Кадровое делопроизводство отпуска

Отпуска работников. Самоучитель для кадровиков

Шаг 3. Ознакомьтесь с образцами документов, которые готовят при оформлении отпусков:

• Заявления о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска>>
• Заявления о продлении ежегодного оплачиваемого отпуска >>
• Заявления о перенесении ежегодного оплачиваемого отпуска >>
• Заявления о согласии на отзыв из ежегодного оплачиваемого отпуска и предоставлении неиспользованной части отпуска >>
• Заявления о замене части ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией>>
• Заявления о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска с последующим увольнением >>
• Заявления о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы >>
• Заявления о предоставлении учебного отпуска >>
• Журнал регистрации заявлений работников >>
• Уведомление о начале ежегодного оплачиваемого отпуска. Бланк >>
• Уведомление о начале ежегодного оплачиваемого отпуска. Образец >>
• Журнал регистрации уведомлений и предложений работникам. Образец заполнения >>
• Приказ о предоставлении ежегодного основного и ежегодного дополнительного оплачиваемых отпусков работнику >>
• Приказ о перенесении отпуска. Бланк>>
• Приказ о продлении отпуска. Бланк>>
• Приказ об отзыве работника из отпуска. Бланк>>
• Журнал регистрации приказов по отпускам >>
• График отпусков. Образец заполнения при составлении графика >>

Шаг 4. Ознакомьтесь со следующими дополнительными материалами по теме:

• Методичка «Замещение работников, ушедших в отпуск» >>
• Отпуск за будущий рабочий год (перед декретом) >>
• Ежегодный отпуск для работающей декретницы >>
• Внезапный отпуск: осторожно, не ошибитесь! >>
• Если работник отказывается писать заявление об отпуске >>
• Разделение отпуска на части >>
• Об исчислении общей продолжительности отпусков, когда оплачиваемые отпуска предоставляются в рабочих днях >>
• О продлении отпуска в случае ухода за больным членом семьи >>
• О продлении и перенесении ежегодного оплачиваемого отпуска >>
• Продолжительность ежегодных основных оплачиваемых отпусков (таблица) >>
• Продолжительность ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков (таблица) >>
• Денежная компенсация вместо отпуска при «накоплении» отпусков за несколько лет >>
• Как лучше оформить согласие работника на отзыв из отпуска: в виде заявления или в виде согласительной надписи на приказе? >>
• В ч.1 ст. 124 Трудового кодекса РФ установлены одинаковые случаи, при которых ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника. Как определять, продлевать или все же переносить отпуск? >>
• Изменения в график отпусков >>
• Как оформить продление отпуска по болезни в графике отпусков? >>
• Принимаем работника на время отпуска основного работника >>
• Отработка двух недель при увольнении во время отпуска >>
• О предоставлении неиспользованного отпуска работнику с последующим увольнением >>
• Когда работник увольняется, а неотработанные отпускные удержать не с чего >>
• Массовые отпуска работников за свой счет >>
• Приказ об отпуске без сохранения зарплаты (об указании периода работы в приказе и личной карточке) >>
• Совпадение учебного отпуска и ежегодного оплачиваемого отпуска >>
• Что делать, если у работницы по графику отпусков должен быть ежегодный оплачиваемый отпуск, а она в это же время просится в учебный отпуск? >>
• Методичка «Кадровые приказы: рекомендации по оформлению» >>

>
Порядок и правила оформления отпуска для работников

Общая информация

Предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска гарантирует Трудовой Кодекс. Наиболее существенными пунктами являются статьи 93, 114, 115.

Статья 114 разрешает работнику отправиться в ежегодный отпуск, сохранив при этом за ним должность и средний заработок.

Стандартную продолжительность отпуска регулирует статья 115 ТК, она составляет 28 календарных дней.

Неполная занятость не влечет за собой работу без перерывов.

В статье 93 Трудового Кодекса прямо указывается, что сотрудники, занятые неполный рабочий день, также имеют право на полноценный, оплачиваемый отдых.

Более того, даже для лиц, занятых на сезонных работах, положен отпускной период из расчета два дня за рабочий месяц. Об этом говорится в статьях 291 и 295 ТК.

Как правильно оформить отпуск? Какие документы нужны для оформления? Чтобы оформить ежегодный оплачиваемый отпуск, необходимо подготовить определенный набор документов.

К ним относятся:

1. График.
2. Уведомление
3. Заявление.
4. Приказ.
5. Записка-расчёт.

Разберем подробней по очереди каждый из документов.

График

Документальное оформление отпусков начинается с графика отпусков.

Понятие графика отпусков можно встретить в статье 123 Трудового Кодекса. Согласно ТК график должен быть составлен и утвержден в любой компании. Документ составляют ежегодно за 14 дней до наступления календарного года.

Наличие графика на предприятии является обязательным требованием, трудовая инспекция при осуществлении проверки будет расценивать отсутствие данного документа как нарушение.

Составлять график следует, учитывая три фактора. Первый – пожелания сотрудников. Кадровик или начальник отдела должен провести опрос, выяснить, когда тому или иному работнику предпочтительней всего будет отправиться в отпуск.

Данные сводятся в таблицу. Второй – положения Трудового Кодекса. Нельзя нарушать основные права сотрудников. Например, на некоторых вредных производствах положен более продолжительный отдых.

Помимо этого, существуют группы лиц, которым положены привилегии и первоочередность при составлении графика.

К ним относятся работники в возрасте до 18 лет, беременные женщины, почетные доноры.

Не учитывать столь важные моменты – несомненное нарушение трудовых прав.

Последнее, на что опираются при составлении графика – потребности предприятия. Как правильно заполнить и утвердить график .

Как оформить отпуск не по графику отпусков? Конечно же, было бы замечательно иметь возможность отправиться на отдых когда угодно, но это не всегда возможно, так как рабочий процесс нельзя останавливать.

HR-отдел должен провести всесторонний анализ на основе нужд компании. На основе трёх источников информации формируется график отпусков на предстоящий год.

График оформляется по форме T-7. Форма была утверждена Постановлением Госкомстата в 2004 году. В первой графе указывают название отдела. Затем указывают должность сотрудника, его ФИО, табельный номер, суммарное количество дней, а также запланированную дату выхода на отдых.

Документ должен подписать начальник кадрового отдела и руководитель предприятия. На процесс составления согласно ТК могут оказывать влияние профсоюзные организации. Профсоюз может высказать несогласие, после этого начинается поиск компромисса. Если решить проблему не получается, то следует обращаться в трудовую инспекцию.

Форма Т-7 достаточно гибкая. Если возникла потребность перенести отпуск, то есть внести изменения в график, кадровику следует заполнить пункт 8 и 9 бланка. Они предусмотрены именно на этот случай. Помимо этого, для оформления отдыха не по графику потребуется заявление сотрудника и письменное согласие начальника.

Уведомление

Работник должен быть извещен об отпуске с помощью специального документа.

Уведомление о начале заслуженного отдыха – важный и обязательный документ.

Он официально информирует сотрудника о начале ежегодного оплачиваемого отпуска.

Понятие уведомления можно встретить в статье 123 Трудового Кодекса.

О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за 14 дней до начала отдыха.

Но если отпуск уже был оформлен на основании собственного заявления сотрудника, то уведомление не является обязательным.

В ином случае извещение производится письменно и персонально. Отсутствие уведомления может послужить веским основанием для отказа от отпуска в неподходящее для работника время. При отказе от ознакомления следует составлять специальный акт.

Стандартной формы для уведомления не предусмотрено. Но в нем должно быть указано название документа, дата составления, текст уведомления, должность и ФИО работника, день вручения. Текст уведомления передает основную мысль.

Приведем пример:

На основании положений Трудового Кодекса и локальных актов предприятия информируем Вас о предоставлении оплачиваемого ежегодного отпуска в период с «10» августа 2016 года по «25» августа 2016 года.

Факт получения уведомления подтвердите собственноручной подписью.

Заявление

Заявление на предоставления ежегодного отпуска следует писать не менее чем за четыре дня до начала отдыха. Срок не установлен законодательно, но бухгалтерия как правило начинает начислять отпускные за три дня до начала отпускного периода, поэтому трехдневный срок логически обоснован.

Помимо этого, в локальных актах компании сроки подачи заявления могут быть установлены более точно и конкретно. В некоторых, крайних случаях при согласовании с начальством и бухгалтерией подать заявление теоретически возможно за один день.

Документ составляется в произвольной форме, главное передать смысл и указать основные данные (например, ФИО, дату, название организации, время начала и окончания отпускного периода).

Обратите внимание, что существует несколько разных видов отпусков.

Если оформляется ежегодный оплачиваемый отпуск, то это должно быть отражено в тексте и названии документа.

Приведем приблизительный текст заявления:

Генеральному директору ООО «Строймонтаж» И.И. Иванову от П.В. Петрова, старшего монтажника.

Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск сроком 28 календарных дней с «10» августа 2016 года по «28» августа 2016 года.

Далее идет дата подачи, подпись. Документ является обязательным, если отдых не был обозначен и зафиксирован первым способом – через уведомление.

Приказ

Чтобы оформить отпускной период сотруднику также необходимо издать приказ. Приказ оформляется по форме Т-6, для одновременного оформления нескольких работников используют другой вариант формы ­– Т-6а.

В документе указывается номер, дата составления, табельный номер, наименование типа отпуска. Приказ является обязательным, даже при наличии составленного графика. Форма подписывается руководителем компании и начальником кадрового отдела.

Записка-расчёт

Данный документ позволяет произвести расчёт выплат, причитающихся в отпускной период работнику.

Записка-расчет оформляется по стандартизированной форме Т-60. Форма представляет собой двухсторонний бланк.

На первой стороне указывают основные данные об отпуске (даты, начало и окончание отдыха).

На второй стороне производятся бухгалтерские расчёты для положенных выплат.

Форма Т-60 также является обязательным документом. Для её заполнения будет необходимо вычислить средний заработок сотрудника.

На график отпусков оказывают влияние три фактора – потребности предприятия, пожелания сотрудников и положения Трудового Кодекса. Начало отдыха фиксируется двумя способами – с помощью заявления сотрудника либо с помощью уведомления начальства.

Оба варианта должны быть составлены письменно, с датами и подписями. Если работник отказывается подписывать уведомление, то следует составить специальный акт.

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2010, N 9

Учет отпусков в отделе кадров

В статье подробно описаны действия работника отдела кадров по учету отпусков сотрудников. Как учесть пересечение отпусков, дни, взятые заранее в счет отпуска, накопившиеся отгулы, переносы с прошлого года и многое другое.

Полный спектр действий по учету отпусков

Сотрудник отдела кадров на практике сталкивается с различными сложностями при учете отпусков работников организации. Во-первых, он должен как следует представлять себе процесс документооборота при уходе работников в отпуск и своевременно составить и заполнить необходимые документы. Во-вторых, даже не в очень большой организации сотрудники не только уходят в отпуск, как часы, в соответствии с графиком, но и разбивают отпуск на части, их отзывают, они пишут заявления с просьбами предоставить им свободные дни в счет отпуска. И все это совершенно законно, и все это надо учесть, чтобы не нарушить права работников и соблюсти интересы работодателя.

Попробуем составить список, что должен делать отдел кадров в этом направлении:

— составление графика отпусков;

— напоминание об уходе в отпуск сотрудников по графику;

— учет отпусков произвольных типов и видов;

— учет периодов, за которые сотруднику полагается отпуск;

— учет дополнительных отпусков по штатному расписанию (ненормированный рабочий день, вредные условия труда);

— учет остатков отпуска;

— учет отзывов из отпуска;

— контроль за пересечением отпусков между собой;

— отслеживание равномерности ухода сотрудников в отпуск;

— контроль за пересечением отпусков, командировок и больничных;

— возможность продления отпусков;

— учет компенсаций за отпуск.

График отпусков приведен в журнале в разделе «Документы к теме номера», форма уведомления сотрудника тоже там есть, а мы рассмотрим подробно далее главный документ, в котором ведутся все записи по учету отпусков.

Личная карточка сотрудника. Раздел VIII «Отпуск»

Основной учет отпусков на каждого сотрудника ведется в его личной карточке — форма N Т-2, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. На 4-й странице этой формы есть разд. VIII «Отпуск». В этот раздел надо вносить все отпуска: ежегодный, учебный, за свой счет (без сохранения заработной платы).

Унифицированная форма. Образец заполнения

4-я страница формы N Т-2

VIII. Отпуск

Вид отпуска (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и др.)	Период работы	Количество календарных дней отпуска	Дата	Основание
С	По	Начала	Окончания
Учебный отпуск						Приказ N 67 от 14.05.2009
Ежегодный			28 21			Приказ N 91 от 29.07.2009; приказ об отзыве от 22.08.2009
Отпуск без сохранения заработной платы						Приказ N 104 от 14.09.2009
Ежегодный (неиспользованная в связи с отзывом из отпуска часть)						Приказ N 152 от 08.12.2009, листок нетрудоспособности
Отпуск без сохранения заработной платы						Приказ N 3 от 22.01.2010
Отпуск без сохранения заработной платы						Приказ N 27 от 15.03.2010
Ежегодный						Приказ N 91 от 30.08.2010

Периоды работы, дающие право на ежегодный отпуск

Не надо забывать, что вовсе не все периоды работы в организации дают право на ежегодный отпуск. В этом вопросе надо опираться на ст. 121 ТК РФ.

В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включаются:

— время фактической работы;

— время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы (должность), в т. ч. время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, выходные дни и другие предоставляемые работнику дни отдыха;

— время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;

— период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине;

— время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.

В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включаются:

— время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ;

— время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.

В стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время.

Мы видим, что существует целый ряд периодов, которые нужно вычитать из стажа работы, дающего право на ежегодный основной отпуск. Например, в приведенном образце заполнения личной карточки мы видим, что при отпуске за второй год работы из стажа было вычтено 5 дней, поскольку именно на такое количество была превышена норма в 14 дней отпуска без сохранения заработной платы.

Интересно также, на какие документы должен опираться сотрудник отдела кадров, если ему надо исключить из стажа периоды отсутствия работника на работе без уважительных причин, например, вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ.

В случае непрохождения в установленном порядке обучения и проверки знаний и навыков в области охраны труда надо ориентироваться на протокол и предписание инспекции об отстранении сотрудника от работы. На основании этих документов должен быть издан приказ об отстранении от работы. Аналогичными документами оформляется факт отстранения от работы в связи с непрохождением обязательного предварительного или периодического медицинского осмотра. В случае выявления в соответствии с медицинским заключением противопоказаний для выполнения работы, обусловленной трудовым договором, руководитель должен издать приказ.

Внесение правок и изменений

Записи в таблицу вносятся каждый раз при уходе работника в отпуск и возвращении из него. Не рекомендуется сразу при уходе проставлять и дату начала и дату окончания отпуска, так как сотрудника могут отозвать из отпуска, он может заболеть. Некоторые специалисты предлагают все же заполнять сразу всю строку, а в случае изменения зачеркивать неправильную запись, вписывая затем правильную . Личная карточка — не трудовая книжка и запрета на зачеркивание записей в нормативных документах нет, так что такая рекомендация вполне легитимна. Но все же автору представляется, что лишние зачеркивания не нужны никакому документу и лучше их избегать. С другой стороны, если изменение все же произошло, например, изменилось количество дней отдыха работника в связи с отзывом его из отпуска, то придется зачеркнуть первоначальную цифру.

Стоит обратить внимание на то, что если работник болел в течение отпуска, что подтвердил больничным листом, то дата его выхода из отпуска, соответственно, изменяется, а вот количество дней отдыха может остаться прежним, если он сообщил о своей временной нетрудоспособности и отпуск был продлен, а не перенесен на другое время. Часто возникают вопросы: кто решает, продлевается отпуск или переносится? работник или работодатель? Есть мнение, что в этом случае надо обращаться к Правилам об очередных и дополнительных отпусках, утв. Народным комиссариатом труда СССР 30.04.1930 N 169 (далее — Правила), которые в силу ч. 1 ст. 423 ТК РФ применяются в части, не противоречащей ТК РФ. Пункт 17 Правил также говорит о переносе или продлении отпуска в случае нетрудоспособности работника, а п. 18, детализируя порядок продления или перенесения отпуска, устанавливает следующие принципы: если причины, мешающие работнику уйти в отпуск, наступили до его начала, то новый срок отпуска определяется по соглашению работодателя с работником. Если же эти причины наступили во время пребывания работника в отпуске, то срок возвращения из отпуска автоматически удлиняется на соответствующее количество дней, причем работник обязан немедленно уведомить об этом работодателя. Эксперты считают, что из приведенной нормы следует, что если болезнь наступила во время отпуска, то срок возвращения из отпуска автоматически продлевается на соответствующее количество дней. В ситуации, когда болезнь наступила до начала отпуска, отпуск переносится на новый срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника .

Возникают проблемы с тем, что быстро заканчивается 4-я стр. формы N Т-2; действительно, если работник берет ежегодный отпуск в разбивку, учится, то разд. VIII «Отпуск» очень быстро оказывается заполненным. В этом случае можно просто напечатать дополнительную страницу рассматриваемого раздела с таблицей, озаглавить ее «Вкладной лист к личной карточке Иванова И. И.» и спокойно продолжать заполнение. В случае если этот вкладной лист закончится, то можно делать вкладной лист N 2 и т. д.

Журнал регистрации приказов на отпуск

Если личная карточка полностью решает вопрос учета отпусков в отношении конкретного сотрудника, то не стоит забывать, что необходимо еще и совместить все эти пересечения, учесть заранее, чтобы в связи с переносами и отзывами сотрудников не пересекались отпуска значимых для производства работников. Для этой цели следует использовать журнал регистрации приказов на отпуск. Хотелось бы обратить внимание, что если в личную карточку в графу «Основание» заносятся основания для отпуска, то есть приказы руководителя, то в данном журнале в такой графе пишется основание для приказа. Такими основаниями будут графики отпусков, заявления работников, справки-вызовы из учебных заведений.

Примерный образец

Журнал регистрации приказов на отпуск

N п/п	Дата приказа	Номер приказа	Ф. И.О. работника, подразделение	Вид отпуска	Даты начала и окончания	Количество дней	Основание
			Евтюшенкович Игорь Леонидович, отдел рекламы	Учебный	17.05.2009 31.05.2009		Справка — вызов N 22 от 10.05.2009; заявление от 12.05.2009
			Ивановило Сергей Иванович, АХО	Ежегодный	20.05.2009 17.06.2009		График отпусков
			Лапочкина Марина Александровна, канцелярия	Без сохранения заработной платы	23.05.2009 25.05.2009		Заявление от 20.05.2009
			Ивица Эжен, отдел маркетинга	Ежегодный	02.06.2009 30.06.2009		График отпусков

Библиография

1. Митрофанова В. В. Личная карточка Т-2. Рекомендации по заполнению . URL: http://www. nkc. ru/ru/employers/info/54.html. Дата обращения 15.07.2010.

2. Журавлева И. В., Анохина А. А. Все об оформлении личной карточки ф. Т-2 . URL: http://poranarabotu. ru/page/261/. Дата обращения 15.07.2010.

3. Ефимова О., Михайлов И. Отпуск работнику был предоставлен с… (ответ на вопрос) . Дата обращения 15.07.2010.

4. Пустозерова В. М., Стенюков М. В. Кадровое делопроизводство. Образцы документов, рекомендации по составлению с юридической поддержкой. М.: А-Приор, 2010.

В. Пустозерова

Заместитель главного редактора

Журнала «Кадровик»,

Юрист

Подписано в печать

>Кто ведет учет отпусков

Журнал учета отпусков нужен или нет

Номер может состоять из буквенных и цифровых обозначений, организация на основании своих предпочтений и нужд разрабатывает удобную и наглядную нумерацию. Сведения о работнике Достаточно предусмотреть графы для указания ФИО, должности и места работы (подразделения). Вид предоставляемого отпуска На основании ТК РФ каждый служащий имеет право на основной ежегодный отпуск. Кроме того, отдельные статьи ТК РФ, внутренняя документация фирмы, трудовой договор могут предусматривать предоставление иных дополнительных видов отпуска.

В отношении каждого из указанных видов отдыха должен быть составлен приказ, подлежащий дальнейшей регистрации в журнале. Даты отпуска Начальная и конечная дата отпускного периода.

Длительность отпуска Длительность всегда указывается в календарных днях. Приказы, связанные с отпуском по уходу за ребенком, без сохранения заработной платы должны храниться 75 лет, а потому их лучше зарегистрировать в отдельном журнале, например, по учету приказов по личному составу.

Резерв на оплату отпусков

По соотношению «затраты-эффект» этот вариант можно признать наиболее оптимальным; 31 декабря.

Вариант самый простой, но доступен он только тем организациям, которые составляют отчетность лишь по итогам года.

Какую дату для расчета резерва выбрать, организация решает сама и закрепляет это в своей . на отчетную дату формируется по дебету тех же счетов учета, на которых организация отражает начисление заработной платы. Операция Дебет счета Кредит счета Начислен резерв на оплату отпусков 20 «Основное производство» 25 «Общепроизводственные расходы» 26 «Общехозяйственные расходы» 44 «Расходы на продажу» 08 «Вложения во внеоборотные активы» и др. 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «» Сумма резерва отпусков в бухгалтерском балансе организации будет отражена по «Оценочные обязательства» в величине, равной на

График отпусков составляется ежегодно по принципу равномерного распределения отпускных периодов работников.

При составлении графика обязательно учитываются пожелания работников (особенно льготных категорий, имеющих право в одностороннем порядке определять период своего отпуска, например ветеранов боевых действий, супругов военнослужащих и др.).

График должен быть утвержден не позднее двухнедельного срока до начала нового календарного года, то есть до 17 декабря. График составлен корректно, если при его оформлении соблюдены все названные условия (ст.

123 ТК РФ).О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.Заявление о предоставлении отпуска работник может подать, если хочет пойти в отпуск в период, отличный от запланированного в графике, либо если отпуск не был запланирован в графике (например, по причине того что работник пришел в организацию после утверждения графика отпусков).

Учет отпусков в отделе кадров

Раздел VIII «Отпуск» Основной учет отпусков на каждого сотрудника ведется в его личной карточке — форма N Т-2, утв.

Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. На 4-й странице этой формы есть разд. VIII «Отпуск». В этот раздел надо вносить все отпуска: ежегодный, учебный, за свой счет (без сохранения заработной платы).

Унифицированная форма. Образец заполнения 4-я страница формы N Т-2 VIII.

Отпуск Вид отпуска (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и др.) Период работы Количество календарных дней отпуска Дата Основание С По Начала Окончания 1 2 3 4 5 6 7 Учебный отпуск — — 15 17.05.2009 31.05.2009 Приказ N 67 от 14.05.2009 Ежегодный 01.10.2008 30.09.2009 28 21 02.08.2009 23.08.2009 Приказ N 91 от 29.07.2009; приказ об отзыве от 22.08.2009 Отпуск без сохранения заработной платы — — 2 15.09.2009

Кто ведет учет отпусков

к.

очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее, чем за две недели до его начала. Обязан ли работник сначала пойти в очередной отпуск, а потом продлить его на учебный. Или время ежегодного отдыха и время на учебу предоставляется отдельно? Согласно статье 177 ТК РФ, законодатель разрешает присоединять основные ежегодные отпуска к дополнительным учебным, предусмотренным для лиц, совмещающих работу с обучением по соглашению работодателя и сотрудника. Часто возникают вопросы: кто решает, продлевается отпуск или переносится?

работник или работодатель? Есть мнение, что в этом случае надо обращаться к Правилам об очередных и дополнительных отпусках, утв. Народным комиссариатом труда СССР 30.04.1930 N 169 (далее — Правила), которые в силу ч.

1 ст.

Оформление отпусков: практические рекомендации и организация учета в программе «1С:Зарплата и Управление персоналом 8.0»

Наравне с другими работниками право на оплачиваемый отпуск имеют временные и сезонные работники.

Напомним, что временными признаются работники, заключившие трудовой договор на срок до двух месяцев. Таким работникам предоставляются оплачиваемые отпуска или выплачивается компенсация при увольнении из расчета два рабочих дня за каждый месяц работы.

Сезонными признаются работы, которые в силу климатических и иных природных условий выполняются в течение определенного времени (сезона), не превышающего шести месяцев. Надомниками признаются лица, заключившие трудовой договор с организацией о выполнении работ

Журнал регистрации отпусков

Так он может быть разбит на части, сотрудника могут вызвать на работу, работник может получить отгулы в счет отпуска и пр.

Работникам, занятым на сезонных работах, оплачиваемые отпуска также предоставляются из расчета два календарных дня за каждый месяц работы. Обращаем внимание, что право на отпуск на общих основаниях имеют и лица, работающие по трудовому договору у отдельных граждан, а также надомные работники.

Составляя графики отпусков нужно учитывать и интересы работодателя, и интересы работника. Список необходимых действий выглядит так:

1. Вести учет дополнительных отпусков;
2. Вести учет компенсаций за неиспользованный отпуск.
3. Вести учет остатка отпуска;
4. Контролировать пересечение отпусков, больничных и командировок;
5. Следить за равномерностью ухода в отпуск работников;
6. Учитывать период, за который положен отпуск;
7. Вести учет неплановых отпусков;
8. Предусматривать возможность продления;
9. Составить график отпусков;
10. Вести учет отзывов;
11. Информировать сотрудника перед отпуском;
12. Анализировать пересечение их между собой;

При определении право на очередной оплачиваемый отпуск нужно учитывать:

plbarber.ru

Какие организации должны формировать резерв на оплату отпусков для целей бухгалтерского учета.

2. Как рассчитать сумму резерва на оплату отпусков. 3. Внимание Определить количество неиспользованных дней отпуска, включая дополнительный оплачиваемый отпуск, на которое имеет право каждый работник на эту отчетную дату. Шаг 2. Рассчитать средний дневной заработок каждого работника соответствующей группы.

Применяется общий порядок расчета среднего заработка для определения величины отпускных и компенсации за неиспользованный отпуск. Шаг 3. Рассчитать величину отпускных, причитающихся конкретному работнику на отчетную дату, с учетом взносов во внебюджетные фонды по формуле: Шаг 4.

Сложить по всем работникам группы величину рассчитанных отпускных с учетом взносов во внебюджетные фонды. Полученная величина и будет являться суммой резерва на оплату отпусков по каждой конкретной группе на отчетную дату.

Обязательно ли вести журнал учета отпусков?

В целом все журналы регистрации направлены на то, чтобы вести учет и структурировать какие-либо: Ведение журналов помогает при необходимости облегчить поиск нужной информации или сделать выборку для какого-либо анализа.

Например, по можно быстро определить, когда в последний раз приходил инспектор из Роструда.

Читайте о больше информации в статье по ссылке. Все журналы учета и регистрации, которые применяет кадровая служба, можно разделить: В отношении журналов, которые носят рекомендательный характер, каждая компания самостоятельно оценивает целесообразность их ведения. Итоговое решение будет зависеть от ряда факторов: численности персонала, особенностей документооборота компании, особенностей построения трудовых отношений с сотрудниками. Очевидно, что если в организации нет материально-ответственных лиц, то ей не пригодится.

Если в организации принято знакомить сотрудников с локальными актами путем подписания листа ознакомления, то ей вряд ли понадобится .

Как правильно создать систему регистрации приказов по отпускам?

Следовательно, целесообразней их хранить в отдельных папках.

Первая группа – приказы, оформляющие трудовые отношения и существенные факты реализации трудовой функции работника (касаются условий трудового договора) и имеющие долговременный срок хранения (75 лет): О приеме на работу; О прекращении действия трудового договора; О переводе на другую работу; О предоставлении отпуска без сохранения заработной платы; О предоставлении отпуска по уходу за ребенком до трех лет; О предоставлении отпуска по беременности и родам; О досрочном выходе из отпуска по уходу за ребенком; О направлении в зарубежную командировку; О поощрении работника; Об изменении фамилии; О назначении на должность; О совмещении должностей / профессий; Об исполнении обязанностей (на время отпуска); Об

Правила ведения журнала регистрации отпусков + пример журнала

Читайте также статью: → “». Право работодателя создать собственные формы для оформления предоставляемых отпусков, закрепив подготовленный бланк в своей внутренней документации и учетной политике.Каждый раз, направляя работника в отпуск, руководитель утверждает приказ, который подлежит обязательной регистрации в журнале.

Основанием для создания приказа служит график отпусков, а также личное заявление будущего отпускника. Читайте также статью: → “».Если отпуск предоставляется в период, отличный от закрепленного в графике, то достаточно только заявления работника.(пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книгОформлением приказов о предоставлении отпускных периодов занимается сотрудник, у которого в обязанностях прописана данная функция.

>График отпусков на 2020 год: как составить, заполнить и утвердить

Как составляется график отпусков по Трудовому кодексу

Основная статья Трудового кодекса, которая касается планирования отпусков на предприятии — 123-я. Из нее следует сразу несколько важных правил:

• План отпусков нужен везде, где есть работники, которым положен ежегодный оплачиваемый отпуск.
• График отпусков обязателен и для работодателей, и для работников. Это значит, что сотрудник обязан отгулять назначенный ему период.
• Работодатель обязан уведомить о предстоящем отпуске минимум за две недели.
• План ежегодного отдыха сотрудников должен быть готов и утвержден минимум за две недели до следующего календарного года. Если в компании есть профсоюз, надо получить его одобрение.

Также есть несколько статей ТК, по которым ряд тружеников имеют льготы при распределении отпусков. Далее расскажем об этом подробнее.

Еще больше вы можете узнать из курса о режиме работы и учете рабочего времени. Подробная программа курса.

План ежегодного отдыха работников — не просто обязательный документ, который нужен по закону. Это еще и эффективный инструмент планирования работы предприятия. Рекомендуем составлять его не «для галочки», а в интересах бизнеса. Как это сделать — опишем в дальше в статье.

Как оформить ежегодный отпуск работнику: 8 правил для бухгалтера

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск следует предоставлять всем работникам, оформленным по трудовому договору. Право на ежегодный основной отпуск имеют не только штатные сотрудники, но и совместители, а также сотрудники, принятые на работу по срочному трудовому договору на срок до двух месяцев, и сезонные работники.

Предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска

Правило № 1

Нельзя не предоставлять сотрудникам ежегодный основной оплачиваемый отпуск в течение двух лет подряд. Об этом говорится в статье 124 ТК РФ. Помните, что с согласия сотрудника работодатель может перенести ежегодный отпуск сотруднику, если его уход в отпуск неблагоприятно скажется на деятельности организации. НО! Перенос должен быть только на следующий рабочий год!

Работодатель обязан перенести ежегодный основной оплачиваемый отпуск по письменному заявлению сотрудника, если сотрудника вовремя не предупредили о начале его отпуска, а также, если отпускные выплатили с задержкой.

График отпусков

Правило № 2

Каждый год следует утверждать график отпусков (ч.2 ст.123 ТК РФ). Ежегодный отпуск можно делить на части. Допустим, работник принял решение отгулять полностью 28 календарных дней отпуска, но в графике отпусков его отпуск разделен на части. Сотрудник вправе так поступить, написав работодателю заявление на отпуск. Если работник идет в отпуск по графику, писать заявление на отпуск ему не обязательно.

Стаж для получение ежегодного отпуска

Правило № 3

Несмотря на то, что право на первый ежегодный основной оплачиваемый отпуск возникает у нового сотрудника спустя шесть месяцев непрерывной работы, работодатель не имеет права отказать в просьбе о предоставлении досрочного отпуска (авансом), до истечения полугода, ряду сотрудников:

• женщинам перед отпуском по беременности и родам и после него (ст. 122 ТК РФ);
• сотрудникам моложе 18 лет (ст. 122, 267 ТК РФ);
• сотрудникам, которые усыновили детей в возрасте до трех месяцев (ст. 122 ТК РФ);
• мужьям, если их жены находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
• иным сотрудникам, согласно иным нормативным документам. Например, женам военнослужащих согласно п. 11 ст. Закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ.

Если сотрудник оформлен совместителем, то ему вообще не обязательно ждать шесть месяцев: отпуск работодатель обязан предоставить и в более ранние сроки (авансом).

Правило № 4

Видео в Контур.Школе Вы узнаете, как правильно предоставить и оплатить отпуск работнику Посмотреть

Работодатель обязан правильно исчислять стаж, который дает право сотруднику на ежегодный основной отпуск.

Перечень периодов, которые следует включить в расчет стажа, приведен в части 1 статьи 121 ТК РФ. Например, в стаж следует включить время, когда сотрудник фактически не работал, но согласно законодательству за ним сохранялось место работы. А в части 2 статьи 121 ТК РФ поименован перечень периодов, которые следует исключить при расчете стажа. Например, время, когда сотрудница находилась в отпуске по уходу за ребенком до трех лет, должно быть исключено из расчета.

Правило № 5

В общем случае ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется в календарных днях. Ряду сотрудников отпуск должен быть предоставлен в рабочих днях: сотрудникам, с которыми заключен срочный трудовой договор на срок не более двух месяцев, а также сезонным работникам.

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск в рабочих днях предоставляется и другим категориям сотрудников, например, судьям. Согласно статьям 120 и 139 ТК РФ, отпуск таких сотрудников работодатель должен пересчитать в календарные дни.

Продление отпуска

Правило № 6

Работодатель обязан продлить ежегодный отпуск в случаях, поименованных в ч.1 ст. 129 и ч.1 ст. 124 ТК РФ. Например, если сотрудник в отпуске заболел, отпуск должен быть продлен на дни болезни. Но будьте внимательны! Продление отпуска законно только если сотрудник болел сам, а не ухаживал за заболевшими членами семьи!

Правило № 7

Отозвать сотрудника из отпуска можно только с его с согласия.

Компенсация за неиспользованный ежегодный основной оплачиваемый отпуск

Правило № 8

Компенсацию за неиспользованный ежегодный основной оплачиваемый отпуск выплачивают только при увольнении.

НО! Работодатель вправе (но не обязан) выплатить компенсацию сотруднику, продолжающему работать в компании, но только за ту часть ежегодного основного оплачиваемого отпуска, которая превышает 28 календарных дней. Речь идет об удлиненных ежегодных основных оплачиваемых отпусках.

В этой статье мы обсудили важные правила, о которых следует помнить при предоставлении ежегодного основного оплачиваемого отпуска. Помните, что за любое нарушение трудового законодательства компания будет нести административную ответственность. Обязательно ознакомьтесь со статьей 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Чтобы полностью разобраться с расчетами с работниками, например, как правильно считать и выплачивать зарплату, средний заработок в разных случаях, пособия, командировки и пр., рекомендуем обучение на онлайн-курсе Контур.Школы «Расчеты с персоналом по оплате труда». По итогам обучения вы также получите удостоверение о повышении квалификации 136 ак.часов.

В статье подробно описаны действия работника отдела кадров по учету отпусков сотрудников. Как учесть пересечение отпусков, дни, взятые заранее в счет отпуска, накопившиеся отгулы, переносы с прошлого года и многое другое.

Полный спектр действий по учету отпусков

Сотрудник отдела кадров на практике сталкивается с различными сложностями при учете отпусков работников организации. Во-первых, он должен как следует представлять себе процесс документооборота при уходе работников в отпуск и своевременно составить и заполнить необходимые документы. Во-вторых, даже не в очень большой организации сотрудники не только уходят в отпуск, как часы, в соответствии с графиком, но и разбивают отпуск на части, их отзывают, они пишут заявления с просьбами предоставить им свободные дни в счет отпуска. И все это совершенно законно, и все это надо учесть, чтобы не нарушить права работников и соблюсти интересы работодателя.

Попробуем составить список, что должен делать отдел кадров в этом направлении:

• составление графика отпусков;
• напоминание об уходе в отпуск сотрудников по графику;
• учет отпусков произвольных типов и видов;
• учет периодов, за которые сотруднику полагается отпуск;
• учет дополнительных отпусков по штатному расписанию (ненормированный рабочий день, вредные условия труда);
• учет остатков отпуска;
• учет отзывов из отпуска;
• контроль за пересечением отпусков между собой;
• отслеживание равномерности ухода сотрудников в отпуск;
• контроль за пересечением отпусков, командировок и больничных;
• возможность продления отпусков;
• учет компенсаций за отпуск.

График отпусков приведен в журнале в разделе «Документы к теме номера», форма уведомления сотрудника тоже там есть, а мы рассмотрим подробно далее главный документ, в котором ведутся все записи по учету отпусков.

Личная карточка сотрудника. Раздел VIII «Отпуск»

Основной учет отпусков на каждого сотрудника ведется в его личной карточке — форма N Т-2, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. На 4-й странице этой формы есть разд. VIII «Отпуск». В этот раздел надо вносить все отпуска: ежегодный, учебный, за свой счет (без сохранения заработной платы).

Унифицированная форма. Образец заполнения

4-я страница формы N Т-2

<…>

VIII. Отпуск

Вид отпуска (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и др.)	Период работы	Количество календарных дней отпуска	Дата	Основание
с	по	начала	окончания
1	2	3	4	5	6	7
Учебный отпуск	—	—	15	17.05.2009	31.05.2009	Приказ N 67 от 14.05.2009
Ежегодный	01.10.2008	30.09.2009	28 21	02.08.2009	23.08.2009	Приказ N 91 от 29.07.2009; приказ об отзыве от 22.08.2009
Отпуск без сохранения заработной платы	—	—	2	15.09.2009	16.09.2009	Приказ N 104 от 14.09.2009
Ежегодный (неиспользованная в связи с отзывом из отпуска часть)	01.10.2008	30.09.2008	7	10.12.2009	25.12.2009	Приказ N 152 от 08.12.2009, листок нетрудоспособности
Отпуск без сохранения заработной платы	—	—	5	25.01.2010	29.01.2010	Приказ N 3 от 22.01.2010
Отпуск без сохранения заработной платы	—	—	14	16.03.2010	29.03.2010	Приказ N 27 от 15.03.2010
Ежегодный	01.10.2009	05.10.2010	28	01.09.2010	28.09.2010	Приказ N 91 от 30.08.2010

Периоды работы, дающие право на ежегодный отпуск

Не надо забывать, что вовсе не все периоды работы в организации дают право на ежегодный отпуск. В этом вопросе надо опираться на ст. 121 ТК РФ.

В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включаются:

• время фактической работы;
• время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы (должность), в т.ч. время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, выходные дни и другие предоставляемые работнику дни отдыха;
• время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;
• период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине;
• время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.

В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включаются:

• время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ;
• время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.

В стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время.

Мы видим, что существует целый ряд периодов, которые нужно вычитать из стажа работы, дающего право на ежегодный основной отпуск. Например, в приведенном образце заполнения личной карточки мы видим, что при отпуске за второй год работы из стажа было вычтено 5 дней, поскольку именно на такое количество была превышена норма в 14 дней отпуска без сохранения заработной платы.

Интересно также, на какие документы должен опираться сотрудник отдела кадров, если ему надо исключить из стажа периоды отсутствия работника на работе без уважительных причин, например, вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ.

В случае непрохождения в установленном порядке обучения и проверки знаний и навыков в области охраны труда надо ориентироваться на протокол и предписание инспекции об отстранении сотрудника от работы. На основании этих документов должен быть издан приказ об отстранении от работы. Аналогичными документами оформляется факт отстранения от работы в связи с непрохождением обязательного предварительного или периодического медицинского осмотра. В случае выявления в соответствии с медицинским заключением противопоказаний для выполнения работы, обусловленной трудовым договором, руководитель должен издать приказ.

Внесение правок и изменений

Записи в таблицу вносятся каждый раз при уходе работника в отпуск и возвращении из него. Не рекомендуется сразу при уходе проставлять и дату начала и дату окончания отпуска, так как сотрудника могут отозвать из отпуска, он может заболеть. Некоторые специалисты предлагают все же заполнять сразу всю строку, а в случае изменения зачеркивать неправильную запись, вписывая затем правильную . Личная карточка — не трудовая книжка и запрета на зачеркивание записей в нормативных документах нет, так что такая рекомендация вполне легитимна. Но все же автору представляется, что лишние зачеркивания не нужны никакому документу и лучше их избегать. С другой стороны, если изменение все же произошло, например, изменилось количество дней отдыха работника в связи с отзывом его из отпуска, то придется зачеркнуть первоначальную цифру.

Стоит обратить внимание на то, что если работник болел в течение отпуска, что подтвердил больничным листом, то дата его выхода из отпуска, соответственно, изменяется, а вот количество дней отдыха может остаться прежним, если он сообщил о своей временной нетрудоспособности и отпуск был продлен, а не перенесен на другое время. Часто возникают вопросы: кто решает, продлевается отпуск или переносится? работник или работодатель? Есть мнение, что в этом случае надо обращаться к Правилам об очередных и дополнительных отпусках, утв. Народным комиссариатом труда СССР 30.04.1930 N 169 (далее — Правила), которые в силу ч. 1 ст. 423 ТК РФ применяются в части, не противоречащей ТК РФ. Пункт 17 Правил также говорит о переносе или продлении отпуска в случае нетрудоспособности работника, а п. 18, детализируя порядок продления или перенесения отпуска, устанавливает следующие принципы: если причины, мешающие работнику уйти в отпуск, наступили до его начала, то новый срок отпуска определяется по соглашению работодателя с работником. Если же эти причины наступили во время пребывания работника в отпуске, то срок возвращения из отпуска автоматически удлиняется на соответствующее количество дней, причем работник обязан немедленно уведомить об этом работодателя. Эксперты считают, что из приведенной нормы следует, что если болезнь наступила во время отпуска, то срок возвращения из отпуска автоматически продлевается на соответствующее количество дней. В ситуации, когда болезнь наступила до начала отпуска, отпуск переносится на новый срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника .

Возникают проблемы с тем, что быстро заканчивается 4-я стр. формы N Т-2; действительно, если работник берет ежегодный отпуск в разбивку, учится, то разд. VIII «Отпуск» очень быстро оказывается заполненным. В этом случае можно просто напечатать дополнительную страницу рассматриваемого раздела с таблицей, озаглавить ее «Вкладной лист к личной карточке Иванова И.И.» и спокойно продолжать заполнение. В случае если этот вкладной лист закончится, то можно делать вкладной лист N 2 и т.д.

Журнал регистрации приказов на отпуск

Если личная карточка полностью решает вопрос учета отпусков в отношении конкретного сотрудника, то не стоит забывать, что необходимо еще и совместить все эти пересечения, учесть заранее, чтобы в связи с переносами и отзывами сотрудников не пересекались отпуска значимых для производства работников. Для этой цели следует использовать журнал регистрации приказов на отпуск. Хотелось бы обратить внимание, что если в личную карточку в графу «Основание» заносятся основания для отпуска, то есть приказы руководителя, то в данном журнале в такой графе пишется основание для приказа. Такими основаниями будут графики отпусков, заявления работников, справки-вызовы из учебных заведений.

Примерный образец

N п/п	Дата приказа	Номер приказа	Ф.И.О. работника, подразделение	Вид отпуска	Даты начала и окончания	Количество дней	Основание
1	14.05.2009	67	Евтюшенкович Игорь Леонидович, отдел рекламы	Учебный	17.05.2009 31.05.2009	15	Справка- вызов N 22 от 10.05.2009; заявление от 12.05.2009
2	19.05.2009	69	Ивановило Сергей Иванович, АХО	Ежегодный	20.05.2009 17.06.2009	28	График отпусков
3	22.05.2009	70	Лапочкина Марина Александровна, канцелярия	Без сохранения заработной платы	23.05.2009 25.05.2009	3	Заявление от 20.05.2009
4	01.06.2009	75	Ивица Эжен, отдел маркетинга	Ежегодный	02.06.2009 30.06.2009	28	График отпусков

Библиография

1. Митрофанова В.В. Личная карточка Т-2. Рекомендации по заполнению . URL: http://www.nkc.ru/ru/employers/info/54.html. Дата обращения 15.07.2010.
2. Журавлева И.В., Анохина А.А. Все об оформлении личной карточки ф. Т-2 . URL: http://poranarabotu.ru/page/261/. Дата обращения 15.07.2010.
3. Ефимова О., Михайлов И. Отпуск работнику был предоставлен с… (ответ на вопрос) . Дата обращения 15.07.2010.
4. Пустозерова В.М., Стенюков М.В. Кадровое делопроизводство. Образцы документов, рекомендации по составлению с юридической поддержкой. М.: А-Приор, 2010.

В.Пустозерова

Заместитель главного редактора

журнала «Кадровик»,

юрист

Как вести учет отпусков сотрудников

Начнем вести учет отпусков работников организации Зададим график отпусков организации

Не позднее, чем за две недели до наступления следующего календарного года работодатель обязан составить график отпусков сотрудников организации. «1С:Управление производственным предприятием 8» предоставляет возможность составлять и хранить в системе графики отпусков, а также выполнять сравнение планируемых и фактических периодов отпусков сотрудников организации.

В предыдущем разделе мы планировали отпуска в управленческом учете. Ниже мы рассмотрим, как выполняется аналогичная задача в регламентированном кадровом учете.

Откроем в интерфейсе «Кадровый учет» пункт меню «Кадровый учет», затем «Учет невыходов» и «Ввод графиков отпусков».

Рисунок 3.62 Интерфейс Кадровый учет организаций. Ввод графика отпусков

Программа выведет пустой список документов.

Личная карточка — не трудовая книжка и запрета на зачеркивание записей в нормативных документах нет, так что такая рекомендация вполне легитимна. Но все же автору представляется, что лишние зачеркивания не нужны никакому документу и лучше их избегать. С другой стороны, если изменение все же произошло, например, изменилось количество дней отдыха работника в связи с отзывом его из отпуска, то придется зачеркнуть первоначальную цифру.

Стоит обратить внимание на то, что если работник болел в течение отпуска, что подтвердил больничным листом, то дата его выхода из отпуска, соответственно, изменяется, а вот количество дней отдыха может остаться прежним, если он сообщил о своей временной нетрудоспособности и отпуск был продлен, а не перенесен на другое время.

Приказ N 104 от 14.09.2009

Ежегодный (неиспользованная в связи с отзывом из отпуска часть)

Приказ N 152 от 08.12.2009, листок нетрудоспособности

Отпуск без сохранения заработной платы

—

—

Приказ N 3 от 22.01.2010

Отпуск без сохранения заработной платы

—

—

Приказ N 27 от 15.03.2010

Ежегодный

Приказ N 91 от 30.08.2010

Периоды работы, дающие право на ежегодный отпуск

Не надо забывать, что вовсе не все периоды работы в организации дают право на ежегодный отпуск.

Как вести учет отпусков сотрудников в excel

— напоминание об уходе в отпуск сотрудников по графику;

— учет отпусков произвольных типов и видов;

— учет периодов, за которые сотруднику полагается отпуск;

— учет дополнительных отпусков по штатному расписанию (ненормированный рабочий день, вредные условия труда);

— учет остатков отпуска;

— учет отзывов из отпуска;

— контроль за пересечением отпусков между собой;

— отслеживание равномерности ухода сотрудников в отпуск;

— контроль за пересечением отпусков, командировок и больничных;

— возможность продления отпусков;

— учет компенсаций за отпуск.

График отпусков приведен в журнале в разделе «Документы к теме номера», форма уведомления сотрудника тоже там есть, а мы рассмотрим подробно далее главный документ, в котором ведутся все записи по учету отпусков.

Личная карточка сотрудника.

При указании периода необходимо принимать во внимание информацию о предыдущих отпусках, учитывать наличие прогулов, отстранений от работы, отпусков без сохранения зарплаты – все это может повлиять на изменение периода, за который полагается отпуск (ст. 121 ТК РФ).

После того как будет оформлен приказ, его необходимо подписать у руководителя организации либо у другого должностного лица, уполномоченного на то доверенностью. Например, в некоторых компаниях правом подписи кадровых приказов обладает руководитель кадровой службы.

Буквенные обозначения на «отпускных» приказах могут быть такими: «о» – ежегодные и учебные отпуска, «од» – дополнительные, целевые, без сохра¬не¬ния зарплаты, «к» – компенсация, перенос, отзыв. Например, приказ № 58-о.

Итак, приказ оформлен и подписан у руководителя.

Как правильно вести учет отпусков сотрудников

Его ведение необходимо, прежде всего, самой организации для обобщения и систематизации сведений, получения сводных и наглядных данных, собранных в одном месте.

Журнал позволит проследить последовательность издания приказов, не даст нарушить нумерацию, обеспечит непрерывность номеров. Кроме того, в некоторых случаях журнал пригодится для решения некоторых вопросов внутреннего или иного характера, например, для принятия решения о применении дисциплинарных наказаний, может быть представлен в суд в качестве подтверждения издания конкретного приказа, а также использоваться для иных целей.

Однако для применения в таких целях придется придать документу юридический статус, для этого нужен рукописный способ ведения, с нумерацией, прошивкой и скреплением печатью.

Откроем в интерфейсе «Кадровый учет» пункт меню «Кадровый учет», затем «Учет невыходов» и «Ввод графиков отпусков».

Рисунок 3.62 Интерфейс Кадровый учет организаций.

Ввод графика отпусков Программа выведет пустой список документов. Добавим новую строку, и перед нами откроется новый документ «Ввод графика отпусков организации».

Образец регистрационного журнала

Как правило, любой журнал или книга учета представляется в форме таблицы, в которую по порядку заносятся данные о создаваемых документах. Журнал для учета приказов на отпуск также может содержать табличную часть, в которой будут показываться сведения о приказе, виде предоставляемого отпуска, его длительности, а также самом отпускнике.

Наименование графы Пояснения по заполнению графы № строки Номер записи, традиционно записи нумеруются последовательно, начиная с «1» и далее по порядку Дата приказа Число, месяц и год, которые указаны на бланке приказа, служащего основанием для отправки сотрудника в отпуск № приказа Каждому приказу присваивается №, нумерация может быть различной.

Если же эти причины наступили во время пребывания работника в отпуске, то срок возвращения из отпуска автоматически удлиняется на соответствующее количество дней, причем работник обязан немедленно уведомить об этом работодателя. Эксперты считают, что из приведенной нормы следует, что если болезнь наступила во время отпуска, то срок возвращения из отпуска автоматически продлевается на соответствующее количество дней. В ситуации, когда болезнь наступила до начала отпуска, отпуск переносится на новый срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника .

Возникают проблемы с тем, что быстро заканчивается 4-я стр.

формы N Т-2; действительно, если работник берет ежегодный отпуск в разбивку, учится, то разд. VIII «Отпуск» очень быстро оказывается заполненным.

• Отпуск без сохранения заработной платы
• Дополнительный оплачиваемый отпуск
• Отпуск по уходу за ребенком
• Ежегодный основной оплачиваемый отпуск
• Учебный отпуск

Ежегодный оплачиваемый отпуск составляет 28 календарных дней.

Учет отпусков в организации

Попробуем составить список, что должен делать отдел кадров в этом направлении: График отпусков приведен в журнале в разделе «Документы к теме номера», форма уведомления сотрудника тоже там есть, а мы рассмотрим подробно далее главный документ, в котором ведутся все записи по учету отпусков.

Начнем вести учет отпусков работников организации Зададим график отпусков организации

В предыдущем разделе мы планировали отпуска в управленческом учете.

Ниже мы рассмотрим, как выполняется аналогичная задача в регламентированном кадровом учете.

ТК РФ).

О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.

Заявление о предоставлении отпуска работник может подать, если хочет пойти в отпуск в период, отличный от запланированного в графике, либо если отпуск не был запланирован в графике (например, по причине того что работник пришел в организацию после утверждения графика отпусков). При получении заявления проверьте правильность его оформления. Обращайте внимание на соблюдение установленного в организации регламента согласования такого заявления, то есть на наличие необходимых виз.

Принятое заявление советуем зарегистрировать в журнале учета заявлений о предоставлении отпусков (образец на стр.
53). Регистрация заявления – процедура не обязательная. Однако она позволит вам быть более внимательными и контролировать сроки оформления отпуска.

Оформление отпусков: практические рекомендации и организация учета в программе — 1С: Зарплата и Управление персоналом 8

Оформление отпусков: практические рекомендации и организация учета в программе «1С:Зарплата и Управление персоналом 8.0» Работникам, занятым на сезонных работах, оплачиваемые отпуска также предоставляются из расчета два календарных дня за каждый месяц работы.

д.) имеют право на удлиненный отпуск, в частности: При этом нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, в число дней отпуска не включаются.

Учет отпуска и расчет остатков неиспользованных отпусков

Указать основной и несколько дополнительных отпусков можно сразу в одном документе – «Отпуск».

Расчет отпускных.

Если он отсутствует, то соответствующие полномочия обычно имеет бухгалтер, специалист канцелярии или же сам руководитель.

Бумажная форма ведения журнала обычно используется для придания документу юридической силы (ведь только так можно доказать, что в документ не вносились правки постфактум, из него не удалялись записи и пр.). Также бумажный формат целесообразен, если предполагается ознакомление сотрудников с записями в журнале под личную подпись. Бумажный вариант журнала необходимо прошить и скрепить официальной печатью организации.

Если журнал необходим работодателю только для внутренних целей и для обобщения данных, то более удобно вести его в электронном формате.

Типовая форма и образец

Также готовые формы учетных журналов в твердой обложке выпускают некоторые типографии.

Ведение журнала об учете отпусков может быть необходимо организации для решения следующих задач:

1. Систематизации сведений об отпусках.
2. Обобщения информации о предоставляемых сотрудникам отпусках.
3. Получения наглядных сводных данных.
4. Отслеживания последовательности издания приказов об отпусках, недопущения нарушения нумерации и обеспечения непрерывности номеров.

В некоторых случаях журнал об учете отпусков может стать основанием для принятия важных кадровых решений (например, для решений о применении дисциплинарных взысканий), использоваться в качестве доказательства в суде или в иных целях.

Способ ведения

Журнал учета отпусков обычно ведет ответственный сотрудник кадровой службы.

Как и в предыдущих случаях, перед оформлением приказа на отпуск кадровику необходимо проверить правильность оформления больничного. Кроме этого, надо заполнить соответствующий раздел оборотной стороны, указав сведения о стаже работника, и зарегистрировать в журнале учета листков нетрудоспособности. Помимо больничного работник для оформления отпуска должен представить личное заявление.

Заявление на декретный отпуск женщина может подать не со дня получения листка нетрудоспособности, а позже.

На первый взгляд, не должно возникать никаких сложностей с оформлением приказа на отпуск.
Есть унифицированные формы: № Т?6 – если отпуск оформляется одному работнику и № Т-6а – для оформления отпуска нескольким работникам. Эти формы предусмотрены для оформления всех видов существующих отпусков.

ИнфоТК РФ.

В случае непрохождения в установленном порядке обучения и проверки знаний и навыков в области охраны труда надо ориентироваться на протокол и предписание инспекции об отстранении сотрудника от работы. На основании этих документов должен быть издан приказ об отстранении от работы. Аналогичными документами оформляется факт отстранения от работы в связи с непрохождением обязательного предварительного или периодического медицинского осмотра.

В случае выявления в соответствии с медицинским заключением противопоказаний для выполнения работы, обусловленной трудовым договором, руководитель должен издать приказ.

Внесение правок и изменений

Записи в таблицу вносятся каждый раз при уходе работника в отпуск и возвращении из него.

В документе «Отпуск» «1С:Зарплаты и управления персоналом 8» вместе с отпускными можно начислить и зарплату за дни месяца, предшествующие отпуску, а также материальную помощь к отпуску.

В документе «Отпуск» рассчитывается НДФЛ и прочие постоянные удержания, установленные сотруднику (например, профвзносы или алименты), на сумму которых будет уменьшена выплата. В налоговом регистре фиксируется даты выплаты отпускных и перечисления НДФЛ.

Бухгалтерский учет отпускных

УЧЕТ БЕЗ СОЗДАНИЯ РЕЗЕРВА НА ПРЕДСТОЯЩУЮ ОПЛАТУ ОТПУСКОВ Андрееву О.И.

предоставляется ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней с 18 ноября по 15 декабря 2005 года включительно.

В частности в рассматриваемом журнале можно регистрировать приказы, связанные с ежегодным основным отпуском (его предоставление, перенос, досрочное окончания в связи с отзывом), а также учебным отпуском, срок хранения которых составляет 5 лет.

Приказы, связанные с отпуском по уходу за ребенком, без сохранения заработной платы должны храниться 75 лет, а потому их лучше зарегистрировать в отдельном журнале, например, по учету приказов по личному составу.

Пример журнала регистрации отпусков

Обозначенный журнал подлежит хранению в течение трех лет с момента последней регистрационной записи, внесенной в журнал. Об этом гласит п.Д ст.

Примечание:В табличную часть при рассматриваемом способе заполнении документа из управленческого графика отпусков попадают только те сотрудники, которые числятся в организации, указанной в соответствующем поле заполняемого документа,

Нажмем на кнопку «Печать»и выберем из списка печатных форм пункт «Форма Т-7 «. На экран будет выведена заполненная форма Т-7, которую можно распечатать для дальнейшего ознакомления всех сотрудников с утвержденным графиком отпусков.

Рисунок 3.64 Печатная форма графика отпусков (Т-7)

Теперь сохраним данные о запланированных отпусках работников нажатием на кнопку «ОК».

Учтем фактический отпуск организации

График отпусков организации — это только план предоставления отпусков, который фактически может измениться по согласованию работника и работодателя.

Журналы регистрации ведутся в рукописном виде, даже при наличии автоматизированного учета.

Хранить и вести учет документации по ежегодным и учебным отпускам удобнее отдельно от документации по другим видам отпусков.

В следующем номере читайте об алгоритме работы с документами при оформлении отпусков, о работе с номенклатурными делами, оформлении записки-расчета, правилах заполнения карточки № Т-2 и других важных моментах.

Почему удобнее вести учет и оперативное хранение документов по ежегодным и учебным отпускам отдельно? В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения5 приказы разделяются на две группы: со сроком хранения 75 лет и 5 лет. «Отпускные» приказы так же имеют разный срок хранения.

Внимание Митрофанова В. В. Личная карточка Т-2. Рекомендации по заполнению . URL: http://www. nkc. ru/ru/employers/info/54.html. Дата обращения 15.07.2010.

2. Журавлева И. В., Анохина А.

А. Все об оформлении личной карточки ф. Т-2 . URL: http://poranarabotu. ru/page/261/. Дата обращения 15.07.2010.

3. Ефимова О., Михайлов И. Отпуск работнику был предоставлен с…

(ответ на вопрос) . Дата обращения 15.07.2010.

4. Пустозерова В. М., Стенюков М. В. Кадровое делопроизводство. Образцы документов, рекомендации по составлению с юридической поддержкой.

М.: А-Приор, 2010.

В.

Если взять за основу приведенную номенклатуру дел, все приказы, так или иначе касающиеся отпусков, регистрируются в журналах трех видов:

• – журнал регистрации приказов о предоставлении ежегодных и учебных отпусков (приказы о предоставлении основных и дополнительных ежегодных отпусков, а также учебных отпусков);
• – журнал регистрации приказов о предоставлении дополнительных, целевых отпусков и отпусков без сохранения заработной платы (приказы о предоставлении отпусков по беременности и родам, по уходу за ребенком, за ненормированный рабочий день, дополнительных неоплачиваемых отпусков для отдельных категорий работников – по статье 128 Трудового кодекса, а также отпусков без сохранения зарплаты);
• – журнал регистрации приказов о переносе отпуска, отзыве из отпуска, о замене части отпуска компенсацией.

Общая сумма отпускных / 28 х 168,92 = 4 730 рублей. Расчет отпускных Андрееву О.И.

производится в ноябре, деньги должны быть выплачены не позднее 15 ноября.

13 календарных дней отпуска приходится на ноябрь, 15 – на декабрь. УЧЕТ РЕЗЕРВОВ НА ПРЕДСТОЯЩУЮ ОПЛАТУ ОТПУСКОВ Если к моменту начисления отпускных резерв сформирован не полностью и сумма начисленных отпускных превышает сумму резерва, то разницу отражают на счете 97 «Расходы будущих периодов» и списывают за счет отчислений в резерв в последующие месяцы.

Учет отпусков

«Кадровик.

Кадровое делопроизводство», 2010, N 9 в отделе кадров В статье подробно описаны действия работника отдела кадров по учету отпусков сотрудников.

Как учесть пересечение отпусков, дни, взятые заранее в счет отпуска, накопившиеся отгулы, переносы с прошлого года и многое другое.

Законодательство данный вопрос не регламентирует, главное, чтобы не было повторений в течение календарного года. Номер может состоять из буквенных и цифровых обозначений, организация на основании своих предпочтений и нужд разрабатывает удобную и наглядную нумерацию. Сведения о работнике Достаточно предусмотреть графы для указания ФИО, должности и места работы (подразделения). Вид предоставляемого отпуска На основании ТК РФ каждый служащий имеет право на основной ежегодный отпуск. Кроме того, отдельные статьи ТК РФ, внутренняя документация фирмы, трудовой договор могут предусматривать предоставление иных дополнительных видов отпуска. В отношении каждого из указанных видов отдыха должен быть составлен приказ, подлежащий дальнейшей регистрации в журнале. Даты отпуска Начальная и конечная дата отпускного периода.
Но на практике в процессе оформления приказа кадровики допускают серьезные ошибки, что часто свидетельствует о пробелах в знаниях «кадровой науки».

Название вида отпуска должно указываться в точном соответствии с законодательными формулировками либо с формулировками, предусмотренными в локальных нормативных актах организации. Например, в коллективном договоре может предусматриваться предоставление целевых дополнительных отпусков.

Период работы нужно указывать только при оформлении ежегодных отпусков, так как все остальные отпуска предоставляются без учета проработанного периода. По общему правилу, период работы исчисляется рабочим годом с момента приема сотрудника на работу. Исключение – ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска, когда учитывается фактически отработанное время в соответствующих условиях.