Приказ о внеплановой инвентаризации

Название инвентаризации «внеплановая» говорит об исключительной ситуации, вследствие которой осуществляется проверка активов или расчетов в незапланированные сроки. О том, в каких случаях проводится внеплановая инвентаризация, пойдет речь в статье.

Внеплановая инвентаризация: понятия и случаи проведения

Инвентаризация является одним из инструментов наблюдения за сохранностью активов, обеспечения достоверности учетных показателей, которые сравнивают с реальными остатками (ТМЦ, ОС, НМА) и объемом имеющихся обязательств (кредиторская/дебиторская задолженность) на определенную дату.

Обязанность проведения инвентаризации установлена законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухучете», а методика ее осуществления и оформления итогов – приказом Минфина РФ от 13.06.1995№ 49. Количество инвентаризаций в году и сроки их проведения устанавливаются руководством фирмы. К примеру, плановая инвентаризация проводится перед формированием годовой отчетности. Так, в крупных компаниях ТМЦ зачастую инвентаризируют на 1 октября, а ОС, НМА и обязательства – на 31 декабря.

Проведение любой инвентаризации преследует цели:

• проверки правдивости данных учета сравнением с реальными остатками имущества или обязательств;
• выявления незафиксированных операций;
• контроля условий хранения имущества:
• своевременности и полноты расчетов с контрагентами и отражения их в документах фирмы;
• установление неликвидного или неиспользуемого имущества.

Как и плановые, незапланированные проверки являются обязательными и, в основном, внезапными, поскольку предвидеть все ситуации, когда необходимо подтверждение достоверности наличия активов и полноты учета обязательств, невозможно. Внеплановую инвентаризацию могут вызвать только нештатные обстоятельства. К ним, в т.ч. относятся:

• Смена руководителя складского хозяйства, бригадира или иных материально-ответственных лиц;
• Установление фактов злоупотреблений, хищений, кражи или порчи имущества;
• Передача имущества фирмы в аренду, на продажу или выкуп при реорганизации государственных или муниципальных организаций;
• Ликвидация компании;
• Случаи возникновения стихийных бедствий – пожаров, аварий и т.п.

В зависимости от причины проведения внеплановой инвентаризации, инициировать ее могут различные инстанции – следственные органы (при хищениях или злоупотреблениях), суды своими постановлениями (при банкротстве или ликвидации фирмы), вышестоящие организации (при преобразовании компании), руководитель компании (при смене материально-ответственных лиц, ликвидации последствий разгула стихии и т.п.).

Внеплановая инвентаризация может быть полной или частичной. Например, при передаче дел и активов от одного кладовщика другому, пересчету и обмеру подвергается весь имеющийся объем имущества, а при повреждении (к примеру — от потопа) какой-либо части кладовой, инвентаризируют лишь испорченные активы, устанавливая сумму ущерба.

Читайте также: Инвентаризация в торговле

Порядок проведения инвентаризации

В большинстве ситуаций проведение внеплановых проверок инспирирует руководитель, издав соответствующий приказ по предприятию, в котором указывается причина проверки, назначается инвентаризационная комиссия, сроки и место проведения.

Оформление инвентаризации осуществляется на бланках унифицированной формы или самостоятельно разработанных и закрепленных в Учетной политике формах документов об инвентаризации, содержащих все необходимые реквизиты. Итоги проверки заносятся в инвентаризационные описи по видам имущества или цехам, где каждая позиция имущества сравнивается с данными бухгалтерского учета. При наличии несоответствий оформляется сличительная ведомость, в которой выводится недостача или излишки в сумме и количестве по каждому активу и в целом. Сличительные ведомости составляются в двух экземплярах (один передается бухгалтеру, другой остается у кладовщика). При оформлении передачи имущества при смене материально-ответственных лиц сличительные документы составляют в трех экземплярах (третий необходим принимающему имущество лицу).

При выявлении расхождений, комиссией оформляется протокол с отражением причин их образования, который передается инициатору проверки. Таким образом, внеплановыми инвентаризациями устанавливается сумма ущерба от обстоятельств, вызвавших проведение проверочных мероприятий.

Статья 12. Инвентаризация имущества и обязательств

Информация об изменениях:

Федеральным законом от 8 мая 2010 г. N 83-ФЗ в пункт 3 статьи 12 настоящего Федерального закона внесены изменения, вступающие в силу с 1 января 2011 г.

См. текст пункта в предыдущей редакции

3. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

а) излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации, а у бюджетных и казенных учреждений приходуется и отражается в учете в порядке, установленном Министерством финансов Российской Федерации;

б) недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм — на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации, а у бюджетных и казенных учреждений списываются и отражаются в учете в порядке, установленном Министерством финансов Российской Федерации.

Инвентаризация

Инвентаризация — это проверка наличия имущества организации и состояния её финансовых обязательств на определённую дату путём сличения фактических данных с данными бухгалтерского учёта.

Это основной способ фактического контроля за сохранностью имущественных ценностей и средств.

В состав имущества входят основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы.

К финансовым обязательствам относятся кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы. Они должны быть оформлены договорами займа, кредитными договорами и договорами, заключенными по товарному и коммерческому кредиту.

Нормативная база процесса инвентаризации

Нормативным документом, регламентирующим порядок и правила проведения инвентаризации в российских организациях, является приказ министра финансов Российской Федерации от 13.06.1995 № 49, утвердивший «Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».

Цель инвентаризации

Основными целями инвентаризации являются:

• выявление фактического наличия имущества (как собственного, так и не принадлежащего организации, но числящегося в бухгалтерском учете) в целях обеспечения его сохранности, а также выявление неучтенных объектов;

• определение фактического количества материально-производственных ресурсов, использованных в процессе производства;

• сопоставление фактически полученных данных о наличии имущества в натуре с данными аналитического и синтетического учета (выявление излишков и недостач);

• проверка полноты и правильности отражения в учете оценки имущества и обязательств, а также возможность оценки товарно-материальных ресурсов с учетом их рыночной стоимости и фактического физического состояния;

• проверка соблюдения правил содержания и эксплуатации основных средств, использования нематериальных активов, а также правил и условий хранения товарно-материальных ценностей, ценных бумаг, денежных средств.

Виды инвентаризации

Инвентаризация по охвату имущества делится на:

• полную;

• частичную.

По основаниям проведения на:

• плановую;

• внеплановую (внезапную).

Порядок и сроки проведения инвентаризации

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяет руководитель организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Проведение инвентаризации обязательно:

• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

• при смене материально ответственных лиц;

• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

• при реорганизации или ликвидации организации;

• в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Процедура проведения инвентаризации

Процедура проведения инвентаризации состоит из нескольких этапов.

Первый этап – подготовительный. Он включает в себя следующие мероприятия:

• подготовку приказа о проведении инвентаризации;

• формирование инвентаризационной комиссии;

• определение сроков проведения и видов инвентаризуемого имущества;

• получение расписок от материально ответственных лиц и т.д.

Второй этап – взвешивание, обмеривание, подсчет, выявление и проверка фактического наличия имущества и обязательств, а также составление инвентаризационных описей. Третий этап – это сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета: выявляются расхождения, составляются сличительные ведомости и определяются причины расхождений.

Заключительный этап – оформление результатов инвентаризации. На этом этапе данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с результатами инвентаризации, лица, виновные в неправильном учете имущества, привлекаются к административной ответственности.

Инвентаризация: что это такое и для чего проводится проверка, определение и все тонкости процесса

Инвентаризация, что это такое простыми словами – это пересчет всего содержащегося на балансе предприятия. Считают все имущество, от зданий и сырья до канцелярии. Такая проверка выявляет недостатки, кражи и излишки. Провести ее несложно, если правильно подготовиться.

Продукты
	Для склада		Для магазина		Для учреждения

Определение

Регулярно каждая компания должна проводить подобный подсчет. Это главный метод контроля и учета всего, что есть на складе. От того, насколько качественно и внимательно сотрудники работают с имущественными ценностями, будут зависеть фактические остатки.

Что предстоит пересчитать:

• основные средства;

• запасы производства;

• вклады финансов;

• нематериальные активы;

• производимая и созданная продукция;

• деньги;

• товары;

• иные материальные и нематериальные элементы на балансе.

Чтобы пересчитать финансовые обязательства, нужно посчитать кредитные и другие договоры. Все, что относится к товарному или денежному кредиту, займу, вложению – тоже учитывается и вносится в ведомость.

	Для «1С:Предприятия»		Для SAP R/3		Для Microsoft Dynamics

Инвентаризация – это определение действительных остатков и выявление расхождения факта с документально учтенным.

Цель – выявить фактические размеры, высчитать отклонения и расхождения реального с планом. Объем – сумма того, что есть в магазине или компании. Это все, что необходимо считать.

Все изменения должны быть учтены в управленческом и бухгалтерском учете. У каждой вещи есть материально ответственное лицо. Если кладовщик принимает на хранение товар, он отвечает за него. Изменения отражаются в программе, бухгалтерия видит их все:

• приход;

• списания;

• расходы.

Каждый месяц или другой равный период нужно проводить переучет, чтобы знать о достоверных объемах товара, сырья и прочих ценностей.

В упрощенном виде подсчет выглядит так:

	Для микрокиосков		Для RFID		Для ТСД (терминалы сбора данных)

Остаток на начало периода + пришедшее количество – израсходованные материалы = результат на конец срока.

Чтобы узнать первое число, распечатывают имеющиеся данные из программы. Если программный учет не ведется, то поднимают информацию из прошлой процедуры пересчета.

Основные законодательные документы

Существует специальный нормативный приказ, который определяет, в каком порядке и на каких правилах осуществляется процедура. Это условие министра финансов, изданное 13 июня 1995 года. Номер документа №49.

Для чего проводится инвентаризация

Целей у этого мероприятия несколько:

• Определение фактического количества имущества, числящегося за организацией. Смысл в нахождении неучтенного, недостатков и пересортицы, а также – в проверке состояния.

• Сопоставление реальных размеров запасов и прочего с базами данных. Нужно найти отличия и ответственных лиц.

• Выравнивание. Чтобы дальнейшая хозяйственная деятельность велась правильно и без ошибок.

• Контроль полноты учета. Насколько полно отражается все, что есть в фирме, в системе.

• Отслеживание соблюдения правил использования и хранения основных средств.

Инвентаризация – это проверка состояния всех ценностей фирмы, отражения правильности изменений и условий хранения.

Оборудование
Терминалы сбора данных	Принтеры этикеток	Мобильные принтеры	Микрокиоски (прайс-чекеры)	Сканеры штрихкода

Как пересчеты приносят пользу сотрудникам и компании в целом

В большинстве случаев настоящий и регулярный подсчет позволяет вовремя выявить злоупотребление положением работниками, невнимательность и безответственность.

Если переучеты проходят только на бумаге, толку от них не будет. Это бессмысленные протоколы и ведомости, которые просто лежат горой в архиве. Смысл имеют только реальные мероприятия.

Создавать фиктивную документацию подчиненные будут в двух случаях, если:

• перегружены основной работой;

• проводят махинации с вверенными ценностями.

Чтобы повысить процент действительного пересчета в первом случае, нужно выделить сотрудника, который будет заниматься только этим. Это может быть внутренний человек, временно освобожденный от прямых обязанностей, либо внешний приглашенный ревизор. Так получится максимально точно все пересчитать и подбить остатки. Попытка просто загрузить работников дополнительными задачами может закончиться неверными данными и некачественными подсчетами, плохо выполненными основными заданиями в течение дня.

Во втором случае несоответствия могут выявить только эксперты со стороны. Все попытки провести переучет своими силами не будут давать действительных результатов. Это просто отписки и заполненные бумаги с придуманными цифрами.

Разновидности

Инвентаризация – это способ сравнить настоящие остатки с теми, которые отражаются в базе. Это контроль наличия и сохранности имущества путем перепроверки и ручного пересчета. Есть разные виды процедуры в зависимости от задач, которые стоят перед компанией. Полная или неполная, запланированная, контрольная или повторная. Она может инициироваться проверяющими органами или руководителями, охватывать только одно подразделение или полностью фирму.

Решения для бизнеса
магазины одежда, обувь, продукты, игрушки, косметика, техника	склады материальные, внутрипроизводственные, сбытовые и транспортных организаций	маркировка табак, обувь, легпром, лекарства
производство мясное, заготовительное, механообрабатывающее, сборочно-монтажное	rfid радиочастотная идентификация товарно-материальных ценностей	егаис автоматизация учётных операций с алкогольной продукцией

По назначению

Делится в зависимости от событий:

• Плановая. Она выполняется согласно календарю и подписанному заранее приказу. К ней готовятся и о ней знают за несколько месяцев. График утверждается в начале года руководителем.

• Внеплановая. Такая инвентаризация является способом определить наличие и размер хищений, недоимок. Ее назначают при смене ответственного лица, чтобы передать ответственность новому сотруднику. Проводят после стихийных бедствий, пожаров, прорывов труб.

• Повторная. Ее начинают, если есть сомнения в уже полученных результатах и составленных документах. Если есть подозрения в отношении ответственных лиц, в их объективности и качестве работы.

• Контрольная. Организуется сразу после плановой для проверки качественного пересчета. Обязательное условие – провести до открытия помещений.

Может проводится один вид или несколько. Каждый является законным и обоснованным, инициируется не только руководителем всей компании, но и начальником подразделения, а также проверяющими органами.

По объему

Инвентаризация – это проверка состояния ценностей организации. Она может быть:

• Полной. Раз в год фирма должна проводить ревизию всего, что у нее есть. Это нужно для создания годового бухгалтерского отчета. Формируется в отношении финансовых активов предприятия, материалов, товаров и взаимодействия с другими лицами.

• Частичная. Охватывает подразделение, отдел, направление. Может быть проведена только в кассе, на складе, даже в выделенном виде продукции. Часто назначается во время смены материально ответственного лица в отношении всего, чем управлял предыдущий сотрудник на этом посту.

По степени охвата

Что означает инвентаризация, если она правильно проведена – верный отчет, в котором будут представлены все реальные показатели состоящего на балансе вплоть до ручки младшего секретаря. Руководство сможет проанализировать текущую ситуацию и откорректировать работу каждого подразделения отдельно или всего организма в целом.

В зависимости от размеров мероприятий проверка может быть:

• Выборочная. Проверяются отдельные ценности, закрепленные за человеком. Практикуется в организациях с большим ассортиментом и широким перечнем услуг или в фирме с отделениями по разным адресам.

• Сплошная. Проводится везде, даже если у компании несколько ответвлений, подчиненных отделов. В каждом назначается своя комиссия и проверяющие, это может быть приглашенный ревизор.

Терминалы сбора данных	Принтеры этикеток	Мобильные принтеры	Микрокиоски (прайс-чекеры)	Сканеры штрихкода

По обязательности проведения

Утверждать о необходимости процедуры и назначать дату осуществления способен не только руководитель компании. По обязательности делят учет на:

• Обязательный. Его проводят в соответствии с законодательством страны.

• Инициативный. Организуется по решению директора.

По методу проведения

Инвентаризация, что это значит? Это способ проверки, какие остатки совпадают с виртуальными в программе, а какие отличаются. Так определяется, какие сотрудники работают качественно, а какие – безответственно. С помощью пересчета можно выявить воровство на рабочем месте, излишки и объемы загруженности склада.

Учет может быть:

• Натуральным. Когда работники действительно пошли и выполнили задачу, все подсчитали, оформили и учли. Если это делается регулярно, то информация в программе отражает реальную картину, а работа всех частей организации будет эффективной.

• Документальным. Когда сотрудники занимаются поиском подтверждения наличия вида товаров или финансовых активов в документах.

Закон об инвентаризации

Основной бумагой, регулирующей порядок и сроки проведения, считается приказ Минфина. Также перечень обязательств закреплен в ФЗ «О бухгалтерском учете». Согласно этим бумагам, проводить ревизию всех остатков нужно, если:

• прошел год, перед составлением отчетов;

• изменилось материально ответственное лицо;

• был установлен факт кражи, порчи, злоупотребления положением;

• компания закрывается или реорганизовывается;

• планируется сдавать имущество в аренду, продавать, передавать;

• предприятие преобразуется;

• произошел пожар, наводнение, другие стихийные бедствия.

Ответственность за соблюдение этих законов лежит на руководителе фирмы и на бухгалтере.

В каком порядке и когда проходит

Обычно назначает дату и сроки инвентаризации руководитель компании. Если пересчет формируется по инициативе контролирующих органов, то определением чисел для проведения назначают они и передают проверяемым лицам.

Процедура

Инвентаризация проходит в 4 этапа:

• Подготовительный – когда готовятся нужные документы, ведомости под заполнение, формируется комиссия, устанавливаются сроки и даты.

• Счетный – сотрудники или проверяющий орган все подсчитывают, взвешивают, занимаются поиском реального количества ценностей.

• Сличительный – сравнивается факт с планом, утверждаются расхождения, выявляются причины различий.

• Заключительный – виновные наказываются, данные в базе обновляются, результаты оформляются документально.

Во время последнего этапа недобросовестные сотрудники несут наказание только после перепроверки расчетов.

Кто проводит

Мы уже упоминали, что реализацией всего действа может заниматься внутренний сотрудник или привлеченный. Контролировать процесс будет инвентаризационная комиссия. Это люди, которых выбирает руководитель.

Должность не прописывается в трудовой книжке. В состав обычно входят:

• сотрудники предприятия;

• представители руководящих должностей;

• работник бухгалтерии;

• начальник или мастер финансовой, инженерной, юридической или иной служб;

• в магазинах дополнительно – ведущий специалист отдела экономической безопасности.

В составе встречаются члены подразделения внутреннего аудита, сторонние привлеченные ревизоры, представители контролирующих органов.

Терминалы сбора данных	Принтеры этикеток	Мобильные принтеры	Микрокиоски (прайс-чекеры)	Сканеры штрихкода

Бумаги, составляемые в процессе

Каждая процедура проводится по стандартам. Заполняются акты, описи, ведомости. После их написания будет проще анализировать сложившуюся ситуацию.

Таблица документов

Необходимость заполнения бумаг зависит от отрасли и наличия ценностей на балансе. Список форм, которые нужны чаще других:

Название	Код формы
Опись основных средств	ИНВ-1
Ярлык	ИНВ-2
Опись ТМЦ	ИНВ-3
Акт товаров, которые были отгружены	ИНВ-4
Опись ТМЦ на ответственном хранении	ИНВ-5
Акт ценностей в пути	ИНВ-6
Акт учета основных средств, ремонт которых не закончился	ИНВ-10
Акт инвентаризации расходов будущих периодов	ИНВ-11
Проверка количества наличных	ИНВ-15
Опись ценных бумаг и бланков	ИНВ-16
Акт проверки правильности учета расчетов с поставщиками и клиентами	ИНВ-17
Сличительная ведомость с результатами – как прошел пересчет основных средств	ИНВ-18
Сличительная ведомость — результаты пересчета ТМЦ	ИНВ-19
Общая ведомость для сверки и подведения итогов	ИНВ-26

Если все было сделано правильно, составляется форма ИНВ-24, куда вписываются все изменения.

магазины одежда, обувь, продукты, игрушки, косметика, техника	склады материальные, внутрипроизводственные, сбытовые и транспортных организаций	маркировка табак, обувь, легпром, лекарства
производство мясное, заготовительное, механообрабатывающее, сборочно-монтажное	rfid радиочастотная идентификация товарно-материальных ценностей	егаис автоматизация учётных операций с алкогольной продукцией

6 секретов успешного мероприятия: как сделать все оперативно и без ошибок

Чтобы правильно рассчитать сроки, которые потребуются на выполнение, нужно учитывать:

• площадь помещения;

• насколько большой ассортимент;

• количество товаров на складах.

Если не учесть эти детали, процесс гарантированно затянется. Чтобы сделать все быстро и эффективно, необходимо следовать простым советам:

• Подготовить себя и сотрудников, что работа будет монотонная, долгая и требующая внимательного отношения.

• Обучить персонал – заранее и подробно объяснить, как пользоваться техникой, что требуется считывать для пересчета.

• Распечатать описи из базы – с указанием суммы ценностей или без нее.

• Не поддаваться на предложение скрыть следы хищения.

• Двойной счет – считают не роботы, а люди, поэтому лучше, если кто-то поможет пересчитать.

• Получившиеся документировать и хранить отдельно в архиве.

Важно обучить людей, назначенных пересчитывать, работе с техникой, которая значительно сократит процесс пересчета. Лучше использовать для этих целей качественное оборудование с программным обеспечением, без которого оно не будет работать. Софт не исказит результатов, не даст повода снова пересчитывать весь массив. Отлично для этих целей подходит проверенное оборудование с программным обеспечением от Клеверенс.

Инструкция: 8 поэтапных шагов успешной инвентаризации

Если раньше ревизий не проводилось, вот последовательный перечень действий, что и после чего делать:

1. выбрать комиссию;

2. подготовить и подписать приказ;

3. сформировать инструменты для процесса;

4. подсчитываются ТМЦ по участкам и ответственным лицам;

5. сводятся остатки, выявляются реальные значения;

6. представляются недостачи, пересортица;

7. подписывают акты, берутся объяснительные с персонала;

8. списывается недостаток, заполняются документы.

Что делать с недостачами и излишками

Учетная политика любого предприятия должна отражать порядок, в котором будут фиксироваться недостающие объекты пересчета и лишние. Для ИП достаточно создать приказ и кратко описать в нем все пункты.

Все, чего не хватает, обычно требуют с виновных лиц. Но руководители могут поступить иначе:

• Все выявленные лишние элементы относят на результаты деятельности организации. Определяют виновных, берут с них объяснительные. Выявляют причины появления лишнего.

• Если недостачи в пределах норм, можно списать их на издержки обращения. Для этого руководитель подписывает специальный приказ.

• Если недостачи превышают нормы или найдена умеренная порча имущества, указывается виновный сотрудник. С него берется объяснение причин. Если невозможно определить, кто виноват, списывается на издержки.

• Любой результат отражается в отчете, по нему подбиваются остатки.

Терминалы сбора данных	Принтеры этикеток	Мобильные принтеры	Микрокиоски (прайс-чекеры)	Сканеры штрихкода

Почему факт и план не всегда должны совпадать

В 90% случаев идеальное совпадение сумм по бумагам и в реальной жизни оказывается фикцией. Даже если процесс полностью автоматизирован, человеческий фактор исключить нельзя. Все работники – люди, им свойственно ошибаться.

Расхождения должны быть. Незначительные, в небольших суммах. Иначе это не проведенный пересчет, а просто переписывание средств из программы. Небольшие отклонения говорят о том, что учет ведется. Особенно это касается крупных предприятий с широким ассортиментом. Если там указывается идеальное совпадение фактического количества с плановым есть три пути. Склад либо не открывался никогда, либо на самом деле никто его не считал. Или оборудование для подсчета оказалось неисправным.

Проведение инвентаризации позволяет узнать, как обстоят дела на складе, в основных средствах и финансах компании. Главное – взять подходящее качественное оборудование и программное обеспечение. С его помощью можно выполнить пересчет. Отлично для этих целей подходят готовые комплекты для магазина, склада и государственных учреждений от компании Клеверенс. Она надежная и проверенная временем, пользоваться удобно, результаты точные.

Количество показов: 2978

Как проводится внеплановая инвентаризация

Инвентаризация представляет собой сопоставление фактического числа ТМЦ с числом, прописанным в бухгалтерских документах. Процедура может быть плановой и внеплановой. Вторая проводится при наличии некоторых обстоятельств.

Когда проводится внеплановая инвентаризация

Внеплановое мероприятие осуществляется обычно внезапно, вне ранее составленного плана. То есть ему не предшествует подготовка. Нужно это специально для обнаружения несоответствий. Инвентаризация требуется только в том случае, если присутствуют определенные обстоятельства. К примеру, это могут быть следующие условия:

• Смена руководителя или материально-ответственного лица.
• Предположительное хищение товарно-материальных ценностей.
• Предстоит сформировать годовую финансовую отчетность.
• Переоценка более 1/3 продукции или ценностей, находящихся под ответственностью материально ответственного лица.
• Стихийные бедствия и ЧП, которые могли привести к утрате ТМЦ.

В законе не сказано, когда именно руководитель обязан назначать ВИ. Он может инициировать ее в любой момент, когда на это есть необходимость.

Цели проведения

Инвентаризация преследует эти цели:

• Обнаружение фактического числа ТМЦ, ОС и прочих ценностей.
• Сопоставление фактических показателей и значений, прописанных в документах.
• Обнаружение ценностей, которые не задействованы в деятельности фирмы.
• Контроль над надежным хранением ценностей.

К СВЕДЕНИЮ! ВИ может быть полной или выборочной. Первая подразумевает проверку всех активов. Выборочная, в свою очередь, предполагает проверку конкретного комплекса ценностей. Актуальна тогда, когда известно о проблемах с конкретной группой активов.

Отличия от плановой инвентаризации

Дата проведения плановой процедуры известна заранее. Она проводится в любом случае, вне зависимости от обстоятельств. Внеплановая инвентаризация организуется тогда, когда на то есть причины. Дата ее не известна. Она может проводиться с любой периодичностью.

Особенности проведения

Перед началом процедуры материально ответственные сотрудники составляют расписки. В них отражается, что на дату инвентаризации все отчеты были оформлены. Также нужно составить приказ. Он устанавливает следующие положения инвентаризации:

• Состав комиссии, которая будет заниматься инвентаризацией.
• Сроки проведения.
• Место проверки.

Приказ нужно зарегистрировать в книге контроля. Этот документ является основанием для выполнения инвентаризации. Составляется он по форме ИНВ-22, утвержденной Госкомстатом №88 от 18 августа 1998 года. Документ можно составить по унифицированной форме, однако также допускается свободная форма.

ВАЖНО! Без приказа инвентаризация не будет правомерной.

Содержание приказа о внеплановой инвентаризации

Приказ содержит эту информацию:

• Название места, где будет проводиться инвентаризация. Это может быть наименование фирмы или структурного подразделения.
• Дату и номер документа.
• Название проверяемых ценностей и обязательств. К примеру, активы, расположенные на складе №1.
• Сведения о комиссии, которая будет проводить инвентаризацию. В частности, указываются председатель комиссии и ее участники. При ее формировании нужно опираться на приказ Минфина №49 от 13 июня 1995 года. В приказе указано, что в состав комиссии могут входить работники организации и независимые аудиторы.
• Даты начала и завершения процедуры, сроки сдачи итогов инвентаризации. Результаты нужно сдавать в бухгалтерский отдел. За соблюдение сроков отвечает председатель комиссии. Он обязан визировать проходные и расходные бумаги, на базе которых выполняется учет собственности и обязательств.
• Причины назначения инвентаризации.
• Подпись руководителя фирмы или лица с соответствующими полномочиями.

То есть в приказе указывается вся необходимая информация.

Правила проведения внеплановой инвентаризации

В пункте 2.8 приказа Минфина №49 указано, что процедура должна выполняться при присутствии материально ответственного лица. Он проставляет свою подпись на документе. Она подтверждает ознакомление с содержанием бумаги. Процедура проводится в соответствующем порядке:

1. Издание приказа руководителя об инициировании процедуры. Документ является распоряжением, на базе которого проводится инвентаризация.
2. На базе приказа комиссия начинает свою работу. Ее сроки должны соответствовать тем срокам, которые указаны в документах.

ВАЖНО! За финансово ответственными лицами закреплены проверяемые активы. Однако они не могут входить в комиссию, но должны присутствовать при мероприятии.

К СВЕДЕНИЮ! О дате и времени внеплановых инвентаризаций уведомляют только участников комиссии.

В период процедуры должностное лицо не может вмешиваться в деятельность комиссии. Строго воспрещается создавать ей помехи к работе.

Документирование итогов

Инвентаризация осуществляется по описям специальной ведомости, утвержденной в соответствии с формами Госстандарта. Ее итоги устанавливаются по обособленному акту. Он подписывается участниками комиссии и ответственного лица. Ведомости и акты оформляются в двух экземплярах. Один крепится к плану, а второй – передается лицу, ответственному за проверяемый склад.

Описи по ведомости нужно заполнять шариковыми ручками. Исключены помарки и подчистки. Если в документе содержатся исправления, их нужно утвердить. То есть под правками ставятся подписи участников комиссии.

Итоги внеплановой инвентаризации

На основании итогов мероприятия можно прийти к этим выводам:

• Соответствие фактического количества ценностей тому, что указанно в документах. Наличие всех приходно-расходных бумаг на продукцию.
• Продукция не соответствует информации, содержащейся в документах.

Вне зависимости от выводов, нужно утвердить мнение комиссии в описи. Полная информация о продукции прописывается в акте. Участники комиссии обладают ограниченными полномочиями. В частности, они могут только зафиксировать наличие или отсутствие ценностей.

Дальнейшие действия

Об итогах инвентаризации нужно сообщить руководителю компании. Если продукция не соответствует сведениям, указанным в документах, инициируется локальное расследование. По его итогам принимаются эти решения:

• Дополнительная проверка по итогам процедуры. Нужно установить сроки для ликвидации всех найденных несоответствий.
• Меры по возврату активов, недостаток которых обнаружился во время мероприятия.
• Документы, полученные в ходе инвентаризации, идут в прокуратуру для дальнейшего рассмотрения преступного деяния и установления виновных лиц.

Конкретные решения зависят от результатов. Если никаких ошибок не обнаружено, то и делать ничего не нужно. Если же найдены несовпадения, нужно выявить причину их появления. К примеру, это могут быть ЧП, катаклизмы, воровство, действия недобросовестного лица. То есть в ситуации могут как быть виновные лица, так и не быть. В первом случае виновники ищутся или силами самого предприятия, или с помощью полиции.