Признак справки 2 НДФЛ

2-НДФЛ с признаком 2 — это отчетный документ специальной формы. Для его оформления требуется особая причина: из выплаченного физлицу дохода не смогли удержать налог. Разъясним, как указанный в справке признак связан с отчетным сроком, и оценим масштабы материальных потерь работодателя, представившего справки с разными признаками без учета особого отчетного срока.

Выбираем признак для 2-НДФЛ

Форма 2-НДФЛ с 2019 года обновилась, но по-прежнему проставление в ней признака — обязательное условие.

Для отражения признака предусмотрено отдельное поле в заглавной части 2-НДФЛ.

Правила для выбора признака в справке 2-НДФЛ в 2019 году показано на рисунке:

У организации в отчетном году может не возникнуть обстоятельств, при которых НДФЛ невозможно удержать из выданных доходов. Тогда в отчетном комплекте справок 2-НДФЛ с признаком 2 не будет. 📌 Реклама Отключить

Готовьтесь к расходам, если справка с признаком 2 запоздала

Справки 2-НДФЛ с признаками 1 или 2 нужно представлять контролерам:

• единожды в год;
• в разные отчетные даты: с признаком 1 — не позднее 1 апреля, а с признаком 2 — до 1 марта.

Нарушение сроков — это дополнительные материальные затраты. Пример

По итогам завершившегося года бухгалтер ПАО «ТехноСтройКом» 27 марта представила в ИФНС полный комплект справок 2-НДФЛ. Всего было оформлено и передано контролерам 1360 справок. Из них 347 справок 2-НДФЛ с признаком 2.

ПАО «ТехноСтройКом» был начислен штраф 69 400 руб. (347 × 200 руб.) — в такую сумму налоговое законодательство оценивает факт опоздания с 347 документами, имеющими статус обязательной налоговой отчетности. Остальные справки (с признаком 1) попали в инспекцию вовремя, поэтому в определении штрафной суммы не участвуют.

200 руб. — размер материального наказания за каждую опоздавшую справку (п. 1 ст. 126 НК РФ). От 300 до 500 руб. придется заплатить в казну руководству (ст. 15.6 КоАП РФ). 📌 Реклама Отключить

Что поможет отчитаться по 2-НДФЛ вовремя и без ошибок

Чтобы организации не нести материальные потери из-за штрафов, следует грамотно организовать учетный процесс по всем физлицам, которым в течение отчетного года выплачиваются доходы.

Важно также ориентироваться в ситуациях, когда налог действительно невозможно удержать. К примеру, физлицу выдан подарок, а денежных выплат ему не производили.

Если все возможностиу налогового агента имелись, но удержание и перечисление налога не произошли из-за плохо организованного учетного процесса или недостаточной исполнительской дисциплины бухгалтерии, избежать штрафа не получится.

Не забывайте и о том, что подача справки 2-НДФЛ с признаком 2 требует от работодателя выполнения еще одной обязанности: нужно сообщить о невозможности удержания налога не только в налоговый орган, но и самому физлицу — получателю дохода (п. 5 ст. 226 НК РФ).

📌 Реклама Отключить

***

Признак 1 проставьте в тех справках 2-НДФЛ, которые содержат сведения о выплаченных физлицам доходах и перечисленном в бюджет налоге. Если же налог с выданных сумм удержать не удалось, справку 2-НДФЛ нужно представить с признаком 2.

Что означает НДФЛ с признаком 1 и 2

Приказом ФНС РФ от 16 сентября 2011 года № ММВ-7-3/576@ установлен порядок предоставления в налоговые органы сведений о доходах физических субъектов, сумме удержанного налога и сообщений о невзысканных платежах в бюджет. Это распоряжение касается налоговых агентов: юридических лиц всех видов собственности и индивидуальных предпринимателей. По закону, тот, кто оплачивает работы и услуги граждан, обязан начислить, удержать и перечислить НДФЛ, а также сообщить о нем в ИФНС. Эти данные фиксируются в справке по форме 2-НДФЛ, которая составляется один раз в год. Верхняя часть документа имеет обозначение «признак».

Что такое признак в справке 2-НДФЛ

Это шифр, благодаря которому фискальные органы имеют следущие сведения:

• об общем числе плательщиков, суммарном доходе, начисленных и перечисленных платежах;
• о количестве должников и сумме задолженности по НДФЛ.

При заполнении данного поля рядом со словом «признак» ставится либо цифра «1», либо «2». В первом случае аккумулируется информация обо всех физических лицах, получивших вознаграждение любого вида (денежного, натурального). Если же по какой-либо причине агент не смог рассчитать и перевести налоговые удержания, то напротив «признака» отображается 2.

В зависимости от кодировки существуют разные сроки представления документации в ИФНС:

• с «1» — до 1 апреля,
• с «2» — до 1 марта.

Данные должны соответствовать предыдущему отчетному периоду: за 2016 дата подачи 2-НДФЛ с признаком «1» – до 3.04.2017 (по причине выходных 1—2 апреля); с признаком «2» – до 1.03.2017. Опоздание с подачей отчетности будет стоить 200 руб.

Признак «1» в справке 2-НДФЛ

Цифра «1» в отчетном документе означает код физического лица, с заработка которого были произведены бюджетные удержания. Перечень годовых доходов состоит из:

• заработной платы;
• дивидендов;
• премии за счет прибыли;
• оплаты больничных листов (без учета по беременности, родам, декретного отпуска до 1,5 лет);
• суммы отпускных;
• материальной помощи;
• операций с недвижимостью (продажа, аренда);
• других дивидендов.

Не подлежат налогообложению государственные социальные пособия, некоторые компенсационные и одноразовые выплаты, прибыль для ведения личного хозяйства.

Здесь же сделаны расчет суммы подоходного налога и отметка о его перечислении.

Признак «2» в справке НДФЛ – что это

Признак «2» является кодом налогоплательщика, с доходов которого не был уплачен подоходный сбор. Причинами не перечисления могут быть:

• временные рамки (дата получения вознаграждения приходится на конец года);
• натуральная форма оплаты (невозможно произвести удержание);
• материальная выгода.

ФНС указало, что работодатель обязан уведомить о сумме не перечисленного налогового платежа, независимо от того, производил он физическому лицу оплату в отчетном году или нет (письмо от 30.03. 2016 № БС- 4-11/ 5443).

Что определяет:

• был ли налогоплательщик штатным или внештатным работником;
• получал или не получал другие виды доходов, кроме указанного по признаку «2»;

Он должен фигурировать среди прошлогодних плательщиков по признаку «1». То есть составляются две справки 2-НДФЛ.

Редактирование ошибок

Справка 2-НДФЛ с признаком «2» часто вызывает затруднения при заполнении. При неверном указании признака налоговый агент облагается штрафом 500 руб. за каждую справку. Своевременно найденная и исправленная неточность принимается к сведению при правильном оформлении. Для исправления ошибок или аннулирования рядом с «Признаком» заполняется «Код корректировки». Это двузначное число обозначает:

• 00 – первичную подачу,
• 01 – вторичную (уточненную),
• 02 – последующую корректировку, и так далее, по порядку.
• 99 – аннулирование предыдущей справки.

Законодательно закреплено, что при изменении данных ранее представленной справки НДФЛ, дополнение дается только на скорректированные суммы и сведения. Но практика показывает, что предпочтительнее составить новую отчетность. Форма заполнения должна соответствовать отчетному периоду: исправления за 2014 год необходимо составить по формату 2014 года.

Особенности предоставления 2-НДФЛ

Справка 2-НДФЛ может подаваться:

• в бумажном;
• электронном виде.

При количестве работающих до 25 человек дозволен первый вариант, свыше – второй.

Налоговый агент может быть заявлен уполномоченным представителем с документальным тому подтверждением.Срок подачи засчитывается:

• при личном вручении уполномоченным представителем;
• по дате почтового отправления;
• по фиксации в электронном формате.

Налогоплательщик имеет право получить такую справку у налогового агента для предъявления в банк, налоговую службу, суд. Поле «Признак» для таких случаев не заполняется.

Теперь вы знаете, что означает НДФЛ с признаками «1» и «2» и сможете правильно оформить справку. Также на основе этой информации легко подать отчет.

Согласно Приказу ФНС №ММВ-7-3/576@ от 16.09.2011 г. каждый налоговый агент должен подавать в установленные сроки отчеты по начисленным доходам физическим лицам, а также по суммам удержанного из них подоходного налога. Всю информацию указывают в справке 2-НДФЛ, которую сдают ежегодно. Обязательным условием заполнения документа является отражение признака отчета. Должен быть проставлен определенный код. Рассмотрим тему подробнее.

Признак в справке 2-НДФЛ

Правильно указанный код признака отчетности отражает следующую информацию:

• о количестве плательщиков подоходного налога, а также сумме доходов, начисленных и перечисленных платежах в бюджет государства;
• о количестве должников, с доходов которых не удалось удержать НДФЛ.

При заполнении формы проставляют признак «1» или «2». Ошибка повлечет за собой применение к предприятию штрафных санкций. Есть и другие признаки документа: «3» и «4». Эти коды проставляют в том случае, если отчетность за налоговый период подает не предприятие, а его правопреемник.

Признак 1 в справке 2-НДФЛ

Этот код в документе означает, что физическое лицо в течение года получало доходы, с которых был удержан подоходный налог. К таким относят следующее:

• заработную плату;
• премии, выплачиваемые за счет прибыли предприятия;
• выплаты больничных и отпускных;
• материальные помощи;
• доходы от продажи/аренды имущества;
• дивиденды.

Каждому виду доходов присвоен определенный код. Его проставляют в отчетности в специальном разделе. Стоит учесть, что не подлежат налогообложению социальные государственные выплаты и помощь.

Справка 2-НДФЛ с признаком 2: что это

Если с доходов налогоплательщика не был удержан подоходный налог, в справке 2-НДФЛ проставляют код признака «2». Причин не исчисления налога может быть несколько:

• получение подарков стоимостью, не превышающей 4000 руб.;
• работодатель рассчитывается с работника в натуральной форме;
• получение премии или помощи не из прибыли предприятия, размер которой не превышает установленный лимит.

Согласно законодательству, каждый работодатель, независимо от того, оплачивает ли он с доходов сотрудников подоходный налог или нет, должен отчитаться в установленном Налоговой Инспекцией порядке. Это правило прописано в Письме ФНС №БС-4-11/5443 от 30.03.2016 г.

Когда сдают отчеты 2-НДФЛ с признаками «1» и «2»

Законодательством установлены сроки подачи справок по начисленным доходам и отчислениям подоходного налога:

• До 01 апреля года, следующего за отчетным, подают справку с признаком «1». Это означает, что работодатель удержал подоходный налог с доходов физических лиц. Правопреемник в этом случае подает отчет с признаком «3».
• До 01 марта года, следующего за отчетным, если работодатель не удержал налог с полученных доходов работниками. Признак отчета в этом случае «2». Правопреемник подает отчет с признаком «4».

За каждую справку 2-НДФЛ, которая не была вовремя подана в ИФНС, предусмотрен штраф в размере 200 руб.

Налоговый агент обязан исчислять, удерживать и перечислять в бюджет НДФЛ с доходов, выплаченных физлицам (п. 1, 2 ст. 226 НК РФ). Ежегодно о суммах таких доходов, а также о суммах налога, удержанного и уплаченного в бюджет с них, в ИФНС надо представлять справку 2-НДФЛ. Срок ее сдачи – не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом. В 2017 году ее нужно представить в налоговую не позднее 3 апреля, т.к. 1 апреля выпадает на субботу (ст. 6.1 НК РФ). Такая справка сдается по всем физлицам, в пользу которых в отчетном году выплачивались доходы (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Но бывают случаи, когда налоговый агент не может удержать НДФЛ с выплаченного дохода. Тогда его обязанностью становится сообщить как в ИФНС, так и получателю дохода:

• о сумме дохода;
• о сумме неудержанного налога.

Для этого в их адрес нужно направить ту же справку 2-НДФЛ (утв. приказом ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485), но заполненную в ином порядке. В частности, в поле «Признак» такой справки проставляется цифра 2. В обычной справке, представляемой по итогам года, в этом поле ставится цифра 1.

Но обратите внимание, что речь в данном случае идет именно о ситуациях, когда налог не удержан, поскольку у налогового агента просто не было возможности его удержать.

Читайте также «Заполнение новой справки 2-НДФЛ за 2016 год»

Когда НДФЛ удержать невозможно

Перечня конкретных обстоятельств, при которых нет возможности удержать НДФЛ, Налоговый кодекс не содержит. На практике такая ситуация возникает, когда налог не может быть удержан непосредственно при выплате дохода, например, потому что это неденежный доход, и деньги этому физлицу налоговый агент до конца года больше не выплачивает.

До 2016 года НДФЛ еще можно было удержать и перечислить в бюджет при выплате физлицу любых денег, пусть и после окончания года, но до сдачи справки 2-НДФЛ с признаком 2 или крайнего срока для ее сдачи. И показать его в справке 2-НДФЛ за истекший год как удержанный и уплаченный (письмо Минфина от 12.03.2013 № 03-04-06/7337). Однако теперь возможность удержать НДФЛ ограничена строго выплатами в рамках налогового периода (п. 5 ст. 226 НК РФ, п. 2 ст. 2 Закона от 02.05.2015 № 113-ФЗ, Письмо Минфина от 12.03.2013 № 03-04-06/7337). И иной поход чреват расхождениями между расчетом 6-НДФЛ за год и справками 2-НДФЛ с признаком 1 за этот год.

В расчете 6-НДФЛ отражаются только удержания, сделанные до конца отчетного года. Так что сумма НДФЛ, пусть и относящаяся к тому году, но удержанная с выплат после его окончания, в расчет не попадет. Но, как мы уже сказали, будет значиться в справке 2-НДФЛ с признаком 1, и данные в этих формах отчетности не сойдутся.

Более того, НДФЛ, удержанный с дохода 2016 года в 2017 году, невозможно отразить и в 6-НДФЛ за 2017 год (его отчетные периоды). В нем указываются только суммы налога, исчисленные за 2017 год или его отчетные периоды (п. 2 ст. 230 НК РФ). А НДФЛ исчисляется на дату фактического получения дохода, которая в нашем случае приходится на 2016 год (п. 3 ст. 226 НК РФ).

Читайте также «Заполнение формы 6-НДФЛ за 2016 год»

Как определить сумму неудержанного налога

Если налог не был удержан с полной суммы дохода, то все просто. Достаточно рассчитать НДФЛ с суммы этого дохода в обычном порядке.

Если же налог не удалось удержать с части дохода, неудержанный НДФЛ надо определить расчетным путем. Например, это необходимо, если в конце года работник получил дорогостоящий подарок и выплат в его пользу до конца года не хватает, чтобы удержать налог полностью.

ПРИМЕР ОПРЕДЕЛЕНИЯ НЕУДЕРЖАННОГО НДФЛ

В декабре 2016 года организация вручила работнику ценный подарок стоимостью 40 000 руб. При этом с 1 по 21 декабря работник находился в отпуске. Его заработная плата за дни, отработанные в декабре, составила 9450 руб. Других подарков в 2016 году работник от организации не получал.

Налоговая база по НДФЛ за декабрь составит 45 450 руб. (9450 руб. + 40 000 руб. – 4000 руб.)*.

Сумма НДФЛ равна 5909 руб. (45 450 руб. × 13%).

При выплате зарплаты за декабрь организация удержала 4725 руб. (9450 руб. × 50%)**, из них:

— 1229 руб. (9450 руб. × 13%) – с зарплаты;

— 3496 руб. (4725 руб. – 1229 руб.) – со стоимости подарка.

Сумма неудержанного со стоимости подарка НДФЛ равна 1184 руб. (5909 руб. – 4725 руб.).

Эту сумму организация укажет в справке 2-НДФЛ с признаком 1. При этом ей необходимо также указать сумму дохода, с которого не удержан НДФЛ, ее также нужно определить расчетным путем – 9107,69 руб. (1184 руб. × 100% : 13%).

* Стоимость подарка не облагается НДФЛ в пределах 4000 руб. за календарный год (абз. 2 и 4 п. 28 ст. 217 НК РФ).

** Величина удерживаемого налога не может превышать 50% от суммы выплаты (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Как заполнить справку 2-НДФЛ с признаком 2

В справке 2-НДФЛ с признаком 2 данные о налоговом агенте и физическом лице заполняйте так же, как и в справке 2-НДФЛ с признаком 1.

В разделе 3 укажите:

1. Сумму дохода, с которого не удержан НДФЛ. Суммы доходов указывайте в месяце их фактического получения физлицом.

Например, организация оплатила в сентябре бывшему работнику время вынужденного прогула по решению суда.

При этом, поскольку сумма НДФЛ в решении не выделена, присужденную сумму компания перечислила в полном объеме, без удержания НДФЛ.

По итогам года в справке 2-НДФЛ с признаком 2 она должна указать ее в месяце перечисления, то есть в сентябре (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).

Если по итогам инвентаризации компания списала на прочие расходы не возвращенную уволившимся работником под­отчетную сумму, ее следует отразить в справке 2-НДФЛ в месяце, когда был подписан приказ о списании задолженности (подп. 5 п. 1 ст. 223 НК РФ).

2. Сумму налогового вычета, если доход облагается НДФЛ не в полном размере. При этом стандартные, социальный, имущественный и инвестиционный вычеты в справке 2-НДФЛ с признаком 2 не отражаются.

В разделе 5 укажите:

• общую сумму дохода, то есть общую сумму всех доходов, отраженных в разделе 3 без учета налоговых вычетов;
• налоговую базу, то есть общую сумму дохода, уменьшенную на налоговые вычеты;
• сумму исчисленного НДФЛ;
• сумму неудержанного НДФЛ.

В остальных полях раздела 5 поставьте нули.

ПРИМЕР ЗАПОЛНЕНИЯ РАЗДЕЛА 3 И 5

Организация в октябре 2016 года вручила своему бывшему работнику подарок стоимостью 10 000 руб. (код дохода 2720, код вычета 501). Других выплат до конца года организация этому работнику не производила.

Налоговая база составила 6000 руб. (10 000 руб. – 4000 руб.) Сумма исчисленного НДФЛ – 780 руб. (6000 руб. × 13%).

По итогам года 2016 года организация представит в свою ИФНС справку 2-НДФЛ с признаком 2 по работнику.

Пример заполнения раздела 3

Доходы, облагаемые по ставке 13%

Месяц	Код дохода	Сумма дохода	Код вычета	Сумма вычета
10	2720	10000	501	4000
		0		0
		0		0

Пример заполнения раздела 5

Общие суммы дохода и налога

Общая сумма дохода	10000	Сумма налога удержанная	0
Налоговая база	6000	Сумма налога перечисленная	0
Сумма налога исчисленная	780	Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом	0
Сумма фиксированных авансовых платежей	0	Сумма налога, не удержанная налоговым агентом	780

Как представить справку 2-НДФЛ в ИФНС

Представить справки 2-НДФЛ в ИФНС в бумажном виде вы можете только в том, случае, если подаете сведения не более чем на 25 человек (п. 2 ст. 230 НК РФ). Сделать это можно, посетив налоговую лично (через представителя) или направив справки по почте (п. 3 Порядка, утв. приказом ФНС от 16.09.2011 № ММВ-7-3/576@; далее – Порядок представления).

Если же вам нужно сдать более 25 справок, делать это нужно в электронном виде (п. 2 ст. 230 НК РФ, п. 6 Порядка представления):

• либо по телекоммуникационным каналам связи с применением квалифицированной электронной подписи;
• либо на электронных носителях (флеш-картах, дискетах, дисках CD или DVD), представленных лично (через представителя) или почтовым отправлением.

При этом сведения, которые вы сдаете на бумаге или электронных носителях, нужно сопроводить реестром на бумаге в двух экземплярах (п. 6, 15 Порядка представления). Форма реестра приведена в Приложении № 1 к Порядку представления.

Как передать работнику

Установленных способов, как можно передать справку 2-НДФЛ с признаком 2 работнику, нет. Главное здесь, чтобы у вас осталось свидетельство выполнения такой обязанности. Таким образом, передать ему сведения можно лично под расписку либо по почте заказным письмом с уведомлением.

Чтобы работник понимал, что означает такое сообщение, в сопроводительном письме не лишним будет разъяснить ему, что (письмо Минфина от 12.03.2013 № 03-04-06/7337):

Нужна ли справка 2-НДФЛ с признаком 1?

Тот факт, что вы представили на работника справку 2-НДФЛ с признаком 2, вовсе не означает, что вам теперь не нужно представлять на него справку 2-НДФЛ с признаком 1.

В справке 2-НДФЛ с признаком 1 указываются сведения обо всех доходах физлица за истекший год, так что справка 2-НДФЛ с признаком 2 никак ее не заменяет, и сдавать ее надо (письма Минфина от 01.12.2014 № 03-04-06/61283, от 29.12.2011 № 03-04-06/6-363). Более того, в ней нужно указать в том числе данные, отраженные ранее в справке 2-НДФЛ с признаком 2.

Оксана Доброва, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

Как заполнить поле «Признак» в справке 2 НДФЛ?

Заполнять поле «Признак» в справке 2 НДФЛ с 2018 года нужно по новому образцу. При оформлении заголовка указывается цифра 1 или 2. Что это такое и как правильно заполнить?

Если справка заполняется для всех физических лиц, которым выплачивался налог, ставится число 1 в поле заголовка формы. Такое положение предусмотрено законодательством и прописано в статье 230 п. 2 НК РФ.

Не всегда у агента получается удержать НДФЛ. Доход отдельного гражданина может быть в натуральной форме или в виде материальной выгоды. В этом случае вычесть налоги можно только при денежной выплате. Если за год такого дохода не будет, его невозможно будет вычесть из финансов сотрудника.

Если такое происходит, необходимо оповестить налоговую службу и самого сотрудника об удержании финансов с помощью документа 2 НДФЛ, где в поле «Признака» прописать число 2.

В поле заголовка справки необходимо ставить единицу, если физические лица получали доход от работодателя, и двойку, если удержать доход НДФЛ не удалось.

В ситуации, когда справка запрашивается сотрудником и не предназначена для ИФНС, заполнять поле «Признак» нет необходимости.

О правильном заполнении и возможных ошибках

В случае неправильно указанного кода, налоговая служба берет на себя право считать предоставленный документ недостоверным.

1. Исходя из статьи 126.1, каждая справка, заполненная неправильно, попадает под штрафные санкции. Агент должен заплатить 500 рублей за испорченный документ.
2. Исправить ситуацию может только своевременное исправление ошибок до того момента, как оплошность будет выявлена налоговой инспекцией.

Опоздание со сдачей формы 2-НДФЛ

Медлить со сдачей документации нежелательно. Каждая отдельная справка, внесенная в налоговую инспекцию с опозданием, облагается штрафом в размере 200 рублей. Форма с признаком 1 должна быть сдана до 1 марта, заголовок 2 будет своевременным доставить в орган до 1 апреля.

Обратите внимание на программу Налогоплательщик ЮЛ, с её помощью вы сможете заполнить справку 2-НДФЛ всего за несколько простых действий.