Возмещение ГСМ сотруднику за использование личного автомобиля

Работники организации (генеральный директор, служба безопасности) используют личные транспортные средства в служебных целях. При этом сотрудники сами управляют транспортным средством и самостоятельно оплачивают расходы на бензин. По итогам месяца организация оплачивает работникам фактические расходы на приобретение ГСМ. Выплата компенсации за использование личных транспортных средств в служебных целях не планируется, только компенсация фактически понесенных расходов на приобретение ГСМ. В трудовых договорах данных работников нет указания на разъездной характер работы.
Как лучше оформить отношения с работниками в данной ситуации: как договор безвозмездного использования транспортного средства или как компенсацию за использование личного транспортного средства?

15 марта 2019

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
Делая выбор способа оформления отношений, организации следует учитывать следующие особенности налогообложения.
1. В случае оформления отношений способом компенсации за использование личного имущества суммы компенсации организацией работникам расходов на приобретение ГСМ, связанных с использованием личного транспорта, не подлежат обложению страховыми взносами и НДФЛ, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей, в размере, определяемом соглашением между организацией и такими сотрудниками. При этом размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам и быть документально подтвержден.
Однако организация вправе учесть в целях налогообложения прибыли затраты работника на приобретение ГСМ только в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92.
2. Возмещение расходов работникам на приобретение ГСМ по договору безвозмездного использования транспортного средства не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Однако существует риск переквалификации договора безвозмездного использования ТС, например, в договор аренды с экипажем, вследствие чего могут быть доначислены страховые взносы, НДФЛ, пени и санкции за их несвоевременную уплату.
При этом расходы на ГСМ могут быть учтены в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией в фактическом размере.
К минусам такого способа оформления отношений относится обязанность организации, получающей по договору в безвозмездное пользование ТС, включить в состав доходов доход в виде безвозмездно полученного права пользования ТС, определяемый исходя из рыночных цен на аренду идентичного транспортного средства.

Обоснование позиции:
Работники организации могут использовать свое личное транспортное средство (далее — ТС) в служебных целях, как передав его работодателю в безвозмездное пользование, так и без заключения такого договора, но с согласия или ведома работодателя и в его интересах, исходя из тех функций, которые они должны выполнять в соответствии с трудовым договором и должностной инструкцией.
Рассмотрим каждый из вариантов применительно к рассматриваемой ситуации.

1. Компенсация за использование личного ТС

Согласно ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества, в том числе ТС, работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) ТС, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
НДФЛ. В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.
Поскольку глава 23 «Налог на доходы физических лиц» НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядок их установления, то для целей применения п. 3 ст. 217 НК РФ следует руководствоваться положениями ТК РФ.
Таким образом, освобождению от обложения НДФЛ подлежат, в том числе, и суммы возмещения ГСМ в связи с использованием личного ТС работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора (смотрите, например, письма Минфина России от 23.01.2018 N 03-04-05/3235, от 14.12.2017 N 03-04-06/83831, от 05.12.2017 N 03-04-06/80616, от 24.11.2017 N 03-04-05/78097, от 26.09.2017 N 03-04-06/62152 и др.).
При этом должны иметься документы, подтверждающие нахождение в собственности налогоплательщика используемого имущества*(1), а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов (письма Минфина России от 23.01.2018 N 03-04-05/3235, от 14.12.2017 N 03-04-06/83831, от 05.12.2017 N 03-04-06/80616, от 20.04.2015 N 03-04-06/22274 и др.). Например, к документам, подтверждающим произведенные плательщиком расходы на ГСМ, можно отнести путевые (маршрутные) листы, авансовые отчёты с приложением чеков автозаправочной станции и др. (письмо ФНС России от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@).
Страховые взносы. Все виды установленных законодательством РФ компенсационных выплат, связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, не облагаются страховыми взносами, установленными НК РФ (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ). Таким образом, не подлежит обложению страховыми взносами установленная ст. 188 ТК РФ компенсация, выплачиваемая организацией работнику за использование им личного автотранспорта в служебных целях, в размере, определяемом соглашением между организацией и таким работником (письмо Минфина России от 23.10.2017 N 03-15-06/69146, постановление ФАС УО от 29.05.2014 N Ф09-2371/14 по делу N А76-15717/2013).
Полагаем, что данные положения распространяются и на возмещение расходов работников на приобретение ГСМ, связанных с использованием личного ТС, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (в служебных целях) в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником (смотрите также письмо Минтруда России от 25.07.2014 N 17-3/В-347). При этом размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного имущества для целей трудовой деятельности (письма Минфина России от 12.09.2018 N 03-04-06/65168, N 03-04-06/65170 и от 23.01.2018 N 03-04-05/3235, ФНС от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@).
Налог на прибыль. В целях главы 25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ).
При этом в целях налогообложения прибыли организаций расходами признаются экономически оправданные и документально подтвержденные затраты, произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).
На основании пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся, в частности, расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ*(2).
Суммы компенсаций сверх этих лимитов не могут уменьшать облагаемую прибыль (п. 38 ст. 270 НК РФ)*(3).

2. Договор безвозмездного использование ТС

В соответствии с п. 1 ст. 689 ГК РФ по договору безвозмездного пользования (договору ссуды) одна сторона (ссудодатель) обязуется передать или передает вещь в безвозмездное временное пользование другой стороне (ссудополучателю), а последняя обязуется вернуть ту же вещь в том состоянии, в каком она ее получила, с учетом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором. При этом в безвозмездное пользование могут быть переданы, в том числе, и ТС (п. 2 ст. 689, ст. 607 ГК РФ).
Глава 36 ГК РФ, регулирующая отношения по безвозмездному пользованию имуществом, не содержит норм, запрещающих работникам передавать своему работодателю ТС по договору безвозмездного пользования. Таким образом, работники организации могут использовать свое ТС в служебных целях, в том числе передав его работодателю в безвозмездное пользование.
НДФЛ и страховые взносы. Статьей 695 ГК РФ предусмотрено, что ссудополучатель обязан поддерживать ТС, полученное в безвозмездное пользование, в исправном состоянии, включая осуществление текущего и капитального ремонта, и нести все расходы на его содержание, если иное не предусмотрено договором безвозмездного пользования. Иными словами, обязанность по несению затрат по эксплуатации автомобиля будет определяться договором.
При этом то обстоятельство, что управление ТС осуществляется их владельцами — работниками общества и что они же оплачивают расходы по содержанию ТС, не может служить достаточным основанием для изменения юридической квалификация сделок (постановление Одиннадцатого ААС от 11.01.2008 N 11АП-5909/2007). Так, например, в постановлении Первого ААС от 22.05.2007 N 01АП-640/07 указано, что если ссудополучатель не осуществляет необходимый ремонт полученного имущества, но компенсирует ссудодателю стоимость этого ремонта, сумма такой компенсации не может рассматриваться как плата за пользование имуществом, которая позволила бы квалифицировать отношения сторон как регулируемые нормами ГК РФ об аренде.
Полагаем, что данные выводы судов применимы и к рассматриваемой ситуации. Таким образом, в рассматриваемой ситуации возмещение расходов работникам на приобретение ГСМ по договору безвозмездного использования ТС не облагается НДФЛ и страховыми взносами.
Однако существуют определенные риски, которые могут привести к переквалификации договора безвозмездного использования ТС, например, в договор аренды с экипажем, вследствие чего ФНС могут быть доначислены страховые взносы, НДФЛ, пени и санкции за их несвоевременную уплату.
Налог на прибыль. Согласно п. 8 ст. 250 НК РФ к внереализационным доходам отнесены доходы в виде безвозмездно полученного имущества (работ, услуг) или имущественных прав, за исключением случаев, указанных в ст. 251 НК РФ.
При получении имущества безвозмездно оценка доходов осуществляется исходя из рыночных цен, определяемых с учетом положений ст. 105.3 НК РФ, но не ниже рыночной цены аренды за аналогичное имущество. Информация о ценах должна быть подтверждена налогоплательщиком — получателем имущества документально.
Таким образом, организация, получающая по договору в безвозмездное пользование ТС, включает в состав доходов доход в виде безвозмездно полученного права пользования ТС, определяемый исходя из рыночных цен на аренду идентичного ТС (письма Минфина России от 14.06.2017 N 03-03-07/36870, от 17.02.2016 N 03-03-06/1/8746, от 07.03.2014 N 03-03-06/1/9966, письмо ФНС от 20.03.2015 N ГД-4-3/4430@, п. 2 информационного письма Президиума ВАС РФ от 22.12.2005 N 98).
При этом расходы на ГСМ могут быть учтены в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, как расходы на содержание служебного транспорта (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ), при условии, что расходы экономически оправданны и документально подтверждены (письмо Минфина России от 04.04.2007 N 03-03-06/4/37).
В заключение хотелось бы отметить, что в рассматриваемой ситуации для возмещения сотрудникам расходов на приобретение ГСМ при использовании личных автомобилей в служебных целях, по нашему мнению, самым безопасным вариантом с точки зрения налоговых рисков является выплата компенсации работникам за использование личного транспорта (в том числе ГСМ) в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора. Однако какой из вариантов оформления отношений выбрать в данном случае, предприятию необходимо определить самостоятельно исходя из специфики деятельности и приоритета налоговой экономии организации.

Рекомендуем ознакомиться со следующими материалами:
— Энциклопедия решений. Учет компенсаций за использование личных автомобилей в служебных целях;
— Энциклопедия решений. НДФЛ с компенсации за использование личного имущества работника;
— Энциклопедия решений. Договор безвозмездного пользования;
— Энциклопедия решений. Безвозмездное пользование транспортным средством;
— Энциклопедия решений. Налогообложение при безвозмездном пользовании. Учет у ссудополучателя;
— Вопрос: Облагаются ли НДФЛ и страховыми взносами суммы компенсации стоимости ГСМ и ремонта, выплачиваемые работникам помимо компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, ноябрь 2018 г.);
— Вопрос: Учредитель и генеральный директор организации (в одном лице) планируют использовать свой личный автомобиль для нужд организации. При этом на автомобиле будет ездить другой сотрудник. При каких условиях можно будет затраты, связанные с содержанием автомобиля, максимально включать в расходы организации для целей налогообложения? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, сентябрь 2016 г.);
— Вопрос: Организация ежемесячно заправляет по топливной карте личные транспортные средства сотрудников (главный инженер, прораб, инженер по охране труда и т.д.). Сотрудники используют личный транспорт в производственных целях (несколько строительных объектов), не в рамках командировок. Организация не является автотранспортной. Использование личного транспорта в служебных целях планируется оформить договором аренды или договором безвозмездного пользования. Можно ли списать ГСМ на затраты в целях налогообложения (налог на прибыль) с учетом возможных последствий по НДФЛ и страховым взносам? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июнь 2018 г.);
— Вопрос: Каковы способы оформления отношений организации с сотрудником при использовании им личного автомобиля в служебных целях? Как правильно компенсировать сотруднику затраты на топливо (бухгалтерский и налоговый учет)? Возможно ли учесть расходы на ГСМ, если отношения с сотрудником по использованию личного автомобиля в служебных целях не оформлены или имеется только приказ по организации по использованию автомобиля сотрудника? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, март 2015 г.);
— Компенсация за использование личного транспорта: налоги, взносы, учёт (В. Федорович, журнал «Практический бухгалтерский учет. Официальные материалы и комментарии (720 часов)», N 1, январь 2019 г.);
— Личный транспорт — в служебных целях (Д. Кислов, журнал «Практическая бухгалтерия», N 10, октябрь 2018 г.).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Шашкова Елена

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Мельникова Елена

20 февраля 2019 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

————————————————————————-
*(1) Обращаем Ваше внимание, что если ТС, управляемое работником по доверенности, не является его личным имуществом, положения п. 3 ст. 217 НК РФ в таком случае не применяются и суммы возмещения расходов, связанных с использованием такого имущества в интересах работодателя, подлежат обложению НДФЛ (письмо ФНС России от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@). Кроме того, возмещение работодателем расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему на праве собственности ТС, управляемого им на основании доверенности, облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке. Однако, по мнению судов, управление автомобилем по доверенности не лишает работника права на необлагаемую НДФЛ компенсацию (смотрите, например, постановления АС Северо-Западного округа от 28.08.2014 N Ф07-6326/14, ФАС Уральского округа от 22.04.2014 N Ф09-1388/14).
*(2) Нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей работников установлены постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92.
*(3) По мнению контролирующих органов, в размерах вышеуказанных компенсаций, установленных законодательством, уже учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей, в том числе и стоимость ГСМ, возмещаемая организацией сотрудникам, использующим личный автомобиль в служебных целях, и не может быть повторно включена в состав расходов, т.е. помимо сумм компенсаций, выплачиваемых работникам организации за использование личных автомобилей в служебных целях (письма Минфина России от 23.03.2018 N 03-03-06/1/18366, от 14.12.2017 N 03-04-06/83831, от 14.08.2017 N 03-03-06/1/52036, определение ВАС РФ от 29.01.2009 N 495/09).

Затраты на эксплуатацию личного транспорта в служебных целях компенсируются работнику. Для покрытия расходов необходимо документальное оформление необходимости использования личного транспорта и подтверждение произведенных затрат. Возмещение расходов производится только работнику предприятия.

Основания для использования личного автомобиля в рабочих целях

Потребность использования автомобиля сотрудника возникает при разъездном характере обязанностей и отсутствии на предприятии достаточного парка транспортных средств (ТС). Возможность перемещения по служебным заданиям на собственном ТС достигается соглашением между руководителем и сотрудником. Работодатель должен издать письменное распоряжение с указанием:

• Характеристик работ, для исполнения которых требуются перемещения. Законодательством не определена частота или продолжительность выездов для определенных видов работ. Работодатель устанавливает график самостоятельно.
• Перечня должностей, при занятии которых необходима работа вне офиса.
• Видов затрат, оплачиваемых работнику.

Необходимость перемещений для ряда работ должна быть связана с регулярным исполнением должностных обязанностей и не носить случайный характер.

Пример об отказе в покрытии затрат. Работнику компании в соответствии с должностной инструкцией вменена ежемесячная обязанность по проверке филиала предприятия. Для перемещения в командировке сотрудник использовал личный транспорт. В просьбе о ежемесячном покрытии расходов лицу было отказано. Расходы на ГСМ по разовым командировкам работнику оплачиваются по авансовому отчету на основании кассовых чеков АЗС.

Важно! Ежемесячные командировки на личном автомобиле не признаются систематическим использованием ТС.

Читайте также статью ⇒ Компенсация транспортных расходов в 2020 году.

Документальное оформление соглашения с конкретным сотрудником

Кроме общих документов по организации, необходимо согласие сотрудника на использование ТС с компенсацией расходов. Лицу предоставляются для ознакомления и согласования:

1. Распоряжение руководителя об утверждении должностей с выездным характером работ.
2. Инструкцию о должностных обязанностях сотрудника.
3. Соглашение между руководителем организации и сотрудником об использовании личного ТС. Документ составляется в форме дополнительного соглашения к трудовому договору. Допускается включение пункта в договор, что не является обязательным требованием данных трудового контракта (ст. 57 ТК РФ).
4. Приказ о видах покрываемых расходов, сумме выплаты и нормах покрытия.

Работник может предоставить для служебного пользования любой транспорт – грузовой или легковой автомобиль, мотоцикл. Используется ТС, на которое имеется право собственности или доверенность на его управление. Для получения сумм в счет покрытия затрат работник должен проявить инициативу, написав заявление.

Размер предоставляемой работнику компенсации

Законодательством установлено право возмещения расходов сотрудника за эксплуатацию, износ ТС и расходов в связи с его эксплуатацией (ст. 188 ТК РФ). Порядок выплат, проведения расчета сумм устанавливает работодатель по согласованию с сотрудником. Предприятие может покрывать затраты на эксплуатацию и ГСМ:

1. Из расчета километража пробега ТС. Для подтверждения показаний спидометра необходимо иметь путевые листы. Применяется стандартная форма документа или бланк, разработанный предприятием и утвержденный приказом.
2. Без учета километража. Подтверждением служебного характера поездки являются журналы учета передвижений, маршрутные или путевые листы. Ряд предприятий использует учет по лимитам, подтверждаемый служебными записками о передвижениях по одному маршруту. Сумма определяется расчетным путем, устанавливается единожды и не пересматривается при наличии постоянных перемещений на конкретные расстояния.

Документы, подтверждающие факт осуществления служебных поездок, должны соответствовать требованиям, предъявляемым к формам первичного учета. При составлении документов должны присутствовать реквизиты предприятия, номера, даты, назначения с расшифровками, подписи ответственного лица.

Работник, получающий возмещение сумм расходов, должен предоставлять ежемесячный отчет о произведенных затратах. К отчету необходимо прилагать кассовые чеки по оплате расходов на приобретение ГСМ.

Приказ руководителя предприятия о размере выплачиваемой компенсации

Распоряжение руководителя о сумме выплаты издается в произвольной форме, разработанной организацией. Приказ издается ежегодно с указанием периода возмещения расходов. В документе указывают:

1. Личные данные работника – ФИО, должность, табельный номер.
2. Сведения о ТС – тип, марка, государственный номер, год выпуска техники.
3. Размер выплаты за применение собственного ТС. Одновременно необходимо указать условие, пересчитывается ли сумма в связи с простоем ТС в связи с поломкой, отсутствием работника по уважительной причине.
4. Периодичность и дата проведения денежных расчетов. Выдача из кассы или перечисление средств на счет лица производится в конкретную дату либо после сдачи документов о расходах. Традиционно расчет производится одновременно с выплатой сотрудникам заработной платы или аванса.
5. Дополнительные условия соглашения. При оплате предприятием за ГСМ потребуется указать, из расчета каких норм будет произведена выплата. В основе норм покрываемых затрат предусмотрен один из вариантов – из определения фактических расходов на 100 км зафиксированного проверкой пробега, норм Минтранса или по данным технической документации о потреблении топлива. В приказе можно предусмотреть увеличение нормы расходования в зимнее время.

Приказ руководителя должен быть доведен до сотрудника. Об ознакомлении с приказом и согласии с размером компенсации лицо ставит подпись в документе. Если распоряжение издается о покрытии трат нескольких сотрудников, текст документа доводится до каждого лица.

Особенности покрытия затрат при использовании транспорта по доверенности

Письменное разрешение на управление ТС, удостоверенное нотариусом, является законным основанием для его использования. Суммы возмещения затрат при использовании личного имущества освобождены от налогообложения. В отношении доходов, полученных при эксплуатации арендованной собственности, льгота не предусмотрена. При получении компенсации:

• Сумма подлежит обложению НДФЛ.
• Работодатель должен обложить сумму страховыми взносами.
• Исчисленная сумма не уменьшает доходы при расчете базы по налогу на прибыль.

По мнению специалистов Минфина, ТС, управляемое по доверенности, не считается собственным имуществом. Льгота, предусмотренная ст. 217 НК РФ, не применяется. Сумма компенсируемых расходов облагается налогами.

Зам. директора Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики С.В.Разгулин

Наряду с отрицательной позицией Минфина имеются положительные решения судебных органов, признающие право на получение оплаты затрат при управлении ТС по доверенности. Судебные органы признают право за работником на распоряжение ТС вплоть до использования в служебных целях.

Нормы покрытия расходов в 2020 году

Законодательством в ПП от 08.02.2002 № 92 установлены компенсируемые нормы расходов. Размер сумм возмещения расходов в 2020 году определяется типом ТС и его техническими показателями. Суммы, выплачиваемые лицам сверх норм, не принимаются в расходах предприятия, учитываемых при определении базы налогообложения прибылью.

Тип ТС, объем двигателя	Норма возмещения, рубли
Легковой тип а/м с объемом двигателя до 2 тысяч куб. см	1 200
Легковой тип а/м с объемом свыше 2 тысяч куб. см	1 500
Грузовой тип а/м	Ограничение отсутствует
Мотоцикл	600

Выплачиваемая работнику сумма не зависит от числа дней в месяце. В процессе исполнения обязанностей расходы работника могут превысить размер возмещения. Оспорить фиксированную величину, указанную в соглашении или приказе, работник не сможет. Соглашение о предоставлении в любой момент может быть расторгнуто в одностороннем порядке. Для исключения условия о привязке расходов к норме возмещения на предприятиях оформляют договор аренды ТС с включением в размер платы всех затрат.

Читайте также статью ⇒ Образец приказа на компенсацию сотруднику за ГСМ (бензин, дизельное топливо, масло) в 2020.

Распространенная ошибка при исчислении суммы

Ошибка № 1. Величина возмещения расходов за использование сотрудником собственного ТС устанавливается на месячный период. При фактическом отсутствии лица в связи с отпуском или болезнью транспорт не эксплуатируется, затраты не возмещаются, если иное не установлено договором. В том случае, когда работнику сумма затрат по условиям договора не пересчитывается, выплата производится полностью.

Ответы на часто возникающие вопросы

Вопрос № 1. Допускается ли заключать соглашение об использовании личного ТС для перемещения лица в рабочее время в устной форме?

Предусмотрена только письменная форма соглашения между сторонами.

Вопрос № 2. Кто является плательщиком транспортного налога личного ТС работника, используемого в служебных целях?

Плательщиком транспортного налога признается собственник ТС или лицо, получившие имущество по доверенности (ст. 357 НК РФ). Компания, привлекающая ТС, не несет обязанности перед бюджетом.

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

Использование личного транспорта в служебных целях

Шадрина Т., эксперт журнала

Журнал «Учреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение» № 9/2018

В предыдущих номерах нашего журнала тема использования личного имущества работника в служебных целях освещалась на раз. В этой статье более подробно рассмотрим эксплуатацию личного автомобиля. Необходимость его использования может возникнуть уже в процессе работы, а может оговариваться при приеме на работу. В любом случае использование личного автомобиля в служебных целях должно быть оформлено надлежащим образом. Кроме того, работник вправе рассчитывать на компенсацию за использование, износ (амортизацию) автомобиля. Расскажем, какие документы нужно оформить и в каком случае работнику полагается компенсация.

Есть два способа оформления использования личного автомобиля работником в служебных целях:

1. В трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему предусматривается возможность использования имущества работника и определяется размер компенсации за использование, износ, амортизацию.

2. Заключается договор аренды транспортного средства.

Рассмотрим эти варианты подробнее.

Трудовой договор или дополнительное соглашение.

Согласно ст. 188 ТК РФ при использовании работником в служебных целях личного имущества ему выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) личного транспорта, а также возмещаются расходы, связанные с его использованием.

Однако выплата данной компенсации возможна при соблюдении следующих условий:

• работник использует транспортное средство в интересах работодателя;

• работодатель знает об этом или согласен на это;

• размер компенсации установлен соглашением сторон трудового договора, заключенным в письменной форме.

Суды, рассматривая иски работников о возмещении расходов за использование личного имущества, говорят, что обязательным условием для возникновения у работодателя такой обязанности является использование работником автомобиля с согласия (ведома) работодателя и в его интересах. А это подтверждается письменным соглашением. Например, Пермский краевой суд в Апелляционном определении от 16.08.2017 по делу № 33-8949/2017 указывал, что соглашение о размере компенсации и возмещения расходов, связанных с использованием имущества работника в интересах работодателя, должно быть выражено в письменной форме, может быть достигнуто как при заключении трудового договора, так и позднее в качестве дополнительного условия трудового договора. Письменная форма названного соглашения является обязательной. Поскольку подобное соглашение работник представить не смог, во взыскании расходов и компенсации было отказано. Аналогичное решение было вынесено Санкт-Петербургским городским судом в Апелляционном определении от 05.04.2018 № 33-7704/2018 по делу № 2-2512/2017.

Нужно ли компенсировать расходы сотруднику, который использует для работы автомобиль и управляет им на основании доверенности?

Да, нужно. Однако спорным в такой ситуации является вопрос обложения страховыми взносами этой компенсации. В частности, Минтруд в Письме от 13.11.2015 № 17-3/В-542 и ФСС в Информационном письме от 14.03.2016 № 02-09-05/06-06-4615 считают, что передача имущества по доверенности не влечет перехода права собственности к лицу, которому выдана доверенность, и данное имущество не может считаться личным имуществом работника. Трудовым кодексом не предусмотрено возмещение работодателем расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему на праве собственности имущества. Следовательно, суммы компенсации, выплачиваемые работнику за использование транспортного средства, управляемого им на основании доверенности, облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Однако есть иное мнение, высказанное судами: транспортное средство, полученное по доверенности, принадлежит работнику на законных основаниях, поэтому относится к личному имуществу. Следовательно, компенсация за его использование выплачивается в соответствии с Трудовым кодексом и не облагается страховыми взносами. Об этом говорится в определениях ВС РФ от 03.08.2015 № 309-КГ15-8423 и ВАС РФ от 24.01.2014 № ВАС-4/14.

Определяем размер компенсации.

Повторимся, что размер компенсации расходов работника на использование личного имущества устанавливается соглашением сторон.

При определении размера работодатели руководствуются:

1. Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. Этим документом зафиксированы нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией:

• легковые автомобили с объемом двигателя свыше 2 000 куб. см – 1 500 руб. в месяц;

• легковые автомобили с объемом двигателя до 2 000 куб. см – 1 200 руб.;

• мотоциклы – 600 руб.

2. Постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 № 563.
Названным документом утверждены правила выплаты компенсации за использование федеральными государственными гражданскими служащими личного транспорта в служебных целях и возмещения расходов, связанных с его использованием. В частности, установлены следующие предельные размеры:

• легковые автомобили с объемом двигателя свыше 2 000 куб. см – 3 000 руб. в месяц;

• легковые автомобили с объемом двигателя до 2 000 куб. см – 2 400 руб.;

• мотоциклы – 1 200 руб.

В отношении гражданских служащих определено, что решение о выплате компенсации и возмещении расходов принимается представителем нанимателя в десятидневный срок со дня получения заявления гражданского служащего с учетом:

• необходимости использования личного транспорта для исполнения должностных обязанностей, связанных с постоянными служебными поездками;

• времени использования личного транспорта в служебных целях;

• объема бюджетных ассигнований, предусмотренных соответствующему федеральному государственному органу в федеральном бюджете на обеспечение его деятельности.

Для получения компенсации и возмещения расходов служащий подает заявление с указанием сведений, для исполнения каких его должностных обязанностей и с какой периодичностью используется им личный транспорт. К заявлению прилагается копия свидетельства о регистрации транспортного средства. При этом возмещение расходов на приобретение ГСМ производится по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.).

Оформляем условие о компенсации за использование автомобиля и возмещении расходов, связанных с его использованием

Допустим, при заключении трудового договора стороны договорились, что работник будет использовать свой автомобиль в служебных целях. В таком случае условия о компенсации за его использование и возмещении расходов, связанных с использованием автомобиля, должны быть прописаны в трудовом договоре.

Выглядеть это может следующим образом.

…

5.2. При использовании личного имущества Работника Работодатель обязан выплачивать ему компенсацию. Ее размер определяется соглашением сторон трудового договора и устанавливается приказом руководителя учреждения.

…

В процессе работы заключается дополнительное соглашение, в котором фиксируются точное наименование и марка автомобиля, реквизиты документов, подтверждающих право владения этим автомобилем (ПТС, свидетельство о государственной регистрации и т. д.), а также размер и порядок выплаты компенсации и виды расходов, которые будут компенсироваться. Приведем выдержку из дополнительного соглашения.

…

1. В соответствии со ст. 188 ТК РФ дополнить трудовой договор пунктами следующего содержания:

«5.3. С 01.09.2018 Работник при исполнении своих должностных обязанностей согласно должностной инструкции, связанных с разъездами для служебных целей, использует принадлежащее ему на праве собственности транспортное средство (свидетельство о государственной регистрации 52ОХ 123456) – легковой автомобиль марки «Форд Фокус» (Ford Focus) 1.4 МТ, год изготовления ТС 2013, рабочий объем двигателя 1 388 куб. см, государственный регистрационный знак Х110ТТ152RUS, идентификационный номер (VIN) ASNB22123U9A003789, цвет белый.

5.4. С 01.09.2018 Работнику выплачивается ежемесячная компенсация за использование личного транспортного средства в служебных целях в размере 1 200 (одна тысяча двести) руб., а также возмещаются расходы:

• на приобретение горюче-смазочных материалов согласно нормам расхода топлива и смазочных материалов, указанным в методических рекомендациях (утверждены Распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р), на основании представленных чеков ККТ АЗС и путевых листов;
• на техническое обслуживание и текущий ремонт с учетом фактического времени эксплуатации транспортного средства и пробега для служебных целей, а также прочих факторов на основании дополнительного соглашения Сторон в каждом конкретном случае.

5.5. Работник в течение трех рабочих дней после окончания месяца использования автомобиля в служебных целях представляет отчет с отражением общей информации о времени использования и пробеге транспортного средства в служебных целях, а также расходов на приобретение горюче-смазочных материалов с приложением путевых листов и чеков ККТ АЗС. Работодатель утверждает отчет Работника в течение двух рабочих дней.

5.6. Компенсация за использование транспортного средства в служебных целях выплачивается в последний день месяца за текущий месяц использования, а возмещение расходов производится не позднее трех рабочих дней с даты утверждения Работодателем отчета Работника».

…

Для того чтобы работник смог получить компенсацию, издается приказ.

Муниципальное бюджетное учреждение
дополнительного образования «Специализированная
детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва № 16

по художественной гимнастике»

(МБУ ДО СДЮСШОР № 16)

14 августа 2018 г. г. Н. Новгород

ПРИКАЗ № 42-к

На основании ст. 188 ТК РФ и дополнительного соглашения от 14.08.2018 к трудовому договору от 11.09.2017 № 12

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Установить с 01.09.2018 водителю И. И. Иванову ежемесячную компенсацию в размере 1 200 (одна тысяча двести) рублей за использование в служебных целях его личного транспортного средства марки «Форд Фокус» (Ford Focus) 1.4 МТ, год изготовления ТС 2013, рабочий объем двигателя 1 388 куб. см, государственный регистрационный знак Х110ТТ152RUS, идентификационный номер (VIN) ASNB22123U9A003789, цвет белый.

2. Возмещать водителю И. И. Иванову следующие расходы, возникающие при использовании в служебных целях личного транспортного средства:

– на приобретение горюче-смазочных материалов согласно нормам расхода топлива на основании представленных чеков ККТ АЗС и путевых листов;

– на техническое обслуживание и текущий ремонт с учетом фактического времени эксплуатации транспортного средства и пробега для служебных целей, а также прочих факторов, на основании дополнительного соглашения в каждом конкретном случае.

3. Главному бухгалтеру Е. Е. Петровой производить выплаты И. И. Иванову за использование личного транспортного средства в следующие сроки:

– ежемесячную компенсацию – в последний день месяца;

– выплату, связанную с возмещением расходов, – не позднее трех рабочих дней с даты утверждения предоставленного И. И. Ивановым отчета, в котором отражена информация о времени использования и пробеге транспортного средства в служебных целях, а также расходах на приобретение горюче-смазочных материалов.

Директор Сидоров С. С. Сидоров

С приказом ознакомлены:

главный бухгалтер Петрова, 15.08.2018 Е. Е. Петрова

водитель Иванов, 14.08.2018 И. И. Иванов

Страховые взносы и НДФЛ.

В силу п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды компенсационных выплат (в пределах норм, установленных законодательством РФ), связанных с исполнением работником трудовых обязанностей. Таким образом, суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора, не облагаются НДФЛ.

При этом в целях освобождения от обложения НДФЛ в учреждении должны иметься документы, подтверждающие принадлежность автомобиля работнику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое его использование в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели и суммы произведенных в этой связи расходов.

На основании пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных согласно законодательству РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. Это значит, что оплата учреждением расходов работников, связанных с использованием личного автомобиля, не подлежит обложению страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (в служебных целях), в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником.

Минфин в Письме от 24.11.2017 № 03-04-05/78097 пояснял, что размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного транспортного средства для целей трудовой деятельности. Иными словами, организация должна располагать копиями документов, подтверждающими как право собственности работника на используемое имущество, так и расходы, понесенные им при использовании названного имущества в служебных целях.

Заключаем договор аренды.

В данном случае руководству спортивного учреждения нужно обратиться к нормам ГК РФ. Статьями 632 и 642 предусмотрена возможность заключения договора аренды транспортного средства с экипажем (то есть с водителем) и без такового. В первом случае предполагается, что арендованным автомобилем будет управлять и проводить его техническое обслуживание сам работник, во втором это делают иные лица.

При таком варианте за использование автомобиля работника учреждение не платит компенсацию, а вносит арендную плату.

Договор аренды транспортного средства, вне зависимости от того, арендуется он с экипажем или без такового, должен быть заключен в письменной форме.

В договоре обязательно указываются:

• транспортное средство (марка, документы-основания владения им работником и т. д.);

• срок аренды;

• размер, порядок, условия и сроки внесения арендной платы;

• иные условия, согласованные сторонами.

3

При аренде автомобиля без экипажа расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией, несет арендатор, то есть учреждение (ст. 646 ГК РФ).

В полисе ОСАГО необходимо учесть количество лиц, которые будут допущены к управлению автомобилем (если предполагается, что помимо собственника автомобиля им будет управлять иное лицо).

Отметим, что спортивное учреждение при каждом внесении арендной платы сотруднику, у которого арендует транспортное средство, должно удерживать НДФЛ в размере 13 %.

А вот страховые взносы на арендную плату не начисляются (ст. 420 НК РФ).

1

При расчете налога на прибыль учреждение может уменьшить сумму дохода на величину арендной платы и иных произведенных в соответствии с договором аренды расходов. Главное, чтобы такие расходы были документально подтверждены.

Отметим, что нередко возникает путаница: учреждение арендует у работника автомобиль, но выплачивает ему компенсацию, а не арендную плату. Некоторые сотрудники пытаются воспользоваться этим и обращаются в суд с требованием о взыскании арендной платы по договору. Суды, рассматривая такие споры, тщательно исследуют все материалы дела.

Например, работодатель взял в аренду автомобиль сотрудника. В договоре определен размер арендной платы, но работник данных выплат не получал и обратился в суд с требованием об их взыскании. Суд первой инстанции удовлетворил требования работника. Однако апелляционная инстанция отменила это решение. Рассматривая жалобу, суд установил, что между сторонами фактически сложились правоотношения по использованию личного имущества в служебных целях, компенсация за использование имущества истца (автомобиля) выплачена ему в полном объеме. Согласно расчетным листкам и справкам по форме 2-НДФЛ работнику ежемесячно выплачивались заработная плата и компенсация за использование автомобиля. Кроме того, выяснилось, что автомобиль на протяжении всего времени находился у работника, он единолично осуществлял пользование транспортным средством, то есть фактически автомобиль ответчику не передавался. В полисе ОСАГО значится только работник, сведения об иных сотрудниках организации в страховой полис не вносились. Значит, фактически автомобиль в аренду не передавался. Следовательно, и арендная плата взыскана быть не может (Апелляционное определение Омского областного суда от 14.02.2018 по делу № 33-107/2018).

В заключение.

Подводя итог, скажем, что использование работником личного автомобиля в служебных целях может быть оформлено как в рамках трудовых отношений, так и в рамках гражданского законодательства. В первом случае заключается письменное соглашение, в котором определяются размеры компенсации за использование транспортного средства и расходов, связанных с его использованием. Во втором случае спортивное учреждение может заключить с работником договор аренды транспортного средства с экипажем или без такового.

Использование личного транспорта в служебных целях и компенсация затрат

Расходы компании на содержание служебного автотранспорта – весьма ощутимая статья затрат. Поэтому многие компании стараются привлекать к работе сотрудников с личным автотранспортом. А дальше просто компенсировать понесенные тружеником затраты на эксплуатацию авто. Рассмотрим, как использование личного транспорта в служебных целях происходит на практике, какие нюансы стоит учитывать, а также поговорим об имеющихся подводных камнях.

Использование личного транспорта в рамках закона

Российское законодательство не запрещает администрации привлекать к выполнению рабочих функций водителей со своими личными машинами. Более того, в ст. 188 ТК РФ обозначено, что за использование личного имущества, в том числе транспортного средства, труженику полагается компенсация.

При этом, правительственным постановлением № 92 от 08.02.2002 определены граничные нормы компенсации, необлагаемые налогом. Они зависят от объема двигателя и составляют:

• 1500 рублей, когда объем двигателя превышает 2000 куб. см.;
• 1200 рублей, если двигатель имеет объем до 2000 куб. см.;
• 600 рублей, в случае использования в качестве рабочего транспорта мотоциклов.

Важно обозначить, что закон вносит ограничения исключительно на выплату фиксированной части компенсации. Сопутствующие прочие затраты (топливо, техосмотр, различные виды ремонтов и диагностики) в это ограничение не входят и регулируются компанией нанимателей самостоятельно.

Во избежание недоразумений с проверяющими структурами, целесообразно разработать и утвердить отдельный локальный документ по предприятию, который будет регулировать вопросы учета реальных затрат на содержание и эксплуатацию личного транспорта сотрудников. Но здесь главное правильно наладить первичный учет выполненной работы. А дальше бухгалтерия сможет без особого труда разнести расходы по соответствующим статьям учета. Сотрудник же получит полную компенсацию своих затрат.

Помните, законодатель разрешил использовать личный транспорт в рабочих целях и получать за это компенсацию от администрации. Главное правильно оформить такие отношения, наладить учет и четко прописать за что конкретно полагаются подобные выплаты.

Как оформить автомобиль сотрудника

Первостепенный вопрос. Ведь без документального оформления компания не сможет выделять и учитывать расходы на содержание личного транспорта сотрудника, используемого в служебных целях.

Законодатель предусмотрел несколько законных способов оформления личного автомобиля, используемого для целей компании. Здесь выделяют такие способы оформления:

Способ
Через трудовой договор	Тут указывается норма о том, что труженик будет выполнять возложенные на него обязательства со своим автомобилем прописывается в тело трудового соглашения. Потребуется не только определить факт использования личного имущества, но и базовые условия выплаты компенсации за такие действия. Как вариант, в компании действует отдельный локальный документ, на который делается ссылка в трудовом договоре.
Путем заключения гражданско-правового соглашения	Во многих компаниях трудовой и гражданско-правовой договора уравнивают. На практике они имеют различную природу, условия, а также юридический вес. Если пошли по этому пути, потребуется подробно описать права и обязательства сторон, а также условия выплаты компенсации за эксплуатацию транспортного средства. Не забывайте выплаты за топливо, ремонт, техобслуживание.
Через ссуду	Механизм простой. Владелец машины передает компании по ссуде свой автомобиль. Транспорт ставится на баланс предприятия на полное его обеспечение. Локальными документами машина закрепляется за его владельцем, который в дальнейшем и будет его эксплуатировать. При этом прямой компенсации такой механизм не предусматривает. Только выплаты по ссуде.
Используя договор аренды	Здесь все также просто. Сотрудник заключает с компанией договор аренды своего автомобиля. Арендоваться может вместе с ним, в качестве обслуживающего персонала. Параллельно он нанимается на работу в эту же организацию. Машина ставится на баланс предприятия и полное обеспечение (заправка, техосмотр, ремонты, амортизация). Владелец получает заработную плату и выплаты по договору аренды.

Помните, в зависимости от избранного способа оформления личного автомобиля, используемого в рабочих целях, дальше будет зависеть условия его эксплуатации и размер полагающейся сотруднику выплаты.

Трудовой договор или допсоглашение

Идея использовать личный транспорт сотрудника для целей организации может возникнуть одновременно с трудоустройством, либо в будущем. От этого напрямую будут зависеть условия и порядок оформления первичного документа. Итак, придется оформить:

1. Трудовой договор. Когда гражданин нанимается на работу со своим автомобилем, что будет использоваться для служебных целей. Здесь сразу целесообразно указывать условия и размер выплаты компенсации за эксплуатацию авто для рабочих целей. Они должны быть понятными, полностью покрывать понесенные гражданином затраты.
2. Дополнительное соглашение. Практикуют, когда идея привлечь транспорт сотрудника для рабочих целей возникла в будущем, когда он уже находился в штате. В этом случае просто подписывается дополнительное соглашение к уже имеющемуся договору. Оно становится его неотъемлемой частью.

Помните, должным образом подписанное и зарегистрированное дополнительное соглашение становится неотъемлемой частью трудового договора. Поэтому тут важна не форма, а наполнение документа, подписанного сторонами.

Использование автомобиля работника без договора аренды

Закон не обязывает гражданина, имеющего личную машину, заключать с потенциальным работодателем договор ее аренды. Достаточно прописать соответствующие положения в трудовом договоре. Эта норма прямо предусмотрена в ст. 188 ТК РФ.

Другое дело, как в будущем будут учитываться расходы на этот автомобиль. Во избежание недоразумений на предприятии должен действовать локальный документ, где подробно описывается механизм учета и компенсации затрат, связанных с эксплуатацией личной машины в служебных целях. С целью снижения рисков непроизводственных затрат, требования могут предъявляться не только к автомобилю, но и самому водителю (медицинский осмотр, опыт вождения).

Следует отметить, что в случае отсутствия договора аренды, обязательство по учету и доказыванию реальных затрат на автомобиль фактически ложатся на самого водителя. Если он не сможет доказать факт их наличия, ему попросту могут отказать в выплате компенсации за его эксплуатацию для нужд предприятия. Из важных нюансов:

• оформление с помощью трудового соглашения гарантирует, что вы будете ездить исключительно на своей машине;
• оформляется одним документом;
• по согласованию с администрацией, работник вправе рассчитывать кроме компенсации прямых расходов, получать еще и дополнительные выплаты, связанные с эксплуатацией личного имущества.

Помните, если не оформлять аренду, все ключевые условия использования собственного автомобиля для нужд организации будут указываться в одном документе (трудовом договоре).

Аренда автомобиля сотрудника

Передача личного автотранспорта в аренду нанимателю – весьма распространённая практика. В этом случае между владельцем и предприятием заключается отдельный договор аренды. Транспорт переходит в пользование компании. Она ставит его на бухгалтерский учет и все виды обеспечения. Этот договор не имеет ничего общего с трудовым договором, который заключается с гражданином.

Из возможных преимуществ для владельца машины стоит выделить:

• полная сохранность машины на весь период аренды, указанный в договоре;
• заправка, ремонт, обслуживание осуществляется за счет предприятия;
• повышенный уровень компенсационных выплат за аренду.

Среди прочего не стоит забывать и о недостатках:

• необходимость выплаты налогов с дохода за аренду имущества;
• отсутствие возможности использовать машину для собственных целей без разрешения администрации компании;
• отсутствие гарантии, что именно вы будете водить свой автомобиль в период его аренды.

Помните, аренда предоставляет больше гарантий и больше денег, но имеет под собой увеличенный объем ограничения, в частности невозможности использовать свою же машину в личных целях.

Возмещение расходов при использовании личного авто

Среди затрат на эксплуатацию транспортного средства стоит разграничивать прямые затраты, без которых машина попросту не поедет, и вознаграждение, что причитается владельцу за использование его имущества. Все это должно быть внесено в условия трудового (гражданско-правового) соглашения. Желательно разбивать эти позиции на два самостоятельных блока.

Итак, за период использования личной машины для рабочих целей ее владелец может рассчитывать на возмещение расходов за топливо, масло, запасные части в случае поломки, плановых ремонтных работ, ремонта в случае аварии, оплаты страховых взносов, других прямых затрат.

Для подтверждения таких расходов могут потребоваться такие документы:

• путевые листы, другие, действующие в компании аналогичные документы;
• журналы учета поездок, заполняемые представителями работодателя и имеющими маршрут передвижения, время, цель поездки;
• личные отчеты сотрудника, где содержится подробное описание каждой поездки (когда, куда, с какой целью, по чьему поручению);
• подробный расчет необходимой суммы компенсации, исходя из реального расхода материалов и топлива;
• рабочая, либо должностная инструкция содержит позиции о разъездном характере работы. Но первичные документы в этом случае также должны быть (квитанции, чеки, накладные).

Помните, чтобы получить возмещение реальных затрат в процессе эксплуатации своего транспортного средства для нужд работодателя, потребуется собрать все первичные документы, подтверждающие расходы, а также документы, где указано, что работа выполнялась для конкретного учреждения.

Выплата компенсации за использование автомобиля

Сразу обозначим – даже при использовании авто на основании трудового договора, компенсация, выплачиваемая владельцу, не является частью заработной платы. Это отдельный вид выплат. До определённого предела (устанавливается правительством РФ) не облагается налогом. Свыше этой нормы придется уплатить налоги.

Нужно разграничивать возмещение прямых расходов и компенсацию за использование машины. Ведь в этом случае владелец автомобиля еще и экономит компании на содержание дополнительного водителя. Иными словами, предприятие получает реальную экономию даже в случае осуществления выплат сотруднику за использование его авто в рабочих целях.

Компенсация устанавливается приказом по предприятию. Может иметь фиксированный размер, а может зависеть от количества рабочих поездок. Как правило, выплачивается ежемесячно.

Помните, чтобы не иметь проблем с налогообложением, размер компенсации не должен превышать установленных правительством РФ максимальных размеров.

Как определить размер компенсации

Расчет суммы причитающейся труженику компенсации за использование для рабочих нужд транспортного средства зависит от интенсивности эксплуатации автомобиля.

Обычно, если машина используется ежедневно, устанавливают фиксированный максимальный уровень компенсации. Чтобы установить меньший размер – можно просто вычесть пропорциональность использования автомобиля каждый день по итогам месяца.

Как вариант, некоторые работодатели устанавливают дневной уровень компенсации. Это означает, что по итогам месяца выводится количество дней работы сотрудника на своей машине и рассчитывается причитающаяся ему компенсация.

Помните, никто не запрещает работодателю выплачивать в качестве компенсации сумму, превышающую максимально допустимый размер, установленный правительством РФ. Но в этом случае на «остаток» придется насчитывать и удерживать налоги.

Оформление компенсации за использование и возмещения расходов

Оформление компенсации за использование частного автомобиля осуществляется в таком порядке:

1. Между гражданином и его нанимателем заключается трудовой договор, в одном из разделов которого прописываются условия использования личного транспорта для служебных нужд.
2. Работодатель издает внутренний приказ по компании, которым устанавливает граничный размер компенсационного вознаграждения, а также порядок компенсации прямых затрат владельца авто.
3. Каждая служебная поездка оформляется путевым листом, либо записью в специальном журнале. Информация должна иметь маршрут перемещения, цель поездки, по чьей команде она осуществляется, время начала и окончания.
4. Каждое затратное действие (покупка топлива, масла, посещение СТО) должно подтверждаться квитанцией, чеком, накладной. В дальнейшем оригиналы этих документов необходимо сдать в бухгалтерию для выплаты компенсации. Бухгалтерия обязана проверить соответствие расходов с другими записями, учитывающими работу, что ведется предприятием
5. Работодатель вправе отказать сотруднику в компенсационных выплатах, если они осуществлялись не для служебных целей, либо в нерабочее время (за исключением покупки топлива).
6. Все затраты суммируются за месяц, вычитаются ранее выданные авансы и выплачиваются сотруднику вместе с причитающимся вознаграждением.

Помните, юридическим лицам запрещено осуществлять финансовые платежи за действия, не подтвержденные первичными документами.

Как оформить использование служебного автомобиля в личных целях? Об этом — следующее видео:

Нужен ли путевой лист

Обязательное наличие путевого листа напрямую зависит от условий эксплуатации личного автомобиля сотрудника. Если оформление осуществлялось по ссуде, либо путем передачи в аренду – путевой лист обязателен. Ведь машина фактически числится за предприятием.

Когда же машина используется на условиях трудового, либо гражданско-правового соглашения, оформление путевого листа не обязательно. Но при условии, что учет работы ведется по другому документу. Это нужно для дальнейшего подтверждения понесенных расходов.

Касательно прохождения медицинского осмотра, то вне зависимости от условий передачи для использования предприятием транспортного средства, его обязан проходить каждый водитель.

Об использовании личного автомобиля в служебных целях в этом ролике:

Форма для приема вопроса, напишите свой

АРЕНДА ЛИЧНОГО ИМУЩЕСТВА ИЛИ КОМПЕНСАЦИЯ ЗА ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЛИЧНОГО ИМУЩЕCТВА

Если работник использует собственную технику в интересах работодателя, ему выплачивается компенсация согласно ст. 188 ТК РФ.

Выплачивая компенсацию, организация экономит на страховых взносах и НДФЛ.

Размер возмещения организация устанавливает самостоятельно и отражает его в трудовом договоре с работником. Эту сумму организация может полностью учесть при расчете налога на прибыль.

Преимущества и недостатки схемы

Действительно, с такой компенсации ни НДФЛ, ни страховые взносы не уплачиваются (п.З ст.217 и подп.2 п.1 ст.422 НК РФ). Однако следует иметь в виду, что в целях исчисления налога на прибыль компенсации нормируются.

Лимиты установлены Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 и составляют:

• для мотоциклов – 600 рублей в месяц;
• для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно – 1200 рублей в месяц;
• для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см. – 1500 рублей в месяц.

Причем, по мнению проверяющих органов, расходы на бензин, страховку и ремонт автомобиля уже заложены в установленные в 2002 году размеры компенсаций. И несмотря на то что сейчас Правительство РФ рассматривает законопроект об увеличении данных сумм, к сожалению, скорее всего, повышение будет незначительным.

Одно радует, что нормирование применимо только для отражения расходов по налогу на прибыль или УСН.

Так, в письме от 27.08.2013 № 03-04-06/35076 Минфин России указал, что возмещение в соответствии с соглашением сторон трудового договора расходов работника, связанных с использованием его личного имущества (автомобиля) в интересах работодателя при выполнении трудовых обязанностей, не облагается НДФЛ. Размер возмещаемых расходов подтверждается расчетами компенсаций, документами, свидетельствующими о принадлежности используемого имущества физическому лицу, а также о фактическом использовании имущества в интересах работодателя, и документами, подтверждающими суммы произведенных расходов.

Президиум ВАС РФ (см. Постановление от 30.01.2007 № 10627/06 по делу № А32-35519/2005-58/731) также указал, что эти нормы предназначены для целей налогообложения прибыли. Поэтому они не могут применяться по аналогии к другим налогам.

Те же рассуждения можно применить и по отношению к страховым взносам. В своих письмах Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 № 1343-19 и ПФР от 29.09.2010 № 30-21/10260 сообщают, что конкретный размер компенсации за использование личного имущества определяется соглашением между работником и работодателем (ст. 188 ТК РФ). Поэтому компенсация не облагается страховыми взносами в размере, предусмотренном в таком соглашении.

Главное – правильно оформить документы. Использование личного имущества в служебных целях должно быть обусловлено должностными обязанностями работника, характером его работы или подтверждено служебными заданиями. На это указывает и Минздравсоцразвития России (письма от 06.08.2010 № 2538-19, от 26.05.2010 № 1343-19).

Кроме того, необходимо составить:

• приказ руководителя об использовании машины работника и выплаты ему компенсации;
• дополнительное соглашение к трудовому договору с сотрудником, в котором прописать соответствующие условия использования его имущества (их можно указать и в самом трудовом договоре по вновь принятым работникам);
• запросить копию технического паспорта транспортного средства работника;
• путевые листы или иные подобные документы, подтверждающие использование техники в служебных целях.

Как мы видим, документов придется оформить много, однако экономию схема даст несущественную.

Аренда транспортного средства выгоднее компенсации

Если вместо компенсации за использование личного транспорта с сотрудником оформить договор аренды машины, схема будет выгоднее!

Так, арендную плату полностью без ограничений организация может учесть в составе расходов согласно подп.10 п,1 ст.264 НК РФ. Кроме того, она вправе отразить и расходы, связанные с содержанием арендованного имущества. Конечно, если в договоре аренды указано, что их финансирует арендатор. Кроме договора основанием списания указанных затрат будут:

• копия технического паспорта транспортного средства работника;
• путевые листы или иные подобные документы, подтверждающие использование техники в служебных целях.

Не облагается арендная плата и страховыми взносами, так как согласно п.4 ст.420 НК РФ выплаты, связанные с передачей в пользование имущества, не относятся к объекту обложения взносами.

А вот НДФЛ с арендной платы работнику уплатить придется: она признается его доходом и облагается налогом в полной сумме по ставке 13% (30% с доходов иностранцев).

Помимо арендной платы можно также оплачивать бензин, ремонт, страховку на авто, если документы выписаны на организацию. Эти суммы учитываются для налога на прибыль без обложения налогами и взносами.

Обратите внимание!

Компания может заключить с работником:

• либо договор аренды транспортного средства с экипажем;
• либо просто договор аренды, но в этом случае все функции водителя должно выполнять отдельное лицо (штатный водитель либо сотрудник, который сдает авто в аренду, но при этом совмещает и функции водителя).

Рассмотрим нюансы каждого договора.

Отношения сторон по договору аренды транспортного средства с экипажем регулируются статьями 632-641 ГК РФ.

При заключении договора Гражданским кодексом РФ установлены следующие ограничения:

1. Обязанность по содержанию (техническому обслуживанию, ремонту и т.п.) переданного в аренду автомобиля с экипажем согласно ст.634 ГК РФ возложена на арендодателя. Данная норма является специальной и имеет приоритет перед общей нормой п.1 ст.616 ГК РФ, которая возлагает обязанность проведения капитального ремонта переданного в аренду имущества на арендодателя, а текущего – на арендатора. Поэтому арендодатель не вправе переложить часть обязанностей по содержанию автомобиля на арендатора, так как это является обязательным условием договора, установленным Гражданским кодексом РФ (императивной нормой). Данные расходы должен нести работник, а организация затем их возмещает в составе арендной платы или на иных согласованных сторонами условиях.

А вот в договоре аренды (без экипажа) данные расходы может нести и арендатор.

2. Одно из обязательных условий, которое должно быть оговорено в договоре аренды с экипажем, касается оплаты услуг сотрудника-водителя. Его услуги по управлению оплачивает арендатор. При этом организация, выплачивая доходы сотруднику за пользование его транспортом по договору аренды, по отношению к нему выступает в роли налогового агента (п.1 ст.226, подп.4 п.1 ст.208 НК РФ). Налог на доходы физических лиц удерживается со всей суммы вознаграждения, включая не только арендную плату, но и выплату за управление автомобилем.

Поименованные выплаты целесообразно в договоре аренды автомобиля с экипажем предусмотреть отдельно. Это нужно для снижения налоговой нагрузки по страховым взносам. Дело в том, что выплаты, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, связанных с передачей в пользование имущества, не являются объектом обложения страховых взносов.

Получается, что организация не облагает взносами суммы, начисленные за предоставление автомобиля сотрудника в аренду. Однако это не освобождает ее от исчисления взносов с вознаграждения, причитающегося за оказание услуг по управлению и эксплуатации автомобилем. Взносы перечисляются полностью, за исключением взносов на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и взносов на страхование от несчастных случаев в ФСС (подп 2 п 3 ст422 НК РФ).

Если в договоре отдельно не предусмотреть выплаты за предоставление автомобиля в аренду и его управление, то налоговики могут потребовать исчислить взносы со всей суммы.

Ну и конечно, если в организации есть водители и она заключает просто договор аренды автомобиля без экипажа, то НДФЛ удерживается лишь с арендной платы, страховые взносы с нее уплачиваться не будут. В то же время с оплаты труда водителя придется исчислить все «зарплатные» налоги и взносы.

3. Если иное не предусмотрено договором, текущие затраты на приобретение ГСМ, оплату услуг мойки и автостоянки и разных сборов относятся к расходам, связанным с эксплуатацией транспортного средства, их несет арендатор одинаково в обоих договорах.

4. Затраты на страхование транспорта на основании ст.637 ГК РФ по договору аренды с экипажем несет арендодатель (в данной ситуации сотрудник) при условии, если страхование обязательно в силу закона или договора.

Исключение: если организация заключит договор аренды без экипажа, то стоимость страховки она может учесть у себя при налогообложении.

5. Условиями договора может быть предусмотрено предоставление транспортного средства в аренду не на весь день, а только на определенное время. При этом порядок распределения эксплуатационных расходов необходимо также предусмотреть в договоре.

Вывод: договор аренды транспортного средства более выгоден для организации, чем договор аренды с экипажем. Однако первый из них можно заключать только при наличии трудовых обязанностей сотрудника по вождению автомобиля.

Нередкими являются ситуации, при которых появляется необходимость использовать личный автотранспорт сотрудников в служебных целях. Подобные случаи имеют место в равной степени, как при трудоустройстве, так и во время исполнения служебных обязанностей работником. Например, когда деятельность связана с постоянными разъездами, а у организации не хватает своего транспорта.

Важно! Во всех случаях, использование личного авто сотрудника в служебных целях, которое носит регулярный характер, подлежит документированию установленным порядком.

За эксплуатацию на работе своего авто работник может рассчитывать на компенсацию. Данная норма закреплена законодательно, в частности, ст. 188 ТК РФ. Как гласит статья, если работник с ведома (согласия) нанимателя использует личное имущество на работе, то ему выплачивается компенсация, а именно:

• компенсационная выплата полагается за эксплуатацию, износ инструментария, личного транспортного средства (далее — ТС) работника, его технических средств, материалов;
• возмещение трат предусмотрено по части эксплуатации ТС (к примеру, за ГСМ);
• размер компенсации устанавливается путем достижения соглашения между двумя сторонами (нанимателем и работником), которое далее подлежит документированию.

Следует заметить также, что в качестве транспортного средства, которое может использоваться на работе, рассматриваются: легковой автомобиль, мотоцикл, грузовое авто. Применяя установки Трудового кодекса, организация может возместить работнику траты на ГСМ, эксплуатацию его транспорта.

Как акцентирует внимание Минтруда РФ (письмо № 17-3/В-542 от 13.11.2015), размер компенсационной выплаты должен соответствовать обоснованным тратам. Т. е. все расходы, так или иначе увязанные с эксплуатацией ТС для служебных целей, должны документально подтверждаться.

Зам. директора Департамента развития соцстрахования Л. А. Котова.

Компенсация трат, связанных с эксплуатацией авто сотрудника на его работе: что и в каком размере возмещается

Ограничений по компенсационным выплатам на законодательном уровне не имеется. На самом деле эксплуатировать личное ТС в служебных целях работник может 2, 3, 5 часов, и весь рабочий день.

Величина компенсационной выплаты во многом определяет вид ТС, его технические характеристики (марка авто, мощность двигателя, расход бензина, и т. п.), а также километраж пробега, характер поездок. Фактический размер компенсации с учетом вышесказанного определяется заранее соглашением сторон (нанимателем и работником).

Важно! С суммы компенсации, которая предназначается работнику, не удерживают НДФЛ и общеобязательные страховые взносы.

Нормы трат организации, которые связанны с выплатой компенсаций, установлены правительственным Постановлением № 92 от 08.02.1992. Их бухгалтерия учитывает по прочим тратам в пределах следующих месячных норм. Учет ведется на дату выплаты.

Транспортное средство	Рабочий объем двигателя	Сумма в рос. руб.
Мотоцикл	—	600
Легковой автомобиль	До 2000 куб. м.	1200
Легковой автомобиль	Более 2000 куб. м.	1500
Грузовой автомобиль	—	Лимит не установлен

При формировании данного учета, как и в случае с НДФЛ, взносами (по части удержания), необходим расчет компенсационной выплаты, а также наличие документов, которые подтверждают:

• право собственника (работника) на используемое ТС (регистрационное свидетельство на него);
• произведенные траты по ГСМ, на мойку и т. п. ;
• километраж — как правило, это путевые листы (иные заменяющие их удостоверяющие документы).

Удержание НДФЛ и общеобязательных взносов производится тогда, когда возмещаемые работнику траты признаются его доходом. Таковыми являются, к примеру, ремонт, техосмотр, техобслуживание авто, покупка запчастей.

Условия, при которых возмещаются траты сотруднику, использующему на работе личный автомобиль

Таким образом, компенсацию выплачивают работнику при соблюдении нескольких условий. Первое: если работник может подтвердить документально, что он владелец авто и оно действительно эксплуатируется в служебных целях с ведома нанимателя.

Второе: траты на ГСМ (ремонт, мойку), которые имели место, удостоверяются платежными документами (чеками, квитанциями и др.).

Третье: размер компенсации, вариант ее расчета предварительно согласовывался сторонами и оформлен документально.

Следует иметь в виду, что работнику компенсация может назначаться в фиксированной сумме. Тогда установленный размер выплаты начисляется работнику не зависимо от того, сколько дней он эксплуатировал на работе свое авто.

Пример 1. Компенсация в фиксированном размере за эксплуатацию личного ТС на работе

Сотруднику ООО «Василек», менеджеру М. Т. Теплякову назначена фиксированная компенсация за эксплуатацию его авто на работе. Объем двигателя легковой машины М. Т. Теплякова превышает 2000 куб.м. Размер компенсирующей выплаты за месяц составляет 2500 руб.

В одном из месяцев М. Т. Тепляков представил путевые листы на 23 раб. дня, в то время как в данном месяце было 25 раб. дн. Тем не менее, учитывая тот факт, что компенсация менеджеру положена в фиксированной сумме, то она же будет выплачена в полной мере и при данных обстоятельствах.

Рассчитывая налог на прибыль, бухгалтерия ООО «Василек» учитывает предельный размер компенсационной выплаты по этому месяцу, определяемый Постановлением № 92 от 08.02.1992. Для авто М. Т. Теплякова она равняется 1500 руб., т. к. рабочий объем двигателя его ТС превышает 2000 куб.м.

Варианты оформления использования на работе личного авто сотрудником

Использование личного ТС на работе возможно только с согласия самого работника. Если его не устраивают условия эксплуатации и выплаты компенсации, предложенные нанимателем, он может от них отказаться. Достигнутые договоренности подлежат оформлению одним из доступных способов:

1. Путем заключения арендного договора с экипажем либо без него (т. е. с водителем—владельцем авто либо без).
2. Посредством заключения допсоглашения к трудовому договору либо внесения в него соответствующих условий по использованию личного авто и выплате компенсации.

Ключевой момент: соглашение по использованию ТС в служебных целях и выплате за это компенсации должно быть письменным.

Способ оформления	Что включает	Отдельные дополнения по оформлению
Трудовой договор либо допсоглашение к нему	Как принято, записываются: марка авто; реквизиты правоустанавливающих документов на ТС; виды трат, которые подлежат возмещению; величина и условия выплаты компенсации	Что касается покрытия трат по ГСМ, то стороны так и указывают, что наниматель будет возмещать траты по приобретению ГСМ с учетом действующих норм расхода топлива (Приказ Минтранса РФ № АМ-23-р от 14.03.2008 по утверждению соответствующих методических рекомендаций). Основание для выплат: путевые листы, оплаченные чеки от АЗС
Стандартный арендный договор с экипажем либо без него	Обязательно оформляется письменно и содержит сведения: о ТС (марка, характеристики и др.); сроки его аренды; размер и порядок внесения арендной платы, иные дополнительные условия (например, кто будет оплачивать ГСМ, ремонтные работы и т. п.)	При данном способе оформления, как правило, работнику перечисляется только арендная плата, выплата компенсации здесь не предусмотрена

В общем случае, если две заинтересованные стороны заключают договор (либо досоглашение), то далее по прошествии месяца работник должен письменно отчитаться перед нанимателем об использовании своего авто в намеченных целях.

Это значит, что он должен представить установленным порядком информацию о времени эксплуатации, пробеге, тратах по ГСМ, подтвердив все это документально (приложив путевые листы, чеки и т. п.). Рассмотрев представленные данные, наниматель их одобряет, после чего работнику (обычно на последний день месяца) начисляется компенсация, а затем возмещаются траты. Основанием для начисления данных выплат является приказ нанимателя.

Издание приказа о назначении и выплате компенсации за эксплуатацию личного авто работнику

Настоящий документ оформляется согласно формату, правилам, применяемым в организации. По сути, текстовая часть составляется в свободной форме, а структура документа в большей степени типовая.

Основные составляющие части приказа	Какие обязательные сведения включают	Пояснения по изданию приказа
Шапка (верхняя часть документа)	Полное наименование, надлежащие реквизиты организации	Приказ обязательно датируется, ему присваивается свой номер, также записывается место его составления
Заголовок	Стандартный вариант: «Приказ».	Его можно расширить, пояснив, что это распоряжение именно о компенсационных выплатах на конкретный год в связи с использованием личного авто в служебных целях
Основная часть (суть распоряжения)	Включает: назначение компенсационной выплаты за эксплуатацию личного ТС его владельцу — конкретному работнику организации; ее размер, порядок и способ выплаты; документы, которые нужно представлять для подтверждения понесенных затрат	Дополнительно обычно прописывают траты по содержанию ТС (включая ГСМ), которые наниматель также будет возмещать из своих средств
Заключительная часть	В конце приказа свою визу проставляет руководитель	С уже изданным и подписанным приказом работника должны ознакомить под его подпись

Настоящий приказ о выплате компенсации по обозначенному основанию может издаваться сразу на нескольких сотрудников. Тогда по каждому из них прописывают личные данные (ФИО, должность, отдел, где работает, табельный номер), сведения о назначаемой компенсации. Соответственно, каждого работника должны ознакомить с изданным приказом под подпись.

Пример 2. Образец приказа о назначении компенсации за использование личного авто на работе

Директор ООО «Василек», Р. Н. Бурлевская дает следующие распоряжения в отношении менеджера отдела снабжения М. И. Теплякова, которые фиксируются в приказе:

1. Выплачивать данному работнику ежемесячную компенсацию (1200 руб.) за использование его авто (марки «Лада Приора» с объемом двигателя 1596).
2. Попутно возмещать М. И. Теплякову траты, связанные с содержанием его авто.
3. Самому работнику отчитываться ежемесячно, представляя путевые листы, соответствующие документы, подтверждающие траты.
4. Компенсационную выплату включать в зарплату М. И. Теплякова на основании приказа, где будет указана окончательная сумма выплаты.

Распространенные ошибки при оформлении компенсации за использование личного авто сотрудника

Ошибка 1. Компенсация трат, которые связаны с эксплуатацией сотрудником своего автомобиля на работе, предоставляется не всегда.

Так, довольно типичной является ситуация, когда, владелец авто (сотрудник организации) систематически использует свою машину на работе, не известив об этом нанимателя и никак не оформив. При данных обстоятельствах наниматель не должен и не будет компенсировать никакие траты данному сотруднику (включая по ГСМ, техосмотру либо ремонту).