Журнал учета путевых

Содержание

Форма 0345008. Журнал выдачи путевых листов

Журнал выдачи путевых листов обязаны вести все организации, которые имеют на балансе грузовые или легковые автомобили. Естественно, те, которые совершают выгодные для компании поездки.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк журнала выдачи путевых листов .xlsСкачать образец журнала выдачи путевых листов .xls

Важность ведения документа заключается в том, что в нем регистрируются путевые листы, которые, в свою очередь, являются подтверждением понесенных организацией затрат. Без журнала соблюдать порядок в обращении с путевыми листами и доказать вообще их существование (при больших объемах работ) достаточно проблематично.

Способ ведения

Заполнение журнала выдачи путевых листов можно организовать исключительно в бумажном виде. Возможность внесения необходимой информации в электронном варианте отсутствует (только если у каждого из водителей, диспетчеров и бухгалтеров организации есть своя электронная подпись).

С самого начала ведения документ распечатывается, при необходимости снабжается дополнительными листами. По окончании срока ведения он прошивается, заверяется подписью руководителя организации и хранится еще 5 лет.

В идеале он должен быть в постоянном употреблении сотрудника, который занимается выдачей и приемом от водителей путевых листов.

Составные части журнала

Бланк документа состоит из двух листов. В заполненном виде журнал представляет собой книгу с обложкой и несколькими листами, напечатанными и оформленными в виде таблицы. На обложке, в центре, находится наименование журнала с указанием года (месяца) заполнения (обычно его срок действия – 1 год, но бывают и краткосрочные варианты, на один месяц).

В верхней части обложки заполняющий пишет полное название организации, код документа по ОКУД (для типовой межотраслевой формы №8 это 0345008, он сразу вписан в бланк), код по ОКПО.

Таблица, которая располагается на втором листе журнала, содержит столбцы. Каждый из этих столбцов предполагает содержание следующей информации:

  • Номер путевого листа. В документе принята сквозная нумерация. Все записи производятся в хронологическом порядке.
  • Когда был выдан путевой лист (дата).
  • Информация на водителя: ФИО прописью, если есть – табельный номер.
  • Цифры гаражного (не номерного) номера машины.
  • Подпись водителя как гарантия того, что путевой лист им получен.
  • «Автограф» диспетчера, который принял путевой лист с отметками, а также другие документы о поездке (эти данные указываются в примечании).
  • Подпись бухгалтера. Ставится после того, как путевой лист поступил в бухгалтерию.
  • Примечание. Эта графа предназначена для данных, которые принципиально важны для выдачи или принятия путевых листов. Там указываются пометки (или их отсутствие) на документах, исправления, физические свойства поступившей бумаги и пр.

Второй лист журнала может продолжаться сколько угодно долго. Главное, чтобы занесенные в него путевые листы имели надлежащий срок выдачи. Сотрудник не имеет права вносить в журнал неактуальные или заведомо ложные сведения.

Что касается срока хранения, то, согласно существующим нормам, журнал выдачи путевых листов хранится не менее 5 лет.

Важный момент! В журнал выдачи путевых листов должна вноситься информация о всех выданных документах. Если путевой лист не зарегистрирован, то бухгалтерия не имеет права его принимать.

Кто заполняет

Автоматически ответственным за ведение журнала изначально назначается руководитель организации. Но в подавляющем большинстве случаев он доверяет эту обязанность своим подчиненным. Сделать это можно двумя путями:

  • Через трудовой договор (прописав это в качестве прямых обязанностей определенного сотрудника).
  • Отдельным приказом. Документ будет называться «Приказ о назначении ответственного за ведение журнала выдачи путевых листов». Он составляется в свободной форме. Главное, чтобы на нем имелись подпись руководителя, реквизиты организации, данные о назначаемом сотруднике и его подпись в знак согласия с содержанием.

Никакой специальной подготовки для ведения журнала назначенному работнику проходить не нужно.

Законодательная база

Прилагаемый бланк и образец заполнения – это типовая межотраслевая форма №8, которая была принята Постановлением №78 Госкомстата 28 ноября 1997 года. Она долгое время была в ходу, да и сейчас не потеряла своей актуальности.

Однако с 2013 года применение именно такого бланка стало необязательной процедурой. Каждая организация вправе самостоятельно выбирать, какой из форм для отметки выдачи путевых листов она будет пользоваться.

Организация даже может вносить изменения в существующие формы документов для собственного удобства. Главное, чтобы эти действия подтверждались отдельным приказом руководителя с подписью и печатью, а также были отмечены в учетной политики компании.

Если же использовать типовую форму, то такие меры не понадобятся. Кроме того, типовая форма журнала удовлетворяет всем требованиям, которые к ней применяются. Внося изменения в графы, заполняющий рискует столкнуться с ситуацией нарушения трудового или налогового законодательства. По этим и другим причинам форма №8 остается в ходу.

Возможные дополнения

Так как применяется журнал достаточно давно, ряд компаний дополнили графы собственными. Практика показала, что удобно вносить в этот журнал также:

  • Маршрут автомобиля, по которому он будет двигаться. Некоторые указывают просто точку прибытия.
  • Какие грузы доставляет транспортное средство.
  • Пробег.
  • Расход топлива, который произошел в результате поездки и пр.

Естественно, все эти данные заполняются только после возвращения путевого листа или даже после его поступления к бухгалтеру организации. Какие бы изменения ни вносились в существующую форму, они должны быть подкреплены отдельными приказом руководителя.

Журнал выдачи путевых листов является одним из первичных документов, которые подтверждают расходы организации или ИП на топливо. Если юридическое лицо выбрало систему налогообложения, при котором учитываются расходы, то этот документ является особо важным при расчете причитающихся с организации налогов.

Журнал учета путевых листов – типовая унифицированная форма № 8, применяемая компаниями, имеющими транспортные средства (ТС), для осуществления контроля эксплуатации автотранспортного парка и топливных затрат. Как используют этот регистрирующий документ, является ли типовая форма обязательной к применению и возможна ли альтернатива, расскажет эта публикация.

Журнал учета движения путевых листов: что это за документ

Форма № 8 утверждена Госкомстатом в 1997 году и до 2013 года являлась обязательной для предприятий, имеющих на балансе любой автотранспорт. С начала 2013 года она перестала быть обязательной, однако это совершенно не означает, что вести журнал теперь нет необходимости. Просто законодатели разрешили компаниям разрабатывать более удобные для себя формы документа, сохраняя, тем не менее, в нем полный набор обязательных реквизитов. Заметим, что большинство компаний по-прежнему используют журнал учета путевых листов, дополнив необходимые (важные для компании) графы.

Типовая или измененная форма журнала вводится в документооборот отметкой в учетной политике или отдельным приказом руководителя. Обычно журнал обновляется ежегодно, однако в крупных автотранспортных предприятиях зачастую устанавливают ежемесячный цикл, о чем также упоминают в учетной политике фирмы. Являясь первичным учетным документом, по общему правилу журнал хранится в предприятии или архиве не меньше пяти лет.

Журнал учета движения путевых листов: как применяется

Закон обязывает фирмы и предпринимателей, использующих в деятельности ТС различных категорий, выдавать водителям путевые листы (ПЛ) — документы, дающие право их эксплуатировать. В нем фиксируются сведения о маршруте, остатках и движении топлива, показаниях спидометра, особенностях рабочего процесса (например, число подъемов груза), времени выхода на работу и приезда в гараж. Крупные и автотранспортные предприятия практикуют ежедневную выдачу путевых листов. Небольшие организации, деятельность которых не относится к автотранспортной, могут оформлять путевой лист водителям на срок до 1-го месяца. Но, какой бы не была периодичность выдачи путевок, они обязательно должны фиксироваться в журнале учета ПЛ.

Требования к заполнению журнала

Форма № 8 – это журнал, на титульном листе которого указывается название компании, ее статус и период охвата. Собственно журнал – это таблица, в которую вносятся сведения обо всех выданных фирмой путевых листах. Даже, если какой-либо из них будет неправильно заполнен и испорчен, он прикладывается к журналу с пометкой «Испорчен», а его номер должен быть занесен в общем хронологическом порядке в журнал.

Как и многие регистрационные книги, журнал имеет сквозную нумерацию листов, прошивается, заверяется росписью руководителя и печатью организации (если она есть). Ответственность за заполнение документа и достоверность сведений в нем возлагается на сотрудника, назначенного выполнять эту работу распоряжением руководства либо в соответствии с должностными обязанностями. Журнал учета путевых листов, форма 8, скачать можно ниже. Выглядит он так:

Все графы этой формы обязательны к заполнению. В них в хронологическом порядке отражается информация о номере ПЛ, дате выдачи, ФИО водителя, которому он выдан и его подтверждающую подпись. При возврате путевого листа делается отметка о дате его возврата и подтверждается подписью диспетчера, который принимает лист и передает в обработку бухгалтеру. Бухгалтер также подтверждает передачу путевок росписью в получении.

Журнал учета путевых листов: образец заполнения

№ п/л

Дата выдачи п/л

Водитель

Гаражный № ТС

Подпись

Примечание

ФИО

таб. №

водителя в получении п/л

диспетчера и дата приемки п/л и документов от водителя

бухгалтера и дата приемки п/л

Сергеев Антон Михайлович

роспись водителя

подпись диспетчера

13.01.2017 подпись бухгалтера

заполняется при особенностях маршрута и т.п.

Першин Андрей Викторович

роспись водителя

подпись диспетчера

13.01.2017 подпись бухгалтера

Предприятия и бизнесмены вправе дополнить таблицу графами с разной информацией, которую посчитают необходимой. Так, многие фирмы вносят сведения о маршруте ТС, доставленных грузах, пробеге автомобиля, расходе горючего и др.

Важность этого учетного документа определяется еще и тем, что он является одним из подтверждений работы автотранспорта компании, а, следовательно, и расходов на топливо, позволяющих уменьшить налоговую базу, сократив соответствующие платежи. Помимо этого, журнал, фиксируя выходы водителей на линию и информацию о времени работы, служит основанием для начисления заработной платы водителям компании.

Источник/официальный документ: Утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78
Название документа: Журнал учёта движения путевых листов (Типовая межотраслевая форма № 8)
Формат: .docx
Размер: 70 кб
Сохранить у себя:

Журнал учета путевых листов должна вести каждая транспортная компания. Это необходимо для контроля и учета расходов на бензин, контроля технического состояния и иных вопросов. Путевые листы показывают, по сути, всю работу на транспортном средстве. Это и километраж, все вопросы по ремонту и обслуживанию.

Кроме того по этому бланку определяются часы работы и начисляется заработная плата водителям. Поэтому важно заполнять все данные очень точно, чтобы в итоге не оказалось, что из–за маленькой неточности документ будет недействительным. Скачать образец журнала регистрации путевых листов вы можете на страницах нашего портала совершенно бесплатно. Там вы увидите пример заполнения, который позволит вам не совершать очевидных ошибок.

Что это за бланк, и какое его предназначение?

Журнал учета движения путевых листов форма 8 является бумага государственного образца. Она принята в 1997 году и обязательна для ведения в транспортных компаниях. Несколько лет назад обязательность ее ведения отменили, однако это не значит, что теперь ее можно не вести. Вести ее необходимо, однако его можно упростить, исходя из пожеланий компании. На нашем сайте есть образец журнала выдачи путевых листов в пустом и заполненном варианте. Он поможет правильно заполнить бланк с первого раза.

Важно, чтобы в нем сохранились обязательные реквизиты и данные, а вот форма может быть изменена на более удобный вариант. Журнал учета движения путевых листов заполняется постоянно и после его заполнения фирма должна хранить его не менее 5 лет, так как он является одним из документов первичной документации предприятия.

Где и как применяется?

Согласно закону бланк необходимо вести всем компаниям, которые используют в своей деятельности транспортные средства. В документах указывается вся информация о них. Водителям перед поездками выдается путевой лист, а также документы, дающие право на эксплуатацию транспортного средства.

В нем обязательно фиксируется подробная информация о маршруте следования, остатках и заправки топливом, особенностях технического состояния, а также точное время выезда на маршрут и время его завершения. Большие предприятия заполняют документ ежедневно. По нему легко отслеживать часы работы водителя и техническое состояние транспортного средства.

Небольшие компании, которые не занимаются перевозкой пассажиров, оформляют листы на 30 дней. Этот документ обязательно фиксируется в журнале учета путевых листов. Туда вносятся все данные.

Сроки хранения

Законодательством не предусмотрен закон о необходимости хранения этого документа, однако лучше это делать. Бланк относится к государственным документам, поэтому лучше хранить его на предприятии не менее 5 лет. При необходимости эти документы поднимаются и подтверждают данные, которые туда внесены. Поэтому не спешите избавляться от данных, которые вам могут пригодиться! У нас вы всегда можете скачать журнал учета путевых листов.

Скачать образец заполнения в .xls

Образцы и бланки документов

В списке подобраны бланки путевых листов как для юридических лиц так и для индивидуальных предпринимателей. Все бланки приняты нормативными документами Госкомстата и Минтранса.

Помимо общего описания и порядка заполнения представлены образцы в форматах Word и Excel, доступные для свободного скачивания. Бланки сгруппированы по видам автотранспорта и по характеру учета.

Путевые листы

Путевые листы легковых автомобилей

Используются для отражение данных о пробеге легковых автомобилей, показаниях остатков и расхода топлива на маршруте следования. Организации используют форму № 3, для индивидуальных предпринимателей была разработана форма ПЛ-1, но в последствии была упразднена. Форма 16 используется подразделениями министерства обороны.

  • Путевой лист легкового автомобиля. Форма 3
  • Путевой лист легкового автомобиля ИП. Форма ПЛ-1
  • Путевой лист легкового автомобиля. Форма 16

Путевые листы грузовых автомобилей

Дополнительно отражаются данные о перевезенном грузе, времени работы и заказчиках. Форма 4-П имеет повременной характер учета, а форма 4-С — сдельный.

  • Путевой лист грузового автомобиля. Форма 4-П
  • Путевой лист грузового автомобиля. Форма 4-С
  • Путевой лист грузового автомобиля индивидуального предпринимателя (ИП). Форма ПГ-1
  • Путевой лист грузового автомобиля. Форма 4-М

Путевые листы пассажирского автотранспорта

  • Путевой лист автобуса необщего пользования. Форма 6 спец.
  • Путевой лист автобуса. Форма 6
  • Путевой лист автобуса ИП. Форма ПА-1
  • Путевой лист легкового такси. Форма 4

Путевые листы специальных автомобилей

  • Путевой лист специального автомобиля. Форма 3 спец.
  • Путевой лист трактора. Форма 412-АПК

Путевые листы строительной техники

Применяются для учета работы строительных машин и механизмов.

  • ЭСМ-1. Рапорт о работе башенного крана
  • ЭСМ-2. Путевой лист строительной машины
  • ЭСМ-3. Рапорт о работе строительной машины (механизма)
  • ЭСМ-4. Рапорт-наряд о работе строительной машины (механизма)
  • ЭСМ-5. Карта учета работы строительной машины (механизма)
  • ЭСМ-6. Журнал учета работы строительных машин (механизмов)
  • ЭСМ-7. Справка для расчетов за выполненные работы (услуги)
  • Путевой лист автокрана

Прочее

  • Журнал регистрации путевых листов индивидуального предпринимателя (ИП)
  • Журнал учета движения путевых листов. Форма 8
  • Товарно-транспортная накладная (ТТН). Форма 1-Т

Документы по учету топлива

Документы необходимые для отражения горюче-смазочных материалов в учете.

  • Акт контрольного замера нормы расхода топлива
  • Акт снятия остатков топлива в баках автомобилей
  • Акт списания ГСМ
  • Ведомость учета выдачи горюче-смазочных материалов
  • Журнал учета ГСМ
  • Карточка учета расхода ГСМ автомобилем
  • Отчет о движении горюче-смазочных материалов
  • Приказ на списание топлива
  • Приказ о нормах расхода топлива и ГСМ
  • Талон на бензин

Учет автотранспорта

Договоры

  • Договор аренды автомобиля
  • Договор аренды автомобиля между юридическими лицами
  • Договор аренды автомобиля с физическим лицом
  • Договор аренды грузового транспортного средства
  • Договор безвозмездного пользования автомобилем
  • Договор купли-продажи автомобиля
  • Договор на ремонт автомобиля
  • Договор фрахтования транспортного средства для перевозки пассажиров

Учет

  • Журнал выпуска транспортных средств на линию
  • Приказ о назначении диспетчера по выпуску автотранспорта
  • Приказ о назначении ответственного за эксплуатацию автотранспорта

Регистрация

  • Заявление в гибдд для регистрации автомобиля
  • Заявление о снятии с учета автомобиля
  • Заявление на утилизацию автомобиля в ГИБДД
  • Заявление о снятии ареста с автомобиля
  • Акт приема-передачи автомобиля
  • Бортовой журнал автомобиля
  • Доверенность на управление автомобилем

Учет работы водителей

Должностные инструкции

  • Должностная инструкция водителя
  • Должностная инструкция водителя автобуса
  • Должностная инструкция водителя грузового автомобиля
  • Должностная инструкция водителя легкового автомобиля
  • Должностная инструкция водителя погрузчика
  • Должностная инструкция водителя-экспедитора

Приказы

  • Приказ о закреплении автомобиля за водителем
  • Акт закрепления транспортного средства за водителем
  • Акт приема-передачи транспортного средства водителю
  • Договор на предрейсовый медицинский осмотр водителей
  • Договор о материальной ответственности водителя
  • Договор подряда с водителем
  • Трудовой договор с водителем

Журналы и инструкции

  • Инструкция по охране труда для водителя автомобиля
  • Журнал инструктажа водителей по безопасности дорожного движения
  • Журнал предрейсового медицинского осмотра водителей
  • Журнал учета нарушений правил дорожного движения водителями
  • Благодарственное письмо водителю
  • Бланк подтверждения деятельности водителя
  • Карта водителя для тахографа
  • Характеристика на водителя автомобиля

Механизм использования документов приведен в описаниях к бланком и в отдельных обзорах.

Авто работника: платим за «служебный» пробег

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 4 декабря 2015 г.

Содержание журнала № 24 за 2015 г.М.А. Кокурина, юрист

Как обосновать компенсацию за использование автомашины работника

«Автомобили, автомобили буквально все заполонили…» — слова старой песни звучат с каждым днем все актуальнее. Ведь в нашем мобильном веке без машины никуда! И если сотрудник, работа которого связана с разъездами, готов ездить на своей машине, работодатель должен оплатить ему служебное использование автомобиля.

В таком случае с работником можно договориться, что работодатель будетст. 188 ТК РФ:

  • компенсировать ему амортизацию его личного автомобиля и затраты на использование;
  • возмещать его расходы, связанные с эксплуатацией машины.

Какие налоговые последствия возникают в этой ситуации и какие документы нужно иметь, чтобы не переплатить налоги, мы расскажем в статье.

Автокомпенсация и налоги

Компенсировать работнику использование его автомобиля в служебных целях можно в размере, о котором договорятся сотрудник и руководитель. Но вы должны предупредить последнего, что на налоги повлияет:

  • размер компенсации;
  • виды затрат, которые возмещаются по соглашению с работником.

Налог на прибыль

Для целей налогообложения прибыли компенсация учитывается в прочих расходах на дату выплаты строго в пределах месячных нормп. 1 Постановления Правительства от 08.02.2002 № 92:

  • по легковым автомобилям:

— при рабочем объеме двигателя до 2000 куб. см включительно — 1200 руб.;

— при рабочем объеме двигателя свыше 2000 куб. см — 1500 руб.;

  • по мотоциклам — 600 руб.

По грузовым автомобилям норм не установлено.

Тип автомобиля — легковой он или грузовой — посмотрите в паспорте транспортного средства или в свидетельстве о его регистрации.

При этом, по мнению Минфина и налоговиков, законодательно предусмотренная сумма компенсации уже включает в себя все затраты, возникающие в процессе эксплуатации автомобилей (износ, ГСМ, ремонт)Письма Минфина от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39239, от 08.08.2012 № 03-04-06/9-228; УФНС по г. Москве от 13.01.2012 № 20-15/001797@. То есть учесть в расходах какие-либо суммы, кроме компенсации в пределах правительственных норм, не получится.

Еще обратите внимание на учет компенсации, установленной в фиксированной сумме, в налоговых расходах за дни, в которые имущество не использовалось в служебных целях.

Предположим, работник болел, был в отпуске или ездил в командировку не на машине. Согласно официальному мнению, кстати, высказанному уже довольно давноПисьмо Минфина от 03.12.2009 № 03-04-06-02/87 (п. 2), за дни отсутствия работника сумму компенсации учесть в расходах нельзя. Ведь это необоснованный расход. Причем в своем Письме Минфин рассматривал ситуацию, когда компенсация выплачивается в пределах норм, установленных Правительством РФ. Правда, свежих разъяснений по этому вопросу нет.

НДФЛ и взносы

Сумма фиксированной компенсации не облагается ни НДФЛ, ни страховыми взносами (в том числе «на травматизм») в пределах сумм, предусмотренных соглашением работника и работодателяп. 3 ст. 217 НК РФ; подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ; подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ; Письма Минфина от 27.02.2013 № 03-04-06/5600; Минтруда от 25.07.2014 № 17-3/В-347. И никаких ограничений по сумме компенсации, освобождаемой от «зарплатных налогов», в НК РФ не установлено.

Но не все расходы, о возмещении которых договорятся работник и работодатель, можно освободить от «зарплатных налогов». Хотя официальных разъяснений по этому вопросу Минфин не давал, вот что нам удалось выяснить у специалистов ведомства.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

СТЕЛЬМАХ Николай Николаевич Советник государственной гражданской службы РФ 1 класса

“При использовании работником личного имущества с согласия или ведома работодателя и в его интересах работнику выплачивается компенсацияст. 188 ТК РФ. Сумма такой компенсации определяется письменным соглашением сторон трудового договора и включает в себя износ (амортизацию), техническое обслуживание и ремонт личного автомобиля, расходы на ГСМ.

Кроме компенсации, может быть предусмотрено возмещение расходов, связанных с использованием автомобиля (парковка машины в рабочее время и ее мойка).

Как компенсация, так и возмещаемые расходы не облагаются НДФЛ, если есть документы, подтверждающие суммы таких расходов.

Если же работодатель и работник договариваются о возмещении работнику еще и затрат, к примеру, на страхование (каско, ОСАГО), транспортный налог, обязательный техосмотр, то при выплате такого возмещения нужно удержать НДФЛ”.

Таким образом, возмещение работнику сумм, которые он тратит как автовладелец независимо от использования автомобиля для работы (страхование (каско, ОСАГО), транспортный налог, обязательный техосмотр), является его доходом в натуральной форме.

Поэтому в случае, когда руководство собирается возмещать сотруднику стоимость полиса каско, безопаснее удержать НДФЛ при выплате такого возмещенияп. 1 ст. 210, подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ, даже если стороны договорились о нем в соглашении.

Документы для автокомпенсации

Итак, чтобы доказать, что вы компенсируете работнику «служебные» износ и расходы на автомобиль, а не выплачиваете ему дополнительный доход, запаситесь документами, подтверждающимиПисьмо Минфина от 27.08.2013 № 03-04-06/35076; Постановление ФАС УО от 29.05.2014 № Ф09-2371/14:

  • использование машины в интересах работодателя;
  • порядок расчета компенсации;
  • принадлежность автомобиля работнику;
  • суммы конкретных расходов на эксплуатацию авто.

Помогут вам все это подтвердить такие бумаги, как:

  • соглашение об использовании личного автомобиля;
  • документы учета служебных поездок, которые можно вести при помощи:
  • <если>вы платите компенсацию в фиксированном размере, то журнала учета служебных поездок или маршрутных листов;
  • <если>вы выплачиваете компенсацию исходя из «служебного» пробега, то путевых листов. В них километраж можно указывать на основании показаний одометра автомобиля или GPS-навигатора;
  • чеки, накладные, квитанции и другие документы, обосновывающие расходы на эксплуатацию авто;
  • бухгалтерская справка-расчет суммы компенсации за использование личного авто за конкретный период.

Соглашение об использовании личного автомобиля

Как должно выглядеть такое соглашение и в какой форме его нужно заключить, законодательством не предусмотрено. Поэтому иногда работодатели упрощают процедуру:

  • издают приказ руководителя компании о выплате компенсации работнику;
  • просят работника расписаться на приказе в знак согласия с его содержанием.

Обычно суды решают, что такого приказа с подписью работника достаточно для подтверждения договоренности об использовании работодателем имущества работникаПостановления ФАС МО от 25.09.2012 № А40-104646/11-119-902; 18 ААС от 27.02.2013 № 18АП-437/2013. Но мы рекомендуем во избежание споров составлять двустороннее письменное соглашение, в котором нужно прописать важные условия, в частности о размере компенсации и порядке ее расчета.

Соглашение об использовании личного автомобиля работника в служебных целях

«27» июля 2015 г.

г. Мурманск

ООО «Цветик-семицветик», именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице генерального директора Бабушкинова Олега Олеговича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и Девочкина Евгения Алексеевна, именуемая в дальнейшем «Работник», с другой стороны, совместно именуемые «Стороны», руководствуясь статьей 188 Трудового кодекса РФ, заключили настоящее Соглашение о нижеследующем:

1. В интересах Работодателя Работник использует в служебных целях принадлежащий ему на праве собственностиСобственником сотрудник считается и тогда, когда транспортное средство находится в совместной собственности супругов, то есть приобретено после вступления в бракПисьмо Минфина от 03.05.2012 № 03-03-06/2/49. Поэтому если в свидетельстве о регистрации транспортного средства в качестве собственника указан супруг вашего работника, то у работника нужно попросить копию свидетельства о браке легковой автомобиль марки Ford Focus 1.4 МТ, год выпуска 2013-й, объем двигателя 1388 куб. см, государственный регистрационный знак В124ОР99 RUS, идентификационный номер (VIN) JMLBPCX5U6A004759, цвет красный.

2. Компенсация Работнику за использование личного транспортного средства в служебных целях состоит из оплаты:
— износа автомобиля — 4 руб. за 1 км пробега в служебных целях;
— расходов на эксплуатацию в служебных целях — затрат на горюче-смазочные материалы (бензин марки АИ-95), парковку автомобиля с понедельника по пятницу с 8.00 до 19.00.Компенсацию можно:
разделить на несколько составляющих или записать единой суммой;
установить в зависимости от каких-либо переменных величин (например, «служебного» пробега авто) или в фиксированной сумме.
Какой размер компенсации установить и как рассчитывать ее величину, законодательством не предусмотрено. Об этом можно договориться в соглашении с учетом:
условий, в которых эксплуатируется имуществоПостановление 13 ААС от 23.12.2014 № А42-4138/2014;
интенсивности использования имуществаПисьмо УФНС по г. Москве от 13.01.2012 № 20-15/001797@;
степени его износа и срока полезного использования

3. Расходы на бензин возмещаются работнику исходя из указанного в руководстве по эксплуатации автомобиля норматива расхода топлива —Помимо этого, затраты на ГСМ можно возмещать:
<или>исходя из норм, установленных Минтрансом;
<или>исходя из фактического расхода ГСМ 10 л/100 км и километража, пройденного в служебных целях, по сведениям путевого листа.

4. Для получения компенсации Работник до 4-го числа месяца, следующего за расчетным, подает в бухгалтерию:Не забудьте точно указать, кому и когда работник должен отдавать маршрутные и расходные документы
— документы, подтверждающие затраты на горюче-смазочные материалы и парковку;
— путевой лист по форме, утвержденной Работодателем, с указанием подробного маршрута следования по служебным поручениям.Следите, чтобы работник предоставлял вам полную информацию о маршруте движения по служебным делам на его автомобиле. Если, предположим, в путевом листе не будет сведений о конкретном пункте следования автомобиля, то даже суд может признать, что такие путевые листы не подтверждают служебный характер поездок и поэтому не могут быть основанием для признания затрат в расходах, уменьшающих налог на прибыльПостановление АС МО от 08.04.2015 № А40-108772/14

5. Денежная компенсация выплачивается одновременно с очередной выплатой заработной платы на основании расчета, утвержденного руководителем.

6. За время нахождения Работника в отпуске, командировке или отсутствия на работе по причине болезни, а также при использовании личного транспортного средства в целях, отличных от служебных, компенсация не выплачивается.Лучше в соглашении с работником оговорить, что компенсацию платят только за использование его имущества в работест. 188 ТК РФ

7. Настоящее Соглашение составлено и подписано в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для каждой из Сторон.

Приложения:
1) копия свидетельства о регистрации транспортного средства;
2) копия водительского удостоверения Работника.

Работодатель: Работник:
ООО «Цветик-семицветик»
Генеральный директор

О.О. Бабушкинов
Е.А. Девочкина

«Расчетные» документы

Если компенсация выплачивается не в фиксированной сумме, а зависит от каких-либо показателей, то можете ежемесячно на основании переданных работником в бухгалтерию маршрутных и расходных документов делать такой расчет.

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ООО «Цветик-семицветик»

О.О. Бабушкинов

Бухгалтерская справка-расчет компенсации за использование легкового автомобиля работника за ноябрь 2015 г.

Руководитель отдела снабжения Е.А. Девочкина использовала личный автомобиль в служебных целях в ноябре 2015 г. 19 рабочих дней, за которые:
— было пройдено 570 км (точный маршрут указан в путевом листе). Компенсируется за износ автомобиля 2280 руб.(570 км х 4 руб/км);
— компенсируется 57 литров бензина АИ-95 (570 км / 10 л/км). Стоимость этого количества бензина согласно чекам АЗС — 2052 руб.;
— оплачено 19 дней охраняемой автостоянки. Стоимость парковки согласно квитанции об ее оплате — 1900 руб.

Таким образом, сумма компенсации за ноябрь составит 6232 руб. (2280 руб. + 2052 руб. + 1900 руб.).

Приложения.
1. Путевой лист движения автомобиля в ноябре 2015 г. — 2 листа.
2. Чеки на покупку ГСМ в ноябре 2015 г. — 5 шт.
3. Квитанция об оплате парковки за ноябрь 2015 г. — 1 лист.

Главный бухгалтер
ООО «Цветик-семицветик»
А.А. Медведева

04.12.2015

***

Если из свидетельства о регистрации транспортного средства видно, что работник не собственник авто, то велика вероятность возникновения спора с проверяющимиПисьма Минфина от 30.04.2015 № 03-04-05/25434, от 08.08.2012 № 03-04-06/9-228; ФНС от 25.10.2012 № ЕД-4-3/18123@. Поскольку и Минфин, и ФНС считают, что личное имущество — это имущество работника, принадлежащее ему исключительно на праве собственности. А если работник — не собственник авто, то с суммы компенсации за его использование нужно удерживать НДФЛ. Кстати, фонды при проверке могут доначислить вам еще и взносы.

Все такие доначисления вы можете успешно оспорить в суде. Ведь в ст. 188 ТК РФ намеренно использован термин «личное», а не «собственное». Таким образом, законодатель отделил имущество, принадлежащее работнику, от имущества организации. А поскольку в законодательстве отсутствует понятие «личное имущество», суды признают личным все имущество, принадлежащее работнику на любом законном основаниист. 188 ТК РФ; Определение ВАС от 24.01.2014 № ВАС-4/14; Постановление АС СЗ0 от 06.08.2015 № А56-4823/2014.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Автомобиль»:

Закладка Постоянная ссылка.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *