Счет заказ, образец

Документальное оформление и расчеты при обслуживании свадеб, вечеров, банкетов

В статье рассмотрены документальное оформление и порядок расчетов при обслуживании свадеб, вечеров, банкетов на предприятиях общественного питания. Приведены примеры заполнения заказа-счета, расчет потребности в посуде и приборах, заявка на производство к банкету и другие документы, необходимые для обеспечения надлежащего документооборота.

В настоящее время на предприятиях общественного питания применяются различные методы обслуживания. Одним из наиболее популярных методов обслуживания при организации свадеб, банкетов, вечеров являются расчеты по заказу-счету. В столе заказов принимается заказ на обслуживание, при этом согласовывается дата торжества, число участников, место проведения, время начала и окончания обслуживания, примерное меню и предварительная стоимость заказа.

При приеме заказа заказчику показывают помещение для банкета, обговаривают расстановку столов, размещение гостей, украшение зала.

При предварительном заказе заказчик должен внести не менее 50% от стоимости заказа и получить документальное подтверждение внесения денежных средств. Заказ регистрируется в книге учета заказов на обслуживание.

Заказчик имеет право отказаться от всего заказа не позднее чем за сутки до момента обслуживания.

Если не все участники смогут явиться на торжество, то заказчику по его письменному заявлению, поданному не позднее чем за четыре часа до начала мероприятия, могут быть отданы деньги в размере стоимости заказа.

Возврат денег производится на основании письменного заявления по расходному кассовому ордеру. Однако в этом случае заказчик обязан возместить ресторану стоимость приготовленной продукции.

Рассмотрим документальное оформление и необходимые расчеты при обслуживании свадеб, вечеров, банкетов на примере.

Пример 1. В ресторан «Морской» 14 июля 2010 г. поступила заявка от гражданки Игнатовой В.А. на организацию банкета из расчета 24 человека с предварительной датой заказа 4 августа 2010 г. Рассмотрим все этапы организации такого банкета.

Этап 1. Пример заполнения заказа-счета (таблица 1).

Ресторан «Морской» Утверждаю

(наименование) Директор Васильева М.М.

Заказ-счет N 3

На «4» августа 2010 г.

Игнатова Ирина Викторовна

Заказчик ————————-

банкетный зал 04.08.2010 18:00

Название зала ————- Дата и часы обслуживания —————-

С правами и обязанностями заказчика,

установленными Рекомендациями о порядке

приема и выполнения заказов на

обслуживание торжеств на предприятиях

общественного питания, ознакомлен, с

условиями заказа согласен.

Метрдотель: Ветров Заказчик: Игнатова

Таблица 1

Наименование	Количество порций	Цена, руб. коп.	Сумма, руб. коп.
Из холодного цеха на 17:30
Канапе с икрой зернистой
Расстегаи			1 200-00
Балык с лимоном			1 440-00
Масло сливочное
Ассорти мясное			2 400-00
Овощи свежие
Итого: 6600-00
Из горячего цеха на 18:30
Шампиньоны в сметане
Рыба на гриле			10 800-00
Куриная грудка			7 920-00
Итого: 19 680-00
Из буфета на 16:00
Вино белое «Шото»
Вино красное «Мадера»
Орешки
Сок апельсиновый
Сок яблочный
Сок томатный
Вода минеральная «Нарзан»
Яблоки	3 кг
Апельсины	3 кг
Итого: 2780-00
Из хлеборезки на 17:50
Хлеб пшеничный
Хлеб ржаной
Итого: 144-00
Из кофейного буфета на 20:00
Мороженое			1 680-00
Чай с лимоном
Кофе черный			1 680-00
Итого: 4080-00

Итого: 33 284-00

16 642-00

Цену и сумму проверила Аванс N 10 от 14.07.2010 ———

Пронина А.Н. 16 642-00

Калькулятор ———— Доплата N 2 от 04.08.2010 ———

«14» июля 2010 г.

тридцать три тысячи двести восемьдесят четыре руб.

00 коп.

Получено всего ———————————————————

на тридцать три тысячи двести восемьдесят четыре руб.

00 коп.

Чеки по заказу ———————————————————

Получил: Ветров Кассир: Сенина

Этап 2. Составление меню банкета (таблица 2).

Таблица 2

Меню банкета

Наименование блюд и закусок	На 1 порцию (г)	Заказано порций
		На 1 гостя	Всего
Холодные блюда и закуски:
Канапе с икрой зернистой
Расстегаи
Балык с лимоном
Масло сливочное
Ассорти мясное
Овощи свежие
Горячие закуски:
Шампиньоны в сметане
Вторые блюда:
Рыба на гриле
Куриная грудка
Сладкие блюда:
Мороженое
Фрукты:
Яблоки	100 (3 кг)
Апельсины	100 (3 кг)
Горячие напитки:
Чай с лимоном	200/22,5/9
Кофе черный
Алкогольные и безалкогольные напитки:
Вино белое «Шото»	100 (4 б.)
Вино красное «Мадера»	100 (4 б.)
Сок апельсиновый	200 (5 б.)
Сок ананасовый	200 (5 б.)
Сок томатный	200 (5 б.)
Вода минеральная «Нарзан»	200 (5 б.)
Хлеб:
Хлеб пшеничный
Хлеб ржаной

Директор: Васильева

Бухгалтер: Демина

Метрдотель: Ветров

Заказчик: Игнатова

Этап 3. Составление расчета потребности в посуде и приборах для подачи (таблица 3).

Таблица 3

Расчет потребности в посуде и приборах для подачи

Перечень блюд и напитков	Заказано порций	Наименование посуды и приборов	Вместимость посуды, порций	Кол-во приборов, ед.
Канапе с икрой зернистой		Икорницы
		Тарелки пирожковые под икорницы
Балык с лимоном		Блюдо круглое фарфоровое
		Прибор для раскладывания
Соки		Стаканы конические для соков 125 куб. см
Орешки		Закусочная тарелка с полотняной салфеткой
		Чайная ложка
Масло сливочное		Тарелка пирожковая
		Ножи для раскладки при подаче
Овощи свежие		Вазы фарфоровые на низкой ножке
Ассорти мясное соус, хрен		Блюдо круглое фарфоровое
		Прибор для раскладывания
		Соусник фарфоровый
		Тарелка пирожковая
		Ложка чайная
Шампиньоны в сметанном соусе		Кокотница
		Вилка кокотная
		Тарелка пирожковая
Расстегаи		Тарелка пирожковая
Куриная грудка		Блюда овальные из металла
		Прибор для раскладывания
Рыба на гриле		Баранчик
Мороженое		Креманка
		Тарелка пирожковая
		Ложка десертная
Фрукты		Ваза для фруктов из хрусталя на высокой ножке
		Ножи и вилки фруктовые
		Тарелки десертные мелкие
Чай с лимоном		Чашки чайные с блюдцами
		Ложки чайные
Кофе черный		Чашки кофейные с блюдцами
		Ложки кофейные
Хлеб пшеничный		Вазы фарфоровые на низкой ножке
Хлеб ржаной
Водка		Рюмка водочная (50)
Шампанское		Бокалы (125 — 250 куб. см)
Вино белое «Шото»		Рюмка рейнвейная
Вино красное «Мадера»		Рюмка мадерная
Вода минеральная «Нарзан»		Фужеры (200 — 250 куб. см)

Директор: Васильева

Бухгалтер: Демина

Метрдотель: Ветров

Заказчик: Игнатова

Этап 4. Потребность в посуде и приборах для обслуживания и к заявке в сервизную (таблица 4).

Таблица 4

Потребность в посуде и приборах для обслуживания

и к заявке в сервизную

Наименование посуды и приборов	Потребность, шт.	К заявке в сервизную, шт.
I. Фарфор
Тарелки мелкие, столовые:
для сервировки стола как подставочные под закусочные
для горячего рыбного блюда
для горячего мясного блюда
резерв
Тарелки закусочные:
для сервировки и раскладывания рыбных блюд и овощей
для мясных холодных блюд
для подачи орешков
резерв
Тарелки пирожковые:
для хлеба и расстегаев
как подставочные:
под икорницы
под кокотницы
под креманки
под соусники
для подачи масла
для подачи орешков
резерв
Тарелки десертные
Вазы фарфоровые на низкой ножке для овощей
Вазы фарфоровые на низкой ножке для пирожных
Блюда овальные:
фарфоровые шестипорционные
Чашки чайные с блюдцами
резерв
Чашки кофейные с блюдцами
резерв
Кофейник (на 1,4 л)
Чайник заварной (на 0,6 л)
Чайник доливной (на 1,6 л)
Соусник
Приборы для специй:
солонки
перечницы
Сахарницы
II. Хрусталь
Фужеры для воды
резерв
Стаканы для соков
Рюмки:
водочные
резерв
лафитные
резерв
рейнвейные
резерв
Бокалы для шампанского
резерв
Креманки для мороженого
Ваза для фруктов
III. Мельхиор
Баранчик
Блюда овальные шестипорционные
Ножи и вилки столовые для сервировки стола второго мясного блюда
резерв
Ножи и вилки столовые для сервировки стола второго рыбного блюда
резерв
Ножи и вилки закусочные:
для сервировки стола и рыбной закуски
для мясной холодной закуски
резерв
Ножи для масла:
индивидуальные
Для раскладывания
Ножи и вилки фруктовые
резерв
Кокотница
Прибор для раскладывания:
холодной рыбной закуски
горячего рыбного блюда
горячего мясного блюда
резерв
Щипцы кондитерские
Щипцы для сахара
Ложки чайные
резерв
Ложки кофейные
резерв
Ведерко для шампанского
Подносы

Этап 5. Составляем заявку в сервизную к банкету «04» августа 2010 г. (таблица 5).

Таблица 5

Заявка в сервизную к банкету «04» августа 2010 г.

Время готовности — 15:00

Наименование посуды и приборов	Количество, шт.
I. Фарфор
Тарелки мелкие, столовые
Тарелки закусочные
Тарелки пирожковые
Тарелки десертные
Вазы фарфоровые на низкой ножке для овощей
Вазы фарфоровые на низкой ножке для пирожных
Блюда овальные:
фарфоровые шестипорционные
Чашки чайные с блюдцами
Чашки кофейные с блюдцами
Кофейник (на 1,4 л)
Чайник заварной (на 0,6 л)
Чайник доливной (на 1,6 л)
Соусник
Приборы для специй:
солонки
перечницы
Сахарницы
II. Хрусталь
Фужеры для воды
Стаканы для соков
Рюмки:
водочные
лафитные
рейнвейные
Бокалы для шампанского
Креманки для мороженого
Ваза для фруктов
III. Мельхиор
Баранчик
Блюда овальные шестипорционные
Ножи и вилки столовые для сервировки стола второго мясного блюда
Ножи и вилки столовые для сервировки стола второго рыбного блюда
Ножи и вилки закусочные:
для сервировки стола и рыбной закуски
для мясной холодной закуски
Ножи для масла:
индивидуальные
Для раскладывания
Ножи и вилки фруктовые
Кокотница
Прибор для раскладывания
Щипцы кондитерские
Щипцы для сахара
Ложки чайные
Ложки кофейные
Ведерко для шампанского
Подносы

«—» августа 2010 г.

Метрдотель: Ветров

Этап 6. Составляем заявку на производство к банкету (таблица 6).

Таблица 6

Заявка на производство к банкету «04» августа 2010 г.

Время готовности: холодных закусок — к 17:30,

горячих закусок — к 18:30,

вторых горячих блюд — к 18:45

Наименование блюд и закусок	Количество порций		Заказано посуды, ед.	Наименование посуды
	Заказано	В посуде
Масло сливочное				Тарелки пирожковые
Икра				Икорницы
Расстегаи
Свежие овощи				Ваза фарфоровая на низкой ножке
Балык				Блюдо овальное фарфоровое
Ассорти мясное				Блюдо овальное фарфоровое
Соус, хрен				Соусник
Шампиньоны в сметане				Кокотница
Рыба на гриле				Баранчики овальные из металла
Куриная грудка				Блюда овальные из металла
Орешки				Закусочные тарелки

03 августа

«—» ——- 2010 г.

Метрдотель: Ветров

Этап 7. Составляем заявку в кофейный и чайный буфет (таблица 7).

Таблица 7

Заявка в кофейный и чайный буфет «04» августа 2010 г.

Время готовности — 20:00

Наименование продукции	Количество порций	Наименование посуды	Количество посуды
Мороженое		Креманка
Чай с лимоном		Чайник заварной (0,6 л)
		Чайник доливной (1,6 л)
Кофе черный		Кофейник (1,4 л)
Пирожные		Вазы фарфоровые на низкой ножке

03 августа

«—» ——- 2010 г.

Ветров

Метрдотель: ——

Этап 8. Составляем заявку в буфет к банкету (таблица 8).

Таблица 8

Заявка в буфет к банкету «04» августа 2010 г.

Время готовности — 16:00

Наименование товара	Единица измерения	Вместимость, л	Количество, шт.
Водка	бутылка	0,5
Вино белое «Шото»	бутылка	0,7
Вино красное «Мадера»	бутылка	0,7
Сок апельсиновый	коробки
Сок ананасовый	коробки
Сок томатный	коробки
Вода минеральная «Нарзан»	бутылка
Яблоки	кг
Апельсины	кг

03 августа

«—» ——- 2010 г.

Ветров

Метрдотель: ——

Этап 9. Составляем заявку в бельевую к банкету (таблица 9).

Для начала рассчитаем потребность в скатертях, салфетках, ручниках, полотенцах.

Длину стола определяют из расчета 0,7 пог. м на участника банкета при двусторонней посадке. Стол устанавливаем буквой «П».

?????????????????????

? 1 ?

? ?

?????????????????????

? ? ? ?

? ? ? ?

? ? ? ?

? 2 ? ? 3 ?

? ? ? ?

? ? ? ?

? ? ? ?

??????? ???????

Определяем длину стола:

Стол 1: 0,7 x 10 = 7 м.

Стол 2: 0,7 x 10 =7 м.

Стол 3: 0,7 x 10 = 7 м.

Количество столов 30 шт., т.к. размер стандартного ресторанного стола 1,25 x 0,7 м. Ширина стола составляет сторона, равная 1,25 м. При расчете необходимого размера скатерти следует учесть ее спуск с торцов по 0,4 м с каждой стороны.

Скатерть 1: 7 + 0,4 x 2 = 7,8.

Скатерть 2: 7 + 0,4 x 2 = 7,8.

Скатерть 3: 7 + 0,4 x 2 = 7,8.

Ширина скатерти составляет 1,25 + 0,25 x 2 = 1,75 м. В продаже есть скатерти 5 x 1,73 м.

Потребуются скатерти:

5 x 1,73 м — 4 шт.

2,08 x 1,73 м — 8 шт.

Официантам понадобятся ручники, полотенца, фартуки и халаты. Ручники берутся из расчета по 2 на официанта.

Фартуки, халаты для работы в подготовительный период — по одному. Полотенца для протирания посуды — по одному.

Таблица 9

Заявка в бельевую к банкету «04» августа 2010 г.

Время готовности: 15:00

Наименование белья	Количество единиц
Скатерти банкетные 5 x 1,73 м
Скатерти белые 2,08 x 1,73 м
Салфетки полотняные белые 46 x 46 см
Ручники
Полотенца
Халаты или куртки белые

03 августа

«—» ——- 2010 г.

Метрдотель: Ветров

Закончив подготовку к банкету, приглашают гостей к столу. Их встречают официанты — каждый в своем секторе, помогая им сесть за стол. Рассадив гостей, официанты наливают им напитки, после чего предлагают закуски в той последовательности, которая намечена при составлении меню.

Обычно начинают подачу с закусок, например икры и масла или малосольной рыбы. Освободившуюся посуду сразу же уносят в моечную. Затем обносят гостей свежими овощами, отварной, заливной рыбой или ассорти из рыбы.

После подачи рыбных закусок убирают со стола освободившиеся блюда и бутылки, выносят из зала использованную посуду и приступают к замене закусочных тарелок и приборов. При замене тарелок надо спросить разрешение у гостя и только после его согласия убрать тарелку со стола. Можно убрать тарелку и приборы, не спрашивая разрешения, если гость сделал знак — сложил на тарелку нож и вилку параллельно или скрестив их. После того, как поданы рыбные закуски, гостей обносят закусками мясными. В это время метрдотель или старший официант по согласованию с организатором банкета должен сообщить на кухню о времени подачи второго горячего блюда. Сделать это нужно не позже чем за 20 — 30 мин. до подачи, причем перед подачей горячего блюда может быть сделан перерыв на 20 — 25 мин., во время которого гости смогут потанцевать. Официанты, подготавливая стол к подаче горячего блюда, убирают использованные тарелки и приборы, освободившиеся бутылки из-под напитков, сметают со скатерти крошки, добавляют хлеб. Если перед подачей горячего блюда гости не встают из-за стола, официанты должны заменить тарелки, приборы и подготовить стол в их присутствии. Горячие блюда можно подать с общего блюда, обнося им гостей. В этом случае для каждого гостя должна быть поставлена мелкая столовая тарелка и положены приборы. Можно подавать горячие блюда непосредственно на тарелках, но в этом случае блюдо приносят в банкетный зал с раздачи в общей многопорционной посуде. И уже здесь, на подсобных столах, официанты перекладывают их на подогретые тарелки и расставляют гостям на банкетный стол.

Во время обслуживания банкета официант осуществляет следующие функции: помогает гостям перекладывать блюда и наливать напитки; периодически устанавливает блюда с пищей в удобное для гостей положение; комментирует (по просьбе гостей) способы приготовления блюд, особенности их приготовления; своевременно убирает со стола использованную посуду, приборы; подает горячие блюда; дополняет банкетный стол напитками; подает десерт, кофе.

Малкина Е.Л. Документальное оформление и расчеты при обслуживании свадеб, вечеров, банкетов // Бухгалтерский учет и налоги в торговле и общественном питании. 2010. N 4. С. 80 — 89.

Прочие статьи о праздниках, торжествах и корпоративах

Заказ — счет — форма ОП-20

Заказ — счет форма ОП-20 – это документ, который используется на предприятиях общественного питания для того, чтобы оформлять заказы на обслуживание торжеств, банкетов. Код заказа-счета по форме ОКУД 0330520. Форма заказа-счета утверждена постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 г. под №132.

В верхнюю часть бланка заказа по центру вносятся данные о предприятии и его структурном подразделении с указанием вида деятельности по ОКДП и номера ОКПО, ставится дата составления. Обязательно указывается количество человек, на которых заказано торжество, фамилия, имя, отчество заказчика, который расписывается в том, что он согласен с условиями обслуживания.

Заказ-счет составляют в двух экземплярах, метрдотель и заказчик подписывают его. Один из экземпляров остается на предприятии, второй экземпляр вручается заказчику. В заказе указывают название зала, дату и часы выполнения заказа.

Изменения в заказ вносятся согласно Рекомендациям о порядке приема и выполнения заказов. Изменения фиксируются на обратной стороне заказа-счета по форме ОП-20.

Заказ — счет – это расчетный документ, в котором фиксируется поступление аванса и финальный расчет. После получения денежной суммы кассир подписывает документ.