Электронные листы нетрудоспособности

>Электронный больничный: инструкция для бухгалтера

Подготовка к работе

Шаг 1. Зарегистрируйтесь в системе

Чтобы работать с электронными больничными листками, организации потребуется завести личный кабинет в Единой интегрированной информационной системе «Соцстрах» ФСС на cabinets.fss.ru (далее — ЕИИС «Соцстрах»). Войти в него можно через учетную запись юрлица на портале Госуслуг.

Если у вашей организации нет подтвержденной учетной записи на Госуслугах, создайте ее в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА):

1. На esia.gosuslugi.ru перейдите во вкладку «Организации».
2. Создайте подтвержденную учетную запись, используя квалифицированную электронную подпись, выданную на имя руководителя или на лицо, имеющее право действовать без доверенности.
3. Заполните карточку с реквизитами.

Если у вас обслуживающая бухгалтерия, читайте о том, как получать больничные сотрудников, в статье.

После регистрации в личном кабинете ЕИИС «Соцстрах» заполните информацию о своей компании и ознакомьтесь с инструкцией.

Для каждого участника системы предусмотрены свои функции личного кабинета:

• Больницы будут загружать в систему электронные листки, подписывая их квалифицированной электронной подписью.
• Бухгалтер будет видеть больничные сотрудников, получать нужные сведения для начисления пособия и заполнять раздел работодателя.
• Застрахованные смогут проверять, правильно ли заполнен больничный лист и корректно ли начислено пособие.
• Федеральный закон № 86-ФЗ предусматривает, что врач сможет оформить электронный больничный по временной нетрудоспособности, беременности или материнству, если соблюдены эти два условия:
• Медучреждение и работодатель застрахованного человека зарегистрированы в специальной автоматизированной системе электронных листков.
• Пациент в письменном виде согласился на оформление листка нетрудоспособности в электронной форме.

Утвержден перечень данных, которые требуются для проведения медико-социальной экспертизы застрахованного и начисления пособия, а также сроки их сдачи (Постановление Правительства РФ от 16.12.2017 № 1567).

Шаг 2. Перераспределите обязанности

Назначьте бухгалтера, ответственного за работу с электронными больничными, получите на него электронную подпись и обеспечьте доступ к ЕИИС «Соцстрах». Если нужно, обучите новым правилам работы тех бухгалтеров, которые раньше работали только с бумажными больничными.

Во многих сервисах разрабатываются новые возможности для работы с электронными больничными. Для работы с электронными больничными можно воспользоваться и бесплатной программой, которую ФСС предлагает скачать в Личном кабинете работодателя.

В Экстерне можно загружать, заполнять и отправлять электронные больничные в ФСС. Регионы с прямыми выплатами могут сформировать реестр на основе данных ЭЛН и отправить его в ФСС.

Зарегистрироваться

Шаг 3. Расскажите сотрудникам об изменениях

Как только компания подключилась к системе, расскажите сотрудникам, что у них есть право оформить больничный в электронном виде. Можно выпустить приказ под подпись или сделать рассылку по электронной почте.

ФСС оплатит больничный, если он представлен в электронной форме, за три рабочих дня

Работник сам решает, в каком виде хочет оформить документ: в бумажном или электронном. Но у электронного больничного есть преимущества, донесите их до сотрудников:

• Его проще оформлять, не нужно дополнительно заверять печатями в регистратуре.
• Его невозможно испортить, забыть, потерять. Если застрахованный потеряет номер больничного, он сможет восстановить его в личном кабинете по номеру СНИЛС и паролю с Госуслуг.
• Электронный больничный не нужно бережно хранить и передавать бухгалтеру, как его бумажный аналог. Достаточно сообщить номер листка по телефону или по почте. Это особенно актуально для компаний с филиалами, разными офисами или отдельно расположенной бухгалтерией.
• Если в регионе проходит пилотный проект по прямым выплатам, ФСС оплатит больничный, представленный в электронной форме, за три рабочих дня (в бумажной форме — за 10 дней).

Татьяна Огородникова, бухгалтер «Агентство Бонус»:

— ФСС сама прислала нам письмо с приглашением стать участником системы и заключила с нами соглашение об информационном взаимодействии. Оповещать сотрудников о возможности формировать больничные в электронном виде мы планируем в рассылках от имени директоров подразделений. От введения электронных листков нетрудоспособности однозначно ждем только позитивных изменений в работе: например, больше не придется отправлять сотрудника к врачу, чтобы переоформить документ из-за ошибки. Раньше такое случалось.

Оформление пособия

Шаг 4. Получите от сотрудника номер больничного

Врач поликлиники входит в систему ФСС и формирует в ней листок нетрудоспособности: вносит необходимые данные, копирует информацию из электронной медкарты. Также он запрашивает в системе уникальный номер электронного больничного.

Готовый больничный медучреждение выгружает в ЕИИС «Соцстрах».

Выдавая больничный пациенту, врач и медучреждение заверяют документ усиленными КЭП. На этом этапе сотрудник не увидит больничного, он только получит уникальный номер, который затем будут использовать медучреждение, работодатель и ФСС. Он должен передать этот номер бухгалтеру, который занимается начислением пособия.

Шаг 5. Заполните листок в личном кабинете

По этому номеру бухгалтер находит в личном кабинете в ЕИИС «Соцстрах» больничный лист сотрудника. Полученные из листка сведения (о периоде болезни и т.д.) нужно будет использовать для расчета и учета больничного листа.

Также нужно будет заполнить свою часть: наименование компании, средний заработок, стаж и т.д. Дополнения в листке нужно заверить электронной подписью, которую вы используете для сдачи электронной отчетности.

На этапе выплаты пособия

Шаг 6. Передайте сведения в ФСС для выплаты или возмещения пособия

Заполненный больничный мгновенно поступит в отделение ФСС по месту работы застрахованного. Эти сведения ФСС будет учитывать при начислении и проверке пособия.

Дальше сценарии работы по начислению и выплате пособий различаются в разных регионах России. Часть регионов участвует в пилотном проекте ФСС «Прямые выплаты», все они перечислены в Постановлении Правительства РФ от 21.04.2011 № 294. В этих регионах пособие выплачивает ФСС напрямую сотруднику. В остальных регионах пособие сотруднику начисляет и выплачивает работодатель. Рассмотрим сценарии работы бухгалтера в обоих случаях.

Зачетная система

Рисунок 1. Порядок действий при оплате пособия по нетрудоспособности при зачетной системе страховых взносов.

При зачетной схеме:

• Рассчитайте пособие и выплатите его работнику с ближайшей зарплатой.
• Сумму расходов, понесенных на выплату пособия, можно или зачесть в счет уплаты взносов на социальное страхование, или возместить в ФСС. Чтобы получить возмещение, необходимо подойти в отделение ФСС и предоставить заявление или справку-расчет.

Прямые выплаты

Рисунок 2. Порядок действий при оплате пособия по нетрудоспособности в регионах, где действует пилотный проект «Прямые выплаты».

При прямых выплатах:

• В своей бухгалтерской программе выполните расчет среднего заработка для пособия.
• Если пособие за первые три дня нужно оплатить за счет работодателя, рассчитайте и включите эту часть в следующую зарплату.
• Подготовьте реестр в электронном виде (если отправляете данные через интернет) или заполните заявление в ФСС от имени сотрудника (если обращаетесь в ФСС лично).
• Отправьте реестр на портал ФСС или отнесите заявление лично в отделение ФСС.
• Проследите, чтобы работник получит пособие: ФСС выплатит его банковским или почтовым переводом.

Отчитывайтесь за сотрудников через Контур.Экстерн. Загрузка данных в РСВ из СЗВ-М. Импорт данных из 2-НДФЛ 5.06. Нулевой РСВ в два счета. Бесплатно 3 месяца.

Зарегистрироваться

Преимущество электронных больничных

Закон обязывает только медучреждения оформлять электронные больничные по требованию застрахованного. Штрафов для работодателя за то, что он не перешел на электронные больничные, пока не предусмотрено. Но в добровольном переходе на электронные больничные листы есть плюсы.

Меньше ошибок

При заполнении бумажного больничного ошибаются и врачи, и работодатели. Ревизоры-консультанты ФСС ежегодно находят ошибки в более чем 2 000 000 бумажных больничных, в том числе и бухгалтерские ошибки при расчете пособия. Использование электронных больничных листов способно свести эти ошибки практически к нулю.

Меньше злоупотреблений

Новая система электронных больничных позволит свести на нет злоупотребления при оформлении листков нетрудоспособности. Работнику будет гораздо сложнее подделать электронный листок, а факт подделки легче доказать.

Меньше работы

С переходом на электронные больничные не нужно будет тратить время на:

• передачу бумажных больничных в территориальные отделения ФСС;
• учет фактов хозяйственной жизни листков, так как они являются бланками строгой отчетности;
• проверку подлинности больничных;
• хранение и обработку архива.

Меньше места для архивов

Если оформлен электронный больничный, у работодателя нет обязанности хранить бумажный аналог. То есть не нужно будет выделять специальные места для хранения бланков строгой отчетности.

Над материалом работали Наталья Потапкина, эксперт веб-сервиса Контур.Бухгалтерия,
Елена Кулакова, эксперт системы электронной отчетности Контур.Экстерн

Больничный лист является обязательным документом при временной нетрудоспособности сотрудника. Он предоставляется работодателю после болезни и служит подтверждением уважительной причины отсутствия на рабочем месте. А также является основанием для выплаты компенсации при временной потере трудоспособности. Многие привыкли к тому, что больничный выдается лечебным заведением в бумажном формате. Однако, с 1 июля 2017 года данный документ приобрел и электронный вид. В этой статье рассмотрим, что представляет из себя электронный больничный лист в 2019 году, а также действия работодателя при работе с ним.

Для чего нужен электронный формат?

С развитием информационных технологий все больше происходит автоматизация процессов взаимодействия между людьми и организациями. Постепенно реализуется уход от бумажного документооборота к цифровому. Внедрение электронных листков нетрудоспособности (ЭЛН) не стало исключением.

В свою очередь, введение ЭЛН обусловлено следующей необходимостью:

1. Удобство и надежность хранения информации.

Больничные листки в электронной форме хранятся в единой базе данных. Потеря или гибель информации исключена ввиду высокой отказоустойчивости систем и регламентного резервирования. К тому же, работа со компьютерными базами намного удобнее. Например, поиск нужного документа занимает несколько секунд. Для этого нужен только выход в интернет и доступ к единой информационной системе. В то время, как в бумажных архивах на это могло уйти несколько часов.

2. Снижение фальсификации документа.

Поскольку, подделка бумажных листов нетрудоспособности довольно распространенный случай, то принятые меры исключают вероятность мошенничества. Подлинность ЭЛН заверяется цифровыми подписями, а на каждом уровне взаимодействия применяются повышенные меры разграничения прав доступа к документам.

3. Доступность и легкость работы.

База электронных больничных доступна всем участникам формирования ЭЛН в рамках своих полномочий:

• Сотруднику;
• Работодателю;
• Лечебному учреждению;
• Бюро медико-социальной экспертизы.
• Фонд Социального Страхования России.

При этом не требуется осуществление лишних телодвижений, всю информацию можно добавлять, редактировать и просматривать со своего рабочего места.

Как выглядит электронный больничный лист?

У ЭЛН нет какого-то определенного формата или стандарта. Все данные заносятся в текстовом и числовом виде в соответствующие поля предоставленной на сайте ФСС формы и хранятся в электронных таблицах баз данных.

Интерфейс формирования электронного больничного состоит из нескольких вкладок:

1. «Лист нетрудоспособности» — сводная информация о пациенте:

• персональные данные гражданина,
• причина нетрудоспособности,
• место его трудоустройства.

2. «Медицинская организация» — раздел, формируемый сотрудником лечебного учреждения:

• наименование медицинского заведения,
• должность и ФИО врача,
• период освобождения от работы.

3. «МСЭ\Санаторий\Стационар» — раздел для внесения информации соответствующими учреждениями, который содержит отметки о пребывании и проведении:

• санаторий,
• стационар,
• медико-социальная экспертиза.

4. «Заполняется работодателем» — вкладка, заполняемая представителем организации, в которой работает пациент.

• данные о компании,
• ФИО руководителя и главного бухгалтера,
• сведения для расчета пособия.

Доступ к электронным листам нетрудоспособности возможен через сайт ФСС.

Вход осуществляется через учетную запись портала «Госуслуг». Однако, она обязательно должна быть привязана к учетной записи юридического лица.

>Образец заполнения электронного больничного листа работодателем.

Порядок оформления ЭЛН в медицинской организации.

Формирование электронного больничного в медицинском учреждении возможно, если данная организация подключена к единой системе работы с документами в цифровом формате. Последовательность формирования электронного больничного листа в лечебном учреждении следующая:

1. Пациент обозначает лечащему врачу, что собирается получить ЭЛН. А также информирует о том, что компания, в которой он работает, является участником единой информационной системы и способна получать и предоставлять сведения в электронном виде. Физическому лицу при этом при себе необходимо иметь:

• Документ удостоверяющий личность;
• СНИЛС;
• Согласие на выдачу ЭЛН в письменном виде.

2. Врач осуществляет запрос в ЕИИС «Соцстрах» о необходимости присвоения уникального кода документу. С полученным кодом заносятся данные в соответствующий раздел программы.

3. После формирования документа он подписывается электронно-цифровой подписью врача, а в последующем еще и ЭЦП медицинской организации.

4. Сформированный документ направляется в ЕИИС «Соцстрах»

5. Далее код документа сообщается пациенту.

Стоит отметить, что выдача ЭЛН является бесплатной и при этом не носит обязательный характер. Вместе с тем, каждый человек может получить больничный лист в прежнем бумажном формате.

Действия работодателя с электронным больничным листом.

Чтобы работодатель мог работать с электронными листками нетрудоспособности, ему необходимо соответствовать нескольким условиям:

• Компания должна быть зарегистрирована на портале «Госуслуг», а также иметь доступ в личный кабинет.
• Должна иметься ЭЦП с возможностью подписи ЭЛН.
• Заключен договор между компанией и ФСС.
• Компания подключена к единой системе работы с документами в цифровом формате.

После получения сотрудником уникального кода ЭЛН, он сообщает его своей организации. В свою очередь, действия работодателя следующие:

1. Сотрудники бухгалтерского отдела или отдела кадров получают код ЭЛН, выданный работнику в больнице.

2. На основании данного номера посылается запрос в ФСС.

3. В ответ на запрос поступает подтверждение наличия соответствующего листа нетрудоспособности.

4. ЭЛН направляется в организацию.

5. Сотрудники, ответственные за ведение электронных больничных листов заполняют отведенный для них раздел «Заполняется работодателем».

6. Рассчитывается сумма пособия на основании указанных данных в автоматическом режиме.

7. Сотруднику с ЭЛН выплачивается соответствующее пособие.

8. Сообщение о факте выплаты, а также размер пособия отправляется в ФСС.

Электронный больничный лист: плюсы и минусы.

На первый взгляд система электронного документооборота выглядит запутанной. И для большинства людей сподручнее пользоваться старым проверенным способом и получать больничные листы в бумажном формате. Тем не менее, система развивается и в конечном итоге вытеснит физические носители, как это произошло со СНИЛС.

Несмотря на относительную «молодость» проекта, к плюсам ЭЛН можно отнести:

1. Скорость обмена информации.

2. Удобство и простота создания, изменения и отправки.

3. Высокая защищенность и надежность.

4. ЭЛН не подвержен порче или потере в отличие от бумажного эквивалента.

5. Исчисление размера пособий автоматизировано.

6. Централизованное хранение информации в единой базе данных.

7. Исключение поддельных листов.

8. Минимизация физического перемещения представителей участников единой системы.

Тем не менее, при множестве положительных сторон нельзя не отметить и ряд минусов:

1. Для работы с системой понадобится дополнительное обучение.

2. Электронный больничный лист вынуждает соответствовать определенным требованиям (наличие интернета, компьютеров, ЭЦП, личных кабинетов и т.д.)

3. ЭЛН не может быть оформлен, если врач был вызван на дом.

4. Ошибки, допущенные при заполнении электронных форм в результате человеческого фактора.

5. Сбои и технические неисправности системы.

Больничный лист 2019: бумажный или электронный?

Сейчас сотрудники начинают предъявлять работодателю талончик с номером электронного больничного или просто номер. Но если работодатель не готов принимать электронные больничные, то сотрудник должен представить бумажный больничный. Говоря об обязательности применения электронного листа нетрудоспособности всеми работодателями, на сегодняшний день присоединение к программе – это пока решение добровольное. Но у электронных больничных есть свои плюсы. Первый плюс, работодатель оптимизирует свои ресурсы, уменьшая кол-во рутинных операций, таких как внесение, хранение архивирование документов. Второй плюс – электронный больничный нельзя подделать

Плюсы и минусы электронного больничного

В любом нововведении можно найти и положительные, и отрицательные стороны. То же можно сказать и об электронном больничном. Эксперты выделяют несколько моментов.

Сначала расскажем о плюсах, среди которых:

• исключение фальсификации больничных;
• удобство получения документа, так как оформляется офлайн и на руки он не выдается;
• снижение временных затрат на внесение данных в учетную систему, решение проблемы хранения, транспортировки и архивирования бумажных экземпляров больничных, вопроса их сохранности и отчетности по ним;
• возможность проверить сделанный расчет, воспользовавшись программным калькулятором.

Среди недостатков электронного варианта:

• возможность сбоев и неполадок в системе, которые негативно повлияют на процесс оформления больничного;
• потребность регистрации и приобретении электронных подписей

Процесс оформления, расчет и оплаты электронного больничного

Обратившись в медучреждение, у которого есть доступ к базе ЕИИС «Соцстрах», сотрудник должен выбрать формат больничного – в бумажном или электронном виде. Чтобы врач открыл электронный больничный, пациент должен дать письменное согласие на его оформление. Предупредите сотрудников, как вы будете принимать от них больничные листы в 2019 году

Медработник через личный кабинет открывает и закрывает больничный в базе ФСС, выдает вашему сотруднику печатный талон, где указаны номер электронного документа и период нетрудоспособности.

Обратите внимание, что сотрудник должен передать этот талон работодателю в первый день выхода на работу после болезни.

Бухгалтер или сотрудник отдела кадров должен:

• зайти в раздел «Электронные листки нетрудоспособности» личного кабинета страхователя-работодателя;
• по номеру больничного, а также через ФИО штатной единицы или СНИЛС найти документ в базе сайта ФСС;
• внести сведения в отведенную для заполнения им часть документа;
• рассчитать больничные выплаты, сделать это проще всего в 1С:

Имейте ввиду, что все данные о расчетах по больничным уходят в ФСС автоматически после сохранения изменений бухгалтером или сотрудником отдела кадров.

Фальшивый больничный. Как проверить лист нетрудоспособности?

Бумажный вариант.

Все кадровики знают, что бланк листка нетрудоспособности введен Приказом Минздравсоцразвития от 26.04.2011 № 347н, а правила по его заполнению содержатся в Приказе Минздравсоцразвития от 29.06.2011 № 624н.

Традиционный бумажный листок нетрудоспособности — это защищенная полиграфическая продукция, поэтому он изготавливается из особой бумаги, имеет водяные знаки ФСС, а ячейки для заполнения отличаются по цвету. Также надо учитывать, что номер настоящего больничного листа выбит в типографии, поэтому он прощупывается пальцами. Если же больничный лист фальшивый, то поверхность бумаги будет гладкой, и номер на ощупь не почувствовать.

Наличие печатей. Пусть бизнесу разрешили отказаться от них, но медицинские учреждения обязаны заверять печатями выдаваемые ими листки нетрудоспособности и дубликаты. Без них документы нельзя считать действительными.

Обратите внимание на текстовые блоки. Все сведения должны быть записаны черными чернилами либо напечатаны. При этом не допускается нарушение границ предусмотренных бланком клеточек. Исключение делается только для оттисков печатей медучреждений: они могут быть больше, чем выделено места на листе. Но закрывать собой какие-то сведения они не должны.

Электронный вариант.

Чиновники уверяют, что подделать номер или сам больничный лист, сформированный в официальной государственной базе, нельзя. Информация контролируется с момента открытия документа, защищена, доступа к ней у третьих лиц нет, а за весь период работы системы ни одного сбоя или нарушения порядка пока не было. Так что и проверять тут нечего, успокаивают в ФСС.

Ответственность работодателя за прием к учету фальшивого больничного листа.

Здесь все просто, ФСС не возместит вам деньги, если при проверке больничный лист окажется поддельным. И если сотрудник, предъявивший фальшивый больничный уже уволился, то вы не сможете вычесть эти деньги из его зарплаты, придется возвращать свои.

Ответственность сотрудника за предоставление фальшивого больничного.

Обычно, работодатели сразу увольняют сотрудников за прогулы, если те предъявили фальшивку. Также на сотрудника или бывшего сотрудника могут подать в суд и тогда ему может грозить от 6 месяцев до 2 лет ареста. Это зависит от того, каким образом был получен фальшивый больничный.

Чтобы избежать рисков возврата средств за недобросовестных сотрудников, а также сократить рутинные операции в компании и кол-во бумаг, требующих хранения и учета, рекомендуем вам перейти на прием электронных больничных.

Как перейти на прием электронных больничных.

Сначала через вашу учетную запись на сайвте Госуслуги необходимо зайти и завести личный кабинет на сайте ФСС в Единой интегрированной информационной системе cabinets.fss.ru

Как загрузить электронный больничный в 1С

Чаще всего расчет больничного производят в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (1С:ЗУП 8). Если вы подключены к сервису 1С-Отчетность, то настройка обмена с ФСС происходит автоматически.

Внести электронный больничный в 1С:ЗУП 8 можно через меню «Зарплата» — «Больничные листы». Это просто.

Для этого необходимо ввести в соответствующее поле больничного листа его номер, который должен предоставить сотрудник, и нажать «Получить данные из ФСС».

Расчет производится исходя из сведений о начисленной заработной плате по данному сотруднику.

Данные о медицинском учреждении, оформившем больничный, заполнятся автоматически из справочника 1С.

После заполнения и расчета по больничному листу его необходимо провести и закрыть. А в ФСС отправить реестр ЭЛН. Для формирования реестра, необходимо из пункта бокового меню «Отчеты» перейти в подраздел «1С-Отчетность», «Реестр ЭЛН для отправки в ФСС».

В открывшейся форме реестра необходимо заполнить все поля и список оформленных больничных.

Перед отправкой реестр нужно провести, затем нажать кнопку «Отправить реестр в ФСС».

Обратите внимание! Исправить ошибки в электронном документе легче, чем в бумажном аналоге. Для этого необходимо: внести требуемые изменения в записи работодателя; указать их причину; подписать документ; повторно отправить его в ФСС.

Работа с бумажным больничным в 1С

Внести и рассчитать бумажный больничный в 1С:ЗУП 8 необходимо через раздел «Зарплата» — «Больничный лист» — Создать».

Данные из больничного листа вводятся в программу, и больничный автоматически рассчитывается с учетом стажа сотрудника и его доходов за предыдущие периоды.

Во вкладке «Главное» выберите причину нетрудоспособности и укажите нерабочий период сотрудника. В окне «Выплата» нужно отметить, когда вы будете выдавать пособие по нетрудоспособности: с авансом, зарплатой, или между ними.

Теперь, в полях «Начислено» и «Удержано», видна сумма начисления и удержания по больничному листу.

Во вкладке «Начислено (подробно)» в больничном в 1С:ЗУП 8 можно посмотреть отдельно начисления за счет работодателя и за счет ФСС.

Чтобы сохранить данные, нужно «Записать» и «Провести» документ. Теперь документ больничный лист сформирован и сохранен в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8».

Кроме расчета больничного, программа предоставляет целый ряд полезных операций для работы кадровика.

«1С:Зарплата и управление персоналом 8» позволяет:

• вести кадровый документооборот в соответствии с требованиями законодательства;
• учитывать движение кадров (прием, перевод, увольнение работников);
• вести учет персональных данных работников;
• проводить анализ кадрового состава во всех разрезах, необходимых для эффективного управления (средняя численность сотрудников, коэффициент текучести кадров, статистика кадров);
• осуществлять воинский учет;
• осуществлять персонифицированный учет для органов Пенсионного фонда РФ;
• формировать декларации соответствия условий труда государственным нормативам по результатам спецоценки;
• вести учет прав на ежегодные оплачиваемые отпуска;
• вести учет рабочего времени;
• вести штатное расписание.

До конца месяца вы можете приобрести у нас программу «1С:Зарплата и управление персоналом 8» по акции с выгодой до 50%. Звоните прямо сейчас специалистам в вашем городе по телефонам.

Если вам необходим переход с прочих систем на 1С:Зарплата и управление персоналом, звоните в наши офисы или оставляйте заявку на обратный звонок. Расскажем как перейти на 1С:Зарплата и управление персоналом.

Значительному числу пациентов врачи уже оформляют этот документ. И работодатели постепенно осваивают процедуру работы с ним. Но вопросов остается много. Кому и где можно получить электронный листок нетрудоспособности? Почему он доступен не всем? Что делать, если медучреждение или работодатель не имеют технической возможности оформлять электронные больничные? Ответы — в нашей статье.

Обязателен или нет электронный больничный в 2019 году?

Электронный больничный постепенно и основательно входит в нашу жизнь. От его бумажного собрата пока полностью не отказались. Врачи по-прежнему оформляют знакомые всем голубенькие бланки, но их число значительно сократилось. В 2019 году бумажный и электронный больничные остаются юридически равноправными документами.Центр образования «Основы Вашего Бизнеса» 📌 РекламаСеминар: осваиваем нововведения в бухгалтерском учете. Самые главные и важные изменения в бухучете в 2020 году. Уникальная информация. Узнать больше Обязателен или нет электронный больничный в 2019 году? По закону необязателен. Дело в том, что заставить поголовно всех (медиков, работодателей, пациентов) иметь дело исключительно с электронными больничными невозможно. Медучреждения и работодатели должны быть готовы работать с электронными документами: установить специальные компьютерные программы, обучить персонал, получить УКЭП (усиленные квалифицированные электронные подписи), заключить соглашение с ФСС и т. д.

Если информационное взаимодействие между медучреждением, работодателем и ФСС не налажено, ни выдать, ни обработать электронный больничный не получится.

Если же врач выдаст по просьбе пациента электронный документ, а работодатель его не примет по причине своей неподготовленности, без бумажного бланка больничного все равно не обойтись.

Платформа ОФД 📌 РекламаОФД со скидкой 30%. Новогодняя акция на подключение касс ОФД поможет бухгалтеру сдать отчеты + аналитика продаж + работа с Честным ЗНАКом Узнать больше

В местностях, где нет интернета, также возникают сложности с выдачей электронных листков нетрудоспособности. И пока эти проблемы существуют, бумажные бланки остаются востребованными.

Знакомство с электронным листком нетрудоспособности: 7 достоинств и 7 недостатков

Если вы еще не сталкивались с электронным больничным, пора с ним познакомиться. Процесс перехода на электронные больничные запущен, и обратного хода уже не будет.

Почему электронный больничный постепенно вытесняет бумажный бланк? Это происходит благодаря уникальному набору его достоинств:

Как и у любого явления, у электронного больничного есть недостатки:

Эти недостатки преодолимы. Работать на компьютере и осваивать новые программы большинство из нас уже научились. А от технических сбоев не застрахован никто.

У электронного больничного есть важная особенность: его обязательно должны сопровождать два документа. Бумажный листок нетрудоспособности действовал без таких «попутчиков» и при этом выполнял свои функции в полном объеме. Как расценивать это дополнительное обременение к электронному больничному — как еще один недостаток или достоинство? Об этом — в следующем разделе.

Какие документы обязательны вместе с электронным больничным и как они выглядят

Пациенту электронный больничный, в отличие от бумажного, на руки не выдают. Вместо этого ему вручают талон, распечатанный на обычной бумаге. Форма талона законодательно не закреплена, но его назначение — снабдить пациента и его работодателя достаточным набором сведений, с помощью которых электронный больничный можно отыскать в базе ФСС.

Талон может выглядеть так:

Талон к электронному больничному

Номер листка нетрудоспособности	675438762391, выдан 13.05.2019
Наименование медицинской организации	ГАУЗ ТО «КДЦ»
ОГРН медицинской организации	10377225005334
СНИЛС	123-456-789 08
Период нетрудоспособности	13.05.2019–16.05.2019
Ф. И. О. врача	Сидоров И. И.
Явиться на прием	16.05.2019

Другой обязательный документ, оформляемый врачом до составления электронного больничного, — согласие на формирование листка нетрудоспособности в форме электронного документа и обработку персональных данных.

А как выглядит электронный больничный лист? Увидеть свой электронный больничный каждый пациент может в личном кабинете на сайте ФСС, в который можно войти через учетную запись на портале «Госуслуги». Сведения в нем содержат персональные данные физического лица и не являются общедоступными.

Замена одного бумажного бланка тремя (одним электронным и двумя бумажными) обременительна для врача — именно он вынужден их оформлять. Но без этого пока не обойтись — все три документа (талон, согласие и электронный больничный) необходимы. Постепенно мы к ним привыкнем и не будем воспринимать как дополнительную обузу.

Как оплачивается электронный больничный

После того как врач оформит электронный больничный и подпишет его УКЭП, этот документ появляется в базе ФСС. Теперь с ним может работать бухгалтер организации, которому сотрудник сообщит полученный от врача уникальный номер больничного.

Задача бухгалтера — дополнить электронный больничный необходимыми сведениями (о стаже сотрудника, среднедневном заработке и др.) и рассчитать сумму пособия.

Размер пособия по электронному больничному листу в 2019 году сотрудник может увидеть в личном кабинете на сайте ФСС. Механизм его исчисления не зависит от того, какой больничный выдан пациенту — бумажный или электронный.

То, как оплачивается электронный больничный, зависит от применяемой работодателем системы. Либо оплата пройдет напрямую от ФСС (если организация участвует в пилотном проекте по прямым выплатам), либо попадет к сотруднику привычным способом от работодателя.

***

Электронный больничный лист в 2019 году применяется наряду с бумажным. Использовать исключительно электронный документ закон не обязывает. Врач оформляет его в специальной программе и подписывает электронной подписью. Пациенту выдают талон с уникальным номером больничного, который он сообщает работодателю. По этому номеру бухгалтер находит в базе заполненный врачом больничный и дополняет его необходимыми сведениями (о стаже, среднедневном заработке и т. д.). Электронный больничный проще и быстрее заполнить, чем бумажный. Его невозможно потерять или испортить. Но в местности, где отсутствует интернет, оформить его невозможно.

Преимущества электронного больничного листа для работодателя

С 1 июля 2017 года с письменного согласия пациента листок нетрудоспособности может быть сформирован в форме электронного документа. Он используется наряду с листками нетрудоспособности, оформленными на бумажных бланках, и является их удобной альтернативой. Это позволяет снизить бумажный документооборот и сделать электронный обмен информацией более быстрым и удобным.

Для реализации нововведений требуется, чтобы и медицинская организация, и работодатель застрахованного лица (нетрудоспособного) являлись участниками системы информационного взаимодействия по обмену сведениями в целях формирования листка нетрудоспособности в форме электронного документа, а застрахованное лицо в письменном виде изъявило согласие на формирование электронного листа нетрудоспособности (ЭЛН).

Хабаровское региональное отделение Фонда социального страхования отвечает на наиболее часто задаваемые вопросы, связанные с оформлением ЭЛН.

Вопрос: Электронный больничный равнозначен бумажному?

Ответ: Да, согласно Постановлению Правительства РФ «Об утверждении Правил информационного взаимодействия страховщика, страхователей, медицинских организаций и федеральных государственных учреждений медико-социальной экспертизы по обмену сведениями в целях формирования листка нетрудоспособности в форме электронного документа» от 16.12.2017 №1567 и Федеральному закону «О внесении изменений в статью 13 Федерального закона «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» и статьи 59 и 78 Федерального закона «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» от 01.05.2017 г. № 86-ФЗ электронный листок нетрудоспособности с 01.07.2017 г. имеет равную юридическую силу с традиционным листком нетрудоспособности на бумажном носителе.

Вопрос: Куда необходимо обратиться и какие документы потребуются для оформления электронного больничного?

Ответ: В случае заболевания необходимо обратиться в медицинскую организацию и на приеме у врача сообщить о своем желании оформить ЭЛН, дать письменное согласие на формирование ЭЛН и сообщить номер своего СНИЛС. Медицинская организация сформирует ЭЛН и выдаст на руки уведомление об оформлении ЭЛН.

Вопрос: Каким образом работодатель узнает об оформлении ЭЛН и как направит в ФСС для оплаты?

Ответ: Достаточно обратиться к своему работодателю с целью оформления заявления о выплате пособия и передать уведомление об оформлении ЭЛН. После этого работодатель сможет запросить ЭЛН в Единой базе ЭЛН ФСС, заполнить электронный реестр сведений и направить (в течение 5 календарных дней) в ФСС для назначения и выплаты пособия.

Вопрос: Где можно увидеть сведения по оформленному электронному больничному?

Ответ: В интерактивном сервисе Фонда на едином портале электронных кабинетов http://cabinets.fss.ru в разделе «Электронный кабинет застрахованного» можно:

•просмотреть сведения по выданным листкам нетрудоспособности, переданным медицинской организацией в ФСС в электронном виде;

•распечатать ЭЛН, справки-расчеты пособия;

•просмотреть сведения по пособиям, выплаченным непосредственно территориальными органами ФСС, в том числе и другие услуги ФСС.

Вопрос: В чем разница между бумажными и электронными листами нетрудоспособности? Есть ли преимущества у ЭЛН?

Ответ: Во-первых, электронный лист нетрудоспособности невозможно потерять.

Во-вторых, автоматизация назначения и расчета пособий дает возможность сокращения сроков получения страхового обеспечения.

В-третьих, работодателю нет необходимости переносить данные с бумажного листа нетрудоспособности в электронный реестр для назначения пособия и направления сведений в ФСС, так как данные медицинской организации в ЭЛН уже автоматически заполнены, что снижает возможность допущения ошибок.

Вопрос: Когда работодатель сможет увидеть электронный больничный в единой базе ЭЛН?

Ответ: Работодатель сможет увидеть ЭЛН только тогда, когда он будет закрыт медицинской организацией.

Вопрос: Какое программное обеспечение требуется работодателю, чтобы начать работать с ЭЛН?

Ответ: Необходимо основное бухгалтерское программное обеспечение, такое как: 1С, «Парус», «СБИС», АРМ «Подготовка расчетов с ФСС». Также можно работать с ЭЛН через электронный кабинет страхователя, расположенный на Едином портале электронных кабинетов Фонда http://cabinets.fss.ru.

Вопрос: Можно ли оформить ЭЛН по беременности и родам?

Ответ: Да, по беременности и родам также можно оформить ЭЛН.

Вопрос: Какие действия стоит предпринять работодателю для того, чтобы включиться в формирование ЭЛН?

Ответ: Работодателю необходимо заключить Соглашение с территориальным органом Фонда социального страхования об информационном взаимодействии при формировании электронного листка нетрудоспособности.

В настоящее время 78 медицинских организаций работают с ЭЛН, оформлено уже более 8300 электронных листков нетрудоспособности.

По вопросам назначения и выплаты пособий по электронному листку нетрудоспособности и заключения соглашений со страхователями можно обратиться по телефону 8 (4212) 911– 354. По вопросам технической поддержки компьютерного программного обеспечения – тел. 8 (4212) 911–255.

По вопросам правильности оформления листка нетрудоспособности и заключения соглашений с медицинскими организациями – тел. 8 (4212) 911– 246, 911–247.

ХАБАРОВСКОЕ РЕГИОНАЛЬНОЕ ОТДЕЛЕНИЕ ФСС РФ

Источник публикации: информационный ежемесячник «Верное решение» выпуск № 03 (185) дата выхода от 22.03.2018.

Статья размещена на основании соглашения от 20.10.2016, заключенного с учредителем и издателем информационного ежемесячника «Верное решение» ООО «Фирма «НЭТ-ДВ».

В медицинских учреждениях активно внедряются электронные больничные листы. Пока они существуют как альтернатива бумажным вариантам. В 2019 году сотрудники вправе предоставлять работодателю как электронные, так и бумажные варианты. Оба листка имеют одинаковую юридическую силу. Электронный больничный лист – это такой же бюллетень о временной нетрудоспособности. Разница лишь в том, что оформляется он не на бумаге, а в электронном виде. Первоначально был внедрен в качестве пилотного проекта в части регионов РФ. Цель – объединение информации по листкам нетрудоспособности в единую базу и упростить взаимодействие различных структур.

В больнице и поликлинике пациент может сам выбрать необходимый для него формат больничного листа. Со временем выбирать будет нельзя – виртуальное оформление полностью сменит бумажное, любые больничные листы будут отправляться в ФСС по компьютерной программе. Такой подход снижает бумажный документооборот и делает обмен информации более прозрачным и оперативным. У работников исчезнет необходимость хранить документ и относить его в бухгалтерию по месту работы. Для работы с электронными больничными листками работодатель должен оформить личный кабинет на сайте ФСС, а также медицинская организация должна быть участником системы информационного обмена. Сведения, указанные в больничном листе, заверяются электронной подписью врача и больницы.

Плюсы использования электронных больничных листов

• Ускорение и уменьшение документооборота. Предприятиями нет необходимости хранить архив бумажных документов.
• Исключена вероятность подделки документа, так как он защищается электронными подписями и передается по защищенным каналам.
• Данные о пациенте вводятся в программу один раз, в дальнейшем нет необходимости повторного занесения, что освобождает время врача и пациента.
• Невозможно испортить или потерять больничный лист.
• Возможность оценивать продолжительность болезни.
• Все участники процесса, кто имеет доступ автоматизированной системе, могут отслеживать статус электронных больничных листов.
• При допущенной ошибки, ее легко исправить, нет необходимости получать дубликат.
• Контроль над выписанными больничными листами государственными органами.
• Снижение нагрузки на предприятия и сотрудников.
• Упрощается ведение бухгалтерской деятельности.
• Отсутствие риска заработать штраф от ФСС для компаний – невозможно принять к выплате документы, не соответствующий требованиям.
• Отсутствие необходимости работникам являться в больницу для закрытия больничного, в некоторых случаях можно связаться с врачом и сообщить о готовности выйти на работу. Экономия времени пациента и врача.
• Информация о заболеваниях и другие данные пациента недоступны третьим лицам, так как передаются напрямую от медицинской организации работодателю и ФСС.
• Установление четких сроков, когда работодатель должен рассчитаться с работником, выплату задержать будет невозможно.
• Возможность проследить исполнение оплаты больничного листа на сайте ФСС с помощью специального калькулятора.

Минусы использования электронных больничных листов

• Необходимо регистрировать личный кабинет на сайте ФСС и осваивать новые технические возможности.
• Необходимость получения цифровой подписи предприятиям-работодателям.
• Нагрузка на врачей и потраченное дополнительное время на оформление больничного листа.
• Необходимость обновления устаревших компьютеров, так как для работы с новыми программами требуются их современные версии.
• Необходимость получения цифровых подписей врачам и медицинским учреждениям, что повышает финансовые расходы.
• Обучение сотрудников медицинских учреждений, особенно лиц старшего поколения и пожилого возраста, работе с компьютером и новыми программами.
• Реорганизация структур и ведомств, ответственных за работу с электронными документами и листками нетрудоспособности.
• Возможны частые сбои в технических системах, особенно на этапе внедрения новых программ.
• Невозможность выдачи электронного больничного листа при визите врача на дом к пациенту.
• Необходимость предоставлять ФСС банковские данные сотрудника.
• Риск человеческих ошибок при оформлении электронных документов, из-за чего могут возникнуть переплаты или недоплаты по взносам в ФСС.
• Ни у одной из сторон – медицинского учреждения, работодателя или сотрудника – не остается бумажного подтверждения болезни работника, что может стать причиной споров.
• Вероятность некомпетентности сотрудников при использовании программного обеспечения.

Выводы

Закон не обязывает сотрудников использовать только электронный вариант, им дано право самостоятельно выбрать формат. При этом работодателям необходимо издать внутренний приказ о введении электронных больничных листов. В обратном случае, если работодатель отказывает от применения электронной версии, необходимо предупредить сотрудников, чтобы приносили только бумажные варианты.

Даже при повсеместном распространении электронных больничных листов в некоторых местах придется оставить прежнюю бумажную форму работы. Это связано с плохим техническим оснащением или какими-либо иными причинами. В любом случае это будет считаться устаревшими методами, в отличие от электронного документооборота.

Электронный больничный лист ничем не отличается от бумажного аналога. Его цель все та же – подтвердить болезнь или временную нетрудоспособность человека его работодатель, и предоставить возможность компенсировать утраченную зарплату. Отличие лишь в способе выполнения – теперь врачам не требуется заполнять бумажные больничные листы, и это время он может уделить пациенту и его состоянию здоровья. Вся информация вносится в единую базу или медицинскую карту в компьютере, при закрытии больничного листа требуется только внести даты и подписать электронной подписью.

Электронный листок нетрудоспособности

С 1 июля 2017 года по желанию застрахованного лица и с его письменного согласия может быть сформирован электронный листок нетрудоспособности.

Согласно части 5 статьи 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» назначение и выплата пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам осуществляются на основании листка нетрудоспособности, выданного медицинской организацией в форме документа на бумажном носителе или (с письменного согласия застрахованного лица) сформированного и размещенного в информационной системе страховщика (Фонда социального страхования Российской Федерации (далее – Фонд) электронного листка нетрудоспособности, подписанного усиленными квалифицированными электронными подписями медицинского работника и медицинской организации, в случае, если медицинская организация и страхователь являются участниками системы информационного взаимодействия по обмену сведениями в целях формирования электронного листка нетрудоспособности.

Следовательно, электронные листки нетрудоспособности признаются равнозначными листам нетрудоспособности на бумажном носителе.

Кроме того, постановлением Правительства Российской Федерации от 16.12.2017 № 1567 утверждены Правила информационного взаимодействия страховщика, страхователей, медицинских организаций и федеральных государственных учреждений медико-социальной экспертизы по обмену сведениями в целях формирования электронного листка нетрудоспособности.

Для участия в информационном взаимодействии в целях формирования электронных листков нетрудоспособности страхователи могут использовать собственное доработанное программное обеспечение, а также Личный кабинет страхователя, размещенный в сети «Интернет» по адресу: https://cabinets.fss.ru/insurer/.

При этом следует отметить, что Личный кабинет страхователя не является обязательным инструментом для обеспечения информационного взаимодействия страхователя и Фонда. Для получения сведений об электронных листках нетрудоспособности в личном кабинете осуществляется идентификация и аутентификация пользователей посредством Единой системы идентификации и аутентификации (ЕСИА).

В рамках информационного взаимодействия по электронным листкам нетрудоспособности страхователь запрашивает информацию в информационной системе Фонда по номеру СНИЛС своего работника и представленного им номеру электронного листка нетрудоспособности.

После получения сведений о сформированном листке нетрудоспособности, страхователь вносит в него сведения, необходимые для исчисления пособия, с указанием сведений о страхователе и застрахованном лице и подтверждает их усиленными квалифицированными электронными подписями главного бухгалтера, руководителя и страхователя (в том числе обезличенной).

Работники страхователя в любое время посредством Личного кабинета получателей услуг, расположенному в сети «Интернет» по адресу: https://lk.fss.ru/recipient/, могут уточнить сведения о своих электронных листках нетрудоспособности и информации о сумме назначенного им пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам. Для входа в Личный кабинет получателей услуг используется логин и пароль, необходимый для входа на Единый портал государственных и муниципальных услуг.

Теперь работник предприятия не сможет потерять выданный ему медицинской организацией электронный листок нетрудоспособности, ему не надо будет беспокоится о том, что он может его испортить (помять, порвать и т.п.), а в случаях утери информации о номере своего электронного листка нетрудоспособности зайти в свой личный кабинет и посмотреть необходимую информацию.

Таким образом, электронный листок нетрудоспособности позволяет создать «прозрачную» систему обязательного социального страхования, полностью исключает представление застрахованными лицами поддельных листков нетрудоспособности. У работодателей нет необходимости обеспечивать сохранность бумажных листков нетрудоспособности – вся информация с момента «открытия» электронного листка нетрудоспособности хранится в системе Фонда и может запрашиваться страхователем неоднократно, а при проведении Фондом проверок страхователей представлять электронные листки нетрудоспособности сотрудникам Фонда не потребуется.

В настоящее время основными российскими разработчиками бухгалтерского программного обеспечения, такими компаниями как «1С», «Тензор» (СБИС), «СКБ «Контур», «Компас-СПб» и корпорацией «ПАРУС» обеспечено взаимодействие работодателей с Фондом по формированию электронных листков нетрудоспособности непосредственно из программных продуктов.

Видеоролик

Инфографика «Вопрос-ответ»

Электронный больничный на практике

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 7 марта 2018 г.

Содержание журнала № 6 за 2018 г. КАДРЫ Н.Г. Бугаева,
старший эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению С 1 июля 2017 г. электронные листки нетрудоспособности могут применяться повсеместно, а не только в регионах пилотного проекта, где проходила обкатка электронных больничных. А в декабре того же года появились Правила информационного взаимодействия между ФСС, работодателями, медицинскими организациями и учреждениями медико-социальной экспертизы. Формально все условия для перехода на «электронку» созданы. Но бизнес пока не торопится его совершить.

Схема взаимодействия участников информационной системы «Соцстрах» была рассмотрена:

2017, № 13, с. 40

Оформление электронного больничного и работа с ним

Электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН) выдается работнику, еслич. 5 ст. 13 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ (далее — Закон № 255-ФЗ); пп. 2, 3 Правил информационного взаимодействия, утв. Постановлением Правительства от 16.12.2017 № 1567 (далее — Правила):

•медицинская организация (поликлиника), в которую он обратился, и работодатель работника подключены к единой интегрированной информационной системе (ЕИИС) «Соцстрах»;

•работник дал поликлинике письменное согласие на получение ЭЛН.

Ответы на часто задаваемые вопросы по электронным больничным размещены:

сайт ФСС → Электронный листок нетрудоспособности → Вопрос-ответ по личному кабинету страхователя

Сам электронный больничный сотруднику на руки, естественно, не выдадут. Он получит только талон с уникальным номером ЭЛН. Утвержденной формы талона не существует. На практике же в нем также указывают дату выдачи ЭЛН, наименование и ОГРН поликлиники, СНИЛС работника, период нетрудоспособности, ф. и. о. врача, дату следующей явки на прием (если нужно).

Номер электронного больничного работник должен сообщить работодателю. Организация может работать с ЭЛН в своей бухгалтерской программе (если она это позволяет) или в личном кабинете страхователя на сайте ФСС. Чтобы получить информацию о листке нетрудоспособности из базы Фонда, компании нужно ввести номер ЭЛН и СНИЛС работника. Сведения отобразятся после того, как поликлиника присвоит ЭЛН статус «Закрыт». Тогда же работодатель сможет заполнить свою часть в электронном больничномпп. 8, 9 Правил.

Если работодатель не желает переходить на ЭЛН

Далеко не все работодатели готовы перейти на электронные больничные. Например, потому, что многие бухгалтерские программы пока еще взаимодействуют с ЕИИС «Соцстрах» неидеально. А если программа не увязана с системой ФСС, значит, организация может работать с ЭЛН только в личном кабинете на сайте Фонда. И бо´ль­шую часть сведений, которые работодатель должен указать в электронном больничном, ему придется вносить вручную.

Внимание

Подключаться к ЕИИС «Соцстрах», чтобы работники могли получать ЭЛН, работодатели не обязаны. Любые уговоры, убеждения и даже угрозы со стороны ФСС противоречат законодательству. Отказать в возмещении пособия по той причине, что организация еще не перешла на ЭЛН, орган ФСС не имеет права. И уж тем более контролеры не вправе за это штрафовать компанию.

Если вы не хотите работать с электронными листками нетрудоспособности, сообщите работникам, чтобы они брали только бумажные больничные и не соглашались на ЭЛН, если его предложит врач. Иначе сотрудник не получит пособие до тех пор, пока не вернется в поликлинику и не оформит тот же больничный, но на бумагеПисьмо ФСС от 11.08.2017 № 02-09-11/22-05-13462. При этом ранее выданный ЭЛН врач должен будет аннулировать.

Совет

Тем не менее рекомендуем все же задуматься о переходе на электронные больничные. Ведь у ЭЛН немало преимуществ перед бумажным листком. Судите сами — работодателю не надо:

•проверять правильность его заполнения врачом, а также его подлинность;

•следить за цветом чернил, размером букв, расположением печатного текста на бланке больничного (то есть проще заполнить его с технической точки зрения);

•хранить его и предъявлять для проверки в ФССп. 6 ч. 2 ст. 4.1 Закона № 255-ФЗ.

Если работодатель перешел на ЭЛН, а работник принес больничный на бумаге

Форму больничного всегда выбирает работникч. 5 ст. 13 Закона № 255-ФЗ; Письмо ФСС от 29.11.2017 № 02-11-09/22-03-4326П. И если он изначально попросит именно бумажный больничный, а не ЭЛН, то врач не вправе будет ему отказать, даже когда и поликлиника, и работодатель подключены к ЕИИС «Соцстрах».

Внимание

Электронный и бумажный листки нетрудоспособности равнозначны. Причем больничный лист работнику может быть оформлен либо в одной, либо в другой форме. Но не в двух одновременно.

Кроме того, работодатель не может заставить своих сотрудников оформлять только электронные больничные. Даже если пропишет условие об этом в локальном нормативном акте. Оно будет противоречить законодательству. Поэтому вы, как работодатель, все равно должны будете выплатить пособие своему сотруднику, если он принесет вам бумажный больничныйч. 5 ст. 13 Закона № 255-ФЗ; статьи 8, 183 ТК РФ.

Так что если ваша организация собирается перейти на ЭЛН, то вам нужно просто договориться с персоналом, рассказав сотрудникам о преимуществах электронных листков по сравнению с бумажными. К примеру, вы можете разослать уведомление по корпоративной сети о том, что компания теперь будет оплачивать работникам не только бумажные, но и электронные больничные, и отметить в нем, что:

•для получения пособия сотруднику нужно знать лишь номер ЭЛН. А ехать в офис, чтобы отдать больничный, необязательно. Это особый плюс для дистанционных работников и надомниковПисьмо Роструда от 01.12.2017 № ТЗ/6151-03-5;

•электронный листок невозможно помять, порвать, потерять, испачкать и т. д.;

•работник всегда может увидеть всю информацию о выданных ему больничных и суммах выплат по ним в личном кабинете застрахованного лица на сайте ФНС;

•все персональные данные работников, по заверениям ФСС, защищеныпп. 6, 7 Правил. Сведения об ЭЛН в системе может увидеть только сам работник (если он зарегистрировался и завел себе личный кабинет на сайте ФСС) и его работодатель, который выплачивал пособие по электронному больничному. Поэтому часто болеющий сотрудник, который планируют менять работу, может не опасаться, что потенциальный работодатель проверит количество ранее выданных соискателю ЭЛН и, как следствие, откажет в приеме на работу (хотя напрямую об этом, конечно, не скажет).

* * *

Если бумажный больничный открыли в одной поликлинике, а за его продлением работник обратился в другую, то последняя должна закрыть старый больничный и открыть новый листок на период продленияПисьмо ФСС от 22.05.2017 № 02-09-11/22-03-11096. А вот ЭЛН вторая поликлиника, подключенная к ЕИИС «Соцстрах», может продлить и без оформления нового больничногосайт ГУ Владимирское региональное отделение ФСС —> Информация для медицинских организаций —> Электронный листок нетрудоспособности —> Вопрос — ответ.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Пособия / больничные листы»:

2019 г.

1. Тест: все о «детских» отпусках, № 9
2. Детские пособия: индексация-2019, № 4
3. Уволенный вернулся с больничным, № 3
4. Папа может, или Детское пособие НЕ маме, № 24
5. Тест: проверяем «декретные» знания, № 11
6. Секреты декрета: как оформить, № 10

Возможен ли отказ от электронного больничного при посещении врача

Отказ от электронного больничного листа именно пациентом вполне возможен.
С 1 июля 2017 года листки нетрудоспособности, выданные на бумажном носителе и сформированные в форме электронного документа, являются равнозначными и по желанию пациента медицинской организацией может быть выдана любая из указанных форм листка нетрудоспособности. Об этом нам прямо говорит п.3.2 ст. 59 Федерального закона от 21.11.2011 №323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации». Цитирую:
«Листок нетрудоспособности выдается в форме документа на бумажном носителе или (с письменного согласия пациента) формируется в виде электронного документа, подписанного с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи медицинским работником и медицинской организацией.»
Подчеркну, листок нетрудоспособности в форме электронного документа оформляется только с письменного согласия нетрудоспособного застрахованного лица. То есть, вы вполне можете заявить отказ от электронного больничного листа на приеме у врача.
Кроме того, не все компании, особенно мелкие, имеют соответствующее программное обеспечение для обработки электронных листов. В случае технической неготовности работодателя к формированию электронных листков нетрудоспособности, его работникам выдаются листки нетрудоспособности на бумажном носителе.
Если поликлиника с согласия гражданина уже сформировала электронный листок нетрудоспособности, то в целях реализации прав своих работников на своевременное получение пособий работодатель имеет возможность скачать на официальном сайте ФСС РФ специальную бесплатную программу и распечатать из нее лист нетрудоспособности.
В связи с этим подчеркну, отказаться от электронного больничного может сам гражданин, а вот работодатель заявить отказ от электронного больничного, если его номер уже принес работник, теоретически не имеет право при любых обстоятельствах, но тут вопрос спорный.
Так как, с другой стороны, в п.5 ст. 13 Федеральный закон от 29.12.2006 N 255-ФЗ указано, что назначение и выплата пособия на основании электронного больничного производится только в случае «если медицинская организация и страхователь являются участниками системы информационного взаимодействия по обмену сведениями в целях формирования листка нетрудоспособности в форме электронного документа». То есть если у компании есть техническая возможность его принять.
То есть, опять же теоретически, если вы пришли в компанию с электронным номером, ее работник может попросить вас сходить в поликлинику и настойчиво попросить их поменять электронный больничный на бумажный. Но, как мне кажется, компании, дабы не портить отношения с ФСС вряд ли будут этим злоупотреблять и не принимать электронные версии листков нетрудоспособности.

ФСС требует срочно перейти на электронные больничные. Как отказать, если вы этого не хотите

Сотрудники ФСС начали звонить в организации и требовать в кратчайшие сроки перейти на электронные больничные. За первые три месяца 2019 года с этим столкнулись 15 подписчиков журнала «Кадровое дело» и Системы Кадры. В этом материале расскажем, как действовать, если вашу компанию принуждают перейти на электронные листки нетрудоспособности.

ФСС требует перейти на электронные больничные

Если вас убеждают внедрять электронные больничные, можете отказаться. Закон не требует от работодателей переходить на электронные листки нетрудоспособности к какому-то сроку (письмо ФСС от 11.08.2017 № 02-09-11/22-05-13462). Поэтому, если вы не готовы перейти на эти технологии, государство не вправе вас заставлять.

Чтобы начать работать с электронными больничными, нужно заключить соглашение с ФСС. И только в этом случае, а также при согласии на это работника можно принимать электронные больничные (п. 2 Правил, утв. постановлением Правительства от 16.12. 2017 № 1567, далее — Правила № 1567).

Для работы с электронными больничными неважно, входите ли вы в пилотный проект ФСС по прямым выплатам. На данный момент в нем участвуют 50 регионов России. Однако работодатели сами решают, готовы ли они работать с электронными больничными. В ФСС передают реестр сведений для начисления пособий. В нем указывают, в какой форме был получен листок от работника — в бумажной или электронной. Поэтому и для пилотников возможны оба варианта.

Главный вывод. Работодатель вправе отказаться использовать электронные больничные. Это правило распространяется на все компании. Если сотрудник фонда говорит с вами в безапелляционной форме, не теряйтесь и напомните ему, что вы вправе не подключаться к электронному обмену больничными. Поэтому ваши сотрудники могут получить только бумажные листки (п. 5 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, далее — Закон № 255-ФЗ).

Работник принес электронный больничный, а вы не готовы его принять

Если работник принес квиток электронного больничного, а вы не перешли на электронное взаимодействие с ФСС, то попросите сотрудника заменить электроный листок нетрудоспособности на бумажный.

Учитывайте, что выбирает форму листка нетрудоспособности работник (п. 5 ст. 13 Закона № 255-ФЗ). По его желанию ему могут выдать бумажный больничный или сформировать электронный. Последнее происходит с письменного согласия работника. У многих государственных медицинских учреждений есть негласная разнарядка подписывать со всеми работниками такие согласия. При этом нередко сотрудникам не разъясняют, что стоит уточнить у работодателя, работает ли он с такими документами. Делают это для того, чтобы мягко давить на организацию и постепенно заставить перейти на электронные больничные.

На сайтах некоторых региональных отделений ФСС, например по Забайкальскому краю, есть информация, что компания не вправе не принимать электронный больничный из-за технической неготовности. Разъяснения не имеют нормативного характера, но в этих регионах доказывать свою позицию будет сложнее. Ссылайтесь на письмо ФСС, в котором указано, что можно заменить электронный больничный на обычный в случае технической неготовности (письмо от 11.08.2017 № 02-09-11/22-05-13462). Кроме того, возможность выдать подобный документ зависит от участия работодателя в электронном взаимодействии (п. 2 Правил № 1567). Оно пока еще добровольное.

Итак, если вы не готовы к работе с электронными больничными, медорганизация заменяет электронный листок нетрудоспособности на бумажный. Однако для этого в медицинскую организацию следует обратиться самому работнику, так как больничный выдают именно ему.

Многие медучреждения требуют, чтобы работодатель подтвердил, что у него нет возможности работать с электронными больничными. Например, направил им какую-то справку или письмо. Хотя в законе такого требования нет, подобный документ можно представить в поликлинику. Письмо оформите в произвольной форме, но на официальном бланке (образец ниже).

Главный вывод. Если работник дал свое согласие и ему уже оформили электронный больничный, вы можете столкнуться с нежеланием медиков заменить его на бумажный вариант. В этом случае выдайте работнику справку о том, что компания не перешла на электронные листки нетрудоспособности, либо самостоятельно сообщите об этом в поликлинику. А еще лучше заранее оповестить всех работников, что пока им стоит просить врачей оформлять именно бумажный больничный, а не электронный.

Вы все-таки решились перейти на электронные больничные

Многие компании не переходят на электронные больничные из-за необходимости получать электронную подпись. Однако купить ее можно в любом удостоверяющем центре. Все аккредитованные удостоверяющие центры смотрите на сайте Минкомсвязи.

Скорее всего в бухгалтерии есть своя электронная подпись для сдачи отчетности. Возможно, что она подойдет и для взаимодействия с ФСС. Узнать это можете через того оператора, с которым вы работаете в рамках сдачи этой отчетности.

Когда получите электронную подпись, зарегистрируйте организацию в личном кабинете. Сложность в том, что понадобится участие директора. Ему нужно для этого зарегистрироваться на портале госуслуг как физическое лицо и получить подтвержденную учетную запись. Это даст доступ ко всему функционалу портала. А подтвердить свою личность можно тремя способами:
— обратиться в Центр обслуживания;
— получить код подтверждения личности по почте;
— воспользоваться усиленной квалифицированной электронной подписью.

Через подтвержденную учетную запись директора создайте учетную запись организации или индивидуального предпринимателя. Подробный порядок регистрации смотрите на сайте gosulugi.ru.

После этого можете подписать соглашение с ФСС. Подписывают его традиционным способом на бумаге. Форму вы можете скачать на сайте регионального отделения ФСС. Скачайте соглашение, заполните и подпишите у директора. Затем доставьте в фонд.

Главный вывод. Перейти на электронные больничные рано или поздно придется. В их использовании много плюсов. Во-первых, полностью исключается риск поддельных больничных. Во-вторых, не придется бояться штрафов, если приняли больничный, оформленный не по требованиям ФСС. И, наконец, третье — уменьшится бумажная работа, не придется собирать и хранить бумажные больничные.

Звезда
за правильный ответ Неправильно Правильно! Вправе ли работодатель отказаться переходить на электронные больничные? да, вправе да, но только если компания не относится к пилотному региону по прямым выплатам нет, не вправе