Изменение персональных данных

Вопрос: Каков порядок действий при смене сотрудником паспорта? Нужно ли делать приказ о смене фамилии (например, при вступлении в брак)? Нужно ли дополнительное соглашение к трудовому договору при смене паспорта по достижении возраста или смене фамилии? (информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», сентябрь 2015 г.)

Каков порядок действий при смене сотрудником паспорта? Нужно ли делать приказ о смене фамилии (например, при вступлении в брак)? Нужно ли дополнительное соглашение к трудовому договору при смене паспорта по достижении возраста или смене фамилии?

Сведения о фамилии, имени, отчестве работника, а также сведения о документах, удостоверяющих его личность, вносятся в трудовой договор при его заключении. ТК РФ не предусматривает необходимости заключения соглашения к трудовому договору при изменении указанных сведений и внесения новых сведений в трудовой договор. При этом при изменении фамилии работника необходимо издать приказ о внесении в связи с этим изменений в документы по учету труда (личную карточку и др.). Кроме того, при изменении фамилии работника потребуется внесение изменений в трудовую книжку работника.

Правовое обоснование:

В соответствии с ч. 1 ст. 57 ТК в трудовом договоре указываются фамилия, имя, отчество работника, а также сведения о документах, удостоверяющих личность работника.

Если при заключении трудового договора в него не были включены какие-либо сведения и (или) условия из числа предусмотренных частями первой и второй ст. 57 ТК РФ, то это не является основанием для признания трудового договора незаключенным или его расторжения. Трудовой договор должен быть дополнен недостающими сведениями и (или) условиями. При этом недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора, а недостающие условия определяются приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон, заключаемым в письменной форме, которые являются неотъемлемой частью трудового договора (ч. 4 ст. 57 ТК РФ).

Согласно ст. 72 ТК РФ изменение определенных сторонами условий трудового договора, в том числе перевод на другую работу, допускается только по соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ. Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме.

В соответствии с п. 2.3. Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату.

Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

Информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», сентябрь 2015 г.

>Замена паспортных данных и перезаключения трудового договора

Вопрос

Прошу предоставить бланк уведомления работодателям о замене паспортных данных и перезаключения трудового договора, какими образом работник может оставить оклад без изменений, если работодатель настраивает на уменьшение оклада всем сотрудникам организации кто перезаключает трудовой договор?

Ответ

сообщаем следующее: Порядка перезаключения трудового договора нет, т.е. договоры не перезаключают. Если есть основания для увольнения, то оформляется увольнение. Если есть необходимость внести изменения в трудовой договор, то оформляется дополнительное соглашение.

Соответственно, бланков о перезаключении трудовых договоров, нет.

Заявление об изменении паспортных данных – http://www.1jur.ru/#/document/118/11839/.

Что касается оклада, то его можно изменить либо по соглашению сторон (когда и работник согласен), либо в одностороннем порядке при наличии причин (ст. 74 ТК РФ).

Подробно об этом см. материалы в обосновании.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Юрист».

Рекомендация: Как изменить трудовой договор

«Основания для изменения трудового договора

Необходимость внести изменения в трудовой договор возникает в случаях, когда меняются содержащиеся в нем сведения или условия. При этом не важно, какие условия трудового договора меняются: обязательные или дополнительные.

Внести изменения в трудовой договор можно только при обоюдном согласии его сторон (ст. 72 ТК РФ). При этом инициатором изменений может быть как сотрудник, так и работодатель (гл. 12 ТК РФ).*

Как оформить кадровые документы при изменении фамилии сотрудника

Изменения личных данных человека (имя, фамилия, отчество, место и дата рождения, пол и т. д.) в России фиксируются и документально оформляются органами записи актов гражданского состояния (ЗАГС) строго на основании Закона от 15 ноября 1997 г. № 143-ФЗ.

Личные данные сотрудника могут измениться в связи с заключением брака, разводом или решением самого сотрудника об их смене.

Для внесения изменений в кадровые документы сотрудник должен подать работодателю письменное заявление с просьбой внести такие изменения в учетные документы и представить подтверждающие документы (свидетельство о заключении брака, разводе, паспорт).

Далее сотрудник кадровой службы издает приказ о внесении изменений в учетные документы в связи со сменой фамилии сотрудника. Законодательно форма приказа не установлена, поэтому составить его можно в произвольной форме.

Затем на основании приказа необходимо внести изменения в следующие документы:

  • трудовой договор по правилам внесения недостающих сведений (ст. 57 ТК РФ);
  • личную карточку (раздел 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1);
  • трудовую книжку (п. 26 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, п. 2.3 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69);
  • документы воинского учета – для военнообязанных (п. 27 Методических рекомендаций, утвержденных Генштабом Вооруженных сил России);
  • пенсионное страховое свидетельство путем направления в территориальный орган ПФР заявления об обмене страхового свидетельства (п. 27 Инструкции, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 14 декабря 2009 г. № 987н).

Кроме того, если фамилию меняет руководитель организации, уведомьте об этом налоговую инспекцию по месту регистрации организации и замените банковскую карточку организации (п. 5 ст. 5 Закона от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ, п. 7.14 Инструкции Банка России от 14 сентября 2006 г. № 28-И). Если при этом он же является учредителем, внесите изменения в учредительные документы.

Порядок внесения изменений

По общему правилу порядок внесения изменений в трудовой договор заключается в оформлении письменного соглашения между сотрудником и работодателем*. Типовой формы такого документа в законодательстве не установлено. Поэтому организация может составить его в произвольной форме в виде дополнительного соглашения к трудовому договору. Такой вывод следует из статьи 72 Трудового кодекса РФ и подтверждается письмом Роструда от 20 ноября 2006 г. № 1904-6-1.

Дополнительное соглашение является неотъемлемой частью трудового договора. Поэтому его составьте в двух экземплярах – по одному для каждой из сторон. Факт того, что сотрудник получил свой экземпляр дополнительного соглашения, подтвердит его подпись на экземпляре работодателя. Такой вывод позволяет сделать часть 1 статьи 67 Трудового кодекса РФ.

Если в организации ведется журнал учета трудовых договоров, то зафиксируйте в нем выдачу сотруднику его экземпляра дополнительного соглашения.

Как оформить дополнительное соглашение, если изменение условий трудового договора затрагивает почти все его содержание

В некоторых случаях изменение условий трудового договора может затрагивать почти все его содержание. Например, смена трудовой функции сотрудника может повлечь изменение его прав и обязанностей, условий оплаты труда и многих других положений трудового договора. Поэтому если в трудовой договор вносится слишком много изменений, то его понимание может стать затруднительным.

Чтобы условия такого договора были понятны, можно воспользоваться следующим способом. Издайте дополнительное соглашение к трудовому договору. В нем продублируйте те положения трудового договора, которые будут продолжать действовать. При этом в преамбуле дополнительного соглашения сделайте отметку: «стороны изложили трудовой договор в новой редакции».*

Изменение организационных или технологических условий труда

К изменениям трудового договора по причинам, связанным со сменой организационных или технологических условий труда, можно отнести, например*:

  • изменения в технике и технологии производства (например, внедрение нового оборудования, которое привело к уменьшению нагрузки сотрудника);
  • структурную реорганизацию производства (например, исключение какой-либо стадии производственного процесса);
  • иные изменения организационных или технологических условий труда, которые привели к уменьшению нагрузки сотрудника.

При этом запрещено менять трудовую функцию сотрудника.

Об этом говорится в части 1 статьи 74 Трудового кодекса РФ.

О предстоящих изменениях, связанных со сменой организационных или технологических условий труда, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, организация обязана уведомить сотрудника под подпись. Сделать это нужно не позднее, чем за два месяца до введения таких изменений. Об этом говорится в части 2 статьи 74 Трудового кодекса РФ. При согласии сотрудника с предстоящими изменениями оформляется дополнительное соглашение к трудовому договору (ст. 72 ТК РФ).

Если сотрудник не согласится работать в новых условиях, организация обязана предложить ему иную должность (вакантную, в т. ч. и нижестоящую, нижеоплачиваемую), если такие вакансии имеются в организации. Предлагать сотруднику можно только вакансии, имеющиеся у работодателя в данной местности. Предлагать вакансии в других местностях нужно, если это предусмотрено коллективным (трудовым) договором, иными соглашениями. Такие правила предусмотрены частью 3 статьи 74 Трудового кодекса РФ.

В случае отказа сотрудника от работы в новых условиях (а также при отсутствии в организации вакансий) трудовой договор можно прекратить на основании пункта 7 части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ. Сделать это можно только по истечении двухмесячного срока после предупреждения сотрудника об изменении условий трудового договора. Аналогичная позиция отражена в письме Роструда от 2 мая 2012 г. № ПГ/3382-6-1″.

Недавно я зарегистрировался по месту жительства в другом регионе.

Кого и в какие сроки я должен уведомить, чтобы не налететь на штрафы? Речь идет, например, о военкомате, замене регистрационных данных на автомобиль, налоговой (в том числе чтобы уменьшить налог на машину) и других инстанциях.

Спасибо.
Павел

Павел, есть документы, которые при смене регистрации вам менять не потребуется. Это паспорт, ИНН, СНИЛС, водительское удостоверение, банковские карты, номера счетов в банке — хотя банк в ряде случаев придется уведомить о смене места регистрации. Но, действительно, есть ведомства, в которые нужно сообщить, что меняете адрес регистрации.

Дмитрий Сергеев знает все про замену документов

Когда вы уведомляете всех, кого положено, вы действуете не только в интересах государственных органов или банков. В первую очередь это нужно самому гражданину. Если адрес регистрации известен всем, кому нужно, вы не пропустите налоговых уведомлений, к вам вовремя придет информация о штрафах и просрочках по платежам. Результат — вам не начислят пени, не придется общаться с судебными приставами по поводу пропущенного штрафа в 100 рублей и не нужно будет платить исполнительский сбор.

Я расскажу обо всем подробно — какие ведомства и в каком порядке уведомлять, какие документы нужно поменять, а какими можно продолжать пользоваться.

Кого уведомлять не нужно

Территориальный отдел МВД. Вы их уже уведомили при смене регистрации. Именно сотрудники МВД и поставили вам печать в паспорт. И заодно внесли информацию о вашем новом адресе регистрации в свои базы данных. Отдельно уведомлять их не нужно.

Загс. В свидетельство о рождении и другие документы, которые выдает загс, такие данные не вносят.

Росреестр. Если сменили регистрацию — выданные ранее свидетельства о регистрации прав на недвижимое имущество остаются без изменений. Сейчас вместо них выдают выписку из ЕГРН. В информацию об объектах недвижимости, внесенную в ЕГРН до смены вашей регистрации, изменения вносить тоже не нужно.

По закону корректировка сведений в Росреестре необходима только в случае смены фамилии. Если вы при регистрации фамилию не меняли — это не ваш случай.

Федеральную налоговую службу. Сведения об изменении места жительства ФНС получает от органов, которые регистрируют физических лиц по месту жительства. Срок сообщения в ИФНС ведомством таких сведений — десять рабочих дней.

Если даже вы индивидуальный предприниматель — налоговая инспекция внесет эти сведения в ЕГРИП в течение пяти рабочих дней без вашего участия. Регистрационное дело налогоплательщика передается в новую ИФНС тоже без его участия. Новые ИНН и ОГРН при смене прописки не выдаются, поэтому идти в инспекцию не требуется.

Теперь расскажу о случаях, когда лучше сообщить, что вы переехали.

Ищем выходы из сложных ситуаций И помогаем читателям не потерять деньги. Подпишитесь на рассылку, чтобы не пропустить свежие статьи

Военный комиссариат

По новому месту регистрации нужно встать на воинский учет. Но не всем.

Не нужно вставать на воинский учет:

  1. Освобожденным по закону от воинской обязанности.
  2. Тем, кто уже служил.
  3. Тем, кто отбывает наказание в виде лишения свободы.
  4. Женщинам, у которых нет военно-учетной специальности.
  5. Тем, кто имеет воинские звания офицеров и пребывает в запасе Службы внешней разведки Российской Федерации и Федеральной службы безопасности Российской Федерации.

Что делать. Как только получите паспорт с новой пропиской, нужно явиться в военкомат по новому месту жительства и предъявить там паспорт и военный билет. Вам выдадут бланк заявления, который нужно заполнить. После этого сотрудники военкомата внесут изменения в свои документы и поставят вас на воинский учет по новому месту жительства.

Сколько стоит. Бесплатно.

Сроки — 14 дней со дня постановки на регистрационный учет.

Если не сделать, могут наложить штраф от 100 до 500 рублей в соответствии со статьей 21.5 КоАП РФ.

ГИБДД

Если у вас нет собственного транспорта, но есть водительское удостоверение — уведомлять ГИБДД об изменении регистрации не требуется.

Если есть автомобиль — потребуется заменить свидетельство о регистрации транспортного средства. Если самостоятельно менять некогда, можно оформить доверенность.

Что делать. Нужно подать заявление на изменение данных о собственнике транспортного средства лично в любом подразделении ГИБДД или через госуслуги.

Но для замены документа в любом случае потребуется прийти в ГИБДД и предъявить паспорт с измененным адресом прописки, паспорт ТС и свидетельство о регистрации транспортного средства.

Сколько стоит. Госпошлина 850 Р: 350 Р за внесение новой записи в ПТС и 500 Р за выдачу нового СТС.

Сроки — в день обращения в ГИБДД.

Если не сделать, могут оштрафовать на 1500—2000 рублей по статье 19.22 КоАП РФ.

Пенсионный фонд

СНИЛС менять не требуется. Но если получаете пенсию или другие выплаты от государства через пенсионный фонд — его нужно уведомить. При этом неважно, получаете вы пенсию наличными или на банковскую карту. По закону пенсионер или его представитель обязан сообщить в ПФ России, что у него сменилось место жительства.

Что делать. Нужно написать заявление о запросе выплатного (пенсионного) дела и указать новый адрес. Можно сделать это лично или через госуслуги.

Сколько стоит. Бесплатно.

Сроки. Если при смене места регистрации изменяется размер выплат — нужно известить пенсионный фонд не позднее следующего дня после изменения регистрации.

Если не сделать. Если смена места жительства приведет к необоснованным выплатам, их могут взыскать с пенсионера. Если переехать в район Крайнего Севера и не уведомить пенсионный фонд — есть риск получать меньше, чем положено, — просто потому, что пенсионный фонд не будет знать о том, что вам положены северные надбавки.

Медицинские учреждения

Чтобы получать медицинскую помощь по новому месту жительства по ОМС, нужно прикрепиться к территориальной поликлинике. Поликлинику можно выбрать любую, но менять разрешено не чаще, чем один раз в год.

Что делать. Обратиться в удобную вам поликлинику с паспортом, полисом ОМС и СНИЛС и заполнить в регистратуре заявление на имя главврача.

Сколько стоит. Бесплатно.

Сроки зависят от того, когда заявление подпишет главврач.

Если не сделать. Поликлиника может отказать в медицинских услугах.

Компания, осуществляющая медицинское страхование

По закону в полис ОМС данные об адресе регистрации не вносятся. В бланках полисов ОМС нет даже такой графы.

Но может возникнуть ситуация, когда ваша старая страховая компания может не оказывать услуги в новом регионе. В этом случае придется сменить и страховую компанию, и полис ОМС. Нужно ее менять или нет — вы можете узнать, когда будете прикрепляться к поликлинике. А еще можно позвонить в страховую компанию по номеру телефона, который есть в полисе.

Что делать. Обратиться в страховую компанию по месту фактического проживания. Вам предложат написать заявление о внесении изменений в полис ОМС.

Сколько стоит. Бесплатно

Сроки. Уведомить страховщика о данных изменениях нужно в течение 30 дней. Временный полис вы получите в день обращения.

Если не сделать, могут отказать в медицинской помощи в лечебном учреждении.

Страховые компании по ОСАГО

Пока у вас есть договор ОСАГО, вы обязаны сообщать страховщику об изменении сведений, указанных в заявлении о заключении договора обязательного страхования — в том числе о смене адреса регистрации. Делать это надо письменно.

Что делать. Нужно обратиться в вашу страховую компанию лично, через электронную почту или через приложение, если есть.

Сколько стоит. Бесплатно. Но если в регионе, в который вы переехали, действуют другие коэффициенты, стоимость полиса могут пересчитать как в большую, так и в меньшую сторону.

Сроки. Страховщик вносит изменения в полис ОСАГО и в автоматизированную информационную систему обязательного страхования не позднее пяти рабочих дней с даты обращения. После этого вам заменят полис — выдадут на бланке новый либо отправят электронный на почту.

Если не сделать, могут возникнуть проблемы с выплатами в случае с ДТП.

Страховые компании по каско

Каско — это дело добровольное и федеральными законами не регулируется, поэтому страховые компании могут самостоятельно устанавливать условия страхования.

Чтобы избежать проблем с выплатами, рекомендую ознакомиться с условиями конкретно вашего договора страхования. Возможно, там прописан порядок уведомления страховой о смене адреса регистрации.

Управляющие компании и ресурсоснабжающие организации

Делать это нужно только в том случае, если жилье, которое вы приобрели, перешло в вашу собственность.

Что делать. Нужно обратиться в вашу УК и предоставить документы на право собственности на жилье. Вам, возможно, предложат заключить договор на обслуживание. Как именно это сделать — лучше уточнить на месте в УК. Единых требований по заключению договоров нет, везде свои порядки. Например, моя УК договор со мной заключать отказалась. А еще мне заявили, что им запрещено работать с электронной почтой и они не могут принять от меня копии документов на право собственности в электронном виде.

Сколько стоит. Бесплатно.

Сроки. Чем раньше вы это сделаете — тем лучше.

Если не сделать. Коммунальные услуги вам не отключат, но если УК будет оказывать услуги некачественно — сложнее будет заставить их работать по закону.

Банки и кредитные организации

У разных банков разные требования и разный порядок уведомления о смене адреса регистрации. Если у вас оформлена простая дебетовая карта — некоторым банкам может быть все равно, в каком регионе вы зарегистрированы. Если у вас есть крупные кредиты — банк может предусмотреть в договоре кредитования условие, что вы обязаны сообщить ему о смене места жительства, прописать сроки и порядок уведомления. Как правило, процентная ставка и размер выплат от перемены места проживания не изменяются.

Рекомендую вам ознакомиться с условиями кредитных договоров и договоров банковского обслуживания.

У клиента Тинькофф-банка есть семь дней по условиям комплексного банковского обслуживания, чтобы уведомить о смене адреса регистрации. В других банках условия могут отличаться

Как быть тем, кто зарегистрирован по одному адресу, а живет в другом месте

Если адрес регистрации не совпадает с адресом проживания — максимально используйте возможности электронных сервисов. Уведомления о штрафах, налогах и задолженностях можно получать через госуслуги, сайты ФНС или Федеральной службы судебных приставов.

А для тех, кто не хочет пользоваться сайтами государственных органов, — эту информацию можно проверить через приложения некоторых банков или даже на их сайтах.

Вот так, например, выглядит страница для проверки и оплаты штрафов на сайте Тинькофф-банка

Кратко

Если сменили регион регистрации, вам не нужно уведомлять налоговую, загс и Росреестр.

В обязательном порядке нужно уведомить военный комиссариат, а если получаете пенсию — то и пенсионный фонд.

Не забудьте прикрепиться к поликлинике по новому месту жительства. Там же вы можете узнать, нужно ли уведомлять вашу страховую компанию по полису ОМС.

ГИБДД уведомляете только в случае, если у вас есть автомобиль в собственности.

Если есть полис ОСАГО — обязательно уведомите о смене адреса регистрации страховщика.

Изучите договоры банковского обслуживания и кредитные договоры. Если там прописана обязанность уведомлять банк о смене адреса регистрации — сделайте это.

Если у вас есть вопрос о личных финансах, правах или законах, пишите. На самые интересные вопросы ответим в журнале.

Изменение персональных данных работника

В соответствии со ст. 85 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ), персональные данные работника — это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. Все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие (п. 3 ст. 86 ТК РФ).

Помимо ТК РФ вопросы, связанные с обработкой персональных данных, урегулированы Федеральным законом «О персональных данных» от 27.07.2006 N 152-ФЗ (далее — Федеральный закон N 152-ФЗ), в соответствии с которым работодатель относится к операторам персональных данных. Обработка персональных данных должна осуществляться на основе принципа достоверности персональных данных, их достаточности для целей обработки (п. 4 части 1 ст. 5 Федерального закона N 152-ФЗ).

Право работодателя запросить у работника документы, содержащие его персональные данные, предусмотрено только в статье 65 Трудового кодекса РФ. При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

  • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
  • трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
  • страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
  • документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
  • документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

Очевидно, что в процессе трудовых отношений персональные данные работника могут измениться: работник может поменять фамилию, обменять паспорт, повысить свое образование, получить дополнительное образование. Вся эта информация имеет, безусловно, важное значение для работодателя, который обязан не просто вести учет изменений, но и осуществлять определенные действия, в ситуации, когда такие изменения происходят.

В частности, прямо предусмотрена обязанность работодателя в случае изменения сведений о работнике внести изменения в трудовую книжку и личную карточку работника, а также поменять страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1, а также ст. 15 Федерального закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 N 27-ФЗ). Несмотря на это, ни ТК РФ, ни Федеральный закон N 152-ФЗ не предоставляет работодателю право требовать от работника своевременного предоставления сведений об изменении его данных. В законодательстве практически отсутствуют механизмы, позволяющие обеспечить реализацию принципа достоверности персональных данных и их достаточности. Работодатель не наделен полномочиями, позволяющими ему своевременно и в полном объеме получать достоверные данные у работника — субъекта персональных данных.

В пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями работодатели, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, вправе принимать локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права (ст. 8, ст. 22 ТК РФ).

Поэтому права и обязанности работников и работодателей в области защиты и обработки персональных данных могут быть установлены в положении о защите персональных данных или ином документе, регулирующем взаимоотношения сторон трудового договора в этой области. Работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с этими документами (п. 8 ст. 86 ТК РФ), которые в силу ст. 21 ТК РФ являются для работников обязательными. Обращаем внимание, что эти документы не могут ограничивать гарантии работников, ухудшить их положение по сравнению с установленным ТК РФ, Федеральным законом N 152-ФЗ, коллективными договорами и соглашениями.

Тем не менее, даже если в организации не принят локальный нормативный акт, обязывающий работника своевременно и в полном объеме предоставлять информацию об изменении его персональных данных, это не лишает работодателя возможности обратиться к работнику с соответствующей просьбой о том, чтобы работник либо подтвердил верность уже имеющихся у работодателя сведений либо представил информацию об их изменении.

Отметим, что в п. 27 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» разъяснено, что в отношениях между работником и работодателем должен соблюдаться общеправовой принцип недопустимости злоупотребления правом, в том числе и со стороны самих работников. В частности, недопустимо сокрытие работником временной нетрудоспособности на время его увольнения с работы, либо того обстоятельства, что он является членом профессионального союза или руководителем (его заместителем) выборного коллегиального органа первичной профсоюзной организации, выборного коллегиального органа профсоюзной организации структурного подразделения организации (не ниже цехового и приравненного к нему), не освобожденным от основной работы, когда решение вопроса об увольнении должно производиться с соблюдением процедуры учета мотивированного мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, либо соответственно с предварительного согласия вышестоящего выборного профсоюзного органа. Работодатель не должен отвечать за неблагоприятные последствия, наступившие вследствие недобросовестных действий со стороны работника.

Полагаем, что подход суда, примененный в отношении споров о восстановлении на работе, может быть использован и в других ситуациях, когда работник намеренно злоупотребляет правом. Поэтому, даже если в организации не принято положение о защите персональных данных, иного документа, возлагающего на работника обязанность предоставлять сведения об изменении персональных данных работодателю, работник все равно не вправе отказывать работодателю в предоставлении соответствующей информации.

Следовательно, действующее законодательство не предоставляет работодателю право требовать от работника своевременного предоставления сведений об изменении его данных, если иное не установлено в локальных нормативных актах работодателя, например, в положении о защите персональных данных. Тем не менее, работодатель может обратиться к работнику с просьбой подтвердить верность уже имеющихся у работодателя сведений либо представить информацию об их изменении.

Эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Виктория Павленко, Артем Барсегян

Когда понадобится: чтобы напомнить сотруднику порядок действий при изменении его персональных данных (фамилии, номера паспорта, адреса и т. д.).

Памятка работнику на случай изменения персональных данных

Понятие персональных данных

Ваши персональные данные содержатся в трудовом договоре, трудовой книжке, личной карточке, во всех приказах, издаваемых в период работы, и иных документах.

Специалисты отдела кадров и бухгалтерии вправе запрашивать только те персональные данные, которые напрямую относятся к вашей трудовой деятельности. К персональным данным, которые необходимы специалистам отдела кадров и бухгалтерии в процессе трудовых отношений, относятся ваши фамилия, имя, отчество, паспортные данные, адрес местожительства, номера телефонов, сведения о вступлении в брак, разводе, рождении детей, фамилии, имена и отчества членов семьи, другие индивидуальные сведения (например, информация об инвалидности или наличии особых званий). Указанные персональные данные специалисты отдела кадров и бухгалтерии могут получить только от вас. Порядок получения, обработки и защиты ваших персональных данных регулируются статьей 86 Трудового кодекса РФ, Законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ, Положением о работе с персональными данными ЗАО «Бета».

Персональные данные необходимы для:

  • заключения трудового договора и заполнения иных кадровых документов;
  • оформления (замены) свидетельства пенсионного страхования;
  • оформления (замены) полисов добровольного медицинского страхования;
  • оформления (замены) банковских карт для выплаты зарплаты;
  • получения стандартных налоговых вычетов на детей;
  • предоставления дополнительных льгот и компенсаций особым категориям работников (например, инвалидам);
  • представления унифицированной отчетности в контролирующие ведомства (налоговую инспекцию, ФСС России, ПФР) и т. п.

В связи с указанным в случае изменения ваших персональных данных вам необходимо в обязательном порядке сообщить в отдел кадров о таком изменении и предоставить новые сведения. Несвоевременное уведомление об изменении персональных данных может неблагоприятно отразиться, например, на последующем оформлении пенсии, восстановлении трудовой книжки, предоставлении своевременной медицинской помощи в рамках добровольного медицинского страхования.

При изменении персональных данных

Если вы изменили имя, фамилию, вступили в брак, развелись, стали родителем и т. п., то вам необходимо получить документы, подтверждающие указанные изменения и события. Такими документами могут быть паспорт, свидетельство о смене имени, отчества, заключении брака, разводе, рождении ребенка.

В течение пяти рабочих дней после получения документов, подтверждающих соответствующие изменения, уведомьте отдел кадров об изменении и представьте следующие документы:

  • при изменении имени, фамилии – паспорт, свидетельство о смене имени, фамилии;
  • при смене местожительства (прописки) – паспорт с отметкой о новом местожительстве;
  • при вступлении в брак – паспорт с отметкой о вступлении в брак, свидетельство о вступлении в брак, паспорт с новой фамилией (в случае смены фамилии);
  • при разводе – паспорт с отметкой о расторжении брака, свидетельство о расторжении брака, паспорт с новой фамилией (в случае смены фамилии);
  • при рождении ребенка – паспорт с отметкой о наличии детей, свидетельство о рождении ребенка;
  • при получении дополнительного образования, повышении квалификации – подтверждающий документ: удостоверение, свидетельство, диплом и т. п.;
  • при получении награды, звания – подтверждающий документ: приказ, распоряжение, наградной лист, свидетельство и т. п.

После этого специалист отдела кадров по мере необходимости внесет изменения в трудовой договор, личную карточку, трудовую книжку, свидетельство о пенсионном страховании и иные документы.

Уважаемые работники! Пожалуйста, будьте внимательны. Проверяйте корректность оформления документов, удостоверяющих личность, и своевременно сообщайте об их изменении. При возникновении вопросов обращайтесь к специалистам отдела кадров и бухгалтерии:

бухгалтер Наталья Владимировна Лисицина – 8 (999) 666-66-66;

инспектор по кадрам Эльвира Витальевна Дождева – 8 (999) 222-22-22.

———————————————-Линия отреза———————————————————

Дополните настоящую памятку своими советами работнику, у которого изменились персональные данные, если, на ваш взгляд, они будут ценны другим работникам, и передайте их в отдел кадров.

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2010, N 5

Изменение анкетных данных: как отразить документально

За время трудовой деятельности в жизни каждого человека происходят различные события, в ходе которых меняются некоторые анкетно-биографические данные человека. Приходится переоформлять документы на работника и в отделе кадров.

Классическая ситуация — сотрудница вышла замуж и поменяла фамилию. Или развелась и вернула девичью фамилию. Бывает, что анкетные данные меняют и мужчины. Причиной могут послужить также вступление в брак (ведь муж имеет право взять фамилию жены или записаться под двойной фамилией), а кроме того, неблагозвучие фамилии или имени. Согласно ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» (ред. от 27.12.2009), «персональные данные — любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в т. ч. его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация».

Многие кадровые и бухгалтерские документы содержат персональные данные. Поэтому, когда изменяются персональные данные работника, потребуется внести изменения:

— в трудовую книжку;

— в книгу учета движения трудовых книжек;

— в личную карточку работника (форма N Т-2);

— в лицевой счет (форма N Т-54);

— в трудовой договор;

— в карточку учета сумм начисленных ЕСН и взносов на пенсионное страхование.

Кроме того, замене подлежат:

— паспорт гражданина РФ;

— ИНН;

— страховое пенсионное свидетельство;

— страховой медицинский полис;

— заграничный паспорт;

— водительское удостоверение.

Итак, по порядку.

Заявление работника о внесении изменений в документы

Указанные изменения производятся на основании заявления работника, написанного им лично на имя руководителя организации, с просьбой внести изменения в документы, содержащие персональные данные. Подача заявления — не обязательный, но целесообразный шаг. К заявлению работник прикладывает копии документов, подтверждающих изменение персональных данных (паспорт, свидетельство о регистрации брака, свидетельство о расторжении брака, свидетельство об изменении фамилии или имени, отчества, решение суда и др.), которые заверяются в установленном порядке и подшиваются в личное дело работника. Подлинники этих документов работник предъявляет работодателю.

Заявление необходимо подписывать прежней фамилией, поскольку работником организации является пока работник со старой фамилией.

Приказ о внесении изменений в документы,

Содержащие персональные данные работника

Руководитель организации ставит резолюцию, на основании которой в отделе кадров издают приказ об изменении внутренних документов в связи со сменой фамилии (имени, отчества). Этот приказ будет основанием для внесения изменений во все внутренние документы организации, где имеются сведения о фамилии, а также об изменении фамилии на титульном листе трудовой книжки.

Не допустите ошибки! Не рекомендуется использовать распространенную формулировку вроде: «С такого-то числа считать Иванову Петровой в связи с регистрацией брака…», т. к. это неграмотно. Можно подумать, что без приказа работодателя Иванова не будет считаться Петровой? Петровой она считается на основании свидетельства о регистрации брака, а не на основании приказа своего работодателя.

Неправильной является и другая распространенная формулировка: «внести изменения в персональные данные работника». Изменять персональные данные работника — это полномочие специальных государственных органов, а не кадровой службы работодателя. Кадровая служба лишь вносит изменения в документы, содержащие персональные данные, на основании документов об изменении персональных данных работников, выданных специальными государственными органами.

Приказ издается только при предъявлении сотрудником нового паспорта (одного свидетельства о браке недостаточно). В личное дело вкладывается копия приказа, и делаются исправления в форме N Т-2 и трудовой книжке, а также во всех бухгалтерских документах, оформляется дополнительное соглашение к трудовому договору, меняется пенсионное страховое свидетельство и т. д. Но все на основании паспорта, т. к. пока работник не поменял паспорт, фамилия его тоже не поменялась.

Согласно п. 12 Положения о паспорте гражданина Российской Федерации, утв. Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 N 828 (ред. от 28.03.2008, далее — Положение о паспорте), замена паспорта производится, в частности, при изменении фамилии, имени, отчества, сведений о дате (число, месяц, год) и/или месте рождения, пола. В соответствии с п. 15 Положения о паспорте, документы и личные фотографии для получения или замены паспорта должны быть сданы гражданином не позднее 30 дней после смены фамилии или других данных.

Унифицированных форм такого приказа нет, но в нем обязательно должны содержаться сведения как о старых, так и о новых данных работника, реквизиты документов, на основании которых вносятся новые сведения о нем.

Рекомендуемое название такого приказа — «Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника».

Дата составления приказа — дата поступления копии паспорта в кадровую службу.

Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные, регистрируется в соответствующем журнале регистрации приказов.

С приказом о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные, знакомят под роспись всех заинтересованных лиц: самого работника, соответствующих работников кадровой службы и бухгалтерии.

На основании такого приказа будут вноситься изменения в трудовую книжку работника, личную карточку работника, лицевой счет работника и иные документы отдела кадров, бухгалтерии, службы безопасности и иных структурных подразделений.

Изменение сведений о работнике в трудовой книжке

Пунктом 2.3 Постановления Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее — Инструкция) установлены следующие правила внесения изменений в сведения о работнике в трудовой книжке:

— изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату;

— указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки;

— прежняя запись (фамилия или имя, отчество, дата рождения) аккуратно зачеркивается одной чертой, а сверху (снизу либо на той же строке, где есть место) записываются новые данные. Зачеркнутая запись должна легко читаться;

— ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

При изменении анкетных данных работника ссылку нужно делать как на соответствующее свидетельство, так и на паспорт. Недостаточно будет указать один из этих документов. Дело в том, что по одному лишь паспорту невозможно проследить изменение фамилии, имени, отчества, даты рождения. А ссылки только на свидетельство будет мало, поскольку у работника изменились еще и данные паспорта, на основании которых заполняется трудовая книжка. Пример внесения записи об изменении фамилии приведен ниже.

Образец

┌───────────────────────────────────┬──────────────────────────────────────┐

│Фамилия «Крапивина» изменена на │ Трудовая книжка │

│фамилию «Ненашева» на основании │ │

│свидетельства о браке от 05.03.2005│ АТ-IX N 2747362 │

│N 345611099 и паспорта 3298 768234,│ │

│выданного 08.04.2005 ОВД │ — Крапивина — │

│Октябрьского района г. Самары. │Фамилия ——————————│

│ │ Ненашева │

│Инспектор │—————————————│

│отдела кадров Куприянова │______________________________________│

│ Печать │ Зинаида │

│ ЗАО «КВАРЦ» │Имя ———————————-│

│ │ Борисовна │

│ │Отчество ——————————│

│ │ 12.08.1977 │

│ │Дата рождения ————————│

│ │ (число, месяц, год) │

│ │ высшее │

│ │Образование —————————│

│ │ (н/среднее, среднее, │

│ │______________________________________│

│ │ н/высшее, высшее) │

│ │ журналист │

│ │Профессия, специальность ————-│

│ │______________________________________│

│ │ 12 апреля 00 │

│ │Дата заполнения «—» ——— 20— г.│

│ │ Крапивина │

│ │Подпись владельца книжки ————-│

│ │ │

│ │ Подпись лица, ответственного│

│ │ за ведение трудовых книжек │

│ │ М. П. Полякова │

│ │ ООО —————————│

│ │»РИЭЛТОР» (разборчиво) │

└───────────────────────────────────┴──────────────────────────────────────┘

В случае если на момент окончания бланка трудовой книжки (выдается вкладыш) у работника изменились фамилия, образование и специальность, то данные изменения вносятся на титул самой книжки, на вкладыше же фиксируются новые данные. Ссылка на соответствующие документы при этом дается один раз — на внутренней стороне обложки трудовой книжки.

Изменение сведений о работнике в личной карточке

Существует несколько вариантов внесения таких изменений в личную карточку.

Прежняя фамилия может быть зачеркнута одной чертой, и справа можно указать новую фамилию. Кстати, именно поэтому фамилию обычно рекомендуют писать ближе к левому краю. Тогда остается место, чтобы новую фамилию указать правее. Если справа места нет, то новую фамилию можно написать сверху. Также следует указать, на основании какого документа внесены изменения. Это можно сделать на поле личной карточки напротив строки, где зачеркнута прежняя фамилия и написана новая: «Свидетельство о регистрации брака II-МТ 115116 от 10.08.2009». Данную запись здесь же кадровик заверяет своей подписью и проставляет дату внесения изменений.

Сведения о документе, подтверждающем изменение фамилии, и заверительная подпись кадрового работника могут быть указаны также в разд. X «Дополнительные сведения» личной карточки.

Еще один вариант, используемый в данном случае в кадровой практике, — это распечатка страницы личной карточки с внесенными изменениями или дополнительными строками под графой для внесения изменений. При этом на старой странице делается отметка о том, что произведена замена страницы в связи с изменением фамилии. На новой странице также отражается факт замены.

Аналогичные рекомендации можно дать по поводу изменения других сведений о работнике.

Изменение сведений о работнике в трудовом договоре

Существует мнение, что не нужно заключать с работником дополнительное соглашение к трудовому договору в связи с изменением фамилии и иных персональных данных. Такой вывод можно сделать из ст. 57 ТК РФ.

В содержание трудового договора входят сведения и условия. Фамилия, имя, отчество работника, сведения о документах, удостоверяющих личность работника, относятся к сведениям. Согласно ч. 3 ст. 57 ТК РФ: «недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора, а недостающие условия определяются приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон…». Вероятно, аналогично следует поступать в случае изменения сведений, т. е. вносить изменения в текст трудового договора, и при этом заверять вновь внесенные сведения подписями сторон — работника и работодателя. Например:

«Фамилия работника изменена с Ивановой на Петрову. Договор дополнила 10.08.2009 менеджер Васильева (подпись). Ознакомлена: Петрова (подпись, дата)».

Статья 72 ТК РФ также подтверждает, что только при изменении условий трудового договора оформляется отдельное соглашение.

Однако существует и другая точка зрения. Считается, что дополнительное соглашение к трудовому договору должно заключаться в случае изменения работником фамилии и иных персональных данных. Сторонники этой позиции ссылаются тоже на ст. 57 ТК РФ и указывают, что эта статья допускает внесение в текст трудового договора только недостающих сведений, а не измененных. Поэтому нельзя вносить изменения сведений о фамилии и иных персональных данных работников в текст трудового договора, а нужно составить документ, который можно назвать «Изменение к трудовому договору». Его следует составить на основании нового паспорта работника, поскольку внести изменения нужно будет и в паспортные данные, указанные в трудовом договоре. Также рекомендуется приложить к трудовому договору копии свидетельства о заключении брака и нового паспорта.

На практике некоторые кадровики для подстраховки руководствуются сразу двумя приведенными точками зрения и вносят изменения и в текст трудового договора и подписывают с работником дополнительное соглашение.

ИНН

Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) при изменении места жительства физического лица, а также при изменениях в сведениях о физическом лице не изменяется.

Об этом гласят п. п. 3.1 и 3.8 Порядка и условий присвоения, применения, а также изменения идентификационного номера налогоплательщика при постановке на учет, снятии с учета юридических и физических лиц, утв. Приказом МНС России от 03.03.2004 N БГ-3-09/178 (ред. от 05.11.2009).

Таким образом, при изменении данных физического лица сам номер ИНН не изменяется, но замене подлежит свидетельство о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации, поскольку произошло изменение приведенных в нем сведений. При изменении фамилии замена свидетельства о постановке на учет осуществляется налоговым органом по месту жительства. Если изменяется место жительства, замена свидетельства о постановке на учет производится налоговым органом по новому месту жительства.

В заявлении гражданин указывает новую фамилию в соответствии с документом, удостоверяющим личность, и вписывает присвоенный ему ранее ИНН. К заявлению, подаваемому в налоговую инспекцию, он прилагает свидетельство о постановке на учет, оформленное на прежнюю фамилию. Вместо него налоговая инспекция выдает свидетельство о постановке на учет с тем же ИНН и новой фамилией физического лица. Информацию об изменении персональных данных физических лиц, а также о фактах замены документа, удостоверяющего личность, налоговые инспекции получают из органов, осуществляющих выдачу и замену документов, удостоверяющих личность гражданина РФ на территории России (паспортных столов и служб). На основании п. 8 ст. 85 НК РФ указанные органы сообщают такие сведения в налоговую инспекцию по месту жительства гражданина в течение пяти дней с момента выдачи нового документа.

Страховое пенсионное свидетельство

На территории РФ на каждое застрахованное лицо Пенсионный фонд РФ открывает индивидуальный лицевой счет с постоянным страховым номером, при этом индивидуальный лицевой счет застрахованного лица хранится ПФР в течение всей жизни застрахованного лица — так говорится в п. 7 ст. 6 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (ред. от 27.12.2009, далее — Закон о персонифицированном учете). При изменении у застрахованного лица фамилии, имени и отчества; фамилии, которая была у застрахованного лица при рождении, даты рождения, места рождения, пола новые анкетные данные должны быть отражены в его индивидуальном лицевом счете.

В Постановление Правления ПФР от 31.07.2006 N 192п «О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и Инструкции по их заполнению» (ред. от 23.07.2009) включена форма АДВ-2 «Заявление об обмене страхового свидетельства». Это заявление и будет основанием для внесения записи об изменении фамилии в территориальном органе ПФР. Документ заполняется застрахованным лицом, но допускается его заполнение кадровой службой организации.

В течение 2 недель необходимо написать заявление об обмене страхового свидетельства в территориальный орган ПФР. После этого в течение месяца соответствующий орган ПФР выдает застрахованному лицу новое (взамен выданного ранее) страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования с тем же страховым номером индивидуального лицевого счета. Если застрахованное лицо работает по трудовому договору или с ним заключен договор гражданско-правового характера, заменой страхового пенсионного свидетельства занимается страхователь, то есть работодатель. Работник должен сдать старое страховое пенсионное свидетельство в отдел кадров и оформить заявление об обмене страхового свидетельства, дальнейшие действия (передача документов в ПФР, получение нового свидетельства) предпринимает работодатель. Новое страховое свидетельство работник получает в отделе кадров. Неработающие застрахованные лица должны самостоятельно подать заявление об обмене страхового свидетельства в орган Пенсионного фонда по месту жительства.

При обращении в ПФР при себе необходимо иметь старое страховое свидетельство, документ, удостоверяющий личность, и копию документа для изменения данных в страховом свидетельстве (например, свидетельства о браке и т. д.).

Страховой медицинский полис

Порядок выдачи и обмена страховых медицинских полисов определяется договором обязательного медицинского страхования.

В большинстве случаев замена страхового медицинского полиса при смене фамилии обязательна. Для работающих граждан замену полиса осуществляет организация-работодатель, неработающие граждане для обмена страхового медицинского полиса самостоятельно обращаются в пункты выдачи полисов страховой медицинской организации, обслуживающей район, где они зарегистрированы постоянно или временно.

Заграничный паспорт

Законодательством не регламентируются сроки замены заграничного паспорта при смене фамилии, его можно использовать до тех пор, пока не произведена замена паспорта гражданина РФ. Однако если в паспорте РФ и заграничном паспорте фамилии совпадать не будут, выехать по такому загранпаспорту в страну, которая просит представлять общегражданский паспорт для оформления визы, будет невозможно. Кадровикам предприятий, направляющим своих работников в загранкомандировки, следует помнить об этом.

Водительское удостоверение

Согласно ст. 28 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» (ред. от 25.11.2009), основаниями прекращения действия права на управление транспортными средствами являются: истечение установленного срока действия водительского удостоверения; ухудшение здоровья водителя, препятствующее безопасному управлению транспортными средствами, подтвержденное медицинским заключением; лишение права на управление транспортными средствами. Таким образом, при смене фамилии замена водительского удостоверения не обязательна, достаточно иметь при себе свидетельство о браке. Однако, исходя из практики, удобнее все же водительские права поменять. Возникает вопрос: вправе ли работодатель требовать у работника, чья трудовая функция подразумевает пользование автотранспортными средствами, замены водительского удостоверения в случае изменения фамилии? Видимо, не вправе, но обратить внимание работника на возможность затруднений может.

Пошаговая последовательность действий

При смене фамилии необходимо произвести замену некоторых обязательных документов. При этом работодатель принимает участие во внесении изменений в трудовую книжку, замене страхового полиса и замене страхового пенсионного свидетельства.

Итак, последовательность действий в случае изменения фамилии следующая:

1. Работник пишет заявление с просьбой внести изменения в ее учетные (кадровые) документы в связи со сменой фамилии.

2. На основании свидетельства о заключении брака издается приказ об изменении фамилии работника и внесении изменений в учетные документы.

3. На основании свидетельства о заключении брака вносятся изменения в трудовую книжку, в книгу учета движения трудовых книжек.

4. На основании свидетельства о браке и нового паспорта вносятся изменения в личную карточку Т-2.

5. На основании свидетельства о браке и нового паспорта вносятся изменения в трудовой договор.

6. На основании свидетельства о браке и нового паспорта вносятся изменения в личное дело (если оно заведено).

7. На основании свидетельства о браке и нового паспорта вносятся изменения в бухгалтерские документы: в лицевой счет (форма N Т-54); карточку учета сумм, начисленных ЕСН и взносов на пенсионное страхование.

8. На основании свидетельства о браке и нового паспорта замене подлежит свидетельство о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации.

9. На основании свидетельства о браке и нового паспорта выдается застрахованному лицу новое (взамен выданного ранее) страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования с тем же страховым номером индивидуального лицевого счета.

10. На основании свидетельства о браке и нового паспорта замене подлежит страховой медицинский полис.

11. На основании новых свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации и страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования замене подлежит фамилия сотрудника в бухгалтерскую программу С1.

12. На основании свидетельства о браке и нового паспорта замене подлежит банковская карточка.

13. На основании свидетельства о браке и нового паспорта замене подлежит водительское удостоверение.

14. На основании свидетельства о браке и нового российского паспорта замене подлежит заграничный паспорт.

Рассмотрим оформление некоторых документов на следующем примере.

Соколова Светлана Ивановна, дата рождения — 12.05.1983, паспорт: 40 00 N 112233, выдан УВД района «Измайлово» Москвы 25.07.2004. Вышла замуж 24.10.2009 и взяла фамилию мужа — «Акулова». После смены фамилии поменяла паспорт, новые паспортные данные: 40 09 N 445566, выдан 16.11.2009 УВД района «Измайлово» Москвы.

Примерный образец

Директору ООО «Лира»

Прокофьеву А. М.

Руководителя канцелярии

Соколовой С. И.

Заявление.

Прошу изменить в учетных документах фамилию «Соколова» на Акулову в связи со вступлением в брак.

Копию свидетельства о браке прилагаю.

27.10.2009 Соколова С. И. Соколова

Примерный образец

Общество с ограниченной ответственностью «Лира»

ООО «Лира»

Приказ

17.11.2009 N 127

Москва

Об изменении фамилии

В связи со сменой фамилии руководителя канцелярии Соколовой С. И.

Приказываю:

Изменить в учетных документах организации и в трудовой книжке работника фамилию руководителя канцелярии Соколовой Светланы Ивановны на Акулову в связи с вступлением в брак.

Основания:

1. Заявление Соколовой С. И. от 27.10.2009.

2. Копия свидетельства о заключении брака С1 N 230258981, выданного Измайловским отделом загс Управления загс Москвы 24 октября 2009 г.

Директор Прокофьев А. М. Прокофьев

Начальник отдела кадров Главный бухгалтер

Власов С. П. Власов Попова О. Н. Попова

17.11.2009 17.11.2009

С приказом ознакомлена:

Руководитель канцелярии

Соколова С. И. Соколова

18 ноября 2009 г.

Примерный образец

Изменение

К трудовому договору от 15 марта 2007 г. N 11

Москва 17.11.2009

Об изменении фамилии работника

В связи со вступлением в брак

Общество с ограниченной ответственностью «Лира», именуемое в дальнейшем Работодатель, в лице директора Прокофьева Александра Михайловича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и Соколова Светлана Ивановна, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, пришли к следующему соглашению:

1. В связи со вступлением в брак (свидетельство о заключении брака С1 N 230258981, выданное Измайловским отделом загс Управления загс Москвы 24 октября 2009 г.) изменить в трудовом договоре фамилию «Соколова» на фамилию «Акулова».

2. Считать действительными паспортные данные в следующей редакции: «паспорт серии 40 09 N 445566, выдан 16.11.2009 УВД района «Измайлово» Москвы».

Работодатель:

Директор ООО «Лира»

Прокофьев А. С. Прокофьев

Работник:

Руководитель канцелярии

Соколова С. И. Соколова

Примерный образец

┌─────────────┐

Форма АДВ-2 Код по ОКУД │ │

└─────────────┘

Заявление об обмене страхового свидетельства

Заполняется застрахованным лицом печатными буквами

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ 111-222-222-34 │

│Страховой номер ————— │

│Ф. И.О., указанные в страховом свидетельстве │

│Фамилия _________________________ │

│Имя _________________________ │

│Отчество _________________________ │

│Новые анкетные данные (указать только изменившиеся данные) │

│Фамилия _________________________ │

│Имя _________________________ │

│Отчество _________________________ │

│Пол ___ (м/ж) │

│ 12 мая 1983 │

│Дата рождения «—» ————- —- года │

│Место рождения: Москва │

│ город (село, дер., …) ———————————- │

│ район __________________________________ │

│ область │

│ (край, респ., …) __________________________________ │

│ Российская Федерация │

│ страна ———————————- │

│ Российская Федерация │

│Гражданство ———————————- │

│Адрес постоянного места жительства │

│ 123456 Москва, Лесная улица, д. 4, │

│Адрес индекс —— адрес —————————- │

│ кв. 5 │

│регистрации ———————————————— │

│ ________________________________________________ │

│Адрес места индекс ______ адрес ____________________________ │

│жительства ________________________________________________ │

│фактический ________________________________________________ │

│ (заполнять при отличии от адреса регистрации) │

│ 122-33-44 │

│Телефоны ———————————————— │

│ (домашний и/или рабочий) │

│Документ, удостоверяющий личность │

│ Паспорт │

│Вид документа ———————————————— │

│ (указать название документа: паспорт, │

│ удостоверение личности и др.) │

│ 40 09 456456 │

│Серия, номер ——————- ——————— │

│ 16 ноября 2009 │

│Дата выдачи «—» ————— —- года │

│ УВД Беляево Москвы │

│Кем выдан ———————————————— │

│ ________________________________________________ │

└────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Дата заполнения Личная подпись

18 ноября 2009 Акулова

«—» ———— —- года застрахованного лица ———-

И. Гущина

Преподаватель

Кафедры менеджмента

Московского института

Туризма и гостеприимства

Подписано в печать

ПФР разработал новые формы для персучета

Пенсионный фонд утверждает семь новых форм документов для регистрации системе персонифицированного учета. Проект постановления ПФР разместили на федеральном портале.

От главбухов зависит размер пенсии сотрудников: узнать почему

Проект постановления содержит следующие обновленные бланки:

  • анкета зарегистрированного лица (форма АДВ-1);
  • заявление об изменении анкетных данных зарегистрированного лица, содержащихся в индивидуальном лицевом счете (форма АДВ-2);
  • заявление о выдаче документа, подтверждающего регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета (форма АДВ-3);
  • запрос об уточнении сведений (форма АДИ-2);
  • опись документов, передаваемых страхователем в ПФР (форма АДВ-6-1);
  • сопроводительная ведомость (форма АДИ-5);
  • сведения о трудовом стаже застрахованного лица за период до регистрации в системе обязательного пенсионного страхования (форма СЗВ-К).

Поправки в действующие бланки потребовались из-за изменений законодательства. В частности, отменили свидетельства СНИЛС.

Новые формы документов для регистрации в системе персонифицированного учета могут вступить в силу уже в этом году.

Закладка Постоянная ссылка.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *