Ведение бухгалтерского учета

Российское законодательство требует, чтобы все организации в обязательном порядке вели бухгалтерский учет. Было время, когда руководители любых фирм имели возможность самостоятельно вести учет и составлять финансовую отчетность, выполняя тем самым функции главного бухгалтера. Но сейчас действуют несколько иные правила. Кто ведет бухгалтерский учет в организации? В каких случаях руководитель имеет право взять на себя ведение бухучета? Кто несет ответственность за ведение бухгалтерии на аутсорсинге? Ответы на эти и другие вопросы – в нашем материале.

Кто обязан вести бухучет в компаниях?

Основным нормативным актом, которым должен руководствоваться директор организации во всех вопросах, связанных с бухучетом, является закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В ст. 7 закона № 402-ФЗ прописано, что руководство обязано организовать ведение бухучета и хранение документации. В соответствии с законом, вести бухгалтерский учет в организации могут:

• главный бухгалтер;
• иной сотрудник компании;
• специализированная фирма;
• непосредственно руководитель (с учетом существующих ограничений).

Данный закон определяет перечень субъектов, которые:

• полностью освобождаются от ведения бухучета;
• имеют право применять упрощенную схему ведения учета;
• обязаны вести бухучет.

В законе приведены требования к лицам, претендующим на должность главного бухгалтера или на право вести бухучет. Квалификационные требования к компетентным специалистам установлены профстандартом «Бухгалтер» (приказ Минтруда РФ от 22.12.2014 № 1061н).

Кто несет ответственность за организацию бухучета?

В п. 1 ст. 7 закона № 402-ФЗ указано, что отвечает за бухгалтерский учет фирмы ее руководитель. За уклонение от ведения учета, искажение финансовой информации и несвоевременную сдачу отчетности руководитель и ответственное за бухучет должностное лицо могут привлекаться к административной или уголовной ответственности.

Может ли руководитель лично вести бухучет?

Бухгалтерский учет в организации может вести ее руководитель, без привлечения других лиц. Но это допустимо не во всех субъектах предпринимательской деятельности, а только в тех, которые:

• имеют право применять упрощенные варианты учета;
• классифицируются как субъекты малого или среднего предпринимательства.

Во всех остальных организациях бухучет могут вести только лица, имеющие требуемый законодательством уровень квалификации и компетентности. Основание – ст. 7 закона 402-ФЗ. Категории субъектов малого и среднего предпринимательства указаны в ст. 4 Федерального закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в РФ».

Кто отвечает за бухучет, если процесс передан в специализированную компанию?

В соответствии с действующим законодательством, обслуживающие организации не могут уплачивать штрафы за компании, заказывающие у них ведение бухгалтерского учета. Но заказчик может себе обеспечить возмещение убытков, предусмотрев соответствующий пункт в договоре на бухгалтерское обслуживание. В договоре должна быть прописана ответственность исполнителя за выполнение ряда операций, и тогда в случае возникновения проблем с налоговой службой у предпринимателя будет основание предъявить претензии обслуживающей компании.

При полном бухгалтерском аутсорсинге исполнитель будет нести ответственность за:

• наличие ошибок в отчетности;
• несоблюдение сроков подготовки и сдачи бухгалтерской документации в контролирующие ведомства;
• недостоверное отражение фактов хозяйственной жизни.

Независимо от того, кто ведет бухгалтерский учет в организации, согласно положениям Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», Положению по ведению бухгалтерского учета в РФ № 34н от 29.07.1998 и Налоговому кодексу РФ (гл. 15), ее руководству придется нести ответственность за:

• незаконность хозяйственной деятельности;
• невыполнение обязательств перед государственным бюджетом по уплате налогов;
• утрату бухгалтерской документации.

Правила ведения бухгалтерского учета в ООО (нюансы)

Ведение бухгалтерского учета в ООО — непременная обязанность обществ с ограниченной ответственностью согласно российскому законодательству. Об особенностях организации и ведения бухучета ООО мы вам расскажем в этом материале.

Ведение бухгалтерского учета ООО и закон о бухучете

Трудно ли вести бухучет обществам с ограниченной ответственностью?

Как вести бухучет на производственном предприятии?

Пример организации бухучета в ООО

Итоги

Ведение бухгалтерского учета ООО и закон о бухучете

Согласно ст. 2 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ каждая коммерческая организация обязана вести бухгалтерский учет. Не являются исключением и ООО. При этом закон о бухучете предусматривает следующие правила для ООО как разновидности коммерческих структур:

• Обязанность организации ведения бухгалтерского учета на предприятии и хранения соответствующей учетной документации возлагается на руководителя ООО (п. 1 ст. 7).
• Руководитель ООО возлагает ведение бухучета на себя, на главного бухгалтера (или иное должностное лицо данного ООО) либо передает ведение бухучета специализированной организации (п. 3 ст. 7).
• ООО составляет учетную политику — локальный нормативный документ, устанавливающий правила ведения бухучета и налогового учета (ст. 8).
• Каждая имевшая место в деятельности ООО хозоперация удостоверяется первичным учетным документом (п. 1 ст. 9). При этом первичная документация должна содержать определенные реквизиты, без которых она может быть признана недействительной. Перечень таких реквизитов приведен в п. 2 ст. 9.

О нюансах оформления бухгалтерской первички читайте в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».

• Данные, зафиксированные в первичной учетной документации, служат основой для составления учетных бухгалтерских регистров ООО (п. 1 ст. 10). Перечень обязательных реквизитов таких регистров приведен в п. 4 ст. 10.
• Активы и обязательства ООО подлежат периодической инвентаризации (ст. 11), которая заключается в сопоставлении фактического наличия учетных объектов с данными регистров бухучета. Инвентаризация проводится с периодичностью, определяемой руководством общества (кроме случаев, когда в соответствии с действующим законодательством она обязательна).
• На основе учетных регистров составляется бухгалтерская отчетность ООО — в общем случае раз в год по завершении года (пп. 3, 4 ст. 13). Случаи и порядок иной периодичности представления бухотчетности перечислены в пп. 4, 5 ст. 13.
• Отчетность считается полностью сформированной после подписания ее руководителем ООО.

О порядке составления бухотчетности ООО см. материал «Бухгалтерская отчетность для ООО — особенности и нюансы».

• В ООО должен быть организован эффективный внутренний контроль совершаемых обществом хозопераций.

Трудно ли вести бухучет обществам с ограниченной ответственностью?

Ответ на этот вопрос зависит от множества факторов, определяющих объем и сложность учетной бухгалтерской работы. Перечислим основные из них:

1. Выбранный режим налогообложения. Будете ли вы работать на ОСНО, УСН или ЕНВД? Каждый режим имеет свои нюансы, и решить, на каком из них будет проще и оптимальнее работать конкретной организации, можно только после тщательного анализа особенностей деятельности ООО. Но с большой долей определенности можно сказать, что бухучет на режиме ОСН будет наиболее трудоемким.

Выбрать подходящий режим налогообложения вам помогут наши публикации:

• «Виды систем налогообложения: УСН, ЕНВД или ОСНО»;
• «Что лучше — упрощенка или вмененка (УСН или ЕНВД)?»;
• «Чем отличается УСН от ОСНО? Что выгоднее?».

1. Является ли ООО субъектом малого предпринимательства (СМП). Критерии принадлежности субъектов к СМП перечислены в ст. 4 закона «О развитии малого и среднего предпринимательства в РФ» от 24.07.2007 № 209-ФЗ. В том случае, если к обществу применимы данные критерии, оно может вести бухучет и составлять бухотчетность в упрощенном порядке (ст. 4 закона 402-ФЗ), что делать гораздо легче, чем осуществлять бухгалтерскую работу в полном объеме.
2. Отсутствие или наличие наемного персонала. Если ООО принимает на работу сотрудников, необходимо понимать, что объем учетной работы и отчетности существенно увеличивается. Вы никак не сможете обойтись без учета движения работников (приема на работу в ООО, переводов, увольнений), расчета зарплаты, отпускных, больничных, страховых взносов. При отсутствии работников бухгалтерский и кадровый документооборот значительно сокращается.

Как организовать кадровый учет на предприятии, читайте в материале «Кадровое делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции 2015–2016».

1. Объем хозопераций. К ним, в частности, относятся: отгрузки товаров покупателям, поступление оплаты от них, взаиморасчеты с поставщиками, начисление и выплата зарплаты и многие-многие другие. Иными словами, под хозоперациями общества подразумеваются любые действия, которые привели к увеличению или уменьшению его доходов и расходов. Естественно, чем больше будет таких операций, тем более сложным и трудоемким будет их учет.
2. Количество и особенности используемых ООО направлений деятельности. Чем больше видов деятельности, тем разнообразнее осуществляемые ООО операции. Безусловно, однотипные хозоперации учитывать значительно проще. Кроме того, у всех сфер бизнеса существует своя определенная специфика (в промышленном производстве, торговле, строительстве, услугах и т. д.). Ее тоже следует принимать во внимание.
3. Особенности деятельности бизнес-партнеров ООО. Так, контрагенты могут работать на иных налоговых режимах, нежели ООО, осуществлять в партнерстве с ООО внешнеэкономические сделки или, например, быть бюджетными предприятиями. Во всех перечисленных случаях в бухучете будут свои нюансы.

Как вести бухучет на производственном предприятии?

Отдельного разговора заслуживает бухгалтерский учет в ООО, осуществляющих производственные операции, которые являются одним из самых сложных объектов бухучета. Это связано в первую очередь с тем, что учет себестоимости оказывает непосредственное влияние на формирование итоговых показателей деятельности компании. При этом калькуляция затрат, учет расходов очень непросты и имеют массу нюансов.

Какие виды деятельности относятся к производству? Это:

• промышленность;
• пищевая отрасль;
• производство сельхозпродукции;
• строительство;
• многие другие виды деятельности.

Конечно, в рамках одной статьи невозможно рассказать обо всех тонкостях бухгалтерского учета на производственном предприятии.

Рекомендуем вам ознакомиться с материалами нашей рубрики «Учет затрат», в которой вы найдете исчерпывающую информацию по многим вопросам, касающимся бухучета на производстве.

Пример организации бухучета в ООО

Какие же шаги нужно предпринять ООО для организации корректного и достоверного бухучета на предприятии? Рассмотрим примерный план, который поможет вам осуществить эту непростую задачу:

Шаг 1. Выбираем оптимальный режим налогообложения (с режимом необходимо определиться до подачи документов на регистрацию в ИФНС). При этом необходимо помнить, что на различных режимах налоговая нагрузка одного и того же общества может отличаться в несколько раз.

Шаг 2. Определяем ответственного за ведение бухучета в ООО — как мы уже выяснили, эту функцию может на себя взять его руководитель (в установленных п. 3 ст. 7 закона № 402-ФЗ случаях), а можно возложить ее на главбуха или передать аутсорсинговой компании.

Шаг 3. Изучаем особенности налогового и бухгалтерского учета деятельности ООО. На основе полученных данных разрабатываем рабочий план счетов (за основу принимается приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н), составляем и утверждаем учетную политику в соответствии с порядком, предусмотренным в ПБУ 1/2008.

Осуществить эту задачу вам помогут наши материалы:

• «Рабочий план счетов бухгалтерского учета — образец 2015»;
• «Как составить учетную политику организации (2015)?».

Шаг 4. Организуем первичный учет документации и отражение зафиксированных в ней учетных сведений в регистрах бухучета.

Подробности — в статье «Порядок организации первичного бухгалтерского учета».

Шаг 5. Изучаем и соблюдаем порядок, сроки представления отчетности и уплаты налогов.

Вам будут полезны публикации наших рубрик:

• «Уплата налогов (взносов)»;
• «Бухгалтерская отчетность».

Итоги

Организация и ведение бухгалтерского учета в ООО осуществляются в соответствии с принципами, изложенными в бухгалтерском законодательстве РФ. Сложность ведения учета ООО зависит от многих факторов, основными из которых являются налоговый режим, наличие сотрудников, вид (или виды) осуществляемой ООО деятельности.

Может ли ООО работать без главного бухгалтера или Директор может работать по совместительству главным бухгалтером?

Сообщаю Вам следующее:

Возложить ведение бухгалтерского учета на себя вправе руководители субъектов среднего предпринимательства и малого предпринимательства, которые могут вести упрощенные способы ведения учета и составления отчетности, за исключением 12 видов организаций. К ним относятся:

1) организации, бухгалтерская (финансовая) отчетность которых подлежит обязательному аудиту в соответствии с законодательством Российской Федерации;

2) жилищные и жилищно-строительные кооперативы;

3) кредитные потребительские кооперативы (включая сельскохозяйственные кредитные потребительские кооперативы);

4) микрофинансовые организации;

5) организации государственного сектора;

6) политические партии, их региональные отделения или иные структурные подразделения;

7) коллегии адвокатов;

8) адвокатские бюро;

9) юридические консультации;

10) адвокатские палаты;

11) нотариальные палаты;

12) некоммерческие организации, включенные в предусмотренный пунктом 10 статьи 13.1 Федерального закона от 12 января 1996 года N 7-ФЗ «О некоммерческих организациях» реестр некоммерческих организаций, выполняющих функции иностранного агента.

Если должность главного бухгалтера предусмотрена штатным расписанием, руководитель организации, относящейся к субъектам малого и среднего предпринимательства, за исключением определенного перечня субъектов, может быть по совместительству главным бухгалтером в этой же организации.

Если должность главного бухгалтера не предусмотрена штатным расписанием, а ведение бухгалтерского учета входит в число обязанностей генерального директора, то есть является для него частью основной работы, то совместительство оформлять не нужно.

Если организация является малым или средним предприятием, руководители которого не могут возлагать на себя право вести бухучет, либо если организация не является малым (средним) предприятием, ее генеральный директор не может вести бухгалтерский учет ни в рамках своих обязанностей, ни работая по совместительству.

Подборка документов из Систем КонсультантПлюс:

Документ 1

Статья 6. Обязанность ведения бухгалтерского учета

1. Упрощенные способы ведения бухгалтерского учета, включая упрощенную бухгалтерскую (финансовую) отчетность, не применяют следующие экономические субъекты:

ст. 6, Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 29.07.2018) «О бухгалтерском учете» {КонсультантПлюс}

Статья 7. Организация ведения бухгалтерского учета

Руководитель экономического субъекта, который в соответствии с настоящим Федеральным законом вправе применять упрощенные способы ведения бухгалтерского учета, включая упрощенную бухгалтерскую (финансовую) отчетность, а также руководитель субъекта среднего предпринимательства, за исключением экономических субъектов, указанных в части 5 статьи 6 настоящего Федерального закона, может принять ведение бухгалтерского учета на себя.

(в ред. Федеральных законов от 28.12.2013 N 425-ФЗ, от 04.11.2014 N 344-ФЗ)

ст. 7, Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 29.07.2018) «О бухгалтерском учете» {КонсультантПлюс}

Документ 2

Генеральный директор организации, относящейся к субъектам малого и среднего предпринимательства, за исключением определенного перечня субъектов, может быть по совместительству главным бухгалтером в этой же организации, если должность главного бухгалтера предусмотрена штатным расписанием.

Если ведение бухгалтерского учета входит в число обязанностей генерального директора, то есть является для него частью основной работы, то совместительство оформлять не нужно.

Если организация является малым или средним предприятием, руководители которого не могут возлагать на себя право вести бухучет, либо если организация не является малым (средним) предприятием, ее генеральный директор не может вести бухгалтерский учет ни в рамках своих обязанностей, ни работая по совместительству.

Если генеральный директор малого или среднего предприятия, которому предоставлена такая возможность, будет вести бухгалтерский учет самостоятельно, возможны три варианта действий.

Первый вариант — когда генеральный директор будет выполнять обязанности главного бухгалтера по совместительству. Это возможно, если штатным расписанием предприятия предусмотрена отдельная должность главного бухгалтера. В этом случае с генеральным директором необходимо заключить трудовой договор о внутреннем совместительстве, а также доплачивать за это совместительство (ст. 60.1 ТК РФ). Также необходимо учитывать, что продолжительность работы по совместительству не должна превышать четырех часов в день или половины месячной нормы рабочего времени, установленной для соответствующей категории работников в течение одного месяца (ст. 284 ТК РФ). Поэтому в данном случае в качестве второго варианта, на наш взгляд, правильнее оформить совмещение, которое предполагает выполнение в течение рабочего дня наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой должности за дополнительную оплату (ч. 1 ст. 60.2 ТК РФ).

Третий вариант — это возложение обязанности по ведению бухгалтерского учета на генерального директора, то есть когда ведение бухгалтерского учета будет частью его основной работы. В этом случае нет необходимости в наличии должности главного бухгалтера в штатном расписании. А также ни совмещение, ни совместительство оформлять не нужно (ст. ст. 57, 275 ТК РФ). Для этого необходимо включить соответствующую трудовую функцию в его трудовой договор или должностную инструкцию, являющуюся неотъемлемой частью трудового договора. Такое решение также можно оформить приказом о возложении на руководителя обязанностей главного бухгалтера.

{Вопрос: Может ли генеральный директор организации быть по совместительству главным бухгалтером в этой же организации? (Консультация эксперта, 2018) {КонсультантПлюс}}

Услуга оказывается в соответствии с регламентом услуги Линия Консультаций. Рекомендуем заранее с ним ознакомиться.

Услуга «Линия Консультаций» включает в себя подбор, анализ и предоставление информации, а также нормативных и консультационных материалов Справочно-правовых Систем КонсультантПлюс по вопросу

Ответ подготовил эксперт Линии консультаций

Бородкина Елена Васильевна

Ответ актуален на 15.11.2018.

Вопрос недели: Может ли ООО работать без главного бухгалтера?

Бухгалтерский учёт — это система непрерывного сбора, документирования и обобщения информации о хозяйственной деятельности предприятия, его имуществе и обязательствах.

Зачем нужен бухучёт

Пока бизнес некрупный, кажется, что всю информацию о денежных потоках и обязательствах возможно удержать в голове или достаточно записывать самое важное в тетрадку, а вести бухучёт бессмысленно. Это в какой-то мере правда: чем меньше бизнес и количество сделок, тем проще отслеживать операции. Но грамотный бухгалтерский учёт позволяет не только фиксировать факты хозяйственной жизни. Благодаря ему можно:

• Оценить реальное финансовое положение предприятия
• Контролировать работу компании и выявлять расхождения с прогнозами
• Находить резервы
• Определять выгодные и убыточные операции
• Следить за соответствием деятельности нормам законодательства
• Вовремя сдавать отчётность, соблюдая график

Согласно закону 402-ФЗ, бухучёт могут не вести ИП и филиалы иностранных компаний — все остальные предприятия обязаны это делать и сдавать конкретные формы отчётности в налоговую.

Правила бухучёта и ключевые понятия

Основа бухучёта — обработка первичных документов, которые соответствуют конкретным хозяйственным операциям. Это авансовые отчёты, счета-фактуры, накладные и т.п. Можно использовать унифицированные формы первичных документов или разработанные самостоятельно — главное, чтобы они содержали все реквизиты, прописанные в п. 2 ст. 9 закона 402-ФЗ. Для некоторых видов «первички» использование стандартных форм обязательно.

Сведения из первичных документов фиксируются в бухгалтерских регистрах — бумажных или электронных документах в форме ведомостей, журналов, таблиц и т.п. Каждое предприятие самостоятельно выбирает, какие регистры использовать, применяя стандартные или разработанные «под себя».

Информация из «первички» вносится в регистры по принципу двойной записи, которая отражает приход и расход материальных благ. Например, закупка сырья – это приход материалов для производства и в то же время — расход денежных средств. По каждому первичному документу в одной колонке прописывается приход (дебет), а во второй — расход (кредит) в денежном эквиваленте.

Один и тот же факт хозяйственной жизни «проводится» через обе колонки и помечается двумя разными числовыми кодами. Эти числовые коды называются бухгалтерскими счетами и соответствуют конкретным группам близких хозяйственных операций. Каждая компания самостоятельно решает, какие счета использовать, выбрав нужные из общего плана. Фиксация дебета и кредита с указанием счетов называется бухгалтерской проводкой.

На основании проводок по каждому счёту считается сальдо — разница между его дебетовыми и кредитовыми оборотами за определённый период, которая может быть нулевой. Счета делятся на активные — отражающие активы предприятия, пассивные — отражающие источники и расход средств — и активно-пассивные. Если дебет по счёту больше кредита, сальдо называется дебетовым, если меньше — кредитовым, если дебет и кредит равны, то сальдо будет нулевым. Сальдо активного счёта может быть дебетовым или нулевым, сальдо пассивного счёта — кредитовым или нулевым, а сальдо активно-пассивного счёта — и дебетовым, и кредитовым, причём, возможно, одновременно.

Данные по каждому счёту помогают составить бухгалтерский баланс, в котором сгруппированы все активы и пассивы компании за отчётный период, и отчёт о финансовых результатах (он же ОПиУ — отчёт о прибыли и убытках). Эти два документа, а также приложения к ним — и есть бухгалтерская отчётность, которую каждое предприятие предоставляет в Налоговую службу раз в год. В перечень приложений входят: отчет об изменениях капитала, отчет о движении денежных средств, отчет о целевом использовании средств и пояснения к отчетности.

В правильно составленном балансе активы всегда равны пассивам.

Что такое упрощённый бухучёт

С 2013 года, согласно п. 4 ст. 6 закона 402-ФЗ, малые предприятия имеют право вести бухучёт в упрощённой форме.

Напомним, что бизнес считается малым, если его годовой доход не более 800 млн рублей, численность сотрудников — не более 100 человек, доля участия государства и фондов в уставном капитале — не более 25%, а доля других юрлиц — не более 49%.

Суть упрощённого бухучёта раскрыл Минфин России в Рекомендациях по применению упрощенных способов ведения бухучета и составления бухотчетности. Документ предлагает малому бизнесу 3 варианта упрощённого бухучёта: его полную форму, сокращённую и самую простую.

Полный вариант упрощённого учёта рекомендован предприятиям, которые сталкиваются с большим количеством разноплановых хозяйственных операций. Он предполагает использование сокращённого плана бухгалтерских счетов, в котором родственные счета объединены в один. А также этот способ позволяет исправлять ошибки в текущем периоде отчётности. Шаблоны регистров, которые можно применять при такой форме упрощённого учёта, приведены в виде приложений к Рекомендациям.

Сокращённая форма упрощённого учёта предполагает всё то же, что и полная, но также позволяет вести вместо нескольких регистров всего один — журнал учёта фактов хозяйственной жизни. Образец журнала тоже есть в приложении к документу Минфина.

Самая простая форма упрощённого учёта рекомендована только микропредприятиям — компаниям, у которых не более 15 работников, а годовой доход — не более 120 млн рублей. Этот способ ведения бухучёта позволяет отказаться от двойной записи с указанием дебета и кредита. И вести только книгу учёта фактов хозяйственной жизни по группам статей документов отчётности так называемым. Такой метод бухучёта называется кассовым.

Все 3 формы подразумевают и упрощённую бухгалтерскую отчётность: малые предприятия обязаны предоставить налоговой только бухгалтерский баланс и отчёт о финансовых результатах — без приложений.

Тем не менее, не все малые предприятия могут вести упрощённый бухучёт. Это запрещено для:

• организаций, деятельность которых подлежит аудиту;
• жилищно-строительных и кредитных потребительских кооперативов;
• микрофинансовых организаций;
• компаний госсектора и политических партий;
• адвокатских бюро и нотариальных палат;
• НКО, выполняющих функции иностранных агентов.

Как обойтись без бухгалтера

Если вы пока не можете взять опытного специалиста в штат, есть другие способы справляться с бухучётом.

Если вы ИП, можно не вести бухгалтерский учёт и ограничиться финансовым, который позволит отслеживать денежные потоки.

Если вы ООО, удовлетворяющее критериям малого бизнеса, попробуйте вести учёт самостоятельно — пройдите краткосрочные бухгалтерские курсы или используйте специальные программы, не требующие особых экономических знаний. Некоторые сервисы предлагают бесплатный пробный период использования и варианты решений для бизнеса на выбор. Например, у Бухгалтерии Сбербанка их три.

Если вы применяете несколько налоговых режимов, бухучёт будет сложным — в данном случае желательна квалифицированная помощь. Наймите стажёра-операциониста, который сможет обрабатывать первичную документацию, или отдайте ведение бухучёта на аутсорсинг, или используйте разное ПО для операций по каждому режиму. Затраты на эти услуги окупятся сполна.

Как выбрать программу для бухучёта

Идеального программного обеспечения, которое подошло бы и лавке по продаже орехов, и оконной фабрике, не существует. Выбирая программу, подумайте, что она должна уметь и каким запросам соответствовать. Вот перечень параметров, которые стоит учесть:

• подготовка отчётности в соответствии с налоговым спецрежимом и организационно-правовой формой;
• возможность синхронизации с кассовым аппаратом;
• возможность запуска на разных устройствах, включая мобильные;
• наличие напоминания о сроках отчётности;
• умение формировать отчёты в цифрах и графиках;
• степень сложности в обращении;
• стоимость.

Программы, рассчитанные на неспециалиста, легче в использовании: они дают подсказки, формируют отчёты по готовым схемам и упрощают анализ финансовых данных.

Как составить учётную политику

Учётная политика — это подробная инструкция по ведению бухгалтерского и налогового учёта. Составляет её, как правило, бухгалтер, а одобряет и закрепляет соответствующим приказом — руководитель компании. Если учётная политика разработана грамотно, благодаря ей в случае увольнения бухгалтера дела с лёгкостью сможет продолжить новый специалист или сам руководитель.

Перечень положений учётной политики зависит от вида деятельности компании, выбранного налогового режима и того, упрощённый учёт применяется или полный. Но — в части бухгалтерского учёта — в учётной политике должно быть указано следующее:

• Лицо, ответственное за ведение бухучёта;
• Какой способ ведения учёта выбран: упрощённый, сокращённый или простой, бумажный или электронный;
• Рабочий план счетов;
• Формы первичной документации и регистров;
• Порядок учёта доходов и расходов;
• Положение об основных средствах компании и порядок их оценки, инвентаризации и перерасчёта;
• Порядок учёта и оценки товарно-материальных ценностей, товаров и готовой продукции;
• Порядок внесения исправлений и критерии ошибок;
• Перечень нормативных документов: применяемые положения бухгалтерского учёта (ПБУ), Налоговый кодекс, закон 402-ФЗ.

Шаблоны реестров и первичной документации, если они разработаны компанией самостоятельно и отличаются от унифицированных, оформляются в виде приложений к политике.

Для создания учётной политики, включающей бухгалтерский и налоговый разделы, можно использовать платные или бесплатные конструкторы, которые легко найти через интернет-поисковики. Как правило, такие сервисы умеют подстраиваться под применяемый налоговый режим и даже совмещение режимов. Главное, убедитесь в том, что используемый конструктор учитывает актуальные требования законодательства, а если есть возможность — обратитесь за разработкой документа к профессионалу.

Учётная политика едина для всех структурных подразделений бизнеса. По мере необходимости документ можно дополнять новыми положениями, а вот менять позволено всего 1 раз в год. И только в 3 случаях: если изменилось законодательство или условия хозяйствования (например, виды деятельности), а также если выбраны другие способы ведения бухучёта.

Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» регламентирует способы ведения учета путем создания штатной бухгалтерии, найма частного специалиста или сторонней организации.

В нашем материале рассказываем про аутсорсинг — способ ведения учета бухгалтерской компанией.

Чем выгодна передача бухгалтерских функций

Аутсорсинг представляет собой передачу отдельных функций организации в ведение специализированной фирмы. К слову, явление это не отечественное, а пришло к нам из-за рубежа.

В США услугами бухгалтерских компаний пользуются около 92% предприятий малого и среднего бизнеса, в западноевропейских странах — 86%. В России рынок бухгалтерского аутсорсинга стремительно развивается, но таких цифр еще не достиг.

Пожалуй, главный принцип аутсорсинга можно сформулировать так: доверьте нам то, что мы сделаем лучше других, а сами занимайтесь тем, что умеете делать лучше других. Другими словами, фирма–заказчик, передавая бухучет аутсорсинговой компании, может сосредоточить все усилия на развитии основного направления бизнеса. Это экономит время и средства на организацию финансовой работы, что необходимо при наличии внутренней бухгалтерии.

Организация внутреннего контроля ведения бухгалтерского учета

Наиболее часто бухгалтерский аутсорсинг используется в следующих ситуациях:

• вновь создающееся предприятие или ИП не имеет финансовой возможности для оборудования рабочего места и оплаты труда штатного бухгалтера;
• в компании нет штатных специалистов для выполнения разовой процедуры (например, аудит) или некоторых функций (например, расчет заработной платы и кадровое делопроизводство);
• бизнесу требуется многосторонняя экспертная поддержка, например, при сотрудничестве с зарубежными компаниями, оформлении нестандартных сделок;
• для разгрузки собственной бухгалтерии, в случае незапланированного отсутствия штатного бухгалтера (по болезни, в форс-мажорных обстоятельствах);
• когда квалификация внутренних сотрудников не удовлетворяет заявленным требованиям организации;
• при наличии конфликтных ситуаций между руководством фирмы и главным бухгалтером/бухгалтерией. К слову, о том, почему двум друзьям-учредителям лучше передать бухгалтерский учет на аутсорсинг, мы писали в этом материале.

Важно понимать, что бухгалтерский учет должен осуществляться непрерывно и в полном объеме. Несоблюдение этого принципа чревато нарушением законодательства, что ведет к наложению штрафов и взысканий контролирующих органов. Восстановление «запущенного» учета и финансовые санкции (зачастую многомиллионные) госорганов могут поставить под угрозу как материальное положение, так и существование фирмы в целом.

Кто несет ответственность за организацию бухгалтерского учета

Как правильно выбрать аутсорсера

Чтобы передать ведение бухгалтерии в стороннюю организацию, нужно произвести тщательную оценку потенциальной аутсорсинговой фирмы, что требует ответственного подхода к вопросу выбора.

Лучше отдать предпочтение крупной специализированной компании с большим опытом и положительной деловой репутацией на рынке бухгалтерских услуг.

Важно!

При выборе аутсорсера имеют значение:

• квалификация сотрудников;
• наличие в штате профильных специалистов (налоговые эксперты и адвокаты, аудиторы, юристы и пр.);
• наличие полиса страхования профессиональной ответственности;
• сумма компенсации в случае ошибок аутсорсера, указанная в договоре;
• наличие дипломов и сертификатов, объем предоставляемых услуг и диапазон цен.

Для выбора подходящей аутсорсинговой компании нужно изучить информацию на сайтах специализированных организаций, сравнить стоимость услуг, рассмотреть кандидатуры экспертов, отзывы других заказчиков.

Почему не стоит слишком доверять бухгалтеру, взятому по знакомству

Также необходимо удостовериться в официальной деятельности выбираемой организации, сделав запрос на сайте ИФНС России. По реквизитам можно проверить, зарегистрирована ли компания в ЕГРЮЛ (едином государственном реестре юридических лиц).

Немаловажное значение имеет наличие полиса страхования профессиональной ответственности аутсорсера, при этом нужно обратить внимание на срок действия документа. Он должен быть действителен на момент заключения договора и, желательно, чтобы его срок не заканчивался сразу после начала сотрудничества.

При личном обращении рекомендуется ознакомиться с правоустанавливающей документацией бухгалтерской организации, а также узнать, какие методы планирует применять потенциальный провайдер для решения обозначенных проблем и вопросов вашего бизнеса. Другими словами, необходимо четко понять, что вашу компанию не втянут ни в какие схемы, а бухгалтерский и налоговый учет будут соответствовать требованиям действующего законодательства.

Договор с аутсорсинговой компанией

Сторонняя организация ведет бухгалтерский учет фирмы на основании подписанного договора. Его содержание является одним из ведущих факторов, от которых зависят качество учета и возможные последствия в случае ошибок провайдера.

Наши эксперты советуют обратить внимание на следующие условия, которые в обязательном порядке должны содержаться в договоре с аутсорсером:

• термины и определения;
• предмет договора;
• права и обязанности сторон: конкретные функции бухгалтерского сопровождения фирмы;
• стоимость услуг, порядок оплаты;
• ответственность заказчика и исполнителя, штрафные санкции;
• дополнительные условия: страхования, конфиденциальности и др.;
• срок действия договора, условия продления или расторжения;
• реквизиты сторон.

Этот перечень пунктов может быть дополнен на усмотрение заказчика и исполнителя.

Компания-аутсорсер заинтересована в конечном результате своей деятельности, так как, согласно договору, она несет материальную ответственность за упущения своих сотрудников и берет на себя связанные с этим риски.

Важно!

Не все аутсорсинговые компании готовы нести финансовую ответственность. Многие, наоборот, ее ограничивают, например, указывая, что возмещают только штраф за несвоевременную сдачу отчетности, как правило, в пределах среднемесячного платежа, который клиент перечисляет за услуги.

При выборе бухгалтерской компании обратите внимание, что процесс обслуживания у всех организован по-разному, не у каждого аутсорсера есть юристы, эксперты по трудовому и налоговому праву, многоуровневый контроль, что, конечно, сказывается на качестве предоставляемых услуг. Для соблюдения конфиденциальности информации в дополнение к договору может заключаться соглашение о неразглашении данных. Например, в нашей компании это обязательный документ.

Важно, чтобы аутсорсинговая компания была уважаемой и зарекомендовавшей себя в сфере бухучета, вызывала доверие у клиентов.

Преимущества аутсорсинга бухгалтерских услуг в 1C-WiseAdvice

1. Мы оказываем всестороннюю помощь в бухгалтерском сопровождении бизнеса, эксперты компании помогают в решении налоговых, кадровых, юридических вопросов.
2. Финансовая ответственность, которую мы берем на себя в случае наших ошибок, распространяется на 3 последующих года после сдачи отчетности и составляет 70 миллионов рублей, что гарантирует компенсацию штрафов и взысканий при их возникновении. А в случае, если страховой полис не покрывает убытки клиента, наша компания компенсирует всю сумму за счет собственных средств. В 1C-WiseAdvice сумма компенсации не ограничена.
3. Глубокая автоматизация наших процессов позволяет создать многоуровневую систему контроля качества учета. И если у «машины» возникают вопросы и подозрения по поводу той или иной операции/документа, сомнительный участок перепроверяется вручную профильным специалистом.

Заказать услугу