Хранение кассовых документов срок

Какой срок хранения кассовых документов?

Какие документы являются кассовыми

Сколько лет хранить кассовые документы

Сколько хранятся кассовые документы на выплату зарплаты

Итоги

Какие документы являются кассовыми

В 2020 году кассовые операции сопровождаются оформлением следующих документов:

• ПКО (приходный кассовый ордер) — документ, который выписывается при поступлении денежных средств (ДС) в кассу. Возможно составление одного кассового ордера за день, если получение наличности оформляется кассовым чеком (при наличии кассы) или бланком строгой отчетности (БСО).
• РКО (расходный кассовый ордер) — документ, который выписывается при расходовании ДС из кассы. Кассир после идентификации личности получателя наличных по предъявленному им паспорту или другому документу, удостоверяющему личность, выдает деньги по РКО, подписанному главным бухгалтером. Руководитель подписывает РКО только в случае, если в штате организации нет главного бухгалтера (бухгалтера). Кассовая книга — документ, в котором отражаются все приходы и расходы ДС. По окончании смены кассиру необходимо сформировать кассовую книгу, вывести остаток ДС и пересчитать его. Данный документ не заполняется лишь в случае, когда в течение дня не было движения ДС.
• Кассовая книга — документ, в котором отражаются все приходы и расходы ДС. По окончании смены кассиру необходимо сформировать кассовую книгу, вывести остаток ДС и пересчитать его. Данный документ не заполняется лишь в случае, когда в течение дня не было движения ДС.
• Книга учета — документ, который формируется лишь тогда, когда на предприятии существует несколько кассиров, и служит для отражения передачи ДС от старшего кассира младшему. Данные в книге отражаются в течение смены и заверяются подписями обеих сторон.
• Платежная и расчетно-платежная ведомости — они составляются для осуществления выплат сотрудникам (оплаты труда, стипендии и т. п.).

Все вышеперечисленные документы можно вести как на бумажных, так и на электронных носителях.

ВАЖНО! Строго говоря, из этого перечня к кассовым документам относятся только приходные и расходные кассовые ордера (п. 4.1 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Остальные вышеперечисленные документы, к кассовым документам не относятся, хотя и применяются при оформлении кассовых операций.

Индивидуальные предприниматели, которые ведут учет доходов и расходов либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, могут не оформлять кассовые документы и кассовую книгу (пп. 4.1, 4.6 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

О необходимости соблюдения кассовой дисциплины читайте в статье «А ваша кассовая дисциплина в порядке?».

Сколько лет хранить кассовые документы

Бухгалтерское и налоговое законодательство имеют разные точки зрения на сроки хранения кассовых документов.

Налоговое законодательство (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ) говорит о том, что документы с отражением данных бухгалтерского и налогового учета нужно хранить 4 года. Такие же сроки им установлены для документов, которыми отражаются доходы и расходы предприятия.

В законе же «О бухучете» от 06.12.11 № 402-ФЗ прописано, что бухгалтерская (финансовая) отчетность должна храниться не менее 5 лет по истечении отчетного года. Данный закон также говорит, что организация должна организовать такие условия хранения документов, при которых они останутся в целости и сохранности. Также она самостоятельно может организовывать архивы для того, чтобы хранить все важные бумаги вне места осуществления деятельности, тем самым обеспечивая сохранность документации (п. 2 ст. 13 закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Сроки хранения кассовых документов, утвержденные Росархивом, также составляют 5 лет (п. 277 Перечня).

Таким образом, исходя из максимальных сроков, кассовые документы следует хранить в течение 5 лет.

См. также «Какой срок хранения кассовой книги?».

Существует ряд административных взысканий к нарушителям сроков хранения документации:

• административный штраф для должностных лиц в размере 5 000–10 000 руб., а при повторном нарушении — от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от года до двух (ст. 15.11 КоАП);
• административный штраф для граждан в размере 200–300 руб., для должностных лиц — 300–500 руб. (ст. 13.20 КоАП).

Сколько хранятся кассовые документы на выплату зарплаты

В перечне документов, которые используются при осуществлении кассовых операций, имеются те, по которым осуществляется выдача сотрудникам зарплаты и другие выплаты. К ним относятся расчетно-платежные и платежные ведомости. На основании утвержденных Росархивом сроков хранения документов (п. 295 Перечня) они должны храниться 6 лет, а если отсутствуют лицевые счета:

• 50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;
• 75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003.

Сроки отсчитываются с 1 января года, который следует за годом, в котором документ был сформирован.

Если же имеются неразрешенные судебные споры и разбирательства, в которых фигурируют данные документы, они хранятся до окончательного вынесения решения.

Итоги

Максимальный срок хранения кассовых документов, кассовой книги составляет 5 лет. Платежные и платежно-расчетные ведомости хранятся 6 лет, а в случае отсутствия лицевых счетов — до 75 лет. Несоблюдение требований к хранению документов может привести как к штрафам для должностных лиц, так и к их дисквалификации.

Прочитать о сроках хранения других документов можно в статьях:

• «Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?»;
• «Основные сроки хранения документов в организации (архив)».

А о порядке уничтожения документов, у которых истек срок хранения, расскажет статья «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)».

Каждая кассовая операция в организации оформляется первичными документами, которые должны определенным образом храниться и, как и прочие бухгалтерские документы, сдаваться в архив. Каков срок хранения кассовых документов на предприятии? Какими нормативными документами регламентируется срок и порядок их хранения? Ответы на эти и другие вопросы – в нашем материале.

Кассовые документы: что к ним относится

Кассовые документы, согласно п. 4.1 Указания Центробанка от 11.03.2014 № 3210-У (в ред. от 19.06.2017) – это:

• Приходный кассовый ордер (ПКО) – служит для оформления поступления «налички» в кассу компании,

• Расходный кассовый ордер (РКО), которым оформляется выдача денег.

Кроме того, к документам, необходимым при ведении кассы относятся:

• Кассовая книга (ежедневно заполняемый регистр, содержащий сведения обо всех ПКО и РКО, которыми оформляется движение наличных денег),

• Книга учета по форме № КО-5 (используется для оформления передачи «налички» от старшего кассира организации к младшему),

• Платежная (расчетно-платежная) ведомость — предназначена для оформления выдачи зарплаты и иных выплат персоналу,

• иные документы.

Какими законодательными актами регулируются сроки хранения

Срок хранения кассовых документов регламентируется законодательно. Надо отметить, что положения нормативных актов касательно сроков сохранения документации могут отличаться.

К перечню основных норм о сроках хранения «первички» и регистров бухгалтерского учета относят:

• Закон от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухучете» (ст. 29 устанавливает срок хранения – не менее 5 лет).

• Пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ (требует хранить бухгалтерские документы не менее 4 лет).

• Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 г. № 558 о сроках хранения документов (п. 362 предписывает хранить кассовые документы и книги не менее 5 лет).

Руководство юридических лиц должно обеспечить хранение документации в соответствии с вышеперечисленными законами. Если сроки хранения в разных законодательных актах отличаются – нужно хранить «первичку» в соответствии с документом, в котором указан наибольший срок. Срок необходимо отсчитывать не от даты, которой издан документ, а от 1 января следующего отчетного периода после этой даты.

Сколько лет хранится кассовая документация

5 лет после отчетного года – таков необходимый срок хранения кассовых документов в организации (исходя из вышеперечисленных норм). На основании этого можно установить минимум пятилетний срок хранения для ПКО и РКО, кассовых книг, книги учета № КО-5, и других документов, оформляющих кассовые операции.

Исключением являются зарплатные платежные ведомости. Такие документы следует хранить не менее 75 лет, если отсутствуют лицевые счета (п. 412 приказа Минкультуры РФ № 558). В ином случае срок хранения стандартный – 5 лет.

Если документы используются в качестве доказательств в судебных разбирательствах – их нельзя уничтожать до вынесения окончательного решения суда.

Что делать, если компания была ликвидирована

При ликвидации фирмы срок хранения кассовой книги и кассовых документов остается неизменным. Раньше срока уничтожать документацию не следует, даже если организации больше не существует. В соответствии с законом «Об архивном деле», ликвидационная комиссия заключает договор с госархивом и после этого передает ему на хранение документы ликвидированной организации, сроки хранения по которым еще не истекли (п. 10 ст. 23 закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Хранение кассовой документации в организации

Закон «О бухгалтерском учете» обязывает юридических и физических лиц организовать такие условия хранения документации, которые смогут обеспечить ее сохранность на протяжении периода, установленного законодательством. Для этих целей можно создать архив, в котором она будет храниться. За сохранность документов отвечает руководитель компании.

Документы необходимо складывать в специальных шкафах, сейфах, установленных в одном помещении. В зависимости от объема документации, сданной на хранение, архив может выступать как самостоятельное структурное подразделение или являться частью иной службы компании. Сотрудники архива совместно с руководителем юрлица несут ответственность за несоблюдение условий хранения и утрату документов.

Если у фирмы нет возможности своими силами создать архив для хранения документов, она может сдать их в госархив. Документацию сдают вместе с реестрами, утвержденными экспертами проверочной комиссии.

Что грозит за утрату документов

За отсутствие первичной кассовой документации до истечения срока ее хранения нарушителям грозит:

• Налоговая ответственность в соответствии со ст. 120 НК РФ. Размер штрафа за отсутствие «первички», необходимой для расчета налогов (а это грубое нарушение правил ведения учета), составит 10 000 руб. – если нарушение пришлось на один налоговый период, или 30 000 руб. – при нарушении в течение ряда налоговых периодов.

• Административная ответственность. По ст. 15.11 КоАП РФ штраф для должностных лиц – 5000 –10 000 руб. (при повторном нарушении – 10 000 – 20 000 руб. либо дисквалификация до 2-х лет).

Несоблюдение правил учета и хранения архивных документов по ст. 13.20 КоАП РФ грозит гражданам штрафом – 100-300 руб., должностным лицам – 300-500 руб.

Сколько лет нужно хранить кассовые документы – сроки хранения в организации по налоговым и бухгалтерским законам

Существуют определенные правила хранения и последующей ликвидации официальных бумаг, относящихся к категории кассовых документов. Бухгалтерским законодательством четко регламентируются сроки, порядок и условия хранения документов, удостоверяющих совершение операций (транзакций) с наличностью.

Хозяйствующие субъекты должны строго придерживаться установленных правил, так как несоблюдение предъявляемых требований может привести к наложению штрафных санкций.

Как долго следует хранить кассовые бумаги? Какими принципами и нормами нужно при этом руководствоваться?

Каков порядок уничтожения кассовой документации? Все эти вопросы необходимо рассмотреть более подробно.

Сколько лет хранятся в организации по закону?

Надо отметить, что требования налогового законодательства ощутимо расходятся с нормами Закона «О бухучете» при определении обязательных сроков хранения кассовой документации на отечественных предприятиях.

Рекомендуем также прочитать о порядке внесения исправлений в кассовые документы.

Налоговые сроки

Налоговым законодательством предусматривается четырехлетний период хранения финансовых бумаг, отражающих сведения налогового/бухгалтерского учета.

Данное правило четко устанавливается Налоговым Кодексом РФ, а именно – статьей 23 этого нормативно-правового акта (подпункт 8 пункта 1).

Аналогичный срок хранения регламентируется этим законом (НК РФ) в отношении документов, фиксирующих доходы/затраты хозяйствующего субъекта.

Бухгалтерский аспект

Бухгалтерское законодательство строго предписывает хранение хозяйствующим субъектом финансовой (бухгалтерской) отчетности на протяжении минимум пяти лет, отсчитываемых с момента завершения соответствующего отчетного года.

Данная норма содержится в Законе РФ «О бухучете», зарегистрированном 06.12.2011 под номером 402-ФЗ.

Этот же нормативно-правовой акт вменяет хозяйствующему субъекту в обязанность создание адекватных кондиций для обеспечения сохранности финансовой документации на протяжении всего срока её хранения.

Кроме того, субъект предпринимательства вправе самостоятельно создавать архивы за пределами места реализации своей хозяйственной деятельности с целью хранения важных документов, если это необходимо для обеспечения их целостности/сохранности.

Требования Минкультуры

Требованиями Министерства культуры РФ регламентируется период хранения кассовых бумаг, также составляющий 5 (пять) лет. Правило утверждается приказом этого министерства, зарегистрированным 25.08.2010 под номером 558.

Зарплатная документация

Что касается зарплатных кассовых документов – платежных ведомостей, – то эти бумаги нужно хранить на протяжении 75 (семидесяти пяти) лет, если у получателей зарплаты отсутствуют учетные (лицевые) счета, или в течение стандартного пятилетнего срока, если имеются такие лицевые счета.

Отсчитывается период хранения с первого числа года, следующего за годом формирования данного документа.

Данные нормы устанавливаются вышеупомянутым приказом Минкультуры РФ.

Судебные разбирательства

Если какие-либо кассовые документы хозяйствующего субъекта фигурируют в продолжающихся судебных разбирательствах или спорах, данные бумаги надлежит тщательно сохранять до вынесения судом окончательного вердикта.

Порядок и правила

Руководитель хозяйствующего субъекта отвечает за организацию и осуществление процедуры хранения всей кассовой документации.

Именно он определяет подходящие места (зоны) для обеспечения сохранности финансовых бумаг, а также устанавливает порядок такого хранения на протяжении регламентированного периода в соответствии с требованиями актуального законодательства.

Процедура хранения может выполняться как с использованием архивных мощностей самой организации, так и силами сторонних подрядчиков, специализирующихся в данной сфере и предоставляющих надлежащий сервис на платной (договорной) основе.

Основные правила хранения кассовых бумаг:

• Ежедневная сшивка документов (по каждому дню).
• Подбор сшиваемых бумаг по возрастанию нумерации соответствующих счетов бухучета.
• Нумерация всех листов, составляющих конкретный сшив.
• Формирование надлежащей описи при передаче сшива непосредственно в архив. Указываются количество листов и наименование самого сшива.

Порядок уничтожения

Когда у кассовых бумаг завершается регламентированный срок хранения, они ликвидируются хозяйствующим субъектом.

Данная процедура осуществляется на предприятии согласно установленному порядку:

• Подтверждение факта истечения срока, регламентированного для хранения бумаг.
• Проверка фактического наличия бумаг, утративших на данный момент свою актуальность и подлежащих уничтожению.
• Формирование и работа экспертной комиссии предприятия, уполномоченной проверить реальную ценность кассовых бумаг. Её состав определяется руководителем хозяйствующего субъекта. Итоги деятельности такой комиссии оформляются составлением соответствующего протокола (протокола заседания).
• Составление акта ликвидации кассовых бумаг, утверждаемого руководителем организации.
• Бумаги, указанные в ликвидационном акте, фактически уничтожаются. Данный факт подтверждается составлением отдельного документа.

Полезное видео

Какие сроки установлены для хранения бухгалтерских документов, рассказано в данном видео:

Выводы

Таким образом, руководствуясь требованиями нормативных актов, можно утверждать, что кассовую документацию надлежит хранить на предприятии в течение минимум пятилетнего срока.

Это касается как бумажных, так и электронных документов. Исключение – платежные ведомости, которые при отсутствии учетных (лицевых) счетов хранятся организацией семьдесят пять лет.

Порядок такого хранения должен соответствовать общеобязательным нормативным требованиям. За надлежащее хранение и последующее уничтожение кассовых бумаг отвечает непосредственно руководитель хозяйствующего субъекта.

Сроки хранения использованной чековой книжки в бюджетном учреждении

Здравствуйте.
Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и др.) — 5 лет (ПРИКАЗ от 25 августа 2010 г. N 558 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ «ПЕРЕЧНЯ ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ПРОЦЕССЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНОВ, ОРГАНОВ
МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ И ОРГАНИЗАЦИЙ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ»)
А в случае закрытия банковского счета, а также при изменении номера банковского счета либо своего наименования клиент обязан возвратить кредитной организации неиспользованные денежные чековые книжки с оставшимися неиспользованными денежными чеками и корешками с приложением письменного заявления, в котором указываются номера возвращаемых неиспользованных денежных чеков. При закрытии банковского счета в этом заявлении также может содержаться подтверждение остатка денежных средств на банковском счете на день прекращения договора банковского счета. (ЦЕНТРАЛЬНЫЙ БАНК РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ от 16 июля 2012 г. N 385-П)

Как хранить кассовую книгу

Зачастую у бухгалтеров предприятий, осуществляющих торговую деятельность с возможностью наличного расчета с клиентами, возникают вопросы о ведении и хранении бухгалтерских регистров, где собрана информация по кассовым операциям. В данной статье речь пойдёт о ведении и хранении такого регистра бухгалтерского учёта, как кассовая книга.

Обязанность ведения кассовой книги

Учёт кассовых операций обязаны вести все организации осуществляющие деятельность, расчёты по которой выдуться «живыми» деньгами. В целях осуществления контроля над кассовым учетом разработан и утвержден такой документ, как кассовая книга. В ней отражаются все приходы и расходы наличных денежных средств в течение рабочего дня.

Обязанность по ведению кассовой книги, как правило, возлагается на кассира или бухгалтера соответствующим утверждённым приказом руководителя. В небольших организациях эту функцию может выполнять сам руководитель.

Форма ведения кассовой книги

Кассовая книга ведётся в установленной форме КО-4, которая является унифицированной. Данный бланк может заполняться, как вручную, так и в электронном виде. При чем использование технических средств позволяет вести такой документ так же двумя способами:

1. Самостоятельное заполнение формы КО-4 в MS Word или же MS Excel;
2. Автоматическое формирование книги учета кассовых операций в профессиональных бухгалтерских программах и сервисах.

Читайте также статью ⇒ Как подтвердить доход на ЕНВД.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Требования к оформлению кассовой книги

При оформлении документа по форме КО-4 следует не забывать о соблюдении следующих правил:

1. К кассовой книге должны прилагаться кассовые ордера, на которых должен подписываться сам кассир, главный бухгалтер, а на расходном документе ещё и руководитель. Вся эта первичка должна заверяться печатью организации.
2. Книгу необходимо вести ежедневно. На равне с этим обязательна и проверка документа бухгалтером: просматривается правильность оформления кассовой документации, а так же проверяются исполненные проводки. После этого в кассовой книге проставляется подпись проверяющего лица.
3. Кассир должен ежедневно вести подсчёт остатка денежных средств в кассе организации и сверять их с данными в книге.
4. При отсутствии операций по кассе ответственный не обязан ничего вписывать в кассовую книгу.
5. Кассовая книга должна вестись в течение календарного года. После чего ее проверяют, заверяют и сдают в архив. А с первого рабочего дня нового года начинают ведение новой кассовой книги КО-4.

Важно! С 1 июля 2014 года разрешено вносить изменения в кассовую книгу. При этом поправки должны сопровождаться данными об исправившем ошибку лице, заверенными его подписью. Так же должна проставляться дата исправления.

Порядок хранения кассовых книг на предприятии

В Указании Банка России N 3210-У от 11 марта 2014 года приведены правила ведения кассового учета. Однако, многие вопросы, в том числе порядок ведения и хранения кассовой документации и кассовых книг возлагается на непосредственного руководителя компании. В данном случае решения руководства должны быть оформлены в некий обобщающий документ. Это может быть положение о ведении учета кассовых операций. В нем необходимо прописать, в каком виде будет вестись учёт кассовых операций, то есть, если сотрудники компании будут обязаны вести бумажный документооборот, то в положении прописывается, что кассовая книга будет вестись от руки или же с помощью информационных технологий, но при этом она должна иметь непременно физическую форму – располагаться на бумажном носителе. Когда руководство выбрало электронную версию документирования, необходимо указать в положении, что в распечатывании бумажной версии документа нет необходимости, а заверение формы КО-4 будет происходит с участием средств электронной цифровой подписи. Здесь же указываются место и срок хранения кассовой книги, при чем в случае хранения кассовой книги в электронной форме следует обеспечить должным образом ограничить количество лиц, имеющих возможность просмотра и изменения такой информации, а также защитить такие информационные ресурсы от несанкционированного доступа.

Важно! При ведении на предприятии документооборота в специализированной информационной системе в положении об учете кассовых операций в организации следует подробно прописать места хранения и резервного копирования документации, список лиц, которым разрешён доступ к указанной информации. Так же следует указать порядок отмены действия учетных записей и смены паролей.

Так же при любом варианте ведения кассового учета следует назначить должностное лицо, которое будет отвечать за сохранность информации, а так же указать меры наказания за несоблюдение установленных правил и требований.

Сроки хранения в организации кассовых книг

В положении о ведении кассового учета необходимо так же указать сроки хранения создаваемой на всех этапах документации. Поскольку налоговое законодательство предопределяет хранение всей бухгалтерской информации в течение 4 лет, а федеральный закон «О бухгалтерском учёте» устанавливает временной промежуток хранения в течение пяти лет, то вся бухгалтерская документация, в частности кассовые книги, по окончании налогового периода подлежит хранению и поддержанию ее в хорошем состоянии в течение последующих пяти лет.

Ответственность за ненадлежащее хранение кассовых книг

Как было сказано ранее, заполнение и хранение кассовых книг обязательно для многих компаний. Но что же будет, если по каким-либо причинам при налоговой проверке обнаружиться порча данного документа или его отсутствие?

Ненадлежащее хранение кассовых книг, приведшее к их утрате или порче, а так же нарушение положенных сроков хранения может повлечь за собой неприятные последствия в виде штрафов. При этом такую меру наказания могут применить, как к должностному лицу, виновному в содеянном, так и к организации в целом.

Таким образом, если в неправильном хранении виновен конкретный человек, то его накажут. В таком случае ему будет предъявлен штраф размером до 10 тысяч рублей, при первом нарушении, и до 20 тысяч рублей при повторных нарушениях. Если же вину конкретного лица не удалось доказать, либо виновно руководство компании штраф за несоблюдение кассового учета налагается на организацию в целом. Размер такого наказания может варьироваться от 50 тысяч рублей при однократном нарушении, до 200 тысяч рублей при повторении инцидентов.

Читайте также статью ⇒ Нужно ли хранить Z-отчеты онлайн-кассы.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Вопрос N1: Добрый день! У нашей компании существует несколько обособленных подразделений. Подскажите, пожалуйста, нужно ли вести и хранить кассовые книги в них, если они сдают всю свою выручку в кассу головной организации? Или же можно обойтись одной книгой по всей организации?

Ответ: Нет, одной книгой в таком случае, к сожалению, обойтись Вам не удасться, поскольку любое подразделение организации, находящееся по адресу отличному от адреса головного офиса, обязано контролировать остаток денежных средств в своей кассе на конец каждого рабочего дня. Это необходимо для того, чтобы соблюдать правило соблюдения предела возможного остатка. Книги кассового учета ведутся как раз в целях контроля над этим остатком. При всём этом в головную организацию все же необходимо подавать сведения о совершенных приходных и расходных операциях в виде копии листов кассовой книги.