Акт об утрате документов

Предвестники фиаско вашей бухгалтерии

Вы можете быть уверенными, что ваше дело цветет и хорошеет. Неприятные вещи всплывут внезапно. Мы нашли семь индикаторов того, что бухучету фирмы грозит провал. Узнайте, как сохранить контроль над бухгалтерией.

Бардак в первичных документах и их отсутствие

Бардак в документах — бич бухучета. Вы осознаете, что с вами случилась неприятность, только когда окажетесь в ней по уши. Так бывает, когда предприниматель или бухгалтер пренебрегает порядком в первичной документации.

1. Поиски оригинала документа длятся дольше недели

Ситуация 1. Неожиданно пришла налоговая проверка. Инспекторы составили перечень документов по банковской выписке и потребовали предоставить их оригиналы. Срок на предоставление в таком случае — 10 рабочих дней. На этот случай убедитесь, что в вашей бухгалтерии есть первичные документы, а их хранение систематизировано.

Ситуация 2. Digital-агентство через суд взыскивает оплату услуги с клиента. Только договор докажет, что вы выполнили работу вовремя и качественно. Электронной переписки в суде будет недостаточно. Если оригиналов нет, бухгалтеру нужно составить список недостающих документов и собрать их как можно быстрее.

2. Нет бумажного архива отчетности, копий документов на диске

А зачем? Бухучет вы ведете в компьютере, отчетность отправляете через интернет.

Но помните о случаях, когда бумажный архив или цифровые копии документов необходимы. Например:

• Вы меняете онлайн-сервис, оператора ЭДО либо переходите на обслуживание к профессиональному бухгалтеру;
• Налоговая проверка потребовала оригиналы документов, очередная плата за онлайн-сервис не внесена, а распечатки нет.

Создавайте бумажный архив последовательно и будете готовы к таким ситуациям. Убедитесь, что ваш бухгалтер это делает. Иначе однажды придется скачивать и сортировать документы по учету за несколько лет.

3. Клиент ждет счет больше суток

Компании теряют прибыль, когда клиент готов купить товар или услугу, а сотрудники тянут со счетами. Если клиент получает счет вскоре после успешных переговоров, он не успевает засомневаться, оплачивает его радостно и быстро.

Сотрудник, который выставляет счета, должен быть всегда на связи. Сообщите ему название фирмы, ИНН, за что платить, сумму. Он сможет без промедлений сформировать счет в сервисе ЭДО и отправить его клиенту.

Если штатный или удаленный бухгалтер отказались от «первички» и выставления счетов, в бухгалтерских фирмах есть сотрудники, в чью обязанность входит именно «первичка».

ФНС требует заплатить штраф

Бухгалтер уверяет, что все в порядке, вы сами уверены, что все в порядке, но ФНС штрафует вашу компанию. Если требование от ФНС, штраф или блокировка счета стали для вас неожиданностью, это признак бардака в бухгалтерии компании.

4. Получили требование от ФНС

Требование от ФНС приходит, если есть задолженность по налогам или взносам. Чтобы предотвратить внезапные списания средств, сделайте сверку с ИФНС, как только получили требование. Найдите ошибки и расхождения, из-за которых на вас висит долг. А лучше делайте сверку данных в вашем учете и учете ИФНС заранее, раз в квартал.

Вы заплатили все взносы, но задолженность остается? Значит, платеж ушел не по назначению. Сделайте официальный запрос и попросите зачислить деньги на правильные реквизиты.

5. Не сдали декларацию, и ФНС заблокировала счет

Счет компании блокируют, если контролирующие органы не получили отчетность вовремя.

Помните: сдавать отчетность нужно даже организациям, которые не ведут деятельность.

• Если вы заключили договор с бухгалтером или аутсорсинговой компанией, в договоре нужно прописать их ответственность за просрочку. Тогда бухгалтер или компания компенсируют штраф, если допустят ее.
• Чтобы предотвратить блокировку счета при переходе на упрощенку, убедитесь, что в ФНС зафиксировали смену системы налогообложения. Иначе рискуете получить штраф за несданную отчетность и доначисление налогов по общей системе, то есть 31% вместо 6%.

Не расслабляйтесь, когда делегируете обязанности. Например, когда поручаете юристу зарегистрировать ИП. Юрист может решить, что заявление на «упрощенку» обязан подать бухгалтер. Бухгалтер, будучи уверенным, что всё оформлено, заплатит налог по УСН. В итоге ИП заблокируют счет за несдачу декларации по НДС, так как ИП на общей системе налогообложения сдают ее ежеквартально.

Что-то пошло не так в работе с контрагентами

Есть два типа проблем, которые появляются у предпринимателя или бухгалтера во время работы с контрагентами. Подготовьте к ним бухгалтерию своей компании, если не хотите потерять заказ или долго ждать оплату за его выполнение.

6. Ваша бухгалтерия не работает с ЭДО

Крупные компании охотно работают с контрагентами, которые используют электронный документооборот (ЭДО). Пользователи ЭДО могут быстро отправлять и принимать первичные документы в электронном виде: счета, акты, накладные, счета-фактуры. Некоторые компании прописывают обязательное использование ЭДО в договорах с подрядчиками.

Компания потеряла выгодный заказ из-за того, что бухгалтерия не использует ЭДО? Подключитесь к ЭДО, научите бухгалтера или поменяйте, если он не хочет вникать в новые инструменты работы.

Наше решение: доступ к ЭДО получают пользователи Нового Астрал Отчета. Работа с ЭДО входит в стоимость тарифа. Сервис позволяет вести бухучет онлайн с любого устройства и сдавать электронную отчетность.

7. Долго ждете оплату услуг контрагентами

Если клиент или контрагент тянет с платежом за оказанную услугу, вам или вашему бухгалтеру нужно уладить формальности и проблемы, которые они сочиняют. Иначе у вашей компании образуется дебиторская задолженность.

Например, клиентский бухгалтер фантазирует по поводу формы документа. Ваш бухгалтер получил от клиентского бухгалтера претензию, акт о выполнении услуг отличается от формы из привычной ему программы бухучета. Если ваш акт соответствует закону № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», сообщите об этом бухгалтеру клиента. В статье 9 этого закона дано определение и критерии первичного документа.

Наше решение: в Новом Астрал Отчете все формы документов соответствуют законодательству. Сервис подсказывает, какие данные должны быть в конкретном поле документа. Подключите и посоветуйте контрагентам.

Таковы семь индикаторов, заметив которые нужно встряхнуться и предотвратить фиаско в бухучете вашей компании.

Бонус-индикатор

Бухгалтер ушел перед годовым балансом или отчетным периодом

Бухгалтер получал зарплату вовремя и у вас не было конфликтов, но он внезапно уволился. В таком случае нужно срочно проверить бухгалтерию компании. Возможно, бухгалтер испугался ответственности.

Проверьте документы и базу «1С», закажите экспресс-аудит бухучета у независимой бухгалтерской компании, чтобы найти ошибки.

Если документы и база пропали вместе с бухгалтером, обратитесь в полицию, чтобы их разыскать. Наймите профессионального бухгалтера и узнайте о ваших делах все, что возможно.

Поиск ответа

Всего найдено: 14

	Вопрос № 282699

Как правильно согласовать? 1. Люди не утеряли навыков (-и). 2. Зверобой губительно действует на вредные (-ых) микробы (-ов).
3. Не упустите шанс (-а) сфотографироваться вместе.

Ответ справочной службы русского языка

1, 3. См. «Письмовник», раздел «Какой падеж нужен при отрицании?».

2. Оба варианта верны. Слово микроб может употребляться и как одушевленное, и как неодушевленное существительное. Подробнее см. в «Письмовнике», раздел «Изучать микробов или микробы? Одушевленность существительных».

	Вопрос № 278557

Какое слово лучше употреблять «Утеряно» или «Потеряно» (Это заголовок раздела сайта)

Ответ справочной службы русского языка

Лучше: потеряно, это стилистически нейтральный вариант. Утеряно – канцелярское слово.

	Вопрос № 272081

Добрый день! Надо ли брать в кавычки слово электричка? Например: «В «электричке» утеряна косметичка».

Ответ справочной службы русского языка

Кавычки не нужны, если речь идет о пригородном электропоезде.

	Вопрос № 269263

Добрый вечер!
Мой вопрос звучит так,я потеряла права,и хочу написать объявление об утере водительского удостоверения.Дело в том ,что у меня плохо с падежами и склонениями,и как написать я затрудняюсь,не могли бы Вы мне подсказать, как просклонять свою фамилию?)
Пример объявления:
«Утеряно водительское удостоверение,на имя Хисматуллин(а)? Индир(а) И..Нашедшему просьба позвонить на номер …»

Ответ справочной службы русского языка

Правильно: …на имя Хисматуллиной Индиры. К нашедшему просьба…

	Вопрос № 255048

Доброе утро!
Подскажите, пожалуйста, как правильно: «ни одно (письмо) не утеряно» или «ни одного».
Спасибо.

Ответ справочной службы русского языка

Допустимо: ни одно письмо и ни одного письма.

	Вопрос № 254172

как правильно писать?Утеряны документы на имя Иванова И.И. или на имя Иванов И.И.?Спасибо

Ответ справочной службы русского языка

Верно: утеряны документы Иванова; утеряны документы на имя Иванова.

	Вопрос № 246996

«Если бы между нами и художником не было бы ничего общего, то не существовало бы общего языка и творчество художника было бы для нас собранием иероглифов, ключ к которым утерян, «- стоит ли поставить запятую после «языка»?

Ответ справочной службы русского языка

Нет, не нужно.

	Вопрос № 236703

ПОМОГИТЕ!!!!! Нужны ли запятые:
Утерянный паспорт, выданный УВД города Ноябрьска (,) Ямало-Ненецкого автономного округа (,) Тюменской области.
ЕСЛИ МОЖНО, ОТВЕТЬТЕ ПОСКОРЕЕ!

Ответ справочной службы русского языка

Правильно: Утерянный паспорт, выданный УВД города Ноябрьска Ямало-Ненецкого автономного округа Тюменской области.

	Вопрос № 234158

Вопрос утерян.

Ответ справочной службы русского языка

Буква _я_ в данном случае передает два звука: _й_ и _и с призвуком э_. В школьной практике обычно его обозначают как _и_: нтарь.

	Вопрос № 223191

Добрый день! Ранее я звонила в Вашу службу по телефону. К сожалению, телефон утерян. Не могли бы Вы сообщить мне снова этот номер. Спасибо.

Ответ справочной службы русского языка

Наша справочная служба не отвечает на вопросы по телефону, однако есть телефонная справочная служба Института русского языка им. В. В. Виноградова РАН: 202-65-40.

	Вопрос № 221455

К сожалению, вопрос утерян.

Ответ справочной службы русского языка

_Прописи_ — пособие для обучения письму с образцами правильного каллиграфического письма, с текстами таких образцов.

	Вопрос № 205667

Я видела ответ Справочной службы на вопрос 202102, но все же хотела бы уточнить кое-что. Возможно ли использовать наречие «накануне» в самом начале новостного текста? Т.е. без упоминания где-то раньше в тексте, накануне какого дня происходит событие? Скажем, на мой взгляд корректна формулировка: «Дорожники обещают восстановить движение по улице Королева в понедельник. Накануне там произошел провал грунта». Но не корректно, по-моему, писать: «Еще один провал грунта произошел накануне в Москве». Получается, что у текста как будто утеряно начало: «Еще один провал грунта произошел днем ранее в Москве». Ранее какого дня? Или все же там писать можно?

Ответ справочной службы русского языка

Да, слово _накануне_ можно использовать без дополнения. В этом случае будет иметься в виду, что событие произошло в день, предшествующий дню выхода журнала (газеты).

	Вопрос № 204490

Скажи, пожалуйста, как правильно писать «в связи с утратой или утерей пропуска»?

Ответ справочной службы русского языка

Предпочтительно: _в связи с утратой пропуска_. Слово _утеря_ носит разговорный характер.

	Вопрос № 200308

как правильно написать:в замен утерянного или взамен

Ответ справочной службы русского языка

Правильно слитно: _взамен_.

Бухгалтерская пресса и публикации

«Главбух», N 8, 2004

УТРАЧЕНЫ БУХГАЛТЕРСКИЕ ДОКУМЕНТЫ.

ЧТО ГРОЗИТ ФИРМЕ И БУХГАЛТЕРУ?

В жизни бухгалтера может всякое случиться. Вот, например, пришло время сдавать бухгалтерскую отчетность, а необходимых документов нет. Точнее, они утрачены. Так, бумаги могут сгореть при пожаре или их могут украсть. От подобной ситуации никто не застрахован. В этой статье мы расскажем о том, как можно выйти из нее с минимальными потерями.

Какая ответственность предусмотрена за утрату документов?

Итак, одной из обязанностей организации является обеспечение сохранности в течение четырех лет данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы и произведенные расходы и уплаченные (удержанные) налоги. Эта обязанность закреплена в пп.8 п.1 ст.23 Налогового кодекса РФ. А в ст.17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» установлен еще более длительный срок хранения документов — пять лет.

Ответственность организации

Начнем с того, что закон предусматривает налоговую ответственность за отсутствие бухгалтерских документов. Речь идет о ст.120 «Грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения» Налогового кодекса РФ. Таковым нарушением признается отсутствие первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета.

Руководствуясь этой статьей, налоговики требуют от организаций заплатить штраф. Его размер составляет 5000 руб. Так сказано в п.1 ст.120 Налогового кодекса РФ.

А если утрата бухгалтерских документов повлекла за собой занижение налоговой базы, то размер штрафа составит 10 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб. Об этом говорится в п.3 ст.120 Налогового кодекса РФ.

Как показывает практика, налоговики могут оштрафовать фирму и по ст.122 Налогового кодекса РФ. Такое решение отражено в Постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 28 июля 2003 г. по делу N А33-20597/02-С3н-Ф02-2227/03-С1. Согласно ст.122 неуплата или неполная уплата сумм налога влечет взыскание штрафа в размере 20 процентов от неуплаченных сумм налога.

Тут вполне закономерно возникает вопрос: могут ли налоговики определить сумму неуплаченного налога без бухгалтерских документов? Да, такое право им предоставлено пп.7 п.1 ст.31 Налогового кодекса РФ.

Кроме того, налоговики могут оштрафовать фирму и по ст.126 Налогового кодекса РФ по 50 руб. за каждый непредставленный документ.

Ответственность бухгалтера

За утрату бухгалтерских документов может быть наказана не только организация, но и ее должностные лица — директор и главный бухгалтер. При этом ответственность может быть административной или уголовной.

За нарушение порядка и сроков хранения учетных документов предусмотрена административная ответственность по ст.15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях. В качестве наказания установлен штраф в размере от 20 до 30 МРОТ. Получается, что бухгалтера могут оштрафовать на сумму от 2000 до 3000 руб. Причем оштрафовать руководителя и главного бухгалтера может только суд.

Теперь посмотрим, а может ли утрата бухгалтерских документов повлечь уголовное наказание. В ст.199 Уголовного кодекса РФ предусмотрена ответственность за уклонение от уплаты налогов и (или) сборов с организации. Эта статья применяется к тем, кто не представит налоговую декларацию или другие обязательные документы, и это приведет к неуплате налога в крупном размере. При этом крупным размером признается недоимка за три года, если она составляет более 500 000 руб. и превышает 10 процентов подлежащих уплате налогов либо превышает 1 500 000 руб.

Естественно, возникает вопрос: можно ли наказать бухгалтера, если он не сдал эти бумаги потому, что они были утрачены? Ответ на него можно найти в Постановлении Конституционного суда РФ от 27 мая 2003 г. N 9-П. В нем сказано, что ответственность по ст.199 Уголовного кодекса РФ наступает лишь в том случае, если деяние было совершено умышленно и было направлено непосредственно на избежание уплаты законно установленного налога в нарушение закрепленных в налоговом законодательстве правил. Другими словами, бухгалтер будет нести уголовную ответственность, если будет доказано, что он специально уничтожил финансовые бумаги с целью уклониться от уплаты налогов.

Когда можно избежать наказания?

Когда чиновники хотят взыскать штраф за утрату документов, их, как правило, не интересуют причины, по которым фирма не представила запрашиваемые бумаги. Между тем судебная практика свидетельствует о том, что инспекторы не вправе штрафовать предприятие в случаях, когда бухгалтерские документы были утрачены не по его вине.

При этом обязанность по доказыванию вины предприятия лежит на налоговых органах (п.6 ст.108 Налогового кодекса РФ). Поэтому, пока виновность должностных лиц организации в нарушении порядка сохранности документов не будет доказана судом, штрафы платить не стоит.

Например, документы были утрачены в результате чрезвычайных обстоятельств. Чтобы оштрафовать фирму, налоговики должны будут доказать, что организация не приняла соответствующих мер для обеспечения сохранности документов. А это весьма трудоемкий и достаточно непростой процесс, который к тому же проверяющим нужно тщательным образом документировать.

Налоговики не смогут доказать вину, если организация предъявит в суде принятое на предприятии положение о документообороте, архивном деле. Кроме того, организация может подтвердить, что она предпринимала необходимые меры по сохранности документов. Например, что помещения были оборудованы пожарной сигнализацией, в них проводился ремонт, установлены металлические решетки на окнах.

Еще одним доказательством по принятию мер для сохранности документов послужит страховой полис, если до наступления чрезвычайного происшествия фирма успела застраховать свое имущество, где хранились документы. А теперь рассмотрим конкретные ситуации, когда предприятиям удавалось избежать взыскания штрафа за утрату документов.

1. Бухгалтерские документы утрачены в результате стихийного бедствия. Судебной практике известны случаи, когда рассматривалось дело о документах, сгоревших во время пожара. Возьмем, к примеру, Постановление ФАС Северо-Западного округа от 10 января 2003 г. по делу N А05-7969/02-430/11. Суд признал, что в подобной ситуации вина фирмы отсутствует (п.1 ст.111 Налогового кодекса РФ), и отказал инспекции во взыскании штрафа.

К аналогичному выводу судьи пришли при рассмотрении дела, связанного с утратой документов во время весеннего паводка (см. Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 14 октября 2003 г. по делу N А33-5711/03-С3-Ф02-3362/03-С1).

Однако справедливости ради стоит сказать, что не все суды признают факт утраты документов во время пожара обстоятельством, исключающим вину организации в совершении налогового правонарушения. Проиллюстрируем это на следующем примере из судебной практики — Постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 28 июля 2003 г. по делу N А33-20597/02-С3н-Ф02-2227/03-С1.

Пример. Налоговая инспекция провела выездную проверку ООО «СВ Стройсервис». При этом у фирмы отсутствовали бухгалтерские документы, утраченные в результате пожара. В связи с невозможностью достоверно определить результат финансово-хозяйственной деятельности организации налоговики определили суммы налогов расчетным путем.

Судьи решили, что факт утраты документов во время пожара не является обстоятельством, исключающим вину предприятия в совершении налогового правонарушения, предусмотренного ч.1 ст.122 Налогового кодекса РФ.

При этом ООО «СВ Стройсервис» не представило суду доказательств того, что были приняты меры к восстановлению утраченных бухгалтерских документов. Поэтому фирма проиграла дело, и суд взыскал с нее штраф.

Обратите внимание: в приведенном примере суд взыскал штраф по ст.122, а не по ст.120 Налогового кодекса РФ. А ст.122 предусматривает ответственность за неуплату сумм налога. Другими словами, фирма была оштрафована не за отсутствие бухгалтерских документов, а за долги перед казной. Причем организация не принимала никаких мер к восстановлению сгоревших бумаг.

2. Документы утрачены по вине третьих лиц. Так, инспекция не может оштрафовать фирму в случае, если документы были похищены. При этом важно представить в суд доказательства, подтверждающие факт кражи документов. Так, организация подтвердила то обстоятельство, что документы были похищены, справкой заместителя начальника милиции общественной безопасности Советского РОВД г. Орла. Подобный случай отражен в Постановлении ФАС Центрального округа от 16 октября 2002 г. по делу N А48-1456/02-18.

3. Бумаги утрачены по вине налоговых органов. Судебная практика говорит о том, что фирма не несет ответственности, если первичные бухгалтерские документы были утрачены по вине налоговиков. Подтверждение тому Постановление ФАС Московского округа от 14 марта 2003 г. по делу N КА-А40/1064-03-П.

Что делать при утрате бухгалтерских документов

На с. 67 представлена таблица, где мы перечислили оправдательные документы, которые помогут избежать наказания в случае утраты бухгалтерских бумаг.

—————————————————————————T———————————————————————————————————————¬ | Причина утраты | Оправдательные документы, которые надо| | документов |собрать, чтобы избежать ответственности| +————————————————————————+———————————————————————————————————————+ |Пожар |Справка органа противопожарной службы | +————————————————————————+———————————————————————————————————————+ |Затопление |Справка ЖЭК, обслуживающей вашу | | |организацию | +————————————————————————+———————————————————————————————————————+ |Стихийное бедствие |Справка территориального управления | | |Министерства по чрезвычайным ситуациям,| | |публикация в средстве массовой | | |информации (например, газете) | +————————————————————————+———————————————————————————————————————+ |Кража |Справка местного органа внутренних дел | | |МВД России, приговор суда по уголовным | | |делам | +————————————————————————+———————————————————————————————————————+ |Документы утрачены по |Протокол о выемке документов, опись | |вине налогового органа |документов | +————————————————————————+———————————————————————————————————————+ |Документы утрачены по |Перечень документов, акт передачи | |вине третьих лиц |документов | |(например, переданы | | |аудиторам на проверку) | | L————————————————————————+————————————————————————————————————————

Кроме того, при утрате бухгалтерских бумаг нужно обратиться к Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденному Министерством финансов СССР 29 июля 1983 г. N 105. Там прописано, как действовать предприятию в такой ситуации.

Так, согласно п.6.8 этого Положения в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия назначает своим приказом соответствующую комиссию. В нее следует включить работников бухгалтерии и специалистов, которые могут выявить причины утраты документов, — главного энергетика, главного инженера, начальника службы безопасности и т.п.

Комиссия в некоторых случаях должна привлечь представителей следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора, а также независимых экспертов — аудиторов и оценщиков.

Результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждает руководитель организации. В акте необходимо подробнейшим образом описать место, которое исследовалось, характер внешних повреждений, указать причины утраты документов. Кроме того, в акте необходимо указать лиц, ответственных за сохранность документов (это может быть главный бухгалтер, делопроизводитель и т.п.), и получить от них письменные объяснения. Нелишне будет приложить к акту опись пострадавших документов.

Алгоритм действий при утрате документов определили и налоговики (см., например, Письмо УМНС России по г. Москве от 13 сентября 2002 г. N 26-12/43411). В нем сказано, что помимо создания комиссии необходимо в соответствии со ст.12 Федерального закона «О бухгалтерском учете» провести инвентаризацию. Кроме того, по мнению чиновников, документы, срок хранения которых не истек, придется восстанавливать. Например, копии выписок и платежных поручений можно запросить в банках; договоров, актов, накладных — у контрагентов.

Советуем восстанавливать в первую очередь те документы, которые могут потребоваться для исчисления налогов. Как мы уже увидели, отсутствие таких бумаг чревато для организации неблагоприятными последствиями в виде доначисленных к уплате сумм налога и штрафов по ст.122 Налогового кодекса РФ.

Но даже если документы пропали после того, как организация отчиталась в инспекции и уплатила налоги, эти документы могут оказаться необходимыми, например, при выездной налоговой проверке. Дело в том, что налоговики вправе проверять три календарных года деятельности фирмы, предшествующих году проверки (ст.87 Налогового кодекса РФ). И, если документов не будет, налоговики доначислят налоги в соответствии с пп.7 п.1 ст.31 Налогового кодекса РФ (расчетным путем на основании имеющейся у них информации о налогоплательщике или данных об аналогичных налогоплательщиках).

А.С.Елин

Исполнительный директор

аудиторской фирмы «Академия аудита»

О.А.Мясников

Эксперт

журнала «Главбух»

Подписано в печать

«Я от дедушки ушел, я от бабушки ушел»: ответственность за утерю «Первички»

В рамках нашей скромной статьи расскажем нашим клиентам по услуге «облачная 1С Бухгалтерия» о том, какие виды ответственности существуют, какие штрафы будут наложены на компанию, пренебрегшей осторожностью, что может оправдать организацию в столь казусной ситуации, какое наказание допустимо в адрес виновного за утерю документов сотрудника и. конечно же, как восстановить пропажу. Читайте, будет интересно!

Нередко проверяющие органы в ходе выездной проверки интересуются у главного бухгалтера или руководителя организации, в каком состоянии находятся их первичные документы. «Первичка» – можно сказать, самая «ходовая» документация во всей компании. Предположим, ваша компания занимается транспортными грузоперевозками. С утра перед дверью в бухгалтерию выстроилась очередь из водителей, желающих передать бухгалтеру квитанции, кто за ремонт автомобиля, кто за бензин, кто за купленные материалы для ремонта офиса.

Все эти «бумажечки» и «квиточки», а точнее их данные, отражаются в бухучете. Но как затем объяснить инспектору, что, мол, сведения внесены, а самого документа-то нет? Да, это действительно будет непросто, т.к. с этим дела обстоят очень строго. Сотрудники ФНС вправе сверять их наличие с данными в отчетности.

О видах ответственности

Анализируя судебную практику, мы пришли к выводу, что помимо административной ответственности за утерю, а точнее за отказ восстанавливать документы, может последовать даже уголовная. Открываем КоАП, УК и НК РФ и вычитываем следующее:

• Административная ответственность

Здесь действует самая безобидная, на первый взгляд, форма наказания – небольшой штраф. Так, согласно статье 15.11 КоАП РФ за нарушение сроков хранения, преждевременное уничтожение, повлекшее за собой изменение налоговой базы даже в одной из строк более, чем на 10%, следует наложение штрафа на юридическое лицо в размере от 2000 до 3000 рублей. Да, это немного, однако, лишние штрафы, полагаем, никому не нужны. Просто следует быть немного внимательнее.

• Налоговая ответственность

В том случае, если необходимых первичных документов не окажется в ходе очередной налоговой проверки, инспектор имеет право наложить штраф на организацию из простых расчетов:

1. 200 рублей за каждый не предоставленный документ (п.1 ст.126 НК РФ)

2. 10 000 рублей при утрате документации за один налоговый период

3. 30 000 рублей – за несколько отчетных периодов (п. 2 ст. 120 НК РФ)

4. В размере 20% от суммы заниженного налога, вызванного утратой, но не менее 40 000 рублей (п. 3 ст. 120 НК РФ)

Вот вам «домашнее задание»: посчитайте, какой штраф может выставить налоговый инспектор, если в ходе проверки не удастся найти «первичку» за один календарный месяц.

• Уголовная ответственность

Данный вид ответственности будет применим к тем компаниям, которые не только умудрились потерять, но также уклоняются от уплаты штрафа и прочими средствами стараются избежать наказания:

1. Согласно части 1 статьи 199 УК РФ, за отказ от уплаты штрафов (налогов), наложенных на руководителя организации или юридическое лицо в целом, грозит штраф в размере от 100 000 до 300 000 рублей. Также возможен арест на срок до 2 лет, либо лишение права занимать руководящую должность (для директора) в течение 3 лет. Еще по этой же статье руководителя компании могут наказать путем взыскания с него суммарной заработной платы за период от 1 до 2 лет

2. По части 2 этой же самой статьи предполагается штраф от 200 000 до 500 000 рублей за уклонения от уплаты налогов (штрафов) в особо крупных размерах. Здесь же по решению суда может быть поставлен запрет на предпринимательскую деятельность сроком уже на 3 года, арест – сроком на 5 лет и принудительное взыскание заработной платы за 3 года

Ну, как? Стоит играть в эти игры

Здесь следует сделать также небольшую пометку о том, что уголовное дело не должно быть заведено даже в том случае, если руководство не предпримет никаких шагов к тому, чтобы восстановить утерянные первичные документы. Конкретно в данном случае будет работать статья 110 НК РФ, и ответственность будет оставаться в форме налоговой до тех пор, пока не дойдет дело до уплаты штрафных санкций. Там, если уж не заплатишь, придется отвечать по всей строгости закона.

Должно же быть оправдание, господа?

Конечно же, должно. Более того, оно есть. Совершенно необязательно считать, что первичные документы были утеряны в результате халатности руководства и работников организации. Всякое может случиться – ограбление, вселенский потом, удар молнии прямо в сейф с документами, пожар и прочие чрезвычайные происшествия. От них никто не застрахован, благо, наш Законодатель это прекрасно понимает. Так, если «первичка» была утрачена в случае подобного рода событий, на помощь могут прийти заключения, составленные экстренными службами. Ими должны быть:

• Справка Госпожнадзора и акт о причинах возгорания

• Уведомление из следственных органов ОВД о возбуждении дела о краже

• Справку из ДЭЗ (РЭУ) о факте и причинах затопления

• Документы МЧС о наличии чрезвычайной ситуации

• Иные справки, в соответствии с форс-мажорными обстоятельствами

В том случае, если руководство компании сможет предоставить один из перечисленных документов в зависимости от события, которое с ними произошло, профильные ведомства посчитают исчезновение или порчу первичных документов в качестве уважительной причины. Соответственно, фирма может рассчитывать на «отсрочку» по их восстановлению. Однако, следует подчеркнуть, что гарантирована будет только отсрочка, т.к. «первичку» в любом случае придется восстанавливать, а далее отчитаться о проделанной работе.

Полезный Лайфхак

Как правило, современная ККТ печатает чеки, скажем так, «недолговечными» чернилами и со временем они быстро выцветают. Нечитаемые или трудно читаемые чеки, не могут быть основанием для признания расходов в ФНС

Следовательно, рекомендуем заблаговременно снять копии этих документов и заверить их подписью руководителя и печатью организации. Это поможет в дальнейшем избежать совершенно неоправданных трудностей в общении с Налоговой

В утере или порче виноват сотрудник

Вполне себе обычная ситуация. Исходя из предписаний НК РФ, на главном бухгалтере лежит ответственность по соблюдению сроков хранения первичной документации. В то же время, в рамках его обязанностей не входит их прием – это могут делать и другие сотрудники, например, младшие бухгалтера или же работники отдела логистики. Нередки случаи, когда по неосторожности или не внимательности, документация «не доходит» до ответственного лица.

Ситуации могут быть совершенно разными. Например, водитель заправил горючим автомобиль, получил кассовый чек на АЗС, положил его в карман, а когда приехал в офис, обнаружил, что он по дороге выпал. Или же он довез его до «пункта назначения», передал начальнику службы логистики, а далее бумага потерялась уже на этом этапе. С точки зрения нашего законодательства данный акт является грубым нарушением, и за ним в теории может последовать дисциплинарное наказание.

Согласно статье 193 ТК РФ, сотруднику может быть объявлен выговор или даже последовать увольнение в случае, если нарушение будет расценено как грубое. Увольнение сотрудника может быть произведено в соответствии с Приказом № Т-8, утвержденным Письмом Роструда от 01.06.2011 года № 1493-6-1.

Пять шагов к восстановлению

К сожалению, нормативная база не дает четких инструкций, как восстановить первичные документы. Соответственно, многим компаниям приходится действовать «на ощупь». Воспользуемся общепринятой практикой и опишем данную последовательность в пяти простых шагах:

1. Необходимо создать комиссию, в состав которой обязательно должен войти руководитель организации, главный бухгалтер и прочие ответственные лица для установления причин пропажи документов;

2. Далее потребуется провести инвентаризацию или, говоря по-русски, «полазить по шкафам» в целях определения, какие бумаги не удается найти;

3. В письменной форме уведомить ИНФС о пропаже с указанием того, какие именно документы пропали;

4. Организовать мероприятия по их восстановлению: обратиться в банк с просьбой выслать копии выписок, связаться с контрагентами по той же надобности, написать или позвонить в профильные ведомства, если утерянные документы так или иначе имеют к ним отношение;

5. Обязательно произвести перерасчет налогов.

Данные действия позволят компании не только решить сложившуюся проблему, но и обезопасить себя от неприятных последствий в диалоге с ФНС. Если организация пренебрежет процедурами по восстановлению пропажи, то, как минимум, административная ответственность ей будет гарантирована, а документы восстанавливать все равно придется.

Резюмируем

Как мы видим, пропажа первичной документации – достаточно серьезное событие, которое требует к себе безотлагательных мер. Любое пренебрежение данным правилом чревато не только административной и налоговой, но также уголовной ответственностью

К первичным документом должно быть обращено пристальное внимание всех лиц, кто так или иначе с ними имеет дело. В большей степени материал этой статьи направлен на внимание предпринимателей и бухгалтеров, пока не имеющих достаточно опыта работы, и тех, кому еще не довелось отвечать по всей строгости закона

Ввиду этого еще раз рекомендуем всем прочитавшим нашу скромную статью проверить имеющуюся у них на руках документацию, а затем сверить ее данные с теми сведениями, которые у вас есть. Не за горами сдача отчетности за II квартал 2017 года. Так что, ловите момент, пока для этого есть время!

Желаем Вам успехов, удачи! И чтобы «первичка» никуда не «ушла», как это было в детской сказке про Колобка. Помните, да, «Я от дедушки ушел, я от бабушки ушел»? Вот-вот…