Документы для проверки ФСС

С проверкой из ФСС столкнуться может любая организация. Проводят их как выездные, так и камеральные. Какие документы при этом запрашивают? В статье рассмотрим что проверяет ФСС при выездной проверке в 2020 году, а также что грозит работодателю в случае невыполнения требований ФСС.

Что проверяет ФСС

Можно выделить несколько основных моментов, существующих в деятельности практически любой компании, которые могут заинтересовать ФСС:

• Начисление и уплата взносов (правильность начисления, своевременна ли уплата);
• Порядок траты денег, которые страхователь начислил по таким страховым случаям, как декретный, больничный или отпуск по уходу за ребенком;
• Путевки;
• Порядок траты денег, перечисленных при получении сотрудником травмы.

Таким образом, проверяющие из ФСС следят за тем, чтобы перечисляемые выплаты по страховому обеспечению были обоснованными, а взносы рассчитаны верно и перечислены вовремя.

Для дополнительного контроля отправляемых отчетов в ФСС, компании могут проверить их при помощи специальной проверки ФСС. Она проверяет правильно ли работодатель заполнил расчет, определил базу, а также сумму начислений и выплат. Такая проверка осуществляется исходя из контрольных соотношений и выполняется бесплатно.

Какие проверки проводит ФСС

Различают несколько видов проверок ФСС (Закон №255-ФЗ):

• Камеральная – при такой проверке производят сверку выплат по страховому обеспечению исходя из заявлений по возмещениям, либо информации из налоговой;
• Внеплановая выездная – проводится если в соцстрах поступила жалоба от застрахованного лица, предполагающего, что начисление страхового обеспечения ему произвели неправильно;
• Плановая выездная – такая проверка проводится вместе с налоговой с целью определения правильности выплат по страховому обеспечению;
• Проверка, необходимая для определения правильности расчетов, а также своевременности и полноты уплаты взносы, подлежащие к уплате до 2017 года.

Основная цель всех проверочных мероприятий заключается в контроле за соблюдением компаниями норм законодательства РФ. Камеральная проверка проводится при получении каждого отчета от компании. Если по итогам «камералки» будут выявлены нарушения или вынесено решение, ФСС направит в адрес проверяемого акт проверки. Если «камералка» проходит успешно, то никаких актов компаниям не направляют.

Важно! Узнать о предстоящих плановых проверках ФСС можно на их официальном сайте по региональному отделению.

Что проверяет ФСС при выездной проверке в 2020 году

Как уже отмечалось выше, выездная проверка может быть как плановой, так и внеплановой. Для проверки соблюдают ли плательщики взносов требования законодательства, ФСС составляет план на год. Причинами для плановых проверок становятся: запросы средств на выплату пособий, жалобы от работников, а также процессы ликвидации и реорганизации компании.

Важно! Основное, что интересует проверяющих из ФСС, это то, каким образом происходят траты переведенных сумм, порядок начисления и уплаты взносов в случае больничных или декретных выплат.

Выездная плановая проверка ФСС

Проводится выездная плановая проверка не чаще раза в три года (№255-ФЗ). За исключением следующих случаев:

• В ФСС поступила жалоба от работника на своего работодателя;
• При «камералке» были найдены ошибки в начислении или уплате взносов, либо в расходовании средств ФСС.

Проверка больничных листов

Проверка больничных листов сотрудниками ФСС осуществляется с особой тщательностью, так как они являются единственным подтверждением того, что работнику необходимо выплатить пособие. Проверяют листы как при камеральной, так и при выездной проверке. Что именно проверяет ФСС в больничных:

• Соответствует ли бланк больничного Госстандарту и не является ли подделкой;
• Наличие печати и подписи врача на больничном (они должны быть четкими и разборчивыми);
• Правильность заполнения (как о работнике так и об организации все сведения должны быть четко заполненными). Если в больничном есть ошибки, то они должны быть заверены требуемым способом.

Важно! ФСС проверяет не только правильность заполнения больничного работодателем, но то, как его заполнило медучреждение. Не допускаются ошибки в ФИО работника или наименовании работодателя.

Какие документы потребует ФСС при проверке

Первое, что проверяется сотрудниками ФСС – это отчеты 4-ФСС и 4а-ФСС. Организация в обязательном порядке должна хранить эти отчеты не менее 5 лет, так как на основании предыдущих периодов рассчитываются будущие пособия.

Помимо этого, проверяющий может запрашивать и иные документы. Первоначально документы запрашиваются в устной форме, а если сразу они предоставлены не будут, то направляется письменный запрос, исполнить который проверяемый обязан в 10-дневный срок. Если вдруг проверяемая компания в 10 дней не укладывается, она вправе попросить его продлить. Для этого в ФСС направляют письмо, в котором указывается просьба о продлении срока, а также обоснование его продления. В ответ ФСС направит решение, в котором срок может быть продлен, либо откажет в его продлении.

Результаты выездной проверки

По итогам проведения выездной проверки ФСС составляет акт. Первоначально, до акта проверки, в последний день проверки проверяющий из ФСС составляет справку, где указывается предмет проверки, а также сроки проведения.

Важно! Акт по результатам проверки составляется в течение 2 месяцев после выдачи такой справки. После составления акта, в течение 5 дней его передают проверяемой компании.

Акт подписывает как проверяющий из ФСС, так и представитель проверяемой компании. Если компания с содержанием акта не согласна, то свои возражения она может предъявить до его подписания (Читайте также статью ⇒ Инвентаризация расчетов по оплате труда в 2020 + проводки).

Ответственность работодателя

Штрафы, которые могут быть назначены ФСС предусмотрены в законе №125-ФЗ и в КоАП РФ. За просрочку в предоставлении расчета по взносам штраф взимается в размере 5% от страховых взносов за три месяца последних в расчетном периоде. При этом должен соблюдаться как максимальный, так и минимальный лимит – соответственно, не более, чем 30% от указанной суммы, но не менее 1000 рублей.

Рассмотрим административную ответственность для работодателя в случае нарушения требований законодательства РФ относительно предоставления определенных документов:

Нарушение	Штраф, рублей
За нарушение срока предоставления сведений в ФСС по открытию/закрытию р/счета в банке	1000 – 2000
За несвоевременное представление расчета по НС и профзаболеваниям	300 – 500
Отказ от предоставления или несвоевременное предоставление сведений, запрашиваемых в ходе проверки, а также предоставление сведений не в полном объеме или с ошибками	300 – 500

Законодательная база

Закон №255-ФЗ	«Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»
Закон №125-ФЗ	«Об обязательном социальном страховании от НС на производстве и профзаболеваний»
Статья 15.33 КоАП РФ	«Нарушение установленных законодательством ФР порядка и сроков представления документов и иных сведений в ФСС РФ»

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

Выездная проверка ФСС по начислению взносов на травматизм

Цитата:С 2011 г. инспекторы из Фонда соцстраха и Пенсионного фонда начали проводить совместные проверки страхователей.
Порядок проведения выездной проверки правильности исчисления и уплаты страховых взносов регламентируется ст.35 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования» (далее – закон №212-ФЗ).
Нормы проведения выездных проверок плательщиков страховых взносов хоть и регламентируются отдельным законом, но практически полностью повторяют нормы, отраженные в ст.89, 93, 100, 101 НК РФ.
Инспекторы ПФР и ФСС РФ осуществляют совместные выездные проверки на основании Соглашения о взаимодействии Пенсионного фонда РФ и Фонда социального страхования РФ по осуществлению совместных выездных проверок плательщиков страховых взносов от 28.10.2009 N АД-30-33/10сог, N 02-43/07-2205П.
Обратите внимание! Раздельные проверки инспекторами ФСС и ПФР могут проводиться только внепланово (Письмо ПФР от 04.03.2011 N ТМ-30-25/2106). Например, если от застрахованного работника поступает жалоба на неправильное определение размера страхового обеспечения, то территориальный орган ФСС вправе провести внеплановую выездную проверку обоснованности расходов страхователя на выплату страхового обеспечения (п. 3 ст. 4.7 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ).
Критерии отбора страхователей для включения в план проведения выездных проверок.
Для проведения выездных проверок инспекторы ПФР и ФСС на каждый год разрабатывают план проверок (ч. 3 ст. 33 Закона N 212-ФЗ).
Так на 2011г. план проверок утвержден Письмом ПФР N ТМ-30-24/13848, ФСС РФ N 02-03-08/13-2872 от 21.12.2010, который содержит Критерии, по которым контролирующие органы отбирают страхователей для проведения проверки в 2011 г. По всей видимости, этими критериями инспекторы ПФР и ФС будут пользоваться и в дальнейшем.
Критерии:
1) количество расчетов (форма РСВ-1 ПФР и форма-4 ФСС), которые страхователь представил в органы ПФР и ФСС РФ за 9 месяцев 2010 г., не совпадает;
2) у плательщика страховых взносов есть расходы, финансируемые за счет средств ФСС РФ (например, пособия по временной нетрудоспособности, которые выплачиваются начиная с четвертого дня болезни работника);
3) сведения индивидуального персонифицированного учета (формы СЗВ-6-1, СЗВ-6-2, АДВ-6-3, АДВ-6-2) не были в срок представлены в органы ПФР;
4) страхователь произвел выплаты в пользу физических лиц, не облагаемые страховыми взносами (например, выдал материальную помощь в пределах 50 000 руб. по случаю рождения ребенка);
5) применение пониженных тарифов взносов (в том числе одновременное применение общих и льготных ставок);
6) несоответствия в расчетах (форма РСВ-1 ПФР и форма-4 ФСС), выявленные при проведении камеральных проверок (особенно, если страхователь не представил объяснений);
7)недоимка, которая числится за плательщиком взносов свыше двух отчетных периодов подряд;
8) страхователь относится к числу крупнейших плательщиков, т.е. имеет наибольшую облагаемую базу, или среднесписочную численность работников, или наибольшее количество застрахованных лиц;
9) уменьшение сумм начисленных страховых взносов по сравнению с предыдущим периодом при условии, что численность застрахованных лиц не менялась;
10) неоднократная корректировка и внесение изменений в отчетность по страховым взносам;
11) проверки в отношении данного страхователя проводятся не чаще одного раза в три года (без учета проверок обособленных подразделений, которые уплачивают взносы самостоятельно);
12) поступление информации от налоговых органов об участии страхователя в схемах минимизации сумм страховых взносов, подлежащих уплате.
Если плательщик взносов отвечает одному или нескольким из перечисленных критериев, то вероятность его включения его в план выездных проверок со стороны органов ПФР и ФСС РФ высока.
Порядок проведения проверки.
Предмет проверки.
Предметом выездной проверки является правильность исчисления и своевременность уплаты страховых взносов ( ч. 6 ст. 35 Федерального закона N 212-ФЗ).
При этом инспекторы Пенсионного фонда проверяют (ч.7 ст.35 Федерального закона N 212-ФЗ):
— правильность расчета и уплаты взносов на обязательное пенсионное и медицинское страхование;
— документы, связанные с обязательным пенсионным обеспечением, предоставлением сведений индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц (ч. 7 ст. 35 Закона N 212-ФЗ).
Инспекторы ФСС РФ проверяют (ч.8 ст.35 Федерального закона N 212-ФЗ):
— правильность расчета и уплаты взносов на страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством;
— правильность расчета пособий, которые выплачиваются за счет средств ФСС РФ (ч. 8 ст. 35 Закона N 212-ФЗ).
Несмотря на то, что в Законе N 212-ФЗ не сказано, в рамках проверки страховых взносов инспекторы ФСС РФ проверят и правильность расчета взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также выплаты страхового обеспечения по этому виду страхования.
Проверить могут как саму организацию, так и ее обособленное подразделение, имеющего отдельный баланс, расчетный счет и начисляющего выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц. Такая проверка проводится на основании решения органа контроля за уплатой страховых взносов по месту нахождения обособленного подразделения (ч.3 ст.35 закона №212-ФЗ).
Место проведения проверки.
Выездная проверка плательщика страховых взносов проводится на территории (в помещении) плательщика страховых взносов на основании решения руководителя (заместителя руководителя) органа контроля за уплатой страховых взносов. В случае, если у плательщика страховых взносов отсутствует возможность предоставить помещение для проведения выездной проверки, выездная проверка может проводиться по месту нахождения органа контроля за уплатой страховых взносов.
Решение о проведении проверки.
Прежде чем ваша организация предоставит проверяющим доступ на свою территорию или в помещение, необходимо чтобы инспекторы предоставили свои удостоверения и вручили руководителю предприятия (уполномоченному лицу) два решения о проведении выездной проверки:
— первое — от руководителя (его заместителя) территориального органа ПФР (форма N 9-ПФР);
— второе — от руководителя (его заместителя) территориального органа ФСС РФ (форма N 9-ФСС РФ).
Формы решений утверждены Приказом Минздравсоцразвития России от 07.12.2009 N 957н «Об утверждении форм документов, применяемых при осуществлении контроля за уплатой страховых взносов» (далее — Приказ N 957н).
Руководителю предприятия (уполномоченному лицу) необходимо проверить содержание представленных документов. В решении о проведении проверки должны содержаться следующие реквизиты (ч. 4 ст. 35 Закона N 212-ФЗ):
1) полное и сокращенное наименования либо фамилию, имя, отчество плательщика страховых взносов;
2) предмет проверки;
3) периоды, за которые проводится проверка;
4) должности, фамилии и инициалы работников органа контроля за уплатой страховых взносов, которым поручается проведение проверки.
Эти данные необходимо сравнить с данными удостоверений, так как проводить проверку могут только те инспекторы, которые указаны в решениях.
Лучше не отказывать ревизорам в доступе на территорию организации, т.к. в этом случае будет составлен Акт о воспрепятствовании доступу должностных лиц органа контроля за уплатой страховых взносов, проводящих выездную проверку, на территорию или в помещение плательщика страховых взносов (форма N 13, утвержденная Приказом N 957н). На его основании ревизоры самостоятельно по имеющимся у них данным или по аналогии определят сумму страховых взносов, подлежащих уплате (ч. 2 ст. 36 Закона N 212-ФЗ).
Проверяемый период.
По общему правилу в рамках выездной ревизии могут проверить период, не превышающий трех лет, предшествующих календарному году, в котором вынесено решение о проверке (ч. 9 ст. 35 Закона N 212-ФЗ).
Обратите внимание! При проведении проверок в 2011г. инспекторы ПФР и ФСС смогут проверить только расчетный период 2010 г. (Письмо от 26.05.2010 N 1344-19 Минздравсоцразвития России, п. 6 Методических указаний о проверках ФСС РФ).
При этом выездная проверка плательщика страховых взносов проводится не чаще чем один раз в три года (ч.10 ст.35 Федерального закона N 212-ФЗ).
Срок проверки.
Выездная проверка не может продолжаться более двух месяцев для организации и одного месяца для обособленного подразделения (ч.11 и 13 ст.35 закона №212-ФЗ). Срок проверки исчисляется со дня вынесения решения о ее назначении, а заканчивается в тот день, когда составлена справка о ее проведении (ч.14 ст.35 закона №212-ФЗ, формы N 12-ПФР и 12-ФСС РФ).
При этом проверка может быть приостановлена по следующим основаниям:
1) для истребования документов (информации), относящихся к предмету проверки, в соответствии со ст. 37 закона №212-ФЗ. По этому основанию приостановление проверки допускается не более одного раза по каждому лицу, у которого потребуются документы.
2) для получения информации от иностранных государственных органов в рамках международных договоров Российской Федерации;
3) для перевода на русский язык документов, представленных плательщиком страховых взносов на иностранном языке.
Приостановление, равно как и возобновление проверки производится решением руководителя (заместителя руководителя) органа контроля за уплатой страховых взносов по форме №10, утвержденной Приказом N 957).
Общий срок приостановления проведения выездной проверки не может превышать шесть месяцев (ч.18 ст.35 закона №212-ФЗ). В случае, если выездная проверка была приостановлена по основанию, указанному в п.2 ч.15 ст.35 закона №212-ФЗ, и в течение шести месяцев орган контроля за уплатой страховых взносов не смог получить запрашиваемую информацию от иностранных государственных органов в рамках международных договоров Российской Федерации, срок приостановления указанной проверки может быть увеличен на три месяца.
Во время приостановления проведения выездной проверки приостанавливаются и действия органа контроля за уплатой страховых взносов по истребованию документов у плательщика страховых взносов, а также приостанавливаются действия органа контроля за уплатой страховых взносов на территории (в помещении) плательщика страховых взносов, связанные с указанной проверкой.
В этом случае вашей организации инспекторы должны вернуть все подлинники документов, истребованные при проведении проверки.
Истребование документов.
Ваша организация должна предоставить проверяющим возможность ознакомиться с документами, которые связаны с исчислением и уплатой страховых взносов (ч. 21 ст. 35 Закона N 212-ФЗ). Истребование документов производится путем вручения руководителю организации (уполномоченному лицу) Требования о представлении документов (форма N 14, утвержденная Приказом N 957н). Проверяющие не могут забирать с собой подлинники документов (ч. 2 ст. 37 Закона N 212-ФЗ), они имеют право работать с ними только на территории организации. С собой проверяющие могут забрать только копии документов, заверенные подписью руководителя (уполномоченного лица) и печати организации. Представить документы организация обязана в течение 10 рабочих дней со дня вручения требования. Если компания не может успеть в эти сроки, то в течение дня после получения требования следует письменно уведомить об этом проверяющих. В уведомлении нужно указать причины, по которым организация не может представить документы вовремя и в срок, в течение которого появится возможность представить документы.
Если ваша организация откажется представить проверяющим запрашиваемые документы (или не представит документы в установленные сроки), придется заплатить штраф в размере 50 руб. за каждый непредставленный документ (ст. 48 Закона N 212-ФЗ).
Предусмотрено так же и административное наказание для должностных лиц: штраф в размере от 300 до 500 руб. (п. п. 3 и 4 ст. 15.33 КоАП РФ).
Инспекторы имею право затребовать почти все документы, связанные с оплатой труда, учредительные документы, а также расчеты по страховым взносам по формам РСВ-1 ПФР и 4-ФСС РФ.
В истребованных документах инспекторы будут:
— искать нарушения законодательства,
— искать несоответствие показателей, отраженных в расчетах по начисленным и уплаченным страховым взносам, данным бухгалтерского учета.
— проверять полноту и правильность отражения в бухгалтерском учете операций, влияющих на формирование базы для начисления взносов.
Приведем примерный список документов, которые, как показала сложившаяся на данный момент практика, инспекторы запрашивают в проверяемых организациях:
— Учредительные документы (устав и (или) учредительный договор)
— Приказы об утверждении учетной политики, действующей в проверяемом периоде
— Положение о премировании, коллективные договоры и иные документы, раскрывающие систему оплаты труда
— Лицензии, действовавшие в проверяемом периоде
— Регистры бухгалтерского учета (в том числе главная книга, журналы учета хозяйственных операций, журналы-ордера, ведомости, аналитические карточки, своды по зарплате, книги учета доходов и расходов и хозяйственных операций за проверяемый период).
— Регистры налогового учета
— Первичные документы бухгалтерского учета
— Банковские и кассовые документы (выписки, поручения, ордера, кассовая книга, журнал кассира-операциониста, отчеты кассира)
— Документы по подотчетным суммам (авансовые отчеты и прилагаемые к ним документы, командировочные удостоверения, билеты, счета гостиниц, чеки ККТ, и т.п.
— Сведения о численности, зарплате, движении работников по форме П-4 «Сведения о численности, заработной плате и движении работников» и N П-4 (НЗ) «Сведения о неполной занятости движении работников»,
— Трудовые и коллективные договоры
— Трудовые книжки
— Кадровые первичные документы: приказ о приеме на работу (форма N Т-1); — личная карточка (форма N Т-2); штатное расписание (форма N Т-3); приказ о предоставлении отпуска (формы N N Т-6 и Т-6а); приказ о расторжении трудового договора (формы N N Т-8 и Т-8а); приказ о премировании (форма N Т-11); табель (формы N N Т-12 и Т-13); — расчетно-платежная ведомость (форма N Т-49) или расчетная ведомость (форма NТ-51) и т.п.
— Индивидуальные карточки по учету начисленных вознаграждений (Рекомендованная форма приведена в Письме ПФР от 26.01.2010 N АД-30-24/691, ФСС РФ от 14.01.2010 N 02-03-08/08-56П).
— Налоговая карточка по учету НДФЛ,
— Список внештатных работников и исполнителей по гражданско-правовым договорам, акты выполненных работ (оказанных услуг),
— Договоры ДМС, список застрахованных сотрудников, документы об оплате страховки.
— Больничный лист с расчетом пособия
— Медицинские справки, выданные лечащим врачом, для назначения единовременного пособия женщинам, вставшим на учет в ранние сроки беременности
— Заявление о выплате пособия, справка о рождении ребенка, справка с места работы другого родителя о том, что ему такое пособие не выплачивалось, выписка из решения об установлении над ребенком опеки (для лиц, заменяющих родителей)
— Заявление о предоставлении отпуска по беременности и родам, листок нетрудоспособности
— Заявление о предоставлении отпуска по уходу за ребенком и выплате пособия, приказ о предоставлении отпуска, копия свидетельства о рождении ребенка, справка с места работы другого супруга о том, что он не использует отпуск по уходу за ребенком и пособие не получает
Оформление результатов проверки.
В последний день проведения выездной проверки инспекторы, проводящие проверку, обязаны составить справку о проведенной выездной проверке (формы N N 12-ПФР и 12-ФСС РФ). Один ее экземпляр остается в компании, второй приобщается к материалам проверки.
В течение двух месяцев со дня составления этой справки ревизоры подготавливают Акт выездной проверки (формы N N 17-ПФР и 17-ФСС РФ). Он подписывается обеими сторонами. При отказе представителя компании контролер делает об этом соответствующую запись.
Первый экземпляр акта вручается представителю предприятия под расписку в течение пяти рабочих дней с даты подписания (или передается иным способом, свидетельствующим о дате получения его представителем организации). При уклонении от получения акта ревизоры сделают в его тексте соответствующую пометку. Затем чиновники направят документ по почте заказным письмом с уведомлением.
Возражения на акт выездной проверки
Как и при оформлении выездных налоговых проверок, организация имеет право не согласится с проверяющими и представить свои возражения на акт проверки.
Итак, если руководитель (представитель) организации не согласен с фактами и выводами, которые изложены в акте проверки, он может в течение 15 рабочих дней со дня получения акта представить свои письменные возражения (п. 6 ст. 6.1 НК РФ и п. 23 Методических рекомендаций о проверках ФСС РФ). К возражениям необходимо приложить заверенные копии документов, подтверждающие обоснованность выводов организации (ч. 5 ст. 38 Закона N 212-ФЗ).
Руководитель контролирующего органа обязан рассмотреть акт проверки, другие материалы ревизии, а также представленные проверяемой организацией (уполномоченным представителем) письменные возражения по акту (ч. 1 ст. 39 Закона N 212-ФЗ). На основании вышеизложенных материалов руководитель выносит в течение 10 рабочих дней со дня истечения срока, указанного в ч. 5 ст. 38 Закона N 212-ФЗ т.е. 15 рабочих дней.
Решение по результатам проверки
По результатам рассмотрения материалов проверки руководители (их заместители) территориального органа ПФР, ФСС РФ выносят одно из решений:
— о привлечении плательщика страховых взносов к ответственности за нарушение законодательства РФ о страховых взносах (формы 19-ПФР и 19-ФСС РФ);
— об отказе в привлечении плательщика страховых взносов к ответственности за нарушение законодательства РФ о страховых взносах (формы 20-ПФР и 20-ФСС РФ).
Один экземпляр решения в течение пяти рабочих дней после дня вынесения вручается проверяемому лицу под расписку (или передается иным способом, свидетельствующим о дате получения). В случае направления документа по почте заказным письмом решение считается полученным по истечении шести рабочих дней со дня направления письма.
В заключение хотим еще раз обратить внимание, насколько схожа процедура и сроки проведения, документооборот выездных проверок страхователей с налоговыми выездными проверками. Так что страхователям нечего бояться, тем более, что в отличие от инспекторов ФСС, ревизоры из ПФР не имеют опыта проведения проверок страхователей, чем проверяемая организация может воспользоваться в ходе проверки