Бухгалтер централизованная бухгалтерия

Согласно Закону № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», каждое предприятие самостоятельно принимает решение об организации у себя бухгалтерского учета: или это структурные подразделения на местах со штатом специалистов, или централизованный орган.

Вопрос централизации бухгалтерии особенно актуален для организаций, у которых есть дочерние предприятия, филиалы. Основная нормативно-правовая база — Бюджетный кодекс РФ, Налоговый кодекс РФ и Закон от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Суть централизации бухгалтерии

Централизованная бухгалтерия — учреждение, выполняющее функции бухгалтерского и налогового учета нескольких предприятий или головного предприятия с его дочерними структурами. Существуют следующие способы ведения централизованного учета:

1. Аутсорсинговая компания — сторонняя организация по оказанию на возмездной основе бухгалтерских услуг на основании договора.
2. Инсорсинговая служба — отдельное структурное подразделение организации по бухгалтерскому и налоговому учету.
3. Отдельное юридическое лицо холдинга для реализации функций централизованной бухгалтерии.

В основные обязанности специалистов центральной бухгалтерии входит:

1. Подготовка отчетов согласно действующему законодательству и взаимодействие с контролирующими органами (налоговая, статистика и другие).
2. Контроль корректности оформления первичной документации и своевременности сдачи ее в бухгалтерию.
3. Управление финансовыми потоками предприятия.
4. Контроль учетных операций по перемещению товарно-материальных ценностей.
5. Расчет заработной платы работников организации, своевременное проведение расчетов с физическими лицами и организациями.
6. Своевременное перечисление платежей и взносов в бюджет и на социальное страхование.
7. Экономический анализ деятельности предприятия.
8. Контроль использования трудовых ресурсов.

При выборе централизованного способа ведения бухгалтерского и налогового учета следует учитывать его преимущества и недостатки и применять для конкретных условий ведения бизнеса.

Преимущества централизации бухгалтерского и налогового учета

• Сокращение штата финансового, планового, бухгалтерского отделов. Создание единого центра позволит сформировать меньший штат сотрудников, отпадает необходимость содержать на местах полноценные подразделения бухгалтеров, плановиков, экономистов.
• Сокращение управленческих расходов, что предполагает уменьшение затрат на обслуживание офисных площадей, снижение расходов на персонал, офисные расходы (в том числе на канцелярские товары, услуги связи и другие).
• Унифицированные методы ведения бухгалтерского и налогового учета. Для крупных предприятий актуальна единая методика ведения бухгалтерского учета, что позволяет рассматривать в целом затраты, связанные с амортизацией и другими расходами, оценивать общие активы, создавать резервы для всего предприятия. Методология налогового учета прописывается в учетной политике компании и обязательна для всех филиалов — единые методы определения доходов и расходов, их признание, оценка и распределение, а также способы учета показателей финансово-хозяйственной деятельности, необходимых для целей налогообложения.
• Больший контроль за деятельностью дочерних предприятий. Это снижает риск неэффективности принимаемых решений, позволяет выполнять намеченные планы более точно, дает возможность корректировки отклонений от планов, не допускает нецелевого использования финансов.
• Отсутствие кадровых проблем в едином центре бухгалтерии. Решаются вопросы отсутствия работников на время отпусков, больничек, при увольнении за счет перераспределения обязанностей между оставшимися сотрудниками. В централизованном звене должны работать высококвалифицированные кадры, которые могут подменить друг друга на любом участке бухгалтерского и налогового учета.
• Возможность вложения средств в современную дорогостоящую оргтехнику и оборудование, программное обеспечение, что повысит эффективность работы отдела.

Недостатки централизации

• Затруднение принятия решений ввиду удаленности филиалов, особенно при наличии большого объема информации.
• Ненадежность системы. В случае сбоя в работе централизованной бухгалтерии может быть парализована работа всей компании с ее дочерними организациями.
• Зависимость всего холдинга от решений центрального офиса. Принимаемые решения обязательны для всех дочерних структур, даже если они не соотносятся с интересами конкретного филиала. Поведение всей системы зависит от компетентности управляющего звена.
• Отсутствие оперативности решения вопросов удаленных филиалов. Некоторые проблемы целесообразно решать на месте, не передавая их удаленному офису, что позволило бы ускорить процесс решения вопросов.
• Возможное увеличение расходов на командировки, связь.

Необходимость штатного сотрудника на местах

Существуют различные ситуации, когда без штатного работника бухгалтерской службы на местах не обойтись. Например, при вызове в налоговую службу по различным вопросам (комиссии по НДС и налогу на прибыль и др.), чтобы избежать командировочных расходов и потери времени на переезды, необходим сотрудник филиала.

Для работы в дочерних предприятиях с «живыми» деньгами (сдача в банк выручки, которая может быть только в месте физического сбора этих денег и др.) необходим штатный кассир. При работе с отгрузочными документами (товарно-транспортные накладные, доверенности), приеме и проверке принимаемого товара и т.п. необходим учетный персонал на складах. Поэтому на местах целесообразно оставить сотрудников бухгалтерского отдела в минимальном количестве.

На выбор компании

Для решения вопроса централизации бухгалтерии в крупной компании необходимо детально проанализировать конкретную ситуацию, рассмотреть задачи, которые ставит перед собой бизнес. Но стоит учесть, что создание единого бухгалтерского центра несет такие главные положительные моменты, как высвобождение дополнительных денежных ресурсов и снижение налоговых рисков.

Централизованная бухгалтерия нужна?

Журнал «Учет в бюджетных учреждениях» № 1/2010

Коржова Н. В., директор МУ «Централизованная бухгалтерия»

Учреждения наделены полномочиями как самостоятельного ведения учета, так и правом передачи этого полномочия централизованной бухгалтерии. Выбор организации учета зависит от ряда факторов. Так, при наличии существенных объемов внебюджетной деятельности наиболее целесообразным является наличие собственной бухгалтерии. В ином случае экономически оправданной может быть централизация бухгалтерского учета.

Правовой статус

Существовать централизованная бухгалтерия может как структурное подразделение органов власти местного самоуправления, так и на правах самостоятельного муниципального учреждения. Причем форму, в которой будет она создана, определяют органы местного самоуправления. Так, в случае получения статуса юридического лица бухгалтерия как структурное подразделение органов местного самоуправления преобразуется в муниципальное учреждение.
В настоящее время все больше централизованных бухгалтерий получают статус юридического лица и преобразуются из структурных подразделений в муниципальные учреждения.
К основным документам, в соответствии с которыми функционирует централизованная бухгалтерия, относятся нормативно-правовой акт руководителя органа власти местного самоуправления (распоряжение главы администрации города, района или области) о создании централизованной бухгалтерии, а также уставы указанных учреждений.
Замечу, что муниципальное учреждение «Централизованная бухгалтерия» является юридическим лицом, соответственно имеет круглую печать, бланки и штампы со своим наименованием, текущий и иные счета в банковских учреждениях, счет в органе Федерального казначейства, смету расходов и обособленное имущество, которое принадлежит ему на праве оперативного управления.

Для чего создают централизованные бухгалтерии
Основной целью организации бюджетного учета в централизованных бухгалтериях является минимизация управленческих затрат по осуществлению учетных и отчетных процедур, унификации порядка проведения контрольных мероприятий, а также повышение эффективности использования бюджетных средств. В письме Минфина России от 19 августа 2003 г . № 03-01-01/11-241 сказано, что изначально централизованные бухгалтерии создавались как специализированные структурные подразделения при органах государственной власти, главных распорядителях (распорядителях) бюджетных средств в целях эффективной организации бухгалтерского учета в обслуживаемых бюджетных учреждениях.

Правоотношения должны быть оформлены

При централизации учета должен быть заключен договор между учреждением и централизованной бухгалтерией*. В нем необходимо определить права и обязанности каждой стороны. При этом руководитель учреждения может, заключая договор, оставить за собой право первой подписи лишь по внебюджетному счету (или по всем счетам своего учреждения). Право второй подписи при этом может остаться у главного бухгалтера централизованной бухгалтерии либо же делегировано бухгалтеру, ответственному за обслуживание данного учреждения.

* При заключении договора на ведение бухгалтерского учета бухгалтер бюджетного учреждения составляет передаточный акт и бухгалтерскую отчетность на дату передачи полномочий по ведению учета централизованной бухгалтерии. Ее состав приведен в рубрике «Для справки».

При передаче права первой подписи директору бухгалтерии руководителю обслуживаемого учреждения необходимо оформить простую форму доверенности. Указанная доверенность поможет избежать разногласий с проверяющими органами.

Полномочия централизованной бухгалтерии

В целях обеспечения достоверного учета хозяйственной дея-тельности учреждения централизованная бухгалтерия осуществляет:
— организацию и ведение бухгалтерского и налогового учета и отчетности, обязательных и хозяйственных операций путем их отражения в бухгалтерских регистрах на основе договорных отношений с учреждениями;

— предварительный контроль над соответствием заключаемых договоров объемам ассигнований, предусмотренных сметой доходов и расходов;

— контроль над правильным и экономным расходованием средств в соответствии с целевым назначением по утвержденным сметам доходов и расходов по бюджетным средствам и средствам, полученным за счет внебюджетных источников;

— контроль над наличием и движением имущества, пользованием материальными, трудовыми и финансовыми ресурсами в соответствии с нормативами и сметами;

— финансирование учреждений, ведущих учет самостоятельно, а также контроль за исполнением ими смет доходов и расходов и правильной постановкой бухгалтерского учета;

— начисление и выплату в установленные сроки заработной платы работникам;

— своевременное проведение расчетов, возникающих в процессе исполнения в пределах санкционированных расходов сметы доходов и расходов, с организациями и отдельными физическими лицами;

— бухгалтерское обеспечение внебюджетной деятельности учреждений;

— инвентаризацию зданий, сооружений, имущества, основных средств, расчетов;

— учет начисления и уплаты страховых и накопительных взносов в связи с внедрением индивидуального (персонифицированного) учета;

— представление отчетности в налоговые органы, внебюджетные фонды, органы статистики и иные органы;

— консультирование руководителей учреждений по вопросам налогообложения, бухгалтерского учета и отчетности;

— хранение документов (первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, отчетности, а также смет доходов и расходов и расчетов к ним и т. п. как на бумажных, так и на электронных носителях информации) в соответствии с правилами организации государственного архивного дела;

— представление интересов обслуживаемых учреждений по доверенности в различных организациях (в налоговой инспекции, отделении Пенсионного фонда РФ и т. п.);

— иную деятельность, предусмотренную действующим законодательством, регулирующим финансово-хозяйственную деятельность учреждений.
В заключение ответим на такой вопрос. Как быть, если у бюджетных учреждений отсутствуют расчетные счета
Централизованная бухгалтерия при оформлении расчетных документов в полях «ИНН плательщика» и «КПП плательщика» должна указывать соответственно ИНН и КПП бюджетной организации, а в поле «Плательщик» — наименование централизованной бухгалтерии, для которой открыт счет в банке с целью учета операций со средствами федерального бюджета.

Централизация и децентрализация бухгалтерского учета

Важным вопросом организации бухгалтерского учета является установление определенной структуры учетного аппарата и формы его связи с подразделениями предприятия.

В зависимости от места обобщения данных первичных доку­ментов, составления отчетов, ведения регистров синтетического и аналитического учета бухгалтерский учет по форме организации де­лится:

а) на централизованный;

б) на децентрализованный;

в) с частичной централизацией.

При централизации учета все действия по обработке первичной документации, ее сводке и группировке, записи в учетные регистры синтетического и аналитического учета выполняются в цент­ральной бухгалтерии. При таком порядке учета в филиалах и других обособленных подразделениях предприятия происходит лишь составление, частичная обработка всех первичных документов и контроль за каче­ством заполняемых форм. Далее они поступают непосредственно в бухгалтерию предприятия, где подвергаются проверке, группировке и дальнейшей бухгалтерской обработке вплоть до составления баланса в конце отчетного периода.

Централизованная организация бухгалтерского учета применя­ется на многих предприятиях. Эта форма является наи­более рациональной, более прогрессивной, так как имеет большие преимущества, поскольку позволяет внедрять частичную автоматизацию учета и дает возможность более широкого разделения труда счетных работни­ков при ручной обработке учетной информации. В этом случае необходимо сосредоточить всю первичную документацию в одном месте, организовать контроль и руководство со стороны главного бухгалтера за документооборотом, наиболее рационально распределить обязанности между ра­ботниками бухгалтерии.

Недостаток данной формы организации бухгалтерского учета состоит в том, что руководители подразделений не всегда быстро информиро­ваны о результатах работы своего подразделения. Однако при хоро­шей организации учета этот недостаток легко устраняется, особенно с внедрением персональных компьютеров и средств коммуникации.

Централизация учета может быть реализована в двух формах:

1) когда учет централизуется на базе одного предприятия в единой бухгалтерии;

2) когда учет централизуется на базе ряда однородных предприятий и создаются так называемые централизованные бухгалте­рии. Такие бухгалтерии созданы во многих бюджетных организаци­ях, в системе здравоохранения, жилищно-коммунального хозяйства.

На тех предприятиях, которые территориально разобщены, применяется децентрализация учета. В полном виде эта организа­ция учета представляет следующее. Все первичные документы со­ставляются непосредственно в каждом производственном подразде­лении и здесь же они обрабатываются, группируются, заполняются учетные регистры и на их основа­нии составляется внутрифирменная отчетность, а при необходимости может формироваться самостоятельный баланс. На крупных предприятиях такими самостоятельными подразделениями могут быть отдел капитального строительства, транспортный цех, филиалы и т.д.

Головное предприятие в итоге сводит дан­ные этих предприятий, их балансы в единый консолидированный (итоговый) баланс. Такая форма организации бухгалтерского учета может применяться при наличии у предприятия филиалов, предста­вительств и т.п.

Наряду с централизацией и децентрализацией учета отдельные предприятия применяют так называемую частичную децентрализа­цию учета. Суть ее заключается в том, что на предприятии, кроме центральной бухгалтерии, есть бухгалтерии в производственных под­разделениях. В их задачу входит прием, проверка и группировка сос­тавленных первичных документов. На их основании составляются отчеты о движении материальных ценностей, производственные от­четы и т.д. Эти отчеты сдаются в централизованную бухгалтерию, где они проверяются и на их основании производят записи в учет­ные регистры синтетического и аналитического учета. В конце отчет­ного периода составляется баланс данного предприятия.

Как полная, так и частичная децентрализация имеет преиму­щество – учетный аппарат приближен к местам совершения хозяйс­твенных операций. Особенно эффективна такая форма в условиях функционирования системы автоматизированных рабочих мест (АРМ) учетных работников. Система таких АРМ может быть органи­зована на базе персональных компьютеров, объединенных в локальную вычислительную сеть (ЛВС).

Однако такая организация бухгалтерского учета имеет сущест­венные недостатки. Прежде всего учет разобщен по разным местам, его автоматизация возможна лишь на базе относительно дорогостоя­щих ЛВС. Кроме того, при таком способе организации учета увеличи­вается штат счетных работников, что приводит к удорожанию учета. На практике бывает довольно сложно сосредоточить квалифицированные кадры счетных работни­ков только в одном месте – одной из нескольких децентрализованных бухгалтерий.

План организации учета и его составные элементы

Правильная организация учета должна строиться на основе плана, который определяет содержание, последовательность, сроки выполнения всех учетных работ, с целью получения необходимых показателей и технического оформления учета.

План организации бухгалтерского учета включает в себя следу­ющие составные элементы:

Ø план документации и документооборота,

Ø план счетов и их корреспонденцию,

Ø план отчетности,

Ø план инвентаризации, ревизий и аудита,

Ø план технического оформления учета (выбор формы учета).

Под планом документации понимается установление строгого перечня документов, которые должны применяться на предприятии для оформления тех или иных хозяйственных операций. При составлении этого плана необходимо использовать как унифицированную, так и специализированную документацию, утвержденную для той или иной отрасли.

В отдельных случаях может использоваться документация, раз­работанная на самом предприятии или рекомендованная научными учреж­дениями в порядке эксперимента и в том случае, если она более ра­циональная и в большей степени отвечает условиям предприятия. На основе плана документации составляется расчет потребности в блан­ках документов. При автоматизации учета необходимость в последнем отпадает, так как все внутренние документы формируются в электронном виде, а затем распечатываются при помощи принтеров или иных подобных устройств.

Вместе с планом документации составляется план документо­оборота или план движения документов. План документооборотапредусматривает порядок движения документов, начиная с их составле­ния (получения) и до сдачи в архив.

В бухгалтерии составляется график выполнения учетных ра­бот. Работы по графику необходимы для сокращения сроков состав­ления и представления отчетности, своевременного получения эко­номической информации. Это дает возможность равномерно распре­делять во временном периоде выполнение всех учетных работ и устранять «штурмовщину» в работе бухгалтерии. В графике указывается: ис­полнитель, вид работы, в какие сроки и кому передается выполненная работа.

В зависимости от содержания и объема запланированных работ различают графики:

а) индивидуальные;

б) структурные;

в) сводные.

Индивидуальный график представляет собой план работы каж­дого исполнителя. В нем предусматривается перечень отдельных ви­дов учетных работ с указанием срока выполнения.

Структурный график включает сроки выполнения конечных комплексов учетных работ какого-либо структурного подразделения предпри­ятия. Этот график предусматривает исполнителей по отдельным видам работ. За выполнение графика отвечает руководитель структурного подразде­ления.

Сводный график охватывает работу по составлению отчетно­сти. Сводный график обобщает структурные графики. Ответственный за него – главный бухгалтер. Планирование учетной работы по графи­ку имеет большое значение, особенно при автоматизации учета.

План счетов и их корреспонденция предусматривает исполь­зование единого плана счетов и типовую корреспонденцию в соот­ветствии с утвержденными Положениями по бухгалтерскому учету (ПБУ) и методическими рекомендациями (указаниями). В соответствии с единым планом счетов главный бухгалтер разрабатывает перечень аналитических счетов, которые должны от­вечать специфике деятельности данного предприятия.

План отчетности предусматривает формы, показатели и сроки представления отчетности для различных пользователей. При этом бухгалтерия руководствуется инструкциями по составлению отчетности и внутренними установками собственников и менеджеров организации. В плане отчетности пре­дусматривается, кто из работников и в какие сроки составляет каж­дую из форм отчетности. Этот план часто называют табель отчет­ности.

План инвентаризаций, ревизий и аудита. В каждом пред­приятии в начале года главный бухгалтер разрабатывает план прове­дения инвентаризаций, а в некоторых предприятиях – ревизий и аудита. Этот план утверждается руководителем предприятия (или вышестоящей организацией) и не подлежит оглашению. В плане указываются сроки проведения инвентаризаций, ревизий и аудита, что проверяется и кто привлекается к проверке, состав и порядок работы комиссии.

План технического оформления учета (выбор формы учета) предусматривает подробную характеристику формы учета, по которой должен вестись учет на данном предприятии. Особое место в этом плане отводится автоматизации учета, оснащению бухгалте­рии персональными компьютерами.

В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» ответственность за организацию бухгалтерского учета в организациях, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несут руководители этих организаций.

Одним из основных моментов в организации бухгалтерского учета на предприятии является разработка учетной политики пред­приятия, которая оформляется соответствующим приказом. Учетная политика представляет собой перечень существующих на данном предприятии норм и правил ведения учета. При ее разработке руко­водствуются Положением по бухгалтерскому учету «Учетная полити­ка организации» (ПБУ 1/2008), утвержденным приказом Минфина России от 6 октября 2008 г. №106н.

Особенности работы централизованной бухгалтерии

Централизованный бухгалтерский учет перестал быть прерогативой бюджетных учреждений. По этому принципу работают уже и крупные частные компании, небольшие фирмы предпочитают отказываться от идеи создания собственного штата бухгалтеров и обращаются в специализированные аутсорсинговые организации.

Что такое централизованная бухгалтерия (ЦБ)

Централизованная бухгалтерия (ЦБ) представляет собой учреждение, которое выполняет функции бухгалтерских служб сразу нескольких предприятий. Такой орган специализируется на ведении бухгалтерского и налогового учета. ЦБ может быть организована в нескольких формах:

• Аутсорсинговая компания.
• Инсорсинговые услуги.
• Создание отдельного юридического лица, которое должно объединить решение всего комплекса финансовых вопросов головного предприятия и его дочерних структур.

При аутсорсинге бухгалтерская фирма по договору получает на возмездной основе полномочия по ведению бухгалтерского и налогового учета деятельности других юридических лиц. В случае с инсорсингом учетные функции аккумулируются в головной организации.

КСТАТИ! Отличительная черта централизации бухгалтерских служб в бюджетной сфере: выполнение обязательств реализуется в соответствии с заключенными договорами, но не предполагает оплату таких услуг.

По степени централизации можно выделить такие способы ведения учета:

• вариант с полной централизацией;
• форму частичной централизации;
• контроль деятельности в отдельном сегменте – в сфере централизованных закупок ТМЦ;
• подготовку сводной отчетной информации – все подопечные организации самостоятельно ведут учет, формируют отчеты, подают их в головной орган, который составляет сводные данные для выявления общей эффективности деятельности компании.

Необходимость создания централизованной бухгалтерии

Письмо Минфина России от 19.082003 № 03-01-01/11-241 указывает на основную цель централизации учета в бюджетной сфере: необходимость минимизации расходов и повышения эффективности работы бухгалтерских служб. К перечню задач, решаемых усилиями ЦБ, можно отнести:

• увеличение степени достоверности учетных данных;
• возможность применять к разным случаям единую методологию;
• понижение уровня налоговых рисков;
• оперативную подготовку всех видов отчетности;
• обеспечение экономии фонда оплаты труда за счет сокращения общего штата финансовых сотрудников;
• уменьшение расходов на организацию учета на предприятии.

ВАЖНО! В Законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» говорится о праве руководителя хозяйствующего субъекта самостоятельно принимать решение о том, как будет вестись учет в организации: своими силами, третьими лицами или специализированными компаниями на договорной основе (п. 3 ст. 7).

Обязанности централизованной бухгалтерии

Централизованные бухгалтерские органы должны в процессе реализации своей деятельности составлять и утверждать локальные нормативные акты в форме:

• приказов и распорядительной документации, визируемых руководителем;
• коллективного договора;
• положения об учетной политике и премировании сотрудников, системе оплаты труда, об охране руда;
• правил внутреннего распорядка.

Предназначение ЦБ – ведение налогового и бухгалтерского учета. Функциональные обязанности специалистов единого финансового органа дополнительно включают:

• подготовку отчетов;
• отражение всех операций в учете не только в стоимостном выражении, но и в натуральном;
• проверку первичной документации, контроль своевременности ее оформления и представления в бухгалтерию;
• мониторинг изменений в количественном и качественном составе ТМЦ;
• контроль использования трудовых ресурсов и управление финансовыми потоками предприятий;
• реализацию расчетов с контрагентами и сотрудниками, привлеченными для выполнения отдельных работ физическими лицами.

В область задач центральной бухгалтерии может входить подача отчетной документации в контролирующие органы и ведение управленческого учета, подготовка аналитических материалов, расчет смет доходов и расходов для частных и бюджетных организаций и проверка выполнения утвержденного бюджета. Работники ЦБ могут принимать участие в инвентаризациях и оказывать консультационные услуги. Отдельный сегмент работ – систематизация и организация хранения документации обслуживаемых предприятий.

Преимущества и недостатки

Положительными последствиями внедрения централизованной бухгалтерии могут стать:

• отсутствие необходимости содержать штат финансового, планового и бухгалтерского отделов;
• управленческие расходы сокращаются;
• реализация запланированных проектов и программ происходит в сжатые сроки;
• единый подход в выполнении разных задач бухгалтерского учета;
• контролирующие действия унифицированы;
• использование ресурсной базы предприятия происходит более эффективно благодаря двойной системе мониторинга: со стороны руководства компании и специалистов ЦБ;
• не надо тратить средства и время на организацию курсов повышения квалификации и спецоценку условий труда для бухгалтерской службы;
• риски хозяйственной деятельности минимизируются, так как уровень квалификационной подготовки всех специалистов ЦБ очень высокий.

К недостаткам можно отнести сокращение возможностей для руководителя в отношении расходования средств – централизованная бухгалтерия будет соотносить все виды трат с планом доходов и расходов на текущий год. Введение дополнительных обязанностей для сотрудников ЦБ возможно только при условии увеличения платы по договору.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Для бюджетной сферы прямые рычаги воздействия на перечень оказываемых услуг у предприятия-заказчика отсутствуют. Степень централизации учета определяется не обслуживаемой организацией, а главными распорядителями средств и органами местного самоуправления.

Как создать централизованную бухгалтерию

Создание централизованной бухгалтерии происходит в несколько этапов:

1. Выбор правовой формы новой структуры.
2. Регистрация организации.
3. Определение функционала финансового органа и его организационной структуры.
4. Составление образца типового договора на оказание бухгалтерских услуг.
5. Составление штатного расписания и подбор персонала.
6. Оформление прейскуранта услуг.

Правовая форма централизованной бухгалтерии

Единство бухгалтерского учета может быть достигнуто путем выделения структурного подразделения, специализирующегося на учете (бухгалтерском, налоговом, управленческом) и планировании или через создание отдельного юридического лица. В последнем случае ответственность за полноту учета возлагается на директора ЦБ. При варианте с выделением бухгалтерии в отдельное подразделение надо будет вносить в Устав изменения, добавлять в него дополнительный вид деятельности – оказание бухгалтерских услуг.

Организационная структура централизованной бухгалтерии

При разработке оптимальной организационной структуры единого органа необходимо предусмотреть:

1. Управление по подготовке отчетной документации (руководящий состав).
2. Планово-аналитический или экономический отдел.
3. Группа главных специалистов.
4. Расчетчики для начисления и учета расчетов с наемными работниками.
5. Учетчики.
6. Хозяйственное подразделение.

Типовой договор оказания услуг

Форма договора может быть разработана для оказания услуг на безвозмездной или возмездной основах. В документе надо прописать:

• функции ЦБ;
• права и обязанности сторон соглашения;
• меры ответственности за конкретные виды нарушений;
• указание лиц с правом подписи бухгалтерской документации;
• сроки предоставления в бухгалтерию первичных документов и их обработки;
• правила документооборота;
• особенности организации хранения документов и порядок работы с архивом.

Штатное расписание и персонал

В соответствии с разработанной организационной структурой бухгалтерской службы составляется ее штатное расписание. На вакантные должности подбираются высококвалифицированные специалисты общего направления деятельности и узкой специализации. Выбор работников надо организовывать на конкурсных условиях с возможностью перевода (полного или частичного) персонала дочерних структур в ЦБ. Численность штата рассчитывается с учетом предполагаемых трудозатрат в каждом сегменте учета.

Централизация бухгалтерского учета – оптимальное решение для бюджетных организаций и крупных частных предприятий. Создание такого органа позволяет высвободить дополнительные денежные ресурсы и снизить налоговые риски.

Централизованная бухгалтерия учреждений: Подробный обзор процесса

Игорь Бажин 07.06.2016 1564 Просмотры 2 комментария ЭкономияSavedRemoved 5

Централизованная бухгалтерия создается для ведения финансовой бухгалтерской отчетности муниципальных учреждений.

Это позволяет сэкономить расходы организации на создание и содержание бухгалтерского отдела.

Бухгалтерия оказывает дополнительные услуги: консультирование по налоговым вопросам, хранение документов, представительство в контролирующих органах.

Финансовый учет в государственных организациях проводится разными способами: этим занимается централизованная бухгалтерия, в учреждении создается соответствующий отдел или привлекаются сторонние компании.

Выбор в каждом конкретном случае зависит от ряда факторов, в том числе экономических показателей и характеристик деятельности.

С какой целью создаются централизованные бухгалтерии

Основываясь на п. 3 ст. 7 Федерального Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», руководитель управления образования или другого учреждения вправе заключить договор с централизованной бухгалтерией и поручить ей проведение бухгалтерского учета.

Такой подход призван увеличить эффективность работы казенного учреждения и минимизировать расходы на ведение учета и подготовку отчетности.

Подготавливается задание для МКУ, которое включает в себя перечень действий:

• ведение бухгалтерского учета;
• распределение финансов;
• оснащение материально-технической базы.

Касательно казенных учреждений здравоохранения, культуры и образования действуют стандарты, определяющие уровень предоставления бухгалтерских услуг.

С течением времени, законодательные требования, затрагивающие деятельность таких МКУ, меняются.

В последних документах, регламентирующих последовательность ведения бухгалтерского учета для казенных учреждений, не прописано, по каким принципам функционирует централизованная бухгалтерия.

Сами эти организации теперь регистрируются в качестве юридических лиц (к примеру, ООО). Они обретают статус «Муниципальное учреждение» вместо формы структурных подразделений.

back to menu

Как заключается договор на предоставление бухгалтерских услуг

Чтобы финансовый учет проводила централизованная бухгалтерия, следует заключить соответствующий договор. В нем четко обозначаются права и обязанности участников.

Бухгалтер предприятия составляет отчетность по состоянию на дату передачи своих полномочий и вместе с передаточным актом передает в централизованную бухгалтерию.

Также определяется право подписи.

• Руководящее лицо организации (к примеру, генеральный директор ООО) владеет правом первой подписи по всем счетам либо только по внебюджетным. Иногда принимается решение передать право первой подписи директору централизованной бухгалтерии. Тогда предварительно составляется доверенность. Документальное оформление передачи права подписи предотвратит спорные ситуации во время проверок.
• Правом второй подписи владеет либо бухгалтер самой компании, либо специалист централизованной бухгалтерии.

Ответственность за организацию и ведение финансового учета возлагается на руководящее лицо казенного учреждения.

С такой точки зрения, централизованная бухгалтерия оказывается в подчиненном положении. На практике же организация нередко представляет себя в виде контролирующей службы.

back to menu

Как функционирует централизованная бухгалтерия

Централизованная бухгалтерия представляет собой организацию, сформированную для ведения финансового учета отдельных казенных учреждений или филиалов.

На данный момент такие услуги не предоставляются частными компаниями. Однако ожидается, что они смогут занять свое место в этой сфере и составить конкуренцию МКУ.

Такое положение положительно повлияет на качество предоставляемых услуг.

Практикуются следующие методы ведения финансового учета.

1. Аутсорсинг – передача полномочий по ведению бухгалтерии и исчислению налогов компании, предоставляющей бухгалтерские услуги.
2. Инсорсинг – передача бухгалтерского учета и решения налоговых вопросов отделу, созданному органами местного самоуправления.
3. Передача полномочий по бухгалтерскому и налоговому учету юридическому лицу, созданному органами местного самоуправления и выполняющему функцию централизованной бухгалтерии.

Отделы, специализирующиеся на ведении бухгалтерского учета, могут существовать либо как самостоятельное муниципальное учреждение, либо как подразделение региональных органов власти.

Представители местного самоуправления определяют целесообразность создания централизованной бухгалтерии. В последнее время, со введением электронного документооборота, очень выгодно создавать централизованную бухгалтерию.

Важно: функционирование централизованной бухгалтерии регламентируется нормативно-правовым актом, подписанным руководителем местного органа власти, и уставом МКУ.

back to menu

Какие операции осуществляет учреждение

Централизованная бухгалтерия может быть наделена перечнем функций. Этот перечень зависит от решения, принятого региональными органами самоуправления.

1. Учет финансовых операций. В таком случае в казенных учреждениях не планируется наличие бухгалтерской службы. К заполнению первичных документов, показывающих финансовые операции, привлекаются материально ответственные сотрудники. Все расчеты проводятся через кассу централизованной бухгалтерии. С некоторыми работниками последней заключают договор о материальной ответственности. Эти лица впоследствии передают заработную плату сотрудникам организации. Руководитель учреждения предоставляет бухгалтерии данные о доходах и расходах. На основании этих сведений составляются проекты смет.
2. Проведение части расчетов. Сюда включается оплата налогов, перечисление взносов во внебюджетные фонды, финансовые операции с поставщиками. Если работа поставлена таким образом, муниципальное учреждение назначает бухгалтера, который будет обрабатывать первичные документы и бумаги, выступающие основанием для расчетов. Централизованная бухгалтерия после получения документов проверяет порядок составления, адекватность представленных расценок и соблюдение законодательных норм. Даже если в казенном учреждении есть собственная касса, все полученные средства после рабочего дня передаются организацию, ответственную за финансовый учет. Там же формируется отчетность для налоговой службы. Выплатами взносов также занимается централизованная бухгалтерия.
3. Предоставление сводной отчетности. По распоряжению органов местного самоуправления централизованная бухгалтерия собирает сведения о финансовых операциях за год и систематизирует эту информацию. Преимущество такого метода – для управления образования и других вышестоящих органов облегчается контроль за тем, как муниципальное учреждение расходует бюджетные средства. Если у организации имеется своя бухгалтерия, работники также передают данные в централизованный отдел по своей отрасли. Далее эти сведения собираются в единый отчет по населенному пункту.
4. Ведение учета при централизованном снабжении. Этот вид обслуживания подразумевает предельные полномочия. Здесь муниципальное учреждение получает материальные средства и прочее централизованно. При этом в штате сотрудников организации планируется бухгалтерский отдел.

Важно: помимо всех этих функций, централизованная бухгалтерия может выполнять роль архива как печатных, так и электронных документов – первичных отчетностей, бланков отчетности, смет доходов и расходов казенного учреждения. Доступны консультации в сферах налогообложения и бухгалтерской отчетности. Возможно получить представительство в налоговой службе либо фондах.

back to menu

Какая бухгалтерия лучше: собственная или централизованная

Передача полномочий централизованной бухгалтерии имеет свои преимущества и недостатки.

Такой способ ведения учета предпочтителен для образовательных учреждений и прочих, ведущих внебюджетную деятельность небольших масштабов. Крупным организациям стоит сформировать собственный бухгалтерский отдел.

Среди положительных сторон передачи полномочий централизованной бухгалтерии можно перечислить следующее:

• экономия средств на содержание бухгалтерской службы;
• не нужно собирать и обучать сотрудников, которые будут вести финансовый учет;
• в случае выявления нарушений в процессе проверок налоговой службой, ответственность наряду с руководством и бухгалтерией несет и местное самоуправление.

Однако такое решение ведения бухгалтерского учета нельзя назвать идеальным.

1. У руководителя меньше возможностей распоряжаться финансами ввиду ограничений, которые накладывает централизованная бухгалтерия.
2. Решение финансовых вопросов для образовательных учреждений и других требует согласования с этой организацией.
3. Предложения по оснащению предприятия должны быть подтверждены бухгалтерией. В противном случае осуществить их будет невозможно.

back to menu

Какой юридический статус имеют такие организации

Сейчас большинство централизованных бухгалтерий представляют собой муниципальное учреждение. Они оформляются как юридическое лицо, считаются самостоятельной организацией.

Второй возможный вариант – отделы местных управленческих структур. Однако такая форма теперь встречается реже.

Важно: решение о том, в какой форме будет функционировать централизованная бухгалтерия, принимается местными властями.

В случаях, когда бухгалтерия является юридическим лицом, у нее имеется круглая , штампы, счета в финансовых организациях. Составляется смета расходов.

Муниципальное учреждение как юридическое лицо владеет обособленным имуществом.

back to menu

Что происходит в случае расторжения договора

Если договор с централизованной бухгалтерией был расторгнут, муниципальное учреждение может взять собственного бухгалтера.

Такой вариант приемлем только в случае, если это не противоречит уставу организации. По законодательным определениям (Федеральный закон № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.) за порядок ведения бухгалтерского учета ответственно руководящее лицо.

У руководителя есть несколько возможностей организовать финансовую отчетность:

• привлечь к сотрудничеству централизованную бухгалтерию;
• в штатном расписании оформить должность бухгалтера;
• сформировать соответствующее подразделение и назначить ответственным за него главного бухгалтера;
• вести учет самостоятельно.

Если договор по каким-либо причинам был расторгнут, руководитель может воспользоваться любым из вышеперечисленных вариантов.

Как проводится формирование бухгалтерской службы? На первом этапе нужно найти минимум двух сотрудников, одного на должность главного бухгалтера, а второго – на должность кассира. Затем необходимо электронное оснащение.

Потребуется согласование нововведения с вышестоящей инстанцией. В частности, это лицо, ответственное за распределение бюджетных средств для образовательных учреждений и других организаций.

Разрешение необходимо ввиду того, что формирование нового отдела повлечет за собой дополнительные расходы на его содержание.

back to menu

Как повысить эффективность работы централизованной бухгалтерии

Для эффективной работы бухгалтерии, в ведении которой находится несколько казенных учреждений, требуется соответствующее программное обеспечение.

Нужно обрабатывать много данных в короткие сроки, вести учет по ряду значений и держать доступной историю операций.

Также от программы для управления образования и прочих образовательных учреждений ожидается отсутствие ошибок.

Вот перечень главных запросов:

• наличие подсказок, ускоряющих ввод данных;
• напоминания о порядке введения данных;
• наличие отдельного профиля руководителя, чтобы сделать удобным контроль за работой бухгалтерской службы;
• механизм проверки введенных сведений.

Автоматизация учета делает весь процесс прозрачным. Это сводит к минимуму допущение ошибок и в последующем проблемы с контролирующими органами.

Централизация бухгалтерского учета позволяет снизить затраты предприятия на ведение финансовой отчетности.

Исключается необходимость поиска новых сотрудников и формирование бухгалтерского отдела. Экономятся финансы казенного учреждения. На выполнение бухгалтерских услуг заключается соответствующий договор.

Хотя сейчас частные фирмы не предоставляют таких услуг, в дальнейшем ожидается их работа в бухгалтерской сфере.

Автоматизация процесса позволяет сделать его прозрачным и минимизировать неточности. Взвесив плюсы и минусы, руководство принимает решение о том, как вести бухгалтерский учет: формировать собственный отдел или вести учет централизованно.