Приказ на суточные, образец

Содержание

Издаем приказ об установлении суточных: образец 2019

Во вновь созданной организации встал вопрос о командировках. В связи с производственной необходимостью решено направить в служебную командировку одного из работников. За время выполнения сотрудником поручения руководства ему нужно платить суточные. Однако перед этим нужно определиться с их размером и издать приказ об установлении суточных в командировке. Образец приказа 2019, подготовленный нашими специалистами, позволит кадровому работнику сэкономить время на его разработку.

Размер суточных устанавливается организацией

Действующее трудовое законодательство не регламентирует размер суточных, выплачиваемых работникам, и позволяет работодателям определять их величину самостоятельно (ч. 4 ст. 168 ТК РФ).

Командировка – это служебная поездка работника вне места постоянной работы для выполнения служебного поручения (ст. 166 ТК РФ). Сотрудникам, направленным в командировку, нужно возместить (ст. 168 ТК РФ):

  • расходы на проезд;
  • расходы по найму жилья;
  • суточные – дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства;
  • иные расходы, понесенные в командировке по согласованию с администрацией.

Обычно организации, устанавливая суточные, ориентируются на лимиты суточных выплат, необлагаемые НДФЛ и страховыми взносами. Однако это не императивная норма, и суточные могут быть установлены в любом размере. Главное, что бы они не были ниже величины суточных, установленных для учреждений, финансируемых из бюджета. Напомним, что размер суточных для работников федеральных учреждений составляет 100 рублей (подробнее об этом см., «Размер суточных в 2019 году»).

Суточные в пределах 700 рублей/день при командировках по РФ и 2500 рублей/день при загранкомандировке не облагаются НДФЛ и страховыми взносами (абз. 10 п. 3 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ).

Размер суточных можно установить приказом

Размер суточных можно установить в коллективном (трудовом) договоре или издать приказ об установлении суточных (ч. 4 ст. 168 ТК РФ). Так как унифицированного бланка такого приказа законодательством не установлено, его можно составить в произвольном виде. Специально для читателей наши специалисты подготовили образец такого приказа.

Также вы можете бесплатно скачать образец приказа об установлении суточных.

Подготавливая приказ, нужно помнить о том, что это первичный документ. Значит, не обойтись без обязательных реквизитов, предусмотренных законодательством (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1). Если по какой-то причине какой-либо из них отсутствует, то составленный документ не имеет силы (подробнее об этом см., «Первичный документ: указываем обязательные реквизиты»).

Алименты с суточных, выплаченных работнику, не удерживаются. Дело в том, что суточные относятся к компенсационным выплатам, связанным с командировками (ст. 168 ТК РФ, подп. «а» п. 8 ч. 1 ст. 101 Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ, подп. «п» п. 2 Перечня, утв. постановлением Правительства РФ от 18.07.1996 № 841). Причем размер суточных значения не имеет (подробнее об этом см., «Алименты с суточных удерживать нельзя»).

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Суточные по-новому

Для работников федеральных органов государственной власти и бюджетных организаций, финансируемых из федерального бюджета, размер суточных устанавливается Правительством РФ. По общему правилу размер суточных для данных сотрудников при командировках по территории России составляет 100 рублей за каждый день нахождения в командировке (п.

1 постановления Правительства РФ от 02.10.2002 N 729). По решению работодателя данный размер суточных может быть увеличен, но при условии, что сумма суточных, превышающая установленные 100 рублей, будет выплачиваться за счет имеющейся экономии бюджетных средств (п. 3 постановления Правительства РФ от 02.10.2002 N 729).

Для работников региональных и муниципальных органов власти, а также для работников организаций, финансируемых из бюджета субъекта РФ или муниципального бюджета, размер суточных устанавливается в порядке, предусмотренном соответственно региональными нормативными актами и нормативными актами местного уровня (ч. 3 ст. 168 Трудового кодекса РФ).

Для работников внебюджетного сектора размер суточных командировочных расходов устанавливается внутренними документами, действующими в организации. Величина выплачиваемых работнику суточных может быть установлена в одном из следующих документов (ч. 4 ст. 168 Трудового кодекса РФ):

  • в коллективном договоре, заключаемом между работодателем и представителями работников;
  • в локальном нормативном акте работодателя.

Если коллективный договор в вашей организации не заключен, то работодатель может установить величину суточных в положении о служебных командировках или издать отдельное распоряжение или приказ о суточных в командировке.

По общему правилу установленные работодателем суточные подлежат оплате за каждый день, когда работник был в служебной командировке. Однако данное правило имеет определенные исключения. В частности, если работник был направлен в однодневную командировку, командировочные расходы (суточные) возмещаются работодателем в зависимости от того, где расположена организация, в которую направляется работник, — на территории нашей страны или за границей.

При однодневной командировке по России суточные не начисляются и не подлежат выплате работнику (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение)). И наоборот, если работник, направленный в служебную командировку за границу, возвращается тем же днем на территорию РФ, суточные выплачиваются работнику в размере 50% от суммы суточных, установленных при загранкомандировках (п. 20 Положения).

Командировки на предприятии — явление довольно частое. Бухгалтеру важно знать, какие документы нужно запросить у командированного работника по возвращении и как безошибочно отразить в учете все понесенные расходы. В 2017 году изменится порядок налогообложения суточных. В данной статье расскажем о грядущих переменах и правилах учета командировок в 2017 году.

Прежде всего следует отметить, что работник, находясь в командировке, продолжает получать зарплату. Только рассчитывается она исходя из среднего заработка.

Основные командировочные расходы (ст. 168 ТК РФ):

  • суточные;
  • затраты на проезд;
  • проживание;
  • прочие обоснованные расходы.

Уже давно в России не существует какого-либо лимита суточных. Коммерческие компании и ИП вправе установить любой размер (ОСНО — пп. 12 п.1 ст. 264 НК РФ, УСН — пп. 13 п 1. 346.16 НК РФ), закрепив это в нормативном локальном акте или в коллективном договоре.

Малые предприятия чаще всего устанавливают суточные для поездок по России в размере 700 рублей. Это связано с тем, что именно такая сума не облагается НДФЛ (п.3 ст. 217 НК РФ). Можно установить суточные и в большем размере, тогда с суммы превышения нужно удержать НДФЛ. Для заграничных командировок существует лимит 2 500 рублей — суточные в этих пределах не облагаются НДФЛ.

На данный момент суточные в любом размере не облагаются страховыми взносами. То есть не важно, в каком размере выплачиваются суточные — 700 рублей или, может быть, 3 000 рублей в день.

С 01.01.2017 вносятся изменения в НК РФ, согласно которым суточные будут облагаться страховыми взносами в пределах установленных лимитов (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ). Здесь будет такое же правило, как и при обложении суточных НДФЛ. Значит, суточные сверх лимита (700 рублей либо 2 500 рублей) будут облагаться страховыми взносами.

Например, компания выплачивает суточные в размере 1 000 рублей в день. Работник был в командировке 4 дня. За все дни командировки ему причитается 4 000 рублей суточных. Однако, по норме не облагаются лишь 2 800 рублей (700 рублей х 4 дня). Разница между фактической выплатой и лимитом (4 000 – 2 800 = 1 200) подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами.

Находясь в командировке, сотрудник может нести и дополнительные расходы. Например, на телефонные переговоры, представительские расходы, оформление визы, бронирование номера и т.п. Важным условием принятия дополнительных расходов является их производственная необходимость и обязательное наличие подтверждающих документов.

Командированный работник по возращении из поездки должен отчитаться в течение трех рабочих дней за произведенные расходы (приложить документы, вернуть остаток денег) и подписать авансовый отчет.

Командировки – неотъемлемая часть деятельности любой организации. Отечественное трудовое законодательство гарантирует командируемым сотрудникам возмещение со стороны работодателя издержек на проезд, съем жилья, дополнительных согласованных расходов, суточных.

Сумма командировочных расходов суточных в 2018 году — это все расходы, понесенные сотрудником в связи с нахождением в населенном пункте, отдаленном от постоянного места жительства. Не включены: оплата жилья, проездные билеты. Последние суммы возмещаются работодателем отдельно.

Для проведения грамотной учетной и налоговой политики, важно знать, кто устанавливает нормы возмещения командировочных расходов.

Размер командировочных расходов в 2018 году, суточные в том числе, не определен ни одним отечественным законодательным актом. Трудовой кодекс определяет, что нормы и суммы таких возмещений должны определяться локальными документами, официально утвержденными на каждом предприятии.

Компании, которые ведут коммерческую деятельность, закон предоставляет право самостоятельно устанавливать сумму командировочных в сутки. Единственный момент, который регламентирует государство, – установление лимитов, которые не подлежат обложению подоходным налогом и удержанию взносов в ФСС.

Норма действует с 2018 года и предусматривает следующие необлагаемые минимумы:

  • командировки в другой регион РФ – 700 рублей;
  • рабочие поездки заграницу – 2500 рублей.

Максимальные размеры командировочных расходов суточных в 2018 году остались неограниченными. Что касается минимального размера, то предприниматели не могут устанавливать размер ниже нормы, установленной для сотрудников бюджетных учреждений. Норма суточных командировочных расходов в 2018 году госслужащих – 100 рублей (закреплено в постановлении №729).

Работодателю при разработке своей политики стоит руководствоваться общепринятыми правилами. Сотруднику нужно обеспечить условия проживания, которые не будут уступать условиям на постоянном месте жительства. Чтобы избежать возможных споров, руководству фирмы стоит учитывать разработанные минимумы:

  • если поездка не предусматривает покидание своего региона – 200-300 руб;
  • служебное направление в другой регион – 500 руб.

Некоммерческие учреждения руководствуются Постановлением №812, нормы которого определяют рекомендуемые суммы отдельно по каждой стране.

Подобные нормы суточных в командировке 2018 предприниматели могут использовать, как рекомендации. Также работодателю не стоит забывать о необлагаемом лимите. Суммы, превышающие такой минимум, должны облагаться НДФЛ, страховыми взносами.

Работодатель самостоятельно определяет компенсации для заграничных служебных поездок, а также валюту аванса для покупки проездных билетов и оплаты жилья. Если это иностранная валюта, расчет проводится в соответствии с актуальным курсом Центробанка.

Оплата суточных командировочных расходов в 2018 году

Согласно нормам отечественного законодательства, служебная поездка, которая длится не больше суток, не предусматривает выплату суточных. Фактически работодатель обязан возместить сотруднику только транспортные расходы. Если это предусматривает положение о командировках, то могут быть возмещены и текущие расходы.

Относительно однодневных заграничных поездок, то чаще всего работодатели возмещают 50% от установленных норм начислений.

Компенсация не предусмотрена, если есть возможность возвращаться на ночлег домой. Подобные вопросы определяются по согласованию с руководством и зависят от отдаленности места работы, специфики транспортного сообщения, особенностей поставленных перед сотрудником задач.

Внебюджетный сектор экономики самостоятельно устанавливает нормы суточных для всех видов рабочих поездок. Согласно нормам Трудового кодекса, их размер должен быть прописан в официальных локальных документах фирмы.

Величина суточных может быть прописана:

  • отдельным пунктом в коллективном договоре;
  • положением о командировке;
  • отдельным распоряжением;
  • приказом о суточных в командировке (образец разрабатывает каждая организация самостоятельно).

Приведем образец приказа о размере суточных в командировке.

При расчете налога на прибыль суточные, выплачиваемые командированным работникам, списываются на расходы в размере, предусмотренном в коллективном договоре или в локальном акте организации. При этом от НДФЛ суточные освобождаются в пределах, установленных непосредственно в Налоговом кодексе.

Распоряжение о направлении работника в поездку

Распоряжение руководителя должно быть оформлено письменно (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749), и сделать это можно в виде любого документа, форма которого принята у работодателя. Обычно в таком случае издается приказ на командировку. До 2013 года он имел обязательную форму Т-9, утвержденную постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Поскольку форма Т-9 полностью отвечает всем требованиям, предъявляемым к документу, который необходимо оформить в качестве распоряжения о направлении в командировку, большинство работодателей продолжает использовать ее и сейчас. Также можно взять эту форму за образец приказа о направлении в командировку при самостоятельной его разработке. Форма Т-9 содержит следующие необходимые для заполнения поля:

  • название работодателя, командирующего работника, код его ОКПО;
  • номер и дата оформляемого документа;
  • Ф. И. О. работника, направляемого в поездку, его табельный номер, название подразделения, являющегося местом работы, занимаемая должность;
  • место, куда работник направляется в командировку: страна, название населенного пункта, наименование принимающей стороны;
  • количество дней поездки, ориентировочные даты ее начала и окончания;
  • цель, с которой оформляется командировка (она имеет значение для правильного отражения затрат по ней в бухгалтерском и налоговом учете работодателя, оплачивающего поездку).

Об учете затрат на командировки читайте в этом материале.

  • источник оплаты расходов по командировке — обычно им является сам работодатель, направляющий работника в поездку, но возможны случаи, когда командировка осуществляется в интересах третьего лица, которое будет нести расходы по ней; в этом случае у стороны, направившей работника в командировку, они будут учтены как перевыставляемые расходы;
  • основание командировки — это поле либо остается незаполненным (если решение о поездке принимает непосредственно работодатель), либо содержит ссылку на служебную записку (если инициатива об оформлении исходит от самого работника или его руководителей);
  • должность и подпись (с расшифровкой) руководителя работодателя или лица, которому он делегировал такое право;
  • подпись работника, направляемого в командировку, и дата его ознакомления с распоряжением.

Чтобы оформить приказ о направлении в командировку группы работников, можно воспользоваться утвержденной этим же постановлением Госкомстата формой Т-9а, в которой для каждого из работников есть возможность отдельно указать место, цель, сроки поездки и источник оплаты.

Приказ о командировке сотрудника (форма Т-9) заполняется на основании служебного задания (форма Т-10а) или на основании иного документа (служебная или докладная записка), в котором изложены место (организация и ее местонахождение), сроки командирования (начало и окончание), а также четко и понятно определены цели и задачи, которые надо решить в процессе командировки.

Необходимо отметить, что в настоящее время Положение, утвержденное Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (в редакции от 29.12.2014), не содержит требований об обязательности оформления служебного задания.

По новым правилам оформление командировки в настоящее время требует только издания соответствующего распоряжения руководителя об этом.

По мере необходимости, начальники отделов или иные ответственные лица, которые считают что нужно отправить сотрудника в командировку, составляют на имя директора компании докладную или служебную записки.

В них они обосновывают причину предстоящей командировки, ее цель, продолжительность во времени, а также предлагают кандидатуры для этой поездки. Цели командировки могут быть представительными или производственными.

Руководитель, изучив поступившие документы, принимает решение по данному вопросу, для оформления которого издается приказ о направлении в командировку.

На крупных предприятиях командировки планируются. Это может выражаться в составлении плана командировок на текущий год. При наступлении времени указанного в этом документе, отдел кадров подготавливает приказ на командировку, который передается руководителю для подписания.

Кроме этого, в организации может составляться служебное задание, которое в настоящее время используется организациями на их усмотрение. Оно также может использоваться в качестве одного из источников для формирования распоряжения.

Каким бы ни было основание для этого документа, ответственное лицо может использовать фирменный бланк или специализированный бланк унифицированная форма т-9.

Внимание!

Форма приказа на командировку должна быть зафиксирована в учетной политике предприятия или же

Положении по командировкам

, которое может оформляться в организации.

Алгоритм заполнения формы Т-9

Приказ о направлении сотрудника в командировку может быть составлен по форме Т-9. Для этого существуют специальные образцы. В соответствии с изменением законодательства, сотрудник направляется в служебную поездку только после решения руководителя.

Ранее активно использовалось Постановление под номером 749. В действительности практически ничего не изменилось. В распоряжении и в решении обязательно указывается срок, на основании которого работодатель отправляет командированного сотрудника для выполнения служебного задания.

Документ может быть отмечен в форме приказа.

Законодательство гласит, что если компания привыкла использовать стандартную форму Т-9, она может продолжить пользоваться ею. Но если есть желание, этот бланк дорабатывается. Можно заполнить его важными изменениями или, напротив, убрать информацию, которая не нужна.

Работодатель может разработать собственный документ, в котором учитываются все правила внутреннего распорядка. При составлении локального документа, придерживайтесь статьи 168 ТК РФ.

Благодаря этому Положению вы сможете не просто систематизировать основные правила работников, но и дополнительно указать возможные основы по затратам организации на командировки в случае возникновения споров с налоговой службой.

Стоит обратить внимание, что в 2016 году не было никаких лимитов по страховым взносам в отношении суточных. Размер суточных никак не облагался взносами.

Чтобы понизить взносы, работодатели заменяли часть заработной платы компенсацией. Но с недавнего времени этот метод существенно потерял актуальность. Теперь суточные облагаются по НДФЛ, если они превышают 700 или 2500 рублей, для местных и зарубежных поездок, соответственно. Чтобы снизить сумму суточных, необходимо изменить текущее положение в организации.

Часто в компании возникает ситуация, по причине которой нужно изменить срок командировки работника. Существуют различные причины, способствующие этому. Например, работник не успевает выполнить служебное задание в результате большого объема, или принимающая сторона просит его принять дополнительное задание. Причин масса.

Как же оформить продление? Изначально руководитель подразделения, в котором есть постоянное место сотрудника, составляет служебную записку и адресует руководителю компании.

Там же он указывает основные причины продления служебной командировки. После этого издается приказ о том, чтобы передвинуть сроки служебной поездки на запрашиваемое время.

Чтобы его было легче составить, ниже представлен образец.

Образец заполнения приказа на командировку

Руководитель компании, который отправляет своего сотрудника в служебную поездку, должен возместить ему все затраты как по месту командировки, так и на транспортные услуги.

Количество выданных денежных средств устанавливается собственноручно руководителем компании. Однако он также может установить некоторые ограничения.

Представленные директором условия должны быть закреплены в локальном нормативном акте.

Если все нюансы согласованы с работодателем, оформляется приказ, служебное задание и командировочное удостоверение в стандартном порядке. Последние два документа не являются обязательными. Планируете поездку на личном транспорте? По возвращению не забудьте предоставить все чеки АЗС.

Каждый работодатель обязуется оплачивать сотруднику командировочные расходы в соответствии с Трудовым законодательством. Суточные — еще одна статья расходов при служебной поездке.

Они необходимы для оплаты дополнительных расходов по той причине, что сотрудник находится вне постоянного места жительства.

Командировочные расходы, а именно суточные, оплачиваются на основании статьи 169 Трудового кодекса Российской Федерации.

Если сотрудник направляется в командировку, основной период его нахождения может совпадать с выходными или праздничными днями. Выходные дни с точки зрения законодательства — те дни, когда сотрудник не выполняет трудовые обязанности.

Следует отметить, что за сотрудником сохраняется средняя заработная плата за представленные дни деятельности в соответствии с графиком.

В результате если на время служебной поездки выпадают праздничные и выходные дни и он не работал, ему выплачиваются суточные.

Журнал регистрации необходим для того, чтобы подтвердить факт получения и передачи документа в определенное время. Заполняется примерная форма с присвоением уникального номера.

Кроме того, регистрация позволяет придать документу юридическую силу, так как она фиксирует как время создания, так и время получения. Если документ не был зарегистрирован, то он еще не оформлен, а значит что его с юридической точки зрения не существует.

Поэтому в каждой компании существует свой журнал регистрации, который заполняется в соответствии с Трудовым законодательством и на основании локальных нормативных актов.

Образец журнала регистрации

Законодатель возлагается обязательство по покрытию командировочных расходов по оплате проезда, проживания, суточных, а также выполненной трудовой функции на направляющее предприятие (организацию).

Выплата денежных средств из кассы компании возможно исключительно на основании специального документа – приказа о командировочных расходах.

Статьи расходов, покрытие которых несет организация, направляющая работника в служебную поездку, закреплены статьей 168 Трудового кодекса, а также Положением №749, утвержденным ПП Российской Федерации от 13.10.2008 года.

Представленные нормативные акты обобщают такие траты единым понятием «аванс на командировку».

Для четкого проведения расчетов бухгалтерией предприятия конкретизируются все составляющие указанного аванса Налоговым кодексом РФ и Положением по бухучету «Расходы организации» ПБУ 10/99.

Так, в соответствии с нормами налогового законодательства, суточные расходы определяются в размере 7 00 рублей для производственных командировок в пределах территории Российской Федерации и 2500 рублей для заграничных поездок на выполнение служебного задания.

Само понятие «аванс» предусматривает, что платеж должен производиться до начала командировки.

Однако на практике часто встречаются ситуации, когда работнику, во время пребывания на выполнении своих трудовых обязанностей не по месту постоянной работы, не хватило суммы авансового платежа и ему пришлось расходовать собственные средства.

Законодательными актами предусмотрено обязательство предприятий (организаций), направивших сотрудника в командировку, компенсировать расходы по служебной поездке, которые превышают размер выданного аванса.

При получении аванса на поездку работник предупреждается о необходимости предоставления отчета по произведенным затратам в течении трех рабочих дней после возвращения из командировки.

Именно в этом отчете необходимо указать все траты, превышающие размер авансового платежа.

Отчет подается вместе с подтверждающими документами, к которым относятся квитанции об оплате, проездные документы, чеки и пр.

Решение о возмещении работнику личных средств, потраченных в служебной поездке, принимает начальник. Следует учитывать, что, при нецелевых тратах, может быть получен отказ в компенсации командировочных расходов.

Также фирма может не возвращать денежные средства, которые свидетельствуют о расточительности (например, работник пользовался услугами такси при наличии возможности проезда на общественном транспорте).

Приказ о возмещении командировочных расходов издается руководителем предприятия (организации), направляющего работника в поездку, после его возвращения и предоставления авансового отчета.

Порядок соответствующего возмещения прописывается в локальных актах компании. Здесь же могут быть конкретизированы виды расходов из личных средств сотрудника, которые будут ему возвращаться, а также максимальные размеры компенсации.

Приказ руководителя предприятия (организации), на основании которого бухгалтерия производит возмещение, должен составляться в соответствии с общими требованиями делопроизводства.

В представленном документе следует отобразить следующую информацию:

  • данные о работнике (ФИО, должность);
  • информация о служебной поездке (даты, сведения о приказе о направлении, место выполнения служебного задания);
  • сумма компенсации с указанием ее причины;
  • лицо, ответственное за приведение приказа в действие.

Указанный документ фиксируется в журнале приказов.

Для чего оформлять положение о направлении работников в служебные командировки

Что считается командировкой и когда положение о командировках не применяется

Важное условие положения — закрепление права работника на отказ от командировки

Описание в положении процесса направления в командировку

Возвращение из поездки. Служебная записка о командировке: образец-2019

Еще в 2015 году в порядке оформления служебных поездок (командировок) произошли существенные изменения, выразившиеся в отмене обязанностей:

  • применять командировочные удостоверения, составлять служебные задания и отчеты о командировке (подп. «е» п. 2 постановления Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595) — с января;
  • вести учет командированных работников (п. 3 постановления Правительства РФ от 29.07.2015 № 771) — с августа.

Сопутствующие документы

Когда составляется приказ о направлении работника в командировку, вместе с ним кадровый специалист может оформлять дополнительные документы.

Важно помнить, что часть из них уже не является обязательными, но должна составляться, если это прямо указано в учетной политике:

  • Командировочное удостоверение. В нем необходимо ставить отметки в виде печатей принимающих фирм. Не является обязательным, но может использоваться работодателем по желанию.
  • Служебное задание. Документ по форме Т-10, который содержал перечень заданий — их работник должен был выполнить во время поездки. В настоящее время также признан необязательным.
  • Журнал учета командировочных работников. В нем нужно делать отметку при отбытии работника в командировку и его прибытии в компанию. Сейчас ведение журнала не является обязательным.
  • Служебная записка. Составляется работником с обоснованием размера запрашиваемой подотчетной суммы на время командировки. Еще одна записка может оформляться по прибытии из командировки с просьбой оплатить затраты на приобретение ГСМ — если работник использовал личный автомобиль.

С 2015 года порядок оформления командировок стал значительно проще. Теперь вовсе не обязательно оформлять командировочное удостоверение и служебное задание — эти документы отменены Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595. Однако ряд компаний по-прежнему использует эти документы для контроля. Это не противоречит законодательству, но применение данных форм следует закрепить во внутреннем документе предприятия.

Также в 2015 году стал не обязательным для применения журнал учета командированных работников.

Подробные правила учета командировок и расходов по ним закреплены в Постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».

1. Письменное решение директора (например, приказ).

2. Служебная записка работника, но только при поездке в командировку на личном, служебном или арендованном транспорте.

Получается, что самый главный документ — это распоряжение руководителя. Служебная записка оформляется лишь при использовании автомобиля либо другого служебного (личного или взятого в аренду) транспорта.

Работник вправе написать служебную записку вне зависимости от способа передвижения до места командировки и обратно. В записке он может указать предполагаемые расходы и предварительно рассчитать необходимую сумму. Порядок составления таких записок обычно также фиксируется в локальных актах фирмы.

Приказ о командировочных расходах: образец, как составить для возмещения затрат на командировку и выплаты денег

Затраты на проезд до места командировки и обратно компенсируются работнику в полном размере, но при условии их документального подтверждения (ст. 264 НК РФ).

Если работник едет на поезде, ему также компенсируют затраты на постельное белье. А стоимость перевозки подтвердит железнодорожный билет.

При авиаперелетах понадобится билет (маршрут-квитанция) и посадочный талон.

При утере документов придется запрашивать справку у перевозчика о подтверждении поездки.

Если работник направился в путь на автомобиле, нужно приложить служебную записку и путевые листы. Кроме того, чтобы подтвердить затраты на топливо, нужно прикрепить к отчету чеки АЗС.

Нередко командированные сотрудники пользуются услугами такси. Такие расходы также можно принять к учету, если поездка была от вокзала (аэропорта) до гостиницы/места командировки или обратно (письма Минфина от 14.06.2013 № 03-03-06/1/22223 и от 08.11.2011 № 03-03-06/1/720).

Чаще всего сотрудник во время командировки живет в гостинице. Для принятия расходов нужны подтверждающие проживание документы, выданные гостиницей. Если оплата произведена наличными, нужен кассовый чек или бланк строгой отчетности.

Если для проживания была арендована квартира, нужен договор аренды и копии документов о праве собственности.

Командировка директора

Директор может отправить в служебную поездку самого себя, так же используя стандартную форму бланка Т-9, то есть вполне можно использовать стандартный образец заполнения приказа о командировке сотрудника 2019.

Однако на время отсутствия директора его обязанности кто-то должен исполнять, поэтому вдобавок к стандартной форме Т-9 издается распоряжение в свободной форме о временном возложении обязанностей директора на конкретное лицо.

Если директор часто ездит в командировки или по другим причинам регулярно отсутствует на своем рабочем месте, целесообразно издать один локальный нормативный акт, в тексте которого будет написано, что на период временного отсутствия директора (без указания причин) его обязанности исполняет, например, его заместитель или любое другое лицо.

Размер командировочных расходов в 2017 году: суточные

Обновление: 15 марта 2017 г.

Обязанностью каждого работодателя является оплата направляемому в командировку работнику командировочных расходов, предусмотренных трудовым законодательством. К числу таких командировочных расходов законодатель относит суточные. Выплата работнику суточных направлена на компенсацию его дополнительных расходов, возникающих в связи с тем, что работник в командировке находится вне своего постоянного места жительства. Командировочные расходы (суточные) в 2017 году выплачиваются работодателем в размере, установленном на основании ст. 168 Трудового кодекса РФ.

Как определяются нормы командировочных расходов в 2017 году в бюджетных организациях?

Для работников федеральных органов государственной власти и бюджетных организаций, финансируемых из федерального бюджета, размер суточных устанавливается Правительством РФ. По общему правилу размер суточных для данных сотрудников при командировках по территории России составляет 100 рублей за каждый день нахождения в командировке (п. 1 постановления Правительства РФ от 02.10.2002 N 729). По решению работодателя данный размер суточных может быть увеличен, но при условии, что сумма суточных, превышающая установленные 100 рублей, будет выплачиваться за счет имеющейся экономии бюджетных средств (п. 3 постановления Правительства РФ от 02.10.2002 N 729). Норма суточных командировочных расходов в 2017 году при загранкомандировках вышеуказанных работников установлена постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 N 812 в зависимости от того, в какую страну направляется работник.

Для работников региональных и муниципальных органов власти, а также для работников организаций, финансируемых из бюджета субъекта РФ или муниципального бюджета, размер суточных устанавливается в порядке, предусмотренном соответственно региональными нормативными актами и нормативными актами местного уровня (ч. 3 ст. 168 Трудового кодекса РФ).

Как устанавливаются нормы суточных при командировках в 2017 году в небюджетных организациях?

Для работников внебюджетного сектора размер суточных командировочных расходов устанавливается внутренними документами, действующими в организации. Величина выплачиваемых работнику суточных может быть установлена в одном из следующих документов (ч. 4 ст. 168 Трудового кодекса РФ):

  • в коллективном договоре, заключаемом между работодателем и представителями работников;
  • в локальном нормативном акте работодателя.

Если коллективный договор в вашей организации не заключен, то работодатель может установить величину суточных в положении о служебных командировках или издать отдельное распоряжение или приказ о суточных в командировке.

Приведем образец приказа о размере суточных в командировке.

По общему правилу установленные работодателем суточные подлежат оплате за каждый день, когда работник был в служебной командировке. Однако данное правило имеет определенные исключения. В частности, если работник был направлен в однодневную командировку, командировочные расходы (суточные) возмещаются работодателем в зависимости от того, где расположена организация, в которую направляется работник, — на территории нашей страны или за границей. При однодневной командировке по России суточные не начисляются и не подлежат выплате работнику (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение)). И наоборот, если работник, направленный в служебную командировку за границу, возвращается тем же днем на территорию РФ, суточные выплачиваются работнику в размере 50% от суммы суточных, установленных при загранкомандировках (п. 20 Положения).

Изменения по командировкам в 2017 году: анализ правового поля

2017-й год не принес особых изменений в порядок командирования работников, процесс регистрации служебных разъездов, финансирование командировок. Однако коррективы вызваны вступлением в действие с 1 января 2017 года новых положений Налогового кодекса РФ. Изменения по командировкам в 2017 году коснутся обложения страховыми взносами определенных размеров суточных.

Оформление стало проще

Еще постановлением Правительства РФ от 29 декабря 2014 года № 1595 внесены коррективы в отдельные правовые акты, регулирующие вопросы выполнения служебного задания вне места работы. Нововведения направлены на оптимизацию движения документов в организации, сокращение и упрощение такого документооборота.

Так, с января 2015-го года отменено обязательное требование:

  1. о выдаче командировочного удостоверения работнику;
  2. оформление служебного задания в письменном виде.

По вновь установленным правилам факт пребывания в командировке подтверждают билеты и/или иные проездные документы.

Также возможно использование сотрудником личного транспорта в служебных целях (в командировке). Для подтверждения таких затрат он должен предоставить отчетные документы: квитанции, кассовые чеки, выписки, путевые листы и т. п.

Основными целями изменения в оформлении командировок в 2017 году и ранее стали:

  • упрощение документооборота при направлении в командировку;
  • совершенствование формы отчета по итогам выполнения задания по распоряжению работодателя.

К тому же, по новым правилам от работника, направленного в командировку, не требуется предоставлять начальству в письменной форме отчет о выполненной поездке.

Основной документ в 2017 году

Согласно тому же постановлению Правительства РФ (№ 1595 от 29.12.2014), в 2017 году командировки оформляют на основании письменного решения работодателя – приказа, распоряжения. Эти изменения по служебным командировкам в 2017 году уже должны войти в привычку.

Имейте в виду: относятся к командировкам теперь не только служебные разъезды по заданию работодателя вне места выполнения сотрудником должностных обязанностей, но и выезды в структурное подразделение предприятия (филиал, представительство и др.). Оно расположено обособленно по другому адресу, в другом населенном пункте. В том числе в пределах административной территории, на которой зарегистрирована организация работодателя.

Подробнее об этом см. «Обособленное подразделение организации: что это?».

Упрощенный порядок командирования не требует объемного документооборота, однако введенные в законодательство изменения требуют более тщательного документального подтверждения понесенных затрат. Это сделано в целях контроля за финансовой деятельностью предприятия. Как следствие – имеет место усложнение учета имущественного и финансового положения организации, его результатов.

Структура затрат

Бухгалтерские операции и отчеты по командировочным затратам подпадают под требования Закона служебные командировки в 2017 году изменения по структуре расходов на них не затронули. Сюда по-прежнему входят:

  • заработок, исчисленный из расчета среднедневного жалованья, за весь период служебной поездки;
  • оплата билетов на проезд к месту назначения в прямом и обратном направлении авиа-, ж/д транспортном, автобусом (за исключением такси);
  • компенсация расходов на использование подчиненным собственного авто при выполнении служебного задания в рамках командировки;
  • гостиничные траты (плата за проживание) или расходы на аренду жилья;
  • дополнительные затраты (это могут быть ремонт обуви, химическая чистка одежды, покупка товаров и комплектующих материалов для техники, представительские траты).

Компенсация расходов на проживание происходит 2 путями:

  1. по предоставленным документам – квитанциям, счетам;
  2. руководство выделяет четко фиксированную сумму, установленную внутренними правилами предприятия.

Также см. «Положение о командировках: каким должен быть образец 2017 года».

Главное изменение в 2017 году

Обратите внимание, что основное изменение по командировкам в 2017 году затронуло нормы суточных, которые ранее не устанавливались в отношении страховых взносов.

С 1 января 2017 года страховые взносы не начисляют только с определенной фиксированной суммы суточных:

  • 700 рублей – для командировок в пределах РФ;
  • 2500 рублей – для зарубежных служебных поездок.

Однако учтите, что Трудовой кодекс РФ вообще не содержит ограничений на право работодателя устанавливать определенные размеры суточных при направлении персонала в командировки для выполнения служебных заданий.

В 2017 году предприятие может самостоятельно определять размеры суточных, что также предусмотрено ст. 346.16 НК РФ (подп. 13 п. 1), и закреплять их в своих внутренних актах. В этом случае организация отчисляет страховые взносы с разницы между нормативом и фактической величиной выданных суточных.

Подробнее об этом см. «Как суточные облагаются страховыми взносами с 2017 года».

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Суточные для сотрудников с разъездным характером работы

Водителю организации, занимающейся междугородными автомобильными перевозками по территории РФ, для компенсации расходов, связанных с разъездным характером работ, выдана под отчет сумма 2500 руб. Согласно представленным по возвращении из рейса авансовому отчету водителя и путевому листу в рейсе он был два дня и проехал 987 км. Положением о разъездном характере работы, в частности, установлено, что:

  • к профессиям и должностям работников, имеющим разъездной характер работы, отнесены водители;
  • при поездках на расстояние более 200 км от места нахождения организации выплачиваются суточные за один рабочий день до рейса;
  • размер суточных устанавливается в зависимости от дальности поездки (в оба конца) и составляет за каждый день служебной поездки:

    • 600 руб. — при поездках на расстояние от 200 до 300 км;
    • 900 руб. — при поездках от 300 км и выше;

  • основаниями для начисления суточных являются табель учета рабочего времени и путевой лист.

В трудовом договоре с водителем есть условие о разъездном характере работ. Сумму излишне выплаченных суточных водитель внес в кассу организации.

Трудовые отношения

Работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает расходы, связанные со служебными поездками (ч. 1 ст. 168.1 Трудового кодекса РФ):

расходы по проезду;

расходы по найму жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);

иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Как видно, в данном перечне возмещаемых расходов присутствуют суточные, определенные как дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. Правовую природу суточных в отношении служебных командировок <*> еще в 2005 г. сформулировал Верховный Суд РФ в Решении от 04.03.2005 N ГКПИ05-147, указав, что выплата суточных обусловлена проживанием работника вне места постоянного жительства более 24 часов.

Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором (ч. 2 ст. 168.1, ст. 57 ТК РФ).

Никаких нормативов для расходов, связанных со служебными поездками, законодательно не установлено. И, как видно из нормы ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ, решение о выплате и размере возмещений, в том числе и суточных, работодатель принимает самостоятельно. Следовательно, размер суточных работодатель волен установить в твердой сумме, в процентах от оклада, от дальности рейса и др.

В данном случае размеры и порядок возмещения расходов установлены локальным актом — положением о разъездном характере работы, а в трудовом договоре с водителем есть указание на этот характер работ.

Бухгалтерский учет

Порядок выдачи наличных денег под отчет и представления отчета по израсходованным суммам установлен п. п. 4.1 — 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 N 373-П. Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет, предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету счета 71 отражается получение сумм под отчет, а по кредиту — списание утвержденных руководителем израсходованных сумм на счета учета затрат, материальных ценностей и другие счета в зависимости от характера произведенных расходов (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н).

Так как междугородные автоперевозки являются основным видом деятельности организации, а водители, соответственно, основным производственным персоналом, расходы в виде суточных являются для организации расходами по обычным видам деятельности (п. 5, абз. 3 п. 7 , утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н, Инструкция по применению Плана счетов).

Расходы, произведенные за счет денежных средств, полученных под отчет, признаются на дату утверждения авансового отчета работника руководителем организации, который вместе с оправдательными документами должен быть представлен в бухгалтерию организации в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет (п. 16 ПБУ 10/99, абз. 2 п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций).

Оправдательным документом к авансовому отчету, подтверждающим размер причитающихся работнику суточных, в рассматриваемой ситуации может быть путевой лист автомобиля, в котором имеются данные о пробеге автомобиля в служебной поездке. Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов установлены Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152.

Помимо путевых листов в качестве документов, подтверждающих расходы на выплату суточных за разъездной характер работ, могут также использоваться и иные самостоятельно разработанные формы (например, табель-расчет на выплату суточных за разъездной характер работы), содержащие необходимые для расчета суточных данные о дальности поездки (Письмо Минфина России от 05.06.2008 N 03-03-06/1/346).

Заметим, что с 01.01.2013 применяемые организацией формы первичных учетных документов должны быть утверждены руководителем организации (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ ).

При этом утвердить можно как применение самостоятельно разработанных форм, содержащих обязательные реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ, так и применение имеющихся унифицированных форм <**>. Напомним, что унифицированная форма такого первичного учетного документа, как авансовый отчет (форма N АО-1), утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55.

Унифицированные формы такого документа, как путевой лист грузового автомобиля (формы N 4-С и N 4-П), утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78.

Затраты в виде суточных, выплаченных водителю организации, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 20 «Основное производство» на дату утверждения руководителем авансового отчета водителя (Инструкция по применению Плана счетов).

В данном примере водителю полагаются суточные в размере 1800 руб. (900 руб. x 2 суток, так как пробег составляет 987 км, т.е. превышает 300 км).

Налог на прибыль организаций

Налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов, за исключением расходов, указанных в ст. 270 Налогового кодекса РФ. Расходами признаются документально подтвержденные и обоснованные затраты, под которыми понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Расходы в виде компенсации затрат за разъездной характер работ (в данном случае — в виде суточных), подтвержденные первичными документами, оформленными в соответствии с требованиями законодательства о бухгалтерском учете, удовлетворяют приведенным критериям и, следовательно, могут быть учтены в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на дату утверждения авансового отчета (пп. 49 п. 1 ст. 264, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ, Письма Минфина России от 01.04.2010 N 03-03-06/1/211, от 14.06.2011 N 03-03-06/1/341, п. 2 Письма ФНС России от 06.08.2010 N ШС-37-3/8488).

Норматив, в пределах которого суточные при разъездном характере работы включаются в расходы в целях налогообложения прибыли, НК РФ не установлен. Следовательно, суточные, размер которых установлен локальным актом организации (трудовым договором), можно полностью учесть для целей налогообложения прибыли.

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ) и страховые взносы

Суммы компенсационных выплат, в том числе связанных с исполнением работником его трудовых обязанностей, не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами, включая взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (абз. 11 п. 3 ст. 217 НК РФ, пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ , абз. 10 п. 2 ч. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ ).

Так как в данном случае выплата суточных непосредственно связана с выполнением водителем своих трудовых функций, разъездной характер работ закреплен в локальном акте организации, то сумма суточных, установленная этим актом, НДФЛ и страховыми взносами не облагается (см. также Письма Минфина России от 07.06.2011 N 03-04-06/6-131, ФНС России от 10.11.2011 N ЕД-4-3/18794@, ФСС РФ от 02.04.2010 N 02-03-16/08-526П).

Отметим, что нормирование суточных для целей налогообложения НДФЛ (не более 700 руб. в сутки за каждый день командировки на территории РФ и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке) предусмотрено исключительно для расходов на командировки (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ). А служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ч. 2 ст. 166 ТК РФ). Поэтому, несмотря на то что состав подлежащих возмещению расходов при служебной командировке и при разъездном характере работ совпадает (в частности, включает суточные), для целей налогообложения НДФЛ суточные при разъездном характере работ не нормируются и полностью (в размере, установленном локальным актом (трудовым договором) организации) не подлежат обложению НДФЛ (Письмо Минфина России N 03-04-06/6-131).

Обращаем внимание на то, что в локальном акте организации должен предусматриваться именно порядок компенсации расходов, связанных со служебными поездками, а не «установление надбавки (доплаты)» за разъездной характер работы. В противном случае существует значительный риск спора с проверяющими, которые по формальным основаниям сочтут такие надбавки (доплаты) составной частью заработной платы, подлежащей обложению НДФЛ и страховыми взносами (Письма Минфина России от 26.03.2012 N 03-04-06/9-76, Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 N 1343-19).

Закладка Постоянная ссылка.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *