Акт уничтожения документов

Документы бухгалтерского и налогового учета являются документальным подтверждением доходов и расходов организации, поэтому субъект хозяйственной деятельности обязан организовать их надлежащее хранение, а впоследствии и своевременное уничтожение. Это возможно лишь при соблюдении сроков хранения и порядка уничтожения документов. Разбираемся в особенностях законодательства и изучаем поэтапную процедуру выделения дел к уничтожению.

Как определить сроки хранения бухгалтерских документов

Бухгалтерские документы составляют до 80 процентов от общего документооборота организации. Архивное хранение, а также своевременное уничтожение бухгалтерских документов – актуальная задача для многих бухгалтеров. В основе правильного уничтожения документов лежит знание требований законодательства, касающихся порядка и сроков хранения бухгалтерской документации.

📌 Реклама Отключить

Обращаем ваше внимание, что в соответствии со статьей 5 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» к архивным документам относятся все документы, независимо от вида их носителя. Это означает, что хранение документов относится как к документам на бумажных, так и на электронных носителях.

Общий порядок хранения документов регламентируется следующими основными документами:

• Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Основными правилами работы архивов организации, одобренными решением Росархива от 06.02.2002 (важно: основные правила не регламентируют срок хранения документов);
• Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558 (перечень 2010 года распространяется на документы, созданные в 2010 году и далее; сроки хранения документов, созданных до 2009 года включительно, определяются в соответствии с типовым перечнем документов, утвержденным в 2000 году);
• Действующим Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105.

Обязанность по хранению документов, образующихся в деятельности открытых и закрытых акционерных обществ, установлена Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденным постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 № 03-33/пс. Общества с ограниченной ответственностью соответственно руководствуются ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 года №14-ФЗ. 📌 Реклама Отключить

Статья 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» определяет, что организации обязаны хранить бухгалтерскую документацию в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но при этом минимальный срок хранения не может быть менее пяти лет.

Аналогичное требование установлено и п. 98 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н.

При определении конкретных сроков хранения бухгалтерской документации организации руководствуются Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558.

📌 Реклама Отключить

Данный перечень включает в себя типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения. Перечень содержит сгруппированные по разделам документы, составляемые при оформлении фактов хозяйственной жизни организаций и Указания по его применению. В числе разделов, выделяемых в Перечне, в частности присутствует раздел 4 «Учет и отчетность», содержащий подразделы 4.1. «Бухгалтерский учет и отчетность» и 4.2. «Статистический учет и отчетность».

Налоговый кодекс РФ обязывает налогоплательщиков в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского, налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. Это относится и к документам, подтверждающим получение доходов, несение расходов, а также уплату (удержание) налогов. Индивидуальные предприниматели, применяющие УСН, должны соблюдать данную норму, если иные сроки не предусмотрены законодательством.

📌 Реклама Отключить

Мы не случайно отметили, что четыре года – это общие сроки хранения. Так как в отношении некоторых видов документов налоговое законодательство устанавливает специальные сроки хранения. Например, это касается документов, подтверждающих объем убытка, полученного налогоплательщиком. В Налоговом кодексе установлено, что такие документы сохраняются налогоплательщиком в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков.

Напомним, что НК РФ предоставляет налогоплательщику право переносить убыток на будущее в течение десяти лет, следующих за тем налоговым периодом, в котором убыток получен, в силу чего документы, подтверждающие сумму убытка, должны сохраняться налогоплательщиком в течение десяти лет.

Несмотря на то, что НК РФ обязывает налогоплательщика сохранять документы только в течение четырех лет, хранить всю бухгалтерскую и налоговую документацию следует в течение пятилетнего срока. С 1 января 2013 года вступает в силу Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» в статье 29 которого указано, что первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. Это приводит в соответствие ранее действовавшие нормы налогового и бухгалтерского законодательства.

📌 Реклама Отключить

Следует иметь в виду, что исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Так, например, исчислять срок хранения дел, законченных делопроизводством в 2010 г., организация начнет только с 1 января 2011 г. Особо обращаем внимание на то, что уничтожить документы, сроки хранения которых истекли, можно лишь в том случае, если период, к которому они относятся, уже проверен.

Бухгалтерская документация текущего финансового года хранится в бухгалтерской службе организации, причем ее хранение может осуществляться либо в отдельном помещении, либо в закрывающихся шкафах в самой бухгалтерии. Эта мера направлена на защиту документов от несанкционированных исправлений. Ответственность за сохранность документов несут лица, назначенные главным бухгалтером.

📌 Реклама Отключить

Для автоматического определения сроков хранения бухгалтерских документов рекомендуем воспользоваться бесплатным сервисом «Архивист Онлайн», который осуществляет поиск документов по трем основным перечням, в том числе по Перечню типовых управленческих архивных документов, утвержденным Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г.

Ответственность за ненадлежащее хранение бухгалтерских документов

В первую очередь, ответственность за организацию хранения документов организации, включая первичные учетные документы, несет руководитель. Ответственность за сохранность первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет также главный бухгалтер учреждения.

Документация может быть утеряна в результате стихийных бедствий или противоправных действий третьих лиц. Если документы пропали в результате чьих-либо неправомерных действий (например, хищения), то этот факт должен быть подтвержден правоохранительными органами. Утеря документов в результате стихийных бедствий также оформляется соответствующими органами. При пожаре это может быть справка органов пожарного надзора.

📌 Реклама Отключить

В случае утраты первичных учетных документов руководитель организации в соответствии с п. 6.8 Положения о документах и документообороте назначает своим приказом комиссию по расследованию причин утраты.

Отсутствие первичных документов, обосновывающих совершение какой-либо хозяйственной операции, согласно ст. 120 НК РФ относится к грубым нарушениям правил учета доходов и расходов, под которыми понимается:

• отсутствие первичных документов, или счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета;
• систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета и в отчетности хозяйственных операций денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика.

За нарушение порядка и сроков хранения бухгалтерских документов предусмотрена административная ответственность – штраф на должностных лиц составит от 2000 руб. до 3000 руб. (ст. 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях). Отсутствие первичных документов, счетов-фактур, а также регистров бухучета является налоговым правонарушением. Ответственность за него предусмотрена статьей 120 Налогового кодекса РФ. Минимальный штраф по этой статье составляет 5000 руб. Ответственным же за сохранность документов является главный бухгалтер. Именно он вправе принимать решение о выдаче подобных документов работникам структурных подразделений предприятия. 📌 Реклама Отключить

Что касается ответственности за невыполнение правил хранения бухгалтерских документов, то она может быть и административной, и налоговой. Как упоминалось выше, отсутствие первичных документов, регистров бухгалтерского учета является грубым нарушением правил учета доходов, расходов, объектов налогообложения и влечет штраф в размере от 5000 до 15 000 руб. (ст. 120 НК РФ).

Административный штраф в данном случае может назначаться как за нарушение архивных требований о хранении документов (ст. 13.20 КоАП – 300-500 руб.), так и за грубое нарушение правил бухучета, если из-за отсутствия документов искажена бухгалтерская отчетность (ст. 15.11 КоАП – 2000-3000 тыс. руб.).

Мы готовы предоставить Вам статью «Установление сроков хранения первичных учетных документов: чему нас учит арбитражная практика». Для этого направьте запрос на наш электронный адрес info@archiv.ru.

📌 Реклама Отключить

Уничтожение документов без соблюдения сроков их хранения является незаконными влечет административную ответственность. В соответствии со ст. 13.20 КоАП РФ установлены административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования документов в виде предупреждения или наложения административного штрафа.

Уничтожение бухгалтерских документов и методы их утилизации

Процедура уничтожения бухгалтерских документов унифицирована и состоит из нескольких этапов:

• проведение экспертизы ценности;
• составление акта о выделении дел к уничтожению;
• физическое уничтожение документов и составление соответствующего акта.

Процесс уничтожения документов закреплен законодательством. Выделение дел к уничтожению регламентируют: 📌 Реклама Отключить

• Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Федеральный закон от 29 декабря 1994 № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов организаций и коммерческих организаций с указанием сроков хранения»
• ГОСТ 7.50-90 «Консервация документов» (введен Постановлением Госстандарта РФ от 05.06.2002 N 232-ст).

Экспертиза ценности документов

В соответствии с п.1.1 Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденного Приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2 для экспертизы ценности документов, создаваемых в процессе деятельности организации, отбора и подготовки их к передаче на государственное хранение в архивы организацией создается постоянно действующая экспертная комиссия.

📌 Реклама Отключить

В ее состав включаются наиболее квалифицированные специалисты из всех существующих структурных подразделений компании, которые могут оценить историческую и практическую ценность тех или иных видов документов. Состав экспертной комиссии утверждается руководителем организации. Именно экспертная комиссия в организации занимается вопросами отбора документов на постоянное и временное хранение, она же принимает решение об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли. Председателем экспертной комиссии назначается один из руководителей организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива.

Данная экспертная комиссия проводит экспертизу ценности документов. Экспертиза ценности – это изучение документов на основании критериев их практической ценности, с целью определения сроков хранения, для отбора их на постоянное хранение и выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения; проводится ежегодно.

📌 Реклама Отключить

Экспертиза ценности документов проводится путем полистного просмотра дел. Недопустимо определять срок хранения дел только на основании заголовков. На документы постоянного срока хранения, по личному составу и временного (свыше 10) лет хранения, отобранные на дальнейшее хранение, составляются описи дел.

Дела, выделенные к уничтожению, включаются в «Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению» (приложение 4 к п. 2.4.1 основных правил работы архивов организаций). Акт о выделении к уничтожению утверждается руководителем организации. Порядок проведения экспертизы ценности документов определен в «Основных правилах работы архивов организаций» (гл. 2 «Экспертиза ценности документов»).

По результатам экспертизы документов экспертной комиссии следует организовать процедуру уничтожения документов, срок хранения которых истек. Принципы физического уничтожения документов установлены в п.9.9. Национального стандарта Российской Федерации «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007», утвержденного Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 N 28-ст.

📌 Реклама Отключить

Уничтожение документов при ликвидации организации

Согласно Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» при ликвидации негосударственных организаций образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации.

Следовательно, если срок хранения документов не истек, ликвидационная комиссия должна организовать их упорядочение и передачу в государственный или муниципальный архив по соответствующему договору.

📌 Реклама Отключить

Если организация не является источником комплектования государственных, муниципальных архивов, то уничтожение документов производится без согласования с архивными органами.

В организациях, не передающих документы в государственный архив, документы, подлежащие уничтожению, определяются только после составления годовых разделов описей дел постоянного хранения, а по личному составу – только после утверждения руководителем организации.

Следует отметить, что независимо от того, является ли организация источником комплектования государственных архивов или нет, выделение дел на уничтожение может осуществляться силами специализированной (архивной) компании.

Такой подход позволяет:

• исключить до минимума риск ошибочного (неправомерного) отбора документов на уничтожение или делегировать его сторонней организации;
• сократить непрофильную нагрузку на бухгалтера;
• существенно повысить оперативность выделения дел к уничтожению;
• подготовить акт о выделение дел к уничтожению в строгом соответствии с нормами законодательства.

Акт о выделении дел к уничтожению 📌 Реклама Отключить

Уничтожение документов с истекшими сроками храненияв обязательном порядке оформляется актом, который готовит экспертная комиссия, а утверждает руководитель организации. Акт имеет унифицированную форму (приложение 4 к п. 2.4.1 основных правил работы архивов организаций).

В акт о выделении дел к уничтожению вносят список документов, предполагаемых к уничтожению, с указанием обобщенных заголовков, а также их количество. В акте указывают, в соответствии с каким нормативным документом (и статьей), производится уничтожение.

Такими документами могут быть «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный 25.08.2010 г. Федеральной архивной службой России (или более ранний – утвержденный 06.10.2000 – для дел, сформированных за период действия данного перечня), отраслевые перечни и перечни научно-технических документов или федеральный закон. В акте обязательно указываются годы, за которые отобраны документы.

📌 Реклама Отключить

В конце акта на уничтожение может быть сделана запись об утверждении описи дел по личному составу организации за все указанные в акте годы. Акт о выделении документов к уничтожению составляется в организации только после проведения полной научно-технической обработки документов.

Важно помнить, что документы уничтожаются только при условии проведения за указанный период ревизии. Если период, который охватывают документы, не обревизован, уничтожить их нельзя. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были завершены делопроизводством (договоры считаются законченными делопроизводством только после окончания их срока действия). Например, исчисление срока хранения дел, составленных в 2010 г., начинается с 1 января 2011 г.

Физическое уничтожение документов. Методы утилизации

📌 Реклама Отключить

После того как документы отобраны на уничтожение и составлен соответствующий акт, они направляются на уничтожение. Организация может уничтожить документы собственными силами или обратиться в соответствующую организацию, которая способна обеспечить утилизацию документов с необходимым уровнем безопасности.

Способ уничтожения зависит от отраслевой специфики и принятой в организации практики уничтожения документов, а также от финансовых возможностей компании. Основными методами утилизации документов с истекшим сроком хранения является шредирование, сжигание и выездное уничтожение документов. После уничтожения документов оформляется акт соответствующего образца.

Шредирование представляет собой процесс измельчения бумаги до мелкой стружки, размеры которой определяются категорией безопасности шредера. Для шредирования конфиденциальных документов используют устройства с уровнем секретности не ниже DIN3. Промышленные шредеры в отличие от офисных аппаратов позволяют уничтожать не только бумажные документы, но и носители электронной информации (диски, пластиковые карты и др.).

📌 Реклама Отключить

Сжигание документов идеально подходит для уничтожения конфиденциальной информации, поскольку при профессиональном подходе от бумаги остается только пепел. Кажущаяся простота проведения вводит в заблуждение многих руководителей, которые забывают о рисках, связанных с самостоятельным сжиганием документов. Помимо элементарной опасности для здоровья сотрудников, существует вероятность того, что бумага не сгорит до конца. Нельзя забывать и о том, что сжигание документов без разрешения соответствующих органов чревато серьезными штрафами.

Выездное уничтожение документов осуществляется сотрудниками специализированной компании, которые выезжают к заказчику с собственным оборудованием. С этой целью используют выездной шредер, по сути являющийся грузовиком на базе, как правило, 10-тонной машины. В закрытом кузове размещается шредер с высокой производительностью (до 2 тонн в час). Главное преимущество этого метода утилизации заключается в минимазации рисков потери документов при транспортировке, так как вся документация уничтожается прямо около офисного здания. Кроме того, выездные шредеры позволяют измельчать бумагу до четвертого уровня безопасности, что значительно превосходит возможности офисных устройств.

Акт утилизации отходов

Акт утилизации отходов может быть двух видов: оформленный производителем (импортером) и нанятым исполнителем по специальному договору утилизации. Второй встречается чаще. Бумага при этом является приложением к договору.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта утилизации отходов .docСкачать образец акта утилизации отходов .doc

Определение утилизации отходов

Статья 1 Федерального закона от 24.06.1998 г. №89-ФЗ гласит, что утилизация отходов — это их использование для генерации материальных ценностей, а также для осуществления разнообразных работ и услуг. Существуют следующие виды утилизации:

• Рециклинг – использование по прямому назначению еще раз.
• Регенерация – включение в цикл производственных процессов после ряда подготовительных манипуляций.
• Рекуперация – извлечение разными путями максимум полезных элементов и отдельных частей, переработка.

Последний вид встречается чаще всего из-за простоты осуществления. В целом вид повторной переработки определяется в каждом конкретном случае отдельно.

Виды отходов

Мусор мусору рознь. Он делится по разным критериям, но основополагающий – класс. Выделяют:

• 1 класс отходов. Этот вид взят под контроль государственных служб, так как он содержит опасные для человека вещества (ртуть, свинец и пр.). Составление акта в этом случае – обязательный момент при любых манипуляциях.
• 2 класс. При утилизации нормы регламентируются санитарными требованиями. Допустимо хранение (размещение) на специально подготовленной территории не более полугода.
• 3 класс. Бывшие товары и отходы, переработка которых входит в сферу лицензионной деятельности учреждений. К нему же относятся отработанные нефтепродукты. Возможно сжигание или регенерация.
• 4 класс. Сбор и утилизация требуют соответствующей лицензии. Отходы этой категории могут быть подвергнуты любому способу вторичной переработки.
• 5 класс. Основную часть этой разновидности должно составлять ценное вторсырье. Эта категория наиболее интересна перерабатывающим комплексам.

Нюансы

С техникой – особый случай. Так как в отдельных ее частях содержатся драгоценные металлы, ее переработка подчиняется Распоряжению правительства 1886-р от 24.09.2015 г. В последнем приводится полный список того, что нужно утилизировать с составлением акта.

В этот список входят:

• Ноутбуки и портативная компьютерная техника (в том числе с функционалом телефона) до 10 кг.
• Электронные записные книги.
• Вычислительные машины с центральным процессором и устройством.
• Терминалы.
• Мониторы.
• Клавиатуры.
• Манипуляторы (мыши, джойстики и пр.).
• Сканеры.
• Принтеры.
• УЗО.

Все это и многое другое – техника, обязательная для утилизации по истечении эксплуатационных сроков. Также за ее частями, содержащими драгоценные металлы, нужно следить и документировать все действия: продажу, покупку, движение и пр.

Кроме того, для этого вида товаров обязательно прохождение инвентаризации. Об этом ясно сказано в Федеральном законе №41 от 26 марта 98 года «О драгоценных металлах и драгоценных камнях».

Куда заносятся данные

Если речь идет о производственных объектах, то на них должен ввестись журнал образования и движения отходов.

В нем должны быть вписаны данные о веществах, которые были переданы для переработки в другие компании или утилизированы самостоятельно (при такой возможности и праве). Если такового журнала нет, то предусмотрено взыскание штрафа от 10 до 250 тыс. руб.

Эти бумаги регулируются Приказом Минприроды 721 «Об утверждении порядка учета в области обращения с отходами».

Алгоритм заполнения акта

В верхней части документа содержится приписка, к какому договору прикрепляется акт. После самого наименования акта указывается город – справа и дата – слева.

Потом необходимо заполнить наименования обеих организаций, которые совершают сделку, и их представителей.

Перед перечислением оказанных услуг указываются сроки (дата начала и окончания), которые были прописаны в договоре.

Ниже располагается табличная часть документа, в которой содержатся данные о каждой единице отходов. В ней перечисляется:

• Наименование каждой единицы.
• Код согласно Федеральному классификационному каталогу.
• Группа товаров, к которой он принадлежит (эта строка относительно свежая – о ней было принято распоряжение Правительства №1886-р в 2015 году).
• Имеющаяся нормативно-техническая документация по ней.
• Вес каждой позиции (общий указан в начале таблицы).

Во втором пункте акта можно указать товар, который был произведен из указанного выше материала. Если в результате процесса не было произведено материальных ценностей, то нужно подчеркнуть соответствующее слово и оставить вторую таблицу пустой.

Третий пункт должен содержать данные о технологии, по которой обрабатывались отходы. Если проводилась экологическая экспертиза, то её реквизиты.

В четвертом пункте указывается количество экземпляров документа (обычно 2 — для каждой из сторон).
Приложения – обязательная часть акта. Они содержат выписку из журнала образования и движения отходов заказчика (или из иного документа по материалам учета).

К СВЕДЕНИЮ! Упоминание об отсутствии претензий со стороны заказчика к исполнителю — тоже обязательно.

После прикрепления приложений в нижней части документа ставятся печати организаций и подписи лиц, их представляющих.

Виды утилизации

Разновидностей избавления от отходов множество: сжигание, захоронение, компостирование, брикетирование и прочее. Важно, чтобы этот процесс происходил согласно требованиям законодательства, без нарушений предписаний Федерального закона № 89 и по ГОСТам 30166-95 о ресурсосбережении. Тогда к организации не будет претензий от сотрудников Министерства природных ресурсов и экологии.

Акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению

Акт об уничтожении документов составляется тогда, когда предприятие или организация избавляется от накопленных за годы работы бумаг. Это могут быть испорченные или утратившие свою актуальность документы, а также бумажные носители с просроченным сроком хранения. Но все же чаще всего это архивные документы, дальнейшее хранение который потеряло смысл. Как правило, уничтожение документов носит довольно регулярный характер, поскольку каждый год компании накапливают огромный объем бумажной документации и соответственно каждый год появляются бумаги, подлежащие уничтожению.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта об уничтожении документов .docСкачать образец заполнения акта об уничтожении документов .doc

Кто занимается утилизацией документов

Для уничтожения документов создается специальная комиссия, в состав которой должно входить не менее двух человек. Обычно это сотрудники разных структурных подразделений предприятия, в том числе и того отдела, документы которого подлежат утилизации. Подписи каждого из них должны стоять на акте об уничтожении бумаг.

При этом не стоит забывать о том, что члены комиссии несут ответственность за уничтожаемые документы. Именно поэтому к данному процессу стоит относиться очень внимательно, чтобы не допустить утилизации бумаг, не утративших своего значения.

Не нужно забывать и о том, что большинство документов следует хранить не менее пяти лет, в противном случае возможны серьезные санкции со стороны надзорных органов.

Порядок проведения процедуры

Как уже было сказано выше, перед тем, как перейти непосредственно к процессу уничтожения бумаг, специальным приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая отвечает за всю процедуру проведения утилизации от начала и до конца.

Первым делом члены комиссии проводят экспертную оценку накопившейся документации. Цель ее – убедиться в том, что утилизируемые документы не имеют ценности для предприятия, не содержат никакой важной и актуальной информации, а также имеют завершёный срок хранения.

Затем составляется специальный акт, куда вносится перечень подлежащих утилизации документов и только после этого можно приступать непосредственно к процедуре. После того, как она будет успешно завершена, акт об утилизации визируется комиссией.

Как правильно уничтожить документы

Существуют общепринятые способы уничтожения документов. Это может быть сожжение (не всегда удобно и не экологично) или утилизация при помощи специального уничтожителя бумаг (возможна только тогда, когда документов не слишком много). Однако если объем документов большой, то лучше всего прибегнуть к услугам специализированной компании, которая профессионально занимается утилизацией бумажной документации. В этом случае нужно оформить с исполнителем передаточный акт, где указывается объем, вес, дата, количество дел и т.п. параметры.

Во избежание попадания в руки злоумышленников, ни в коем случае не допускается выбрасывание документов в мусорные контейнеры или на свалку, сдача их в макулатуру или использование в качестве черновиков.

Правила по составлению акта об уничтожении документов

Документ не имеет стандартного, рекомендованного к применению образца, поэтому составляться он может в свободном виде или по шаблону, разработанном на предприятии. Независимо от того, какой вариант для написания акта будет выбран, его структура всегда должна быть примерно одинакова.

• Вначале документа указывается название организации.
• Отдельно вписывается состав комиссии.
• В специальную таблицу (но можно и простым перечислением) вносится конкретный список уничтожаемых документов.

Если объем документации слишком велик то бумаги делятся на категории и вносятся в бланк отдельными позициями.

• Также в документе можно указать вес или объем утилизируемых бумаг.
• В конце акт должен содержать подписи всех членов комиссии по утилизации и автограф руководителя.

Заверять акт печатью не обязательно, поскольку он относится ко внутренней документации фирмы (на забываем и о том, что с 2016 года юридические лица имеют законное право не использовать в своей деятельности штампы и печати для удостоверения бумаг).

Оформлять акт можно как на обычном простом листе А4 формата, так и на фирменном бланке компании, писать можно как в рукописном, так и в печатном виде. Экземпляров составляется столько, сколько необходимо (обычно по одному для каждого члена комиссии и для самой организации) и каждый из них заверяется должным образом.

Инструкция по заполнению акта

1. В начале документа, справа, необходимо вписать полное наименование компании (с указание организационно-правовой формы), а также дату создания документа и его номер по внутреннему документообороту. Слева отводится место для его визирования руководителем предприятия (здесь вписывается должность начальника, фамилия, имя, отчество), а одна строка оставляется пустой – под подпись. Далее посередине строки вносится название документа.
2. В основную часть акта вписывают
   • основание для проведения процедуры уничтожения документов (приказ, распоряжение руководителя и т.д. с указанием номера и даты);
   • состав комиссии, с выделением председателя и ее членов – здесь нужно вписывать их должности, фамилии, имена, отчества;
   • фиксируется проведение экспертной оценки и отбора документов для утилизации, а также в специальную таблицу вносится их перечень. Под таблицей нужно цифрами и прописью указать количество позиций, внесенных в таблицу, а также задокументировать сам факт уничтожение документов.
3. В завершение акт должны подписать все члены комиссии. Напротив подписей должна стоять их расшифровка. Только после этого документ передается на утверждение руководителю, который своим автографом ставит окончательную точку в данном процессе.

Хранение акта

После утилизации бумаг, составления и визирования акта, он передается на хранение в архив предприятия, где содержится ровно столько, сколько требуется хранить подобного рода документы по закону. В случае необходимости акт может быть извлечен из архива и использован в качестве доказательства при решении всевозможных конфликтных ситуаций и разбирательств.

Семинар «Документооборот: как себя не обидеть и проверяющим угодить», актуально на 23 июня 2015 г.

Уничтожение документов: когда и как

Последствия неправильного уничтожения документов

Как уничтожить ненужные документы и почему важно это правильно оформить? Дело в том, что не исключена ситуация, когда документы, которые вы уже выбросили, могут потребоваться кому-то из внешних пользователей. И если ваша организация не сможет подтвердить, что документы были уничтожены, то суд может посчитать, что эти документы все еще существуют, и примет решение о передаче этих документов по месту требования. Причем за неисполнение судебного решения грозит штраф по части 1 статьи 17.15 КоАП:

— организации — в размере от 30 000 до 50 000 рублей;

— руководителю — в размере от 10 000 до 20 000 рублей.

Правда, некоторые суды признавали, что организация не обязана представлять кому-либо документы, срок хранения которых истек. А уничтожены они или нет, неважно. Кстати, есть такие решения и по ситуациям, когда налоговые органы требовали документы по истечении срока храненияПостановление 1 ААС от 23.10.2012 № А11-1502/2012
Доказательств уничтожения документов, испорченных вследствие аварии, произошедшей в… помещении… ООО… и переданных в пункт приема Вторсырья для утилизации… не представлено.
…суд пришел к… выводу о наличии в действиях заявителя состава… правонарушения, ответственность за которое предусмотрена частью 1 статьи 17.15 КоАП РФ.
Постановление ФАС СКО от 27.03.2013 № А32-17227/2012
…суды сделали ошибочный вывод о том, что общество должно представить истцу те документы, которые оно не обязано хранить за пределами сроков, указанных в приказе Минкультуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558… а также в статье 29… закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ …
Тот факт, что ответчик не представил доказательств, подтверждающих уничтожение документов за 2006 год, не изменяет его обязанности хранить эти документы только в течение определенного времени.
Постановление ФАС СЗО от 06.07.2009 № А05-8773/2008
6. …Инспекция… вручила Обществу требование… о представлении документов…
Общество не отказывалось представить истребуемые Инспекцией документы, а не имело такой возможности в связи с уничтожением этих документов, о чем уведомило налоговый орган письмом…
Согласно акту о выделении документов и дел к уничтожению… в котельной Общества уничтожены (сожжены) документы…
Поскольку у Общества отсутствовали истребуемые налоговым органом документы… в действиях заявителя нет состава налогового правонарушения, предусмотренного пунктом 1 статьи 126 НК РФ..

Но чтобы не испытывать судьбу, проще провести процедуру уничтожения документов по правилам и тщательно ее задокументировать. Порядка уничтожения документов для обычных коммерческих компаний нет, поэтому можно воспользоваться тем, который действует для организаций госсектора.

Справка

Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) обязательны для государственных организаций, а также для всех негосударственных организаций в части документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности.

Документы, находящиеся в частной собственности (то есть все документы обычной компании), в состав Архивного фонда РФ включаются на основании экспертизы ценности документов, проводимой с участием сотрудников архива. Как правило, на постоянный учет в архивы ставят крупные организации, деятельность которых имеет научно-практическое и историческое значение для нашей страны и мирового сообщества. Документы обычных организаций можно передать на хранение в архив (скорее всего, муниципальный) только после их ликвидациист. 20, ч. 10 ст. 23 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ; Письмо Росархива от 11.12.2014 № 2/2342-А.

Уничтожаем по правилам: проверяем отобранное к уничтожению

Чтобы случайно не уничтожить бумаги, которые еще могут понадобиться, следует провести проверку ценности документов. Вы, конечно, обратили внимание, что в Перечне Минкультуры рядом со сроками хранения некоторых документов есть отметка «ЭПК» — экспертно-проверочная комиссия. Она означает, что, прежде чем что-то уничтожить, необходимо, чтобы специальная комиссия еще раз все просмотрела. Если ваша организация не сдает свои документы в государственные или муниципальные архивы, а, скорей всего, это так, комиссию можно создать в самой организации приказом руководителя. В ее состав лучше включить опытных специалистов тех подразделений, чьи документы предполагается уничтожить в связи с истечением срока хранения. Они хорошо знают состав и содержание, а также значение и ценность соответствующих бумаг. При желании в организации можно сформировать постоянно действующую экспертную комиссию, тогда ее членов не придется назначать ежегодно.

Пример. Приказ о создании постоянно действующей экспертной комиссии

Общество с ограниченной ответственностью «Атлант»

ПРИКАЗ № 24

г. Москва

23.10.2015

О создании постоянно действующей экспертной комиссии

В целях организации и проведения работы по определению сроков хранения документов, отбору документов на архивное хранение, уничтожению документов с истекшими сроками хранения, образующихся в деятельности ООО «Атлант»,

ПРИКАЗЫВАЮ:

2. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Генеральный директор

О.А. Киреев

Уничтожаем по правилам: составляем акт

При экспертизе комиссия просматривает документы, выделяет к уничтожению и фиксирует в акте те из них, сроки хранения которых истекли. Указанный акт утверждает руководитель компании, и после этого документы уничтожают. Напомню, что документы включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт.

Как правило, документы, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, подшиваются в одну папку (дело), на которой указывается заголовок таких однотипных дел и период, к которому относятся даты их составления.

Пример. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ООО «Атлант»

О.А. Киреев

16.03.2015

АКТ № 1

г. Москва

02.03.2015

О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

На основании Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, отобраны к уничтожению документы ООО «Атлант» с истекшими сроками хранения:

№ п/п	Групповой заголовок документов	Период составления	Количество папок с документами	Количество документов	Сроки хранения
1	Кассовые документы и кассовые книги	01.01.2009—31.12.2009	2	395	5 лет
2	Авансовые отчеты и приложения к ним	01.01.2009—31.12.2009	3	514	5 лет
3	Товарные накладные	01.01.2009—31.12.2009	5	1120	5 лет

Итого: 10 (десять) папок с документами, включающих 2029 (две тысячи двадцать девять) документов за 2009 г.

Бухгалтер (наименование должности работника, проводившего экспертизу и отбор на уничтожение документов)

Е.К. Зарубина

10.03.2015 (дата)

СОГЛАСОВАНО

Протокол экспертной комиссии ООО «Атлант»
от 10.03.2015 № 1

Десять папок с документами, включающих 2029 (две тысячи двадцать девять) документов, весом 20 кг сданы в ООО «Вторсырье» на переработку по накладной от 17.03.2015 № 128.

Бухгалтер (наименование должности работника, сдавшего документы на переработку)

Е.К. Зарубина

17.03.2015 (дата)

Пример. Протокол заседания экспертной комиссии

ПРОТОКОЛ № 1

г. Москва

10.03.2015

Заседание экспертной комиссии

Председатель — Г.В. Белов, заместитель генерального директора
Секретарь — И.К. Иванова, секретарь-референт

ПОВЕСТКА ДНЯ:

Рассмотрение акта о выделении к уничтожению документов за 2009 г.

СЛУШАЛИ:

Е.К. Зарубина представила на рассмотрение экспертной комиссии акт о выделении к уничтожению документов с истекшим сроком хранения. В акт включены 10 папок, содержащих 2029 документов.

ВЫСТУПИЛИ:

Т.А. Виноградова, В.А. Круглова предложили утвердить акт.

РЕШИЛИ:

Провести в установленном порядке уничтожение документов за 2009 г. в количестве 10 папок (2029 документов) согласно представленному акту № 1 от 02.03.2015.

Председатель

Г.В. Белов

Секретарь

И.К. Иванова

Способы уничтожения

Уничтожать документы можно разными способами: порезать шредером, сжечь, а что-то можно сдать в макулатуру.

Обратите внимание: ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 говорит о том, что уничтожать документы надо так, чтобы сохранялась конфиденциальность содержащейся в них информацииГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», утв. Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12.03.2007 № 28-ст
9.9. При физическом уничтожении документов следует руководствоваться следующими принципами:
— уничтожение документов следует проводить таким образом, чтобы обеспечивать конфиденциальность любой содержащейся в них информации;
— следует уничтожать все копии документов, разрешенных к уничтожению…. И это вовсе не бесполезное требование. Ведь виновником утечки конфиденциальной информации компании или персональных данных ее работников и контрагентов может неумышленно стать человек, не уничтоживший старый документ по правилам, а выбросивший его в мусорное ведро.

Если документы передают на уничтожение или утилизацию в специализированную организацию, то на них оформляется приемо-сдаточная накладная. Ее от имени вашей организации должен подписать руководитель или уполномоченный им работник. Естественно, этот товарищ обязан также проконтролировать процесс получения документов сотрудниками компании-«уничтожителя». Ведь бывает, что такие компании оформляют приемочные документы весьма небрежно. Поэтому именно ваш представитель должен проверить, чтобы в документе, который вы получили, были все обязательные реквизиты: количество переданных документов (дел, папок с документами), их вес.

Пример. Накладная на передачу документов сторонней организации на утилизацию

НАКЛАДНАЯ № 128 от 17.03.2015

Кому ООО «Вторсырье»

От кого ООО «Атлант»

№ п/п	Наименование товара	Кол-во	Цена, руб.	Стоимость, руб.
1	Макулатура (10 папок с документами, выделенными к уничтожению согласно акту № 1 от 02.03.2015)	20 кг	—	—
Итого:		20 кг	—	—

Сдал:		Принял:
Бухгалтер ООО «Атлант»		Водитель-экспедитор ООО «Вторсырье» (доверенность № 5 от 10.01.2015)
Е.К. Зарубина		Е.С. Баранов

После того как подписан документ, подтверждающий передачу специализированной организации вашей макулатуры, вы можете считать, что ваши документы надлежащим образом уничтожены. Если эта организация предоставит вам акт об уничтожении или утилизации документов — хорошо, не предоставит — можно обойтись и накладной.

А вот при уничтожении документов собственными силами без акта не обойтись. В нем нужно зафиксировать, что и как уничтожено. Подписывают акт работники, участвовавшие в уничтожении документов, а утверждает руководитель организации.

И, как вы понимаете, все документы, подтверждающие уничтожение первички, надо сохранить.

Акты о выделении документов к уничтожению и протоколы экспертной комиссии имеют срок хранения «постоянно»пп. 18, 246 разд. 1 Перечня Минкультуры от 25.08.2010 № 558. К ним прикрепляются накладная о передаче документов для уничтожения и акт об уничтожении документов.

Учитываем расходы на уничтожение

Компании на общей системе налогообложения могут затраты на услуги специализированной организации по утилизации документов учесть во внереализационных расходахСтатья 265 НК РФ
1. В состав внереализационных расходов… включаются…
20) другие обоснованные расходы.. Если в стоимости услуг по утилизации был предъявлен НДС, то его можно принять к вычету после получения правильно оформленного счета-фактуры.

Что касается компании на УСНО, то такой вид расходов, как услуги по утилизации документов, в закрытом перечне «упрощенных» расходов не упомянут. Если вы готовы рискнуть, то можно попробовать включить их в состав материальных расходов. Но не факт, что инспекторы с этим согласятся. И прежде чем принимать такое решение, подумайте, имеет ли смысл спорить с налоговиками в суде из-за незначительных по сумме расходов.

В ходе семинара мы с вами периодически останавливались на том, к чему может привести неправильное составление, хранение или уничтожение документов. А теперь давайте предметно рассмотрим все неблагоприятные последствия, которые могут ожидать компанию при неправильной работе с документами.

Уничтожение документов.

Простое и правильное Измельчение бумажных документов с соблюдением конфиденциальности с класом секретности 1-5 (по DIN 66399) и производительностью от 200-1500кг/час. К вашим услугам наш грузовой транспорт (без рекламы) для конфиденциального вывоза архива 24 часа 7 дней в неделю, любое количество грузчиков для оперативной погрузки. Для особо требовательных к конфиденциальности утилизации архива клиентов мы готовы предоставить вам мощный офисный шредер в аренду на выгодных условиях. Производить процедуру уничтожения документов нужно регулярно, для предотвращения утечек или претензий контролирующих органов. Если вашей организации требуется срочно избавиться от офисной бумаги, бухгалтерских документов, архива из хранилища, освободить арендуемое помещение под архив — наша компания готова оперативно погрузить, вывезти и измельчить любое количество документов чей срок хранения истек. Мы готовы предложить выгодные цены на наши услуги. Чем больше бумаги вы уничтожаете — тем меньше платите. По завершении процедуры утилизации, предоставляем Акт об уничтожении документов. Возможно присутствие при уничтожении. А так же фото/видео съемка поцеса уничтожения. По вашему запросу можем предоставить свои услуги фото/видео фиксации. Стоимость уничтожения Заказать уничтожение Преимущества уничтожения документов в нашей компании: ✔ Подачи машины и грузчиков в указанное время. ✔ Оперативго вывоза и погрузки. ✔ Конфиденциального уничтожения документов. ✔ Документального подтверждения уничтожения. ✔ Соблюдения законодательства Р.Ф. ✔ Уничтожения в выходные и праздничные дни. ✔ Уничтожения в ночное время.

Услуги уничтожения носителей информации

Какая стоимость инсайдерской информации можно узнать лишь когда происходит ее утечка. И стоимость эта может выражаться не только в деньгах, товарах и т.д., но и в репутации, перспективах и даже в чьих-то жизнях. Сегодня основным носителем информации является офисная бумага. Хотя, в наш цифровой век, доля носителей цифровой информации — СД, ДВД диски, флеш накопители, стримерные ленты, кассеты, жесткие диски и прочие, неуклонно растет. Вытесняя обычную бумагу. Однако, бухгалтерская отчетность, договора и акты, различные справки и квитанции, анкеты с персональными данными, судебные и юридические документы, документы партий, посольств, архивы больших и малых предприятий — по прежнему печатают на бумаге. И чем больше организация — тем больше образуется документации содержащей различные данные которые непременно нужно измельчать.

Стоимость уничтожения документов от 6 руб./кг.

Цена утилизации тиража от 4,5 руб./кг.

Однако, процент бумажных документов в наш цифровой век неуклонно падает. В противовес бумажному носителю увеличивается процент цифровых носителей информации. Это и пластиковые банковские карты, жесткие диски компьютеров, флеш накопители и конечно cd и dvd диски (а теперь и BD блюрей диски). Многая ценная и секретная информация продолжает храниться на магнитной ленте, в виде катушек и кассет и флоппи- дисках (дискетах). Даже когда внутренние документы компании утратили свой срок службы, вышли из документооборота компании, закончились сроки хранения документов. Старый архив может содержать информацию, используя которую, недоброжелатели могут нанести серьезный ущерб компании. В век, когда широко распространен промышленный, интеллектуальный и экономический шпионаж, конфиденциальное и оперативное уничтожение документов вышедших из документооборота должно быть налажено любой организацией в экономике, политике и промышленности. Компания АрхиваНет вот уже более 15 лет занимается утилизацией документов на бумажных носителях. Идя в ногу со временем, на сегодняшний день мы предлагаем своим клиентам следующие услуги:

• Уничтожение бухгалтерских документов в присутствии заказчика промышленным шредером
• Утилизация бухгалтерских документов на территории заказчика выездным шредером
• Аренда мощных офисных шредеров для измельчения архива в прямо офисе
• Уничтожение DVD, CD, BD дисков термическим способом или через выездной шредер
• Уничтожение пластиковых карт измельчением или сжиганием в высокотемпературной печи
• Уничтожение секретных документов через сжигание в высокотемпературной печи

Наличие в различных округах Москвы трех производственных площадок оборудованных промышленными шредерами, спецмашин — «выездных шредеров», позволяющих уничтожать бумагу на территории заказчика, грузового транспорта грузоподъемностью от 1,5 до 10 тонн, профессиональных кадров, позволяет нашей компании производить утилизацию документации любой сложности в короткие сроки. Для успешного и крупного бизнеса, уничтожение документов, вышедших из оборота, или утилизация архива, чей срок хранения истек, — одна из важных составляющих успешности и долговечности компании. Для небольших объемов документов достаточно обычного офисного шредера и время офисного работника. Справиться же с большими объемами бумаги поможем мы. Наши шредеры готовы перерабатывать до 3 тонн документов за один час работы. А накопленный опыт работы по утилизации списанных документов позволяет предложить Вам наиболее подходящий именно Вам способ уничтожения.
Мы ежегодно оказываем свои услуги множеству как больших организаций с мировым именем, посольствам государств, представительствам, политическим движениям, так и организациям так называемого мелкого и среднего бизнеса, а также частным лицам. Основная часть наших клиентов вновь обращаются к нам становясь нашими постоянными клиентами получающие особые привилегия и скидки. И конечно высокое качество наших услуг. Став нашим клиентом, Вы можете больше не беспокоиться о конфиденциальности уничтожения Ваших документов. Все наши услуги от погрузки и транспортировки до уничтожения Вы можете контролировать самостоятельно, наблюдая за процесс. Мы предлагаем только качественные услуги по реальным ценам. Может быть поэтому множество наших клиентов продолжают пользоваться нашими услугами и советуют нас другим. Уничтожение документов с истекшим сроком хранения — наша специализация!