — командировки;
• «вк»- внутренние командировки;
• «зк»- командировки заграницу;
• «отд»- отпуска без сохранения зарплаты, по беременности и родам, по уходу за ребенком;
• «отк»- очередные отпуска, учебные отпуска;

Вариантов нумерации и индексных обозначений может быть много. Их разнообразие зависит не только от размера организации, но в том числе от специфики деятельности конкретной фирмы.

Каждый год новая или нет

Нумерацию приказов рекомендовано вести с ежегодным обновлением порядка исчисления. С первого рабочего дня нового календарного года приказу будет присвоен № 1. За исключением учреждений культуры и образования, где делопроизводительный год начинается с 1 сентября.

Такая система поможет не только упорядочить распорядительные документы, но и подготовить их для дальнейшей сдачи в архив.

Журнал регистрации приказов

Страница журнала регистрации приказов по личному составу

Так как порядок присвоения номеров приказам не установлен на законодательном уровне, работники-кадровики ведут журналы для регистрации приказов. Процесс регистрации — это копирование реквизитов с документа и занесение этих данных в специальную регистрационную форму.

Приказы по основной деятельности ведутся на предприятии отдельно от распоряжений по личному составу. Это обусловлено разными направлениями деятельности и сроками хранения. Нумерация этих распорядительных документов должна вестись отдельно. Журналы регистрации приказов будут разные.

Трудовое законодательство не обязывает предприятия вести журналы учета приказов. Журналы регистрации разрабатываются каждой фирмой самостоятельно. Но они должны содержать не только нумерацию, но и дату исполнения документа, реквизиты, краткое содержание и подписи ответственных лиц.

Таким образом, строгих указаний по внедрению системы учета нумерации приказов нет. Каждая фирма выбирает свою схему, исходя из целесообразности и удобства.

Что делать, если ошибка

Внесение изменений в ранее изданный приказ допускается при условии веской необходимости, прежде всего правовой. Поправки к приказу требуются при возникновении обстоятельств, которые делают распорядительный документ или отдельный его пункт фактически или юридически неточными.

К самым распространенным обстоятельствам можно отнести:

1. Изменения в законодательстве, в нормативных актах или локальных актах самой организации
2. Изменения личных данных сотрудников, в отношении которых были созданы распорядительные документы
3. Изменения в обстоятельствах конкретного времени и места, если эти пункты являются существенными для ранее изданного приказа

Требуется составить приказ о внесении изменений в ранее изданный приказ. Он включает в себя:

• Причины изменений.
• Основание для внесения изменений.
• Указание действий должностным лицам или структурному подразделению фирмы, которые они должны выполнить в связи с изменением приказа.
• Ссылку на изменяемый приказ или положение в нем, его дату, номер и название.
• Указание сотрудника, на которого возложен контроль за исполнением документа.

Оформление приказа о внесении изменений в ранее изданный приказ оформляется в бумажном варианте. А к желательным реквизитам можно отнести:

• Наименование фирмы;
• Наименование и дата документа;
• Регистрационный номер;
• Место составления приказа;
• Текст документа;
• Подписи ответственных лиц;
• Отметка об исполнителе;
• Визы согласования приказа (при необходимости).

Образец приказа о нумерации приказов

Предприятие самостоятельно разрабатывает приказ о порядке нумерации приказов, где устанавливает удобный ей порядок проставления номеров в приказах, индексные значения и другие положения, исходя из деятельности организации.

Общество с ограниченной ответственностью «АСТ»

ИНН/КПП 7804491337/780401001

195198, г. Санкт – Петербург,
Ленина пр., д.21, кор.1, пом. 309

ПРИКАЗ №1

г. Санкт-Петербург

1. Ввести с 2016 года буквенно-цифровую индексацию распорядительных документов по личному составу ООО «АСТ» с применением следующих регистрационных буквенных индексов:приказы о приеме работника на работу – П (прием); 2. приказы о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником – У (увольнение); 3. приказы о переводе работника на другую работу – ПР (перевод работника); 4. приказы о предоставлении отпуска работнику – О (отпуск); 5. приказы о нарушении трудовой и производственной дисциплины – Н;

   6. остальные приказы – К (кадры).

2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на Финансового директора Иванова Олега Дмитриевича.

Генеральный директор А.С. Шапкин

С приказом ознакомлены:

Финансовый директор

ООО «АСТ»

2016г. О.Д. Иванов

Нумерация приказов по кадрам

Иными словами, на документе проставляется специальный индекс, которая организация самостоятельно формирует с учетом исполнения следующих задач: для облегчения поиска необходимого документа; учет в номенклатуре дел; разграничением исполнителей или создателей документа; иные задачи.

При проставлении номера на документе надо соблюдать следующие правила: Если документ создает непосредственно организация, он регистрируется в день создания. Это в полной мере относится к издаваемым в организации распоряжениям как по основной деятельности, так и по личному составу.

Поэтому номер приказу надо присвоить в день его подписания руководителем. Если документ поступает в организацию от третьих лиц: от контрагентов, государственных органов, иных лиц, зарегистрировать его, то есть присвоить номер, надо в день получения такого документа.

Это правило относится, например, к входящей корреспонденции.

Как нумеруются приказы по основной деятельности?

Важно

За то потом прибегают люди надо срочно сделать приказ, вот в свободное окно и делаем, получается то так.. А еслиб я нумеровала по необходимости, то не было б и возможности так сказать задним числом приказ делать..

#14 19 февраля 2009, 8:23 На приказы по основной деятельности нужно завести журнал учета. По нему присваивать номер по порядку. Я для себя оставляю один-два раза в месяц резервный номер, т.е.
если нужно будет сделать приказ задним числом. И все. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Если в ходе обеспечения документооборота требуется передать определенный документ из одного подразделения организации в другой, повторно его регистрировать, то есть присваивать новый номер не надо. Документ уже зарегистрирован в компании и не требует дополнительной нумерации.

Внимание

Как проставлять регистрационный номер Итак, организация вправе разработать собственные правила нумерации приказов. Особенно это актуально для распоряжений по личному составу.

При этом для каждой категории приказов можно предусмотреть отдельный буквенный индекс. В небольших организациях с незначительным количеством сотрудников, вводить специальные буквенные индексы для обозначения каждого вида кадрового приказа нерационально.

Как ведется нумерация приказов по основной деятельности?

К самым распространенным обстоятельствам можно отнести:

1. Изменения в законодательстве, в нормативных актах или локальных актах самой организации
2. Изменения личных данных сотрудников, в отношении которых были созданы распорядительные документы
3. Изменения в обстоятельствах конкретного времени и места, если эти пункты являются существенными для ранее изданного приказа

Важно! Внести изменения в распорядительный документ, переписав его в соответствии с новыми обстоятельствами, является юридически неграмотным действием!

Как производится нумерация приказов по кадрам

Требуется составить приказ о внесении изменений в ранее изданный приказ.

К этому виду распорядительных документов можно отнести те распоряжения, которые так или иначе непосредственно связаны с деятельностью организации.

В частности, к приказам по основной деятельности можно отнести следующие виды: об утверждении штатного расписания; о принятии решения о проведении сокращения штата или численности работников; об утверждении локальных актов организации (Правил внутреннего трудового распорядка, Положения об оплате труда, Положения о работе с персональными данными и другие).

Срок хранение приказов Остановимся немного на сроках хранения приказов различных категорий. Так, распоряжения по основной деятельности компании надо хранить постоянно. Иными словами, данные распоряжения не имеют какого-либо определенного срока хранения.

А именно:

• Внесение записей в трудовые книжки;
• Оформление личных дел;
• Создание приказов по личному составу;
• Оформление графика отпусков и штатного расписания;
• Составление и преобразование должностных инструкций;
• Хранение и своевременная сдача документов в архив;
• Грамотное внесение изменений в документы;

• 1 Виды приказов и необходимость их регистрации
• 2 Правила ведения
• 3 Каждый год новая или нет
• 4 Журнал регистрации приказов
• 5 Что делать, если ошибка
• 6 Образец приказа о нумерации приказов

Виды приказов и необходимость их регистрации Бланк приказа о приеме на работу Особое внимание в отрасли кадрового документооборота уделяется созданию приказов. Распорядительные документы делят на 2 группы: По личному составу.

НДФЛ с выигрыша в лотерею: кто платит Кто должен перечислять в бюджет НДФЛ с выигрыша (распространитель лотереи или выигравший гражданин), зависит от суммы выигранного приза.

Инфо

Кадровая документация представляет собой обширный комплекс приказов, форм, заявлений и иных документов. Для того, чтобы свободно ориентироваться в этом изобилии, нужна унифицированная система классификации и нумерации.

В данной статье рассмотрим, по каким принципам производится нумерация приказов в кадровом делопроизводстве. Для чего нужна нумерация Если в маленьких фирмах приказы выносятся не так часто и кадровой документации не так много, то на крупных предприятиях с численностью персонала более 100 человек такие документы могут оформляться по несколько штук в день.

Что значит присвоить номер приказу Присвоить номер приказу — значит:

• упорядочить процесс регистрации кадровой документации;
• ускорить процедуру распознавания приказа при необходимости отыскать его в общем объеме кадровых бумаг;
• облегчить классификацию приказов при оформлении документов на хранение.

Специфика нумерации приказов в кадровом делопроизводстве заключается в следующем:

• в необходимости разграничения документов с длительным (75 или 50 лет) и кратковременным (от 1 года до 5 лет) сроком хранения;

ВАЖНО! Законом «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”» от 02.03.2016 № 43-ФЗ с марта 2016 года введены урезанные сроки хранения документов по личному составу — 50 лет, кроме тех, которые созданы до 2003 года (для них срок по-прежнему равен 75 годам).

Как правильно нумеровать приказы на предприятии?

• разработке документации организационного характера (графика отпусков, штатного расписания и др.);
• работе над содержанием трудового договора (конкретизации текста, внесению дополнений и изменений) и др.

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве в 2019 году

Кадровое делопроизводство предполагает издание и хранение большого количества документации. Для удобной ориентации в ней используется специальная нумерация. Об основных ее принципах пойдет речь в нашей статье

Для чего нужна нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

При ежедневной работе кадрового специалиста возникает большое количество документации, как входящей, так и исходящей. Для удобной ориентации в большом объеме информации требуется систематизация документов и их нумерация.

Чем больше компания, тем больший объем документов проходит через кадровую службу. Поэтому ориентироваться в документах, обращая внимание только на дату издания будет достаточно сложно. Нумерация позволяет:

• ориентироваться в многообразии документов;
• установление взаимосвязей между смежными приказами
• систематизация в системе хранения.

Важность разделения по содержанию обуславливается еще и разностью сроков хранения. Приказы по личному составу должны храниться:

• 75 лет при издании их до 2003 года;
• 50 лет при издании их после 2003 года.

Тогда как приказы на отпуск необходимо хранить не более 5 лет. Поэтому нумерация их совместно с приказами на прием и увольнение не оправдана.

Виды приказов

Условно приказы можно разделить на 3 вида:

• по личному составу;
• по основной деятельности;
• по административно-хозяйственной деятельности.

Все приказы отдела кадров относятся к первой группе. Это распоряжения о трудоустройстве, увольнении, переводе, отпуск, командировке, возложении обязанностей и т.д. Однако, применение единой нумерации будет ошибочно. Как мы уже говорили выше необходимо опираться еще и на сроки хранения.

В зависимости от масштабов компании две последние группы могут быть как объединены в один реестр на малом предприятии, так и разнесены при больших объемах. Также возможно деление распоряжений по подгруппам.

К распоряжениям по основной деятельности относят распоряжения по штатному расписанию, материальному снабжению, планированию, финансированию. К 3-ей группе относят приказы о соблюдении пропускного режима, о соблюдении ПВТР и т.д.

Не все эти распоряжения должны и могут храниться в кадровой службе. Как правило, приказы по основной деятельности и административно-хозяйственного толка содержатся в канцелярии или у делопроизводителя.

Как нумеровать приказы в организации

Законодательство не содержит каких либо норм по нумерации кадровых приказов на прием и увольнение. Поэтому каждая компания вольна руководствоваться теми принципами, которые более удобны при ее специфике.

В настоящее время широко применяется электронный способ ведения кадрового делопроизводства. Соответствующая программа присваивает порядковые номера самостоятельно, так же как и ведет их реестр. При необходимости есть возможность скорректировать правила группировки распоряжений.

В “бумажном” делопроизводстве чаще всего при нумерации применяется сочетание цифр и букв, где цифра является порядковым номером распоряжения, а буква – обозначает категорию. Например, 2/лс или 2-лс, где 2 порядковый номер, а “лс” – личный состав. По такому же принципу обозначаются распоряжения:

• “п” – трудоустройство;
• “у” – увольнение;
• “к” – командировка;
• “о” – отпуск и т.д.

На малом предприятии, где кадровый документооборот невелик, за год возможно объединение распоряжений в более крупные группы, например, на прием и увольнение.

Все изданные распоряжения в обязательном порядке должны регистрироваться в реестре. Для каждой отдельной группы создается свой реестр, в котором отображается следующая информация:

• номер по порядку;
• дата издания;
• ФИО сотрудника, в отношении которого издан документ;
• должность и структурное подразделение.

Часто спрашивают, существует ли приказ о нумерации приказов. Все утвержденные принципы документооборота в компании должны найти свое отражение в локальной инструкции по кадровому делопроизводству. Она утверждает правила нумерации, а также лиц ответственных за их издание и хранение.

Скачать бланк >>>
Скачать образец >>>

Нумерация приказов каждый год: новая или нет

Ежегодно необходимо начинать нумерацию заново. С нового года заводится либо новый реестр распоряжений, либо в существующем делается соответствующая пометка о начале года. И первый документ в новом году всегда будет иметь номер 1.

Все распоряжения должны создаваться в хронологическом порядке, не допускается пропуска порядковых номеров или издание документов задним числом. При аннулировании распоряжения должен быть составлен соответствующий акт. Это позволит избежать дополнительных вопросов со стороны проверяющих органов.

Часто компании изобретают замысловатые номера, которые позволяют им вносить новые распоряжения любым числом. Хотя эти действия являются не совсем законными, но при грамотной системе нумерации о подвохе догадаться будет непросто, ведь порядок сочетания букв и цифр законодательно не регламентирован.

Выбранная система нумерации в обязательном порядке должна быть отражена в инструкции по делопроизводству. Это позволит избежать дополнительных вопросов о выбранной системе.

Глафира (гость) #10 18 февраля 2009, 17:33 Ирина писал(а): я столько искала может ссылку скинете? плиз… Ирина, вверху форума есть окошко «поиск» вбиваете в него слово «приказ», нажимаете кнопку ОК (рядом справа) и перед вами целая энциклопедия о приказоведении Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Ксюшечка Я так поняла?Имеенно так и должно быть?У нас вобще с этим беспредел, я уже как то писала.У меня регистрируются такие приказы:1. По пожарн. без-ти2. О создании всяческих комиссий, в т.ч аттестационных3. Командировки4. Премирование, в т.ч. лишение, мат.помощь, поощрение, надбавки и т.д.5. Приказы по транспорту (регистрация, ТО, нормы расхода ГСМ и т.д.)6. Штатное расписание, в т.ч. утверждение, изменение, изменение графиков работ7. Об утверждении инструкций, положений и т.д.8.

• Темы:
• Кадровое делопроизводство
• Приказы
• Номенклатура дел

Обязательна ли новая нумерация кадровых приказов с нового года? А каких именно? Из статьи вы узнаете:

• как производится нумерация приказов по личному составу;
• как ведется нумерация кадровых приказов;
• как вести нумерацию приказов по основной деятельности.

Номенклатура делСкачать в .doc Нумерация приказов Приказ – это внутренний распорядительный документ организации. В каждой организации в процессе деятельности требует принятие и документальное отражение определенных правил.

Руководитель подписывает все приказы организации.

Нумерация приказов по кадрам и основной деятельности

Санкт-Петербург 01.01.2016 г ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Ввести с 2016 года буквенно-цифровую индексацию распорядительных документов по личному составу ООО «АСТ» с применением следующих регистрационных буквенных индексов:приказы о приеме работника на работу – П (прием);2. приказы о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником – У (увольнение);3. приказы о переводе работника на другую работу – ПР (перевод работника);4. приказы о предоставлении отпуска работнику – О (отпуск);5. приказы о нарушении трудовой и производственной дисциплины – Н;6. остальные приказы – К (кадры).
2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на Финансового директора Иванова Олега Дмитриевича.

Генеральный директор А.С.

Примерами индексов могут служить:

• «лс» — приказы по личному составу;
• «п» — о приеме на работу;
• «у» — о расторжении трудового договора;
• «к» — о назначении командировки и т.д.

Приказы, касающиеся основной деятельности предприятия, обычно нумеруются при помощи только цифр, индексы не используются, однако организация может использовать и буквенный код, и никто не может ей это запретить. Присвоение приказам номеров осуществляется в хронологическом порядке начиная с цифры 1.

Каждый год нумерация начинается с начала. Исключение составляют образовательные учреждения и учреждения культуры – в них началом года в целях делопроизводства является 1 сентября.

Такая нумерация упрощает решение вопросов, связанных с поиском и хранением приказов.
Это означает, что до тех пор, пока организация осуществляет деятельность, она обязана сохранять документы, в том числе приказы по основной деятельности.

Приказы по личному составу также имеют довольно длительный, но все же ограниченный срок хранения.

При этом период, в течение которого организация обязана обеспечить сохранность документов, будет определяться в зависимости от даты создания документа. Так, если дата создания документа приходится на период до 2003 года хранить распоряжения надо в течение 75 лет.

Если делопроизводство по документу закончено уже после 1 января 2003 года, срок хранения ограничивается 50 годами. Сроки хранения документов по личному составу были скорректированы в 2016 году путем введения в действия статьи 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Как нумеровать и регистрировать

Способ нумерации документов выбирается самой компанией, о чем указывается в локальных нормативно-правовых актах. Если вносятся какие-либо изменения, то это отражается там же. Однако поменять способ нумерации можно только с начала нового календарного года.

Документы по основной деятельности нумеруются отдельно от кадровой документации. Нумеровать можно как автоматически в рабочей программе (чаще всего 1С), так и вручную.

Для правильного присвоения используется журнал регистрации (книга регистрации). В нем отражаются дата, номер, содержание и сведения о лицах, составивших и подписавших приказ.

Если документооборот фирмы большой, то, помимо чисел, в составе есть и буквенные знаки. Чаще всего буквенные обозначения используются для документов с различными сроками хранения.

Регистрация может производится путем внесения номера, даты и наименования в журнал регистрации либо основных характеристик в систему электронного документооборота.

Предприятие само выбирает предпочтительный способ регистрации. В некоторых случаях применяются оба вида. Это не является обязательной процедурой, но осуществляется с целью сохранности и надёжности.

Журнал регистрации составляется на бумажном носителе и представляет таблицу с названиями столбцов. Форму такого журнала, а также содержание устанавливает юридическое лицо.

Нумерация производится в зависимости от видов приказов в компании.
Так, выделяются следующие виды деятельности:

• основная;
• по личному составу;
• административно-хозяйственная.

В зависимости от разновидности определяется место в системе документооборота фирмы, нумерация, а также срок хранения.

По основной деятельности

К ним относятся приказы:

• о создании компании;
• об утверждении расписания штата;
• об утверждении графика отпусков либо командировок;
• о создании отдельных структурных подразделений организации;
• о слиянии с другими предприятиями;
• о реорганизации либо ликвидации;
• прочие относительно деятельности компании.

Приказы, как правило, делятся в зависимости от срока хранения для присвоения регистрационных номеров.

Приказы относительно основной деятельности имеют регистрационный номер, состоящий из цифр и знаков, либо только цифр. Буквенные обозначения в основном используют для нумерации кадровых приказов.

Кадровые

К данным приказами относится весь документооборот относительно работников предприятия. Разновидности следующие:

• о приёме на должность;
• о переводе сотрудника;
• о премировании сотрудника;
• о повышении;
• об увольнении;
• о дисциплинарном взыскании;
• о командировке;
• об обучении и т.д.

Иными словами, все действия в отношении сотрудников фирмы закрепляются приказами, которые относятся к кадровому делопроизводству.

Нормативная регламентация

Каждая организация в процессе своей деятельности издаёт и подписывает различные документы. Законодательно не предусмотрена общая система документооборота внутри предприятия, а также порядок ведения нумерации.

Лишь в отдельных государственных органах такая деятельность регламентируется приказами вышестоящих ведомств в отношении конкретных служб. К ним относятся: Федеральная налоговая служба, Федеральное казначейство, Федеральная служба по труду и занятости и прочие государственные структуры.

Приказ о нумерации приказов

Приказ о нумерации приказов – важная бумага в делопроизводстве организации. От ее подписания зависит принятие системы нумерации соответствующей документации.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа о нумерации приказов .docСкачать образец приказа о нумерации приказов .doc

Значение

Эффективность функционала предприятия любой величины определяется в том числе состоянием его делопроизводства. Невозможно работать там, где нет порядка. Для того чтобы ввести нумерацию приказов, их индексацию и осуществлять планомерную политику последовательного делопроизводства, и существует приказ о нумерации приказов. Сотрудники, ответственные за кадровое делопроизводство в фирме, осуществляют:

• заполнение трудовых книжек;
• формирование личных дел, а также должностных инструкций;
• составление приказов по личному составу;
• контроль за формированием штатного расписания и соблюдением графика отпусков;
• хранение документации, при необходимости – сдачу ее в архивы;
• при необходимости – внесение изменений в существующие бумаги.

Разновидности приказов

Нумерация документов этого типа необходима для быстрой ориентации в бумагах компании. Проверяющие организации обычно интересуются положением дел с нумерацией приказов, их наличием на своих местах и другими принципиально важными моментами делопроизводства.

Приказы делят по разным видам. В частности:

• По личному составу. Для долгосрочных — до 2003 года – 75 лет, для краткосрочных – 5 лет. К краткосрочным относятся приказы о выговорах, отпусках, командировках и пр. А к долгосрочной группе приказов относят бумаги о принятии на работу, увольнении, смене фамилии и других персональных данных.
• По основной деятельности. В эту группу можно поместить все остальные распоряжения, которые не вписываются в приказы по личному составу.

Специфика

Приказ о нумерации приказов призван не только документально зафиксировать, что организация приступает к нумерации письменных распоряжений руководителя или лиц с соответствующими полномочиями. Документ призван зафиксировать систему буквенных индексов. Каждый из индексов при этом имеет свою расшифровку, например:

• «п» — сотрудника принимают на работу;
• «у» — происходит увольнение;
• «лс» — приказы по личному составу;
• «к» — командировки, причем отдельно «вк» — командировки внутри организации и «зк» — заграничные командировки;
• «от» — работник уходит в отпуск.

Индексы принимаются каждой организацией отдельно, в зависимости от ее специфики и величины. Мелкие компании могут ограничиться двумя-тремя индексами. Крупные фирмы переходят на новый «уровень» нумерации, так как так более удобно вести делопроизводство.

Словом, даже если у организации уже приняты правила регистрации распоряжений, отдельный приказ, посвященный нумерации приказов, не будет лишним.

Элементы приказа о нумерации приказов

Бумага оформляется в свободной форме, но в прикрепленном образце содержатся:

• Наименование и реквизиты компании. В идеале приказ печатается на бланке организации.
• Название и номер приказа. По умолчанию это распоряжение подписывается первым номером, так как до него бумаги не подвергаются нумерации.
• Место подписания.
• Дата составления.

Все это – необходимая информация для всех документов данного типа. После вводной части идет основная часть приказа о нумерации приказов. Она содержит данные о:

• Периоде, с которого нумеруются приказы. Это может быть просто год начала нумерации.
• Перечислении принимаемых буквенных индексов. Список будет вполне уместен.

• Том, на кого возлагается контроль за исполнением подписываемого распоряжения. Это может быть сам руководитель, его заместитель или отдельный сотрудник. Ответственное лицо будет отвечать за соблюдение принятой нумерации распоряжений.

Завершают приказ подписи руководителя организации и работника, ответственного за выполнение приказа.

Нюансы

Бывает, что для приказов по основной деятельности кадровая служба компании оставляет только цифровой код. Такая система нумерации – тоже один из приемлемых вариантов. Буквенная индексация в приказах будет следовать сразу за номером через вертикальную черту или дефис. Такие порядки приняты в оформлении официальной документации.

Порядок ведения приказов в фирме обязательно необходимо прописать в принятом положении о кадровом делопроизводстве. Иначе принятые решения будут юридически неверны.

Дополнительное удобство

Некоторые кадровики предпочитают вести журналы приказов. Причем часто разные для разных видов приказов. На законодательном уровне эта практика не закреплена, однако в повседневной практике делопроизводителя очень полезна. Какую-либо бумагу можно найти быстро, сразу сказать ее номер, основное содержание и дату подписания. Факт отметки в журнале – это доказательство существования (или передачи) приказа в принципе. Юридическую грамотность документа он не подтверждает.

Сроки

Периодичность издания такого приказа – 1 раз в год. Каждый последующий делопроизводительный год – это повод к новому подписанию. Таким образом приказы разных годов имеют меньше шансов попасть в одну папку. Передача бумаг в архив становится более упорядоченным процессом. Поэтому большинство руководителей организаций предпочитает подписывать приказ о нумерации приказов с началом нового года, в январе. Исключением будут являться только организации сферы образования и культуры. Их год начинается с 1 сентября, и отсчет письменных распоряжений желательно производить с этой даты.

Возможные ошибки

Чаще всего в приказах допускаются фактические ошибки: изменились место и локальные акты компании, необходима ссылка на скорректированные законы и пр. Простое перепечатывание приказа будет в таких случаях некорректным.

Для того чтобы юридически грамотно оформить правки, возникающие со временем, необходимо сформировать отдельное приложение к приказу о нумерации приказов. В нем и указываются цели, причины, конкретные места корректировки в бумаге. Закон не ограничивает количество таких приложений. Однако при большом объеме документации стоит обдумать вопрос о подписании нового приказа, с внесением всех необходимых правок.