Сдача СЗВ стаж

В новой форме СЗВ-СТАЖ при увольнении сотрудника требуется указывать сводную информацию о страховом стаже. Как правильно это сделать, какой бланк использовать расскажет данная статья. Читайте также статью ⇒Записка-расчет при увольнении форма Т-61.

Форма отчета СЗВ-СТАЖ – в каких случаях формируется

Сводная отчетность СЗВ-СТАЖ содержит полные изменения о страховом стаже сотрудников: больничные периоды, отпуска, увольнение, выход на пенсию. Отчет формируется по всем наемным работникам в случаях:

• Сотрудникам начислялся и выплачивался доход по договорам гражданско-правового и трудового содержания;
• Физическим лицам выплачивалось авторское вознаграждение;
• С ФЛ велись расчеты по лицензионным соглашениям;
• В компании числится единственный учредитель, и он же генеральный директор;
• Сотрудники (прочие лица) застрахованы по программе ФСС, ПФР, ФОМС (т.е. фирма осуществляла отчисления со всех доходов).

Сведения относятся к части персонифицированной отчетности, которая применяется в будущем для расчета страховой пенсии потенциального пенсионера.

Когда и кому требуется отчитываться по СЗВ-СТАЖ

На смену отчету РСВ-1 пришла альтернативная форма СЗВ-СТАЖ, которую требуется сдавать организациям всех правовых форм, индивидуальных предпринимателей, в случае привлечения наемных сотрудников. Действующая отчетность утверждена постановлением ПФР 11.01.17 №3н, где также закреплен порядок ее составления.

Отчет подается ежегодно, впервые за 2017 год и далее за последующие отчетные периоды:

• не позже 01марта года, наступающего за отчетным годом;
• в течение 3 дней при условии, что сотрудник передает в бухгалтерию заявление о выходе на пенсию;
• в течение 1 календарного месяца при ликвидации работодателя.

Передавать подготовленные сведения по форме СЗВ-СТАЖ можно сразу же, как только вся информация собрана и проверена бухгалтером, не дожидаясь истечения установленного срока. В процессе проверки инспектором ПФР компания получит подтверждение об успешном прохождении отчета, либо извещение о необходимой корректировке страховых данных сотрудника.

Установленный порядок заполнения СЗВ-СТАЖ при увольнении

Ключевые моменты, на которые обращают внимание при формировании отчета по страховому стажу при увольнении сотрудника, приведены в правилах ПФР №3н:

Признак стажа	Рекомендации к заполнению формы
Графа 14	заполняется, если расторжение трудовых отношений выпадает на 31.12 отчетного года
Графы 4 и 5	Не заполняются, если сотрудник уволен с последующим выходом на пенсию
Учетный период	Указывается год, за который сведения подаются и в котором был уволен сотрудник
Раздел 3	Вносятся персональные данные на увольняемого работника
Стаж	Заполняется по нарастающей, за весь период трудовой деятельности в компании (от дня приема до дня увольнения)

В качестве стандартных рекомендаций законом отмечено, что заполняется отчет двумя способами:

• шариковой ручкой, печатным шрифтом, без помарок и исправлений;
• с помощью ПК.

Заполняется отчет в двух экземплярах и каждый заверяется подписью и печатью должностных лиц фирмы. В службу ПФР отчет передается лично, либо с помощью телекоммуникационной связи.

Сроки подачи СЗВ-СТАЖ при увольнении сотрудника

Значительное изменение привнесено и новое правило для СЗВ-СТАЖ. В связи с введением в действие новой формы требуется предоставлять экземпляр сотрудникам фирмы при условии:

• сотрудник уволился;
• обратился письменно с запросом о выдаче ему на руки сведений по форме СЗВ-СТАЖ.

Первое условие зафиксировано в обновленном трудовом законодательстве о предоставляемых сотрудникам документов в обязательном порядке. Список документов передается в руки лично сотруднику, либо пересылкой с обязательным подтверждением о получении почтового отправления.

Для тех работников, которые не уволены и письменно передали запрос, срок формирования бланка СЗВ-СТАЖ требуется подготовить и передать не позже, чем через 5 дней после получения заявки.

Важно! В заполненном отчете должны содержаться только индивидуальные сведения сотрудника, от имени которого получен запрос или на увольняемого. Данных о прочих сотрудниках в бланке быть не должно.

Образец отчета СЗВ-СТАЖ при увольнении сотрудника

В отчете для уволенного сотрудника по форме СЗВ-СТАЖ содержатся сведения:

• фамилия, имя и отчество;
• снилс сотрудника;
• регистрационный номер работодателя в ПФР;
• ИНН/КПП фирмы.

Примерные сведения, указанные в образце:

Сотрудник: Курилов Я.С.

Периоды страхового стажа:

• Находился в административном (за свой счет) отпуске с 01 по 20 января;
• Трудовые обязанности исполнялись с 21.01 по 01.06;
• Имелись дни временной нетрудоспособности с 02 по 09 июня;
• Продолжал выполнять трудовые функции до дня увольнения с 10.06 по 14.11.

Детально отражен каждый период в заполненном образце СЗВ-СТАЖ, который заполняется для увольняемых сотрудников. Скачать его можно по ссылке: СЗВ СТАЖ УВОЛЕННОГО ОБРАЗЕЦ

Пакет документов для уволенного сотрудника и СЗВ-СТАЖ

Реестр документов, которые передаются сотруднику при увольнении, пополнен новой формой СЗВ-СТАЖ. Забрать сотрудник все должен в день прекращения официальных трудовых отношений. Приводим полный список документации:

• Трудовая книжка на основании п. 4 ст. 84ТК РФ;
• Справка о среднем заработке за два календарных периода, которые предшествуют увольнению по правилам закона 212ФЗ;
• Сведения о страховом стаже: СЗВ-СТАЖ, СЗВ-М, ДСВ-3;
• Копии трудовых фактов работы – приказы (прием, перемещение или переводы, увольнение);
• Сведения о доходах за период по форме 2-НДФЛ.

Копии всех документов подтверждаются подписью должностного лица, печатью фирмы, визой о том, что данный документ является копией (рукописным способом или фирменным штампом). Работодатель в свою очередь получает расписку от сотрудника с подтверждением того что все документы (или копии) были получены в полном объеме. Читайте также статью ⇒Приказ об увольнении по форме Т-8.

Штрафы при нарушениях отчетности по СЗВ-СТАЖ

Если по каким-либо причинам отчет СЗВ-СТАЖ не предоставлен сотруднику в положенный законом срок, то это является нарушением, за которое предусмотрен денежный штраф от 30 000 до 50 000 рублей в отношении фирмы, от 1000 до 5000 рублей в отношении ИП.

Для страхователей, которые представляют отчет позже установленного срока, штрафуют на сумму от 500 рублей за каждого сотрудника. Такая же сумма взыскивается за указание в отчете ошибочных сведений в личных данных о сотрудниках.

Следует помнить об ограничении по количеству сотрудников для фирм, которые отчитываются по системе телекомуникационной связи. За предоставленные сведения на бумаге, где список сотрудников превысит 25 человек, компанию оштрафуют на 1000 рублей.

Резюмируя вышесказанное, отметим что, страхователю требуется внести изменения в кадровый документооборот. Передавать своевременно уволенным сотрудникам сведения по новой форме СЗВ-СТАЖ. Отслеживать различия в составлении отчета по работающим сотрудникам, а также уволенным т.к. ошибки в форме приведут к денежным взысканиям.

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

CЗВ-СТАЖ при увольнении: заполнение и выдача

В 2017 году появилась новая форма отчетности для всех работодателей – СЗВ-СТАЖ. Нужно ли выдавать ее всем сотрудникам при увольнении? Если нужно, то как ее заполнить? А если сотрудник вышел на пенсию, но не уволился? Ответим на эти и другие вопросы, а также приведем заполненный образец формы СЗВ-СТАЖ.

Новый персонифицированный отчет для ПФР

Новая Форма СЗВ-СТАЖ и порядок ее заполнения утверждены Постановлением Правления ПФР от 11 января 2017 № 3п. СЗВ-СТАЖ с типом сведений «исходная» нужно подавать ежегодно по всем сотрудникам. Сдают новый отчет не позднее 1 марта года, следующего за отчетным годом. Поэтому впервые передать новую форму в ПФР за 2017 год нужно не позднее 1 марта 2018 года. На основании этой отчетности подразделения ПФР будут станут обобщать сведения о времени работы физических лиц, а также о начисленных и уплаченных за эти периоды страховых взносах.

Кто подает отчет

Сдавать в территориальные подразделения ПФР сведения по форме СЗВ-СТАЖ должны:

• организации и их обособленные подразделения;
• индивидуальные предприниматели, адвокаты, нотариусы и частные детективы.

Названные лица должны включать в отчет по форме СЗВ-СТАЖ всех своих сотрудников, которые выполняют работу по трудовых или гражданско-правовых договоров (ст. 1, п. 1 ст. 8, ст. 15 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Индивидуальные предприниматели, адвокаты и нотариусы, которые платят пенсионные взносы только «за себя», сведения по форме СЗВ-СТАЖ на самих себя сдавать не должны.

Какие типы отчета можно заполнить

Всего предусмотрено три типа сведений по форме СЗВ-СТАЖ:

• исходная» – когда сведения сдаются впервые;
• «дополняющая» – если исходные данные содержали ошибки, которые не позволили разнести данные по лицевым счетам застрахованных лиц;
• «назначение пенсии» – если застрахованному лицу для назначения страховой пенсии нужно учесть данные отчетного периода (года), за который форма СЗВ-СТАЖ еще не подавалась.

Как видно, такого типа сведений как «При увольнении» не существует. Но означает ли это, что форму СЗВ-СТАЖ при увольнении сотрудника выдавать ему не нужно? Ответ на этот вопрос нам дает законодательство об индивидуальном (персонифицированном) учете.

СЗВ-СТАЖ при увольнении: выдавать или нет

Посмотрим на нормы Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ <О персонифицированном учете>. Пунктом 2 статьи 11 этого закона предусмотрено, что не позднее 1 марта страхователи обязаны подавать в ПФР отчеты СЗВ-СТАЖ.

Страхователь ежегодно не позднее 1 марта года, следующего за отчетным годом представляет о каждом работающем у него застрахованном лице (включая лиц, заключивших договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах начисляются страховые взносы) отчет СЗВ-СТАЖ.

Основание – пункт 2 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ

При этом обратите внимание: согласно пункту 4 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ в день увольнения застрахованного лица или в день прекращения договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому начисляются страховые взносы, страхователь обязан передать застрахованному лицу сведения, предусмотренные пунктами 2 – 2.3 статьи 11.

Пункт 2 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ говорит именно о форме СЗВ-СТАЖ. Следовательно, в день увольнения работника или в день прекращения договора гражданско-правового характера организация или ИП обязаны выдать застрахованным лица сформированный отчет СЗВ-СТАЖ. Причем сделать это нужно обязательно в силу законодательства, а не только по просьбе физического лица.

Выдаем СЗВ-СТАЖ: пример

Предположим, что работник по трудовому договору был занят с 2014 года. Однако он уволился по собственному желанию 18 апреля 2017 года. В день увольнения ему нужно выдать справку СЗВ-СТАЖ. За отчетом о стаже работник обратился в отдел кадров.

Сохраните персональные данные

Стоит заметить, что в отчет, в общем случае, включаются данные по всем застрахованным лицам. В разделе 3 «Сведения о периодах работы застрахованных лиц» физические лица перечисляются списком.

Однако имейте в виду, что уволенному сотруднику нельзя выдавать отчет, если в нем будут фигурировать данные о других людях. Дело в том, что такая информация относится к персональным данным. А разглашать ее без согласия персональные данные физических лиц – нельзя. Также см. «Персональные данные: ужесточение ответственности за разглашение в 2017 году».

Таким образом, в СЗВ-СТАЖ при увольнении должен быть указан только один человек – который увольняется или с которым прекращен гражданско-правовой договор.

Заполните отчет

Приведем пример отчета СЗВ-СТАЖ, который был выдан уволенному 18 апреля 2017 года работнику. При этом обратите внимание, что поле «Период работы» раздела 3 мы укажем временной отрезок с начала 2017 года по дату увольнения: с 01.01.2017 по 18.04.2017.

Однако, как мы уже сказали, сотрудник был занят по трудовому договору с 2014 года. И за весь период работы до даты увольнения на вознаграждения в его пользу начислялись и уплачивались взносы и, как следствие, накапливался страховой стаж. Но почему же тогда в разделе 3 СЗВ-СТАЖ, выданного при увольнении, вы указали только 2017 год? Дело в том, что в пункте 2.3.2 Порядка заполнения СЗВ-СТАЖ, утвержденного Постановлением Правления ПФР от 11 января 2017 № 3п, прямо сказано следующее:

Таким образом, если четко следовать правилам заполнения СЗВ-СТАЖ, в отчете мы вправе указать только один отчетный период – 2017 год.

Но нужно ли выдавать работнику такие же отчеты за прошедшие годы: 2014, 2015 и 2016 годы? По логике, такие отчеты нужно ему предоставить, чтобы человек получил общее представление об отчислениях за его и стаже за весь период работы. Но как быть тем обстоятельством, что до 2017 году форма СЗВ-СТАЖ еще не действовала?

Или же при увольнении, все же, можно выдать одну форму СЗВ-СТАЖ за весь период работы? Ответов на эти вопросы пока нет. Будем надеяться, что ПФР в скором времени обнародует какие-либо разъяснения на этот счет.

Способ выдачи

Законодательство не уточняет, каким именно образом отчет СЗВ-СТАЖ при увольнении нужно вручить бывшему сотрудники: лично на руки, по почте или в электронном виде. По нашему мнению – можно использовать любой их этих вариантов. Главное – иметь подтверждение, что отчеты при увольнении были предоставлены. При этом ответственности за невыдачу СЗВ-СТАЖ при увольнении – не предусмотрено.

Кто выдает: кадры или бухгалтерия?

На наш взгляд, заполнением отчетов СЗВ-СТАЖ при увольнении должна заниматься бухгалтерия. А вот непосредственной выдачей справок при увольнении логичнее заниматься отделу кадров. Ведь именно кадры выдают работнику трудовую книжку и прочие документы.

В последний день работы сотрудника рассчитайтесь с ним и выдайте ему:

• трудовую книжку;
• справку о сумме заработка по форме, утвержденной приказом Минтруда России от 30 апреля 2013 № 182н;
• копии сведений по форме СЗВ-М;
• копию сведений по форме СЗВ-СТАЖ;
• копию раздела 3 расчета по страховым взносам;
• иные документы (по письменному заявлению сотрудника).

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Как заполнить СЗВ-СТАЖ при назначении пенсии

Как отразить назначение пенсии

Независимо от того, подаете вы форму о страховом стаже по итогам года или в связи с выходом работника на пенсию, необходимо использовать бланк отчета, утвержденного Постановлением Правления ПФ РФ от 11.01.2017 № 3п.

Как выглядит форма, представлено ниже, а скачать бланк можно в конце статьи.

Скачать

Первоначально указывают регистрационные данные страхователя: номер в ПФР, ИНН, КПП, наименование. Чтобы показать, что вы сдаете СЗВ-СТАЖ при выходе на пенсию работника, необходимо в табличке «Тип сведений» (в верхнем правом углу) отметить соответствующее поле («Назначение пенсии»). Затем заполняются остальные разделы.

Обычно при заполнении раздела 1 («Сведения о страхователе») и раздела 2 («Отчетный год») вопросов не возникает, тем более что это повторение регистрационных данных. Намного сложнее бывает разобраться в разделе 3 — таблице «Сведения о периодах работы застрахованных лиц». Когда вы доберетесь до этого раздела, учтите следующие правила:

• фамилию, имя, отчество и СНИЛС переписывают из официальных документов, а не по памяти;
• периоды работы указывают только в пределах отчетного года. Например, с Ивановым Сергеем Петровичем был заключен трудовой договор в 2015 году, значит, началом периода будет 01.01.2018. Что касается даты увольнения, то можно указать планирующуюся дату. Если работник еще не достиг пенсионного возраста, но уже собирается оформлять пенсию, то можно указать дату его рождения. Если работник уже достиг возраста, дающего право на заслуженный отдых, можно вписать дату, когда он собирается подать документы в Пенсионный фонд. Напомним, что в этом столбце указывают и сроки, когда человек болел или находился в отпуске за свой счет, по иным причинам не трудился. Уточнения по этим периодам приводятся в графе 11. Основные коды для таких случаев мы собрали в таблицу.

Код	Полное наименование
ДЕТИ	Отпуск по уходу за ребенком
ДЕКРЕТ	Отпуск по беременности и родам
ДОГОВОР	Работа по договору ГПХ
УВПЕРИОД	Работа в рамках увеличенного расчетного периода
ДЛОТПУСК	Оплачиваемый отпуск
АДМИНИСТР	Отпуск без содержания
ВРНЕТРУД	Период временной нетрудоспособности
ВАХТА	Вахтовый отдых
КВАЛИФ	Повышение квалификации с отрывом от производства
ОБЩЕСТ	Исполнение государственных или общественных обязанностей
СДКРОВ	Дни сдачи крови и предоставленные в связи с этим дни отдыха
ОТСТРАН	Отстранение от работы (недопущение) не по вине работника
ПРОСТОЙ	Простой по вине работодателя
УЧОТПУСК	Дополнительный отпуск при совмещении работы с учебой
МЕДНЕТРУД	Период, в течение которого беременная женщина по медицинским показаниям была переведена с работы, дающей право на досрочное назначение пенсии, на работу, исключающую воздействие неблагоприятных производственных факторов. Период, когда беременная не работала до решения вопроса о предоставлении ей другой работы в соответствии с медзаключением
НЕОПЛАВТ	Период работы по авторскому договору
ДОПВЫХ	Дополнительные выходные лицам, осуществляющим уход за детьми-инвалидами

• графы 8, 9, 10, 12,13 заполняются при необходимости: когда требуется отразить досрочное назначение пенсии в СЗВ-СТАЖ; особые территориальные условия или вредные условия труда. Необходимые в таком случае коды представлены в приложении к порядку заполнения формы;
• последняя графа — 14 — заполняется только в одном случае: если работник увольняется 31 декабря. И в ней надо поставить не конкретную дату, а знак Х.

После табличной части заполняют раздел 4. В нем прописывают, уплачены ли страховые взносы за указанный в отчете период. Как объясняют чиновники, поле с ответом «Да», нужно заполнять даже в том случае, если за работника еще не успели перечислить взносы, но работодатель не отказывается это сделать своевременно.

Что касается взносов по дополнительному тарифу, то на этот вопрос ответы дают только те организации, для которых предусмотрена такая обязанность. Остальные не заполняют поле.

Раздел 5 также остается незаполненным, если работодатель не перечислял деньги по договорам о досрочном пенсионном обеспечении.

Остается только уточнить, кто ответственный за сдачу отчета, подписать его и указать даты отправления в ПФР.

Образец заполнения

Основные правила, как заполнить СЗВ-СТАЖ на пенсионера, разобрали, теперь посмотрим на конкретном примере, как выглядит отчет. В нашем случае это будет образец, как заполнить СЗВ-СТАЖ при досрочном назначении пенсии. Представим, что досрочно на заслуженный отдых уходит Иванов Сергей Петрович, у которого уже есть необходимый трудовой стаж в Мурманской области (район Крайнего Севера).

СЗВ-СТАЖ на работающего пенсионера

Многих интересует, как заполнить СЗВ-СТАЖ на работающих пенсионеров, и нужен ли вообще такой отчет. Если работник подает заявление об оформлении пенсии, работодатель обязан уведомить об этом ПФР и отправить в Фонд отчет в течение трех календарных дней после того, как он получил такое обращение. Затем ему следует вписать сведения о работнике в отчет по итогам года. И не важно, остается он дальше трудиться или нет.

Суд напомнил, что должен сделать ПФР при выявлении ошибок в отчетах СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ

В силу Закона об индивидуальном (персонифицированном) учете учреждение, являясь страхователем по обязательному пенсионному страхованию, обязано подавать в установленный законом срок в отношении застрахованных лиц сведения по формам СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ (п. 2 ст. 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ).

При сверке сведений о застрахованных лицах в этих двух отчетах, Пенсионный фонд выявил, что в форму СЗВ-СТАЖ не включены сведения о шести застрахованных лицах. По результатам проверки был составлен акт и вынесено решение о привлечении учреждения к ответственности в виде штрафа (ст. 17 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ). Поскольку добровольно требование об уплате штрафа не было исполнено, Фонд обратился в суд с требованием о взыскании санкций с учреждения в принудительном порядке.

Рассмотрев материалы дела, суды трех уровней пришли к выводу, что Фондом не соблюдена процедура уведомления страхователя об ошибках, выявленных в представленных им сведениях.

Напомним, что Законом об индивидуальном (персонифицированном) учете (ст. 17 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ) и Инструкцией о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета (п. 37 приказа Минтруда России от 21 декабря 2016 г. № 766н) предусмотрена обязанность Пенсионного фонда при обнаружении в представленных страхователем сведениях ошибок и / или их несоответствия сведениям, имеющимся у Фонда, направить страхователю уведомление об устранении в течение пяти рабочих дней имеющихся ошибок и несоответствий. Право страхователя дополнять и уточнять переданные им сведения о застрахованных лицах установлено законом (ст. 15 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ). При устранении страхователем всех неточностей в установленный сроки, финансовые санкции к нему не применяются (п. 39 приказа Минтруда России от 21 декабря 2016 г. № 766н) .

Не направив учреждению уведомление об устранении имеющихся ошибок и неточностей в представленных формах, Пенсионный фонд лишил его права в пятидневный срок устранить обнаруженные ошибки, что освободило бы учреждение от штрафа.

При таких обстоятельствах суды отказали Пенсионному фонду в удовлетворении его требований (постановление АС Центрального округа от 20 сентября 2019 г. по делу № А48-108/2019).