Приобретение материалов подотчетным лицом проводки

Расчеты с подотчетными лицами: проводки

Учет подотчетных средств ведется на бухгалтерском счете 71. Рассмотрим, какие проводки могут составляться с использованием этого счета, а также со счетами, корреспондирующими с ним.

Операции по расчетам с подотчетными лицами

В расчеты между работодателем и подотчетным лицом входят следующие основные операции:

• выдача денежных средств работнику на расходы для нужд предприятия;
• признание расходов, совершенных работником;
• последующие расчеты с работником.

Рассмотрим каждую из них подробнее.

Выдача денег под отчет

Первый возможный вариант выдачи подотчетных сумм — безналичный. Во многих случаях российские работодатели оформляют подотчет именно по безналу, открывая специальные карточные счета, на которых размещаются подотчетные денежные средства.

Для отражения таких операций, как правило, задействуется отдельный субсчет на счете 55. Как только работник снимает со специального счета положенную сумму, данный факт отражается в бухучете проводкой: Дт 71 Кт 55. Если же используется обычный расчетный счет (с привязанной к нему корпоративной картой), проводка будет следующей: Дт 71 Кт 51.

Второй вариант — это выдача денег наличными. Данная операция показывается другой проводкой: Дт 71 Кт 50.

Во многих случаях работодатель выдает работнику не денежные средства, а денежные документы: к примеру, билеты на поезд или самолет. Такая операция учитывается на специальном субсчете по кассовому счету 50: Дт 71 Кт 50.3.

Признание расходов подотчетника

Купленные подотчетным лицом на нужды компании товарно-материальные ценности, внеоборотные активы, работы, услуги ставятся на учет. При этом их стоимость дебетуется по тем или иным подходящим счетам для учета активов, например:

• 08 — если совершены расходы, связанные с приобретением основных средств;
• 10 — если приобретены материальные запасы;
• 41 — если приобретены товары.

Операция оприходования этих активов отразится проводкой Дт 08 (10, 41 или по иному активному счету) Кт 71.

Возможны и более сложные случаи, при которых к корреспонденциям со счетом 71 добавляются дополнительные проводки. Например — по счету 60, по которому показываются расчеты с поставщиками, а также по налоговым счетам — 19, 68.

Несмотря на то, что в общем Плане счетов, утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94-н, счета 71 и 60 не корреспондируют, ничего не мешает закрепить применение такой корреспонденции в вашем рабочем плане счетов.

Пример

Работнику поручено рассчитаться наличными деньгами с контрагентом организации-работодателя за ранее поставленные товары. Условимся, что контрагент и работодатель платят НДС.

В учете бухгалтер отразит следующие записи:

• Дт 41 Кт 60 (отражена стоимость поставленных товаров без НДС);
• Дт 19 Кт 60 (отражен НДС со стоимости товаров);
• Дт 68 (субсчет «НДС») Кт 19 (принят НДС к вычету);
• Дт 71 Кт 50 (работник получил наличные для оплаты товаров поставщику);
• Дт 60 Кт 71 (товары оплачены работником, представлен авансовый отчет).

Если подотчетник ничего на нужды фирмы не купил, но совершил те или иные обоснованные расходы (например, пообедал, находясь в командировке), такие затраты на основании авансового отчета и прилагаемых к нему чеков списываются на производственные расходы: Дт 20 (26, 44 или иной производственный счет) Кт 71.

Если расходы оказалось сложно классифицировать по тем или иным «производственным» основаниям, то применяется проводка, отражающая факт совершения прочих расходов: Дт 91.2 Кт 71.

Расчеты с подотчетником

Долг работника, образовавшийся по итогам расходования выданной ему наличной суммы, обычно погашается через кассу организации. Это показывается проводкой: Дт 50 Кт 71. При безналичном расчете по подотчету возврат суммы показывается проводкой Дт 51 Кт 71.

Довольно распространен сценарий, когда недостающая сумма по заявлению работника удерживается из его зарплаты. В этом случае зарплата выдается в сумме, уменьшенной на сумму причитающегося к возврату остатка по подотчету.

Такая операция законодательством не предусмотрена, но и не запрещена. Официальных пояснений контролеров по этому поводу тоже нет. Поэтому лучше этим не злоупотреблять.

В свою очередь, если сама фирма остается чего-то должна работнику, то она тоже возмещает разницу — наличными Дт 71 Кт 50 или безналичными деньгами Дт 71 Кт 51.

Если работник не погасил долг в установленный срок, невозвращенная сумма включается в недостачи: Дт 94 Кт 71. Последующее его погашение — например, за счет принудительного удержания долга из зарплаты работника, отражается проводкой Дт 70 Кт 94.

Может случиться и так, что долг придется впоследствии списывать — за отсутствием возможности взыскать его в силу того, что работник уволился, не рассчитавшись.

В этом случае в бухучете фиксируются:

• невозможность добровольного удержания долга и перенос его на счет прочих расчетов с работниками: Дт 73 Кт 94;
• при увольнении работника — долг переводится в разряд прочих дебиторских (поскольку его держатель утрачивает статус работника организации): Дт 76 Кт 73;
• списание долга и включение в прочие расходы: Дт 91 Кт 76.

В свою очередь, если сам работодатель остается должен работнику и не может погасить долг, то в случае истечения исковой давности долг включается в прочие доходы: Дт 71 Кт 91.

Проводки по расчетам с подотчетными лицами: таблица

Резюмируем рассмотренные выше проводки в сводной таблице:

Дебет	Кредит
50 «Касса»	52 «Валютные счета»	Деньги в валюте получены кассу
71 «Расчеты с подотчетными лицами»	50 «Касса»	Работнику выданы денежные средства из кассы (в рублях, в валюте)
71 «Расчеты с подотчетными лицами»	51 «Расчетные счета» 55 «Специальные счета в банках»	Работнику перечислены безналичные подотчетные средства
71 «Расчеты с подотчетными лицами»	50.3 «Касса» (денежные документы)	Работнику выдан билет на поезд, самолет (или иной денежный документ)
07 «Оборудование к установке» 08 «Вложения во внеоборотные активы» 10 «Материалы» 11 «Животные на выращивании и откорме» 15 «Заготовление и приобретение матценностей» 41 «Товары»	71 «Расчеты с подотчетными лицами»	Признаны расходы по авансовому отчету на приобретение внеоборотных активов, ТМЦ
20 «Основное производство» 23 «Вспомогательные производства» 25 «Общепроизводственные расходы» 26 «Общехозяйственные расходы» 44 «Расходы на продажу»	71 «Расчеты с подотчетными лицами»	Признаны расходы по авансовому отчету производственного характера
91 «Прочие доходы и расходы»	71 «Расчеты с подотчетными лицами»	Признаны по авансовому отчету не связанные с производством расходы
60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»	71 «Расчеты с подотчетными лицами»	Работник оплатил поставщику подотчетными деньгами за ранее поставленные товары (либо в качестве аванса в счет будущей поставки)
50 «Касса»	71 «Расчеты с подотчетными лицами»	Работник вернул остаток подотчетных сумм в кассу организации
51 «Расчетные счета»	71 «Расчеты с подотчетными лицами»	Работник вернул остаток подотчета безналичным способом
71 «Расчеты с подотчетными лицами»	50 «Касса» 51 «Расчетные счета»	Компенсирован перерасход работнику (наличными, на банковский счет)
94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»	71 «Расчеты с подотчетными лицами»	Работник не вернул работодателю в срок разницу между подотчетной суммой и подтвержденными расходами
70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»	94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»	Работодатель удержал невозвращенную разницу из зарплаты работника
73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»	94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»	Невозвращенная сумма переведена на счет прочих расчетов с персоналом (при несогласии работника вернуть долг)
76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»	73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»	Невозвращенная бывшим работником сумма переведена на счет расчетов с разными дебиторами
91 «Прочие доходы и расходы»	76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»	Не возвращенная дебиторская задолженность списана (включена в прочие расходы)
71 «Расчеты с подотчетными лицами»	91 «Прочие доходы и расходы»	Долг организации перед работником включен в прочие доходы по истечении срока исковой давности на его взыскание

Подводим итоги

• Расчеты по подотчетным операциям ведутся на бухгалтерском счете 71 в корреспонденции со счетами учета активов, затрат и др.
• К расчетам между работодателем и подотчетником входят следующие основные хозоперации: выдача денег под отчет работнику, признание расходов по авансовому отчету, последующий расчет с работником.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Документы, подтверждающие приобретение ТМЦ подотчетником

Подотчетное лицо — работник, получивший денежные средства на хозяйственные, административные и прочие расходы.

Какими документами регулируются взаиморасчеты с подотчетными лицами, как выдаются деньги под отчет, какие сложности могут возникнуть в налоговом учете расходов, понесенных подотчетным лицом, см. в материале «Порядок налогообложения расчетов с подотчетными лицами».

Чтобы отчитаться за деньги, полученные на покупку ТМЦ, подотчетное лицо заполняет авансовый отчет, в котором указывает, какие именно ценности, в каком количестве и каких суммах были приобретены.

Бухгалтерские проводки приобретения ТМЦ подотчетным лицом будут отличаться в зависимости от следующих факторов:

• выдана ли работнику доверенность от имени организации;
• является ли продавец ТМЦ плательщиком НДС или нет.

Рассмотрим каждый из этих случаев подробно.

Проводки по учету ТМЦ в бухгалтерии

Способы приобретения ТМЦ в организации могут быть разные, например:

• Приобретение ТМЦ у контрагента за безналичный расчет (рассмотрено на примере 1);
• Организация выдает сотруднику наличные денежные средства подотчет для приобретения ТМЦ (изучено в примере 2 и примере 3).

Для целей налогового учета стоимость списанных материалов определяется согласно п.2 и п.4 ст. 254 НК РФ.

Материалы могут списываться:

Приобретение материально-производственных запасов (МПЗ) по безналичному расчету регламентировано п.5-11 ПБУ 5/01, п.1 ст.254 НК РФ.

Счет Дебета	Счет Кредита	Сумма проводки, руб.	Описание проводки	Документ-основание
10.01	60.01	50 000	Поступление МПЗ	Товарная накладная (ТОРГ-12)
19.03	60.01	9 000	Учтен НДС по приобретенным МПЗ	Счет фактура полученный
60	51	59 000	Оплата поставщику за МПЗ	Банковская выписка
68.02	19.03	9 000	НДС принят к вычету	Книга покупок

Счет дебета	Счет кредита	Сумма проводки, руб.	Описание проводки	Документ-основание
71.01	50.01	15 000,00	Выдача денежных средств сотруднику под отчет на приобретение ТМЦ	Распоряжение руководителя, Расходный кассовый ордер (КО-2)
10.09	71.01	12 711,86	Авансовый отчет сотрудника по приобретенным ТМЦ	Авансовый отчет,Товарная накладная (ТОРГ-12)
19.03	71.01	2 288,14	Учтен НДС по приобретенным ТМЦ	Счет фактура полученный
68.02	19.03	2 288,14	НДС принят к вычету	Книга покупок

Счет дебета	Счет кредита	Сумма проводки, руб.	Описание проводки	Документ-основание
71.01	50.01	20 000,00	Выдача денежных средств сотруднику под отчет на приобретение ТМЦ	Распоряжение руководителя, Расходный кассовый ордер (КО-2)
10.09	71.01	22 500,00	Авансовый отчет сотрудника по приобретенным ТМЦ	Авансовый отчет,Товарный чек
71.01	50.01	2 500,00	Выдача денежных средств сотруднику (сумма перерасхода по авансовому отчету)	Авансовый отчет,Расходный кассовый ордер (КО-2)

По номенклатуре «Доски 4х4» в организации был остаток в количестве 150 штук на общую сумму 40 500,00 руб.:

Счет дебета	Счет кредита	Сумма проводки, руб.	Описание проводки	Документ-основание
20.01	10.01	18 900,00	Передача материалов в производство	Требование-накладная на отпуск материалов по форме № М-11

В организации были остатки по номенклатуре Тетради в количестве 400 штук на общую сумму 10 280,00 руб., по номенклатуре Ручки в количестве 550 штук на общую сумму 8 525,00 руб.

Рассчитаем среднюю стоимость:

• тетради 10 280,00 / 400 = 25,70 руб.;
• ручки 8 525,00 / 550 = 15,50 руб.

Рассчитаем стоимость списанного материала на общехозяйственные расходы:

• тетради 50 * 25,70 = 1 285,00 руб.;
• ручки 100 * 15,50 = 1 550,00 руб.

Счет дебета	Счет кредита	Сумма проводки, руб.	Описание проводки	Документ-основание
26.01	10.01	1 285,00	Списано канцелярских товаров (тетрадей) в подразделение «Бухгалтерия»	Требование-накладная на отпуск материалов по форме № М-11
26.01	10.01	1 550,00	Списано канцелярских товаров (ручек) в подразделение «Бухгалтерия»

Как отразить учет канцтоваров в бухгалтерии — проводки

Добрый день, уважаемые читатели. Сегодня разберем с вами тему — учет канцтоваров, на какие счета они приходуются, и как правильно составить проводки. Канцтоваров на предприятие обычно закупается огромное количество, конечно если у вас хот бы 5 сотрудников, для каждого нужна бумага, заправка для катриджей, папки, ручки и многое другое. Так что вопрос вроде бы простой, но при этом очень актуальный. Если у вас возникнут вопросы — пишите в комментариях.

На какой счет списывать канцтовары в бухгалтерии — учет и примеры

Канцтовары принимаются к учету на основании накладной поставщика по форме Торг-12.Если канцелярские товары куплены в розницу подотчетным лицом, то канцтовары принимаются к учету на основании авансового отчета с приложенным к нему товарным или кассовым чеком, в котором указано наименование товара.

Бухгалтерский учет и документальное оформление приобретения и использования канцелярских товаров

Приобретенные канцелярские товары принимаются к учету в качестве такого объекта материально-производственных запасов (МПЗ), как материалы, по фактической себестоимости, равной сумме фактических затрат на их приобретение (п. п. 2, 5, 6 Положения по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01, утвержденного Приказом Минфина России от 09.06.2001 N 44н).Канцтовары можно приходовать любым из двух вариантов (п. 3 ПБУ 5/01):

• или по каждой позиции (например, ручка шариковая синяя, бумага формата А4, фотобумага, карандаш простой, папка-регистратор, папка-скоросшиватель);
• или однородными группами (например, письменные принадлежности, бумага, папки).

Выбранный способ следует закрепить в Учетной политике.При передаче приобретенных канцтоваров материально ответственному лицу (на склад) необходимо сделать (п. 49 Методуказаний по учету МПЗ) следующее:

• или составить приходный ордер (форма М-4);
• или проставить на накладную поставщика штамп, содержащий наименование организации, дату получения канцтоваров материально ответственным лицом и очередной номер приходного ордера. Отдельно приходный ордер в этом случае не составляется. Материально ответственное лицо должно расписаться в накладной поставщика.

На дату передачи канцтоваров для использования по назначению их фактическая себестоимость признается расходом по обычным видам деятельности (п. п. 5, 8, 16 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).

Канцтовары списываются в расходы при передаче работникам, их использующим, на основании требования-накладной (форма М-11) (п. 93 Методических указаний по учету МПЗ).

Бухгалтерские записи по рассматриваемым операциям производятся в соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, и приведены в таблице проводок:

Проводка	Операция
Д 10 — К 60 (71)	Оприходованы канцтовары
Д 26 (44) — К 10	Канцтовары переданы работникам

Налог на добавленную стоимость (НДС)

В общем случае организации вправе принять к вычету суммы НДС, предъявленные продавцами товаров (работ, услуг), на основании п. п. 1, 2 ст. 171 Налогового кодекса РФ в порядке, установленном п. 1 ст. 172 НК РФ.

Предъявленные суммы НДС выделяются отдельной строкой в расчетных документах, первичных учетных документах и в счетах-фактурах (п. 4 ст. 168 НК РФ). Вычет «входного» НДС производится на основании счета-фактуры, выставленного продавцом (п. 1 ст. 172 НК РФ).

Налог на прибыль организаций

Стоимость канцелярских товаров включается в прочие расходы на дату их передачи работникам (пп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Пример

В мае 2015 года работнику выданы из кассы денежные средства под отчет в сумме 2000 руб. для приобретения канцелярских товаров.

В этот же день в бухгалтерию организации работником представлен авансовый отчет с приложением чека ККМ и товарного чека, подтверждающих расходы на приобретение канцелярских товаров на сумму 2006 руб. (в том числе НДС 306 руб.). Также к авансовому отчету приложен счет-фактура. В учете необходимо сделать следующие записи:

Дебет	Кредит	Сумма,руб.	Первичныйдокумент
Выданы денежные средства под отчет для приобретения канцелярских товаров	71 «Расчеты с подотчетными лицами»	50 «Касса»	2 006	Расходный кассовый ордер
Приняты к учету канцелярские товары (2006 — 306)	10 «Материалы»	71 «Расчеты с подотчетными лицами»	1 700	Авансовый отчет, Приходный ордер по форме М-4
Отражена сумма НДС по приобретенным канцелярским товарам	19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»	71 «Расчеты с подотчетными лицами»	306	Счет-фактура
Принята к вычету сумма НДС	68/НДС	19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»	306	Счет-фактура

Налог, уплачиваемый при применении УСН

Организация, применяющая УСН, уменьшает полученные доходы на расходы, предусмотренные п. 1 ст. 346. 16 НК РФ, к которым, в частности, относятся расходы на канцелярские товары, при условии их соответствия критериям п. 1 ст. 252 НК РФ и в порядке, предусмотренном пп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ (пп. 17 п. 1, абз. 1, 2 п. 2 ст.346. 16 НК РФ).

Суммы НДС, уплаченные поставщику при приобретении канцтоваров, стоимость которых подлежит включению в состав расходов в соответствии со ст. 346. 16 и 346. 17 НК РФ, также включаются в состав расходов на основании пп. 8 п. 1 ст. 346. 16 НК РФ.

При этом сумма НДС, уплаченная организацией поставщику канцтоваров, отражается отдельной строкой в гр. 5 разд. I книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, форма которой утверждена Приказом Минфина России от 22. 10. 2012 N 135н.

Таким образом, стоимость канцтоваров и НДС по ним (при наличии счета-фактуры) признаются в расходах после их оплаты (пп. 17 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

В мае 2015 г. организация приобрела канцтовары (папки, ручки, кнопки, карандаши и др.) на общую сумму 40 000 руб. (в том числе НДС).

Расчеты с поставщиком производятся в безналичном порядке. Канцтовары оплачены в месяце их приобретения и переданы для использования в производственной деятельности организации. Организация находится на упрощенном режиме налогообложения. В учете необходимо сделать следующие записи:

Дебет	Кредит	Сумма, руб.	Первичный документ
Отражены расходы на приобретение канцтоваров (с учетом НДС)	10 «Материалы»	60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»	40 000	Отгрузочные документы поставщика, Приходный ордер по форме М-4
Перечислена поставщику плата за канцтовары	60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»	51 «Расчетный счет»	40 000	Выписка банка по расчетному счету
Отражена передача канцтоваров для использования по назначению	20, 25, 26,44 и др.	10 «Материалы»	40 000	Требование-накладная по форме М-11

На практике Организации часть списывают стоимость канцелярских товаров сразу в расходы, без отражения их на счете 10 «Материалы». Обращаем Ваше внимание на то, что этот способ не верный по следующим основаниям: В этом случае нарушаются требования п. 5, 16 ПБУ 5/01, согласно которым материально-производственные запасы принимаются к бухгалтерскому учету и отпускаются в производство по установленным нормам.

Отсутствие необходимой составляющей бухгалтерского учета позволяет квалифицировать эти операции как неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета операций, материальных ценностей, что в соответствии со статьей 120 НК РФ считается грубым нарушением правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения и, соответственно, влечет взыскание штрафа в размере 10 000 руб. 30 000 руб.

Под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения понимается неправильное отражение операций, материальных ценностей не только на счетах бухгалтерского учета, но и в регистрах налогового учета.

Кроме этого могут возникнуть проблемы с правом на вычет «входного» НДС, поскольку согласно ст. 172 НК РФ налог может быть принят к вычету после принятия на учет товаров (работ, услуг).

В этом случае налоговые органы могут прийти к выводу, что канцелярские товары на учет налогоплательщиком не принимались и отказать Организации в праве на вычет налога на добавленную стоимость по канцелярским товарам из бюджета.

На какой счет оприходовать канцелярские товары — проводка

На практике учет канцтоваров является не очень приятным процессом в работе бухгалтерии, поскольку требует кропотливой и трудоемкой работы, занимающей много времени, при относительно небольших суммах в приходных документах.

Как правильно оприходовать канцтовары, на каком счете учитывать, как списывать в себестоимость? Все эти вопросы постараемся рассмотреть в статье с учетом уже сложившейся практики.

Вариант 1. Оприходование канцтоваров по количеству и сумме

Самым достоверным способом отражения информации, который является в то же время самым трудоемким, является учет по каждой единице товара. Т.е. как в накладных написано, так и ставим товар на учет: в количестве и сумме.

Для данного варианта учета используется бухгалтерский счет 10 «Материалы». Здесь можно создать группу «Канцтовары», где указываются наименование товара по наименованию: «скоросшиватель», «папка с завязками» и пр.

На какой субсчет отнести учет канцтоваров?

Д-т 10 К-т 60,71 и др. На каком субсчете учитывать канцтовары в этом случае? В принципе, большой разницы здесь нет, но важно закрепить данную позицию в учетной политике.

Первый вариант очень уместен, если вы покупаете большое количество канцтоваров, а затем постепенно выдаете их сотрудникам по мере необходимости. Выдача канцтоваров производится по накладной или требованию, форма которого должна быть закреплена в учетной политике вашей компании (аналог формы № М-11).

Данный вариант учета канцтоваров является самым достоверным. Он позволяет отследить потребности компании в определенном виде канцтоваров в какой-то момент времени. Так, например, в отчетный период у компании возрастают потребности в бумаге и ручках. Это экономически обоснованно, и у налоговиков не возникнет никаких вопросов.

Вариант 2. Приходуем всю партию как единицу

При данном варианте все канцтовары, указанные в приходных документах, приходуются в количестве единицы, и списываются также. Для такого способа учета издается приказ, на основании которого канцтовары приходуются и одновременно передаются в эксплуатацию.

Как оприходовать канцтовары в этом случае? К приходному ордеру в данном случае крепится копия товарной накладной (или аналогичного документа) поставщика, чтобы отследить поступившие канцтовары поименно. Для списания канцтоваров к накладной (требованию или аналогичному документу) прикрепляются заявки сотрудников.

Какие плюсы и минусы данного варианта учета? Плюс — способ для учета очень прост. Но в данном случае могут возникнуть вопросы у налоговиков.

Вариант 3. Оприходование по количеству

Еще один вариант учета канцтоваров – это его оприходование по количеству, а не названию. Т.е. в учете будет прописано: «Канцтовары 15 шт.». Т.е. то количество единиц, которое указано в приходных документах, будет являться количеством канцтоваров.

В недостоверности отражения учета обвинить бухгалтера в этом случае нельзя: все-таки по документам действительно поступило 15 штук. Вот только что касается номенклатуры – здесь могут возникнуть вопросы у проверяющих. Все-таки кресло, например, тоже штука, но не стоит столько, сколько стандартная шариковая ручка.

Вопросы в данном случае могут возникнуть и у руководителя компании. Если вы покажете ему, например, что вы закупили и списали 300 штук канцтоваров, это может вызвать дополнительные вопросы: а не много ли вы набрали?

Вариант 4. Учет канцтоваров без использования счета 10

Иногда на практике бухгалтера приходуют канцтовары без учета их на счете 10 «Материалы». Часто этот способ выбирают, если купленная канцелярия сразу списывается на нужды компании. Причем данные расходы приходуют как услуги сразу на затратные счета (25, 26, 44 и т.п.) и оформляются бухгалтерской проводкой

Д-т 25,26, 44 и т.п. К-т 60,71 и др. При этом в запасах данные расходы не участвуют.

При незначительных суммах в данном варианте учета вопросов у налоговиков может и не возникнуть. Но если суммы существенные и носят постоянный характер, то и ошибка может быть существенной. Поэтому данный способ очень чреват негативными последствиями.

Проблема может возникнуть и при вычете входного НДС. Так, основным пунктом принятия НДС к вычету является принятие материалов (товаров) к учету, а это правило не было выполнено.

Также проблема может возникнуть при нормировании расходов на канцтовары по видам и местам эксплуатации, поскольку вы не сможете дать четкого ответа, какие именно канцтовары требуются работникам цеха или сотрудникам администрации. Хотя по правилам учета каждая единица МП должна быть учтена по месту ее эксплуатации.

На каком счете учитывать канцтовары?

Без канцелярских принадлежностей не может обойтись ни одно предприятие, независимо от того, чем оно занимается.

Несмотря на все больший сдвиг в сторону безбумажного документооборота, до сих пор верным спутником администрации, да и бухгалтерии в том числе, являются бумага, ручки, папки для бумаг многое другое. В связи с этим в учете возникает особый вид затрат – расходы на канцтовары. Как же отражается в учете покупка такой необходимой категории товаров?

Что относится к канцтоварам

В бухгалтерском законодательстве и Налоговом кодексе понятие канцелярских принадлежностей не раскрывается. С точки зрения товароведения к ним относят следующие группы и виды товаров:

• принадлежности для письма: карандаши, ручки, перья, наборы принадлежностей для письма, чернила;
• принадлежности для черчения: чертежные инструменты и наборы, готовальни, чертежные доски, рейсшины, чертежные принадлежности (линейки, угольники), стирательные резинки, кнопки;
• принадлежности для рисования: краски, кисти, картон
• мелкоофисное оборудование: скрепки, дыроколы, степлеры, корректоры, зажимы, ластики, клей;
• школьные товары: точилки, тетради;
• средства оргтехники: калькуляторы.

Бухгалтерский учет канцтоваров

Канцтовары в бухгалтерском учете относятся к материалам и учитываются по счету 10 «Материалы», субсчет 10-9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности».

Относясь к такому виду активов как материально-производственные запасы, канцтовары принимаются к учету по фактической себестоимости, которая равна сумме фактических затрат на их покупку (кроме НДС, если организация – плательщик НДС, а если организация не является плательщиком НДС, то он входит в первоначальную стоимость канцтоваров) (пп.2,5,6 ПБУ 5/01)

На каком счете учитываются канцтовары — приобретенные у поставщика по безналичному расчету

Приобретение канцелярских товаров возможно как по безналичному расчету, так и в порядке расчетов наличными через подотчетных лиц. В первом случае проводки по приобретению будут такие:

1. Если материалы учитываются на счете 10 по фактической себестоимости:

• Дебет 10 – Кредит 60 – оприходованы канцтовары, поступившие от поставщика
• Дебет 19 – Кредит 60 – учтен НДС по оприходованным канцтоварам
• Дебет 68 – Кредит 19 – НДС принят к вычету
• Дебет 60 – Кредит 51 – произведена оплата поставщику с расчетного счета

2. Если приобретение материалов учитывается с использованием счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей»:

• Дебет 10 – Кредит 15 – поступили товары от поставщика по учетным ценам
• Дебет 15 – Кредит 60 – поступили расчетные документы от поставщика от поставщика (фактические затраты)
• Дебет 19 – Кредит 60 – учтен НДС по канцтоварам
• Дебет 15 (16) – Кредит 16 (15) – списана разница между учетной и фактической себестоимостью
• Дебет 68 – Кредит 19 – НДС принят к вычету
• Дебет 60 – Кредит 51 – произведена оплата поставщику с расчетного счета

Приобретение через подотчетных лиц

Более распространенным случаем является приобретение канцтоваров через подотчетных лиц. Здесь же мы назовем проводки, которые делаются при покупке канцтоваров через подотчетных лиц:

• Дебет 71 – Кредит 50 – выданы из кассы денежные средства в подотчет
• Дебет 10 – Кредит 71 – утвержден авансовый отчет, канцтовары оприходованы на склад.

Обратите внимание: налоговые органы настаивают, что для принятия НДС к вычету обязательно наличие счета-фактуры (см. например, письма Минфина РФ от 9.03 2010г. №03-07-11/51, от 3.08 2010г. №03-07-11/335). Если он у вас есть, то отнесите его на 19 счет: Дебет 19 – Кредит 71 – учтен «входной» НДС

Однако арбитражная практика показывает, что выделить НДС можно, если есть кассовый чек с указанием суммы НДС (постановление Президиума ВАС РФ от 13.05 2008г. №17718/07).

Документальное оформление

Самое большое затруднение, которое возникает в процессе приобретения канцелярских принадлежностей через подотчетных лиц, — это наличие необходимы оправдательных документов (п.56 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ).

Кроме составления авансового отчета, подотчетное лицо должно предоставить документы, подтверждающие оплату и документы, которые позволяют определить конкретный перечень приобретенных товаров:

• кассовые чеки, квитанции к приходному кассовому ордеру, товарные чеки (подтверждают оплату);
• товарные чеки, накладные, счета магазинов (подтверждают ассортимент товаров).

Особое внимание нужно обратить на товарные чеки, которые должны содержать все реквизиты первичных учетных документов, приведенных в законе №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и содержать расшифровку приобретенных товаров по наименованиям: ручки, бумага офисная, блокнот, степлер и т.п. Общее название «канцтовары» в товарном чеке недопустимо!

При поступлении канцтоваров в организацию на них составляется приходный ордер №М-4 (утв. Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997г. №71а) или другой первичный документ, утвержденный в вашей организации.

При отпуске канцтоваров пользователям со склада составляется требование-накладная (форма №М-11). Спасать в затраты канцтовары при их отпуске можно одним из способов:

• по себестоимости каждой единицы;
• по средней себестоимости;
• по себестоимости первых по времени приобретения МПЗ (способ ФИФО);
• по стоимости последних по времени приобретений (ЛИФО) – этот способ можно использовать только в налоговом учете.

Расходы на канцтовары в налоговом учете

Для целей налогообложения прибыли расходы на канцтовары являются прочими расходами, связанными с производством и реализацией (пп.24 п.1 ст.264 НК), принимаются к учету по стоимости их приобретения без включения НДС.

Никаких норм расходования канцтоваров на предприятии законодательство не устанавливает. Впрочем, предприятие может разработать и свои нормы. Главное помнить, что расходы на канцтовары должны быть обоснованными, направленными на получение дохода и документально подтверждаться (п.1 ст.252 НК).

Предприятия на УСН также могут учесть расходы на канцтовары как прочие расходы – пп.17 п.1 ст.346.16 НК. Они записываются в КУДиР после оприходования и оплаты.

Учет канцелярских товаров. Примеры.

Канцтовары принимаются к учету на основании накладной поставщика по форме Торг-12.
Если канцелярские товары куплены в розницу подотчетным лицом, то канцтовары принимаются к учету на основании авансового отчета с приложенным к нему товарным или кассовым чеком, в котором указано наименование товара.

Списание стоимости канцелярских товаров сразу в расходы, без отражения их на счете 10 «Материалы»

На практике Организации часть списывают стоимость канцелярских товаров сразу в расходы, без отражения их на счете 10 «Материалы».
Обращаем Ваше внимание на то, что этот способ не верный по следующим основаниям:
В этом случае нарушаются требования п. п. 5, 16 ПБУ 5/01, согласно которым материально-производственные запасы принимаются к бухгалтерскому учету и отпускаются в производство по установленным нормам.
Отсутствие необходимой составляющей бухгалтерского учета позволяет квалифицировать эти операции как неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета операций, материальных ценностей, что в соответствии со статьей 120 НК РФ считается грубым нарушением правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения и, соответственно, влечет взыскание штрафа в размере 10 000 руб. (30 000 руб. — если деяние совершено в течение более одного налогового периода).
Под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения понимается неправильное отражение операций, материальных ценностей не только на счетах бухгалтерского учета, но и в регистрах налогового учета.
Кроме этого могут возникнуть проблемы с правом на вычет «входного» НДС, поскольку согласно ст. 172 НК РФ налог может быть принят к вычету после принятия на учет товаров (работ, услуг).
В этом случае налоговые органы могут прийти к выводу, что канцелярские товары на учет налогоплательщиком не принимались и отказать Организации в праве на вычет налога на добавленную стоимость по канцелярским товарам из бюджета.