Учет рабочего времени

Содержание

В ч. 3 ст. 91 ТК РФ предусмотрена обязанность работодателя вести учет рабочего времени, фактически отработанного каждым работником. Выполнение данной обязанности предполагает назначение полномочных представителей работодателя, которые должны вести учет рабочего времени каждого работника организации. Работодатель обязан обеспечить ежедневный учет рабочего времени каждого работника организации его полномочными представителями. Однако ежедневное ведение учета рабочего времени представителями работодателя не всегда означает, что данные такого учета будут иметь правовые последствия для определения вида рабочего времени работника. Например, работник может отработать 10 часов в день, но при этом у него не появится права на получение доплат за работу сверх нормальной продолжительности рабочего времени. Такой вариант возможен при суммированном учете рабочего времени, при котором норма отработанных работником часов определяется по результатам календарного периода, превышающего одну неделю. Поэтому в течение следующей недели работник может проработать на два часа меньше, что позволяет при суммированном учете времени соблюдать нормальную продолжительность рабочего времени. Таким образом, вид учета рабочего времени непосредственно влияет на виды рабочего времени, применение учета рабочего времени позволяет выделить самостоятельный вид рабочего времени — часы, отработанные сверх нормальной продолжительности рабочего времени. По этой причине при ведении подсчета отработанных работником часов должен быть определен вид учета рабочего времени, который является элементом режима рабочего времени.

В связи с изложенным правовое понятие учета рабочего времени как элемента режима рабочего времени, может быть сведено к двум юридически значимым обстоятельствам. Во-первых, к определению вида учета рабочего времени. Во-вторых, к соблюдению установленного порядка учета рабочего времени. Поскольку учет рабочего времени является элементом режима рабочего времени, постольку вид рабочего времени определяется в порядке, установленном для режима рабочего времени.

Существует три вида учета рабочего времени. В основе классификации учета рабочего времени по видам лежит календарный отрезок, используемый работодателем для определения последствий учета рабочего времени и вида рабочего времени. Таким образом, обстоятельством, определяющим вид учета рабочего времени, является календарный отрезок времени, который работодатель использует для подведения итогов учета рабочего времени и выявления правовых последствий такого учета.

Первым видом является поденный учет рабочего времени, он устанавливается, как правило, когда продолжительность рабочего времени не изменяется и составляет одинаковую величину в течение каждого дня рабочих недель трудовой деятельности. При поденном учете рабочего времени ведется не только ежедневный учет рабочего времени, но и каждый день определяются правовые последствия учета рабочего времени. К примеру, если работник при поденном учете отработал больше установленной для него нормы часов, появляется новый вид рабочего времени — часы, отработанные сверх нормальной продолжительности рабочего времени.

В связи с чем у работодателя возникает дополнительная обязанность по оплате этих часов в соответствии с законодательством и соглашением сторон. При этом дополнительная оплата по соглашению с работником в случаях, предусмотренных законодательством, может быть заменена предоставлением другого времени отдыха.

В ст. 94 ТК РФ определена продолжительность ежедневной работы (смены) для отдельных категорий работников. Для работников в возрасте от 15 до 16 лет продолжительность ежедневной работы (смены) не может превышать 5 часов, в возрасте от 16 до 18 лет — 7 часов. Учащиеся общеобразовательных учреждений, образовательных учреждений начального и среднего профессионального образования, совмещающие в течение учебного года работу с учебой, в возрасте от 14 до 16 лет могут трудиться ежедневно 2,5 часа, в возрасте от 16 до 18 лет — 3,5 часа. Продолжительность ежедневной работы (смены) инвалидов не должна превышать рекомендованную медицинским заключением. Для работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, на которых установлена сокращенная продолжительность рабочего времени, максимально допустимая продолжительность ежедневной работы (смены) не может превышать: 1) при 36-часовой неделе — 8 часов; 2) при 30-часовой рабочей неделе и менее — 6 часов. Работодатель обязан установить поденный учет рабочего времени перечисленным в законодательстве категориям работников, для которых определена продолжительность ежедневной работы (смены). Для указанных работников норма рабочих часов определена на каждый рабочий день (смену), следовательно, и правовые последствия учета рабочего времени должны быть определены ежедневно.

В ч. 3 ст. 94 ТК РФ говорится о том, что для творческих работников организаций кинематографии, теле — и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков, средств массовой информации, профессиональных спортсменов в соответствии с перечнями, утвержденными Правительством РФ, продолжительность дневной работы (смены) может устанавливаться в соответствии с ними и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором либо трудовым договором. Определение для указанных работников законодательством или договором о труде ежедневной продолжительности работы (смены) обязывает работодателя ввести для них поденный учет рабочего времени. Поскольку в этом случае для них правовые последствия учета рабочего времени должны определяться каждый рабочий день (смену).

В связи с изложенным можно выделить следующие юридически значимые обстоятельства, характеризующие поденный учет рабочего времени. Во-первых, наличие обязанности работодателя установить данный вид учета рабочего времени работникам, которым законодательством, договорами о труде определена ежедневная продолжительность рабочего времени (смены). Другим работникам работодатель может устанавливать поденный учет рабочего времени по своему усмотрению. Во-вторых, данный вид учета рабочего времени характеризует ежедневный учет представителями работодателя отработанных работниками часов.

В-третьих, этот вид учета рабочего времени предполагает ежедневное определение правовых последствий учета рабочего времени, в частности количества подлежащих оплате часов, отработанных сверх нормальной продолжительности рабочего времени. Таким образом, дополнительный вид рабочего времени — часы, отработанные сверх нормальной продолжительности рабочего времени, при поденном учете рабочего времени могут появиться по окончании рабочего дня (смены).

Вторым видом является еженедельный учет рабочего времени. Еженедельный учет рабочего времени устанавливается в тех случаях, когда продолжительность работы в течение рабочих дней недели изменяется. При применении данного вида учета рабочего времени работодатель также обязан вести ежедневный учет отработанных каждым работником часов. Однако правовые последствия учета рабочего времени при применении данного вида определяются по истечении каждой календарной недели. В частности, по истечении каждой календарной недели определяется количество отработанных работником часов сверх нормальной для него продолжительности рабочего времени. Еженедельный учет рабочего времени устанавливается в порядке, предусмотренном для определения режима рабочего времени, так как он является его элементом. Рассматриваемый вид учета рабочего времени устанавливается по усмотрению работодателя за исключением работников, для которых работодатель в соответствии с действующим законодательством, договорами о труде обязан ввести поденный учет рабочего времени.

В связи с изложенным можно выделить следующие юридически значимые обстоятельства, характеризующие еженедельный учет рабочего времени. Во-первых, установление еженедельного учета рабочего времени по усмотрению работодателя с соблюдением требований действующего законодательства об обязательном введении поденного учета времени отдельных категорий работников.

Во-вторых, ведение ежедневного учета отработанных каждым работником часов полномочным представителем работодателя. В-третьих, определение правовых последствий учета рабочего времени по истечении каждой календарной недели. В частности, по истечении календарной недели может быть сделан вывод о наличии отработанных сверх нормальной продолжительности для работника часов, то есть о появлении дополнительного вида рабочего времени. Таким образом, дополнительный вид рабочего времени — часы, отработанные сверх нормальной для работника продолжительности рабочего времени, при еженедельном учете рабочего времени могут появиться по истечении календарной недели, отведенной для подведения итогов подсчета рабочего времени.

Третьим видом является суммированный учет рабочего времени, который одновременно может быть причислен к особому режиму рабочего времени. В ч. 1 ст. 104 ТК РФ говорится о том, что в организациях при выполнении отдельных видов работ, на которых по условиям труда не может быть соблюдена установленная для работников продолжительность рабочего времени ежедневно или еженедельно, допускается введение суммированного учета рабочего времени с тем, чтобы продолжительность рабочего времени за учетный период (месяц, квартал и другие) не превышала нормального числа рабочих часов. Но при этом расчетный период не может превышать одного года. Следовательно, суммированный учет рабочего времени может быть введен лишь при отсутствии у работодателя возможности ввести поденный или еженедельный учет рабочего времени ввиду специфики труда, не позволяющей соблюдать установленную законодательством норму часов в течение рабочего дня либо в течение рабочей недели. В связи с этим вводится иной учетный период рабочего времени. Однако в учетном периоде на каждую его неделю должно приходиться не более сорока часов рабочего времени. Превышение данного норматива по истечении расчетного периода означает появление дополнительного рабочего времени — часов, отработанных сверх нормальной продолжительности рабочего времени. Хотя и при суммированном учете рабочего времени полномочные представители работодателя обязаны вести ежедневный учет отработанных каждым работником часов. Но правовые последствия такого учета будут определены лишь по истечении расчетного периода.

При невозможности обеспечить соблюдение еженедельного норматива рабочего времени работодатель вправе ввести учетный период в один месяц. В отдельные дни и недели этого периода может быть допущена переработка установленной работнику нормы рабочих часов. Такая переработка компенсируется работнику предоставлением другого времени отдыха с тем, чтобы количество отработанных в течение месяца часов в расчете на каждую неделю этого периода не превышала установленной работнику нормы часов, при нормальной продолжительности рабочего времени — сорока часов в неделю. Превышение этой нормы по истечении месяца является работой сверх нормальной продолжительности рабочего времени.

При отсутствии возможности обеспечить соблюдение нормы рабочего времени в течение месяца работодатель имеет право ввести учетный период в один квартал. В течение отдельных дней, недель и месяцев этого расчетного периода допускается переработка рабочих часов. Однако количество отработанных в квартале часов, приходящихся на каждую неделю этого периода, не должно превышать установленной работнику нормы, при нормальной продолжительности рабочего времени — сорока часов в неделю. То есть переработка в течение квартала компенсируется работнику предоставлением другого времени отдыха. По истечении квартала она становится новым видом рабочего времени — временем, отработанным сверх нормальной продолжительности рабочего времени, при нормальной продолжительности рабочего времени — более сорока часов, приходящихся на каждую неделю квартала.

При отсутствии возможности обеспечить соблюдение нормы рабочих часов в течение квартала работодатель вправе ввести учетный период в полгода либо в один год. Введение данного учетного периода означает, что в отдельные дни, недели, месяцы, кварталы учетного периода может быть допущена переработка установленной нормы рабочих часов, которая компенсируется предоставлением работнику другого времени отдыха в течение учетного периода. В связи с чем общее количество рабочих часов, приходящихся на каждую календарную неделю учетного периода, не должно превышать нормы рабочего времени, при нормальной продолжительности рабочего времени — сорока часов в неделю. Превышение этого норматива по истечении учетного периода влечет признание за работником права на получение компенсации за переработанные сверх нормальной продолжительности рабочего времени часы.

Применение суммированного учета рабочего времени предполагает использование установленных трудовым законодательством запретов, предусматривающих максимально возможные величины использования работника на работе в течение рабочего дня и рабочей недели. Исходя из принципа материальной аналогии, закрепленного в ч. 3 ст. 11 ГПК РФ, в качестве максимально возможных величин увеличения рабочего дня и рабочей недели работников с суммированным учетом рабочего времени необходимо использовать нормы, установленные в ч. 3 ст. 98 ТК РФ. Использование этой нормы позволяет сделать вывод, что работник не должен трудиться более 12 часов в день (смену) и более 56 часов в неделю.

В связи с изложенным можно выделить следующие юридически значимые обстоятельства, характеризующие суммированный учет рабочего времени. Во-первых, установление суммированного учета рабочего времени только при отсутствии у работодателя возможности соблюдать ежедневную или еженедельную продолжительность рабочего времени. Данное обстоятельство должно быть подтверждено указанием на специфику работы, которая предполагает наличие различной нагрузки у работников в течение недель, месяцев учетного периода. Например, увеличение нагрузки у водителей автобазы курортного города в летнее время.

Во-вторых, при введении суммированного учета рабочего времени должна быть обоснована продолжительность учетного периода. Более удлиненный учетный период должен вводиться только при отсутствии у работодателя возможности обеспечить соблюдение установленной нормы рабочих часов в более коротком учетном периоде. Например, при введении учетного периода в один квартал должно быть доказано отсутствие возможности обеспечить соблюдение нормы рабочего времени в течение месяца.

В-третьих, при введении суммированного учета рабочего времени работодатель не может использовать труд работников более 12 часов в один день (смену) и более 56 часов в неделю. Нарушение данного норматива должно влечь предоставление работникам дополнительных компенсаций, предусмотренных за работу за пределами нормальной продолжительности рабочего времени.

В-четвертых, при введении суммированного учета рабочего времени работодатель обязан обеспечить ежедневный учет отработанных каждым работником часов. Поэтому и при суммированном учете рабочего времени полномочные представители работодателя должны иметь данные учета рабочего времени за каждый день учетного периода. Отсутствие таких данных является нарушением законодательства.

В-пятых, при использовании суммированного учета рабочего времени правовые последствия учета рабочего времени наступают по истечении установленного работодателем в соответствии с законодательством учетного периода. В частности, по окончании учетного периода может быть сделан вывод о наличии или отсутствии отработанных сверх нормальной продолжительности часов. Поэтому дополнительный вид рабочего времени — периоды, отработанные сверх нормальной продолжительности рабочего времени, при суммированном учете рабочего времени могут появиться только по окончании установленного работодателем в соответствии с законодательством учетного периода.

Обратим внимание на то обстоятельство, что при использовании любого вида учета рабочего времени работодатель обязан обеспечить ежедневный учет отработанного каждым работником времени. Однако правовые последствия при различных видах учета рабочего времени наступают в строго определенные сроки, которые отличаются друг от друга.

Учебник «Трудовое право России» Миронов В. И.

Как ведется учет рабочего времени сотрудников?

Учет рабочего времени сотрудников — важная часть организации трудового процесса на предприятии. От того, насколько грамотно ведется учет рабочего времени, зависит не только дисциплина в коллективе, но и, что важно, оплата за трудовой вклад, а не просто за пребывание в штате. Об учете рабочего времени трудящихся пойдет речь в нашей статье.

Понятие рабочего времени по Трудовому кодексу РФ

Кому устанавливается неполное рабочее время

Как ведется учет рабочего времени в России: суммарный, недельный и поденный способы (данные на 2017-2018 годы)

Суммированный учет рабочего времени: примеры расчета

График учета рабочего времени сотрудников (таблица Еxcel)

Понятие рабочего времени по Трудовому кодексу РФ

Рабочему времени посвящен целый раздел 4 Трудового кодекса РФ. Согласно определению, данному в ст. 91 ТК РФ, рабочее (трудовое) время — это временной промежуток, когда член коллектива должен исполнять свои трудовые обязанности с учетом правил внутреннего трудового распорядка и требований трудового договора. Также к трудовому времени относятся иные периоды, о которых в российском законодательстве говорится как о рабочем времени.

Установлена стандартная длительность рабочего времени, которая не должна превышать 40 часов в неделю. А нормативы продолжительности работы за отдельные временные отрезки (месяц, квартал, год) устанавливаются в соответствии с приказом Минздравсоцразвития от 13.08.2009 № 588н. Исходя из него, при 40-часовой трудовой неделе рабочий день сотрудника должен длиться не дольше 8 часов.

Между тем для некоторых групп трудящихся устанавливается сокращенная продолжительность рабочего времени и неполное рабочее время.

Кому устанавливается неполное рабочее время

Сокращенная продолжительность трудового времени применима для таких категорий трудящихся, как:

  • дети младше 16 лет — 24 часов в неделю;
  • подростки от 16 до 18 лет — 35 часов в неделю;
  • трудящиеся с инвалидностью 1-й и 2-й группы — 35 часов в неделю;
  • лица, занятые во вредных (3–4-й степени) или опасных условиях труда, — 36 часов в неделю.

Неполное же трудовое время устанавливается по договоренности между руководством организации и сотрудником в каждом случае индивидуально. Обязанность ввести режим неполного рабочего времени лежит на нанимателе только в отношении следующих трудящихся:

  • женщины, ожидающей ребенка;
  • матери или отца ребенка младше 14 лет;
  • матери или отца несовершеннолетнего инвалида;
  • ухаживающих за заболевшим родственником (в соответствии с медзаключением).

Неполное трудовое время может быть в виде неполной трудовой недели (несколько дней в неделю трудовые, а остальные выходные) или неполного рабочего дня (каждый трудовой день недели короче, чем у других членов коллектива). При этом распорядок неполного трудового времени не влияет на длительность отпуска сотрудника и не накладывает других лимитов на трудовые права.

Оплачивается же труд в условиях неполного трудового времени пропорционально отработанному периоду или выработанному объему продукции.

Как ведется учет рабочего времени в России: суммарный, недельный и поденный способы (данные на 2017-2018 годы)

Ответственный подход к учету рабочего времени сотрудников обеспечивает решение следующих задач:

  1. Рост дисциплины среди членов коллектива.
  2. Справедливый расчет зарплаты исходя из реально отработанного времени.
  3. Анализ трудового вклада каждого сотрудника в деятельность организации.

В России практикуются такие способы учета рабочего времени сотрудников, как:

  • поденный;
  • недельный;
  • суммированный.

Поденный метод предполагает, что длительность каждого трудового дня равна законодательно определенной (как правило, 8 часам). Начало, конец и длительность трудового дня ежедневно одинаковы.

Похож на поденный недельный способ, который подразумевает одинаковую продолжительность трудовой недели, хотя длительность рабочего дня на неделе может быть разной.

При суммированном способе в качестве отчетного периода используется месяц, квартал, полугодие и т. д. Суммированный метод учета отработанного времени применяется тогда и на тех предприятиях, когда и где невозможно установить для членов коллектива ежедневный или еженедельный норматив трудового времени.

При этом методе учета ежедневная или еженедельная длительность работы может быть разной у каждого и у одного и того же сотрудника. Но по итогам отчетного периода (месяца, квартала и т. д.) норматив выработки должен быть одинаковым. Достигается это за счет уменьшения трудового времени в определенные смены в качестве компенсации за дни переработки.

Не знаете свои права? Подпишитесь на рассылку Народный СоветникЪ.
Бесплатно, минута на прочтение, 1 раз в неделю.

Суммированный учет рабочего времени: примеры расчета

Выплаты за труд при суммированном учете трудового времени производятся из расчета по часам.

Пример

Должностной оклад сотрудника — 30 000 руб. в месяц.

При этом на предприятии используется суммированный учет трудового времени. Отчетный период — квартал. Установленная длительность трудовой недели равна 40 часам.

Допустим, норма рабочих часов в необходимом периоде (2-м квартале 2018 года) составит 528 часов. Из них в апреле — 168 часов. Однако работник отработал 13 вместо 14 смен по 12 часов, то есть 156 часов.

Таким образом, для определения зарплаты работника за апрель потребуется найти размер часовой тарифной ставки, разделив оклад 30 000 руб. на 168 часов рабочей нормы в месяц. Часовой тариф будет равен 178,57 руб.

Следовательно, зарплата этого работника за апрель составит: 156 отработанных часов × 178,57 = 27 856,92 руб.

Еще 1 способ расчета зарплаты при суммированном учете трудового времени предполагает учет среднемесячного числа рабочих часов за год. В этом случае размер часовой тарифной ставки составит:

30 000 руб. (ежемесячный оклад) × 12 месяцев года / 1 974 часа

(норма рабочих часов в 2016 году) = 182,37 руб.

Значит, оплата труда в апреле будет равна: 156 отработанных часов × 182,37 = 28 449,72 руб.

Кроме того, при расчете оплаты труда необходимо учитывать правила оплаты праздничных дней и сверхурочного времени.

График учета рабочего времени сотрудников (таблица Еxcel)

Скачать форму графика учета

Учет трудового времени работников осуществляется при помощи заполнения графиков учета (табеля учета рабочего времени). Делать это можно как вручную, заполняя специальные таблицы, так и в автоматическом режиме, используя разработанные для этой цели компьютерные программы.

Форма табеля учета рабочего времени (форма 13) утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 и выглядит как таблица, которую для удобства заполнения и подсчетов можно сформировать при помощи редактора Еxcel.

Табель учета рабочего времени состоит из следующих модулей:

  1. Вверху указывается наименование организации.
  2. Ниже идут графы «Дата составления» и «Номер документа».
  3. В ячейку «Отчетный период» заносятся даты с первого по последнее число месяца.
  4. В столбце 1 приводятся порядковые номера.
  5. Столбцы 2 и 3 содержат информацию о работниках (Ф. И. О., должность, табельный номер).
  6. В столбце 4 заполняются данные о неявке сотрудника на работу (разбит на числа месяца).
  7. В столбцы 5 и 6 вводятся данные о количестве отработанный дней и часов за половину месяца и месяц.
  8. Столбцы с 7 по 9 содержат данные для начисления зарплаты (код вида оплаты, корсчет и т. д.).
  9. Столбцы 10–13 используются для отметок о причинах неявок на работу.

Документ подписывается работником, составившим его, кадровым работником и начальником структурного подразделения.

***

Таким образом, ведение графика учета трудового времени — ответственная и кропотливая работа, не терпящая ошибок и неточностей, поскольку от отработанного времени зависит оплата труда сотрудников.

Секретарю поручили вести учет рабочего времени. С чего начать?

У секретаря небольшой организации множество обязанностей: и чисто секретарская работа – отвечать на звонки, планировать встречи, регистрировать документы; и функции завхоза – закупать канцтовары; и работа кадровика – оформлять приемы на работу и увольнения. Кроме кадрового делопроизводства, секретарю поручают вести учет рабочего времени в организации. Разберемся, как наладить учет рабочего времени, узнаем, какие для этого приказы надо издать, а также поговорим о нюансах заполнения табеля рабочего времени – формы № Т-13.

ЗАЧЕМ НАДО ВЕСТИ УЧЕТ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

Рабочее время – это:

1) время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности;

2) иные периоды времени, которые в соответствии с ТК РФ, федеральными законами и иными нормативными актами РФ, относятся к рабочему времени.

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником (части первая, четвертая ст. 91 ТК РФ).

В Конвенциях МОТ рабочим обозначается время, в течение которого работник находится в распоряжении работодателя.

Зачем организации нужен учет рабочего времени? Разве недостаточно просто платить работникам их оклад без всяких табелей? Особенно в небольшой организации? Есть 5 основных причин.

1. Обязанность вести учет предусмотрена трудовым законодательством (часть четвертая ст. 91 ТК РФ). При проверке инспектор обязательно запросит табели учета рабочего времени, и, если их не будет, организацию ждет штраф до 50 тыс. рублей по ч. 1 ст. 5.27 КоАП.

2. Табели учета рабочего времени – первичные учетные документы, их запросит и налоговый инспектор для обоснования выплат и при проверке налогообложения. За их отсутствие могут привлечь к налоговой ответственности.

3. Хорошо, если все работники каждый день исправно приходят на работу и отрабатывают 8 часов. А если нет? Работники могут опаздывать, отпрашиваться, болеть, уходить в отпуск, уезжать в командировку, прогуливать, и оплата у них будет иная, чем оклад, или ее может не быть вовсе. Бухгалтерия может учесть все эти нюансы и рассчитать размер выплат, только если вы сообщите о них. Форма этого сообщения – табель учета рабочего времени.

4. Поддерживать дисциплину в организации также поможет табель. Ведь если работники знают, что их отсутствие отмечается и они могут быть уволены за прогул или при повторяющихся опозданиях, это очень дисциплинирует. За нарушение явки на работу могут лишить премии.

5. Учет рабочего времени помогает в экономических расчетах. Например, многие организации при расчете затрат считают, сколько рабочих часов затратили на ту или иную работу, чтобы выставить счет клиентам, в смету включить затраты на оплату труда. Исходя из этих расчетов нередко нормируют труд и рассчитывают численность работников.

Итак, все организации ведут учет рабочего времени либо чтобы избежать штрафов, либо чтобы дисциплинировать работников, либо чтобы учитывать затраты.

На практике выделяют три подхода к учету рабочего времени:

1. Некоторые организации требуют от работников, чтобы они приходили на работу точно в указанное в правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР) время и уходили ни на минуту раньше, и привлекают к ответственности за опоздание даже на 5 минут.

2. Другие организации отслеживают, чтобы работник отработал положенные 8 часов, и не столь важно, пришел он на 15 минут раньше или на 15 минут позже. Главное, чтобы он выполнил, что от него требуется, и в целом не нарушал трудовую дисциплину.

3. В третьих организациях вообще системы контроля и управления доступом (СКУД) или журналы учета рабочего времени существуют лишь формально. Главное для организаций – чтобы работники выполняли поставленные задачи.

Каждая организация сама выбирает подход к учету рабочего времени в зависимости от специфики деятельности. Например, кассиру или продавцу принципиально являться на работу точно в срок, ведь без них не функционирует магазин. А от творческих работников – дизайнеров, программистов, консультантов – работодатели нередко требуют лишь выполнить задание в срок.

Предположим, что ваш руководитель поручает вам вести табельный учет, чтобы не нарушать законодательство и чтобы работники в целом не нарушали дисциплину. Давайте рассмотрим, как это сделать без ошибок.

КАК НАЛАДИТЬ УЧЕТ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ: ПОШАГОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Шаг 1. Назначить ответственного за табельный учет

Согласно постановлению Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее – Постановление Госкомстата № 1) табель ведется уполномоченным лицом. Для назначения уполномоченного лица необходимо издать приказ. Специальной формы такого приказа не предусмотрено, поэтому предлагаем такой образец приказа, как в Примере 1.

Шаг 2. Определить форму для учета рабочего времени

Унифицированные формы для кадрового делопроизводства, в т.ч. для учета рабочего времени, утверждены Постановлением Госкомстата № 1.

Согласно п. 2 данного Постановления их применение носило обязательный характер.

С 1 января 2013 г. вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Федеральный закон № 402-ФЗ). В нем не содержатся требования о необходимости составления первичных учетных документов по унифицированным формам. Теперь согласно ч. 4 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ формы первичных учетных документов, применяемых организацией (за исключением организаций государственного сектора), должен определять руководитель организации. Поэтому она вправе применять свои формы документов.

Особенности учета рабочего времени

Аспект учета рабочего времени берется во внимание всеми предприятиями, поскольку именно от него зависят такие показатели, как:

  • продуктивность работы сотрудников (уменьшается трата времени на решение личных вопросов);
  • рациональное распределение объемов выполняемых работ (без перегрузок работников);
  • заработная плата персонала (начисляется строго пропорционально выполненному объему работ);
  • трудовая дисциплина коллектива;
  • рентабельность компании (повышается эффективность труда при учете рабочего времени);
  • нормированность или гибкость графика (количество смен или часов зафиксировано документально).

Рабочему времени посвящается целая статья Трудового кодекса государства (в РФ это четвертая статья). Рабочим, или трудовым, временем считается период исполнения трудовых обязанностей члена коллектива с учетом правил внутреннего распорядка и требований, которые описаны в трудовом договоре.

Существует стандарт, которого должны придерживаться все предприятия, нормы рабочего времени не должны превышать 40 часов в неделю. Эти цифры и подсчеты проанализированы Минздравсоцразвития, то есть если неделя работы 40-часовая, то в день полагается работать не более 8 часов. А для определенных должностей и специальностей установлен неполный рабочий день или ненормированный рабочий график.

Режим работы каждой фирмы можно выбирать самостоятельно с учетом специфики деятельности и общепринятых норм. Все нюансы рабочего времени должны быть задокументированы, в частности, сокращенное время работы, длительность трудовой недели и сменность.

Важно создать рациональную инструкцию по использованию рабочего времени для каждой должности. При этом важно учесть нюансы в виде:

  • человеческого фактора (индивидуальные особенности каждого сотрудника);
  • форс-мажорных обстоятельств.

В документах не учитываются склонность персонала к организации частых перерывов длительностью до 5 минут, опоздания на работу, использование рабочего времени для решения личных проблем, а также другие факторы, влияющие на объем и качество проделанной работы.

Важно учесть отсутствие сотрудников в связи с болезнями или аварийные ситуации в компании. Бывают случаи задержки комплектации, которая требуется для выполнения работы, или мешает решить задачу отсутствие нужной информации. Это значительно замедляет процесс выполнения работы и снижает желаемый объем, что приводит к нарушениям равновесия между реальными затратами на оплату труда и выполненной работой. А грамотный учет времени поможет выстроить стратегию и учесть все условия.

Учетом отработанных часов можно устранить такие проблемы, как:

  • Опоздания на рабочие места, игры и переписки в соцсетях на рабочем месте, частые кофебрейки.
  • Низкое качество работы и непродуктивность сотрудников длительное время.
  • Завышенная оплата труда (оплата времени, когда не выполняется работа по вине сотрудника или третьих лиц, посторонних факторов).

ProgramController – модуль «КИБ СёрчИнформ», собирает данные об активности пользователя и времени, которое он провел в приложениях.

Документация для грамотного учета рабочего времени

Чтобы соответствовать нормам законодательства РФ о труде, следует вести тщательный учет рабочего времени. Существуют нормативы и порядки ведения этого показателя, они закрепляются в следующих документах или локальных актах, согласованных с Трудовым кодексом:

  • Правила распорядка трудового дня.
  • Договор, который составляется коллективно.
  • Договор между сторонами о взаимном сотрудничестве.

Все показатели, в том числе продолжительность рабочего дня, время между отдыхом и работой, суммарное трудовое время за неделю, должны быть указаны в этих документах. Новый сотрудник при подписании договора должен обратить внимание на нормативы и графики, чтобы потом не возникало недоразумений.

Компания должна вести и ежедневный отчет, в котором указывается размер отработанного времени с учетом непредвиденных ситуаций. Для этого создан специальный документ – табель выходов, где фиксируется:

  • количество ночных смен;
  • количество сверхурочных;
  • больничные листки сотрудника;
  • выходные персонала (количество или время);
  • командировки работников;
  • особенности, связанные с обычными трудовыми периодами днем.

Чтобы не фиксировать все происходящее, предприятия могут остановить выбор на специальном бланке с названием Положения, в котором также происходит фиксация рабочего времени, его особенностей и составляющих труда. В нем можно просчитывать потери рабочего времени.

Методики учета рабочего времени

Согласно законодательству, существует три вида учета рабочего времени персонала:

  • поденный;
  • еженедельный;
  • суммированный.

Каждая организация вправе сама выбирать свой способ по учету времени в связи с индивидуальными особенностями, но так, чтобы система была зафиксирована законодательством.

Поденная методика

Способ используется в организациях, у которых график труда представляет одинаковую продолжительность смен ежедневно, с целью фиксации отработанного времени и чтобы избежать переработок. Всему персоналу устанавливается одинаковая трудовая смена по учету, а также ведется контроль над превышением установленной нормы.

Поденный учет оплаты труда используется по отношению к сотрудникам, которые имеют набор льгот и руководствуются статьей 94 Трудового кодекса РФ. Для них существует индивидуальная протяженность дневной смены. Сюда относятся:

  • Несовершеннолетние работники: выделяется время в размере 5 часов до 16 лет и 7 часов до 18 лет на выполнение дневного объема работ. Если дети проходят обучение в вузе, то установленную норму делят пополам.
  • Люди с ограниченными возможностями. Учитывается нагрузка в соответствии с показаниями врачей и реабилитологов в зависимости от этапа восстановления или степени проявления заболевания.
  • Работники творческих профессий и спортсмены имеют пониженную нагрузку за счет ненормированного рабочего графика.

По ряду обстоятельств для сотрудника может быть установлена сокращенная рабочая смена в индивидуальном порядке на предприятии. Поэтому важно для таких рабочих организовать поденный учет рабочего времени.

Еженедельный метод учета

Такой способ учета рабочего времени устанавливается в компаниях, чей персонал имеет в течение недели разную продолжительность смен. Например, в организации, которая работает по гибкому графику, рекомендовано вести документ еженедельно в связи с корректировкой продолжительности смен. В итоге рабочая смена за неделю не должна превышать нормативы в 40 часов по учету рабочего времени.

А еще такой способ актуально применять, если у работников есть раздробленные смены, при этом важно не потерять и указать в учете и документах все рабочее время, исключить недоработки или переработки сотрудника. В результате важно вписаться в норму.

Суммированный способ учета рабочего времени

Такая методика учета рабочего времени официально закреплена в статье 104 Трудового кодекса РФ. Она используется в тех случаях, когда компания не может вести учет рабочего времени предыдущими способами (поденным или еженедельным).

Поэтому закон предусматривает такой способ суммации отработанных часов за более продолжительный период. Но этот показатель все равно не должен превышать нормативов. Например, существуют фирмы, которые работают круглосуточно, включая дневные и ночные смены, а 40-часовую неделю не получается соблюсти в учете. Поэтому они могут воспользоваться квартальными показателями или полугодичными нормативами с учетом их выполнения.

Такая методика учета рабочего времени используется в случае скользящего графика занятости. Он подразумевает выход на работу в разное время и дни недели. Все условия должны быть тщательно прописаны в локальных актах и опять-таки вписываться в норму 40-часовой недели. Для работодателей, не соблюдающих эти условия, существует установленная административная ответственность.

Кто может трудиться по неполному рабочему времени?

Сокращенная продолжительность рабочего времени применима к следующим категориям населения:

  • Дети младше 16 лет – установлено ограничение до 24 часов в неделю.
  • Подростки от 16 до 18 лет. Их норма со временем увеличивается до 35 часов в неделю. Эти же показатели относятся к инвалидам первой и второй групп.
  • Люди, работающие в опасных условиях или вредных условиях труда, могут выполнять обязанности 36 часов в неделю.

Неполное трудовое время должно оговариваться заранее между руководителем и подчиненным на этапе подписания контракта и обозначаться в учете. Обязанность вести учет неполного рабочего времени лежит на нанимателе только по отношению к таким группам населения, как:

  • беременные женщины;
  • родитель ребенка младше 14 лет;
  • родитель ребенка несовершеннолетнего инвалида;
  • люди, которые ухаживают за болеющим родственником (по врачебному заключению).

Неполное рабочее время может быть установлено по усмотрению, например, неполный рабочий день (сокращенный) или неполная рабочая неделя (выходы день через день или день через два). Такое расписание не должно сказываться на трудовых правах члена коллектива и на длительности его отпуска. Оплата выполненной работы производится пропорционально сделанным объемам.

Методы учета рабочего времени персонала в организации

Применение любой из методик слежения за рабочим временем и учета выполненной работы невозможно без осознания и принятия во внимание следующих аспектов:

  • Специфика занятости в компании и рабочее время.
  • Дисциплинированность коллектива.
  • Финансовое состояние фирмы.
  • Корпоративная этика.
  • Соотношение затрат на каждого сотрудника и его производительности.

В зависимости от личностных аспектов деятельности и работы в коллективе, а также отношения к труду самих сотрудников, их мотивированности и требований к качеству работы, руководитель может применить такие способы, помогающие организовать учет рабочего времени в компании:

  • Установление пропускного режима рабочего времени с использованием техники по учету, наем охранника или вахтера, ведение журнала прихода сотрудников и их ухода. Автоматизированный контроль рабочего времени – методика, которая предполагает установку терминала или турникета, калитки. Для этого потребуется контролер за системой и ее исправностью, компьютер и программное обеспечение. Такой способ позволит узнать информацию о перекурах, отлучках работников. Дополнительно ведется табель по форме Т-13. Преимущества заключаются в точности и объективности учета установленного времени.
  • Биометрическое устройство доступа к месту и контроля рабочего времени – самый дорогостоящий метод учета рабочего времени. Оно может считывать информацию о рабочем посредством сканирования отпечатка пальцев и фиксировать время работы.Организация контроля посещаемости, перепоручение этой функции начальнику отдела или самоличный контроль над учетом рабочего времени.
  • Перекладывание ответственности за время прибытия на самих сотрудников и контроль над этими показателями с помощью ежедневных отчетов по проделанной работе (если у руководителя достаточно времени для изучения отчетности).
  • Использование сканеров или карточек доступа к компьютерам и другой технике. Они оповещают начальника о приходе сотрудников на работу и о начале выполнения рабочих обязанностей. Можно устанавливать такие сканеры и на дверь офиса. Программа с помощью контролера фиксирует все данные и события, происходящие на предприятии. Сведения хранятся долго в базе, и можно сформировать отчетность за длительное время.
  • Технологическое оснащение парковок. Если компания располагает крупной территорией и большим штатом сотрудников, она может установить специальные парковочные системы, на которых при въезде будет фиксироваться номер машины или другие данные сотрудника. При этом будет решен вопрос с въездом и выездом транспорта, парковочными местами и временем прибытия. Можно нанять специального человека, который фиксирует прибытие работника, или установить терминал для считывания карточек. Программное обеспечение позволяет идентифицировать человека по радиобрелку, с помощью которого открывается шлагбаум парковки. Недостатком этого способа считается то, что не учитывается путь от парковки до рабочего места и перекуры с кофебрейками сотрудника.
  • Использование видеокамер для отслеживания времяпрепровождения сотрудников на рабочем месте. Камеры устанавливаются либо на персональных компьютерах, либо по офису в целом. Применять их нужно с осторожностью, поскольку присутствие тотального контроля может отрицательно сказаться на рабочей атмосфере и снизить мотивацию рабочих.

Все эти способы требуют дополнительных затрат, но они способны предоставить максимально объективную информацию и грамотно провести учет рабочего времени. Используются они в случаях наличия большого штата рабочих, которых невозможно проконтролировать физически одному человеку. Те затраты, которые связаны с приобретением оборудования для учета рабочего времени, окупятся вследствие повышения эффективности работы персонала и роста прибыли компании.

Задачу контроля за рабочим временем успешно выполняют DLP-системы.

Документация учета рабочего времени

Кроме механических и технических способов, которые больше помогают руководителям, важно заполнить все документы и нормативы, связанные с отчетностью и временем.

Есть определенный документ, который установлен Госкомстатом № 1, он называется табелем учета рабочего времени. Исполнение этого постановления должно осуществляться по нормам статьи 91 Трудового кодекса РФ на всех без исключения предприятиях вне зависимости от формы владения компанией.

Учет рабочего времени персонала в соответствии с законом подразумевает ведение табеля, форма которого утверждена Постановлением Госкомстата № 1 и оформление которого должно осуществляться во исполнение норм ст. 91 ТК РФ на всех предприятиях независимо от форм собственности.

Ведутся специальные графики по учету, где указывается время работы. Они заполняются вручную или в автоматическом режиме. Существует специальное программное обеспечение, которое автоматизирует процесс.

Форма самого графика для учета рабочего времени также установлена в 2004 году. Табель можно сформировать в программе Excel и заполнять самостоятельно. Он состоит из нескольких частей-модулей:

  1. Название предприятия обязательно указывается сверху таблицы.
  2. Следующие графы «Дата составления» и «Порядковый номер табеля».
  3. Столбец «Отчетный период» должен быть заполнен датами текущего месяца, день в день.
  4. Следующий столбец заполняется порядковыми номерами.
  5. В последующий столбец вносится Ф. И. О. сотрудника, а также его должность.
  6. Столбец 4 должен содержать данные о неявке сотрудника на работу по установленной причине или без указания причин.
  7. Следующие два столбика нужно заполнить информацией с указанием объемов выполненных работ и отработанных часов.
  8. Следующие два столбца заполняются данными о начислениях зарплаты с указанием кода и вида оплаты.
  9. Последний столбец отводится на указание причин прогулов рабочих.

Документация рабочего времени должна заверяться подписями работников, кадровым специалистом и начальником отдела. Нельзя допускать неточности или ошибки в документе, поскольку он подотчетный, и от этой бумаги напрямую зависит оплата труда рабочих по установленной норме.

Правила ведения документов

Ведение табеля рабочего времени обязательно для всех, это ежедневный документ. Независимо от четкости планов компании, на работе случаются экстренные ситуации, которые требуют документального подтверждения. В государственных учреждениях такие бумаги проверяются постоянно.

Как правило, эта документация ведется вручную. Поручить ведение табеля рабочего времени можно ответственному сотруднику или рабочему из отдела кадров. Если компания располагает огромным штатом персонала, то предпочтение отдается электронной системе учета рабочего времени. Полученные данные суммируются в конце рабочего дня или в другой, оговоренный локальным актом, срок.

Табель после заполнения отправляется в расчетный отдел, где начисляется оплата в соответствии с отработанным временем. Если требуется повышенный контроль рабочего времени, то используются обе формы: бумажная и электронная. Так исключаются человеческие ошибки, и компания защищается от сбоя в электронной системе.

  • Кому заполнять табели?

Ответственность за ведение документации об учете рабочего времени может возлагаться на любого сотрудника. Это входит в число как прямых, так и дополнительных обязанностей и оговаривается в договоре.

Эта процедура учета рабочего времени может расцениваться как дополнительная обязанность сотрудника, и тогда она включается в момент издания приказа. Руководитель компании выбирает из штата ответственное лицо, издает приказ, основанный на локальных актах, и рабочий обязан его исполнить. Желательно оговорить с рабочим такое развитие событий предварительно, поскольку отказ от выполнения приказа может быть причиной для увольнения. Можно стимулировать сотрудника материально и оплатить дополнительную работу. Способ применим в том случае, если компания имеет небольшой штат.

Иногда в крупных организациях нанимают специального человека на должность табельщика по учету установленного рабочего времени. Штатная рабочая единица нормировщика или табельщика должна тщательно исполнять свои обязанности, вести учет рабочего времени и следить за правильностью поданной информации. Кадровик и начальник отдела также участвуют в учете независимо от того, кто заполняет табель.

  • Что делать в случае нарушений ведения отчетности по рабочему времени?

Суть процесса ведения табеля заключается в том, что это входит в число обязанностей работника, а не выполняется по желанию. Поэтому лица, занимающиеся оформлением документов, в случае ошибок или занесения заведомо ложной информации подпадают под административную ответственность. Это касается и случая, когда компания вообще не владеет учетом рабочего времени. Установленная ответственность возлагается на руководителя предприятия.

Согласно статье 5.27 Кодекса административных правонарушений РФ, компания, которая нарушает Трудовой кодекс, подпадает под наказание в виде штрафных санкций. На первое время размер штрафа 50 тысяч рублей. Повторное нарушение этой статьи влечет за собой большие штрафы.

В конце установленного периода рабочего времени, по которому рассчитывается зарплата, время работы сотрудника суммируется и учитывается доплата за ночные выходы, обозначенные в учете.

Осуществление учета рабочего времени может вестись разными способами и методиками, с использованием технических средств или без них. Но важно помнить, что процесс не только ведет к процветанию компании и увеличению продуктивности работы, но и подпадает под статьи законодательства. Важно не пренебрегать правилами внутреннего распорядка и Трудового кодекса, заранее обезопасить себя от претензий и судебных разбирательств и грамотно вести отчетность.

Учет рабочего времени сотрудников: понятие, виды и методы

  • Что такое рабочее время по ТК РФ
  • Понятие режима рабочего времени
  • Виды учета рабочего времени
  • Формы учета рабочего времени
  • Методы осуществления контроля и учета времени труда
  • Кто должен вести учет рабочего времени в организации
  • Штрафы за несоблюдение требований ТК РФ касательно учета рабочего времени
  • Система учета рабочего времени Kickidler

Все графики работы, утверждаемые разнообразными работодателями, не должны противоречить требованиям Трудового кодекса РФ: как по вопросам выбора режима рабочего времени, так и в контексте организации его наглядного учета. Учет рабочего времени – это непреложная обязанность каждой организации и естественная часть ее работы, позволяющая формировать корректные платежные ведомости, адекватно оценивать производительность и КПД работы сотрудников, а также своевременно узнавать о случаях, когда они не соблюдают режим рабочего дня.

Что такое рабочее время по ТК РФ

В соответствии с действующими нормативными актами нашей страны, под рабочим временем понимается то время, на протяжении которого работник занимается осуществлением своих трудовых обязанностей в соответствии с положениями, очерченными в трудовом договоре, и инструкциями внутреннего распорядка организации.

Теоретически сотрудник может по каким-то причинам прозаниматься время, не совпадающее с условиями подписанного трудового договора или постановлениями внутреннего распорядка. Если речь в этом случае будет идти о работе сверх нормы, то она все равно будет считаться официально потраченным на труд временем. При этом если сверхурочная работа окажется произведенной в нарушение законодательства по требованию нанимателя, то последний может быть привлечен к правовой ответственности.

Продолжительность рабочего времени также предопределена ТК России и, по состоянию на данный момент, равняется 40 часам в неделю.

Каждый работодатель в числе своих обязанностей имеет учет времени, отработанного сотрудником, а также должен прописывать режим рабочего времени и временные возможности для отдыха в строчках трудового договора. Этот режим может не конкретизироваться в составе договора только в том случае, если для сотрудника он будет полностью отвечать коллективным правилам, которые применяются в организации.

Понятие режима рабочего времени

Режим рабочего времени – это комплексное, составное понятие, которое включает в себя сразу несколько аспектов упорядочения трудовой деятельности работника:

  • Продолжительность рабочей недели. Вариантом может быть несколько: неполный формат, пять рабочих дней и два свободных, шесть трудовых будней и один выходной, а также распределение дней отдыха по скользящему графику.
  • Продолжительность ежедневной смены (включая вариант для рабочего дня неполного формата).
  • Время, когда сотрудник должен начать производство своих трудовых обязанностей, и когда он должен это закончить.
  • Время начала и завершения перерывов в течение трудового дня.
  • Количество смен, в рамках которых работают сотрудники организации, в сутки.
  • График чередования рабочих и освобожденных от работы дней.
  • Категории работников, для которых учреждается ненормированный рабочий день.

Все эти параметры указываются в составе правил внутреннего трудового распорядка. Но, как уже было отмечено выше, если для какого-то сотрудника режим рабочего времени разнится с корпоративными правилами, которые действуют в организации, то все это должно быть указано в его трудовом договоре.

Важно также понимать, что эти параметры хоть и устанавливаются работодателем, однако должны соответствовать детерминированным требованиям, предусмотренным 110-ой статьей ТК РФ. В частности, вне зависимости от длительности рабочей недели каждый служащий должен отдыхать на протяжении не менее чем 42 часов подряд. Исключение из этого правила составляет только вахтовый метод, и то он предполагает наличие хотя бы одного выходного дня в неделю.

Виды учета рабочего времени

С понятием рабочего времени и его режима очень тесно связан вопрос учета времени, отработанного персоналом. Такой учет может быть отнесен к одному из следующих основных двух видов:

  • Поденный. При таком графике рабочее время каждого работающего по найму должно в точности соответствовать закрепленной в правилах норме, и любое дополнительно потраченное время считается сверхурочным.
  • Недельный. Он предполагает расширение предопределенного графика работы и, соответственно, учета отслуженного времени до одной рабочей недели.
  • Суммированный. При суммированном учете рабочего времени длительность отрезка, за который он рассчитывается, может составлять от одного месяца до одного года. В таком случае необходимо, чтобы средняя продолжительность подлинно затраченного на труд времени за выбранный отрезок соответствовала декретированной норме рабочего дня.

Суммированный шаблон учета рабочего времени часто фиксируется на организациях с вахтовым принципом координации труда, а также на любых других предприятиях, где достаточно часто приключаются переработки или недоработки по времени. Расчет средней продолжительности рабочего дня позволяет привести ее к норме, нивелировав эти отклонения от нужного уровня.

При предпочтении суммированного учета возможны две вариации рабочего графика:

  • с неодинаковым количеством затраченных часов в разные дни учетного периода;
  • со строго зафиксированной длительностью работы для одного рабочего дня.

Формы учета рабочего времени

В рамках координирования трудового процесса каждое предприятие должно формировать определенные документы: это табель учета рабочего времени, графики сменности, кадровые приказы и т.п. Еще несколько лет назад абсолютно все эти документы должны были создаваться по стандартизированным формам, однако с начала 2013-го года компаниям, фирмам и предприятиям разрешено разрабатывать их самостоятельно.

Тем не менее, большинство организаций все же прибегают к формам, которые предлагает Госкомстат, поскольку они наиболее удобны, просты и функциональны. В частности, табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда создается по форме Т-12 (поля этой формы прописывают вручную), а табель учета рабочего времени – по форме Т-13 (этот документ создают посредством автоматизированных систем учета). Оба варианта ведутся в единичном экземпляре тем сотрудником, который несет ответственность за учет рабочего времени, после чего комплектуются подписями работника службы кадров, менеджера структурного подразделения организации, и направляются в бухгалтерский отдел.

Табель учета рабочего времени должен храниться на протяжении 5 лет с момента завершения того года, для которого он был разработан. Однако это правило действует лишь в том случае, если все сотрудники, сведения о рабочих часах которых содержатся в табеле, трудились в нормальных условиях. Если же хотя бы один из них был занят на работах, причисляемых к опасным или вредным, то срок хранения табеля возрастает до 50 лет.

При формировании рабочего режима предприятия должны учитывать особенности производственного календаря на текущий год. Это единый документ для всей страны, в котором:

  • Содержатся нормы рабочего времени на месяцы, кварталы и весь год при 24-, 36- и 40-часовой трудовой неделе.
  • Приводятся нормы количества рабочих дней и дней отдыха для пятидневной рабочей недели.
  • Содержатся сведения о дополнительных выходных днях (обусловленных отмечанием государственных праздников) и особенностях переноса рабочих и свободных дней в дни, предшествующие или следующие за праздничными.

Методы осуществления контроля и учета времени труда

Для того чтобы выполнять непосредственный контроль того времени, которое было в действительности отработано сотрудниками, могут быть использованы различные методы и средства:

  • Журнал учета. Это один из наиболее долгоиграющих и широко известных вариантов, который, возможно, несколько устарел с точки зрения высокотехнологичного 21-го века, однако по-прежнему с успехом используется на многих предприятиях. Такой журнал представляет собой физический бумажный носитель и наполняется вручную.
  • Компьютерные технологии. Это может быть специальное приложение, которое ведет учет того времени, которое сотрудник потратил на работу за компьютером. Кроме того, это может быть контроль телефонных звонков посредством их записи, фотофиксация рабочего стола, мониторинг сообщений, поступающих на корпоративную почту, и многое другое.
  • СКУД. Системы контроля и управления доступом позволяют не только наделять сотрудников возможностью доступа к тем или иным помещениям и объектам, а также ограничивать их в подобных возможностях, но и четко устанавливать, когда и на протяжении какого времени работник оставался в пределах территории организации.
  • Биометрические системы. Они позволяют выяснять, сколько времени сотрудник действительно отработал на благо организации, благодаря системам доступа, работающим с использованием биометрических параметров. Такой вариант подойдет для компаний, для которых рациональное расходование фонда оплаты труда имеет первостепенное значение. Он более совершенен, чем, например, СКУД с системой доступа по пластиковым карточкам.
  • Видеонаблюдение. Оно может быть автоматизированным или предполагать наличие сотрудника/сотрудников, выполняющих своеобразный надзор над рабочим процессом. Это тоже довольно эффективный вариант, поскольку он, помимо прочего, позволяет оценить продуктивность работы сотрудников во время их присутствия на рабочем месте.
  • Программа (система) учета рабочего времени. Специализированное ПО для автоматизации учета рабочего времени сотрудников за рабочими компьютерами. Данный вид учета рабочего времени по состоянию на 2018 год является самым быстроразвивающимся. Программа учета рабочего времени фиксирует не только, когда сотрудник приходит на работу или уходит с нее, но и подвергает глубокому анализу всю деятельность сотрудника, включая какие сайты он посещает, какие программы использует в рабочее время, что набирает на клавиатуре. На основе этих данных программа формирует отчеты по рабочему времени, на которых в диаграммах показывается статистика по каждому сотруднику или по подразделению. Пример такой программы — Kickidler.

Кто должен вести учет рабочего времени в организации

То лицо, которое будет непосредственно заниматься ведением табеля учета рабочего времени, назначает руководство организации. Однако в общем и целом обычно это назначение выполняется по следующим правилам:

  • Если речь идет о небольшой организации, то заполнение такого табеля может стать дополнительной обязанностью сотрудника кадрового отдела или, например, секретаря.
  • Если организация имеет более крупный штат, имеет смысл создать специальную должность (так называемого «табельщика»). Основной задачей человека, занимающего эту должность, будет учет рабочего времени, допущенных опозданий, сверхурочно затраченных часов, прогулов и отработок других сотрудников.
  • В еще более крупных организациях можно ввести специальную должность в каждом подразделении. Это может быть, опять же, табельщик, который займется учетом рабочего времени тех людей, что трудятся в пределах подразделения. Либо это может быть начальник, замначальника отделения, к обязанностям которого будет добавлено ведение табеля учета рабочего времени.

Какой бы вариант ни выбрал руководитель организации: должность табельщика или добавление его функций к уже существующим для сотрудника на другом посту – необходимо закрепить это в трудовом договоре. Также соответствующая информация должна быть размещена в должностной инструкции этого работника. Возложить на сотрудника подобные обязанности можно и посредством приказа, подтвержденного подписью директора предприятия.

Поскольку организации имеют прерогативу по самостоятельному управлению процессом ведения учета рабочего времени, однозначных требований по оформлению и подписанию табеля нет. Однако в большинстве случаев подписи на этом документе ставят:

  • тот сотрудник, который отвечает за его оформление;
  • начальник структурного подразделения организации, для работников которого был составлен табель;
  • сотрудник кадровой службы.

После сбора необходимых подписей документ направляют в бухгалтерию.

Штрафы за несоблюдение требований ТК РФ касательно учета рабочего времени

Конкретизация режима рабочего времени и его контроль – необходимость для каждой организации. Все соответствующие документы должны быть составлены правильно и подтверждать, что организация не нарушает требования Трудового кодекса России.

В противном случае возможно наложение следующих штрафов по статье 5.27 КоАП РФ:

  • За нарушение правовых норм о труде и его охране с должностных лиц могут взыскать административный штраф в размере от 1000 до 5000 рублей.
  • За нарушение правовых норм о труде и его охране при производстве предпринимательской деятельности в обход регистрации юридического лица может быть объявлен штраф в размере от 1000 до 5000 рублей. Также возможно принудительное приостановление работы организации на период до 90 суток.
  • За нарушение правовых норм о труде и его охране с юридического лица могут взыскать штраф в размере от 30 000 до 50 000 рублей, либо заменить его принудительным приостановлением работы на период до 90 суток.

Таким образом, организации имеют право на некоторые вольности в установлении режима рабочего времени и предпочтении способов его учета, однако все это должно вписываться в рамки установленных законом требований.

Учет рабочего времени сотрудников: 7 способов + 3 вида обмана

СОДЕРЖАНИЕ Показать всё содержание

Спойлер – в статье расскажу, как правильно ввести учет рабочего времени сотрудников в организации, как понять, кто работает, а кто делает вид, что работает. И, наконец, кому и сколько за это платить.

Восьмичасовой рабочий сон

Для работодателей учитывать рабочее время особенно важно, так как платить за сон подчиненных никто не хочет.

Также и в законодательстве есть статья, которая рассказывает о важности учета рабочего времени и его оплаты, а КоАП предусматривает санкции в случае нарушения.

Рабочее время – время, которое тратится на выполнение трудовых обязанностей с оплатой за эти действия.

Убедились насколько все серьезно? Помимо основной – юридической, существуют и дополнительные причины считать отработанное время. Найдите ниже среди них одну свою или может даже пару.

Нарушаем, значит? Рабочее время не учитываем? Добро пожаловать в участок

Причина 1 – Государство

Государство однозначно говорит – необходимо учитывать часы занятости персонала.

Поэтому, даже формально, но Вы должны организовать учет. Вести табель, отмечать больничные, выходные, прогулы и так далее.

В ходе работы у работодателя и работающего могут возникать взаимные претензии, справедливо ли оплачивается его рабочее время, в случае таких ситуаций документы помогут решить спорный вопрос.

Пример: одна из сотрудниц предприятия обратилась в 6 различных инстанций после ее увольнения с предприятия.

Прокуратура, ГИТ, Роспотребнадзор и другие. Один из первых документов, который запросили – Правила внутреннего трудового распорядка и табель учета рабочего времени сотрудников. Все 6 проверок были пройдены успешно.

Причина 2 – Эффективность

Важно честно платить персоналу. Но ведь и работник может быть непродуктивным? Или даже тратить оплаченное время не на работу. Допустим любители перекуров успевают покинуть рабочее место два – пять раз в течение рабочего дня.

Пример: в одной из организаций я наблюдала 16 работников курящими на крыльце здания в рабочие часы. Посчитаем, что перекур составил 10 минут, значит было потрачено 160 минут общего времени компании.

Причина 3 – Дисциплина

Помните “теорию разбитых окон”, согласно теории, там, где нет наказаний за небольшие нарушения, чаще совершаются более серьезные.

То есть, где контролируются простые вещи, такие как качество и количество рабочего времени, сотрудникам легче нести ответственность за более серьезные обязательства, например, за сроки выполнения по проектам.

Пример: в компании измерили время составления КП, естественно оно было значительно больше, чем положено.

После этого сообщили сотрудникам о том, сколько в среднем они должны тратить на эту задачу. Далее контролировали показатель на протяжении месяца, и на удивление – не только среднее время сократилось на задачу, но и качество улучшилось.

Причина 4 – Автоматизация

Отслеживание времени является и инструментом управления. С помощью некоторых программ Вы не только увидите, кто работает и сколько, но также повлияете на вовлеченность коллег, вводя или уменьшая бонусы в общей и индивидуальной мотивации.

Также, анализируя время, Вы можете сократить ненужные операции, изменить бизнес-процессы, внедрить автоматизацию учета рабочего времени сотрудников.

Пример: на производстве овощей в теплице проанализировали общее потраченное время на уход за растениями.

Далее из работы тепличниц исключили несколько простых операций, несколько разделили и их стали делать разные люди.

Благодаря экономии времени, общее время на сбор урожая увеличилось, меньше стало брака с переросшими овощами, а значит больше прибыль.

Причина 5 – Безопасность

Если контролировать качество рабочего времени сотрудника, можно избежать проблем с общей и информационной безопасностью компании. И да, я не шучу, далее Вы сами в этом убедитесь.

Пример: в одном из Московских офисов был похищен ноутбук, расследование было проведено очень быстро, и благодаря электронным системам отслеживания времени и видеонаблюдению удалось наказать виновных и вернуть ноутбук.

Ваши подарки от партнёров Конструктор Landing page Скидка 10% по промокоду
«IN-SCALE» Онлайн-чат на сайт Скидка 10% по промокоду
«IN-SCALE» Сервис e-mail рассылки Скидка 10% по промокоду
«IN-SCALE» CRM-система Скидка 10% по промокоду
«IN-SCALE»

Особенности учета

В зависимости от того, какую функцию в организации выполняет работник и в какое время необходимо его присутствие в организации, мы назначаем ему время работы (смену).

В одной организации может быть не только несколько разных режимов для персонала, но и несколько разных систем учета.

Расскажу обо всем подробно, но давайте начнем с типов рабочего дня. Это первая категория, с которой начинается учет рабочего времени на предприятии.

1. Кому какой график?

По количеству отработанного в сутках времени, трудовое законодательство требует учитывать в часах отработанное время.

Сверять это время с нормой, и если сотрудник работает больше, чем положено, то компенсировать это дополнительным временем отдыха или оплатой.

И далее, в зависимости от потребности организации, сотруднику назначают график.

1.1 Нормированный день

Офисные сотрудники, обычные бухгалтеры, часто отделы продаж, отделы кадров и т.д. В табель мы фиксируем 8 часов 5 дней в неделю, в трудовом договоре мы пишем – нормальный рабочий день. Никаких льгот и привилегий.

Максимум бесплатные печеньки. Но за сверхурочные мы заплатим или дадим неоплачиваемый дополнительный день отдыха.

1.2 Ненормированный день

Ведущие специалисты, менеджеры, которые часто выходят в выходные, выезжают в командировки.

В этом случае сверхурочные не оплачиваются, но работник имеет право на дополнительный оплачиваемый отпуск от 3 до 10 (на практике до 7) дней.

1.3 Гибкий график

Можно назначить такой режим удаленным программистам, маркетологам, менеджерам по продажам, с которыми Вы регулярно сотрудничаете.

Установите по соглашению время, в которое работающий также будет доступен в мессенджерах.

Кстати, мифического свободного графика, если работник оформлен по трудовому договору, – нет. Вы все равно должны договориться о том, сколько часов ему придется отработать.

1.4 Сменный график

Работники заводов, продавцы-консультанты, администраторы и т.д. Персонал с расписанием смен должен быть ознакомлен за месяц.

Если есть ночные часы в расписании смены, а это с 10 часов вечера до 6 часов утра, за них платят в два раза больше. В табеле отдельно выделяют ночные часы.

Пример сменного графика

2. Кто должен сколько работать?

Всего существует три типа рабочего времени – нормальное, сокращенное (предусмотрено для группы людей, тех, кто по состоянию здоровья не может трудиться больше) и неполное. Далее расскажу о каждом подробнее.

2.1 Нормальное

Нормальная продолжительность рабочего времени – 40 рабочих часов в неделю, вне зависимости от графика работы.

Все, что будет отработано сверх нормальной продолжительности будет считаться сверхурочными часами.

2.2 Сокращенное

Сокращенное время не оспаривается, безоговорочно предоставляется следующим: несовершеннолетним, работникам с ограниченной трудоспособностью, беременным женщинам – по их просьбе. Оплачивается пропорционально отработанному времени.

2.3 Неполное

Неполное рабочее время устанавливается по соглашению между трудящимся и тем, кто предоставляет занятость.

При этом для подростков ограничение зависит от того, совмещают они учебу с трудом или подрабатывают на каникулах.

Для людей с ограниченными возможностями продолжительность определяется медицинскими показаниями. Еще сокращенный день положен тем, кто задействован в работе на вредных производствах.

Я такого не знал…

3. Сложные случаи

В этой главе расскажу про самые часто встречающиеся проблемные случаи при учете рабочего времени.

Обратите на эту главу особое внимание, так как возможно среди Ваших работников уже есть такие и стоит пересмотреть их рабочий график.

3.1 Удаленные работники

Для удаленных лучший вариант – гибкий график работы. Можете любой установить, главное не выходить за рамки стандартных 40 часов в неделю.

Не писать вечернее и ночное время в дополнительном соглашении. И не платить только оклад, а назначить еще премии и доплаты за результаты по проектам – сроки сдачи, соответствие ТЗ, своевременность отчетности и так далее.

3.2 Беременные

Если беременной сотруднице надо часто отлучаться, договариваются о сокращенном дне, платят за фактически отработанное время среднюю заработную плату.

В табеле пишут количество фактически отработанных часов в день – три, четыре, пять. Сверхурочно беременным работать нельзя.

3.3. Совместители

Для совместителей устанавливается обычная рабочая неделя, чаще всего учет ведут по пятидневной трудовой неделе, по 4 часа в день – половина от нормальной продолжительности.

Не важно – внутренние или внешние совместители, все равно больше 20 часов в неделю работать не могут.

3.4 Разъездные и командировочные

В трудовом договоре для работников часто отправляющихся в командировки так и прописываем “разъездной характер работы”, чтобы не переплачивать сотруднику за рядовые поездки. Да-да, тут мы говорим о Вашей, как работодателя, экономии.

3.5 Сверхурочное время

То есть это время отработанное сверх установленного для данной должности. Первые два часа сверхурочного времени оплачиваются в полуторном размере, а последующие в двойном.

По законодательству при фактическом учете рабочего времени переработки работодатель оплачивает сразу.

Кстати, чтобы не оплачивать сверхурочное время вводят суммированный учет времени, и о нем расскажу ниже.

Пример расчета времени

Помним, что государство считает нормой продолжительность рабочего времени в неделю 40 часов.

В неделю, а в день 8 рабочих часов. Но ведь случается и такое – нужно, чтобы сотрудник в понедельник отработал 9 часов, а в пятницу 7 часов?

Как правильно посчитать ему тогда зарплату и действовать в рамках закона? Расскажу как ведется учет рабочего времени сотрудников и где какой рекомендуется.

1. Поденный или ежедневный

Ежедневный учет

При стандартном учете в 80% всех организаций учитывается время, отработанное сотрудником за день, тогда все дополнительные часы будут считаться за сутки. Это и есть поденный учет.

Когда использовать: использовать в случаях, когда рабочее время не меняется, в часах оно совпадает с нормой месяца по производственному календарю.

Как платить: оплата рассчитывается за каждый рабочий день/смену. Оплачивается норма рабочего дня в одинарном размере, а все, что выше, считается часами работы сверх нормы, сверхурочными (о них я писала выше).

2. Еженедельный

А это еще что такое?

Еженедельный учет используется довольно редко. От ежедневного отличается тем, что суммирует время, отработанное за неделю.

Персонал может работать в неделю по графику – 2 дня по 10 часов и 4 дня по 5 часов, такое тоже допустимо, если есть необходимый непрерывный отдых. Тогда считаться будет время, которое трудящийся потратил в неделю.

Когда использовать: когда сотруднику нужен нестандартный график, например, из-за маленького ребенка.

Или удаленности работы от места проживания, он может приехать на работу только в определенные часы.

Или его присутствие на рабочем месте нужно, скажем, в понедельник до 9 часов вечера, а в пятницу всего 3 часа.

Как платить: оплата рассчитывается за неделю. Оплачивается норма рабочего дня в одинарном размере, если она за неделю не превышает 40 рабочих часов, а все, что выше, считается часами работы сверх нормы, сверхурочными.

3. Суммированный

Суммированный

Он называется так, поскольку не ограничен крайними сроками суток или недели для расчета оплаты труда – все сверхурочные работы могут быть определены только по учетному периоду.

А этот период может быть от месяца до года. Все это время мы платим за работу в одном размере, а за сверхурочные заплатим в конце периода.

Когда использовать: в производстве при непрерывной или сменной работе, например, охранным компаниям и другим службам и организациям.

В случае, если не соблюдается установленная законом суточная или недельная продолжительность работы. Учитывается время, отработанное персоналом за учетный период.

Как платить: оплата основного времени рассчитывается на основе утвержденной тарифной ставки, среднего заработка и выплачивается ежемесячно одной суммой по количеству отработанных часов.

Оплата сверхурочной работы по суммированию рабочего времени происходит в конце отчетного периода. Учетным периодом может быть год, квартал, месяц – на усмотрение работодателя.

Законодательство и ответственность

Так как такой показатель контролируется законодательством, то поговорим и про него. Также расскажу про основные документы, которые так или иначе затрагивают тему учета:

  1. Производственный календарь. Утверждается постановлением Правительства РФ и публикуется в конце года на следующий.
  2. Трудовой кодекс. Большинство его разделов так или иначе касаются оценки труда и заработной платы, но основная – третья часть ТК РФ.
  3. Постановление Госкомстата РФ. От 05.01.2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации».
  4. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. В законе также требования к обработке первичных учетных документов.

Все остальное регулируется внутренними приказами. Ответственность за ведение налагается на руководителей отделов, секретарей, менеджеров по персоналу, бухгалтеров.

Есть две формы, которыми пользуются для организации учета – T12 и T13. Все возможные варианты отметок в табеле находятся в расшифровке в форме N Т12.

Они практически одинаковы, за исключением небольшой разницы. Форма Т13 используется для автоматических программ учета рабочего времени, для ручного заполнения форма Т12.

Табель учета времени

Инструменты контроля

Время, которое можно потратить, исполняя долг работодателя по учету можно сократить, используя различные автоматизированные системы учета рабочего времени сотрудников.

Даже в небольших организациях трудозатраты на учет рабочего времени могут занимать до нескольких рабочих часов в неделю, а на крупных без автоматики не обойтись.

1. Простые

Инструменты контроля учета рабочего времени могут быть автоматическими и простыми. Выбор зависит от потребностей и задач компании.

Если потребность только в том, чтобы сократить время, потраченное на обработку информации и расчет заработной платы, Вам достаточно будет простых бухгалтерских программ. И далее пробегусь подробнее по ним.

1.1 Таблица Excel. Гугл таблицы

Таблица Excel

Пожалуй, самый простой способ, чтобы вести учет рабочего времени. Подойдет в том случае, если у Вас совсем небольшая организация, в которой не требуется детальный учет всех действий.

  • Бесплатно;
  • Просто;
  • “На коленочках”;
  • Нет автоматизации;
  • Только для мелких организаций;
  • Не отражают качество отработанного времени;
  • Ошибки и путаницы при сменном графике.

Если Вы только начинаете свой бизнес или имеете небольшую компанию, то терминал учета рабочего времени сотрудников Вам точно не нужен.

Советую воспользоваться этими инструментами и вести учет рабочего времени сотрудников в таблице excel. Уж лучше такой учет, чем полное его отсутствие.

1.2 Программы бухгалтерского учета

Программы бухгалтерского учета

К таким относятся, например: 1С, Небо, Мое дело, Контур.Бухгалтерия и другие. Тут уже речь про автоматизированный учет рабочего времени сотрудников.

Конечно, жесткого контроля не получится, скорее такие программы упростят учет для соответствующих специалистов.

  • Бухгалтерам и кадровикам удобно;
  • Можно добавлять графики, фиксировать приказы;
  • Готовые табели для начисления заработной платы;
  • Не отражают качества отработанного времени;
  • Функцию безопасности не решают.

За такие программы бухгалтера Вам точно скажут спасибо, ведь тут все-таки про автоматический учет рабочего времени идет речь и уже не придется все вручную считать по каждому из сотрудников.

1.3 Видеонаблюдение

Видеонаблюдение

Простое или сложнее, с микрофонами и диктофонами. Видеонаблюдение не решает проблем дисциплины, скорее является вспомогательным инструментом безопасности предприятия.

  • Показывает кто во сколько на работу пришел;
  • Можно узнать, кто чем занимался во время рабочего дня;
  • Помогают контролировать безопасность;
  • Учет рабочего времени ведется в программах;
  • Невозможно на практике интегрировать с бухгалтерскими программами;
  • Трудно и затратно по времени отслеживать каждого.

Интересная история из практики: один из работодателей установил видеонаблюдение с микрофоном в отделе продаж, но ­“забыл” об этом предупредить персонал.

Однажды, после разговора менеджера с клиентом не выдержал, и по громкой связи дал обратную связь. Сотрудник отдела нарушил тишину фразой: “спасибо, Господи!”.

1.4 Crm-системы

Crm-системы

К таким относятся: Битрикс24, Мегаплан, AmoCrm, SalesapCrm. Практически все CRM снабжены функцией учета рабочего времени.

Как это происходит – при включении ПК и входе в CRM, либо автоматически фиксируется старт работы, либо crm предлагает отметить начало старта работы нажатием специальных кнопок.

  • Время работы фиксируется автоматически;
  • Выгрузка в специальные формы отчета;
  • Дополненная активность: количества звонков, писем и т.д.;
  • Хороший инструмент для анализа качества потраченного времени;
  • Реальной картины может не отражать;
  • Вопросов дисциплины не решает;
  • Для анализа необходима более детальная информация – детализация звонков и т.д.

Такие программы уже показывают более ясную картину и помогут проанализировать работу каждого сотрудника и оценить его эффективность, а также покажут часы застоя.

2. Сложные

Дальше будем разбирать технологии посложнее – автоматические системы учета рабочего времени по карточкам, тайм трекинги и терминалы контроля входа – выхода на предприятие.

2.1 Контроллеры с доступом по электронным пропускам

Контроллеры с доступом по электронным пропускам

Принцип работы оборудования учета рабочего времени – контроллера следующий: попасть внутрь помещения и выйти из него можно по специальной карточке.

Карточка программируется на одного работника, естественно, каждый вход-выход учитывается. Это уже электронный учет рабочего времени.

  • Просто в использовании;
  • Анализ выгрузки позволяет отследить все перемещения персонала;
  • Карту можно настроить так, чтобы доступ был в отдельные помещения;
  • Карты часто теряются, воруются;
  • Ответственные лица могут доступ выдавать не по назначению;
  • Контроль за использованием карт ведется отдельно.

Для небольших предприятий и офисов с низкой проходимостью есть программы с картами и видеофиксацией в момент активации карты.

Но если такой небольшой терминал установить на входе в крупное предприятие, возможна очередь.

2.1 Биометрические терминалы и контроллеры

Биометрические терминалы и контроллеры

То же оборудование учета рабочего времени, что считыватели карт, вот только чтобы пройти через такой терминал нужно сканировать сетчатку глаза или можно пройти по отпечаткам пальцев. Тут уже более интересный вариант.

  • Подделать такой «пропуск» почти невозможно;
  • Есть возможность интегрировать с системами бухгалтерского учета;
  • По времени открытия доступа дольше, чем обычные карты;
  • Бывают ошибки систем, которые нужно исправлять;
  • Не подходит для мест на предприятиях с большим человеческим трафиком.

Еще один существенный минус – такие электронные приборы учета рабочего времени не очень любят сами трудящиеся, считая, что это сверхконтроль и он не всегда оправдан.

Если стоимость оборудования в компании или коммерческой тайны высокая, то такие меры вполне приемлемы.

2.3 Тайм трекеры

Тайм трекеры

Тайм трекеры: Crocotime, Kickidler, Timedoctor. Это программы скрининга экрана, которые устанавливаются на персональные компьютеры, отслеживают их работу в течение дня, делают фотографии с экрана.

Функции позволяют анализировать сколько и на какой бизнес-процесс потрачено времени, как его возможно упростить, на какие сторонние сайты заходил персонал.

  • Формируют общую картину рабочего дня;
  • Делают снимки с экрана;
  • Помогает анализировать потраченное время;
  • Законность;
  • Для установки не нужно разрешение;
  • Информационная безопасность;
  • Оптимальный выбор для учета рабочего времени удаленных работников;
  • Общую безопасность не обеспечивает;
  • Подходит для должностей, постоянно занятых работой с ПК.

Действительно удобный инструмент, в отличие от системы учета рабочего времени сотрудников по карточкам, так как он покажет весь рабочий день сотрудника.

Вы легко вычислите, когда специалист отлынивает от работы и занимается своими делами.

Про обман

В этой главе расскажу несколько историй из практики, как сотрудники компаний умудрялись обманывать системы учета.

Так что читайте внимательно и берите на вооружение. А то вдруг и в Вашем окружении есть такие.

История 1 – CRM система

Валентин на работу приходил первым, включал все компьютеры, нажимал старт работы, а что ему, он жаворонок.

Позже подтягивались коллеги, кто с кофе, кто после вечеринки. Молодец Валентин. А дисциплины нет.

История 2 – беременные

В организации на входе стоял терминал с пропуском по электронным картам. К беременным сотрудницам никто не предъявлял претензий.

Так, в открытую электронным пропуском беременной дверь, коллеги выходили покурить по 5 человек.

Обман раскрыли, когда служба безопасности решила проверить – зачем сотрудница в течение пятнадцати минут три раза выходила на улицу и заходила обратно.

История 3 – про учет в Excel

Начальник производства пятьсот раз переделывал табель, прежде, чем сдать его кадровику, а потом бухгалтеру.

Так как табель он делать не успевал, ему было проще угадывать, что неправильно, чем сверять все выходы сотрудников.

На столе лежала куча заявлений и объяснительных записок. А в день выплаты зарплаты он бегал от своего женского коллектива из 30 дам, которым неправильно выплатили заработную плату.

НАС УЖЕ БОЛЕЕ 29 000 чел.
ВКЛЮЧАЙТЕСЬ вконтакте facebook

Пошаговый алгоритм

Итак, все вроде прочитали, все поняли. Теперь осталось только разобраться как организовать, внедрить и учитывать.

Подробно расписывать не буду, лишь только пробегусь по верхам. И вот Вам совет: идите от простого к сложному, чтобы разобраться в тонкостях учета и ничего не забыть. А этот алгоритм Вам поможет.

  1. Определяем характер работы в должности. В отдельных случаях мы должны указать этот характер работы в трудовом договоре. Он может быть разъездным для курьеров, водителей, может быть сезонным, на дому – характер может учитывать разные признаки.
  2. Определяем вид рабочего времени, подходящий этой должности. Мы подробно писали об этом выше. Часто ли перерабатывает сотрудник? Является ли он ответственным лицом, которое должно присутствовать на производстве при авариях?
  3. Прописываем в локальных документах. Например в “Правилах Внутреннего Трудового распорядка”, “Положении об оплате труда”, в “Должностной инструкции” сотрудника. Здесь Вы опишете все возможные графики, смены, нормы.
  4. Составляем графики работы сотрудников. Гибкие, сменные, далее утверждаем руководителем, подписываем сотрудником. Для офисных сотрудников и административного персонала – с производственным календарем знакомим еще в декабре.
  5. Составляем приказ – “Об учете рабочего времени на предприятии”. Иногда вводятся отдельные инструкции, даже отдельное Положение об учете рабочего времени. Знакомим сотрудников под подпись в листе ознакомления.

    Фууух… Вздохнули! И идем дальше.

  6. Назначаем приказом ответственных лиц. То есть тех, кто ведет учет рабочего времени – руководителей групп, подразделений, бухгалтера, кадровика если есть. Бухгалтер и лицо, ответственное за персонал, должны быть в приказе обязательно.
  7. Ведем учет каждый месяц. И для этого собираем табели с руководителей, объяснительные, отгулы, сверяет бухгалтер и вносит в программу 1С или другую программу, которая начисляет заработную плату.
  8. Автоматизируем учет рабочего времени. Настраиваем выгрузки, интегрируем с программами бухгалтерского учета. Тестируем до тех пор, пока основные процессы не будут налажены. Периодически проверяем системы на корректность.
  9. Проверяем и контролируем. Ведем контроль данных с определенной периодичностью. Пишем регламенты учета рабочего времени, правильного пользования автоматическими системами учета.
  10. Начисляем справедливо заработную плату. Ура! Если Вы честно учли все нюансы, посчитали справедливо каждый час времени сотрудника, ждите обратную благодарность в виде дисциплины и повышения качества труда.

Вот, пожалуй, самые основные шаги для того, чтобы организовать учет рабочего времени. И естественно, в каждом бизнесе своя специфика и данные могут отличаться.

Правила

Простое соблюдение этих правил поможет избежать сложностей с учетом и претензиями сотрудников к работодателям по этому поводу. Так что внимательно читайте и исправляйте (если нужно).

  • Не нарушать законодательство. Есть обязательные для ведения документы, они в организации должны быть – табели учета рабочего времени, графики работы. Режим работы должен быть прописан в трудовом договоре.
  • Ответственные. То есть те, кто ведет учет рабочего времени, должны быть назначены приказом организации. И в должностной инструкции руководителей желательно, чтобы тоже был прописан этот пункт.
  • Еще один приказ. “О сроках сдачи табелей учета рабочего времени в бухгалтерию”, обычно бухгалтерия дает себе фору в несколько дней, чтобы проверить и при необходимости запросить документы.
  • Табели всегда сдаются без помарок. И еще подписываются ответственным лицом и архивируются. Срок обращения работника по неправильно начисленной и выплаченной заработной плате до 1 года.
  • Согласие. Необходимо получать согласие персонала на видео и аудиозапись. Оно оформляется при приеме на работу или позже, в момент установки систем видеонаблюдения. Только не устраивать травлю и тотальную слежку.

Вот и весь список правил. Уверяю Вас, что использовав их при учете рабочего времени Вы упростите себе жизнь в разы. Так как сможете избежать очевидных ляпов и конфликтных ситуаций.

Коротко о главном

Если вести количественный учет рабочего времени сотрудников в установленной форме обязует государство, то вести контроль качества отработанного времени – инициатива сугубо работодателя.

Нельзя отрицать, что такая инициатива может повысить дисциплину в организации, но и у нее есть оборотная сторона.

Тотальный контроль за рабочим временем сотрудника снижает мотивацию и является порой причиной увольнения лучших сотрудников организации.

Поэтому находите золотую середину и поощряйте Ваших коллег не только за качество проведенного за работой времени, но и за сложность решаемых задач, вовлеченность и высокие показатели работы.

И напоследок типичные ошибки при учете рабочего времени сотрудников:

  • Отсутствие подтверждающих документов за “прогулы”;
  • Нет записи в трудовом договоре о режиме рабочего времени;
  • При смене режима не составлено дополнительное соглашение;
  • Отсутствие ответственных за учет, назначенных приказом;
  • Отсутствие приказов на выплаты;
  • Графики, виды работ, вид учета не прописан в “Правилах внутреннего трудового распорядка”;
  • Персонал не ознакомлен с графиками работы, отсутствует подпись с ознакомлением.

>Учет рабочего времени — контроль за сотрудниками

Общие понятие

Учёт рабочего времени – это мониторинг деятельности работников в соответствии с установленным распорядком труда в конкретной организации. Он необходим для поддержания трудовой дисциплины, так как в противном случае со стороны работников возможно злоупотребление доверием работодателя.

Учёт рабочего времени должен чётко согласовываться с положениями Трудового Кодекса, согласно которому каждый работник имеет право на перерывы в течение дня, законные выходные и отпуска.

В статье 91 ТК РФ говорится о том, что следует считать рабочим временем. Внутренний трудовой распорядок в каждой организации не должен входить в противоречие с этой статьёй.

Учёт рабочего времени необходим для того, чтобы:

  • контролировать явку сотрудников в положенное время и обнаруживать задерживающихся и отсутствующих;
  • проверять присутствие работников на местах на протяжении всего периода рабочего времени, возвращение их с обеденного перерыва без опозданий;
  • соблюдение времени окончания рабочего дня;
  • регистрация оплаченного рабочего времени с разделением на фактически отработанное, вынужденные простои в работе, ежегодные отпуска и отпуска по болезни, а также другие разновидности оплаченного рабочего времени.

Положение

Нормативный акт о распределении рабочего времени сотрудников в каждой отдельно взятой организации называется положением об учёте рабочего времени.

Всё изложенное в таком положении не должно входить в противоречие с ТК РФ и действующим законодательством. Данный документ состоит из отдельных пунктов, описывающих каждое из возможных нарушений трудового распорядка.

Из числа сотрудников подразделений в каждой организации должны быть назначены лица, ответственные за ведение табеля.

В обязанность этих лиц входит:

  • составлять рабочие графики;
  • отмечать время прибытия и ухода сотрудников, соблюдение ими времен нахождения на рабочих местах согласно регламенту;
  • доводить до сведения руководителя подразделения информацию о неявках, прогулах и опозданиях;
  • проверять документы, обосновывающие право работников отсутствовать на рабочем месте (больничные листы, увольнительные и др.)

Сотрудники, которые отвечают за ведение табеля, должны быть ознакомлены с положением об учёте рабочего времени под роспись.

Особенности

В ходе рабочего процесса могут возникать ситуации, требующие особого подхода к распределению рабочего времени сотрудников:

  1. Выходные и праздники. По ТК РФ работа в выходные и праздничные дни запрещена. Однако правила трудового распорядка внутри организации могут предусматривать выход сотрудниках на рабочие места на особых условиях (двойная оплата, предоставление отгулов).
  2. Сверхурочная работа. Вписывается в табель отдельной графой.
  3. Вынужденный прогул – это отсутствие работника на рабочем месте по вине нанимателя. После выяснения всех обстоятельств пропущенное рабочее время оплачивается так, как будто работник присутствовал и участвовал в рабочем процессе.
  4. Простои. Они могут возникать по разным причинам, в том числе и по вине работника. В этом случае работник не получает никакой оплаты за время простоя, а если простой произошёл не по его вине, то получает полную оплату за пропущенное время.
  5. Нетрудоспособность по болезни. В этом случае работнику производят частичную оплату труда.
  6. День окончания командировки. В этот день сотрудник не обязан выходить на работу, но подучает командировочные деньги.

Виды

Существует три основных разновидности учёта рабочего времени: поденный, понедельный и суммированный.

Поденный учёт

Разновидность учёта рабочего времени, при которой длительность рабочей смены всегда одинаковая. Это самый распространённый график – 40 рабочих часов в неделю и всегда одинаковый 8-часовой рабочий день – так называемая «пятидневка».

Если работник для завершения всех дел вынужден задерживаться на рабочем месте, либо появляться там в выходные дни, то это учитывается как сверхурочная работа.

Понедельный

При таком виде учёта длительность рабочей недели всегда одинаковая (как правило, 40 часов), однако длина рабочего дня может значительно варьировать.

При этом суммарно в неделю всегда должно получаться одно и то же количество рабочих часов.

С понедельным учётом соотносятся сменный и гибкий рабочие графики.

Суммированный

Некоторые виды работ требуют такой организации рабочего процесса, который по времени невозможно распределить на равные рабочие смены или недели.

Например, при вахтовом методе работы, гибком графике, сезонных работах, непрерывном производстве или круглосуточной работе может возникнуть необходимость в суммированном учёте рабочего времени.

Такой способ заключается в создании некоторого учётного периода длительностью более одной недели (например, месяц, квартал или полугодие, максимум год).

Длительность учётного периода более 1 года не допускается по ТК РФ (часть 1 статьи 104).

Если определить фактически отработанное время в пересчёте на неделю, то усреднённое значение не должно выходить за рамки установленной нормы.

Методы

Существует несколько методов учёта рабочего времени, которые необходимы для повышения трудовой дисциплины:

  1. Контроль времени прибытия на работу и ухода домой силами ответственного лица, например, вахтёра, который фиксирует в специальном журнале это время и сдаёт отчёты руководству.
  2. Контроль рабочего процесса со стороны специально назначенного сотрудника. Обычно он проводит своё рабочее время в одном помещении с другими сотрудниками, за которыми производится надзор. Данный метод обеспечивает более рациональное использование рабочего времени и сведение к минимуму несанкционированных отлучек сотрудников от рабочего процесса.
  3. Отчётность со стороны самих работников. При этом методе контроля работники сами фиксируют и сдают руководству в виде отчётов информацию об использовании своего рабочего времени. Такие отчёты отражают количество проделанной работы за единицу времени и мотивируют работников к исполнительности.
  4. Контролируемый допуск на рабочие места. Такой контроль может производиться посредством специальных карточек или даже путём сканирования отпечатков пальцев. Каждый выход и вход сотрудника в рабочий кабинет записывается в специальный файл и автоматически передаётся руководству.
  5. Видеонаблюдение. Пожалуй, самый надёжный из всех способов учёта рабочего времени, но и самый затратный. Помимо установки камер слежения, нужен ещё и отдельный сотрудник, постоянно наблюдающий всё происходящее в организации и фиксирующий нарушения графика работы. К тому же этот способ вызывает у многих сотрудников ощущение психологического дискомфорта, поэтому применяется очень ограниченно и в основном там, где это необходимо (склады, базы, магазины самообслуживания).
  6. Специальное программное обеспечение, записывающее все действия работника в течение дня. Касается в основном тех, кто работает в офисе и за компьютером.

Документ, содержащий данные о том, сколько времени фактически отработал каждый сотрудник, сколько раз пропускал работу и по какой причине, называется табелем учёта рабочего времени.

На его основе производится расчёт заработной платы сотрудникам. В зависимости от метода учёта рабочего времени, табель может заполняться как вручную, так и автоматически.

Для обработки и начисления заработной платы данный документ передаётся в бухгалтерию.

Главным правилом, касающимся учёта рабочего времени, является обязательное формирование табеля на бумажной основе. Это делается даже в том случае, если изначально табель заполняется электронными устройствами автоматически.

Ведение табеля должно производиться по форме, на специальных бланках. Первого числа каждого месяца производится открытие табеля.

Передача табеля в бухгалтерию предприятия производится перед каждой денежной выплатой работникам, например, перед выдачей аванса и подсчёта:

  • у каждого сотрудника должен быть индивидуальный табельный номер;
  • в конце месяца подводится итог по каждому работнику и подсчитывается фактически отработанное время.

Порядок

Ведение учёта рабочего времени определено законом. Отсутствие такого учёта в учреждении является прямым нарушением прав работников.

Также обязательным является установление режима работы:

  • продолжительность рабочего дня или смены;
  • соглашение о работе по ненормированному графику;
  • утверждение времени начала и окончания работы;
  • перерывы в работе для отдыха.

При составлении табелей и осуществлении контроля над рабочим процессом работодатель должен руководствоваться не только Трудовым кодексом и своим удобством, но и подбирать оптимальные для сотрудников временные рамки и методы слежения, так как это напрямую скажется на качестве работы каждого отдельно взятого сотрудника, а в конце концов и на предприятии в целом.

Учет рабочего времени

Трудовой кодекс Российской Федерации устанавливает не только обязанность работодателя вести учет времени, фактически отработанного каждым работником, но и правила и виды учета рабочего времени.

Различают два вида учета рабочего времени: 1)

нормальный (ежедневный, недельный) учет рабочего времени; 2)

суммированный (месячный, квартальный, годовой) учет рабочего времени.

При равной продолжительности ежедневной работы осуществляется ежедневный (поденный) учет.

В этом случае учетный период равен одному рабочему дню и его продолжительность, уста-

новленная в соответствующем порядке, полностью отрабатывается в тот же рабочий день.

Если продолжительность работы определяется графиком в пределах установленной нормальной продолжительности рабочего времени, то применяется еженедельный учет рабочего времени. В этом случае учетный период равен неделе.

Суммированный учет рабочего времени может быть введен только в организациях или при выполнении отдельных видов работ, где по условиям производства (работы) не может быть соблюдена установленная для данной категории работников ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени. При этом продолжительность рабочего времени за учетный период (месяц, квартал и др.) не должна превышать нормального числа рабочих часов.

При суммированном учете рабочего времени учитывается фактически отработанное время, а если работник переработал в какую-нибудь смену, то в рамках учетного периода он может недоработать до установленной продолжительности рабочего дня. Учетный период не может превышать одного года.

Порядок введения суммированного учета рабочего времени работодатель устанавливает в правилах внутреннего трудового распорядка организации.

Когда и почему нужно вести суммированный учет рабочего времени

Какими нормами трудового законодательства руководствоваться при введении и учете суммированного учета рабочего времени?

Как вести суммированный учет рабочего времени правильно?

О каких нюансах следует помнить при расчете заработной платы, оплаты сверхурочных и праздничных дней, ночных смен при применении суммированного учета?

Как оплачивать не полностью отработанный сотрудником период при суммированном учете рабочего времени?

Как составить график работы для учетного периода?

Специфика деятельности некоторых организаций такова, что норму рабочего времени за неделю соблюсти невозможно. Чаще всего сотрудники в таких компаниях работают не по пятидневке, а выходят на работу по графику. Продолжительность рабочего дня у них может быть больше 8 ч, при этом за неделю выходит то больше 40 ч рабочего времени, то меньше. В такой ситуации работодатель имеет право применить суммированный учет рабочего времени.

Правила ведения суммированного учета четко в законодательстве не прописаны. Поэтому у руководства организации, отдела кадров и бухгалтерии возникает множество вопросов по его применению: в каких нормативных документах компании отражается порядок ведения суммированного учета, для всех ли сотрудников компании нужно вводить этот учет или для тех, кто работает по графику сменности, как оплатить переработку, выходные и ночные часы. Постараемся на них ответить.

Правила применения суммированного учета рабочего времени установлены в ст. 104 трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ).

К сведению

Суммированный учет рабочего времени вводят на тех производствах или при выполнении отдельных видов работ, когда не может быть соблюдена норма ежедневной или еженедельной продолжительности рабочего времени, например, при вахтовом методе работы (ст. 300 ТК РФ), режиме гибкого рабочего времени (ст. 102 ТК РФ), работе по сменам (ст. 103 ТК РФ).

Перечисленные режимы работы не дают возможность выдержать установленный норматив недельного или дневного труда. Например, на одной неделе у работников выходят переработки, на другой, наоборот, свободное время.

При обычном учете рабочего времени переработки нужно оплачивать как сверхурочные в повышенном размере. Чтобы избежать таких ситуаций, законодательство дает возможность нанимателю использовать суммированный учет рабочего времени. Это означает, что отработанное время подсчитывается не за неделю, а за иной промежуток времени (месяц, три месяца, другие периоды). Такой промежуток называют учетным периодом.

Продолжительность рабочего времени за учетный период не должна превышать нормального числа рабочих часов. Учетный период не должен превышать год, а для учета рабочего времени работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда — три месяца, для водителей — 1 месяц.

Порядок введения суммированного учета

Согласно ст. 104 ТК РФ порядок введения суммированного учета рабочего времени устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка (далее — ПВТР).

В ПВТР регламентируется режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя.

Суммированный учет рабочего времени на предприятии может быть введен приказом (распоряжением) работодателя с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (если на предприятии есть профсоюз).

Суммированный учет рабочего времени может быть введен во всей организации либо для конкретных сотрудников. Условие суммированного учета обязательно вносится в трудовой договор.

Согласно ст. 74 ТК РФ если определенные сторонами условия трудового договора, связанные с изменением организационных или технологических условий труда, не могут быть сохранены, допускается их изменение по инициативе работодателя, за исключением изменения трудовой функции работника.

То есть если ПВТР изначально не предусматривали суммированный учет рабочего времени, при его применении должны быть внесены соответствующие изменения.

Как внести изменения в ПВТР

Согласно ч. 1 ст. 190 ТК РФ ПВТР утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников. Поэтому при внесении любых изменений в ПВТР необходимо соблюдать данный порядок.

К сведению

Если в организации нет профсоюза, то работники на общем собрании (конференции) могут поручить представление своих интересов избранному из числа работников представителю (представительному органу) (ст. 31 ТК РФ).

Перед тем как принимать решение о внесении изменений в ПВТР, работодатель должен направить проект, в котором содержатся основные положения, касающиеся изменений локального нормативного акта, с приложением обоснований представителю (представительному органу). Представитель не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта ПВТР направляет работодателю мотивированное мнение по проекту в письменной форме.

Если представительный орган или представитель не согласен с проектом ПВТР или поступили предложения по совершенствованию проекта, работодатель может согласиться с мнением представителя либо не согласиться.

В течение трех дней после получения мотивированного мнения работодатель проводит дополнительную встречу с представителем или представительным органом в целях достижения согласия.

Если стороны не договорятся, оформляется протокол разногласий. После этого работодатель имеет право принять локальный нормативный акт.

В свою очередь, представительный орган вправе обжаловать текст утвержденных работодателем правил в государственной инспекции труда или в суде.

Как внести изменения в трудовой договор

Если до ввода суммированного учета сотрудник находился на другом режиме, например, 5-дневная рабочая неделя с двумя выходными, то к трудовому договору оформляется дополнительное соглашение, в котором отражаются условия применения суммированного учета рабочего времени. В разделе «Режим рабочего времени» дополнительного соглашения к трудовому договору целесообразно указать следующие пункты:

1. Работнику устанавливается суммированный учет рабочего времени.

2. Порядок введения суммированного учета рабочего времени устанавливается Правилами внутреннего трудового распорядка.

3. Учетным периодом является месяц.

4. Норма рабочего времени за учетный период устанавливается исходя из 40-часовой рабочей недели с двумя выходными.

5. Дата и время выхода работника на работу, продолжительность работы, время окончания работы, выходные дни определяются в графике работы.

6. Графики работ доводятся до сведения сотрудника не позднее чем за 1 месяц до введения их в действие.

7. Перерыв для отдыха и питания (45 минут) предоставляется каждые 4 часа работы.

8. Часовая ставка для расчета заработной платы сотрудникам на окладе рассчитывается путем деления должностного оклада на среднегодовое нормативное количество часов и остается неизменной в течение текущего года.

Обратите внимание!

Уведомить работников об изменении условий трудового договора (в нашем случае — о переходе на суммированный учет рабочего времени) работодатель обязан письменно не позднее чем за 2 месяца (ч. 2 ст. 74 ТК РФ) — например, издать приказ о внесении изменений в ПВТР с приложением списков сотрудников.

Если работник отказывается от условий работы в новом режиме, т. е. в новых организационных условиях, то трудовой договор прекращается в соответствии с п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

При переходе на суммированный учет рабочего времени работодатель обязан разработать график работ, который содержит информацию о норме рабочего времени, количестве выходных и рабочих дней, границах и длительности рабочего дня, а также сочетании рабочих периодов с промежутками отдыха.

Оформление графика работы и табеля учета рабочего времени при суммированном учете

График работ может быть введен приказом руководителя организации. Специальной процедуры, предусматривающей форму и срок ознакомление работников с графиком работ, законом не установлено. Поэтому работодатель может самостоятельно определить порядок ознакомления с графиком работ, предусмотрев при этом разумные сроки.

Напоминаем, что Трудовой кодекс РФ определяет в общем случае нормальную продолжительность труда как 40-часовую рабочую неделю (ст. 90 ТК РФ). Длительность выполнения трудовых обязанностей за учетный период должна быть не больше нормальной недельной, умноженной на количество недель в принятом учетном периоде.

При составлении графика работ учитывается протяженность учетного периода, которая не должна превышать год.

В зависимости от специфики работы компании для разных должностей могут устанавливаться рабочие графики с разной продолжительностью рабочего времени с сочетаниями периодов отдыха.

В качестве примера — режимы работы специалистов путей сообщения (железной дороги) (табл. 1).

При составлении графика работы учитывается следующее:

1. Норма рабочего времени. Количество рабочих часов по графику за учетный период не должно быть больше количества рабочих часов по производственному календарю за тот же период.

2. Одна смена не может длиться дольше 12 ч.

3. Запрещено работать на протяжении двух смен подряд.

4. Еженедельный непрерывный отдых должен быть не менее 42 ч.

5. Перерыв на отдых и питание — от получаса до двух часов.

6. Продолжительность смен в ночное время должна быть сокращена на один час без последующей отработки.

7. В предпраздничный день продолжительность смены сокращается на 1 час.

8. Учитывается ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней.

9. График работ не должен содержать условий по сверхурочным работам.

Чтобы правильно составить график работы, в первую очередь нужно определить количество человек на одно рабочее место.

Сколько сотрудников нужно на одно рабочее место, можно рассчитать следующим образом:

(Количество календарных дней в учетном периоде) × (Продолжительность рабочего дня в часах) / (Норма за учетный период по производственному календарю – Количество рабочих дней, приходящих на отпуск).

Пример 1

Режим работы торговой организации — с 10:00 до 20:00 без выходных. Нормальная продолжительность рабочего времени — не более 40 ч в неделю. Учетный период — квартал. На него приходится 480 ч (40 ч × 4 нед. × 3 мес.) рабочего времени.

Отпуск продолжительностью 28 календарных дня. На него приходится 160 рабочих часа (4 нед. × 40 ч).

Определим, сколько сотрудников нужно на одно рабочее место, чтобы не было переработки:

90 дн. × 10 ч / (480 ч – 160 ч) = 2,8 чел., т. е. на 1 рабочее место нужны 3 сотрудника.

Работодатель обязан учитывать рабочее время сотрудников персонально, отдельно фиксируя фактически отработанные часы каждого в табеле учета рабочего времени. Табель учета рабочего времени составляется в одном экземпляре уполномоченным на это сотрудником и передается в бухгалтерию. Заполненный и подписанный табель является основанием для расчетов с работниками и начисления им заработной платы за фактически отработанное время.

Порядок оплаты при применении суммированного учета

Пример 2. Исходя из часовой тарифной ставки

Продавцам установлен суммированный учет рабочего времени с учетным периодом один месяц. Тарифная ставка продавца — 200 руб./час. График работы — 2/2 (2 рабочих дня, дневная смена по 11 ч, 2 выходных).

По окончанию учетного периода — месяца — подсчитывается отработанное время. По табелю учета рабочего времени за месяц продавец отработал 176 ч при норме 168 ч, т. е. сверхурочно отработано 8 ч.

Сверхурочная работа оплачивается в соответствии с положениями ст. 152 ТК РФ: за первые два часа работы — не менее чем в полуторном размере, за последующие часы — не менее чем в двойном размере.

Рассчитаем заработную плату продавца и оплату сверхурочно отработанных часов.

Число рабочих часов по норме — 168.

Определим число рабочих дней по норме в учетном периоде (месяце):

168 ч / 11 ч за смену = 15 дн.

Находим среднюю продолжительность сверхурочной работы, приходящейся на 1 рабочий день учетного периода, через расчетный коэффициент:

8 ч / 15 дн. = 0,53 ч/дн. — не превышает 2 ч в день, что соответствует оплате часов переработки в полуторном размере.

Определим доплату за переработку:

8 ч × 200 руб./ч × 1,5 = 2400 руб.

Рассчитаем заработную плату за месяц по норме:

200 руб. × 168 ч = 33 600 руб.

Общая сумма зарплаты за учетный период составит:

33 600 руб. + 2400 руб. = 36 000 руб.

Часы переработки при суммированном учете рабочего времени подсчитываются после окончания учетного периода, установленного в организации (письмо Минздравсоцразвития России от 31.08.2009 № 22-2-3363).

Обратите внимание!

Переносить фактически отработанные часы, превышающие установленный лимит в одном учетном периоде, на другой учетный период даже при условии соблюдения этого лимита в следующем учетном периоде недопустимо с точки зрения требований действующего законодательства.

При применении суммового учета у сотрудников на должностном окладе при начислении заработной платы необходимо учитывать некоторые нюансы. В данном случае заработную плату нужно исчислять по средней часовой тарифной ставке, которую определяют следующими способами:

• первый способ: разделить оклад на среднегодовое нормативное количество часов. Тогда часовая тарифная ставка будет неизменной в течение года;

• второй способ: разделить оклад на среднее в учетном периоде нормативное количество часов. Тогда часовая тарифная ставка будет одинакова в каждом месяце учетного периода;

• третий способ: разделить оклад на нормативное количество часов в данном месяце. Тогда часовая тарифная ставка будет меняться от месяца к месяцу.

Обратите внимание!

Работодатель вправе выбрать любой из трех способов и закрепить его в учетной политике, положениях об оплате труда, правилах внутреннего трудового распорядка.

Пример 3

В учреждении установлен суммированный учет рабочего времени для всех сотрудников. Учетный период — квартал.

Должностной оклад инженера — 30 000 руб.

Нормальная продолжительность времени считается из расчета 40-часовой рабочей недели.

Рассчитаем заработную плату сотрудника за учетный период — II квартал — тремя разными способами. Результаты расчетов — в табл. 2.

Как видим, переработка апреля компенсируется не отработанными часами в других месяцах. Норматив по итогам квартала не превышен.

Рассчитаем зарплату инженера за учетный период тремя разными способами.

Первый способ.

Рассчитываем часовую тарифную ставку исходя из годового норматива. Она за весь период текущего года меняться не будет.

Норматив рабочих часов за год — 1970 ч.

Находим часовую тарифную ставку:

30 000 руб. / (1970 ч / 12 мес.) = 182,12 руб.

Рассчитываем заработную плату за учетный период:

• зарплата за апрель — 33 845,48 руб. (186 ч × 182,18 руб.);

• зарплата за май – 25140,84 руб.(138 ч × 182,18 руб.);

• зарплата за июнь — 26962,64 руб.(148 ч × 182,18 руб.).

Итого за учетный период — 85 949,36 руб.

Второй способ.

Рассчитываем часовую тарифную ставку исходя из норматива часов текущего квартала. Ставка в текущем учетном периоде не меняется.

Норматив рабочих часов во втором квартале — 472 ч. Найдем часовую тарифную ставку:

30 000 руб. / (472 ч / 3 мес.) = 190,68 руб.

Исчисляем заработную плату за учетный период:

• зарплата за апрель — 35 466,48 руб. (186 ч × 190,68 руб.);

• зарплата за май — 26 313,84 руб. (138 ч × 190,68 руб.);

• зарплата за июнь — 28 220,64 руб. (148 ч × 190,68 руб.).

Итого за учетный период — 90 000,96 руб.

Третий способ.

Рассчитываем часовую тарифную ставку исходя из норматива часов каждого месяца. Соответственно ставка будет меняться ежемесячно.

Норматив рабочих часов:

• апрель — 176 ч;

• май — 144 ч;

• июнь — 152 ч.

Находим часовую тарифную ставку за каждый месяц:

• за апрель — 170,45 руб. (30 000 руб. / 176 ч);

• за май — 208,33 руб. (30 000 руб. / 144 ч);

• за июнь — 197,37 руб. (30 000 руб. / 152 ч).

Исчисляем заработную плату за учетный период:

• зарплата за апрель — 31 703,70 руб. (186 ч × 170,45 руб.);

• зарплата за май — 28 750,00 руб. (138 ч × 208,33 руб.);

• зарплата за июнь — 29210,53 руб. (148 ч × 197,37 руб.).

Итого за учетный период — 89 665,07 руб.

Сравним величину заработной платы, рассчитанную тремя разными способами (данные сведены в табл. 3).

Итак, расчет заработной платы исходя из должностного оклада при применении второго способа, при котором часовая тарифная ставка за квартал не изменяется, — самый выгодный для сотрудников.

Оплата ночных часов при суммовом учете

Ночные часы (с 22:00 до 6:00) нужно учитывать отдельно и оплачивать в повышенном размере (ст. 154 ТК РФ). Минимальный размер надбавки за работу в ночное время — 20 % часовой тарифной ставки (должностного оклада), рассчитанного за каждый час работы в ночное время.

Количество отработанных ночных часов определяется по табелю учета рабочего времени (форма Т-12 или Т-13). Для отражения в табеле учета рабочего времени отработанных ночью часов используйте буквенный код «Н» или цифровой «02» с указанием количества часов работы в ночное время.

Пример 4

В компании установлен суммированный учет рабочего времени для всех сотрудников. Расчетный период — один месяц. Режим работы для отдельных сотрудников (охранников, диспетчеров, кладовщиков) — сутки через трое.

Табель учета рабочего времени за апрель представлен в табл. 4.

Рассчитаем за апрель заработную плату диспетчера Соколова В. Г. по данным табеля учета рабочего времени.

Из данных табеля учета рабочего времени следует, что в апреле диспетчер отработал 7 смен по 24 ч. Общее время составило 168 ч (7 смен × 24 ч), в том числе работа в ночное время — 56 ч.

Работа в пределах нормы. Доплачиваем за работу в ночное время.

Часовая тарифная ставка для данного специалиста — 300 руб. Надбавка за ночное время — 20 % часовой тарифной ставки.

Заработная плата за апрель будет равна:

168 ч × 300 руб. + (56 ч × 300 руб. × 20 %) = 53 760 руб.

К сведению

Если в учетном периоде имела место и переработка, и работа в ночное время, то подлежат оплате в повышенном размере и сверхурочная работа, и ночные часы, так как это работа выполняется в условиях, отклоняющихся от нормальных.

Оплата праздничных дней при суммовом учете

Согласно ст. 153 ТК РФ работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере.

Обратите внимание!

При суммированном учете рабочего времени работа в выходной день и праздничные дни включается в месячную норму рабочего времени.

Чтобы правильно оформить оплату труда в праздничные и выходные дни, нужно определить, является ли праздничный день рабочим по графику сотрудника или в этот день он должен отдыхать. Если это для сотрудника рабочий день по графику и он этот день отработал, на что указывает отметка в табеле учета рабочего времени «Я», то доплата за этот день должна быть произведена в одинарном размере, так как особых отклонений для суммированного учета в ст. 153 ТК РФ нет.

То есть сотрудник при условии полного отработанного графика получит заработную плату, рассчитанную исходя из часовой тарифной ставки или оклада и доплату в размере одинарной ставки за праздничный день.

Если праздничный день по графику нерабочий, но в табеле он отражается как «РВ» — продолжительность работы в выходные и нерабочие дни, то доплата за этот день должна производится в двойном размере в текущем месяце.

В данном случае работник получит заработную плату, рассчитанную по окладу или часовой тарифной ставки, и доплату в размере двойной ставки за праздничный день.

Обратите внимание!

При подсчете сверхурочных часов по итогам учетного периода работа в праздничные дни, произведенная сверх нормы, не должна учитываться, поскольку она уже оплачена в двойном размере (п. 4 Разъяснения № 13/П-21 «О компенсации за работу в праздничные дни»).

Оплата не полностью отработанного учетного периода

Если работник не полностью отработал учетный период (например, болел), для него рассчитывают сокращенный норматив. Для этого отнимают от общей нормы пропущенное время.

Если этот усеченный норматив по итогам периода превышен, оплачивают сверхурочные, если, наоборот, времени отработано меньше, оплачивают работу по факту. Отрабатывать пропущенные по уважительным причинам часы/дни сотрудник не обязан.

Пример 5

В организации установлен суммированный учет рабочего времени. Учетный период — месяц.

Режим работы оператора Климова А. В. — 2–3 дня, смена дневная, длится 11 ч.

Табель учета рабочего времени за апрель для Климова представлен в табл. 5.

Из данных табеля следует, что Климов болел со 2 по 8 апреля включительно, 7 дней. Рассчитаем норму времени для него за апрель. Для этого нужно:

1.Определить, сколько рабочих дней по 40-часовой неделе приходится на период болезни со 2 по 8 апреля. Рабочих дней в этом интервале времени 5 (2, 3, 4, 5, 8).

2. Определить количество рабочих часов, которые сотрудник пропустил по болезни. Для этого пропущенные по болезни рабочие дни умножаем на количество рабочих часов в день по 40-часовой неделе:

5 дн. × 8 ч = 40 ч.

3. Определить норму рабочего времени для Климова. В апреле 21 рабочий день Норматив за апрель при 40-часовой рабочей неделе составляет:

40 ч / 5 дн. × 21 день = 168 ч.

Норма рабочего времени для Климова не может превышать 128 ч (168 ч – 40 ч). Согласно табелю учетного времени Климов отработал 121 ч. Норма не превышена. Отрабатывать пропущенные по уважительным причинам часы/дни сотрудник не обязан.

Закладка Постоянная ссылка.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *