Приказ о командировании

Содержание

Как составить приказ о направлении работника в командировку

Приказ о направлении работника в командировку – это официальный документ, которые необходим, если вы решили отправить сотрудника в поездку по служебной необходимости для исполнения трудовых функций.

Когда нужен приказ на командировку

По статье 166 ТК РФ работодатель может отправить трудящегося на любой должности выполнять служебные задания в другую местность. Такая поездка будет считаться служебной командировкой. В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 в таком случае на предприятии происходит оформление приказа о направлении в командировку. Из него должно быть ясно, кто, на какой срок и с какой целью уезжает и где будет выполнять свои трудовые обязанности. На сотрудника, у которого разъездной характер работы, распоряжение о командировке издавать не надо.

Работодателю также надо помнить, что беспрепятственно командировать можно не каждого сотрудника. Трудовой кодекс дает некоторые преимущества определенным категориям трудящихся, а именно:

  • беременным сотрудницам (ст. 259 ТК РФ);
  • работникам до 18 лет, если они не являются спортсменами или артистами (ст. 268 ТК РФ, ст. 348.8 ТК РФ);
  • женщинам, имеющим детей до 3 лет, если они не представили письменное согласие (ст. 259 ТК РФ);
  • работникам-инвалидам, если это не соответствует программе реабилитации (ст. 224 ТК РФ);
  • сотрудникам, с которыми действует ученический договор (ст. 203 ТК РФ);
  • подчиненным, зарегистрированным в качестве кандидатов, во время выборов (ст. 41 ТК РФ);
  • родителям, воспитывающим детей до 5 лет в одиночку, без их письменного согласия (ст. 259 ТК РФ, ст. 264 ТК РФ);
  • работникам, ухаживающим за больным членом семьи, без письменного согласия (ст. 259 ТК РФ);
  • подчиненным, воспитывающим детей-инвалидов, без их согласия (ст. 259 ТК РФ).

Отправляя подчиненного в служебную поездку, работодатель обязан издать приказ о направлении работника в командировку. Разберемся, на основании чего можно составить такое распоряжение, а также рассмотрим приказ о командировке образца 2020 года.

Издание распоряжения на поездку таких сотрудников может быть расценено как нарушение их прав. Тогда работодателя могут наказать по статье 5.27 КоАП РФ, что обернется штрафом для должностных лиц и ИП от 1 до 20 тысяч рублей (если будет допущено аналогичное повторное нарушение), для организаций – от 30 до 70 тысяч рублей.

Как должен выглядеть приказ на командировку

В 2013 году чиновники сделали необязательными унифицированные формы первичных документов, давая предпринимателям возможность самостоятельно разработать и утвердить в локальных нормативных актах формы, образец и бланки для приказов и распоряжений. В то же время каких-то четких требований нет и разрешается пользоваться бланками, представленными в Постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1.

Раньше документами для учета направленных в служебные поездки работников были формы Т-9 и Т-9а, а если в командировку отправляли сразу несколько сотрудников. Сейчас их также можно использовать.

Так выглядит незаполненный приказ на командировку (образец Т-9): скачать бланк можно в конце статьи. А далее мы расскажем алгоритм заполнения.

Пример заполнения документа

Шаг 1. В шапке бланка заполнить поля, предусмотренные для указания наименования работодателя и его ОКПО (указан в регистрационных документах, у юрлиц восьмизначный, у ИП — десятизначный). Первый образец и последующие покажут всю последовательность заполнения бланка.

Шаг 2. Прописать номер документа и дату составления.

Шаг 3. Указать, кто из сотрудников едет, какую должность он занимает, какой у него табельный номер.

Шаг 4. Записать, куда именно поедет сотрудник. Здесь необходимо уточнить город и страну, а также наименование организации или ИП, которые выступают принимающей стороной — так, как показывает образец.

Шаг 5. Уточнить длительность служебной поездки в календарных днях, указывая планируемые даты отъезда и прибытия.

Шаг 6. Обосновать необходимость работы в другой местности, кратко и четко обозначая цель отъезда.

Шаг 7. Записать, кто будет оплачивать расходы на поездку. Очень важно, чтобы копия такого документа своевременно попала в бухгалтерский отдел, иначе сотрудник не может получить денеги на предстоящие расходы.

Шаг 8. Указать сведения о документах, которые стали основой для издания распоряжения. Это может быть служебная или докладная записка, служебное поручение, план служебных поездок или иной документ, предусмотренный в локальных нормативных актах.

Шаг 9. Заверить приказ у руководителя, а также ознакомить его с трудящимся, направляемым на выполнение работ в иной местности. Если подписи сотрудника не будет, то в суде он всегда сможет доказать, что не знал о необходимости поехать куда-то.

Отметим, что в унифицированной форме отсутствует графа для указания способа проезда к месту командировки. Если используется неизмененный бланк, то по возвращении из поездки работник, как правило, обязан предоставить информацию, служебную записку об использовании личного или рабочего транспорта, а также предъявить документы, которые докажут этот факт (например, чеки на бензин или оплаченную парковку).

Кроме того, используется такая форма, как служебное задание и отчет по форме Т-10а — выглядит образец так, как показано на рисунке.

Приказ на командировку — образец в 2020 году

Как оформить командировку в 2020 году

Распоряжение о направлении работника в поездку

Приказ на командировку в 2020 году: образец для скачивания по форме Т-9

Итоги

Как оформить командировку в 2020 году

Еще в 2015 году в порядке оформления служебных поездок (командировок) произошли существенные изменения, выразившиеся в отмене обязанностей:

  • применять командировочные удостоверения, составлять служебные задания и отчеты о командировке (подп. «е» п. 2 постановления Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595) — с января;
  • вести учет командированных работников (п. 3 постановления Правительства РФ от 29.07.2015 № 771) — с августа.

Принятие решения о командировании работника по-прежнему остается за его руководителем, который определяет место, цель и сроки поездки (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

По возвращении из командировки работник так же, как и прежде, должен составить авансовый отчет, приложив к нему все необходимые документы, подтверждающие его расходы в поездке. По датам документов на проезд будет установлена фактическая продолжительность пребывания в командировке (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Таким образом, в настоящее время порядок оформления командировок определяется составлением всего 2 обязательных документов:

  • распоряжения руководителя о поездке;
  • отчета работника о расходах по ней.

О том, по каким правилам оформляется этот отчет, читайте .

Распоряжение о направлении работника в поездку

Распоряжение руководителя должно быть оформлено письменно (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749), и сделать это можно в виде любого документа, форма которого принята у работодателя. Обычно в таком случае издается приказ на командировку. До 2013 года он имел обязательную форму Т-9, утвержденную постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Поскольку форма Т-9 полностью отвечает всем требованиям, предъявляемым к документу, который необходимо оформить в качестве распоряжения о направлении в командировку, большинство работодателей продолжает использовать ее и сейчас. Также можно взять эту форму за образец приказа о направлении в командировку при самостоятельной его разработке. Форма Т-9 содержит следующие необходимые для заполнения поля:

  • название работодателя, командирующего работника, код его ОКПО;
  • номер и дата оформляемого документа;
  • Ф. И. О. работника, направляемого в поездку, его табельный номер, название подразделения, являющегося местом работы, занимаемая должность;
  • место, куда работник направляется в командировку: страна, название населенного пункта, наименование принимающей стороны;
  • количество дней поездки, ориентировочные даты ее начала и окончания;
  • цель, с которой оформляется командировка (она имеет значение для правильного отражения затрат по ней в бухгалтерском и налоговом учете работодателя, оплачивающего поездку).

Об учете затрат на командировки читайте в этом материале.

  • источник оплаты расходов по командировке — обычно им является сам работодатель, направляющий работника в поездку, но возможны случаи, когда командировка осуществляется в интересах третьего лица, которое будет нести расходы по ней; в этом случае у стороны, направившей работника в командировку, они будут учтены как перевыставляемые расходы;
  • основание командировки — это поле либо остается незаполненным (если решение о поездке принимает непосредственно работодатель), либо содержит ссылку на служебную записку (если инициатива об оформлении исходит от самого работника или его руководителей);
  • должность и подпись (с расшифровкой) руководителя работодателя или лица, которому он делегировал такое право;
  • подпись работника, направляемого в командировку, и дата его ознакомления с распоряжением.

Чтобы оформить приказ о направлении в командировку группы работников, можно воспользоваться утвержденной этим же постановлением Госкомстата формой Т-9а, в которой для каждого из работников есть возможность отдельно указать место, цель, сроки поездки и источник оплаты.

Приказ на командировку в 2020 году: образец для скачивания по форме Т-9

Образец приказа на командировку в 2020 году, оформленный на бланке формы Т-9, можно увидеть на нашем сайте.

Скачать образец приказа на командировку

Сведения об издаваемых распоряжениях по направлению в командировку учитывают в специальных журналах. Их наличие позволяет без труда получить необходимую информацию об имевшей когда-либо место командировке. Законодательно форма подобного регистра не установлена. Он может быть, например, таким:

Скачать образец журнала по регистрации приказов на командировку

Итоги

На текущий момент времени для направления работника в командировку достаточно оформить распоряжение руководителя. В качестве образца приказа о командировке работников можно использовать бланк унифицированной формы Т-9.

В крупных организациях нередко начальству приходится отправляться в отъезды по служебным вопросам. Однако для этого следует учесть ряд формальностей, а также выполнить их в соответствии с законодательством РФ и Уставом данной организации (как и при оформлении даже такого момента, как временное замещение работника, для чего издается соответствующий приказ). А именно – оформить и издать документ о направлении начальства в командировку. Как же это сделать? Какие изменения претерпела требуемая документация в 2018 году?

Нужен ли приказ на командировку на директора?

Приказ о направлении директора в командировку применяется для того, чтобы письменно подтвердить факт командирования, чего требует закон. А нарушение закона влечет за собой ответственность, поэтому важно соблюсти данное требование. Причем распоряжение обязательно даже в случае отъезда продолжительностью менее одного дня. Наличие распоряжения также закрепляет условия оплаты командирования отправляемого лица и все расчеты налоговых затрат в пути.

Избежать его оформления возможно, лишь когда трудовая деятельность отправляемого в рабочую поездку лица не связана с пребыванием на постоянном месте одной работы. В таком случае ни приказ, ни сама служебная поездка не имеют права на существование. В остальном этот документ необходим.

Как оформить приказ о командировке директора?

Перед тем, как оформлять документ-распоряжение о командировании руководителя, можно составить служебную записку – основание для направления в рабочую поездку. В образце служебной записки требуется указать цель командировки, дату и время отъезда и предполагаемого возвращения, а также транспорт, доставивший в пункт назначения. Это поможет сократить налогообложение «казны» предприятия. Хотя с 2018 года этот документ не является обязательным. Затем уполномоченное лицо составляет распорядительный акт на командирование.

Образцовый приказ директора на самого себя в командировку должен содержать следующие сведения:

  • Все реквизиты организации: наименование организации и её учреждения (например, ООО), ИНН, ОКПО;
  • Точная информация о месте направления (вплоть до адреса улицы и номера дома);
  • Источник финансирования;
  • Все реквизиты руководителя, направляемого в рабочую поездку;
  • Сроки его пребывания в рабочем отъезде;
  • Цель служебной поездки и вопросы, которые должно решить отправляемое лицо;
  • Ссылка на служебную записку (при желательном наличии);
  • Инициалы главы предприятия, подписи всех участников и печать.

Образец приказа

Приказ на командировку директора кто подписывает?

С 2018 г. рабочие поездки регулируются письменным решением работодателя –
распоряжением о командировании. Этот документ подписывается главным руководителем организации. То есть если директор является таковым, то ему и нужно подписывать изданное собой распоряжение.

Если у предприятия имеется выше стоящее звено, чем директор, то правом подписания и издания (в зависимости от Устава организации) обладает именно оно. Но подпись руководителя как подтверждение ознакомления с документом также необходима.

Форма приказа на командировку директора

Заполняется распорядительный акт на командирование руководителя по форме Т-9. Однако строго установленного образца такого распоряжения не существует, поэтому составитель вправе дополнять, корректировать содержание распоряжения в соответствии с Уставом организации.

Требуется взять в учет и указать все требуемые в форме реквизиты для того, чтобы данный распорядительный акт вступил в законное действие. Аналогичные требования распространяются и на приказ на генерального директора на командировку.

Образец приказа о направлении директора в командировку

Следует уделить внимание отсутствию в бланке полей для начислений оплаты за служебную отлучку. Понадобится составить один оригинал и копию распорядительного акта и передать его в бухгалтерию. В противном случае руководитель может остаться без суточной оплаты рабочей поездки и взять все расходы в пути на себя.

Скачать образец заполнения форма Т-9

Приказ о возложении обязанностей директора на время командировки

В силу отсутствия руководителя предприятия необходим заместитель, который на определенный срок будет исполнять функции руководителя.

В таком случае, помимо унифицированной формы Т-9, добавляется распорядительный акт о назначении директора на время командировки. То есть начальником временно назначается определенный сотрудник, на которого возлагаются обязанности отлучающегося начальства.

Скачать образец заполнения

Образцовый приказ о временном возложении обязанностей должен содержать:

  • Факт отсутствия начальства и возложения его обязанностей на определенного работника;
  • Перечень наделяемых полномочий (если они нигде не прописаны);
  • Период действия этих полномочий;
  • Пункт финансирования временного заместительства (если это не входит в трудовые обязанности назначаемого сотрудника).

Правильно выполнив все вышеуказанные пункты обеспечат руководителю спокойную рабочую поездку, оформленную по закону.

Оформляем командировки по-новому

8 января 2015 г. вступили в силу изменения, внесенные постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749: из текста Положения исключены понятия «командировочное удостоверение», «служебное задание» и «отчет о выполненной работе в командировке».

Аналогичные изменения внесены Указом Президента РФ от 12.12.2014 № 765 в Порядок и условия командирования федеральных государственных гражданских служащих, утвержденные Указом Президента РФ от 18.07.2005 № 813 (изменения вступили в силу с 01.02.2015).

Кроме того, приказом Минфина России № 147н, Минтруда России № 1044 от 15.12.2014 отменена Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР».

Как повлияют эти изменения на оформление командировок работников?

Вносим изменения в положение о командировках работников

В каждой организации, работники которой направляются в командировки, должен быть утвержденный руководителем организации или уполномоченным им лицом локальный нормативный акт (например, Положение о командировках работников), регламентирующий порядок оформления командировок, сроки командировок, порядок и размер компенсации расходов, связанных с командировками, и другие связанные с командировками вопросы.

Сейчас необходимо внести соответствующие изменения в этот документ или утвердить его новую редакцию.

Обратите внимание! В целях приведения нормативных правовых актов в соответствие с действующим законодательством Российской Федерации Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» признана недействующей на территории Российской Федерации (приказ Минфина № 147н, Минтруда России № 1044 от 15.12.2014).

Основание направления работника в командировку

Согласно новой редакции абз. 2 п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее – Положение о командировках), работники направляются в командировки на основании решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Поездка работника, направляемого в командировку по решению работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.

Тем не менее в Положении о командировках ничего не сказано о том, должно ли быть решение работодателя письменным. В связи с этим заметим, что если раньше срок, на который работодатель отправляет работника в командировку, указывался в трех документах – служебном задании для направления в командировку, приказе о направлении в командировку и командировочном удостоверении, то теперь, после отмены командировочного удостоверения и служебного задания, единственным документом, определяющим срок командировки, является приказ о направлении работника в командировку, и он может быть только письменным. Поэтому в локальном нормативном акте, рекомендуем сформулировать это положение, например, так:

1.2. Служебной командировкой работника является поездка работника на определенный срок в другую организацию или обособленное подразделение Общества, находящееся вне места постоянной работы, либо из обособленного подразделения в центральный офис для выполнения служебного поручения на основании письменного решения работодателя – приказа генерального директора либо иного уполномоченного должностного лица Общества.

1.3. Письменное решение работодателя оформляется приказом о направлении работника (работников) в командировку.

Кстати Налоговая служба неоднократно высказывала мнение, что наличие и оформление приказа о направлении работника в командировку, служебного задания для направления в командировку и отчета о его выполнении определяются внутренним документооборотом организации, и для документального подтверждения в целях налогообложения прибыли организаций эти документы не являются обязательными (см., например, письма ФНС России от 25.11.2009 № МН-22-3/890@ и от 18.08.2009 № 3-2-06/90, письмо УФНС по г. Москве от 28.10.2010 № 16-15/113462@).
Однако в соответствии с абз. 4 п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные, в частности, документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы, в т.ч. приказом о командировке и проездными документами.
Полагаем, что теперь налоговая служба признает и обязательность издания приказа о направлении в командировку, и возможность подтверждения срока пребывания в командировке проездными документами без оформления командировочного удостоверения.

Определяем фактический срок пребывания работника в командировке

До внесения изменений в Положение о командировках документом, подтверждающим фактический срок пребывания работника в командировке, согласно п. 7 Положения о командировках, было командировочное удостоверение. Но в некоторых случаях проставить отметки о прибытии в пункты командировки и выбытии из них было невозможно, и Минфин России в письме от 16.08.2011 № 03-03-06/3/7 разъяснял, что в таких ситуациях факт нахождения в месте командировки в установленное время может быть подтвержден иными документами, в частности:

– приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку;

– служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении;

– проездными документами, из которых следуют даты прибытия и выбытия из места назначения;

– счетом гостиницы, подтверждающим период проживания в месте командирования.

Обратите внимание! Согласно новой редакции п. 7 Положения о командировках фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки.

И это вполне логично, т.к. приказ подтверждает только планируемый срок командировки, служебное задание отменено, счет гостиницы подтверждает только срок проживания, а проездные билеты подтверждают весь срок пребывания в командировке, включая и дорогу в оба конца, и проживание в месте командирования.

Рекомендуем командируемым работникам бережно относиться к проездным документам, чтобы впоследствии не возникло проблем с подтверждением фактического срока пребывания в командировке.

Выход есть! Минфин России в письме от 05.02.2010 № 03-03-05/18 разъяснил, что в случае потери подлинников проездных документов могут быть представлены дубликат проездного документа или копия экземпляра билета, оставшегося в распоряжении транспортной организации, осуществившей перевозку физического лица, или справка из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки.

Согласно абз. 2 п. 9 Порядка и условий командирования федеральных государственных гражданских служащих, утвержденных Указом Президента РФ от 18.07.2005 № 813 (в ред. от 12.12.2014; далее – Порядок и условия командирования), при отсутствии проездных документов (билетов) фактический срок пребывания гражданского служащего в служебной командировке определяется по иным подтверждающим период его нахождения в служебной командировке документам, перечень которых утверждается Министерством финансов Российской Федерации.

Полагаем, что этот перечень будет полезен не только федеральным государственным органам, государственным внебюджетным фондам Российской Федерации и федеральным государственным учреждениям, но и другим организациям, не относящимся к бюджетной сфере.

Нередко работники ездят в командировки на личном транспорте. Согласно новому – второму – абзацу п. 7 Положения о командировках в случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).

Служебная записка оформляется в произвольной форме, но если в организации поездки в командировки на личном транспорте – достаточно частое явление, рекомендуем разработать специальный бланк, который позволит работнику указать всю необходимую информацию и не допустить ошибок.

Форму бланка служебной записки и пример его заполнения (Пример 1) можно привести в приложении к Положению о командировках работников.

Служебные записки вместе с документами, подтверждающими использование автомобиля (путевой лист, кассовые чеки за бензин, квитанции за парковку и проезд по платным дорогам и др.), вместе с авансовым отчетом передаются в бухгалтерию.

Как подтвердить посещение нескольких мест командировки? Раньше в командировочном удостоверении можно было проставить отметки о прибытии в каждый пункт командировки и выбытии из него. В новой редакции Положения о командировках отсутствуют нормы о способе указания нескольких мест, которые должен посетить работник за время командировки. Можно, конечно, для подтверждения расходов на проезд перечислить все пункты командировки, которые посетил работник, в служебной записке с приложением проездных документов, подтверждающих перемещение работника из одного пункта командировки в другой.
Однако, поскольку в новой редакции Положения о командировках об обязательности указания в служебной записке всех мест, которые посетил работник в командировке, не упоминается, полагаем, что представления проездных документов будет достаточно.

Следует заметить, что в бюджетных организациях, согласно п. 21.1 Порядка и условий командирования, возмещение расходов, связанных с использованием гражданским служащим личного транспорта для проезда к месту командирования и обратно – к постоянному месту прохождения федеральной государственной гражданской службы, осуществляется в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации.

Кроме того, в соответствии с п. 22 Порядка и условий командирования при отсутствии проездных документов (билетов) или документов, выданных транспортными организациями и подтверждающих информацию, содержащуюся в проездных документах (билетах), оплата проезда не производится, за исключением возмещения расходов, связанных с использованием личного транспорта для проезда в командировку и обратно.

Зарубежная командировка

Пункт 15 Положения о командировках утратил силу, следовательно, командировочные удостоверения не нужно оформлять и в случае командирования в государства – участники Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы.

В соответствии с новой редакцией п. 19 Положения о командировках дата пересечения государственной границы Российской Федерации при следовании с территории Российской Федерации и на территорию Российской Федерации определяется по проездным документам (билетам).

В новой редакции Положения о командировках ничего не сказано о способах подтверждения даты пересечения границы в случае, если работник ездил в командировку, например, на служебном автомобиле. Полагаем, что даты пересечения государственной границы следует указать в служебной записке.

Оформляем приказ о направлении работника в командировку

Если в вашей организации принято решение использовать унифицированные формы № Т-9 «Приказ о направлении работника в командировку» и Т-9а «Приказ о направлении работников в командировку», утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, нужно соблюдать Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденный постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20 (далее – Порядок применения унифицированных форм).

Согласно части второй и третьей Порядка применения унифицированных форм все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа), удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Строка для указания основания приказа в унифицированных формах № Т-9 и Т-9а является не отдельным реквизитом, а всего лишь частью реквизита «Текст», оформленного в табличной форме, но изменять подстрочник – удалять слова «служебное задание» – мы вам посоветовать не можем, несмотря на то, что эти слова полностью потеряли свою актуальность.

Если в организации утверждены локальные унифицированные формы приказов о направлении работника (работников) в командировку (Примеры 2 и 3), все упрощается, т.к. ничто не мешает внести в локальную форму необходимые изменения и заново утвердить ее. Строка для указания основания приказа может выглядеть следующим образом:

Основание: ___________________________________________________
наименование, дата и номер документа

Что является теперь основанием для издания приказа? Работодатель может направить работника в командировку по разным основаниям, например:

  • если командировки предусмотрены договором о выполнении работ (оказании услуг) или договором о совместной деятельности, в качестве основания для издания приказа указывается этот договор;
  • если поездка в командировку необходима с целью согласования и/или подписания документов, основанием может являться служебная записка руководителя подразделения;
  • если в организации имеется утвержденный план служебных командировок работников на квартал, полугодие или в целом на год, основанием для издания приказа будет являться этот план;
  • если возникла необходимость решения конкретных задач производственно-хозяйственной, финансовой и иной деятельности, основанием может служить также служебная (докладная) записка, либо план мероприятий, либо приглашение в рамках совместной деятельности;
  • если в организацию поступило приглашение принять участие в конференции, совещании, семинаре или другом мероприятии с целью изучения, обобщения и распространения опыта, новых форм и методов работы и работодатель считает такое участие полезным, в качестве основания для издания приказа указывается данное приглашение.

Как оформить служебное поручение?

Согласно новой редакции абз. 2 п. 3 Положения о командировках работники направляются в командировки на основании решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом в ст. 166 Трудового кодекса Российской Федерации говорится о распоряжении работодателя.

О необходимости письменного оформления такого поручения в Положении о командировках ничего не сказано. Следовательно, организация сама должна решить, нужно ли оформлять служебные поручения в письменном виде, какую форму для этого выбрать и кто будет их подписывать, а также как работник сможет подтвердить выполнение служебного поручения.

Отметим, что в большинстве случаев отдельная письменная форма служебного поручения не нужна, поскольку поручение (цель) формулируется в приказе, а результат поездки подтверждается привезенными работником документами. Например, работнику поручили выехать в командировку, цель которой состоит в том, чтобы встретиться с контрагентом и получить его подпись на договоре. После возвращения из командировки работник представляет руководству подписанный договор.

В подобных случаях оформление служебного поручения в письменной форме – просто лишняя бумажная волокита, как и отчет о выполненной в командировке работе.

Однако нередки случаи, когда поручение, которое дают командируемому работнику, достаточно сложное, состоящее из нескольких заданий, порой не связанных между собой, изобилующее числовыми данными, т.е. такое, которое невозможно, с одной стороны, запомнить, а с другой – доказать, что было именно такое поручение. Конечно, в таких случаях служебное поручение требует письменной формы.

В Положении о командировках работников организации соответствующие пункты можно сформулировать следующим образом:

1.4. При необходимости служебное поручение командируемому работнику оформляется в письменной форме.

1.5. Служебное поручение, оформленное в письменной форме, подписывает руководитель структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, и утверждает руководитель организации или уполномоченное им лицо.

Есть еще один способ оформления служебного поручения. В локальных унифицированных формах приказов о направлении работника (работников) в командировку вместо строк «с целью» (в односубъектной форме) и «цель» (в многосубъектной форме) можно предусмотреть строки «Служебное поручение», в которых указать краткое содержание служебного поручения (см. Примеры 2 и 3).

Обратите внимание: п. 6 Положения о командировках, где говорилось о цели командировки, которую следовало указывать в служебном задании, утратил силу.

Если объем служебного поручения большой, его можно изложить не в самом приказе, а в приложении к нему (Пример 4), не забыв указать в приказе, что имеется приложение.

Если организация применяет унифицированные формы № Т-9 и Т-9а, в них также можно вставить дополнительные строки для указания служебного поручения либо оформить вкладной лист «Служебное поручение», т.к. согласно части пятой Порядка применения унифицированных форм при изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Вместо вкладного листа можно оформить служебное поручение в форме приложения к приказу.

Как отчитаться о выполненной в командировке работе?

Абзац 2 п. 26 Положения о командировках, согласно которому работник по возвращении из командировки был обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней отчет в письменной форме о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, с 8 января этого года утратил силу.

Можно сделать следующий вывод: как и в вопросе о служебном поручении, организация должна самостоятельно решить, нужен ли такой отчет, в какой форме он должен быть представлен и кто его должен подписать, и, если организация сочтет необходимым, согласовать и/или утвердить.

Кстати Согласно подп. «б» п. 35 Порядка и условий командирования по возвращении из служебной командировки гражданский служащий обязан в течение трех служебных дней представить в государственный орган отчет о выполненной работе за период пребывания в служебной командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения, в котором он замещает должность федеральной государственной гражданской службы.

В Положении о командировках работников организации соответствующие пункты могут быть сформулированы следующим образом:

10.1. В течение трех рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки работник обязан предоставить:

– непосредственному руководителю – отчет о выполненной в период командировки работе по форме, приведенной в приложении № 2 к настоящему Положению. Работники, командированные для участия в каком-либо мероприятии (семинаре, конференции и т.п.), прилагают к отчету полученные ими как участниками мероприятия материалы;

– в бухгалтерию – авансовый отчет об израсходованных им суммах.

Заметим, что в некоторых случаях в предоставлении отчета нет никакой необходимости. Например, если работник был командирован с целью закупки запасных частей, после возвращения из командировки ему достаточно сдать их на склад и передать в бухгалтерию документы на эти запасные части. Подобные случаи можно предусмотреть и в Положении о командировках работников, например:

10.2. В случае направления работника в командировку с целью получения (приобретения) материальных ценностей, документов и т.п. отчет о выполнении служебного поручения не составляется.

Работник обязан сразу после возвращения из командировки сообщить своему непосредственному руководителю о выполнении служебного поручения, передать полученные (приобретенные) материальные ценности, документы и т.п. в соответствующее подразделение организации и передать в бухгалтерию документы на материальные ценности.

Учет работников, выезжающих и приезжающих в командировки

Согласно п. 8 Положения порядок и формы учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, определяются Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации.

Порядок и формы учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утверждены приказом Минздравсоцразвития от 11.09.2009 № 739н (далее – Приказ № 739н).

В форме журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, приведенной в приложении № 2 к Приказу № 739н, предусмотрена графа для указания даты и номера командировочного удостоверения. До внесения изменений в Приказ № 739н в этой графе можно ставить прочерк.

Наш совет Прочерк (длинное тире) получается при одновременном нажатии трех клавиш: Ctrl + Alt + «-» на цифровой клавиатуре.

Форма журнала учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы, приведенная в приложении № 3 к Приказу № 739н, предусматривает указание наименования организации, выдавшей командировочное удостоверение. В этой графе нужно указать наименование командирующей организации.

Что касается федеральных государственных гражданских служащих, то п. 10 Порядка и условий командирования было предусмотрено, что государственные органы ведут учет гражданских служащих, выезжающих и приезжающих в служебные командировки, в специальных журналах по формам, порядок утверждения которых определяется Правительством Российской Федерации. Представитель нанимателя или уполномоченное им лицо своим приказом (распоряжением) назначает гражданского служащего, ответственного за ведение указанных журналов и осуществление отметок в командировочных удостоверениях.

Указом Президента РФ от 12.12.2014 № 765 п. 10 с 1 февраля 2015 г. признан утратившим силу.

Таким образом, на момент публикации данной статьи вопрос об учете гражданских служащих, выезжающих и приезжающих в служебные командировки, не решен.

В заключение хотим обратить ваше внимание на тот факт, что исключение из текста Положения о командировках таких понятий, как «цель командировки», «служебное задание», «командировочное удостоверение», «отчет о выполненной в командировке работе», не говорит о том, что работодатель не должен сформулировать цель командировки, и не вводит запрет на применение перечисленных документов. Поэтому в случае если организация считает целесообразным использовать командировочное удостоверение и другие документы в привычном и удобном для нее формате, рекомендуем указать это в Положении о командировках работников организации.
Однако нельзя не учитывать и того, что в этом случае возможна проблема: принимающая сторона может категорически отказаться ставить отметки о прибытии в место командирования и выбытии из него, ссылаясь на новую редакцию Положения.

Здесь и далее выделено автором.

Постановлением Росстата от 23.12.2005 № 107 утверждены унифицированные формы № ТК-1 (гос) «Журнал учета федеральным государственным органом работников, выезжающих в служебные командировки» и № ТК-2 (гос) «Журнал учета федеральным государственным органом работников, приезжающих в служебные командировки».

Как издать приказ на командировку по форме Т-9 или Т-9а

Сфера деятельности фирмы редко оказывается в пределах одного населенного пункта. Поэтому периодически администрация компании может отправлять своих сотрудников с различными заданиями в служебные поездки. Законодательство при их оформлении предполагает соблюдение определенной процедуры, в состав которой обязательно входит приказ о направлении работника в командировку.

Порядок оформления приказа

Недавно введенные нормы законодательства определяют, что приказ о направлении в командировку является главным документом, которым оформляется и регулируется служебная поездка работника.

Теперь многие организации могут не составлять следующие документы:

  • Служебное задание.
  • Командировочные удостоверения.
  • Отчеты сотрудника по поездке.

Эти документы оформляются, если предприятие считает, что они нужны для него. При этом об их включении в документооборот компании необходимо указать в учетной политике предприятия. Большие компании ежегодно разрабатывают план командировок на текущий год, который утверждается руководством компании.

В остальных фирмах и при срочной необходимости ответственное лицо на имя администрации составляет докладную записку, в которой обосновывает почему нужна командировка, ее период, а также предлагает кандидатов, которых просит отправит в такую служебную поездку. Как правило, это могут быть производственные или представительские цели.

На основании поступившего документа руководитель принимает решение. Его он может в устной форме сообщить ответственному лицу, или же написать служебное задание для составления распоряжения в письменной форме.

Приказ на командировку может подготовить делопроизводитель или специалист кадровой службы. Для его оформления используется унифицированная форма т-9, которая утверждена Росстатом. При этом, если едет один сотрудник то приказ оформляется по форме Т-9, а если группа сотрудников, то можно применить форму Т-9а.

После подписания и присвоение номера форма Т-9 направляется для ознакомления указанным в нем лицам. В дальнейшем копии приказа передаются в бухгалтерию для оформления финансирования расходов по предстоящей поездке, в том числе чтобы работники могли получить суточные при командировках.

Внимание! Дополнительно к приказу для получения денег на поездку командируемые должны примерно подсчитать свои расходы на командировку и подать на имя директора заявление об их выдаче. Как правильно оформить командировку описано в пошаговой инструкции.

Также экземпляр такого распоряжения должен быть у лица, который занимается табелированием, в качестве подтверждающего документа уважительного отсутствия сотрудника на его основном месте работе. При этом оформление командировки в табеле учета рабочего времени производится шифрами 06 или «К».

Скачать образец и бланк приказа

Скачать бланк приказа на командировку для одного сотрудника по форме Т-9:

Скачать бланк по форме Т-9 в формате Word.

Скачать бланк по форме Т-9 в формате Excel.

Скачать бланк приказа на командировку ля нескольких сотрудников по форме Т-9а:

Скачать бланк приказа по форме Т-9а в формате Word.

Скачать бланк по форме Т-9 в формате Excel.

Образец заполнение приказа:

Образец заполнения приказа на командировку по форме Т-9 в формате Pdf.

Образец заполнения приказа по форме Т-9а в формате Pdf.

Как оформить приказ на командировку сотрудника по форме Т-9

Форма приказа на командировку Т-9 используется в том случае, когда в поездку необходимо отправить одного работника.

В верхней части бланка записывается полное название компании, а рядом в отдельной графе проставляется его код согласно ОКПО.

Далее указывается номер приказа и дата его составления. Как и всегда, под данным номером необходимо будет выполнить регистрацию документа в книге учета приказов по предприятию.

После этого записываются данные о самом работнике — его полные Ф.И.О., табельный номер, название подразделения и должности.

Далее, указываются сведения о назначении поездки — в какую страну и город едет работник, а также название принимающей компании. Здесь же нужно проставить даты начала и завершения командировки, ее продолжительность в календарных днях.

Затем кратко записывается цель, по которой была предпринята поездка.

Далее, необходимо указать какая из сторон будет осуществлять финансирование расходов на поездку. Это может делать как отправляющая, так и принимающая компания.

Внимание! Иногда бывают ситуации, когда расходы по поездке полностью несет принимающая сторона — например, выезд мастера на пуско-наладку нового оборудования.

На заключительном этапе указывается основание, по которому выполняется поездка.

Это могут быть:

  • График командировок.
  • Служебное задание.
  • Заключенный с клиентом договор, например, на обслуживание оборудования и т.д.

После того, как приказ о направлении работника в командировку полностью заполнен, его подписывает руководитель организации.

Этот бланк оптимальнее использовать в том случае, когда в командировку сразу едет несколько сотрудников. Типовая форма приказа т-9а включает в себя столбцы для внесения информации по трем работникам, но при необходимости она может быть расширена.

Рассмотрим, как заполнять этот документ. В верхней части записывается название компании, напротив него справа — ее код по справочнику ОКПО.

Далее ниже записывается порядковый номер приказа и дата его составления. Под данным номером документ необходимо будет зарегистрировать в журнале регистрации приказов по предприятию.

Основная часть документа представляет собой большую таблицу. В ней столбцы — это различные сотрудники, а строки — предоставляемая о них информация. Строки не пронумерованы.

В первую записываются полные Ф.И.О. работников, которые отправляются в поездку.

Во второй строке отражаются их табельные номера.

Третья строка содержит название подразделений, в которых они работают, а четвертая — полное название их должностей согласно штатного расписания.

Далее идет большая строка, в которой указываются полные сведения о командировке. Она, в свою очередь, делится на несколько меньших. В пятой и шестой записываются страна и город, в которые едут командировочные, и названия принимающих компаний.

Далее, седьмая и восьмая строки — это даты начала и завершения поездок. В девятой отражается продолжительность командировки каждого сотрудника в днях. Десятая строка — краткое содержание цели, для которой каждый из работников отправляется в поездку.

В одиннадцатой строке указывается за счет чьих средств происходит финансирование командировки.

Двенадцатая строка предназначена для того, чтобы каждый раз работников прочитал содержание приказа, и поставил в этой строке свои подпись и дату.

После таблицы идет строка, в которой нужно указать основание для направления работников в поездку — название документа, и его реквизиты.

Подписывает приказ руководитель компании.

Закладка Постоянная ссылка.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *