Затраты на содержание аппарата управления

РАСХОДЫ НА СОДЕРЖАНИЕ АППАРАТА УПРАВЛЕНИЯ

Смотреть что такое «РАСХОДЫ НА СОДЕРЖАНИЕ АППАРАТА УПРАВЛЕНИЯ» в других словарях:

• расходы на содержание аппарата управления — 1. На уровне государства это затраты денежных средств на содержание органов государственной власти, государственного управления, суда, прокуратуры. 2. Применительно к предприятию, компании, фирме это расходы на содержание лиц, занятых управлением … Справочник технического переводчика

• РАСХОДЫ НА СОДЕРЖАНИЕ АППАРАТА УПРАВЛЕНИЯ — 1. на уровне государства это затраты денежных средств на содержание органов государственной власти, государственного управления, суда, прокуратуры; 2. применительно к предприятию, компании, фирме это расходы на содержание лиц, занятых управлением … Большой бухгалтерский словарь

• РАСХОДЫ НА СОДЕРЖАНИЕ АППАРАТА УПРАВЛЕНИЯ — затраты денежных средств на содержание органов государственной власти, государственного управления, суда, прокуратуры и др. Включают в себя фонд заработной платы работников аппарата управления, который составляет большую часть затрат, расходы на… … Энциклопедический словарь экономики и права

• РАСХОДЫ НА СОДЕРЖАНИЕ АППАРАТА УПРАВЛЕНИЯ — затраты денежных средств на содержание органов государственной власти, государственного управления, суда, прокуратуры и др. Включают фонд заработной платы работников аппарата управления, который составляет большую часть затрат, расходы на… … Большой экономический словарь

• расходы на содержание аппарата управления — затраты денежных средств на содержание органов государственной власти, государственного управления, суда, прокуратуры и др. Включают фонд заработной платы работников аппарата управления, который составляет большую часть затрат, расходы на… … Словарь экономических терминов

• расходы административно-управленческие — Расходы на содержание аппарата управления; расходы на содержание служебных легковых автомобилей; расходы на содержание охраны; расходы на служебные командировки. Тематики бухгалтерский учет … Справочник технического переводчика

• РАСХОДЫ, АДМИНИСТРАТИВНО-УПРАВЛЕНЧЕСКИЕ — расходы на содержание аппарата управления; расходы на содержание служебных легковых автомобилей; расходы на содержание охраны; расходы на служебные командировки … Большой бухгалтерский словарь

• РАСХОДЫ, АДМИНИСТРАТИВНО-УПРАВЛЕНЧЕСКИЕ — расходы на: содержание аппарата управления, содержание служебных легковых автомобилей, содержание охраны; служебные командировки … Большой экономический словарь

• расходы донавигационные — Затраты на содержание флота, портов (пристаней) и других транспортных предприятий на зимнем отстое (до открытия навигации), на ремонт флота, содержание аппарата управления пароходства, общеэксплуатационные расходы и др. Включаются в себестоимость … Справочник технического переводчика

• РАСХОДЫ ГОСУДАРСТВЕННЫЕ — денежные затраты государства, связанные с его функционированием и использованием огосударствленной части национального дохода. Из государственного бюджета финансируются наиболее крупные и важные с общенациональной точки зрения государственные… … Большой Энциклопедический словарь

Для того чтобы воспрепятствовать необоснованному росту численности работников аппарата управления министерства и ведомства ежегодно устанавливают лимиты расходов на содержание аппарата управления в форме предельных ассигнований с учетом заданий по сокращению этих расходов.  

Производственное объединение в пределах общего фонда заработной платы, ассигнований на содержание аппарата управления и в соответствии с предусмотренным уставом объединения перечнем производственных единиц разрабатывает структуру и штаты объединения применительно к типовым структурам и штатам и нормативам численности инженерно-технических работников и служащих. Структура и штаты объединения утверждаются генеральным директором (директором), который на основе действующего законодательства устанавливает и изменяет должностные оклады инженерно-технических работников и служащих в соответствии со схемой должностных окладов и в пределах фонда заработной платы, исчисленного по средним окладам схемы должностных окладов, а также утверждает смету расходов на содержание аппарата управления объединения в пределах ассигнований, установленных вышестоящим органом на эту цель.  
Расходы на текущий ремонт инвентаря, числящегося в основных средствах конторы, и на текущий ремонт зданий конторы на данную статью не относятся. Эти расходы включаются в статью Расходы на содержание аппарата-управления . Не включаются также в данную статью затраты на текущий ремонт зданий и оборудования вспомогательных производств и на текущий ремонт основных фондов непроизводственного назначения. Расходы на текущий ремонт зданий и оборудования вспомогательных производств относятся на себестоимость продукции (работы) этих производств и затем распределяются по статьям издержек обращения по соответствующему назначению.  
При планировании на нефтебазах и наливных пунктах расходов на содержание аппарата управления учитываются предельные ассигнования на содержание аппарата управления, утвержденные на текущий год и мероприятия по их снижению амортизационные отчисления на здание конторы сметы затрат на содержание здания конторы сметы затрат на текущий ремонт здания конторы и текущий ремонт основных фондов, находящихся в конторе.  
Поквартальная разбивка затрат по статье Расходы на содержание аппарата управления , как правило, производится равномерно.  
Планирование издержек обращения в территориальных нефтеснабсбытовых управлениях. Расходы по статьям Расходы на содержание аппарата управления и Прочие расходы планируются аналогично планированию таких же статей затрат на нефтебазах и наливных пунктах. Планирование Процентов за кредит включает в себя также суммы, уплачиваемые территориальными управлениями за пользование банковским кредитом по транзитному обороту нефтепродуктов.  

Квартальные отчеты включают баланс по основной деятельности предприятия, отчеты о выполнении плана по себестоимости продукции, расходах на содержание аппарата управления (представляется в составе отчета за 9 месяцев), выполнении плана по прибыли и се распределении, содержании детских дошкольных учреждений, выполнении плана научно-исследовательских п конструкторских работ, расчет отчислений в фонды экономического стимулирования. Предприятия представляю квартальные бухгалтерские отчеты не позднее 12 числа следующего за отчетным периодом месяца (производственные объединения— не позднее 15 числа).  
Кроме охарактеризованных, в состав годового отчета входят следующие формы приложение к балансу (средства, затраты и источники финансирования капитального строительства) приложение к балансу —форма № 2 (расшифровка стр. 020 — использование прибыли) отчет о содержании детских дошкольных учреждений — форма № 3-дс отчет о недостачах, хищениях, порче и повреждениях грузов при перевозке на транспорте— форма № 1-п отчет о расходах на содержание аппарата управления — форма № 14 сводная таблица основных технико-экономических показателей, комплексно характеризующих хозяйственную деятельность предприятия (объединения)— форма № 22 и некоторые другие. Отчеты о выполнении плана производства продукции —форма № 1-п, по себестоимости — форма № 1-е, труду и заработной плате — форма № 2-т формально в состав годового отчета не входят, но основой их составления являются данные бухгалтерского учета.  
Данный принцип может быть реализован лишь при наличии у предприятия нормативной базы, содержащей нормативные, сметные (бюджетные) показатели, рассчитываемые на основании первичной технологической, конструкторской, финансовой и административной документации и используемые для разнообразных нужд управления определения нормативных сумм затрат на производственные и коммерческие процессы, лимитирования отпуска в производство и на хозяйственные цели материальных и топливно-энергетических ресурсов, расчетов фондов оплаты труда, численности персонала, смет расходов на содержание аппарата управления, проектов отпускных цен и т.п. Вместе с тем в отечественной практике действуют лишь отдельные фрагменты нормативной базы.  
Расходы на содержание аппарата управления цехом  
В новой ф. № 6 Отчет о целевом использовании полученных средств имеется информация за предыдущий и отчетный годы о поступивших в организацию средствах в виде вступительных, членских и добровольных взносов о доходах от предпринимательской деятельности и использованных средствах, в частности, расходах на целевые мероприятия (социальная и благотворительная помощь, проведение конференций, семинаров и т.п.) расходах на содержание аппарата управления (оплата труда, расходы на командировки и деловые поездки, содержание помещений и автомобильного транспорта, приобретение основных средств и иного имущества).  
Значительно увеличились расходы на содержание аппарата управления и прочего цехового персонала общий перерасход составил 618 тыс. руб. Кроме того, превышение сметы произошло по затратам на охрану труда (на 422 тыс. руб.). Таким образом, общий резерв снижения цеховых расходов составляет 4236 тыс. руб. Следует отметить, что при пересчете на фактический объем выпущенных изделий величина выявленного перерасхода еще больше, что свидетельствует о росте общепроизводственных расходов на рубль продукции.  
Финансовые результаты, полученные банком от непроизводственной (небанковской) деятельности, можно назвать неоперационной прибылью (убытком). Сюда входят расходы на содержание аппарата управления, сальдо штрафов, пени, сумма неустоек полученных и уплаченных, отчисления в резервы на возможные потери по ссудам и вложениям в ценные бумаги, суммы, восстановленные со счетов этих резервов, результаты текущей переоценки счетов в иностранной валюте и ценных бумаг, обращающихся на организованном рынке.  
Переменные и постоянные издержки. При исчислении себестоимости выпущенной продукции не все виды расходов в одинаковой степени зависят от размеров выработки. Одни из них, например расходы на основные материалы или на двигательную энергию, пропорциональны размерам выработки чем больше изделий вырабатывается, тем, соответственно, больше материалов или прямой заработной платы, или энергии надо израсходовать. Наоборот, другие расходы, например расходы на содержание аппарата управления, вовсе не увеличиваются и не уменьшаются строго пропорционально росту выработки или уменьшению выработки.  
Расходы на содержание аппарата управления в том числе расходы, связанные с оплатой труда (включая начисления) выплаты, не связанные с оплатой труда расходы на командировки и деловые поездки содержание помещений, зданий, автомобильного транспорта и иного имущества (кроме ремонта) ремонт основных средств и иного имущества прочие 090 091 092 093 094 095 096  
Вторая группа показателей характеризует содержание и организацию процесса управления, в том числе непосредственные результаты и затраты управленческого труда. В качестве затрат на управление учитываются текущие расходы на содержание аппарата управления, эксплуатацию технических средств, эксплуатацию зданий и помещений, подготовку и переподготовку кадров управления, а также единовременные расходы на исследовательские и проектные работы по созданию и совершенствованию систем управления, на приобретение вычислительной техники и других технических средств, используемых в управлении, затраты на строительство. Показатели оценки эффективности процесса управления отражают как количественные, так и качественные процессы. Эти показатели  
Экономический характер многих видов общепроизводственных и общехозяйственных расходов аналогичен, что и обусловливает одинаковый подход к их анализу. В этих расходах решающую роль играют расходы на содержание аппарата управления, большое место занимают амортизация и текущий ремонт основных фондов, возмещение износа МБП.  
К косвенным относятся затраты, связанные с выполнением нескольких договоров (заказов), управлением и организацией научно-технических работ (расходами на содержание аппарата управления, общетехнических и общехозяйственных служб и др.), а также расходы в экспериментальных и опытных производствах, не состоящих на самостоятельном балансе, которые прямо отнести на конкретный договор (заказ) не представляется возможным.  
Условно-постоянные расходы не зависят от объема товарооборота. К ним относят расходы на заработную плату (и отчисления на социальное страхование) работников при повременной оплате труда, расходы на текущий ремонт и амортизацию основных средств (фондов), затраты по охране труда и технике безопасности, значительную часть прочих расходов, расходы на содержание аппарата управления и др.  

Расходы на содержание аппарата управлений  
Расходы, не включаемые в состав расходов на содержание аппарата управления (амортизационные отчисления, арендная плата за помещения, износ малоценных и быстроизнашивающихся предметов, премии работникам управления, взносы в бюджет сумм экономии от сокращения расходов на содержание аппарата управления)  
В конце отчетного года производят закрытие операционно-результатных счетов, т. е. списывают сальдо по всем субсчетам счетов 46 Реализация , 47 Внутрисистемный отпуск товаров, работ и услуг на счет 99 Прибыли и убытки валовых доходов (разницы между суммой, вырученной от реализации товаров, тары, работ и услуг, и покупной — учетной стоимостью и налогом с оборота). На счет 99 в конце года списывают издержки обращения и расходы на содержание аппарата управления, учтенные (в течение года) на соответствующих субсчетах счета 44 Издержки обращения .  
Расходы по содержанию легкового, автотранспорта учитывают на счете 44 Издержки обращения в составе статей расходов на содержание аппарата управления. Автомобильный бензин и. смазочные материалы на работу легкового транспорта списывают исходя из норм, установленных на 100 км пробега.  
Расходы на содержание аппарата управления и домохозяйства . . . ……………….  
Условно-постоянные расходы не зависят от объема товарооборота. К ним относятся, например, расходы по текущему ремонту, расходы на содержание аппарата управления, заработная плата складского персонала и др.  
В состав статьи Расходы на содержание аппарата управления входят следующие затраты основная и дополнительная заработная плата с отчислениями на социальное страхование административно-управленческого персонала нефтебаз, наливных пунктов и автозаправочных станций выплаты из фонда заработной платы несписочного состава за работы, выполненные для административно- управленческого аппарата расходы на командировки работников административно-управ-  
Складские расходы — заработная плата складского персонала расходы на содержание и эксплуатацию, складских зданий и сооружений расходы на содержание и эксплуатацию подъемно-транспортных механизмов и складского оборудования расходы по текущему ремонту расходы по таре, хранению, подработке, сортировке и упаковке товаров расходы на содержание аппарата управления проценты за кредит2 расходы по приемке и отправке нефтепродуктов прочие складские расходы.  
Расходы территориальных нефтеснабсбытовых управлений расходы на содержание аппарата управления проценты за кредит2 прочие расходы.  
Зависимые издержки обращения используются для объективной оценки результатов финансово-хозяйственной деятельности организаций. К зависимым издержкам относятся транспортные расходы по перевозкам нефтепродуктов на другие нефтебазы, филиалы и автозаправочные станции своего улра-вления, расходы по таре, приемке, хранению, подработке и отправке нефтетоваров, непроизводительные расходы, все расходы на содержание аппарата управления нефтебазой, потери и пересортицы нефтепродуктов и т. д.  
РАСХОДЫ НА СОДЕРЖАНИЕ АППАРАТА УПРАВЛЕНИЯ — затраты денежных средств на содержание органов гос. управления, аппаратов управления организацией, включающие заработную плату, отчисления на соц. страхование расходы на командировки, служебные разъезды и содержание легкового автотранспорта канцелярские, типографские, почтово-те-леграфные и телефонные расходы расходы на содержание и эксплуатацию зданий, помещений, инвентаря, ЭВМ и оргтехники, на подготовку, переподготовку и повышение квалификации управленческого персонала и др. затраты, связанные с работой аппарата управления.  
ТЕКУЩИЕ РАСХОДЫ (running expenses) — 1) расходы по отправке телеграфных переводов, аккредитивов и др. операциям, производимые по специальным поручениям клиентов и возмещаемые ими 2) по эмиссионным, инкассовым и др. операциям, не возмещаемые клиентами являются операционными расходами банка 3) не возмещаемые клиентами производятся за счет сметы банка по расходам на содержание аппарата управления в пределах ассигнований, выделенных на эту цель.  
Отчисления на социальное страхование по заработной плате и выплаты пособий по нетрудоспособности вследствие производственных травм. Расходы на подготовку кадров и содержание учебных комбинатов, по рекламе и светооформлению автозаправочных станций, на научно-исследовательские работы расходы, связанные с мероприятиями по борьбе с паводками, не имеющими размера стихийных бедствий, по паспортизации нефтебаз и калибровке резервуарных емкостей, экономия от сокращения штатов, стоимость изготовления выданных талонов на АЗС, судебно-арбитражные расходы, расходы на содержание добровольных пожарных дружин и стоимость пеногенераторного порошка, израсходованного на тушение пожаров или пришедшего в негодность из-за истечения сроков хранения, отчисления на культурно-массовую и физкультурную работу профсоюзных организаций, премии работникам управления, взносы в бюджет сумм экономии от сокращения расходов на содержание аппарата управления  
Расходы на содержание аппарата управления нефтеснабжен-ческих организаций учитывают на отдельном субсчете счета 44 Издержки обращения .  

Административно-управленческий персонал (АУП)

Административно-управленческий персонал (АУП) – это работники предприятия, которые непосредственно выполняют функции управления организацией.

Состав административно-управленческого персонала

В большинстве случаев принадлежность к административно-управленческому персоналу (АУП) определяется как по наличию или отсутствию производственной функции, так и по необходимости осуществления деятельности работника предприятия для нормального функционирования организации.

К административно-управленческому персоналу в целом относятся:

• Генеральный директор и руководителей всех уровней.

• Заместители руководителей всех уровней. Сотрудники, замещающие руководителей, исполняют их прямые функции при необходимости и поэтому также входят в административно-управленческий персонал организации.

• Работники, возглавляющие структурные подразделения на предприятиях.

• Главный бухгалтер и другие сотрудники бухгалтерии. Главный бухгалтер является ответственным лицом и считается должностью первого звена руководства. Несмотря на то, что деятельность бухгалтерии напрямую не связана с управлением в целом, учитывая её абсолютную необходимость для хозяйственной деятельности и отсутствие производственной составляющей, главный бухгалтер и все сотрудники бухгалтерии относятся к административно-управленческому персоналу.

• Сотрудники финансового отдела.

• Сотрудники отдела кадров. Сотрудники кадрового отдела также не участвуют в производстве товарно-материальных ценностей или непосредственном оказании услуг клиентам, за которые субъект хозяйствования будет получать прибыль. Однако наличие кадровых работников также является необходимым для предприятия, что относит сотрудников кадровой службы к структуре административно-управленческого персонала.

• Сотрудники планово-экономического отдела.

• Юристы. Юристы относятся к производственному персоналу только в тех случаях, когда они оказывают услуги клиентам организации. Если же юристы работают только на само предприятие и в его интересах, то они являются частью административно-управленческого персонала.

• Другие категории сотрудников. К таким сотрудникам организации относятся делопроизводители, работники канцелярии и другие сотрудники, которые выполняют административную деятельность, обеспечивающую нормальное функционирование предприятия.

Задачи, решаемые административно-управленческим персоналом

Административно-управленческий персонал необходим прежде всего для управления предприятием.

При этом административно-управленческий персонал осуществляет контроль над выполнением функций, возложенных на остальных сотрудников, а также регулирует их деятельность.

Задачи административно-управленческого персонала могут быть следующими:

• Управление. Административно-управленческий персонал должен руководить всем происходящим на предприятии. Такие работники обязаны организовывать все жизненно необходимые процессы для обеспечения бесперебойного производства продукции либо функционирования предприятия.

• Контроль. Задача всех руководителей — обеспечивать эффективный контроль за подчиненными сотрудниками. Кроме этого, работники административного персонала также должны контролировать и другие аспекты деятельности предприятия.

• Организация труда. Организация труда — это создание оптимальной структуры управления. Руководитель подбирает работников для конкретной работы, делегируя им задания или полномочия, либо право использовать ресурсы предприятия;

• Мотивация (активизация). Мотивация (активизация) — это совокупность методов, стимулирующих работников к наиболее эффективной работе;

Решая эти задачи, административно-управленческий персонал обеспечивает эффективность деятельности организации.

Расходы на содержание административно-управленческого персонала

Расходы на содержание административно-управленческого персонала относятся к затратам по управлению предприятиями и организациями.

В административно-управленческие расходы включаются:

• заработная плата административно-управленческого персонала предприятия;

• отчисления с заработной платы административно-управленческого персонала предприятия, подлежащие уплате во внебюджетные фонды;

• амортизация по объектам основных средств, используемых в работе административно-управленческого персонала предприятия (компьютеры, принтеры, сканеры и т.д.);

• расходы на бухгалтерскую программу и справочно-правовые системы (например, СПС «КОНСУЛЬТАНТ», СПС «ГЛАВБУХ» или СПС «ГАРАНТ»);

• расходы на служебные командировки;

• канцелярские, почтовые и телефонные расходы;

• расходы на легковой транспорт;

• затраты на содержание и текущий ремонт инвентаря и зданий административно-управленческого назначения;

• расходы на повышение квалификации специалистов;

• расходы на содержание охраны, и т.п.

Величина административно-управленческих расходов в основном определяется численностью административно-управленческого персонала предприятия.

Снижению административно-управленческих расходов способствуют мероприятия, направленные на упрощение структуры управления, сокращение численности административно-управленческого персонала предприятия, улучшение организации и технической оснащенности их труда.

Порядок отражения расходов на содержание административно-управленческого персонала в бухгалтерском учете

Учет расходов на содержание административно-управленческого персонала предприятия (за­ра­бот­ная плата, от­чис­ле­ния на со­ци­аль­ные нужды, ма­те­ри­аль­ные рас­хо­ды и иные за­тра­ты) от­ра­жа­ют­ся на сче­тах учета за­трат, не свя­зан­ных с про­из­вод­ством то­ва­ров, вы­пол­не­ни­ем работ или ока­за­ни­ем услуг.

Как пра­ви­ло, для этого ис­поль­зу­ет­ся счет 26 «Об­ще­хо­зяй­ствен­ные рас­хо­ды», по де­бе­ту ко­то­ро­го и со­би­ра­ют­ся за­тра­ты, свя­зан­ные с со­дер­жа­ни­ем административно-управленческого персонала предприятия.

В торговых ор­га­ни­за­ци­ях рас­хо­ды на содержание административно-управленческого персонала предприятия могут от­ра­жать­ся на счете 44 «Рас­хо­ды на про­да­жу».

Порядок отражения расходов на содержание административно-управленческого персонала в налоговом учете

Согласно подпункту 18 пункта 1 статьи 264 Налогового Кодекса Российской Федерации (НК РФ) к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на управление организацией или отдельными ее подразделениями, а также расходы на приобретение услуг по управлению организацией или ее отдельными подразделениями.

Расходы на управленческий персонал

Главная » Предпринимателю » Расходы на управленческий персонал

Статью подготовил директор по развитию предпринимательства и конкуренции ОАО «Акса» Корчагин Юлиан Андриянович. Связаться с автором

Вернуться назад на Управленческие расходы
В учетной политике управленческого учета следует представить квалификацию затрат на персонал, например: «К затратам на персонал относятся все понесенные компанией затраты с момента начала поиска сотрудника до момента прекращения юридических отношений с ним».
Классификация этих затрат задается в соответствии:
• с их целевым назначением;
• с категориями персонала, с которым связано их возникновение.
Классификация затрат на персонал по их целевому назначению. В управленческой учетной политике нужно отразить классификацию затрат на персонал в зависимости от их целевого назначения; перечислить группы затрат, выделенных на ее основе. Желательно сформулировать определение каждой из этих групп и представить более или менее исчерпывающий перечень подпадающих под них затрат. Такую классификацию рекомендуется проводить в разрезе стадий сотрудничества с персоналом.
Представленный перечень и квалификация групп затрат – базовые. Их можно адаптировать с учетом особенностей конкретной компании.
Например – дополнить перечень. Если массовый набор персонала проводится в одном месте, а выполнять свои трудовые обязанности сотрудники будут в другом, то на стадии «Получение возможности сотрудничества с персоналом» может быть дополнительно выделена группа «Доставка персонала к месту работы», куда войдут затраты на переезд сотрудников и членов их семей, подъемные и т. д.
При необходимости можно изменить квалификацию отдельных групп затрат (в результате поменяется и их состав).
Классификация затрат на персонал по категориям сотрудников. В учетной политике управленческого учета необходимо также представить классификацию затрат по категориям персонала, с которым связано их возникновение, – основного производственного, вспомогательного, административно-управленческого и т. д. Это важно, так как подходы к учету затрат на сотрудников различных категорий отличаются.
Например, оплата труда основного производственного персонала должна квалифицироваться как затраты на основное производство (и учтена в соответствующем регистре), прямо включена в себестоимость продуктов и в отчете о доходах и расходах представлена по статье «Себестоимость реализованной продукции».
Относя сотрудников к той или иной категории, следует принимать во внимание их экономическую роль в деятельности компании, а не формальную принадлежность к тому или иному подразделению в рамках организационной структуры.
Например, юристы компании традиционно относятся к категории административно-управленческого персонала, поскольку деятельность юридической службы носит ярко выраженный административный характер и касается предприятия в целом.
Однако в составе службы может быть сотрудник (или сотрудники), курирующий заключение договоров с покупателями и решение хозяйственных споров с ними. Эти функции носят в большей степени коммерческий, чем административный характер, и потому этого специалиста следует отнести к коммерческому персоналу.
Чтобы правильно классифицировать затраты по этому признаку, категорию каждого сотрудника нужно устанавливать в зависимости от того, с какой группой процессов связана его работа.
Часто затраты на оплату труда квалифицируют некорректно: к ним относят материальную помощь, компенсации расходов на аренду жилья, коммунальных услуг, оплату путевок на лечение и отдых, прочие выплаты компании в адрес персонала.
Чтобы избежать таких ошибок, в управленческой учетной политике следует привести квалификацию затрат на оплату труда вместе с комментариями по ее применению.
Формулировка может быть такой:
«К затратам на оплату труда относятся суммы выплачиваемых сотрудникам денежных средств и стоимость передаваемых им материальных благ (работ, услуг), носящих характер вознаграждения за исполнение сотрудниками своих трудовых обязанностей.
Прочие затраты, связанные с предоставлением персоналу каких-либо благ или с выплатами в адрес конкретного сотрудника, но имеющие не характер вознаграждения (за исполнение трудовых обязанностей), а иное целевое назначение – создание условий для исполнения сотрудниками своих трудовых обязанностей, повышение лояльности персонала, восстановление и развитие персонала и т. д., – не являются затратами на оплату труда и относятся на иные статьи затрат на персонал».
Затраты на специальную одежду и средства индивидуальной защиты не имеют однозначной квалификации. В управленческом учете она устанавливается на основе профессионального суждения менеджеров компании.
В большинстве случаев эти затраты квалифицируются как затраты на персонал.
Реже спецодежда и средства индивидуальной защиты рассматриваются как факторы (средства) обеспечения промышленной безопасности. И поэтому связанные с ними затраты входят как подстатья в статью «Затраты на обеспечение промышленной безопасности» (которая содержит также такие подстатьи, как «Затраты на содержание очистных сооружений», «Затраты на содержание средств пожарной и аварийной сигнализации», «Затраты на проведение профилактических мероприятий» и т. д.).

Управленческие методы
Управленческое управление
Управленческий анализ
Управленческие решения
Управление бизнесом

| | Вверх

Бюджет административных расходов

Многие специалисты в процессе бюджетирования не уделяют должного внимания административным расходам. Однако контролируемость таких расходов занимает важное место в управлении компанией, а также в планировании и анализе общего объема расходов. Особенность административных расходов в том, что они не связаны напрямую с объемами хозяйственной деятельности. Часто при снижении объемов операционной деятельности можно наблюдать рост административных расходов. Как решить данную проблему? Нужно составить реалистичный бюджет административных расходов.

«КЛАССИКА» В МЕТОДАХ

Процесс бюджетирования многогранный, поэтому для формирования статей расхода применяются разные методы. Главное — подходить к бюджетированию с учетом особенностей как самих статей, так и современных условий ведения бизнеса.

Рассмотрим ключевые методы формирования бюджета административных расходов.

Первый метод — ограничение административных расходов определенным процентом. Примеры:

• численность управленцев в процентах от численности основных рабочих;
• фонд оплаты труда управленцев в процентах от ФОТ основных рабочих;
• административные расходы в процентах от объема реализации и т. п.

В настоящее время такой метод применяется крайне редко. Объяснить это довольно просто. Неотъемлемой частью современных технологических процессов является их автоматизация, что приводит к снижению количества основных оизводственных рабочих. Одновременно численность административно-управленческого персонала (АУП) остается неизменной. При таких условиях процент АУП по сравнению с численностью основных рабочих возрастает.

Может возникнуть противоположная ситуация. Предприятие осуществило автоматизацию, численность производственных рабочих сократилась, объем производства значительно вырос. Как следствие, требуется больше заказов покупателей, нужно искать новых оптовых закупщиков, расширять рынки сбыта. В данном случае предприятие не уменьшает численность управленцев, а увеличивает. Соответственно, растут расходы, причем не только по оплате труда, в отделах продаж, маркетинга, логистики, юридическом отделе и в бухгалтерии.

Второй метод — постфактумный (от достигнутого). Суть метода: административные расходы прошлого периода индексируют на уровень инфляции. Применяя такой метод, важно учитывать изменения в структуре и бизнес-процессах предприятиях. Например, за прошлый год могли произойти такие изменения: создали новые подразделения (отдел активных продаж, отдел развития, отдел тендерных закупок), отдельные функции отдали на аутсорсинг (кол-центр, маркетинг, бухгалтерия, охрана).

Третий метод — привязка административных расходов к конечному результату (например, административный бюджет зависит от прибыли). Большинство собственников и топ-менеджмент предпочитали бы пользоваться именно этим методом, поскольку он действительно эффективен. Однако привязка к конечному результату абсолютно всего объема административных расходов труднореализуема. Такой метод оптимально использовать при планировании ФОТ финансового директора, отдела продаж.

Четвертый метод — договорной. Суть метода: административный бюджет планируют строго в соответствии с заключенными договорами и оговоренными в них суммами на закупку канцтоваров, оргтехники и т. п.

СТАТЬИ РАСХОДОВ

Основные статьи административных расходов представлены на рисунке.

Рассмотрим особенности бюджетирования отдельных статей расхода.

Планируя расходы на канцелярию и связь, нужно предварительно проверять, не используются ли они впустую, в личных целях. При проработке этих статей часто устанавливают лимит на бумагу, Интернет и телефонные разговоры.

Формирование статей по транспортным расходам предусматривает прогнозирование расходов на оплату услуг сторонних перевозчиков, содержание собственного автотранспорта (как правило, речь идет о легковых автомобилях).

Часто в бюджет административных расходов не закладывают развитие информационных технологий, приобретение программного обеспечения. Если экономист поднимет этот вопрос перед руководителями административных подразделений, он может настоять на включении таких расходов в формируемый бюджет. В данном случае экономисту нужно инициировать подразделения подумать о том, какое новое эффективное программное обеспечение они бы могли (хотели) использовать в своей работе и что это даст компании в целом.

У компаний, которые следят за инновациями, такая статья может быть достаточно существенной: CRM, ERP, WMS-системы, обновление программного обеспечения в бухгалтерии. Если компания уже пользуется какой-либо системой, то спланировать расходы на обслуживание и обновление не составит труда, поскольку систему обслуживает фирма-поставщик, а компания ежемесячно перечисляет абонентскую плату.

Наиболее просто спланировать расходы на аренду, амортизацию зданий, сооружений, оборудования: ставки амортизации известны, а обновление таких основных средств планируется редко. Что касается арендной платы, то сумма расходов прописана в договоре.

В отношении рассматриваемой статьи важно установить правило: начальники отделов в процессе бюджетирования должны определиться, какая компьютерная техника требует обновления и нужна ли новая офисная мебель.

Перед тем как планировать покупку нового компьютера, рекомендуем проверить, задействованы ли в работе имеющиеся компьютеры.

Довольно часто в бюджет не закладывают и судебные издержки. Тем не менее, если в настоящее время контрагентам направлены претензии, если уже проходят судебные разбирательства, следует запланировать расходы на судебный сбор, оплату услуг экспертов, командировки юриста (проезд, проживание).

ЭТО ВАЖНО

Статья судебных расходов в составе административного бюджета обязательно должна быть запланирована, если компания отгружает продукцию в долг, с отсрочкой платежа, работает по предоплате с поставщиками и подрядчиками

Консультационные услуги могут носить разовый характер, но компании сейчас предпочитают пользоваться годовым абонентским обслуживанием. Как правило, это бухгалтерия.

Если компания обязана проходить обязательный аудит, такие расходы вносят в бюджет. Необходимо проводить экономическое обоснование выбора консультанта/аудитора, запрашивать подробные сметы и калькуляции стоимости услуг.

Чтобы спланировать расходы на расчетно-кассовое обслуживание и услуги банков, нужно иметь информацию о количестве открытых счетов, тарифах банка на различные услуги, объемах движения денежных средств по счету, объемах других услуг.

Следует помнить, что плату за свои услуги банки производят самостоятельно, то есть списывают сумму, зафиксированную в договоре, со счета компании. Вы не найдете стандартных актов выполненных услуг, но сможете увидеть такие суммы в банковской выписке. Банки берут дополнительную плату за выдачу справок, дубликатов выписок для суда. Эти суммы также нужно запланировать в бюджете.

БЮДЖЕТ ФОНДА ОПЛАТЫ ТРУДА

Значительный удельный вес в бюджете административных расходов будет занимать фонд оплаты труда административно-управленческого персонала. Как и административный бюджет, бюджет на оплату труда нужно составлять с разбивкой по структурным подразделениям. По каждому подразделению целесообразно выделять:

• постоянную часть — формируется на основе штатного расписания, утвержденных тарифных сеток и тарифных ставок;
• переменную часть — премирование на основе схем мотивации. Для расчета этой части необходимо получить данные о показателях, используемых в схемах мотивации соответствующих служб.

Исходя из специфики подразделения, переменная часть может быть не у всех сотрудников. Некоторые работают по фиксированной ставке, например бухгалтерия.

Переменная часть присутствует не в каждом календарном месяце. Возможные причины:

• начисление переменной части осуществляется по завершении проекта, а проект, например, в январе еще не будет завершен;
• отдел только создан и в первые месяцы говорить о переменной части рано;
• предусмотрены квартальные показатели премирования.

Принцип деления заработной платы на постоянную и переменную части значительно упрощает не только процесс бюджетирования, но и анализ, корректировку бюджета. Сразу будет видно, где возник перекос и в чем его причина.

Схемы мотивации предусматривают депремирование сотрудников, но не рекомендуется суммы вероятных штрафов закладывать в бюджет. Это может демотивировать сотрудников, даже если в компании строгие корпоративные правила и штрафы в определенном объеме всегда имеют место.

Одна из ошибок в данном бюджетном процессе — планирование максимальной заработной платы. Например, по штату положено десять сотрудников, и ФОТ планируют на десять человек на весь плановый год, хотя на момент формирования бюджета есть две вакансии. Одна будет заполнена в середине февраля, вторая — в конце мая. Одновременно планируется максимально возможная премия. Такой подход чреват финансовыми потерями.

Во-первых, создаются излишние резервы на фонд оплаты труда, в то время как деньги должны быть в обороте.

Во-вторых, когда подобная ситуация имеет место по всем структурным подразделениям, то для покрытия расходов многие компании берут кредит, тратят средства на экспертизу залогового имущества, платят банку проценты и комиссионные вознаграждения, а потом оказывается, что предприятие может выплатить зарплату из собственных средств, без кредита.

Представим пример бюджета на оплату труда административно-управленческого персонала крупного производственного предприятия (основные виды деятельности — производство и оптовые продажи).

Бюджет на оплату труда административно-управленческого персонала

(в составе бюджета административных расходов) на 2016 г., тыс. руб.

Директор по персоналу: Рыжова Г. Д. ___________

Начальник ПЭО: Головная М. В. _________

БЮДЖЕТ НА ОБУЧЕНИЕ ПЕРСОНАЛА

Сегодня компании стремятся обучать не только сотрудников отдела продаж, но и категории административно-управленческий персонал. Такое обучение направлено на соблюдение корпоративных правил, командообразование, повышение лояльности, развитие лидерских качеств.

ЭТО ВАЖНО

Бюджет на обучение не является обязательной статьей расходов, поэтому в отношении данного бюджета необходим строгий регламент.

Существует два подхода к формированию бюджета на обучение.

Первый подход: руководство просто выделяет на обучение фиксированную сумму. Исходя из ее размера, специфики компании и представлений менеджера, который эту сумму будет осваивать, формируется сам бюджет.

Если сумма бюджета на обучение будет достаточно крупной, то могут возникнуть негативные последствия. Вначале многие сотрудники, особенно молодежь, проявляют интерес к обучению и охотно записываются на различные курсы, семинары, бизнес-тренинги. Со временем таких желающих остается все меньше и меньше, но бюджет на обучение по-прежнему выделяется, ведь он запланирован на год. Обучение превращается в добровольно-принудительное мероприятие, эффективность его резко сокращается, о чем ответственный менеджер особо не задумывается. Ведь если он в текущем году отведенную сумму не потратит, то в следующем бюджет на эти нужды значительно сократят.

Чтобы не допустить подобных растрат, приступать к планированию бюджета нужно только после того, как программа обучения, разработанная менеджером по персоналу, пройдет одобрительное согласование у начальников отделов (ведь именно их сотрудники будут посещать тренинги и семинары) и будет утверждена высшим руководством.

Второй подход к формированию бюджета основан на инициативе со стороны сотрудников. Согласно специальному регламенту руководитель структурного подразделения, планирующий обучить своих работников, заранее подает соответствующие заявки и самостоятельно согласовывает план обучения с топ-менеджментом компании. Если директор утверждает план обучения такому начальнику отдела, то затраты относятся на соответствующее подразделение. В данном случае сумма затрат на обучение определяется исходя из потребностей, с учетом возможностей компании.

Целесообразно в бюджете на обучение запланировать небольшой резерв на тот случай, если появится информация, например, о каком-то интересном семинаре или что-то изменится в законодательстве.

Бюджет затрат на обучение персонала (в составе бюджета административных расходов), тыс. руб.

Финансовый директор: Медведев В. Г. ___________

Начальник ПЭО: Головная М. В. ___________

В данном бюджете предусмотрено, что обучение будет проводить приглашенный бизнес-тренер, оплата услуг которого зависит от количества обучающих сотрудников и количества часов обучения (согласно прайс-листу бизнес-тренера).

Процесс обучения предусматривает обеспечение учеников раздаточным материалом. Это делает обучение более эффективным, поскольку непосредственно на рабочем месте можно применить полученные знания. Раздаточный материал — дополнительная статья расходов. Отдельные учебные центры заранее закладывают стоимость раздаточного материала в стоимость обучения одного сотрудника, поэтому статей группы 4.1.2 в бюджете может и не быть.

Если компания планирует обучение впервые, то необходимо инвестировать в программное обеспечение и оборудование учебного класса (группа статей 4.2). Такие инвестиционные затраты носят разовый характер, осуществляются перед началом учебного процесса.

Планирование закупки основных средств базируется на информации о количестве сотрудников в одной учебной группе. В рассматриваемом бюджете предусмотрено, что в группе будет не более 11 человек (плюс один бизнес-тренер). Необходимо закупить 12 стульев и круглый стол определенного размера. Если компания крупная, то для бюджетирования нужно иметь график прохождения обучения. Не исключен вариант, что потребуется увеличить количество человек в группе, если желающих пройти обучение будет много. Следовательно, придется дополнительно закупать офисную мебель.

РОЛЬ ШТАТНОЙ ЧИСЛЕННОСТИ

Если экономист, работающий над бюджетом, знает, что компания развивается, планируется открытие представительств в регионах, выход на новые рынки, он должен получить график приема персонала на работу, график открытия торговых точек. От таких графиков напрямую зависит, в какие месяцы запланировать увеличение ФОТ, затрат на оборудование новых рабочих мест, на аренду, связь, канцелярию, обучение. Это оказывает влияние на значение бюджетных показателей, на итоговое финансово-экономическое состояние компании.

Если планируется закрыть филиал, сократить по каким-либо причинам штат сотрудников, то экономисту нужен график сокращения персонала (перевод на другую работу, перевод на другое юридическое лицо и т. п.) и график закрытия представительств.

График приема персонала на работу — 2016 год

Структура	Должность	Количество человек	Плановая зарплата в месяц, руб.	Месяц приема
оловной офис	Программист		60 000,00	Август
	Начальник отдела по работе с розничными сетями		86 000,00	Январь
	Специалист по договорам		35 000,00	Февраль
	Экономист		36 000,00	Февраль
	Менеджер по продажам		42 000,00	Февраль
	Мерчандайзер		25 000,00	Май
	Водитель-курьер		20 000,00	Май
Филиал в Краснодарском крае	Директор филиала		80 000,00	Февраль
	Менеджер по продажам		40 000,00	Апрель
	Бухгалтер		35 000,00	Апрель
Итого

Директор по персоналу: Казанцев А. Л. ___________

БЮДЖЕТ АДМИНИСТРАТИВНЫХ РАСХОДОВ

Бюджет административных расходов рекомендуется составлять в разрезе подразделений, так как это значительно упрощает его анализ (смотрите пример бюджета ООО «Инновация»; для упрощения подачи материала в разрезе подразделений представлены только затраты на оплату труда).

Разрабатывая бюджет, важно добиться его информативности. Бюджет должен быть достаточно подробным и не громоздким. Задача используемого программного обеспечения — сложить и разложить бюджет по уровням вложенности, предоставить различные вариации сортировки и выборки данных, обеспечить удобство контроля и анализа.

Если за каждой статьей расхода закрепить цифровые шифры, это позволит избежать путаницы и двузначных трактовок при идентификации расходов. Цифровые шифры — это удобно. Например, если экономисту ПЭО необходимо согласовать заявку на оплату приобретение нового ноутбука для отдела логистики, он поставит соответствующий шифр, а специалист финансового отдела, принимая заявку к оплате, проверит, вписывается ли такой платеж в сумму по данной статье в бюджете.

Бюджет административных расходов на 2016 г., тыс. руб.

Финансовый директор: Медведев В. Г.___________

Начальник ПЭО: Головная М. В. ___________

«ДЕЛИКАТНАЯ» ОСОБЕННОСТЬ

Административный бюджет является одним из самых «деликатных» бюджетов. Сотрудник, ответственный за такой бюджет, должен быть максимально неконфликтным. Если взять, например, бюджет производства, то как бы ни был настроен против цифр директор по производству, здесь действуют строгие технологические нормы на материалы, трудозатраты. Кроме того, о производстве есть исчерпывающие данные в нескольких структурах: бухгалтерии, отделе нормирования, финансовом и планово-экономическом отделах. Эти данные четко задокументированы, их достаточно для бюджетирования.

Что касается административно-управленческого персонала, то директора, курирующие то или иное направление, стремятся получить максимум финансирования именно для своего департамента.

Первая причина: имея максимум возможностей, не нужно просить в дальнейшем оплатить необходимые, но не предусмотренные бюджетом расходы.

Вторая причина — амбиции: «Почему у меня, директора по персоналу, должно быть меньше финансирования, чем у директора по логистике». Часто аналогичные позиции занимают не только директора направлений, но и начальники отделов, желая таким образом закрепить свой авторитет.

Когда система бюджетирования натолкнется на непонимание и сопротивление со стороны таких руководителей, то эту преграду ни экономист, ни начальник ПЭО не смогут устранить самостоятельно. Данный вопрос будет вне их компетенции. Ситуация влечет либо приостановку процесса бюджетирования административных расходов, либо приспосабливание под тех или иных «несогласных». Последнее ведет к искажению методики расчета финансовых результатов. Как следствие, руководители принимают ошибочные управленческие решения, компания терпит убытки. Значит, процесс бюджетирования должен курировать генеральный директор или собственник компании. Малейшее сопротивление или нарушение регламента нужно строго пресекать.

Чтобы нивелировать конфликты, упростить процесс бюджетирования, довести до сотрудников суть, цели, задачи и методики бюджетирования, необходимо провести отдельный семинар (мастер-класс) для административно-управленческого персонала по вопросам составления бюджета. На семинаре должны присутствовать не только начальники отделов, директора направлений, но и те сотрудники, которые будут заниматься бюджетированием (от 1 до 3 человек от каждого отдела, в зависимости от его размера и специфики данных). Ведь так и бывает, что за бюджет по отделу отвечает начальник, но работает с цифрами, делает необходимые расчеты, готовит данные, взаимодействует и консультируется с экономистом ПЭО один из подчиненных.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Как показывает практика, довольно часто формируемый бюджет не соответствует стратегическим целям. Ситуация имеет место в случаях, когда собственник по сути сам управляет бизнесом, а директора исполняют его указания. Стратегия как таковая находится только в мыслях у собственника. Об этой «стратегии» имеют смутное и часто субъективное представление лишь директора и некоторые начальники отделов. Решение одно: стратегия должна быть формализована (четко определена) с помощью показателей, задающих направление развития.

Стратегия должна быть сформулирована на среднесрочную перспективу (3–5 лет) и разбита по годам. Формулировка «Завоевать рынок, увеличить продажи» не подходит. Пример правильной формулировки: «Увеличить продажи к 2020 г. — не менее 50 млрд руб. в год». На первый, 2016-й год: «Достичь продаж 18 млрд руб. в 2016 г.». Оперируя такой стратегией, в бюджет вписывают новое структурное подразделение — отдел по работе с торговыми сетями. Одновременно менеджер по персоналу может настаивать на увеличении бюджета на обучение персонала. Это правильно и логично.