Документальное подтверждение расходов

В современной деловой практике широко применяется способ управления бизнесом посредством управляющих компаний. Налоговые органы считают, что расходы за услуги управляющей компании не являются экономически оправданными и не могут уменьшать налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Судебная же практика по этому вопросу неоднозначна. В статье изложены судебные споры по этому вопросу и обобщены правила, которых целесообразно придерживаться. С 2000 года, то есть с первых дней вступления в силу части второй Налогового кодекса Российской Федерации (далее — НК РФ), в том числе ст. 252 НК РФ, действующим законодательством установлено, что расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, — убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Платформа ОФД 📌 Реклама ОФД со скидкой 30%. Новогодняя акция на подключение касс ОФД поможет бухгалтеру сдать отчеты + аналитика продаж + работа с Честным ЗНАКом Узнать больше

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Однако некоторые коммерческие организации, увлекаясь оптимизацией налогообложения, легкомысленно относятся к оформлению оправдательных документов, за что и бывают наказаны. В качестве примера, который может оказаться полезен и для банков, можно привести ситуацию, сложившуюся с ОАО «ОмскВодоканал» (далее — Общество).

Суть вопроса заключается в том, что организация уплачивала вознаграждение управляющей компании, рассчитывая его в процентах от валового оборота денежных средств организации, без составления сметной документации, вне связи с расходами, возникающими в процессе ее деятельности, что не может, по мнению Федерального арбитражного суда Западно-Сибирского округа (далее — ФАС ЗСО), признаваться экономически обоснованными затратами, поскольку не учитывает реальной доходности общества.

Как следует из Постановления ФАС ЗСО от 12.12.2007 № Ф04-8399/2007 (№ 40777-А46-37), ОАО «ОмскВодоканал» 28.03.2006 представило в налоговый орган декларацию по налогу на прибыль за 2005 год, согласно которой сумма исчисленного налога на прибыль, подлежащего уплате в бюджеты различных уровней, составила 7 621 554 рубля.

Позднее (30 марта 2006 года) Общество представило уточненную декларацию по налогу на прибыль за 2005 год, в соответствии с которой сумма исчисленного налога, подлежащего уплате в бюджет, составила 5 454 166 рублей, то есть по сравнению с данными, заявленными в первичной налоговой декларации, уменьшена на 2 167 388 рублей. Здесь уместно напомнить, что в соответствии с п. 10 ст. 89 НК РФ представление налогоплательщиком уточненной налоговой декларации, в которой указана сумма налога в размере, меньшем ранее заявленного, является основанием для проведения повторной выездной налоговой проверки. Однако Общество 28 апреля 2006 года подает вторую уточненную декларацию по налогу на прибыль за 2005 год, сумма исчисленного налога по которой за 2005 год составила уже 0 рублей. Кроме того, по итогам 2005 года был заявлен убыток в сумме 121 008 821 рубль.

Проведя камеральную налоговую проверку представленной декларации, с учетом двух уточненных деклараций, исследовав представленные документы, инспекция посчитала, что Общество неправомерно отнесло в состав прочих расходов затраты на оплату услуг управляющей компании в размере 51 082 829 рублей. В результате было принято решение о привлечении Общества к налоговой ответственности за совершение налогового правонарушения в виде штрафа в размере 1 875 552 рубля, а также Обществу доначислен налог на прибыль в сумме 9 377 762 рубля и пени в сумме 100 587,45 рубля.

В суде Обществу не удалось доказать обоснованность, экономическую оправданность и направленность на получение дохода произведенных расходов.

Это решение судебных органов получило определенный резонанс на страницах специализированных периодических печатных изданий. Некоторые специалисты считают, что данное решение идет вразрез с судебной практикой и содержит сомнительную трактовку законодательства и негативно скажется на деятельности управляющих компаний. Вывод, прямо скажем, неоднозначный.

С одной стороны, еще А.А. Родионов в своей книге «Налоговые схемы, за которые посадили Ходорковского» (М.: Вершина, 2007, с. 71) обращал внимание на те документы, которые суд использовал против бизнесменов. И, в частности, это были договоры о том, что ряд компаний передают в «ЮКОС РМ» полномочия исполнительных органов, то есть разрешают руководить всей текущей деятельностью предприятия. Давая комментарий, А.А. Родионов указывал, что эти договоры были использованы против обвиняемых, как доказательства того, что они контролируют все финансовые потоки. Жесткая централизованная система управления, введенная в «ЮКОСе», по мнению автора, привела к тому, что Ходорковскому и Лебедеву приписывались доходы любой фирмы, входящей в холдинг. Если бы эти предприятия распоряжались деньгами самостоятельно (а «ЮКОС» только наблюдал), то обвинению было бы сложно или невозможно доказать их зависимость. Поэтому неудивительно, что как только налоговые органы видят договор о передаче функций исполнительных органов управляющей компании, у фискалов срабатывает стереотип — организация использует схему.

С другой стороны, просматривая решения ФАС ЗСО по аналогичному вопросу (напомним — обоснованность затрат по оплате услуг управляющей компании) за 2006–2007 годы, объективности ради надо отметить, что указанный судебный орган выносил решения и в пользу налогоплательщиков.

Так, например, ОАО «Физкультурник» обжаловало решение о привлечении к налоговой ответственности, вынесенное Межрайонной инспекцией Федеральной налоговой службы № 9 по Кемеровской области. В данном решении налоговый орган указал, что ОАО «Физкультурник» неправомерно включило в расходы услуги управляющей организации, так как акты выполненных работ, представленные обществом в обоснование расходов по оплате услуг, не соответствовали требованиям Закона Российской Федерации от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». По мнению налоговиков, из содержания представленных актов нельзя определить, какие услуги по управлению оказывались обществу и в каком объеме, какую конкретную работу проделала управляющая компания, а следовательно, данные расходы документально не подтверждены.

Однако, исследовав представленные сторонами доказательства в обоснование заявленных требований и возражений, суды как первой, так и апелляционной инстанции, по мнению ФАС, пришли к правомерному выводу о законности действий налогоплательщика, предоставлении им достаточных доказательств обоснованности произведенных расходов по оплате услуг управляющей компании, документальном подтверждении (актами приема выполненных работ, отчетами управляющей организации об оказанных услугах, ежемесячными отчетами по конкретному перечню оказанных управляющей организацией услуг) осуществленных акционерным обществом затрат. Суды сделали выводы, что налоговым органом не представлены доказательства того, что произведенные налогоплательщиком расходы по оплате услуг управляющей компании являются экономически необоснованными, не представлен соответственно полный анализ финансово-хозяйственной деятельности общества или другие доказательства, которые бы свидетельствовали о заведомой неэффективности и убыточности действий налогоплательщика.

Еще несколько примеров. ОАО «Шахта Березовская» обжаловало в судебном порядке решение Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы России по крупнейшим налогоплательщикам № 1 по Кемеровской области от 01.07.2005 № 150.

Как указано в Определении ВАС от 12.07.2007 № 8299/07, при разрешении спора судебными инстанциями на основании исследования и оценки представленных доказательств сделан вывод о том, что представленные обществом документы содержат обязательные реквизиты и подтверждают фактическое несение обществом расходов по управленческим услугам, а также экономическую оправданность данных расходов.

Доводы же налогового органа направлены на переоценку фактических обстоятельств дела.

ОАО «Распадская» обжаловало решение Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы России по крупнейшим налогоплательщикам № 1 по Кемеровской области от 19.04.2004 № 53 о привлечении к налоговой ответственности за неполную уплату налога на прибыль.

В кассационной жалобе налоговый орган указал, что ОАО «Распадская» и управляющая компания ЗАО «Распадская угольная компания» являются взаимозависимыми лицами. За счет неоправданно и необоснованно высокой стоимости услуг управляющей компании, стоимость и факт оказания которых не подтверждены документами, оформленными в соответствии с действующим законодательством, они фактически не оказываются в оплаченных обществом объемах.

Управляющая компания, исполняющая функции единоличного исполнительного органа формально, не участвуя в хозяйственной деятельности и не осуществляя реального руководства управляемым субъектом, применила одну из схем для минимизации налога на прибыль, в результате чего были завышены расходы предприятия на сумму услуг по управлению организацией, что повлекло занижение налога на прибыль.

ФАС ЗСО в Постановлении от 22.01.2007 № Ф04-8943/2006 (29956-А27-26) обратил внимание, что судом апелляционной инстанции правильно отмечено, что из смысла ст. 252 НК РФ экономическая обоснованность понесенных налогоплательщиком расходов определяется не фактическим получением доходов в конкретном налоговом периоде, а направленностью таких расходов на получение дохода. Критерии оценки экономической оправданности затрат не установлены законодателем, поэтому возможна оценка затрат каждого налогоплательщика на предмет возможности принятия их в целях налогообложения индивидуально. При этом надлежит исходить из конкретных обстоятельств финансово-экономической деятельности налогоплательщика.

Судами дана оценка представленных налогоплательщиком актов приемки выполненных работ, которые содержат все реквизиты, требуемые для первичных учетных документов.

Доводы налогового органа об отсутствии расшифровки оказанных услуг и идентичности актов приемки судами исследованы и признаны несостоятельными, поскольку не основаны на нормах действующего законодательства.

Доводы налогового органа о необоснованности произведенных налогоплательщиком расходов ввиду информированности и взаимозависимости сторон, а также о завышении обществом расходов на сумму услуг по управлению организацией судами не приняты, поскольку не предусмотрены главой 25 НК РФ в качестве влекущих какие-либо правовые последствия для целей налогообложения.

Кроме того, налоговым органом не были представлены доказательства определения цены оказанных услуг методом сравнения с ценами идентичных услуг, а также несоответствия услуг ЗАО «Распадская угольная компания» рыночной стоимости.

Помимо вышеуказанных, в качестве примеров, когда налогоплательщику удалось в судебном порядке доказать обоснованность понесенных затрат на управляющую компанию, можно привести постановления ФАС ЗСО:

— от 25.10.2006 № Ф04-3268/2005 (27054-А27-15), принятое по делу ОАО «Инвестиционная компания “Соколовская”» к Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы России по крупнейшим налогоплательщикам № 1 по Кемеровской области;

— от 06.12.2006 № Ф04-8061/2006 (29397-А75-33), Ф04-8061/2006 (29015-А75-33) по делу ООО «ЮганскЭПУсервис» к Инспекции Федеральной налоговой службы России по г. Нефтеюганску;

— от 21.05.2007 № Ф04-3017/2007 (34242-А27-37) по делу ОАО «Центральная обогатительная фабрика “Абашевская”» к Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы России по крупнейшим налогоплательщикам № 2 по Кемеровской области и др.

Считаем необходимым обратить внимание и еще на одно решение. Оно касается уже не налога на прибыль, а возмещения налога на добавленную стоимость.

Так, в соответствии с Постановлением ФАС ЗСО от 26.07.2006 № Ф04-2019/2006 (24953-А27-40) ОАО «Кокс» обратилось в Арбитражный суд Кемеровской области с заявлением к Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы России по крупнейшим налогоплательщикам № 1 (далее — Инспекция) по Кемеровской области о признании недействительным решения от 10.11.2005 № 261 о привлечении налогоплательщика к налоговой ответственности.

Основанием для привлечения к налоговой ответственности послужило неправомерное, по мнению Инспекции, уменьшение суммы НДС на вычеты, предусмотренные ст. 171 НК РФ, по услугам за выполнение функций по управлению организацией.

Фактически единственным доводом кассационной жалобы, поданной Инспекцией, являлось следующее утверждение: договор ОАО «Кокс» по приобретению услуг управляющей компании ООО «УК Промышленно-металлургический холдинг» является сделкой, не направленной на создание соответствующих ей правовых последствий, и не отвечает признакам ст. 153 Гражданского кодекса РФ (далее — ГК РФ), вследствие чего сделка является мнимой (ст. 170 ГК РФ) и заключенной с целью, противной основам правопорядка и нравственности (ст. 169 ГК РФ).

Суд на основании исследования документов, представленных ОАО «Кокс» (договор с управляющей компанией от 07.05.2003 № 1, счета-фактуры, акты выполненных работ, платежные документы), пришел, по мнению ФАС ЗСО, к правильному выводу о том, что ОАО «Кокс» представлены все необходимые доказательства в подтверждение обоснованности применения налоговых вычетов по оприходованным и оплаченным поставщикам услугам; что представленные документы содержат все необходимые реквизиты, предусмотренные действующим законодательством. Учитывая, что налоговый орган не представил доказательств того, что отсутствие изменений в структуре управления ОАО «Кокс», увеличение штатной численности его работников и расходов на заработную плату является доказательством неэффективного управления этой компанией, что также Инспекцией не были представлены доказательства снижения прибыли в проверяемом налоговом периоде, ФАС ЗСО счел доводы налогоплательщика убедительными.

Из всего вышесказанного можно сделать несколько выводов.

Во-первых. Передача полномочий постоянно действующего исполнительного органа управляющей компании дискредитирована организациями, активно оптимизирующими налогообложение. И как следствие данной ситуации появилось пристальное внимание налоговых органов к договорам передачи функций исполнительных органов управляющей компании. Зачастую это внимание носит весьма субъективный характер: налоговики нередко считают, что если имеется управляющая компания, то, значит, используется схема ухода от налогов. И доказывать обратное налогоплательщикам приходится только в судебном порядке.

Во-вторых. Нельзя оплату услуг управляющей компании привязывать к валовому обороту денежных средств управляемой организации, так как объем оказываемых управляющей компанией услуг напрямую не зависит от величины оборота денежных средств. Во всех приведенных выше судебных постановлениях (за исключением дела ОАО «ОмскВодоканал», завершенного в пользу налогового органа) стоимость услуг управляющей компании не была привязана к валовому обороту денежных средств. Порядок расчетов был достаточно прозрачен, чтобы суд сделал вывод о существовании фактических управленческих отношений между компаниями.

В-третьих. Надо более внимательно и требовательно относиться к оформлению документов, которыми налогоплательщик будет подтверждать обоснованность фактически понесенных расходов по оплате услуг управляющей компании. Нужно готовиться к тому, что свою позицию придется отстаивать в суде, и, соответственно, документы (будь то протокол собрания участников (акционеров) общества с решением о передаче полномочий постоянно действующего исполнительного органа управляющей компании или акты сдачи-приемки оказанных услуг, отчеты управляющей компании и т.п.) должны соответствовать всем требованиям действующего законодательства. И необходимо всегда помнить, что для признания расходов (затрат) для целей налогообложения они должны соответствовать трем условиям: быть обоснованными, документально подтвержденными и произведенными для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Автор — ЗАО «Аудиторская компания “Арт-Аудит”», руководитель юридического департамента.

Как обосновать и документально подтвердить представительские расходы

Черевадская О. Е., директор по аудиту ЗАО «Финасовый Контроль и Аудит»

Опубликовано в журнале «Российский налоговый курьер», 2010 г., № 1-2.

Организация вправе учесть в налоговой базе по налогу на прибыль любые экономически оправданные расходы, если они произведены с целью получения дохода и подтверждены соответствующими документами. Разберемся, какие документы организации следует получить от контрагентов, а какие оформить самостоятельно, чтобы подтвердить расходы на представительские цели1.

О составе и об особенностях налогового учета представительских расходов читайте на с. 34 этого номера. — Примеч. ред.

В соответствии с пунктом 1 статьи 252 НК РФ в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль, включаются лишь обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком. Применительно к представительским расходам это означает, что при расчете налога на прибыль можно учесть затраты только на те представительские мероприятия, проведение которых направлено на получение дохода. Кроме того, сами расходы должны быть подтверждены документально.

1Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме (п. 1 ст. 252 НК РФ)

Перечень необходимых документов

В Налоговом кодексе не оговорен конкретный перечень документов, подтверждающих представительские расходы. Примерный перечень таких документов приведен в письме Минфина России от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807. Назовем их:

• приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на представительские цели;
• смета представительских расходов;
• первичные документы, подтверждающие приобретение и стоимость товаров (услуг сторонних организаций или переводчиков), использованных для представительских мероприятий (договоры, счета, накладные, акты сдачи-приемки выполненных работ, счета-фактуры, наряд-заказы, чеки ККТ, товарные чеки, другие платежные документы);
• отчет о фактических расходах по проведенным представительским мероприятиям.

Если расчеты за товары (услуги), приобретенные для проведения представительского мероприятия, осуществлялись через подотчетных лиц, то должны быть оформлены авансовые отчеты с приложением к ним подтверждающих документов

Целесообразно также иметь следующие документы (они помогут подтвердить официальный статус приема):

• программу (план) представительских мероприятий с указанием целей, места и сроков их проведения;
• утвержденный список официальных лиц, участвующих в мероприятиях, как со стороны принимающей организации, так и со стороны приглашенных партнеров (список может быть включен в приказ о проведении представительского мероприятия или в программу этого мероприятия);
• отчет (акт) по результатам проведенных представительских мероприятий, утвержденный руководителем организации (с указанием сумм расходов, фактически произведенных на представительские цели).

Оформление подтверждающих документов

Собственно представительские расходы (на проведение официального обеда, транспортное и буфетное обслуживание, оплату услуг переводчиков и др.) подтверждаются первичными документами, составленными по унифицированным формам. При отсутствии таких форм документы должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»:

Первичные документы, подтверждающие представительские расходы, должны быть оформлены в соответствии с законодательством РФ (п. 1 ст. 252 НК РФ)

• наименование и дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции и ее измерители в натуральном и денежном выражении;
• наименование должностей и личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.

Большинство из документов, рекомендованных Минфином России2 для подтверждения представительских расходов (приказ о проведении представительских мероприятий, смета расходов, отчет о фактически осуществленных расходах и др.), не имеют унифицированных форм. Поэтому остановимся подробнее на особенностях составления таких документов. Помимо включения в данные документы всех необходимых реквизитов, организации также следует обратить внимание на используемые в них формулировки.

2Речь о письме Минфина России от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807.

Так, в преамбуле приказа о проведении официального приема представителей другой организации обычно указывают, что прием проводится «в целях установления или поддержания взаимовыгодного сотрудничества», «в целях увеличения объема продаж» либо «в целях расширения рынков сбыта». Главное, чтобы формулировка в приказе свидетельствовала, с одной стороны, об официальности мероприятия, а с другой — о его экономической обоснованности. Примерный образец такого приказа приведен на рис. 1 (с. 43).

Определенные затруднения могут возникнуть, если переговоры проводятся в том городе, куда работник направлен в служебную командировку. Ведь нередко организации командируют сотрудников для поиска клиентов в том или ином регионе и заключения с ними договоров. В подобной ситуации руководитель организации вряд ли сможет издать соответствующий приказ о проведении деловой встречи, поскольку заранее не известны ни участники переговоров, ни место и дата их проведения. Документами, подтверждающими необходимость проведения представительского мероприятия, будут являться приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку3 и служебное задание на командировку3. В них следует указать, что целью служебной командировки сотрудника являются поиск новых клиентов, проведение с ними переговоров о возможном сотрудничестве и заключение договоров.

3Формы указанных документов утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

По возвращении из командировки работник в трехдневный срок обязан составить письменный отчет о выполненной в командировке работе 4, согласовать его со своим непосредственным руководителем и затем представить на утверждение руководителю организации (другому уполномоченному на то лицу). Основание — пункт 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

4Отчет о выполненной в командировке работе составляется по форме № Т-10а, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

В приказе об осуществлении расходов на представительские цели, как правило, назначается работник, ответственный за проведение представительского мероприятия. Обычно этому же сотруднику поручается разработка программы мероприятия (образец — рис. 2 на с. 44) и составление сметы расходов (образец — рис. 3 на с. 45).

В деловой практике принято заранее сообщать участникам о намеченной программе (плане) официального мероприятия. Данная информация поможет им лучше спланировать собственное время, а также продемонстрирует уважение к партнерам.

Рисунок 1. Образец приказа о проведении официального приема представителей другой организации

Общество с ограниченной ответственностью «Формат»

20 ноября 2009 года г. Москва

Приказ № 42

о проведении официального приема

представителей ЗАО «Каркас» (г. Новосибирск)

В целях поддержания взаимовыгодного сотрудничества и ознакомления представителей ЗАО «Каркас» с новой модификацией станков, производимых ООО «Формат»,

Приказываю:

1. Провести официальный прием и переговоры с представителями ЗАО «Каркас» в период с 1 по 4 декабря 2009 года.

2. Начальнику отдела по связям с партнерами Оленеву Я.В. в срок до 24 ноября 2009 года пригласить представителей ЗАО «Каркас» на переговоры и согласовать с ними даты визита и список приезжающих.

3. Коммерческому директору Колпаковой И.М. в срок до 26 ноября 2009 года подготовить и представить на утверждение программу пребывания представителей ЗАО «Каркас» в г. Москве и смету представительских расходов.

4. Оленеву Я.В. в срок до 27 ноября 2009 года направить представителям ЗАО «Каркас» программу пребывания.

5. Утвердить список работников ООО «Формат» для участия в переговорах в следующем составе:

— Марсов А.П., генеральный директор;

— Колпакова И.М., коммерческий директор;

— Литовченко С.А., старший менеджер по сбыту;

— Сатиков И.О., начальник отдела контроля качества.

6. Колпаковой И.М. в срок до 7 декабря 2009 года представить отчет о проведенном мероприятии с приложением подтверждающих документов.

7. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Генеральный директор Марсов А.П. Марсов

С настоящим приказом ознакомлен:

№ п/п	Подпись	Фамилия и инициалы работника	Дата ознакомления
	Оленев	Оленев Я.В.
	Колпакова	Колпакова И.М.
	Литовченко	Литовченко С.А.

Рисунок 2. Образец утвержденной программы официального приема

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Формат»

Марсов (А.П. Марсов)

25 ноября 2009 года

Программа официального приема представителей

ЗАО «Каркас» (г. Новосибирск) 2—3 декабря 2009 года

Целями официального приема являются ознакомление представителей ЗАО «Каркас» с новой модификацией станков, производимых ООО «Формат», демонстрация этих станков и в случае заинтересованности партнеров — проведение переговоров по условиям поставки указанной продукции и заключение соответствующего договора.

Участники со стороны ЗАО «Каркас»: Ланской Ф.Р., генеральный директор, Митюкова Р.А., директор по развитию, Ратников Л.Д., главный инженер, и Лавренев С.Г., главный технолог.

Участники со стороны ООО «Формат»: Марсов А.П., генеральный директор, Колпакова И.М., коммерческий директор, Литовченко С.А., старший менеджер по сбыту, и Сатиков И.О., начальник отдела контроля качества.

Наименование мероприятия	Время
2 декабря 2009 года
Встреча в аэропорту «Домодедово»
Прибытие в офис ООО «Формат». Кофе, чай (буфетное обслуживание)	10-00 — 10-30
Презентация — информирование о новой модификации станков, производимых ООО «Формат», представление технических характеристик, описание преимуществ по сравнению с предыдущими моделями	10-30 — 12-00
Кофе-пауза (буфетное обслуживание)	12-00 — 12-30
Демонстрация станков новой и предыдущей модификаций, сравнение их технических характеристик. Осмотр производственных линий и складских помещений	12-30 — 14-00
Отъезд в гостиницу «Ленинградская», размещение прибывших в гостинице	14-00 — 15-00
Официальный обед в ресторане гостиницы «Ленинградская»	15-00 — 17-00
Посещение спектакля в театре «Современник» (только для гостей)	Начало спектакля в 19-00
3 декабря 2009 года
Переговоры о возможности приобретения ЗАО «Каркас» станков новой модификации, обсуждение условий поставки	10-00 — 11-30
Кофе-пауза (буфетное обслуживание)	11-30 — 12-00
Продолжение переговоров	12-00 — 14-00
Обед	14-00 — 15-00
При необходимости — завершение переговоров и подписание договора (протокола о намерениях или другого документа)	15-00 — 17-00
Отъезд гостей в аэропорт «Домодедово»

Коммерческий директор Колпакова И.М. Колпакова

Смета представительских расходов составляется на каждое мероприятие в отдельности. В ней отражаются перечень запланированных расходов и предельные суммы, выделяемые на эти цели. Если компания часто проводит официальные приемы представителей других организаций, ей целесообразно разработать дополнительный документ — положение о представительских расходах. Такой документ удобен тем, что в нем можно прописать не только порядок проведения представительских мероприятий, но и установить перечень расходов на представительские цели, а также утвердить предельные суммы по каждой статье расходов,

Рисунок 3. Образец сметы расходов на официальный прием

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Формат»

Марсов (А.П. Марсов)

25 ноября 2009 года

Смета расходов

на проведение официального приема представителей

ЗАО «Каркас» (г. Новосибирск) 2—3 декабря 2009 года

Наименование расхода	Предельная сумма расхода (включая НДС), руб.
Транспортное обслуживание — встреча прибывших в аэропорту «Домодедово» и доставка их в офис ООО «Формат» и проводы из офиса в аэропорт «Домодедово»
Буфетное обслуживание во время переговоров
Официальный обед	12 000
Сувениры (ручки, блокноты, календари, ежедневники, брелоки для ключей с символикой ООО «Формат»)
Билеты на спектакль в театре «Современник» (только для гостей)
Итого максимальная сумма расходов	25 000 (Двадцать пять тысяч)

Коммерческий директор Колпакова И.М. Колпакова

например, на месяц, квартал или календарный год. Кроме того, в данном положении указываются лица, ответственные за организацию и проведение представительских мероприятий и за составление отчетных документов. Здесь же можно установить сроки представления отчетов о состоявшихся мероприятиях (например, три рабочих дня по окончании мероприятия), перечень необходимых подтверждающих документов, а также порядок рассмотрения и утверждения отчетов. Фрагмент положения о представительских расходах приведен на рис. 4 (с. 46).

В отчете о проведенных представительских мероприятиях необходимо отразить цели представительских мероприятий, место их проведения, список участников (как от принимающей организации, так и со стороны приглашенных). Отчет должен давать представление о тематике вопросов, поднимавшихся на переговорах, и о достигнутых результатах (например, обсуждение условий и подписание договора или пролонгация контракта, срок действия которого заканчивался). Очевидно, что признать расходы на представительское мероприятие можно лишь в том случае, если вопросы, обсуждавшиеся в ходе его проведения, связаны с деятельностью принимающей стороны, направленной на получение дохода.

Помимо этого, в отчете следует указать итоговую сумму расходов, осуществленных в связи с данным представительским мероприятием, а при необходимости — иные существенные сведения. Примерный образец отчета о представительском мероприятии приведен на рис. 5 (с. 47).

Организация вправе оформить отдельный отчет (акт) о фактических расходах на представительское мероприятие (при значительном количестве информации).

Если необходимые первичные документы, подтверждающие расходы на представительские цели, оформлены ненадлежащим образом, не соответствуют друг другу или вообще отсутствуют, указанные расходы не могут быть учтены в целях налогообложения.

Нормирование представительских расходов при расчете налога на прибыль

В целях налогообложения прибыли представительские расходы признаются лишь в пределах, не превышающих 4% от суммы расходов организации на оплату

Рисунок 4. Фрагмент положения о представительских расходах на 2009 год

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Формат»

Марсов (А.П. Марсов)

26 декабря 2008 года

Нормативы представительских расходов на 2009 год

Наименование расхода	Предельная сумма расхода (включая НДС)	Подтверждающие документы
Расходы на транспортное обслуживание	800 руб. на человека	Договоры, заявки (заказы), счета, акты оказанных услуг, счета-фактуры, чеки ККТ
Расходы на аренду помещения для проведения представительского мероприятия	2500 руб. в день	Договоры, счета, акты приема-передачи имущества в аренду, счета-фактуры. В случае проведения переговоров командированным работником в гостинице — бланки строгой отчетности или чеки ККТ
Расходы на буфетное обслуживание во время переговоров (в том числе на приобретение минеральной и питьевой воды, чая, кофе, соков, сахара, сливок, меда, джемов, печенья, пирожных, конфет и других кондитерских изделий, хлеба, галет, сыров, масла сливочного, икры, мясной и рыбной гастрономии, зелени, овощей, фруктов, одноразовой посуды и др.)	250 руб. на человека в день*	Договоры, счета, накладные, акты, счета-фактуры, чеки ККТ, товарные чеки
Расходы на официальный прием (деловой завтрак, обед, ужин или иное аналогичное мероприятие), включая спиртные напитки**	1500 руб. на человека*	Договоры, наряд-заказы, счета-заказы, счета ресторанов (кафе или других заведений общественного питания), накладные, акты, счета-фактуры, чеки ККТ, товарные чеки
Сувенирная продукция с символикой ООО «Формат» (ручки, блокноты, календари, ежедневники, брелоки для ключей)	150 руб. на человека	Накладная на выдачу сувенирной продукции со склада, акт на списание
Расходы на услуги переводчиков, не состоящих в штате ООО «Формат» (при приеме иностранных делегаций)	3000 руб. в день	Договоры, счета, акты оказанных услуг, счета-фактуры, чеки ККТ
Расходы на организацию досуга	1300 руб. на человека*	Билеты на концерты, в театры, музеи, кинотеатры, договор с туристическим агентством на экскурсионное обслуживание, путевка, бланки строгой отчетности (чеки ККТ)

* Предельная сумма указанных расходов рассчитана на одного участника мероприятия, включая представителей принимающей стороны, переводчиков и сопровождающих лиц.

** Количество участников, представляющих ООО «Формат» на официальном приеме (деловом завтраке, обеде, ужине или ином аналогичном мероприятии), не должно превышать количества участников с приглашенной стороны.

Составил

Главный бухгалтер

Матросова

А.В. Матросова

Рисунок 5. Образец отчета о проведении официального приема

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Формат»

Марсов (А.П. Марсов)

7 декабря 2009 года

Отчет

о проведении официального приема представителей

ЗАО «Каркас» (г. Новосибирск) 2—3 декабря 2009 года

В соответствии с приказом генерального директора от 20.11.2009 № 42 в период с 2 по 3 декабря 2009 года проведен официальный прием и переговоры с представителями ЗАО «Каркас» (г. Новосибирск), являющегося постоянным заказчиком компании.

Место проведения переговоров — помещение ООО «Формат» и ресторан гостиницы «Ленинградская» (г. Москва).

Цели официального приема:

— ознакомление представителей ЗАО «Каркас» с новой модификацией станков, производимых ООО «Формат»;

— демонстрация станков новой и предыдущей модификаций, сравнение их технических характеристик, описание преимуществ новой модификации;

— проведение переговоров по условиям поставки станков (любой модификации) и при необходимости заключение соответствующего договора.

Участники:

— со стороны ЗАО «Каркас» (четыре человека): Ланской Ф.Р., генеральный директор, Митюкова Р.А., директор по развитию, Ратников Л.Д., главный инженер, и Лавренев С.Г., главный технолог.

— со стороны ООО «Формат» (четыре человека): Марсов А.П., генеральный директор, Колпакова И.М., коммерческий директор, Литовченко С.А., старший менеджер по сбыту, и Сатиков И.О., начальник отдела контроля качества.

Согласно утвержденной программе в рамках официального приема проведены следующие мероприятия:

— 2 декабря 2009 года — презентация станков новой модификации, производимых ООО «Формат», описание преимуществ по сравнению с предыдущими моделями. Демонстрация станков новой и предыдущей модификаций, сравнение их технических характеристик. Осмотр производственных линий и складских помещений. Ответы на вопросы партнеров;

— 3 декабря 2009 года — переговоры о приобретении ЗАО «Каркас» трех станков новой модификации. Обсуждение сроков изготовления и отправки станков в адрес ЗАО «Каркас», стоимости станков, порядка оплаты и доставки заказчику, условий гарантийного обслуживания. Подписание договора на поставку трех станков новой модификации.

В рамках досуговых мероприятий 2 декабря 2009 года для партнеров организовано посещение спектакля в театре «Современник».

Результаты официального приема:

1. Представителями ЗАО «Каркас» проявлена заинтересованность в приобретении станков новой модификации.

2. Подписан договор на поставку трех станков новой модификации.

3. После испытания станков новой модификации в работе и получения положительного заключения от технических специалистов ЗАО «Каркас» партнеры готовы частично обновить свое производственное оборудование и приобрести еще не менее 20 станков новой модификации.

4. Установлены партнерские отношения между представителями ЗАО «Каркас» и ООО «Формат».

Общая сумма расходов на проведение официального приема составила 19 518 (Девятнадцать тысяч пятьсот восемнадцать) руб., включая НДС, в том числе:

— расходы на транспортное обслуживание — 2950 руб.;

— расходы на буфетное обслуживание во время переговоров — 2200 руб.;

— оплата официального обеда в ресторане (на восемь персон) — 8968 руб.;

— приобретение четырех билетов на спектакль в театре «Современник» (только для гостей) — 4800 руб.

— стоимость сувенирной продукции, врученной партнерам, — 600 руб.

Коммерческий директор Колпакова И.М. Колпакова

труда за данный отчетный (налоговый) период. Основание — абзац 3 пункта 2 статьи 264 НК РФ. Причем для расчета предельной суммы, включаемой в расходы, учитываются не только начисления по тарифным ставкам, должностным окладам,

Рисунок 6. Образец расчета норматива и суммы представительских расходов, учитываемой в целях налогообложения прибыли

ООО «Орион»

Расчет норматива и суммы представительских расходов,

учитываемой при расчете налога на прибыль за 2009 год

Отчетный (налоговый) период	Общая сумма расходов на оплату труда, руб.	Норматив представительскихрасходов (предельная сумма, включаемая в расходы), руб. (гр. 2 х 4%)	Фактическая сумма представительскихрасходов (нарастающим итогом с начала года), руб.	Включено в прочие расходы, руб.
I квартал 2009 года	910 000	36 400	—	—
Полугодие 2009 года	1 720 000	68 800	130 000	68 800
9 месяцев 2009 года	2 610 000	104 400	130 000	104 400
2009 год	3 440 000	137 600	130 000	130 000

Составил	Старший бухгалтер по затратам	Костикова	О.Н. Костикова
Проверил	Главный бухгалтер	Малахов	С.К. Малахов

сдельным расценкам, но также и надбавки к ним, премии, отпускные и другие начисления стимулирующего или компенсирующего характера, стоимость коммунальных услуг, питания и продуктов, жилья, форменной одежды и обмундирования, бесплатно предоставляемых работникам в соответствии с действующим законодательством РФ. Иными словами, в расчет норматива для отражения представительских расходов берутся все виды выплат в пользу работников, предусмотренные в статье 255 НК РФ.

Предельный размер представительских расходов, которые могут быть учтены в целях налогообложения прибыли, определяется нарастающим итогом с начала года до окончания соответствующего отчетного периода (п. 3 ст. 318 НК РФ). То есть он рассчитывается на конец I квартала, полугодия и девяти месяцев календарного года. Окончательная сумма, включаемая в расходы, определяется по завершении календарного года — на 31 декабря.

Если в отношении отдельных видов расходов в главе 25 НК РФ предусмотрены ограничения по размеру признаваемых расходов, то база для расчета предельной суммы таких расходов определяется нарастающим итогом с начала налогового периода (п. 3 ст. 318 НК РФ)

Получается, что представительские расходы, осуществленные в I квартале и не признанные в данном периоде из-за превышения суммы норматива, могут быть полностью или частично включены в расходы по итогам полугодия, девяти месяцев или календарного года. При этом высока вероятность того, что к концу налогового периода (года) указанные расходы можно будет учесть в целях налогообложения в полном размере. Какие еще документы необходимо составить, чтобы отразить представительские расходы в налоговом учете?

Прежде всего отметим, что представлять уточненные декларации по налогу на прибыль за предыдущие периоды текущего года не нужно. Ведь налог исчисляется нарастающим итогом с начала года (п. 7 ст. 274 НК РФ).

Единственный документ, который следует дополнительно оформить, — это расчет предельной величины признаваемых представительских расходов. Такой расчет составляется по окончании каждого отчетного периода (I квартала, полугодия и девяти месяцев), в котором производились представительские расходы.

Итоговая сумма расходов, признаваемых за год, определяется в аналогичном расчете, составляемом по окончании календарного года. Образец расчета за год приведен на рис. 6 (с. 48).

Обратите внимание: сумма представительских расходов, не учтенных в одном календарном году (из-за превышения суммы норматива), на следующий год не переносится.

Пример

В апреле 2009 года ООО «Орион» принимало делегацию иностранных деловых партнеров. Общая сумма осуществленных представительских расходов равна 130 000 руб. (без учета НДС). Других представительских расходов у организации в 2009 году не было. Расходы компании на оплату труда составили:

• за полугодие 2009 года — 1 720 000 руб.;
• за девять месяцев — 2 610 000 руб.;
• за 2009 год — 3 440 000 руб.

Предельная величина представительских расходов, которую ООО «Орион» вправе было учесть по окончании полугодия, — 68 800 руб. (1 720 000 руб. × 4%). Эту сумму организация включила в прочие расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль за полугодие 2009 года (рис. 6 на с. 48).

Норматив признаваемых представительских расходов за девять месяцев 2009 года составил 104 400 руб. (2 610 000 руб. × 4%). Значит, при расчете налога на прибыль за этот период организация дополнительно учла в расходах 35 600 руб. (104 400 руб. — 68 800 руб.).

По итогам 2009 года предельная величина представительских расходов составила 137 600 руб. (3 440 000 руб. × 4%). Поскольку фактические расходы не превысили указанной суммы, организация вправе признать в целях налогообложения всю сумму представительских расходов. В декабре 2009 года она дополнительно включила в прочие расходы оставшуюся сумму — 25 600 руб. (130 000 руб. — 68 800 руб. — 35 600 руб.)

Документальное подтверждение расходов

Проверяя правильность исчисления и уплаты организациями налога на прибыль, налоговые органы уделяют внимание не только полноте отражения доходов, но и обоснованности отнесения на расходы тех или иных затрат предприятия. В первую очередь налоговыми органами проверяется достоверность отраженных затрат: подтверждены ли они надлежащими документами. При этом наиболее скрупулезному исследованию подвергаются затраты, не имеющие материального воплощения — это различного рода услуги, в частности, такие как консультационные, маркетинговые, юридические. О подтверждении таких затрат в свете сложившейся арбитражной практики рассказывает Е.В. Куликова, налоговый консультант.

В соответствии с пунктом 1 статьи 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. При этом под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме, а под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

Таким образом, для определения перечня документов, необходимых для подтверждения произведенных затрат, НК РФ, с учетом положений статей 11 и 252, адресует налогоплательщиков к Федеральному закону от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — закон № 129-ФЗ). В соответствии с пунктами 1 и 2 статьи 9 указанного закона все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать перечень обязательных реквизитов:

• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи указанных лиц.

Чаще всего при проведении проверок налоговые органы «не принимают» представляемые организациями документы в качестве подтверждающих произведенные затраты по следующим основаниям:

• недостаточно полное раскрытие содержания хозяйственной операции;
• предоставление документов несоответствующей формы;
• допущение ошибок при заполнении реквизитов документов.

Раскрытие содержания хозяйственной операции

Пункт 2 статьи 9 закона № 129-ФЗ требует отражения в первичных учетных документах содержания хозяйственной операции, а также ее измерителей в натуральной и денежной формах. Данное требование легко может быть выполнено в отношении хозяйственных операций, имеющих материальное выражение, например, связанных с поставкой товара. Но как быть, если речь идет об услугах, например, по продвижению товара на рынке?

Интересную точку зрения по данному вопросу изложил Минфин России в своем письме от 05.04.2005 № 03-03-01-04/1/170. В данном письме речь идет об оказании услуг, направленных на продвижение товаров. В соответствии с текстом письма Минфином рассмотрена ситуация, когда исходя из условий договора, заключаемого организацией оптовой торговли (заказчиком) с крупными сетями продуктовых магазинов (исполнителями), исполнитель обязан:

• обеспечивать присутствие товаров заказчика в согласованном ассортименте во всех магазинах;
• обеспечивать долю выкладки товаров заказчика в размере не менее 50 % от общей выкладки аналогичных товаров;
• обеспечивать текущий минимальный запас товаров заказчика в каждом магазине в размере не менее 10 коробов.

Оплата услуг исполнителя осуществляется на основании представляемого им по итогам каждого квартала акта об оказании услуг и счета-фактуры.

По мнению Минфина России, расходы по оплате услуг исполнителя по продвижению товаров не могут учитываться заказчиком при определении налоговой базы по налогу на прибыль в связи с тем, что в акте, составляемом по итогам квартала, нельзя отразить фактическое исполнение указанных выше обязательств исполнителя в течение квартала. Поэтому осуществляемые на основании этого акта затраты организации не отвечают условиям документальной подтвержденности.

Сложно представить себе, каким образом Минфин России предлагает отражать выполнение данных услуг — приводить в составляемом акте об оказании услуг полный ассортимент товара в магазинах, рассчитывать процентную долю выкладки товара или указывать запас товара заказчика в каждом магазине? И на какую дату приводить эти данные, если акт об оказании услуг составляется по итогам квартала?

Конечно же, отразить выполнение перечисленных выше услуг в актах в той форме и в том объеме, как этого требует Минфин России, невозможно. Если следовать логике Минфина России, можно поставить под сомнение и правомерность отнесения на расходы затрат на оплату труда, поскольку можно утверждать, что в табеле рабочего времени, на основании данных которого работодатель производит начисление заработной платы, отражается лишь факт присутствия работника на рабочем месте, а не выполнение им своих должностных обязанностей. В соответствии с трудовым законодательством заработная плата — это вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также выплаты компенсационного и стимулирующего характера. Рассуждая таким образом, можно прийти к выводу о том, что табель учета рабочего времени не будет являться первичным документом, подтверждающим правомерность отнесения организацией на расходы затрат по оплате труда, поскольку теоретически возможна ситуация, когда работник находился на рабочем месте, но непосредственно своих трудовых обязанностей не выполнял?

Фактически выполнение условий рассматриваемого в названном письме договора потребует от исполнителя возложения на своих работников дополнительных трудовых обязанностей, что и следует отразить в соответствующих должностных инструкциях. Именно эти должностные инструкции и следует рассматривать в качестве дополнительных доказательств выполнения исполнителем условий договора.

Ведь в соответствии с пунктом 6 статьи 108 НК РФ обязанность по доказыванию обстоятельств, свидетельствующих о факте налогового правонарушения и виновности лица в его совершении, возлагается на налоговые органы, а неустранимые сомнения в виновности лица, привлекаемого к ответственности, толкуются в пользу этого лица.

Вместе с тем, доводы, отраженные в рассматриваемом письме, указывающие на необходимость доказывания факта реального оказания услуг, уже встречались в правоприменительной практике.

Подобные аргументы были приведены ФАС Волго-Вятского округа в постановлении от 19.01.2004 по делу № А11-4426/2003-К2-Е-1961 и ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 30.08.2004 по делу № А56-26880/03. При рассмотрении данных дел арбитражными судами исследовались не только акты выполненных работ, но и иные документы (по первому делу — должностные инструкции административно-управленческого персонала, по второму — акты осмотра оборудования, подтверждающие (опровергающие) необходимость проведения ремонтных работ).

И хотя при рассмотрении данных дел было установлено, что акты выполненных работ не соответствуют требованиям закона № 129-ФЗ, вследствие чего не могут являться основанием для включения затрат в состав расходов (оба дела налогоплательщиками были проиграны), арбитражными судами для установления вины налогоплательщиков были рассмотрены все документы, каким-либо образом связанные в выполнением (в данном случае — не выполнением) спорных работ.

Ранее Департамент налоговой политики Минфина России в своем письме от 30.04.2004 № 04-02-05/1/33 «О признании в налоговом учете расходов по гражданско-правовым договорам» высказал несколько иную точку зрения на необходимость предоставления акта выполненных работ (оказанных услуг) в качестве подтверждающего документа. Исходя из того, что альбомы унифицированных форм первичной учетной документации не содержат формы первичных документов, оформляющих взаимоотношения сторон, возникающих по агентскому договору или договору возмездного оказания услуг, Минфином России был сделан вывод о том, что для признания расходов налогоплательщиков, понесенных по гражданско-правовым договорам, акт выполненных работ (оказанных услуг) является обязательным подтверждающим документом только в случае, если составление данного документа является обязательным в соответствии с гражданским законодательством и (или) заключенным договором.

Здесь неизбежно возникает вопрос, на основании какого документа можно включить в расходы затраты по подобным договорам?

Хочется верить, что при подготовке данного письма Минфин России недостаточно точно сформулировал свою позицию. Пункт 2 статьи 9 закона № 129-ФЗ четко указывает на то, что первичные учетные документы должны составляться по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать перечень обязательных реквизитов. Уже сложившимся в нашей стране обычаем делового оборота стало составление сторонами договора по результатам выполнения работ (оказания услуг) акты выполненных работ (оказанных услуг), и именно данный документ рассматривается в качестве первичного учетного документа, подтверждающего факт совершения организациями хозяйственной операции.

Возможно, Минфин России в письме № 04-02-05/1/33 имел в виду, что если в соответствии с гражданским законодательством и (или) заключенным договором составляется акт выполненных работ (оказанных услуг), то именно он должен являться документом, подтверждающим произведенные затраты. В противном случае, в качестве подтверждающего документа может быть использован любой другой документ, подтверждающий факт выполнения работ (оказания услуг) и содержащий в соответствии с пунктом 2 статьи 9 закона № 129-ФЗ перечень обязательных реквизитов (например, отчет о проделанной работе или докладная записка об оказании услуг).

Форма документа

Как следует из нормы пункта 2 статьи 9 закона № 129-ФЗ, первичные учетные документы должны составляться по унифицированным формам, а в случае отсутствия специально разработанных унифицированных форм — в произвольной форме с соблюдением необходимых требований.

Конечно же, все налогоплательщики должны соблюдать требования актов законодательства РФ, но что делать, если по той или иной причине документы, полученные налогоплательщиком от их исполнителей, не соответствуют этим требованиям? Подобные ситуации встречаются в деятельности хозяйствующих субъектов намного чаще, чем всем нам хотелось бы. Неужели из-за формальных нарушений при составлении первичных бухгалтерских документов налогоплательщик должен лишаться права на включение в состав расходов, учитываемых при исчислении налога на прибыль, соответствующих затрат?

Очень серьезным аргументом в пользу налогоплательщиков являются положения пункта 7 ПБУ 1/98, утвержденного приказом Минфина России от 09.12.1998 № 60н, который указывает на то, что при ведении бухгалтерского учета должен реализовываться принцип приоритета содержания документа над его формой. Именно данная точка зрения и является преобладающей в правоприменительной практике.

При рассмотрении дела № А56-21172/03 ФАС Северо-Западного округа весьма лояльно подошел к решению вопроса о ненадлежащем оформлении первичных бухгалтерских документов. В данном деле налогоплательщик включил в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, затраты на выполнение работ по капитальному ремонту. Налоговая инспекция посчитала неправомерным уменьшение налогооблагаемой прибыли, поскольку акт приемки выполненных работ был оформлен в произвольной форме, которая не соответствует унифицированной форме КС-2. В своем постановлении от 27.05.2004 суд указал на то, что несоответствие акта приемки работ установленной форме нельзя квалифицировать как отсутствие документального подтверждения понесенных затрат. Суд дал оценку документам, представленным в обоснование понесенных расходов (договором подряда, техническим заданием, протоколом согласования договорной цены, справкой о стоимости работ по форме КС-3, платежными документами об оплате работ), в их совокупности, и сделал вывод о правомерном их учете при определении налогооблагаемой прибыли.

При рассмотрении другого дела* ФАС Северо-Западного округа были признаны правомерными действия налогоплательщика, включившего в состав затрат расходы по оплате проезда работников в служебные командировки и обратно автобусом внегородского сообщения.

Примечание:
* Постановление ФАС Северо-Западного округа от 12.05.2003 по делу № А52/2874/2002/2.

Арбитражный суд указал, что альбомы унифицированных форм первичной учетной документации форму проездных билетов не устанавливают, представленные же налогоплательщиком проездные билеты содержат все необходимые реквизиты, предусмотренные в статье 9 закона № 129-ФЗ. Таким образом, оснований для отказа в принятии билетов, не соответствующих определенной форме, в качестве доказательства произведенных расходов, при наличии в них всех необходимых реквизитов, нет.

Ошибки в первичных документах

Зачастую организациями допускаются ошибки при заполнении первичных учетных документов. При формальном подходе это может послужить основанием для непринятия документов в качестве подтверждающих. Однако как указал ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 12.05.2005 по делу № А05-6965/04-10 ошибочное указание даты в накладной и счете-фактуре не может служить основанием для непринятия расходов налогоплательщика при установлении факта понесенных расходов, их производственной направленности, экономической обоснованности и документальном подтверждении.

Что год грядущий нам готовит?

Федеральным законом от 06.06.2005 № 58-ФЗ (комментарий к закону читайте ) в пункт 1 статьи 252 НК РФ внесены изменения.

В соответствии с данными изменениями с 1 января 2006 года под документально подтвержденными расходами будут пониматься затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Таким образом, очень хочется верить, что со следующего года у налогоплательщиков одной проблемой станет меньше. В качестве документов, подтверждающих произведенные затраты, должны будут приниматься не только первичные учетные документы, оформленные в соответствии с требованиями закона № 129-ФЗ, но и прочие документы, косвенно подтверждающие произведенные расходы. При этом следует обратить внимание на то, что список таких документов, приведенный в скобках в пункте 1 статьи 252 кодекса, является открытым.

Что же касается споров с налоговыми органами по расходам, произведенным до 1 января 2006 года, налогоплательщикам для доказательства своей правоты следует пользоваться нормами пункта 6 статьи 108 НК РФ и помимо первичных учетных документов предоставлять налоговым органам (а в случае необходимости и судебным органам) иные документы, прямо или косвенно подтверждающие произведенные расходы.

Анализ арбитражной практики показывает, что в последнее время арбитражные суды достаточно гибко подходят к оценке доказательной базы при рассмотрении споров о правомерности отнесения затрат на расходы. Однако организациям не следует злоупотреблять этой «добротой».

Ведь, как уже не раз отмечалось в данной статье, законодательно закреплено, что документами, подтверждающими произведенные организацией затраты, являются первичные учетные документы унифицированной формы, а в случае отсутствия унифицированных форм, первичные учетные документы, составленные в соответствии с требованиями пункта 2 статьи 9 закона № 129-ФЗ. Поэтому те хозяйственные операции, для оформления которых существуют унифицированные формы первичных документов, следует оформлять именно этими документами. И только при отсутствии унифицированных форм подтверждающие документы могут составляться в произвольной форме с указанием всех реквизитов, перечисленных в пункте 2 статьи 9 закона № 129-ФЗ. При этом такие реквизиты как содержание хозяйственной операции и ее измерители заполняются в том объеме, в каком это позволяет специфика данной хозяйственной операции.

Энциклопедия решений. Документальное подтверждение расходов в целях налогообложения прибыли

Документальное подтверждение расходов в целях налогообложения прибыли

Документальное подтверждение расходов является одним из обязательных условий для их признания в целях налогообложения прибыли.

Под документально подтвержденными расходами в соответствии с четвертым абзацем п. 1 ст. 252 НК РФ понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Затраты, понесенные организацией на территории иностранного государства, должны быть подтверждены документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота в этом иностранном государстве. Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н). См. также письма Минфина России от 26.03.2010 N 03-08-05/1, от 03.11.2009 N 03-03-06/1/725, УФНС России по г. Москве от 26.05.2008 N 20-12/050126, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 13.10.2008 N Ф04-6232/2008). Перевод с иностранного языка на русский язык может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистом самой организации, на которого возложена такая обязанность в рамках исполнения должностных обязанностей.

Таким образом, исчерпывающего перечня документов, которые необходимо оформить для подтверждения расходов в целях налогообложения, не существует. Кроме того, налоговое законодательство не предъявляет каких-либо конкретных требований к их оформлению. При этом из документов, которые имеются у организации, должно быть очевидно, что те или иные затраты фактически произведены.

Базу по налогу на прибыль исчисляют на основе данных налогового учета (ст. 313 НК РФ). Система налогового учета должна содержать:

— порядок формирования суммы доходов и расходов;

— порядок определения доли расходов, учитываемых для целей налогообложения в текущем налоговом (отчетном) периоде;

— сумму остатка расходов (убытков), подлежащую отнесению на расходы в следующих налоговых периодах;

— порядок формирования сумм создаваемых резервов;

— сумму задолженности по расчетам с бюджетом по налогу.

Налоговый учет ведется в стоимостной оценке (см. также письмо Минфина России от 17.01.2014 N 03-03-06/1/1156).

Подтверждением данных налогового учета являются:

1) первичные учетные документы (включая справку бухгалтера);

2) аналитические регистры налогового учета;

3) расчет налоговой базы.

Поскольку в налоговом законодательстве не приведено понятие первичных документов, на основании ст. 11 НК РФ следует использовать определения из других отраслей законодательства. В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Они должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ (см. также письма Минфина России от 19.01.2015 N 03-03-06/1/879, от 05.12.2014 N 03-03-06/1/62458).

Так, если в документах отсутствуют сведения и реквизиты, необходимые для идентификации лиц, подписавших чеки, или наименование купленных товаров указано не четко (например, хозяйственные расходы, канцелярские товары, бытовая химия, стройматериалы, расходы, детские новогодние подарки), отсутствует дата составления документов, не заполнены графы «количество», «цена товара», отсутствует подпись продавца, то такие документы признают оформленными с нарушениями требований закона и не принимают к учету (см. определение ВС РФ от 09.03.2016 N 302-КГ16-450).

Примечание

Среди обязательных реквизитов первичного учетного документа, установленных законодательством, не упоминается печать организации. Отсутствие печати на первичке не является основанием для отказа в принятии к учету такого документа. В то же время ее наличие на самостоятельно разработанной или унифицированной форме первичного документа не может рассматриваться в качестве нарушения. Кроме того, в случае отсутствия у организации печати налоговые органы не могут требовать ее проставления на налоговых декларациях (расчетах) и копиях документов, представляемых в налоговые органы. См. письма ФНС России от 13.01.2016 N СД-4-3/105, Минфина России от 06.08.2015 N 03-01-10/45390.

Согласно п. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий регулирует Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон N 63-ФЗ). На основании п. 1 ст. 6 Закона N 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством РФ, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними НПА установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе. Таким образом, документ, оформленный в электронном виде и подписанный квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью), может являться документом, подтверждающим расходы, осуществленные налогоплательщиком, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается требование о составлении такого документа на бумажном носителе. См. письмо Минфина России от 23.01.2013 N 03-03-06/1/24.

Ранее Минфин России придерживался мнения, что случаи, в которых информация в электронной форме, подписанная неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, Законом N 402-ФЗ и НК РФ не определены. Таким образом, документ, оформленный в электронном виде и подписанный неквалифицированной электронной подписью, не может являться документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (см. письма Минфина России от 25.12.2012 N 03-03-06/2/139, от 20.12.2012 N 03-03-06/1/710, от 31.07.2012 N 03-03-06/2/85, от 28.05.2012 N 03-03-06/2/67). В более поздних разъяснениях Минфин России не делает выводов о невозможности использования таких документов, по сути, оставляя этот вопрос открытым, принятие решения по которому остается за налогоплательщиком (см. письма Минфина России от 12.04.2013 N 03-03-07/12250, от 23.01.2013 N 03-03-06/1/24).

Стоит отметить, что у налоговых органов по вопросу использования электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, несколько иное мнение. Руководствуясь ч. 3 ст. 6 Закона N 63-ФЗ, ФНС России в письме от 19.05.2016 N СД-4-3/8904 указала, что хозяйствующие стороны при наличии юридически действительного соглашения могут организовать электронный документооборот, применяя простую и (или) усиленную неквалифицированную электронную подпись (см. также письма от 17.01.2014 N ПА-4-6/489, от 24.11.2011 N ЕД-4-3/19693@). То есть такой документ будет приниматься в качестве документального подтверждения расходов и пр. хозопераций. В целях подтверждения расходов по налогу на прибыль аутентичность электронного первичного документа, подписанного простой и (или) усиленной неквалифицированной электронной подписью, должна быть обеспечена наличием в соответствующем соглашением между контрагентами порядка проверки электронных подписей.

В письме от 05.05.2015 N 07-01-06/25701 специалисты Минфина России попытались систематизировать свои разъяснения о применении электронных подписей при оформлении первички для целей бухгалтерского и налогового учета. В соответствии с Законом N 402-ФЗ виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, устанавливаются федеральными стандартами бухгалтерского учета. До принятия соответствующего федерального стандарта бухгалтерского учета организация может в целях бухгалтерского учета и налогообложения использовать при оформлении первичных учетных документов в электронном виде любой предусмотренный Законом N 63-ФЗ вид электронной подписи. Что касается электронных документов, обращающихся в рамках соглашений между участниками электронного взаимодействия, то исходя из Закона N 63-ФЗ подписанные простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью такие документы признаются для целей бухгалтерского учета и налогообложения равнозначными документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных указанным соглашением. В случаях, установленных НК РФ, обязательным является применение квалифицированной электронной подписи (для электронных счетов-фактур, при электронном взаимодействии с налоговым органом, в том числе сдаче налоговой отчетности). Аналогичное мнение высказано в письме Минфина России от 12.09.2016 N 03-03-06/2/53176.

См. также письмо Минфина России от 04.08.2015 N 03-03-06/44905, в котором упомянуты и банковские документы. Пунктом 4.7. Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У установлено, что документы в электронном виде оформляются с применением технических средств с учетом обеспечения их защиты от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации. Документы, оформленные в электронном виде, подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями Закона N 63-ФЗ, что подразумевает наличие электронной подписи для всех участников электронного взаимодействия.

Законом N 402-ФЗ упрощен порядок ведения хозяйствующими субъектами первичных учетных документов без обязательного применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Госкомстатом России. Организация должна сама разработать и утвердить формы документов первичного учета (за основу для такой документации могут быть приняты формы, утвержденные Госкомстатом России).

По мнению Минфина России, выраженному в письме от 04.02.2015 N 03-03-10/4547, ошибки в первичных учетных документах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость и другие обстоятельства документируемого факта хозяйственной жизни, обуславливающие применение соответствующего порядка налогообложения, не являются основанием для отказа в принятии соответствующих расходов в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль.

Обратите внимание на приказ ФНС России от 21.03.2012 N ММВ-7-6/172@, которым утверждены рекомендуемые форматы накладной ТОРГ-12 и Акта приемки-сдачи работ (услуг). Формат имеет статус рекомендованного и установлен в целях предоставления налогоплательщикам возможности реализации права на направление по требованию налогового органа по телекоммуникационным каналам связи первичных документов, формируемых между хозяйствующими субъектами в электронном виде с использованием ЭЦП и служащих основанием для исчисления и уплаты налогов.

В 2013 году ФНС России выступила с инициативой о замене накладных и актов универсальным передаточным документом (УПД), составляемым на основе формы счета-фактуры, дополненной необходимыми реквизитами (см. письмо ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96). Такой документ, поступивший от поставщика, может служить как подтверждением выставленной суммы НДС, так и подтверждением факта поставки. О порядке применения УПД см. также письма ФНС России от 05.03.2014 N ГД-4-3/3987@, от 06.02.2014 N ГД-4-3/1984@.

Электронный формат УПД утвержден приказом ФНС России от 24.03.2016 N ММВ-7-15/155@.

Необходимо отметить, что принцип документирования затрат — это принцип бухгалтерского учета. Тем не менее, для формирования «налоговых расходов» и, следовательно, для определения налогооблагаемой базы данный принцип играет большое значение. Более того, в соответствующих статьях главы 25 НК РФ рассмотрены вопросы специального налогового учета, одной из задач которого является обеспечение документирования затрат.

Так в соответствии со статьей 313 НК РФ налоговый учет представляет собой систему обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на основе данных первичных документов.

Подтверждением данных налогового учета являются:

· первичные учетные документы (включая справку бухгалтера);

· аналитические регистры налогового учета;

· расчет налоговой базы.

Необходимо отметить, что вышеуказанное требование о строгом документировании затрат строго закреплено в налоговом законодательстве.

Расходами для целей налогообложения прибыли признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получения дохода. Если деятельность была направлена на получение дохода, и налогоплательщик осуществил расходы, но в результате каких-либо обстоятельств получил не доход, а убыток, то такие расходы также являются расходами, произведенными для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Согласно абзацу 4 пункта 1 статьи 252 НК РФ под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные:

ü документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации;

ü либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы;

ü и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Обращаем внимание читателей на то, что изменения, внесенные статьей 1 Федерального закона от 6 июня 2005 года №58-ФЗ «О внесении изменений в часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации и некоторые другие законодательные акты Российской Федерации о налогах и сборах» (далее Закон №58-ФЗ), в текст статьи 252 НК РФ с 1 января 2006 года позволяют налогоплательщикам определять расход на основании дополнительных документов, подтверждающих осуществленные налогоплательщиком расходы. Изменения в законе приняты в двух направлениях.

Первое направление позволит впервые учесть расходы, осуществленные на территории иностранного государства, и второе направление позволит попробовать учесть расходы, осуществленные на территории РФ, в учете которых ранее существовали сложности. Типичными документами такого типа были: счета–фактуры, первичные документы, оформленные в условных единицах, первичные документы по оказанным услугам на которых не стояло слово «акт», прайс-листы и иные оферты при отсутствии договоров. При применении положений статьи 252 НК РФ организации сталкивались с проблемой, когда налоговые органы не принимали для обоснования расходов внутренние документы организации. После снятия ограничений в перечне документов, подтверждающих затраты, организации смогут учитывать свои расходы на основании внутреннего акта, подписанного руководителем организации и бухгалтером, оформленные в соответствии со статьей 9 Федерального закона Российской Федерации от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Советуем налогоплательщикам оформлять такие документы с формулировками и обоснованием причин, приведших к возникновению расходов, максимально приближенными к тексту Налогового кодекса.

Обращаем ваше внимание, что по вопросу подтверждения расходов Высший Арбитражный Суд Российской Федерации в информационном письме от 14 ноября 1997 года №22 «Обзор судебной практики применения законодательства о налоге на прибыль» сообщал, что до тех пор, пока не будут опровергнуты данные, указанные в акте, составленном организацией, оснований для того, чтобы считать расходы неподтвержденными, нет.

По отношению ко всему данному тексту изменений обращаем Ваше внимание на существенный риск – текст статьи 313 НК РФ остался неизменным, соответственно налоговый учет в РФ ведется на основании первичных документов и другие документы, не соответствующие статье 9 Закона №129-ФЗ «О бухгалтерском учете», не могут быть учтены. Фактически у налоговых органов остается возможность, отбрасывать расход, оформленный в не соответствующей форме. Приведем текста статьи 9 Закона «О бухгалтерском учете»:

«Статья 9. Первичные учетные документы.

1. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

2. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц».

Пункт 2.1. статьи 252 НК РФ определяет перечень расходов вновь созданных и реорганизованных организаций. В качестве расходов вновь созданных и реорганизованных организаций признается стоимость (остаточная стоимость) имущества, имущественных прав, имеющих денежную оценку, и (или) обязательств, получаемых в порядке правопреемства при реорганизации юридических лиц, которые были приобретены (созданы) реорганизуемыми организациями до даты завершения реорганизации. При этом данные должны быть сформированы по данным и документам налогового учета передающей стороны на дату перехода права собственности.

Кроме этого расходами вновь созданных и реорганизованных организаций также признаются расходы (а в случаях, предусмотренных НК РФ, убытки), предусмотренные статьями 255, 260-268, 275, 275.1, 279, 280, 283, 304, 318-320 главы 25 НК РФ, осуществленные (понесенные) реорганизуемыми организациями в той части, которая не была учтена ими при формировании налоговой базы. Состав таких расходов и их оценка определяется по данным и документам налогового учета реорганизуемых организаций на дату завершения реорганизации (дату внесения записи о прекращении деятельности каждого присоединяемого юридического лица – при реорганизации в форме присоединении).

После завершения реорганизации в форме присоединения налогоплательщик вправе учесть расходы, указанные в пункте 2.1 статьи 252 НК РФ, в случае если данные расходы были произведены присоединенной организацией и не были учтены ею при определении налоговой базы по налогу на прибыль, а реорганизация была завершена в установленном порядке после 1 января 2005 года.

В целях статьи 252 НК РФ расходами вновь созданных в результате реорганизации организации обществ могут быть признаны только те расходы реорганизуемой организации, которые не учтены последней при формировании налоговой базы вследствие корректного применения статьи 272 НК РФ.

В случае, если в соответствии с правилами статьи 272 НК РФ расходы по методу начисления подлежали отнесению к расходам текущего отчетного (налогового) периода у реорганизованной организации, заканчивающегося до даты государственной регистрации выделенного общества, такие расходы не могут учитываться при формировании налоговой базы выделенного общества (Письмо Минфина РФ от 24 марта 2006 года №03-03-04/1/275 «О списании дебиторской задолженности при реорганизации общества».

Если в распорядительном документе органа исполнительной власти, предусматривающем при сдаче в аренду объектов муниципальной собственности разовое внесение платы в виде целевых взносов, не содержится положений о возникновении у владельца помещения обязанности вступить в отношения аренды после получения взносов, то в целях налогообложения перечисление денежных средств на указанных условиях следует рассматривать как перечисляемые на безвозмездной основе. Такие расходы не уменьшают величину налоговой базы по налогу на прибыль. Если же из распорядительного документа органа исполнительной власти следует, что за дополнительную плату потенциальным арендатором приобретается право на вступление в отношения по аренде, выражающееся в появлении у владельца помещения обязанности вступить в отношения аренды после получения взносов, то в целях налогообложения прибыли перечисление денежных средств на указанных условиях должны рассматриваться как плата за приобретение права, используемого для ведения деятельности, направленной на получение дохода. В этом случае указанные расходы учитываются при формировании налоговой базы налога на прибыль (Письмо Минфина РФ от 7 апреля 2006 года №03-03-02/80 «О порядке учета для целей налогообложения платы за право заключения договора аренды».)

Более подробно с вопросами, касающимися расходов Вы можете ознакомиться в книге ЗАО «BKR-Интерком-Аудит» «Расходы организации».

>Расходы документально не подтверждены. Что делать? Документальное подтверждение расходов в налоговом учете

Расходы документально не подтверждены. Что делать?

Материал предоставлен редакцией бератора»Квам пришла проверка»

Бывает,что первичные документы по каким-топричинам отсутствуют. Например,онипотерялись при переезде фирмы или врезультате чрезвычайной ситуации(пожара,ограбления и т. п.). Чем это грозиткомпании? При очередной проверкеналоговикиобязательно обратят на этовнимание и оштрафуют фирму. Что же делать?

Отсутствие первичныхдокументов считается грубымнарушениемправил учета доходов и расходов(ст. 120 НК РФ). Штраф за это нарушениесоставит5000 рублей. Если же отсутствиедокументов привело к занижению налога, тоштрафсоставит 10 процентов от суммынеуплаченного налога, но не менее 15 000рублей.

Чтобы избежать ответственности,мы предлагаем поступить следующимобразом.Первое, что нужно сделатьбухгалтеру в такой ситуации, – доказатьсвою невиновностьв том, что первичныедокументы отсутствуют.

Совет: составьтеакт, в котором перечисляются отсутствующиедокументы и причинаих отсутствия. Этот актдолжен быть утвержден руководителем фирмы.

Если документы пропали по причинепожара, кражи или другой чрезвычайнойситуации,вам также понадобится справка,подтверждающая, что такая ситуациядействительноимела место. Так, еслислучился пожар, то необходима справка изпожарной части;если случилось затопление –справка организации, которая эксплуатируетздание,если документы украли – справка измилиции.

Случается так, что новыйбухгалтер приходит на фирму и не можетразобратьсяв документации, потому что егопредшественник вел бухгалтерию «спустярукава».Чтобы избежать подобныхнедоразумений, мы рекомендуем, прежде чемначать работу,провести инвентаризацию.

Если же инвентаризацию провести неудалось, и новый бухгалтер приступилкработе, то советуем связаться с предыдущимбухгалтером и потребовать отнегописьменных объяснений, почему те илииные первичные документы отсутствуют.Затемсоставьте акт об отсутствии документов.Таким образом, ответственностьзаотсутствие документов с вас, как с новогобухгалтера, будет снята.

Еще одиннеприятный момент, который грозитпредприятию в такой ситуации,–доначисление налогов и начисление пеней.Дело в том, что расходы, неподтвержденныедокументально, нельзяучесть при расчете налога на прибыль.

Впротивном случаеналоговики посчитают, чтоналоговая база по налогу на прибыль былазанижена,и доначислят налог, а также взыщутпени.

Чтобы избежать налоговых санкций,мысоветуем попытаться восстановитьнедостающие документы.

Если, например,отсутствуют документы, подтверждающиепокупку товаров (работ,услуг), договоритесьс поставщиками, чтобы вам выписали копиивсех необходимыхдокументов.

Конечно,восстановить недостающие документы можно,только если вам известно,каких именнодокументов вам не хватает дляподтверждения расходов, а такжеу какихименно поставщиков были закуплены товары(работы, услуги).

Гораздо сложнее, если,например, затерялись бумаги,подтверждающие выдачуденег под отчетработнику, который в настоящий момент ужена фирме не работает.Самый простой выход изтакой ситуации – попытаться связаться сэтим работникоми договориться с ним зановооформить необходимые документы заднимчислом. Ачто делать, если связаться с этимработником невозможно (например, онпереехалв другой город)?

Совет: оформитенедостающие документы на другогоработника, который на датусоставленияутерянного документа также работал напредприятии.

Фальсификация»первички» по расходам

Если выпокупаете те или иные товары, которые никакэкономически не обосновываются(например,продукты к праздничному столу), бухгалтеруможно помудрить с «первичкой»,которойбудут оформляться покупки.

Как правило,рыночным торговцам все равно, что писать втоварных чеках, накладныхи другихдокументах. Что вы их попросите, то они вам инапишут.

Поэтому, выдаваяденьгисотрудникам под отчет для закупкипродуктов, заранее их предупредите,чтобыникаких сервелатов, шампанского иапельсинов в документах не было.Самыйоптимальный вариант – получить отпродавцов незаполненную «первичку» иоформитьее самостоятельно.

Большинствопродавцов на это согласятся. В такомслучаесервелат превратится вканцпринадлежности, шампанское – в писчуюбумагу, апельсины– в картридж для принтераили степлеры.

Чтобы без проблемпровести по бухгалтерии покупки, вам нужнополучить от подотчетников:

– чеки ККТ;

– товарные чеки или накладные,заверенные печатью продавца.

Следуетобратить внимание, чтобы в чеках ККТ не былонаписано название купленноготовара. Иначев чеке будет указано, что приобретенаколбаса, а в других документах–»канцелярка». Именно поэтому продуктылучше не покупать в крупныхсупермаркетах.Обычно их кассовые машиныуказывают название товаров в чеках, чего нескажешьо мелкооптовых рынках.

Еслиповезет, то вы сможете получить отпродавцов счета-фактуры иприходныекассовые ордера. В этом случае вывключите стоимость товаров в расходы исможетевозместить НДС по ним. Но этидокументы, как правило, большинствоторговцевне оформляют.

Какоформить «липу»

Предположим, у васнамечается арбитражный спор с налоговойинспекцией. А документов,подтверждающихвашу правоту, нет. Многие, не задумываясь,оформляют их заднимчислом. Причем подписи,печати ставят подлинные. Или другаяситуация. Директордал установку уменьшитьналоги.

С этой целью бухгалтерсамостоятельно (иливместе с директором)составил документы, подтверждающие, чтонекая несуществующаяфирма оказала имуслуги или поставила товар. Подделатьпечать сейчас прощепростого. Мастерских поих изготовлению масса.

Легко ли доказатьподделку документа?Об этом нам расскажутэксперты.

Сначала остановимся насоставлении бумаг задним числом.Оказывается, времянаписания документаможно установить по записям (например,подписи), сделаннымшариковой ручкой.

Отаком исследовании нам рассказал директорБюро независимойэкспертизы «Версия»Станислав Шаповалов: «Паста шариковойручки – это в принципета же краска, котороймы красим стены. Помимо пигмента, дающегоцвет, в пастеесть связующий элемент –загуститель. Благодаря ему краска хорошоложится.

Ученые обратили внимание, что современем загуститель твердеет.По-научномуэтот процесс называетсяполимеризацией. Чем тверже загуститель, темстаршезапись на документе.

Чтобыопределить степень полимеризации(загустения), нужно извлечь из пастылегколетучий компонент (например, фенилгликольили бензиловый спирт) и определитьегоконцентрацию на поверхности и в “глубине”подписи. Чем меньше соотношениеэтихзначений, тем больше загустение, а значит,старше подпись. Степеньконцентрацииэксперты определяют с помощьюспециального прибора – хроматографа смасс-селективнымдетектором.

Такоеисследование называется физико-химическойэкспертизой давности выполненияподписи.Других достоверных методик сейчас нет.Есть, конечно, всякие попытки.Например,некоторые эксперты проводят исследованияподписи с точки зренияпочерковедения.

Метод основан на том, что современем подпись человека приобретаеткакие-тоновые признаки и теряет старые.Если иметь образцы, сделанные в разноевремя,то можно установить, когда быласделана подпись, представленная наэкспертизу.Сейчас этот метод находится встадии разработок.

Фактического материалао том,как же меняется подпись человека,накоплено мало, поэтому пока я оцениваюэтотметод достаточно критично».

Пастыстарятся примерно за два года. Еслидокументу больше двух лет, обращатьсякэкспертам уже не имеет смысла: именно такойответ они и дадут. Точность срокав пределахдвух лет зависит от того, сколько временипрошло с момента нанесенияподписи набумагу.

Если она сделана, например, неделюназад, то эксперт назоветвам точную дату.Если прошло несколько недель или месяцев,то точность будетсчитаться соответственнов неделях или месяцах. Ну а если давностьзаписи большегода, то эксперт установитсрок с погрешностью в полгода.

Тогда взаключениибудет написано, что документ былсоставлен от года до полутора лет (илиотполутора до двух лет) назад.

«Точнеене получится, – утверждает СтаниславШаповалов. – Подписи, сделанныеоднойручкой и в одно и то же время, часто даютразные результаты. Причем зависитэто не отбумаги, она может быть разной: новой, старой,картонной, желтой ит. д., а от того, где и вкаких условиях хранился документ. Однодело, еслион лежал в комнате, и другое – вкаком-нибудь архиве, в подвале.

Тамтемпература,как правило, ниже. Еслидокумент сильно погреть, например положитьна батареюили провести по нему утюгом, то онискусственно состарится. Паста быстровысохнет,и эксперт уже не сможет определитьдавность написания подписи. Зато онточноустановит, что документ был состаренискусственно, и отразит это в своемзаключении.

А значит, для суда будет понятно,что бумаги подделаны».

До сих пор речьшла о шариковых ручках. А как быть сперьевыми? Оказывается,тут все зависит отматериала письма.

«Если вы перо обмакнете впасту шариковойручки, то результат будеттот же самый, – объяснил СтаниславЕвгеньевич, –а вот если вы используетекраситель на водной основе, напримерчернила, тодавность таких записей экспертуже не определит. Ученые пока необнаружили,что в чернилах со временемчто-то меняется.

За исключением того, что втечениеминуты после написания из нихвысыхает вода». Дальше эксперт свою мысльнепродолжил, но и так понятно, что,составляя документ задним числом, лучшеписать,например, чернилами «Радуга». Непридерешься, не подкопаешься.

То жесамое можно сказать и об оттиске печати.Если вы используете чернила,то давностьпечати установить нельзя, а вот еслиспециальную мастику, в которойестьзагуститель, то можно. Но сроки здесьменьше, чем для пасты шариковойручки.

Легколетучий компонент, содержащийся в мастике,испаряется за полгода.Дальше с мастикой уженичего не происходит. Значит, более илименее точно установитьвремя, когда былапоставлена печать, можно только в пределахпервых шести месяцев.

Очень похожуюмастику используют в гелевых ручках иструйных принтерах. «Чащевсего она наорганической, а не на водной основе.Давность здесь также можноустановить втечение полугода, – пояснил СтаниславШаповалов, – а вот материалы,используемые влазерном принтере, со временем неизменяются. Значит, определитьпо ним, когдабыл напечатан документ, эксперт не сможет.

Правда, есть возможностьустановитьподделку документа, напечатанного налазерном принтере. Я имею ввиду случаи,когда бухгалтер печатает нужный текст налистах, где уже стоятподпись руководителя ипечать фирмы. Если текст частично заходитна печать,то эксперт может точноустановить, что первично.

Если печать былапоставленаповерх текста, то все нормально,а если наоборот, то документ поддельный».

Запасные варианты

Некоторые криминалисты считают,что давность документа, изготовленногонапринтере (или на ксероксе), можноопределить по тому, как распределилсянабумаге печатный материал. Чем дольшеслужит картридж, тем хуже качествопечати:появляются полосы или непропечатываются буквы.

На практикепровести такое исследование практическиневозможно. Сложностьв том, что, во-первых,нужны образцы печати, сделанные в разноевремя.

Во-вторых,нет гарантии, что этиобразцы печатались на одном и том жепринтере и картриджне менялся. И в-третьих,используя один и тот же картридж, вы можетепо-разномунапечатать документ.

Достаточнокартридж вытащить, встряхнуть и поставитьобратно.И печать будет уже другой.

Бывают ситуации, когда нужно изготовитьдокумент на печатной машинке.Экспертысчитают, что по составу красящегоматериала, содержащегося на лентемашинки,установить давность документанельзя.

А вот по истиранию печатныхэлементов– можно. Чем дольше работаетмашинка, тем больше истираются буквы. По ихотпечаткуна бумаге можно сказать, когда былсделан текст.

Но для этого нужныобразцыпечати на этой машинке запредыдущие годы.

Ну а теперь поговорим осоставлении «липовых» бумаг, позволяющихуменьшитьплатежи в бюджет. Бухгалтеры,оформляющие документы от имени вымышленныхфирм,должны знать, что по записям, сделаннымот руки, эксперты могут установить,кто ихнаписал. «Бывает, что достаточно однойподписи, – говорит СтаниславШаповалов.

–Конечно, если она сделана в виде какой-тозакорючки, я бы не сталделать категоричныйвывод. Но некоторые почерковеды делают.Здесь много субъективного.Дляпочерковедческой экспертизы годятся дажекопии документов. Главное, чтобыони были несовсем уж “слепые”.

Сначала почерковедопределит, нет ли признаковтехническойподделки документа, а проще говоря, невмонтирована ли подписьс помощью ксерокса.Если с этим все в порядке, то оснований дляотказа от экспертизынет».

Пример 1

Предприниматель Бабушкин включилв состав затрат расходы на закупкурыбопродуктов.Чтобы подтвердить их оплату,он представил налоговикам счета-фактуры иквитанциик приходным ордерам. Установив,что поставщики рыбопродуктов наналоговомучете не состоят, инспекторыотправили счета-фактуры и квитанции наэкспертизу.Эксперты определили, чторукописный текст в документах написансамим предпринимателем.

Арбитражный суд по искуинспекции оштрафовал Бабушкина заумышленную недоплатуналогов (ч. 3 ст. 122 НКРФ), а также взыскал с него недоимку и пени(постановлениеФедерального арбитражногосуда Восточно-Сибирского округа от 29 апреля2003г. № А74-2210/02-К2-Ф02-1126/ 03-С1).

Этот пример– скорее исключение, чем правило. Какпоказывает практика, налоговикине частоприбегают к помощи экспертов. «В наше бюроналоговые контролеры обращаютсяредко(один-два раза в год), как правило, когдадействительно есть за что бороться:большиесуммы недоимки по налогам и обоснованныеподозрения в том, что документыподдельные»,– рассказал Станислав Шаповалов.

Чащевсего налоговики, заподозрив неладное,просто не признают расходы фирмысо всемивытекающими отсюда последствиями: штраф,взыскание недоимки и пеней.Хотя поГражданскому кодексу они сначала должныобратиться в суд с требованиемпризнатьсделку по поддельным документамнедействительной.

Если фирма не хочетплатить штраф и обращается в суд,инспекторы, как правило,ссылаются на то, чтопоставщики предприятия на налоговом учетене состоят,по указанному в документахадресу «не проживают» и вообще незарегистрированыкак юридические лица.

Однако это не доказывает, что предприятиезнало об обманепоставщика или специальноподделало документы, чтобы уменьшитьналоги.

Есливы будете настаивать, чтобумаги получены от реального предприятия ивы незнали, что у него нет государственнойрегистрации, инспекторам будеттрудноубедить судей в обратном.

Большинство арбитров в такой ситуациипринимают положительные для фирмырешения(постановления

Юридические статьи «

В ходе выездной не представлены документы подтверждающие расходы

Кодекса), а также в рамках дополнительных мероприятий налогового контроля (п. 2 ст. 93.1 и п. 6 ст. 101 Кодекса).Согласно пп. 11 и 12 п. 3 ст.

100 Кодекса в акте налоговой проверки указываются сведения о мероприятиях налогового контроля, проведенных при осуществлении налоговой проверки и документально подтвержденные факты нарушений законодательства о налогах и сборах, выявленные в ходе проверки, или запись об отсутствии таковых.

Акт налоговой проверки и другие материалы налоговой проверки, в ходе которой были выявлены нарушения законодательства о налогах и сборах, а также представленные проверяемым лицом (его представителем) письменные возражения по указанному акту должны быть рассмотрены руководителем (заместителем руководителя) налогового органа, проводившего налоговую проверку, и решение по ним должно быть принято в течение 10 дней со дня истечения срока, указанного в п. 6 ст.

Косвенное подтверждение расходов в налоговом учете

Внимание Из-за того что документы, которые подтверждают затраты, оформлены с ошибками (или не оформлены вовсе), налоговики могут не принять расход при расчете налога на прибыль.

Обратите внимание: под документально подтвержденными расходами Налоговый кодекс понимает затраты, подтвержденные оправдательными документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Важный момент: все формы первичных документов, применяемых в организации, должен утверждать руководитель компании в составе учетной политики (п.
4

ПБУ 1/2008). А компания больше не обязана применять унифицированные бланки. Об этом говорит статья 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г.

№ 402- ФЗ «О бухгалтерском учете», который вступил в силу с 1 января 2013 года. Однако новый порядок вовсе не означает, что компания обязана разработать свои бланки абсолютно для всех операций.

В рассматриваемой ситуации ревизоры располагали данными из банковской выписки о том, что расходы на приобретение и транспортировку реализуемых товаров имели место. При этом такого рода затраты являлись неизбежными для торговой организации, получение дохода которой инспекция признала.

https://www.youtube.com/watch?v=O3A0uuPkpYI

Таким образом, контролеры нарушили положения ст. 247 и 252 НК РФ, поскольку определили размер фискальных обязательств компании расчетным путем исходя только из суммы полученных доходов. В итоге арбитры признали решение чиновников недействительным.

На 17.01.2014 документ опубликован не был. Документ включен в СПС «Консультант Плюс» Примечание редакции: судьи более лояльны к компаниям, нежели налоговики, при разрешении вопроса о том, какие именно документы могут подтвердить понесенные расходы. Например, в отношении затрат на транспортировку товаров аналогичное решение вынес ФАС Поволжского округа.

Расходы документально не подтверждены. что делать?

Причина утраты первичных документов Оправдательные документы, которые надо собрать, чтобы избежать ответственности Пожар Справка органа противопожарной службы Затопление Справка ДЕЗ или управляющей компании, обслуживающей вашу организацию Стихийное бедствие Справка территориального управления Министерства по чрезвычайным ситуациям, публикация в средстве массовой информации (например, газете) Кража Справка местного органа внутренних дел МВД России, приговор суда по уголовному делу Документы утрачены по вине налогового органа Протокол о выемке документов, опись документов Документы утрачены по вине третьих лиц (например, переданы аудиторам на проверку) Перечень документов, акт передачи документов Кроме того, при утрате бухгалтерских бумаг можно обратиться к Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденному Министерством финансов СССР 29 июля 1983 г. № 105.

Документальное подтверждение расходов в налоговом учете

Важно Однако, если действовать правильно, штрафов можно избежать. Во-первых, нужно обязательно собрать оправдательные документы, которые подтвердят, что в утрате первички не было вины компании и ее должностных лиц.
Ниже приведена таблица, где мы перечислили оправдательные документы, которые помогут избежать наказания в случае утраты бухгалтерских бумаг.

Какие документы могут запросить налоговики во время выездной проверки

Следовательно, в данной ситуации у организации есть возможность представить запрашиваемые документы.В отношении требования о предоставлении счетов-фактур за период, в отношении которого была проведена выездная проверка, отметим следующее.Счета-фактуры являются документами, необходимыми для принятия НДС к вычету (п. 1 ст. 172 НК РФ).

Как следует из вопроса, период, в котором затребованные счета-фактуры были предъявлены к вычету, налоговыми органами проверен в рамках выездной налоговой проверки. Уточненные декларации за проверенный период не подавались. Следовательно, в данном случае речь идет о повторной проверке периода, в отношении которого ранее проводилась выездная проверка.

Случаи, когда проводится повторная выездная проверка, указаны в п.

10 ст. 89 НК РФ. Однако, как следует из вопроса, счета-фактуры запрошены в рамках первичной проверки.

В требовании о предоставлении документов указывается перечень истребуемых документов (наименование, реквизиты, индивидуальные признаки, а также сроки, в течение которых они должны быть представлены налогоплательщиком).

Таким образом, можно сделать вывод о том, что налоговый орган в рамках выездной проверки может истребовать практически любой документ, относящийся к проверяемому налогу и позволяющий установить правильность его исчисления.

Еще раз особое внимание на то, что истребуемые налоговиками документы должны иметь прямое отношение к предмету выездной проверки. Сколько хранить документы Не менее важный вопрос в связи с налоговыми проверками — о сроках хранения документов для этих самых проверок.

Буквально в прошлом году было опубликовано письмо Минфина на эту тему (от 23.03.2016 №03-02-08/16273).

Порядок учета расходов на УСН

Как известно, субъектам малого бизнеса (юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям), для упрощения документооборота и порядка расчета налоговых платежей, предусмотрены специальные режимы налогообложения.

Одним из этих режимов является упрощенная система налогообложения (УСН), объектами налогообложения при которой могут быть как «доходы», так и «доходы, уменьшенные на величину расходов», именно при втором варианте нужно обращать особое внимание на корректность и полноту составленных документов, подтверждающих расходы.

В данной статье мы рассмотрим основные принципы правильного документального подтверждения расходов на УСН.

Доходная и расходная часть на УСН определяются кассовым методом

Доходы возникают только после фактического поступления денег на расчетный счет или в кассу, либо после фактического получения имущества.

Также доход будет при погашении задолженности иным способом (зачет, отступное и т.п.).

Не очень приятной особенностью такого подхода является то, что авансы, полученные налогоплательщиком, при кассовом методе включаются в доходы на дату их поступления на счет или в кассу.

Расходы при кассовом методе также признаются только после их фактической оплаты. Расходы должны быть оплачены, то есть должны иметься платежные документы – платежные поручения, выписки банка, товарные чеки, кассовые чеки.

При этом оплатой товара, работ, услуг считается прекращение встречного обязательства их приобретателя перед продавцом – то есть наличие подтверждающего документа (п. 3 ст. 273 НК РФ). Таким образом авансы, уплаченные налогоплательщиком, в расходы не включаются.

Это еще одна не слишком приятная особенность кассового метода.

Перечень расходов на УСН закрытый

Он определен в п. 2 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ, расходы должны соответствовать критериям, установленным ст. 252 НК РФ, а именно — экономическая обоснованность, их документальное подтверждение, направленность на получение доходов. Большая таблица расходов на УСН с обоснованием (скачать pdf).

Расходы на должны быть документально подтверждены

Документально подтвержденными расходами признаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Первичные документы либо должны быть составлены по утвержденным законодательством формам, либо по самостоятельно разработанным формам, но обязательно они должны содержать следующие реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц;

Для удобства рассмотрения правильности оформления документов, классифицируем расходы на следующие группы:

• расходы на оплату услуг;
• материальные расходы;
• расходы на приобретение основных средств и нематериальных активов;
• расходы на оплату труда;
• прочие расходы.

Документальное подтверждение расходов на оплату услуг

Согласно ст. 38 НК РФ, услугой для целей налогообложения признается деятельность, результаты которой не имеют материального выражения, реализуются и потребляются в процессе осуществления этой деятельности.

Для корректности оформления и принятия к учету данных расходов следует помнить, что для определения и описания сути оказываемой услуги составляется договор на оказание услуг, в нем же прописывается порядок её оказания и дата подписания сторонами акта о принятии оказанных услуг, и помимо этого помогает определить – к какому периоду отнести ту или иную услугу, либо расходы будут распределяться пропорционально – в течение всего срока действия договора (например, при договоре аренды).

Таким образом, у нас получается два обязательных документа:

— письменно составленный договор,

— акт оказанных услуг (необязателен только, в случае заключения договора аренды).

Для акта не предусмотрено специально разработанной унифицированной формы, поэтому организации могут использовать самостоятельно разработанные формы, содержащие обязательные реквизиты первичного документа.

Документальное подтверждение материальных расходов

В соответствии с пп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ материальные расходы (в т.ч.

расходы на приобретение сырья и материалов) признаются в момент оплаты задолженности поставщику через банковский счет, либо путем выплаты денег из кассы, а при ином способе погашения задолженности (перевод долга, отступные) — в момент такого погашения.

Обратим внимание, что расходы на оплату услуг сопутствующих приобретению материальных ценностей, либо осуществлению основного вида деятельности так же учитываются в этой группе расходов, порядок их документального оформления мы рассмотрели в предыдущем пункте.

Основанием для принятия к учету служит:

• договор, товарная накладная (форма ТОРГ-12), оформленная продавцом;
• авансовый отчет подотчетного лица, с приложением к нему товарных чеков, накладных на отпуск материальных ценностей, и документов подтверждающих их оплату;
• договора на оказание услуги и акты, свидетельствующие о факте оказания услуги.

К материальным, могут быть отнесены расходы:

1. на приобретение товаров, предназначенных для перепродажи;
2. на приобретение спецодежды и других средств индивидуальной и коллективной защиты, предусмотренных законодательством РФ;
3. на приобретение инструментов, приспособлений, инвентаря, спецодежды и других средств индивидуальной и коллективной защиты, предусмотренных законодательством РФ.
4. на приобретение моющих и чистящих средств для мытья пола, чистки стен и окон и т.п.
5. на приобретение материалов для упаковки реализуемых товаров и расходы на приобретение спецодежды и инвентаря. В связи с этим расходы магазинов на приобретение материалов, используемых для упаковки товаров, а также расходы на приобретение спецодежды для грузчиков и продавцов могут учитываться при определении налоговой базы по единому налогу.
6. расходы на оплату услуг по выдаче гигиенического сертификата, медицинских книжек работникам, проведению медицинского осмотра персонала и прочее.

>Обоснованность расходов в 2018 году

Обоснованность

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Например, Вы заказали и оплатили изготовление пластиковых дисконтных карт, а налоговый орган не признает это расходами. Если в суде Вы представите образец этой карточки, объясните, что скидки, предоставляемые по ней — отличительное маркетинговое преимущество фирмы, сама карточка — официальный неплатежный документ, основание для получения скидки, напоминание клиентам о фирме, то есть расходы на карточки в конечном итоге стимулируют рост дохода (от увеличения числа клиентов) — то, скорее всего, суд будет на вашей стороне. Но если Вы будете объяснять «золотые дверные ручки» в кабинете руководителя связанностью с Вашей предпринимательской деятельностью, то суд с большой вероятностью признает такие расходы неоправданными, завышенными, не рациональными. (См. Например, Постановление Девятого Арбитражного апелляционного суда по делу № 09АП-320/2007-АК от 15.02.2007 г)

По мнению налоговых органов, связь затрат и результатов предпринимательской деятельности должна быть очевидна. Как же быть в случае, если Вы не получили доходов? Ведь предпринимательская деятельность — это рисковая деятельность. Зачастую в таком случае налоговая инспекция может посчитать Ваши расходы необоснованными. Однако это противоречит законодательству, который указывает в качестве критерия обоснованности направленность расходов на получение доходов, но вовсе не наличие реальной прибыли. Поэтому в данном случае в суде необходимо доказать, что расходы были произведены в связи с осуществлением предпринимательской деятельности, обусловлены ей. В равной степени это относится к расходам, направленным на снижение затрат. Суды, как правило, в таких случаях встают на позицию налогоплательщика.

Но допустим, Вы доказали необходимость получения Вами тех или иных услуг, выполнения каких-то работ для Вашей предпринимательской деятельности. Но как доказать их рациональность? Как убедить налоговый орган и суд, что своими силами Вы не могли, например, провести маркетинговые исследования? Или если в Вашем штате есть юрист, а Вы купили юридические услуги? Вам надо будет представить доказательства того, что должностная инструкция, образование, квалификация, опыт Вашего сотрудника не позволяет ему выполнить эту работу.

Если Вы убедили налоговую инспекцию в обоснованности затрат, рациональности выбранного Вами способа (например, не самостоятельное выполнение работ) — это ещё не всё. Вам предстоит объяснить стоимость, которая также должна быть рациональна, не завышена. Для ряда расходов она установлена законодательно (суточные для командировок и т.д.). Но предусмотреть в законе все случаи невозможно. В таком случае используются рыночные показатели, с которыми сравнивается цена купленной Вами услуги (товара, работы). И если они отличаются более, чем на 20% — ждите повышенного внимания налогового органа.

Документальное подтверждение

Налоговые органы зачастую подходят к проверке оправдательных документов формально. Замечая изъяны в оформлении, они попросту отказываются признавать их в качестве подтверждающих расходы. И спорить с этим крайне сложно. Поэтому в целом внимательность и добросовестность бухгалтера в составлении этих документов крайне важна для предприятия.

Кроме того, наличие пробелов в законодательстве предоставляет значительную «свободу творчества» фискальным органам, которые пользуются отсутствием конкретики в законе и охотно устанавливают собственные требования и критерии правильности в оформлении.
Как правило, чем больше сделка, тем большее количество документов от Вас могут потребовать.

Несмотря на установленную в НК презумпцию невиновности налогоплательщика, именно предпринимателю, как правило, приходится доказывать обоснованность затрат. Поэтому наличие оправдательных документов значительно упростит доказывание суду и налоговому органу Вашей правоты.

Неплохим доказательством может стать гражданско-правовой договор с приложениями и дополнительными соглашениями. Но и в этом случае надо помнить, что в случае отклонения договорной цены более, чем на 20 % от рыночной, налоговый орган с удовольствием доначислит Вам налоги в соответствии со ст. 40 НК.

Не последнюю роль может сыграть грамотное составление и оформление документов. Зачастую внимание налоговой инспекции привлекают документы, датированные выходным днём, подписанные иным лицом, чем то, что указано в шапке документа. Следует также избегать ситуаций, когда одно и то же лицо подписывает несколько документов в одно время, но в разных местах.

Подводя итог, отметим, что установленные в ст. 252 НК РФ критерии носят оценочный, субъективный характер. Конституционный Суд в Определении от 04.06.2007 г. № 320-О-П «Об отказе в принятии к рассмотрению запроса группы депутатов Государственной думы о проверке конституционности абзацев второго и третьего пункта 1 статьи 252 НК РФ» разъяснил, что налогоплательщик вправе самостоятельно определять в каждом конкретном случае, исходя из фактических обстоятельств и особенностей их финансово-хозяйственной деятельности, относятся те или иные не поименованные в главе 25 НК РФ затраты к расходам в целях налогообложения либо нет. Именно поэтому в НК нет закрытого перечня затрат.

«Учитывая, что в налоговом законодательстве не используется понятие экономической целесообразности и не регулируется порядок и условия ведения финансово-хозяйственной деятельности, обоснованность расходов, уменьшающих в целях налогообложения полученные доходы, не может оцениваться с точки зрения их целесообразности, рациональности, эффективности или полученного результата» — вполне обоснованно утверждает МинФин в письме от 22 октября 2007 г. N 03-03-06/1/729. Однако налоговые органы и суды, напротив, активно берут на себя смелость оценивать эту эффектиность и обоснованность.

КС также указал, что бремя доказывания необоснованности расходов лежит на налоговом органе. Однако на практике, положения пункта 7 статьи 3, указывающего на толкование «всех неустранимых сомнений, противоречий и неясностей актов законодательства о налогах и сборах в пользу налогоплательщиков», часто забываются и не используются ни налоговыми органами, ни судьями.