Учет музейных предметов

Министерством культуры Российской Федерации в рамках оказания методической помощи в реализации требований федеральных законов и подзаконных нормативных правовых актов Российской Федерации подготовлены Методические рекомендации по вопросам страхования музейных предметов, отнесенных к Музейному фонду Российской Федерации, при временной выдаче.

Прилагаемые Методические рекомендации актуализированы с учетом практики представления музеями документов для получения разрешений на временную выдачу музейных предметов в 2015 году.

Инструктивное письмо Министерства культуры Российской Федерации от 25.10.2001 г. № 01-164/16-25 «О страховании музейных предметов» следует признать утратившим силу.

Приложение: на 13 л. в 1 экз.

В.В. Аристархов

Методические рекомендации
по вопросам страхования музейных предметов

Страхование музейных предметов представляет собой юридическую процедуру, которая обеспечивает и фиксирует ценность любого музейного предмета в денежном, стоимостном выражении, в связи с чем такое страхование является коммерческим.

Страхованию подлежат любые музейные предметы основного фонда музея, относящиеся к Музейному фонду Российской Федерации, в случае их выдачи во временное пользование как на территории Российской Федерации, так и за ее пределами.

Страхование музейных предметов основного фонда, относящихся к Музейному фонду Российской Федерации, является обязательным для всех государственных музеев Российской Федерации как федерального, так и регионального ведения, включая муниципальные музеи, и не зависит от отдаленности места экспонирования.

Основанием для начала юридического оформления коммерческого страхования музейных предметов является заполнение музеем Заявления на страхование. Форма Заявления должна быть предоставлена музею страховой компанией и содержать весь необходимый объем информации, позволяющей определить предмет страхования и его качественные характеристики, а также объем страхового покрытия.

Основным документом, регулирующим взаимоотношения между музеем и страховой компанией, является Страховой полис, который должен содержать все необходимые сведения о предмете, объеме и условиях страхования, и на основании которого, в ситуации наступления страхового случая, будет определен размер и форма дальнейшего возмещения убытков.

Предмет и условия страхования

Музейные предметы, в отношении которых осуществляется страхование, должны быть четко и определенно названы во всех документах, сопровождающих этот процесс (заявление на страхование, договор страхования, страховой полис и др.) — «музейные предметы». Это определение не должно заменяться на иные смысловые аналоги (экспонаты, произведения искусства, картины и т.д.).

Заменой страхования музейных предметов при их выдаче во временное пользование за пределы Российской Федерации в отдельных случаях может служить предоставление принимающей стороной государственных гарантий финансового обеспечения (Government Indemnity). Государственные гарантии финансового обеспечения должны представлять собой официальный документ, предоставленный уполномоченным центральным государственным органом той страны, куда выданы музейные предметы (Правительство или аналогичный ему орган). Гарантии от муниципальных, земельных, городских и иных территориальных органов власти принимающей стороны, а также личные письменные гарантии руководителей ведомств иностранных государств — не принимаются. Решение о принятии Государственных гарантий финансового обеспечения иностранного государства в качестве достаточных обеспечительных мер, компенсирующих полное или частичное покрытие рисков в связи с отсутствием страхования, принимается Министерством культуры Российской Федерации на основании предоставленных музеем документов.

Требования к страховым компаниям

Страхование музейных предметов, относящихся к Музейному фонду Российской Федерации, в соответствии с действующим законодательством, осуществляется исключительно в российской страховой компании, имеющей лицензию на осуществление страховой деятельности. Музей должен удостовериться в наличии подобной лицензии у страховщика.

Страхование музейных предметов напрямую в иностранных страховых компаниях или их представительствах (отделениях, дочерних структурах и др.), не являющихся российскими резидентами, на территории Российской Федерации, а также у российских и иностранных страховых брокеров запрещено.

В случае оплаты страхования за счет средств бюджетов всех уровней, в том числе за счет средств, выделяемых музеям в рамках исполнения государственного задания, либо за счет доходов музеев от их основной деятельности, российская страховая компания должна быть определена по результатам закрытого конкурса, проводимого в соответствии со статьей 84 Федерального закона «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (№ 44-ФЗ) от 05.04.2013.

Обязательным требованием для страховых компаний при страховании музейных предметов является наличие Правил страхования культурных ценностей. Музей должен удостовериться в наличии подобных Правил у страховщика. При отсутствии Правил, страховая компания не должна быть допущена к страхованию музейных предметов, относящихся к Музейному фонду Российской Федерации.

Установление страховых оценок

Договор страхования заключается на основании заявленных страховых оценок музейных предметов, которые устанавливаются решением Экспертной фондово-закупочной комиссией музея (протокол ЭФЗК), в оперативном управлении которого находятся заявленные к выдаче во временное пользование музейные предметы (выгодоприобретатель). Страховые оценки должны быть указаны в списке музейных предметов попредметно в иностранной валюте (при выдаче во временное пользование за пределы Российской Федерации) или в российских рублях (при выдаче во временное пользование на территории Российской Федерации). В определении страховой оценки музейных предметов члены ЭФЗК музея руководствуются своим опытом, основанным на анализе сложившейся практики музеев Российской Федерации по данному вопросу, уникальностью музейных предметов, а также актуальным оценками мирового арт-рынка. Решение ЭФЗК является окончательным, не подлежит пересмотру со стороны любых заинтересованных лиц, будь то страховая компания (страховщик), страховой брокер, представляющий перестраховщиков; сторона, оплачивающая полис (плательщик), или любые иные лица, и должно быть принято всеми поименованными сторонами в полном объеме и без каких-либо условий. Страховые оценки музейных предметов пересматриваются музеем при каждом случае выдачи во временное пользование.

Объем страхового покрытия

Страхование музейных предметов, относящихся к Музейному фонду Российской Федерации, всегда производится по формуле «От гвоздя до гвоздя» («от стены до стены», «от полки до полки») на условиях «От всех рисков» (All risks), что означает покрытие всех рисков физической гибели и/или повреждения застрахованных музейных предметов по любой причине.

В отношении музейных предметов, относящихся к Музейному фонду Российской Федерации, страховое покрытие обязательно должно включать в себя период упаковки-распаковки; временного хранения (без доступа посетителей); транспортировки по всему маршруту следования; монтажа-демонтажа музейных предметов. По требованию музея, в оперативном управлении которого находятся заявленные к выдаче во временное пользование музейные предметы, а также Министерства культуры Российской Федерации или органа исполнительной власти в сфере культуры субъекта Российской Федерации, в объем страхования в особых случаях может быть включен период экспонирования музейных предметов.

Оригинальный полис страхования в части объемов страхового покрытия на условиях страхования «От всех рисков» должен включать в себя следующие оговорки и условия, соответствующие международной практике страхования культурных ценностей:

— Покрытие военных рисков в соответствии с Военной оговоркой Института Лондонских страховщиков от 01.01.2009.

— Покрытие забастовочных рисков в соответствии с оговоркой о забастовках Института Лондонских страховщиков от 01.01.2009.

— Покрытие рисков терроризма в период транспортировки, в соответствии с оговоркой JC 2009 — 056 Института Лондонских страховщиков от 01.01.2009.

— Покрытие рисков землетрясения, наводнения или вулканического извержения.

— Покрытие рисков вандализма, хищения, кражи и иных противоправных действий третьих лиц.

— Покрытие рисков гибели и/или повреждения вследствие страховых случаев, не подтвержденных документально («таинственного исчезновения»).

— Условие об отказе от прав суброгации в отношении организаторов выставок, их сотрудников, упаковщиков, перевозчиков.

— Условие о парных и комплектных предметах.

— Условие о снижении стоимости.

— Положение об общей аварии.

К числу допустимых исключений из страхового покрытия (убытки, которые не покрывает страхование) могут быть отнесены:

— Положение об исключении кибератак, в соответствии с оговоркой Института Лондонских страховщиков CL380.

— Положение об исключении радиоактивного загрязнения, применения химического, биологического, биохимического, электромагнитного оружия, в соответствии с оговоркой Института Лондонских страховщиков CL 370.

— Естественный износ, постепенное обветшание, наличие внутренних скрытых дефектов, либо гибель или повреждения вследствие реставрации, восстановления или ретуширования.

— Конфискация и экспроприация.

— Предъявление претензий со стороны третьих лиц, оспаривающих право собственности на данные музейные предметы.

Внесение страховыми компаниями в перечень исключений, которые не покрываются в рамках полиса страхования, таких исключающих оговорок, как ущерб вследствие ненадлежащей упаковки музейных предметов, неумышленные действия персонала, убытки вследствие повреждения молью, грызунами, жучками и пр. — недопустимо.

Установление франшизы при страховании культурных ценностей недопустимо.

Требования к обеспечению страховой защиты

Обязательной частью процесса страхования музейных предметов является определение музеем степени обеспечения страховой защиты, которая зависит от суммы совокупной страховой оценки музейных предметов, заявленных к выдаче во временное пользование.

В отношении музейных предметов, относящихся к Музейному фонду Российской Федерации, предъявляются следующие требования к обеспечению страховой защиты:

— при совокупной страховой оценке музейных предметов, не превышающей сумму, эквивалентную 1 млн. долларов США, допустимо использование емкости собственного удержания страховщика. Страховщик вправе оставлять риски страхования музейных предметов на своем удержании при наличии соответствующих перестраховочных регламентов и лимитов страховщика;

— при совокупной страховой оценки музейных предметов эквивалентной от 1 млн до 10 млн. долларов США допустимо использование облигаторных договоров страхования грузов страховщика. Запретом на использование облигаторных договоров страхования грузов страховщика в данном случае являются: отсутствие согласия перестраховщиков на принятие рисков страхования культурных ценностей в перечне покрываемых рисков, а также включение страхования культурных ценностей в перечень исключений; причем оба этих ограничения страховщик должен подтвердить или опровергнуть письменно;

— при совокупной страховой оценке экспонатов, превышающей 10 млн. долларов США, страховщик обязан обеспечить факультативное пропорциональное перестрахование в ведущих мировых страховых компаниях, специализирующихся на страховании музейных предметов или синдикатах Ллойда, на условиях, соответствующих международной практике страхования культурных ценностей, при этом оставляя на собственном удержании не более 10% риска, или не более 10 млн. долларов США. Условия перестрахования должны быть идентичными оригинальным условиям страхования, поименованы и расшифрованы все стандартные оговорки, применяемые в страховании культурных ценностей. Не допускается: использование перестраховочного покрытия, предоставляемого облигаторными договорами страховщиков; обеспечение перестрахования на основании договоров непропорционального перестрахования; использование договоров морского (транспортного, грузового) облигаторного и факультативного перестрахования грузов.

Факт перестрахования необходимо подтвердить соответствующей действующей ковер-нотой.

Полнота и надежность страхового покрытия должны быть подтверждены также предоставлением секьюрити листа по перестрахованию рисков.

Порядок действий при наступлении страхового случая

При наступлении страхового случая в результате повреждения, гибели или исчезновения застрахованных музейных предметов принимающая сторона обязана незамедлительно любым доступным способом сообщить об этом музею, в оперативном управлении которого находятся музейные предметы, а также, в отдельных случаях, Министерству культуры Российской Федерации или органам управления культурой субъектов Российской Федерации. Далее музей, в оперативном управлении которого находятся музейные предметы, обязан незамедлительно уведомить о случившемся страховую компанию в соответствии с указанным в страховом полисе порядком заявления о произошедшем страховом событии, которое может повлечь наступление страхового случая, а также Министерство культуры Российской Федерации или органы управления культурой субъектов Российской Федерации.

При наступлении страхового случая страховая компания обязана реагировать оперативно и снабдить все стороны необходимыми инструкциями. При этом принимающая сторона не должна самостоятельно или в одностороннем порядке проводить никаких реставрационных работ, кроме первоочередных профилактических мер, которые должны быть согласованы с музеем, в оперативном управлении которого находятся музейные предметы.

Степень и размер ущерба, ответственность сторон, а также процедура выплаты страховой компенсации должны быть установлены исключительно представителем страховой компании при участии представителей музея и принимающей стороны, а в отдельных случаях — представителей Министерства культуры Российской Федерации или органов управления культурой субъектов Российской Федерации.

Все изложенные выше требования должны отражаться в соответствующих статьях соглашения музея с принимающей стороной о выдаче во временное пользование (Loan Agreement), а связанные с оформлением страхования музейных предметов документы и материалы должны быть представлены в Министерство культуры Российской Федерации или органы управления культурой субъектов Российской Федерации не позднее, чем за 30 дней до предполагаемой выдачи музейных предметов на территории Российской Федерации и 60 дней до предполагаемой выдачи музейных предметов за рубеж.

Нормативно-правовые акты и иные документы, регламентирующие страхование музейных предметов

Основными нормативно-правовыми актами и документами, которыми необходимо руководствоваться музеям при организации страхования музейных предметов, являются:

— Гражданский Кодекс Российской Федерации (ст. 927-970);

— Закон Российской Федерации от 27.11.1992 г. № 4015-1 «Об организации страхового дела в Российской Федерации»;

— Федеральный закон от 26.05.1996 г. № 54-ФЗ «О Музейном фонде Российской Федерации и музеях в Российской Федерации» (статья 18: Государственная поддержка государственной части Музейного фонда Российской Федерации и государственных музеев в Российской Федерации);

— Порядок организации выставочной деятельности в малых и средних городах субъектов Российской Федерации во исполнение Указа Президента Российской Федерации от 7 мая 2012 г. № 597 «О мероприятиях по реализации государственной социальной политики» (Приказ Минкультуры России от 09.07.2015 г. № 1944).

Термины и определения

Выгодоприобретатель (бенефициар) — юридическое или физическое лицо, в пользу которого заключен договор страхования, и которое, при наступлении страхового случая, является получателем страховых выплат. По договору страхования музейных предметов, относящихся к Музейному фонду Российской Федерации, выгодоприобретателем всегда является музей, в оперативном управлении которого находятся музейные предметы. Заявления на страхование — первый официальный документ, который регламентирует отношения между музеем и страховой компанией, основание для начала юридического оформления страхования музейных предметов; включает в себя весь необходимый объем информации, позволяющей определить предмет страхования и его качественные характеристики, а также объем страхового покрытия. Форма заявления должна быть предоставлена музею страховой компанией.

Кибератака — применение вредоносных программ или вирусов для нанесения ущерба программному обеспечению.

Ковер-нота — документ, выдаваемый страховым брокером страховой компании в подтверждение того, что договор перестрахования по её поручению заключен. В ковер-ноте указываются условия перестрахования, исключающие оговорки, состав участников страховой защиты. Данная информация, являющаяся конфиденциальной, должна быть доступна музеям, в оперативном управлении которых находятся застрахованные музейные предметы.

Облигаторный договор — общая совокупная перестраховочная емкость страховой компании, где могут покрываться риски не только в отношении культурных ценностей (включая музейные предметы), но и морских грузов, судов, промышленных и военных объектов, и др. рисков так называемых морских карго (для транспортных рисков) и имущественных (для рисков стационарного экспонирования). Эта емкость приобретается страховой компанией на ежегодной основе с определенным лимитом покрытия как у российских, так и иностранных перестраховщиков.

Общая авария (англ. general average) — в морском праве ситуация, потребовавшая пожертвования частью груза или оборудования в целях спасания судна, остального груза и фрахта. Правило основано на Йорк-Антверпенских правилах — своде общепринятых в международном торговом мореплавании правил.

Пара или комплект предметов — в страховании — возможность получения страхового возмещения полной стоимости пары или комплекта в случае полной гибели одного предмета из пары или комплекта. Перестраховщик — страховщик, принимающий на себя, на основе договора перестрахования, частично или полностью ответственность другого страховщика. По договору страхования музейных предметов, относящихся к Музейному фонду Российской Федерации, в качестве перестраховщика должны выступать международные страховые компании, в том числе синдикаты рынка Ллойда, имеющие наивысшие рейтинги надежности.

Плательщик — в страховании — сторона, оплачивающая страховой полис.

Правила страхования культурных ценностей — утвержденный страховой компанией документ, описывающий все условия и оговорки страхования культурных ценностей, к которым относятся и музейные предметы. Правила должны обеспечивать наиболее широкое покрытие всех подлежащих страхованию рисков, в соответствии с лучшими международными практиками и учитывать специфику защиты музейных предметов, относящихся к Музейному фонду Российской Федерации.

Пропорциональное перестрахование — вид перестрахования, при котором страховая компания, предоставившая полис, и перестраховщики, принявшие на себя часть рисков, участвуют в премиях и убытках по каждому риску в оговоренной фиксированной пропорции (в процентном соотношении — квоте, от общей страховой оценки) в соответствии с достигнутым соглашением. Секьюрити лист — состав перестраховщиков с соответствующими рейтингами по шкале международных рейтинговых агентств с указанием процента от общей суммы страховой оценки, который данный перестраховщик будет готов покрыть при наступлении страхового случая.

Снижение стоимости — положение о снижении стоимости вследствие нанесенного ущерба

Страхователь — субъект, от имени которого осуществляется страхование. В отношении музейных предметов, относящихся к государственной части Музейного фонда Российской Федерации, поименованным страхователем всегда является Министерство культуры Российской Федерации. В отдельных случаях страхователем может выступать также принимающая сторона — музей, выставочный зал.

Страховой брокер — посредник, осуществляющий деятельность в интересах страховщиков (перестраховщиков) или страхователей.

Страховой полис — основной документ, регулирующий взаимоотношения между музеем и страховой компанией. Страховой полис оформляет и предоставляет музею российская страховая компания после завершения процесса страхования. Страховой полис должен содержать все необходимые сведения о предмете, объеме и условиях страхования, на основании которых, в ситуации наступления страхового случая, будет определен размер и форма дальнейшего возмещения убытков.

Страховщик — страховые организации и общества взаимного страхования, созданные в соответствии с законодательством Российской Федерации для осуществления деятельности по страхованию, перестрахованию, взаимному страхованию и получившие лицензии на осуществление соответствующего вида страховой деятельности в установленном настоящим Законом порядке. Страховщики осуществляют оценку страхового риска, получают страховые премии (страховые взносы), формируют страховые резервы, инвестируют активы, определяют размер убытков или ущерба, производят страховые выплаты, осуществляют иные связанные с исполнением обязательств по договору страхования действия.

Суброгация — переход к страховщику, уплатившему страховое возмещение, права предъявления претензии к лицу, ответственному за причиненный ущерб.

Факультативное перестрахование — вид перестрахования, при котором перестраховщику предоставлена возможность оценки каждого отдельно взятого риска, передаваемого в перестрахование. В случае факультативного перестрахования, перестраховщик имеет право принять на себя отдельный риск или отказаться от него. То есть каждый риск может быть застрахован отдельно, что обеспечивает наиболее высокую степень защиты музейных предметов и делает ее прозрачной.

Франшиза — предусмотренное условиями страхования или перестрахования освобождение страховщика или перестраховщика от возмещения убытков страхователя или перестрахователя, не превышающих заданной величины; величина ущерба, которую страховая компания не компенсирует при наступлении страхового случая.

<Письмо> Минкультуры России от 12.01.2018 N 6-01.1-39-ВА
«О порядке выдачи разрешительных документов на зарубежные выставки»
(вместе с «Правилами оформления документов, представляемых музеем в ДКН»)

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПИСЬМО

от 12 января 2018 г. N 6-01.1-39-ВА

О ПОРЯДКЕ

ВЫДАЧИ РАЗРЕШИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ НА ЗАРУБЕЖНЫЕ ВЫСТАВКИ

В рамках осуществления полномочий по управлению Музейным фондом Российской Федерации и по регулированию временного вывоза культурных ценностей из Российской Федерации, а также в целях оптимизации процесса получения музеями, подведомственными Минкультуры России (далее — музеи), разрешения на выдачу во временное пользование музейных предметов, включенных в состав Музейного фонда Российской Федерации, и принимаемых на временное хранение музеями культурных ценностей, принадлежащих организациям и физическим лицам (далее — выдача, разрешение), и заключения на временный вывоз музейных предметов и культурных ценностей из Российской Федерации (далее — заключение) для участия в выставочных проектах за рубежом (далее — разрешительные документы) Минкультуры России информирует об изменении с 1 февраля 2018 года порядка выдачи указанных документов (далее — порядок выдачи разрешительных документов).

1. Музеи направляют с ходатайством (Приложение 6) единый комплект документов для выдачи и временного вывоза музейных предметов и культурных ценностей (Приложение 1) в адрес Департамента культурного наследия Минкультуры России (далее — ДКН) на бумажном носителе и в электронном виде.

Электронная версия, содержащая отсканированные документы (один документ — один файл в формате pdf с разрешением не более 150 dpi), направляется на электронный адрес: dkn@mkrf.ru с указанием в теме электронного письма «Выдача/временный вывоз. 00.00.00 Исх N».

К рассмотрению принимаются только представленные в полном объеме комплекты документов согласно перечням (Приложения 1, 2 или 3, 4) и оформленные в соответствии с правилами (Приложение 5).

2. Срок рассмотрения представленных комплектов и выдачи разрешительных документов отсчитывается с даты регистрации ходатайства в приемной ДКН и составляет не менее 30 (тридцати) календарных дней до планируемой даты выдачи музейных предметов.

3. Информация об оформлении разрешения и заключения размещается в личном кабинете музея в Государственном каталоге Музейного фонда Российской Федерации (далее — Госкаталог).

Разрешение имеет форму письма Минкультуры России.

Заключение оформляется по форме, установленной правом Евразийского экономического союза.

Оригиналы разрешения и заключения выдаются на руки в течение 3 (трех) рабочих дней после размещения информации о них в личном кабинете в Госкаталоге. По истечении 3 (трех) дней оригиналы направляются в музей почтовым отправлением.

4. Обо всех изменениях в сроках проведения выставки, временного вывоза, количестве выдаваемых музейных предметов, о других сведениях или об отмене выставки музеи в пятидневный срок с момента принятия решения направляют в ДКН уведомление с приложением документов, подтверждающих эти изменения.

В случае отмены выставки, ранее выданные музею разрешительные документы подлежат возврату в Минкультуры России в течение 10 (десяти) рабочих дней.

5. На выставку с участием других музеев, иных организаций, физических лиц музей направляет комплект документов согласно Приложению 2.

6. Продление сроков временной выдачи и сроков временного вывоза осуществляется также на основании разрешительных документов Минкультуры России.

К ходатайству о продлении сроков выдачи музейных предметов во временное пользование и сроков временного вывоза прилагаются документы согласно Приложению 3 или Приложению 4.

Документы представляются в ДКН не позднее чем за 10 (десять) рабочих дней до окончания срока проведения выставки, но не позднее чем за 14 (четырнадцать) рабочих дней до окончания срока временного вывоза, указанного в ранее выданном заключении.

7. Информация об оформлении разрешения на продление срока временной выдачи и заключения на временный вывоз также размещаются в личном кабинете музея в Госкаталоге.

Оригиналы документов выдаются на руки в течение 3 (трех) рабочих дней после размещения информации о них в личном кабинете в Госкаталоге. По истечении 3 (трех) дней — направляются в музей почтовым отправлением,

8. С 1 мая 2018 года переводы государственных гарантий своевременного возврата и финансовой ответственности должны иметь апостиль.

9. Основаниями для отказа в оформлении разрешения и заключения является:

поступление документов в ДКН менее чем за 7 (семь) рабочих дней до планируемой даты выдачи музейных предметов, которое устанавливается по дате регистрации письма на бумажном носителе;

непредставление предусмотренных документов или наличие неполных и (или) недостоверных сведений в предоставленных документах;

наличие сведений об обстоятельствах, препятствующих обеспечению сохранности и своевременному возврату временно вывозимых культурных ценностей в государстве, в которое предполагается осуществить временный вывоз культурных ценностей (стихийное бедствие, вооруженные конфликты и другие обстоятельства);

нарушение рекомендаций о регионально-страновых приоритетах сотрудничества;

отсутствие у Российской Федерации дипломатических отношений с государством, в которое предполагается осуществить временный вывоз культурных ценностей;

отсутствие у музейных предметов, предназначенных на временную выдачу и временный вывоз, учетных номеров по Книге поступлений музея (с 1 февраля 2018 года);

отсутствие у музейных предметов, предназначенных на временную выдачу и временный вывоз, номеров Госкаталога (с 1 апреля 2018 года);

состояние сохранности музейных предметов и культурных ценностей, заявленных к временной выдаче и временному вывозу, не позволяющее изменять условия их хранения;

превышение допустимого срока экспонирования музейных предметов и/или временного вывоза;

иные основания, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

10. При подготовке документов следует руководствоваться положениями и рекомендациями следующих писем Минкультуры России:

от 20.06.2013 N 63-01-39/05-АМ с приложением Методических рекомендаций по организации деятельности в малых и средних городах субъектов Российской Федерации во исполнение Указа Президента Российской Федерации N 597 «О мероприятиях по реализации государственной социальной политики»;

от 11.01.2016 N 1-01-39-ВА с приложением Методических рекомендаций по оформлению документации на вывоз, временный вывоз культурных ценностей из Российской Федерации;

от 14.05.2016 N 165-01-39-ВА «О страховании музейных предметов» с приложением Методических рекомендаций по вопросам страхования музейных предметов;

от 26.06.2015 N 217-01-39-ВА о возможности ареста музейных предметов и культурных ценностей;

о регионально-страновых приоритетах сотрудничества.

11. Особое внимание необходимо обратить на следующие положения:

предельный срок временного вывоза музейных предметов с учетом продления срока их временного вывоза составляет пять лет;

предельный срок экспонирования музейных предметов устанавливается в соответствии с Инструкцией по учету и хранению музейных ценностей, находящихся в государственных музеях СССР, утвержденной приказом Минкультуры СССР от 17.07.1985 N 290;

договор (соглашение) об условиях организации и проведения выставки заключается и подписывается уполномоченными представителями сторон;

при заключении и подписании договора (соглашения) представителями сторон, действующими по доверенности или на основании иных документов, к договору должны быть приложены соответствующие копии этих документов;

при заключении договора (соглашения) об условиях организации и проведения выставки помимо общих обязательств сторонами обязательно должны быть определены условия и порядок передачи музейных предметов во временное пользование, условия и цели их использования принимающей стороной (в том числе использования изображений и иных воспроизведений музейных предметов), условия обеспечения страхования музейных предметов в соответствии с Методическими рекомендациями по вопросам страхования музейных предметов либо условия предоставления принимающей стороной государственных гарантий финансовой ответственности, а также условия обеспечения безопасности (в частности предоставления соответствующего иммунитета и правовой защиты) музейных предметов; условия и порядок транспортировки, упаковки/распаковки, монтажа/демонтажа, временного хранения и экспонирования музейных предметов Музейного фонда Российской Федерации;

договор (соглашение) составляется в необходимом количестве экземпляров на русском, английском и государственном языке принимающей стороны, которые имеют одинаковую юридическую силу;

все изменения в текст договора (соглашения) требуют письменной формы;

все споры, которые могут возникнуть по поводу заключения, исполнения или изменения договора (соглашения) об условиях организации и проведения выставки либо иного проекта, связанного с выдачей и временным вывозом во временное пользование музейных предметов Музейного фонда Российской Федерации, решаются путем переговоров, а в случае недостижения согласия между сторонами подлежат рассмотрению в соответствии с нормами материального права Российской Федерации в Международном коммерческом арбитражном суде при Торгово-промышленной палате Российской Федерации либо в арбитражном суде Российской Федерации;

все споры, связанные с правовым положением музейных предметов Музейного фонда Российской Федерации, находятся в исключительной компетенции судов Российской Федерации;

в выписке из протокола заседания ЭФЗК должно содержаться обоснование страховой стоимости музейных предметов — информация, на основании которой она утверждена;

страховое покрытие всех перемещений музейных предметов и культурных ценностей в рамках одного проекта и всех выставочных площадок принимающей стороны должно обеспечиваться единым полисом страхования;

единым полисом страхования должны быть застрахованы все заявленные к выдаче и временному вывозу музейные предметы и культурные ценности;

в случае, если общая страховая стоимость составляет 10 миллионов долларов США и более, обязательно предоставляются копии документов, подтверждающих перестрахование в соответствии с Методическими рекомендациями по вопросам страхования музейных предметов (в тексте полиса или приложением ковер-ноты);

в случае, если музеем временно вывозятся культурные ценности, принадлежащие негосударственным организациям или физическим лицам, не включенные в состав Музейного фонда Российской Федерации, заключение на временный вывоз указанных культурных ценностей выдается Минкультуры России при подтверждении сведений об уплате государственной пошлины за выдачу заключения (разрешительного документа) на временный вывоз культурных ценностей. Подтверждение сведений об уплате государственной пошлины осуществляется Минкультуры России посредством межведомственного взаимодействия с Федеральным Казначейством или при предоставлении музеем документа, подтверждающего оплату государственной пошлины, с отметкой банка.

Приложение: 1. Перечень документов для зарубежной выставки из собрания музея на 1 л. в 1 экз.

2. Перечень документов для зарубежной выставки с участием других музеев, иных организаций, физических лиц на 1 л. в 1 экз.

3. Перечень документов для продления срока временной выдачи и временного вывоза из Российской Федерации на 1 л. в 1 экз.

4. Перечень документов для продления срока временной выдачи и временного вывоза из Российской Федерации для зарубежной выставки с участием других музеев, иных организаций, физических лиц на 1 л. в 1 экз.

5. Правила оформления документов, представляемых музеем в ДКН на 2 л. в 1 экз.

6. Образец ходатайства музея с перечнем документов на 2 л. в 1 экз.

В.В.АРИСТАРХОВ

Приложение 1

ПЕРЕЧЕНЬ

ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ ЗАРУБЕЖНОЙ ВЫСТАВКИ ИЗ СОБРАНИЯ МУЗЕЯ

1. Копия договора (соглашения) о проведении выставки.

2. Список музейных предметов и культурных ценностей к выставке в трех экземплярах.

3. Выписка из протокола заседания ЭФЗК.

4. Выписка из протокола заседания Реставрационного совета.

5. Копия страхового полиса или Государственной гарантии финансовой ответственности (Government Indemnity) с апостилированным переводом на русский язык.

6. Копия Государственной гарантии неприкосновенности (судебного иммунитета, иммунитета в отношении мер по обеспечению иска и иммунитета в отношении исполнения решения суда) музейных предметов и культурных ценностей, заявляемых к выдаче и временному вывозу и апостилированный перевод на русский язык.

7. Копия типового отчета об объекте принимающей стороны (Facility report).

8. Фотографии музейных предметов и культурных ценностей в цветном исполнении в двух экземплярах.

9. Экспертное заключение (представляется до 30 марта 2018 года).

Приложение 2

ПЕРЕЧЕНЬ

ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ ЗАРУБЕЖНОЙ ВЫСТАВКИ С УЧАСТИЕМ ДРУГИХ

МУЗЕЕВ, ИНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ, ФИЗИЧЕСКИХ ЛИЦ

1. Копия договора (соглашения) о проведении выставки.

2. Список музейных предметов и культурных ценностей всех участников выставки в трех экземплярах.

3. Выписка из протокола заседания ЭФЗК музея (для музейных предметов из собственного собрания и предметов, принятых на временное хранение на период проведения выставки).

4. Выписка из протокола заседания Реставрационного совета (для музейных предметов из собственного собрания и предметов, принятых на временное хранение на период проведения выставки).

5. Копия единого полиса страхования на все музейные предметы и культурные ценности для всех участников выставки или Государственной гарантии финансовой ответственности (Government Indemnity) с апостилированным переводом на русский язык.

6. Копия Государственной гарантии неприкосновенности (судебного иммунитета, иммунитета в отношении мер по обеспечению иска и иммунитета в отношении исполнения решения суда) музейных предметов и культурных ценностей, заявляемых к выдаче и временному вывозу и апостилированный перевод на русский язык.

7. Копия типового отчета об объекте принимающей стороны (Facility report).

8. Фотографии музейных предметов и культурных ценностей в цветном исполнении в двух экземплярах.

9. Экспертное заключение (представляется до 30 марта 2018 года).

10. Копия разрешения Минкультуры России на выдачу музейных предметов, выданное подведомственному музею — участнику выставки.

11. Копия разрешения Минкультуры России на выдачу музейных предметов, содержащих драгоценные материалы (для музеев, не относящихся к ведению Минкультуры России).

12. Копия разрешения(й) учредителя(ей) других музеев, иных организаций на выдачу музейных предметов и культурных ценностей.

13. Копия договора о передаче во временное пользование музейных предметов и/или культурных ценностей, составленный между музеем, ходатайствующим о выдаче и временном вывозе, и другим музеем, иной организацией или физическим лицом.

Приложение 3

ПЕРЕЧЕНЬ

ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ ПРОДЛЕНИЯ СРОКА ВРЕМЕННОЙ ВЫДАЧИ

И ВРЕМЕННОГО ВЫВОЗА ИЗ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

1. Копия дополнительного соглашения к договору (соглашению) о проведении выставки либо копия договора с иной принимающей стороной (в случае изменения места проведения выставки).

2. Список музейных предметов и культурных ценностей к выставке в трех экземплярах.

3. Выписка из протокола заседания ЭФЗК.

4. Выписка из протокола заседания Реставрационного совета.

5. Копия дополнительного соглашения к страховому полису (аддентум) или в случае изменения места проведения выставки копия страхового полиса или Государственной гарантии финансовой ответственности (Government Indemnity) с апостилированным переводом на русский язык.

6. Копия Государственной гарантии неприкосновенности (судебного иммунитета, иммунитета в отношении мер по обеспечению иска и иммунитета в отношении исполнения решения суда) музейных предметов и культурных ценностей, заявляемых к выдаче и временному вывозу и апостилированный перевод на русский язык.

7. Копия типового отчета об объекте принимающей стороны (Facility report).

Приложение 4

ПЕРЕЧЕНЬ

ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ ПРОДЛЕНИЯ СРОКА ВРЕМЕННОЙ ВЫДАЧИ

И ВРЕМЕННОГО ВЫВОЗА ИЗ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ДЛЯ ЗАРУБЕЖНОЙ

ВЫСТАВКИ С УЧАСТИЕМ ДРУГИХ МУЗЕЕВ, ИНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ,

ФИЗИЧЕСКИХ ЛИЦ

1. Копия договора (соглашения) о проведении выставки.

2. Список музейных предметов и культурных ценностей всех участников выставки в трех экземплярах.

3. Выписка из протокола заседания ЭФЗК музея (для музейных предметов из собственного собрания и предметов, принятых на временное хранение на период проведения выставки).

4. Выписка из протокола заседания Реставрационного совета (для музейных предметов из собственного собрания и предметов, принятых на временное хранение на период проведения выставки).

5. Копия единого полиса страхования на все музейные предметы и культурные ценности для всех участников выставки или Государственной гарантии финансовой ответственности (Government Indemnity) с апостилированным переводом на русский язык.

6. Копия Государственной гарантии неприкосновенности (судебного иммунитета, иммунитета в отношении мер по обеспечению иска и иммунитета в отношении исполнения решения суда) музейных предметов и культурных ценностей, заявляемых к выдаче и временному вывозу и апостилированный перевод на русский язык.

7. Копия типового отчета об объекте принимающей стороны (Facility report).

8. Копия разрешения Минкультуры России на выдачу музейных предметов, выданное подведомственному музею — участнику выставки.

9. Копия разрешения Минкультуры России на выдачу музейных предметов, содержащих драгоценные материалы (для музеев, не относящихся к ведению Минкультуры России).

10. Копия разрешения(й) учредителя(ей) других музеев, иных организаций на выдачу музейных предметов и культурных ценностей.

11. Копия договора о передаче во временное пользование музейных предметов и/или культурных ценностей, составленный между музеем, ходатайствующим о выдаче и временном вывозе, и другим музеем, иной организацией или физическим лицом.

Приложение 5

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, ПРЕДСТАВЛЯЕМЫХ МУЗЕЕМ В ДКН

1. Ходатайство, договор (соглашение, дополнительное соглашение), выписки из протоколов заседаний должны иметь регистрационные данные (дата, исходящий номер).

2. Выписки из протоколов заседаний ЭФЗК и реставрационного совета и экспертное заключение предоставляются в оригинале.

3. Копии представляемых документов должны быть заверены уполномоченным сотрудником музея и печатью музея. Многостраничные документы могут быть прошиты и заверены подписью уполномоченного сотрудника музея и печатью музея на заверительной записи на обороте последнего листа.

4. Списки предметов имеют вид таблицы со следующими обязательными графами:

номер по порядку (соответствует количеству предметов);

название, автор, дата происхождения, размеры;

материал, техника исполнения;

состояние сохранности предмета;

основные учетные номера (по Книге поступлений (ГИК), инвентарной книге, книге специального учета, Госкаталогу). Номера по Книге поступлений и Госкаталогу обязательны;

страховая стоимость.

Списки должны быть подписаны директором и главным хранителем музея и заверены печатью музея. Допустимы два варианта:

подписи должностных лиц и печать находятся в конце списка;

список подписывается главным хранителем, утверждается директором музея, заверяется печатью музея.

Печать проставляется рядом с подписями, не закрывая их.

Список брошюруется при количестве листов в списке более 10.

Список предметов имеет два раздела:

предметы Музейного фонда Российской Федерации;

предметы научно-вспомогательного, архивного, библиотечного фондов, культурные ценности, принятые музеем на временное хранение.

Нумерация списка сквозная. В конце каждого раздела указывается количество предметов и общая страховая стоимость (цифрами и прописью). При наличии предметов, содержащих драгоценные материалы, указывается их количество и общий вес драгоценных материалов (цифрами и прописью).

В конце списка указывается общее количество предметов, количество предметов, содержащих драгоценные материалы, общий вес драгоценных материалов, общая страховая стоимость предметов (цифрами и прописью).

6. Фотографии (изображения) культурных ценностей должны быть размером не менее 10 x 15 см, подписаны уполномоченным лицом музея и заверены печатью музея. На обороте или лицевой стороне каждой фотографии (изображения) указывается порядковый номер предмета согласно списку, номер по КП или ВХ (если предметы приняты на временное хранение), автор, название, материал, техника изготовления, размер и дата создания предмета. При количестве фотографий (изображений) более 10-ти — листы брошюруются.

Приложение 6

БЛАНК МУЗЕЯ

Минкультуры России

Департамент культурного наследия

ФГБУК «Наименование музея» (указать ИНН организации) просит выдать разрешительные документы на временную выдачу и временный вывоз из Российской Федерации музейных предметов, включенных в состав Музейного фонда Российской Федерации, из собрания музея, организации и/или физического лица во временное пользование «Наименование принимающей стороны» для экспонирования на выставке «Наименование выставки и место ее проведения».

Период выдачи и возврата музейных предметов: с ______ по ________.

Период экспонирования: с ________ по _________.

Период временного вывоза: с _______ по ______.

Всего предметов: _____ (цифрами и прописью)

Из них с содержанием драгоценных материалов (при наличии): ________ (цифрами и прописью), общим весом: _______.

Общая страховая сумма: _______ (цифрами и прописью) «наименование валюты».

Приложение.	1. Копия договора от ________ N ___ о проведении (организации) выставки на ___ л. в 1 экз.
	2. Список музейных предметов к выставке на ___ л. в 3 экз.
	3. Выписка из протокола заседания ЭФЗК от _____ N ___ на __ л. в 1 экз.
	4. Выписка из протокола заседания Реставрационного совета от _______ N ____ на _____ л. в 1 экз.
	5. Копия страхового полиса или Государственной гарантии финансовой ответственности (Government Indemnity) от _____ N ____ на ___ л. в 1 экз.
	6. Апостилированный перевод на русский язык Государственной гарантии финансовой ответственности (Government Indemnity) на ___ л. в 1 экз.
	7. Копия Государственной гарантии неприкосновенности на ___ л. в 1 экз.
	8. Апостилированный перевод на русский язык Государственной гарантии неприкосновенности на ____ л. в 1 экз.
	9. Типовой отчет об объекте (Facility report, копия) на ____ л. в 1 экз.
	10. Фотографии музейных предметов на ____ л. в 2 экз.
	11. Экспертное заключение на ___ л. в 1 экз.
	12. Копия разрешения Минкультуры России на выдачу музейных предметов, выданное подведомственному музею — участнику выставки.
	13. Копия разрешения Минкультуры России на выдачу музейных предметов, содержащих драгоценные материалы (для музеев, не относящихся к ведению Минкультуры России).
	14. Копия разрешения(й) учредителя(ей) других музеев, иных организаций на выдачу музейных предметов и культурных ценностей.
	15. Копия договора о передаче во временное пользование музейных предметов и/или культурных ценностей, составленный между музеем, ходатайствующим о выдаче и временном вывозе, и другим музеем, иной организацией или физическим лицом.

Директор

И.О. Фамилия

Фамилия, имя, отчество исполнителя

Тел. или адрес электронной почты

<*> Указываются в случае временной выдачи и временного вывоза музейных предметов и культурных ценностей, принадлежащих другим музеям или иным юридическим лицам и физическим лицам.

<**> Документы, указанные в пунктах 12 — 15, представляются в случае временной выдачи и временного вывоза музейных предметов и культурных ценностей, принадлежащих другим музеям или иным юридическим лицам и физическим лицам.

Страница 20 из 39

Учет музейных фондов

Учет музейных фондов является одним из основных направлений фондовой работы. Его цель состоит в юридической охране музейных фондов и прав музея на данные, полученные в результате изучения музейных предметов и коллекций. Учет фондов представляет собой непрерывный процесс, поскольку фонды музея постоянно пополняются; ведется контроль за движением предметов и за их состоянием. Порядок учета, хранения и научной обработки музейных предметов регулируется нормативными документами Министерства культуры.

В процессе учета музейных фондов составляется по установленным формам учетная документация. В ней содержатся данные об отдельных предметах и группах предметов, о порядке их поступления в музей и в различные фондовые подразделения. Большинство из документов имеют юридическую силу, подлежат регистрации и вечному хранению. Это акты приема, акты выдачи, книги поступлений, книги научной инвентаризации.

Государственный учет музейных фондов предусматривает два этапа, которые отражают степень изученности музейных предметов: первичная регистрация поступивших в музей предметов и инвентаризация, то есть научная регистрация музейных предметов.

Юридическое оформление принадлежности предметов музею и прав музея на эти предметы начинается с акта приема предметов на постоянное хранение. Этот документ составляется не менее чем в трех экземплярах, подписывается главным хранителем (заведующим фондами), лицом, хранившим предметы до решения фондово-закупочной комиссии; и лицом, принявшим их на материальное хранение. Акт утверждается директором музея и скрепляется печатью музея. Прием предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней, орденов и медалей, а также оружия определяется особыми нормативными документами.

Прежде чем поступить в соответствующее фондовое подразделение, предметы проходят первичную регистрацию, которая окончательно закрепляет их принадлежность данному музею. Они вносятся в книгу поступлений музейных предметов (основного фонда) или в книгу учета научно-вспомогательных материалов по форме, определенной инструкцией (см. Прил. № 3, 4, 5). В естественно-научных музеях сырьевые материалы регистрируются в книге учета сырьевых научных материалов.

Предметы, поступившие в музей на временное хранение, вносятся в книгу поступлений во временное пользование. Возвращаются они по акту, который составляется по распоряжению директора и подписывается главным хранителем, заведующим фондовым подразделением, хранившим предмет; и лицом, временно принявшим его на материально ответственное хранение.

Цель книг поступлений как государственного документа охранного порядка – зарегистрировать предмет под определенным номером и дать краткое его описание, исключающее подмену предмета, а в случае утери или кражи облегчающее его розыск. Порядковый номер по книге поступлений (КП), присвоенный данному предмету, одновременно проставляется в акте его приема в музей, а также на самом предмете вместе с шифром музея, например: ГИМ, КП – 112408. При одновременном поступлении большого количества однородных предметов (нумизматическая коллекция, фотоматериалы и др.) допускается их групповая запись в книге поступлений при наличии коллекционной или полевой описи. В этом случае количество поступивших предметов отражается в соответствующих порядковых номерах книги поступлений (например, КП – 1760–1870) или фиксируется дробными порядковыми номерами (например, КП – 1760/1 – ПО). Однако уникальные материалы всегда записываются индивидуально. Групповая запись предметов из драгоценных материалов и драгоценных камней также запрещается.

Таким образом, понятия единица учета и единица хранения, могут обозначать как отдельный музейный предмет, так и группу предметов (коллекцию, комплект), если они зарегистрированы в учетных документах под одним номером.

Регистрация в книге поступлений музейных предметов производится с учетом всех сведений, зафиксированных в актах приема и полевой документации. Описание предмета делается на основе результатов его атрибуции, полученных к моменту его первичной регистрации. Уникальные предметы в обязательном порядке фотографируются. В книге поступлений фиксируются также данные о времени, источнике, способе поступления предмета, его сохранности, стоимости (при покупке), сопроводительных документах. Проставляется номер акта, дата записи.

Книга поступлений, как документ охранного порядка, до заполнения оформляется соответствующим образом: листы пронумеровываются, прошнуровываются, книга подписывается и опечатывается печатью вышестоящей инстанции. Все записи делаются четко, разборчиво, без подчисток, а их исправление допускается лишь в крайних случаях, при этом старые и новые записи должны четко читаться. Незначительные исправления заверяются специальной записью в примечаниях книги за подписями директора и главного хранителя, заведующего отделом учета, хранителя предмета. Подписи скрепляются печатью музея. Все существенные исправления в книге поступлений (атрибуция, сохранность, размер, материал и т.п.) делаются только на основании специальных актов, подписанных директором или его заместителем по научной работе, главным хранителем, заведующим фондовым подразделением, и заверяются ответственным за первичный учет лицом.

Юридические документы первичного учета тщательно сохраняются; доступ к ним имеет ограниченный круг лиц. Между тем в информации, которую они содержат, нуждаются не только сотрудники музея, но и исследователи из других учреждений. Поэтому уже на стадии первичного учета создается система картотек – карточных, а в последние годы и электронных. Особенно необходима учетная картотека, выполняющая информационную функцию книги поступлений. Составляющие ее карточки идентичны по содержанию записям в книге поступлений и расположены в порядке ее номеров. На временные поступления также составляется картотека, систематизированная по источникам поступления.

После регистрации в книгах поступлений предметы передаются в фондовые подразделения хранителям по актам на материально-ответственное хранение (см. Прил. № 6). При этом музейные предметы, в отличие от научно-вспомогательных материалов, проходят второй этап учета – инвентаризацию, которая представляет собой основную форму изучения, описания и научного определения предметов основного фонда. Осуществляется она при помощи книг научной инвентаризации – научных инвентарей. Будучи юридическими документами, они оформляются так же, как и книги поступлений.

Запись в научный инвентарь делается только по-предметно и в соответствии с установленной инструкцией формой (см. Прил. № 7, 8). Она основывается на дальнейшей, более глубокой работе специалиста по определению музейного предмета. В научном инвентаре дается точное наимено-вание предмета, его подробное описание с перечнем всех имеющихся клейм, монограмм, подпи-сей и надписей. Вносятся данные об авторе, месте и времени создания и бытования, истории пред-мета, касающихся его публикациях, материале и технике изготовления, размере и весе (для предметов из драгоценных металлов и камней), степени сохранности. В соответствующих графах указываются учетные обозначения, старые учетные обозначения (если они имеются), номера фотонегативов (если предмет сфотографирован), данные об источнике и способе поступления, цене и пр.

Музейные предметы при инвентаризации систематизируются в соответствии со структурой (строением) основного фонда. Поэтому каждое фондовое подразделение обычно имеет несколько научных инвентарей, в соответствии с принятой в нем классификацией по группам музейных предметов. Например, в подразделении изобразительных источников произведения живописи, графики, скульптуры будут вноситься в разные книги. Каждая из них имеет свое обозначение, которое позволяет определить принадлежность книги и заинвентаризованного в ней предмета к конкретному фондовому подразделению и группе, образованной внутри него. Принадлежность к подразделению изобразительных источников может обозначаться буквой И, а к группе скульптуры – буквой С.

Каждый предмет, записанный в научном инвентаре, получает свой номер, который проставляется на нем и в книге поступлений. Таким образом, музейный предмет в итоге обретает два номера: по книге поступлений и по научному инвентарю. Его полное учетное обозначение может выглядеть, например, так:

ГИМ-КП 1245

И-С 137

Проставляя учетное обозначение, важно не причинить ущерб внешнему виду предмета и вместе с тем нанести его так, чтобы оно было доступно для обозрения хранителю и исследо-вателю, не осыпалось, не стиралось. Например, на металлических предметах оно проставляется эмалевой краской, а на керамических – масляной или тушью. Если учетное обозначение невозможно нанести на сам предмет, используют этикетки и бирки, которые пришивают, прибивают или подвешивают к предметам, проставляют на монтировке, на индивидуальной упаковке.

Предметы, составляющие комплект (сервизы, гарнитуры), вносятся в научный инвентарь под отдельными номерами, а их принадлежность к комплекту отмечается при описании. Атласы, альбомы рисунков и фотографий одного автора вносятся в научные инвентари под одним номером, при этом каждый лист получает дробный номер.

Предметы из драгоценных металлов и драгоценных камней записываются в инвентари только при наличии акта ювелирной экспертизы, удостоверяющей подлинность материала и точность веса. В специальных инвентарных книгах ведется их дополнительный учет, поэтому в отличие от других предметов они имеют не два, а три учетных номера.

Письменные источники учитываются по правилам, разработанными руководящими архивными органами. Учет ведется по архивным фондам, архивным коллекциям, единицам хранения. Описи архивных фондов в юридическом отношении приравниваются к книгам научной инвентаризации. Они включают перечень входящих в данный фонд единиц хранения. Перечень содержит заголовок и краткое описание содержания каждой единицы хранения.

Запись в научный инвентарь делается на основе предварительно составленной карточки научного описания предмета, графы которой должны соответствовать графам инвентаря (см. Прил. № 9). Заполняется она в процессе определения музейного предмета и фиксирует результат изучения всех основных его признаков. До занесения в научный инвентарь текст описания должен предварительно визироваться заведующим фондовым подразделением, заместителем директора по научной части или главным хранителем.

В процессе научного описания содержание карточки может дополняться, уточняться и даже меняться. При этом все изменения, вносимые в научный инвентарь, оформляются по тем же правилам, что и в книгах поступлений.

На основе карточек научного описания музейных предметов создается инвентарная картотека, выполняющая информационные функции книг инвентарного описания и служащая основой для научной каталогизации фондов. Для того чтобы быстро находить предметы, составляется топографическая картотека, а также топографическая опись, где фиксируется место хранения каждой единицы учета. В каждом фондовом подразделении создаются и картотеки на предметы научно-вспомогательного фонда.

Музейные фонды находятся в непрерывном движении, ведь предметы могут передаваться в другие музеи и учреждения как в постоянное пользование в порядке обмена или на безвозмездной основе, так и во временное пользование, например, для создания экспозиций или выставок. Еще более активно перемещаются предметы внутри музея. Они передаются во временное пользование другим отделам для экспозиционно-выставочной работы, для исследования, реставрации, фотокопирования. Все эти выдачи, так же как и факты хищения, утраты, разрушения предметов, оформляются соответствующим образом согласно инструкции. Выдачи на длительный срок внутри музея (в другие фондовые подразделения, в экспозицию) оформляются актом внутримузейной передачи и визируются главным хранителем (см. Прил. № 10). Предметы, передающиеся из фондовых подразделений в другие отделы музея, например, фотолабораторию, на короткий срок, могут регистрироваться в специальной книге с распиской принявшего лица.

Количество предметов в музейных фондах постоянно меняется: одни предметы выбывают из состава музейного собрания, другие пополняют его. Поэтому музей ежегодно составляет годовые отчеты о движении музейных фондов, где отражаются сведения о поступлениях, об общем количестве предметов, о внутримузейных и внемузейных временных выдачах и т.д. Для того чтобы убедиться в наличии реальных предметов за конкретными цифрами учетных документов, а также в том, что их сохранности не нанесен ущерб, проводится переучет фондов.

Переучет осуществляет специальная комиссия в составе не менее трех человек с обязательным участием хранителя данной коллекции. Каждый предмет, закрепленный за фондовым подразделением, сверяется с актом приема на материально-ответственное хранение, с записью в книге научной инвентаризации и в книге поступлений; проверяется и наличие документов, оформляющих отсутствие в фондах тех или иных предметов. По итогам работы комиссия составляет и подписывает акт сверки наличия музейных предметов с учетной документацией, который утверждает директор музея.

Важнейшие учетные документы, имеющие юридическую силу, регистрируются в специальных книгах и описях. Посторонним лицам они не выдаются и за пределы музея не выносятся. Все акты, инвентарные книги, книги временных и постоянных поступлений, книги и описи изделий из драгоценных материалов хранятся у ответственных лиц в несгораемых шкафах, в закрытом помещении, которое в нерабочее время пломбируется.

Наряду с термином «учетная документация» существует и более широкое понятие – «фондовая документация». Помимо учетных она включает документы, образующиеся в процессе физической охраны фондов, а также при их классификации и систематизации – классифика-ционные схемы, каталоги и указатели. Таким образом, система фондовой документации содержит и передает сведения как о самих фондах, так и о тех явлениях и процессах, которые документируют музейные предметы. Следовательно, она представляет собой информационную систему. Помимо собственно фондовой документации в нее входят исследования отдельных предметов и их групп, опубликованные в виде монографий и статей, а также исследования в области профильных дисциплин, созданные на основе музейных предметов.

Фондовая информационная система используется при отборе предметов для экспонирования и составления этикетажа, она помогает интерпретировать предметы при подготовке экскурсий и лекций, а в процессе изучения музейных предметов позволяет проводить сравнительный анализ. Кроме того, она предоставляет данные, позволяющие выяснить состояние самих фондов, целесо-образность и направленность их пополнения. В фондовой информационной системе нуждаются не только сотрудники музея, но также исследователи других учреждений и представители разнообразных специальностей.

Создание фондовой информационной системы – работа сложная и непрерывная. В последнее десятилетие началась ее активная модификация с помощью компьютерных технологий, которые позволяют кардинально изменить сам процесс подготовки музейной документации. Наличие электронных носителей информации не избавляет музейных специалистов от оформления учетных документов на бумажных носителях, поскольку только они имеют юридическую силу. Однако автоматизация деятельности фондовых подразделений значительно снижает трудозатраты, уменьшает вероятность ошибок и позволяет оперативно вносить изменения в подготавливаемые документы.

Особенно широкие возможности компьютеризация открывает в области каталогизации музейного собрания. С ее помощью ведутся картотеки, включающие в себя сколь угодно подробные данные о предметах и необходимый справочный аппарат – индексы, ссылки, рубрикаторы. Она позволяет вести поиск информации по различным признакам – автору, инвентарному номеру, дате создания, по любой фразе или слову в описании, а получаемые по запросу сведения могут иметь как текстовую, так и графическую форму.

Индекс материала

Курс: Музееведение

Дидактический план

Понятие «музей»

Музейный предмет и его свойства

Социальные функции музея

Музейная коммуникация

Классификация музеев

Государственная музейная сеть и ее современное состояние

Музееведение – музеология

Объект, предмет и метод музееведения

Структура музееведения

Музееведение в системе наук

Основные направления и виды научно-исследовательской работы в музеях

Организация научно-исследовательской работы в музее

Понятие «фонды музея»

Научная организация музейных фондов

Научно-фондовая работа

Изучение музейных предметов

Комплектование фондов музея

Учет музейных фондов

Хранение музейных фондов

Режим хранения фондов

Задачи консервации и реставрации

Упаковка и транспортировка музейных предметов

Система хранения музейных фондов

Музейная экспозиция

Культурно-образовательная деятельность музеев

Музейный менеджмент

Музейный маркетинг

Приложение 1

Приложение 2

Приложение 3

Приложение 4

Приложение 5

Приложение 6

Приложение 7

Приложение 8

Приложение 9

Приложение 10

Все страницы

Учет музейных фондов

Учет музейных фондов.

Главной задачей фондовой работы является учет, комплектование, хранение, изучение, консервация и реставрация музейных предметов и коллекций. Основное отличие фондовой работы музея от деятельности экспозиционного и экскурсионного отдела — строгая регламентация основных видов деятельности нормативными документами, которые определяют порядок учета, инвентаризации, хранения, использования музейных предметов.

Отдел фондов осуществляет следующие виды работ:

q Комплектование фондов

q Проведение учета

q Классификацию и систематизацию музейных предметов по коллекциям, фондам

q Изучение музейных предметов

q Научная инвентаризация

q Организация хранения музейных предметов, в том числе и контроль за состоянием сохранности музейных предметов в помещениях хранилищ, на экспозициях, на выставках.

Комплектование фондов осуществляется целенаправленно в зависимости от профиля музея, что в свою очередь определяет ценность музейного предмета, поступающего в музей. Так, для краеведческого музея ценными являются предметы, имеющие непосредственное отношение к истории и культуре родного края. Для мемориального музея – предметы, связанные с жизнью и деятельностью конкретной личности и т. п. При отборе предметов в фонды музея учитываются информативность источника, его достоверность (репрезентативность), наглядность (аттрактивность) и др.

Основу любого музейного собрания составляют предметы основного фонда. К основному фонду могут быть отнесены только подлинные вещественные, документальные, письменные и др. источники. Копийный материал, муляжи, реконструкции, макеты, новоделы (современная копия, максимально точно воспроизводящая подлинник) относятся к научно-вспомогательному фонду. Одновременно с основным и научно-вспомогательным фондом могут формироваться также фонды временного хранения (предметы, поступившие от организаций или частных лиц для экспонирования на выставках, экспозициях, для изучения и т. п.); обменный фонд (включает предметы, предназначенные для обмена или передачи другим организациям, как правило, это непрофильные предметы) или дублетный (включает в себя предметы, представленные в собрании музея числом не менее 5-6 экземпляров).

Структурирование фондов музея по внешним признакам (по материалу, технике изготовления) – один из видов классификации музейного собрания, на основе которого формируются фонды письменных, документальных, изобразительных, вещественных источников и т. д. Дальнейшая классификация источников проводится в зависимости от состава и численности музейного собрания (например, фонд вещественных источников может разделяться на фонд тканей, керамики, стекла, металла и т. д.).

Наиболее характерными типами музейных собраний (для исторических и краеведческих музеев) являются типологические, тематические или персональные коллекции.

Занятие проводится в музее, где на основе знакомства с экспозицией музея попытаться определить основные направления собирательской работы музея, а также предметы, которые могут быть отнесены к основному или научно-вспомогательному фондам. Для закрепления знаний об основном и вспомогательном фонде учащиеся могут на экспонатах определить принадлежность их к основному или вспомогательному фонду, а затем проверить по Книге поступлений (школьного музея) адекватность отношения предмета к фонду, классифицировать предметы по типам материалов и технике изготовления.

Одно из основных направлений фондовой работы – учет музейных предметов, который обеспечивает юридическую сохранность музейного собрания (включая в том числе учет численности и контроль за движением фондов). Учет музейных фондов регламентируется законодательными и нормативными актами: ФЗ «О Музейном фонде Российской Федерации и музеях в Российской Федерации», «Инструкцией по учету и хранению музейных ценностей, находящихся в государственных музеях СССР» 1984 г. Важно обратить внимание учащихся, что музейные предметы не подлежат бухгалтерскому учету. В процессе учета музейных предметов фиксируются и документируются следующие данные: прием вновь поступающих предметов, внешняя и внутренняя выдача музейных предметов (внешняя выдача подразумевает выдачу музейных предметов на временное хранение, например на выставку, экспертизу и др., или на постоянное хранение, например, возврат предметов владельцу с временного хранения; внутренняя выдача – передача предметов на выставку, экспозицию, для изучения в пределах музея), списание музейных предметов.

Существует две стадии учета музейных предметов:

q Первичная (включает в себя регистрацию и атрибуцию предметов, поступающих в музей);

q Инвентаризация (научная регистрация музейных предметов).

При первичном учете составляется акт поступления на постоянное или временное хранение (или квитанция). В акте должны быть зафиксированы следующие данные:

Номер и дата акта

ФИО, реквизиты владельца предмета

ФИО, должность сотрудника, оформляющего прием предмета

Название и краткое описание предмета

Описание сохранности предмета

История бытования предмета (легенда)

Подписи владельца и сотрудника музея.

После составления акта приема сведения о предмете фиксируются в инвентарной карточке, которая дополняется по мере изучения предмета.

Обязательным для всех предметов, поступающих в музей на постоянное или временное хранение, является прохождение фондово-закупочной комиссии, на которой определяется дальнейший статус предмета. Фондово-закупочная комиссия формируется из научных сотрудников и хранителей музея, с привлечением внешних специалистов, и рассматривает все вопросы, связанные с приемом, списанием, выдачей, хранением, реставрацией музейных предметов.

После прохождения фондово-закупочной комиссии составляется акт приема на постоянное хранение, сведения о предмете заносятся в Книгу поступлений (Главную инвентарную книгу) основного или научно-вспомогательного фонда с присвоением каждому предмету учетного обозначения и номера по Книге поступлений. Запись в Книгу поступление фиксирует окончательную передачу предмета в собственность государства. оформление Книги поступлений согласно инструктивным требованиям. Книга поступлений до заполнения прошивается, листы нумеруются чернилами. Заполняется Книга поступлений синими чернилами, все исправления заносятся красными чернилами, после чего заверяются печатью учреждения. В Книгу поступлений заносятся следующие сведения:

Дата заполнения

ФИО сотрудника, производящего запись

Номер записи по порядку

Наименование и краткое описание музейного предмета

Материал, техника исполнения предмета

Сохранность

Размеры, вес

Способ поступления

Номер и дата акта поступления

ФИО владельца предмета

Номер записи по порядку одновременно становится инвентарным номером музейного предмета. При поступлении в музей сформированных коллекций, рекомендуется присваивать коллекции один коллекционный номер, с присвоением через дробную нумерацию учетного номера каждому предмету. Например:

№ по порядку Наименование предмета

123 «Коллекция монет Российского государства 1800-1900 гг.»

123/1 «Монета достоинством 5 копеек 1801 г.»

123/2 «Монета достоинством 1 копейка 1900 г.»

123/58 «Монета достоинством 10 копеек 1900 г.»

Подобная нумерация рекомендуется для предметов, имеющих съемные детали.

№ по порядку Наименование предмета

526 «Чайник с крышкой»

526/1 «Чайник»

526/2 «Крышка от чайника»

Одновременно с присвоением учетного номера по Книге поступлений, предмету присваивается аббревиатура основного или научно-вспомогательного фонда. Аббревиатура основного фонда, как правило, составляется из начальных букв названия музея. Например: Ярославский художественный музей – ЯХМ; Музей истории города – МИГ и т. п.

Следующим этапом является научная регистрация музейного предмета. Научной регистрации подлежат только музейные предметы основного фонда. Сведения, собранные и обобщенные о музейном предмете или коллекции заносятся в инвентарные книги. Последние оформляются таким же образом, что и Книги Поступлений. В отличие от Книги поступлений, где музейные предметы фиксируются в порядке поступления, в инвентарные книги заносятся сведения о музейных предметах, относящихся к одному из фондов музея. Учетное обозначение проставляется вместе с буквенным обозначением фонда, к которому относится предмет. Как правило, учетное обозначение включает в себя аббревиатуру с обозначением фонда и номер по инвентарной книге. Аббревиатуры фондов как правило составляются из первых букв названия фонда. Например, фонд тканей, текстиля – «Т», керамики – «К», металла – «М», нумизматики – «Нум», документов – «Док» и т. д.. Таким образом, после прохождения двух уровней учета, условные обозначения будут выглядеть следующим образом: «Скатерть» МИГ-324 Т-24, или «Замок секирный» МИГ-178 М-56 и т. д.

Обязательным для каждого музейного предмета является простановка учетных номеров. Номер должен быть хорошо читаем, но в то же время не портить экспозиционный вид предмета и не портить его структуру. На предметы из стекла, керамики, металла, дерева, камня, резины номер проставляется масляной краской красного или белого цвета. Для предметов из ткани учетные номера проставляются на отдельном небольшом куске ткани черной тушью и затем пришиваются к изнаночной стороне предмета. Для предметов нумизматики, фалеристки, сфрагистики т др. мелких предметов, номера проставляются на упаковке. Для крупногабаритных предметов номера могут проставляться на бирках. Для музейных предметов, выполненных из бумаги, номера проставляются на обороте карандашом или чернилами.

Глава IV. Негосударственная часть музейного фонда российской федерации

Статья 19. Состав негосударственной части Музейного фонда Российской Федерации

Музейные предметы и музейные коллекции, включенные в состав Музейного фонда Российской Федерации и не относящиеся к его государственной части, составляют негосударственную часть Музейного фонда Российской Федерации.

Статья 20. Включение музейных предметов и музейных коллекций в состав негосударственной части Музейного фонда Российской Федерации

Включение музейных предметов и музейных коллекций в состав негосударственной части Музейного фонда Российской Федерации производится на основании заявления собственника предмета в порядке, предусмотренном статьей 8 настоящего Федерального закона.

Статья 21. Исключение музейных предметов и музейных коллекций из состава негосударственной части Музейного фонда Российской Федерации

Исключение музейных предметов и музейных коллекций из состава негосударственной части Музейного фонда Российской Федерации в случаях утраты либо разрушения данных предметов производится федеральным органом исполнительной власти, на который возложено государственное регулирование в области культуры, в порядке, предусмотренном статьей 9 настоящего Федерального закона.

Статья 22. Хранение и учет музейных предметов и музейных коллекций, включенных в состав негосударственной части Музейного фонда Российской Федерации

Музейные предметы и музейные коллекции, включенные в состав негосударственной части Музейного фонда Российской Федерации, подлежат учету и хранению в соответствии с правилами и условиями, устанавливаемыми положением о Музейном фонде Российской Федерации.

Статья 23. Государственный контроль за состоянием негосударственной части Музейного фонда Российской Федерации и деятельностью негосударственных музеев в Российской Федерации

Государственный контроль за состоянием негосударственной части Музейного фонда Российской Федерации и деятельностью негосударственных музеев в Российской Федерации осуществляет федеральный орган исполнительной власти, на который возложено государственное регулирование в области культуры.

Государственный контроль осуществляется в следующих формах:

проверка состояния сохранности и условий хранения музейных предметов и музейных коллекций;

постановка вопроса перед собственником об изменении места хранения либо об отчуждении музейных предметов и музейных коллекций, переданных в управление негосударственным музеям, в случаях, предусмотренных настоящим Федеральным законом;

направление запросов и получение информации о музейных предметах и музейных коллекциях, необходимой для осуществления государственного учета Музейного фонда Российской Федерации.

Статья 24. Государственная поддержка негосударственной части Музейного фонда Российской Федерации и негосударственных музеев в Российской Федерации

Органы государственной власти и органы местного самоуправления в пределах своих полномочий могут оказывать поддержку негосударственной части Музейного фонда Российской Федерации и негосударственным музеям в Российской Федерации в различных формах, в том числе:

предоставлять государственные реставрационные учреждения для проведения реставрации музейных предметов и музейных коллекций, включенных в состав негосударственной части Музейного фонда Российской Федерации;

обеспечивать передачу, в случае необходимости, музейных предметов и музейных коллекций, включенных в состав негосударственной части Музейного фонда Российской Федерации, на хранение в государственные хранилища;

абзацы четвертый — пятый утратили силу. — Федеральный закон от 22.08.2004 N 122-ФЗ.

Статья 25. Сделки с музейными предметами и музейными коллекциями, включенными в состав негосударственной части Музейного фонда Российской Федерации

При совершении сделок дарения либо купли-продажи в отношении музейных предметов и музейных коллекций, включенных в состав негосударственной части Музейного фонда Российской Федерации, получатель дара либо покупатель обязан принимать на себя все обязательства в отношении этих предметов, имевшиеся у дарителя либо у продавца. При этом государство имеет преимущественное право покупки.

При наследовании музейных предметов и музейных коллекций по завещанию либо по закону наследник обязан принимать на себя все обязательства, имевшиеся у наследодателя в отношении этих предметов. При отказе от этих обязательств наследник может продать данные музейные предметы и музейные коллекции либо совершить иную сделку на означенных выше условиях, при этом государство имеет преимущественное право покупки.

Если наследник не обеспечил исполнение обязательств в отношении данных музейных предметов и музейных коллекций, то государство имеет право осуществить выкуп бесхозяйственно содержимых предметов в соответствии с гражданским законодательством Российской Федерации.

Все перечисленные сделки с музейными предметами и музейными коллекциями считаются совершенными со дня их государственной регистрации в Государственном каталоге Музейного фонда Российской Федерации.

Реализация преимущественного права покупки, предусмотренного частями первой и второй настоящей статьи, от лица государства производится федеральным органом исполнительной власти, на который возложено государственное регулирование в области культуры, либо органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, на которые возложено государственное регулирование в области культуры.